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Programa Interamericano de
Facilitadores Judiciales. PIFJ/OEA
Enero 2014

Actualizacin

Marzo 2016

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Tipos de escritos administrativos

Programa Interamericano de Facilitadores Judiciales


(PIFJ/OEA)

Tipos de escritos administrativos

Programa Interamericano de Facilitadores Judiciales


Diplomado en Direccin del Servicio Nacional de Facilitadores Judiciales
PIFJ/OEA

NDICE
Pg.
Tipos de escritos administrativos
-

La carta
El memorndum
El informe

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Referencias bibliogrficas

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Estrategias de aprendizaje

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Tipos de escritos administrativos


La carta, el memorndum y el informe son documentos administrativos
imprescindibles en el mbito laboral y que dada su relevancia son abordados en este curso
propedutico con la finalidad de afianzar y desarrollar competencias para su elaboracin,
teniendo en cuenta que constituir una herramienta para el ejercicio particular de las funciones
de los facilitadores judiciales. Todo ello, sin olvidar que dichos documentos sirven, no solo
para mantener un sistema de comunicacin interno en la organizacin o institucin para la que
se trabaja, o para cumplir con las exigencias del trabajo, sino tambin para potenciar las
capacidades lingsticas vinculadas a la escritura.
La Carta
La carta es un medio de comunicacin escrito que un emisor (remitente) enva a un
receptor (destinatario). Existen diversos tipos de cartas dependiendo del contenido de las
mismas (administrativas, comerciales, afectivas, amistosas, etc.). Sin embargo, en este espacio
de estudio nos centraremos en la carta formal o comercial por considerarla de ms utilidad y
uso en el mbito laboral.
Caractersticas de una carta.

Brevedad.

Claridad, precisin, concisin y exactitud.

Brinda informacin completa.

Uso de vocabulario exacto y corts.

Oraciones completas organizadas correctamente.

No se abrevian las palabras.

Puntuacin adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.


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Estructura.
Es muy importante respetar las partes de una carta, principalmente cuando hablamos
de una carta formal o comercial, ya que esa estructura forma parte de un convencionalismo
que facilita la lectura y comprensin.
Partes de la carta.
a. Encabezamiento (membrete, fecha y direccin del destinatario).
b. Saludo.
c. Cuerpo o texto.
d. Despedida.
e. Firma.
f. Iniciales mecanogrficas.
a) El encabezamiento.
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Engloba el membrete que
cumple la funcin de etiqueta de presentacin, la fecha y la direccin del receptor.
El membrete identifica el nombre de la persona o empresa que enva la carta. Incluye
la direccin fsica y postal, correo electrnico, nmero de telfono y fax. Se escribe de forma
centralizada o a seis espacios del borde superior del papel.
La fecha es uno de los elementos ms importantes. Toda carta tiene que ir fechada. Su
colocacin depende del tamao de la carta. En espaol el patrn a seguir es: da-mes-ao.
Ejemplo: 21 de abril de 2014.
La direccin de la persona que recibe la carta (receptor o destinatario). El nombre y
direccin del destinatario se escriben en el margen izquierdo del papel, a cuatro espacios
verticales despus de la fecha. Esta informacin debe escribirse a espacio sencillo. Incluye: el
nombre completo del destinatario, direccin postal, ciudad, estado o pas y cdigo postal.

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b) El saludo.
Se ubica a partir del margen izquierdo y a dos espacios verticales debajo de la
direccin del destinatario. Es importante destacar que en el saludo los ttulos no se abrevian.
Puede comenzar de la siguiente forma:
Apreciado(a) seor(a)
Estimado (a) seor (a)
En el espacio en blanco al lado del saludo se escribe el apellido de la persona a la que
va dirigida la carta.
c) El cuerpo o texto.
El cuerpo de la carta es la parte ms importante. Es el mensaje que se presenta en la
carta y puede ser de carcter expositivo o argumentativo. El autor se dirige al destinatario
siempre con usted o ustedes.
El cuerpo de la carta:

Se ubica a dos espacios debajo del saludo.

Se compone de tres partes: una introduccin, un ncleo y una conclusin.

Es importante destacar que entre cada prrafo hay que dejar dos espacios verticales y
se escriben a espacio sencillo.
En la introduccin se suele hacer referencia a correspondencia anterior, agradecer al

destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.


En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el
ncleo de la carta con objetividad y claridad.
Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o de estmulo. En
caso incluir anexos (documentos adjuntos) se indica el nmero de estos.
d) La despedida.
Es la frmula de cortesa con la cual cerramos el mensaje o contenido de la carta. Se
escribe a dos espacios de la ltima lnea del texto. El uso de la coma depender de la
puntuacin que se utilice. Algunos ejemplos de una despedida son:
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Atentamente

Cordialmente

Sinceramente

Respetuosamente

e) La firma.
La firma incluye el nombre, el ttulo que posee o cargo que desempea la persona que
firma la carta. Dicha firma se escribe a cuatro espacios verticales despus de la despedida.
f) Iniciales mecanogrficas.
Las iniciales mecanogrficas identifican a la persona que mecanografi la carta. Las
reglas para escribir las iniciales son:

Siempre se colocan en el margen izquierdo, a dos espacios de la ltima lnea de la


firma.

Se prefiere la letra minscula para escribirlas.

No llevan punto.
Por ltimo sealar dos aspectos que deben contemplarse:

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la


abreviacin P.O. (por orden) o P.A. (por autorizacin), indicando que la persona
que firma la carta tiene la autorizacin de la persona responsable.

Para indicar si se envan fotocopias a otras personas se usa la expresin C.c. seguido
por el nombre y cargo del otro destinatario y se coloca despus de la firma, al margen
izquierdo inferior (antes de las iniciales mecanogrficas), usualmente en tamao de
letra ms pequea que el texto de la carta.

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Ejemplo de carta:

MINISTERIO DE EDUCACIN
Carretera Lumb, No. 23
Tel: 9875-9087 FAX: 6543-2900
www.mesr.com

San Fernando 17 de febrero de 2014

Profesora Sofa Gadea


Directora de Capacitacin de Maestros
Su despacho
Estimada Profesora Gadea:
Tengo a bien remitir en adjunto el informe tcnico sobre el acompaamiento a la capacitacin para la
implementacin del nuevo currculo correspondiente a la Regin I, realizado en su fase Regional del
19 al 23 de enero de 2014.
De igual forma le remito los informes correspondientes al acompaamiento brindado por mi persona
en la capacitacin a nivel municipal realizada en los municipios de La Perla, Lulilapa y Linares,
durante la semana del 26 al 30 de enero de los corrientes.
Sin ms a qu hacer referencia, reciba un cordial saludo.
Atentamente,

Romualda Garca
Directora de Educacin Bsica
C.c.

Pedro Carteno
Mario Labrador
Archivo.

Director General de Educacin


Asesor Dir. de Capacitacin

lcg

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El memorndum
Memorndum es una palabra derivada del latn que significa lo que debe
recordarse. El Diccionario de la lengua espaola expone los siguientes significados para de
memorndum:
1. Comunicacin diplomtica, menos solemne que la memoria y la nota, por lo
comn no firmada, en que se recapitulan hechos y razones para que se tengan
presentes en un asunto grave.
2. Informe en que se expone algo que debe tenerse en cuenta para una accin
o en determinado asunto.
3. Librito o cuaderno en que se apuntan las cosas de que hay que acordarse.
4. Chile. Resguardo bancario.
5. Chile. Nota que se enva por mano a una persona de la misma oficina o institucin.
Partes del memorndum tradicional.

Membrete.

Fecha.

Parte destinataria.

Parte remitente (con su firma o sus inciales).

Asunto.

Texto.

Iniciales de referencia.
El uso de la firma se considera ms formal. Los memorndum no usan las frmulas

inicial y final de cortesa (saludo y despedida), pero pueden incluir una nota cordial despus
del texto. (Saludos o Saludos cordiales).

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Tipos de memorndum segn su estructura.


a. Memorndum moderno. Se caracteriza por no utilizar el nombre de sus distintas
partes: Fecha, A (destinatario), De (remitente) y Asunto. La palabra memorndum para
identificar el documento tampoco es necesaria.
Ejemplo:
10 de abril de 2011
Estudiantes de ESCO 3002
Profa. Lillian Hernndez Catedrtica Asociada UPRB
_________________________________________________
Texto del memorndum
Xxxxxxxx

Xxxxxxxx

b. Memorndum simplificado. En l tambin se prescinde del nombre de las partes del


memorndum, pero utiliza el nombre, el cargo o puesto de trabajo y la firma de la
parte remitente al final del documento.
Ejemplo:
10 de abril de 2011
Estudiantes de ESCO 3002
_____________________________________________________________
Texto del memornum
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
(firma)Profa. Lillian Hernndez Catedrtica Asociada UPRB
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c. Memorndum tradicional. El memorndum tradicional s utiliza los nombres que


designan las distintas partes: Fecha, A, De y Asunto. No es necesario utilizar la palabra
memorndum, en la parte superior del documento, para identificarlo. Las partes del
memorndum pueden organizarse de distinta forma mediante un orden lgico o a
gusto de la empresa. Por ejemplo, algunas compaas o instituciones que usan el
modelo tradicional de memorndum tienen impresos los nombres de las partes en sus
papeles.
Ejemplo 1:
FECHA

: 21 de enero de 2014

: Delegados Departamentales de Educacin

DE

: Mara Garca. Directora General de Educacin

ASUNTO

: Solicitud de informe estadstico

REF

: 21012014-DGE

Me dirijo a ustedes a fin de solicitarles enven mediante fax para el da 05 de marzo


del ao en curso, informe de matrcula inicial de las escuelas de sus respectivos
departamentos.
Se adjunta hoja oficial con cuadros estadsticos para recoger dicha informacin.
Atentamente
Ejemplo 2:

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PARA: Luis Snchez Fernndez, Jefe de Produccin


DE: Pedro Zamora, Jefe de Recursos Humanos
ASUNTO: Trmite de solicitud de necesidades de personal
Fecha: 10 de agosto de 2008
_______________________________________________________________
Le informo que a partir del 10 de enero, se seguir para todos los efectos de solicitud
de necesidades de personal, el procedimiento establecido por la Presidencia Ejecutiva
de la Empresa. Le comunico que esta medida debe conocerla la organizacin con la
mayor brevedad posible.
Observaciones finales sobre el memorndum.

Debe firmarse donde se escribi el nombre del remitente.

No

debe

llevar

saludo;

sin

embargo,

cuando

la

comunicacin

es

interdepartamental, podra expresarse un saludo breve.

Los prrafos no se sangran.

El memorndum por ninguna razn debe llevar una despedida.

El informe
El informe es un texto expositivo y argumentativo gracias al cual se transmite una
informacin y se exponen unos datos dirigidos a un destinatario que, normalmente, deber
tomar una decisin respecto al tema tratado en el texto.
Hay diferentes tipos de informe, aunque generalmente se suele hablar de informes
tcnicos, administrativos y acadmicos.
El objetivo del informe tcnico es presentar de forma clara y detallada un trabajo
cientfico o tcnico de investigacin o desarrollo, o describir en qu estado o situacin se
encuentra algo o alguien muy concreto (por ejemplo, un edificio que pueda caerse, un
paciente que se halla hospitalizado, etc.).
El informe administrativo tiene como destinataria a la Administracin, que es quien
debe tomar una decisin respecto de la situacin que se describe detalladamente en el informe
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que elabora un tcnico. El informe en s no es muy distinto de un informe tcnico, aunque el


redactor debe manifestar cul es su opinin profesional o experta con respecto a ese problema
o situacin concretos, ya que de hecho es la Administracin la que le requiere para que
exponga cul es la situacin y qu posibles soluciones tiene.
El informe acadmico es un texto que se elabora cuando finaliza un proyecto de
investigacin en el contexto de una universidad, aunque pueden existir otros tipos de informe
en este contexto. En cualquier caso, su finalidad es valorar los resultados del proyecto, de la
beca, del experimento o incluso del aprendizaje de alguien (las notas acadmicas se
caracterizan por su lenguaje claro, conciso y objetivo).
Independientemente del tipo de informe de que se trate, la redaccin debe ser clara,
precisa y exacta. El lector espera encontrar respuestas concisas a preguntas como estas:

De qu trata el informe?

Quin lo escribe?

Cules son sus conclusiones o recomendaciones?

Cul es su importancia?

Qu implicaciones supone en un determinado contexto profesional o acadmico?


Clasificacin.

De acuerdo a las caractersticas textuales, los informes pueden clasificarse en:


1. Expositivos: en estos informes su autor no introduce ninguna interpretacin ni anlisis
sobre el hecho a analizar, se limita simplemente a narrarlo. Tampoco se suelen incluir
recomendaciones ni conclusiones.
2. Interpretativos: estos buscan dejar en claro el alcance y sentido que tendr un
determinado concepto o hecho. Estos informes por lo tanto s incluyen conclusiones y
recomendaciones sobre los hechos analizados. Son por esto una herramienta muy
importante para la entidad a la hora de tomar ciertas decisiones.

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3. Demostrativos: en este tipo de informes se debe dejar muy en claro qu corresponde a


la opinin de su autor y qu no. Este tipo de informe, demuestra las acciones o
conductas causantes de los hechos que se exponen.
4. Persuasivos: por medio de los argumentos y demostraciones, el emisor busca
convencer a quien reciba el informe de que tome ciertas decisiones. Para que esto se
cumpla, debe incluirse un plan de accin que convenza al receptor de que la va
propuesta ser la ms adecuada.

Caractersticas generales del informe.

Objetividad: debe apegarse a la realidad, evitando el informante expresar opiniones


personales o juicios de valor y de ser ello estrictamente necesario, debe distinguirlas
claramente de los hechos objetivos.

Claridad y precisin: el informe debe ser escrito con coherencia, sin ningn tipo de
ambigedad y transmitir la informacin indispensable y exacta.

Detallado: se debe tomar en cuenta los pormenores suficientes para facilitar la


comprensin cabal de lo informado respecto a un trabajo, actividad, hecho o proyecto.
Etapas para la elaboracin de un informe.

1. Etapa de preparacin. En esta etapa se debe plantear cul es la finalidad del informe,
cul es el problema o tema que se debe tratar y quin es el destinatario. Es
imprescindible tener en cuenta qu se pretende que sepa o haga el destinatario del
informe tras haberlo ledo.
2. Etapa de produccin.

Conviene realizar las siguientes fases: bsqueda de

informacin necesaria; contar con todo el material sobre el que se trabajar antes de
empezar la etapa redactora; anotar las ideas o hechos de una forma ordenada,
estableciendo un esquema previo a la redaccin.
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3. Etapa de redaccin. En esta etapa se debe prestar especial atencin a la estructura del
texto, ya que de la lgica de esa estructura depender que las ideas se vayan
ordenando textualmente de forma adecuada.
Estructura.
La estructura de un informe tiene una secuencia lgica que en trminos
generales, explica de qu se trata, qu se hizo, cmo se hizo y cules son las
conclusiones. Al margen de la longitud o la ndole de los informes, estos tienen ciertos
elementos comunes que constituyen su estructura bsica.
La estructura habitual de todo informe es la siguiente:

Sumario. El sumario es el resumen informativo donde se resean, condensados,


los elementos esenciales del informe. Sus funciones son dar una visin general del
contenido, facilitando lo esencial del mismo; extraer lo que ser mejor retenido,
pensando en aquellas personas que no lean la totalidad del informe; y mostrar al
lector dnde se sitan, dentro del conjunto del informe, cada una de sus partes
fundamentales.

Introduccin. Debe entenderse como una gua que facilite la lectura del informe.
Sus finalidades son establecer un primer contacto con el contenido total del
informe, y facilitar unas normas y orientaciones para que el lector pueda leer y
valorar las pginas que siguen. En la introduccin suele haber una exposicin
breve del tema central, el "qu" del informe, la explicacin de sus objetivos
principales, la concrecin de los destinatarios, el anuncio de la organizacin o plan
general, y una enumeracin de los criterios que se han utilizado para elaborar el
anlisis.

Cuerpo del informe. Es la parte ms importante y la que no podr faltar nunca.


En ella se definen, analizan, interpretan, discuten, valoran y desarrollan los
aspectos que ayudan a cumplir los propsitos o finalidades del informe. Dentro del
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cuerpo del informe puede ser necesario incluir diagramas o tablas que ilustren lo
que queremos decir. En ese caso, no interrumpirn un prrafo y debern ser
presentados antes de su aparicin en el documento. En muchos casos, habr que
valorar la conveniencia de que estas tablas y diagramas aparezcan dentro del
cuerpo del informe, o bien en los anexos finales, con la referencia que permita
localizarlos adecuadamente.

Conclusiones. Son las deducciones obtenidas a partir de los resultados producidos.


Las conclusiones en el informe de investigacin, hacen referencia a los resultados
concretos que se obtuvieron en el desarrollo de la investigacin y que fueron
presentados ampliamente en el desarrollo del cuerpo del trabajo. En esta parte se
hacen recomendaciones y propuestas, se analizan las implicaciones de la
investigacin y se establece cmo se respondieron a las preguntas de investigacin
y si se cumplieron o no los objetivos.

Anexos y tablas. Recogen material pertinente para comprender el informe.


Suponen un apoyo a la informacin que se ha aportado en el texto. Los materiales
que se aporten deben presentarse de la forma que ms fcil resulte de comprender
por parte del destinatario. En los anexos se incluyen tablas, grficos (de barras,
circulares, de lneas, de reas) y pictogramas.

Bibliografa: Constituye el listado de libros, artculos tcnicos, archivos


administrativos, estudios o informes previos, etc. que se utilizaron para el estudio u
obtencin de datos.

No queda ms que rellenar ese esquema con un lenguaje que cumpla con el registro
que requiere la situacin de comunicacin. El resultado debe ser un texto claro, preciso,
exacto, impersonal y objetivo (normalmente) y riguroso, a pesar de que pueda tener elementos
argumentativos.

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Referencias bibliogrficas
-

Aguilera Hormazbal, Elsa. (s.f.).

La carta, tipos y caractersticas. Taller de

informtica. Recuperado de
www.maxsalas.cl/2007_items/recursos/alumnos/archivos/.../La_Carta.doc
-

Diccionario de la lengua espaola. Real Academia Espaola. 23. edicin (2014).

El informe. (s.f.) Recuperado de http://parles.upf.edu/llocs/cr/casacd/informcs.htm

El informe. (s.f.). CR -Modelos de texto. Recuperado de


http://parles.upf.edu/llocs/cr/casacd/informcs.htm

Memorndum. (s.f.). Recuperado de


http://www.slideshare.net/floreslorena/memorndum-8697862

Romn Traverso, Iris L (2009). Las partes de la carta y sus formatos. Recuperado
de http://www.slideshare.net/irisloraine4/las-partes-de-la-carta-y-susformatos

Tipos de escritos administrativos. (2010). Buenas tareas. Recuperado de


http://www.buenastareas.com/ensayos/Tipos-De-EscritosAdministrativos/648521.html

Tipos de informe. (s.f.). Tiposde.org. Recuperado de


http://www.tiposde.org/documentos/181-tipos-de- informes/
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