EL OFICIO

Concepto. Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre

las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar,
remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

Partes del oficio.

1. Membrete. Es la primera parte del oficio. Todas las instituciones tienen uno y es
sumamente importante.
2. Nombre del año. Es el año actual en el que se entrega la denominación.
3. Lugar y fecha. Se redacta en la primera parte: el lugar, el día, el mes y el año en
curso. Todo en ese orden.
4. Numeración. En esta parte se redactan los tres datos, igualmente que en el
memorándum. La palabra oficio se escribe en mayúsculas, a su lado le sigue el
número de expedición y se separa por una línea oblicua. Luego se colocan las siglas
de la oficina de donde procede con letras mayúsculas,  se divide por una línea
oblicua también y se coloca el año en curso.
5. Destinatario. En esta parte se redacta el contenido abarcando cuatro líneas o más
dependiendo de lo que se requiera. Se coloca el nombre y el apellido, la función o
cargo y el lugar de la persona a quien es dirigido.
6. Asunto. El asunto es la cuarta parte del documento, esta palabra es escrita en
mayúsculas seguida de dos puntos. Luego a manera de resumen se especifica de
forma clara el mensaje del texto que luego será explicado en el cuerpo.
7. Referencia. Esta parte solamente se utiliza cuando es necesario especificar la
numeración del documento que se ha recibido anteriormente, al cual se le quiere
dar una respuesta basándose en su contenido. Esta palabra se escribe en letras
mayúsculas y se coloca debajo del asunto. Existen casos en los que esta parte se
utiliza para mencionar resoluciones, decretos, convenios o directivas.
8. Texto o cuerpo. Parte central del oficio en el cual se especifica el mensaje de la
comunicación, de manera precisa, clara y breve.
9. Despedida. En esta parte se demuestra cortesía y amabilidad. Se hace de forma
muy breve.
10. Firma y pos-firma La firma se redacta a mano. En la posfirma se siguen los
siguientes pasos: primero el nombre y el apellido de la persona que está firmando el
documento, siguiente a esto se coloca el cargo o función que desempeña, y por
último el sello respectivo.
11. Iniciales. De igual forma que en el memorándum,  las iniciales del remitente se
colocan en mayúscula, y las de la persona que realizó la mecanografía del
documento se ponen en minúscula.
12. Anexo. En el anexo se coloca la información o documentación que va adjunta al
oficio. En estos se pueden incluir las revistas, los catálogos, los programas, las
tarjetas, entre otros.
13. Distribución. Normalmente se utiliza en los oficios múltiples. En esta parte son
mencionadas las personas y las dependencias a quienes se dirige el oficio.
MODELO DE OFICIO