PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION DE

LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD

INICIO

1er paso:
Investigacin preliminar sobre la
institucin.

Compilacin de la informacin institucional

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas

relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad
(decretos, acuerdos, resoluciones.)

Estructura interna vigente de la entidad, manuales de

funciones y de procedimientos.

Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de

creacin de grupos y asignacin de funciones.

2do paso:
Entrevista con los productores de los
documentos de la institucin

Identificacin y definicin de unidades documentales.

Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo

en cuenta los manuales de procedimientos de las
dependencias.

Identificacin de valores primarios de la documentacin.

3er paso:

Anlisis e
interpretacin de
la informacin
recolectada

Conformacin de series y subseries con sus

respectivos tipos documentales, teniendo como
base la Encuesta Estudio Unidad Documental
(parte II, item 8) y el resultado del anlisis de
los manuales de procedimientos.

Valoracin y Seleccin Documental, basndose

en los items 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, de la
Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II).

teniendo como punto de partida las series y subseries

documentales que tramita y administra cada dependencia. Las
TRD deben presentarse acompaadas de una introduccin y de
los anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren
su comprensin y aplicacin.

4 to paso:
Elaboracin y presentacin
de las Tablas de Retencin
Documental

- Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin

mediante Acta del Comit de Archivo de la Entidad.
- Remisin de las TRD al secretario del Comit Evaluador de
Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y
trmite, acompaadas de los anexos que sustenten los
procesos y criterios empleados en su elaboracin.
Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de
Retencin Documental presentadas, a entidad esta obligada a
atenderlas y deber presentarlas nuevamente, para su
aprobacin.

Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe

hacerse su difusin indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio

cumplimiento.

FIN

Instructivo para su aplicacin

Normas para la organizacin de los

archivos de gestin en concordancia con la
TRD de cada oficina.

Las instancias evaluadoras verificarn la aplicacin

de las Tablas de Retencin Documental y el Archivo
General de la Nacin, por su parte, ejercer
funciones de inspeccin y vigilancia en concordancia
con el artculo 32 de la Ley 594 de 2000.

Aplicacin