Alcaldía Mayor de Bogotá. Gestión Documental Enfocada A Procesos. 2012 PDF

GESTIN DOCUMENTAL ENFOCADA A
PROCESOS - Orientaciones metodolgicas

Gustavo Petro Urrego
Alcalde Mayor de Bogot D.C.
Hno. Carlos Gmez Restrepo

Rector Universidad de La Salle
Eduardo Noriega de la Hoz

Secretario General
Ruth Helena Vallejo Sierra

Editora acadmica y Directora
Programa Sistemas de Informacin y Documentacin
de la Universidad de la Salle
Germn Yances Pea

Director Archivo de Bogot (e)
Ana Margoth Guerrero de Otero
Subdirectora Sistema Distrital de Archivos
Luis Enrique Rodrguez Baquero
Luis Fernando Sierra Escobar
Autores
Sandra Patricia Fonseca Zrate
Mauricio Andrs Galarza Pinzn
Rosa Margarita Cala Rueda
ngela Ovalle Bautista
Libardo Salas Guaca
Lectores
Gustavo Adolfo Ramrez Ariza
Revisin de textos
Juan Sebastin Guerrero Otero
Diagramacin y armada electrnica
Mnica Liliana Reyes Duarte
Diseo de portada
Subdireccin Imprenta Distrital - D.D.D.I

Impresin
ISBN: 978-958-717-130-3
Primera edicin
300 ejemplares
Impreso en Bogot - Colombia
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.
Universidad de La Salle
2012
La investigacin objeto de esta publicacin fue realizada en desarrollo del Convenio de cooperacin No. 2215100-742-2009
firmado por la Secretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., - Direccin Archivo de Bogot y la Universidad de La
Salle, en cabeza de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales y el Programa Sistemas de Informacin, Bibliotecologa
y Archivstica.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
PRESENTACIN
9
13
1. PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE LA GESTIN DOCUMENTAL ENFOCADA

A PROCESOS
17
1.1 Hasta dnde llega la gestin de documentos tradicional?

1.2 Dnde inicia la gestin de documentos enfocada a procesos?
1.3 Qu es el sistema integrado de gestin?
1.4 Qu son las tablas de retencin enfocadas a procesos?
1.5 Cmo se efecta la valoracin documenta en la gestin documental
enfocada a procesos?
21
24
27
29
30
2. APROXIMACIN CONCEPTUAL A LA GESTIN DE DOCUMENTOS EN EL

DISTRITO CAPITAL
33
2.1 El Programa de Gestin de Documentos del Archivo General de la Nacin

de Colombia
2.2 El Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos de la Direccin
Archivo de Bogot.
2.3 ISO 15489-1:2001 Information and documentation Records management
36
3. ORIENTACIONES METODOLGICAS PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA

NTC-ISO 15489-1 2010
47
3.1 Investigacin preliminar

3.2 Anlisis de las actividades de la organizacin
3.3 Identificacin de los requerimientos
3.4 Evaluacin de los sistemas existentes
3.5 Identificacin de las estrategias para cumplir los requisitos
3.6 Diseo de un sistema de gestin de documentos
3.7 Implementacin de un sistema de gestin de documentos
3.8 Revisin posterior a la implementacin
40
42
50
50
50
50
51
51
51
51
4. GESTIN DOCUMENTAL, GESTIN DE CALIDAD Y VALORACIN

DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE BOGOT 2000 - 2011
53
4.1 Una breve historia

4.2 La visin sistmica de la administracin pblica y la funcin archivstica
4.3 Patrimonio documental
4.4 Valoracin documental
4.5 Alcance de la valoracin documental
4.6 Dimensin prctica del proceso de valoracin documental
4.7 Valoracin primaria
4.8 Valoracin secundaria
4.9 Gestin documental y documentos patrimoniales, dos momentos de un
mismo proceso
55
57
58
58
59
61
62
65
67
BIBLIOGRAFA
69
ANEXOS
Anexo A Decreto 514 de 2006 (Facsimilar)
75
77
Anexo B Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos

generados en los procesos trasversales y misionales de sector
87
Anexo C Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos

generados en los procesos misionales
89
INTRODUCCIN

El presente documento es producto del proyecto de investigacin
Diseo de una metodologa para la gestin documental enfocada a
procesos, enmarcado en el convenio de cooperacin No. 2215100742-2009 suscrito entre la Alcalda Mayor de Bogot y la universidad
de La Salle, y cuyo resultado es una primera aproximacin a los criterios
metodolgicos para la gestin documental enfocada a procesos en la
administracin pblica distrital.
El diseo metodolgico que se adelant para este proyecto de
investigacin, fue determinado por el enfoque cualitativo y al interior de
ste, la investigacin de tipo documental, como estrategia de bsqueda,
recoleccin, tabulacin y anlisis de informacin. Cabe agregar que el
alcance del documento corresponde al estipulado dentro del convenio,
ya que recoge los antecedentes metodolgicos elaborados por el Archivo
de Bogot y ofrece un documento tcnico de investigacin contentivo
de dicha metodologa.
Con respecto a su fundamentacin normativa, se enmarc en el Decreto
514 de 2006, Por el cual se establece que toda entidad pblica a nivel
Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestin Documental y
Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Informacin Administrativa
del Sector Pblico; el Decreto 176 de 2010, Por el cual se definen los
lineamientos para la conformacin articulada de un Sistema Integrado
de Gestin en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas
funciones y, finalmente, el proyecto de decreto reglamentario de la
Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, en el Distrito Capital.
Igualmente, la definicin del componente conceptual del texto se
enmarc en los documentos de trabajo de la Direccin Archivo
de Bogot, las publicaciones del Archivo General de la Nacin de
9
Gestin documental enfocada a procesos
Colombia, el Reglamento General de Archivos en su 3 edicin (2003);

y los textos de reconocidos maestros internacionales, como Antonia
Heredia Herrera, Jos Ramn Cruz Mundet y Joaquim Llans Sanjun,
entre otros.
No obstante, y con el nimo de precisar el periodo cronolgico de
aplicacin de las orientaciones metodolgicas aqu sealadas, se
circunscribi a la ltima reforma administrativa y funcional del Distrito
Capital, la cual se regul por el Acuerdo 257 de 2006, Por el cual se
dictan normas bsicas sobre la estructura, organizacin y funcionamiento
de los organismos y de las entidades de Bogot, Distrito Capital, y se
expiden otras disposiciones.
El presente texto se ha estructurado en cuatro grandes apartados.
El primero se dedica a resolver algunas de las preguntas y posibles
soluciones asociadas al concepto de gestin documental enfocada
a procesos; el segundo, describe las principales caractersticas de la
gestin documental en Colombia y cmo estas se integran al Subsistema
Interno de Gestin Documental y Archivos - SIGA, propuesto por la
Direccin Archivo de Bogot; el tercero ofrece algunos pasos esenciales
a la hora de implementar dicha gestin en las entidades del Distrito
Capital, y a la luz de la norma ISO 15489-12. El cuarto presenta la visin
terica y prctica de la valoracin documental que la Direccin Archivo
de Bogot ha venido desarrollando en los ltimos aos.
Las orientaciones metodolgicas aqu expuestas no pretenden ser una
camisa de fuerza ni tampoco un manual de teora archivstica, pues
lo que buscan es brindar el marco general de actuacin en materia de
gestin de documentos para la Administracin Pblica Distrital, y ser una
fuente de rpida consulta para todos aquellos servidores, contratistas y
personas interesadas en el tema archivstico.
As pues, se debe indicar que tanto el Sistema Distrital de Archivos,
como los archivos de las entidades del orden distrital, sern los
2
10
En Colombia dicha norma se adopt mediante la NTC-ISO 15489-1. Informacin y documentacin.

Gestin de documentos. Parte 1. Generalidades, durante el ao 2010.
responsables de desarrollar y documentar los mtodos ms adecuados

para su implementacin, pues el presente texto nicamente se encarga
de proponer la lnea de accin.
Finalmente, es importante hacer un agradecimiento especial a la
doctora Ruth Helena Vallejo Sierra, Directora del Programa de Sistemas
de Informacin y Documentacin de la Universidad de La Salle por el
aval acadmico y tcnico, as como por su atenta lectura y comentarios
al presente texto; a los servidores y contratistas de la Subdireccin del
Sistema Distrital de Archivos de la Direccin Archivo de Bogot, quienes
suministraron informacin tcnica sobre las actividades archivsticas
desarrolladas a la fecha por esta rea.
11
PRESENTACIN

Como instancia rectora de la gestin documental en el Distrito
Capital, el director del Archivo de Bogot debe preparar a las entidades
distritales, a travs del Sistema Distrital de Archivos, para enfrentar los
retos que a diario se presentan en los diversos temas de los archivos:
cuestiones tcnicas, asuntos constructivos y locativos, asuntos financieros
y de planificacin, problemas de diseo y ejecucin de proyectos, etc.
En algunas ocasiones se trata de necesidades urgentes que requieren
acciones contundentes inmediatas; en otras, los retos son de mayor
duracin, de mayor envergadura y sus implicaciones requieren un
esfuerzo muy grande de parte de todos los estamentos responsables de
la documentacin en la Administracin Distrital.
Como este ltimo es, ni ms ni menos, el reto que las organizaciones
pblicas han venido enfrentado con ocasin de la expedicin de la
Ley 872 de 2003 que vino a cambiar el panorama de la administracin
pblica, pues con ella se cre el sistema de gestin de la calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de
servicios. Con la obligatoriedad de implantarlo en todo el Estado.
El Concejo de la ciudad cumpli su tarea para el Distrito Capital por
medio del Acuerdo 122 de 2004, Por el cual se adopta en Bogot, D.C.
el sistema de gestin de la calidad creado por la Ley 872 de 2003, y
el Alcalde Mayor reglament el mandato a travs del Decreto 387 de
2004, Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta
en Bogot, D.C., el Sistema de Gestin de Calidad creado por medio de
la Ley 872 de 2003.
En este escenario normativo, el reto que se present de inmediato fue
hacer compatible el sistema de calidad y sus registros con el sistema de
gestin documental y sus papeles. Si bien ste ltimo estaba amoldado
13
perfectamente al sistema de administracin por competencias, funciones

y cargos, no es menos evidente que el sistema de calidad planteado por
la ley con su nueva concepcin sobre los procesos y procedimientos
que enlazan las actividades de varias dependencias que, hasta ese
momento, actuaban en algunos casos- como compartimientos cuasi
independientes, trastornara el desempeo tradicional en los archivos
en el Distrito.
Y no es para menos, el cambio no es solamente formal, es un cambio
de cultura en el trabajo, de entender que la administracin es una
sumatoria de equipos; y eso tiene un costo no solamente en la parte
fsica del trabajo si no tambin en la mente del trabajador y mucho
mayor impacto en la de los trabajadores de los archivos. Los cambios
generados a partir de la implantacin del Sistema de Gestin de Calidad
crean interrogantes en todos los niveles del trabajo. En el caso de los
documentos, lleva a preguntas tales como: de ahora en adelante se debe
archivar por procesos / procedimientos o si se sigue haciendo por series
y subseries?. Se debe hacer TRD basada en procesos y procedimientos
o en series y subseries por cada dependencia?.
Estos interrogantes son resueltos en el desarrollo de la siguiente cartilla
que ha sido elaborada por la Universidad de la Salle y que cuenta con
el aval terico, tcnico y acadmico de sus autoridades.
En todo caso, la presencia de dos lenguajes administrativos, que es en
ltimas el encuentro entre el sistema tradicional y el de calidad, no
es necesariamente una situacin traumtica. Por el contrario, es una
posibilidad que ofrece sinergias de gran provecho para la Administracin
y para los archivos, toda vez que el mapeo del desarrollo de las actividades
(lase procesos y procedimientos) es una descripcin inigualable de cada
paso seguido en el logro de los objetivos, cualquiera que ellos sean, y
por consiguiente genera un conocimiento preciso de los documentos
vitales, insustituibles, fundamentales para la ciudad. De igual manera
pasa con los documentos que no lo son, permitiendo hacer una labor
concienzuda en trminos de la seleccin y eliminacin de aquellos que
14
por su escasa informacin importante son sustituidos por otros de mayor

rendimiento informativo.
En buena hora, lo mejor de estos dos mundos ha confluido para construir
sobre lo construido y mejorar de manera constante cada actividad, cada
procedimiento, cada proceso, de manera que el mayor beneficiario de
esta situacin sea la ciudadana, a la cual se le pueda prestar un servicio
cada vez de mejor calidad, ms gil y ms oportuno.
Finalmente, este instrumento debe servir como diccionario para que
estas dos formas de administrar lo pblico, dialoguen creativamente en la
perspectiva de mejora continua en el servicio de los archivos distritales.
Francisco Javier Osuna Currea

Director Archivo de Bogot
15
1
PREGUNTAS Y RESPUESTAS
SOBRE LA GESTIN DOCUMENTAL
ENFOCADA A PROCESOS
Profesor - Investigador

Son mltiples y variadas las inquietudes, consultas y sugerencias que han
presentado tanto los responsables de los archivos en la administracin pblica
distrital, como los mismos organismos rectores de la poltica archivstica en
nuestro pas, a la hora de hablar y formular una nueva poltica frente a la gestin
documental que responda efectivamente a los nuevos cambios administrativos y
organizacionales que ha trado consigo el nuevo milenio a la ciudad de Bogot,
siendo algunos de estos2:
Enfoque hacia el cliente.
Liderazgo.
Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen
funciones pblicas.
Enfoque basado en procesos.
Enfoque del sistema para la gestin.
Mejora continua.
Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones.
Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o
servicios.
Coordinacin, cooperacin y articulacin.
Transparencia.
En este orden de ideas, el Sistema Distrital de Archivo, ha empezado a incorporar
nuevos conceptos y formas de trabajo, para logar una gestin documental y
administracin de archivos ms eficiente y eficaz para toda la administracin
pblica distrital.
De manera tal que su actuar y proceder responde, por una parte, a los requisitos
bsicos establecidos por el Archivo General de la Nacin de Colombia:
Estructura orgnico-funcional.
Tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental, y
Programa de gestin documental.
2
Los siguientes diez principios, corresponden a los mencionados por la Norma NTCGP 1000:2009.
19
Y al mismo tiempo como una propuesta innovadora y prctica para la gestin de

documentos en el Distrito, incorporando el enfoque basado en procesos3, el cual
se sustenta en:4
Servicio a la comunidad. Los archivos que componen el Sistema Distrital
de Archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de
servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitucin, y los de facilitar la participacin de
la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los
trminos previstos por la ley.
Fuentes de informacin. Los documentos que conforman los archivos del
Sistema Distrital de Archivos son importantes para la administracin y la
cultura ya que son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes y, pasada su vigencia, se convierten en fuentes de la historia
y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Patrimonio distrital. Los documentos de las entidades distritales son
potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nacin.
Por tanto, los funcionarios pblicos son responsables del manejo de los
documentos y pueden verse avocados a investigaciones de tipo disciplinario,
administrativo, civil y penal, entre otras. Adicionalmente, tienen la
responsabilidad de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y
criterios que para el caso existan.
Acceso pblico. Los archivos garantizarn, velarn y promovern el derecho
fundamental del acceso a la informacin, la investigacin, la educacin
y la cultura, con un criterio amplio y democrtico; slo por razones
constitucionales, legales y de conservacin de los documentos se restringir
el acceso a la informacin.
Cultura archivstica. Los archivos contribuirn a la realizacin de programas
de sensibilizacin para la comunidad, sobre la importancia, el uso y el
alcance administrativo, cientfico y cultural de los documentos, con el
objeto de constituir mecanismos de participacin ciudadana, conocimiento
y conservacin del patrimonio documental del Distrito Capital.
20
La NTCGP 1000:2009, define el Enfoque Basado en Procesos como la Gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin
entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.
Estos siete pilares, corresponden al texto Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos: documento de trabajo,
elaborado por los archivistas Rosa Margarita Cala y John Alexander Gonzales durante el ao 2010

Unidad de administracin y conservacin. La Direccin Archivo de Bogot
es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio
documental del Distrito Capital, como parte integral de las riquezas culturales
del Distrito, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el
ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica.
Cultura de la calidad. Los archivos contribuirn a desarrollar una conciencia
hacia la calidad apoyada en la participacin de todos los servidores pblicos
y en un enfoque basado en procesos, que permitan agregar valor en
trminos de eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de
sus objetivos.
Como resultado de la unin entre un conocimiento archivstico nacional y la
nueva propuesta formulada por el distrito capital, se dio origen a las guas para
la gestin normalizada de documentos generados en los procesos5, como una
de las herramientas archivsticas de la gestin documental enfocada a procesos.
De manera tal, que una gestin no rie con la otra, sino qu, por el contrario
son complementarias, al involucrar conceptos como etapas de archivo, proceso,
valoracin y aspectos de conservacin, entre otros.
1.1 Hasta dnde llega la gestin de documentos tradicional?

Con la expedicin de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, la
archivstica en nuestro pas empez a transformarse de un elemento eminentemente
prctico, a un conjunto de reglas de trabajo, que conjugan tanto la teora como la
experiencia en s misma.
Al hilo de esta cuestin, el profesor Sierra, durante el ao 2009, propone algunas
ideas y anlisis que permiten establecer con mayor grado de claridad y pertinencia
hasta dnde llega la gestin de documentos, que tradicionalmente conocemos y
aceptamos en todo el territorio nacional, incluido el Distrito Capital.
Se parte entonces, de las ideas propuestas por la Maestra Antonia Heredia, quien
establece que la gestin documental es en definitiva la puesta en ejecucin de
los principios y conocimientos de la Archivstica integrada que busca el equilibrio
5
De acuerdo a Gloria Rendn (2007), en la administracin distrital se diferencias tres tipos de guas: 1) Comunes: son
aquellos llamados transversales. En general son procesos de apoyo cuya ejecucin es imprescindible para el funcionamiento
de una organizacin; 2) Misionales: son aquellos mediante los cuales se da cumplimiento a las funciones exclusivas de
una entidad y 3) Misionales de sector: la mayora de procesos misionales son exclusivos de una entidad pero en ocasiones
sucede que varias entidades con competencias en un sector tienen funciones comunes y desarrollan procesos similares. Tal
es el caso de los hospitales y alcaldas locales.
21
entre el apoyo a la gestin administrativa, a la informacin y a la investigacin,

conciliando y sumando, no excluyendo ni restando, y de alguna manera supone
la evolucin del tratamiento archivstico tradicional, limitado -desde el punto
de vista de la integracin que hoy nos es exigida-, porque limitado era tambin
el campo de actuacin de los archiveros6. Ms concretamente se proyecta
que en el Distrito Capital, se haga realidad dicho planteamiento, mediante la
adopcin e implementacin del Subsistema Interno de Gestin Documental y
Archivos (SIGA), en cada una de las entidades, a la luz de los conceptos de
gestin documentos y administracin de archivos, que propone la Ley General
de Archivos, ley 594 de 2000.
Para una mayor ilustracin, se entender gestin de documentos como el
conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin7.
Con respecto a la administracin de archivos, se definir como el conjunto de
estrategias organizacionales dirigidas a la planeacin, direccin y control de los
recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y del talento humano, para
el eficiente funcionamiento de los archivos8.
En la administracin pblica colombiana, la gestin de documentos es objeto
de materializacin, mediante la elaboracin e implementacin de un programa
de gestin documental, el cual es el conjunto de instrucciones en las que
se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestin
documental) al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin,
distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final
de los documentos9.
Hechas las consideraciones anteriores, la gestin de documentos es el elemento
catalizador en la comunicacin transversal que debe existir para los conceptos
22
Antonia Heredia, El debata sobre la gestin documental, Mtodos de informacin 5.22-23, Valencia: Associaci
Valenciana dEspecialistes en Informaci (AVEI), 1998. p. 35. (Nota: 5 corresponde al volumen, 22-23 al nmero del
fascculo).
Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, octubre. Bogot: Imprenta
Nacional de Colombia, 2006. p. 7.
Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, octubre. Bogot: Imprenta
Nacional de Colombia, 2006. p. 1.
Jorge William Triana, Gua para la implementacin de un programa de gestin documental. Bogot: Archivo General de
la Nacin de Colombia, 2006. p. 22.

tradicionales de (A)-archivo10 y, por consiguiente, documento de archivo11, y en
el cual deben confluir las tareas tradicionales de recoger, conservar y difundir. As
como las asociadas con procesos del programa de Gestin Documental.
Adems de la normativa que para su desarrollo se ha mencionado en prrafos
anteriores, se habla que la implementacin de la gestin documental en las entidades
pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas, recae en tres herramientas
de tipo archivstico. Las cuales, para el caso de la administracin pblica distrital,
se encuentran enmarcadas en el proceso propuesto por el Archivo General de la
Nacin de Colombia. Nos referimos, entonces, a:
Tablas de retencin documental: su definicin apunta a Listado de series,
con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
(Acuerdo AGN 027, 2006). En cuanto a su procedimiento para elaboracin,
presentacin, aprobacin y aplicacin se encuentra regulado por el
Acuerdo AGN 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para
la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en
desarrollo del Artculo 24 de la Ley 594 de 2000-.
Tablas de valoracin documental: su definicin apunta a Listado de asuntos
o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el
archivo central, as como una disposicin final (Acuerdo AGN 027, 2006).
En cuanto a su procedimiento para elaboracin, presentacin, aprobacin y
aplicacin se encuentra regulado por el Acuerdo AGN 002 de 2004 Por el
cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos
acumulados-.
Cuadros de clasificacin: su definicin apunta a Esquema que refleja la
jerarquizacin dada a la documentacin producida por una institucin y
en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales (Acuerdo AGN 027, 2006).
10
Es importante aclarar, que de acuerdo al Reglamento General de Archivos para Colombia (2003), la definicin de archivos
tiene dos posibilidades; primero: archivo minscula- Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia., y Archivo mayscula- Tambin se puede entender como la institucin
que sta al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
11
El Documento de Archivo es abordado como el registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones. (AGN, 2006.)
23
1.2 Dnde inicia la gestin de documentos enfocada a

procesos?

La gestin documental enfocada a procesos en Colombia, se encuentra en
construccin y aun carece de referente tericos precisos, pues al no conocerse de
primera mano cmo podra definirse y comprenderse, es muy complejo establecer
lmites y fronteras entre la gestin documental tradicional y la propuesta aqu
planteada.
Por tanto, se podra inferir que cuando nos referimos a este nuevo concepto en
la archivstica colombiana, nos acercamos a la nocin segn la cual: la Gestin
Documental Enfocada a Procesos, tiene sus races en la doctrina archivstica
convencional; no viene a romper con los postulados tradicionales de nuestra
disciplina y ni mucho menos, con los principios de aceptacin universal, como lo
son el de Procedencia12 y el de Orden Original13. Pues nicamente responde a un
nuevo entramado organizacional y que ahora es orientado por los postulados del
sistema de calidad, al cual la gestin de documentos no es ajena14.
De acuerdo a los anteriores enunciados, se propone una aproximacin terico
conceptual para la definicin de gestin documental enfocada en procesos y -a
partir de la realidad concreta del Distrito Capital- definir sta como complemento
de la gestin documental tradicional, la cual incorpora conceptos y principios
propios de la gestin enfocada a procesos15, oficina sin papel16 y gobierno abierto17
respectivamente, en el marco del Subsistema Interno de Gestin Documental y
Archivo SIGA-.
12
El Principio de Procedencia, se define como: se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se
establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
13
El Principio de Orden Original, se define como: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual
se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es
prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales.
14
Luis Fernando Sierra. Tablas de retencin documental enfocada a procesos (TRDP): una propuesta emergente en tiempos de
cambio, Cdices. Revista del Programa de Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica 5. 2, Bogot: Universidad
de La Salle, 2009. p. 168.
Sobre este particular, se hace alusin al Enfoque Basado en Procesos presente en la NTCGP 1000: 2009, y la cual establece
que en las entidades existe una red de procesos, la cual, al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado
deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
15
24
16
El proyecto de decreto reglamentario de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, define la Oficina sin Papel, de
la siguiente manera es la gestin documental vinculada con el uso de documentos basados en mensajes de datos y
mtodos de firma electrnica, realizada con el objetivo de reducir costos, mejorar la gestin, crear servicios centrados en el
ciudadano y reducir el impacto ambiental generado por la accin de la Administracin Pblica.
17
El proyecto de decreto reglamentario de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, define Gobierno Abierto, como el
conjunto de servicios de gobierno electrnico, que permiten la participacin activa, eficaz y permanente de los ciudadanos
en los asuntos pblicos. El Gobierno Abierto supone una Administracin Pblica que crea las condiciones adecuadas para
que los ciudadanos estn siempre informados sobre su gestin (transparencia), sean sujetos activos en la discusin de los
asuntos y decisiones pblicas (participacin) y colaboren en la solucin de los problemas que enfrentan las Administraciones
(colaboracin).

Significa entonces que, como elemento innovador para la archivstica distrital,
la gestin documental enfocada a procesos, es coherente con la propuesta de
Programa de Gestin Documental sugerido por el Archivo General de la Nacin
de Colombia (2006), y el Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos
propuesto por la Direccin Archivo de Bogot (2006), teniendo por objetivos, los
siguientes:
Normalizar la funcin archivstica al interior de las entidades distritales, a la
luz de la normatividad archivstica vigente y la norma NTC-ISO15489-1:2010.
Incorporar la gestin documental como parte activa del Sistema Integrado
de Gestin, y cuyo fin ltimo sea el del manejo integral de la informacin
suministrada por cada uno de los subsistemas, para la toma de decisiones.
La integracin de los nuevos conceptos de canales digitales18 y servicios
de gobierno electrnico19 a la simplificacin de trmites en los procesos
internos y externos de las entidades, y el acercamiento del ciudadano a la
administracin distrital.
No obstante, el nacimiento de la Gestin Documental Enfocada a Procesos en
la capital, fue arraigada con la idea que el punto de partida para construir un
Sistema de Gestin Documental y Archivo, como el que se propone para la
Administracin Distrital, es la identificacin de la totalidad de los documentos que
deben ser incorporados al sistema, y su caracterizacin en cuanto a contenido,
forma, funciones y valores, para derivar de all las herramientas requeridas para el
eficiente funcionamiento del sistema20.
Como quiera que se observe, los alcances originales de la Gestin Documental
Enfocada a Procesos en el Distrito, hoy da, es diverso, ha traspasado sus propios
lmites y fronteras; y ya no se imagina como nicamente la identificacin de
la documentacin, sino que por el contrario, se propone como una gestin
encargada de apoyar la implementacin del SIGA, mediante un hacer, llamado
reglas de produccin, gestin, archivo y valoracin. As como de generar una
sinergia, entre el concepto de estructura orgnico-funcional, enfoque basado en
18
El proyecto de decreto reglamentario de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, define Canales Digitales, como
los medios basados en mensajes de datos, que utilicen las Entidades Distritales, para generar, enviar, recibir, almacenar
o comunicar informacin entre sus dependencias, con Entidades del nivel nacional y distrital y en las relaciones con los
usuarios.
19
El proyecto de decreto reglamentario de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrnico, define servicios de gobierno
electrnico, como los servicios, trmites o procedimientos de la administracin pblica, que pueden ser prestados total o
parcialmente, a travs del uso de mensajes de datos.
20
Gloria Rendn Cuartas, Gua de procedimientos: la gestin documental enfocada a procesos. Bogot: Alcalda Mayor de
Bogot, 2007. p. 17.
25
procesos y servicios de gobierno electrnico, como insumos primarios a la hora de

implementar la norma NTC ISO 15489:1 2010, es propuesta como lnea base
para la gestin documental con enfoque en procesos.
Figura 1. Alcance de la Gestin Documental Enfocada a Procesos.
Fuente: Luis Fernando Sierra Escobar (Autor).
Es imposible no mencionar que la gestin documental enfocada a procesos,

materializ su actuar con la redaccin e implementacin de las guas para la gestin
normalizada de documentos, siendo estas las herramientas en los que quedan
consignados la produccin documental, sus caractersticas formales, clasificacin
y valores, ms las reglas para su administracin y tratamiento.21
En conclusin, al ser las guas para la gestin normalizada de documentos una
herramienta archivstica fundamental a la hora de hablar, pensar y escribir sobre la
gestin de documentos en el Distrito Capital, seria impropio, no mencionar, como
mnimo, cules son los contenidos bsicos que en cada una de ellas deben ser
abordos al momento de su redaccin, los cules son:

21
26
Historia de la funcin.
Normatividad.
Proceso y procedimiento origen de los documentos.
Cuadro de clasificacin y valoracin.
Reglas de gestin documental y archivo para cada una de las series.
Gloria Rendn Cuartas, Gua de procedimientos: la gestin documental enfocada a procesos. Bogot: Alcalda Mayor de
Bogot, 2007. p. 35.

Finalmente, y para establecer un punto cronolgico de separacin entre la gestin
documental tradicional y la que propone el Distrito Capital gestin documental
enfocada a procesos-, se ha establecido que sta ser objeto de adopcin, con su
metodologa y procedimientos archivsticos, a partir de la expedicin del Acuerdo
257 de 2006.
1.3 Qu es el Sistema Integrado de Gestin?

El Sistema Integrado de Gestin en las entidades del Distrito Capital es
el conjunto de orientaciones, procesos, polticas, metodologas, instancias e
instrumentos orientados a garantizar un desempeo institucional articulado y
armnico, que se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:

Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC).

Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA).
Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI).
Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
Subsistema de Control Interno (SCI).
Adicionalmente para los hospitales del Distrito Capital, el Subsistema nico
de Acreditacin (SUA).22
A continuacin se describen las principales normas asociadas con el Sistema

Integrado de Gestin, las cuales son el punto de partida al momento de planear,
organizar y controlar el proceso de implementacin de la gestin documental
enfocada a procesos:
Decreto 061 de 2003: por el cual se adopta el Plan de Gestin Ambiental
para el Distrito Capital.
Decreto 387 de 2004: que adopta la implementacin del SGC (Sistema de
Gestin de Calidad) en el Distrito de manera obligatoria
Decreto 3622 de 2005: por el cual se adoptan las polticas de desarrollo
administrativo y se reglamenta el captulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en
lo referente al sistema de desarrollo Administrativo.
22
Decreto 176 de 2010 Por el cual se definen los lineamientos para la conformacin articulada de un Sistema Integrado de
Gestin en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas funciones. Mayo. Bogot: Imprenta Distrital. p. 1.
27
Decreto 514 de 2006: mediante el cual se establece que toda entidad pblica
del nivel distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestin Documental
y Archivos SIGA y que ste debe ser integrado a sistemas como el de Gestin
de Calidad y el de Control interno, entre otros.
Directiva 08 de 2006: establece los lineamientos y responsabilidades bsicas
para la implantacin del modelo estndar de control interno para el Estado
colombiano, MECI 1000:2005, en el Distrito Capital.
Resolucin 305 de 2008: la Comisin Distrital de Sistemas expidi polticas
pblicas para las entidades, organismos y rganos de control del Distrito
Capital en materia de tecnologas de la informacin y comunicaciones,
respecto a la planeacin, seguridad, democratizacin, calidad, racionalizacin
del gasto, conectividad, infraestructura de datos espaciales y software libre.
Decreto 176 de 2010: por el cual se define los lineamientos para la
conformacin articulada de un Sistema Integrado de Gestin en las entidades
del Distrito Capital.
En concordancia con lo anterior y para lograr una adecuada adopcin del
Subsistema Interno de Gestin de Documento y Archivos en todas las entidades
distritales, en el marco del Sistema Integrado de Gestin, se opta por la adopcin
de un Reglamento General de Archivos para el Distrito Capital23, como elemento
orientador y dinamizador de las polticas archivsticas formuladas por el Sistema
Distrital de Archivos y la Direccin Archivo de Bogot.
De modo que su desarrollo, estructura y articulado, debe responder a los siguientes
contenidos, tanto bsicos como complementarios:24
Contenidos bsicos obligatorios: funciones del archivo, competencias
del profesional en Archivstica, transferencias e ingreso de documentos,
seleccin y eliminacin documental, conservacin de los documentos,
consultas y prstamos e informacin y difusin.
Contenidos complementarios opcionales-: exposicin de motivos,
adscripcin del archivo, definicin de conceptos (archivo, documento,
28
23
Siguiendo la definicin expuesta por el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola (2008-2010); un reglamento
puede ser conceptuado como Coleccin ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la
ejecucin de una ley o para el rgimen de una corporacin, una dependencia o un servicio
24
Mariano Garca Ruiprez. Los reglamentos de archivo (Modulo legislacin y reglamentacin de archivos en Espaa: Sistemas
de archivos y redes de custodia). Mster en Gestin Documental y Administracin de Archivos, Universidad Internacional de
Andaluca, Huelva (Espaa): 2009, p. 16.

patrimonio documental), categora laboral del personal, participacin
del archivo en los sistemas de informacin, sistemas de clasificacin
y descripcin, normas de reproduccin, el acceso a los documentos e
infracciones y sanciones.
Se observa que la gestin documental y la administracin de archivos, en la capital
del pas, se encuentran integradas con otros sistemas o subsistemas en cada una de
las entidades; y que el nuevo enfoque gestin documental enfocada a procesos-,
busca la integracin y acercamiento de la experiencia distrital, a la experiencia
nacional al amparo de conceptos como: archivo total25, archivo electrnico26,
documento electrnico de archivo27 y gobierno en lnea28.
1.4 Qu son las Tablas de Retencin Documental

enfocadas a procesos?

Ya se ha definido a qu nos referimos cuando hablamos de las Tablas de
Retencin Documental TRD- y cmo stas nacen con una doble finalidad. Por una
parte sirven de gua para los procesos de organizacin documental clasificacin,
ordenacin y descripcin- en los archivos de gestin y por otra, a los de retencin
que, de acuerdo a la doctrina archivstica nacional, involucra aspectos propios
de la valoracin y disposicin final -conservacin total, eliminacin, seleccin y
microfilmacin-.
Siguiendo la definicin aportada por el Reglamento General de Archivos para
Colombia, en su tercera edicin (2003), se establece, que para el caso concreto
del Distrito Capital, se adopta el mismo alcance conceptual, interpretacin
y procedimiento de aplicacin. Pero que en su elaboracin, presentacin y
evaluacin se tendr en cuenta el concepto y contexto propuesto por enfoque
basado en procesos, sugerido en la NTCGP-1000:2009.
25
Se define segn el Acuerdo 027 de 2006, como concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
26
Se define segn el Acuerdo 027 de 2006, como conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a
los principios y procesos archivsticos.
27
Se define segn el Acuerdo 027 de 2006, como registro de la informacin generada, recibida, almacenada, y comunicada
por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.
28
El programa Gobierno en Lnea, del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, es el responsable
de coordinar en la administracin pblica la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, estrategia del Gobierno
Nacional que tiene por objeto contribuir a la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo y
que preste mejores servicios mediante el aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC).
Portal del estado Colombiano (documento en lnea), 2010. (Consulta el 23 de julio de 2011).
29
Segn hemos visto, y despus de este primer acercamiento al concepto de TRD

en el Distrito Capital, se puede establecer que el instrumento que alinea en gran
medida la implementacin de la Gestin Documental Enfocada a Procesos, debe
ser ste. Sin embargo, no es la nica herramienta con que cuenta el Subsistema
Interno de Gestin Documental y Archivos, para lograr la normalizacin de la
funcin archivstica en cada una de las entidades; y el hecho de que la entidad
cuente con TRD, no significa que ya tenga cubierto el total de las actividades
propuestas en el marco del Programa de Gestin Documental.
En conclusin, el procedimiento estndar para su creacin o actualizacin,
se encuentra consignado en la Gua29 que para tal fin elabor la Subdireccin
del Sistema Distrital de Archivos y en la cual se presentan, los siguientes pasos
metodolgicos:

Primer paso: Compilar informacin institucional.

Segundo paso: Revisar los manuales de funciones y procedimientos.
Tercer paso: Aplicar la Encuesta Estudio Unidad Documental.
Cuarto paso: Analizar la informacin recolectada.
Quinto paso: Estructurar las TRD.
Tambin all se esbozan cules son los insumos bsicos para la elaboracin de
las Tablas de Retencin Documental Enfocadas a Procesos y dentro de los que se
encuentran:
Conformacin del Equipo de Trabajo.
Guas para la Gestin Normalizada de los Documentos de Procesos
Transversales.
Documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGD).
Manuales de Funciones.
1.5 Cmo se efecta la valoracin documental en la

Gestin Documental Enfocada a Procesos?

El proceso de valoracin documental en una organizacin que se sustenta
en una estructura orgnica y funcional, es muy similar al que se hace cuando
adems en el anlisis se contemplan herramientas del Sistema de Gestin de
Calidad como lo son el mapa de procesos, los procesos y procedimientos junto
29
30
Para una mayor compresin del lector, se recomienda la revisin del texto Gua para la elaboracin, presentacin,
aprobacin y seguimiento de las Tablas de Retencin Documental para las entidades distritales (2011).

con sus componentes. Pues en ambos casos, se busca responder a los interrogantes
propios del proceso de evaluacin documental: Qu conservar?, qu eliminar?,
quines evalan?, y cundo y dnde lo hacen?. Ver captulo 4.
31
2
APROXIMACIN CONCEPTUAL
A LA GESTIN DE DOCUMENTOS
EN EL DISTRITO CAPITAL

Los orgenes de la gestin documental, como procedimiento y norma
archivstica en el pas, se remontan al ao de 1996, cuando el Archivo General
de la Nacin de Colombia elabor el Mini/Manual No. 3 Gestin Documental:
bases para la elaboracin de un programa, cuyo fin se enmarc en definir
una conceptualizacin archivstica, unos objetivos, alcance y etapas para la
implementacin de un programa de gestin documental en la administracin
pblica colombiana.
Posteriormente, desarroll una serie de textos sobre las tablas de retencin
documental y transferencias documentales, clasificacin documental, ordenacin
documental y organizacin de fondos acumulados, entre otros, con el nico fin de
establecer una lnea de trabajo y los supuestos mnimos que requera el pas a la
hora de hablar e implementar la gestin documental.
Igualmente se public el Manual de Archivstica: primera fase Gua para la
implementacin de un programa de gestin documental-, el cual se encarg de
reunir la experiencia de ms de dos dcadas de trabajo y conceptualizacin en
gestin de documentos, desde el nacimiento del Archivo General de la Nacin,
mediante la Ley 80 de 1989, y su formalizacin como programa de gestin
documental, mediante la Ley General de Archivo No. 594 de 2000.
En referencia al Distrito Capital, la gestin de documentos se remonta a comienzos
del nuevo milenio, cuando se concibi como proyecto el documento Diseo
e Implementacin del Sistema nico de Administracin de Archivos, el cual
fundament su quehacer, mediante la elaboracin de algunos documentos de
trabajo.
En el ao 2003 fue creada la Direccin Archivo de Bogot, la cual trajo consigo
una nueva mirada en torno a la gestin de documentos en el mbito distrital. Su
proceso de implantacin se dio mediante la adopcin, en primera instancia, del
Decreto 173 de 200430 y posteriormente del Decreto 514 de 2006.
30
Decreto 173 de 2004 Por el cual se establece normas para la proteccin de la memoria institucional, el patrimonio
bibliogrfico, hemerogrfico y documental en el Distrito Capital. Bogot: Imprenta Distrital, 2004. p. 1.
35
Resultado de lo anteriormente expuesto, durante los aos 2006 y 2007 tuvo lugar la
aparicin de dos nuevas publicaciones tituladas: Una gua de procedimientos para
la organizacin de fondos documentales acumulados y Gua de procedimientos la
gestin documental enfocada a procesos, las cuales buscaron la normalizacin, en
parte, de la gestin documental y el vocabulario archivstico, en el Distrito Capital.
En resumen, en las siguientes lneas se describir -en forma muy general- las
cualidades y principales puntos a ser tenidos en cuenta cuando usted, amable
lector, se encuentre enfrentado al proceso de adopcin de la gestin documental
tradicional y la que se propone para el Distrito Capital NTC ISO 15489:1 2010, pues una no rie con la otra, sino que por el contrario son complementarias y
buscan una integralidad en la definicin y manejo de conceptos archivsticos, as
como servir de apoyo en la implementacin del Subsistema Interno de Gestin
Documental y Archivos SIGA-.
2.1 El Subsistema Interno de Gestin Documental y

Archivos de la Direccin Archivo de Bogot

El primero de los referentes que orienta la implantacin de la Gestin
Documental Enfocada a Procesos en las entidades distritales, corresponde a la
puesta en marcha del SIGA, el cual es regulado por el Decreto 514 de 2006, en su
artculo 4, que estable que dicho Subsistema estar conformado por los archivos
de gestin, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la
unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentacin y cualquier
otra unidad de informacin que apoye el cumplimiento de la misin de la entidad.
Determinado el alcance del SIGA, es importante definir cul es su marco comn
de trabajo en las entidades; para nuestros efectos, se tom la siguiente: es uno de
los componentes del Sistema Integrado de Gestin y del Sistema de Informacin
Administrativo del Distrital Capital. Entindase como Subsistema Interno de Gestin
Documental y Archivos (SIGA) el conjunto de polticas, orientaciones, procesos,
metodologas, instancias e instrumentos orientados a garantizar la organizacin y
disponibilidad de la informacin que sirve como soporte al cumplimiento de las
funciones de la entidad, facilitando el acceso y consulta por parte de los usuarios,
apoyando la toma de decisiones, la rendicin de cuentas, la investigacin y la
conformacin de la memoria institucional .
Adems, la puesta en marcha del SIGA obedece en buena medida al concepto
genrico de gestin documental, la cual, dentro del ciclo PHVA, tiene en cuenta
los siguientes pasos:
36

a) Creacin y funcionamiento del Comit de Archivo, de conformidad con lo
establecido por el Archivo General de la Nacin, a travs del Acuerdo 07
de 1994 y el Acuerdo 12 de 1995.
b) Delegacin de funciones a la dependencia encargada del SIGA. Esta
dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente
para dirigir los procesos y procedimientos propios de la gestin documental
(Decreto 514 de 2006).
c) Adoptar y documentar una poltica de gestin documental que le permita a
la entidad distrital administrar los documentos producidos y recibidos, con
el fin de garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad;
as como la adecuada clasificacin, valoracin y conservacin. Esta poltica
debe ser adoptada y respaldada en el nivel ms alto de decisin, mediante
la expedicin de un acto administrativo, difundirse e implementarse en
toda la entidad.
d) Implementacin de un programa de gestin documental con el objetivo
de cubrir de manera integral los procesos archivsticos de produccin,
recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final.
e) Levantamiento de los procedimientos, roles y responsabilidades de la
gestin documental dentro del manual de procesos y procedimientos de la
entidad, a partir de la estructura y organizacin de los niveles de archivo y
las unidades de informacin.
f) Elaboracin de un instrumento con los contenidos tcnicos para el manejo
documental en cada uno de los niveles de archivo y de las unidades de
informacin (archivos de gestin, central, unidad de correspondencia,
bibliotecas y centros de documentacin). Este instrumento permitir regular
las funciones y actividades mediante instrucciones documentadas.
g) Normalizacin de la produccin documental mediante la elaboracin
y aplicacin de la Tabla de Retencin Documental por Procesos, la cual
permitir garantizar la organizacin de la informacin activa; para la
documentacin acumulada es necesario elaborar la Tabla de Valoracin
Documental, con el propsito de organizar los fondos acumulados.
h) Establecer lineamientos y procedimientos que permita a la unidad de
correspondencia de la entidad, controlar la produccin, recepcin,
37
distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos

(Acuerdo 060 de 2001).
i) Implementacin del Sistema Integrado de Conservacin a travs de una serie
de disposiciones preventivas dirigidas a medir, evitar, detener y controlar
el efecto nocivo de los factores de deterioro que pueden incidir sobre la
conservacin del material documental.
j) Definicin del personal profesional y tcnico requerido de acuerdo al
volumen de produccin documental, los servicios que deben ser prestados,
las unidades de informacin, y los niveles de archivo que existan en la entidad
(Decreto 514 de 2006).
k) Contemplar la disponibilidad de los recursos humanos, tecnolgicos y fsicos
para la implementacin del SIGA.
Recursos humanos: seleccionar y contratar el personal idneo con la
formacin y experiencia acreditada en procesos de administracin
documental, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 514 de 2006,
captulo segundo.
Recursos tecnolgicos: contar con el software y hardware necesario para
asegurar la administracin, acceso y trazabilidad de la informacin dentro
del concepto del ciclo vital del documento.
Recursos presupuestales: garantizar los recursos presupuestales necesarios
para el establecimiento, modernizacin y sostenimiento del SIGA en la
entidad, incluyndolo en el presupuesto de cada vigencia.
Recursos fsicos: garantizar la disponibilidad de las reas locativas, equipo
y mobiliario, unidades de conservacin y almacenamiento adecuados
para la administracin de informacin.
Debido a esto, toda entidad distrital debe establecer, documentar, implementar
y mantener el Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo, de acuerdo
al ciclo conocido como Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), el cual, en el
marco de la gestin documental, puede describirse brevemente como:
Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados de acuerdo con los requisitos de la norma y las polticas de la
gestin documental.
38
Hacer: implementar los procesos administrativos y tcnicos archivsticos.

Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos administrativos
y tcnicos archivsticos y los productos y servicios respecto a las polticas, los
objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.
Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los
procesos administrativos y tcnicos archivsticos.
El Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos, es el encargado de
bajar los conceptos archivsticos a la realidad propia de cada una de las entidades
que conforman el Sistema Distrital de Archivos, y el cual no podra ser cubierto
en su totalidad por las orientaciones metodolgicas aqu propuestas. Por tanto,
seguramente esta temtica tendr desarrollo en una nueva publicacin por parte
de la Direccin Archivo de Bogot.
Como se ha observado, la Gestin Documental Enfocada a Procesos es apenas una
de las partes que integran el Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos,
por lo que aqu nicamente se dedicarn algunos prrafos en describir las reglas de
produccin, gestin, archivo y valoracin, como elemento concreto del Hacer (H),
dentro del ciclo PHVA, el cual es la base que soporta la implementacin del SIGA.
Es evidente que el alcance del SIGA, para nuestro objeto y como subsistema, est
orientado a establecer las principales reglas de juego para la gestin documental
tradicional y enfocada a procesos-, en la administracin distrital, las cuales, para
el fin ltimo de la gestin, permitirn establecer el camino a seguir tanto por los
encargados de su implementacin en las entidades, como por los responsables de
su definicin en la Direccin Archivo de Bogot.
Figura 2. Relacin del subsistema y el programa.
Fuente: Jos Efran Forero (2010).
39
En consonancia con lo anteriormente expuesto, la figura 2 describe la estrecha

relacin existente entre el PGD y el SIGA, y cmo estos dos elementos no
son polos opuestos en la gestin documental, pues mientras el primero busca
describir cules son los ocho pasos fundamentales de la gestin documental, el
segundo busca describir cules son las reglas para la produccin, gestin, archivo
y valoracin en el Distrito Capital, a la luz de la administracin de archivos y en
razn del artculo diez (10) del Decreto 514 de 2006.
Est claro, entonces, que el SIGA no es una aplicacin informtica, ni se limita a
la creacin de una dependencia; es una forma de trabajo que hace visible en las
entidades del orden distrital la gestin documental y la administracin de archivos
y por el cual se busca la mayor eficiencia y eficacia de los recursos documentales,
humanos, informticos, financieros y fsicos asignados para la buena administracin
de archivos.
2.2 El programa de Gestin de Documentos del Archivo

General de la Nacin de Colombia

Segn hemos visto, existe un nico concepto de gestin documental para
nuestro pas y cmo ste es avalado por la Ley 594 de 2000. As mismo, cmo la
gestin documental se concreta en la definicin y ejecucin de un Programa de
Gestin de Documentos (PGD)31, como parte del hacer (H), dentro del Subsistema
Interno de Gestin Documental y Archivos SIGA-32.
Nos referimos aqu, entonces, cuando hablamos de PGD, al documento tcnico
que se encarga de recopilar, analizar y sistematizar los procesos y procedimientos
de cada una de las entidades en materia de gestin documental. Ntese que no
es solo un manual de procedimientos; por el contrario, su carcter de programa
involucra en su redaccin y elaboracin, la inclusin de actividades a corto,
mediano y largo plazo en relacin con cada uno de los procesos archivsticos que
contempla el programa y que dichas actividades deben ser consignadas en los
planes de gestin o accin encargadas del SIGA y en los planes estratgicos de
cada una de las entidades.
Para una mayor claridad, los procesos archivsticos a los cuales se hace alusin en
este documento son:
40
31
En el apartado 1.1 Hasta dnde llega la gestin documental?, se encuentra incluida la definicin de programa
de gestin documental, razn por la cual no fue objeto de su reproduccin.
32
Dentro de la concepcin que ha tenido el SIGA para el Distrito Capital, este se fundamenta en la metodologa PHVA
Planear, Hacer, Verificar y Actuar-; Por tanto, para el alcance de este documento, nicamente est limitada al elemento H
(Hacer).

Figura 3. Procesos de un Programa de Gestin Documental
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
PROCESO
DEFINICIN (GRGA)
PRODUCCIN DOCUMENTAL
Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento

de sus funciones.
RECCEPCIN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificacin y control que una

institucin debe realizar para la admisin de los documentos que
son remitidos por una persona natural o jurdica.
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a

su destinatario.
TRMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el

cumplimiento de su funcin administrativa.
ORGANIZACIN DE LOS
DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin

y descripcin de los documentos de una institucin, como parte
integral de los procesos archivsticos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de

conocer la informacin que contienen.
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para

garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.
DISPOSICIN FINAL DE LOS

DOCUMENTOS
Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,

con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su
eliminacin conforme a los dispuesto en las Tablas de Retencin
Documental y/o Tablas de Valoracin Documental
Fuente: Archivo General de la Nacin de Colombia (2006).
Entendido el Programa de Gestin Documental PGD-, como metodologa

de trabajo propia del pas, se opta por tomarla como uno de los referentes de
carcter obligatorio al momento de implementar la Gestin Documental Enfocada
a Procesos, dentro del gran marco archivstico, denominado Subsistema Interno de
Gestin Documental y Archivos.
No obstante, y con el objeto de no generar controversia o interpretacin errnea,
se hace claridad en que la metodologa de PGD es nicamente complementaria a
la metodologa de Gestin Documental Enfocada a Procesos y que no es objeto de
la primera reemplazar a la segunda; y as como su campo de accin en el PGD son
ocho procesos, en la Gestin Documental Enfocada a Procesos, involucra aspectos
relacionados con el enfoque a procesos, enfoque a clientes y la estrategia distrital
de gobierno electrnico.
Debido a esto, los procedimientos archivsticos comunes que se adoptarn en el
Distrito Capital, en relacin con la produccin, recepcin, distribucin, trmite,
organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos,
41
correspondern con los elementos enunciados en la Gua para la implementacin

de un programa de gestin documental, editado por el Archivo General de la
Nacin de Colombia, durante el ao 2006.
Por ello, y al tenor del concepto de PGD, y para el caso concreto de las orientaciones
metodologas que aqu se proponen, se entender dicho programa como el
documento de trabajo que orienta el cmo?, cundo?, dnde? y quin? que
desarrolla la funcin archivstica de la institucin.
Se sugiere entonces, para la redaccin de su estructura, que contenga como mnimo
los siguientes apartados:
Presentacin y/o introduccin.
Descripcin del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos
-SIGA-.
Herramientas para la gestin documental TRD, TVD, CCD Procedimientos estndar para los ocho procesos del PGD: produccin,
recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final.
Administracin de archivos evaluacin de personal, indicadores de
gestin, estrategia distrital de gobierno electrnico, presupuesto, plan de
contingencia, etc.
Plan de mejoramiento por cada uno de los ocho procesos del PGD. Corto,
mediano y largo plazo-.
Anexos formatos, instructivos-.
2.3 ISO 15489-1:2010 Information and documentation Records management 33

Segn hemos observado, es factible que la gestin documental enfocada a
procesos, tom forma con el nacimiento de la norma ISO 15489:2001 y empez
a adquirir un cuerpo terico ms o menos definido, con la incorporacin de los
33
42
Los planteamientos referidos aqu, corresponden con los que el autor de la presente gua, compartico con la comunidad
archivstica Colombiana, en su artculo Tablas de retencin documental enfocada a procesos (TRDP): una propuesta
emergente en tiempos de cambio. (2009).

vocabularios y procedimientos estndar, que involucra la implementacin de un
sistema de gestin de la calidad.
Para Taboada & Nielsen (2006) gracias a este modelo ISO, se ofreci al mundo
archivstico el primer proyecto de norma que intentaba analizar sistemticamente
principios, mtodos y formas de trabajo en gestin de documentos. La finalidad
de esta norma es establecer procedimientos dentro de las organizaciones pblicas
como privadas, aplicando sistemas de calidad para que su servicio administrativo
sea til para quienes lo utilizan.
En cuanto a la metodologa de implementacin, se encuentra estructurada en ocho
pasos y no est pensada en forma lineal, sino ms de acuerdo a las necesidades
propias de cada una de las organizaciones. Veamos ahora un pequeo alcance
para cada uno de los momentos sugeridos34:
a) Investigacin preliminar: identificacin y documentacin del rol y propsito
de la entidad, su estructura, su entorno legal regulatorio, administrativo y
poltico, factores crticos y debilidades crticas asociadas con la gestin de
documentos.
b) Anlisis de la actividad: identificacin y documentacin de cada funcin,
actividad y operacin administrativa y establecimiento de una jerarqua
de ellos; esto es, un sistema de clasificacin de la actividad, identificacin
y documentacin de la corriente de procesos administrativos y de las
operaciones que los comprenden.
c) Identificacin de requisitos para documentos: identificacin de los
requisitos para evidencia e informacin acerca de cada funcin, actividad y
operacin administrativa que debe ser satisfecha a travs de los documentos.
Determinacin de cmo cada requisito puede ser satisfecho a travs de
los procesos de gestin de documentos, articulando y documentando
los requisitos para documentos. Eleccin de la estructura de documentos
adecuada que satisfaga mejor cada funcin, actividad u operacin
administrativa.
d) Evaluacin de sistemas existentes: identificacin y anlisis de los sistemas
de documentos existentes y otros sistemas de informacin para medir su
rendimiento de acuerdo a los requisitos para los documentos.
34
La descripcin de los pasos aqu mencionados, corresponde al texto de la obra de Taboada & Nielsen (2006)
respectivamente. Se recomiendo para una comprensin del lector, la revisin y anlisis del numeral 7.2 metodologa-, de
la citada monografa.
43
e) Identificacin de estrategias para satisfacer los requisitos de los documentos:

identificacin de las estrategias para satisfacer los requisitos de los
documentos, lo cual puede incluir adoptar polticas, normas, estndares,
procedimientos y prcticas, disear nuevos sistemas e implementar sistemas,
de modo que satisfagan un requisito para documentos.
f) Diseo de un sistema de documentos: diseo de un sistema de documentos
que incorpore las estrategias, procesos y prcticas descriptivas en esta
norma internacional, asegurando que el sistema de documentos soporte,
y no impida, los procesos administrativos. Evaluacin y, si es necesario,
rediseo de los procesos administrativos y sistemas de comunicacin y de
administracin operacional para incorporar la gestin de documentos.
g) Implementacin de un sistema de documentos: implementacin de un
sistema de documentos de modo sistemtico, usando un plan de proyecto y
metodologas adecuadas a la situacin con el fin de integrar el funcionamiento
de los sistemas de documentos con los procesos administrativos y sistemas
relacionados.
h) Revisin de post-implementacin: recoleccin de informacin cerca del
rendimiento sobre el sistema de documentos como un proceso integral
y actual. Revisin y evaluacin del rendimiento del sistema, iniciando
y monitoreando la accin correctiva y establecimiento un rgimen de
monitoreo continuo y evaluacin regular.
A continuacin, se presenta una figura resumen (figura 4), del proceso de
implementacin de un sistema de gestin documental, a partir de una norma ISO
de tipo archivstico y la cual es la carta de navegacin para la implementacin de
los SIGA y el PGD en el Distrito Capital.
En resumen, si un sistema de gestin de calidad es la estructura organizacional,
los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la
administracin de la calidad35 (Vargas & Sieguel, s.f); la Gestin de Documentos,
es la encargada de facilitar las condiciones necesarias para el acceso a los archivos,
la organizacin de los documentos registro-, la recuperacin de la informacin y
el control en la produccin documental creacin-.
35
44
Por administracin de la calidad se entiende todas las actividades de la funcin gerencial que determinan la poltica
de calidad, los objetivos y las responsabilidades y que los ponen en prctica por medios tales como la planificacin de la
calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento de la calidad, dentro del sistema de
calidad (Vargas & Sieguel, s.f).

Figura 4. Diseo e Implementacin de un SGD: Norma ISO 15489
Fuente: Tomado y Adaptado de la obra Archivstica y Normalizacin: norma ISO 15489 Taboada & Nielsen (2006).
45
3
ORIENTACIONES METODOLGICAS
PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA
NTC-ISO 15489-1 2010

El proponer una metodologa de trabajo tiene como requisito fundamental,
el auto preguntarse qu significa?, cmo se formula? y en qu se diferencia con el
mtodo como concepto. En este sentido y para una mayor comprensin del lector
y claridad frente al producto a ser descrito en este apartado, se retoman algunas de
las definiciones de Corts & Monroy (1999):
Metodologa.- Se deriva del griego mthodo que significa mtodo, y
logos que se entiende como tratado. De esta manera metodologa se
refiere al estudio o tratado de los mtodos.
Mtodo.- Se deriva tambin del griego mthodo que significa meta; hacia
o ms all, y odos que se entiende como va o camino. As, mtodo es
la manera o proceder; modo ordenado, lgico o sistemtico de indagar,
instruir, presentar, etc.
Se infiere, entonces, que la metodologa nicamente se concentra en identificar
cules son las tcnicas documentales ms adecuadas para nuestro fin ltimo,
siendo ste la gestin documental enfocada a procesos; y en cules son los insumos
y herramientas archivsticas a ser elaboradas para la administracin del SIGA y
utilizadas por los gestores documentales servidores pblicos-.
Por tanto, hablar de mtodo no es igual que hablar de metodologa y este concepto
se refiere ms concretamente a la descripcin detallada del conjunto de reglas y
procedimientos archivsticos propios para la realidad administrativa y funcional al
interior de cada una de las entidades que integran el Sistema Distrital de Archivos,
y el cual es responsabilidad exclusiva en su diseo, elaboracin e implementacin
del rea competente de la gestin documental y la administracin de archivos.
Ahora bien, con el objeto de complementar la propuesta para el Distrito Capital,
se opt por retomar los planteamientos sugeridos por la Norma ISO 15489. La cual
ofrece un enfoque integral como apoyo al SIGA; y el desarrollo de Sistemas de
Gestin de la Calidad SGC- con funciones de administracin y mantenimiento de
registros documento de archivo / Tipo Documental / Unidad Documental-.
49
Es de advertir, que los ocho pasos aqu mencionados, no son un dogma archivstico
y menos una secuencia obligatoria para su implementacin paso 1, paso 2, paso
3-; sino que por el contrario pueden ser desarrollados en forma individual o paralela,
pues cada uno de estos pasos es autnomo en su planeacin, manejo y aplicacin;
eso s, recordando que todos forman una transversalidad en el marco institucional
del Distrito y con soporte en conceptos tales como: archivo total36, ciclo vital del
documento37 y funcin archivstica38.
A continuacin, se describe la metodologa propuesta para Gestin Documental
Enfocada a Procesos en el Distrito, la cual es netamente fundamentada en la Norma
Tcnica Colombiana NTC-ISO 15489-1:2010 sobre informacin y documentacin
y gestin de documentos.
3.1 Investigacin preliminar

Entradas: subsistemas del sistema integrado de gestin y normatividad
archivstica vigente.
Salidas: DOFA y matriz de problemas y soluciones.
3.2 Anlisis de las actividades de la organizacin

Salidas: documento de actividades y procesos guas transversales de gestin
documental-, propuesta de cuadro de clasificacin y tablas de retencin
documental enfocada a procesos TRD-.
3.3 Identificacin de los requerimientos

Entradas: documentos autnticos, fiables, ntegros y disponibles.
Salidas: manual de identidad corporativa, planes de contingencia y
aseguramiento de la informacin ISO27000-.
3.4 Evaluacin de los sistemas existentes

Salidas: informe diagnostico del SIGA en el contexto administrativo, legal,
institucional y digital, inventarios documentales de archivo, inventario de
entrada y salida de los sistemas de informacin de la entidad.
50
36
El Acuerdo 027 de 2006, define el archivo total como Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
37
El Acuerdo 027 de 2006, define el ciclo vital del documento como Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.
38
El Acuerdo 027 de 2006, define funcin archivstica como Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

3.5 Identificacin de la estrategia para cumplir los requisitos
Entradas: polticas, normas, diseo e implementacin.
Salidas: cartas de servicio productos de archivo- y el documento Programa
de Gestin Documental PGD-, para cada una de las entidades de la
administracin distrital.
3.6 Diseo de un sistema de gestin de documentos

Entradas: sistema integro, conforme, exhaustivo, sistemtico.
Salidas: formulacin del proyecto en etapas Metodologa PMI-, informes de
resultados, documentacin de cambios en requisitos, descripcin del diseo
conceptual, reglas de funcionamiento, especificaciones, diagramas, modelos
de representacin, especificaciones tecnolgicas, planes de integracin,
plan inicial de formacin y validacin y plan de implementacin.
3.7 Implementacin de un sistema de gestin de documentos

Entradas: procesos (produccin, recepcin, distribucin, trmite,
organizacin, consulta, disposicin final y conservacin), e instrumentos
(cuadro de clasificacin documental, tabla de retencin documental, tabla de
valoracin documental y guas para la gestin normalizada de documentos
de los proceso transversales y misionales de sector).
Salidas: plan de trabajo, polticas, procedimientos y normas documentados,
materiales de formacin, actas de eliminacin y de migracin de datos, actas
comit de archivo e informe al comit de archivos.
3.8 Revisin posterior a la implementacin

Entradas: visitas de inspeccin y vigilancia, conceptos tcnicos SDA,
encuestas, entrevistas y anlisis a documentos de trabajo.
Salidas: metodologa de evaluacin auditorias SGC-, indicadores de gestin
para archivo, estadsticas de avance en la implementacin del SIGA, informe
al comit de archivos con conclusiones y recomendaciones.
Finalmente, parafraseando al maestro Joaquim Llans Sanjuan (2010), polticas,
programas, normas y procedimientos, constituyen una secuencia lgica, pues van
de lo general a lo particular y no pueden existir procedimientos, cmo hacer?,
sin normas, qu hacer?, ni estas sin polticas ni programas, por qu? y dnde?,
previamente definidos.
51
4
GESTIN DOCUMENTAL,
GESTIN DE CALIDAD
Y VALORACIN DOCUMENTAL
EN EL ARCHIVO DE BOGOT
2000 - 2011
Luis Enrique Rodrguez Baquero
Investigador
Direccin Archivo de Bogot
4.1 Una breve historia

Entre los aos 2000 y 2003, el proyecto de inversin Archivo de Bogot,
Memoria y Transparencia, desarroll las actividades pertinentes al cumplimiento
de los plazos para la presentacin de las tablas de retencin documental de todas
las entidades de la administracin del Distrito Capital en consonancia con el
mandato, los principios y las normas emanadas del Archivo General de la Nacin.
Esta misma actividad, en constante incremento, la desarroll luego de su creacin
como dependencia de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot
D.C., por medio del Decreto 331 del 2003. As, en su artculo 30, literal A, se le
encarg Formular las polticas, planes y programas necesarios para garantizar la
conservacin de la memoria institucional del Distrito Capital y facilitar el acceso
a su consulta, en concordancia con lo establecido por el Archivo General de la
Nacin y la Comisin Distrital de Archivos.
La expedicin de la Ley 872 de 2003 vino a cambiar el panorama. Con ella se cre
el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en
otras entidades prestadoras de servicios. Con esta obligatoriedad, el Concejo de la
ciudad promulg el Acuerdo 122 de 2004, Por el cual se adopta en Bogot, D.C.
el sistema de gestin de la calidad creado por la Ley 872 de 2003 y el Alcalde
Mayor reglament el mandato a travs del Decreto 387 de 2004, Por el cual se
reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogot, D.C., el Sistema de
Gestin de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003.
En este escenario normativo, el Archivo de Bogot sigui desarrollando las
actividades de asesora y acompaamiento a las entidades distritales en los temas
relacionados con la funcin archivstica y la gestin documental. Al mismo
tiempo, conform grupos de trabajo que, al lado de los equipos de ingenieros
industriales y de expertos en la administracin pblica, contribuyeron al desarrollo
e implementacin de los principios conceptuales del sistema de gestin de la
calidad, y a formularse preguntas y generar hiptesis acerca de su compatibilidad
y eventuales sinergias con la gestin documental tradicional preconizada por el
55
Archivo General de la Nacin. Este periodo de transicin empez a mostrar las

bondades de la combinacin de lo mejor de los dos mundos.
Si bien las entidades mostraron disponer de una TRD, los diagnsticos evidenciaron
atrasos en el desarrollo de los procesos archivsticos y acumulaciones de varios
aos -y hasta de dcadas- de documentos en los archivos de gestin. Por otra
parte, los archivos centrales de las entidades estaban abarrotados no solamente
de documentos sin procesamiento archivstico sino tambin de enseres y, en
ocasiones, contaban con uno, dos y hasta ms fondos documentales acumulados.
As pues, la meta era la descongestin de los archivos de gestin y centrales de las
entidades distritales. Pero ella se estrell contra las razones tradicionales esgrimidas,
justificadamente o no, por los responsables de turno de la documentacin, en el
sentido de abrigar temores sobre la prdida de la documentacin si llegaban a
dejarla, por ejemplo, al amparo del archivo central.
Para afrontar este problema y otros ms relacionados con el manejo, manipulacin
y correcta clasificacin de los documentos, la Direccin Archivo de Bogot
decidi apoyarse en los procesos y procedimientos, en ese momento recin
diseados por los equipos transversales de la Direccin de Desarrollo Institucional
de la Alcalda. Al eslabonamiento de las actividades que componen una accin
administrativa nuestros equipos de trabajo adicionaron la dimensin documental
del proceso. As, siguiendo paso a paso cada procedimiento, se estableci su
produccin documental, se elabor un cuadro de clasificacin, y para cada serie
y subserie se establecieron valores primarios y secundarios pertinentes.
De otra parte, se disearon las recomendaciones genricas y especficas mnimas
para su preservacin y conservacin, y los cuidados bsicos iniciales en caso
de encontrar documentos contaminados. Toda esta labor quedaba plasmada de
manera organizada en la herramienta denominada Gua para la normalizacin
de la produccin documental del proceso tal. Esta fue la primera herramienta
que conjug de manera creativa y productiva la gestin documental y el
planteamiento de una gestin por procesos.
As, a lo largo de los aos 2004 al 2006, la Direccin Archivo de Bogot trabaj
en la produccin de numerosas Guas para la normalizacin de la produccin
documental del proceso, que buscaron mejorar la gestin, especialmente
la relacionada con los llamados procesos transversales caracterizados por ser
los mismos para todas las entidades o para una parte apreciable del conjunto
56

de ellas. De esta forma se conjugaron dos planteamientos que, con la prctica
descrita, han demostrado ser complementarios.
En este escenario, el Concejo de Bogot promulg el Acuerdo 257 de 2006,
Por el cual se dictan normas bsicas sobre la estructura, organizacin y
funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogot, Distrito Capital,
y se expiden otras disposiciones. La nueva organizacin de la administracin
del Distrito Capital tuvo como fundamento el concepto de sector administrativo
de coordinacin, con cuya implementacin se ha pretendido cambiar, de
manera importante, el proceso de toma de decisiones en el Distrito Capital y,
por supuesto, el de responsabilidades.
4.2 La visin sistemtica de la administracin pblica y la

funcin archivstica

El desarrollo de las ciencias administrativas, los procesos de globalizacin
y la presin de la opinin pblica han logrado que hoy prime una visin que
procura que la administracin pblica sea ms coherente, menos desagregada,
ms enfocada en el logro de los objetivos, ms gil, ms eficiente, ms transparente
y, sobre todo, con mayor disposicin de servicio al pblico.
As, la visin decimonnica de los despachos pblicos como unos compartimientos
aislados, autnomos y arbitrarios en las decisiones con respecto a los ciudadanos,
sin una poltica unificadora y homogenizadora del trato del solicitante y de la
gestin de la solicitud, est en proceso de desaparecer. Hoy impera el servicio y
su calidad, no basta con atender, se debe atender bien y pronto y la respuesta debe
ser rpida y efectiva. Es en esta direccin que apunta la creacin e implementacin
de procesos y procedimientos. No ahondar en sus implicaciones para la funcin
archivstica y la gestin documental, las cuales fueron vistas en profundidad en
los anteriores captulos. Abordaremos, en consecuencia, el tema de la valoracin
documental y sus principales referentes, tal y como han sido desarrollados por
el Archivo de Bogot en la ltima dcada, y cmo se plantean su actividad en el
marco de la gestin por procesos.
Empecemos por decir que para la Direccin Archivo de Bogot, la prctica de la
valoracin documental es un proceso de desarrollo y aplicacin de conocimientos
de diversas ciencias, dirigido a la identificacin, acopio, construccin y puesta
en servicio del patrimonio documental de Bogot.
57
4.3 Patrimonio documental

Cules son las bases que permiten definir el patrimonio documental de
la ciudad? La ms importante tiene como sustento la conceptualizacin aportada
por la Ley 1185 de 2008, artculo 4, Ley de Patrimonio, que describe como
patrimonio cultural de la Nacin el que est constituido por todos los bienes
materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones
de la cultura que son expresin de la nacionalidad colombiana, tales como la
lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indgenas, negras y
creoles, la tradicin, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres
y los hbitos, as como los bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a
los que se les atribuye, entre otros, especial inters histrico, artstico, cientfico,
esttico o simblico en mbitos como el plstico, arquitectnico, urbano,
arqueolgico, lingstico, sonoro, musical, audiovisual, flmico, testimonial,
documental, literario, bibliogrfico, museolgico o antropolgico.
En consecuencia, puede entenderse como patrimonio documental aquel que
registra los productos y las representaciones de la cultura que son expresin
de la nacionalidad colombiana, como por ejemplo la lengua castellana, las
lenguas y dialectos de las comunidades indgenas, negras y creoles, la tradicin,
el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hbitos. As
como aquellos documentos a los que se les atribuye, entre otros, especial inters
histrico, artstico, cientfico, esttico o simblico en mbitos como el plstico,
arquitectnico, urbano, arqueolgico, lingstico, sonoro, musical, audiovisual,
flmico, testimonial, documental, literario, bibliogrfico, museolgico o
antropolgico. Esta definicin posee ese espritu pluralista y diverso que es,
como lo reconoce la Constitucin Nacional de 1991, caracterstica de la
sociedad colombiana.
4.4 Valoracin documental

Generalmente se cree que la valoracin documental es un proceso
archivstico cuyo objetivo es determinar los valores primarios y secundarios
de los documentos. De otra parte, las actividades de valoracin documental
tienen importancia porque permiten establecer el tiempo de retencin de los
documentos en las fases de archivo de gestin y archivo central; a su vez,
permiten establecer la disposicin final de las series y subseries documentales:
conservacin total, seleccin y eliminacin; y proponer el uso de medios
tecnolgicos.
58

Sin embargo, ms all del viejo y necesario- molde de funciones y documentos de
una entidad distrital, la valoracin se ha orientado a dejar huella en el archivo de la
ciudad, de las acciones, los valores, la historia, la cultura, la esttica y la ciencia de
quienes, sin distingo tnico, social, cultural o histrico han tenido alguna relacin
con la ciudad.
Las huellas del patrimonio documental, entendido ste en el sentido amplio que
define la ley, visibles en cualquiera de los aspectos nombrados, registradas en
los documentos de la administracin distrital o en los producidos por diversas
organizaciones de la sociedad, son el objetivo del Archivo de Bogot. En
consecuencia, la actividad de la valoracin tiene unos contenidos que son mayores
a los que se le han atribuido tradicionalmente pues ellos ataen, ni ms ni menos,
a la memoria que la ciudad, la sociedad que la habita y la Administracin que la
conduce, deben guardar de s.
Por otra parte, la Direccin Archivo de Bogot es un archivo histrico de ciudad,
en virtud de lo cual la documentacin acopiada debe brindarnos las claves del
largo proceso que permiti su consolidacin urbana y la construccin de lo que
hoy es, no slo como ciudad fsica, no slo como un conjunto administrativo,
sino como ncleo de ciudadanos de una de las urbes ms importantes de Amrica
Latina y la primera de Colombia.
4.5 Alcance de la valoracin documental

Desde hace una dcada, para el Archivo de Bogot ha sido claro que la
valoracin documental es un oficio en cuya prctica deben concurrir saberes
de diversas disciplinas, que enriquecen la visin del patrimonio a travs de los
mltiples enfoques que las habitan. Tambin ha sido claro que esta actividad est -y
debe estar, si queremos aprovechar su potencial- orientada hacia la identificacin,
la organizacin, el acopio del patrimonio documental de la ciudad de Bogot y su
puesta al servicio de la ciudadana, los investigadores y la propia administracin
distrital.
Es muy importante tener en cuenta que el oficio consiste en acopiar documentacin
significativa para grandes bloques temticos como la historia, la ciencia, el arte y la
cultura. A pesar de que estas categoras se traslapan en sus significados constituyen
una manera clara de diferenciar los tpicos principales que resultan alimentados
de este proceso de identificacin y reconocimiento del patrimonio documental
bogotano. A ellos apunta la prctica valorativa documental patrimonial de la
Direccin Archivo de Bogot.
59
Ms aun, la mirada de la valoracin debe sobrepasar los lmites de la administracin

productora de los documentos; es decir, que para el caso de Bogot, es requisito
fundamental conocer en profundidad la administracin distrital: sus sectores
administrativos, sus sectores central y descentralizado con la variada gama de
entidades adscritas y asociadas y su despliegue por la geografa de la ciudad a travs
de su sector local. Y no para all, es obligatorio distinguir muy bien los procesos,
las competencias, las jurisdicciones, las funciones, las diversas conformaciones
jurdicas que han sido requeridas para responder a las demandas de la ciudadana y
a las de las relaciones con otros entes territoriales y con la administracin nacional.
En resumen, es necesario conocer en profundidad la administracin pblica en sus
diversos mbitos para poder evaluar, con cierto criterio, sus documentos.
Tambin resulta ineludible el hecho de que la valoracin debe realizarla una
persona versada y con profundos conocimientos de la historia de la ciudad en
todas sus pocas, desde su fundacin hasta la poca actual en temas como la
demografa, la geografa, la sociedad, la cultura, la ciencia, las artes, la industria,
la tcnica, etc. Deber, adems, dominar temas relacionados con la historia de la
administracin distrital y con la historia de la administracin del Estado en general.
Ahora bien, se trata de que el evaluador tenga experiencia en investigacin sobre la
ciudad, que haya realizado alguna y conozca las necesidades de informacin para
desarrollarla. No se trata, como dice Trejo, en su definicin del trmino acuado
como macrovaloracin en donde concluye que sta () estudia el impacto de una
entidad o un programa en la sociedad. Nada ms lejos del objeto de la valoracin.
Es necesario que no se confunda la importancia y el papel del conocimiento para
efectuar la valoracin con la funcin de investigar, propia de la academia y de los
centros de generacin de conocimiento. As, estudiar el impacto de una entidad
o un programa en la sociedad corresponde ms al objeto de anlisis de ciencias
como la poltica o la administracin pblica. La valoracin lo que debe determinar
es cul documentacin ser necesaria para que un investigador pueda estudiar
esos impactos y dar respuestas satisfactorias.
Por otra parte, el tema de la valoracin no es un asunto concerniente solamente a
papeles y funciones, sino tambin a la comprensin de la entidad y de la estructura
administrativa a la cual pertenece. Y que su rol no es resolver las preguntas de la
investigacin sino conservar los papeles en los cuales se halla o es posible deducir
una respuesta.
Otro tab que es necesario aclarar es que se piensa que los archivos son para
el clsico investigador de nuestra historia. Esta concepcin es la tradicional, la
60

arcaica y debe romperse definitivamente. Como se acaba de mostrar, en los archivos
de una ciudad como Bogot hay informacin para prcticamente todas las ciencias.
Sin duda para la historia, pero tambin para disciplinas como la antropologa, la
arqueologa urbana, la poltica, la sociologa, la meteorologa, la hidrologa, la
geologa, la biologa, la botnica, el medioambiente, la arquitectura, el urbanismo,
la planificacin urbana, el hbitat, las ciencias contables y financieras, la economa,
la agricultura, la ganadera, y una larga serie de disciplinas que en adelanto de sus
investigaciones, o de parte de ellas, utilicen los antecedentes registrados en los
documentos como materia para el desarrollo de mtodos histricos.
El amplio repertorio de ciencias enumeradas nos lleva a una conclusin inevitable:
la valoracin es un asunto complejo que no puede realizarse dentro del marco de una
disciplina del conocimiento, sino que su cabal ejercicio debe efectuarse con base
en la amplitud del conocimiento interdisciplinario. Por ello la Direccin Archivo
de Bogot ha conformado equipos de trabajo interdisciplinarios de amplio espectro
en relacin con la comprensin de la importancia de la valoracin documental.
En su seno concurren diversos conocimientos, experiencias en investigacin, y
por supuesto, los conceptos del productor documental, del archivista profesional,
del conservador y restaurador, del abogado y del evaluador, generalmente un
historiador con conocimientos y experiencia en investigacin de amplio rango y
en la diversidad de mtodos que ella conlleva. Solamente de esta manera, en la
concurrencia de experiencias y conocimientos, se puede efectuar una valoracin
documental asertiva y acertada, concordante y ajustada con el desarrollo y los
nfasis que las ciencias y las disciplinas desarrollan todos los das.
4.6 Dimensin prctica del proceso de valoracin documental

Revisados y aclarados el objeto, el concepto y el alcance de la valoracin
documental, es pertinente describir el desarrollo prctico que este proceso ha
tenido en la Direccin Archivo de Bogot.
Al sealar que la valoracin es un proceso, se entiende que est constituido por
procedimientos eslabonados e interdependientes que arrojarn como resultado una
decisin sobre la documentacin valorada. Sin embargo, la valoracin documental
presenta dos caras, la valoracin primaria y la secundaria, que representan, por
separado, objetivos distintos, mbitos administrativos distintos, naturaleza del
servicio a prestar distinta; en fin, decisiones distintas aunque siempre orientadas al
servicio de la ciudadana.
61
4.7 Valoracin primaria

Una forma de garanta del cumplimiento de los derechos y deberes ciudadanos
son los registros oficiales consignados en la documentacin producida por una
instancia de la administracin (nacional, departamental, distrital y municipal). En
dichos registros reposan las evidencias de la actuacin de los organismos o su
omisin respecto de un tema especfico, y, por supuesto, la demanda o queja
puesta por el ciudadano. Documentar los derechos y los deberes que asisten al
ciudadano, as como las responsabilidades que ataen a la administracin y a
sus funcionarios, constituyen la base para determinar los valores primarios de la
documentacin.
Ahora bien, hasta el momento de las definiciones en el papel todo es muy claro,
pero la aplicacin, en la prctica diaria de las instituciones, ha exigido y obligado a
realizar transformaciones del concepto en aras de la eficiencia. Ambas posiciones
se exponen a continuacin.
Existe una serie de criterios para establecer el valor administrativo y legal de los
documentos. De igual forma, existe otra serie de criterios, distinta, para fijar su
retencin documental.
De acuerdo con las prcticas prescritas por la archivstica, los aspectos administrativos
y legales relacionados con un documento estn definidos por su utilidad para la
administracin; frecuencia de consulta de los documentos; capacidad para probar
derechos; una ley o un cdigo pueden sealar explcitamente la vigencia de un
documento; la desaparicin de la persona o el objeto alrededor del cual naci
el documento; la sustitucin de una norma por otra hace que la primera pierda
vigencia; plazo precaucional; duplicidad de los documentos; duplicidad de la
informacin contenida en los documentos y soporte del documento.
En tanto que para el establecimiento de su retencin documental se han tenido en
cuenta la encuesta de produccin documental; la entrevista con los productores;
las normas que fijen aos de vigencia de documentos directamente; el espacio
disponible en las instalaciones fsicas de depsitos.
Estos parmetros que funcionaban en forma independiente produjeron fenmenos
como el hecho de que la disposicin de un gran espacio e instalaciones fsicas
generosas llevaron a la acumulacin de documentos que, de otra manera, ya
deban haber sido transferidos a la etapa siguiente de su vida. Como describ al
comienzo de este texto: () la gestin documental en las entidades contaba
con una TRD, los diagnsticos mostraron la acumulacin de varios aos y hasta
62

dcadas de documentos en los archivos de gestin. Por otra parte, los archivos
centrales, cuando los haba, estaban abarrotados no solamente de documentos sino
tambin de enseres y, en ocasiones, contaban con uno, dos y hasta ms Fondos
Documentales Acumulados.
La situacin de la gestin documental, caracterizada por la desconfianza entre los
distintos niveles de archivo de una entidad, conllev a imponerse como meta ()
la descongestin de los archivos de gestin y centrales de las entidades distritales.
Pero ella se estrell contra las razones tradicionales, justificadas o no, esgrimidas
por los responsables de la documentacin, en el sentido de abrigar temores sobre
la prdida de documentacin si llegaban a dejarla, por ejemplo, al amparo del
archivo central.
La normalizacin de esta situacin implic la unin de dos parmetros que hasta el
momento se haban tratado de manera independiente: los aspectos administrativos
y legales y la retencin documental. Al asociar estas dos categoras se obtuvo como
resultado la siguiente descripcin que tomo de un texto no publicado, escrito por
el abogado Libardo Alberto Salas Guaca, quien se ha especializado en el estudio
jurdico del tema documental:
La valoracin primaria. De acuerdo con los pasos establecidos por el
Acuerdo 039 del Archivo General de la Nacin, es aqu donde se identifican
los valores primarios de la documentacin; es decir, los administrativos,
legales, jurdicos, contables, tcnicos y/o fiscales, definidos a continuacin:
Valor administrativo: cualidad que tiene un documento para la
Administracin, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable: utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos
econmicos de una entidad pblica o privada.
Valor fiscal: utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro
o Hacienda Pblica.
Valor jurdico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones
legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante
la ley.
Valor tcnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institucin en virtud de su aspecto misional.
63
Es competencia de la entidad establecer el valor primario de las series o

subseries correspondientes a sus procesos misionales y de aquellos no
normalizados para su gestin documental por la Direccin Archivo de
Bogot.
Una vez identificados y analizados los diferentes valores primarios de los
documentos, se debe hacer la propuesta de valoracin primaria, que consiste
en plasmar los valores administrativos, contables, fiscales, jurdicos o legales
y tcnicos de las series y subseries con su justificacin, sea esta de tipo
normativo o explicativo, segn el caso.
Basados en estos valores se establece el tiempo de retencin en aos; es
decir, los aos que deben permanecer las series y subseries en el archivo
de gestin y en el central de la entidad para su inclusin en la TRD,
plazos en los cuales la documentacin servir para la toma de decisiones,
trmites corrientes o para la defensa de los derechos de los ciudadanos, o
de las responsabilidades de la entidad y de los funcionarios o servidores
pblicos. De las series y subseries se debe analizar cada uno de los tipos
documentales que las conforman y, posteriormente, se deber estudiar y
proponer los tiempos de retencin para series y subseries, de conformidad
con los diferentes valores que contengan.
Cabe aclarar que el anlisis documental, en el mbito jurdico o legal, consiste
en estudiar para qu sirven los documentos que conforman las respectivas
series, teniendo en cuenta el valor probatorio en los diferentes mbitos del
derecho y estableciendo los trminos de prescripcin y caducidad de las
acciones, para una eventual defensa o soporte de demandas o denuncios
en beneficio de los intereses de la entidad. Este valor es el que tienen los
documentos como valor probatorio para la defensa de los intereses de la
entidad, ya como documento probatorio en una eventual demanda en contra
o cuando la entidad pretenda iniciar una accin prejudicial o judicial, etc.
Tales valores estn dados por las leyes, decretos, acuerdos, resoluciones o
actos administrativos, considerndolos en los distintos mbitos del derecho
civil, penal, disciplinario, administrativo y laboral.
Una vez se tenga la propuesta de valoracin primaria, se debe convocar a
reunin en la que estn presentes los lderes del proceso, un representante
del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo y un representante
del rea jurdica, con el fin de definir, en ltima instancia, lo relacionado con
los tiempos de retencin, fruto de la valoracin primaria. Una vez realizada
la reunin, se debe levantar un acta en la que se recogen por serie o subserie
64

los valores primarios y los tiempos de retencin establecidos, as como todas
las aprobaciones y observaciones efectuadas. sta ser enviada junto con los
anexos de la TRD a la Direccin Archivo de Bogot.
Como se ve, la prctica optimiz el proceso. En lugar de contar con unos valores
primarios por un lado y una retencin no relacionada con ellos, por el otro,
la necesidad de hacer ms eficiente el flujo de documentos entre los archivos
de gestin y el archivo central, de crear confianzas entre ellos, de establecer
responsabilidades claras para cada uno y para con el archivo histrico de la
ciudad, llev a establecer una relacin completamente coherente entre los valores
primarios y la permanencia de los documentos en los ya mencionados archivos de
gestin y central.
En este aspecto la poltica ha sido la de que ningn documento debe permanecer
en la entidad ms tiempo del sealado en la valoracin primaria y su respectiva
retencin, la que figura en la TRD, so pena de iniciar una acumulacin y una
congestin documental innecesaria y costosa dados los riesgos de prdida o
deterioro, pues esta situacin va en perjuicio de por lo menos cinco instancias:
del funcionario responsable del archivo, del funcionario responsable de la gestin
documental de la entidad, del archivo histrico de la ciudad, de la administracin
distrital y de la ciudadana.
4.8 Valoracin secundaria

El valor secundario o valor para la investigacin y el conocimiento se establece
por parte de la Direccin Archivo de Bogot. Las entidades deben elaborar una
propuesta de dicho valor, con su respectiva disposicin final para cada una de las
series o subseries dentro del formato de ficha de valoracin secundaria establecido
por la Direccin Archivo de Bogot, teniendo en cuenta los valores primarios y
tiempos de retencin otorgadas a cada una de las series o subseries.
La valoracin secundaria es una de las actividades ms comprometedoras de
las realizadas en valoracin documental, por lo que requiere de un permanente
acompaamiento por parte del grupo interdisciplinario. En trminos generales, se
puede definir como el procedimiento para asignar el valor patrimonial (histrico,
cultural, investigativo) y la disposicin final de los mismos (eliminacin, seleccin,
conservacin y reproduccin por medios tecnolgicos), a las series documentales
producidas por una entidad en alguno de sus procesos. As pues, la actividad de
la valoracin secundaria es de una alta responsabilidad, pues la determinacin de
estos valores se encuentra sujeta a variables cuantitativas y cualitativas.
65
Dentro de las variables cuantitativas se encuentran, entre otras, el volumen de la

documentacin, los tipos de documentos y la clase de unidades documentales:
si es original o copia, si la documentacin se halla en otro lugar, dependencia,
entidad o proceso, si es documentacin misional o transversal. Pueden aparecer
otras caractersticas cuantitativas que, en todo caso, deben estar determinadas por
el contexto o a las necesidades de la entidad donde se realiza la valoracin.
Las caractersticas cualitativas de la informacin contenida en los documentos se
derivan del contexto administrativo e institucional en el cual se produjo la masa
documental y la funcin en cuyo cumplimiento se documentaron las acciones
administrativas. La documentacin puede aportar descripciones, diagnsticos,
censos, hiptesis y propuestas de soluciones que, para un investigador, resultan
muy importantes en el desarrollo de sus trabajos. Identificar esos retazos de la
sociedad, pintados en un prrafo de lenguaje administrativo, es hacer evidente una
cualidad de la informacin. Si este cuadro se repite en una serie de documentos
que versan sobre distintas partes de la ciudad, se tiene una informacin rica que
proporcionar, en su conjunto, una imagen de la ciudad. Esta sera, adems de una
caracterstica cualitativa, otra tambin cuantitativa.
Si se tiene en cuenta que se valorarn series documentales misionales en proceso
de estandarizacin, debe saberse que el mbito cualitativo de la documentacin
que se encontrar en todas las entidades ser muy amplio; por lo cual, el marco de
la valoracin tendr como referencias generales su valor para la historia, la poltica,
la sociedad, la ciencia, la cultura y las dems variables que se pueden determinar o
considerar dentro del contexto de la memoria de la entidad y de la ciudad. Marco
que, debe saberse tambin, es cambiante y no esttico en el tiempo, tales como
los problemas de la ciudad, las entidades que los atienden y los procesos que
se crean para solucionarlos. En este sentido, el historiador experto en valoracin
documental debe retomar todos los citados elementos, y los dems que considere
necesarios, para realizar una valoracin secundaria de acuerdo con la historia de
la ciudad.
En tal sentido, la Direccin Archivo de Bogot tiene como instrumento para esta
labor la ficha de valoracin secundaria que registra la informacin necesaria para
proponer el valor secundario y la disposicin final de las series y subseries. Adjunto
al formato se encuentra el respectivo instructivo que detalla cada una de las reas
de diligenciamiento de la ficha de valoracin secundaria.
En primera instancia las fichas de valoracin documental secundaria deben
ser avaladas por el Comit de Archivo de la entidad, el cual puede formular
observaciones a la ficha en consideracin, las que debern ser corregidas por
66

la entidad, y registradas en el acta que se levante de la reunin. Posteriormente
deben ser presentadas ante la Subdireccin del Sistema Distrital de Archivo para
su revisin, aprobacin y emisin del concepto tcnico, antes de la conformacin
de la TRD.
4.9 Gestin documental y documentos patrimoniales,

dos momentos de un mismo proceso

Tradicionalmente la valoracin secundaria de las series y subseries
documentales requera un esfuerzo adicional del evaluador para comprender la
jerarqua de la informacin tratada y determinar en cul(es) serie(s) o subserie(s)
estaba la parte sustancial de los aspectos misionales de una dependencia. Ello
implicaba un verdadero reto para poder distinguir la naturaleza de las funciones
y la relacin de stas con la informacin consignada en las series y subseries
producidas.
Se trataba de armar un mapa acerca de la manera como la informacin se iba
condensando en dependencias y series superiores y, al final, se determinaba cul
era la serie que deba ser conservada por contener la informacin ms importante
sobre una funcin misional de algunas de las dependencias que intervenan
en el desarrollo de la misin. Es decir, que en cierto modo se asuma que cada
dependencia era una isla, y a ese archipilago de dependencias se denominaba
entidad.
Con la introduccin de la nocin de proceso y del enfoque que la ciencia
administrativa desarroll en torno a l, se ha producido una nueva mirada sobre
lo que antes era, apenas, un conjunto de series planas. Este enfoque, aplicado
al desarrollo administrativo, ha permitido una mirada enriquecida, llena de
significado, compleja y de mltiples niveles sobre las series y subseries producidas
en el marco de un proceso. As, se elimin la nocin de compartimientos y de
series asociadas al mismo y se cambi por la de continuidad, valor agregado, y
transversalidad del producto a lo largo de un proceso de produccin que genera
valor y que bien puede atravesar varias dependencias.
Como consecuencia de lo anterior, para la Direccin Archivo de Bogot la
valoracin documental, en su sentido ms amplio, tiene dos facetas que estn
indisolublemente ligadas al ciclo vital del documento y que presentan como base
de sustentacin, la experiencia. En efecto, aos de seguimiento a las prcticas de
diversa ndole en las entidades distritales han permitido desarrollar un quehacer
67
cada vez ms eficiente y eficaz en relacin con la determinacin de los valores

primarios y secundarios de la documentacin.
Afortunadamente, ha ido desapareciendo una prctica comn hasta aos recientes
en las entidades distritales, caracterizada por rescatar y atribuir valores a restos
de fondos documentales acumulados y mutilados, en una tarda operacin de
salvamento. En tanto que, por otro lado, se contrataba la elaboracin de TRD
que partiendo de lo que hubiera en el momento buscaban con escassimo xito
organizar la gestin de los documentos recin producidos por la misma entidad. Esa
disociacin de un proceso con otro gener prdidas considerables del patrimonio
documental del Distrito Capital y de los recursos invertidos en los intentos aislados
de organizacin.
El Archivo de Bogot comprendi, entonces, que al igual que en la explicacin
histrica, en el mundo de los archivos el pasado y el presente estn indisolublemente
unidos. Que el hilo conductor del patrimonio documental es el mismo de la gestin de
los documentos actuales; es decir que son un mismo proceso, independientemente
de quines sean sus responsables.
Desde esta perspectiva, y con base en la sabidura de la norma que asigna a
la Direccin Archivo de Bogot la responsabilidad de conformar el Sistema
Distrital de Archivos y, a su vez, la de construir el archivo histrico de la ciudad,
la poltica seguida en materia de gestin documental ha sido la de desarrollar
una valoracin de carcter prospectivo que determine los valores de una serie o
subserie documental desde el momento en que se produce. As, el destino de cada
documento ser conocido tan pronto se produzca y dependiendo del mismo se
brindarn los cuidados pertinentes a su uso y a su disposicin final. Es incalculable
el monto de los recursos que esta poltica ha ahorrado y seguir ahorrando en el
futuro a las arcas del Distrito Capital.
68
*
BIBLIOGRAFA
ALBERCH FUGUERAS, Ramn. Impacto tecnolgico y formacin archivstica.

[En Lnea] Disponible en: www.enj.org [09 julio 2011]
ALMANZA, Oscar. Polticas Archivsticas (documento de trabajo). Bogot: indito,
2010. 33 p.
CALA, Rosa M. & GONZLES, Jhon. Subsistema interno de gestin documental y
archivos (documento de trabajo). Bogot: indito, 2010. 18 p.
CASILIMAS ROJAS, Clara Ins & RAMIREZ MORENO, Juan Carlos. Fondos
acumulados: manual de organizacin. Bogot: Archivo General de la Nacin
de Colombia, 2004. 81 p.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo 060. (30, octubre,
2001). Por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen
funciones pblicas. Bogot D.C. 2001. 7 p.
____________. Acuerdo 039. (31, octubre, 2002). Por el cual se regula el
procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000, Bogot
D.C. 2002. 2 p.
____________. Acuerdo 042. (31, octubre, 2002). Por el cual se establecen los
criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades
pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario
nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000. Bogot D.C. 2002. 5 p.
___________. Acuerdo 02. (23, enero, 2004). Por el cual se establecen los
lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados. Bogot
D.C. 2004. 7 p.
71
___________. Acuerdo 027. (31, octubre, 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo
No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogot D.C. 2006. 12 p.
___________. Gestin documental: bases para la elaboracin de un programa.
Bogot: El archivo, 1996. 32 p.
COLOMBIA. ALCALDA MAYOR DE BOGOT. Decreto 514 (20, diciembre,
2006). Por el cual se establece que toda entidad pblica a nivel Distrital debe
tener un Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) como
parte del Sistema de Informacin Administrativa del Sector Pblico. Bogot
D.C.: La Alcalda, 2006. 5 p.
___________. Gua distrital del equipo transversal de gestin documental. Bogot:
Direccin Distrital de Desarrollo, Secretaria General, 2005. 102 p.
___________. Gua para la elaboracin, presentacin, aprobacin y seguimiento
de las tablas de retencin documental por parte de las entidades distritales, la
direccin archivo de Bogot y los organismos de control. Bogot: Direccin
Archivo de Bogot, 2011. 66 p.
___________. Propuesta de reglamento general de archivos para el distrito capital.
(Documento de trabajo). Bogot: Proyecto desarrollo e implementacin del
sistema nico de administracin de archivos, 2001. 43 p.
___________. Una gua de procedimientos para la organizacin de fondos
documentales acumulados. Bogot. Direccin Archivo de Bogot, 2006. 71
p.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por
medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Bogot D.C. 2000. 9 p.
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. La gestin de documentos en las organizaciones.
Madrid (Espaa): Ediciones Pirmide, 2006. 311 p.
FORERO, Jos Efran. Subsistema interno de gestin documental y archivos
(Documento de trabajo). Bogot: indito, 2010. 33 p.
GALEANO MARN, Mara Eumelia. Estrategias de investigacin social cualitativa:
el giro de le mirada. Medelln: La carreta editores E.U., 2009. 240 p.
72

HEREDIA HERRERA, Antonia. El debate sobre la gestin documental. En: Mtodos
de informacin. Vol. 5, No. 22-23 (1998): pp. 30-36.
_________. Qu es un Archivo?. Gijon (Asturias): Ediciones Trea, 2007. 135 p.
_________. La e-administracin y la e-gestin documental: aproximacin a una
realidad. En: Boletn de la Anabad. Vol. 58, No 3 (2008); pp. 89-104.
HOSPITAL DE KENNEDY. Cartilla sistema de gestin integral de la calidad. Bogot:
El hospital, 2010. 44 p.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIN.
Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1. Generalidades.
NTC-ISO 15489-1. Bogot D.C.: El instituto, 2010. 26 p.
_________. Norma tcnica de la calidad en la gestin pblica. NTCGP 1000:2009.
Bogot D.C.: El instituto, 2009. 94 p.
LLANOS SAN JUAN, Joaquim. La gestin documental (Apuntes de Clase). La Rbida:
Universidad Internacional de Andaluca. IV Maestra Gestin Documental y
Administracin de Archivos, 2009. [156 Diapositivas]
__________. La planificacin como sustrato de la intervencin archivstica: el
proyecto de organizacin del archivo de la universidad pblica de navarra
(PROA). En: Archivstica en Navarra. Pamplona: Gobierno de Navarra.
Departamento de Educacin y Cultura, 2003. P. 113-143
NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Designing and Implementing
Recordkeeping Systems (DIRKS) Manual. Sydney: Archives, 2007. 150 p.
REAL ACADEMIA ESPAOLA. Diccionario de la lengua espaola. Vigsima
segunda edicin. [En Lnea]. 2001. Disponible en: http://buscon.rae.es/draeI/
[09 julio 2011]
RENDN CUARTAS, Gloria. Gua de procedimientos la gestin documental
enfocada a procesos. Bogot: Direccin Archivo de Bogot, 2007. 51 p.
RHOADS, James B. La funcin de la gestin de documento y archivos en los sistemas
nacionales de informacin: un estudio del RAMP. Paris: Organizacin de las
Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura, 1983. 45 p.
73
SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Tablas de retencin documental enfocadas

a procesos (TRDP): una propuesta emergente en tiempos de cambio. En:
Cdice. Revista de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales. Vol. 5, No.
2 (Jul-Dic 2009); pp 161-186.
TABOADA CARDOSO, Federico & NIELSEN DE ALLENDE, Mnica. Archivstica
y Normalizacin: norma ISO 15489. Buenos Aires: Alfagrama, 2006. 89 p.
TRIANA TORRES, Jorge William. Manual de archivstica primera fase: gua para
la implementacin de un programa de gestin documental. Bogot: Archivo
General de la Nacin de Colombia, 2006. 186 p.
VARGAS, A. & SIEGUEL, H. ISO 9000: la llave de entrada a la competitividad
internacional. Bogot: Previ-Atep. s.f. 32 p.
74
a
ANEXOS
Anexo A
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
Anexo B
Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos

generados en los procesos trasversales y misionales del sector
No.
GUAS DE NORMALIZACIN
ENTIDAD
CARCTER
AO
Administracin de Bienestar y
Desarrollo del Talento Humano
Entidades Distritales
Transversal
2009
Administracin de Mantenimiento y
Servicios Generales
Transversal
2009
Administracin de Nmina
Transversal
2009
Administracin de Personal en la
Funcin Pblica
Transversal
2009
Administracin de Vigilancia y
Seguridad
Transversal
2009
Administracin de Salud Ocupacional
Transversal
2009
Cierre Presupuestal
Transversal
2008
Contable
Transversal
2007
Contratos
Transversal
2007
10
Control de Inventarios de los Bienes

de Consumo y Devolutivos
Transversal
2008
11
Control Interno
Transversal
2008
12
Control Interno Disciplinario
Transversal
2008
13
Ejecucin Presupuestal
Transversal
2008
14
Gestin de Comunicaciones
Transversal
2009
15
Gestin Judicial
Transversal
2008
16
Modificacin Presupuestal
Transversal
2008
17
Planeacin y Seguimiento de las

Compras de los Bienes de Consumo y
Devolutivos
Transversal
2008
18
Programacin Presupuestal
Transversal
2008
87
88
19
Recepcin y Direccionamiento de
Peticiones Quejas y Reclamos- PQRS
Transversal
2008
20
Administracin del Archivos de

Gestin
Transversal
2009
21
Administracin de Archivo Central
Transversal
2009
22
Administracin de Caja Menor
Transversal
2010
23
Administracin de los Ingresos y

Egresos Financieros
Transversal
2010
24
Direccionamiento, Programacin y
Seguimiento a la Gestin
Transversal
2010
25
Prestacin de Salud Pblica en los

Hospitales del Primer y Segundo
Nivel de Atencin
Hospitales E.S.E
Misional de
Sector
2007
26
Prestacin de Servicios de Salud en

los Hospitales del Distrito Capital
Hospitales E.S.E
Misional de
Sector
2007
27
Vigilancia Epidemiolgica en
Hospitales Distritales de Tercer Nivel
Hospitales de III Nivel de

Atencin E.S.E
Misional de
Sector
2007
28
Asesora de Obras
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
29
Asesora Jurdica en las Localidades

del Distrito Capital
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
30
Control Policivo, Urbanstico y

Espacio Pblico
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
31
Gestin de las Juntas Administradoras

Locales
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
32
Gestin de las Unidades Locales de

Asistencia Tcnica Agropecuaria y
Ambiental - ULATAS
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
33
Gestin de Recursos Fsicos
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
34
Gestin del Despacho del Alcalde

Local
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
35
Mediacin y Conciliacin Ciudadana
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
36
Planeacin Participativa Local
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
37
Planeacin, Formulacin, Evaluacin

y Seguimiento de Proyectos en las
Localidades del Distrito Capital
Alcaldas Locales
Misional de
Sector
2007
Anexo C
Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos

generados en los procesos misionales
No.
GUAS DE NORMALIZACIN
ENTIDAD
CARCTER
AO
Administracin de Canales de
Servicio al Ciudadano
Secretara General de
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
Administracin de Polticas de
Servicio al Ciudadano en las
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
Administracin de Polticas en TICS

en las Entidades Distritales
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
Administracin del Arbolado Urbano
Jardn Botnico Jos

Celestino Mutis
Misional
2007
Adquisicin Predial
Empresa de Acueducto y
Alcantarillado de Bogot
ESP - EAAB
Misional
2007
Asegurar Salud de la Poblacin de

Bogot D.C
Secretara Distrital de
Salud
Misional
2207
Asesora y Acompaamiento al
Operador Disciplinario
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
Atencin a la Vejez
Integracin Social
Misional
2007
Atencin Banco de Partituras y

Cintoteca
Orquesta Filarmnica de
Bogot
Misional
2007
10
Campaas de Comunicacin
Organizacional
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
11
Conocimiento del Riesgo
Fondo de Prevencin y
Atencin de Emergencias
- FOPAE
Misional
2007
12
Coordinacin de la Gestin Jurdica

en el Distrito Capital
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
89
90
13
Defensa, Proteccin y Promocin de

Derechos Humanos
Personera de Bogot
Misional
2008
14
Demolicin de Inmueble en
Amenaza de Ruina
Unidad Admin. Especial

de Rehabilitacin y
Mantenimiento de la
Malla Vial
Misional
2007
15
Difusin de Actividades Sinfnicas
Bogot
Misional
2007
16
Direccionamiento, Programacin y
Seguimiento a la Gestin
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
17
Elaboracin de Impresos, Registro

Distrital y Publicacin de Contratos
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
18
Emisin , Registro y Control de

Permisos, Licencias y Autorizaciones
para Prestadores de Servicios de
Salud
Salud
Misional
2007
19
Formulacin, Seguimiento y
Evaluacin de Polticas Disciplinarias
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
20
Gestin Administrativa para el Cobro

Coactivo
Hacienda
Misional
2007
21
Gestin Comercial de Suscriptores

para la Prestacin del Servicio de
Agua y Alcantarillado
ESP - EAAB
Misional
2007
22
Gestin de Pagos
Hacienda
Misional
2007
23
Gestin de Permisos para Publicidad

Exterior Visual
Secretara Distrital del

Medio Ambiente
Misional
2007
24
Gestin Operativa del Programa

de Atencin Complementaria a la
Poblacin Reincorporada en Bogot
D.C
Gobierno
Misional
2007
25
Gestin Predial
ESP - EAAB
Misional
2007
26
Habilitacin, Vigilancia y Control de

la Oferta de Prestadores de Servicios
de Salud
Salud
Misional
2007
27
Inspeccin Vigilancia y Control de las

Entidades Sin nimo de Lucro
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008

28
Intervenciones y Desintervenciones
a Personas Naturales o Jurdicas que
Adelantan Proyectos de Vivienda

Hbitat
Misional
2007
29
Inversiones
Hacienda
Misional
2007
30
Investigacin Administrativa por

Enajenacin o Arrendamiento de
ms de 5 Unidades de Vivienda por
Desconocimiento de la Normatividad
Vigente

Hbitat
Misional
2007
31
Manejo de la Oferta Ambiental y

Silvicultural

Medio Ambiente
Misional
2007
32
Mejoramiento Continuo del Sistema

Integrado de Gestin
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
33
Monitoreo de la Informacin
Brindada por los Medios de
Comunicacin y Coordinacin de
Ruedas de Prensa y Comunicados
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
34
Nacionalizacin de Importacin de
Bienes
Empresa de
Telecomunicaciones de
Bogot - ETB
Misional
2007
35
Orientacin y Fomento Integral en las

la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
36
Planeacin y Control de la Ejecucin

de Recursos
Hacienda
Misional
2007
37
Prestacin de Servicio de Aseo en el

Distrito Capital
Unidad Administrativa
Especial de Servicios
Pblicos - UAESP
Misional
2007
38
Prevencin y Control de Desarrollos

Ilegales de Vivienda

Hbitat
Misional
2007
39
Promocin a la Apreciacin de la
Msica Sinfnica
Bogot
Misional
2007
40
Proteccin de Patrimonio Bienes

de Inters Cultural o Conservacin
Arquitectnica y Renovacin Urbana
de Predios del Distrito Capital
Planeacin
Misional
2007
41
Recaudo, Registro y Legalizacin de

Ingresos
Hacienda
Misional
2007
42
Recepcin, Radicacin y Pago de

Cesantas
Fondo de Prestaciones
Econmicas, Cesantas y
Pensiones - FONCEP
Misional
2007
91
92
43
Recoleccin y Procesamiento
de Informacin Hidrolgica y
Meteorolgica
ESP - EAAB
Misional
2007
44
Registro, Archivo y Atencin al

Ciudadano de las Personas Naturales
o Jurdicas que Adelantan Procesos
de Arrendamiento y Construccin de
Vivienda

Hbitat
Misional
2007
45
Reparacin y Mantenimiento de la
Malla Vial
Unidad Admin. Especial

de Rehabilitacin y
Mantenimiento de la
Malla Vial
Misional
2007
46
Representacin Judicial del Distrito

Capital
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
20058
47
Seguimiento y Medicin del Servicio
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
48
Sistema Distrital de Quejas y

Soluciones
la Alcalda Mayor de
Bogot
Misional
2008
49
Sustanciacin y Liquidacin de
Pensiones
Fondo de Prestaciones
Econmicas, Cesantas y
Pensiones - FONCEP
Misional
2007
Impreso en
Bogot D.C., Colombia
Subdireccin Imprenta Distrital D.D.D.I
2012

Alcaldía Mayor de Bogotá. Gestión Documental Enfocada A Procesos. 2012 PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Alcaldía Mayor de Bogotá. Gestión Documental Enfocada A Procesos. 2012 PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

GESTIN DOCUMENTAL ENFOCADA A

PROCESOS - Orientaciones metodolgicas

Hno. Carlos Gmez Restrepo

Eduardo Noriega de la Hoz

Ruth Helena Vallejo Sierra

Germn Yances Pea

Subdireccin Imprenta Distrital - D.D.D.I

1. PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE LA GESTIN DOCUMENTAL ENFOCADA

1.1 Hasta dnde llega la gestin de documentos tradicional?

2. APROXIMACIN CONCEPTUAL A LA GESTIN DE DOCUMENTOS EN EL

2.1 El Programa de Gestin de Documentos del Archivo General de la Nacin

3. ORIENTACIONES METODOLGICAS PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA

3.1 Investigacin preliminar

4. GESTIN DOCUMENTAL, GESTIN DE CALIDAD Y VALORACIN

4.1 Una breve historia

Anexo B Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos

Anexo C Listado general de guas para la gestin normalizada de los documentos

Gestin documental enfocada a procesos

Colombia, el Reglamento General de Archivos en su 3 edicin (2003);

En Colombia dicha norma se adopt mediante la NTC-ISO 15489-1. Informacin y documentacin.

responsables de desarrollar y documentar los mtodos ms adecuados

Gestin documental enfocada a procesos

perfectamente al sistema de administracin por competencias, funciones

por su escasa informacin importante son sustituidos por otros de mayor

Francisco Javier Osuna Currea

Gestin documental enfocada a procesos

Y al mismo tiempo como una propuesta innovadora y prctica para la gestin de

1.1 Hasta dnde llega la gestin de documentos tradicional?

Gestin documental enfocada a procesos

entre el apoyo a la gestin administrativa, a la informacin y a la investigacin,

Gestin documental enfocada a procesos

1.2 Dnde inicia la gestin de documentos enfocada a

Gestin documental enfocada a procesos

procesos y servicios de gobierno electrnico, como insumos primarios a la hora de

Fuente: Luis Fernando Sierra Escobar (Autor).

Es imposible no mencionar que la gestin documental enfocada a procesos,

1.3 Qu es el Sistema Integrado de Gestin?

Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC).

A continuacin se describen las principales normas asociadas con el Sistema

Gestin documental enfocada a procesos

1.4 Qu son las Tablas de Retencin Documental

Gestin documental enfocada a procesos

Segn hemos visto, y despus de este primer acercamiento al concepto de TRD

Primer paso: Compilar informacin institucional.

1.5 Cmo se efecta la valoracin documental en la

Gestin documental enfocada a procesos

2.1 El Subsistema Interno de Gestin Documental y

Gestin documental enfocada a procesos

distribucin, seguimiento, conservacin y consulta de los documentos

Hacer: implementar los procesos administrativos y tcnicos archivsticos.

Fuente: Jos Efran Forero (2010).

Gestin documental enfocada a procesos

En consonancia con lo anteriormente expuesto, la figura 2 describe la estrecha

2.2 El programa de Gestin de Documentos del Archivo

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento

Conjunto de operaciones de verificacin y control que una

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a

Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el

Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para

DISPOSICIN FINAL DE LOS