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2 - Manuel Portero Ortiz
2 - Manuel Portero Ortiz
PRESENTACIN
En primer lugar quisiera agradecer al Comit Organizador de este VII Congreso de
EDUCACIN Y GESTIN, y en particular a su Director, la confianza depositada al
encargarme esta ponencia. Para mi supone un evento de especial ilusin e importancia,
dada mi estrecha vinculacin al Proyecto EDUGS, modelo promovido por la
Confederacin para la implantacin de los modelos de gestin por procesos (gestin de
calidad) en sus centros.
Son ya ms de dos aos de experiencia en el proyecto Edugs, que me han brindado
la oportunidad de profundizar acerca de las ventajas e inconvenientes, las motivaciones y
desnimos que conlleva la implantacin de la gestin por procesos en cerca de 400 Centros
educativos de diferentes Instituciones, tamaos, caractersticas y ubicaciones geogrficas.
Est siendo una vivencia intensa y apasionante, y espero poder continuar profundizando en
ella durante muchos cursos venideros.
En este momento son muchas las personas a las que quisiera manifestar mi
agradecimiento por su compaa, nimo en la ardua tarea y, especialmente, su
colaboracin, confianza y afecto: mi esposa y familia, la Direccin del Proyecto Edugs,
los directivos de los centros participantes (especialmente, los de mi primer ao), los
compaeros consultores, etc. A todos gracias, mil gracias, sobre todo por ayudarme a
participar de un proyecto que supone, sin lugar a dudas, la experiencia sectorial (con
resultados contrastables) ms numerosa que hasta ahora se haya llevado a cabo en nuestra
profesin.
Por esto, quiero aprovechar esta ponencia para trasladar a los participantes en este
VII Congreso nuestras conclusiones y experiencias sobre el trabajo realizado con este
importante nmero de centros. Entiendo que lo ms interesante ser aportar un marco
terico que ayude a la fcil implantacin de esta dinmica de gestin, que, dado el auge
experimentado en nuestro sector educativo ya no podemos calificar de moda. Sobre la
Gestin de calidad o la Gestin orientada a procesos se ha teorizado mucho. Existen
innumerables referencias bibliogrficas sobre esto, y sera imposible hacer un resumen en
esta ponencia de los conceptos fundamentales ejemplarmente expuestos en esta literatura.
Yo no soy un gran terico sobre esta materia, ms bien al contrario. Creo que nicamente
puedo aportar algo sobre su enfoque prctico y, especialmente, sobre su especfica
adaptacin a la gestin de Centros educativos. Esto es lo que intentar.
1.
APLICACIN
(formacin e
implantacin)
REVISIN
(mejora)
EVALUACIN
(indicadores)
2.
PLANTEAMIENTO ESTRATGICO.
El primer paso que proponemos trabajar, antes de iniciar especficamente las etapas
para la implantacin de las Gestin por Procesos es el de establecer un rumbo al camino de
nuestra gestin educativa. Se propone definir tres conceptos como base de nuestro
proyecto:
ANLISIS INTERNO
ENTORNO
GLOBAL
FUERZAS
COMPETITIVAS
DEL SECTOR
CADENA DE
VALOR
CAPACIDADES
Y
COMPETENCIAS
Variables
demogrficas
Variables sociales
Variables
tecnolgicas
Variables polticas
y legales
Etc.
Rivalidad sector
Amenaza nuevos
competidores
Posicin respecto
a proveedores
Capacidad de
negociacin
Infraestructura del
Centro
Definicin
procesos
Marketing
educativo
Planificacin
acadmica
Etc.
Capacidades y
habilidades del
personal
Visin de futuro
Calidad de las
relaciones internas
Estructura
organizativa
Etc.
POLTICA
ESTRATEGIA
3.
Identificacin
de Procesos
Inventario
de Procesos
Clasificacin
de Procesos
Mapa de
Procesos
Seleccin de
Procesos
Proveedores
ENTRADAS
(INPUTS)
PROCESO
(secuencia de
actividades)
Clientes
SALIDAS
(OUTPUTS)
RECURSOS
P. CLAVE
(Atencin directa
al cliente)
P. SOPORTE
(GESTIN)
E
X
T
E
R
I
O
R
10
Esta es una prctica bien sencilla que consiste en contrastar ambos documentos, y
si lo realizamos con el detenimiento que merece, nos proporcionar interesantes
conclusiones sobre nuestra estructura de procesos.
11
Proyecto
Curricular
MISIN
VISIN
VALORES
Procesos
Pedaggicos
en aula
Objetivos
Estratgicos:
Relacin con
Titular del Centro
Tutora y
seguimiento
alumnos
Planificacin
Nuevas Lneas
y Actividades
Actividades
Extra-escolares
Pastoral
Organizacin
de Personal
(Planificacin
de Horarios)
PLANES DE MEJORA
Administracin
de Recursos
Econmicos
Gestin
Presupuestaria
Relaciones
y despacho con
la Admn.
Atencin
de padres y
familiares
Marketing Educativo
Mantenimiento
de
instalaciones
F.C.E.s
Factores Crticos de xito
4.
Ya hemos definido las sucesivas etapas que habra que completar para desarrollar la
estructura de procesos del Centro, a partir de ahora, centraremos nuestra aportacin en la
exposicin de las herramientas de gestin a emplear con aquellos procesos que han sido
seleccionados como F.C.E.S de nuestro centro.
Como enfoque general, y para simplificar el desarrollo terico, se proponen dos
tipos diferentes de herramientas, segn sea el nivel de agregacin de actividades:
Para los PROCESOS que han sido identificados en el catlogo elaboraremos una
FICHA DEL PROCESO, donde planificaremos los objetivos, la estructura y la
sistemtica de evaluacin (indicadores) del mismo.
Para los SUBPROCESOS identificados en cada PROCESO elaboraremos un
MANUAL DE PROCEDIMIENTO, donde detallaremos de manera exhaustiva
la secuencia de actividades, responsabilidades y evidencias que se generan en el
desarrollo de esta actividad. Esta herramienta la trataremos especficamente en el
captulo 5 de esta ponencia.
Por lo tanto, la herramienta que emplearemos para la planificacin de los
procesos ser la FICHA DEL PROCESO, donde se debern definir, como mnimo, tres
conceptos fundamentales:
LA FINALIDAD DEL PROCESO: consiste en concretar y definir cul es la
intencin del proceso, teniendo en cuenta, al menos, tres cuestiones
fundamentales:
12
FICHA DEL PROCESO
Manuales de Procedimiento
(subprocesos)
o
o
o
Adems de los conceptos citados, tambin se podra incluir en la Ficha del Proceso
otra informacin adicional que sirve para una mayor comprensin global de ste, como
pudiera ser:
13
Cod: PC-XX
Rev: N
Fecha: dd/mm/aa
Flujograma:
Salidas: (procesos o
destinos en el mapa)
Indicador (definicin)
5.
Mtodo
Medida /
Registro
Frecuencia
Responsable
Estndar
(mnimo)
Objetivo
(nivel deseado)
Comunicacin/Distribucin a:
(destinatarios de la
informacin)
14
calidad de su ejecucin. Para lograrlo, entendemos que, al menos, debera contener los
siguientes conceptos:
Definicin de
la actividad
Temporalizacin
Responsabilidade
o Frecuencia
Evidencias y
documentacin
de referencia
15
6.
FASE 1:
Personal del
Centro:
DOCENTE
Equipo
Y
Directivo
NO DOCENTE
Preparar la
implantacin
Grupo
Edugs
mbito
EXTERNO:
-Alumnos
- Padres
- Colaborad.
- Empresas
- Etctera
y
colaboradores
(G.C.C.)
16
PLAZO
SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIN
PLAN DE MEJORA
Perodo
RECURSOS
Ev. 1
Ev. 2
RESPONSABILIDAD
Ev. 3
Ev. 4
Ev. 5
Ev. 6
7.
Y, por ltimo, a nivel terico se deberan evitar los siguientes errores al definir el
Sistema de medida:
Subjetivos
INDICADORES:
Objetivos
De Capacidad
De Cantidad
De cumplimiento
PROCESO
ENTRADAS
(INPUTS)
(secuencia de
operaciones)
Clientes
SALIDAS
(OUTPUTS)
RECURSOS
18
19
Indicador
Nivel
Estnadar
Nivel
Objetivo
(*)
Pgina
2 Trimestre 3 Trimestre
H
Anual
H
Observaciones (RACP)
i1
i2
i3
i4
i5
i6
i7
i8
i9
i10
i11
i12
i13
i14
i15
i16
de
Para aquellos procesos que no tengan valoracin positiva, la Direccin del centro
deber plantear las mejoras operativas y estratgicas que considere oportunas.
20
8.
Clientes
GESTIN DE
RECURSOS
Requisitos
Clientes
RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN
Entradas
MEDIDA, ANLISIS
Y MEJORA
Realizacin
Producto
Satisfaccin
Salidas
Producto
21
nuestro
caso,
principalmente,
establecidos por
la
22
Siguiendo con el planteamiento anterior, entiendo que hay dos grandes bloques
de requisitos a implantar para seguir el modelo de gestin de calidad propuesto por la
norma ISO 9001.
Primero, la definicin, planificacin, operacin y control de los procesos
estrictamente relacionados con la actividad docente:
Procesos Educativos
(captulo 7 de la norma)
Clientes
Clientes
Satisfaccin
7. Prestacin
Requisitos
Entradas
Servicio
Salidas
Servicio
23
5.RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN
Clientes
6. GESTIN DE
RECURSOS
8. MEDIDA, ANLISIS
Y MEJORA
Clientes
Satisfaccin
Prestacin
Servicio
24
9.
Una vez implantados los procesos para la mejora continua exigidos por la norma
ISO 9001:2000 parecera adecuado, al menos as lo entiendo yo, optar a la certificacin
externa por algn organismo acreditado ante la Entidad Nacional de Acreditacin
(E.N.A.C.) para realizar auditoras de sistemas de calidad en empresas del mbito
educativo. Este paso, con una finalidad eminentemente externa, no debe suponer ningn
problema si el trabajo realizado ha seguido las indicaciones expuestas y se encuentra
debidamente implantado en las actividades realizadas por el personal de nuestro centro.
Respecto a la certificacin externa (la obtencin del famoso Sello de Calidad),
sera interesante destacar algunas ventajas que constituyen los argumentos para mi
recomendacin:
25
10.
Resultados en las
personas (9%)
Resultados
Liderazgo
(10%)
Resultados en los
clientes (20%)
Poltica y Estrategia
(8%)
Alianzas y Recursos
(9%)
Procesos
(14%)
A G E N T E S F A C I L I T A D O R E S (50%)
Clave
(15%)
Resultados en la
sociedad (6%)
R E S U L T A D O S (50%)
INNOVACIN Y APRENDIZAJE
Los tramos sombreados en los criterios del Modelo de Excelencia seran las reas
trabajadas en la implantacin del Sistema de Gestin de Calidad segn la norma ISO
9001:2000.
26
Ttulo
PROCESOS ESTRATGICOS
27
PE.01
PE.02
PE.03
PE.04
PE.05
PC.01
PC.02
PC.03
PC.04
PLANIFICACIN PLURIANUAL
01.1 Finalidades educativas y carcter propio
01.2 Proyecto educativo
01.3 Diseos curriculares y P.C. de etapa
01.4 Reglamento de Rgimen Interior
PLANIFICACIN ANUAL
02.1 Planificacin General Anual (PGA)
02.2 Documento Organizacin del Centro (DOC)
02.3 Plan de accin tutorial
02.4 Plan de pastoral
02.5 Memoria anual
ORGANIZACIN INICIAL DE CURSO
02.1 Distribucin de asignaturas y aulas
02.2 Elaboracin de horarios
02.3 Distribucin de funciones rganos unipersonales
02.4 Conciertos ( renovacin )
02.5 Revisin Proyectos curriculares
GESTIN PRESUPUESTARIA
04.1 Elaboracin presupuesto anual
04.2 Planificacin de inversiones y futuros recursos
INNOVACIN EDUCATIVA
05.1 Incorporacin de nuevas lneas educativas
05.2 Empleo de NN.TT.
PROCESOS CLAVE (PC)
TUTORA CON ALUMNOS
01.1 Entrevista personal del tutor con alumnos
01.2 Tutoras grupales
01.3 Proyectos de educacin en valores
ORIENTACIN, TUTORA Y SEGUIMIENTO ALUMNADO
02.1 Pruebas y test
02.2 Elaboracin de adaptaciones curriculares (significativas y no
significativas)
02.3 Orientacin laboral y de estudios
INFORMACIN Y ATENCIN A PADRES Y FAMILIAS
03.1 Reuniones de comienzo de curso
03.2 Circulares informativas
03.3 Entrevistas personales con tutores o direccin
03.4 Escuela de padres
03.5 Actividades culturales y recreativas
03.6 Buzn de sugerencias
ATENCIN A LA DIVERSIDAD
04.1 Deteccin y atencin de necesidades educativas especiales
04.2 Atencin a las dificultades de aprendizaje
04.3 Integracin de alumnos de otras culturas
28
Cdigo
PC.05
PC.06
PC.07
PC.08
PC.09
PC.10
PC.11
PC.12
PC.13
PC.14
Ttulo
ACCIN DOCENTE (PROCESOS PEDAGGICOS EN EL AULA)
05.1 Programaciones didcticas
05.2 Control del aula
05.3 Metodologa docente
05.4 Coordinacin vertical y transversal (ciclos y departamentos)
EVALUACIN ACADMICA
06.1 Realizacin de pruebas
06.2 Juntas de evaluacin
06.3 Confeccin y entrega de boletines
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS (accin docente fuera del
aula)
07.1 Programacin
07.2 Informacin y preparacin de la actividad
07.3 Valoracin individual, seguimiento y valoracin final del
programa
ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES
08.1 Planificacin
08.2 Seleccin de monitores
08.3 Organizacin y seguimiento de las actividades
GESTIN DE CONFLICTOS DISCIPLINARIOS
09.1 Prevencin
09.2 Aplicacin del Reglamento y resolucin de casos
ADMISIN DE ALUMNOS
10.1 Informacin y documentacin
10.2 Entrevistas con los padres
10.3 Acogida y atencin de nuevos alumnos
PASTORAL
11.1 Actividades para la convivencia
11.2 Actividades para la vivencia de la fe
11.3 Movimientos religiosos
11.4 Campaas
11.5 Departamento de religin
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
12.1 Comedor
12.2 Servicio de Acogida matinal
12.3 Transporte escolar
12.4 Seguro escolar
MARKETING E IMAGEN DEL CENTRO
13.1 Decoracin, ambientacin y limpieza
13.2 Uniforme y prendas deportivas propias (logotipo centro)
13.3 Pgina Web
13.4 Atencin del pblico en administracin., secretara y portera
13.5 Relaciones con otros centros
13.6 Relaciones con medios de comunicacin
13.7 Antiguos alumnos
RELACIONES CON OTRAS INSTITUCIONES Y ENTORNO
14.1 Universidad
14.2 Ayuntamiento
14.3 Dicesis
14.4 Administracin educativa
14.5 Otros (Asuntos sociales...)
29
Cdigo
PC.15
PC.16
PS.01
Ttulo
FORMACIN EN CENTROS DE TRABAJO (FCT)
15.1 Bsqueda y mantenimiento de empresas
15.2 Asignacin y seguimiento de FCT
BOLSA DE EMPLEO
16.1 Convenios de prcticas y relaciones con empresas e
instituciones
16.2 Gestin de solicitudes de empleo
PROCESOS SOPORTE (PS)
GESTIN DE RECURSOS HUMANOS
01.1 Formacin de personal
01.2 Seleccin de personal
01.3 Convivencias y encuentros informales (Relaciones internas)
01.4 Motivacin y reconocimientos (25 aos...)
01.5 Atencin y acogida a nuevos miembros
PS.02
PS.03
PS.04
PS.05
PS.06
PS.07
30
LOGO
Flujograma:
AuditoraInterna
Interna
Auditora
PlanificacinEstratgi
Estratgica
ca
Planificacin
Revisin por la Direccin
Planificacin de la Mejora
AccionesCorrectivas
Correctivas
Acciones
Preventivas
yyPreventivas
Seguimiento Estratgia
Definicin
Programacin
Planificacin
Realizacin
Implantacin
Informe
Cierre
MedicinyySeguimiento
Seguimiento
Medicin
Procesos
Procesos
Definicin Indicadores
Definicin Mtodo
Aplicacin
Seguimiento Programado
Evaluacin e Informe
Procesos
Clave
OtrosProcesos
Estratgicos
Procesos
Soporte
Criterios:
El
centro
ser
auditado
internamente con carcter anual
No conformidades
internas
Gestin de las
reclamaciones
Mtodo Medida /
Registro
Frecuencia
Salidas:
Acta de Revisin
Nuevo Plan Mejora
Grupo de Mejora.
Gestinde
deIncidencias
Incidencias
Gestin
Indicador
Entradas:
Plan de Mejora
vencido
EvaluacinSatisfaccin
Satisfaccin
Evaluacin
Clientes
Clientes
Determinacin Estandares
mbito Aplicacin:
Todos los procesos del Centro.
Responsable
Comunicacin/Distribu
Estndar Objetivo
cin a:
Anual
Coordinador Calidad
Grupo Coordinador
Calidad
Anual
Coordinador Calidad
Anual
Coordinador de Calidad
Grupo Coordinador
Calidad
Grupo Coordinador
Calidad
Indicador
Nivel
Estndar
Nivel
Objetivo
(*)
Pgina de
Anual
H
R
Observaciones (RACP)
NA
PC 01
i1
N Alumnos menos 3 susp
60%
70%
63
66
65 66 69 71
NA
PC 01
i2 N Alumnos que promocionan en cada etapa
80%
90%
87 92
NA
PC 01
i3
Satisfaccin de Alumnos
70%
80%
87 88
NA
PC 02
i4
Porcentaje alumnos con algn expediente
5%
1%
1
0
1
1
0
0
NA
PC 02
i5
Porcentaje Alumnos con ACIS
15%
5%
5
5
3
4
6
4
NA
PC 02
i6
Nmero de expulsiones
3%
1%
2
0
NA
PC 02
i7
Satisfaccin de Alumnos
70%
80%
78 83
PC03
i8
Porcentaje Padres asisnten Reuniones
75%
85%
80
86
79 91 76 77
No se alcanza
NA
PC 03
i9
Porcentje Padres solicitan Tutori Individual
15%
20%
16
21
23 33 21 22
NA
PC 03
i10
Satisfaccin de Alumnos
70%
80%
77 87
NA
PC 04
i11
Porcentaje alumnos repiten actividad
70%
80%
90
91
89 87 78 88 86 89
RACP 01
PC 04
i12
N Usuarios Biblioteca
30%
35%
33
37
32 36 31 30 32 34
NA
PC 04
i13
Satisfaccin de Alumnos
70%
80%
72 90
NA
PC 05
i14
Porcentaje Alumnos realizan 1 Comuni
80%
95%
99 100
NA
PC 05
i15
Porcentaje particip Padres en campaas
45%
50%
44 46 47 58 45 52
RACP 02
PC 05
i16
Satisfaccin de Alumnos
60%
70%
66 54
(*) El Nivel Objetivo marca el nivel deseado a largo Plazo, para el caso de los Procesos Clave no seleccionados en el Plan de Mejora.Para los seleccionados en el Plan
de Mejora (marcados en verde) el nivel objetivo define el Objetivo de Calidad para ese curso.
PC 01
PC 02
PC 03
PC 04
PC 05
Accin Docente
Tutora con Alumnos
Tutora con Padres
Activi. Extraes. y Complenetarias
Pastoral