Universidad

Tecnolgica de
Quertaro

Firmado digitalmente por Universidad Tecnolgica de

Quertaro
Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad
Tecnolgica de Quertaro, o=Universidad Tecnolgica
de Quertaro, ou, email=webmaster@uteq.edu.mx,
c=MX
Fecha: 2013.01.11 10:04:42 -06'00'

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE QUERTARO

Nombre del proyecto
ACTUALIZACIN DE INVENTARIOS Y GESTIN DE
ENTRADAS Y SALIDAS DE REFACCIONES CON LA
APLICACIN DEL SOFTWARE SAP
EMPRESA:
GRAMMER AUTOMOTIVE PUEBLA S.A DE C.V
PLANTA QUERTARO

Memoria que como parte de los requisitos para obtener el ttulo de:
TCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN
MANTENIMIENTO REA INDUSTRIAL
PRESENTA:
EUGENIO RIVERA DE JESUS
Asesor de la UTEQ
Ing. J. Gerardo Ortega Zertuche

Asesor de la Empresa
Ing. Adrian Prez Miranda

Santiago de Quertaro, Qro, a Diciembre del 2012

RESUMEN
En

este

reporte

trata

sobre

la

actualizacin

del

programa

de

Mantenimiento utilizando en la empresa GRAMMER en el departamento de

Tool Crib, almacn de refacciones y materiales consumibles (indirectos)
utilizando el software llamado SAP, se da a conocer la manera de administrar
este programa para llevar un buen control actualizando inventarios y gestin de
entradas y salidas de refacciones, que permite un control ms exacto y
sencillo de las refacciones con la finalidad de reducir el nmero de inventario y
tener un conocimiento preciso de las necesidades de refacciones en el almacn
y poder reducir los

tiempo muertos a la hora de dar mantenimiento a las

maquinas por la falta de refacciones .

ABSTRACT
This report deals with the maintenance program update using the GRAMMER in
the Tool Crib department, store parts and consumables (indirect) using software called
SAP, discloses how to administer this program to bring good control and updating
inventory management of spare inputs and outputs, which allows more precise control
and easy operation of parts in order to reduce the number of inventory and have a
precise knowledge of the needs of parts in stock and to reduce the dead time when
maintaining the machines by the lack of spare parts.

ii

DEDICATORIAS

Van dirigidas a mi familia, en especial a mis padres y a mis hermanos que

siempre me apoyaron durante mi estancia en la Universidad, porque creyeron
en m, en que poda cumplir mi meta de terminar una carrera tcnica con un
buen resultado y con una gran satisfaccin, que me apoyaron para seguir
adelante, tanto emocional

como econmicamente y que me ayudaron a

motivarme y no darme por vencido.

AGRADECIMIENTOS

Agradezco profundamente a la Empresa Grammer Automotive, por

brindarme la oportunidad de realizar mis prcticas profesionales, as mismo al
Ing. Adrian Prez Miranda, como tambin al Ing. Raymundo Martnez por su
gran apoyo incondicional, por siempre resolver mis dudas y a los mecnicos del
departamento de mantenimiento industrial as como tambin al encargado de el
departamento de de Tool Crib de la empresa Grammer Automotive que me
ensearon y apoyaron durante mi estancia en esta empresa.
Agradezco a la Universidad Tecnolgica de Quertaro, a todos los
profesores que ejercen en dicha universidad por las enseanzas y experiencias
compartidas, especialmente agradezco al Ing. J. Gerardo Ortega Zertuche por
su apoyo y asesora de mi proyecto.

iii

INDICE
RESUMEN ........................................................................................................... ii
ABSTRACT ......................................................................................................... ii
DEDICATORIAS ................................................................................................. iii
AGRADECIMIENTOS ......................................................................................... iii
I.- INTRODUCCIN. ........................................................................................... 2
II.- ANTECEDENTES. ......................................................................................... 3
III.- JUSTIFICACIN. ........................................................................................ 4
IV.- OBJETIVOS. ................................................................................................ 4
V.- ALCANCES................................................................................................... 5
VI.- FUNDAMENTACIN TERICA. ................................................................ 5
VII.- PLAN DE ACTIVIDADES. ......................................................................... 27
VIII.- RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS. ............................................. 28
IX.- DESARROLLO DE PROYECTO. .............................................................. 28
X.- RESULTADOS OBTENIDOS...................................................................... 45
XI. ANALISIS DE RIESGOS. ............................................................................ 45
XII.- CONCLUSIONES. ..................................................................................... 46
XIII.- RECOMENDACIONES. ........................................................................... 46
XIV.- REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. ....................................................... 46

iv

I.- INTRODUCCIN.
La Universidad Tecnolgica de Quertaro, es una Institucin de Educacin
Superior, cuyo propsito es la formacin de Tcnicos Superiores Universitarios
(TSU), que satisfagan las necesidades del sector empresarial y las expectativas
de aquellos que estn interesados en desarrollarse dentro de este sector.
La

UTEQ cuenta con un modelo educativo que ofrece a los alumnos

terminar una carrera profesional en dos aos, su plan de estudios consiste en

proporcionar a los alumnos un 30% de teora, dejando un 70% a la prctica,
siendo este el punto de gran importancia para la formacin profesional, mismo que
es comprendido mediante una permanencia de tiempo completo dentro de una
empresa, conocida como estada.
El alumno aplicar los conocimientos adquiridos en la UTEQ en el periodo de
estada en la cual se presentar a la empresa asignada. El trabajo diario genera
experiencia laboral, misma que servir para futuro profesional al mismo tiempo se
desarrollar un proyecto que traer mejoras al departamento de Mantenimiento a
la vez que servir para obtener el Ttulo de Tcnico Superior Universitario en
Mantenimiento Industrial.
La Empresa Grammer Automotive Puebla S.A de C.V Planta Quertaro, dio
la oportunidad para la realizacin de la estada, dicha empresa orientada al sector
automotriz, en la que se fabrican y manufacturan cabeceras para los asientos,
cumpliendo con los ms altos estndares de calidad, para satisfacer y cumplir
siempre con las expectativas de sus clientes como Chrysler y Mercedes Benz .

El reporte trata sobre las mejoras aplicadas en la administracin del almacn;

actualizando formatos de inventarios y una mejor gestin de entradas y salidas de
refacciones con la ayuda de la actualizacin del software SAP, con este proyecto
se esperar una mejor gestin as como reducir los tiempos muertos por la falta
refacciones.

II.- ANTECEDENTES.
GRAMMER

enfrenta problemas como todas las dems empresas, sobre

todo en el departamento de Tool Crib, almacn de refacciones y material

consumible (indirectos). GRAMMER

ha

implementando un software ms eficiente.

comenzado

modernizarse

Se ha comenzado a ordenar

refacciones de maquinaria por medio de software Sistema SAP de mantenimiento,

que permite un control ms exacto y sencillo de las refacciones con la finalidad de
reducir nmero de inventario y tener un conocimiento preciso de las necesidades
de refacciones en Tool Crib. Pero debido a que es un programa muy extenso
muchas de las actividades no se encuentran muy bien estructuradas, por lo cual
se generan muchos tiempos muertos ya que a la hora de buscar refaccin no se
localiza con el numero de parte de la refaccin y muchas veces los datos para
llevar un control ms preciso de las piezas que estn en existencia en el almacn
no coinciden con los de la base de datos de el software SAP y esto genera
tiempos muertos y en ocasiones paros inesperados de equipos por falta de
refacciones.

III.- JUSTIFICACIN.
Debido a la constante mejora a la que se sujeta la planta Grammer, el
almacn (Tool Crib) persigue una mejor gestin, en cuanto a entradas y salidas de
refacciones y busca reducir la cantidad de inventarios, que afectan la eficiencia y
para optimizar las condiciones en el almacn. Por ello se realizar una mejor
gestin de las refacciones, actualizando los inventarios, y realizando formatos para
la salida de material, esto reducir costos de inventario, se eliminaran los tiempos
de espera y los tiempos de respuesta aumentaran mejorando el mantenimiento
preventivo y disminuyendo el mantenimiento correctivo.

IV.- OBJETIVOS.
Al trmino del proyecto se espera lograr alcanzar los siguientes objetivos
especficos:
Mejora al formato para la salida de refacciones.
Llevar un control de refacciones entrantes y salientes.
Realizacin de inventario de refacciones en los estantes.
Etiquetar todas las refacciones.
Dar ubicacin, y asignar nmeros de parte.
Crear un layout del rea de Tool Crib, almacn de refacciones y materiales
Actualizar sistema SAP de Mantenimiento de Refacciones.

V.- ALCANCES.
Se actualizar y ubicarn refacciones de equipo de maquinaria en el
sistema SAP y material consumibles. Este proyecto contempla hacer una base
de datos donde se puedan registrar el nmero de parte, ubicacin, existencias,
proveedores etc., a dems de crear un layout del rea de Tool Crib, almacn
de refacciones y materiales y herramientas para hacer ms eficiente la
bsqueda de piezas en almacn. Los resultados obtenidos por las refacciones
as como las nuevas entradas de consumibles adems de disminuir tiempos
muertos.

VI.- FUNDAMENTACIN TERICA.

ALMACN
El almacn es el lugar fsico en el que se desarrolla una completa gestin de
los productos que contienen. Tal gestin controla fsicamente y mantiene todos los
artculos inventariados, y se debe establecer resguardo fsico adecuado para
proteger los artculos de algn dao, de uso innecesario debido a procedimientos
de rotacin de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener
para facilitar la localizacin inmediata de los artculos.

Figura1: Clasificacin de los artculos en el almacn.

La misin bsica de un almacn, se configura y desarrolla en las siguientes

funciones.
1.- Recepcin de artculos e identificacin de los mismos se debe permitir una
recepcin cmoda y rpida de artculos.
2.- Almacenamiento (colocacin y custodia).Con las instalaciones adecuadas,
dependiendo del tipo o tipos de artculos que van acontecer y de sus necesidades
de almacenamiento y manipulacin.
3.- Entrega de productos.- Mediante una rpida salida de los artculos. Por lo tanto
es necesario combinar de la mejor manera posible los dos elementos que definen
el servicio que proporciona el almacn: la instalacin y el almacenaje de los
artculos. Para conseguir un ptimo aprovechamiento de espacio de almacn.
Una organizacin eficaz de almacn se consigue cuando se consideran,
con respecto a los productos que van a guardar, los siguientes aspectos:
1) Las posibles existencias de artculos que requieran condiciones especiales de
conservacin.

2) Artculos que tengan la posibilidad de almacenarse en la intemperie, con o sin

techado protector.
3) Productos, que por su fragilidad, deben moverse lo menos posible.
4) Volumen y Peso de los productos.
5) Mercancas que se recepcionan o se envan.
6) Artculos a granel.

Figura 2: Organizacin del almacn.

FUNCIONES DEL ALMACN

La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes

depende de varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la
compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos
fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de
la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
7

1. Recepcin de materiales en el almacn

2. Registro de entradas y salidas del almacn

3. Almacenamiento de materiales

4. Mantenimiento de materiales y del almacn

5. Despacho de materiales

6. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de

contabilidad.

INVENTARIO

El inventario es una accin en la cual se cuentan los productos que puede

haber en una empresa, supermercado o tienda. Por extensin, se denomina
inventario a la comprobacin y recuento, de las existencias fsicas en s mismas
y/o con las tericas documentadas. En el campo de la gestin empresarial, el
inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la
venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad
empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la
venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como
materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y
piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de
operaciones.

Figura 3: Inventario cuentan los productos que puede haber en una empresa

OBJETIVOS
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.
Colocndolos a disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de
costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las
necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente
adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser atentamente controlada y
vigilada.

ADMINSTRACION DE INVENTARIOS
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y
evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario
tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados
(utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin
financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha
situacin.
9

Figura 4: Administracin de inventarios

FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de
inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos
y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se
toman en cuenta para conocer lo que implica la administracin de inventario:

MINIMIZACIN DE LA INVERSIN EN INVENTARIOS

El inventario mnimo es cero, a empresa podr no tener ninguno y producir
sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto
que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario
el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas d produccin. La empresa procura
minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un
milln invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su
costo actual as como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los
proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario ser

10

de 100.000 al ao y la empresa tendr que soportar los costos inherentes al

almacenamiento del inventario.

IMPORTANCIA
La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos
bsicos:
1. Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del
inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega
pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales
se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta
que termine el cargo proceso de produccin.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda
del cliente s ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de
continuidad en el proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los
aumentos de precios y contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio ms
11

bajo que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una

continuacin normal de las operaciones y una buena destreza de inventario.
La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de
produccin ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como
empresa, lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de
produccin. Dicha poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que
aseguran la continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo una
seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el
acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su xito va
estar enmarcado dentro de la poltica de la administracin de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la
categora adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rpidamente la demanda.
6. Recurrir a la informtica.
Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de
inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no
generan rendimiento y deben financiados. Sin embargo es necesario mantener
algn tipo de inventario porque:

12

1. La demanda no se puede pronosticar con certeza.

2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se
pueda vender.
Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los
inventarios insuficientes, por que los clientes podran dirigirse a los competidores
si los productos no estn disponibles cuando los demandan y de esta manera se
pierde el negocio. La administracin de inventario requiere de una coordinacin
entre los departamentos de ventas, compras, produccin y finanzas; una falta de
coordinacin nos podra llevar al fracaso financiero.
En conclusin la meta de la administracin de inventario es proporcionar los
inventarios necesarios para sostener las operaciones en el ms bajo costo posible.
En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel ptimo de
inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que
posteriormente, en qu punto se podran minimizar estos costos.

CARACTERSTICAS Y ANLISIS DEL INVENTARIO

Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el inventario.

Debemos identificar cules son las etapas que se presentaran en el proceso de
produccin, las comunes o las que se presenta en su mayora son:
Materia Prima
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros, repuestos

13

En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen

problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento.
La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnologa como por
desgaste tiempo de rotacin, tienen seguro contra incontinencias, deber
realizarse la inspeccin visual de dicha mercadera. Se debe saber la forma de
contabilizacin de los inventarios. Correcta valorizacin de la moneda empleada
para su contabilizacin. Se debe conocer la poltica de administracin de los
inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupacin por tener
bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia
prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotacin de los
inventarios fijada o determinada. reas involucradas en la administracin ya sea el
Gerente de Produccin, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.
Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada.
Tecnologa empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, caractersticas y
naturaleza del producto, caractersticas del mercado, canales de distribucin,
analizar la evolucin y la tendencia.

COSTOS DEL INVENTARIO

La meta de la administracin de inventarios consiste en proporcionar los
inventarios que se requieren para mantener las operaciones al ms bajo costo
posible.

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CONTROL DE INVENTARIO
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a
muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre
los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos
procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el
procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin
hasta la operacin de un sistema de costo por el departamento de contabilidad
para la determinacin de costos de los inventarios, constituye el sistema del
control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento,
compra

obtencin,

recepcin,

almacenaje,

produccin,

embarques

contabilidad.

PLANEAMIENTO
La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a
inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser
desarrollado por el departamento de ventas. Los programas de produccin,
presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra
necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas.
Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrn alguna
variacin con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de
las actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para
medir la efectividad de las operaciones actuales.

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COMPRA U OBTENCIN
En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en determinar
los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en
colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega
oportuna del material.

RECEPCIN
Debe ser responsable de lo siguiente:
La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con
una copia aprobada de la orden de compra. La prelacin de informes de recepcin
para registrar y notificar la recepcin y aceptacin. La entrega o envo de las
partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros lugares determinados.
Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.

ALMACENAJE
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas
(ensambladas), as como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo
la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los
inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
a. Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son
correcta.

16

b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los

elementos y las extracciones no autorizadas.
c. Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para
produccin o embarque.

PRODUCCIN
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico,
control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
a. La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los
inventarios.
b. Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de
modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser
debidamente ajustados en los registros.
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una
necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los
procedimientos de control de produccin.

EMBARQUES
Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte
de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de
embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

CONTABILIDAD
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos
de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los

17

procesos de adquisicin, produccin y venta. Es decir la administracin del

inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que se debera
mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de
unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las
ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

Gestin del Repuesto (o qu debo tener en el almacn)

Es indudable que una de las preocupaciones de un Jefe de Mantenimiento
ser dimensionar adecuadamente su stock de repuesto, seleccionando con
cuidado lo que desea tener a su disposicin inmediata. Al seleccionar el repuesto
que debemos mantener en stock en una planta industrial, nos encontramos con un
conflicto de intereses:
- Desde el punto de vista tcnico, cuantas ms piezas de repuesto tengamos
en

el

almacn

ms

aseguraremos

la

disponibilidad

de

los

equipos.

- Desde el punto de vista econmico, cuantas menos piezas haya

almacenadas, menor capital inmovilizado tendremos.
Por ello, debemos buscar frmulas que nos permitan asegurar la
disponibilidad de los equipos con el mismo capital inmovilizado posible. A
continuacin se describe un mtodo para determinar el repuesto que debe
permanecer en planta con unos criterios que tratan de buscar un compromiso
entre lo estrictamente financiero y lo estrictamente tcnico.

18

TIPOS DE REPUESTO
Para ayudarnos en la identificacin de las piezas, podemos agrupar el
repuesto desde varios puntos de vista: en funcin de su responsabilidad dentro del
equipo y en funcin de la necesidad de mantenerlo en stock permanente en
planta.

Responsabilidad dentro del Equipo

Podemos dividir el repuesto en 6 categoras:
a.-Piezas sometidas a desgaste. A este grupo aquellos elementos que unen
piezas fijas y mviles, o aquellas partes en contacto con fluidos, como cojinetes,
casquillos, retenes, juntas. Son piezas sometidas a desgaste y a abrasin. En este
grupo tambin podemos incluir juntas, retenes, rodetes y tuberas sujetas a fatiga,
corrosin y cavitacin.
b.- Consumibles. Son aquellos elementos de duracin inferior a un ao, con una
vida fcilmente predecible, de bajo coste, que generalmente se sustituyen sin
esperar a que den sntomas de mal estado. Son filtros y lubricantes. Su fallo y su
desatencin pueden provocar graves averas.
c.- Elementos de regulacin y mando. Son aquellos elementos cuya misin es
controlar los procesos y el funcionamiento de la instalacin: vlvulas, muelles,
cigeales, etc. Son elementos que a pesar de no estar sometidos a condiciones
desfavorables de funcionamiento tienen una importancia capital dentro del equipo.
Su fallo frecuente es por fatiga.
d.- Piezas mviles. Son aquellas destinadas a transmitir movimiento. Son
engranajes, ejes, correas, cadenas, reductores, etc. Su fallo habitual es por fatiga.
19

e.- Componentes electrnicos (instrumentacin).A pesar de su altsima fiabilidad,

un problema en ellos suele suponer una parada del equipo. Su fallo habitual es por
calentamiento, cortocircuito o sobretensin, y generalmente se producen al
someter al equipo a unas condiciones de trabajo diferentes para las que fueron
diseados. Un ejemplo habitual es un fallo en otro elemento que provoca un
funcionamiento anormal del equipo; otro puede ser trabajar en condiciones
atmosfricas extremas de calor, fro, humedad o polvo.
f.- Piezas estructurales. Difcilmente fallan, al estar trabajando en condiciones muy
por debajo de sus capacidades. Son bastidores, soportes, basamentos.

Necesidad de stock en planta

Desde este punto de vista, podemos dividir las piezas en tres categoras:
- Piezas que es necesario mantener en stock en planta.
- Piezas que es necesario tener localizadas, con proveedor, telfono y plazo de
entrega.
- Piezas que no es necesario prever, pues un fallo en ellas supondra la sustitucin
completa del equipo.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA SELECCIN DEL REPUESTO

Hay cuatro aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de seleccionar
el stock de repuesto: la criticidad de los equipos en que estn situados, su
consumo.

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Criticidad del equipo

Antes de acometer la labor de fijar los stocks de repuesto, es necesario
analizar los equipos y determinar su importancia. Esto se denomina Anlisis de
Criticidad, y establece tres categoras para los diferentes equipos de la planta: A, o
equipos crticos; B, o equipos importantes; y C, o equipos prescindibles.
Lgicamente, el almacn de repuesto estar formado bsicamente por
componentes de equipos A, y en menor medida, por componentes de equipos B y
C.

Consumo
Tras el anlisis del histrico de averas, o de la lista de elementos adquiridos
en periodos anteriores (uno o dos aos), puede determinarse que elementos se
consumen

habitualmente.

Todos

aquellos

elementos

que

se

consuman

habitualmente y que sean de bajo coste deben considerarse como firmes

candidatos a pertenecer a la lista de repuesto mnimo. As, los elementos de
bombas que no son crticas pero que frecuentemente se averan, deberan estar
en stock (retenes, rodetes, cierres, etc.). Tambin, aquellos consumibles de
cambio frecuente (aceites, filtros) deberan considerarse.
Plazo de aprovisionamiento
Algunas piezas se encuentran en stock permanente en proveedores
cercanos a la planta. Otras, en cambio, se fabrican bajo pedido, por lo que su
disponibilidad no es inmediata, e incluso, su entrega puede demorarse meses.
Aquellas piezas que pertenezcan a equipos crticos cuya entrega no sea
inmediata, deberan integrar el almacn de repuesto. Aquellas piezas que an no
21

pertenecientes a equipos A o crticos, puedan suponer que un equipo B

permanezca largo tiempo fuera de servicio deben considerarse igualmente en esa
lista.
Costo de la pieza
Puesto que se trata de tener un almacn con el menos costo posible, el
precio de las piezas formar parte de la decisin sobre el stock de las mismas.
Aquellas piezas de gran precio (grandes ejes, coronas de gran tamao, equipos
muy especiales) no deberan stockarse, y en cambio, deberan estar sujetas a un
sistema de mantenimiento predictivo eficaz. El costo es, pues, un aspecto
fundamental.

PROCESO A SEGUIR PARA CONFECCIONAR LA LISTA DE REPUESTO

1.- Seleccionar el equipo crtico.
2.- Seleccionar el repuesto crtico de esos equipos.
3.- Seleccionar el repuesto de gran consumo.
4.- Seleccionar las piezas con largo tiempo de aprovisionamiento.
5.-Estudiar en la lista elaborada hasta ese momento todo lo que sobrepase un
precio determinado tratando de eliminar todas aquellas cuyo fallo sea previsible y
no supongan un gran trastorno.

22

PIEZAS DE REPUESTO HABITUALES

De manera genrica, las piezas que suelen encontrarse en un almacn de
repuesto son las que se indican a continuacin. Cada planta, adems, debera
contar con el repuesto especfico que corresponda.

Elementos Neumticos
- Racores de todo tipo
- Tubo poliamida varios dimetros
- Unidades de mantenimiento (filtro, manmetro, regulador, lubricador)
- Retenes y juntas de los cilindros
- Aceite neumtico

Figura 5: Elementos Neumticos

Elementos Hidrulicos
- Aceites y filtros de centrales hidrulicas
- Manmetros
- Racorera diversa
- Acoplamientos de bombas hidrulicas

23

Figura 6: Elementos Hidrulicos

Elementos de Instrumentacin y Control
- Termopares
- Manmetros
- Presostatos
- Sondas de vibracin
- Transmisores (caudal, presin, temp, etc.)

Figura 7: Elementos de Instrumentacin y Control

Elementos Elctricos
- Termo magnticos
- Diferenciales
- Mangueras (diversos tamaos y tipos)
- Conectores elctricos (varios tipos)
24

Elementos de Seguridad
- Paros de emergencia
- Foto celdas Sensores
Elementos del Taller Central
- Afloja todo
- Spray limpiador de contactos
- Tornillera diversa
- Rodamientos (tipos ms habituales)
- Cierres mecnicos de bombas (ms habituales)
- Pegamentos
- Silicona (Loctite)
- Selladores de tornillera
- Cartn para juntas (klinger, chesterton, etc.)
OPTIMIZACIN DEL ALMACN DE REPUESTO
Optimizacin en la Fase de Diseo
De manera genrica, en la fase diseo es posible minimizar el stock de
repuesto de la siguiente forma:
- Eliminando componentes. Los diseos robustos y con pocas piezas son
preferibles. Esto es especialmente vlido para la instrumentacin
- Estandarizacin. Todos los componentes de funcin similar deben ser
exactamente iguales
- Evitar piezas a medida. Debe tratar de utilizarse en la fase de diseo solo piezas
estndar

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Piezas en Depsito
Es posible pactar con determinados proveedores la creacin de un depsito
de materiales en la propia planta, pero cuyo inmovilizado corra por cuenta del
proveedor. Esto es especialmente vlido para la instrumentacin, para las piezas
de ferretera industrial, y para la neumtica.

El Sistema de Mantenimiento
Un buen sistema de mantenimiento preventivo tendr un consumo de piezas
de segundo nivel (rodamientos, juntas, retenes) y muy poco de primer nivel (ejes,
motores, bombas etc.)

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VII.- PLAN DE ACTIVIDADES.

Plan de Trabajo
Nombre de la Empresa: GRAMMER AUTOMOTIVE PUEBLA PLANTA QUERTARO
Titulo del proyecto:

Actualizacin de almacn, en sistema SAP de Mantenimiento

Alumno responsable del proyecto: Eugenio Rivera de Jess

Periodo de estada: AGOSTO - DICIEMBRE 2012
Tiempo en semanas
Primer mes

Segundo

Actividades
1

1.Identificacin
refacciones

Tercer mes

mes
2

Tool

Crib
2.Reacomodo

de

refacciones

de

inyeccin

3.Etiquetar tortillera
4. Etiquetar refacciones
de

almacn

darle

Numero de parte
5.Etiquetar

material

consumible
6.Inventario

de

refacciones inyeccin y
ensamble automtico
7.Inventario

de

refacciones de corte
8.Inventario

de

refacciones de costura
9.Actualizar

Observaciones

mes

de

en

Cuarto

software

SAP de mantenimiento
10. Mejora al formato
para salidas de
refacciones. Realizacin
de lay out.

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VIII.- RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS.

Utilizacin y actualizacin de un Software de refacciones de Mantenimiento
SAP.
Utilizacin de una etiquetadora para identificacin de refacciones en los
estantes del almacn y asignacin de nmeros de parte de refacciones.
Utilizacin de una Computadora para llevar un control del software as como
para actualizacin de

una base de datos de las refacciones existentes en el

almacn recursos y materiales consumibles as como tambin refacciones para

las diferentes maquinas de costura, inyeccin y ensamble automtico etc.
Capacitacin a personal a cerca del funcionamiento del software para poder
ingresar refacciones al sistema como tambin poder hacer una requisicin de
compra y dar de alta refacciones al sistema.

Capacitacin Respecto a Material de Almacn.

Administracin y entrega de material, herramienta y refacciones llenado de
formatos como vales de herramientas como tambin salida y entrada de
materiales consumibles.

IX.- DESARROLLO DE PROYECTO.

INTRODUCCIN

La Empresa Grammer cuenta con un rea de almacn llamada Tool Crib, la

cual debe ser ms eficiente en tiempo de respuesta al buscar una refaccin para

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una reparacin de maquinaria, as habr menos tiempo muerto por paro y ser
ms rpida la reparacin de fallas que surjan y esto tendr un fuerte impacto en la
planta logrando la produccin deseada.
El proyecto de actualizacin y mejora de software de refacciones de
mantenimiento, tambin tendr la funcin de etiquetados, reacomodo de
refacciones por familias y numero de parte, ya que al comienzo de dicho proyecto
no se contaba con ubicacin por familias y numero de parte. Se dar la correcta
ubicacin de las refacciones y se actualizara en el software la ubicacin, cantidad,
precio, descripcin, principal proveedor, etc. Con el fin de aumentar el tiempo de
respuesta y a su vez llevar un control de las refacciones existentes en el almacn.
Con estos datos podremos reducir los inventarios y tener solo lo necesario.
Tambin habr un punto de reorden, as como mximos y mnimos, para
optimizar el almacn y sus refacciones. Se tendr que inventariar todas las
existencias de almacn.

Ubicacin de Estantes de Refacciones por Familias y reas

Se dio la reubicacin de estantes de inyeccin para mejorar el tiempo de
respuesta cuando se requiere una refaccin y as disminuir el tiempo muerto de
las maquinas.

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SE REALIZO UN LAYOUT DEL TOOLCRIB, PARA UNA MEJOR UBICACIN

DENTRO DEL ALMACEN.

Figura 8: Lay Out del TOOLCRIB

1. Estante (Rack) 2.Mueble 3.Area de Comput 4.Papeleria

5. Herramientas y Maquinaria 6.Area de Ferretera 7.Area de Ferretera
8. rea de Bandas9.Area de Tornillera 10.Almasen de informtica (Espejel).
11. Contenedor de trapos de color 12. Contenedor de trapos Blancos
13. rea de Refacciones Media Vida 14. rea de Refacciones Media Vida
15. Refacciones de

rea de inyeccin 16.Refacciones Ensamble Manual y

Ensamble Completo17. Refacciones de Ensamble Automtico

18. Refacciones de Ensamble Automtico19. Refacciones de Corte (Gerber)

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20. Refacciones de la cortadora Gerber 21. Refacciones de Costura (Paff)

22. Refacciones de Costura (Jukki).

Efectuar Inventario de las Herramientas y Refacciones que no se Encuentran

en Sistema de Mantenimiento.

Se realizo inventario fsico de cada una de las refacciones por rea, esto con
el fin de conocer la cantidad de piezas, para despus actualizar el sistema de
mantenimiento (software).

Estantes inventariados:

rea de costura

rea de corte

rea de ensamble automtico

rea de inyeccin

En primera instancia el rea ms crtica en cuanto inventario de refacciones

es el rea de costura ya que no se lleva un control de entradas y salidas de
refacciones, por lo cual se empez a realizar el inventario de esta rea, para saber
la cantidad de stock.
Posteriormente se realizo el inventario de las refacciones de inyeccin ya
que esta rea o lnea est en constante movimiento por las nuevas refacciones
que requieren. Se contaron todas las existencias del almacn Tool Crib para
posteriormente ingresarlas al sistema de mantenimiento (software).

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Se mejoro el formato para el inventario, esto con el fin de tener registro del rea
inventariada.

Figura 9:Formato Control de Inventario

PROCESO DE ETIQUETADO DE REFACCIONES EN ALMACEN TOOLCRIB
El propsito principal del etiquetado de las refacciones, es mantener un nivel
de servicio de abastecimiento ptimo de refacciones que satisfaga las
necesidades en el mantenimiento para la planta productiva.

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ETIQUETADO DE REFACCIONES DE INYECCIN

El etiquetado de esta rea optimizara en gran medida el almacn Tool Crib,
ya que antes no se contaba con etiquetas adecuadas y esto ocasionaba prdida
de tiempo en la bsqueda de la refaccin requerida, este problema afectaba en
gran medida los tiempos de respuesta y lo tiempos muertos crecan en demasa
por lo que afectaba en gran medida la produccin de la planta.

ETIQUETAS DISEADAS PARA REA DE INYECCIN

Las etiquetas fueron diseadas dependiendo de las necesidades y con una
estandarizacin definida. Se clasifican los artculos, se analiza se criticidad.
El color de la etiqueta es dependiendo del grado o que tan critico seria si no
estuviera en existencia. Por lo que definimos que:
El color verde es una pieza clave
El color crema es general
Las etiquetas mencionadas estn estandarizadas con:

Nombre de la pieza o refaccin

Numero de parte
Ubicacin por estante
Ubicacin por familia

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ETIQUETAS DISEADAS PARA REA DE COSTURA

Estas etiquetas fueron bien definidas ya que en los cajones para refacciones
se colocaron ms de dos refacciones y esto aumentaba la precisin de darle
buena ubicacin y realizar la etiqueta conforme lo requerido.

Figura 10: Diseo de Etiquetas de Costura

A continuacin se presentan las etiquetas.

Definidas por:
Ubicacin
Nombre
Numero de parte

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Figura 11: Etiquetas de Costura

ELABORACIN Y COLOCACIN DE ETIQUETAS PARA EL REA DE CORTE

Y ENSAMBLE AUTOMATICO.
De la misma forma en que se realizaron las etiquetas para costura e
inyeccin se elaboraron para corte y ensamble manual.
Siempre respetando la asignacin por familia dando numero de parte,
ubicacin, y nombre de la refaccin.

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Las etiquetas se muestran a continuacin:

Figura 12: Etiquetas del rea de Corte y Ensamble Automatico.

Etiquetado de Material Consumible

Al termino de etiquetado de las reas de: inyeccin, corte, costura y
ensamble automtico se empez a etiquetar el material consumible como:
Material de papelera

Brocas

Lijas

Contactos

Brochas

Esptulas

Mangueras

Tijeras

Pegamento para tela

Bandas

Botes

Adhesivos

de

pintura
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Desmolda

ntes

Contactos
Balastros
Cinchos
Aceiteras

Etiquetado de Tortillera en Almacn Tool Crib

Posteriormente al trmino de etiquetar el material consumible se sigui con el
rea de tortillera.
Se realizo la ubicacin y etiquetado de cada uno de los tornillos por:
Medida estndar
Medida milimtrica
Tipo de cabeza
Tipo de cuerda
ACTUALIZACIN DE SOFTWARE DE REFACCIONES DE MANTENIMIENTO,
INGRESANDO LAS REFACCIONES DE MANTENIMIENTO EXISTENTES.
El software de refacciones de mantenimiento es una base de datos
elaborada en el 2006 y desde entonces es un registro de todas las existencias en
refacciones. Este programa contribuye en gran medida para el control de entradas
y salidas de las refacciones, as que al estar actualizado y en ptimas condiciones
ser de gran ayuda para una mejor gestin de la mercanca de Tool Crib. El
propsito principal es mantener un nivel de servicio de abastecimiento ptimo de
refacciones que satisfaga las necesidades en el mantenimiento para la planta
productiva. La actualizacin del software consiste en realizar un inventario de
todas las refacciones para despus capturar todos los datos en el programa.

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CARATULA DEL SOFTWARE DE MANTENIMIENTO

Figura 13: Software de Mantenimiento.

INGRESO DE DATOS EN SOFTWARE DE MANTENIMIENTO
Posteriormente ya hecho el conteo de todas las existencias en el rea de
inyeccin, se comenz a ingresar las refacciones en el sistema de mantenimiento,
esta labor fue actualizar:
Nombre de la pieza o refaccin

Nivel mnimo y mximo

Numero de parte

Punto de reorden

En donde se usa (rea)

Existencia

Tipo de refaccin( clave o general)

Ubicacin

Proveedor principal
Precio de la refaccin
A partir de ingresar estos datos, en especial los niveles mximos y mnimos se
actualizaba el punto de reorden lo cual ayudo mucho a la hora de ver que
refaccin era la que se requera pedir.
Lista actualizada de punto de reordena partir de ingreso de datos:

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Figura 14:Actualizacin de Puntos de Reorden

Las existencias se actualizaron con fecha de ingreso para llevar un control
de entradas y salidas, esto ayudo a no tener tanta discrepancia entre lo que nos
deca el sistema y lo que exista fsicamente.

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A continuacin se muestra el programa que fue actualizado para la mejora de

almacn Tool Crib.

Nivel mximo de piezas

Nivel mnimo de piezas

Indicador de
nmero de
existencia

Ubicacin de
la Refaccin
dentro del
almacn
Se comenz a
ingresar el nmero
de parte de la pieza.
Espacio para
Bsqueda de
refaccin

En este espacio
se ingreso la
descripcin

Figura 15: Programa de Entra y Salidas TOOL CRIB

Este proceso se realizo en cada estante (rea) del almacn, los estantes
ingresados en sistema fueron:
Estante de inyeccin

Estante de ensamble automtico

Estante de costura
Estante de corte

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FORMATO PARA PRESTAMO DE HERRAMIENTAS

Se realizo un formato para el prstamo de herramienta a operadores y
mecnicos, esto con el fin de controlar las salidas, y seccionarnos que se
entregara la herramienta prestada.
Este es el formato:

Figura 16: Vale de Herramientas

El formato elaborado contena:
La cantidad de herramienta
La descripcin
Nombre del solicitante
Numero de nomina
Departamento

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FORMATO PARA SALIDA DE REFACCIONES Y MATERIAL CONSUMIBLE.

El formato fue de suma importancia porque en el formato se escriben las
refaccione salientes y de ah parte para darlas de baja en el sistema y as tener
nuestros inventarios en optimas condiciones. Este formato de igual forma fue
elaborado para el material consumible.

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Figura 17: Formato Anterior y Posterior de Salida de Refacciones y Consumibles.

Planteamiento:
El programa de mejora Tool Crib 2012 consiste en la implementacin de un
sistema digital que permita un control ms exacto y sencillo de las entradas y
salidas de insumos, con la finalidad de reducir el nmero de inventarios y tener un
conocimiento preciso de las necesidades de insumos del Tool Crib.

Mejoras a partir del nuevo sistema:

Con la implementacin del nuevo sistema se busca:

Optimizar el tiempo en actualizacin de base de datos.

Reducir el tiempo de espera de los solicitantes de insumos.

Facilitar el registro de salidas y solicitantes.

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FORMATO PARA EL CONTROL DE SALIDA DE TRAPO.

Figura 18: Formato Anterior y Posterior de Salida de Trapo

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X.- RESULTDOS OBTENIDOS

El resultado del proyecto fue muy favorable para el almacn Tool Crib. Esto
con el desarrollo de formatos para una mejor gestin de las refacciones salientes
del almacn. Tambin fue de gran ayuda haber realizado los inventarios a cada
una de las areas para de ah partir hacia un buen resultado. Junto con los
etiquetados de las refacciones disminuyeron los tiempos muertos por paro y el
tiempo de respuesta fue mejor al encontrar la refaccin requerida, gracias a la
correcta ubicacin que se le asigno dentro de un estante y as mismo se actualizo
en el software de mantenimiento.
El proyecto arrojo buenos resultados ya que anteriormente no se tenan
formatos, no se haba inventariado las reas, no se contaba con etiquetas
correctas ni ubicacin por familias. Ahora se optimizara el almacn Tool Crib
controlando la totalidad de los artculos y su gestin ser mejor con los formatos
de entradas y salidas de refacciones.

XI. ANALISIS DE RIESGOS.

Este proyecto debe tener un seguimiento continuo y capturar con los
formatos todas las piezas de salida, ya que si no se lleva a cabo habr una
discrepancia considerable entre el software y las existencias fsicas.
Es necesario estar en constante actualizacin de existencias conforme al
punto de reorden que marca la lista, este ayudara para saber cundo es el punto
de partida para una nueva requisicin. De no controlar los inventarios provocara

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un paro por produccin, as como una compra urgente, y esto implicara gastos
innecesarios.

XII.- CONCLUSIONES.
La conclusin es que debido al desarrollo del proyecto se han tenido buenos
resultados, todo partiendo desde la buena labor de ingresar correctamente los
artculos al sistema de mantenimiento. Por otra parte el reacomodo de refacciones
en el almacn, la ubicacin y las etiquetas elaboradas es de gran ayuda, ahora las
refacciones son ms fcil de encontrar gracias a ello, esto disminuyo el tiempo de
respuesta y contribuyo notablemente a que no se viera afectada la produccin de
la planta.

XIII.- RECOMENDACIONES.

Es necesario estar en constante actualizacin de existencias conforme al

punto de reorden que marca la lista, este ayudara para saber cundo es el punto
de partida para una nueva requisicin.

XIV.- REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.

http://www.mitecnologico.com/Main/FuncionesDelAlmacen
http://www.monografias.com/trabajos16/gestion-almacenes/gestion-almacenes.shtml
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/inventariosfundamentos/default2.asp
http://www.xing.com/net/ne_mantenimientodemaquinasys/gestion-del-mantenimiento133216/gestion-del-repuesto-o-que-debo-tener-en-el-almacen-8671036

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