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Cartilla - Libros Oficiales
Cartilla - Libros Oficiales
Libros Oficiales
Cartilla
I
Tabla de Contenido
Presentacin. 3
Qu son Libros Oficiales?
Qu Libros Oficiales se deben registrar?
Cules son los requisitos que deben cumplir los Libros Oficiales?
Qu proceso se debe realizar en SIIGO, antes de generar Libros Oficiales?
Qu Libros Oficiales y Auxiliares se Pueden Generar en el Programa?
Cul es la Ruta para Generar Libros Oficiales y Auxiliar?
Cmo se Generan y que Funcion Cumplen cada uno de los Libros Oficiales y
Auxiliar?
Libros Oficiales
7.1
Libro Diario
7.1.1 Qu es el Libro Diario?
7.1.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario?
7.2
Libro Diario Resumido
7.2.1 Qu es el Libro Diario Resumido?
7.2.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario
Resumido?
7.3
Libro Mayor
7.3.1 Qu es el Libro Mayor?
7.3.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Mayor?
7.4
Libro Inventarios y Balance
7.4.1 Qu es el Libro Inventarios y Balance?
7.4.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro
Inventarios y Balance?
7.5
Libro nico Oficial
7.5.1 Qu es el Libro nico Oficial?
7.5.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro nico
Oficial?
7.6
Libro de Ventas
7.6.1 Qu es el Libro de Ventas?
7.6.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de
Ventas?
7.7
Libro de Compras
7.7.1 Qu es el Libro de Compras?
7.7.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de
Compras?
Libro Auxiliar
7.8
Libro Auxiliar por Terceros
7.8.1 Qu es el Libro nico Oficial?
7.8.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro nico
Oficial?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Presentacin
El presente documento ofrece una gua sobre los libros oficiales que permite generar el
sistema y otros libros auxiliares que sirven como soporte de los hechos econmicos
registrados en el software por medio de comprobantes contables, estos libros estn
diseados de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
LIBROS OFICIALES
1. Qu son Libros Oficiales?
Los Libros Oficiales son documentos donde se registran las transacciones y hechos
econmicos que constituyen el sistema contable y son el fundamento de los Estados
Financieros; la forma de llevar los libros de contabilidad se establece en el Decreto
2649 de 1993
Importante:
Solamente se pueden registrar libros en blanco, SIN informacin
impresa o escrita en forma manual.
Importante:
El registro de libros de contabilidad se
entidades competentes tales como:
Ministerios, Gobernaciones, Direccin
Nacionales, Consejo Nacional Electoral,
alcaldas, entre otros.
La Cmara de Comercio registra los Libros de Oficiales, pero NO ejerce control sobre el
manejo de ellos, como si lo puede realizar la Administracin de Impuestos Y Aduanas
Nacionales y los organismos de inspeccin, vigilancia y control de las sociedades.
Importante:
La impresin del Numerador de Libros Oficiales, solo ser enviada a
Vista Preliminar o Impresora; NO maneja envi a Excel.
Libros Oficiales
1. Libro Diario
Qu es el Libro Diario?
Es un libro en el cual se discriminan en orden cronolgico (da por da) todas las
operaciones resultantes de los hechos econmicos ocurridos en un perodo no superior
a un mes. Los asientos que se registran en este libro son cada uno de los
comprobantes contables.
Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario?
Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:
Ej. Presentacin Preliminar del Libro Diario Ordenada por Tipo de Comprobante
Ej. Presentacin en Excel del Libro Diario ordenado por Cuenta Contable
Importante:
El Libro Oficial Diario se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o
2.
Libro Diario Resumido
Excel.
Ej. Presentacin Preliminar del Libro Diario Resumido SIN corte por Tipo de
Comprobante por Pgina y CON Comentarios por tipo de Documento
Importante:
El Libro Oficial Diario Resumido se puede enviar a Vista Preliminar,
Impresin o Excel.
3. Libro Mayor
Qu es el Libro Mayor?
Este libro registra de forma resumida los valores de todas las cuentas o rubros de las
transacciones del perodo respectivo. Muestra los saldos del perodo anterior, los
valores del movimiento dbito y crdito del perodo respectivo (diario, semanal,
quincenal o mensual) y por ltimo el saldo final, los cules sern la base o saldos
anteriores para el perodo siguiente. Estas partidas corresponden a los totales
registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes
Importante:
El Libro Oficial Mayor; tambin es llamado Libro Mayor y Balances
Importante:
El Libro Oficial Mayor se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o
Excel.
Importante:
Dependiendo las opciones marcadas para la presentacin de este
Libro, su generacin puede demorar unos minutos dependiendo del
nivel de informacin y la capacidad de la maquina
Ej. Presentacin en Excel del Libro de Inventarios y Balance detallado por Terceros
Importante:
El Libro Oficial de Inventarios y Balance se puede enviar a Vista
Preliminar, Impresin o Excel.
Importante:
El Libro nico Oficial se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o
Excel.
6. Libro de Ventas
Qu es el Libro de Ventas?
Este Libro permite conocer toda la facturacin realizada por el ente econmico, dentro
de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas de
venta (Documentos Tipo F) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales
son exentas del impuesto a las ventas
Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Ventas?
Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:
Rango de Mes y Da: Para la generacin de este Libro el sistema solo solicita
el periodo contable por el cual se quiere presentar (mes/da)
Importante:
Es muy importante asignar estas cuentas contables si fueron
utilizadas en los documentos Tipo D y Tipo C y NO utilizadas en los
documentos Tipo F; de no hacerse aparecer el Libro de ventas en la
columna de exentos valores cuando no deben mostrar cifras.
Importante:
Tambin se pueden asociar las cuentas contables por cobrar
(130000), pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO
deben estar Detalladas Por Cobrar
Importante:
Se deben colocar all este rango de cuentas para que la informacin
tomada de las facturas sea correcta, de lo contrario, aparecer ceros
la columna de grabados y exentos.
Importante:
Se deben colocar all este rango de cuentas, de no colocarse, en las
columnas de gravado o exento cambiara el valor respecto al valor de
la factura de venta.
Importante:
El Libro de Ventas se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o
Excel.
7. Libro de Compras
Qu es el Libro de Compras?
Este Libro permite conocer todas las compras realizadas por el ente econmico, dentro
de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las compras
(Documentos Tipo P) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son
exentas del impuesto a las ventas pagado
Importante:
Es muy importante asignar estas cuentas contables de no colocar un
rango de cuentas el sistema en el informe refleja valores
inconsistentes en las columnas de valor neto y valor de IVA.
Importante:
Tambin se pueden asociar las cuentas contables por pagar (220000),
pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO deben estar
Detalladas Por Pagar
Importante:
En caso de NO colocar este rango de cuentas y los Documentos Tipo
P hayan sido afectados por ella, la informacin que se refleje el
informe en la columna de Valor Neto no corresponder al Valor
Grabado Real
Importante:
La columna de valor neto no est diseada para mostrar valores
gravados o exentos, solo para mostrar el valor bruto menos
descuentos, no se debe comparar contra el libro oficial de ventas
Importante:
El Libro de Compras se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o
Excel.
Libro Auxiliar
Importante:
No es necesario que la cuenta contable este detallada por Tercero
Imprime Detalle a:
Una Lnea: Corresponde a la forma de impresin y al marcar esta opcin, la
impresin se genera de la siguiente manera:
Ej. Presentacin en Excel del Libro Auxiliar por Tercero con solo cuentas Detalladas por
Tercero
Importante:
El Libro Auxiliar por Tercero se puede enviar a Vista Preliminar,
Impresin o Excel; con o sin el cdigo de la cuenta contable