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RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA

Ubicacin Jerrquica de la Unidad de O y M y sus Relaciones.


La unidad de O y S debe ser ubicada en la estructura de la empresa al mayor nivel ejecutivo, en
relacin directa de dependencia de la Gerencia General o Administrador General de la empresa ya
sea privada o pblica.
En cualquiera de los casos tendr carcter exclusivamente asesor.
Se recomienda la ubicacin a ese nivel para que su accin pueda desarrollarse sin tropiezos. Si se le
ubicara en niveles ms bajos, ya sea a nivel de divisin o departamento, su rea de accin se reducir
exclusivamente a esta unidad.
Pero se puede tener una unidad de O y S a nivel de la Gerencia General y otra unidad de O y S a nivel
de divisiones en donde estn ubicadas, pero funcionalmente, tcnicamente, recibirn lineamientos
de la unidad ubicada en la Gerencia General.
PERFIL DEL ANALISTA EN O Y S
Condiciones Generales.
Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su funcin, determinados requisitos se
vuelven indispensables, estos son:
Formacin especializada en organizacin, procedimientos, mtodos, tcnicas e
instrumentos administrativos.
Experiencia en O y S
Aptitudes personales
CAPACITACIN
Conocimientos en administracin, procesos, gestin operativa, etc.
EXPERIENCIA
Generalmente, el Analista ha desarrollado una carrera importante, con dilatada trayectoria, tras
trabajar en varias empresas, en varios procesos, para poder acumular experiencia y volcarla en su
trabajo.
APTITUDES PERSONALES:
Creativo.
Habilidad de trabajar en equipo.
Ser objetivo.
Anlisis crtico
Capacidad de propuesta.
Prctico y sencillo.
Relacionamiento humano.
Habilidades de comunicacin.
Ordenado y metdico.
Capaz de vender la idea.
Carismtico.
Escuchar el doble de lo que habla.
Saber escuchar.
Observar profundamente.
Facilidad de palabra.
Saber argumentar.
Influenciar.
Persuadir.
INVESTIGACIN O METODOLOGA DE TRABAJO DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
Concepto
Las actividades de O y S pueden aplicarse al estudio de las organizaciones en su totalidad o a una
unidad o procedimiento de ella. El trabajo de investigacin puede abarcar a todo el sistema, o a un
subsistema, de la empresa.
Metodologa
La metodologa de investigacin de O y S comprende una serie de etapas:
1) Preparacin del Estudio
1.1. Definicin del objetivo
1.2. Examen preliminar
1.3. Planificacin del trabajo
1.4. Presupuestacin

2) Relevamiento de informacin
3) Diagnstico de la Situacin Actual
3.1. Redaccin de un informe de avance
3.2. Presentacin del informe de avance
4) Diseo de soluciones
5) Informe final
6) Implantacin

6.1. Programa
6.2. Puesta en prctica
6.3. Evaluacin de Resultados

PREPARACIN DEL ESTUDIO
Consiste en averiguar cul es el problema.
DEFINICIN DE OBJETIVOS
Generalmente se da a pedido de los niveles gerenciales, que solicitan mejoras en determinadas
unidades o procedimientos, en ocasiones tras solicitud de los niveles operativos, pero en el 99% de
los casos, por quejas de los clientes, proveedores o pblico interno.
Del momento en que se presenta la necesidad de realizar un estudio por la unidad de O y S se
deber:

a) Identificar cules son las causas de la investigacin.
b) Determinar las metas que se desean alcanzar.
c) Definir el mbito de trabajo (superior e inferior).
d) Determinar las restricciones del trabajo (que es lo que debe hacerse, limitaciones legales, etc.)
e) Condiciones que se deben imponer para una realizacin exitosa de la investigacin (ejemplo libre
acceso a la informacin).
Examen Preliminar
Es un estudio que busca conocer la realidad y verificar las situaciones que originan el estudio.

Este examen se efecta a travs de entrevistas con los responsables del rea objeto de estudio, se
solicitan las normas estatutarias, los reglamentos internos, el organigrama, manual de organizacin,
listado del personal del sector, manual de procedimientos, documentos presupuestarios.
PLANIFICACIN DEL TRABAJO

Tras analizar la informacin bsica obtenida, tendremos que determinar las actividades a realizar, su
secuencia y el tiempo que demandar cada una, as como los recursos necesarios para la consecucin
de los objetivos.

PRESUPUESTACIN
Costos a presupuestar:
Honorarios profesionales
Recursos necesarios
Gastos de implantacin
Esta etapa, permitir presupuestar el costo total de la investigacin.
Sea realizada por una unidad asesora interna o una Consultora externa, la investigacin, diseo e
implantacin de soluciones, tendr un costo que deber ser presupuestado.
RELEVAMIENTO
La informacin a reunir en esta etapa tiene relacin con el planeamiento y definicin de objetivos.
Como ya hemos visto, los medios de recopilar informacin son las entrevistas personales y la
encuesta escrita. Estos medios cuentan con ventajas y desventajas que pasaremos a detallar.
ENTREVISTA PERSONAL
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Flexibilidad en su desarrollo.
Oportunidad de entrar en contacto personal con los funcionarios.
Se puede obtener informacin adicional importante.
Costo muy elevado por la cantidad de horas-hombre analista.
Tiempo que insume cada una y en total si se trata de un trabajo de magnitud.
ENCUESTA ESCRITA
VENTAJAS DESVENTAJAS
Rapidez con que se obtiene la informacin.
Posibilidad de aplicar a un gran nmero de personas.
La gente no reproduce con fidelidad sus operaciones.
Se obtiene la informacin que se ha solicitado y no ms.
Cuando se realiza una entrevista es conveniente destacar cual es la mejor postura del analista para el
mejor logro:

Escuchar ms que hablar.
Tratar de averiguar algo acerca del entrevistado.
Determinar el tiempo a destinar a cada entrevista.
No criticar sistemas y procedimientos vigentes.
No adelantar soluciones.
No entrevistara funcionarios sin antes haber obtenido autorizacin de su superior.
Fijar da y hora de entrevista tratando de que no resienta el trabajo habitual.
Alcance de la Investigacin.
Va a variar segn los problemas planteados y el tipo de organizacin. Pero hay datos generales a
analizar que deberemos siempre tener en cuenta.
1. Objetivos de las Unidades.-
Se debern dejar establecidos por escrito los objetivos de las unidades de la organizacin as como
los procedimientos; los cuales se compararn con la lista de actividades para asegurarse de que cada
unidad los esta logrando y contribuyendo al logro del objetivo general.
2. Estructura de la Organizacin.-
Se estudiar el organigrama de la institucin comparndole con la realidad existente en lo que tiene
que ver con las relaciones entre las distintas unidades. Si no lo hubiera se confeccionar uno con los
datos que nos proporcionen el cual podr estar sujeto a cambios al final de la investigacin.
3. Funciones asignadas y Responsabilidades Asumidas.-
Muchas veces resulta difcil precisar las funciones y responsabilidades de cada empleado, ellos
generalmente no lo tienen claro o no lo saben explicar claramente. Cuanto ms alto es el nivel
jerrquico del trabajador ms le cuesta definir sus funciones y responsabilidades debido a que la
mayor parte del tiempo se dedica a actividades de difcil medicin y registracin. Si existe en la
organizacin una lista con las funciones y responsabilidades nos servir como punto de partida para
comparar con los hechos. Ya que es habitual encontrarse con diferencias entre los trabajos asignados
formalmente y los que se desarrollan en la realidad.
Es de gran importancia determinar el grado de delegacin de autoridad que se da en cada unidad.
Tenemos que tener presente que la delegacin de autoridad motiva al personal permitiendo que
este ejerza la iniciativa.
4. Procedimientos que se realizan y Formularios que se utilizan.-
Tanto los procedimientos administrativos como los fabriles se debern estudiar con el fin de
determinar sin los mismos son correctos o se pueden mejorar o simplificar. El estudio de
procedimientos conlleva el estudio de formularios, dado que stos deben disearse en funcin de los
procedimientos.
5. Registros que se llevan.-
Los registros son informacin que puede ser utilizada por ms de una unidad de la organizacin por
lo que tendremos que tenerse en cuenta el objetivo, el valor y necesidad de las anotaciones que se
deban hacer para que esa informacin pueda se til.
6. Volumen de trabajo, Tiempo que se invierte y Frecuencia.
No slo debemos conocer las actividades desarrolladas dentro de la organizacin y la forma en que
se efectan los trabajos, sino tambin debemos saber con qu frecuencia se realizan, el volumen y el
tiempo que insume la ejecucin y los costos.
Para lo cual es necesario saber:
Cantidad de trabajo que ingresa, que egresa y que se encuentra atrasado dividido de acuerdo
con los tipos de trabajo que se desarrollen.
Cantidad de personal que desarrolla las actividades, dividido por sectores.
Tiempos empleados, parciales y totales, en las actividades tanto en circunstancias normales
como extraordinarias.
Tiempo invertido en las principales fases del proceso por ejemplo en preparacin,
transporte, etc.
Costos en cuanto a personal, equipos, materiales, en un trabajo especfico o total en un
tiempo determinado.
Frecuencia y periodicidad de los procedimientos.
7. Condiciones en que se realiza el trabajo y Equipo que se utiliza.
Las condiciones fsicas de trabajo, es decir, el local, los equipos, la distribucin, se deben tener en
cuenta dado que influyen en la eficiencia hay que tener en cuenta el estudio de la economa de
movimientos.
8. Necesidades del pblico o usuarios.
Los procedimientos a seguir en lo que tiene que ver con los trmites no slo se deben estudiar desde
la ptica de quienes lo llevan a cabo sino tambin de los usuarios.
ANLISIS

En esta etapa tendremos que tener presente estos cuatro preceptos:
No aceptar nada como verdadero si no se prueba con certeza su autenticidad. Deberemos
realizar un anlisis objetivo de los hecho, de las personas, etc. sin ningn tipo de influencia.
Dividir cada una de las dificultades que se examinan en tantas partes como sea posible y
necesario para su mejor solucin. La dificultad es sinnimo de complejidad. Por lo que
deberemos limitar el problema a una sola alternativa, una decisin entre dos posibilidades (si
no).
Llevar un orden, yendo de lo ms simple a lo ms complejo. Debemos ir de lo particular a lo
ms general.
Realizar constantes revisiones para no omitir nada. No debemos omitir nada, examinar todo,
tener un conocimiento completo y detallado y tambin contar la cantidad y el nmero de
casos.
DISEO
La presentacin del nuevo diseo se hace en trminos generales, no se entra en detalles. Se
presentan uno o varios diagramas del nuevo sistema.
En el diseo vamos a tener:
Recomendaciones de eliminacin de procesos o de pasos en el proceso que se consideren
innecesarios.
Recomendaciones de adicionales, de pasos adicionales en un proceso o de un formulario
adicional a incluir.
Recomendaciones de modificaciones en los procesos, formularios, registros, etc.
INFORME
En esta etapa el analista presenta sus conclusiones a la Direccin. Deber asegurarse de que se
comprenda claramente la idea y especificando los beneficios que se esperan obtener.
El informe puede presentarse en forma verbal o escrita segn la magnitud de la investigacin. De ser
escrita puede hacerse en forma de memorando general o informe inextenso.
IMPLANTACIN
La implantacin se debe hacer de forma gradual para ver si presentan dificultades, las que
deberemos corregir con el fin de lograr con xito la puesta en marcha de los cambios.
La forma de hacer una implantacin es mediante una prueba piloto, explicando previamente a los
empleados las nuevas tareas que deben ejecutar.
Si esta experiencia presenta dificultades deberemos hacer las correcciones necesarias. Si por el
contrario funciona bien haremos la implantacin masiva haciendo una puesta en paralelo de ambos
sistemas el vigente y el propuesto. Para luego ir mediante un plan establecido realizando la
transferencia del sistema vigente al propuesto as como un retiro gradual del sistema actual.
EVALUACIN Y SEGUIMIENTO
Pasada la etapa de implantacin, se entrega a la lnea para que contine, pero generalmente en este
pasaje aparecen desajustes por lo que la unidad de O y S brindar apoyo.
Despus de esta etapa, los analistas realizarn una evaluacin general.