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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS EN GERENCIA Y ECONOMÍA
ESPECIALIZACIÓN FINANZAS DE LA EMPRESA

CONTROL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO

EN EL DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES
DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

DETSI M. PADILLA. A

Abril, 2014
 ii

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS EN GERENCIA Y ECONOMÍA
ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS DE LA EMPRESA

CONTROL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO

EN EL DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES
DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

Trabajo Especial de Grado presentado a la Universidad Simón Bolívar

Por Detsi Padilla
Como requisito parcial
Para optar al grado académico de
Especialista en Finanzas De La Empresa
Con la asesoría de la Ingeniero Angélica Belandria

Abril, 2014
iii
 iv

DEDICATORIAS

En memoria de mi madre NOHELIA: quien a través de la vida me enseñó el

camino de la perseverancia y de la bondad, por todo el amor que me dio y por
todos los sacrificios que hizo por mí, Maita aunque no estés presente físicamente
se que estás conmigo en alma y corazón.

A mi padre: por su honestidad, compañía y apoyo incondicional que me ha

brindado cuando más lo he necesitado.

A mi Esposo: por su paciencia, apoyo y ayuda incondicional, eres tu parte de este

logro.

Hijos: Los sueños son instantes llenos de magia y mucho más cuando logramos
alcanzarlos y entre ambos momentos, hay un camino para elegir, para recorrer,
para cambiar. Un camino de aprendizaje y crecimiento como persona, nadie ha
dicho que emprender el camino sea fácil, ni que los sueños estén a nuestro
alcance, pero hay que luchar por ellos y poder saborear el dulce sabor del éxito.
Andy, Kate y Nore.

La batalla de la vida no siempre la gana el hombre más fuerte, o el más ligero,

porque tarde o temprano, el hombre que gana, es aquel que cree Poder
Hacerlo……..
R. Kipling
 v

AGRADECIMIENTOS

A Dios; nuestro señor creador de todas las cosas, gracias por la vida que me has
dado y la oportunidad que me has brindado para poder llegar hasta aquí.

A la Universidad Simon Bolívar; por el apoyo de ayudarme a fortalecerme cada

día a nivel profesional.

A la Tutora Ingeniero Angélica Belandria; quien con su paciencia,

comprensión, excelencia y calidad profesional logró orientarme y guiarme en la
culminación de esta meta cuando más lo necesite. Gracias

A mis hijos; por su paciencia y comprensión, quisiera demostrarles que cuando se

quiere y se desea algo en la vida, se logra; no importando el tiempo y los
obstáculos encontrado en el camino. Gracias por ser parte de mi vida.

El cambio no solo se produce tratando de obligarse a cambiar, sino tomando

conciencia de lo que no funciona.
Shakti Gawain
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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS EN GERENCIA Y ECONOMIA

CONTROL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES
DIRECCIÓN DE FINANZAS UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

Autor: Detsi Padilla

Carnet No.:0987454
Tutor: Ingeniero Angélica Belandría
Abril 2014

RESUMEN

El propósito del presente trabajo fue el de mejorar la planificación,

control y optimización de los procedimientos administrativos mediante
un Sistema de Control de Gestión, con el fin de simplificar las
acciones, establecer los controles en períodos reales de los procesos
operativos de las actividades que se ejecutan dentro Departamento de
Bienes Nacionales de la Dirección de Finanzas de la Universidad
Simón Bolívar.
De acuerdo al análisis de los resultados sobre el proceso de Control de
Gestión realizado al Departamento de Bienes Nacionales se determinó
la falta de control y normas de las operaciones administrativas. La
implantación del Sistema Control de Gestión de los procesos se
realizará mediante la elaboración e implementación del Manual de
Normas y Procedimientos, basado en la metodología de Desarrollo
Organizacional y de la Visión Sistémica del Departamento de Bienes
Nacionales, de acuerdo a lo establecido en la Normativa Legal vigente
en materia de Control y afín.

Palabras claves: Control de gestión, planificación, elaboración,

optimización, normas, procedimientos.
 vii

ÍNDICE GENERAL

Hoja de Aprobación iii

Dedicatoria iv
Agradecimientos v
Resumen vi
Índice vii,viii
Índice de Cuadros/Gráficos xv
INTRODUCCIÓN 10

CAPITULO I: EL PROYECTO DE TRABAJO ESPECIAL DE

GRADO.
1.1. Justificación 11
1.2. Objetivos. 15
1.3. Metodología General 15
1.4. Cronograma de Ejecución Propuesto. 19

CAPITULO II: MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL. 20

2.1. La Organización 21
2.2 El Proceso de Gestión 23
2.4 El Control de Gestión 25
2.5 Sistemas 26
2.6.Sistema de Control Características y Tendencias 26
2.7 Tendencias y Dimensiones del Control 26
2.8.Condiciones de un Sistema de Control de Gestión 29
2.9. Los Sistemas de Información de Gestión 30
2.10.Sistemas de Bienes Públicos 31
2.11. Bases Legales 36

CAPITULO III: MARCO ORGANIZACIONAL.

3. RESEÑA HISTORICA 41
3.1.La Universidad Nacional Experimental Simón Bolívar 41
3.2.Dirección de Finanzas 52
3.3 Departamento de Bienes Nacionales 56

CAPITULO IV: EL EXAMEN DE LA SITUACION

4.1. Objetivos del Proceso. 58
4.2. Planificación del Proceso. 58
4.3. Desarrollo del Proceso. 58
4.4. Resultados del Proceso. 64
4.4.1. Matriz DOFA 64
4.4.2. Resultados de la Matriz DOFA 65
4.5 Conclusiones 66

CAPITULO V: DISEÑO DEL SISTEMA DE COTROL DE

GESTION ADMINISTRATIVO
 viii

5.1. Objetivos del Proceso. 67

5.2. Planificación del Proceso 67
5.3 Desarrollo del Proceso 68
5.4 Resultados de la Propuesta 69

CAPITULO VI: VALIDACION DE LA PROPUESTA

6.1. Objetivos del Proceso. 71
6.2. Planificación del Proceso 71
6.3 Desarrollo y Resultados del Proceso 72
6.4 Conclusiones 73

FASE DE EVALUACION

CAPITULO VII: EVALUACION DEL PROYECTO

7.1. Resultados Relevantes 74
7.2. Comparación entre lo Planificado y lo Ejecutado 75
7.3 Revisión Del Cronograma 75
7.4 Logro de los Objetivos Planteados en la Propuesta 75
CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...
8.1. Conclusiones. 77
8.2. Recomendaciones. 78

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 79
ANEXOS. 80
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ÍNDICE DE CUADROS/GRÁFICOS

CUADROS
Cuadro Nº 1 Cronograma de Ejecución 19
Cuadro N 2 Evolución del Control de Gestión 27
Cuadro Nº 3 Matriz DOFA 64
65
Cuadro Nº 4 Resultados de la Matriz DOFA

GRAFICOS

Gráfico Nº 1 Dimensiones del Control de Gestión 29

Gráfico Nº 2 Tipos de Control 31
 10

INTRODUCCIÓN

El presente documento fue elaborado en tres fases: Planificación, Ejecución

y Evaluación.
En la primera, denominada fase de planificación, se presenta el Proyecto de
Trabajo Especial de Grado a la Coordinación del Postgrado de Gerencia de
Proyectos. En esta etapa se definieron los conceptos que justificaran la elección
del tema del trabajo especial de grado, y se planteó un programa de ejecución del
mismo, con las fechas propuestas para desarrollar cada una de las etapas.

En la segunda fase de Ejecución: expone el desarrollo de lo preescrito,

referido a la Metodología en el Proyecto del trabajo Especial de Grado, se presenta
el Marco Conceptual Referencial donde se desarrollan las bases teóricas, las cuales
servirán de herramientas para explicar los procesos que se llevan a cabo en el
Departamento de Bienes Nacionales y el análisis de la Situación Actual o
diagnóstico a través de las distintas Matrices de planificación estratégica para
explicar la necesidad de cambio a través del diseño e implementación de un
sistema de control de gestión.

En la tercera, denominada fase de evaluación, se expone la evaluación del

proceso de realización del Trabajo Especial de Grado a través de los resultados
arrojados con la aplicación de las matrices y la implantación de los cambios
propuestos, así como las Conclusiones y Recomendaciones.

.
 11

CAPITULO I
EL PROYECTO DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

En las páginas siguientes se presenta el Proyecto de trabajo Especial de Grado

entregado a la Coordinación de Estudios. Se expone la Justificación, los objetivos,
la metodología establecida, concluyendo con el cronograma de ejecución.

1.1 JUSTIFICACIÓN

Jonio, Plaindoux (1971), señalan que el Control de Gestión tiene por objeto
determinar si los hechos u operaciones, respetan los principios de las políticas
definidas por los dirigentes de la empresa conforme con los intereses actuales y
futuros de la empresa.

El control de gestión comprende un análisis crítico de las operaciones de la

exploración, que permite descubrir las anomalías de toda clase. Una comparación
de los resultados registrados con respecto a los objetivos fijados por la dirección
general, un estudio especial que permite juzgar si los resultados reales son o no
favorables para el prevenir de la empresa y en correlación, las medidas propuestas
para el mejor desarrollo de la misma, dentro de las directrices establecidas por la
planificación estratégica, para hacer llamada permanente a la iniciativa y a la
mejora, más que a la conformidad estricta con las previsiones.

Siguiendo este lineamiento, los autores Taylor y Fayol (1969) señalan que en las
empresas el control consiste en comprobar si todo ocurre conforme al programa
adoptado, a las órdenes dadas y a los principios admitidos. De tal manera que el
gerente debe asegurarse que el rendimiento de la empresa se ajuste a lo planeado.

Murdick (1998), señala que el sistema administrativo, es el que examina y

recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las
 12

transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y

selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes,
proporcionándoles los medios para generar la información.

Para Bocchino (1999), los sistemas administrativos son los canales de flujo de
transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones
administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin que la
organización alcance sus objetivos.

De acuerdo con las anteriores definiciones, el sistema administrativo es el proceso

de transformar los datos en información de calidad, que permite a los
administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones
y operaciones en forma eficiente y eficaz.

La Universidad Simón Bolívar es una Institución pública de Educación Superior,

creada el 18 de Julio de 1967 y comenzó sus labores el 19 de Enero de 1970. Tiene
una estructura dinámica adaptable al ensayo de nuevas orientaciones en los
sistemas de enseñanza, de investigación y de administración educativa. La
Universidad posee autonomía académica y administrativa.

La Universidad Simón Bolívar es una comunidad académica, innovadora,

participativa, productiva y plural, en permanente aprendizaje y desarrollo, y
comprometida con la excelencia, cuya misión fundamental es contribuir
significativamente con la formación sustentada en valores éticos de ciudadanos
libres, líderes emprendedores, de alta calidad profesional y humana, orientados
hacia la creatividad, la innovación, la producción, la sensibilidad y la solidaridad
social. La Universidad Simón Bolívar cuenta con dos sedes. Una de ellas está
ubicada en el Valle de Sartenejas en las afueras de Caracas y la otra en el Valle de
Camurí Grande, Estado Vargas. La Universidad Simón Bolívar con sede en
Sartenejas está estructurada por el Consejo Superior, el Consejo Directivo, el
 13

Rectorado, el Vice-rectorado Académico, el Vice-rectorado Administrativo y la

Secretaría. Cada una de ellas con sus correspondientes direcciones y
coordinaciones.

La Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar está adjunta al Vice-

rectorado Administrativo y es la encargada de proveer los servicios
administrativos y financieros necesarios para el desarrollo de las actividades de
funcionamiento de la Institución, con base a los lineamientos establecidos por el
Vice-rectorado Administrativo. Administra y resguarda la información
presupuestaria y financiera y controla los procesos financieros de la institución a
través de la planificación, evaluación y las mejoras continuas en los mismos.

Su Misión es planificar, coordinar, dirigir y ejecutar las políticas financieras de la

Institución para la utilización racional de los recursos económicos y garantizar la
prestación eficiente y oportuna de los servicios financieros de la Institución.

La Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar está conformada por

las siguientes dependencias: Oficina de Presupuesto, Unidad de Información
Financiera, Unidad de Archivo y los departamentos de:
Departamento de Registro y Control Financiero
Departamento de Cuentas por Pagar
Departamento de Tesorería
Departamento de Contabilidad
Departamento de Bienes Nacionales
Departamento de Finanzas de la Sede del Litoral
 14

El Departamento de Bienes Nacionales tiene como función garantizar el registro,

control y resguardo oportuno y eficiente de los bienes muebles e inmuebles
pertenecientes a la Universidad Simón Bolívar.
El Departamento de Bienes Nacionales ha pasado por muchas reestructuraciones,
cambios de dependencia o unidades, lo que ha traído como consecuencia, que no
tenga establecidos los procedimientos. Las personas realizan las tareas de manera
empírica, ya que no existe algún documento que regule la correcta ejecución de la
actividades diarias, trayendo como consecuencia que no exista planificación ni
control de los procesos, razón por la cual se pudo constatar que amerita el diseño
y la implementación de un instrumento que permita optimizar los procesos
administrativos y de campo del Departamento de Bines Nacionales.

Para el Departamento de Bienes Nacionales es primordial contar con un Sistema

de Control de Gestión de los procesos administrativos que permita de manera
eficiente el logro de sus objetivos, tomando en cuenta la necesidad de establecer
criterios y normas en los procedimientos que se ejecutan. Todo esto, con la
finalidad de efectuar la división y especialización del trabajo, facilitando que la
información llegue a la gerencia para la toma de decisiones. De acuerdo a lo
expuesto anteriormente, surge la necesidad de proponer el diseño de un sistema
control de gestión de los procesos administrativos.

Con la presente propuesta, se esperaba establecer los lineamientos desde el inicio

del trámite administrativo hasta la culminación del mismo, el cual debería finalizar
con el correcto resguardo de los documentos, logrando así:
- Optimización y simplificación del proceso administrativo.
- Mejor administración del tiempo del personal encargado.
- Control y seguimiento del proceso de manera eficiente.
- Archivo de la documentación generada.
 15

De esta manera, el Departamento de Bienes Nacionales podría obtener un mejor

manejo de sus recursos, minimizar el tiempo de respuestas y obtener un mejor
control administrativo.

1.2 OBJETIVOS DEL ESTUDIO.

Como objetivos del Proyecto del Trabajo Especial de Grado se formularon los
siguientes:

1.2.1 Objetivo General:

Definir y documentar el proceso de control administrativo del
Departamento De Bienes Nacionales de la Dirección De Finanzas.

1.2.2 Objetivos Específicos:

Analizar el desarrollo de los procesos administrativos del Departamento de
Bienes Nacionales de la Dirección de Finanzas de la Universidad Simón
Bolívar.
Determinar las debilidades y fortalezas de acuerdo a los objetivos estratégicos
de la Dirección de Finanzas.
Elaborar la propuesta para el diseño e implementación de un Sistema de
Control de Gestión Administrativo, elaborando un Manual de Normas y
Procedimientos.
Validar la propuesta de un Manual de Normas y Procedimientos del
Departamento de Bienes Nacionales de la Dirección de Finanzas de la
Universidad Simón Bolívar por parte del Consejo Directivo de la Universidad
Simón Bolívar.
Implantación del Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de
Bienes Nacionales.

1.3. METODOLOGÍA GENERAL

 16

Para el logro de los objetivos propuestos se estableció cumplir con los siguientes
pasos:

1.3.1. Para la Elaboración del Marco Conceptual Referencial, se estableció

realizar las siguientes actividades:

A partir de un análisis documental examinar, en primer lugar, como fundamentos

conceptuales las definiciones básicas de gestión, gerencia y los procesos de gestión
a partir de autores tales como, Ivancevich y colaboradores (1997) y Fonio y
colaboradores (1971).
En segundo lugar analizar los conceptos de control, control interno, tipos de
control, sistemas de control, objetivos y tipos de sistemas a partir de autores como
W. Hartman y colaboradores (1975) y Stephen P. (1988).
Finalmente, concluir con una revisión sobre algunos trabajos antecedentes o
relacionados con la temática.

1.3.2. Para la Elaboración del del Marco Contextual, se estableció realizar las
siguientes actividades:
A partir del análisis de reglamentos internos, manuales de normas y
procedimientos, lineamientos, las funciones desempeñadas por el personal y la
página Web: www.usb.ve:
a) Realizar una reseña histórica del contexto de la Universidad Simón Bolívar,
b) Presentar sus lineamientos estratégicos: misión, visión, valores y filosofía,
c) estructura organizacional,

1.3.2.1. El Objetivo Especifico N°1 se enmarca dentro del diagnóstico sobre el

desarrollo de los procesos administrativos del Departamento de Bienes Nacionales
de la Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar, con el fin de
puntualizar que hacen, para que lo hacen y como lo hacen. Lo que permitirá definir
el esquema de los mecanismos de control a seguir.
 17

Para el logro de este objetivo se realizaron las siguientes actividades:

- Observación directa del desarrollo de los procesos formales e informales del
Departamento.
- Vinculación de actividades con el resto de los Departamentos de la
Dirección de Finanzas y la Universidad Simón Bolívar.
- Recopilación y análisis de los formatos que se utilizan en el desarrollo de los
procesos en el Departamento de Bienes Nacionales.
- Diagnóstico de procesos del Departamento de Bienes Nacionales.

1.3.2.2 El Objetivo Especifico N° 2 Se enmarca en determinar las debilidades y

fortalezas del Departamento y su vínculo con los objetivos estratégicos de la
Dirección de Finanzas, esta se realiza mediante la revisión de las acciones que se
llevan a cabo tanto por el personal como sus enlaces comunicacionales formales e
informales, su cultura organizacional, motivación y compromiso institucional
interno y externo al Departamento de Bienes Nacionales, utilizando como marco
conceptual los sistemas de control para una gestión estratégica
- Verificar los niveles de responsabilidad de las Unidades que intervienen en
cada proceso en el marco de la base legal correspondiente.
- Definir y establecer la división y especialización de las actividades.
- Diseñar lineamientos de acción en los procedimientos

1.3.2.3. El Objetivo Especifico N° 3 Se enmarca en identificar los procesos

macro del Departamento que permita establecer un Manual de Normas y
Procedimientos que facilite la implementación de un Sistema de Control de
Gestión Administrativo para lo que se establecieron las siguientes actividades:
- Identificar los procesos mediante la metodología de sistema en lo referente a
Entradas, procesos y salidas.
- Normalizar y estandarizar las distintas actividades que se desarrollan en el
Departamento de Bienes Nacionales.
 18

- Establecer y documentar las políticas, las normas y los procedimientos del

Departamento para el registro y control de los bienes nacionales de la
Universidad Simón Bolívar.

1.3.2.4. El Objetivo Especifico N° 4 Se enmarca en la aprobación del Manual de

Normas y Procedimientos del Departamento de Bienes Nacionales sujeta a la
presentación ante el Consejo Directivo de la Institución, para el logro de este
objetivo se realizaron las siguientes actividades:
- Revisión y certificación del manual por parte del Director de la Dirección de
Finanzas
- Revisión y certificación del manual por parte de la Dirección Ingeniería de
Información de la universidad Simón Bolívar.
- Aprobadas las instancias anteriores se eleva a Consejo Directivo de la
Universidad Simón Bolívar para su aprobación e implantación.

1.3.2.5. El Objetivo Especifico N° 5 Para alcanzar la Implantación del Manual de

Normas y Procedimientos del Departamento de Bienes Nacionales de la Dirección
de Finanzas, se estableció realizar las siguientes actividades:
- Programar talleres de inducción al personal involucrado en el proceso.
- Interactuar con las unidades involucradas en el proceso.
- Realizar campañas informativas referentes al nuevo manual.

1.3.3. Para la Evaluación del Proceso General cumplido, se estableció realizar

las siguientes actividades:
Con la culminación de la fase de diagnóstico, diseño de la propuesta, se
evaluaron los resultados relevantes obtenidos a los fines de comparar objetivos y
metas programados con los ejecutados.
-Se analizó el grado de cumplimiento del cronograma de ejecución, así
como el nivel de logro de los objetivos propuestos mediante la verificación y
evaluación de lo planificado con lo realmente realizado.
 19

-Se realizó el proceso de realimentación al finalizar cada fase, para

introducir oportunamente los ajustes y modificaciones requeridas.

1.4. CRONOGRAMA DE EJECUCION.

Para el cumplimiento de los pasos establecidos en la metodología se esperaba
cumplir el siguiente cronograma:

Cuadro N 1. Cronograma de Ejecución

Actividad Tiempo Fecha Probable
Estimado
Elaboración del Marco Conceptual Un mes 3era semana de
Referencial. Septiembre 2013
Elaboración del Marco Cinco días 3era semana
Organizacional. Noviembre 2013
Examen de la Situación. Diez días 4ta semana
Noviembre 2013
Sistema de Gestión Administrativo Un mes Diciembre 2013-
Enero 2014
Validación de la Propuesta Cinco días 1era semana de Enero
2014
Conclusiones y Recomendaciones. Cinco días 2da semana de
Febrero 2014
Informe Final 1ra Versión 4ta semana. Marzo
2014

Hasta aquí la descripción de la Propuesta presentada a la Coordinación del

Postgrado, en los capítulos siguientes se desplegarán los procesos cumplidos en la
elaboración de lo aquí señalado.
 20

CAPITULO II

MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL

Dentro de este capítulo se desarrollarán los fundamentos conceptuales, se

describen algunos marcos conceptuales relevantes para el análisis de los
requerimientos para el diseño de un Sistema de Control de Gestión
Administrativo; incluyendo un glosario de términos básicos contenidos dentro de
la administración general.
.
2. FUNDAMENTOS CONCEPTUALES
Como Fundamentos conceptuales se revisarán conceptos relacionados con la
Organización, Gestión, Procesos de Gestión, el proceso de Control y el Control de
Gestión.
2.1 La Organización:
Robbins (1998). Señala que la organización es proveer a la empresa, de todo lo
que es útil para su funcionamiento: materias, herramientas, capital y personal.
Una organización hace posible que muchas personas funcionen como una unidad,
para asegurar que cada una de ellas cumpla a cabalidad con su papel dentro de esta
estructura, la organización debe estar muy bien diseñada, estableciendo un orden y
normas que todos los participantes deben conocer bien. Además, es necesario que
esas normas y los recursos de la empresa (humanos, técnicos, materiales y
financieros) estén orientados a alcanzar los fines que se propone. Estos fines o
metas deben, necesariamente existir en una entidad o el concepto de organización
no tendría razón de ser, ya sea generar bienes o no. En el caso de una empresa, el
fin es, de hecho generar bienes o servicios. El conjunto de todos elementos que usa
una organización como medio para alcanzar sus objetivos, se llama estructura de
organización. Su existencia es indispensable para que la organización sea más
productiva y económica. En esta se establecen la disposición y correlación de las
actividades, jerarquías y funciones requeridas para alcanzar los objetivos
 21

dividiendo el trabajo entre los individuos que posean conocimientos y habilidades

especializadas en áreas determinadas.
La organización está llevando cabo procesos de reingeniería en el trabajo con el
fin de mantener la competitividad. Las nuevas tecnologías pueden traer consigo
impresionantes mejoras en la productividad.

2.2. El Proceso de Gestión.

Henri Fayol (2000), define la administración como:
“Existe una proporcionalidad de las funciones administrativas; es decir, se
reparten por todos los niveles de la jerarquía de la empresa y no son
privativas de la alta dirección. En otros términos, las funciones
administrativas no se concentran en la cima de la empresa ni son
privilegio de los directores, sino que se distribuyen de manera
proporcional entre los niveles jerárquicos. A medida que se desciende en
la escala jerárquica, aumenta la proporción de las otras funciones de la
empresa, y a medida que se asciende, aumentan la extensión y el volumen
de las funciones administrativas” (Pág.93)

En pocas palabras, las empresas deben estar en un constante monitoreo para

alcanzar sus objetivos, teniéndose en cuenta la teoría clásica de la administración.

Según Ivancevich y colaboradores (1997), el proceso de gestión es el proceso

emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de
otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que una persona
no podría alcanzar por si sola.

El proceso de gestión se considera integrado, por regla general, por las

funciones de gestión básicas. En el proceso tradicional de gestión se identifican las
funciones de planificar, organizar y controlar que se vinculen entre sí mediante la
función de liderar. La planificación determina que resultados ha de lograr la
 22

organización: la organización específica cómo se lograran los resultados

planificados, y el control comprueba si se ha logrado o no los resultados previstos.

Planificar: Las actividades de planificación determinan los objetivos de una

organización y establecen las estrategias adecuadas para su consecución.

Organizar: La función de organizar engloba las tareas identificadas en el proceso

de planificación y las asigna a determinados individuos y grupos dentro de la
empresa, de manera que puedan lograrse los objetivos establecidos en la
planificación. Organizar implica, por tanto, la conversión de los planes de acción.

Controlar: La función de controlar la gestión requiere tres elementos:

1. Normas definidas de rendimiento
2. Información que señale las desviaciones entre el requerimiento real y normas
definidas.
3. Acción de corrección del rendimiento que no se ajuste a las normas.
Es decir, la finalidad del control de la gestión es asegurar que la organización
certifique que el rendimiento actual este ajustado a lo planificado.

Por su parte, Chiavenato (2000), indica que existen las siguientes funciones
básicas:
Planeación: Es la que implica seleccionar misiones y objetivos, como las acciones
necesarias para cumplirlos y requiere por lo tanto de la toma de decisión.
(Pág.265).

Organización: Es la parte de la administración que supone el establecimiento de

una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar
en una empresa. (Pág.265).
 23

Dirección: En el hecho de influir en los individuos para que contribuya a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Por lo tanto tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración. (Pág.266).

Control: Forma parte del proceso administrativo, ya que establece relaciones entre
las diferentes partes del trabajo. (Pág.266).

2.3. El Proceso de Control.

Según Ivancevich y colaboradores (1997), es una responsabilidad fundamental de
la dirección, está estrechamente vinculado con los procesos de planificación y de
organización. Su impacto sobre la motivación y la conducta del grupo es muy
significativo. El control es a la vez un proceso y un resultado. La función del
control incluye todas las actividades que el gestor emprende con el fin de asegurar
que los resultados que se producen son congruentes con los resultados
programados.

El control es el proceso utilizado para evaluar y comparar el rendimiento real

con los objetivos fijados y corregir las diferencias que puedan haberse producido
entre el resultado y el objetivo. Los elementos se pueden distinguir de la siguiente
manera:
1. La especificación: es la definición del resultado que se pretende alcanzar. El
control requiere, ante todo, que se especifique una norma o estándar. La
especificación describe cabalmente una condición deseada, que puede adoptar la
forma de un objetivo, de una norma o de algún otro conjunto de condiciones
determinadas cuantitativamente.
2. Producción: significa hacer o fabricar un producto o prestar un servició.
3. La Inspección: es un juicio relativo a si la producción cumple o no con la
especificación. La inspección determina si hay necesidad de emprender acciones
correctivas.
 24

Las técnicas que los gestores emplean para controlar la producción y las
operaciones pueden clasificarse en tres tipos principales: control preliminar,
control concurrente y control de retroalimentación.
Control Preliminar: se centra en prevenir posibles desvíos de calidad y la
cantidad de los recursos empleados en la organización. Los procedimientos
preliminares de control incluyen todas las actividades de gestión
encaminadas a acrecentar la probabilidad de que los resultados obtenidos se
comparen favorablemente con los resultados planeados. La gestión ha de
ocuparse del control preliminar de los recursos en cuatro áreas: recursos
humanos, materiales, capital y recursos financieros.
Control Concurrente: consiste en el seguimiento de las operaciones en
curso para asegurar que se procura alcanzar los objetivos. El control
concurrente se efectúa primariamente a través de las actividades de
supervisión de los gestores. Mediante la observación personal en el lugar de
trabajo, los gestores determinan si el trabajo de sus subordinados se realiza
como está previsto en las políticas y procedimientos. La delegación de
autoridad otorga a los gestores la facultad de utilizar incentivos financieros
para hacer el control concurrente. El control concurrente consiste
básicamente en las acciones de los supervisores que dirigen el trabajo de sus
subordinados.
Control de retroalimentación: este se centra en los resultados finales. La
acción correctiva está orientada a la mejora del proceso de adquisición de
recursos o a la de las operaciones en curso. Este se deriva del uso que se
hace de sus resultados para guiar las acciones futuras. Los métodos de
control de retroalimentación empleados en las organizaciones comerciales
incluyen los presupuestos, costes estándar, estados financieros, control de
calidad, el rendimiento y evaluación.
 25

2.4. El Control de Gestión.

Para Plaindoux y Leleu, (1971), el control de gestión tiene por objeto determinar
si los hechos u operaciones, respeten los principios de las políticas definida por los
dirigentes de la empresa conforme con los intereses actuales y futuros de la
empresa.

El control de gestión comprende un análisis crítico de las operaciones de la

exploración, que permite descubrir las anomalías de toda clase. Una comparación
de los resultados registrados con respecto a los objetivos fijados por la dirección
general, un estudio especial que permite juzgar si los resultados reales son o no
favorables para el prevenir de la empresa y en correlación, las medidas propuestas
para el mejor desarrollo de la misma, dentro de las directrices establecidas por la
planificación estratégica, para hacer llamada permanente a la iniciativa y a la
mejora, mas que a la conformidad estricta con las previsiones.

En el control de gestión no puede conformarse con la verificación de los

resultados reales con una norma preestablecida, sino que, tiene que orientarse a
reconstruir de manera continua la norma de eficiencia en sí misma, mediante un
planteamiento de diagnóstico permanente y la revalidación de los objetivos

2.5 Sistemas: Para Cohen (1998), el sistema es un conjunto de elementos

organizados que se encuentran en interacción, que buscan alguna meta o metas
comunes, operando para ello sobre datos o información sobre energía o materia u
organismos en una referencia temporal para producir como salida información o
energía u organismos. Siendo un conjunto de partes que operan con
interdependencias para lograr objetivos comunes.

Desde la perspectiva de la teoría de los sistemas, la gestión implica dirigir y

solucionar problemas en cada una de las partes de la organización, teniendo en
 26

cuenta que las acciones emprendidas en una parte de la organización afectan a las
demás partes de la misma.

2.6 Sistema de Control De Gestión: según F. Blanco Illescas, (2002) se puede

definir como total, en el sentido que cubre los aspectos de las actividades de la
empresa, periódico ya que sigue un esquema y una secuencia predeterminados,
cuantitativo, utilizando como unidad de medida principal la monetaria, pero
apoyándose en otras medidas de la actividad que le permiten sentar criterios sobre
su evolución a través de índices, integrado o coordinado, es decir, compuesto de
un grupo de subsistema de control articulado.

La planificación estratégica dentro de las organizaciones no puede quedarse

solamente en papel, deben estar estrechamente vinculada a una acción y generar
resultados. Por lo tanto el punto de partida de un sistema de control de gestión es
el direccionamiento estratégico de la compañía, hacia sus objetivos y el
cumplimiento de sus metas.

2.7 Características básicas en un sistema de control de gestión: según F.

Blanco Illescas (2002) el objetivo de contar con un sistema de control de gestión
es apoyar a los directivos en el proceso de toma de decisiones con visión
empresarial, para que se obtengan los resultados deseados. Adaptadas a sus
principales características como son la Integridad, Continuidad, Selectividad,
Creatividad, Efectividad, Eficiencia, Conveniente, Adaptabilidad, Flexibilidad.

2.8. Tendencias y Dimensiones del Control de Gestión

Se presenta el desarrollo de dos corrientes o tendencias:
2.8.1 Tendencias: las tendencias del control de gestión se clasifican de la
siguiente manera:
La Clásica (control tradicional): Se orienta a una visión interna de la
empresa, con un perfil puramente financiero, formal y rígido, centrando su
 27

atención en los recursos que consume, más que en los procesos con los
cuales se crea el valor, priorizando el beneficio inmediato y la información
financiera exterior. Lo que la caracteriza por la comprobación y verificación
de unos objetivos y procesos de gestión determinados.
La Moderna: Se basa en la capacidad de mantener un sistema estable o la
experiencia y habilidad de asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del
proceso de decisión. Este enfoque reconoce el papel de los trabajadores en
el logro de las metas organizacionales, la necesidad de disponer de "señales
de alarma" que anticipen las desviaciones. (Nogueira Rivera 1997):

En el Cuadro Nº 1 Se establece una comparación entre las características del

control tradicional y moderno en su proceso evolutivo.

Cuadro Nº 1 Evolución del Control de Gestión. Características.

Fuente: Nogueira, (2004)
 28

2.8.2 Dimensiones del Control de Gestión:

Desde el punto de vista de las dimensiones, el control de gestión va más allá del
ámbito financiero, relacionándose con variables no económicas, que son la base
del resultado del negocio. En consecuencia, el control de gestión puede ser
considerado en un plano cuyos lineamientos se mueven en tres dimensiones:

Estratégica: Representa una premisa para la aplicación del modelo, por tanto, se
debe precisar si la empresa ha realizado el ejercicio estratégico de forma adecuada
(definición de la misión, valores, visión, matriz DAFO, estrategia y objetivos
estratégicos). Se debe evaluar el nivel de liderazgo del gerente de la organización,
máximo exponente de los cambios a realizar y de la dirección y motivación de sus
trabajadores. La identificación de los Factores clave de éxito: son elemento
relevante para el éxito de la empresa, ya que le permite alcanzar una sostenibilidad
de su ventaja competitiva.

Operativa: la tendencia a descentralizar permite que las unidades de negocios

sean cada vez más pequeñas para lograr una mayor capacidad de adaptación al
medio ambiente, a través, no sólo de una rápida respuesta, sino también de una
acertada respuesta, porque se está mucho más cerca del problema y, en
consecuencia, se tiene un mejor conocimiento del mismo, identificando los
procesos claves para el desempeño y alcanzar un nivel óptimo de resultados
logrando determinados sus efectos en la organización.

Económica: En el mundo de hoy, los directivos deben ser capaces de adquirir

habilidades para tomar constantemente decisiones, pues éstas tienen repercusión
en mayor o menor medida en la gestión empresarial. Para apoyar este proceso de
toma de decisiones una herramienta importante y útil son los estados financieros
su análisis, que hacen que la correcta interpretación de los mismos aporte un
verdadero criterio sobre el grado de economía, eficiencia y eficacia alcanzada en la
gestión. Weston & Brigham (1999).
 29

Gráfico Nº 1 Dimensiones del Control de Gestión:

2.9 Condiciones Básicas de un Sistema de Control de Gestión:

1. Debe ser diseñado a la medida de la empresa, es decir, de acuerdo con la
planificación y la organización establecidas.
2. Debe tener un carácter objetivo, estableciendo unos planes y unos estándares
con los que se deben contrastar los resultados reales. Dichos estándares deben ser
apropiados y, en consecuencia, razonablemente alcanzables.
3. Debe ser flexible, esto es, compatible con posibles variaciones en los planes
inicialmente previstos.
4. Debe ser precoz, es decir, capaz de detectar las desviaciones con la suficiente
anticipación como para permitir tomar una acción correctora eficaz.
5. Debe ser claro, inteligible para personas que deben hacer uso de él.
6. Debe ser eficaz, es decir, debe concentrar su atención en los puntos críticos,
fundamentalmente, donde sus posibles efectos son más importantes.
 30

7. Debe cumplir el requisito de garantizar una seguridad razonable, lo que significa

que, el costo de los mismos no debe sobrepasar los beneficios que de ellos se
esperan, requiriendo, como es natural, un juicio razonado por parte de la
Dirección. Lorino (1993)

2.10 Los sistemas de Información y el Control de Gestión

Los Sistemas de Información, a través del uso de las tecnologías de información
cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

Automatización de procesos operativos.

Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de

decisiones.

Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

El Sistema Información constituye el núcleo donde se posiciona el control de

gestión, comprende toda la información necesaria para gestionar una empresa de
forma eficaz, eficiente y competitiva, abarcando los elementos relacionados con
los procesos, los recursos financieros, la cultura empresarial, los recursos
humanos, el nivel de servicio prestado al cliente y el cambio y desarrollo de la
organización.
Entre las limitaciones fundamentales de la información tradicional de Control de
Gestión, se pueden citar las siguientes:

Información condicionada por los requerimientos externos.

Información excesivamente financiera.

Predominio de la información interna frente a la información

externa y del entorno.

Información carente de enlace entre la dimensión estratégica y la

operativa.
 31

Baja aportación de la información de costos como información

estratégica para la empresa.

Abundante información ex-post sin posibilidad de anticiparse a los

acontecimientos para tomar medidas, que favorece el corto plazo.

Falta de entendimiento entre los que producen la información y los

que la utilizan para la toma de decisiones.

Información orientada a gestionar los síntomas de los problemas

más que las causas de los mismos (ignorancia del modelo causa-
efecto).

Información orientada más hacia el control que hacia la toma de

decisiones y la acción.

.
Grafico N 2 Los Tres Tipos de Control. (Nogueira Rivera 2002).

2.11 Sistema De Bienes Público: Comprende el registro y control de los bienes

de la República, así como el correspondiente a los entes descentralizados sin fines
 32

empresariales, este sistema es un auxiliar del sistema Contable, por lo tanto, el

órgano rector del mismo es la Oficina Nacional de Contabilidad (ONCOP).

2.12 Características del Sistema de Bienes Públicos: las características

fundamentales del sistema de bienes son las siguientes:
1. Adquisición de los bienes a precios justos y razonables
2. registro del gasto por adquisición de bienes en todas sus fases
(compromiso, causado y pagado).
3. Catálogo de Bienes y Materias
4. Vinculación directa con el sistema de compras
5. Codificación uniforme y particularidad
6. Condiciones en que se encuentran los activos
7. Seguimientos de las adquisiciones, en todas sus fases
8. Inventarios periódicos de los bienes
9. Interfaces con el registro nacional de Contratistas.

2.13 Responsables Patrimoniales Primarios (RPP): Son cada uno de los

titulares de las unidades ejecutoras de proyectos de los organismos ordenadores de
compromisos y pagos.

2.14 Responsables Patrimoniales por Uso (RPU): Son los funcionarios que
tienen asignados bienes muebles y semovientes para el uso en la ejecución de sus
propias actividades. Todo responsable por la tenencia, uso o custodia de los bienes
muebles o semovientes, del Sector Público Nacional debe velar por su buen uso y
conservación y adoptar las medidas que corresponden para facilitar su correcto
registro y control. A tal fin, están obligados a cumplimentar las normas y
procedimientos que se establezcan para realizar cualquier acto y/o para informar
cualquier hecho que implique modificación de la situación de los bienes y
semovientes que se le han asignado y no podrán adquirir, transferir ni
 33

desincorporar tales bienes por ningún título, sin sujeción a las disposiciones
legales y procedimientos previamente establecidos.

2.15 Administración Financiera del Estado Venezolano

La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, (2000),
define a la administración financiera:
La administración financiera del sector público comprende el conjunto de
sistemas, órganos, normas y procedimientos que intervienen en la captación de
ingresos públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del Estado,
y estará regida por los principios constitucionales de legalidad, eficiencia,
solvencia, transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación
macroeconómica. (Artículo 2).
Según el Diseño Conceptual del Ministerio de Finanzas (1997), define a la
administración financiera, como el conjunto de leyes, normas y procedimientos
destinados a la obtención, asignación, uso, registro y evaluación de los recursos
financieros del Estado, que tiene como propósito la eficiente gestión de los
mismos para la satisfacción de las necesidades colectivas.

Zuleta, Barrientos y Luna, (1999), definen a la administración financiera como

el conjunto de principios, normas, organismos, recursos, sistemas y
procedimientos que intervienen en las operaciones de programación, gestión y
control necesarias para captar los fondos públicos y aplicarlos en la concreción de
los objetivos y metas del estado, en la forma más eficiente posible .

A la administración financiera se le conoce también como un sistema que

mediante la planificación, obtención, asignación, utilización, registro, información
y control, persigue la eficiente gestión de los recursos financieros del estado.
Las unidades administrativas que desarrollan la función de administrar los
recursos son las responsables de programar y evaluar el presupuesto, administrar el
sistema tributario, realizar la gestión de las operaciones de crédito público, regular
 34

la ejecución de los gastos e ingresos, administrar el tesoro y contabilizar las

transacciones relacionadas con la captación y colocación de los fondos públicos.

A fin de garantizar la fluidez, eficacia y eficiencia de las políticas financieras

públicas, la administración financiera gubernamental se constituye en un eje
central de todo Programa de Reforma de Estado. No hay área de la actividad
pública que no requiera de recursos en cantidad suficiente y de manera oportuna
para que los Gobernantes puedan brindar satisfactoriamente los servicios y
alcanzar las metas y resultados exigidos por la ciudadanía.

2.16 Sistema Integrado de Gestión y Control de la Finanzas Pública

(SIGECOF).
Según en el Diseño Conceptual del Ministerio de Finanzas, (1997), el sistema
integrado de control y gestión de las Finanzas Pública es un conjunto de procesos
que parten de las principales áreas claves dentro del sistema organizacional, esto
con el fin de diseñar indicadores y estándares basados en los planes y programas
estratégicos intentados por la organización. Tales indicadores cuantitativos y
cualitativos, son medidos por medio de índices confiables de desempeño
gestionados por cuadros de mando que garanticen un monitoreo efectivo para el
cumplimiento de los objetivos del sistema.

Por lo antes expuesto, se considera que el Sistema Integrado de Gestión y

Control de la Fianzas Públicas tiene como principales objetivos realizar la gestión
de los recursos en un marco de absoluta transparencia, generar información útil,
oportuna y confiable para la toma de decisiones, lograr que la gestión pública se
realice con economía, eficiencia y efectividad, interrelacionar los sistemas de
administración financiera con los de control interno y externo a efectos de
incrementar la eficacia de estos.
 35

Un sistema integrado de gestión y control financiero gubernamental puede

desarrollarse sin importar la estructura específica de una organización, pero sin
duda funciona mejor cuando los subsistemas de presupuesto, contabilidad,
tesorería y crédito público se encuentran estrechamente relacionados con la
estructura organizacional, bajo la dirección de un ejecutivo en administración
financiera gubernamental común y calificada profesionalmente. Y, según su
ámbito funcional o territorial, presenta particularidades en cuanto a principios,
objetivos, aspectos metodológicos, características, componentes (subsistemas) y/o
productos.

2.17 Características
Sobre la base de la información obtenida en el Diseño Conceptual del Ministerio
de Finanzas (1997), se obtienen las siguientes características del sistema:
Confiabilidad: Ofrece certeza de los datos, los hechos y las cifras.
Unicidad: Proporciona un tratamiento y registro único de los datos en el
sitio más cercano donde ocurre cada transacción.
Integridad: Cubrir la totalidad de las operaciones financieras en el ámbito
presupuestario y no presupuestario.
Verificabilidad: Favorece o posibilita el seguimiento de una pista auditable
de todas las transacciones.
Oportunidad: Posibilidad u oportunidad de obtener la información sobre las
transacciones realizadas en el momento en que se producen.
Utilidad: Apoyar el proceso de toma de decisiones.
Transparencia: Dar información clara y pública sobre la gestión
económico-financiera del Gobierno.
Seguridad: Proteger física y lógicamente dicha información contra el
acceso no autorizado y el fraude.
Estas características estuvieron orientadas a lograr la integración de los
subsistemas que conforman el sistema de administración financiera, apoyándose
en el principio de la centralización normativa y la descentralización operativa, el
 36

cual exige una clara delimitación de funciones entre los organismos y órganos
rectores que interactúan con el sistema.

Partiendo de este principio, se propuso una estrategia de desarrollo modular de

los sistemas en la que se distingue un nivel central y un nivel operativo. El sistema
a nivel central está compuesto por varios módulos que serán utilizados por los
órganos rectores del sistema y definidos con base en las atribuciones establecidas
por Ley. En esta categoría clasifican la Oficina Nacional de Presupuesto
(ONAPRE), la Oficina Nacional del Tesoro (ONT), Oficina Nacional de
Contabilidad Pública y la Oficina Nacional de Crédito Público (ONCOP),
ejerciendo, cada una de ellas, las funciones de su competencia. La Contraloría
General de la República y la Asamblea Nacional forman parte del sistema como
entes ejecutores del presupuesto y como órganos de control externo, por lo que
tendrán acceso a la información que se produzca.
El sistema central genera información de tipo gerencial, la cual es resultado del
proceso de integración de las transacciones realizadas por las unidades ejecutoras
del presupuesto de gastos e ingresos. También genera información de tipo
operativo para realizar las funciones que a los órganos rectores correspondan.

2.3 BASES LEGALES

2.3. Constitución de La República Bolivariana De Venezuela

Sección Cuarta
De la Contraloría General de la República
Artículo 287. La Contraloría General de la República es el órgano de control,
vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos y bienes
nacionales, así como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de autonomía
funcional, administrativa y organizativa, y orienta su actuación a las funciones de
inspección de los organismos y entidades sujetas a su control.
 37

2.4. Ley Orgánica De La Hacienda Pública Nacional

Gaceta Oficial N° 1.660 de fecha 21 de junio de 1974
Artículo 127.- Todo empleado de Hacienda al ser sustituido deberá entregar la
Oficina mediante un acta, y se formulará además un Inventario un estado de las
cuentas, un índice del archivo y los demás documentos que den idea del estado de
la Oficina.

2.5. Ley Derogatoria Parcial de La Ley Orgánica De Hacienda Pública

Nacional.
Publicada En La Gaceta Oficial de La República Bolivariana de Venezuela Nº
39.238 Del 10 De Agosto De 2009. En esta ley presenta un solo articulo y tiene
por objeto derogar parcialmente la Ley Orgánica de Hacienda Publica Nacional, y
en su disposición transitoria deja en vigencia los siguientes artículos
17,19,20,21,22,23,25,26,28,30,31,32,33,34,35,36,37,38,39,40,47,48,52,69 y en
forma parcial el articulo 106, solo en cuanto a custodia de los bienes que
constituyen la Hacienda Publica Nacional.
Artículo 19: Son Bienes Nacionales. Los bienes muebles o inmuebles, derechos y
acciones que por cualquier tirulo entraron a formar el patrimonio de la Nación al
constituirse esta en estado soberano, y los que por cualquier titulo haya adquirido o
adquiera la Nación o se hayan destinados en algún establecimiento publico
nacional a algún ramos de Administración Nacional.

2.6 Código Civil

Gaceta Oficial Extraordinario Nº 2.990 de fecha 26 de julio de 1982.
2.6.1. Bienes Inmuebles: Los siguientes Artículos 526, 527, 528, 529, 530 señalan
que los bienes son inmuebles por su diferente naturaleza, por su destinación o por
el objeto a que se refieren, de acuerdo al manejo donde se encuentren y
pertenezcan. Los terrenos, edificios y toda construcción adherida de modo
permanente a la tierra que se aparte de un edifico incluyendo los frutos que este se
puedan obtener (cultivos).
 38

2.6.2 Bienes Muebles: En lo artículo 531, 532, 533 se indica que los bienes son
muebles por su naturaleza, por el objeto a que se refieren o por determinarlo así la
Ley. Refriéndose a que pueden ser cambiados de un lugar a otro. Y los derechos,
las obligaciones y las acciones que tienen el Estado por derecho en cada uno.

2.7. Ley Orgánica de La Contraloría General de La República Y del Sistema

Nacional de Control Fiscal.
Establecida según Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.
Esta Ley fue creada para regular las funciones de la Contraloría General de la
República, el Sistema Nacional de Control Fiscal y la participación de los
ciudadanos en el ejercicio de la función contralora. De conformidad con lo
dispuesto en el artículos 51, 52, 58,73, 91 1, la LOCRSNCF tiene por objeto
regular funciones y responsabilidades que tienen los funcionarios públicos, tienen
el compromiso de mantener en forma eficiente y eficaz los niveles de control en
todos los procedimientos administrativos y operacionales, pues el incumplimiento
de la norma y la negligencia en sus funciones acarreara sanciones pertinentes al
caso y deberá responder al estado por ello.

2.8 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público

Establecida según Gaceta Oficial Nº 37.978 de fecha 13 de julio de 2004. A través
de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, en los
Artículos: 3, 131, 139, 161 y 1 91, fueron refundidas y sistematizadas en un solo
texto legal las normativas anteriormente vigentes en materia de presupuesto,
crédito público, hacienda pública nacional, contabilidad pública y auditoria
interna.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 131 el Sistema de Control
Interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales,
salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la
obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y
 39

oportuna para la toma de decisiones, promoverla eficiencia de las operaciones y

lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia
con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, así como
garantizar razonablemente la rendición de cuentas.

2.9 Ley Contra La Corrupción

Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinario De Fecha 07 De Abril De 2003
A través de los Artículos: 3, 6, 7, 9, 13, 17, 18, 20, 21, 46, 52, 53, 54 se advierte
sobre las consecuencias que acarrea el incumplimiento de las funciones y
responsabilidades que tienen los funcionarios públicos, las responsabilidades de
mantener en forma eficiente y eficaz los niveles de control en todos los
procedimientos administrativos y operacionales, pues el incumplimiento de la
norma y la negligencia en sus funciones acarreara sanciones pertinentes al caso y
deberá responder al estado, considerándose privativa de retención de tres (3) a diez
años (10) según corresponda, o multas según la causa que incumplan..

2.10 Oficina de Gestión Administrativa Coordinación de Contabilidad y

Bienes Nacionales. Ley del Estatuto de la Función Pública.
De conformidad con lo dispuesto en el artículos 33, y 79 de la referida ley se
establece que todos los funcionarios públicos, tenemos a cargo una serie de
muebles y equipos que nos ayudan en el desempeño de nuestras labores. Estos
bienes muebles, forman parte del patrimonio de la Nación. Es compromiso y
responsabilidad de todos, velar por el buen uso y custodia de los mismos. De
acuerdo a la normativa legal vigente, se establecen ciertas responsabilidades en
materia de bienes.

2.11 Ley de Conservación y Mantenimiento de los Bienes Públicos, publicada

en la Gaceta Oficial Nº 38.756 del 28 de agosto del 2007.
Asentado en el artículo 20 de la referida Ley se establece el Mantenimiento
Preventivo, Predictivo, Correctivo, Rutinario de los Bienes del Estado. En el cual
 40

se establece las acciones continuas y permanentes encaminadas a preveer y

asegurar el funcionamiento normal, la eficacia, el buen aspecto de los bienes e
instalaciones y prolongar su vida útil.

2.12 Ley Orgánica Que Regula La Enajenación De Bienes Del Sector Público
No Afectos A Las Industrias Básicas Publicada En Gaceta Oficial Nº 3.951
Extraordinario Del 7 De Enero De 1987.
La presente ley regula todo lo relativo a la enajenación de bienes propiedad de
la republica, de los distintos institutos autónomos, de las empresas del estado, de
las demás personas en las que los entes antes mencionados tengan una
participación superior al 50% del capital social. De igual manera normaliza todo
lo concerniente a los bienes que hubiesen sido declarados en estado de
obsolescencia o deterioro, y será el Superintendente Nacional de Bienes Públicos
En el ejercicio de la atribución que le confiere señalar y otorgar la disposición a
los organismos que lo soliciten la enajenación de sus bienes conforme a esta Ley.

El Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos, es

una instrumento de carácter legal que define el marco jurídico que rige el Sistema
de Bienes Públicos, cuya rectoría es ejercida por la Superintendencia de Bines
Públicos, creada como un servicio desconcentrado del Ministerio con competencia
en materia de finanzas, bajo la responsabilidad de un Superintendente o una
Superintendente de libre elección y remoción del Presidente de la República
Bolivariana de Venezuela.
Asimismo, se crea la Comisión de enajenación de Bienes Públicos, como
órgano de la Superintendencia de Bienes Públicos, facultado para autorizar la
enajenación de los bines públicos a los órganos o entes del Poder Público
Nacional.
 41

CAPITULO III
MARCO ORGANIZACIONAL.

En este capítulo se tratará en primer lugar a la Universidad Simón Bolívar como

un todo integral, en lo que se refiere a su: Misión, Visión, Objetivos, Estructura
Organizativa y en segundo lugar se reseña los lineamientos y los objetivos de la
Dirección de Finanzas, por ultimo al Departamento de Bienes Nacionales como
área medular de este trabajo de investigación.

3. RESEÑA HISTORICA
3.1. La Universidad Nacional Experimental Simón Bolívar
La Universidad Nacional Experimental Simón Bolívar es una Institución pública
de Educación Superior, creada el 18 de julio de 1967 y comenzó sus labores el 19
de enero de 1970. Tiene una estructura dinámica adaptable al ensayo de nuevas
orientaciones en los sistemas de enseñanza, de investigación y de administración
educativa. La Universidad posee autonomía académica y administrativa.
La Universidad Nacional Experimental Simón Bolívar, es una institución orientada
a la búsqueda de la verdad, el afianzamiento de los valores trascendentales del
hombre y a la realización de una función rectora en la educación, la cultura y la
ciencia, mediante actividades de docencia, investigación y extensión. Es una
institución experimental con estructura dinámica, adaptable al ensayo de nuevas
orientaciones en la formación integral del individuo, la investigación, el desarrollo
tecnológico, la extensión y la administración educativa. Su organización, planes y
programas estarán sometidos a permanente evaluación.
La Universidad Simón Bolívar tiene su sede principal en el área metropolitana de
la Capital de la República y podrá crear núcleos, ejecutar programas y realizar
actividades en otras regiones del país, de acuerdo a los planes nacionales de la
Educación Superior y al plan de desarrollo integral de la Universidad.
 42

3.1.2. Misión
La misión de la Universidad Simón Bolívar (USB) es una comunidad académica,
innovadora, participativa, productiva y plural, en permanente aprendizaje y
desarrollo, y comprometida con la excelencia, cuya misión fundamental es
contribuir significativamente con:

La formación – sustentada en valores éticos - de ciudadanos libres, líderes

emprendedores, de alta calidad profesional y humana, orientados hacia la
creatividad, la innovación, la producción, la sensibilidad y la solidaridad social.
La búsqueda y transmisión universal del saber, la generación, difusión y
aplicación del conocimiento; dentro de un foro libre, abierto y crítico.
La transferencia directa de su labor investigativa académica, creativa y
productiva, a manera de soluciones y repuestas a las necesidades y demandas de
la sociedad, a cuyo servicio se encuentra, en pos de un mundo mejor.”

La Universidad entiende esta misión como su particular manera de participar

activamente en el logro de una sociedad más justa, y de promover el desarrollo
armónico y sustentable de sus dimensiones sociales, políticas, culturales y
económicas.

3.1.3. Visión
La visión de la Universidad Simón Bolívar (USB) de acuerdo al proceso de
Reingeniería validado por el Consejo Directivo el 29 de Octubre de 1999 es la
siguiente:

“La Universidad Simón Bolívar es una universidad, reconocida nacional e

internacionalmente como centro de excelencia por su capacidad de formar
líderes con alto compromiso social, por su capacidad de generar aportes
creativos y pertinentes de naturaleza tecnológica, científica y humana y por su
capacidad de auto renovación y aprendizaje”.
 43

El prestigio académico y su destacado posicionamiento en el campo técnico y

científico le permiten una activa participación en la comunidad universitaria
internacional, incrementándose la demanda de estudiantes de otros países en sus
programas de formación.

El modelo educativo está centrado en el estudiante y motivado por una

búsqueda permanente de mejora en la forma en que se genera y transmite el
conocimiento, de cómo éste se relaciona y se aplica en contextos diferentes y de
la vigencia y pertinencia, presente y futura, del conocimiento impartido.

Se fomentan y acometen programas de investigación, desarrollo y creación, de

manera transdisciplinaria e integrada, que conlleva a la generación de
conocimientos e innovaciones que permiten ampliar tanto la oferta académica,
como los productos y servicios especializados que están a la disposición de la
sociedad.

La dinámica organizacional tipo red, es flexible, en constante revisión, que

apoya efectivamente una gestión productiva y eficiente, fundamentada en la
planificación estratégica, todo lo cual ha permitido diversificar las fuentes de
ingresos y lograr la sustentabilidad financiera.

La Universidad Simón Bolívar propicia la integración de las personas con el

ambiente natural, la cultura y los deportes. Su infraestructura física y prestación
de servicios de apoyo académico están inspirados en este modelo integrador, que
potencia la calidad de la vida de manera integral.

Todo esto lo hacen los miembros de una comunidad de personas

comprometidas con unos Valores, una Misión y una Visión compartida, que
trabajan con entusiasmo, responsabilidad y armonía en procura de lograr
 44

resultados de gran relevancia y significado tanto para las personas como para la
institución y el país.

El conjunto de creencias que guían y motivan a los miembros que conforman la

Comunidad de la Universidad Simón Bolívar de acuerdo al proceso de

3.1.4. Objetivos
Según el Plan de Gestión 2009-2013 de la Universidad Simón Bolívar los
objetivos estratégicos son los siguientes:

Eje N° 1: Desarrollo Y Ejercicio Pleno De La Autonomía Universitaria

Lograr la aprobación del Reglamento General Autonómico de la Universidad.
Ejecutar campañas de promoción y divulgación de las actividades que realiza
la USB
Proponer una estructura organizativa de la Institución en el marco del
Reglamento General Autonómico de la Universidad y disponer de los
manuales de organización, normas y procedimientos de las unidades, que
respondan a la estructura organizativa institucional que se establezca.
Fomentar la obtención de recursos, a través de fuentes alternas de
financiamiento, que permitan reducir la dependencia del presupuesto asignado
por el Estado.

Eje Nº 2: Crecimiento con Calidad y Pertinencia Social

Promover y apoyar la creación de nuevas carreras de pregrado y programas de
postgrado de alta demanda social, basándose en las fortalezas y oportunidades
de la Universidad.
Actualizar permanentemente los planes de estudio de las carreras, tomando en
cuenta los nuevos enfoques de las distintas disciplinas.
Apoyar la movilidad nacional e internacional de estudiantes para ampliar y
fortalecer las carreras de pregrado y los programas de postgrado.
 45

Promover en la oferta académica anual la modalidad educativa a distancia en

sus variantes mixta y virtual.
Implementar un sistema de control de estudios para todas las sedes y para todos
los programas de estudios que permita la atención eficiente de la oferta
académica para cada período lectivo y pueda suministrar de manera oportuna y
confiable los datos requeridos por las unidades solicitantes para procesos
evaluativos.
Eje Nº 3: Oportunidad Y Transparencia En La Rendición De Cuentas

Desarrollar un sistema de información integral estructurado entre medios

impresos y medios digitales en los que se favorezca a los últimos. Actualización
de los portales existentes.
Automatizar, en la medida de lo posible, todos los procesos administrativos y
académicos de la USB.
Sistematizar y profundizar los mecanismos de autoevaluación y de generación
de indicadores de gestión.

Eje Nº 4: Universidad Innovadora Y Emprendedora

Reforzar la integración entre la Universidad y el sector productivo de bienes y
servicios en el desarrollo de programas de investigación compartidos.
Contar con una infraestructura tecnológica apropiada para todos los procesos
institucionales de la comunidad universitaria

Eje Nº 5: Calidad De Vida

Desarrollar programas de reconocimiento y estímulo a las actividades

realizadas por todos los miembros de la universidad
Simplificar sustancialmente los procedimientos, gestiones y trámites
administrativos de la Universidad, para ofrecer respuestas oportunas ante los
 46

requerimientos planteados por los diversos organismos y personas de la

Institución
Desarrollar políticas y aplicar medidas eficaces para lograr la optimización del
desempeño ambiental de la Institución, particularmente en materia de
coeficiencia y conservación de la biodiversidad

Eje Nº 6: Hacia Una Universidad Socialmente Responsable

Vincular a los diversos miembros de la comunidad universitaria en proyectos e
iniciativas orientadas a contribuir con la transformación de la realidad local,
nacional e internacional.
Fortalecer los programas que favorecen la igualdad de oportunidades en el
ingreso y permanencia en la Universidad
Identificar nuevos caminos de formación e investigación científica que sean
útiles para los procesos de desarrollo y construcción de lo público en el ámbito
local, nacional e internacional
Realizar un trabajo de responsabilidad social integral e interdisciplinario para
abordar las realidades que así lo requieran.
Abrir los espacios de la USB para la promoción de la ciencia, la cultura y el
deporte
Reforzar los vínculos con la sociedad civil para fortalecer: Las relaciones con
los egresados de la USB, a través de la Asociación de Egresados y de la
creación de una oficina de Seguimiento de los Egresados.

3.1.5. Estructura Organizativa

De conformidad con el Artículo 3º del Reglamento General de la Universidad
Nacional Experimental “Simón Bolívar”, las autoridades son: El Consejo Superior,
El Consejo Directivo, el Rector, los Vicerrectores, el Secretario y el Consejo
Académico.
El Consejo Superior ; es la máxima autoridad para la determinación de los
planes de desarrollo de la institución, así como la supervisión y evaluación.
 47

Estará integrado por: representantes del Ejecutivo Nacional, Director General

Sectorial de Educación Superior del Ministerio de Educación, profesores,
estudiantes, egresados de la universidad, y representantes de: Oficina de
Planificación del Sector Universitario (OPSU), Oficina Central de Planificación
de la Presidencia de la República (CORDIPLAN), Consejo Nacional de
Investigaciones Científicas, Consejo Venezolano de la Industria y Consejo
Nacional de la Cultura. Son funciones del Consejo Superior: aprobar el Plan de
Desarrollo Institucional de la Universidad; supervisar y evaluar periódicamente
las políticas y las estrategias de la Universidad; conocer y aprobar el proyecto de
presupuesto-programa, así como reconocer los resultados parciales y finales de
su ejecución; conocer y aprobar la Memoria y Cuenta la Universidad;
pronunciarse sobre la modificación al Reglamento General de la Universidad,
someterlo a la consideración del Ministerio de Educación y dictar su propio
reglamento.

El Consejo Directivo: Es el organismo de dirección académica y administrativa

de la Universidad, ejercerá el gobierno de la Institución y estará integrado por el
Rector, quien lo presidirá, los Vicerrectores, el Secretario, los Directores de
División, los Decanos, dos representantes de los profesores, un representante de
los estudiantes, un representante de los egresados, un delegado del Ministerio de
Educación y un representante del personal administrativo. Las funciones básicas
del Consejo Directivo, entre otras son: elaborar el Plan de Desarrollo
Institucional y someterlo a la consideración del Consejo Superior; fijar y ejecutar
las políticas y estrategias de acuerdo al Plan de Desarrollo Institucional aprobado
por el Consejo Superior; establecer la estructura organizativa de la Universidad;
aprobar los planes operativos para cada una de las áreas que integran la estructura
organizativa; coordinar el proceso de desarrollo integral de la Universidad de
acuerdo con los lineamientos establecidos por los Planes de la Nación, por el
Consejo Nacional de Universidades y por el Consejo Superior; considerar para su
aprobación la designación e incorporación del personal académico propuesto por
 48

el rector; considerar el anteproyecto anual del Presupuesto-Programa y

presentarlo al Consejo Superior para su aprobación; conocer los informes
presentados por la Contraloría Interna y recomendar las medidas pertinentes,
dando información al Consejo Superior y proponer al Consejo Nacional de
Universidades (CNU), de acuerdo al Consejo Superior, la creación, modificación
o supresión de carreras, a fin de adecuar la oferta académica a las necesidades
nacionales y regionales.

El Rector; es la máxima autoridad ejecutiva de la Universidad y ejerce la

representación legal de la institución y tiene básicamente las siguientes
atribuciones: presidir el consejo directivo; cumplir y hacer cumplir las leyes, los
reglamentos y las disposiciones emanadas del Consejo Nacional de
Universidades, del Consejo Superior y del Consejo Directivo; dirigir, coordinar y
supervisar el normal desenvolvimiento de las actividades universitarias y
presentar al Consejo Directivo el proyecto de programa anual de actividades y el
correspondiente presupuesto.

Vicerrector Académico; es la autoridad responsable de los asuntos

concernientes al área académica de la Universidad. Entre las atribuciones más
importantes están: dirigir las actividades docentes de investigación y extensión;
establecer, de acuerdo con el Rector, los lineamientos generales de la política
académica de la Universidad y someterlos a la consideración del Consejo
Directivo.

Vicerrector Administrativo; es la autoridad responsable de las áreas

administrativas y financieras de la Universidad y las atribuciones más relevantes
son: dirigir las áreas administrativas y financieras de la Universidad y coordinar
y supervisar las actividades relacionadas; con el área administrativa, establecer
de acuerdo con el Rector, los lineamientos generales de la política administrativa
 49

y financiera de la Universidad y someterlos a la consideración del Consejo

Directivo; promover la creación de nuevas fuentes de financiamiento y elaborar
el anteproyecto anual de Presupuesto-Programa y someterlo a consideración del
Consejo Directivo.

Secretario; es la autoridad responsable de cumplir las atribuciones que ha

continuación se destacan: ejercer la Secretaría de los Consejos Directivos y
Académico; elaborar, de acuerdo con el Rector y el Vicerrector Académico, las
agendas de los asuntos que serán considerados por el Consejo Directivo y
Académico; mantener y custodiar el Archivo General; y procesar y actualizar los
datos estadísticos de la institución.

Consejo Académico; es la autoridad encargada del estudio de los asuntos

relacionados con la enseñanza, la investigación y extensión. Está integrada por el
Vicerrector Académico, quién lo preside, el Secretario, el Director del Núcleo del
Litoral, los Directores de División, los Decanos, un representante profesoral, por
cada División y dos representantes estudiantiles. Las atribuciones más
importantes de este Consejo son: establecer, para consideración y aprobación del
Consejo Directivo los requisitos de admisión y las normas de selección,
evaluación y permanencia de los alumnos; considerar los planes de estudios y sus
modificaciones y elevarlos al Consejo Directivo para su aprobación; conocer y
evaluar las solicitudes sobre reválidas de títulos, equivalencias de estudios y
traslados, nombrar los jurados para los trabajos de ascensos del personal
académico ordinario.
De acuerdo al Organigrama Estructural de la Universidad Simón Bolívar, el cual
se encuentra disponible: htps://www.usb.ve:
La Universidad está estructurada de la siguiente manera:
Consejo Superior
Consejo Directivo
Unidades de Apoyo y Unidades Descentralizadas adscritas al
Consejo Directivo
 50

Rectorado
Unidades de Asesoría y Apoyo adscritas al Rectorado
 Secretaría
Unidades de Apoyo adscritas a la Secretaria
 Vice-Rectorado Académico

Unidades de Asesoría y Apoyo al Vice-Rectorado Académico

- Vice-Rectorado Administrativo

Unidades de Asesoría y Apoyo adscritas al Vice-Rectorado

Administrativo

- Núcleo del Litoral

 51

Organigrama
Organigrama Universidad Nacional Experimental Simón Bolívar

CONSEJO SUPERIOR

CONSEJO DIRECTIVO

CONSEJO DE
APELACIONES
CONSEJO
ACADÉMICO
CONTRALORÍA
INTERNA

PARQUE
TECNOLÓGICO
SARTENEJAS COMISIÓN
ELECTORAL

CONSEJO
FUNINDES COORDINACIÓN
SI-USB

COMISIÓN
PERMANENTE
ARTE - VISIÓN PERSONAL
ACADÉMICO

COMISIÓN DE
CONVENIOS
CANAL ALTERNATIVO

COMISIÓN
CLASIFICADORA

COMISIÓN DE AÑO
SABÁTICO

RECTORADO

ASESORÍA JURÍDICA

NÚCLEO DEL
LITORAL
COMISIÓN DE
PLANIFICACIÓN Y
DESARROLLO

COORDINACIÓN DE
PROGRAMAS
ESPECIALES

COORDINACIÓN DE
RELACIONES
INTERNACIONALES

DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE DESARROLLO DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE

DEPORTES ESTUDIANTIL ASUNTOS PÚBLICOS SEGURIDAD INTEGRAL

VICE-RECTORADO VICE-RECTORADO
SECRETARÍA
ACADÉMICO ADMINISTRATIVO

INSTITUTO DE DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE

ENERGÍA DE LAS SERVICIOS INGENIERÍA DE SERVICIOS
AMÉRICAS TELEMÁTICOS INFORMACIÓN MULTIMEDIA

CONSEJO
PERMANENTE DE
ADMISIONES DIRECCIÓN DE CENTRO DE
ADMISIÓN Y CONTROL DOCUMENTACIÓN Y
COMISIÓN DE BECAS DE ESTUDIOS ARCHIVO
COMITÉ DE COMPRAS
Y CRÉDITOS
EDUCATIVOS

COMISIÓN DE
ACTUALIZACIÓN Y
DESARROLLO

DIRECCIÓN DE CENTRO DE DIRECCIÓN DE

EXTENSIÓN INVESTIGACIONES DESARROLLO BIBLIOTECA DIRECCIÓN DE
DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE
UNIVERSITARIA EDUCATIVAS PROFESORAL RECURSOS
FINANZAS PLANTA FÍSICA SERVICIOS
HUMANOS

OFICINA DE
DECANATO DE DECANATO DE DECANATO DE DECANATO DE PRESUPUESTO
ESTUDIOS ESTUDIOS ESTUDIOS DE INVESTIGACIÓN Y
GENERALES PROFESIONALES POSTGRADO DESARROLLO

DIVISIÓN DE DIVISIÓN DE DIVISIÓN DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE

UNIDAD DE
CIENCIAS CIENCIAS FÍSICAS Y CIENCIAS SOCIALES CONTABILIDAD TESORERÍA REGISTRO Y
LABORATORIOS
BIOLÓGICAS MATEMÁTICAS Y HUMANIDADES CONTROL
FINANCIERO

Fuente: http://www.finanzas.usb.ve/node/3 (Consultado 16/04/2013)

 52

3.2. Dirección de Finanzas.

La Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar es una unidad de
apoyo administrativo, adscrita al Vice Rectorado administrativo, sus funciones
administrativas están enmarcadas dentro del rango de asesoría técnica del Vice
Rectorado, las cuales, en líneas generales son: planificar, coordinar y controlar la
formulación y ejecución de los recursos financieros de la Universidad Simón
Bolívar de acuerdo con los lineamientos y políticas internas y gubernamentales.
También se encarga de asesorar y apoyar a las distintas unidades de la Universidad
en las áreas financieras, contables, presupuestarias y patrimoniales. La Dirección
de Finanzas, adscrita el Vicerrectorado Administrativo, está constituida por el
Departamento de Tesorería, el Departamento de Contabilidad, la Oficina de
Presupuesto, y la Oficina de Registro y Control Financiero y el Departamento de
Cuentas por Pagar.
La Dirección de Finanzas tiene una gran responsabilidad y compromiso de
llevar las partidas presupuestarias de la Universidad, en un estricto y eficaz
control, tanto para la Universidad como para el ente gubernamental, en tal sentido
no debe incurrir en atrasos, errores operativos ni financieros. De allí parte la
necesidad que la información que se maneje se eficaz, confiable y oportuna.
La Dirección de Finanzas cuenta con Manuales tales como: Gestión
Presupuestaria, Fondos de Anticipo, Cuentas por Pagar, Ejecución Presupuestaria,
Emisión Presupuestaria, Emisión de Transferencia, Entrega de Cheques, Fondos
Fijos, Recepción de Ingresos. Los cuales les permiten tener metodologías, planes y
estrategias a seguir en los Inter-departamentos.
La Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar, tiene entre sus
disposiciones legales, normas, leyes y reglamentos que rigen los procesos
administrativos y financieros de la administración pública, que incluye el sector
universitario. Dentro de las cuales podremos mencionar:
1.- La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
2.- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
3.- Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público
 53

4.- Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos

5.- Ley de Estatutos de la Función Pública
6.- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos
7.- Ley de Planificación
8.- Normas Generales de Contabilidad
9.- Normas Generales de Auditoria de Estado
10.- Normas Generales de Control Interno

3.2.1. Misión
Garantizar la óptima utilización de los recursos financieros de la universidad y
propiciar la planificación financiera a corto, mediano y largo plazo.

Planificar, coordinar y controlar la formulación y ejecución de los recursos

financieros de la Universidad Simón Bolívar de acuerdo con los lineamientos y
políticas internas y gubernamentales.

3.2.2. Visión
Dentro del proceso de Reingeniería de la Dirección de Finanzas, no está plasmada
en estos momentos una visión de la misma.

3.2.3. Objetivos

A través del Vice-rectorado Administrativo, proveer a las autoridades y a los

consejos universitarios, de información, criterios, elementos de juicio, y de
análisis de alternativas para la toma de decisiones en el área financiera.

Promover y garantizar que la actividad de planificación financiera se

convierta en una práctica permanente, distribuida a todo lo largo y ancho de la
institución.
 54

Coordinar la elaboración de estudios de evaluación de las finanzas de la

universidad, así como estudios de vinculación con el entorno para el análisis de
los ingresos propios de la Universidad.

Coordinar la elaboración y el mejoramiento continuo de manuales de normas

y procedimientos que permitan regularizar los procesos administrativos y
operacionales a fin de mejorar la eficiencia y efectividad de la actividad
financiera.

Coordinar los sistemas de información financiera, tanto en estadísticas, como

de indicadores financieros y de gestión que se requieran para proveer
información, tanto interna como externa, y para apoyar la toma de decisiones,
la rendición de cuentas y la generación de los informes de gestión de todas las
instancias de la universidad.

Cumplir con los requerimientos de información de los entes externos a la

institución: Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU), Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE), Banco Central de Venezuela (BCV).

3.2.4. Metas
La principal meta de la Dirección de Finanzas es la óptima utilización de los
recursos financieros otorgados por el estado y brindar la más oportuna y veraz
asesoría presupuestaria, financiera y contable a los distintos entes que conforman
la comunidad universitaria.

3.2.5. Estructura Organizativa- Dirección de Finanzas

La Dirección de Finanzas que requiera para su cabal funcionamiento dentro de un
proceso dinámico de gestión, una administración pública con mentalidad de
innovación y de cambio, con estructuras y procedimientos adecuados, con técnicas
administrativas especificas y acorde con el avance tecnológico general y
servidores públicos capacitados.
 55

La Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar está conformada por

las siguientes dependencias: Oficina de Presupuesto, Unidad de Información
Financiera, Unidad de Archivo y los departamentos de:
Departamento de Registro y Control Financiero
Departamento de Cuentas por Pagar
Departamento de Tesorería
Departamento de Contabilidad
Departamento de Bienes Nacionales
Departamento de Finanzas de la Sede del Litoral

Fuente: http://www.finanzas.usb.ve/node/3 (Consultado 16/04/2013

3.3 El Departamento de Bienes Nacionales: Problemática

La Universidad realiza continuamente adquisiciones de muebles y equipos

requeridos para el desarrollo de sus actividades académicas, administrativas y de
investigación todo ello, representa aproximadamente el 20% del total del presupuesto
ejecutado. La administración pública tiene establecido que cada organismo debe
contar con un registro actualizado de los bienes públicos y que se corresponden lo
establecido en la ley.

Es por ello que la Universidad requiere definir la situación actual de los bienes
adquiridos; al analizar la problemática existente en el Departamento de Bienes
Nacionales se encuentra que actualmente los bienes nacionales poseen un registro
físico, donde se refleja la unidad de adscripción del bien, ubicación física, el tipo de
mobiliario o equipo según su código de catálogo y descripción, esta se puede
visualizar mediante la colocación de un etiqueta que identifica al bien.

El registro de los bienes nacionales está dividido en dos grandes rubros: el

Registro Físico y el Registro Contable, en Noviembre del año 2001 fue creada la
Comisión de Bienes Nacionales, la cual tenía como objetivo principal evaluar y
recomendar la forma más eficaz de realizar la toma física del inventario de bienes
nacionales, a fin de establecer los correspondientes registros contables y presentar los
estados financieros de la Universidad Simón Bolívar de acuerdo a los requerimientos
de la Contraloría General de la República. La responsabilidad de cada uno de estos
procesos quedo distribuida en dos Direcciones; la Dirección de Planta Física, por ser
la unidad que administra, registra y controla físicamente los bienes (para la fecha) y la
Dirección de Finanzas, por ser la responsable de llevar a los asientos contables de los
movimientos de los activos de la Universidad Simón Bolívar.

En el año 2008 se realiza una restructuración del Departamento de Bienes

Nacionales, con la cual pasa a estar adscrito y bajo la supervisión de la Dirección de
Finanzas.
 El Departamento de Bienes Nacionales a lo largo de estos años ha sufrido
cambios drásticos por las diversas reestructuraciones, lo que ha ocasionado cambios
de dependencia o unidades, indefinición de procesos o la no definición de
procedimientos concretos y válidos. El personal del departamento realiza las
actividades según la situación que se presente sin una norma establecida, por lo que
sus tareas son manera empírica, el registro de información no tiene una documento
especifico que regule la correcta ejecución de la actividades diarias, trayendo como
consecuencia la descontrol en el manejo de la información recopilada en la diferentes
dependencias, continuas quejas por la falta de comunicación coherente, entre los
registradores y los analista encargados de ingresar la información al sistema, lo que
evidencia la incoherencia en los procesos.
Por lo antes expuesto, se puede afirmar que es indispensable que el Departamento
de Bienes Nacionales optimice los procesos administrativos y de campo, para lo cual
se debe diseñar e implementar un Manual de Normas y Procedimientos como
instrumento que permita incorporar y controlar los registros de los bienes muebles y
facilitar su registro en el sistema de información financiera de la Dirección de
Finanzas.

57
 CAPITULO IV
EXAMEN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

El propósito del siguiente capitulo es tener un comprensión general acerca del

funcionamiento del Departamento de Bienes Nacionales adscrito a la Dirección de
Finanzas de la Universidad Simón Bolívar, que facilite el diseño de un Sistema de
Control de Gestión Administrativo, el cual es el objetivo general de la propuesta de la
presente investigación, se realizó el diagnóstico del Departamento de Bienes
Nacionales bajo dos enfoques: uno que permita ver a nivel de gerencia y a nivel
operativo para puntualizar los controles internos.
A continuación se presenta el objetivo del proceso, la planificación y desarrollo del
mismo así como los resultados obtenidos.

4.1. OBJETIVOS DEL PROCESO.

El objetivo del examen de la situación es diagnosticar la situación actual en el

área de control interno y control de gestión del Departamento de Bienes Nacionales
de la Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar, determinando las
debilidades y fortalezas presente en los procedimientos administrativos, a fin de
mejorarlos y adecuarlos a los objetivos estratégicos de la Dirección de Finanzas.

4.2. PLANIFICACION DEL PROCESO.

La presente investigación comprende la descripción detallada del procedimiento

realizado para el logro del propósito de la misma. La planificación del proceso se
baso en estudiar de manera general al Departamento de Bienes Nacionales, se entablo
conversatorios con los integrantes del departamento donde expusieron la
problemática y las razones por la cual se escogió como objeto de estudio, en un
segundo termino estudiar los lineamientos de controles internos inmersos en sus
procesos. Para determinas las necesidades de un proceso de cambios que justifique la
creación de un sistema de control de gestión administrativo se llevaron a cabo los
siguientes objetivos:

58
 1. Optimización y simplificación del proceso administrativo.

2. Mejorar la administración de tareas del Departamento.

3. Control y registro de los procesos de manera eficiente.

Las reuniones realizadas con los miembros del Departamento pretenden visualizar
la situación inicial a través de un análisis interno y externo de la situación que permita
definir fortalezas, oportunidades y amenazas. Exponiendo la necesidad del proceso
de cambio, las ventajas y desventajas. Se definirá el diseño utilizado las técnicas
utilizadas para la recolección de los datos, así como el análisis y la evaluación de los
factores internos y externos.

4.3. DESARROLLO DEL PROCESO

La observación directa, el análisis de la estructura administrativa y la ejecución de
los procesos del Departamento de Bienes Nacionales determinaron las actividades
que conforman la gestión administrativa, operativa y de control que existen. De igual
manera se utilizó como herramienta de recolección de datos, las entrevistas no
estructuradas permitirán el acceso a la información enmarcada en la realidad de los
procesos en el Departamento de Bienes, estos se describen a continuación:
Procedimientos Internos del Departamento de Bienes Nacionales: Los procesos
asociados a los movimientos de los bienes muebles nacionales, necesariamente
ameritan dos enfoques, el administrativo y el operativo. La observación directa y el
análisis de la estructura administrativa del Departamento, determinaron las
actividades que conforman los procesos administrativos existentes, las cuales se
describen a continuación
1. Proceso de incorporación de bienes
2. Proceso de transferencia de bienes
3. Proceso de retiro de bienes
4. Proceso de desincorporación de bienes
5. Proceso de inventario de bienes
6. Proceso de registro de obras (Anexo Nº 1)

59
4.3.1 Proceso de Incorporación de Bienes
Toda incorporación de un activo fijo a los registros de bienes nacionales, supone
un proceso de, compra por vía ordinaria, compra por vía no ordinaria, donación, canje
o reposición, en consecuencia, el proceso se inicia desde el momento en que el activo
es recibido en la Universidad, agotando cada paso desde la entrada del almacén hasta
la entrega del bien a sus custodio final (Unidad, Dirección, Departamento)

4.3.2 Proceso de Transferencia de Bienes

Toda transferencia de un bien dentro de la Universidad, supone un cambio de
unidad y por ende del responsable de uso y patrimonial del mismo, generalmente
implica un traslado de bien, estos cambios generalmente suelen ser acordados
previamente entre las unidades involucradas, en consecuencia, el proceso se inicia en
el momento en que la unidad cedente, comunica al Departamento de Bienes la
disposición o interés de entregar en calidad de cesión determinado bien a otra unidad.

4.3.3 Proceso de Retiro de Bienes

Todo retiro de un bien de cualquier unidad supone su salida temporal o
definitiva de la misma, cuando es temporal (no incluye equipos de computación y a
fin) es originado por un préstamo de una unidad a otra, por la necesidad de
mantener los bienes fuera del espacio por razones de reestructuración o por la
necesidad de trasladar el bien fuera de las instalaciones de la Institución, cuando es
definitivo, obedece a una transferencia entre unidades y a la inoperatividad por
desuso o por inservibilidad, en el caso del retiro temporal el Departamento de
Bienes Nacionales, verifica la justificación del retiro realiza los registros
correspondientes y notifica el traslado al Departamento de Servicios Generales para
que este lo efectúe según su programación, en el caso de retiros definitivos, salvo
las transferencias, debe privar la fase previa de evaluación del bien por parte de la
unidad calificada, siendo esta la facultada para determinar las condiciones del bien,
no obstante, en los casos de que el bien se encuentre en condiciones obviamente

60
buenas, el retiro podrá hacerse destinando el bien a la unidad competente para su
custodia y futura reasignación.

4.3.4 Proceso de Desincorporación de Bienes

Toda desincorporación de un bien, supone su salida definitiva de los depósitos o
desde cualquier unidad de la Universidad y por ende de la contabilidad, bien sea por
venta, dación de pago, donación o por bote de chatarra, en todos los casos debe privar
la fase previa de evaluación y retiro del bien por parte de las unidades calificadas e
involucradas, seguidamente debe agotarse el procedimiento para la desincorporación
según la normativa interna y externa, cumpliendo lineamientos de la Superintendecia
de Bienes Públicos ( SEDEBIP) y del manual SIGECOF, este procedimiento es
coordinado por el comité de bienes, en conjunto con el Departamento de Bienes
Nacionales y la unidad solicitante de ser el caso. Los bienes a desincorporar se
pueden encontrar en los depósitos para desincorporación, en los depósitos de bienes
por reasignar o en cualquier unidad de adscripción, según las características y según
el caso.

4.3.5 Proceso de Inventario de Bienes

Los Inventarios tienen como finalidad ejercer el control sobre el inventario físico
de los bienes que pertenecen a la Institución. Este inventario requiere de una logística
n la que intervienen la dirección finanzas como área administrativa, departamento de
servicios generales como apoyo logístico y el Departamento de Bienes con parte
técnica operativa.
Esta es muy extensa y requiere sincerar los procesos anteriores para poder realizar
una toma efectiva de inventario y poder cumplir con las exigencias de Auditoria
interna de la Universidad.

4.3.6 Proceso de Registro de Obras

Procesos Asociados a los Movimientos de los Bienes Inmuebles USB

61
Los procesos asociados a los movimientos de los bienes inmuebles nacionales, esta
comprendido en dos secciones, el primero derivado de las reparaciones y mejoras a
las edificaciones y/o terrenos y el segundo asociado a la inclusión al sistema de las
nuevas edificaciones y/o terrenos, bien sean provenientes de donaciones o por la
construcción de la institución misma o entes externos:

Proceso de Registro de Reparaciones Mayores y Mejoras a Edificios y/o

Terrenos.
Proceso de Registro de Nuevas Edificaciones y/o Terrenos.
Proceso de Registro de Reparaciones Mayores y Mejoras a Edificios y/o
Terrenos.

Una vez recolectada y analizada la información se determina el conjunto de

factores causales que componen el proceso administrativo, y como se ven afectados
en el registro, procesamiento y emisión de documentos administrativos y operativos
del departamento.
Como resultado de la observación de los procesos operativos y administrativos, se
determinaron los siguientes aspectos que afectan de manera general:
1. El registro de los bienes se registra en una data en tablas de Excel en la sede de
Sartenejas. En la Sede del Núcleo del Litoral se cuenta con una pequeña base de
datos que se encuentra operativo pero solo permite el registro de los bienes
muebles de esta sede.
2. El origen de la data se inicia mediante la documentación enviada por las unidades
al departamento de bienes nacionales, la cual contiene el número del bien, el
costo histórico, la fecha de ingreso y su ubicación física.
3. Se evidenció la ausencia de registros de bienes inmuebles, cálculos de
depreciación, ajuste por inflación, procedimiento de conciliación con inventarios
físicos periódicos.
4. La data registrada que mantiene actualmente los bienes de la Universidad, no es
confiable. No pueden ser tomados como referencia histórica.
62
5. Las unidades ejecutoras suministran información incompleta y aislada de la
adquisición de activos, sin ninguna comunicación al Departamento de Bienes
Nacionales
6. Actualmente no se tienen establecidos los criterios requeridos para la unificación
del Sistema integrado de información financiera con el Departamento de Bienes
Nacionales, necesario para el registro y control de los bienes de la Institución y
que opera actualmente en la Dirección de Finanzas.
7. Se evidencia desconocimiento de los procesos y formatos estándares, utilizados
para los procedimientos que se ejecutan de acuerdo a las nuevas exigencias del
entorno.
8. El personal que labora en la Dirección de Finanzas y los Administradores de las
diferentes unidades carecen de conocimientos actualizados de las leyes y
reglamentos que rigen las obligaciones, en cuanto a los bienes públicos se refiere.
9. Poca unidad y comunicación entre los distintos grupos de trabajo del departamento
y los niveles gerenciales.
10. El personal que labora en el departamento de bienes nacionales carece de
conocimientos en relación al área de bienes públicos, por lo que necesitan
capacitación actualizada acorde con los nuevos lineamientos de la Ley, y
convertirse en agentes multiplicadores para ser divulgada a la comunidad
Universitaria.
11. En materia de deberes formales se constataron que los procedimientos de
adquisición, donaciones y desincorporaciones realizada no cumplen con las
especificaciones y formalidades establecidas por la SUDEBIP, por tanto se deben
establecer y orientar sobre los patrones y lineamientos legales implementados
para el manejo y custodia de los bienes públicos.
12. No existen Manual de Normas y Procedimiento Administrativos que permitan ser
marco de referencia para la para incorporación y la Enajenación de Bienes
Públicos. Pues la reseña encontrada no refleja los procesos formales de acuerdo a
las nuevas exigencias de Ley, ni tampoco tiene establecidos los puntos de control
y los procesos de auditoria interna.

63
13. La data generada como consecuencia de la ejecución de los procesos y
operaciones, requiere de un manejo adicional para su registro en el sistema
integrado de administración financiera establecido en la dirección de finanzas,
esto afecta considerablemente la información, en cuanto a tiempo, oportunidad y
veracidad.

4.4. RESULTADOS:

La aplicación de las técnicas de dirección estratégica permite examinar y establecer

cuáles son las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas en que se
encuentren en el Departamento de Bienes Nacionales. Mediante una matriz DOFA.
Cuadro N 3 Matriz Dofa.
Debilidades Fortalezas
- No existe planeación - Disposición del personal
- No existe integración en equipo. - Apoyo de la Dirección de
- No está establecido las tareas ni Finanzas y a Dirección de
las normas del Departamento. Ingeniería de Información
- Actualización en materia de Ley - Establecidos según ley de Bienes
de Bienes Públicos. Públicos
- Integración sistema financiero de
la Dirección de Finanzas.
Oportunidades Estrategia (DO) Estrategia (FO)
- Fortalecimiento del - Talleres de adestramiento para el - Obtener el mejor desempeño del
personal personal del Departamento de personal para prestación de
- Prestación de Bienes Nacionales servicios.
servicios eficiente - Campaña de concientización a la - Eficiencia en el desarrollo de las
y eficaz comunidad Universitaria sobre actividades mediante la
- Oportunidades de el uso y resguardo de los bienes utilización del sistema financiero
crecimiento públicos. de la Dirección de Finanzas.
- Integración sistema
financiero de la
Dirección de
Finanzas.

Amenazas Estrategia (DA) Estrategias (FA)

- Incompetencia para - Campañas informativas en - Mejorar la calidad de los servicios
realizar las materia de Bienes Públicos cumpliendo las normas
operaciones - Taller de actualización de Leyes establecidos en los procesos
- Falta de del sector público - Integración del sistema de
comunicación - Equipos de trabajos distribuidos información de la Dirección de
- Falta de de acuerdo a los procesos finanzas
conocimientos del - Elaboración de planes de trabajo - Incorporación de nuevos
manejo de los formatos para la ejecución de los
bienes públicos procesos en coordinación con la
- Resultados Dirección de Ingeniería de
inadecuados Información de la (DII)

64
Cuadro N 4 Resultados de la Matriz Dofa
OBJETIVOS ESTRATEGIAS POLITICAS

DO -Talleres de adestramiento para el - Los empleados deberán tomar

Diagnóstico sobre el
desarrollo de los procesos
administrativos del
Departamento de Bienes
personal del Departamento de
Bienes Nacionales.
-Campaña de concientización a la
comunidad Universitaria sobre el
uso y resguardo de los bienes
públicos.
un curso de capacitación por lo
menos una vez al año. Y las
campañas de cultura
organizacional deberán ser
permanentes.

DA
Determinar las debilidades y
fortalezas del Departamento y
su vínculo con los objetivos
estratégicos de la Dirección
de Finanzas.
-Campañas informativas en
materia de Bienes Públicos
-La planeación deberá ser
-Taller de actualización de Leyes actualizada, mínimo cada 6
del sector público meses
-Equipos de trabajos distribuidos
de acuerdo a los procesos

-Elaboración de planes de trabajo

FO -Obtener el mejor desempeño del

personal para prestación de -Mantener constantemente
Aprobación del Manual de servicios. incentivo en el personal
Normas y Procedimientos del
Departamento de Bienes -Eficiencia en el desarrollo de las -El tiempo de respuesta es más
corto, más eficaz y eficiente.
Nacionales actividades mediante la utilización
del sistema financiero de la
Dirección de Finanzas

FA -Mejorar la calidad de los servicios - Mantener constante la

Implantación del Manual de
Normas y Procedimientos del
Departamento de Bienes
Nacionales de la Dirección de información de la Dirección de
Finanzas,
cumpliendo las normas promoción de políticas para el
establecidos en los procesos. manejo y resguardo de los
bienes públicos
-Integración del sistema de
- La Universidad deberá contar
finanzas con una difusión especial
enfocada en materia de bienes
-Incorporación de nuevos formatos públicos.
para la ejecución de los procesos
en coordinación con la Dirección
de Ingeniería de Información de la
(DII)

Esta matriz evidencia las posibilidades de mejorar en un corto y mediano plazo.

65
La síntesis y la evaluación de las fortalezas y las debilidades de los procedimientos
del Departamento de Bienes Nacionales, ofrecerán la base para identificar y ajustar
las conexiones de las diferentes unidades que integran a la Universidad y que se
vinculan directamente con el procedimiento.

4. 5 CONCLUSIONES
Una de las oportunidades más importantes que nos brinda mantener niveles de control
interno óptimos, es la de evitar, las sanciones administrativas y solicitudes
establecidas en Ley, estos controles nos garantizan el cumplimiento del
ordenamiento jurídico establecido, nos permite detectar a tiempo errores y omisiones
de tipo administrativo de los bienes públicos, poder generar mayor grado de
confiabilidad de la información que se suministra.
Los constantes cambios y normativas en materia de bienes públicos que establecen
las leyes de República Bolivariana de Venezuela nos conducen a desarrollar una
herramienta que permita actualizar y establecer las normas y procedimientos que
viabilicen el desarrollo óptimo del manejo de los bienes públicos. Sustentado en lo
antes expuesto, es requisito indispensable que el Departamento de Bienes Nacionales
de la Universidad Simón Bolívar, implante un Manual de Normas y Procedimientos
que documente los procesos, defina el marco jurídico y normativo establecido en las
leyes y por la Universidad.
Esto conduce a la conclusión, de que en toda organización debe existir de manera
sistemática un control de las operaciones administrativas establecidas en los manuales
de normas y procedimientos, que les permita monitorear y evaluar cada uno de los
procesos que se estén ejecutando, y así tomar acciones e ir mejorando
progresivamente.

66
 CAPITULO V

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTION ADMINISTRATIVO

PARA EL DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES DE LA
UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

En el presente capitulo se expone la propuesta del Manual de Normas y

Procedimientos para documentar los procesos que se desarrollan en el Departamento
de Bienes Nacionales adscrito a la Dirección de Finanzas de la Universidad Simón
Bolívar. Esta propuesta se deriva de: lo formulado en el proyecto de trabajo de grado,
los hallazgos del proceso del diagnostico y los resultados del diagnóstico efectuado
sobre las unidades y departamentos involucrados. Posteriormente se detallarán los
elementos que van a justificar el plan propuesto, su objetivo, especificaciones y
criterios para su implementación.

5.1. OBJETIVOS DEL PROCESO.

Contribuir con el Departamento de Bienes Nacionales de la Universidad Simón

Bolívar, en el desarrollo de un programa de control interno que le permita revisar y
registrar los procesos en materia de bienes públicos, con el fin de optimizar sus
procedimientos e incrementar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad,
mediante la Implementación de un Manual de Normas y Procedimientos.

5.2. PLANIFICACION DEL PROCESO.

Según lo expuesto en el capítulo anterior, el Departamento de Bienes

Nacionales no cuenta con sistema de control administrativo que le permita realizar
sus operaciones diarias por lo que se propone un Sistema de Control de Gestión
Administrativo.
Es de allí que se desprenden las acciones a considerar para la propuesta de este
instrumento de Control de Gestión Administrativo enfocado en las particularidades de
la Administración Pública. Se espera que el mismo, le permita al Departamento de
67
Bienes Nacionales de la Dirección de Finanzas asegurar el cabal cumplimiento de las
obligaciones de establecidas en la Ley.
Para el logro de este objetivo, se tendrán que desarrollar una serie de actividades que
permitirán alcanzar el mismo. A través de:
Elaboración del flujograma electrónicos, donde se identifican los procesos que
permiten mejorar el funcionamiento y que faciliten su visualización a todos los
usuarios, para realizar consultas y como herramienta de adiestramiento para
adoptarse a los mismos.
Proponer un Manual de Normas y Procedimientos, para el proceso de
Incorporación y registro de los bienes de la Universidad Simón Bolívar.
Proponer la integración de equipos de trabajo que coordinaran bajo una misma
visión las actividades propias del área tributaria,
Proponer el desarrollo de un plan emergente de inducción al personal a través de la
creación talleres de aprendizajes que permitan afianzar los conocimientos en
materia del manejo y custodios de los bienes públicos y la implementación de los
procesos de control interno.

5.3. DESARROLLO DEL PROCESO.

La metodología que se implementó para lograr el cumplimiento de los objetivos

propuestos en esta investigación se fundamentó en los siguientes pasos:
1. Recopilación de la información técnica y teórica asociada al problema tema de
investigación, como informes técnicos realizados.
2. Revisión de toda la documentación interna antes mencionada.
3. Identificación de las actividades, procesos y procedimientos pertinentes al
Departamento de Bienes Nacionales de la Universidad Simón Bolívar.
4. Caracterización de los procesos efectuados en el Departamento y el enlace con las
diferentes unidades de la Universidad.
5. Recolección de la información acerca de la dinámica organizacional.

68
6. Análisis de la información recopilada acerca de las normas y procedimientos,
tomando como referencia las normas para el registro y control de los bienes
públicos dictadas por la Superintendencia Nacional de Bienes Públicos
(SEDEBIP).
7. Recolección de los datos suministrados por las personas relacionadas con los
procesos de la unidad
8. Realización de los procedimientos en manuscrito para luego ser verificados por los
responsables de cada procedimiento.
9. Análisis de las fallas y brechas encontradas.
10. Aplicación de los formatos exigidos por la Dirección de Ingeniería de
Información (Coordinación de Procesos Organizacionales) de la Universidad
Simón Bolívar

5.4. RESULTADOS: LA PROPUESTA

Para el Departamento de Bienes Nacionales de la Dirección de Finanzas de la
Universidad Simón Bolívar, es importante implantar mecanismos de control que le
permitan asegurar el cabal cumplimiento de los procedimientos administrativos,
estableciendo criterios orientados a la organización y la cultura organizacional.
Basados en estas premisas, se establece un sistema de control interno efectivo que
permita ejecutar las operaciones de manera ordenada, eficiente y efectiva, teniendo
consistencia con la misión de la Dirección de Finanzas de la Universidad Simón
Bolívar y bajo los criterios legales establecidos tanto a nivel interno como externo.
Este mecanismo de control debe contener un conjunto de reglas, directrices,
descripciones de los trabajos, procedimientos de actuación normalizados, y que
influyen en la conducta y desempeño del personal del departamento de bienes
nacionales y del entorno en el cual se involucra.
Mediante la implantación de un Manual de Normas y Procedimientos para el
Departamento de Bienes Nacionales. Se podrá establecerá lo siguiente:
1. Definir sus políticas, que sirvan como guías de acción para la ejecución de
los procesos y operaciones.

69
2. Utilizar o adoptar un sistema organizacional adecuado para ejecutar los
planes.
3. Establecimiento preciso de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
4. Actualización de Normas y Procedimientos para el registro y control de los
bienes públicos según la normativa legal vigente.
5. Identificación de puntos clave de control en cada actividad, proceso o ciclo.
6. Establecimiento de auditorías internas que permitan monitorear la
efectividad y evaluar el cabal funcionamiento de los controles.
7. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la
gestión y el control.

70
 CAPÍTULO VI
IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA EL DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES DE LA
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

El siguiente capítulo explica las actividades que se realizaron para la

implantación de del sistema propuesto, que comprende la implementación del Manual
de Normas y Procedimientos, el entrenamiento a los usuarios, la clasificación del
modelo como instrumento hasta el arranque con la aplicación de los procedimientos
establecidos en el manual y por último la evaluación.

6.1. OBJETIVOS DEL PROCESO.

El objetivo de este proceso es alcanzar la Implementación del Manual de
Normas y Procedimientos del Departamento de Bienes Nacionales de la Dirección
de Finanzas, por lo que estableció realizar las siguientes actividades:
- Programar talleres de inducción al personal involucrado en el proceso.
-Interactuar con las unidades involucradas en el proceso.
-Realizar campañas informativas referentes al nuevo manual

6.2. PLANIFICACION DEL PROCESO.

La Dirección de Finanza es la responsable de la administración y del control
de los bienes muebles e inmuebles, para alcanzar la Implantación del Manual de
Normas y Procedimientos del Departamento de Bienes Nacionales una vez
identificadas las actividades y los procesos necesarios para el registro, seguimiento
y control de todas aquellas transacciones que afectan el Control y registro de los
bienes. Se estableció programar y ejecutar talleres de inducción al personal
involucrado en el proceso, formación de equipos de trabajo con el personal que
integran los departamentos y que interactúan o se relacionan con los proceso del
Departamento de Bienes Nacionales. De igual forma el Departamento de Bienes
Nacionales efectuó campañas informativas a las unidades responsables de la
71
compra de equipos como la Dirección de Servicios Telemáticos, Dirección de
Servicios Multimedia, Dirección de Servicios, Unidad de Laboratorios y Decanato
de Investigación haciendo referencia al nuevo manual de Bienes Nacionales y lo
establecido en materia de control y administración de bienes públicos.
La ejecución de las pruebas y el entrenamiento al personal se efectuaron en
coordinación con la Dirección de Ingeniería de la Información (DII).

6.3. DESARROLLO Y RESULTADOS DEL PROCESO.

El desarrollo del Manual de Normas y Procedimientos se sustenta en la
estructuración de la información, una vez establecidos los procesos macros se
procedió a describir las normas y los procedimientos que consolidaron el
documento físico que permite constatar la veracidad de las actividades diarias, así
como certificar los controles establecidos para el control y registro de los bienes
nacionales.
Establecido el manual de normas y procedimiento para el registro y control
de los bienes se presenta para una primera aprobación al Director de la Dirección
de Finanzas, quien es el principal involucrado y responsable de la Ejecución del
proceso. Al obtener su conformidad y asegurar su ejecución se solicitó la
aprobación de los miembros del Consejo Directivo de la Universidad Simón
Bolívar, quienes son los responsables de autorizar su vigencia y puesta en marcha
por el departamento de bienes nacionales.
Una vez aprobado y publicado en la prensa de la Universidad se comenzó el
proceso de adecuación mediante la inducción al personal del departamento y a las
unidades que participan en el desarrollo del procedimiento.
La inducción consistió en mostrar, de forma teórica y práctica, el procedimiento
sus flujos de información, formatos y los documentos que soportan cada trámite, la
recepción, codificación y verificación de documentos y la emisión de reportes.

Durante esta inducción se efectuaron correcciones y se dio respuesta a las dudas

surgidas en el transcurso de la misma, surgieron situaciones que evidenciaban

72
conflictos en la realización de las tareas, debido a su frecuencia impacto sobre el
usuario y nivel de responsabilidad, a lo que se le dio respuesta luego de su análisis
y concientización del proceso por lo que se logró presentar mejoras que
enriquecieron los procedimientos.

6.4. CONCLUSIONES.

Con el Manual se identificó claramente los diferentes niveles gerencial, operativo

y de control quedando definido los límites de actuación según niveles o unidades
organizativas, condiciones de aplicación y diferentes alternativas de solución al
momento de presentarse inconvenientes relevantes.
La puesta en marcha del manual de normas y procedimiento, facilito la creación de
una base de datos que consolida el arranque del módulo de bienes del sistema
información integrado de administración financiera de la Dirección de Finanzas, en
el cual se registran todas aquellas transacciones que afectan el estado de los
Bienes, es decir, incorporación, traslados, desincorporaciones, donaciones por lo
que se puede contar efectivamente con un control físico y administrativo de los
Bienes, por lo que se puede ubicar físicamente y a su vez conocer la incidencia
administrativa-financiera-contable que se reflejaran oportunamente en los informes
que en ellos se solicite.

73
 CAPITULO VII

EVALUACION DEL PROYECTO

La finalidad del presente capítulo, es exponer la evaluación del proyecto en referencia

al logro de los objetivos planteados para el diseño e implantación del Sistema De
Control de Gestión Administrativo para el Departamento de Bienes Nacionales de la
Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar.

7.1 RESULTADOS RELEVANTES

Al lograr implantar el Manual de Normas y Procedimientos del departamento de

Bienes Nacionales refleja el logro alcanzado en una de la metas establecidas como
prioritarias para el Vice-rectorado Administrativo de la Universidad Simón Bolívar
y la Dirección de Finanzas siendo esta, la punta de lanza en cuanto al control de los
bienes públicos requisito indispensable de toda institución pública, con el fin
mantener un registro único y adicionado a las leyes establecidas.
La operatividad del manual en toda la universidad constituyó un aporte para la
gestión administrativa y financiera, permitiendo reducir los tiempos de respuesta en
los procesos de control y presentación de informes.
Se siguió con la metodología paso a paso y se obtuvieron los resultados dentro de lo
esperado.
El personal involucrado dentro de las actividades planteadas contribuyó
enormemente en la ejecución de la propuesta, lográndose con ello un alto nivel de
confianza y participación activa por parte de los miembros. Logrando alcanzar
disposición hacia el cambio de paradigma necesario; ya que con ello se logrará
acrecentar los conocimientos del personal de Departamento en materia de
planificación administrativa y financiera.

74
7.2. COMPARACIÓN ENTRE LO PLANIFICADO Y LO EJECUTADO

Desde el inicio de la realización de este trabajo, se planifico diseñar un Sistema

de Control de Gestión Administrativo que permitiera normar y adecuar los
procedimientos establecidos de acuerdos a los cambios y las exigencias de Ley,
contribuyendo a mejorar el funcionamiento del Departamento de Bienes
Nacionales. Para ello se realizaron unas series de actividades que permitieron
adecuar los procesos y responsabilidades. El diseño de este sistema contribuirá al
logro de los objetivos propuestos.

7.3. REVISION SOBRE EL CRONOGRAMA

En lo referente al cronograma de ejecución de las actividades relacionadas con el
proyecto presentado en el Capitulo I del presente trabajo, se concluye que las
actividades se ejecutaron de acuerdo con lo programado, sin embargo algunas
actividades relacionadas con el diagnostico se alargaron, requiriendo mas tiempo de
lo proyectado, debido a que fue en la practico donde pudo constatarse realmente el
tiempo que requería el proceso de cambio en el departamento, y el volumen de
actividades que se realizan.
A partir de los resultados obtenidos con la Implementación del Manual de
Normas y Procedimientos, se establece que el departamento adopte las acciones
pertinentes que contribuyan a fortalecer su sistema de control interno y su gestión
en general.

7.4. LOGRO DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS EN LA PROPUESTA

DEL ESTUDIO.

En cuanto al objetivo general consistió en Apoyar el desarrollo del Departamento

de Bienes Nacionales de la Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar,
mediante la elaboración de una propuesta para diseñar el Sistema de Control de
Gestión Administrativo. Este objetivo se cumplió, la realización del Manual de

75
Normas y Procedimientos fue elaborada, aprobada por el Consejo Directivo de la
Universidad, e implementada en el Departamento.
En cuanto a los objetivos específicos se plantearon:
1. Realizar un diagnóstico sobre el desarrollo de los procesos administrativos del
Departamento de Bienes Nacionales y los mecanismos de control, este objetivo se
cumplió ya que se utilizaron las técnicas de observación directa, consulta en la
Web y entrevistas con el personal y sus involucrados.
2. Elaborar la propuesta para el diseño e implantación de un sistema de control de
gestión administrativa. se evaluó y se determinaron los puntos críticos, los cuales
impulsaron las propuestas de mejoras en los procesos financieros y de registro.
3. Validación de la propuesta de un Manual de Normas y Procedimientos del
Departamento de Bienes Nacionales por parte del consejo directivo de la
Universidad Simón Bolívar. Se cumplió ya que fue aprobado y publicado en la
pagina Web de la Institución
4. Implantación del Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de
Bienes Nacionales. El Departamento cuenta con su Manual y todos los procesos
que se realizan se ejecutan de acuerdo a lo establecido en el mismo, en los
actuales momentos se esta desarrollando el Manual de Donación como
complemento exigido por el Consejo Directivo.

76
 CAPÍTULO VIII

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Como cierre del presente Trabajo Especial de Grado en las páginas siguientes se
exponen las conclusiones y recomendaciones que se llegaron después de haber
realizado la investigación.

8.1 CONCLUSIONES
La Universidad como ente del sector público adscrita al Ministerio de Educación
Superior debe contar con un sistema de control y registro de los bienes públicos de la
nación, que sea capaz de proporcionar información oportuna, exacta y veraz para
realizar las rendiciones de cuentas que exige el Estado a través de sus organismos
Ministerio de Finanzas, Superintendencia de Bienes Públicos, OPSU y ONCOP.
El sistema de control de bienes existente al inicio de este proyecto, no estaba en
capacidad de procesar y articular información y ni proporcionar informes que
requiriera la Institución en su día a día, y mucho menos facilitar la información
requerida para la rendición de cuentas a los entes externos.

Es por esta razón que se decidió implantar un nuevo manual de Normas y

procedimientos para el control y registro de los bienes nacionales, orientado a los
procesos administrativos-contables-financieros existentes en las instituciones de
educación superior, y particularmente en la Universidad Simón Bolívar.
El Manual de Normas y Procedimientos actualmente en operación corrige las
deficiencias encontradas y consecuentemente los inconvenientes que se presentaban
en el anterior, por lo que permite mejorar el registro y control de los bienes, así como
reducir los tiempos de respuesta en la presentación de los informes requeridos por los
organismos externos.

77
 Como consecuencia de la implantación se está logrando progresivamente que la
Universidad mantenga una relación más fluida internamente con las unidades con las
que se relaciona, al igual que con las instituciones, organismos y empresas externas
con las cuales está relacionada.

8.2 RECOMENDACIONES
Una vez realizada la investigación para el desarrollo del presente trabajo, se
observó que si bien es cierto que existe el manual de normas y procedimientos del
Departamento de Bienes Nacionales adscrito a la Dirección de Finanzas de la
Universidad Simón Bolívar, este es susceptible de mejoras basadas en el
funcionamiento diario y nuevos procedimientos que emerjan como consecuencia de
nuevas exigencias en materia de Ley.
Así mismo, se recomienda crear un proceso de mejoramiento continuo en materia
de registro y control de los bienes públicos en Venezuela que permita dar comienzo a
un programa de culturización a toda la comunidad Universitaria, en lo que a esta
materia se refiere.
El Control de Gestión tiene como principal finalidad lograr que cada uno de los
integrantes de una organización tenga el uso eficiente y eficaz de los recursos que
dispone la misma para así de esta manera lograr optimizar los objetivos planteados.
También Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de
decisiones.
En tal sentido, la Universidad debe diseñar e implementar sistemas de controles
internos, que le permitan alcanzar los objetivos trazados; estableciendo a través de
manuales de normas y procedimientos, las actividades necesarias y los niveles de
responsabilidades, así como las medidas de seguridad y control pertinente.
Por otra parte, se debe llevar una evaluación periódica de los sistemas de control,
lo que permitirá afianzar las fortalezas de la institución frente a los restos que exige
el control efectivo de la gestión presupuestaria-administrativa-financiera a la que se
enfrenta día a día con los cambios que actualmente confronta Venezuela.

78
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Acevedo A. R., y otros. (1998). Técnicas de documentación e Investigación II.
Quinta Edición. Caracas. Universidad Nacional Abierta.

Bertalanffy, L. (1976). Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes.

Catácora, F. (1996). Sistemas y procedimientos contables. Venezuela: Editorial

McGraw-Hill Interamericana de Venezuela.

Chiavenato I., (1999). Introducción a la teoría general de la Administración.

Quinta Edición. Caracas. Editorial Mc Graw-Hill

Dale Yoder. Manejo de Personal y Relaciones Industriales. Editorial Continental

México

Elizabeth Valarino H. Tesis a Tiempo. Equinoccio. Ediciones de la USB

Garay, J. (2002). La Constitución. Gaceta Oficial No. 5.453 del 24 de Marzo de

2000.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de Control Fiscal. Gaceta Oficial No. 37.347 de fecha 17 de Diciembre de 2001.

Ley Orgánica de Bienes Públicos: Gaceta Oficial Nº 39.952 de fecha 26 de junio de

2012.

SIGECOF. Manual de Bienes Muebles y Semovientes

Capitulo III, Normas específicas para la administración y registro de los bienes
muebles y semovientes. Definición de Responsables:

Tenorio Bahena, Jorge. Investigación Documental. 3ª ed. México (1988). Ed. Mac
Graw - Hill.

Walter B. Meigs. Principios de Auditoria Quinta edición México.

Weston Brigham, Finanzas En Administración Quinta edición México.

79
 ANEXOS
Índice

Anexo A: INSTRUCTIVO PARA LOS PROCESOS DE MOVIMIENTOS DE

IENES MUEBLES NACIONALES USB

Anexo B CIRCULAR INTERNA DEPARTAMENTO DE BIENES

NACIONALES

Anexo C INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS

BIENES PUBLICOS CEBIPS 2006

Anexo D: PRESENTACION ANTES EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR DEL MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE BIENES
DE LA DIRECCIONDE FINANAZAS NOVIEMBRE-2011

Anexo E: ACTA DE APROBACION DE PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO

DE LA UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR NOVIEMBRE-2011

Anexo F MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO

DE BIENES NACIONALES NOVIEMBRE 2011 APROBADO

80
 ANEXO A

INSTRUCTIVO PARA LOS PROCESOS DE MOVIMIENTOS DE

BIENES MUEBLES NACIONALES USB

Los procesos asociados a los movimientos de los bienes muebles nacionales,

necesariamente ameritan dos enfoques, el enfoque del proceso administrativo y el enfoque
del proceso operativo como tal, en este sentido, el presente instructivo recoge los dos
enfoques para cada tipo de movimiento, a continuación se mencionan los tipos de
movimientos:

1. Proceso de incorporación de bienes

2. Proceso de transferencia de bienes
3. Proceso de retiro de bienes
4. Proceso de desincorporación de bienes
5. Proceso de inventario de bienes
6. Proceso de registro de obras

1-. Incorporación de bienes

Toda incorporación de un activo fijo a los registros de bienes nacionales, supone un

proceso de, compra por vía ordinaria, compra por vía no ordinaria, donación y canje o
reposición; en consecuencia, el proceso se inicia desde el momento en que el activo es
recibido en la Universidad, agotando los siguientes pasos:

a) La unidad compradora, la unidad receptora o la unidad administradora,

solicita por escrito al Departamento de Bienes Nacionales la
incorporación del bien recibido, especificando ubicación de este y
anexando a la comunicación los documentos soportes indispensables
para realizar efectivamente el registro auxiliar, estos documentos son,
copia de la factura, copia del informe de recepción y copia de la orden de
compra, en los casos de las compras no ordinarias, donaciones, canje o
reposición, serán los documentos que justifiquen el registro auxiliar y
contable, como por ejemplo, copia de la factura, nota de entrega, acta de
donación u otros válidos legalmente.
b) El Departamento de Bienes Nacionales, una vez que recibe la
comunicación con los soportes, procede a verificar y comparar en la
ubicación del bien, toda la documentación y características de este,
posteriormente si no existen observaciones, almacena la información en
los lectores ópticos o en el informe de incorporación (de ser manual) y
descarga en el sistema de Bienes Nacionales para la respectiva
actualización, de existir observaciones o inconsistencias, solicita
confirmación y posible corrección a la unidad compradora, a la unidad
receptora o a la unidad administradora.

81
 c) El Departamento de Bienes Nacionales genera tres (3) actas de
incorporación en original, las cuales deben ser firmadas y selladas tanto
por el Departamento de Bienes Nacionales como por el responsable
patrimonial (Jefe de unidad receptora) y de uso respectivamente, para
luego ser conservadas por cada uno de estos. La incorporación se ha
ejecutado administrativa y operativamente.

2-. Transferencia de bienes

Toda transferencia de un bien dentro de la Universidad, supone un cambio de unidad

y por ende de responsable de uso y patrimonial del mismo, generalmente implica un
traslado de bien, estos cambios generalmente suelen ser acordados previamente entre las
unidades involucradas, en consecuencia, el proceso se inicia en el momento en que la
unidad cedente, comunica al Departamento de Bienes la disposición o interés de entregar en
calidad de cesión determinado bien a otra unidad, para este proceso se agotan los
siguientes pasos:

a) La Unidad cedente, comunica por escrito al Departamento de Bienes

Nacionales la cesión del bien, informando descripción y número de este,
así como también, detalles de los nuevos responsables y la ubicación
física definitiva.

b) El Departamento de Bienes Nacionales, recibe de la Unidad cedente del

la comunicación, procede a verificar toda la información relacionada con
el bien como lo es el número, clasificación, descripción, unidad de
adscripción y responsables, si no existen observaciones, actualiza la
información en el sistema y notifica el traslado al Departamento de
Servicios Generales en el caso de no haberse realizado, con la finalidad
de que éste lo incluya en su programación, de existir observaciones o
inconsistencias, solicita confirmación y posible corrección a las unidades
involucradas. El Departamento de Bienes Nacionales inspecciona y
valida la transferencia al momento del traslado.
c) El Departamento de Bienes Nacionales genera tres (3) actas de
transferencia en original, las cuales deben ser firmadas y selladas tanto
por el Departamento de Bienes Nacionales como por los responsables
de las unidades involucradas (Jefe de unidad cedente y Jefe de unidad
receptora), las cuales deben ser conservadas por cada uno de estos. La
transferencia se ha ejecutado administrativa y operativamente.

3-. Retiro de Bienes

Todo retiro de un bien de cualquier unidad supone su salida temporal o definitiva de

la misma, cuando es temporal (no incluye equipos de computación y a fin) es originado
por un préstamo de una unidad a otra, por la necesidad de mantener los bienes fuera del
espacio por razones de reestructuración o por la necesidad de trasladar el bien fuera de las
instalaciones de la Institución, cuando es definitivo, obedece a una transferencia entre
unidades y a la inoperatividad por desuso o por inservibilidad, en el caso del retiro temporal
el Departamento de Bienes Nacionales, verifica la justificación del retiro realiza los registros
correspondientes y notifica el traslado al Departamento de Servicios Generales para que
este lo efectúe según su programación, en el caso de retiros definitivos, salvo las
82
transferencias, debe privar la fase previa de evaluación del bien por parte de la unidad
calificada, siendo esta la facultada para determinar las condiciones del bien, no obstante, en
los casos de que el bien se encuentre en condiciones obviamente buenas, el retiro podrá
hacerse destinando el bien a la unidad competente para su custodia y futura reasignación,
para este proceso se agotan los siguientes pasos:

a) La unidad solicitante, comunica al Departamento de Bienes Nacionales el

requerimiento del retiro, especificando y justificando el mismo, anexando el
informe técnico de la unidad calificada si se tratase de retiro definitivo.
b) El Departamento de Bienes recibe la comunicación, acompañada de toda la
información inherente, es decir, los datos completos del bien y el respectivo
informe técnico avalado por la unidad calificada especificando condiciones y
recomendación, procede a verificar toda la información relacionada como lo es el
número, clasificación, descripción, unidad de adscripción y responsables, si no
existen observaciones actualiza la información en el sistema y solicita retiro al
Departamento de Servicios Generales con la finalidad de que éste programe el
retiro hacia el destino respectivo.

c) El Departamento de Bienes Nacionales inspecciona y valida la transferencia al

momento del traslado.

d) El Departamento de Bienes Nacionales genera tres (3) actas de retiro en

original, solo en los casos de retiros definitivos, las cuales deben ser firmadas y
selladas tanto por el Departamento de Bienes Nacionales como por el
responsable patrimonial y de uso de la unidad involucrada, las cuales deben ser
conservadas por cada uno de estos. El retiro se ha ejecutado administrativa y
operativamente.

e) En los casos de retiro temporal por traslado fuera de la institución, el

Departamento de Bienes Nacionales emite una autorización a nombre del
responsable del bien mientras permanezca fuera de la Institución.

4-. Desincorporación de Bienes

Toda desincorporación de un bien, supone su salida definitiva de los depósitos o

desde cualquier unidad de la Universidad y por ende de la contabilidad, bien sea por venta,
dación de pago, donación o por bote de chatarra, en todos los casos debe privar la fase
previa de evaluación y retiro del bien por parte de las unidades calificadas e involucradas,
seguidamente debe agotarse el procedimiento para la desincorporación según la normativa
interna y externa, cumpliendo lineamientos de la Comisión para la Enajenación de Bienes
del Sector Público no afectos a las Industrias Básicas (CENBISP) y del manual
SIGECOF, este procedimiento incluye es coordinado por el comité de bienes, de la mano
con el Departamento de Bienes Nacionales y la unidad solicitante de ser el caso, los bienes
a desincorporar se pueden encontrar en los depósitos para desincorporación, en los
depósitos de bienes por reasignar o en cualquier unidad de adscripción, según las
características y según el caso, para este proceso se agotan los siguientes pasos:

a) Cuando se trata de un bien que por sus características no puede ser trasladado a
ningún deposito custodia, la unidad de adscripción debe solicitar por escrito al
Departamento de Bienes Nacionales la desincorporación de este, anexando a la
comunicación el informe técnico de la unidad calificada según el tipo de bien.

83
 b) El Departamento de Bienes recibe de la Unidad solicitante la comunicación de
desincorporación, deja en espera por desincorporar en esa dependencia el bien en
cuestión, así como se encuentran también los bienes del depósito, periódicamente
se comienza un proceso de desincorporación iniciado por del Departamento de
Bienes Nacionales o por cualquier unidad necesitada, con recomendaciones de
modalidad (venta, dación de pago, donaciones e inservibilidad).
c) Una vez iniciado el proceso se debe elaborar un expediente según las pautas de la
CENBISP.
d) El expediente consta de la solicitud de desincorporación de la unidad y/o inventario
anexo del Departamento de Bienes, informe de perito interno, informe de perito
externo, con sus respectivas declaraciones juradas, informe antieconómico,
fotografías y ficha contable, y es remitido al comité de bienes para su conocimiento y
aprobación.
e) Si la modalidad no constituye una enajenación (transferencia de propiedad) no es
necesario el servicio de peritos externos)
f) En caso de enajenación, el Departamento de Bienes Nacionales ubica peritos
externos para su escogencia y remite al comité de bienes.
g) El Departamento de bienes revisa solicitudes de donación y evalúa si existen
solicitudes que se ajusten para optar la modalidad de donación.
h) Se anexan al expediente el informe del perito externo y su declaración jurada.
i) En todos los casos se elabora un informe ejecutivo, donde se participa o solicita
aprobación al CENBISP.
j) El informe ejecutivo es enviado al Consejo Directivo para su información, solicitud de
firma y declaración jurada del Rector.
k) Son remitidos al CENBISP el o los expedientes.
l) El CENBISP se hace del conocimiento da acuse de recibo o decide sobre la
enajenación.
m) Si no hay enajenación, el comité de bienes no espera respuesta del CENBISP, sino
que comunica a la Dirección Servicios para que contacte al chatarrero y
coordinadamente se realiza el proceso de desincorporación, en los casos de bote de
chatarras todo el procedimiento de retiro de las chatarras se puede ejecutar y
posteriormente se le notifica a la CENBISP a través de expediente.
n) Si hay enajenación, se espera por la respuesta del CENBISP y según sea la
respuesta, se prosigue con el proceso de desincorporación, originándose un proceso
de licitación, la entrega del bien como forma de pago y/o la oficialización de la
donación.
o) Una vez desincorporados los bienes y levantada el acta, se anexa al expediente, se
hacen los registros correspondientes en los auxiliares de bienes y en contabilidad.

La desincorporación es considerada por bote de chatarra, cuando se trata de bienes que no

tienen valor residual o que la recuperación de este valor no sea económicamente rentable
para la Universidad, lo que quiere decir, que no se está en presencia de enajenación y por
ende no se necesita aprobación del CENBISP, no obstante, tal condición además de que
debe ser avalada por peritos internos debe ser determinada según criterios establecidos por
la CENBISP.

B.- Procesos Asociados a los Movimientos de los Bienes

Inmuebles USB
Los procesos asociados a los movimientos de los bienes inmuebles nacionales, esta
comprendido en dos secciones, el primero derivado de las reparaciones y mejoras a las

84
edificaciones y/o terrenos y el segundo asociado a la inclusión al sistema de las nuevas
edificaciones y/o terrenos, bien sean provenientes de donaciones o por la construcción de la
institución misma o entes externos:

1. Proceso de Registro de Reparaciones Mayores y Mejoras a Edificios y/o Terrenos.

2. Proceso de Registro de Nuevas Edificaciones y/o Terrenos.

1. Proceso de Registro de Reparaciones Mayores y Mejoras a Edificios y/o

Terrenos.
Para esta inclusión es importante determinar a que se denominarán reparaciones
mayores y mejora, para este proceso se toma como punto de partida la aceptación
presupuestaria de una determinada solicitud de mejora, bien sea proveniente de la Dirección
de Planta Física o cualquier ente que tenga a bien requerirla. Para nuestros efectos
financieros es necesaria la emisión de punto de cuenta, contratación, valuación, conformidad
de obra, factura y la inclusión de un expediente, para detalles

a) El Departamento de Bienes Nacionales debe recibir de la Dirección de

Planta Física copia del punto de cuenta o contratación de la mejora a
realizar, acompañado de copia del expediente contentivo del proyecto. El
expediente debe incluir: solicitud de obra, proyecto, presupuestos y todo
lo concerniente al proceso de licitación.
b) El Departamento de Bienes procede a determinar si la obra es o no una
mejora o reparación mayor, y si procede a ser incluida al sistema se
realiza la apertura del expediente y abre ficha de auxiliar de la obra en
cuestión.
c) La Dirección de Planta Física debe enviar al Departamento de Bienes la
o las valuaciones de la obra o la Factura Pro Forma según sea el caso e
informar si la obra ha culminado o si continua en avance.
d) Si la obra no ha culminado y solo desea hacer una valuación, la
Dirección de Planta Física debe emitir orden de servicios y procesar pago
de valuación, enviando copia al Departamento de Bienes, éste registra
en auxiliar de inmuebles la obra ejecutada y envía copia al Departamento
de Contabilidad quien debe comparar con el causado. Este proceso se
repetirá tantas veces sea necesaria según lo demande el contrato
convenido y la dinámica de la obra.
e) Si se trata de una obra culminada, la Dirección de Planta Física debe
girar copia del Finiquito de obra al Departamento de Bienes, quien debe
registrar en auxiliar y consignar copia al Departamento de Contabilidad
para registrar ajuste de Construcciones en Proceso a Inmuebles.

2. Proceso de Registro de Nuevas Edificaciones y/o Terrenos.

a) El Departamento de Bienes Nacionales debe recibir de la Dirección de

Planta Física copia del punto de cuenta o contratación de la mejora a
realizar, acompañado de copia del expediente contentivo del proyecto. El
expediente debe incluir: solicitud de obra, proyecto, presupuestos y todo
lo concerniente al proceso de licitación.
b) El Departamento de Bienes procede a determinar si la obra es o no una
mejora o reparación mayor, y si procede a ser incluida al sistema se
realiza la apertura del expediente y abre ficha de auxiliar de la obra en
cuestión.

85
 c) La Dirección de Planta Física debe enviar al Departamento de Bienes la
o las valuaciones de la obra o la Factura Pro Forma según sea el caso e
informar si la obra ha culminado o si continua en avance.
d) Si la obra no ha culminado y solo desea hacer una valuación, la
Dirección de Planta Física debe emitir orden de servicios y procesar pago
de valuación, enviando copia al Departamento de Bienes, éste registra
en auxiliar de inmuebles la obra ejecutada y envía copia al Departamento
de Contabilidad quien debe comparar con el causado. Este proceso se
repetirá tantas veces sea necesaria según lo demande el contrato
convenido y la dinámica de la obra.
e) Si se trata de una obra culminada, la Dirección de Planta Física debe
girar copia del Finiquito de obra al Departamento de Bienes, quien debe
registrar en auxiliar y consignar copia al Departamento de Contabilidad
para registrar ajuste de Construcciones en Proceso a Inmuebles.

Información existe para el momento de la elaboración del proyecto. Modificado y

actualizado e incorporado al Manual de acuerdo a las nuevas exigencias de la
Superintendecia Nacional de Bienes Públicos.

86
ANEXO B

87
 ANEXO C

UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR

VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCION DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES

PROPUESTA DE MANUAL DE REGISTRO Y

CONTROL DE LOS BIENES NACIONALES DE LA USB

SARTENEJAS , 02 DE NOVIEMBRE 2011

88
 MANUAL DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES
NACIONALES

OBJETIVO GENERAL (Fe de Erratas)

Establecer y documentar las normas y los procedimientos que regirán el
proceso de incorporación, registro, control y enajenación de los Bienes
Muebles de las unidades y/o dependencias de la Universidad Simón
Bolívar, ajustados a las normas y leyes nacionales, con el propósito de
garantizar transparencia y eficiencia en la administración y control de los
bienes de la Institución.

RAZONES PARA LA ACTUALIZACION

 Simplificación de los procesos
 Ajuste a la normativa vigente del CENBISP
 Ajuste a la estructura actual
 Incorporación de nuevos procedimientos en un solo manual
 Incorporación y Registro
 Inventario
 Reasignación de los Bienes
 Desincorporación

MANUAL DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES

NACIONALES

ESTRUCTURA DEL MANUAL

INCORPORACION Y REGISTRO DE BIENES NACIONALES

DESINCORPORACION DE LOS BIENES SEGÚN SU MODALIDAD:

 DESUSO
 OBSOLESENCIA DEL BIEN SIN DETERIORO
 INSERVIBILIDAD (INUTILIDAD POR AVERÌA TOTAL)
 INOPERATIVIDAD ( REPARACIÒN ANTIECONÒMICA)

REASIGNACION A OTRA UNIDAD O RETIRO A LOS DEPOSITOS

ENAJENACION DE BIENES NACIONALES

 VENTA
 DONACION
 INSERVIBILIDAD

INVENTARIOS

89
 ESTADO ACTUAL DE LOS BIENES Y ESPACIOS
DE LA USB

DEPOSITO
PABELLON Nº 3

PASILLOS Y OFICINAS

MANUAL DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES

NACIONALES

OBJETIVO GENERAL (Fe de Erratas)

Corregido: Establecer y documentar las normas y los procedimientos que
regirán el proceso de incorporación, registro, control y enajenación de los
Bienes Muebles de las unidades y/o dependencias de la Universidad Simón
Bolívar, ajustados a las normas y leyes nacionales, con el propósito de
garantizar transparencia y eficiencia en la administración y control de los
bienes de la Institución.

Original: Establecer y documentar las normas y los procedimientos para la

desincorporación de los Bienes Muebles de la Universidad Simón Bolívar,
los cuales vienen dados por su modalidad; desincorporación por venta,
donación o inservibilidad ajustados a las normas y leyes nacionales, esto
con el propósito de garantizar transparencia y eficiencia en la
administración guarda y custodia de los bienes de la Institución

90
 ANEXO D

ACTA DE APROBACION POR EL CONSEJO DIRECTIVO 2011

91
 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS EN GERENCIA Y ECONOMIA

CONTROL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE BIENES NACIONALES
DIRECCIÓN DE FINANZAS UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

Autor: Detsi Padilla

Carnet No.:0987454
Tutor: Ingeniero Angélica Belandría
Abril 2014

RESUMEN

El propósito del presente trabajo fue el de mejorar la planificación,

control y optimización de los procedimientos administrativos mediante un
Sistema de Control de Gestión, con el fin de simplificar las acciones,
establecer los controles en períodos reales de los procesos operativos de las
actividades que se ejecutan dentro Departamento de Bienes Nacionales de
la Dirección de Finanzas de la Universidad Simón Bolívar.
De acuerdo al análisis de los resultados sobre el proceso de Control de
Gestión realizado al Departamento de Bienes Nacionales se determinó la
falta de control y normas de las operaciones administrativas. La
implantación del Sistema Control de Gestión de los procesos se realizará
mediante la elaboración e implementación del Manual de Normas y
Procedimientos, basado en la metodología de Desarrollo Organizacional y
de la Visión Sistémica del Departamento de Bienes Nacionales, de acuerdo
a lo establecido en la Normativa Legal vigente en materia de Control y
afín.

Palabras claves: Control de gestión, planificación, elaboración,

optimización, normas, procedimientos.