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rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial

VII

Principios, procedimientos y normas del sistema


nacional de abastecimiento
Ficha Tcnica
Autor : Lic. Jos Luis Nunja Garca*
Ttulo : Principios, procedimientos y normas del
sistema nacional de abastecimiento
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 84 - Octubre
2015

Sumario
1. Introduccin
2. Los sistemas funcionales y los sistemas
administrativos
3. Sistema nacional de abastecimiento
4. mbito de aplicacin
5. Marco normativo del sistema de abastecimiento
6. Antecedentes
7. Anlisis de las normas generales vigentes
del Sistema de abastecimiento
8. El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE)
9. Procesos tcnicos
10. Funcionamiento del sistema de abastecimiento

1. Introduccin
El sistema nacional de abastecimiento es
creado mediante Decreto Ley N. 22056,
publicado el 30-12-77, siendo su objetivo, asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la administracin pblica,
a travs de procesos tcnicos de catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones, almacenamiento y
seguridad, distribucin, registro y control,
mantenimiento, recuperacin de bienes y
disposicin final.
Es as que mediante Resolucin Jefatural
N.118-80-INAP/DNA se aprueban las
Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, que son las que rigen, a partir
de dicha norma, los procedimientos que
deberan seguirse en la gestin pblica
referente a abastecimiento.

2. Los sistemas funcionales y los


sistemas administrativos
La Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Ley
N. 29158, publicada el 28-12-07 (ley
* Egresado de la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad San Martn de Porres. Funcionario pblico de carrera con
38 aos de servicios, Especialista en gestin y administracin
local y regional y tributacin municipal, articulista del staff de
Profesionales de la revista Actualidad Gubernamental desde su
fundacin. Autor de la agenda Diario Gubernamental de gran
aceptacin en la administracin pblica.

LOPE), define que los sistemas son los


conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos mediante
los cuales se organizan las actividades de
la administracin pblica que requieren
ser realizadas por todas o varias entidades
de los poderes del Estado, los organismos
constitucionales y los niveles de gobierno.

especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades


para el normal desenvolvimiento de sus
actividades, y asegurar la continuidad de
los procesos productivos que desarrollan
las entidades integrantes de la administracin pblica.

Son de dos tipos:

4. mbito de aplicacin

1. Sistemas funcionales
2. Sistemas administrativos

El sistema de abastecimiento en la administracin pblica es de aplicacin tanto


a los bienes materiales, constituidos por
elementos materiales individualizables
mesurables, intercambiables y tiles o
necesarios para el desarrollo de procesos
productivos, como a los servicios en
general, excepto los personales que son
competencia del sistema de personal,
que para el efecto, cuenta con sus propias
normas.

Tipo de
sistemas

Concepto

1. Sistemas Los sistemas funcionales tienen


funcionales por finalidad asegurar el cumplimiento de polticas pblicas
que requieren la participacin
de todas o varias entidades del
Estado. El Poder Ejecutivo es
responsable de reglamentar y
operar los sistemas funcionales.
Las normas del sistema establecen
las atribuciones del Ente rector
del sistema.
2. Sistemas Los sistemas administrativos
administra- tienen por finalidad regular la
utilizacin de los recursos en las
tivos
entidades de la administracin
pblica, promoviendo la eficacia
y eficiencia en su uso.
Los sistemas administrativos de
aplicacin nacional estn referidos a las siguientes materias:
1. Gestin de recursos humanos
2. Abastecimiento
3. Presupuesto pblico
4. Tesorera
5. Endeudamiento pblico
6. Contabilidad
7. Inversin pblica
8. Planeamiento estratgico
9. Defensa judicial del Estado
10. Control
11. Modernizacin de la gestin
pblica
El Poder Ejecutivo tiene la rectora
de los sistemas administrativos,
con excepcin del sistema nacional de control.
El sistema nacional de planeamiento estratgico se rige por la
ley de la materia.

3. Sistema nacional de abastecimiento


As, podemos sealar que el Sistema de
abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas,
atribuciones, procedimientos y procesos
tcnicos, con la intencin de lograr la
gestin eficiente y eficaz de los procesos
de abastecimientos que requieren las
entidades del Estado, buscando orientar
el racional flujo, de distribucin o suministro, empleo y conservacin de los
recursos materiales; as como acciones

Actualidad Gubernamental

5. Marco normativo del sistema


de abastecimiento
Las normas que rigen el sistema de abastecimiento en la administracin pblica
peruana son las siguientes:
- Constitucin Poltica de 1993: arts. 58
y 76
- Decreto Ley N. 22056, Ley del Sistema Administrativo de Abastecimiento,
publicado el 30-12-77.
- Decreto Ley N. 22867, Ley de desconcentracin de atribuciones de los
sistemas de personal, abastecimiento
y racionalizacin, publicado el 23-0180.
- Resolucin Jefatural N.118-80-INAP/
DNA: Se aprueban las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento,
publicada el 25-07-80.
- Resolucin Jefatural N. 335-90INAP/DNA: aprob el Manual de
Administracin de Almacenes para el
Sector Pblico Nacional
- Ley N. 27783, Ley de Bases de la
Descentralizacin, numeral 10.3 del
artculo 10, publicado el 20-07-02
- Texto nico Ordenado de la Ley
N. 28411, Ley General del Sistema
Nacional del Presupuesto, aprobado
por Decreto Supremo N. 304-2012EF, publicado el 30-12-12.
- Decreto Legislativo N.1017 que
aprueba la Ley de Contrataciones del
Estado, publicado el 04-06-08.
- Decreto Supremo N.184-2008-EF de
fecha 01-01-09, Reglamento del Dec.
Leg. N. 1017.

N 84 - Octubre 2015

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VII

Informes Especiales

- Ley N. 30225 nueva Ley de Contrataciones del Estado publicada el


11-07-14 (a la fecha an no vigente).
- Ley N. 30281, Ley de Presupuesto
del Sector Pblico Ao Fiscal 2015,
artculo 13 y segunda disposicin
complementaria transitoria, publicada
el 04-12-14.

las contrataciones se rigen por el Decreto


Legislativo N.1017 que aprueba la Ley
de Contrataciones del Estado publicado el
4 de junio de 2008 y que entr en vigencia el 1 de febrero de 2009 a partir de la
aprobacin del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N.184-2008-EF
de fecha 01-01-09.

de la Ley N. 30225, nueva Ley de Contrataciones del Estado, publicado en el portal


institucional del Ministerio de Economa
y Finanzas por mandato de la Resolucin
Ministerial N. 216-2015-EF/15 del 4 de
julio de 2015, a fin de recibir opiniones,
comentarios y observaciones del pblico.
(el decreto supremo que apruebe dicho
reglamento an no se ha publicado).

6. Antecedentes

Actualmente se ha publicado la Ley


N. 30225, nueva Ley de Contrataciones
del Estado publicada el 11-07-14, la cual
seala en su octava disposicin Complementaria final, que dicha norma entrar
en vigencia a los treinta (30) das calendario contados a partir de la publicacin
de su reglamento, excepto la segunda y
tercera disposiciones complementarias
finales, que entran en vigencia a partir
del da siguiente de la publicacin de la
Ley N. 30225.

En cuanto a las ltimas tres Normas Generales del Sistema de Abastecimiento


aprobado mediante Resolucin Jefatural
N.118-80-INAP/DNA, estas siguen an
vigentes.

El sistema nacional de abastecimiento fue


creado mediante Decreto Ley N. 22056
con fecha 29 de diciembre de 1977 entrando en vigencia a partir de 1978. Sealando que sera conformado por la ()
la Direccin Nacional de Abastecimiento
del Instituto Nacional de Administracin
Pblica actuando como Oficina Central
Tcnico Normativa y como rganos de
ejecucin, las Oficinas de Abastecimiento
de los Ministerios, Organismos Pblicos
Descentralizados y Concejos Municipales.
Mediante Decreto Ley N. 22867, Ley de
Desconcentracin de Atribuciones de los
Sistemas de Personal, Abastecimiento y
Racionalizacin, publicado el 23 de enero
del 1980, se busc impulsar el proceso
de desconcentracin administrativa, estableciendo las decisiones relativas a los
procesos tcnicos del abastecimiento de
bienes y de servicios no personales en la
administracin pblica.
El INAP, en su oportunidad, emiti las denominadas normas generales del sistema
de abastecimiento aprobadas mediante
Resolucin Jefatural N.118-80-INAP/
DNA, siendo las siguientes:
- SA.01 Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia
- SA.02 Integridad de administracin
del abastecimiento
- SA.03 Actualizacin y utilizacin deinformacinpara el abastecimiento
- SA.04 Unidad de adquisiciones de
bienes y servicios
- SA.05 Unidad de ingreso fsico y custodia temporal de bienes
- SA.06 Austeridad del abastecimiento
- SA.07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios
Este organismo mediante Resolucin
Jefatural N. 335-90-INAP/DNA, aprob
el Manual de Administracin de Almacenes para el sector pblico nacional y
determin que corresponda al rgano
de abastecimiento precisar, instrucciones,
plazos, mecanismos, instrumentos y
responsabilidades a efectos de realizar la
verificacin de bienes de almacn.

Al respecto debemos indicar que el Ministerio de Economa y Finanzas dispuso la


publicacin del proyecto del Reglamento
Norma
general abastecimiento

Resulta necesario revisar si estas normas


an tienen vigencia, o si se han promulgado normatividad que, sin proponrselos,
estn reemplazando a lo dispuesto por
estas:
SA.06
Austeridad del
Abastecimiento

SA.07
Verificacin del estado
y utilizacin de bienes y
servicios

Detalle

Todos los bienes adquiridos


ingresarn fsicamente a la
entidad por el almacn del
rgano de abastecimiento;
y para su custodia temporal,
esa u otras dependencias
aplicarn principios y procedimientos similares.

En toda previsin, solicitud,


obtencin, suministro, utilizacin y/o administracin de
bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad
que establezca la entidad a
propuestas del rgano de
abastecimiento.

Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas


para verificar la existencia
del estado y condiciones de
utilizacin de los bienes y/o
servicios de que dispone la
entidad.

Objetivos

i) Establecer un solo tipo de


va o canal para el ingreso
fsico de bienes adquiridos a
la entidad.
ii) Extender los principios generales de almacenamiento
a todas las reas que realizan
custodia temporal de bienes.
iii) Realizar mejor control de
los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son
movilizados hasta el lugar de
utilizacin directa.

i) Fijar criterios para hacer


ms racional el empleo de
los medios materiales que
disponen las entidades.
ii) Propiciar el empleo de
criterios tcnicamente elaborados.

i) Realizar seguimiento a los


bienes y servicios con que
cuenta la entidad.
ii) Recabar informacin de
las existencias, en bienes y
servicios para realizar un
abastecimiento ms eficaz.
iii) Evitar la acumulacin
improductiva de bienes o
servicios innecesarios para
la entidad.

Alcance

Todas las entidades del sector Todas las entidades del sector Todas las entidades del sector
pblico
pblico
pblico

Disposiciones

Seala acciones a desarrollar


respecto a los bienes que
ingresan a la entidad. Seala
que el lugar de custodia
de estos, se denominar
almacn.

Plantea acciones a desarrollar


por parte de abastecimiento,
y de la Oficina General de
Administracin y de la Oficina
de Planificacin. Todas referentes a cubrir la austeridad
de los procedimientos.

Control

Dicta cuatro disposiciones


de control, todas referentes
a almacn y la supervisin
requerida.

Indica que la Oficina General Seala acciones para el conde Administracin deber su- trol de los bienes de la inspervisar las acciones, sealan- titucin.
do comunicacin frecuente
entre estas dos oficinas.

Normas
relacionadas

i) Resolucin Jefatural N.33590-INAP/DNA, Manual de


Administracin de Almacenes
para el Sector Pblico
ii) Resolucin de Contralora
N. 320-2006, aprueba Normas de Control Interno

i) Ley de Contrataciones del


Estado D. L. N. 1017. Referente a principios que rigen
las contrataciones.
ii) Ley N. 30281, Ley de
Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015,
en lo referente a Medidas
de Austeridad, Disciplina y
Calidad en el Gasto Pblico.
iii) Resolucin de Contralora
N. 320-2006, aprueba Normas de Control Interno

Las cuatro primeras normas generales


del sistema de abastecimiento fueron
derogadas mediante el Decreto Supremo
N. 039-98-PCM de fecha 28-09-98
que reglamentaba la Ley N. 26850, Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, del 03-08-97. Posteriormente,

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SA.05
Unidad de ingreso fsico
y custodia temporal de
bienes

7. Anlisis de las normas generales vigentes del sistema de


abastecimiento

Actualidad Gubernamental

N 84 - Octubre 2015

Indica las acciones administrativas por adoptar referentes a la toma de inventario


fsico de los bienes de la
institucin.

i) Ley N. 29151, Ley del


Sistema Nacional de Bienes
Estatales
ii) D. S. N. 007-2008-Vivienda Reglamento de la ley
General del Sistema Nacional
de Bienes Estatales
iii) Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales
iv) Resolucin de Contralora
N. 320-2006, publicada el
03-11-06, Aprueba Normas
de Control Interno

rea Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial


8. El Organismo Supervisor de
las Contrataciones del Estado
(OSCE)

de los procesos tcnicos, a fin de detectar


oportunamente desviaciones y adoptar las
medidas necesarias.

Es el organismo tcnico especializado encargado de promover el cumplimiento de


la normativa de contrataciones del Estado
peruano. Ejerce competencia en el mbito
nacional y promueve las mejores prcticas
en los procesos de contratacin de bienes,
servicios y obras.

As como tambin referido al seguimiento


de los documentos administrativos generados en los diversos niveles de la entidad,
para evitar demoras o establecimiento
en el trmite de los mismos, hecho que
perjudicara a la oficina de abastecimiento
y a la institucin.

El OSCE es un organismo pblico adscrito


al Ministerio de Economa y Finanzas, con
personera jurdica de derecho pblico,
goza de autonoma tcnica, funcional,
administrativa, econmica y financiera,
constituyendo pliego presupuestal.

9.4. Programacin
Proceso mediante el cual se prev en forma
racional y sistemtica, la satisfaccin conveniente y oportuna de los bienes y servicios,
obras, consultora, etc. que son requeridas
por las dependencias de las entidades pblicas, previa determinacin sobre la base
de las respectivas metas institucionales, a
la disponibilidad presupuestaria, aplicando
criterios de austeridad y prioridad.

9. Procesos tcnicos
Los procesos tcnicos son los instrumentos
de gestin o herramientas del sistema de
abastecimiento en s, establecidos con la finalidad de hacer ms dinmicos funcional
y operativo, mediante los cuales se capta,
procesa, clasifica, actualiza, proporciona
y conserva la informacin sobre los bienes servicios en general y ejecucin de
obras, proveedores que lo suministran,
precio de mercado y condiciones de venta
ofrecidas por estos, seguridad, garanta
que ofrecen, acciones de seguimiento y
control a realizar, opciones y condiciones
para negociar bienes y/o servicios o, para
rescatar derechos en caso de haberlos
perdido, por causas imprevistas o hechos
fortuitos comprobados, porque orienta y
coordina la movilizacin, el uso, conservacin y custodia de los bienes, servicios
y obras ejecutadas para una adecuada
utilizacin y preservacin etc.; necesarios
por las entidades pblicas para tomar la
decisin ms conveniente en condiciones
ptimas para el Estado.
Los procesos tcnicos son 11, y estn
constituidos por los siguientes:
9.1. Catalogacin
Proceso que permite la depuracin, ordenamiento, estandarizacin, codificacin,
obtencin, actualizacin y proporciona la
informacin referida a los bienes, servicios,
obras y/o consultora requeridos por las entidades pblicas, con el fin de incluirlos en
el catlogo institucional, el cual constituye
un documento de valiosa informacin.

9.5. Adquisicin
Proceso tcnico a travs del cual se formaliza de la manera ms conveniente,
adecuada y oportuna para el Estado, la
adquisicin, obtencin, contratacin de
bienes, servicios, obras, consultora, siguiendo un conjunto de acciones tcnicas
administrativas y jurdicas, requeridas por
las dependencias integrantes, para el logro
de sus objetivos y alcance de sus metas, por
medio de la oficina de abastecimiento, teniendo en cuenta el presupuesto asignado.
9.6. Recuperacin de bienes
Es un proceso que comprende actividades
orientadas para volver a tener dominio o
disposicin de bienes (para uso, consumo)
o de servicios que anteriormente se tena
derecho sobre su propiedad o uso, luego de
haberlos perdido por diversas causas como:
- Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios
- Abandono irresponsable de bienes en
lugares ajenos a la propia entidad
- Bienes distribuidos sin criterios, sin antes
haber sido utilizados, es decir que permanecieron en stock o sin rotacin, por
haber sido adquiridos sin rotacin, por
haber sido adquiridos sin programacin
en exceso o en forma indiscriminada.

9.2. Registro de proveedores


Proceso a travs del cual se obtiene, procesa, utiliza y se evala la informacin
comercial relacionada con los proveedores
(contratista y consultores) de la entidad,
y tambin los bienes, servicios, obras y
consultora que estos suministran, prestan,
ejecutan, etc.

9.7. Almacenamiento
Actividad tcnica, administrativa y jurdica
relacionada con la ubicacin fsica temporal de los bienes materiales adquiridos
por las entidades pblicas a travs de las
modalidades de adquisicin establecidas,
en un espacio fsico apropiado denominado almacn, con fines de custodia, antes
de entregarlos, previa firma de la Pecosa
o PIA, a las dependencias solicitantes,
con destino a los usuarios de los mismos.

9.3. Registro y control


Es un proceso referido a las acciones de
control previo, verificacin y conformidad, a cada una de las fases de cada uno

9.8. Mantenimiento
Es una etapa del sistema de abastecimiento,
donde la oficina de abastecimiento por medio de la unidad de servicios o de terceras

Actualidad Gubernamental

VII

personas idneas, proporciona adecuada


y oportunamente el servicio de mantenimiento, que puede ser de tipo predictivo,
preventivo, correctivo de la maquinaria,
equipos, enseres, edificaciones, etc. con
el propsito de estar en ptimo estado de
conservacin y de operacin de los mismos.
9.9. Seguridad
Es una etapa del sistema, donde la oficina
de abastecimiento, por medio de la unidad de seguridad, utilizando su propio
personal o de registros, brinda un eficiente
servicio de seguridad integral.
9.10. Distribucin
Es un proceso que, a travs del almacn
institucional, proporciona adecuada y
oportunamente los bienes requeridos
para las dependencias solicitantes, para el
logro de sus objetivos y alcance de metas
institucionales.
9.11. Disposicin final
Es una etapa del sistema de abastecimiento
relacionada con la situacin tcnica, administrativa y jurdica de los bienes asignados
en uso, la cual tiene como finalidad evitar
la acumulacin improductiva de bienes y/o
servicios innecesarios para la entidad, por
lo que ser pertinente tramitar su baja y
posterior venta, incineracin o destruccin, segn su estado.

10. Funcionamiento del sistema


de abastecimiento
El sistema de abastecimiento funciona con
los siguientes procesos o pasos.
10.1. Programacin de necesidades
Es la determinacin de estas en funcin
de los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se
utilizar el cuadro de necesidades.
10.2. Elaboracin del presupuesto
valorado
Esta fase consiste en la consolidacin
de las necesidades de bienes, servicios
y obras, sustentatorias del presupuesto
institucional de apertura (PIA).
10.3. Elaboracin del Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones
(PAAC)
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta
(30) das siguientes a la aprobacin del
PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero
de cada ao. No se podr ejecutar ningn
proceso de seleccin que previamente
no haya sido incluido en el PAAC, siendo
nulo todo proceso que contravenga a esta
disposicin.
10.4. Ejecucin de los procesos de
seleccin
Consiste en la realizacin de los procesos de
seleccin de acuerdo al objeto del proceso.
Los montos de los procesos de seleccin

N 84 - Octubre 2015

VII 7

VII

Informes Especiales

se rigen por las leyes anuales de Presupuesto Pblico, en el caso


del presente ao, segn lo dispuesto en el artculo 13 y segunda
disposicin complementaria transitoria de la Ley N. 30281, Ley
de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2015.
10.5. Ingreso al almacn institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los
diversos procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad
en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante
con las normas tcnicas de control interno (NTCI) 300 02 - Unidad de almacn (Catalogacin, registro en las tarjetas de control
visible de almacn, verificacin permanente de su estado de
conservacin, despacho de las existencias, registro en las tarjetas
de existencias valoradas de almacn, informe a la Oficina de
Contabilidad).
10.6. Valorizacin de las existencias de almacn
Se realiza en funcin de los documentos-fuentes o tasacin,
aplicando el Costo Promedio o el PEPS (primeras entradas,
primeras salidas).
10.7. Inventario fsico
En el proceso se aplican las normas legales vigentes del sistema
de abastecimiento, SBN, etc.
10.8. Ajuste del valor monetario
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
10.9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad
Esta actividad es clave para la sustentacin del balance.
Problema

Causa

Propuesta de solucin

En Proceso de programacin
Retraso en la elaboracin
del PAC.
Continuas inclusiones,
exclusiones y modificaciones al PAC.

Las oficinas usuarias no


cumplen con los plazos
para presentar sus cuadros de necesidades.
Los TR/EETT no se elaboran adecuadamente.

Los usuarios deben tener


un especialista responsable para la elaboracin de
los TR/EETT.
Capacitacin a los usuarios.

La presentacin de los
requerimientos por parte
de las oficinas usuarias
no se ajustan a los plazos
determinados.
Las especificaciones tcnicas no son preparadas
de acuerdo a la necesidad real.

Falta de previsin por


parte de las oficinas usuarias e improvisacin de
sus necesidades.

Equipo que coordine con


los usuarios en la programacin de necesidades y
el requerimiento.

Demora en la programa- Las reas usuarias no Que cada rea usuaria decin de metas.
cumplen con los plazos signe responsables para
establecidos.
la aprobacin de los formatos y elaboracin de
las metas.
Reprogramaciones y mo- Desfinanciamiento de los
dificaciones en la elabo- servicios bsicos para la
racin del plan operativo sede central.
de la Oficina de Abastecimiento.

La Oficina de Abastecimiento, en coordinacin


con la Oficina de Presupuesto y Planificacin,
debe cumplir con priorizar dentro del marco
presupuestal los servicios
bsicos para la entidad,
as como para la adquisicin de insumos y materiales de servicio general.

En Proceso de seleccin
El incumplimiento de los
plazos para presentar requerimientos no permite
convocar el proceso en el
plazo previsto, originando
retraso en su ejecucin.

Falta de planificacin de
las dependencias usuarias
de la programacin de sus
necesidades.

El ingreso de similares requerimientos en distintos


periodos trae como consecuencia la convocatoria
de varios procesos de
seleccin.

Desconocimiento y falta Disciplinar a las oficinas


de planificacin de las usuarios.
necesidades por parte de
los usuarios.

VII 8

Adecuada planificacin
de las necesidades por
parte de las dependencias
usuarias.

Actualidad Gubernamental

Problema

Causa

Propuesta de solucin

Formulacin de caractersticas tcnicas incompletas, imprecisas, ambiguas,


generan retrasos en la
elaboracin que de las
bases.

Falta de conocimiento
tcnico por parte del
equipo que trabaja o
formula las caractersticas
tcnicas.

Las personas elegidas


por las oficinas usuarias deben ser los ms
competentes o en su defecto el representante
administrativo evale las
caractersticas tcnicas,
antes de enviarse a la
administracin.

Exceso de tiempo en la Carga excesiva de trabajo


formalizacin de reso- en las oficinas por donde
luciones de inclusin de fluye la documentacin.
procesos en el PAC, aprobacin de expedientes y
designacin de comits
especiales, generando retraso en la convocatoria.

Priorizar estos temas en


asesora jurdica y reas
involucradas y/o mayor
anticipacin y previsin
por parte de los usuarios.

Expedientes que ingresan Demora en la expedicin


al rea con el tiempo de la disponibilidad prelmite al vencimiento del supuestal.
valor referencial, que no
permite analizar adecuadamente su contenido.

Coordinacin ms efectiva entre los usuarios y


las unidades de abastecimiento en coordinacin
con Presupuesto.

En Proceso de adquisiciones
Caractersticas tcnicas Desconocimiento de la Seminarios o talleres de
mal formuladas por usua- necesidad.
capacitacin.
rios.
Requerimientos urgentes Falta de planificacin
(para el mismo da)

Mejorar la programacin
de necesidades.

Actualizaciones repetiti- Caractersticas tcnicas Mayor conocimiento e


vas del valor referencial mal formuladas
informacin del requerimiento
Demora en el procesa- Faltas de programas in- Adquisicin de equipos
miento de la informacin formticos.
de cmputo nuevos o
Equipo de cmputo ob- evaluar repotenciacin
soleto.
Prdida de calendario por Las oficinas no cuentan No comprometer un condemorar en la ejecucin con informacin o si la trato sin que estn listos
de contratos
tienen han sufrido va- toda la documentacin.
riaciones
Retraso en el trmite de Falta de una efectiva coor- Reunin y coordinacin
algunas rdenes de com- dinacin entre las oficinas constante con prograpra y servicio.
usuarias y programacin. macin para solucionar
aspectos operativos
Falta de liquidez en la Excesivos requerimientos Una mejor programacin
caja chica.
bajo dicha modalidad.
en sus requerimientos
permitir una atencin
oportuna sin generar
mayor utilizacin de la
caja chica.
En Proceso de almacenamiento
Implementacin de medidas de seguridad para
los almacenes perifricos
e internos

Falta de presupuesto y un
adecuado tratamiento a
los requerimientos y/o
solicitud de implementacin de las medidas de
seguridad requerida

Priorizar por parte de Programacin y Presupuesto


el desembolso de los
recursos necesarios.

Falta de infraestructura Lugares inadecuados para


para un adecuado am- la asignacin de almacebiente en el almacena- nes temporales
miento de los bienes

Coordinar con servicios


generales e Infraestructura para la mejor solucin
suficiente

Inadecuado manejo del No se cuenta con cursos Programacin de cursos


procedimiento de alma- de capacitacin adecua- de capacitacin permacenaje
dos para el responsable nente
del almacn
Custodias y material de Materiales inservibles Oportuna gestin de
poco movimiento
de gestiones de aos an- bajas
teriores
Stock mnimo y sus re- Falta de una adecuada
posicin
programacin para la
determinacin del stock
mnimo y su reposicin
pertinente

N 84 - Octubre 2015

Coordinacin con el rea


de Programacin para la
determinacin correspondiente a las necesidades
de atencin del almacn.