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MANUAL DE USUARIO

ADMINISTRACIN DE USUARIOS
DIRIGIDO A ENTIDADES
CONTRATANTES
JULIO 2014

Tabla de Contenido
1. Introduccin ................................................................................................................. 2
2. Ingreso en el Portal Institucional SERCOP ................................................................... 2
3. Agregar Informacin de Contactos .............................................................................. 4
3.1 Contactos de la Matriz ........................................................................................... 4
3.2 Contactos de la Sucursal ........................................................................................ 8
4. Agregar usuarios y asignar contraseas..................................................................... 10
5. Reseteo de Contraseas............................................................................................. 19
6. Agregar Sucursal......................................................................................................... 22
7. GLOSARIO.................................................................................................................... 28

1. Introduccin
Este manual ha sido elaborado para dar a conocer a las entidades contratantes el
procedimiento de la creacin de contactos, usuarios, sucursales y el reseteo de
contraseas.

2. Ingreso en el Portal Institucional SERCOP


Una vez que el usuario administrador ha ingresado al Portal Institucional
www.sercop.gob.ec, debe hacer clic en el cono SOCE. Imagen 2.1

Imagen 2.1

Luego, debe ingresar el nmero de RUC, usuario y contrasea e inmediatamente


debe hacer clic en el botn Entrar Imagen 2.2

Imagen 2.2

Al ingresar puede observar los mens Inicio - Datos Generales Consultar - Entidad
Contratante - Administracin o los conos para Accesos Directos a Aplicaciones,
los cuales permiten acceder a las diferentes herramientas del sistema. Imagen 2.3

Imagen 2.3

3. Agregar Informacin de Contactos


Contacto es la persona autorizada para operar el Portal Institucional SERCOP, en el
cual se registran los datos generales que identifiquen a dicha persona y sus funciones
dentro de la Entidad.
El contacto de la persona permitir posteriormente crear un nombre de usuario y
contrasea con el que ingresar al sistema de forma individual.

3.1 Contactos de la Matriz


Los contactos de la matriz, sern aquellos funcionarios que fueron autorizados para
realizar las contrataciones en la MATRIZ de la entidad contratante. En el caso de que
existiera personal delegado a nivel nacional para realizar contrataciones en sus
localidades, el usuario administrador podr agregar los contactos en las sucursales
correspondientes.
Para registrar los contactos matriz debe hacer clic en el men AdministracinContactos, como se indica en la Imagen 3.1.1

Imagen 3.1.1

Una vez que ingresa en el men indicado, se reflejan los contactos registrados en el
sistema con anterioridad. Para ingresar un nuevo contacto debe hacer clic en el
botn Agregar Contacto. Imagen 3.1.2

Imagen 3.1.2

En la opcin siguiente, debe registrar los datos que se detallan a continuacin:

Nombres y Apellidos: Ingresar nombres y apellidos completos

Sexo: Seleccione masculino o femenino

Estado Civil: Seleccione de entre las opciones que le presenta el sistema.

Tipo de Documento: Cdula de identidad o pasaporte

Nmero de Identificacin: Nmero de cdula de identidad o pasaporte

Correo Electrnico: Ingrese direccin de correo (no puede dejar vaco este
campo)

Estado: Seleccione activo (se encuentra vigente la delegacin de sus


funciones) o inactivo (concluy la vigencia de la delegacin de sus funciones).

Cargo: Seleccione de entre las opciones que le presenta el sistema.

Fechas de vigencia de Funciones: Desde- Hasta (Seleccione del calendario


las fechas de vigencia de la delegacin de funciones).

Nivel de Educacin: Seleccione de entre las opciones que le presenta el


sistema.

rea Ocupacional: Seleccione de entre las opciones que le presenta el


sistema.

Fecha de Nacimiento: Seleccione del calendario la fecha.

Una vez ingresado los datos, haga clic en el botn Guardar, como se indica en la
Imagen 3.1.3

Imagen 3.1.3

Finalmente, se verificar el contacto aadido, como se indica en la Imagen 3.1.4

Imagen 3.1.4

Si requiere Editar o Eliminar los contactos, seleccione estas funciones para


proceder con lo requerido. Las funciones editar o eliminar solo se visualizarn al
usuario administrador de su registro, esto con la finalidad de mantener la seguridad
e integridad de la informacin ingresada.
La opcin Eliminar permitir borrar la informacin total del contacto nicamente
cuando no tenga procesos de contratacin relacionados al mismo, como se puede ver
la Imagen 3.1.5

Imagen 3.1.5

3.2 Contactos de la Sucursal


Para agregar los contactos de una sucursal, se debe ingresar a la pestaa
Sucursales del men Administracin o ingresando al cono Sucursales que se
encuentra en los accesos directos a las aplicaciones, ver la Imagen 3.2.1

Imagen 3.2.1

Verifique la sucursal en la que desea agregar los contactos, luego haga clic en la
opcin Ver Contactos, como se indica en la Imagen 3.2.2

Imagen 3.2.2

Al ingresar a la siguiente pantalla haga clic en el botn Agregar Contacto, en la


que permitir el ingreso de los datos del contacto. Ver Imagen 3.2.3

Imagen 3.2.3

El ingreso de los datos del contacto de la sucursal, se debe realizar de la misma


manera como se efectu para los contactos de matriz, luego debe hacer clic en el
botn Guardar. Ver Imagen 3.2.4

Imagen 3.2.4

Recuerde que el campo de correo electrnico es un campo obligatorio de ingreso, el


correo electrnico es necesario para el reseteo de las claves de los usuarios y para el
registro de un proceso de contratacin.

4. Agregar usuarios y asignar contraseas


Usuario es la persona que se identifica a travs de un nombre y una contrasea para
tener acceso al Portal Institucional del SERCOP.
Para registrar un usuario proceda a ingresar a la pestaa Usuarios del men
Administracin y seleccione la opcin Crear Usuario, como se muestra en la
siguiente Imagen 4.1

Imagen 4.1

El sistema le presentar el nmero de RUC que corresponde a la MATRIZ, y si ha


creado sucursales tambin las mostrar con el nmero de RUC con el secuencial
asignado, ver Imagen 4.2

Imagen 4.2

PRIMER PASO
Proceda a hacer clic en el cono que se encuentra en la pestaa Usuarios y
seleccione la opcin Crear Usuario como se muestra en la Imagen 4.3

Imagen 4.3

En el lado izquierdo de la pantalla se muestran conos de figuras en los cuales se


debe hacer clic para Agregar Usuario, dependiendo de la sucursal que se elija, ver
Imagen 4.4

Imagen 4.4

Una vez, que ingres el usuario administrador tendr todos los accesos para uso de
la cuenta de la entidad contratante, con lo que podr crear y desactivar usuarios, y
agregar perfiles de acceso a cada uno de manera independiente.
Recuerde que antes de agregar un usuario debe agregar los datos del contacto, como
se indica en la Imagen 4.5

Imagen 4.5

A continuacin se describen los datos que requiere ingresar para crear un usuario y
contrasea:

Usuario: Ingrese caracteres como letras o nmeros para el nombre de usuario,


el cual servir para su acceso e identificacin al Sistema Transaccional del
Portal por ejemplo: fvalarezo, dgarcia, jcperez1. El nombre de usuario no
deber contener caracteres como: espacios en blanco, puntos (.), o
caracteres especiales como: , ?, *.

Nombre: Seleccione el nombre de la Lista de Contactos al que pertenece el


nombre del usuario.

Contrasea: Ingrese la contrasea que deber utilizar el usuario para ingreso


al sistema.

Ingrese mnimo 6 y mximo 15 caracteres, no incluya espacios en blanco, puntos


(.), o caracteres especiales como: , ?, *.

Confirmar contrasea: confirme la contrasea que ingres en el paso


anterior.

Luego de registrar los siguientes datos proceda a hacer clic en el botn Guardar,
como se indica en la Imagen 4.6

Imagen 4.6

No podr eliminar ni modificar el nombre del usuario, contacto o contrasea cuando


ya lo haya agregado.
SEGUNDO PASO
Una vez agregado el usuario como se muestra en siguiente pantalla se activan 4
opciones a los extremos del usuario agregado, las opciones son: Agregar Perfil,
Resetear Contrasea, Activar Usuario, Presupuesto, como se indica en la
Imagen 4.7.

Imagen 4.7

Activar usuario: Este campo permite que el usuario y la contrasea se activen, caso
contrario no acceder al sistema Activar Usuario.
Para desactivar el usuario, debe hacer clic en el cono Desactivar Usuario. Esta
opcin no permitir el acceso del usuario al sistema.
Al activar el usuario, el sistema permitir el acceso con dicho nombre de usuario y
contrasea.

Cuando un usuario tenga el estado Activar Usuario quiere decir que ese usuario
todava no podr acceder al Portal Institucional SERCOP; para avanzar, deber pulsar
en la zona marcada para su activacin. Cuando se realiza esta accin el sistema lo
dejar con la siguiente opcin de estado: Desactivar Usuario. Imagen 4.8

Imagen 4.8

En el caso en el que requiera desactivar el nombre de usuario y contrasea debe


hacer clic en el cono Desactivar Usuario, y luego el sistema le dejar con el estado
contrario: Activar Usuario, como se indica en la Imagen 4.9

Imagen 4.9

Agregar Perfil: Este campo activa los mens de acceso a las herramientas.
Al hacer clic en la opcin Agregar perfil se le presentar la siguiente pantalla en la
que debe ir agregando los mens segn el perfil de cada usuario, como se indica en
la Imagen 4.10

Imagen 4.10

Seleccione de la lista los mens que requiera ir agregando segn el perfil del usuario;
para agregar haga clic en el men que requiera, luego pulse en el botn Aumentar
Men, cuando haya agregado los mens que requiera finalice haciendo clic en el
botn Grabar, como se indica en la Imagen 4.11

Imagen 4.11

Para borrar un men no deseado, haga clic en la casilla que requiere eliminar y luego
se debe grabar la accin realizada.
NOTA: Cuando incremente mens a un usuario de SUCURSAL PROVEEDOR, el sistema
slo le dejar aadir el men Datos Generales. Los dems mens se habilitarn una
vez que la Entidad Contratante haya entregado todos los requisitos en Atencin a
Usuarios del SERCOP.
Presupuesto: Este men permite activar al usuario una restriccin del monto mximo
para realizar adquisiciones, este campo es opcional, como se indica en la Imagen 4.12

Imagen 4.12

Al ingresar al presupuesto, podr verificar las opciones de la asignacin de montos, si


requiere seleccionar la restriccin pulse el botn Activo e ingrese el monto mximo
que se le asignar al usuario. Caso contrario pulse en el botn Inactivo, con lo cual
no tendr restriccin alguna.

Recuerde que cualquier cambio que se realice en el sistema, se tiene que guardar
para que registren los cambios, para lo cual se debe hacer clic en el cono
Guardar, como se indica en la Imagen 4.13

Imagen 4.13

Para el caso en el que se requiera agregar usuarios a las SUCURSALES el


procedimiento ser el mismo indicado en los pasos anteriores, con la diferencia de
que ingresar estos datos en la sucursal.

5. Reseteo de Contraseas
Para el reseteo de contraseas de los usuarios de la entidad contratante, el usuario
administrador debe ingresar al men Administracin - Usuarios Crear Usuarios, y
debe hacer clic en el cono de la sucursal. Una vez que se encuentren todos los
usuarios, debe escoger al que requiere resetear la contrasea como se muestra en la
siguiente Imagen 5.1

Imagen 5.1

El nico usuario que no se puede resetear desde el portal es el Usuario


Administrador, por lo tanto para el reseteo del mismo se debe presentar la
documentacin solicitada en Atencin al Usuario, del SERCOP.
En la pantalla siguiente podr verificar que no existe la opcin de resetear el usuario
del administrador, ver Imagen 5.2

Imagen 5.2

Si cualquier usuario desea cambiar slo la contrasea por seguridad, el sistema le


presentar esta opcin en la pestaa Info Usuario del men Datos Generales
Deber hacer clic en el botn Cambiar para ingresar la nueva contrasea, como se
indica en la Imagen 5.3

Imagen 5.3

Una vez ingresado, se debe detallar los datos que se informan a continuacin:
PASO 1. Ingrese la contrasea anterior.
PASO 2. Ingrese la Nueva contrasea.
PASO 3. Confirme la Nueva contrasea. Imagen 5.4

Imagen 5.4

Finalizado el ingreso de datos, haga clic en el botn Guardar, ver Imagen 5.5

Imagen 5.5

6. Agregar Sucursal
La opcin de agregar sucursales permitir a las entidades contratantes administrar
otras sesiones (acceso) de manera independiente a la de la matriz. Una sucursal al
ingresar al sistema puede acceder a los mens para realizar las actividades
relacionadas con la contratacin pblica. A diferencia de la matriz, la sucursal
tendr el nmero de ruc de trece dgitos con un nmero adicional para su
diferenciacin.
Para

aadir

una

sucursal ingrese

la

pestaa

Sucursales

del men

Administracin, como se indica en la Imagen 6.1

Imagen 6.1

En la siguiente pantalla el sistema mostrar el RUC de la matriz.


A continuacin se debe proceda a pulsar el botn Aadir para ingresar los datos
que le permitirn registrar la sucursal, y aparecer la numeracin del RUC con el
nmero secuencial adicional, como se indica en la Imagen 6.2

Imagen 6.2

Como se ha indicado, el sistema registrar automticamente un nmero secuencial


adicional al del RUC de la entidad matriz; de esta manera, conocer cul es el
nmero de RUC asignado a la sucursal, como se indica en la Imagen 6.3

Imagen 6.3

Para registrar a la sucursal se requiere ingresar los siguientes datos:

Nombre Comercial: Nombre con el que se conoce a la Entidad Contratante

Proveedor del Estado: Esta opcin permitir indicar al Sistema si requiere


agregar una sucursal como Proveedor, o una sucursal como Entidad. En el caso
de que requiera que la sucursal sea Proveedor haga clic en el casillero que
corresponda; caso contrario, no haga clic en el mismo y se agregar una
sucursal con las opciones de men de Entidad Contratante.

NOTA: Cuando una Entidad Contratante es a la vez proveedor del Estado se debe
seleccionar esta opcin para agregar una SUCURSAL como PROVEEDOR, de esta
manera podr tener las opciones de men de un PROVEEDOR.
Direccin de la Sucursal

Calle /Sector: Ingrese nombre de la calle principal donde se encuentra


ubicada la Entidad Contratante.

Interseccin /Referencia: Ingrese nombre de la calle de interseccin.

Edificio: Nombre del Edificio o lugar donde se encuentra ubicada la Entidad


Contratante.

Nmero: Nomenclatura o nmero de Edificio o lugar donde realiza sus


actividades la Entidad Contratante.

Departamento - Oficina: Ingrese nmero de oficina o piso, caso contrario


ingrese el dato como planta baja.

Si requiere borrar los datos ingresados haga clic en el botn Limpiar Campos, y si
confirma la informacin ingresada haga clic en el botn Guardar. Imagen 6.4

Imagen 6.4

En el caso de que desee agregar una sucursal proveedor, debe hacer clic en el cuadro
de verificacin Proveedor del Estado, como se muestra en la siguiente Imagen 6.5

Imagen 6.5

Si la sucursal fue aadida al Portal Institucional SERCOP como Proveedor, se mostrar


el siguiente campo indicado en la Imagen 6.6

Imagen 6.6

Una vez seleccionada esta opcin, debe ingresar todos los datos referentes a la
direccin de la sucursal y Guardar. Ver Imagen 6.7

Imagen 6.7

Observe que el sistema le asignar al RUC un nmero secuencial adicional con el que
deber ingresar al Sistema, por ejemplo 05600108500011, 05600108500012,
05600108500013, dependiendo del nmero de sucursales que vaya ingresando.
La siguiente pantalla indica el acceso al Sistema Transaccional con los datos de una
sucursal. Imagen 6.8

Sucursales proveedores

Imagen 6.8

7. GLOSARIO
LOSNCP: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
Portal Institucional del SERCOP: (www.sercop.gob.ec): Es el Sistema Informtico
Oficial de Contratacin Pblica del Estado Ecuatoriano, SOCE.
Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las
personas jurdicas previstas en el artculo 1 de la LOSNCP.
Mxima Autoridad: Es quien ejerce administrativamente la representacin legal de
la entidad u organismo contratante. Para efectos de la LOSNCP, en los gobiernos
autnomos descentralizados, la mxima autoridad ser el ejecutivo de cada uno de
ellos.
RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica.
Servicio Nacional de Contratacin Pblica, SERCOP: Es el rgano tcnico rector de
la Contratacin Pblica.
SOCE: Sistema Oficial de Contratacin del Estado