CAPITULO 3

Configuración de la
Empresa
En este capítulo conoceremos cómo crear, modificar y eliminar tanto empresas
como instancias. Para ello la primera acción a realizar es conectar con una Base
de Datos. Seleccione Conectar en el menú Archivo o pulse el icono esto
nos mostrara el formulario de la figura:

Figura 3.1 Conexión a Base de Datos

Elija el origen de datos, e introduzca su nombre de usuario y clave, si la base de

datos lo requiere.

Nota: Si su origen de datos es ACCESS no es necesario usuario ni clave

de acceso.

Una vez conectados a la base de datos ya podemos crear empresas.

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Gestión Comercial

3.1 Creación de empresas

Pestaña “Datos de la empresa”
Para crear una empresa se accederá a este formulario desde el menú de Archivo,
en la opción Empresas/Empresas.

Figura 3.1.1 Ficha de Empresa

El usuario tiene que indicar la conexión, es decir, la base de datos donde quiere
crear la empresa, datos generales de la empresa y una serie de nombres de
cargos que permitirán después limitar el acceso al programa a los distintos
usuarios según su cargo.

Al pulsar el botón Aceptar, aparecerá una ventana que muestra el estado de la

creación de las tablas necesarias para el correcto funcionamiento del programa. A
continuación a aparece una ventana que permite importar datos estándar como
son agrupaciones de impuestos y nombre de comunidades. Se recomienda
importar todas las tablas.

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

Figura 3.1.2 Tablas

Una vez guardados estos datos sería recomendable introducir los datos fiscales de
la empresa desde la solapa de Datos Fiscales de este formulario.

Pestaña “Datos Fiscales”

Figura 3.1.3 Datos Fiscales

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Gestión Comercial

En la segunda solapa del formulario se indicarán los datos fiscales de la empresa.

Los datos mínimos son los del domicilio de la empresa.

Estos datos aparecerán en los documentos que se obtengan del programa, por
ello es interesante que el usuario indique estos aunque no son obligatorios.

Nota: Los datos fiscales son históricos, si la información fiscal cambia en

el transcurso de la actividad empresarial, podemos tener distintos datos
fiscales para cada fecha que introduzcamos. Así el programa entenderá
que los datos fiscales que debe usar son los anteriores inmediatos que
existan.

Por ejemplo podemos tener una empresa que tenga un determinado

domicilio fiscal hasta el 01/07/2005 y que a partir de esa fecha tenga otro
distinto, pues bien, cuando la fecha de trabajo de dicha empresa se
establezca en fechas anteriores a dicho día el programa toma el primer
domicilio, y a partir de esa fecha el segundo especificado.

Sugerencia: Esta pestaña no está disponible mientras no se seleccione

una empresa, tampoco lo está al crear una empresa, hasta que se pulse el
botón de Aceptar.

3.2 Creación de Instancias

La instancia se identifica con el período comercial o ejercicio comercial. Se define
el período comercial de una empresa, por defecto, como un año natural que
comprende desde el 1 de enero al 31 de diciembre del mismo año, pudiendo
también empezar o finalizar en fechas distintas a éstas.

Estas instancias pueden referirse a períodos comerciales presentes, pasados o

futuros, aunque se recomienda utilizar una misma instancia para todo el periodo
de vida del programa con la empresa, ya que de este modo, la aplicación será
capaz de tratar todos los periodos que se encuentren dentro de una misma
empresa de manera que se distingan entre ellos, y además tendremos la
posibilidad de tener el histórico de todos los movimientos de artículos, clientes,
proveedores, etc. con la posibilidad de consultar un albarán, factura, pedido, etc.,
de periodos anteriores, así como su reimpresión, etc.

Para realizar la creación de una instancia primero se tendrá que tener creada una
empresa. La empresa también se puede crear directamente desde esta pantalla;
pulsando el botón que aparece a la derecha del campo Código Empresa, se
abre el formulario de Creación de empresas.

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

Figura 3.2.1 Ficha de Instancia

Para la propia creación de la instancia, el usuario podrá realizar la operación

desde el menú Archivo en la opción de \Empresas\Instancias.

El formulario en el que se crean, consultan y modifican los datos de una instancia

es el que se observa en la Figura 3.2.1. Éste se encuentra dividido en dos
regiones, la primera se refiere a los datos de la empresa y la segunda a los datos
de la instancia.

El primer paso en la creación de una instancia es determinar la empresa a la que

va a pertenecer. Esto se hará en la primera región del formulario.

Una vez que se ha introducido el código de la empresa entramos en la segunda

región para introducir los datos de la instancia. En esta región se pueden crear
todas las instancias deseadas, siempre referidas a la misma empresa.

Al guardar la instancia el, programa crea las tablas necesarias para el correcto
funcionamiento de la aplicación.

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Gestión Comercial

La fecha inicio y fin de la instancia pueden ser de periodos distintos, ya que

el programa de gestión ZAHEN, permite trabajar con varios periodos en la
misma instancia.

NOTA: Es muy recomendable hacer la importación de los menús por

defecto ya que, a partir de estos podemos hacer las rectificaciones
oportunas, si no, se tendría que crear un menú completo.

3.3 Abrir una Instancia

Figura 3.3 Selección de Origen de Datos

Después de haber hecho la creación de las instancias, se pueden abrir las

instancias que se deseen, para ello es necesario abrirlas desde la opción del
menú principal Archivo/Abrir. Aparece entonces la ventana de la Figura 3.3.

A continuación se nos pide que ingresemos la descripción del equipo donde se

esta creando la Base de Datos. Esto nos permitirá agrupar mas adelante los
dispositivos periféricos por equipos o dar permisos a determinados terminales.

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

Figura 3.3.1 Registro del Equipo

Existen dos modos de apertura de una instancia:

− Monousuario: no permite que otros usuarios se conecten a la

instancia, con lo que se oueden realizar operaciones ‘delicadas’,
por ejemplo el cierre de un ejercicio.
− Multiusuario: (Opción por defecto) permite que otros usuarios
puedan utilizar concurrentemente la instancia elegida, pero existen
opciones de menú solo disponibles en monousuario.

Para poder seleccionar el Modo de Apertura de la Instancia hay que pulsar el

botón derecho del ratón sobre la Instancia a abrir (o pulsando la tecla ‘M’ teniendo
seleccionada de la lista la instancia a abrir), apareciendo el menú contextual con el
que se puede elegir el modo de apertura.

Figura 3.3.2 Inicio de Sesión

Por defecto la aplicación crea los siguientes usuarios: ADMINISTRADOR,

SUPERVISOR, USUARIO e INVITADO, los dos primeros tienen por defecto
ADMINISTRADOR Y SUPERVISOR respectivamente, estos usuarios tienen
accesos especiales a ciertos menús que los demás usuarios no tienen permitidos.
Tanto el USUARIO como el INVITADO no precisan de ninguna clave.

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Gestión Comercial

Sugerencia: es muy recomendable cambiar las claves de usuario por

defecto para evitar accesos no controlados, incluso creando nuevos
usuarios personalizados y desactivando los usuarios que no se usen.

Una vez realizada la apertura de la instancia, si es la primera vez que se entra en

ella, aparece el mensaje:

Figura 3.3.3 Configuración

Será suficiente con aceptar, para que la empresa quede configurada con las
opciones por defecto.

Si no se han definido las cajas la aplicación nos solicitara que definamos una caja
para el terminal de trabajo (consultar Capitulo 11.2)

Figura 3.3.4 Definir Cajas

3.4 Configuración de Instancias

Una vez que se ha instalado la aplicación y se han creado la empresa y la
instancia, se puede cambiar la configuración por defecto. Cada configuración
vendrá determinada por un ejercicio.

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

El usuario accederá a este formulario desde el menú Configuración en la opción

Configuración, y en él realizará la configuración general de la gestión para dicha
instancia.

En este formulario se introducirán los datos propios de esta instancia y una

configuración particular de ella con unas características particulares, en las que se
determinará la forma de trabajar con esa instancia.

La Fecha de Inicio y Fecha de Fin se refieren a la fecha de comienzo y fin del

periodo de la instancia que se está configurando, y con el campo Fecha Bloqueo
se indicará la fecha a partir de la cual el usuario no podrá introducir ni modificar
documentos de compra/venta. Ésta se usa para controlar el bloqueo de una
instancia.

- 3.4.1 Pestaña General:

Figura 3.4.1 Configuración General

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Gestión Comercial

En la configuración de la instancia también se pueden determinar los datos

generales de la instancia, como Nombre, Dirección, Población, Etc.

Obsérvese que en esta pantalla aparecen botones de enlace ( ), a la derecha de

algunos campos que nos conducen a otros formularios para completar la
información de manera más fácil. Es el caso del campo Calle, que enlaza una
Agenda de Direcciones.

Figura 3.4.2 Agenda de Direcciones

En este formulario codificar 3 tipos de direcciones: Postal, Envío, Fiscal, para tener
una codificación de direcciones.

En otros campos como Comunidad, Provincia, Municipio y Código postal aparece

un botón de acceso a los formularios de búsquedas rápidas ( ). para una
introducción rápida de estos campos.

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

En los campos Teléfono y Fax, se muestra una agenda telefónica con distintos
tipos de líneas: Teléfono, Móvil, Fax, Módem, Vídeo conferencia, otras para tener
una agenda completa con todos los teléfonos y/o líneas para posteriores
búsquedas rápidas de dicha agenda.

Figura 3.4.3 Listín Telefónico

Existe otra pantalla de enlace con direcciones de Internet donde codificaremos de

igual modo las direcciones mail, http, etc.

Figura 3.4.4 Direcciones de Internet

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Gestión Comercial

Cuando el usuario introduce los datos en la pestaña de general del formulario de

Configuración de la Instancia, automáticamente se crean los datos de las agendas
correspondientes a dicha pantalla, quedando determinadas como general y
establecidas como por defecto.

Si se introduce una dirección nueva, y le asignamos la opción de por defecto, ésta

pasará a los datos de la General, mostrando estos datos siempre se que entre en
dicha pestaña.

El programa puede trabajar en distintas monedas, pero siempre es recomendable

tener al menos dos para ello la aplicación emplea la Moneda Base y la Moneda
Alternativa. La Moneda Base es aquella que decide la empresa usar al inicio de su
ejercicio comercial ( ej. Euro), mientras que la Moneda Alternativa es utilizada para
operaciones en esta otra divisa (ej. Peseta). De este modo, una instancia podrá
tener el Euro como Moneda Base y la peseta como alternativa o viceversa.

- 3.4.2 Pestaña Otros:

Figura 3.4.5 Configuración de la instancia (Otros)

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

En esta pestaña se determinan los siguientes datos:

Tipo Código Artículo: Se permiten los valores:

Fijo: Se combinará con el campo Libre: Se combina también con el

longitud código, haciendo que la
codificación de los códigos de artículos
tenga siempre la misma longitud,
ajustando el programa con ceros a la
izquierda si faltasen dígitos para
completar la longitud del código.
campo Longitud código, pero pudiendo
codificar los artículos desde 1 dígito
hasta los especificados en Longitud, sin
que la aplicación ajuste con 0 a la
izquierda.

Longitud Código: Especifica la longitud del código de artículo. Se

combina con el campo Tipo Código Artículo. La longitud permitida oscila
desde 3 dígitos a 20.

Longitud Subfamilia: Longitud del código para el fichero de subfamilias.

Se permite de 3 a 19 dígitos, debiendo este ser menor que la longitud del
código.

Longitud Familia: Determina la longitud del código en el fichero de

familias. La longitud permitida oscila desde 2 a 18 dígitos, debiendo este
ser menor que la longitud de la subfamilia.

P.V.P. Subcentros: Determina si el precio de los artículos, será

independiente para cada uno de los subcentros de la empresa, o será
único para todos y cada uno de ellos.

Modo financiación: Este campo está íntimamente ligado con los campos
posteriores de la parte de condiciones financieras: Días tarifa, descuento
e incremento. Determinará el % de Dto. e Incremento a aplicar en las
facturas. Si se indica meses naturales calculará estos porcentajes en
función de la diferencia de meses completos, desde el día del pago a los
días de tarifa. En cambio si se indica por días, calculará la parte
proporcional del número de días transcurridos entre el día del pago y los
días de tarifa. P.ej. Si indicamos unos días de tarifa de 30 días, un % de
Dto. financiero del 4% y un incremento financiero del 6%:

1º) el cliente paga a los 2 meses y especificamos un modo de

financiación por meses naturales, se aplicará un incremento del 6%
sobre el total de la factura. (Ya que hemos rebasado en 1 mes los
días de tarifa).

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Gestión Comercial

2º) si paga a los 45 días; no aplicará ningún % de incremento. (Ya

que no hemos llegado a rebasar el mes de días de tarifa).

En cambio si tenemos definido el modo de financiación en días; en el caso

1º será similar, pero el 2º como se han rebasado los días de tarifa en 15, el
programa calculará la parte proporcional de 6% mensual a los 15 días, y
aplicará un 3% de incremento. La formula a aplicar será la siguiente: %Inc.
o Dto. a Aplicar = %Inc. o Dto./Nº días tarifa * (Días de demora-Nº días
tarifa)

Incremento Fin Sobre: Determina sobre qué importe se aplicará el

incremento financiero, Base imponible o el total de la factura.

Descuento Fin I.V.A: Determina sobre qué importe se aplicará el

descuento financiero, Base imponible o el total de la factura.

Contabilización: Especificaremos el modo en el que se contabilizarán las

facturas, pagos, cobros, etc.. Este modo puede ser:

Directa: Cuando facturamos en la Diferida: Las facturas, cobros y pagos

gestión, dichas facturas, cobros y generados en la gestión no se
pagos se contabilizarán en contabilizarán en contabilidad hasta
contabilidad a la vez que en la gestión. que no realicemos los procesos de
contabilización que para tal efecto se
han definido en la gestión.

En ambos casos se debe haber definido el enlace contable e igualmente

definida la relación entre la instancia actual y la contabilidad como
posteriormente veremos en este capítulo.

En alta de sujeto: Esta opción contendrá 3 posibilidades, que hará que en

las altas de sujetos (Clientes, Proveedores, Acreedores, Etc.), se pida o no
se pida en segundo lugar el N.I.F. del sujeto, y que deje continuar si existe
o no. Las posibilidades son:

No pedir N.I.F.: Con lo que en las altas, después de introducir el

código del sujeto, pasa automáticamente a la introducción del nombre,
sin control ninguno de si el N.I.F. ya existe.

Pedir N.I.F. (Obligatorio): Después de introducir el código del sujeto, aparecerá

una ventana, en la que se pide el N.I.F.; si éste ya existe aparece el mensaje:

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

y no nos deja continuar, con la introducción del sujeto.

Pedir N.I.F. (No obligatorio): Como existe la posibilidad de que haya

varias personas con el mismo N.I.F. tenemos esta tercera opción, en la
que la aplicación, después de introducir el código del sujeto, nos pide
de igual modo el N.I.F. y si este ya existiese en la base de datos, nos
muestra el mismo mensaje, pero nos permite continuar con la
introducción del sujeto.

Control de riesgo: En este campo se permiten los valores, Propuesta,

Pedido, Albarán, Factura, Cliente, Descuento, Gestión de cobro,
Impagado, Anticipo, Depósito, que especificará que documento/s,
entrarán a formar parte de un incremento del riesgo con el cliente. Es decir
si hemos seleccionado p.ej. Albarán; cuando a un cliente se le realiza uno,
el importe del mismo entrará a incrementar el riesgo del cliente y
viceversa. De todos estos campos se podrá seleccionar ninguno, uno,
varios o todos. (La elección o no elección de un tipo no incluye/excluye
ninguno de los demás).

Modo Descuento: Indica si el descuento se aplicará para bonificaciones y

descuento o sólo descuento.

Además en esta pestaña se incluyen casillas de verificación, para controlar la

gestión de la aplicación, por ejemplo se controla que las familias de los artículos
sean Jerárquicas, también se puede configurar la gestión para generar la
contabilidad de los Clientes, los Proveedores y los acreedores; contabilizar las
Compras y las Ventas por Agrupaciones. Se nos permite definir en que casos se
debe ejecutar el Control de Riesgos para un Cliente.

Por ultimo se tiene el apartado del Logotipo, el cual nos permite acceder aun
archivo de imagen, para anexar el logotipo de la empresa el cual aparecerá en los
informes generados por la aplicación.

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Gestión Comercial

- 3.4.3 Pestaña tipos de impuestos:

Figura 3.4.6 Pestaña Tipos de Impuestos

Aquí se determinan los tipos de Impuestos para la instancia activa, con su

correspondiente recargo de equivalencia y porcentaje deducible.

Estos impuestos se indicarán en filas y columnas. Por ejemplo cuando en la ficha

de un artículo se indica el código de I.V.A, este código hará referencia a las filas
de esta pestaña, pudiendo de este modo tener artículos con varios % de I.V.A.

Filas tipo
de impuestos

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

Cuando en la ficha de un Cliente/Proveedor se indica

el código de IVA, este código hará referencia a la
tabla de impuestos, pudiendo de este modo tener
clientes/proveedores a los que se aplicarán distintos
% de I.V.A. si por ejemplo estos son agricultores.

Como podemos observar, tenemos 6 columnas (del 0

al 5) y 4 filas (del 0 al 3), en las columnas
Columna
tipo configuramos el tipo de IVA para los Artículos, y en
de impuestos las filas el de Clientes y Proveedores.

Si por ejemplo en la columna 3, fila 1 el tipo de IVA

es del 16 %, para cuando hagamos una venta a un
cliente, el albarán tome este porcentaje de IVA, lo
que hay que hacer es en la ficha del artículo, indicarle en el apartado de tipo de
impuesto el 3 (Número de Columna) y en la ficha del cliente, en el apartado de
impuestos, indicarle el 1 (Número de Fila), así cuando se hace el albarán, éste
coge la intersección de la columna 3 y fila 1 en la tabla de impuestos, en nuestro
ejemplo un 16% y ese es el porcentaje de iva que aplica en el documento.

Figura 3.4.7 Seleccionar Tipo de Impuesto

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Gestión Comercial

- 3.4.4 Pestaña Relación entre Instancias:

Figura 3.4.8 Pestaña Relación entre Instancias

En esta pestaña aparecen las distintas relaciones establecidas entre instancias

comerciales, contables, etc.

Si pulsamos la tecla Insert, el botón , o el botón derecho del ratón, y

seleccionamos Añadir, aparecerá entonces la pantalla de Relaciones entre
Instancias

En esta pantalla indicaremos la empresa contable sobre la que el programa de

gestión realizará la conexión para ver/realizar extractos, saldos, apuntes contables
generados por las compras/ventas.

En el campo Conexión podremos indicarle la conexión con la que estamos

actualmente, o bien una distinta que acceda a la bases de datos de la
contabilidad. Si dicha conexión necesita usuario y contraseña para validarse
dentro de contabilidad, le indicaremos estos datos en los campos Usuario Conex.
y Clave Conex. respectivamente.

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

Figura 3.4.9 Definir Relación entre Instancias

Una vez indicados estos datos, procederemos a pulsar el botón .

Si la conexión contable, dispone de empresas creadas, éstas aparecerán en el

campo Empresa, pudiendo seleccionar aquella con la que deseemos realizar dicha
conexión, indicándole que el tipo de instancia es Contable.

Aparecerán entonces en el campo Instancia, todas las instancias comerciales que

tenga dicha empresa, pudiendo seleccionar una de ellas, y al igual que
explicábamos anteriormente, si dicha instancia, necesita de un usuario y
contraseña para poder validarse, se indicarán en los campos Usuario Dest. y
Clave Dest. respectivamente.

Como una instancia comercial puede estar enlazada con varias contabilidades,
(por ejemplo, cada serie con una contabilidad distinta), existe la opción de indicar
si la conexión pasa a formar parte del control del riesgo; por si se ha indicado en la
pestaña otros que los saldos de las cuentas contables de los clientes, pase a
formar parte del riesgo (ver campo Control de Riesgo).De este modo podremos
especificar que una conexión forme o no parte de dicho riesgo. Para realizar esta
operación será suficiente con activar la casilla de chequeo

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Gestión Comercial

Nota: Una relación hecha con una instancia contable con movimientos, no
puede ser eliminada.

Aunque en todas las pantallas de este formulario, el usuario tiene la

posibilidad de modificar los valores de los campos anteriormente
especificados, es aconsejable realizar la codificación al comenzar el trabajo
con la gestión y no modificarlos una vez introducidos artículos, familias y
subfamilias ya que podría ocasionar un funcionamiento incorrecto de la
aplicación. En caso de que se modifique alguno de estos datos, (los
permitidos por la aplicación), será necesario cerrar dicha instancia, y volver a
abrirla de nuevo, para que dichos cambios surtan efecto.

3.5. Editor de Menús

El Editor de Menús, nos permite configurar las opciones del menú que se quieran
para cada usuario.

Para acceder al Editor de Menús pincharemos en la opción Editor de Menús del

menú Archivo.

Figura 3.5 Editor de Menús

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

Hay que tener en cuenta que si no entramos a la aplicación como SUPERVISOR,

o ADMINISTRADOR, esta opción aparecerá desactivada, sólo estos usuarios
tienen permiso para configurar los menús.

Al entrar a la aplicación por primera vez, solo están activos los menús de archivo,
ventanas y ayuda, con lo que se tendrán que activar los menús para arrancar.

Lo que hay que hacer es pinchar en el botón de , nos aparecerá el

siguiente mensaje:

De esta manera tendremos el menú por defecto activo para el usuario general,
para que los cambios surtan efecto, tendremos que cerrar y abrir de nuevo la
instancia.

3.5.1 ELECCIÓN DE USUARIO PARA CONFIGURARLE EL MENU

Hay que tener en cuenta que los menús son configurables por usuario, por lo que
antes de comenzar a agregar o quitar opciones del menú tendremos que elegir el
usuario para el que queremos configurar el menú. Simplemente tendremos que
seleccionarlo de la lista de usuarios que nos aparece en el editor de menús.

El campo Usuario será el Usuario al que se le asignara el menú que

configuraremos y el Usuario Orig. esta asignado en Principio a a Menú por
Defecto.

Además también podemos copiar un menú de un usuario a otro, simplemente

elegiremos el usuario origen, elegiremos el usuario destino, y haremos click en el
botón importar menú. De esta manera se importa el menú por defecto para el
usuario destino elegido.

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Gestión Comercial

Usuario
Destino

Usuario
Origen

Cargos
Cargosque
que
tienen
tienenacceso
acceso
alalmenú
menú

Figura 3.5.1 Configuración de Menús para cada Usuario

Si se elige el usuario general podremos importar el menú por defecto para todos
los usuarios.

3.5.2 CONFIGURACIÓN MENÚ ESPECÍFICO

El editor de menús tiene dos partes bien diferenciadas:

• Opciones:
Son todas las opciones que hay en la aplicación

• Opciones específicas para cada usuario:

Estas son las opciones que hay definidas para cada uno de los
usuarios de la aplicación y que se pueden personalizar.

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

Opciones
específicas y
configurables para
cada usuario
Todas las
opciones de
menú

Figura 3.5.2 Opciones de Menús

La pregunta es, ¿cómo podemos agregar opciones de menú para un usuario?.

Muy fácil, la idea es arrastrar opciones desde la parte de opciones de submenú

hasta la parte de específicas.

Cuando hacemos click en + llamado nodo, se despliega una lista con todas las
opciones que hay dentro de ese menú. Este nodo cambiará a , si ahora se
hiciera click, en este símbolo, el menú se contrae.

Si queremos agregar una opción nueva a algún submenú, tendremos que seguir
los siguientes pasos:

1. Expandir el menú donde se quiera agregar la opción de las opciones

configurables de menú:

57
Gestión Comercial

2. Seguidamente expandimos, de la parte de opciones el menú donde esté la

opción que se va a agregar:

3. Ahora se pincha la opción elegida, y sin soltar arrastramos el ratón hasta el

menú donde se quiera agregar esa opción y soltamos el botón, ésta se
agregará al final de la lista del menú.

Figura 3.5.3 Arrastrar la Opción elegida al Menú de Destino

4. Para que el editor de menús funcione correctamente, siempre la opción hay

que arrastrarla hasta un nodo, por ejemplo artículos, &Configuración, sino, la
opción no se agregará, además cuando estamos arrastrando una opción con
el ratón veremos que cuando pasamos con el ratón por encima de un nodo, el
nodo cambia de color.

Si se configura un menú, para un usuario en concreto, y si hay una opción de ese

menú que por alguna razón no queremos que ese usuario entre en esa opción
tenemos la posibilidad de desactivar esa opción de una manera muy sencilla
mediante el uso de los cargos autorizados.

Como podemos comprobar en la parte inferior derecha de la ventana del editor de

menús tenemos una serie de casillas de selección, en las que aparecen todos los
tipos de usuario que hay en la aplicación.

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

Figura 3.5.4 Cargos con Acceso al Menú Configurado

Cuando se da de alta un usuario nuevo, en la opción de usuarios, del menú

configuración, tenemos que indicarle de que tipo de usuario es el nuevo usuario
creado. Simplemente en el editor de menús tendremos que desmarcar la casilla
correspondiente al tipo de usuario al que pertenece nuestro usuario, y cuando
entre en la aplicación, simplemente no le aparecerá esa opción del menú cuando
despliegue el menú principal.

Nota: Esta opción sólo es válida para opciones de menú, no para menús
principales, no se puede prohibir el acceso al menú de todo el menú, para
hacer eso, tendríamos que ir opción por opción.

3.5.3 ELIMINAR OPCIONES DE MENU

Puede ocurrir que nos equivoquemos agregando una opción o que queramos
eliminar una opción, para ello simplemente tendremos que hacer un click con el
botón derecho del ratón sobre la opción que se desea eliminar y pulsar sobre la
opción de eliminar del menú desplegable.

Figura 3.5.5 Eliminar una Opción.

De esta manera esa opción del menú no volverá a aparecer para ese usuario.

3.5.4 AGREGAR SEPARADORES DE MENU

En el editor de menús, se pueden agregar barras separadoras de menú, para
poder separar unas opciones de otras y organizar nuestro menú de una manera
más intuitiva.

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Gestión Comercial

Barra Separadora

Para ello haremos clic con el botón derecho del ratón y en el menú desplegable
pincharemos en la opción insertar\separador

Figura 3.5.6 Insertar un Separador.

La aplicación automáticamente insertará un separador al final del menú.

3.5.5 CAMBIAR NOMBRE A UNA OPCION DE MENU

Para cambiar el nombre a una opción de menú simplemente haciendo clic con el
botón derecho del ratón nos aparece un menú desplegable, pincharemos la
opción de cambiar el nombre. Comprobaremos que el nombre de la opción ahora
es editable, le cambiaremos el nombre y pulsaremos intro, comprobaremos que la
opción ha cambiado de nombre.

3.5.6 OTRAS OPCIONES A INSERTAR

.
Como podemos comprobar pulsando el botón derecho del ratón sobre alguna de
las opciones del Editor de Menús también se nos permite agregar una serie de
“EXTRAS” como son:

SUBMENU: Con esta opción podremos agregar un submenú, para conseguir

agrupar opciones que sean del mismo tipo, consiguiendo un efecto como este:

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 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

Figura 3.5.7 Ejemplo de Submenú.

De esta manera todas las opciones de movimiento de artículos quedan agrupadas

en un submenú.

INFORME CRYSTAL: Con esta opción podremos agregar un informe de Crystal

Reports y engancharlo en el menú directamente. Al hacer clic nos abre una
ventana donde tendremos que elegir el documento Crystal que queremos agregar.

Figura 3.5.8 Insertar Informe de Crystal Reports.

Si hacemos clic en el botón de abrir documento , automáticamente nos abrirá

una ventana, en la que podremos elegir el documento que se quiera agregar al
menú.

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Gestión Comercial

Después le cambiaremos el nombre para indicarle el nombre que queremos que

aparezca en el menú para ese documento.

OTRAS OPCIONES: De la misma manera podremos agregar un correo

electrónico o una dirección Url (Dirección Web), así como un documento Word,
Excel o archivo ejecutable.

3.6 PERMISOS/USUARIOS/CAMBIO CLAVE

En el menú de configuración podremos encontrar las opciones para permisos y
usuarios, con los que podremos restringir una serie de opciones para algunos de
los usuarios que vayan a utilizar la aplicación.

3.6.1 USUARIOS
Con esta opción podremos dar de alta los usuarios que tendrán acceso a la
aplicación, hay que tener en cuenta que hay cuatro usuarios ya creados, que son
ADMINISTRADOR, SUPERVISOR, los cuales tienen acceso a ciertas opciones
que no tienen el resto de usuarios, como por ejemplo el editor de menús, además
creados por la aplicación están el INVITADO y USUARIO. Al pinchar en el menú
Configuración/Usuarios nos aparece la siguiente ventana:

Tipos de
usuarios
disponibles en
la aplicación

Figura 3.6.1 Creación de Usuarios.

62
 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

En ella nos podremos crear los usuarios que tendrán acceso a la aplicación,
simplemente introduciremos el nombre que queramos darle al usuario, le
pondremos una clave de acceso a la aplicación y además debemos elegir el tipo
de usuario al que pertenece ya que, cuando se configura un permiso de acceso se
configura para los cargos.

El Id. Usuario es un número interno que la aplicación asigna a cada usuario.

Al darle a ACEPTAR, el usuario quedará guardado.

El usuario se puede desactivar, simplemente desactivando la casilla de ACTIVO,

el usuario que no tenga la casilla activo “Activada”, no podrá entrar en la aplicación
y al entrar al programa, le saltará un mensaje parecido a este

3.6.2 PERMISOS
Los permisos nos permiten administrar el acceso a las distintas opciones de la
aplicación.

Figura 3.6.2 Definición de Permisos.

63
Gestión Comercial

La primera vez que se entra en los permisos, estos no están asignados con lo que
hay que actualizarlos, para ello haremos click en el botón de insertar y en la
ventana que nos aparece, pincharemos en la opción de actualizar permisos con lo
que podremos administrar todos los permisos de la aplicación.

Figura 3.6.3 Actualizar Permisos.

Al hacer clic en el botón de actualizar permisos, una barra de progreso, nos

Indicará el estado del proceso de actualización que suele tardar menos de un
minuto. Este proceso no debe ser interrumpido.

Una vez actualizados los permisos cerraremos la ventana y tendremos todos los
permisos que se pueden administrar en la aplicación, que vienen organizados por
menús.

Figura 3.6.4 Actualizar Permisos.

64
 Capitulo 3. Configuración de la Empresa

En la lista desplegable podremos elegir cada una de las opciones de menú de la

aplicación y administrar los permisos. Hay cuatro permisos que son comunes para
todas las opciones, éstos son:

• ALTA (Limita la posibilidad de dar de alta un nuevo registro, por ejemplo en

clientes, no podríamos introducir un nuevo cliente)

• BAJA (Limita la posibilidad de eliminar un registro)

• MODIFICACIÓN (Limita la posibilidad de modificar un registro)

• ACCESO NO PERMITIDO (Limita el acceso de un usuario a esa opción de

menú)

Además cada uno de los menús puede tener opciones específicas para cada uno
de ellos, las cuales limitan una opción de ese formulario.

Para administrar un permiso en concreto hacemos doble clic en el permiso a

administrar y nos abrirá la siguiente ventana:

Figura 3.6.5 Limitación de permisos Permisos.

En esta ventana es donde podremos modificar las opciones del permiso, por
ejemplo en este permiso de baja, en este momento todos los usuarios tienen
permiso para la baja. Para quitar el permiso de baja para un usuario simplemente
hay que desactivar su casilla, de esta manera dejará de tener permiso.

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Gestión Comercial

Se puede modificar el mensaje que se quiere que salga cuando el usuario en

concreto intenta hacer la operación limitada en el cuadro de texto AVISO, incluso
podremos configurar si queremos que la acción sea una limitación o una
información. Si queremos que sea limitación el usuario no podrá realizar esta
operación, sin embargo si queremos que sea información, el usuario si que podrá
realizar la operación pero le saltará un mensaje cuando intente realizar la
operación.

El botón de todos y ninguno, es para activar el permiso para todos los usuarios o
para ninguno.

Al pinchar el botón de aceptar el permiso quedará guardado con las opciones

realizadas.

3.6.3 CAMBIO DE CLAVE

Esta opción nos permite cambiar la clave del usuario que ha entrado en la
aplicación, su función consiste en que cuando damos de alta a un usuario nuevo y
le ponemos una contraseña, el mismo usuario pueda cambiar esa clave por una
que él elija.

Figura 3.6.6 Cambio de Clave.

Simplemente tendremos que introducir la clave antigua y la nueva, que

reemplazará a la antigua.

NOTA: El cambio de clave es para el usuario que entra en la instancia

elegida.

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