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ENTIDAD
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO - JUNIN
ACCION DE CONTROL:
AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS
AL 31.12.2009
FECHA:
R.V.R.
28 05 10
DESARROLLA
DO POR
FECHA:
PREGUNTAS
1.
2.
3.
4.
5.
NO
SI
N.A.
OBSERVACIONES,
COMENTARIOS Y
ACLARACIONES
6.
Ha implementado el Titular, o la
Gerencia
Municipal,
Gerencia
de
Administracin y Finanzas o Sub Gerente
del rea, procedimientos escritos relativos a
la custodia fsica y seguridad de los activos
fijos, con el objeto de salvaguardarlos?
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
realizarse
durante
el
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
FIRMA Y SELLO
FUNCIONARIO RESPONSABLE.
1.
ENTIDAD
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO-JUNIN
ACCION DE CONTROL:
AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS
AL 31.12.2009
FECHA
PREGUNTAS
NO
SI
N.A
OBSERVACIONES,
COMENTARIOS Y
ACLARACIONES
A)
ASPECTOS OPERATIVOS GENERALES.
1. Estn claramente definidas las lneas de
autoridad y responsabilidad en el rea de
Tesorera? detallar los cargos y nombres desde las
Jefaturas de los servidores que laboran en el rea,
al mismo tiempo los instrumentos administrativos
que las sustentan. (Al dorso)
2. Cules Directivas, normas e instrucciones por
escrito se han aprobado e implementado o
estuvieron vigentes el 2009, para el manejo de los
fondos por parte del rea de Tesorera? Detallarlas
al dorso indicando las Resoluciones que las
aprobaron.
3. Ha implementado el Titular o Gerencia Municipal
los principios y valores para el rea de Tesorera
como parte de la cultura organizacional de la
Institucin?
4. Cules cuentas bancarias estuvieron abiertas en
el ao 2009 y cuales fueron los propsitos de cada
una? Detallarlas al dorso, indicando con exactitud
los nmeros de cuentas bancarias en total.
5. Existen cuentas bancarias abiertas inactivas? y
por qu se mantienen?
6. Quines, cules son los cargos y con que
Resoluciones fueron designadas las personas
autorizadas para firmar los depsitos y retiros de
fondos de las cuentas bancarias?
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO - AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31-DIC-2009
j)
a) Quin lo hace?
b) Con que frecuencia?.
c)
1.
de los
e) Solicitudes de
sobregiros?
2.
crditos
de
dinero
3.
4.
que
montos
son
cifras
reales
con
las
A quien se informa?
6.
7.
8.
a)
b)
c)
d)
e)
9.
10.
11.
3.
4.
5.
6.
7.
a) Quin lo hace?
b) Se hace en forma inmediata?
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
D)
separadas
las
siguientes
a) Autorizacin de pago?
b) Preparacin del Comprobante de Pago?
c) Firma del cheque?
d) Pago al acreedor?
7. Se utiliza la mquina protectora de cheques u
otro sistema. similar?
8. Son los talonarios de cheques o chequeras que
no estn en uso, controlados en forma tal que
impidan su utilizacin indebida?
a) Dnde se guardan?
b) Quin es el responsable o custodio?
9. Est prohibida la firma de cheques en blanco?
a)
adjuntos?
16. Revisan quienes firman los cheques, la
conformidad de los Comprobantes de Pago y los
documentos que respaldan los egresos?
17. Se anotan los datos del pago en los
comprobantes, de manera que se evite duplicacin
de pagos?
a) Cmo se hace?
b) Cundo se hace?
c) Quin lo hace?
18. Se coloca el sello restrictivo de Pagado en los
comprobantes y documentos cancelados por
Tesorera?
a)
S
e coloca un sello fechador?
DESEMBOLSOS
CON
DINERO
EN
EFECTIVO
1. Cules son los fondos fijos y cajas chicas
habilitados para realizar pagos en efectivo?.
Describirlos al dorso, sealando los responsables
de los mismos.
2. Se han aprobado normas, directivas o
instructivos
especficos
que
rigen
los
procedimientos de utilizacin y montos por cada
uno de tales fondos?
Ajuntarnos una copia de tales instrumentos.
3. Las normas o procedimientos antes indicados
son en todo caso:
a) Claros y precisos?
b) Eficientes y no constituyen trabas o
retrasos?
c) Adecuados?
4. Los montos de los fondos para pagos en efectivo
son adecuados?
a) Se ajustan a la desvalorizacin del poder
adquisitivo de la moneda?
b) Mediante que sistema?
5. Se ha establecido una suma mxima o limite a
pagar en efectivo por cada una los fondos para
pagos en efectivo?
a) Se ajusta a la inflacin?
b) Mediante que mtodo?
c) Indicarnos los montos de topes de pagos por
cada tipo de fondos.
6. Se confunden o mezclan los ingresos de caja con
los fondos fijos o de caja chica?
documentos
prenumerados
adecuadamente formalizados?
b.
Estn confeccionados en tinta?
c.
Estn los montos especificados en letras y
nmeros?
d.
Se detalla el concepto del gasto a realizar?
e.
Indican el nombre y apellido del quien retira y su
firma?
f.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO - AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31-DIC-2009
1. Se ha implementado en la Municipalidad la
conciliadas
conciliaciones?
bancarias?
a) Quin realiza tales revisiones?
4. Quin es el funcionario encargado de verificar
conciliaciones?
6. Obtiene
7. Incluye
el procedimiento administrativo de
conciliacin:
a) La comparacin de todos los movimientos de
un periodo, en base a extractos bancarios y
los registros del libro de bancos u otro
mecanismo de control contable?
b) La comparacin de los saldos segn libros de
bancos o controles bancarios, con sus
correspondientes cuentas divisionarias o
especficas de control?
c) Comparacin de los cheques con el libro de
egresos en cuanto a nmero, fecha,
beneficiario e importe?
d) Examen de las firmas y endosos?
e) Revisin de los cheques anulados?
f)
investigados?
10. Se tienen con frecuencia Notas de Cargo y
OTROS ASPECTOS
1.
2.
Lleva
Tesorera
el
control
documentado permanente de las cartas-fianza de
sus proveedores u otros valores?
Por favor acompaarnos el formato.
3.
4.
5.
AUDITORIA
AL
Tesorera 2009?
2mmm.
ENTIDAD
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO-JUNIN
SUPERVISADO POR: J.A.S.T.
DESARRODESARROLLADO
FECHA
LLADO POR
POR
R.V.R.
28 05 10
FECHA
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AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS
AL 31.12.2009
PREGUNTAS
NO
SI
RESPUESTAS
OBSERVACIONES,
N/A
COMENTARIOS Y
ACLARACIONES
5.
personal de carrera?
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Implement
la
Municipalidad
el
Reglamento Interno de Trabajo o documento
similar, que incluya normas de disciplina,
moralidad, valores y principios de
comportamiento laboral, reglas de ingreso y
salida, sanciones, etc. Para el personal de la
entidad?
Por favor acompaarnos una copia del
mismo.
22.
23.
24.
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SUPERVISADO POR: J.A.S.T.
DESARRODESARROLLADO
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ESTADOS FINANCIEROS
AL 31.12.2009
PREGUNTAS
NO
SI
RESPUESTAS
OBSERVACIONES
N.A
COMENTARIOS Y
ACLARACIONES
A)
ORGANIZACIN
1. Se hallan definidas las funciones, autoridad y
responsabilidad conforme al Reglamento y el
Manual de Organizacin y Funciones para todas
las dependencias del rea de Rentas?
a) Indicarnos las Resoluciones Aprobatorias al
dorso
b) Son claras y precisas?
2. Se encuentran claramente definidas las lneas
de autoridad, responsabilidad y requisitos para
acceder las Jefaturas de la Gerencia y Sub
Gerencias del rea de Rentas?
3. Se encuentran claramente separadas las
funciones de:
a) Emisin de Valores?
b) Cobranzas?
c) Registro contable?
d) Custodia de valores y
cobrar?
documentos por
Evaluacin
calificacin
de
deudas
vencidas?
g) Gestin administrativa de cobros?
h) Gestin coactiva?
4. Existen por escrito y aprobadas, polticas
administrativas y operativas referentes al circuito
de emisin de valores-cobranzas-ingresos a
caja?
a) Estn
claramente
expresadas?.
definidas
de
las
a) Contabilidad?
b) Tesorera?
c) Otras reas recaudadoras?.
C)
EMISIN DE VALORES Y DOCUMENTOS POR
COBRAR EN EL AREA.
1. Cules dependencias del rea tienen facultad
de emitir valores y documentos por cobrar, as
como establecer los saldos mensuales o
peridicos de los contribuyentes y deudores de
la Municipalidad? Detallar al dorso.
2. Existe un Reglamento o Directiva que rige los
procedimientos de emisin de valores y
documentos por cobrar?. Si la respuesta es
positiva adjuntarnos una copia fedateada de
dicho documento.
3.
11.
Los
Valores
(Resoluciones
de
Determinacin, Resoluciones de Multas y
rdenes de Pago) renen todos los requisitos
formales y sustanciales requeridos por las
normas especficas del Cdigo Tributario?
12.
previamente?
b) Tales decisiones se fundan en polticas y
directivas debidamente aprobadas por el
Titular de la Municipalidad?
c) Se realizan notas u otros comprobantes que
dan razn de dichos descargos?
d) Se precisan y justifican las causas de los
mismos?
e) Cumplen un proceso de aprobacin y
autorizacin de los funcionarios designados
para tal finalidad?
4. Son las quiebras, anulaciones, castigos o
descargos directos y definitivos:
a) Aprobadas por un funcionario independiente
al rea de recaudacin, rentas y cobranzas?
b)
de
los
las
FIRMA Y SELLO
FUNCIONARIO RESPONSABLE
TOTAL: 59 PREGUNTAS
ENTIDAD
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SUPERVISADO POR: J.A.S.T.
DESARRODESARROLLADO
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LLADO POR
POR
R.V.R.
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ACCION DE CONTROL:
AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS
AL 31.12.2009
FECHA
PREGUNTAS
A)
NO SI
ORGANIZACIN
N.A
RESPUESTAS
OBSERVACIONES.
COMENTARIOS Y
ACLARACIONES
NORMATIVIDAD.
1.
El Manual de Organizacin y
Funciones que rige para el rea de Logstica:
a) Est actualizado conforme
condiciones orgnicas actuales?
las
b) Es claro y preciso?
2.
Se
encuentran
claramente
definidas las lneas de autoridad y
responsabilidad de:
a) La Sub Gerencia de Logstica?
b) Los Jefes de sus Unidades Orgnicas?
3.
Se
encuentran
separadas las funciones de:
claramente
autorizacin
de
las
SISTEMA
DE
ADQUISICIONES
1.
Se usan tcnicas
que permitan determinar si las adquisiciones
presentan una relacin apropiada que implica
adquirir bienes y/o servicios, en calidad y
cantidad apropiados, y al menor costo
posible?
Nos podra detallar al dorso tales tcnicas?
2.
Se realizan las
compras nicamente a base de rdenes de
Compra o de Servicios firmadas por
funcionarios autorizados?
3.
Son
las
cantidades que se ordenan en cada ocasin
determinadas en base a mtodos
Son establecidos
en forma apropiada los momentos o fechas en
los que se realizarn las ordenes por mtodos
definidos ?
En cuanto a las
cotizaciones de precios:
a) Se mantiene
un
registro
de
cotizaciones recibidas y evaluadas?
b) Se exigen explicaciones por escrito en
aquellos casos en que las compras fueron
realizadas a quien no ofreci la cotizacin
ms baja?
7.
Plazo de entrega?.
g) Forma de Pago?.
h) Descuento o bonificaciones especiales?.
8.
En todos los
casos, de los actos de calificacin y seleccin
de los postores ganadores de los procesos de
adquisicin, se dejan constancias por escrito
de:
EMISIN DE ORDENES
DE COMPRA.
c) Las cantidades?
d) Plazos de entrega?
e) Condiciones de pago?
3. Quines son los funcionarios que aprueban y
autorizan las rdenes de Compra para los
abastecimientos de bienes y servicios?
4. Son todas las Ordenes de Compra y de
Servicios:
a) Selladas?
b) Prenumeradas?
c) Revisadas en todos sus detalles y
controles de calidad antes de su remisin?
5. Cuntas copias se preparan de las rdenes
de Compra y de Servicios?
6. Se trasladan o distribuyen copias de las
Ordenes de Compra y de Servicios a:
a) Contabilidad?
b) Planificacin-Control Presupuestal?.
c) Recepcin?
d) Almacenes?
e) Gerencia de Administracin y Finanzas
f)
Gerencial Municipal?.
a) Contabilidad?.
b) Recepcin?
c) Almacenes?
d) Otras oficinas o dependencias?.
D)
REVISIN
DE
LOS
ABASTECIMIENTOS.
1.
Son los precios consignados en las facturas o
boletas de venta de los proveedores,
contrastados con los de las ordenes compras o
servicios, por un funcionario ajeno al de
abastecimientos?
a) Quin lo hace?.
b) Con que frecuencia?.
2.
Si se requieren aprobaciones
especiales para ciertas compras debido a su
clase, cantidad u otras situaciones especiales?
a) Quin realiza las autorizaciones?
b) Con que frecuencia?
c) Qu controles se realizan a este
respecto.
E)
SEGUIMIENTO DE LAS
ADQUISICIONES.
1.
Cul es el tratamiento
administrativo de las rdenes de Compra y de
los Servicios que no fueron atendidos, o fueron
atendidos en parte? Explicarnos al dorso, o
aparte.
2.
seguimiento
de
las
Ha implementado el rea de
abastecimientos, un sistema de control,
informacin y archivos adecuados que den
cuenta de:
a) Registros
documentados
proveedores?
de
los
b) Registro de Invitaciones
c) Registro de Ordenes de Compra emitidas
d) Informes de recepcin de bienes?
e) Registro de cotizaciones recibidas?.
f)
ACERCA
DEL
PERSONAL DE ABASTECIMIENTOS.
G)
RECEPCIN
BIENES ADQUIRIDOS.
DE
procedimientos
de
de los
DEVOLUCIONES
DE
COMPRAS.
1. Son las devoluciones a proveedores:
a) Debidamente autorizadas?
b) Por quin?.
2. Cules son las causales para que se
disponen devoluciones de bienes a los
proveedores? Sealarla al dorso por favor.
3. Cul es el documento que da constancia de la
devolucin y entrega fsica de los productos
remitidos por los proveedores?.
4. Es informada la Oficina de Contabilidad de las
devoluciones?.
a) Mediante
que
procedimiento?
comunicacin
2.
3.
I
ngresan todos los bienes adquiridos por la
Municipalidad, fsicamente a travs del
almacn?
4.
E
xisten normas y procedimientos para el manejo
del almacenamiento y la custodia de los
bienes?
a) Son claros y precisos?
b) Son adecuados?
c) Estn por escrito?
5.
6.
S
on los bienes almacenados:
a) Fcilmente localizados?
b) Perfectamente identificados?
c) Catlogolizados o codificados?
d) Fcilmente manipulados?
8.
9.
To
da salida de almacenes se hace mediante el
formulario denominado PECOSA?
a) En cuantas copias se emite y cmo se
distribuyen?
b) Quines deben autorizar las PECOSAS
que atiende el almacn?
c) Estn prenumeradas las PECOSAS?.
d) Estn firmadas por Los empleados
quienes retiran los materiales?
10.
11.
12.
E
n caso de respuesta afirmativa a la pregunta
anterior.
Cules
procedimientos
de
verificacin y control se aplican para dichos
bienes?
13.
S
e controla que todos los documentos que dan
cuenta de las entradas y salidas de bienes del
almacn, son anotados en los controles
visibles?
a) Quin realiza dicha labor?
14.
15.
i Quin lo hace?.
ii En que consiste?
16. Estn asegurados las existencias de la
Municipalidad contra posibles percances o
siniestros que podran afectarlos (robos,
asaltos, destrucciones, terrorismo etc.?.
K) INVENTARIOS
EXISTENCIAS.
FISICOS
DE
LAS
realizarse
durante
el
i)
j)
TOTAL: 97 PREGUNTAS