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CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

ENTIDAD
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LINCE - LIMA

ACCION DE CONTROL:
AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS
AL 31.12.2014

SUPERVISADO POR : J.A.S.T.


DESARROLLADO POR

FECHA:

R.V.R.

28 05 14

DESARROLLA
DO POR

FECHA:

AREA O DEPENDENCIA EVALUADA: CONTROL PATRIMONIAL


(Marcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar o adjuntar lo que considere necesario en la columna
de observaciones o con documentos adicionales o de soporte a sus respuestas).

PREGUNTAS
1.

Se han implementado en la Unidad de


Control Patrimonial, instrucciones, directivas
o normas internas que reglamenten los
procedimientos para detectar, prevenir,
evitar y extinguir las causas que podran
ocasionar prdidas o daos a los bienes de
activo fijo de la Municipalidad?

2.

Por favor indicarnos al dorso cuales son


las normas o instrucciones y adjuntarnos
una copia de las mismas debidamente
aprobadas por el Titular.

3.

Ha formulado para el ao 2014 o el


periodo en curso, su Plan Operativo o de
Actividades la Unidad de Control
Patrimonial?

4.

Ha establecido la Unidad de Control


Patrimonial sus objetivos de manera que
concuerden con los Planes Estratgicos de
la Municipalidad y los operativos de su
rea?

5.

Con qu frecuencia evala Control


Patrimonial el cumplimiento de sus objetivos
y metas?

6.

Tiene contratada la Entidad, plizas


de seguros para proteger sus activos fijos,
contra eventuales hechos como incendios,
sustracciones, terrorismo, daos, etc.? Por
favor adjuntarnos copias de las plizas si su

NO

SI

N.A.

Cuestionario de Control Interno de la Auditoria de Cumplimiento a la Municipalidad Distrital de Lince


Contratacin de Servicios para Limpieza Pblica y Mantenimiento de Parques y Jardines
Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

OBSERVACIONES,
COMENTARIOS Y
ACLARACIONES

respuesta es positiva.
7.
Se han establecido en el Manual de
Organizacin y Funciones, las atribuciones,
responsabilidades y tareas de la Unidad de
Control Patrimonial?
8.

Ha implementado el Titular, o la
Gerencia
Municipal,
Gerencia
de
Administracin y Finanzas o Sub Gerente
del rea, procedimientos escritos relativos a
la custodia fsica y seguridad de los activos
fijos, con el objeto de salvaguardarlos?

9.

Se ha establecido por escrito, la


responsabilidad de los funcionarios y
servidores en la custodia de los bienes
depreciables y no depreciables, por
utilizarlos exclusivamente, a fin de que sean
protegidos del uso indebido o acceso de
personas ajenas a cada dependencia?

10.

Con relacin a la interrogante anterior,


que documento o formato se ha utilizado en
el ejercicio 2014 para asignar la
responsabilidad en la custodia de todos los
bienes institucionales?

11.

En caso de salidas de activos fijos fuera


de las instalaciones de la Municipalidad,
traslados
o
transferencias
entre
dependencias u oficinas de la entidad
(especialmente muebles y enseres,
equipos, maquinarias y otros similares),
cuales son los procedimientos de
autorizacin de tales salidas y traslaciones
y como se evidencian documentadamente?.
Respuesta por favor al dorso.

12.

Cul es el tratamiento administrativo


que realiza la Unidad de Control Patrimonial
con respecto a bienes adquiridos por la
Institucin y que luego son donados o
cedidos en uso a otras entidades?

13.

Existe aprobado un Plan o Programa


de Mantenimiento Preventivo de los Activos
Fijos de la empresa?

14.

Cules son los tipos de activos fijos


que necesitaron con mayor urgencia,
manteni-mientos y reparaciones en el

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

ejercicio 2014? Reportarlas al dorso o en


documento aparte.
15.

Se han aprobado y aplicado en el


ejercicio 2014, instructivos o normas, para
que el personal responsable del uso y
custodia de los bienes, reporte a la Unidad
de Control Patrimonial o su Jefatura, los
cambios que se produzcan y que alteren la
ubicacin y naturaleza de los bienes?

16.

Se tiene en vigencia una Directiva,


Instructivo u otro instrumento similar para
normalizar
los
procedimientos
e
instrucciones administrativos para uso de
los vehculos oficiales de la Municipalidad?
Por favor adjuntarnos una copia de dicho
instrumento.

17.

En caso de alquiler de maquinarias u


otros bienes muebles e inmuebles, Se ha
implementado un Reglamento al respecto,
fijando con claridad los procedimientos y
tarifas respectivas?. Por favor adjuntarnos
el documento.

18.

Participa la Unidad de Control


Patrimonial en las acciones y control de
alquiler de maquinarias y otros bienes de la
entidad?

19.

En todo caso, Qu acciones de


comprobacin interna y de verificacin
realiza dicha Unidad en las transacciones
de alquiler de maquinarias y dems bienes?

20.

Llevan todos los vehculos de


propiedad de la empresa, pintados en lugar
visible, un crculo con la denominacin de la
entidad?

21.

En caso negativo: Existe autorizacin


expresa del Titular, liberando a ciertos
vehculos la obligacin de llevar la
denominacin de la entidad?

22.

Se han producido en el ejercicio 2014


o se prevn en breve, bajas y altas de
bienes de activo fijo?

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

23.

En caso afirmativo: Se evalan,


califican y justifican adecuadamente las
bajas de bienes, conforme a las
disposiciones
emitidas
por
la
Superintendencia de Bienes Nacionales y
otras normas vigentes?

24.

Las bajas y altas de bienes se hallan


debidamente reglamentadas? Adjuntarnos
por favor la Directiva vigente para el 2014.

25.

Se realizan inventarios fsicos


generales de todos los activos fijos incluidos
terrenos, construcciones en curso, edificios
y la infraestructura pblica por lo menos una
vez al ao?

26.

En qu fechas se efectan los


inventarios
fsicos?

27.

Quines o que rganos realizan los


inventarios fsicos de los activos fijos e
infraestructura pblica de la Municipalidad?

28.

Son los empleados que efectan los


inventarios fsicos independientes de
aquellos que tienen su cargo la custodia de
los bienes y de los registros contables de
los activos fijos?

29.

Regularmente los empleados que


efectan los inventarios fsicos de activos
fijos:
a) Son instruidos adecuadamente con
normas, reglas e instructivos precisos?
b) Son entrenados?
c) Son supervisados, por quien?

30.

Se emplean tarjetas, formatos


virtuales u otros mecanismos de registro de
datos en la realizacin de inventarios
fsicos?
a) Estn prenumerados?
b) Constan de diferentes secciones o
cuerpos?

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

c) Se controla su secuencia numrica?


31.

Se toman medidas para efectuar un


corte adecuado y exacto de los activos fijos
a la fecha de su verificacin fsica?

32.

Se comparan y/o concilian los listados


o tarjetas de inventarios fsicos con los
saldos
segn
controles
contables
analticos?
a) En caso de diferencias se investigan las
causas o se aclaran oportunamente las
mismas?.

33.

Existen instrucciones escritas y


debidamente aprobadas para practicar los
inventarios fsicos de los activos fijos e
infraestructura?. Por favor acompaarnos la
utilizada al cierre del 2014.

34.

Dichas instrucciones contienen:


a) Las tareas y acciones de comprobacin
fsica de manera clara y precisa?
b) Objetivos que se persiguen?
c) Responsabilidad sobre el mismo?
d) Fecha y hora de iniciacin?
e) Nmina de participantes y la funcin a
cumplir?
f) Plano de los lugares a inventariar dividido
por:
i) reas?
ii) Sectores?
iii) Tipos de Bienes
g) Controles a
inventario?

realizarse

durante

el

h) Los procedimientos de control sobre el


total de tarjetas o formatos de listas
emitidos, utilizados, anulados y no
usados?
35.

Quin supervisa el cumplimiento de

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

dichas instrucciones?
36.

Se aseguran de que todos los bienes


de activos fijos fueron recontados?

37.

Se investigan cuidadosamente los


sobrantes y faltantes de bienes de activo
fijo?

38.

Son confrontados y conciliados los


totales valorizados de los inventarios fsicos
de activos fijos, con las respectivas cuentas
divisionarias contables?

39.

Cules son los tipos de Informe que


report al 31-DIC-2014, como resultado del
Inventario Fsico General de los Activos
Fijos e Infraestructura Pblica?

40.

Se ha verificado fsicamente el estado


de avance del mantenimiento de parques y
jardines en curso al cierre del ejercicio
2014?

41.

Se hallan todos los bienes inmuebles


de la Municipalidad debidamente saneados
tcnica, fsica y legalmente?

42.

Cuenta todos los inmuebles terrenos,


edificios y unidades de transportes-, con
inscripcin oportuna de su propiedad en los
Registros Pblicos?

43.

En caso negativo: Cules son los


bienes que no fueron saneados en
Registros Pblicos?

44.

Se hallan inscritos los bienes


patrimoniales de la Municipalidad, en los
registros de la Superintendencia de Bienes
Nacionales?

45.

Cuentan todos los vehculos de


transporte de la Municipalidad con sus
seguros contra accidentes de transito
(SOAT)?. Si fuera as adjuntarnos copias
fedateadas de las plizas vigentes.

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

FIRMA Y SELLO
FUNCIONARIO RESPONSABLE.
1.

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

ENTIDAD
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LINCE - LIMA

ACCION DE CONTROL:
AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS
AL 31.12.2014

SUPERVISADO POR: J.A.S.T.


DESARRODESARROLLA
FECHA
LLADO POR
DO POR
R.V.R.
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FECHA

AREA O DEDEPENDENCIA EVALUADA: SUB GERENCIA DE TESORERA


Marcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar lo que considere necesario en la columna de
observaciones, adjuntar por favor los documentos adicionales solicitados.
RESPUESTAS

PREGUNTAS

NO

SI

N.A

A)
ASPECTOS OPERATIVOS GENERALES.
1. Estn claramente definidas las lneas de
autoridad y responsabilidad en el rea de
Tesorera? detallar los cargos y nombres desde las
Jefaturas de los servidores que laboran en el rea,
al mismo tiempo los instrumentos administrativos
que las sustentan. (Al dorso)
2. Cules Directivas, normas e instrucciones por
escrito se han aprobado e implementado o
estuvieron vigentes el 2014, para el manejo de los
fondos por parte del rea de Tesorera? Detallarlas
al dorso indicando las Resoluciones que las
aprobaron.
3. Ha implementado el Titular o Gerencia Municipal
los principios y valores para el rea de Tesorera
como parte de la cultura organizacional de la
Institucin?
4. Cules cuentas bancarias estuvieron abiertas en
el ao 2014 y cuales fueron los propsitos de cada
una? Detallarlas al dorso, indicando con exactitud
los nmeros de cuentas bancarias en total.
5. Existen cuentas bancarias abiertas inactivas? y
por qu se mantienen?
6. Quines, cules son los cargos y con que
Resoluciones fueron designadas las personas
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

OBSERVACIONES,
COMENTARIOS Y
ACLARACIONES

autorizadas para firmar los depsitos y retiros de


fondos de las cuentas bancarias?
7. Se informan oportunamente a los bancos cuando
un firmante deja de ser autorizado para suscribir
con sus firmas los depsitos y retiros de fondos?
8. Mantuvo y mantiene implementado la SubGerencia de Tesorera, Flujos de Caja mensuales
y listados permanentes de obligaciones por
pagar?. Por favor remitirnos una copia del
utilizado para el ejercicio 2014.
9. Estn todas las cuentas bancarias registradas en
los auxiliares estndares?
10. Existe en Tesorera una subdivisin de fondos a
cargo de cajeros o responsables de rubros
especficos? Indicarnos quienes y que tipo de
recursos.
11. Las funciones y responsabilidades de estos
cajeros estn debidamente especificadas y
limitadas dentro de las funciones de Tesorera?
12. Los Cajeros-recaudadores solo tienen acceso
a la documentacin que se presenta en
ventanilla?
13. Est centralizada la informacin de los cobros y
depsitos de efectivo en el menor nmero posible
de personas?
a) Quin realiza el recojo y centralizacin de los
fondos recaudados diariamente?
14. Se encuentran los empleados de otros sectores
(rentas-cobranzas, abastecimientos, contabilidad
etc.) en situacin de participar en probables
desviaciones de fondos relacionados con el cobro
o pagos en efectivo u otros valores?
15. Ha presentado fianza o garanta econmica de
fcil e inmediata ejecucin, el personal de
Tesorera que realiza cobros, custodia de fondos y
efecta pagos?
16. Si la pregunta anterior es afirmativa, sealarnos al
dorso, quienes presentaron fianzas, hasta que
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

montos de cobertura y los plazos de los mismos, y


quienes las mantienen en custodia.
17. Ha contratado la entidad el ao 2014 y en la
actualidad un seguro contra deshonestidad de sus
empleados u otros riesgos, especialmente para el
personal de Tesorera?
18. Realiza el personal de Tesorera alguna de las
siguientes funciones:
a) Confeccin de documentos y valores por
cobrar y lleva los registros de los mismos?
b) Realiza registros de Cuentas a Cobrar; ayuda
a balancear y analizar la antigedad de los
saldos o participa en la preparacin de los
saldos de cuentas?
c) Autoriza castigos directos, quiebras,
anulaciones de valores y documentos por
cobrar o aprobar descuentos, anulaciones y
actos similares?
d) Gestiona directamente la cobranza de saldos,
o aprueba o da de baja las partidas
incobrables?
e) Realiza la conciliacin de las cuentas de los
bancos?
f)

Tiene la custodia de valores y documentos?

g) Lleva el Mayor General y Sub - Diario de


Caja?
h) Prepara, aprueba y autoriza Comprobantes de
Pago?
i)

Firma o endosa obligaciones (pagars,


letras)?

j)

Prepara las planillas de remuneraciones del


personal, hace los cheques y realizar los
pagos en efectivo o cheques al personal
nombrado y contratado?

k) Tiene bajo su custodia los sueldos o jornales


no reclamados?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

19. Se efectan controles o revisiones internas de


las operaciones de ingresos y pagos?
a) Quin lo hace?
b) Con que frecuencia?.
c)

En qu documento queda la constancia de


tales verificaciones.

20. Se realizan diariamente las constataciones


fsicas de los saldos de los fondos de Caja?
a) Se deja constancia expresa (escrita) de los
mismos?
21. Efecta algn funcionario ajeno a Tesorera
arqueos de los fondos?
a) Quin lo hace?
b) Con que frecuencia?
c) Deja constancia escrita?
Por favor alcanzarnos copias de arqueos realizados en
los aos 2013 y 2014.
22. Se reciben en la entidad cheques con fecha
adelantada?
En caso afirmativo, Se lleva control de los
cheques con fecha adelantada?
Quin lo hace?
B)

ADMINISTRACIN Y OPERACIN DE LOS


FONDOS.

1.

El Titular y/o la Gerencia Municipal


han establecido el ao 2014, polticas claras y
concretas con respecto a:
a) Mximos y mnimos de custodia de dinero en
Efectivo?
b) Colocaciones temporarias en cuentas de
ahorros o especiales de los excedentes
monetarios?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

c) Centralizacin o descentralizacin
fondos?

de los

d) Descuentos de documentos de bancos o


instituciones financieras?
e) Solicitudes de crditos de dinero y
sobregiros?
2.

En su parecer son adecuadas esas


polticas?
a.
Esas polticas estn por escrito?
b.
Hay normas para el cumplimiento de esas
Polticas?

3.

Se tiene en cuenta, en esas normas


o instrucciones, la desvalorizacin paulatina de la
moneda.
a) Estn por escrito?
b) Se cumplen tales polticas y normas o
instrucciones?

4.

Se han establecido lmites de


montos monetarios, para las autorizaciones de los
pagos con los fondos de la Municipalidad?
a) Quines y hasta
responsables?

que

montos

son

b) Se ajustan por desvalorizacin de la moneda


de dichos montos?
5.

En cuanto al Flujo de Caja que rige


los ingresos y pagos de los fondos de la
Municipalidad indicarnos:
a) Su periodicidad de proyeccin es mensual?.
b) De dnde proviene la informacin?
c) Las bases tomadas para su confeccin son
adecuadas?
d) Se

comparan

cifras

reales

con

las

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

estimadas?
e) Se analizan los desvos?
f)

A quien se informa?

6.

Se han implementado por escrito


normas y reglas de seguridad y proteccin de
fondos y valores bajo custodia del rea de
Tesorera?

7.

Incluyen tales medidas los siguientes


aspectos:

8.

a)

Las instalaciones de Tesorera son


independientes y guardan todas las
condiciones de seguridad y proteccin ante
posibles
percances
como
asaltos,
sustracciones, incendios u otros hechos
inesperados.

b)

Los mecanismos y medidas preventivas


dirigidas a la proteccin de los recursos en
custodia son los ms apropiados.

c)

Maneja un sola persona las llaves de las


instalaciones o la manejan ms personas?

d)

Se cuenta con cajas fuertes seguras para


cada tipo de fondos y con claves de exclusivo
uso con la finalidad de proteger
razonablemente los fondos en custodia
dentro de la entidad?

e)

La ubicacin fsica de la Oficina de Tesorera


dentro del edificio de la Municipalidad tiene la
seguridad y la proteccin preventiva y
concurrente adecuada?

Se han designado o dividido los


empleados o funcionarios especficamente
responsables para la custodia y movimiento de:
a) Recaudaciones o cobranzas por depositar?
b) Cajas chicas o fondos para pagos en
efectivo?
c) Otros valores como cartas fianzas?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

9.

Existen implementados por escrito


normas e instrucciones de seguridad para el
traslado de los fondos en efectivo hacia los bancos
locales?
Por favor adjuntarnos copias de tales documentos

10.

Podra describirnos las principales


medidas de seguridad respecto a la pregunta
anterior?.
Al dorso

11.

Existe un seguro sobre los fondos


(dinero en efectivo, cheques) en custodia y trnsito
de la Municipalidad?
C)
COBRANZAS - INGRESOS Y DEPOSITOS
DE FONDOS.
1.
Hay normas o instrucciones sobre el
procedimiento de cobranzas para el rea Caja y
Tesorera?
a) Son claras y precisas?
b) Son escritas?
c) Son adecuadas?
2.

Se aceptan pagos de servicios u otros


conceptos con cheques a favor de la
Municipalidad?

3.

Qu normas, precauciones y medidas de


seguridad se exigen o adoptan para las
captaciones con cheques?
Por favor describirlas al dorso.

4.

Se lleva un registro o listado en el que se


anotan los cheques recibidos en pago de valores
por cobrar y otros:
a) Quin lo hace?

5.

Qu clase de registros de ingresos de Caja


se usan?
a) Quin los lleva?
b) Con qu frecuencia?
c) Quin los autoriza?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

6.

Tienen acceso a los ingresos de caja


personas ajenas a Tesorera?

7.

Son los cheques recibidos por los pagos,


cruzados y estampados, inmediatamente de
recibirse, con un sello de depsito restrictivo? .
a) Quin lo hace?
b) Se hace en forma inmediata?

8.

Existen indicaciones expresas a los usuarios


o deudores de la Municipalidad, que efecten sus
pagos con cheques, para que stos sean emitidos
a la orden de la entidad y no de funcionarios o
servidores de la misma restrictivamente?
a) Porque medio se realiza tal comunicacin?

9.

Se depositan las cobranzas diariamente?


a) En su totalidad?
b) Con la misma composicin que se recibi?
c) Qu criterios se aplican en caso de saldos
que se dejan de depositar?

10.

Mantiene el Tesorero una Informe Diario con


el detalle de los Ingresos, los depsitos y los
saldos diarios en efectivo?
Por favor adjuntarnos copia de su ltimo Informe.

11.

Efecta ocasionalmente algn funcionario


independiente a Tesorera y sin acceso alguno a
los valores o registros de Cuentas a Cobrar,
comprobaciones sorpresivas de los depsitos
contra el registro de Ingresos de Caja y las Boletas
de Depsito?

12.

Se comparan en el rea de Tesorera el


registro de ingresos de Caja, partida por partida,
respecto a las Boletas de Depsito selladas por
el Banco?

13.

Se cerciora el Gerente Municipal o el


Contador de la Municipalidad, que las cobranzas
fueron depositadas en los bancos, dentro de los
plazos vigentes, conforme a sus disposiciones y

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

en las cantidades correspondientes?


14.

Contienen las Boletas de Depsito detalles


que puedan identificar los cheques y efectivo
depositados?

15.

Se aceptan y pagan en Tesorera cheques


endosados cheques de la propia Municipalidad y/o
de terceros?

16.

En caso afirmativo Quin autoriza dichos


endosos?

17.

Las Notas de Cargos o dbitos efectuados


por el banco como consecuencia de depsitos que
no fueron acreditados por falta de fondos,
endosos, cuenta cerrada, etc., son entregados a
un funcionario independiente al de Tesorera?

18.

Se preparan recibos de ingresos o


comprobantes independientes y por sistema para
toda cobranza?
a) Son pre-numerados?
b) Son confeccionados el original y las copias
en forma simultnea?

19.

Existen recibos de Ingresos a Caja:


a) Oficiales?
b) Provisorios?
c) Para casos no provenientes por cobranzas
regulares y otras recaudaciones?

20.

Incluyen los recibos de ingresos:


a) Detalle de los pagos?
b) Descuentos otorgados?
c) Conceptos que originan las recepciones?
d) Son legibles las copias?
e) Los formularios son adecuados?.

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

21.

Realiza el rea de Tesorera descuentos o


rebajas de manera directa, en las cobranzas que
efecta diariamente?

22.

Se efecta el control numrico de los recibos


de ingresos, partes y dems comprobantes antes
del depsito de los fondos?

23.

Son los talonarios de recibos de ingresos en


blanco o que no estn en uso, controlados en
forma tal que se impida su utilizacin indebida?
a) Son custodiados por una persona ajena a
Tesorera?
b) Quin es?
c) Son entregados por devolucin del talonario
anterior o ltimo recibo utilizado?

24.

En los casos de cobranzas en ventanillas, la


conformidad de los documentos cobrados es
controlada por una persona ajena a caja?

25.

En el caso de usarse computadoras para


registrar los ingresos de fondos:
a) Se tienen medios de seguridad, claves u otros
mecanismos para impedir el acceso de
personas ajenas al sistema de registro y
anotacin de los ingresos?
b) Se realiza control del total de la informacin
computarizada con el dinero entregado por el
cajero?
c) Quien lo hace?

26.

Existe control administrativo y contable


independiente fuera del sector de Tesorera sobre
los siguientes cobros:
a) Alquileres de muebles e inmuebles?
b) Ventas al contado de bienes y servicios?
c) Ventas de bienes en baja?

27.

Se depositan de manera inmediata, y en un


plazo no mayor a las 24 horas las cobranzas
diarias realizadas por las Cajas del rea de
Tesorera?

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28.

Indique que personas estn autorizadas para


endosar cheques para depositarlos. Por favor al
dorso.

29.

Efecte el curso grama de los procedimientos


de las cobranzas diarias, y de los depsitos de los
fondos captados. Por favor adjntelo al presente.

30.

Se utilizan algunos Comprobantes de Pago


establecidos por la SUNAT, para dar razn de los
ingresos de fondos a Tesorera?

D)

EGRESOS DE FONDOS DESEMBOLSOS


CON CHEQUES.

1. Para realizar los pagos con cheques, qu tipo de


registros y formularios se realizan?
a) Quin los lleva?
2. Son todos los pagos excepto gastos con fondos
para pagos en efectivo y cajas chicas, efectuados
mediante cheque?
3. Las remuneraciones del personal son
depositadas en cuentas de ahorros especficas del
personal?
4. Para efectuar un egreso se requiere un
Comprobante de Pago?
a) Es previamente aprobado y autorizado?
b) Por quienes?
c) Se halla prenumerado?
d) Lleva el N de Registro SIAF?
5. En caso de haberse fijado limites de montos para
las autorizaciones de pagos en efectivo, existe
algn mecanismo de ajuste automtico por la
desvalorizacin del poder adquisitivo de la
moneda?
6. Se encuentran
funciones?

separadas

las

siguientes

a) Autorizacin de pago?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

b) Preparacin del Comprobante de Pago?


c) Firma del cheque?
d) Pago al acreedor?
7. Se utiliza la mquina protectora de cheques u
otro sistema. similar?
8. Son los talonarios de cheques o chequeras que
no estn en uso, controlados en forma tal que
impidan su utilizacin indebida?
a) Dnde se guardan?
b) Quin es el responsable o custodio?
9. Est prohibida la firma de cheques en blanco?

a)

Si la respuesta fuera no, Toma el Gerente


Municipal o Sub Gerente de Administracin
medidas para cerciorarse del correcto uso de los
cheques firmados?

10. Se prepara simultneamente con el cheque, una


copia del mismo, o se anotan simplemente los
mismos datos en los talones de las chequeras,
para luego trasladar los datos a los Comprobantes
de Pago?
11. Se requiere para la emisin y giro de un cheque
ms de una firma?
a) Indique cuantas.
b) Que combinaciones se pueden hacer en caso
de ms de una firma?.
c) Son estas adecuadas?
12. La autorizacin para firmar cheques es
concedida oficialmente por Resolucin del Titular
de la entidad?.
Por favor adjuntarse dicho documento.
13. Quines son los funcionarios que realizan
controles previos a la emisin y giro de un
cheque?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

14. Ninguno de los funcionarios autorizados a firmar


cheques cumple alguna de las siguientes
funciones:
a) Realiza cobranzas de ingresos?
b) Acta como cajero, o tiene acceso a la caja?
c) Realiza las conciliaciones bancarias?
d) Aprueba o prepara comprobantes de pago?
e) Tiene a su cargo un fondo fijo?
15. Se efectan los egresos de fondos solamente en
base a comprobantes de pago debidamente
aprobados, autorizados, y con los justificativos
adjuntos?
16. Revisan quienes firman los cheques, la
conformidad de los Comprobantes de Pago y los
documentos que respaldan los egresos?
17. Se anotan los datos del pago en los
comprobantes, de manera que se evite duplicacin
de pagos?
a) Cmo se hace?
b) Cundo se hace?
c) Quin lo hace?
18. Se coloca el sello restrictivo de Pagado en los
comprobantes y documentos cancelados por
Tesorera?
a)

S
e coloca un sello fechador?

19. Se deja constancia de las revisiones,


aprobaciones y autorizaciones de
los
Comprobantes de Pago, mediante el estampe de
las iniciales del firmante en los comprobantes y
documentos?
20. Se giran los cheques a la orden de los
beneficiarios con el aditamento de no
negociables?
21. Son los talones de las chequeras?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

a) Inicializados por los firmantes?


b) Guardados con la chequera?
22. Se conservan los cheques anulados o mal
redactados a fin de controlar la correlatividad
numrica?
23. Se expiden cheques cuyos beneficiarios son:
a) El Titular, Funcionarios o empleados (excepto
por sueldos y jornales, gastos de viajes,
reembolsos de cajas chicas o fondos fijos),
bajo el concepto de que el efectivo ser usado
para atenciones o gastos de la Municipalidad?
b) Cheques emitidos a un tercero que no es el
verdadero beneficiario?
E)

DESEMBOLSOS

CON

DINERO

EN

EFECTIVO
1. Cules son los fondos fijos y cajas chicas
habilitados para realizar pagos en efectivo?.
Describirlos al dorso, sealando los responsables
de los mismos.
2. Se han aprobado normas, directivas o
instructivos
especficos
que
rigen
los
procedimientos de utilizacin y montos por cada
uno de tales fondos?
Ajuntarnos una copia de tales instrumentos.
3. Las normas o procedimientos antes indicados
son en todo caso:
a) Claros y precisos?
b) Eficientes y no constituyen trabas o
retrasos?
c) Adecuados?
4. Los montos de los fondos para pagos en efectivo
son adecuados?
a) Se ajustan a la desvalorizacin del poder
adquisitivo de la moneda?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

b) Mediante que sistema?


5. Se ha establecido una suma mxima o limite a
pagar en efectivo por cada una los fondos para
pagos en efectivo?
a) Se ajusta a la inflacin?
b) Mediante que mtodo?
c) Indicarnos los montos de topes de pagos por
cada tipo de fondos.
6. Se confunden o mezclan los ingresos de caja con
los fondos fijos o de caja chica?
7. Quines han sido designados para aprobar y
autorizar los gastos de cada uno de los fondos
para pagos en efectivo?
8. Los comprobantes de gastos son autorizados?
a) Antes de producirse el pago?
b) Despus de realizados los pagos?
c) Por quien?
9. Se revisan y verifican correctamente las
liquidaciones y documentos sustentatorios, de los
Comprobantes de Pago de los fondos para pagos
en efectivo antes de efectuar su reembolso?
10. Al realizase los reembolsos se deja constancia
del pago en los comprobantes para evitar la
duplicacin de pagos?
a) Se aplica el sello de pagado?
b) Se coloca el sello fechador?
11. Cuando se presentan gastos para ser
reembolsados se acompaan los comprobantes
justificatorios?
12. Se usan los formularios denominados Vales
para retirar transitoriamente y con cargo a rendir
cuenta fondos para efectuar gastos en efectivo?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

a.
Son

documentos
prenumerados
adecuadamente formalizados?

b.
Estn confeccionados en tinta?
c.
Estn los montos especificados en letras y
nmeros?
d.
Se detalla el concepto del gasto a realizar?
e.
Indican el nombre y apellido del quien retira y su
firma?
f.
Indican la fecha de retiro y de la rendicin?
g.
Existe un lmite de tiempo establecido para la
rendicin?
h.
Quin controla la rendicin de los vales?
13. Se expiden los cheques de reembolso a la orden
de los custodios de los fondos?
14. Se les presenta a los firmantes de los cheques
de los reembolsos de los fondos fijos, los
comprobantes justificatorios de los pagos
realizados?
15. Se cambian o canjean los cheques de las
reposiciones de los fondos fijos e incluso cheques
de terceros, por dinero en efectivo de los fondos
para pagos en efectivo?
En caso afirmativo:
a) Se requiere autorizacin previa?
b) Cmo se logra el reembolso de los mismos?
16. Se realizan con los fondos para pagos en
efectivo anticipos de sueldos o salarios?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

17. Se comprueban frecuentemente los fondos fijos


mediante arqueos sorpresivos?
a) Quin los efecta?
b) Con que frecuencia?
18. Para realizar los pagos con los fondos en efectivo
y fijos, se han establecido y definido por escrito los
tipos de gastos que deben ser desembolsados?
F)

MOVIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS

1. Se ha implementado en la Municipalidad la
utilizacin de libros de bancos especficos, fuera
del auxiliar estndar para el control de los
movimientos de sus cuentas bancarias?
2. Son las cuentas bancarias
regularmente por la Municipalidad?

conciliadas

a) Con que frecuencia?


b) Quines efectan las
Describir nombres y cargos.

conciliaciones?

c) Dejan constancia de haber realizado las


conciliaciones dichas personas encargadas?
3. Se revisan con frecuencia las conciliaciones
bancarias?
a) Quin realiza tales revisiones?
4. Quin es el funcionario encargado de verificar
las conciliaciones bancarias?
5. Se usa un formulario especial para realizar las
conciliaciones?
6. Obtiene la persona que efecta las
conciliaciones, directamente del banco o de la
correspondencia, los extractos bancarios y los
cheques devueltos por el banco?
7. Incluye el procedimiento administrativo de
conciliacin:
a) La comparacin de todos los movimientos de
un periodo, en base a extractos bancarios y
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

los registros del libro de bancos u otro


mecanismo de control contable?
b) La comparacin de los saldos segn libros de
bancos o controles bancarios, con sus
correspondientes cuentas divisionarias o
especficas de control?
c) Comparacin de los cheques con el libro de
egresos en cuanto a nmero, fecha,
beneficiario e importe?
d) Examen de las firmas y endosos?
e) Revisin de los cheques anulados?
f)

Verificar los nmeros y ordenamiento de los


nmeros y series de los cheques

g) Comparacin de fechas e importes de los


depsitos diarios, segn caja ingresos con,
los extractos bancarios?
h) Se investigan los cheques pendientes de
cobro?
i)

Verificacin o compulsa de los ingresos


versus depsitos.

8. Se hace la comprobacin de las transferencias


entre bancos para determinar que han sido
contabilizadas sin demora por los bancos y que
fueron debidamente registrados?
9. Los importes que no concilian y no usuales son
investigados?
10. Se tienen con frecuencia Notas de Cargo y
Abono bancarios cuya fuente u origen no son
claros o aguardan dudas?
11. Se realizan cartas de reclamaciones a los bancos
por movimientos indebidos e improcedentes en las
cuentas bancarias de la Municipalidad?
a) Quin las realiza?
b) Hay un seguimiento de las mismas?.
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

AUDITORIA

AL

G)

OTROS ASPECTOS

1.

Mantiene el rea de Tesorera la


custodia de cartas-fianza u otros valores de
proveedores de bienes y servicios o terceros, con
los que ha contratado para realizar pagos
adelantados o a cuenta?

2.

Lleva
Tesorera
el
control
documentado permanente de las cartas-fianza de
sus proveedores u otros valores?
Por favor acompaarnos el formato.

3.

Se controlan los vencimientos de las


cartas fianzas?

4.

Quin autoriza las devoluciones de


las cartas fianzas vencidas y
controla su
conformidad porcentual respecto a las
adquisiciones a las que estn vinculadas?

5.

Cumpli el personal del rea con las


disposiciones especficas de la Directiva Anual de
Tesorera 2009?

2mmm.

FIRMA Y SELLO DEL


FUNCIONARIO RESPONSABLE

TOTAL: 119 PREGUNTAS

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

ENTIDAD
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LINCE - LIMA
SUPERVISADO POR: J.A.S.T.
DESARRODESARROLLADO
FECHA
LLADO POR
POR
R.V.R.
28 05 14

ACCION DE CONTROL:
AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS
AL 31.12.2014

FECHA

AREA O DEDEPENDENCIA EVALUADA: SUB GERENCIA DE LOGISTICA


Marcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar lo que considere necesario en la columna de
observaciones, al dorso o con documentos adicionales adjuntos.

PREGUNTAS
A)

NO SI

ORGANIZACIN

N.A

RESPUESTAS
OBSERVACIONES.
COMENTARIOS Y
ACLARACIONES

NORMATIVIDAD.
1.

El Manual de Organizacin y
Funciones que rige para el rea de Logstica:
a) Est

actualizado

conforme

las

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

condiciones orgnicas actuales?


b) Es claro y preciso?
2.

Se
encuentran
claramente
definidas las lneas de autoridad y
responsabilidad de:
a) La Sub Gerencia de Logstica?
b) Los Jefes de sus Unidades Orgnicas?

3.

Se
encuentran
separadas las funciones de:

claramente

a) Emisin de Ordenes de Compra y


Servicios?
b) Recepcin?
c) Almacenamiento y custodia?
d) Registro contable?.
e) Aprobacin y autorizacin de
adquisiciones de bienes y servicios?
4.

las

Existen polticas, reglamentos o


normas administrativas internas, que rijan los
procedimientos del circuito de emisin de
rdenes de compra y servicios-control de
recepciones-almacenamiento-pago de los
abastecimientos?
a)
b)

Estn claramente expresadas?.


Nos acompaara una copia de
las mismas?

5. Se aprobaron polticas, directivas o normas


administrativas internas con relacin a la
aplicacin de los criterios de economa y
austeridad en la compra de bienes y
contratacin de servicios?
6. Cules son especficamente las Oficinas que
realizan los abastecimientos de bienes y
servicios en la Municipalidad? (Jefaturas y
Unidades Orgnicas, detallarlas al dorso)
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

a) Dichas operaciones estn centralizadas?


b) En caso contrario, existen motivos que
justifiquen la descentralizacin de la
funcin de compras?
B)

SISTEMA

DE

ADQUISICIONES
1.

Se usan tcnicas
que permitan determinar si las adquisiciones
presentan una relacin apropiada que implica
adquirir bienes y/o servicios, en calidad y
cantidad apropiados, y al menor costo
posible?
Nos podra detallar al dorso tales tcnicas?

2.

Se realizan las
compras nicamente a base de rdenes de
Compra o de Servicios firmadas por
funcionarios autorizados?

3.

Son
las
cantidades que se ordenan en cada ocasin
determinadas en base a mtodos
cuantitativos adecuados y programaciones
rigurosas concordantes con el Plan Anual de
Adquisiciones?

4.

Son establecidos
en forma apropiada los momentos o fechas en
los que se realizarn las ordenes por mtodos
definidos ?

5. Se mantiene informacin actualizada y


estadsticas de precios en forma permanente
que permitan detectar los momentos oportunos
de compra?
a) Por favor adjuntarnos una copia de tres
meses como muestra.
6.

En cuanto a las
cotizaciones de precios:
a) Se mantiene
un
registro
cotizaciones recibidas y evaluadas?

de

b) Se exigen explicaciones por escrito en


aquellos casos en que las compras fueron
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

realizadas a quien no ofreci la cotizacin


ms baja?
7.

Para cursar las


cotizaciones a los proveedores de bienes y
servicios en adquisiciones en las modalidades
de adjudicacin directa sin publicacin y de
menor cuanta, se tienen en consideracin:
a) A Proveedores oficialmente inscritos?
b) Antecedentes de los proveedores?
c) Calidad de los productos y servicios?
d) Precios econmicos?
e) Condiciones de venta especiales?
f)

Plazo de entrega?.

g) Forma de Pago?.
h) Descuento o bonificaciones especiales?.
8.

En todos los
casos, de los actos de calificacin y seleccin
de los postores ganadores de los procesos de
adquisicin, se dejan constancias por escrito
de:
a) Los criterios tcnicos, legales y
administrativos aplicados en la seleccin?
b) Justificaciones objetivas y validas de las
adjudicaciones?
c) En que registros y documentos se anotan
tales decisiones?

9. Qu medios de transporte se utilizan para los


bienes adquiridos?
a) Por transporte propio?
b) Por transporte de terceros?
10. En el transporte de los bienes por servicios de
terceros se tiene en cuenta:
a) Seguridad?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

b) Velocidad?
c) Costo?
d) Forma de Pago de los servicios?.
11. Existen polticas de seguros adecuada para
los bienes en trnsito, especialmente los
traslados de volmenes o cantidades
importantes?
C)

EMISIN DE ORDENES
DE COMPRA.

1. Se preparan rdenes de Compra o de


Servicios para todos los abastecimientos?
a) Indique en que casos no se hace.
2. Se incluyen en las Ordenes de Compra o de
Servicios:
a) Descripcin detallada de los artculos y
servicios, o sus especificaciones tcnicas,
fsicas y de calidad?
b) Los precios de los artculos o servicios?
c) Las cantidades?
d) Plazos de entrega?
e) Condiciones de pago?
3. Quines son los funcionarios que aprueban y
autorizan las rdenes de Compra para los
abastecimientos de bienes y servicios?
4. Son todas las Ordenes de Compra y de
Servicios:
a) Selladas?
b) Prenumeradas?
c) Revisadas en todos sus detalles y
controles de calidad antes de su remisin?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

5. Cuntas copias se preparan de las rdenes


de Compra y de Servicios?
6. Se trasladan o distribuyen copias de las
Ordenes de Compra y de Servicios a:
a) Contabilidad?
b) Planificacin-Control Presupuestal?.
c) Recepcin?
d) Almacenes?
e) Gerencia de Administracin y Finanzas
f)

Gerencial Municipal?.

g) Otras Oficinas, cuales?


7. Se realiza en el rea de abastecimientos un
control registral o en sistema computarizado
del orden numrico y cronolgico de las
rdenes de abastecimientos emitidas por el
rea?
8. Efectan controles independientes del orden
numrico y cronolgico de las Ordenes de
compra, las dependencias de:
a) Contabilidad?.
b) Recepcin?
c) Almacenes?
d) Otras oficinas o dependencias?.

D)

REVISIN

DE

LOS

ABASTECIMIENTOS.
1.
Son los precios consignados en las facturas o
boletas de venta de los proveedores,
contrastados con los de las ordenes compras o
servicios, por un funcionario ajeno al de
abastecimientos?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

a) Quin lo hace?.
b) Con que frecuencia?.
1.

Si se requieren aprobaciones
especiales para ciertas compras debido a su
clase, cantidad u otras situaciones especiales?
a) Quin realiza las autorizaciones?
b) Con que frecuencia?
c) Qu controles se realizan a este
respecto.

E)

SEGUIMIENTO DE LAS
ADQUISICIONES.

1.

Cul es el tratamiento
administrativo de las rdenes de Compra y de
los Servicios que no fueron atendidos, o fueron
atendidos en parte? Explicarnos al dorso, o
aparte.

2.

Aseguran los procedimientos


vigentes adoptados en la

y normas
Municipalidad:

a) Un adecuado
compras?

seguimiento

de

las

b) Un sistema de reclamos a proveedores?


c) Una informacin peridica de las Ordenes
de Compra y de servicios no cumplidas?
3.

Ha implementado el rea de
abastecimientos, un sistema de control,
informacin y archivos adecuados que den
cuenta de:
a) Registros
documentados
proveedores?

de

los

b) Registro de Invitaciones
c) Registro de Ordenes de Compra emitidas
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

d) Informes de recepcin de bienes?


e) Registro de cotizaciones recibidas?.
f)

Listados de precios actualizados


permanentemente ajustados? .

g) Informes de conformidad de los servicios.


F)

ACERCA
DEL
PERSONAL DE ABASTECIMIENTOS.

1. Cules son los perodos de permanencia de


los actuales funcionarios y empleados del rea
de abastecimientos?. Detallarlos al dorso.
2. Existen polticas adecuadas de rotacin del
personal del rea de abastecimientos?
a) Dentro del mismo departamento?
b) Por otros sectores de la organizacin?.
3. Se tiene informacin de algunas quejas,
denuncias o comunicaciones acerca de los
funcionarios y empleados de abastecimientos,
respecto a incumplimientos, transgresiones y
conflictos?
4. Cumple el personal asignado al rea con los
requisitos profesionales y tcnicos establecidos
en el Manual de Organizacin y Funciones?
G)

RECEPCIN
BIENES ADQUIRIDOS.

DE

1. Qu dependencia realiza la recepcin de los


bienes adquiridos por la Municipalidad?
2. Existen normas
recepcin?

procedimientos

de

a) Son claros y precisos?


b) Estn por escrito?
c) Son adecuados?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

3. Ha establecido el rea de abastecimientos,


ambientes o lugares exclusivos como puntos
centrales de recepcin?
4. Es necesario que todos los bienes, materiales
y suministros incluidos para obras que se
reciben, sean verificados en su recepcin?.
5. Estn las funciones de Recepcin separadas
de los sectores:
a) Almacenes?
b) Contabilidad (control de existencias).
c) Oficina de Abastecimientos?
6. Se verifican rigurosamente los pesos,
cantidades, volmenes y unidades de los
artculos recibidos?
7. Se usan balanzas y dems instrumentos para
la verificacin fsica de los productos que
ingresan a la Municipalidad?
8. Se emiten inmediatamente a la Recepcin los
datos que dan conformidad de las recepciones
en las Guas de Internamiento?
9. Se indica en las mismas Guas la existencia
de faltantes o sobrantes fsicos?
10. Cuntas copias se preparan y como se
distribuyen?.
11. Se controla la correlatividad de las mismas en
los sectores:
a) Contabilidad?
b) Oficina de Abastecimientos?
c) Almacenes?.
12. Se lleva un registro especial
materiales recepcionados?.

de los

13. Qu medidas o normas se utilizan para


revisar, inspeccionar, controlar o hacer pruebas
en cuanto a las especificaciones y calidad de
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

los productos recibidos?


14. Se controlan en cuanto a los productos:
a) Calidad?
b) Cantidad?
15. El tipo de control es:
a) Total?
b) Parcial?
c) Selectivo?
16. Se deja constancia del control de calidad en:
a) La Gua de Internamiento?
b) Otro formulario ad hoc?
17. En el caso de existir un formulario de Control
de Calidad se halla:
a) Prenumerado?
b) Autorizado?
c) Quines reciben sus copias?.
18. Son informadas de inmediato las
dependencias
de
Contabilidad
y
Abastecimientos acerca de faltantes y
deficiencias de la calidad?
19. Se implementaron controles efectivos sobre
las entregas parciales o en partes sobre una
Orden de Compra?
a) Qu tipo de controles son?.
20 Qu controles se practican sobre las Ordenes
de Compra no atendidas?
H)

DEVOLUCIONES

DE

COMPRAS.
1. Son las devoluciones a proveedores:
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

a) Debidamente autorizadas?
b) Por quin?.
2. Cules son las causales para que se
disponen devoluciones de bienes a los
proveedores? Sealarla al dorso por favor.
3. Cul es el documento que da constancia de la
devolucin y entrega fsica de los productos
remitidos por los proveedores?.
4. Es informada la Oficina de Contabilidad de las
devoluciones?.
a) Mediante
que
procedimiento?

comunicacin

I) CONTROL DE LOS SERVICIOS.


1.
Se preparan contratos por todos los servicios
adquiridos por la Municipalidad?
2.
Qu controles previos se requieren para realizar
contratos de prestacin de servicios?
3.
Quines son los funcionarios que aprueban y
autorizan los contratos de servicios?.
Detallarlos al dorso.
4.
Qu controles previos se requieren para aprobar y
autorizar los pagos de los servicios
contratados? Sealarlos al dorso.
5.
Ha implementado la Municipalidad una Directiva
especfica para los procedimientos de
contratacin de personal en la modalidad de
SNP?
6.
Se verifica la calidad y conformidad de los
servicios prestados a la Municipalidad?
7.
En qu documento queda dicha constatacin?
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

J) ALMACENAMIENTO
1.

Dnde estn situados los almacenes de bienes


adquiridos por la Municipalidad?

2.

Cules son las principales lneas de productos


de los inventarios de los almacenes?

3.

I
ngresan todos los bienes adquiridos por la
Municipalidad, fsicamente a travs del
almacn?

4.

E
xisten normas y procedimientos para el manejo
del almacenamiento y la custodia de los
bienes?
a) Son claros y precisos?
b) Son adecuados?
c) Estn por escrito?

5.

Estn las existencias bajo el control de un


encargado responsable?
a) Quin es?
b) De quien depende?

6.

Existe proteccin adecuada del almacn?


a) Alambrados o cercos?
b) Servicio de vigilancia?
c) Seguridad contra salidas o ingresos de
materiales no autorizados?
d) Seguridad contra incendio?
e) Proteccin contra robos?

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

7.

S
on los bienes almacenados:
a) Fcilmente localizados?
b) Perfectamente identificados?
c) Catlogolizados o codificados?
d) Fcilmente manipulados?

8.

En el caso de bienes especiales, o de alto valor


pecuniario, estn los mismos debidamente
protegidos y custodiados?
a) De que manera?.

9.

To
da salida de almacenes se hace mediante el
formulario denominado PECOSA?
a) En cuantas copias se emite y cmo se
distribuyen?
b) Quines deben autorizar las PECOSAS
que atiende el almacn?
c) Estn prenumeradas las PECOSAS?.
d) Estn firmadas por Los empleados
quienes retiran los materiales?

10.

Qu medida o normas existen para evitar la


salida, sin la correspondiente autorizacin?

11.

Existen bienes destinados a las obras que no


ingresan fsicamente a los almacenes?

12.

E
n caso de respuesta afirmativa a la pregunta
anterior.
Cules
procedimientos
de
verificacin y control se aplican para dichos
bienes?

13.

S
e controla que todos los documentos que dan
cuenta de las entradas y salidas de bienes del
almacn, son anotados en los controles
visibles?

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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

a) Quin realiza dicha labor?


14.

En cuanto a los Controles Visibles de Almacn


a) Quin los lleva?
b) Estn actualizados?
c) Son nicamente de unidades fsicas?
d) Se controla la correlatividad de los
documentos de entradas y salidas de
productos?

15.

Se mantiene un adecuado control sobre:


a) Residuos,
descartes,
mermas
desperdicios en los almacenes?

i Quin lo hace?.
ii En que consiste?
16. Estn asegurados las existencias de la
Municipalidad contra posibles percances o
siniestros que podran afectarlos (robos,
asaltos, destrucciones, terrorismo etc.?.
K) INVENTARIOS
EXISTENCIAS.

FISICOS

DE

LAS

1. Se realizan recuentos fsicos de todas las


existencias por lo menos dos veces al ao?.
a) En qu fechas se efectan los recuentos
fsicos?
2. Quines o que rganos realizan los
inventarios fsicos de las existencias
almacenadas de la Municipalidad?
3. Son los empleados que efectan los
inventarios fsicos independientes de aquellos
que tienen a cargo los Registros de Existencia
o de Almacenes?
4. Regularmente los empleados que efectan los
inventarios fsicos:
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Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.

a) Son instruidos adecuadamente con


normas, reglas e instructivos precisos?
b) Son entrenados?.
c) Son Supervisados, por quien?
5. Se emplean tarjetas, formularios o sistemas
computarizados para realizar los inventarios
fsicos?
a) Estn prenumerados?
b) Constan de diferentes secciones o
cuerpos?
c) Se controla la secuencia numrica?
6. Se toman medidas para efectuar un corte
adecuado y exacto de las existencias a fecha
de los inventarios de los bienes en almacn?
7. Se comparan los listados o tarjetas de
inventarios fsicos con los saldos segn
controles visibles de almacn?.
8. En caso de diferencias de investigan las causas
o se aclaran oportunamente las mismas?.
9. Existen instrucciones escritas adecuadas para
practicar los inventarios fsicos?
10. Dichas instrucciones contienen:
a) Las tareas y acciones de recuento de
manera clara y precisa?.
b) Objetivos que se persiguen?.
c) Responsabilidad sobre el cumplimiento de
los mismos?
d) Fecha y hora de iniciacin?.
e) Nmina de participantes y la funcin a
cumplir?.
f)

Plano del lugar a inventariar dividido por:


f) reas?

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f) Sectores?
f) Bienes?
g) Los procedimientos o normas a seguir en
las verificaciones determinan realizar:
g) Primer recuento?
g) Segundo recuento?.
g) Aclaracin de las diferencias entre
el primer y segundo recuento?.
h) Controles a
inventario?

realizarse

durante

el

i)

Los procedimientos de control sobre el


total de tarjetas o formatos de listas
emitidos, utilizados, anulados y no
usados?.

j)

Reportes finales que se emitirn al final de


las comprobaciones fsicas?

11.- Quin supervisa el cumplimiento de las


instrucciones?
12.- El segundo recuento lo efecta un equipo
diferente del que realiz el primero?
13.- Se aseguran de que todos los productos
fueron contados?.
14.- Se investigan cuidadosamente los sobrantes
y faltantes significativos?
15.Son confrontados los totales valorizados de los
inventarios fsicos, con las respectivas cuentas
divisionarias contables?.
16. Se practican inventarios fsicos de los bienes
trasladados a obras a la fecha de
verificaciones?

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FIRMA Y SELLO DEL


FUNCIONARIO RESPONSABLE

TOTAL: 97 PREGUNTAS

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