Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
2/2/09 08:59:04
Parques de ocio.
Estaciones de gas.
Las crisis pueden ser muy dispares y estar provocadas por motivos muy diversos:
Desastres naturales.
Desastres por error humano.
Crisis provocadas por las relaciones con el personal.
Fuga de informacin.
Informaciones falsas.
Problemas legislativos.
Aspectos medioambientales.
Comportamiento errneo o problemtico de altos cargos.
Acciones gubernamentales.
Comportamiento de los stakeholders: ecologistas, vecinos, grupos de inters, etc.
Igualmente, las crisis se pueden clasificar por sus consecuencias o los daos
que provocan. Son estos:
Daos medioambientales.
Daos personales.
Destrozos en material e instalaciones.
Costes econmicos.
Cambio de la opinin pblica sobre la imagen o la reputacin de la organizacin.
Finalmente, se debe distinguir entre las crisis internas y las externas. Muchas veces no se consideran crisis los conflictos que se producen en el interior
de las organizaciones, porque muchos de ellos no trascienden a la opinin pblica y no se publican en los medios de comunicacin. Sin embargo, las crisis
internas deben ser tratadas comunicativamente igual que las dems (Contreras,
2006, p. 307).
184
2/2/09 08:59:04
2/2/09 08:59:05
2/2/09 08:59:05
A pesar de lo inevitables que resultan la mayor parte de las crisis que se producen, la realidad demuestra que muchas empresas y organizaciones todava no
poseen programas de gestin de crisis. Por un lado, muchos comunicadores y
directivos creen que nunca se producir una crisis en su empresa, con lo cual
ahorran en su planificacin y gestin. Por otro lado, la prevencin y la gestin de
crisis comportan tratar temas desagradables en las reuniones, que en muchas ocasiones pretenden ser evitados simplemente para no ser imaginados o vistos por los
propios trabajadores o pblicos ms prximos. Pero evitar la gestin de crisis no
supone evitar las propias crisis, que de producirse sin una planificacin previa,
pueden comportar resultados muy perjudiciales para las organizaciones.
2/2/09 08:59:05
les, los daos personales, la asistencia mdica, el trato a las vctimas y los
daos materiales.
Cules son las causas, cmo se produjo el incidente y quin es el responsable. Se deber especificar si se estn realizando investigaciones y todava
se desconocen los orgenes.
Qu se har para que el suceso no se vuelva a producir y qu medidas se tomarn para responsabilizarse y solucionar el problema o los daos causados.
Toda organizacin debe definir una postura y una comunicacin para cada
tipo de pblico implicado en el proceso de crisis, pero siempre manteniendo una
coherencia comunicativa interna.
Segn Capriotti (2005, p. 183), las crisis poseen dos niveles de realidad: en
uno se encuentra lo que efectivamente ha sucedido, y en el otro, lo que la gente
cree que ha sucedido. En funcin de nuestros conocimientos y experiencias los
individuos interpretamos las crisis. Por ello, las crisis necesitan una actuacin
efectiva en dos campos, el cognitivo y el emocional. Las organizaciones deben
informar de los hechos, pero tambin deben conseguir el apoyo moral de sus
pblicos, despertar simpata, admiracin y respeto a travs de sus actuaciones y
comunicaciones. Si una empresa solo se preocupa de la parte cognitiva, no cerrar de forma adecuada la crisis.
Adems de todo lo expuesto hasta el momento, el xito de la comunicacin
en situaciones de crisis depender de que se apliquen las siguientes sugerencias
recopiladas por Wilcox, Cameron y Xifra:
Aportaciones de los expertos
Las mejores sugerencias comunicativas en casos de crisis
Hay que poner al pblico en primer lugar.
La organizacin debe asumir la responsabilidad y resolver el problema.
Hay que ser honrado. No se pueden esconder los hechos e intentar engaar al pblico.
No se puede decir nunca sin comentarios.
Hay que nombrar a un nico portavoz.
Hay que establecer un centro de informacin.
Hay que ofrecer informacin continuamente.
Hay que ser accesible.
Hay que ponerse en contacto con los pblicos clave.
(Wilcox, Cameron y Xifra, 2006, p. 328).
188
2/2/09 08:59:05
En la actualidad las nuevas tecnologas, con su rapidez e interactividad, permiten que todos los actores comenten los temas polmicos, los rumores y las
crisis. Por ello, adems de ser unos medios muy tiles para las comunicaciones de
crisis, deben estar constantemente controlados para conocer las opiniones e informaciones que a travs de ellos se difundan. De hecho, su uso es fundamental
para la gestin de las crisis.
Un estudio de Taylor y Perry (2005) demostr que ms de la mitad de las
organizaciones, concretamente el 54%, utilizan las tcnicas de Internet y las nuevas tecnologas para gestionar la comunicacin de sus crisis. Sus ventajas se centran en la interactividad, que supone conocer las opiniones de los pblicos y
aportar un completo feedback a las organizaciones, la posibilidad de comunicacin a tiempo real y la reduccin de la incertidumbre (Taylor y Kent, 2007).
Los blogs tambin se muestran como importantes herramientas de gestin de
las crisis en las organizaciones. Un estudio de Sweetser y Metzgar (2007) demostr que los pblicos que leen blogs perciben un nivel de crisis inferior. Existe una
relacin inversa entre la percepcin de las crisis y la credibilidad del blog.
Pero las crisis no deben concebirse como algo nicamente negativo. En ocasiones, una correcta gestin de una crisis puede atenuar el problema e incluso conseguir una posterior imagen ms positiva para la organizacin y sus productos.
Caractersticas
En el momento en que se produce una crisis se crea una necesidad comunicativa. Los pblicos y los medios solicitan informacin rpida y veraz. Pero contrariamente, en esas circunstancias de caos la informacin es insuficiente y habitualmente se posee poco tiempo para reaccionar. Por ello, cuando se produce una
crisis es fundamental tener planificadas las acciones, saber cmo se debe actuar y
189
2/2/09 08:59:05
2/2/09 08:59:06
los sucesos que se asocian con cada nivel y la actuacin comunicativa que
estos requieren. En el nivel verde, la crisis es leve para la organizacin y
existe un menor conocimiento pblico. En el nivel amarillo la deteccin
de variables de riesgo es de amplio espectro, con notoriedad pblica y un
final cierto. Finalmente, en el nivel rojo la crisis es grave, existe amplia
notoriedad pblica y el final es incierto o incontrolado. Para el nivel rojo
la informacin debe ser inmediata. En cambio, en los niveles verde y amarillo, la informacin puede postergarse, en funcin de si los medios de
comunicacin y la opinin pblica son conocedores de la situacin de
crisis.
5. Procedimiento ante una situacin de crisis. En este apartado se describen fase a fase todas las acciones. En general, las fases son las siguientes:
Constituir el comit o el equipo de crisis, aunque sea por va telefnica.
Valorar el nivel de gravedad de la crisis: verde, amarillo o rojo.
Seguir el procedimiento para cada caso de crisis con su correspondiente nivel de gravedad.
6. Listado de los miembros del equipo de crisis o comit de crisis, y
definicin del centro de reunin del comit a lo largo de la crisis. El
listado del comit de crisis debe aparecer por orden de necesidad o prioridad de localizacin. Esta lista ha de contener:
El nombre.
El cargo real y el que ocupa en el comit de crisis. Un comit de crisis suele estar constituido por:
El director del comit. Por lo general es el director de comunicacin. Sus funciones son definir el nivel de crisis, convocar el comit, asignar funciones y coordinarlas, e informar a la direccin.
El portavoz interno. Suele ser el director de recursos humanos.
Sus funciones son comunicar lo sucedido a los empleados y a sus
familiares.
El portavoz externo. Tambin debe ser un relaciones pblicas o
responsable de comunicacin. Se encarga de toda la comunicacin
externa, principalmente con los medios de comunicacin. Redacta
comunicados, convoca ruedas de prensa, comparece ante los medios, etc.
191
2/2/09 08:59:06
El portavoz telefnico. Atiende las llamadas telefnicas, las distribuye y las controla.
Asesores en todos los mbitos: jurdico, de seguridad, de produccin, etc. Recogen informacin y asesoran al comit de crisis en los
aspectos tcnicos.
Secretario. Anota los hechos y las decisiones durante la crisis.
El telfono mvil.
El telfono del trabajo.
El telfono de casa.
La direccin de e-mail.
Las funciones que realizar cada uno de los miembros del equipo de
crisis en caso de que esta se produzca.
7. Listado de los medios de comunicacin con los que contactar en caso
de que se produzca la crisis. Debe contener:
Nombre del medio.
Nombre del periodista o persona de contacto.
Telfonos.
Direccin de correo electrnico.
8. Listado de entidades y personas a las que se debe comunicar los incidentes, ya sea porque han de estar informados o porque pueden suministrar ayuda muy diversa. Por ejemplo, el alcalde, el capitn general de la
polica local, el jefe de bomberos, el presidente de la comunidad de vecinos, etc. En el listado se deben mostrar los siguientes datos:
Nombre y cargo.
Telfono mvil.
Telfono del trabajo.
Direccin de correo electrnico.
En el caso de entidades, pueden ser el ayuntamiento, Proteccin Civil, la
subdelegacin del gobierno en la comunidad autnoma, asociaciones,
agrupaciones, etc. Y deben constar:
192
2/2/09 08:59:06
2/2/09 08:59:06
Formato
Los manuales de crisis son documentos internos muy confidenciales. Las organizaciones que los poseen no los muestran a los pblicos externos ni los cuelgan
en sus pginas web. En muchas ocasiones no son difundidos ni entre todos sus
pblicos internos.
Se elaboran en formato papel y online. Son documentos textuales, con pocas
imgenes y sin elaborados grficos. Pero como se trata de documentos que pretenden ser muy prcticos, quienes los elaboran se esmeran en la claridad, estructura y sencillez de los contenidos.
194
2/2/09 08:59:07
Estilo
Debido a que uno de los objetivos bsicos de los manuales de crisis es la practicidad de su uso en los momentos que se requiere, la redaccin de dichos documentos se cuidar en extremo para que sea lo ms clara posible. Se debern suprimir todo tipo de informaciones ambiguas o que puedan dar lugar a confusin, ya
que los pasos a seguir y las indicaciones deben ser totalmente claras. Un error de
este tipo puede comportar consecuencias muy negativas para la gestin de la crisis y para la reputacin de la organizacin.
Por ello, los textos de este tipo de documentos no son muy largos, densos ni
recargados. Los prrafos son breves. El lenguaje es claro y con frases cortas. Y la
estructura de los textos es esquemtica, con numeraciones, para indicar claramente qu pasos se deben seguir, a quin hay que avisar y en qu orden, etc.
Se utilizan principalmente verbos en infinitivo para indicar las acciones a
realizar, como por ejemplo: convocar el comit de crisis, llamar a los medios locales, etc.
Cuestiones para el debate
Ante un suceso de crisis, cul de las siguientes estrategias comunicativas consideras ms adecuada para mantener la buena imagen de una organizacin: echar la culpa a otro, cuando es
posible, o asumir las responsabilidades?
En cualquier situacin de crisis, por poco importante que esta resulte, siempre es necesario informar a los medios de comunicacin de lo acontecido, incluso cuando creas que el suceso no va
a trascender de la propia organizacin?
Cmo vas a reaccionar ante los medios de comunicacin en un caso de crisis si no conoces realmente las causas que han provocado el suceso? Vas a evitarlos, vas a avanzar informaciones que
crees que son ciertas aunque todava no las hayas comprobado o simplemente vas a decir que
todava no tienes conocimiento de los hechos?
Qu debes hacer si los medios de comunicacin estn difundiendo informaciones falsas sobre
un suceso de crisis que afecta a tu organizacin?
Qu tipo de informaciones desean los periodistas y cules de ellas son ms importantes: la
explicacin del incidente, las causas y los responsables, o qu se har para que el suceso no se
vuelva a producir?
195
2/2/09 08:59:07
Resumen
Gestin de crisis en las organizaciones
El manual de crisis
2/2/09 08:59:07
Ejercicio prctico
En un centro sanitario se produce un contagio masivo de infeccin a causa de la propagacin de
un virus entre los pacientes y el propio personal sanitario, debido a la mala gestin de un equipo
interno y al desconocimiento por parte de los responsables del centro. El caso finalmente es descubierto por los responsables del recinto, que toman medidas urgentes para solucionarlo.
Si t fueras el relaciones pblicas de la institucin, comunicaras lo sucedido a los medios o
intentaras evitar su difusin fuera del propio centro?
En caso de comunicarlo, porque crees que a la larga acabara saliendo el suceso a la luz pblica,
qu comunicaras exactamente? Quin asumira las responsabilidades?
Qu acciones realizaras con posterioridad para recuperar la imagen y la reputacin del centro?
Bibliografa recomendada
Barton, L. (2000). Crisis in organizations II. Cincinnati, Ohio: South-Western
College Pub.
Bradford, J. y Garrett, D. (1995). The effectiveness of corporate communicative responses to accusations of unethical behavior. Journal of Business
Ethics, 14: 875-892.
Capriotti, P. (2005). La gestin comunicativa de situaciones de crisis, en: A.
Castillo (coord.), Comunicacin organizacional. Teoras y estudios. Mlaga:
Clave.
Contreras, D. (2006). La gestin de crisis en la comunicacin organizacional:
el caso de Chile. Anlisi, 34: 305-313.
Coombs, W. (1995). Choosing the right words: the development of guidelines
for the selection of the appropiate crisis response strategies. Management
Communication Quarterly, 8: 447-476.
Fink, S. (2002). Crisis management: planning for the inevitable. New York:
American Management Association.
Hrtel, C., McColl-Kennedy, J. y McDonald, L. (1998). Incorporating attribution theory and the theory of reasoned action within an affective events
theory framework to produce a contingency predictive model of consumer
reactions to organizational mishaps. Advances in Consumer Research, 25:
428-432.
Hurst, D. (1995). Crisis and renewal: meeting the challenge of organizational
change. Boston, MA: Harward Business School Press.
197
2/2/09 08:59:07
Mitroff, I. (2005). Why some companies emerge stronger and better from a
crisis: 7 essential lessons for surviving disaster. New York: Amacom.
Palenchar, M. J. y Heath, R. L. (2007). Strategic risk communication: adding
value to society. Public Relations Review, 33 (2): 120-129.
Rojas, O.; Alonso, J.; Antnez, J. L.; Orihuela, J. L. y Varela, J. (2005).
Blogs. La conversacin en Internet que est revolucionando medios, empresas y a ciudadanos. Madrid: ESIC.
Stockmyer, J. (1996). Brands in crisis: Consumer help for deserving victims.
Advances in Consumer Research, 23: 429-435.
Sweetser, K. y Metzgar, E. (2007). Communicating during crisis: use of blogs
as a relationship management tool. Public Relations Review, 3: 340-342.
Taylor, M. y Perry, D. C. (2005). The diffusion of traditional and new media
tactics in crisis communication. Public Relations Review, 31: 209-217.
Taylor, M. y Kent, M. (2007). Taxonomy of mediated crisis responses. Public
Relations Review, 33: 140-146.
Ulmer, R.; Seeger, M. y Sellnow, T. (2007a). Post-crisis communication and
renewal: expanding the parameters of post-crisis discourse. Public Relations
Review, 33: 130-134.
Ulmer, R; Seeger, M. y Sellnow, T. (2007b). Effective crisis communication:
moving from crisis to opportunity. Sage: Thousand Oaks.
Wilcox, D., Cameron, G. y Xifra, J. (2006). Relaciones pblicas. Estrategias y
tcticas. Madrid: Pearson.
Witt, J. y Morgan, G. (2002). Stronger in broken places: nine lessons for turning crisis into triumph. New York: Times Books.
Webgrafa
www.augac.org/valladolid/Viernes%2020.%20Manual%20de%20Comunicacion%20de%20Crisis.%20Prevencion,%20gestio
Este documento online informa sobre las crisis, su gestin y los manuales de
crisis. Est elaborado por Josefina Martnez (UNED).
www.cem.itesm.mx/dacs/publicaciones/logos/anteriores/n30/orojas.html
La comunicacin en momentos de crisis, por Octavio Rojas.
198
2/2/09 08:59:07