Tema 2.- El subsistema de Administracin I.

1.- Concepto, naturaleza y niveles de subsistema administrativo.

Podemos considerar a la empresa como un sistema complejo, dentro del cual encontramos un
subsistema administrativo, tambin llamado Management, cuya funcin es administrar, es decir,
guiar o conducir al sistema total de la empresa.
La definicin de administracin amplia diversidad de matices y aproximaciones. Existe gran
confusin semntica entre direccin, mando gestin, etc., por las diferentes traducciones que se
realizan del vocablo management.
Administrar supone hacer las cosas por y a travs de otros.
Kast y Rosenweig sealan que la administracin comprende la coordinacin de hombres y
recursos materiales para el logro de unos objetivos.
Actualmente se conoce la administracin como proceso, es decir, como un camino sistemtico y
organizado para hacer cosas, que comprende una serie de acciones, actividades u operaciones
que conducen a un cierto fin.
La administracin es descrita y analizada a travs de las actividades que la componen:
planificacin, organizacin, direccin y control.
La tarea del administrador consiste en conseguir utilizar los recursos de la empresa,
transformndolos a travs de las funciones administrativas, con el fin de obtener unos resultados
u objetivos.
Las ms recientes teoras administrativas tienen por objeto el conocimiento de la organizacin
como un sistema compuesto de subsistemas que interactan entre s y con el ambiente externo.
La universalidad de las organizaciones respecto a su administracin justifica la necesidad de
habilidades y conocimiento especficos para los diferentes niveles directivos. La composicin
de estas capacidades es diferente segn la posicin que se ocupe dentro de la organizacin.
En la alta direccin predomina la necesidad de unas capacidades de tipo conceptual. Se
requieren conocimientos humanos y muy pocos conocimientos tcnicos o relativos al desarrollo
de las actividades especficas de la organizacin.
En la direccin intermedia se requiere una menor capacidad conceptual, pero una gran
capacidad para las relaciones humanas. Es necesaria una cierta dosis de conocimientos tcnicos.
En la direccin ms baja o supervisin directa, lo fundamental es el conocimiento de carcter
tcnico, aunque en menor medida, habilidades para la conduccin de personas, pero muy poca
capacidad conceptual.

2.- Las funciones del proceso administrativo.

Predomina la idea de administracin como el ejercicio de una serie de actividades
interrelacionadas en un esquema lgico, en el que unas actividades preceden a otras.
1

Las funciones bsicas de la administracin son:

- La planificacin es un proceso racional de toma de decisiones. Decidir con antelacin
qu, cmo, dnde, quien y cuando se har. La planificacin consiste en hacer un puente
entre una situacin actual y otra futura deseable. Es una actividad de reflexin previa a
la accin. Es pues, la funcin configuradora primaria que inicia el proceso
administrativo, precediendo a las dems funciones.
- La organizacin es una estructura intencional, formalizada y permanente de roles para
las personas que integran la empresa. Implica identificar y asigna todas las clases de
tareas que han de ejecutarse para el logro de los propsitos de la empresa.
- La direccin trata de influir en las personas de la organizacin, para que, de forma
voluntaria y con inters, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa. Se ejerce a
travs de las subfunciones especficas de liderazgo, motivacin y comunicacin.
- El control se encarga de corregir las desviaciones que pueden darse respecto a los
objetivos. Desencadena las acciones correctoras que mantienen al sistema regulado,
orientado a sus objetivos.

3.- La toma de decisiones en la empresa.

Constituye la tarea esencial del directivo. Es el proceso de convertir la informacin en accin
mediante la seleccin de un determinado curso de accin entre varias alternativas posibles.
3.1.- El proceso de toma de decisiones.
a) Percepcin de la situacin y definicin del problema.
b) Anlisis de la informacin disponible, ampliacin y elaboracin de la misma.
c) Formulacin de alternativas para afrontar el problema.
d) Evaluacin de alternativas y eleccin de la ms adecuada para la resolucin del problema.
e) Puesta en prctica de la alternativa o eleccin.
f) Control de los resultados, seguimiento, valoracin y acciones correctivas.
Este proceso es cclico, es decir, dotado de mecanismos de retroalimentacin (control) que
permiten regular el proceso mediante la propia informacin generada por los resultados del
mismo.
3.2.- Tipos de decisiones.
La informacin es el elemento fundamental de todo proceso decisional. No todas las decisiones
que se plantean en una organizacin presentan las mismas condiciones y caractersticas.
- Decisiones estratgicas: propias de la alta direccin de la empresa. Suelen referirse a
problemas no estructurados. Este tipo de decisin requiere de creatividad, imaginacin,
visin anticipada, sentido de la oportunidad y del riesgo.

- Decisiones tcticas: corresponde a un nivel jerrquico intermedio y son decisiones de

mediano alcance. Son relativamente frecuentes y repetidas. Son decisiones de carcter
funcional.
- Decisiones operativas: representan el nivel de regulacin directa del flujo de
operaciones de la organizacin. Son rutinarias o estandarizables, de corto alcance en
tiempo y recursos, se refieren a problemas muy especficos. Tienen un carcter
estructurado.
3.3.- Ambientes de decisin.
- Situacin de certeza: el decisor conoce con seguridad los estados de la naturaleza que van a
presentarse; estamos ante una situacin de previsin perfecta. Se resuelve a travs de
programacin matemtica.
- Situacin de riesgo: el decisor no conoce con seguridad los estados de la naturaleza que van a
presentarse. Se conocen en trminos de probabilidad, se resuelve a travs de los rboles de
decisin.
- Situacin de incertidumbre: el decisor conoce los estados de la naturaleza que van a
presentarse y los resultados asociados a cada estado para cada estrategia, pero no sabe con qu
probabilidad. Se pueden aplicar tres criterios diferentes:
a) Pesimista o de Wald: se seleccionan los peores desenlaces de cada estrategia y
elegimos el ms favorable (maxi-min/mini-max)
b) Optimista: se seleccionan los mejores desenlaces de cada estrategia y se elige el
mayor.
c) Laplace: a cada estado de la naturaleza se le asigna la misma probabilidad de
ocurrencia.
Ponderacin del mejor resultado.

Ponderacin del peor resultado.

d) Hurwicz: se establece un coeficiente de optimismo () y otro de pesimismo (1-).

Cuando el coeficiente es 1 (100%) estamos ante el criterio optimista. Cuando es 0,
entonces estamos ante el pesimista.
e) Savage: lo siguen quienes tienen aversin a arrepentirse por equivocarse. Se elige
para cada estrategia el mayor coste de oportunidad y la eleccin ser el menor de estos
ya que es con la que dejamos de perder menos. (*Se va restando con la mejor
alternativa).
Existen diversas tcnicas que nos sirven para mejorar la calidad de la toma de decisiones en las
condiciones normales de incertidumbre. Entre ellas se encuentra Electra, tcnica que se
utiliza para la toma de decisiones cuando existe un conjunto de alternativas factibles y no hay
preferencia por alguna ni predominio de alguna sobre las restantes.

4.- Los roles del trabajo directivo.

Directivo es toda persona formalmente encargada de una unidad de la organizacin, que bien
puede ser toda la empresa, una divisin, un departamento o seccin de la misma o una pequea
unidad orgnica.
3

Uno de los ms modernos enfoques en el estudio de la naturaleza de la administracin es el

debido a H. Mintzberg (1983). Es el concepto de rol como conjunto organizado de
comportamientos correspondientes a un oficio, puesto, posicin o personaje determinado.
ROL = PAPEL
Estos roles se clasifican en tres grupos:
- Roles interpersonales: son los relativos al puesto y a la autoridad formal y el estatus que este
confiere.
- Cabeza visible: el directivo se convierte en un smbolo que representa a la
organizacin. Se encarga de presidir actos, entregar recompensas, recibir a los nuevos
empleados, etc.
- Lder: la organizacin busca en su autoridad formal orientacin y motivacin. El
directivo define el tipo de cultura y de clima que desea que predomine en su
organizacin.
- Enlace: relaciones horizontales que mantiene el directivo con numerosos individuos y
grupos, ajenos a su unidad organizativa. Su finalidad esencial es enlazar a su
organizacin con el entorno.
- Roles informativos: son los relativos al manejo de informacin.
- Monitor: el directivo busca y recibe continuamente informacin, que le permite
conocer lo que sucede dentro de su organizacin y en el entorno.
- Difusor: el directivo est en las mejores condiciones para transmitir informacin
externa al interior de la empresa, as como informacin interna de unos segmentos a
otros.
- Portavoz: el directivo ha de transmitir informacin de su unidad hacia el entorno,
hablando en nombre de la misma.
- Roles de decisin: implican la actuacin del directivo en el proceso de toma de decisiones.
- Empresario (emprendedor): representa el rol ms creativo de los que constituyen el
trabajo administrativo, puesto que corresponde al mismo, el diseo de la estrategia de la
organizacin.
- Gestor de anomalas: a veces surgen dificultades, imprevistos o anomalas (problemas
nos estandarizados) que no son posibles resolver por los procedimientos
preestablecidos. En estos casos se acude al directivo para que acte como corrector de
desviaciones.
- Asignador de recursos: el directivo ha de adscribir todo tipo de recursos (dinero,
personas, materiales, tiempo, etc.) a las actividades planeadas, as como supervisar todo
el proceso de asignacin y evaluar resultados.
- Negociador: el directivo representa a su organizacin en todas estas negociaciones con
entes o personas ajenos a la misma ya que cuenta con autoridad, conocimientos y
4

capacidad operativa para comprometer y reasignar recursos, modificar planes y decidir

sobre la marcha de la organizacin a su cargo.