Guía de modelado de trámites

Ejemplo 3

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A continuación, se realizará un ejemplo de modelado de trámite utilizando la
herramienta ApiaTrámites.
Definiremos las siguientes etapas y los roles para desempeñar los procesos de
construcción y ejecución del trámite:

1) Especificación de requerimientos – Referente funcional

2) Construcción de planilla de relevamiento – Analista funcional
3) Modelado del trámite - Consultor
4) Ejecución del trámite - Usuario final

Reclamos al organismo

1. ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS

Este trámite permite realizar determinados tipos de reclamo al organismo.

Se requiere que el usuario ingrese los siguientes datos:

 Tipo de documento (C.I., Pasaporte o RUT si es persona jurídica) de la

persona que realiza el reclamo.
 Número de documento
 Apellido o razón social (persona jurídica)
 Nombre o nombre fantasía (persona jurídica)

Se solicitarán también los siguientes datos asociados al domicilio de la persona:

 Departamento
 Localidad
 Calle
 Número
 Otros datos

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Por otro lado, deberá ingresar los siguientes datos de contacto:
 Teléfono
 Otro teléfono
 Correo electrónico

Luego, deberá ingresar los datos vinculados al reclamo:

 Tipo de reclamo
 Detalle
 Archivos adjuntos que lo complementen

Por último, el usuario deberá aceptar una cláusula de consentimiento de declaración

jurada para poder continuar.

Observaciones:

 Para acceder al trámite, el usuario deberá autenticarse en el Portal del

Estado, por lo que es necesario que esté registrado él
(https://gestionusuarios.portal.gub.uy/registro).
 El usuario firmará el inicio de trámite de manera electrónica u ológrafa.
 Una vez finalizado el inicio del trámite, se creará un expediente electrónico en
el sistema de ApiaDocumentum.
 Se consideran como campos obligatorios los siguientes: tipo de documento,
número de documento, apellido o razón social, nombre o nombre fantasía,
departamento, localidad, calle, tipo de reclamo, detalle y la aceptación de la
cláusula de consentimiento.

2. PLANILLA DE RELEVAMIENTO

En este punto se definirá una planilla con la información extraída de los

requerimientos definidos en la primera etapa. Ésta contará con los datos y
especificaciones necesarios para representar el trámite en línea.
La siguiente planilla es el resultado de la interpretación de los requerimientos hecha
por el analista funcional:

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La planilla cuenta con un orden y agrupaciones para los elementos que ayudarán a
representar los requerimientos y simplificar el modelado.

En ella se incluye la siguiente información:

 Nombre del trámite

 Tipo de acceso: para qué usuarios estará permitido el acceso al trámite
(anónimo, registrado, autorizado)
 Firma (Sí/No)
 Costo (Sí/No)
 BO (Back Office)
 Oficina que recibe el expediente
 Organismo
 Código externo: código asociado a la URL de acceso externo al trámite
 Pasos del trámite (Steps)
 Formularios
 Datos y especificaciones

Estos datos representan las características principales del trámite, que se van a
configurar junto con otras en el sistema de forma parametrizable en la siguiente
etapa.

A continuación, se definen algunas consideraciones importantes que se tomaron

para la etapa de modelado:

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  El trámite será visible para usuarios registrados: los usuarios deberán estar
registrados en el Portal del Estado y autenticarse en él para realizar el
trámite.

 La información se separó en cinco formularios, dado que para cuatro de los

conjuntos de datos solicitados (datos personales, datos de domicilio, datos
de contacto y cláusula de consentimiento) ya existen formularios genéricos
en el sistema. Por lo tanto, el trámite estará compuesto por los siguientes
formularios:

1) Datos personales
2) Domicilio
3) Datos de contacto
4) Datos del reclamo
5) Cláusula de declaración jurada

3. MODELADO

Esta etapa corresponde al modelado del trámite en el sistema, que podrá ser
realizado por un usuario que asuma el rol de consultor.
Se asumen las siguientes precondiciones:

1) El usuario encargado de modelar el trámite debe contar con conocimientos

básicos de Apia (Acceda a www.statum.org para realizar el Curso básico de Apia
3).

2) En este ejemplo no se muestran los pasos de creación de los formularios, se

asume que se crearon con anterioridad. Los formularios que se van a utilizar son los
siguientes:

Nombre del formulario Nombre en el sistema

Datos personales GENERIC_FRM_DATOS_PERSONALES

Domicilio GENERIC_FRM_DOMICILIO_REAL

Datos de contacto GENERIC_FRM_DATOS_CONTACTO

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Datos del reclamo GENERIC_FRM_RECLAMO_DATOS

Cláusula de consentimiento GENERIC_FRM_CLAUSULA_DECLARACION_JURADA

3) Se asume que se tiene acceso al sistema de expediente electrónico

ApiaDocumentum, que los datos a utilizar están definidos en dicho sistema, que
están publicados los servicios web necesarios y que el sistema está configurado
para consumirlos.

4) Se asume que en el ambiente están configuradas las entidades "Tipo de

expediente",
"Oficina Origen", “Prioridad” y “Clasificación” a utilizar en el sistema de expediente
electrónico ApiaDocumentum.

5) Se decide agrupar los formularios de inicio de trámite en tres pasos (Steps):

--> Datos de la persona
--> Datos del reclamo
--> Cláusula de consentimiento

Nota: Tener en cuenta que el sistema siempre reserva dos pasos adicionales a los
indicados: un primer paso para el inicio y un último para el resultado.
Por lo tanto, en este caso, si bien se configuran dos pasos, en total vamos a tener
cinco:

1) Inicio:
Este paso se autocompletará al iniciar el trámite.

2) Datos de la persona:
En este paso se encontrarán los formularios “Datos personales”, “Domicilio” y
“Datos de contacto”.

3) Datos del reclamo:

En este paso, aparecerá el formulario “Datos del reclamo”.

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4) Cláusula de consentimiento:
En este paso se encontrará el formulario “Cláusula de declaración jurada”.

5) Resultado:
En este paso, siempre se mostrará el mensaje final de inicio de trámite en
caso que esté configurado, junto con la encuesta de valoración del trámite.

Para realizar el modelado del trámite, ingrese al sistema con el usuario con rol
consultor.

Acceda a la funcionalidad "Definición de trámites en línea".

Se abrirá la siguiente pantalla:

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Haga clic en el botón "Crear".

Se abrirá la siguiente pantalla en la que se podrán observar una serie de pestañas

que se completarán a continuación:

3.1 Datos del trámite

Complete los datos de la siguiente manera:

 Código externo: 4613

 Estado: Activo

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 Número de cuenta de Google Analytics: --

 Nombre de cuenta de Google Analytics: --

 Nombre: Reclamos al organismo

 Visibilidad: Usuario registrado

 Modo de autenticación: Ambos

 Descripción del trámite: Permite realizar determinados tipos de reclamo al

organismo.

 Organismo: Presidencia de la República

 Sector: Sector de ejemplo

 Categoría: En Línea

 Cantidad de días de vencimiento: 1

 Pedir captcha en el inicio?: No

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3.2 Descripción

 Muestra formulario descripción?: No

3.3 Numeración del trámite

 Prefijo: --
 Incluir año?: --
 Incluir unidad ejecutora?: --
 Incluir inciso?:--
 Incluir código externo del trámite?:--

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3.4 Firma

 Requiere firma?: Sí

3.5 Formularios del trámite

En esta pestaña asignaremos al trámite los formularios que se mostrarán en

pantalla para completar los datos necesarios en el momento de iniciar el trámite.

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Para ingresar un nuevo formulario, haga clic en la opción "Agregar" de la tabla.
Agreguemos los siguientes formularios incluidos en la planilla de relevamiento:

 3.5.1

o Nombre del formulario: GENERIC_FRM_DATOS_PERSONALES

o Step: 1
o Nombre del step: Datos de la persona
o Read Only: No
o Oculto: No
o Imprimir: --
o Condición: --

 3.5.2

o Nombre del formulario: GENERIC_FRM_DOMICILIO_REAL

o Step: 1
o Nombre del step: --
o Read Only: No
o Oculto: No
o Imprimir: --
o Condición: --

 3.5.3

o Nombre del formulario: GENERIC_FRM_DATOS_CONTACTO

o Step: 1
o Nombre del step: --
o Read Only: No
o Oculto: No
o Imprimir: --
o Condición: --

 3.5.4

o Nombre del formulario: GENERIC_FRM_RECLAMO_DATOS

o Step: 2
o Nombre del step: Datos del reclamo
o Read Only: No
o Oculto: No
o Imprimir: --
o Condición: --

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  3.5.5

o Nombre del formulario:

GENERIC_FRM_CLAUSULA_DECLARACION_JURADA
o Step: 3
o Nombre del step: Cláusula de consentimiento
o Read Only: No
o Oculto: No
o Imprimir: --
o Condición: --

3.6 Agenda

 Requiere agenda?: No

3.7 Costo

 Requiere pago?: No
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3.8 Back Office

En esta pestaña definiremos el destino que tendrá el trámite una vez completados
todos los datos. Para este ejemplo, se desea que se cree un expediente electrónico
en el sistema ApiaDocumentum.

 Tipo de BO que atiende el trámite: Expediente electrónico (ApiaDocumentum)

 Oficina Origen: Mesa de entrada
 Tipo de expediente: Reclamo
 Asunto: CREADO POR TRAMITES EN LINEA - Reclamo al organismo
 Prioridad: Normal
 Clasificación: Público
 Documentación física: No
 Acceso restringido: No
 Adjunta documento?: Sí
 Atributos a copiar: --
 Concatena PDFs?: Sí
 Documento Adjunto 1: --
 Documento Adjunto 2: --
 Documento Adjunto 3: --
 Documento Adjunto 4: --

Nota: Los datos utilizados en los campos "Oficina Origen" y "Tipo de expediente"
deben existir en el sistema ApiaDocumentum.

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3.9. Mensaje

En este punto seleccionaremos un mensaje que se mostrará en el último paso

("Resultado") del trámite y los datos asociados que se desea que se incluyan en
este.

 Clase de negocio para validación: --

 Id. del mensaje: Inicio de trámite exitoso.

 Tags (Separados por ;):

TRM_NOMBRE_STR;TRM_TRAMITE_ID_STR

Nota: para más información de este funcionamiento, consulte el manual de

ApiaTrámites “Guía de uso de componentes para trámites”, sección
“Mensajes”.

 Condición: --

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  Enviar mail al confirmar el trámite?: Sí

3.10 Template

 Archivo adjunto a partir de template?: No

4. EJECUCIÓN

Precondiciones:

1) El sistema debe estar configurado para conectarse con el portal del estado.

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 Nota: En caso de no estar configurado, se puede cambiar el tipo de visibilidad
del trámite a "anónimo" para que no requiera autenticación en el portal del
estado y de esa forma lograr el acceso al trámite.

2) La comunicación con el sistema de expediente electrónico debe estar

configurada.

3) El usuario debe poseer un certificado digital emitido por una de las siguientes
entidades certificadoras en caso de firmar electrónicamente:

 Abitab
 Correo uruguayo
 C.I.

Una vez configurado el trámite, se puede ejecutar utilizando el enlace que figura en
la definición del trámite:

Este enlace se debe utilizar para invocar al trámite desde el/los lugares desde
donde se debe acceder.

Al ingresar al trámite, en primer lugar, se redireccionará al sitio del Portal del Estado
para autenticarse en él.

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Ingrese con el usuario registrado en el Portal del Estado.

Se abrirá entonces el trámite, mostrando lo siguiente:

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Note que el correo electrónico se cargó automáticamente con el del usuario. Puede
modificarse.

Complete los datos y continúe.

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Se desplegará entonces el formulario correspondiente al paso “Datos del reclamo”.

Complete los datos y continúe.

Se avanzará al paso correspondiente a la cláusula de consentimiento.

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Complete los datos y continúe.

Confirme los datos ingresados.

Se desplegará un formulario para llevar a cabo la firma.

Si no tiene firma electrónica avanzada, se mostrará lo siguiente:

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En caso contrario, se mostrará el siguiente formulario:

En cualquiera de los dos casos, complete los datos y continúe.

Si tiene firma electrónica, la siguiente ventana se abrirá al confirmar:

Firme para continuar al último paso.

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Finalmente, el inicio del trámite se ha realizado. Se mostrará el mensaje que se
configuró previamente en el modelado.

Haga clic en "Enviar el formulario web" para finalizar.

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