PRONSTICO DE VENTAS CORTO PLAZO

MDULO COLABORATIVO DE CONTROL DE METAS DE VENTAS

Aunque se trabaje con un proceso de Presupuesto de Ventas para un periodo determinado, es necesario
validar con la fuerza de ventas los compromisos que se pueden cumplir en el corto plazo a nivel de clientes y
productos a ser vendidos. Este mdulo permite un trabajo colaborativo entre la gerencia y la fuerza de ventas
para construir y validar las metas de ventas en el corto plazo a nivel de cliente y de producto.
Visual Sale es un software altamente
innovador para apoyar los procesos
comerciales en la venta consultiva y la
venta transaccional.
Apoyar un proceso colaborativo de defnicin,
revisin y aprobacin del presupuesto de ventas
de corto plazo o pronstico (forecast) entre la
gerencia comercial y la fuerza de ventas. Este
mdulo permitir tener como insumo de entrada
el presupuesto que la empresa ha defnido para
un periodo determinado y poderlo llevar a nivel
de asesor, cliente y producto, con una visin de
corto plazo (das o semanas). La persona que
mejor conoce la situacin de cada cliente es el
asesor comercial. Por tal razn es fundamental
poder revisar con el asesor los compromisos a
cumplir en el corto plazo sobre la cantidad de
productos y valores que se pueden asociar a cada
uno de los clientes que tiene asignado el asesor y
hacer un seguimiento al cumplimiento del mismo.
OBJETIVO
COMPONENTES
En este diagrama se ilustra el fujo del proceso para la construccin del pronstico de ventas de corto
plazo de forma colaborativa entre la gerencia comercial y la fuerza de ventas. Se inicia con el presupuesto
global de ventas. Se importa a la base de datos de Visual Sale para comenzar el proceso de revisin
y ajustes para el corto plazo (das, semanas). La gerencia comercial hace los ajustes del caso y los
comparte a travs de la plataforma con cada asesor. Ellos a su vez revisan, sugieren cambios y acuerdan
metas. Se aprueba el pronstico y se procede a realizar un seguimiento detallado del cumplimiento de
este compromiso de corto plazo. Se cuenta con herramientas de proyeccin del cumplimiento.
Este mdulo est conformado por tres capas.
Importacin del presupuesto de ventas a Visual
Sale, revisin y establecimiento de metas de corto
plazo a nivel de asesor comercial por parte de la
gerencia comercial y revisin, ajustes y acuerdo
del compromiso de ventas por parte del asesor
comercial. Todos estos componentes operan en
ambiente web. Para conocer el cumplimiento o
ejecutado de ventas, se importa al sistema los
resultados de ventas y se comparan contra las
metas del pronstico.
Proceso de construccin de pronstico de ventas de corto plazo
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PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL PRONSTICO DE VENTAS A CORTO PLAZO
1. Importacin del presupuesto de ventas
de una fuente externa. Visual Sale cuenta con
una plantilla que permite ingresar a la base
de datos la informacin del presupuesto. Este
normalmente puede provenir de un sistema ERP
o de un software para planeacin de la demanda.
2. Asignacin del presupuesto a cada uno de
los asesores (si no viene de la fuente externa
organizado por asesor) y por cliente. Esta es una
funcionalidad utilizada por Administracin de
Ventas y permite la revisin, ajuste y distribucin
del pronstico de corto plazo a cada uno de los
asesores comerciales.
3. Proceso de comunicacin a los asesores
comerciales sobre la disponibilidad del pronstico
de corto plazo para su revisin y ajuste. Aqu inicia
el proceso colaborativo en el cual el asesor puede
realizar ajustes, distribuciones por producto y
documentar las razones por las cuales se deben
realizar estos ajustes.
4. Retroalimentacin a Administracin Ventas
con los ajustes y comentarios realizados por cada
uno de los asesores comerciales al pronstico. Se
utiliza un sistema de notifcaciones mediante el
cual todos los actores en el proceso se pueden
enterar de que items del pronstico han tenido
ajustes y cuales son las razones de los mismos.
5. Desarrollo del nmero de iteraciones que
sean necesarias hasta lograr un acuerdo entre
la gerencia comercial o administracin de ventas
y el asesor comercial con relacin al detalle del
pronstico. Una vez que se establece un acuerdo
fnal, el pronstico es aprobado por parte de
administracin de ventas. A partir de este punto
ya no es posible realizar nuevos ajustes al
pronstico por parte del asesor comercial.
6. Facilidad para realizar la importacin
peridica de las ventas a travs de la integracin
con el sistema ERP o transaccional, para poder
presentar el ejecutado real al asesor comercial y
compararlo con el pronstico de corto plazo.
7. Presentacin de la ejecucin presupuestal,
es decir el cumplimiento del pronstico con
base en las ventas, en el dispositivo mvil al
asesor comercial. En cualquier momento el
asesor comercial puede consultar el estado de
cumplimiento del pronstico del periodo.
8. Proyeccin del cumplimiento del pronstico.
A travs de una formulacin que se parametriza
en el mdulo de administracin de Visual Sale, es
posible hacer una proyeccin en el transcurso del
periodo sobre la forma como el asesor deber
lograr las ventas para cumplir con el pronstico.
El asesor puede consultar esta proyeccin en
cualquier momento.
COLABORACIN
La clave en el xito de un proceso
de pronstico es trabajar de forma
colaborativa entre la gerencia comercial, la
fuerza de ventas y los clientes. Visual Sale
es la plataforma que habilita un proceso
colaborativo que ayude en el cumplimiento
del pronstico.
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El mdulo de Pronsticos de Ventas ha sido diseado con el objetivo de brindar apoyo al proceso de elaboracin, revisin, distribucin
y control de las metas de ventas a corto plazo. El objetivo es que el asesor comercial pueda identifcar con claridad los clientes en los
cuales puede lograr la venta de productos especfcos en un tiempo determinado. El sistema le brinda las herramientas para poder
planear el cumplimiento de las metas de ventas y luego revisar y tener un control sobre el cumplimiento de las mismas, incluso con
ayudas en la proyeccin del logro con base en los resultados actuales y el tiempo restante para culminar el periodo.
1. Gerencia Comercial
Su rol principal dentro del proceso es defnir las
metas comerciales a travs del presupuesto general
de la empresa y luego llevarlo a periodos ms
cortos para un anlisis detallado de su distribucin
a nivel de cada uno de los asesores comerciales.
La gerencia comercial trabaja de la mano con la
funcin de administracin de ventas para analizar
la forma como ser distribuido el pronstico de
corto plazo en la fuerza comercial y en los clientes.
Posteriormente la gerencia comercial hace uso de
Visual Sale para conocer en detalle el avance en el
cumplimiento del pronstico de corto plazo, para
lo cual tiene acceso a reportes que muestran en
detalle el cumplimiento a la fecha y la proyeccin.
2. Administracin de Ventas
Esta funcin se encarga de trabajar de la mano con
la gerencia comercial y la fuerza de ventas para
lograr un consenso en las cifras del pronstico
y analizar las razones por las cuales se pueden
presentar ajustes. Su rol es muy importante
para lograr el cumplimiento del presupuesto
global, partiendo de la base de poder trabajar de
forma cooperativa con la fuerza comercial en la
identifcacin de cada una de las oportunidades
de venta en los clientes. Durante el proceso de
ejecucin de ventas, estar al tanto de la evolucin
de las ventas y haciendo seguimiento detallado al
cumplimiento y proyeccin de las ventas de cada
uno de los asesores.
3. Asesores Comerciales
Su participacin en el proceso es fundamental,
ya que son las personas que mejor conocen al
cliente y saben de la capacidad de compra de cada
uno de ellos. Igualmente tienen el reto de poder
cumplir con las metas establecidas por la gerencia
comercial y Visual Sale con este mdulo le permite
al asesor poder identifcar como lograr el logro
de las metas o alertar sobre las difcultades que
se presentan en su territorio con anticipacin. Un
buen pronstico depender del conocimiento que
el asesor tenga del cliente y un buen cumplimiento
depender de la capacidad de ejecucin. Visual
Sale le ayudar en ambas etapas con informacin y
trabajo colaborativo con los otros actores.
USUARIOS TPICOS DEL PRONSTICO DE VENTAS DE CORTO PLAZO
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BENEFICIOS QUE OFRECE EL MDULO DE PRONSTICO DE VENTAS DE CORTO PLAZO
1. Trabajo colaborativo entre la gerencia comercial, la fuerza de
ventas y los clientes para la defnicin y compromiso de las metas
de ventas a corto plazo que van alineadas con el cumplimiento del
presupuesto general de la empresa. Visual sale sirve de soporte
tecnolgico para facilitar este proceso colaborativo.
2. Ayuda a incrementar la habilidad del asesor comercial en
la identifcacin de oportunidades de ventas y en la necesidad
de explorar de forma directa con cada uno de sus clientes las
posibilidades de negocios y los compromisos para el cumplimiento
de las metas. Hace que el asesor comercial adopte prcticas ms
productivas de cara al logro de los resultados.
3. Apoyo a la organizacin en la adopcin de un proceso formal
de corto plazo para asegurar el cumplimiento de las metas de
ventas. Realizar el ejercicio peridicamente de revisin y ajustes
al pronstico de ventas hace que toda la organizacin est mucho
ms atenta a cualquier desviacin o movimiento que pueda afectar
las metas de la empresa.
4. Brinda herramientas de planeacin y control para la actividad
comercial. Permite que la gerencia y los asesores comerciales sean
ms proactivos en la bsqueda de oportunidades de negocio y en el
establecimiento de compromisos comerciales con los clientes, para
poder asegurar las metas en cada periodo.
5. Todos los actores del proceso pueden contar con informacin
ms precisa de las metas de ventas y del cumplimiento de las
mismas. Incluso se pueden anticipar resultados con el uso de las
proyecciones de cumplimiento del pronstico de corto plazo.
6. Ayuda a identifcar la composicin del portafolio de clientes
de cada uno de los asesores comerciales, de tal forma que sirva
de retroalimentacin para la correcta asignacin y distribucin de
clientes y oportunidades a la fuerza comercial. As mismo ayuda
a entender mejor los resultados de la gestin comercial de cada
asesor y adoptar estrategias para cubrir mejor a los clientes.
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