Administración e Ingeniería de Proyectos

Unidad 6. Recursos y costos del proyecto.

6.3 Métodos de asignación de recursos

Autor:
M.E. Yadira Aracely Fuentes Rubio
6.3 Métodos de asignación de recursos

Suposiciones
La facilidad para demostrar los métodos de asignación disponibles requiere que algunas
suposiciones limitantes mantengan la atención en el corazón del problema. El resto de la
unidad depende por completo de las suposiciones señaladas aquí. Primero, no se permitirá
dividir las actividades. Esto significa que una vez que una actividad se coloca en el programa,
se asume que se trabajará en ella de manera continua hasta que esté terminada; por lo tanto,
una actividad no puede iniciarse, detenerse por un tiempo y luego terminarse. Segundo, el
nivel de recursos utilizado para una actividad no se puede cambiar. Estas suposiciones de
limitantes no existen en la práctica, pero simplifican el aprendizaje. Es fácil para los nuevos
administradores de proyecto manejar la realidad de dividir las actividades y cambiar el nivel
de recursos cuando los enfrentan en el trabajo.

Proyectos con limitaciones de tiempo: demanda niveladora de recursos

La programación de los proyectos con limitaciones de tiempo se enfoca en la utilización de

recursos. Cuando la demanda de un tipo de recurso particular es errática, es difícil de manejar
y la utilización puede ser muy mala. Los practicantes han atacado el problema de la
utilización mediante técnicas de nivelación de recursos que equilibran o nivelan la demanda
de un recurso. En lo fundamental, todas las técnicas de nivelación retrasan las actividades no
críticas utilizando un tiempo de tolerancia para reducir la demanda pico y llenar los valles de
los recursos. Un ejemplo demostrará el procedimiento básico para un proyecto con
limitaciones de tiempo. Vea la figura 7.2.
Para el propósito de demostración, el jardín botánico utiliza sólo un recurso (excavadoras);
todas las excavadoras son intercambiables. La gráfica de barras situada arriba muestra las
actividades en una escala de tiempo. Las dependencias se muestran con las flechas de
conexión verticales. Las flechas horizontales que siguen a las actividades representan el
tiempo de tolerancia de la actividad (por ejemplo, la irrigación requiere seis días para
completarse y tiene seis días de tolerancia). El número necesario de excavadoras para cada
tarea se muestra en el bloque sombreado de duración de la actividad (rectángulo). Después
de escarificar la tierra y establecer un plan el trabajo puede empezar, en forma simultánea,
en los pasillos, la irrigación, las cercas y las paredes de carga. El diagrama de en medio
muestra el perfil de recursos de las excavadoras. Para los periodos 4 al 10 se necesitan cuatro
excavadoras.
 Figura 7.2. Jardín botánico

Dado que este proyecto se declaró con limitaciones de tiempo, la meta será reducir el
requisito pico de los recursos y, así, aumentar la utilización del recurso. Un examen rápido
del diagrama de carga de recursos de inicio anticipado (ES, por sus siglas en inglés) sugiere
que sólo dos actividades tienen un tiempo de tolerancia que se puede utilizar para reducir el
pico; la cerca y las paredes son la mejor opción para nivelar las necesidades de recursos. Otra
opción podría ser la irrigación, pero ocasionaría un perfil de recursos de altas y bajas. Es
probable que la opción se centre en la actividad que se percibe como de tener un menor riesgo
de retrasarse. El diagrama de carga de recursos nivelado muestra los resultados de retrasar
las actividades de la cerca y de la pared. Observe las diferencias en los perfiles de recursos.
El punto importante es que los recursos necesarios a lo largo de la vida del proyecto se han
reducido de cuatro a tres (25 por ciento). Además, el perfil se ha nivelado, lo cual deberá ser
más fácil de manejar.
El programa del proyecto del jardín botánico alcanzó las tres metas de la nivelación:
1. Se redujo la demanda pico del recurso.
2. Disminuyeron los recursos en la vida del proyecto.
3. Se minimizaron las fluctuaciones en la demanda de recursos.

El último punto mejora la utilización de recursos. Las excavadoras no se mueven con

facilidad de una locación a otra. Hay costos asociados con el cambio del nivel de los recursos
que se necesitan. La misma analogía se aplica al movimiento de la gente entre un proyecto y
otro. Es bien sabido que la gente es más eficiente si enfoca su esfuerzo en un proyecto más
que si hace múltiples tareas entre tres proyectos, por ejemplo.
La desventaja de la nivelación es una pérdida de flexibilidad que ocurre por la reducción del
tiempo de tolerancia. El riesgo de que las actividades retrasen el proyecto también se
incrementa debido a que la reducción del tiempo de tolerancia puede crear actividades más
críticas o casi críticas. Llevar la nivelación demasiado lejos para lograr un perfil de recursos
perfectamente nivelado es riesgoso. En ese caso, cada actividad se vuelve crítica.
El ejemplo del jardín botánico da una idea del problema con limitaciones de tiempo y el
enfoque de nivelación. No obstante, en la práctica, la magnitud del problema es muy
compleja incluso para pequeños proyectos. Las soluciones manuales no son prácticas. Por
fortuna, los paquetes de software disponibles en la actualidad tienen muy buenas rutinas para
nivelar los recursos de proyecto.
Por lo general, utilizan actividades que tienen el mayor tiempo de tolerancia para nivelar los
recursos del proyecto. La justificación es que esas actividades con más tiempo de tolerancia
plantean el menor riesgo. Aunque esto suele ser verdad, otros factores de riesgo, como la
reducción de la flexibilidad para utilizar recursos reasignados en sus demás actividades o la
naturaleza de la actividad (fácil y compleja), no se enfrentan con una justificación tan simple.
Es fácil experimentar con muchas opciones para encontrar la que mejor encaje en su proyecto
y minimice el riesgo de retrasar el proyecto.

Proyectos con limitaciones de recursos

Cuando el número de personas o el equipo no son los adecuados para satisfacer las
necesidades de demanda pico y es imposible obtener más, el administrador de proyecto
enfrenta un problema con limitaciones de recursos. Se tiene que hacer algo. El truco es
priorizar y asignar recursos para minimizar el retraso del proyecto sin exceder el límite de
recursos o alterar las relaciones de redes técnicas.
La cuestión de programación de recursos es un problema combinatorio grande. Esto significa
que incluso una red de proyecto de tamaño modesto con pocos tipos de recursos podría tener
varios miles de soluciones factibles. Algunos investigadores han demostrado soluciones
matemáticas óptimas al problema de asignación de recursos, pero sólo para redes pequeñas
y muy pocos tipos de recursos. Las necesidades de datos masivos para problemas más
grandes (por ejemplo, programación lineal) hacen poco prácticas las soluciones matemáticas
puras. Un enfoque alternativo al problema ha sido el uso de la heurística (reglas prácticas)
para resolver los problemas combinatorios grandes. Estas reglas prácticas de decisión o de
prioridad han existido durante muchos años.
La heurística no siempre arroja un programa óptimo, sino que puede impulsar un programa
“bueno” para redes muy complejas con muchos tipos de recursos. La eficiencia de las
distintas reglas y combinaciones de reglas ha sido bien documentada. Sin embargo, como
cada proyecto es único, es inteligente probar varios conjuntos distintos de heurística en una
red para determinar las reglas de asignación de prioridades que minimicen el retraso del
proyecto. Hoy, el software de cómputo disponible facilita mucho que el administrador de
proyecto pueda crear un buen programa de recursos para el proyecto. Un ejemplo simple del
enfoque heurístico se ilustra aquí.
La heurística asigna recursos a las actividades para reducir el atraso del proyecto; es decir, la
heurística prioriza qué actividades reciben asignación de recursos y cuáles se retrasan cuando
los recursos no son adecuados. Se ha encontrado que la siguiente heurística de programación
disminuye, en forma consistente, el retraso del proyecto a lo largo de una gran diversidad de
proyectos.
Programe las actividades con base en las siguientes reglas de heurística prioritarias en el
orden que se presenta:
1. Tiempo de tolerancia mínimo.
2. Menor duración.
3. Número de identificación de actividad más bajo.
El método paralelo es el enfoque que más se utiliza para aplicar la heurística. El método
paralelo es un proceso iterativo que empieza en el primer periodo del proyecto y programa
en cada periodo cualquier actividad elegible para iniciar. En cualquier periodo, cuando dos o
más actividades requieren el mismo recurso, se aplican las reglas de prioridad. Por ejemplo,
si en el periodo 5, tres actividades son elegibles para iniciar (por ejemplo, tienen el mismo
inicio anticipado, ES, por sus siglas en inglés) y requieren el mismo recurso, la primera
actividad que se coloca en el programa es la que tiene menor tiempo de tolerancia (regla 1).
No obstante, si todas las actividades tienen el mismo tiempo de tolerancia, se aplicaría la
siguiente regla (regla 2) y la actividad con la menor duración se colocaría primero en el
programa. En muy pocos casos, cuando todas las actividades posibles tienen el mismo tiempo
de tolerancia y la misma duración, el desempate viene por el número de identificación de
actividad más bajo (regla 3), ya que cada actividad tiene un número de identificación único.

Método Paralelo

Cuando se ha alcanzado el límite de recursos, el inicio anticipado (ES, por sus siglas en
inglés) para las actividades subsecuentes que aún no están en el programa se debe retrasar (y
todas las actividades posteriores que no tengan un tiempo de tolerancia libre) y su tiempo de
tolerancia se debe reducir. En los periodos posteriores, el procedimiento se repite hasta que
se programa el proyecto.
El procedimiento se demuestra a continuación, véase la figura 7.3. Las áreas sombreadas en
el diagrama de carga de recursos representa el “intervalo de programación” del programa con
limitaciones de tiempo (ES hasta LF). Puede programar el recurso en cualquier lugar dentro
del intervalo y no retrasar el proyecto. Programar la actividad más allá del LF retrasará el
proyecto.
Los programadores están limitados a tres. Siga las acciones descritas en las figuras 7.3 y 7.4.
Observe cómo el límite de tres programadores empieza a retrasar el proyecto.
Observe qué tanto se necesita actualizar cada periodo para reflejar cambios en el inicio
anticipado de la actividad y los tiempos de tolerancia para que la heurística pueda reflejar las
prioridades cambiantes. Cuando se utiliza el método de programación paralela, la red en la
figura 7.4 refleja la nueva fecha de programa de 14 unidades, más que la duración del
proyecto con limitaciones de tiempo de 12 unidades. La red también ha sido revisada para
reflejar nuevos tiempos de inicio, terminación y tolerancia para cada actividad. Nótese que
la actividad 6 es todavía crítica y que tiene un tiempo de tolerancia de 0 unidades de tiempo
porque no hay recursos disponibles (se utilizan en las actividades 2 y 5). Compare el tiempo
de tolerancia de cada actividad que se encuentra en las figuras 7.3 y 7.4; se ha reducido el
tiempo de tolerancia en forma significativa.
Nótese que la actividad 4 tiene sólo 2 unidades de tiempo de tolerancia en lugar de lo que
parece ser 6 unidades de tiempo de tolerancia. Esto ocurre debido a que sólo hay tres
programadores disponibles y son necesarios para satisfacer las necesidades de los recursos
de las actividades 2 y 5. Observe que el número de actividades críticas (1, 2, 3, 5, 6, 7) ha
aumentado de cuatro a seis. Este pequeño ejemplo demuestra el escenario de la programación
de recursos en proyectos reales y el aumento del riesgo de tener un retraso. En la práctica,
éste no es un problema trivial. Los administradores que fracasan en la programación de
recursos por lo general enfrentan este riesgo de programación cuando es demasiado tarde
para encontrar una solución, lo cual ocasiona un retraso en el proyecto.
Dado que resulta poco práctico utilizar en forma manual el método paralelo en proyectos del
mundo real debido al tamaño, los administradores de proyecto dependerán de los programas
de software para programar los recursos del proyecto.
Figura 7.3 Programa con limitaciones de recursos a lo largo del periodo 2-3
Figura 7.4 Programa con limitantes de recursos a lo largo del periodo 5-6
Los efectos de una programación con limitaciones de recursos
Al igual que los programas de nivelación, el programa con limitantes de recursos suele
reducir el tiempo de tolerancia, disminuye la flexibilidad al utilizar la tolerancia para
asegurarse que se minimice el retraso y aumenta el número de actividades críticas y casi
críticas. La complejidad de la programación aumenta porque se agregan limitaciones de
recursos a las limitaciones técnicas; los tiempos de inicio pueden ahora tener dos limitantes.
El concepto de ruta crítica tradicional de actividades secuenciales del inicio al fin del
proyecto ya no es significativo. Las restricciones de recursos pueden romper la secuencia y
dejar la red con un conjunto de actividades críticas desarticuladas. Por el contrario, las
actividades paralelas pueden volverse secuenciales. Las actividades con un tiempo de
tolerancia en una red con limitaciones de tiempo pueden cambiar de lo crítico a lo no crítico.

División de actividades

La división de las tareas es una técnica de programación que se usa para obtener un mejor
programa de proyecto y/o aumentar el uso de recursos. Un planeador divide el trabajo
continuo incluido en una actividad al interrumpir el trabajo y mandar el recurso a otra
actividad durante un periodo y luego hace que el recurso termine el trabajo en la actividad
original. La división puede ser una herramienta útil si el trabajo de que se trata no incluye
costos fuertes de inicio y de cierre; por ejemplo, mover equipo de un lugar de actividad a
otro. El error más común es interrumpir el “trabajo de la gente”, donde hay algunos costos
conceptuales de inicio y cierre. Por ejemplo, si hacemos que un diseñador de puentes tome
tiempo libre para trabajar en el problema de diseño de otro proyecto puede ocasionar que este
individuo pierda cuatro días en cambiar sus mecanismos conceptuales dentro y fuera de dos
actividades. El costo puede estar oculto, pero es real. En la fi gura 7.5 se describe la naturaleza
del problema de la división. La actividad original se ha dividido en tres actividades separadas:
A, B y C. Los tiempos de cierre e inicio prolongan el tiempo de la actividad original.

Algunos han alegado que la propensión a tratar con los faltantes de recursos mediante la
división es una razón importante por la que los proyectos no cumplen con el programa.
Estamos de acuerdo. Los planeadores deben evitar el uso de la división tanto como sea
posible, excepto en situaciones donde se sepa que la división de costos será pequeña o donde
no hay alternativa para resolver el problema de recursos. El software de cómputo ofrece la
opción de la división para cada actividad; se debe usar con moderación.
Figura 7.5 División de actividades