CASO 4: DIAGRAMA DE PARETO1

El principio de Pareto (tambin conocido como regla del 80/20) establece que, aunque un efecto es producido por varias causas, una parte importante del efecto (80%) habitualmente es explicado por unas pocas causas (20%). Los porcentajes referidos (80, 20) no son exactos. Dependiendo del fenmeno en estudio, la regla es una aproximacin, pero tiene por objeto poner en evidencia aquellas causas que ms contribuyen a explicar el fenmeno. En qu casos puede resultar til el diagrama de Pareto?

Para identificar oportunidades en los problemas de mejora de la calidad. Cuando existe la necesidad de llamar la atencin a las causas de un problema de una forma sistemtica. Cuando se quiere identificar las causas principales de los problemas y establecer prioridades para resolverlos. Para evaluar los resultados de los cambios efectuados en un proceso de produccin, comparando sucesivos diagramas obtenidos en momentos diferentes (antes y despus). Para comunicar fcilmente a los interesados las conclusiones sobre causas, efectos y costos de los errores.

Algunos ejemplos: - En los comercios al por mayor, unos pocos clientes explican la mayor parte de las ventas. - Unos pocos productos pueden representar el grueso de las ventas. - En un proceso de produccin industrial, la mayora de los problemas de calidad se concentran en pocos factores causantes. - La mayor parte de las devoluciones de los clientes se concentran en pocos vendedores. - En un campeonato de ftbol, la mayor parte de los goles la realizan unos pocos jugadores. - En un servicio tcnico de computacin, la mayora de las consultas de los clientes se concentran en unos pocos temas.

El Diagrama de Pareto es una herramienta que permite identificar visualmente en un grfico las causas o las categoras a las que es importante prestar atencin en la solucin de un problema, para de esta manera llevar a cabo acciones de mejora sin malgastar esfuerzos en las causas que poco inciden en el problema o en los costos asociados.
Cuando se analizan los fallos (defectos) en un proceso de produccin, los estudios empricos indican que aproximadamente el 80% de los costos de falla se debe al 20% de cierto tipo de fallos (regla 80/20). Para encontrar cules son esos fallos, se analiza una muestra de unidades, las cuales se clasifican segn que tengan o no algn defecto y de las que tienen defectos, se registra el tipo. Con la submuestra de las unidades con defectos se elabora un diagrama de barras con las proporciones de defectos por tipo, ordenndolas por su frecuencia en orden decreciente. Se acumulan las barras hasta alcanzar el 80% y as identificar los tipos de defectos ms frecuentes que explican el 80% del total de fallos. A este grfico se le denomina de Pareto, aunque tambin se
Wilfredo Pareto (1848-1923) fue economista, socilogo y filsofo. Naci en pars, Francia, descendiente de una familia italiana de marqueses que fue desterrada de su pas, aunque ms tarde regresara a Italia en 1858, por lo cual a Pareto se le refiere como Italiano. Estudi en el Instituto politcnico de Turn, obteniendo un grado en ciencias matemticas y un doctorado en 1870. Gracias a sus hbitos de estudio y su pasin a la lectura le dieron una enorme erudicin que se ve reflejada en su obra maestra de economa. Pareto realizo varias aportaciones al mundo de la economa, unas de ella fue el concepto "optimo de pareto" y el "principio de pareto" (concepto pilar de la construccin del grfico de Pareto), basado en la desigual distribucin de las clases sociales, por la cual solo unos cuntos deciden lo que afectar a la mayora: "Pocos deciden la suerte de muchos".
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denomina con el mismo nombre al que resulta de sustituir las cantidades de fallos por sus costos. En este ltimo caso, el grfico de Pareto muestra el tipo de defectos que explica el 80% del costo total de las fallas. Para realizar un Diagrama de Pareto se procede de la siguiente manera: - En primer lugar se establecen las clases o categoras relacionadas con la variable de estudio. En general, se trata de variables cualitativas. En el ejemplo en que unos pocos productos explican la mayor parte de las ventas de un negocio, cada clase estar representada por un producto (aunque los productos con muy poco peso se podrn agrupar en una sola clase). - En segundo lugar se determinan las frecuencias de clase (frecuencias absolutas) y se calculan las frecuencias relativas para cada clase. - En tercer lugar, las clases se ordenan en funcin de las frecuencias relativas, en forma decreciente (la ltima clase podra agrupar a varias categoras con escasa frecuencia). - En cuarto lugar, se elabora un grfico de barras verticales para las clases definidas. - En quinto lugar, en el mismo grfico, se superpone otro con una poligonal que representa las frecuencias relativas acumuladas. Ejemplo de aplicacin 2 Un fabricante de heladeras desea analizar cules son los defectos ms frecuentes que aparecen en las unidades al salir de la lnea de produccin. Para esto, empez por clasificar todos los defectos posibles en sus diversos tipos: Tipo de Defecto Motor no detiene No enfra Burlete Def. Pintura Def. Rayas No funciona Puerta no cierra Gavetas Def. Motor no arranca Mala Nivelacin Puerta Def. Otros Detalle del Problema No para el motor cuando alcanza Temperatura El motor arranca pero la heladera no enfra Burlete roto o deforme que no ajusta Defectos de pintura en superficies externas Rayas en las superficies externas Al enchufar no arranca el motor La puerta no cierra correctamente Gavetas interiores con rajaduras El motor no arranca despus de ciclo de parada La heladera se balancea y no se puede nivelar Puerta de refrigerador no cierra hermticamente Otros Defectos no incluidos en los anteriores
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Posteriormente, un inspector revisa cada heladera a medida que sale de produccin registrando 3 sus defectos de acuerdo con dichos tipos . Despus de inspeccionar 88 heladeras, se obtuvo la tabla siguiente:

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Tomado de Diagrama de Pareto de Matas Sales y Marcelo Prez. Se asume, para simplificar, que cada heladera presenta un nico tipo de defecto.

Tipo de Defecto Burlete Def. Pintura Def. Gavetas Def. Mala Nivelacin Motor no arranca Motor no detiene No enfra No funciona Otros Puerta Def. Puerta no cierra Rayas Total:

Detalle del Problema Burlete roto o deforme que no ajusta Defectos de pintura en superficies externas Gavetas interiores con rajaduras La heladera se balancea y no se puede nivelar El motor no arranca despus de ciclo de parada No para el motor cuando alcanza Temperatura El motor arranca pero la heladera no enfra Al enchufar no arranca el motor Otros Defectos no incluidos en los anteriores Puerta de refrigerador no cierra hermticamente La puerta no cierra correctamente Rayas en las superficies externas

Frec. Frec. Absoluta Relativa 9 5 1 1 1 36 27 2 0 0 2 4 88 10.2 5.7 1.1 1.1 1.1 40.9 30.7 2.3 0.0 0.0 2.3 4.5 100

Al clasificar el tipo de defecto en orden decreciente de frecuencia: Tipo de Defecto Motor no detiene No enfra Burlete Def. Pintura Def. Rayas No funciona Puerta no cierra Gavetas Def. Mala Nivelacin Motor no arranca Puerta Def. Otros Total: Detalle del Problema No para el motor cuando alcanza Temperatura El motor arranca pero la heladera no enfra Burlete roto o deforme que no ajusta Defectos de pintura en superficies externas Rayas en las superficies externas Al enchufar no arranca el motor La puerta no cierra correctamente Gavetas interiores con rajaduras La heladera se balancea y no se puede nivelar El motor no arranca despus de ciclo de parada Puerta de refrigerador no cierra hermticamente Otros Defectos no incluidos en los anteriores Frec. 36 27 9 5 4 2 2 1 1 1 0 0 88 Frec. % 40.9 30.7 10.2 5.7 4.5 2.3 2.3 1.1 1.1 1.1 0.0 0.0 100

Tanto el cuadro, como el diagrama que aparece ms abajo, permiten observar que los 3 primeros tipos de defectos (25% de los tipos definidos) se presentan en el 82 % de las heladeras, aproximadamente. Se puede concluir que: La mayor parte de los defectos encontrados en el lote

pertenece slo a 3 tipos de defectos, de manera que si se eliminan las causas que los provocan, desaparecera la mayor parte de los defectos. DIAGRAMA DE PARETO
120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0%
M otor no det iene No enf r a Burlete Pint ura Def . Def . Rayas No f unciona Puerta no cierra Gavet as Def . M ala M ot or no Puerta Def . Nivelacin arranca Ot ros

Diagrama de Pareto en excel Una vez que se han definido las categoras a analizar, se ingresan a una planilla las categoras y sus frecuencias absolutas en dos columnas. Tipo de asiento Frec. Abs. Compras Crdito 5 Caja Ingresos 16 Ventas Crdito 3 Amortizaciones 1 Caja Egresos 20 Ajustes 2 Remuneraciones 3 50 1. Se ordenan en forma decreciente en funcin de las frecuencias absolutas. Tipo de asiento Frec. Abs. Caja Egresos 20 Caja Ingresos 16 Compras Crdito 5 Ventas Crdito 3 Remuneraciones 3 Ajustes 2 Amortizaciones 1 50

2. En la columna siguiente se calculan las frecuencias relativas. Las que tienen escasa frecuencia se pueden agrupar en una categora otros. Tipo de asiento Frec. Abs. Frec. Rel. Caja Egresos 20 0,4 Caja Ingresos 16 0,32 Compras Crdito 5 0,1 Ventas Crdito 3 0,06 Remuneraciones 3 0,06 Ajustes 2 0,04 Amortizaciones 1 0,02 50 3. En la cuarta columna se calculan las frecuencias relativas acumuladas. Tipo de asiento Frec. Abs. Frec. Rel. Frec. Acum. Caja Egresos 20 0,4 0,4 Caja Ingresos 16 0,32 0,72 Compras Crdito 5 0,1 0,82 Ventas Crdito 3 0,06 0,88 Remuneraciones 3 0,06 0,94 Ajustes 2 0,04 0,98 Amortizaciones 1 0,02 1 50 4. Ir a INSERTAR/GRFICO/TIPOS PERSONALIZADOS/LNEAS Y COLUMNAS EN 2 EJES (siguiente paso). 5. Ir a RANGO DE DATOS y seleccionar las columnas de Frecuencia Relativa y Frecuencia Acumulada (siguiente paso). 6. Ir a SERIE y en RTULOS DEL EJE DE CATEGORAS X seleccionar la columna Tipo de asiento (siguiente paso). 7. Ir a EJE/EJE PRINCIPAL y des-seleccionar EJE DE VALORES (siguiente paso). 8. Ir a LNEAS DE DIVISIN/EJE DE VALORES y elegir Lneas de divisin principales (siguiente paso)/FINALIZAR.
1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Caja Ingresos Compras Crdito Ventas Crdito Remuneraciones Amortizaciones Caja Egresos Ajustes Frec. Rel. Frec. Acum.

CASO 1: DIAGRAMA DE PARETO A los efectos de evaluar el grado en que la contabilidad de la empresa El Pirata Honrado refleja fielmente los hechos econmicos y la documentacin respaldante, la consultora en Auditora RQJ Asociados seleccion, de los 48.236 asientos de la contabilidad del ltimo ejercicio econmico, una muestra de 1.000 asientos y encontr que el 95% no presentaba ningn problema, mientras que los 50 restantes presentaban algn defecto. La informacin correspondiente a estos ltimos se presenta en la planilla siguiente.
TIPO DE ASIENTO Caja Egresos Caja Egresos Caja Ingresos Caja Egresos Compras Crdito Caja Egresos Caja Egresos Caja Ingresos Caja Ingresos Ventas Crdito Caja Egresos Caja Ingresos Compras Crdito Caja Egresos Remuneraciones Caja Ingresos Amortizaciones Caja Egresos Caja Egresos Caja Ingresos Compras Crdito Remuneraciones Caja Egresos Ventas Crdito Caja Ingresos Caja Egresos Ajustes Caja Ingresos Caja Egresos Compras Crdito Caja Egresos Remuneraciones Ajustes Caja Ingresos Caja Ingresos Caja Egresos Caja Egresos IMPORTE 52.277 84.589 74.337 89.906 95.178 64.358 86.980 55.621 76.162 17.727 23.699 77.851 3.871 38.324 7.074 765 43.168 78.157 8.505 50.082 83.292 34.006 98.011 90.442 55.523 15.315 31.998 79.105 16.726 95.620 7.844 65.458 87.962 99.422 46.224 94.475 62.585 ERROR TIPO doble dgito error de suma doble dgito error de suma error de fecha error de suma error de suma error de suma trabuque trabuque doble dgito error de suma error de suma trabuque error de suma trabuque error de fecha error de suma error de fecha error de fecha error de suma doble dgito doble dgito doble dgito error de suma error de fecha doble dgito error de fecha trabuque error de suma doble dgito error de fecha error de fecha doble dgito doble dgito error de fecha trabuque MONTO ERROR -50 100 40 -200 0 40 -500 -50 -450 -45 -30 -800 -800 90 900 9 0 300 0 0 500 60 -10 -20 50 0 -10 0 450 -500 40 0 0 20 -20 0 -270

Caja Ingresos Caja Egresos Caja Egresos Caja Ingresos Caja Ingresos Caja Egresos Caja Egresos Caja Ingresos Caja Egresos Compras Crdito Caja Ingresos Caja Ingresos Ventas Crdito

72.631 37.855 737 65.192 74.090 64.051 75.317 9.558 98.786 3.488 49.280 7.295 67.185

error de fecha doble dgito error de suma error de fecha error de fecha error de suma error de fecha doble dgito trabuque doble dgito error de suma error de fecha error de fecha

0 30 -600 0 0 900 0 30 18 -40 -500 0 0

La empresa consultora RQJ Asociados debe evaluar si los defectos de la contabilidad encontrados en la muestra son relevantes como para afectar los resultados del ejercicio anterior (Utilidad de $2.325.214) y realizar recomendaciones para mejorar la calidad del trabajo contable. La contabilidad la realizan cuatro funcionarios los cuales tienen responsabilidad por la registracin de los siguientes tipos de asientos: Tipo de asiento Caja Egresos Caja Ingresos Compras y Ventas Crdito Otros asientos Cantidad de asientos En el Ejercicio En la muestra Econmico 27.118 480 16.315 450 4.513 50 290 20 48.236 1.000 Responsable Ral R. Rocamora Ins P. Rada Esteban Quito Rosa Marchita

SE PIDE: Preparar un informe para atender a los dos objetivos de la auditora: evaluar los defectos de la contabilidad y realizar recomendaciones para la mejora, utilizando medidas de resumen y los grficos ms convenientes para presentar los resultados obtenidos.