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ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN Y ACCESO CONTROLADO: UN EQUILIBRIO COMPLEJO.

Prof. Graciela Antn* - Prof. Carlota Maldonado


Universidad Nacional de Crdoba

Resumen: La acelerada transformacin de la sociedad en los ltimos aos hacia el modelo de e-sociedad o sociedad de la informacin debido al desarrollo de las nuevas tecnologas, es hoy por hoy, uno de los fenmenos de mayor impacto repercutiendo en muy distintos planos, que va desde lo personal hasta el modo en que las organizaciones, tanto pblicas como privadas, incorporan e implantan nuevos mtodos de comunicacin, adquisicin de la informacin y gestin de las evidencias de sus actividades. La aplicacin de estas tecnologas representa ventajas indiscutibles para el tratamiento y recuperacin de la informacin, pero conlleva ciertos riesgos. A la par que se incrementa el uso de las tecnologas de la informacin, aumenta el volumen de datos e informacin valiosa que se gestiona a travs de los sistemas de informacin, y con ello la necesidad de que todo este conocimiento se administre tcnica y legalmente con el fin de promover un libre y amplio acceso a la informacin por medios de sistemas y herramientas disponibles universalmente.
Palabras clave: organizacin de la informacin, acceso controlado, e-sociedad, nuevas tecnologas.

La presente ponencia es resultado de los avances parciales del Proyecto de Investigacin avalado por la SECyT, de la Universidad Nacional de Crdoba, titulado: Planificacin estratgica para a clasificacin y descripcin de documentos electrnicos: normas de referencia.
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ghanton@hotmail.com Prof. Adjunta de la ctedra Clasificacin y Ordenacin Documental. Escuela de Archivologa- Facultad de Filosofa y Humanidades- UNC

mcaris.car@gmail.com Prof. Titular de la ctedra Planeamiento Archivstico - Escuela de Archivologa- Facultad de Filosofa y Humanidades- UNC

La acelerada transformacin de la sociedad en los ltimos aos hacia el modelo de e-sociedad o sociedad de la informacin debido al desarrollo de las nuevas tecnologas, es hoy por hoy, uno de los fenmenos de mayor impacto repercutiendo en muy distintos planos, que van desde lo personal hasta el modo en que las organizaciones, tanto pblicas como privadas, incorporan e implantan nuevos mtodos de comunicacin, adquisicin de la informacin y gestin de las evidencias de sus actividades. La utilizacin de las nuevas tecnologas, tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la informacin. La globalizacin ha iniciado la desaparicin de las fronteras entre los hombres, pese a las barreras existentes como las socioeconmicas, lingsticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea global con predominio de la sociedad de la informacin, por el papel estratgico que sta juega como elemento de poder cada vez ms importante. La aplicacin de estas tecnologas representa ventajas indiscutibles para el tratamiento y recuperacin de la informacin, pero conlleva ciertos riesgos. A la par que se incrementa el uso de las tecnologas de la informacin, aumenta el volumen de datos e informacin valiosa que se gestiona a travs de los sistemas de informacin, y con ello la necesidad de que todo este conocimiento se administre tcnica y legalmente con el fin de promover un libre y amplio acceso a la informacin por medios de sistemas y herramientas disponibles universalmente. El acceso a la informacin archivstica por parte del ciudadano representa una seria dificultad para las instituciones que tienden, o bien a negar la informacin por no encontrarla, o bien a declarar su inexistencia real. El problema (Cossio, 2009) no se localiza en la ausencia de datos e informaciones de las organizaciones; el problema radica en la falta de una metodologa de sistematizacin eficaz de organizacin de la informacin. La obtencin adecuada de la informacin en las instituciones es un recurso democrtico fundamental. La falta de acceso a la informacin o el exceso de informacin desordenada y de poca calidad son graves obstculos a los derechos ciudadanos y a la transparencia y democracia de la gestin pblica. En virtud de lo expresado consideramos que, como archiveros, estamos obligados a efectuar un anlisis de nuestros principios, tcnicas y procesos archivsticos con la finalidad de aplicar las nuevas tecnologas en el quehacer archivstico.

Los principios de acceso a los archivos abarcan no slo los derechos del pblico, sino tambin las responsabilidades de los archiveros para posibilitar el acceso a los documentos y a la informacin que stos contienen. Theo Thomassen2 define el objeto de trabajo archivstico como informacin vinculada a un proceso, siendo su unidad el documento de archivo y su objetivo lograr informacin de alta calidad. Es posible, afirma Fernndez Cuesta (2012), que haya quien se resista a admitir an que el objeto del derecho de acceso a la informacin ha de ser los documentos de archivo. Cualquier normativa que regule el acceso, se basa firmemente, tanto en la capacidad de las instituciones para crear y mantener, como de los ciudadanos para buscar y obtener documentos e informacin fiables, fidedignos y precisos. Acceder a la informacin significa en realidad, acceder a los documentos de archivo: a las decisiones documentadas de los gobiernos y la evidencia que apoya y sustenta el trabajo del sector pblico y privado. Sin una gestin eficaz de los documentos de archivo, entonces, no es posible proporcionar un acceso de calidad a una informacin fiable y til. Moro Cabero (2009), citando a Thomassen3, entiende el modelo de postcustodia del documento como un nuevo paradigma que responde a cambios tales que no son posibles resolver dando mayor complejidad al paradigma existente en el siglo XX. Paradigma conceptual, en el que, los conceptos de informacin y los sistemas de gestin de la informacin fueron considerados, pero en el que el desarrollo de las TIC, los nuevos modelos de gestin extendidos en las organizaciones, cierta desconfianza hacia el poder que lleva asociados determinados requisitos de conservar la evidencia pero tambin de transparencia de los sistemas de informacin, suponen nuevos requerimientos para la gestin de documentos que an no han sido determinados en los estndares habituales. Actualmente el archivero est obligado a utilizar las TIC como medios para agilizar los procesos archivsticos; sin embargo, como afirma Heredia Herrera (2012: 7), para desarrollar nuestra profesin en el escenario electrnico que nos ha tocado vivir sera muy necesario que, conceptos que despectivamente apellidamos tradicionales los tuviramos suficientemente afianzados porque a veces da la sensacin que los archiveros, tomando como coartada la dimensin electrnica, estn dejando de tenerlos.
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Citado por Moro Cabero en el Seminario Internacional de Documentos Electrnicos, en Bogot. 3 Ibidem

Aunque se suele caracterizar a la transparencia por canalizarse a travs de medios electrnicos y su uso intensivo de las TIC, creemos que no debemos obsesionarnos con la tecnologa: contar con los sistemas correctos puede depender de la tecnologa, pero su definicin y uso para asegurar un efectivo derecho de acceso no es cuestin tecnolgica, sino de gestin, en la cual los archiveros desempeamos un papel clave. Considerando que, frente a las TIC, la prctica profesional archivstica tiene y comparte un nuevo contexto social, introducido por la digitalizacin para gestionar la memoria humana objetiva, la gestin documental digital implica una revisin y un ajuste de principios crticos. Ahora bien, no estamos hablando de lo mismo cuando nos referimos a gestin documental o a e-gestin documental. La primera (Heredia Herrera: 2012), la hemos entendido siempre los archiveros () como algo propio, realizada puertas adentro de los archivos, es decir a partir del ingreso de los documentos e identificada con las funciones y procesos archivsticos. Lo que nos lleva a concluir que, la gestin documental implica trabajar con los documentos ya producidos por la organizacin. En el caso de la e-gestin documental, los archiveros estamos obligados a trabajar sobre los documentos a producir por la administracin electrnica. Tanto en la gestin documental, como en la e-gestin, el cuadro de clasificacin y calendario de conservacin se constituyen en pilares del trabajo archivstico; que asegura la posibilidad de acceder a la informacin. Sin embargo, en la gestin documental y en la e-gestin documental, estas operaciones archivsticas sern encaradas de manera y en tiempos diferentes; debiendo para ello reformularnos el ciclo vital de los documentos y la teora de las tres edades de los documentos. Al respecto, Heredia Herrera (2012) afirma: El ciclo vital y sus tres edades exigen una revisin. El principio de procedencia permanece y es un error arrinconarlo. Hay una atencin preferente a los documentos antes que a los archivos, de aqu el protagonismo de la gestin documental. Existe un protagonismo de las funciones que se hace patente a la hora de la valoracin y de la clasificacin: se valoran funciones para seleccionar series y eliminar fracciones de series y se clasifican funciones para establecer el cuadro de clasificacin

funcional del fondo que no puede impedir el reconocimiento de la dimensin orgnica. Es un hecho la anticipacin y adelanto de las funciones archivsticas antes de la produccin de los documentos y la ampliacin de sus respectivos objetos. Y tambin es evidente que la autonoma ha cedido el paso a la corresponsabilidad.

El aumento en los volmenes de informacin electrnica y la necesidad de acceder a sta, as como de preservarla, ha puesto en el centro de esta problemtica a los archiveros como responsables de la gestin de la informacin de la organizacin, cuyos conocimientos deben ser puestos al servicio de sta y de la proteccin de los documentos e informacin, producto del desarrollo de las funciones de la institucin. La mayora de las entidades, tanto pblicas como privadas, no piensa en el valor de la informacin a futuro, ya que al aplicar las TIC se ha puesto como eje el aumento de la productividad de las organizaciones, dejando en segundo plano la conservacin de los documentos y la informacin (Zapata: 2011). Frente a la problemtica que plantean las TIC y el gobierno electrnico y, considerando que este nuevo escenario nos plantea la necesidad de trabajar de manera conjunta archiveros, ingenieros en sistemas, responsables de las polticas pblicas y profesionales de diferentes disciplinas, sera oportuno postular foros de discusin acadmicos que incluya a estos profesionales, a fin de lograr concretar proyectos integrales de gestin documental para las organizaciones pblicas y privadas del medio (Zapata: 2011). El anlisis de los beneficios y riesgos que implican las TIC en el desarrollo de nuestra disciplina, torna imperioso la necesidad de implementar programas de gestin documental, partiendo de los principios archivsticos tradicionales, como as tambin contando con la colaboracin de equipos interdisciplinarios para obtener ptimos resultados en la gestin documental y la e-gestin. Heredia Herrera (2012) sostiene que resulta preocupante ver que, en la actualidad, la poltica documental no viene del entorno del patrimonio documental, sino del entorno de la administracin electrnica. Est ocurriendo que el modelo de gestin documental no lo deciden los archiveros sino las organizaciones.

La implementacin generalizada de las TIC adopta el nombre de e-gestin documental planteada en la norma ISO 15489 4. Esta e-gestin documental se dimensiona y se ampla afectando a la administracin, archiveros e informticos, por cuanto el cuadro de clasificacin es la herramienta bsica de los sistemas de gestin documental. Por otra parte, la enumeracin de las reas de inters comunes y los puntos de posible actuacin conjunta de archiveros y otros profesionales de la informacin responsables de la gestin de documentos, se encuentran enunciados claramente en la norma ISO 15489-1, quin adems establece los principios archivsticos a tener en cuenta para la correcta implementacin y puesta en marcha de la e-gestin de documentos. Asimismo, segn ISO, MoReq y el Consejo Internacional de Archivos, el cuadro sirve de soporte a todos los procesos de gestin permitiendo que los procesos de valoracin, seleccin, asignacin de responsabilidades, lmites de acceso puedan llevarse a cabo sobre conjuntos de documentos y no sobre cada documento por separado. La norma ISO 15489-1 indica expresamente que: Un sistema de gestin de documentos de archivo se convierte en fuente de informacin sobre las actividades de la organizacin que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones al tiempo que garantiza la asuncin de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras. (Moro Cabero: 2009) Sobre el tema, Hedstrom y Wallace consideran que: la mayora de los archiveros estn ahora de acuerdo que las cuestiones del acceso y la preservacin futuras deben ser parte integral del diseo de las polticas y sistemas de informacin. En teora, la gestin de documentos y archivos, que tradicionalmente ha sido tratada a posteriori, debe ser catapultada hacia las consideraciones previas de diseos de polticas, sistemas y aplicaciones. Carol Couture y Jean-Yves Rousseau (1982) definen Poltica de tratamiento de documentos como la forma concertada y reflexionada de establecer los medios que permitirn el tratamiento eficaz y rentable de los documentos producidos o acumulados por una administracin. Los elementos que componen toda poltica de tratamiento de los documentos son: legislacin y reglamentacin, estructura y un programa.
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Heredia Herrera, A. (2012)

En lo que respecta a la legislacin, los archiveros debieran intentar lograr que se regule legislativamente las operaciones que tienen relacin con la creacin, el uso, la difusin y preservacin de la informacin. En cuanto a la reglamentacin y estructura, sern los archiveros los responsables de solicitar a las instituciones los recursos humanos, fsicos y financieros. La norma ISO (2005) identifica cinco niveles dentro del mbito normativo: leyes y normas administrativas, normas de obligado cumplimiento, cdigos de buenas prcticas de aplicacin voluntaria, cdigos ticos y de conducta de aplicacin voluntaria y expectativas de la sociedad. Por ltimo, en el caso del programa, los archiveros debern disear y aplicar estratgicamente los elementos necesarios para el tratamiento completo, eficaz y rentable de los documentos, sea cual sea el soporte del que se trate. Las claves del xito de un programa son una visin estratgica clara, la comprensin realista de las posibilidades del programa y la flexibilidad de adaptacin a los cambios en las prioridades y necesidades de los usuarios del archivo (ICA: 2005). Una visin estratgica en la e-gestin documental debiera tener en cuenta dos aspectos: la percepcin archivstica de lo que se espera conseguir y la realidad del contexto organizativo. Otro aspecto a considerar en la e-gestin y la gestin documental, es el carcter de servicio pblico de los archivos; donde el ciudadano debe constituirse en el referente obligado de todas nuestras actuaciones. Aunque parezca un contrasentido, afirma Joan Boads i raset, las actuaciones de los archiveros deben dirigirse a satisfacer las necesidades e intereses de los ciudadanos y no a dar a conocer el archivo. Si esto es as, los instrumentos descriptivos que elaboremos debieran ser realizados pensando en esas necesidades e intereses informacionales de los usuarios. Si tomamos en cuenta que, durante mucho tiempo los archiveros se han dedicado al trabajo intelectual al interior de los archivos, debemos ahora plantearnos la necesidad de mostrar a los usuarios el trabajo realizado, para que stos puedan recuperar la informacin conservada en los archivos.

La finalidad de la descripcin documental no es almacenar informacin, sino el medio para conseguir un fin: facilitar el acceso a los documentos y a la informacin, hacer posible su consulta y su uso (Bonal: 2009). Sin embargo, sostienen Martn Cabreros y Alonso Ayuso, los modernos sistemas informticos y el esfuerzo normalizador son los responsables de los cambios que se estn produciendo en el mbito de la descripcin archivstica. El desarrollo de los sistemas informticos ha brindado las herramientas adecuadas para que se promovieran estos cambios. La aplicacin de estos sistemas informticos permite la sistematizacin y la automatizacin de la gestin documental integrada, posibilitando la agilizacin de todo el proceso archivstico, sobre todo de la recuperacin de la informacin que contienen los documentos.

Conclusin La aplicacin de las tecnologas de la informacin nos permite la descripcin y automatizacin de cada uno de los procesos relacionados con la documentacin y estn basadas en la informtica y los nuevos soportes electrnicos. La utilizacin de las nuevas tecnologas nos permite aumentar la eficacia y efectividad de los servicios archivsticos, sobre todo en la conservacin de la documentacin para su tratamiento y recuperacin de la informacin. La estandarizacin (ISO, MoReq, CARMEN, InterPares, ISAD G, ISDIAH, etc) a ayudado a dar un empuje importante a la implantacin de las funciones de la gestin de documentos y la e-gestin documental, en los archivos. La importancia de la implementacin de la gestin documental y la e-gestin en los archivos, radica en el hecho de ser garante de transparencia, tica social y testigo del buen o mal gobierno de nuestras instituciones pblicas. Los archivos no slo deben centrarse en los usuarios, sino tambin en lograr una excelente organizacin interna con el fin de facilitarles el acceso y comprensin de la informacin y los documentos de archivo. La importancia del derecho a la informacin o el derecho a saber, es mencionada cada vez ms por las personas que ejecutan proyectos de

desarrollo, la sociedad civil, el sector acadmico, los medios de comunicacin social y los gobiernos. J. Derrida afirma que: No hay archivo sin un lugar de consignacin, sin una tcnica de repeticin y sin una cierta exterioridad. Ningn archivo sin afuera. Al respecto Moro Cabero sostiene que se trata de un afuera que nos predispone a un significativo porvenir. Ya que en ese afuera existen un conjunto de necesidades debido al aumento exponencial de la informacin. No existe el soporte electrnico que nos permita deshacernos del soporte tradicional de manera definitiva. La aplicacin de las nuevas tecnologas nos permite la automatizacin de los procesos archivsticos y la difusin de la informacin. Daniel Rossini (2010) reflexiona sobre la globalizacin de las TIC aplicadas a los archivos, cuando an est pendiente de anlisis la formacin de estos profesionales y se pregunta: Con qu capacidades, actitudes y valores formamos a los profesionales de la informacin y a la sociedad en su conjunto si ponemos por encima de los hombres a la tecnologa, a la informacin y a las instituciones que las produjeron, cuando son los hombres los que aportan con su labor profesional al desarrollo de las instituciones? Heredia Herrera seala: Hemos pasado de la historia a la memoria, de la posesin al control, de la concrecin a la contextualizacin y a las relaciones, de la discrecionalidad a la normalizacin, del aislamiento a la globalizacin y a la interoperabilidad, del secretismo al derecho a la informacin, del hermetismo a la transparencia, de la autonoma a corresponsabilidad y a los sistemas. Cambios que no slo tienen que ver con las nuevas tecnologas sino que son paralelos a los cambios sociales en el camino de las dictaduras a las democracias. Por ltimo y para finalizar, nos interesa citar a Jaques Derrida quien afirma que: El archivo ha sido siempre un aval y como todo aval, un aval de porvenir.

Referencias Bibliogrficas BONAL ZAZO, Jos Luis (2009) La descripcin archivstica en sistemas automatizados: la visualizacin de la informacin. En: Memorias del I Seminario Internacional Archivos y Documentos Electrnicos. Bogot Consejo Internacional de Archivos (2011) Comit de Buenas Prcticas y Normas. Grupo de Trabajo sobre el acceso. Versin a cargo del Archivo General de la Nacin. Uruguay Consejo Internacional de Archivos. (2005) Documentos electrnicos: Manual para archiveros. Studies, N 16. Espaa: Ministerio de Cultura. COUTURE C. Y ROUSSEAU, J. (1982) Los archivos del siglo XX. Montreal. DERRIDA J. (1996) Mal de archivo. Una impresin freudiana. Londres. HEREDIA HERRERA, A. (2012) La archivstica, a debate. En: Anuario Escuela de Archivologa. Vol. III. Crdoba: Imprenta Coritios. MARTIN CABRERO Y ALONSO AYUSA. (1998) Informatizacin de archivos y control de autoridades. En XII Jornadas de Archivos Municipales. Madrid. MORO CABERO, M. (2011) Alcance y desarrollo futuro de la normativa de gestin de documentos ISO 15489. En: Memorias del II Seminario Internacional Archivos y Ciudades Digitales. Integrando la Gestin Documental. Bogot. ZAPATA C. (2009) La gestin documental en el desarrollo de los proyectos de administracin electrnica de Bogot. En: Memorias del I Seminario Internacional Archivos y Documentos Electrnicos. Bogot