V JAMyBLaR Sesin 2014

V JORNADAS EN ARCHIVOS, MUSEOS Y BIBLIOTECAS EN LA

RIOJA
ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y MUSEOS: UNIDADES DE
INFORMACIN PARA FOMENTO DEL TURISMO CULTURAL
CARRERA DE ARCHIVOLOGA
Ponencia: LOS USUARIOS Y LOS TECNO-USUARIOS

Autoras: VILLANUEVA, Estela del Carmen

DNI: 13.372.325
Ttulo: Tcnica Profesional Archivera
Mail: estelavillanueva@hotmail.com
PAEZ, Sandra Mariel
DNI: 21.394.854
Ttulo: Tcnica Profesional Archivera
Mail: Sandram2101@hotmail.com

Organiza: Universidad Nacional de La Rioja

Departamento de Humanidades

LOS USUARIOS Y LOS TECNO-USUARIOS

Introduccin
Hablar de este tema implicar profundizar en las competencias del archivero y en el
rol que este desempea en el archivo.
Debemos asumir esta situacin, este siglo tan convulsionado que nos toca vivir como
es el

universo de Internet y todos los servicios que prestan las distintas redes

sociales. Importante informacin circula en todos los mbitos en donde no siempre se

divulga lo veraz de la bsqueda dado que se obtiene por medios no precisos y por
supuesto no chequeados, dando por asegurada la verdad de lo circulado.
Es por ello que la persona instruida para realizar esa actividad de informar con
claridad y autenticidad fundamentado por los documentos originales, son los
profesionales archiveros, comprometidos con su labor considerando la importancia de
la informacin efectiva plasmada en los escritos del archivo sea cual fuere la
organizacin en donde desarrolle su tarea.
El paradigma que existe en el acceso a la documentacin lo pone al usuario dentro de
la preocupacin archivistica. La nica razn de ser de un archivo, es su uso.
El acceso es lo que le permite trabajar al usuario con la informacin.
Pero acceso no significa que la descripcin y presentacin del archivo deba girar
alrededor del usuario, por el contrario ser el profesional archivero el que est
preparado para satisfacer las necesidades de los usuarios, teniendo los descriptores
al corriente para ese fin, reconociendo que estos nuevos usuarios vienen
acompaados de los nuevos archivos. Porque decimos nuevos archivos? Porque
tenemos incorporados documentos en diferentes soportes, tales como casetes, CD,
DVD, pelculas.
Esta proliferacin de documentos puso aprueba de cmo se deba clasificar estos
nuevos instrumentos, ya que para eso se incorpor una capacitacin especial para los
documentos no librarios.
El nfasis esta puesto en habilitar la accesibilidad del documento, se encuentre ste
en cualquier soporte, lo substancial es la prestacin que se brinda.
El concepto acceso debe ser una estrategia profesional que no depende de la empata
personal o individual del archivero, pero si es una estrategia neutral que se debe

asumir para poder brindar la informacin a los potenciales usuarios a servir; debiendo
ser apasionados

a la disponibilidad del documento, porque esta relacionado

estrictamente a ellos.
Los documentos son testigos de cada uno de los actos que desarrollan en la actividad
de sus funciones, sirven de fuente de informacin para quien lo creo o para la toma de
decisiones, esto tambin permite conocer el fondo documental.
Sin perder de vista que el archivo cuenta con informacin, registrada como son los
documentos en cualquier formato como anteriormente lo expusimos (revista, pelcula,
fotos, disco compacto, etc.) y que esta informacin se organiza, conserva y difunde.
En muchas ocasiones es comn escuchar a colegas decir que la finalidad del archivo
son los usuarios; a la vez escuchar que estos se quejan de no tener la facilidad para
saciar su incertidumbre, no poseer los documentos digitalizados, que no se encuentra
predisposicin en el empleado y el trmite es complejo.
Pero cmo es posible lo anterior, si todas las acciones que realiza el archivo son
para el usuario? Se tiene en cuenta que el archivo contiene un patrimonio cultural?
Posiblemente la respuesta, en estos casos, seria que al no conocer a ese potencial
cliente, a quien al llegar a nuestro archivo se lo llama usuario; y al desconocer sus
necesidades de informacin, la administracin del archivo no est cumpliendo con su
finalidad esencial, que es satisfacer las necesidades de informacin del usuario, es
decir, que las actividades de organizar, conservar y difundir la informacin no estn
acordes con las necesidades de informacin que posee ese nuevo usuario en esta
poca, esa persona que ingresa al archivo, motivado por una necesidad humana,
buscando informacin, se manifiesta diferente. Es inevitable, no aspirar a mejorar en
la medida en que pueda hacerse, la calidad de la informacin, estudiar el entorno
sociocultural

permitir al archivo ofrecer servicios especficos y adaptados a las

necesidades descubiertas. Partiendo de esto se puede realizar la planeacin del

mismo para que muy cercanamente a un 100% satisfaga las necesidades de
informacin de los usuarios que acuden a el y de esta forma las otras fases del
proceso administrativo: la organizacin, direccin y control, se articulen para llegar as
a cumplimentar con las necesidades de informacin de los usuarios.
Estamos ante lo que se conoce como la sociedad de la informacin, que hace
referencia a mltiples aspectos como lo social, econmico, poltico y cultural que aun
est en constante cambio, que por otro lado no se conoce cuanto ser la evolucin y a

que parmetro puede llegar, solo se sabe que el camino de la comunicacin y de la

informacin est abierto a la espera de mayores desafos.
Objetivos
Reconocer al usuario como el factor ms importante en la planeacin del
archivo.
Planificar un exhaustivo anlisis de quien es y que informacin busca.
Incorporar nuevas tecnologas para satisfacer las necesidades a estos nuevos
usuarios.
Capacitar al usuario en la medida que el archivo lo amerite.
Concientizar al profesional archivero por la capacitacin permanente y
especfica.

Desarrollo
Las necesidades de informacin
Las necesidades humanas son manifestaciones de reacciones que tiene el individuo,
ya sea por causas bsicas o fisiolgicas (como el hambre, la sed, etc.) o de ms alto
nivel, en las cuales intervienen los factores ambientales externos (familiares, sociales,
etc.).
Cuando las necesidades bsicas o fisiolgicas estn cubiertas surgen otras de nivel
ms alto. Las necesidades de informacin se encuentran en el nivel ms alto y surgen
cuando todas las dems han sido satisfechas.
Las necesidades de informacin son el resultado de los problemas que se le
presentan a un individuo en una situacin especfica, sea este a cualquier mbito en
donde

pertenezca.

Pueden

ser

profesionales,

investigadores,

historiadores,

estudiantes, pblico en general, en cuanto a la bsqueda puede estar enfocada a

cualquiera de estos ejemplos como son: los archivos educativos, de comercio, de
clnicas, de hospitales, administrativos, histricos etc. siempre en su temtica el
profesional debe estar acorde al acontecimiento y a su competencia.

Cualquier usuario de los antes mencionados cuando presenta una necesidad de

informacin es porque en ese momento necesita que alguien le satisfaga dicha
curiosidad o conocimiento de un tema en particular. Si tiene la informacin correcta
acudir al archivo, biblioteca, centro de documentacin, etc.
Es de considerarse que el personal del archivo y los dems centros, conozcan cules
son las necesidades de informacin de los usuarios que acuden a estos espacios
para que el profesional responsable de este organismo lo administre partiendo de este
conocimiento.

Las necesidades de informacin de los usuarios en el archivo.

El archivero que se encuentra administrando un archivo, tendr la responsabilidad de
conocer cules son las necesidades de informacin de sus usuarios.
Debe identificarlas plenamente y partir de ellas para establecer la planeacin del
archivo; de esta forma podr disear, inclusive, el espacio fsico de consulta requerido
para satisfacer estas necesidades de informacin, establecer los diferentes tipos de
objetivos, disear los servicios que se brindarn, distribuir los recursos materiales y
humanos de la manera ms ptima. De esta manera se obtendr los controles
necesarios que le permitan saber si realmente se est cumpliendo con los objetivos.
Se menciona frecuentemente que hay que satisfacer las necesidades de informacin
de los usuarios que asisten al archivo y que todas las actividades que se desarrollan
estn encaminadas a esto.
Cabe preguntarse conocen los administradores de los archivos, bibliotecas, centro
de documentacin, etc. cules son las necesidades de informacin de los usuarios
que asisten a ella?
La mejor respuesta vendra no del administrador, sino de los usuarios, ya que stos
son, a quienes hay que satisfacer sus necesidades de informacin.
Asimismo hay que contemplar que no basta conocer cules son estas necesidades,
sino que hay que satisfacerlas, tomando en cuenta que sea de manera sencilla, rpida
y eficiente para el usuario, es decir, que se proporcione slo la informacin que
necesita, de forma expeditiva, de ser posible adelantarnos a su pedido (esto slo es
posible si conocemos sus necesidades de informacin, aunque no puede darse en

todos los archivos) y darle la informacin con los mnimos requisitos o trmites; sin
perder el control de los soportes donde se encuentra la informacin.
Se puede utilizar cualquier destreza, donde permita que el archivero tenga mayores
elementos, tales como: los econmicos, sociales, tecnolgicos y logren que ste
administre eficientemente el archivo, alcanzando as su finalidad de satisfacer las
necesidades de informacin de los usuarios.
El archivero debe reconocer que estamos ante un nuevo usuario de la informacin,
compenetrado en una nueva era como la tecnolgica. El comportamiento de estos
nuevos usuarios regidos bajo una poca diferente, se percibe que son ms ansiosos y
menos tolerantes a la hora de buscar respuestas. Son expeditivos y con menos
desarrollo para la lectura, por lo que estamos ante un primer desafo. Partir de una
buena actitud desde los profesionales archiveros permitir entablar un dialogo de
comprensin en donde se logre con satisfaccin llegar a un punto de encuentro. Los
diferentes tipos de mtodos, objetivos, reglas, o procedimientos, deben estar
encaminados a satisfacer las carestas de informacin de estos usuarios del archivo,
por cuanto este debe estar organizado, clasificado y conservado para poder difundir
la informacin.
Tomar conciencia que no solo se cumple con un trabajo sino que se esta brindando un
servicio a la comunidad para lo cual se ha especializado.
Conseguir destrezas para realizar una satisfactoria atencin a los interesados
utilizando la variedad de herramientas de comunicacin que estn vigentes.
Tener presente la capacitacin profesional de acuerdo a su competencia que le exija
la organizacin donde desarrolle la labor archivistica.
Debido a que los usuarios son una parte importante de todo archivo; es indefectible
que el archivero conozca a sus clientes o usuarios para que pueda llegar a satisfacer
sus demandas informativas y proporcionar servicios de calidad. Por lo cual el
archivero tiene el compromiso de enfrentar y asumir los nuevos retos que exige la
sociedad de la informacin y la variedad de usuarios que acuden al archivo. Los
estudios de usuarios constituyen la herramienta idnea para conseguir ese fin. El
estudio de usuario adems permite evaluar calidad de servicio; para establecer
procesos de mejora e introducir novedades en aquellos que presentan debilidades, as
como fortalecer los que estn funcionando bien.
En muchos casos el usuario hace compleja la bsqueda porque desconoce la
existencia de los servicio y por esa misma incertidumbre no sabe cmo llegar a la

informacin. No posee la capacitacin adecuada para la bsqueda y no siempre est

motivado para llevarla a cabo. Cada uno de los archivos existentes tendr su
problemtica, su idiosincrasia depender de la organizacin. El nico archivo que se
identifica comn a sus pares son los archivos histricos porque en l converge toda la
documentacin de una provincia o nacin.
He aqu el nuevo desafo: disear una amplia gama de nuevas herramientas y
conceptos que provean la orientacin y la ayuda para encontrar el material que
ofrezca la informacin que es requerida. Entre ellos se pueden encontrar adems de
las tradicionales ayudas de bsqueda y guas de repositorios en versiones en lnea
nuevas formas de introduccin a los fondos de la institucin, especimenes en lnea
como ejemplos que ayuden a comprender los documentos, y dispositivos como
portales de Internet que vinculen los servicios archivsticos disponibles como un todo.
Estudio de Usuarios
Este tipo de investigacin puede realizarse en cualquier tipo de Archivo, sin importar la
edad de los documentos que contiene.
Con respecto a la poblacin a estudiar se puede plantear una heterogeneidad de los
usuarios que acuden a las unidades de informacin.
Los estudios de usuarios permiten determinar el comportamiento de nuestros
visitantes, en cuanto a los hbitos, necesidades, consumo, demandas y utilizacin de
la informacin que solicitan de nuestros archivos para poder brindarles un servicio
eficiente y eficaz.
Capacitacin Profesional
Otro de los factores relevantes para estar frente en la coordinacin de un archivo,
seria que el profesional archivero deba estar preparado para los grandes cambios de
innovacin que produce en nuestra cultura esta era de la comunicacin que puede
percibirse con asombro que los cambios se llevan a cabo fugazmente en la vida
cotidiana. Muy en pos quedo la edad media, la edad moderna la edad contempornea,
si se mira al pasado divisamos todo muy lejos, pero en realidad se refiere solo a 10 o
20 aos atrs, de manera que los tiempos corren desenfrenadamente en la
comunicacin y hace que el pasado sea inmediato.
Por la rapidez que se vive es lo que el profesional archivero no solo debe formarse
sino capacitarse permanentemente acorde a la circunstancia.

Dentro de esa formacin a la que nos referimos, existe la obligatoriedad de conocer

profundamente la historia institucional u organizacional en la cual se desarrolla la
labor, puesto que se tendr un manejo mucho ms fluido para brindar la informacin a
quien la necesite.
Otro punto seria el de ampliar nuevos conocimientos en las tcnicas informticas, lo
cual brindar la posibilidad de mantener un dilogo acorde a los conocimientos, sin
ser especialistas, cuando se manifiesta los requerimientos necesarios con nuestros
colegas tcnico informtico.
Por otro lado tener conocimiento de manejo organizacional permitir reconocer el
recurso humano que cuenta el archivo y cuales seran los roles de cada uno de los
integrantes del mismo, siempre en el caso de que ste contara con RRHH acorde al
propio.
La capacitacin en las normas ISO 9001, especfica los requisitos para un sistema de
gestin de la calidad que pueden utilizarse para su aplicacin interna por las
organizaciones, para certificacin con fines contractuales. Se centra en la eficacia del
sistema de gestin de la calidad para satisfacer los requisitos del cliente. (2008: p.10)
La norma IRAM que estudia y publica normas argentinas en todos los campos de
actividad, que favorecen y facilitan el desarrollo econmico y social, lo cual contribuye
a mejorar la calidad de vida y el uso racional de los recursos que son las normas de
gestin de la calidad que se han diseado para complementarse entre s, pero
tambin pueden utilizarse de forma independiente.
Profundizar mucho ms en la Diplomtica y Paleografa, ahondando el conocimiento
de lo que eran las definiciones antiguas, de modo poder hacer un paralelismo entre
los documentos nuevos (informatizados), obteniendo la autenticidad.

CONCLUSIN
Los grandes cambios que se vienen produciendo en nuestra sociedad meditica,
hace que continuamente los profesionales archiveros estn en una constante
mutacin para poder posesionarse a la vanguardia de la situacin social.
Contamos en nuestra imaginaria con un archivo producto de una experiencia real o
adquirida hace muchos aos atrs y nos cautivaba esa historia que los holandeses
Muller, Feith y Fruin (1898), nos narraban que era un documento y su procedencia,
porque conservar los manuscritos de las actividades o funciones que iban

desarrollando, que los acontecimientos despues de la segunda guerra mundial lo

ameritaba. Que tenan la visin previsora de la conservacin, tcnicas precisas y
claras de cmo se deba ordenar, clasificar, organizar, evaluar y lo que deba
guardarse como patrimonio histrico. Para la mayora de nosotros esta imagen de
los archivos a estado durante mucho tiempo relacionada a lugares oscuros a
empleados castigados, o la visita espordica de algn investigador siempre y
cuando el tema o temtica del archivo coincidiera con su bsqueda. Como
archiveros tenemos una responsabilidad cvica en cuanto a la moral y tica
profesional, que no debemos olvidar jams de donde naci esta prestigiosa
carrera y que viene desde mediados del siglo XIX. Pero aun no era reconocido y
esa falta le negaba la aproximacin a la cultura y la transmisin del patrimonio
cultural que conservaba. No queremos decir con esto que estamos negando la
historia, s produciendo un cambio, lo bueno es recordar para aportar nuevas
ideas con el objeto de seguir creciendo en las prcticas archivisticas.
Estamos comparando lo asombroso de la explosin de la informacin por este
medio tan masivo como lo es la tecnologa no se imaginaba hace 10 o 20 aos
atrs tanto furor y que sobre todas las cosas hasta a veces nos rebasa la
informtica.
El profesional archivero debe prepararse para seguir siendo con mayor ahnco el
puente entre lo fsico (archivo y documentos en papel) y lo electrnico (virtual).
Esto nos debe fortalecer aunando conceptos y aportando ideas entre colegas, para
nunca claudicar ni abandonar nuestro objetivo como es el de conservar la
documentacin en cualquier archivo que se encuentren trabajando sea este
pblico o privado y teniendo cualquier especificidad.
Pero s nos exige evolucionar,

cambiar nuestro proceder, perfeccionarnos,

incorporar nuevos conocimientos como lo es la alfabetizacin de la informacin y el

porque incorporarla a la archivologa. Si bien vemos no todas las organizaciones
tienen incorporado archivo en sus organigramas, hay quienes incorporan
profesionales archiveros para la gestin administrativa, porque reconocen en l, el
valor documental que posee la profesin.
No podemos eludir el compromiso creemos que los archivos tienen un papel
esencial y nico en el procesamiento y difusin de la informacin, que el servicio al
ciudadano es el punto mximo en los nuevos archivos de esta poca.

No debemos perder el eje de poseer normas legales, que exista una legislacin
que ampare todos los archivos sean estos pblicos o privados, concientizar a las
autoridades que es el nico medio colectivo de la gente, que la experiencia nos
permite comprender el pasado y preparar con una mirada heterognea el futuro.
Los Archivos constituyen Patrimonio, Memoria, Identidad y aportan conocimientos,
testimonios que evidencian la experiencia humana, el fin es recopilar, defender y
propagar el patrimonio documental.
El archivo ha transformado paulatinamente sus actividades de servicio a la
investigacin, y ha comenzado a desdoblar tareas cada vez ms afectadas con la
educacin, la cultura, la proteccin del patrimonio documental y la promocin
cultural hacia la comunidad, adecuando sus servicios a las exigencias de los
tiempos actuales.

BIBLIOGRAFA
Cervantes, G.D. (2008). Los Documentos Especiales en el Contexto de la
Archivstica. Mxico: Edicin electrnica y portada.
Consejo Internacional de Archivos. (2005). Documentos Electrnicos: Manual para
Archiveros. France: Secretaria General Tcnica.
Heredia Herrera, A. (1991). Archivistica General Teora y Prctica. Sevilla:
Diputacin Provincial de Sevilla.
Normas IRAM. Recuperadas el 30 de mayo de 2014. De http://www.iram.org.ar/
Norma Argentina. Sistema de gestin de calidad (2008). Requisitos. Recuperadas
El 30 de mayo de 2014 de IRAM-ISO 9001:2008 Ceprocor.