PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN Los principios de la administración son los criterios necesarios para identificar y agrupar el trabajo que debe

hacerse en la organización. Fueron creados por Henry Fayol. Además, son necesarios para definir y establecer las relaciones interpersonales con el fin de hacer cooperativo el trabajo de las personas que la componen. En razón de ello se determinan las actividades específicas que son necesarias para alcanzar los objetivos que prevé la organización y se asignan tareas a los individuos. Los principios de la administración son los siguientes: autoridad, delegación, responsabilidad, división del trabajo, unidad de mando, tramo de control, cadena de mando, unidad de objetivos, eficiencia y definición funcional. Es importante destacar que estos dependen del autor.

Autoridad La autoridad es el derecho que tiene un jefe para requerir que un subordinado realice una tarea, con el fin de lograr los objetivos de la organización. Se refiere a decidir y a ejercer el mando. La autoridad puede ser delegada, es decir, se puede transferir ese derecho a otra persona por un tiempo y/o en una situación determinada. La autoridad es de origen legal (significa que es inherente al cargo ocupado) e implica la posibilidad de sancionar a quien no la respete. Otorga el derecho que tiene el jefe de dirigir a los subordinados en las tareas y exigirles un desempeño satisfactorio en función de las tareas asignadas. En la medida en que un jefe sea capaz de hacer valer sus derechos, poseerá poder. Si entendemos al poder como la capacidad de influir sobre el comportamiento del otro de acuerdo con el propio deseo, se puede decir que la autoridad es "el poder legitimado", es decir que esta capacidad está amparada por la ley de la organización, expresada a través de las normativas y del manual de funciones de la organización.

Delegación La autoridad y el poder pueden ser delegados, es decir que un jefe le puede otorgar a un subordinado la autoridad necesaria para realizar su tarea. La delegación hace posible la organización del trabajo, pues se transfiere la posibilidad de efectuar mayor cantidad u otras tareas a las que habitualmente hace una persona de acuerdo con una necesidad organizacional. Este es un proceso que se produce en dos direcciones, ya que debe ser percibida y entendida como útil y necesaria tanto por quien transfiere como por quien recibe esas nuevas responsabilidades. Esto es importante de destacar pues si quien recibe las nuevas tareas no las valora como importantes para la consecución de los objetivos, asumirá que sólo han "aumentado su carga de trabajo". El proceso completo de delegación implica: a) determinación de los resultados esperados; b) asignación de tareas; c) transferencia de la autoridad para llevar a cabo esas tareas; d) asignación y exigencia de la responsabilidad derivada de la ejecución de la tarea.

División del trabajo La división del trabajo consiste en dividir y agrupar las actividades de una organización para que contribuyan al logro de los objetivos. pues sus actos (y sus consecuencias) involucran a mayor cantidad de gente en la organización. una persona debe recibir órdenes de un único jefe. y es un paso necesario para conformar la estructura de la organización. mayor responsabilidad. en un sentido práctico. Unidad de mando La unidad de mando implica que para la ejecución de un acto cualquiera. Por tal razón. Cada subordinado debe ser responsable ante un superior. Este principio tiene dos sentidos: en un sentido clásico -que se ajusta al principio de Fayol-. Lo que ocurre es que hay diferencias según las jerarquías: a mayor jerarquía. se crea un compromiso personal ante sí mismo de cumplir de la mejor manera sus obligaciones. Tramo de control . es decir. sea técnica o de dirección. en tanto que el cambio de ocupación o de tarea implica un esfuerzo de adaptación que disminuye el rendimiento. Se supone que todas las personas que componen una organización tienen responsabilidad. es necesario que exista una autoridad final que pueda dirimir y resolver un conflicto provocado por órdenes contradictorias dadas por distintos jefes subalternos. La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo. La especialización en una función. que requieren el desarrollo de determinadas habilidades. sin perder tiempo ni recursos económicos. la unidad de mando ayuda a organizar mejor el sistema jerárquico y estructural para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. La responsabilidad también es un aspecto subjetivo de la persona cuando ésta la asume. existe el derecho por parte de éste de pedir rendición de cuentas a la persona a quien asignó una tarea. que generan un aprendizaje específico y que individualiza la acción de cada especialista. La separación de tareas determina que cada individuo se especialice en una tarea o en un conjunto de tareas específicas. permite adquirir una habilidad y una seguridad que mejoran el rendimiento. La responsabilidad total de un jefe en una tarea determinada no puede ser delegada.Responsabilidad La responsabilidad es el deber que tiene una persona de cumplir con las tareas encomendadas. Asimismo. un subordinado sólo puede tener un único jefe para evitar las confusión de órdenes. Es el deber de rendir cuentas a un superior por el trabajo asignado.

mejoran las comunicaciones y se dificulta el control. la velocidad de los cambios en la organización. Cada titular de un puesto es responsable ante un superior. debe existir un límite en el número de personas o unidades a controlar. rápidas y efectivas. la cantidad de contactos que se pueda tener con el personal. cuando el número de dependientes es bajo para cada jefe. crece el número de niveles jerárquicos. Un tramo de control reducido permite una supervisión y un control estrechos y comunicaciones rápidas.El tramo de control implica verificar que las actividades se realicen de acuerdo con el programa establecido. o sea. Puede influir no sólo en la posibilidad del ejercicio del control. Este principio tiene mucha importancia en el diseño y la conducta de la organización. pasando por todos los grados de la jerarquía. Para que el control sea efectivo. Hay tres posibles consecuencias de la aplicación de este principio: ■ Cuando aumenta la cantidad de dependientes a cargo de un jefe se reducen los niveles jerárquicos. dependerá de cada situación. se debe delegar. el mejor número para controlar y supervisar. Se trata de buscar la mejor forma de dividir las tareas y las responsabilidades. Unidad de objetivos . ■ En el caso de aplicarse este principio en forma equilibrada. sino también en la velocidad de las comunicaciones y la información. se resuelven los problemas de comunicación y control. y el resultado de esto es la aparición de los niveles jerárquicos en una organización. la claridad de las políticas. las normas y la calidad de la delegación de la organización. Cadena de mando La cadena de mando es el conjunto interconectado y continuo de relaciones de dependencia que se extiende desde el máximo nivel de la organización hasta su base. pues impediría que las comunicaciones en las organizaciones sean dinámicas. en tanto que un tramo de control amplio exige políticas claras y delegación para poder alcanzar a todos. las comunicaciones que parten de la autoridad superior o las que le son dirigidas". este principio tan rígidamente establecido por Fayol no se cumple. del grado de capacitación que presente el personal. Según Henry Fayol. El tramo ideal. Cuando se pasa el límite de subordinados que una persona pueda supervisar eficazmente. "la vía jerárquica es el camino que siguen. Se aplica a cosas. La cadena de mando se refiere a que debe existir una línea claramen-te definida entre la autoridad máxima y cada una de las posiciones subordinadas en la estructura de la organización. En cambio. Este principio se conecta con el de autoridad y proporciona a un superior una línea de mando sobre su subordinado. Para ello se debe establecer el número de personas o unidades que puede supervisar un jefe. es decir. En la práctica. personas y operaciones. lo que dificulta las comunicaciones pero mejora el control.

puesto que ello puede acarrear un aumento de costos que no lo justifique. si no está de acuerdo o no comparte los mismos objetivos. o que constituyen acepciones más restringidas de ésta. es función de la administración conciliarlos. es decir. . El interés de una persona no debe prevalecer sobre el interés de la organización". Por eso. en todo caso. es muy importante que la gente conozca cuáles son los objetivos organizacionales para que ellos guíen su gestión dentro de la organización. Desde esta perspectiva. En la terminología de uso industrial. Eficiencia Los objetivos organizacionales deben alcanzarse con el mínimo de costos y consecuencias no deseadas. departamento. La consecuencia será que se deberán diferenciar las distintas funciones y tendrán que ser divididas hasta el grado exigido por el desarrollo y el crecimiento de la organización. téngase la definición planteada como válida para cualquiera de estas situaciones. Cuando ambos son diferentes. ■ Eficiencia suele utilizarse para denotar la del recurso mano de obra (operarios y/o empleados). que ocupe el puesto más conveniente. ■ Rendimiento es la eficiencia del recurso máquina (maquinaria que se utiliza para la transformación de insumos en productos). no implica necesariamente alcanzar el óptimo resultado. división y puesto de trabajo sea definido de manera clara en relación con las actividades que debe realizar. Fayol denomina a este principio como el de "subordinación del interés particular al interés general" y afirma que "en cualquier grupo. ■ Aprovechamiento es la eficiencia del recurso materia prima (insumos para la fabricación de productos). Sin importar el nivel en el que se ubique cada individuo.La unidad de objetivos implica que en el sistema organización cada uno de los sectores (subsistemas) y de las personas debe contribuir a que se alcancen los objetivos de la organización. Es necesario que se reserve un lugar específico para cada persona y que cada persona este en el lugar que le ha sido asignado. De todos modos. Este proceso se denomina funcionalización. Es decir que la eficiencia es alcanzar los mejores resultados al menor costo posible. existen conceptos asociados al de eficiencia. Definición funcional El principio de definición funcional exige que cada área. O. pueda tener la posibilidad de irse de ella. la eficiencia supone la mejor utilización de los recursos disponibles en la organización. el interés de éste debe sobreponerse al interés de los individuos. el grado de delegación y las relaciones de autoridad establecidas.

De tal modo. esta unicidad no depende solamente de configurar buenas estructuras organizacionales. La unidad de dirección implica que para cada función de la organización exista una planificación única. en el mundo social como en el mundo animal. las finanzas quedarían. Recordando lo ya establecido por Fayol. Este punto lo analizaremos en el capitulo “Coordinación”. quedando de esta manera bien delimitada la responsabilidad de cada función. La unidad de dirección de crea mediante una buena constitución del cuerpo social. sino que depende principalmente de cómo el elemento humano ejerza el mando conferido a cada una de las jerarquías. “la unidad de mando depende del funcionamiento del personal". su selección. sus programas de capacitación. la unidad de mando depende del funcionamiento del personal" Vemos aquí la importancia que tiene para Fayol la inclusión de la coordinación como uno de los elementos del proceso administrativo. un solo programa) con Unidad de mando (un agente no debe recibir órdenes sino de un solo jefe).. cuya autoridad y responsabilidad deban estar a cargo de un órgano bien definido. estratégica. la cual incluso. por defecto. “La unidad de mando no puede existir sin la unidad de dirección.. O lo que es más común. forma parte de los componentes más importantes de un nuevo enfoque de la ciencia de la administración: las organizaciones vistas como sistemas. No vale la pena de que viva. los valores y la cultura organizacional. un monstruo. pero no deriva de ésta". y de la convergencia de esfuerzos. Es decir que al departamentalizar la empresa se deben identificar claramente las funciones. de la coordinación de fuerzas. Es necesario no confundir Unidad de dirección (un solo jefe.por entender estos autores que la coordinación es sinónimo de administración. queda aquí demostrado uno de los aspectos de la especificidad importante que tiene para Fayol la coordinación. .UNIDAD DE DIRECCIÓN “Este principio puede expresarse así: un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin" Henri Fayol “Es esta la condición necesaria de la unidad de acción. en la actualidad. establecer a quién se le asignan las mismas delegando específicamente la autoridad correspondiente. “la unidad de dirección se crea mediante una buena constitución del cuerpo social". Por eso. pero igualmente dañino: que la organización no tenga una política firme y bien definida respecto a sus recursos humanos. siguiendo el orden de presentación del autor. que deba abarcar a todos y cada uno de sus empleados. dispersas y a merced de la voluntad de diversos actores. Un cuerpo de dos cabezas es. Puede fácilmente el lector comprender los perjuicios que implicaría el no tener bien definido quién administrará las finanzas de la empresa. Si bien existe una tendencia a no incluir a la coordinación dentro de dicho proceso -cuyos orígenes se remontan a antiguas versiones de la obra de Koontz y O´Donnell. Por otra parte.

La unidad de mando es. empezando por el lugar de trabajo (gemba) que representa el lugar donde se lleva a cabo la acción de producir. cuyo objetivo es mejorar la vida de los operarios liberándolos de las tareas repetitivas. constituye la función operacional requerida para lograr el éxito. mediante una mejora continua y sostenida basada en la eliminación del desperdicio (muda). La meta del sistema es eliminar los desperdicios (muda). requiere unidad de mando y unidad de esfuerzo. significa todo lo que no añada valor al producto. Desarrollando estas teorías nos encontramos el toyotismo: ¿Qué es el toyotismo? Es un sistema integral de producción y gestión surgido en la empresa automotriz japonesa del mismo nombre. es decir. con alguno queda mal”. A todos los niveles de la guerra. como nacen los conceptos de jidoka (automatización) y poka-yoke (a prueba de fallas) que. coordinación y cooperación". los cuales pueden clasificarse en los siguientes siete tipos: Artículos defectuosos Exceso de producción Costos innecesarios de transporte Tiempo de espera Inventarios Movimientos innecesarios Procesos innecesarios ¿Qué implica la filosofía Kaisen? "Lo único que una empresa puede ofrecer a sus clientes es la calidad". todo lo que quita o impide la eficiencia de la organización. en este contexto. Para cada función debe existir un solo superior inmediato. que con el tiempo se convirtió en Toyota Motor Company. Se trata de un asunto de organización”. basándose en este invento y en innovaciones subsiguientes. incluso por el propio titular. Muda significa desperdicio o despilfarro. . Unidad de Mando: Para cada objetivo. cuyos efectos deseados son la instauración de un "propósito y dirección comunes por medio de la unidad de mando. Principio militar del ejército de EEUU. Como filosofía de trabajo. en japonés. La unidad de mando significa que todas las fuerzas estén bajo un único comandante responsable de ellas. con esta metodología. Es un ejemplo clásico de la filosofía Kaisen de mejora en la productividad. La unidad de esfuerzos. al diseñarse la organización de una institución o dependencia debe dejarse bien claro quién será el superior inmediato de cada empleado y siempre deberá respetarse esa cadena de mando. En función de lo anterior. La familia Toyota. fundó una empresa textil en Nagoya. por tanto. el toyotismo tiene su origen en la industria textil y en particular en la creación de un telar automático. la forma preferida para lograr la coordinación y control. crean lo que se ha llamado sistema de producción Toyota. hay que buscar la unidad de mando y la unidad en el esfuerzo. Es. Japón. el empleo de las fuerzas militares de un modo que amase el poder de combate hacia un objetivo común.UNIDAD DE MANDO: BASE PARA UNA ORGANIZACION EFICIENTE “Manejar a muchos generalmente es lo mismo que manejar a pocos. Este lineamiento recoge el adagio popular que reza: “El que a dos jefes sirve. Requiere un único comandante con la autoridad necesaria para dirigir a todas las fuerzas en la búsqueda de un propósito unificado. junto a conceptos posteriores como just in time (justo a tiempo) y muda (desperdicio). Sun Tzu. Calidad.

Se basan en las aportaciones de gerentes de nivel medio para determinar en qué dirección se dirige la empresa y si los cambios deben hacerse. Gerentes de nivel medio son por lo general los gerentes de operaciones o gerentes generales. Una jerarquía también le permite a toda la organización sabe quién está a cargo. la presupuestación. directores financieros y otros líderes principales responsables del desarrollo de la visión de la empresa y tomar las decisiones ejecutivas que afectan el futuro de la organización. En primer lugar los gerentes de nivel. como un artículo por el Instituto de Estudios sobre el Empleo sugiere. a menudo sirviendo como supervisores o gerentes comerciales. o mandos intermedios. se encuentran en la parte inferior de la jerarquía directiva. Sus tareas incluyen a menudo la programación. Gerentes de alto nivel son los altos ejecutivos de una empresa. creando un entorno corporativo específico que ayuda a los responsables de la organización que funcione mejor. Por ejemplo. Tener una jerarquía de gestión en el lugar puede tener ventajas significativas. Por ejemplo. las actividades de recursos humanos y medidas disciplinarias. la eliminación de algunos puestos de dirección puede resultar en ahorros de costos. Están en contacto con los empleados que no pertenecen. Ellos sirven como intermediarios entre los gerentes de nivel inferior y el más alto nivel dentro de la jerarquía de gestión. la desjerarquización estas jerarquías también puede tener algunas ventajas significativas que las empresas han comenzado a reconocer. pero también puede eliminar las barreras para el progreso y el crecimiento. En la mayoría de las organizaciones. Gerentes de nivel medio. Gerentes de alto nivel por lo general incluyen los directores ejecutivos. tales como la falta de comunicación o la lentitud a la acción a menudo se muestra por las organizaciones con estructuras burocráticas. o en otras capacidades que implican operaciones del día a día del negocio. Sin embargo. los directivos tienen diferentes niveles de poder y responsabilidad. Estos administradores todavía puede ser involucrada en las operaciones de la compañía al día. pero a menudo dependen de la entrada del primer nivel de los directivos. pero también puede servir como gerentes regionales. . Los gerentes de las grandes organizaciones tienen funciones específicas que cumplir dentro de la jerarquía de gestión. son un paso por encima de los gerentes de primer nivel. una jerarquía proporciona la estructura de la organización que pueden filtrarse en toda la organización en su conjunto. a veces llamados gerentes de nivel inferior.¿Cuáles son los tres niveles de jerarquía de los administradores? Los gerentes son los líderes que juegan un papel integral en las organizaciones para las que trabajan. esta jerarquía se compone de tres niveles de primaria. Dentro de esta jerarquía.

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