Esta guía permite garantizar a nuestros clientes encontrar la información de una

forma ágil y segura de todos los soportes documentales que la empresa ALICRO
SAS ha desarrollado durante la asesoría de la implementación del sistema, cuenta
con la integración del Sistema de vigilancia epidemiológico del riesgo psicosocial
SVE.
Las carpetas físicas y electrónicas deben manejar un orden similar, en caso de
que la empresa exija otra forma de archivar debe socializar este proceso y llegar a
un acuerdo siempre en beneficio de nuestro cliente.

Se da inicio a crear las carpetas del Sistema de Gestión en Seguridad y

Salud en el Trabajo.

Dentro de estas carpetas se crearán subcarpetas que contendrán todos los

documentos acordes al ciclo P-H-V-A, como se muestra a continuación:
  Diagnóstico Inicial del SGSST
 Licencias de profesionales, crear una carpeta donde se archiven las
licencias de los profesionales inactivos.
 Reglamento de higiene y seguridad y salud en el trabajo.
 Manual del SG-SST
 Contexto de la Organización (Misión, visión, organigrama, partes
interesadas)

 El acta de nombramiento para la implementación y ejecución del sistema del

Líder.
 El acta de nombramiento para la implementación y ejecución del sistema de
ALICRO SAS.

 Documento con las responsabilidades en Seguridad y Salud en el Trabajo,

 Soporte de la divulgación.
 Perfil de cargo de responsable interno y externo.
 Evaluación de desempeño.

 Presupuesto
 Carta aprobación del presupuesto.
 Informe final de la suficiencia de los recursos.

 Listado de los recursos para el apoyo al sistema (Inventario de extintores,

botiquín, sistema de alerta y alarma, iluminarias de emergencias entre otras).

 Soporte documental con la asignación de los recursos humanos.



Afiliación a contratistas (verificar cada 3 meses)
 Certificado de verificación de la seguridad social.
 Procedimiento en afiliación al SGR.

 Afiliación al sistema general de riesgos laborales del personal realizan

actividades de alto riesgo.
 Certificado para las empresas que no aplica.






Convocatoria
 Elecciones (soportes de elecciones).
 Acta de apertura y cierre de las elecciones.
 Acta de conformación COPASST/ vigías.
 Acta de custodia dirigida a la secretaria sobre las actas.
 Procedimiento de elecciones al comité.
 Plan de trabajo anual del comité.

 Registros de asistencia.
 Informe de actividades.

 Convocatoria
 Elecciones (soportes de elecciones.
 Acta de apertura y cierre de las elecciones.
 Acta de conformación comité.
 Acta de custodia dirigida a la secretaria sobre las actas.
 Informes trimestrales de las actividades.
 Plan de trabajo anual del comité.
 Programa de prevención del acoso laboral

 Registros de asistencia.
 Informe de actividades cuando aplique.

 Cronograma de capacitaciones
 Acta de participación y aprobación del Copasst en la revisión del plan de
capacitaciones.
 Informe de actividades, cuando palique.
 Registros de asistencia
 Certificados.
 Pruebas de conocimiento.
 Programa de capacitaciones y entrenamiento
  Presenta
ción
 Programa de inducción en SST
 Registro de asistencia.
 Prueba de conocimiento.
 Informe de actividades.

 Certificado del Líder del SG-SST

 Integrantes del COPASST
 Integrantes del Comité de convivencia.
 Brigada.
 Gerente.

 Documento firmado por el representante legal.

 Acta de revisión de la política
 Integrar la política de SST
 Políticas de alcohol y sustancias psicoactivas
 Soporte de divulgación de las políticas

 Objetivos en formato Excel

 Carta de aprobación
 Carta de seguimiento a los indicadores.
 Seguimiento

 Plan de trabajo en Excel

 Carta de aprobación al plan de trabajo.

 Procedimiento Control de documentos y registros- Word

 Listado maestro Excel
 Formatos
 Documentos inactivos.

 Informe de rendición de cuentas del COPASST/ Vigía SST

 Informe de rendición de cuentas del comité de convivencia.
 Informe de rendición de cuentas de SST.
 Informe de rendición de cuentas de los colaboradores.
 Informe de rendición de cuentas de la brigada de emergencias.

 Procedimiento de identificación de los requisitos legales

 Matriz Legal actualizada (electrónica),
 Carta de seguimiento de cumplimiento a los requisitos.
 Evidencia de comunicaciones Internas y Externas.
 Procedimiento de comunicaciones internas y externas
 Necesidades y expectativas de los trabajadores y otras partes interesadas.
 Reporte de condiciones de seguridad y de salud.
 Comunicaciones de infracciones, comparendos
 Matriz de comunicaciones.

 Procedimiento de compras (procedimiento con el fin de garantizar que se

identifiquen y evalúen en las especificaciones relativas a las compras o
adquisiciones de productos y servicios).

 Procedimiento/ Manual de contratistas.

 Requerimientos para la selección y contratación.
 Verificación del SG-SST del contratista.
 Evidencias de formación (peligros y riesgos, inducción, EPP, etc)
 Controles para peligros y riesgos al ejecutar la tarea.
 Evaluación de proveedores y contratistas.

 Procedimiento de Gestión del cambio.

 Formato de gestión del cambio.
 Matriz de cambios. (Electrónica)
 Encuesta de SST
 Informe
 Matriz electrónica

 Programas de promoción y prevención.

 Plan de acción del SVE riesgo psicosocial, este se divide en:
- Individual (Intervenciones individuales, Informes o
acompañamientos, mediciones individuales)
- Organizacional (Informe clima laboral, Satisfacción laboral o
cultura organizacional)
 Evidencia de desarrollo de las actividades.
 Programas de vigilancia epidemiológica de los trabajadores.
 SVE riesgo psicosocial:
- SVE de riesgo psicosocial y anexos (documentación).
- Flujograma del SVE.
- Formato de registro (soporte de gestión del SVE).
- Actualizaciones.

 Grupo de exposición similar (GES).

 Certificado del Médico.
 Documento del profesiograma, Incluir exámenes de laboratorio (pruebas
de alcohol y drogas. opcional)
 Conceptos de aptitud medica de Ingreso- Periódicos- retiro
 Procedimiento
 Evidencias de comunicación a los trabajadores de los resultados de las
evaluaciones.

 Carta de certificación de la custodia de las historias clínicas.

 Licencia de los médicos.
 Licencia del centro médico.
 Certificado calibración de los equipos.

 Evidencias de cumplimiento de las restricciones a los trabajadores.

 Soportes de acciones que se requieran en materia de la reubicación.
 Comunicados de calificación de invalidez.
 Seguimiento a casos médicos.
 Matriz de seguimiento a casos médicos.

 Programas de promoción de estilos saludables, incluir prevención de la

salud mental
 Registro de actividades.
 Programa de prevención del consumo de alcohol, tabaco y sustancias
psicoactivas.
 Evidencias de implementación
  Registro fotográfico donde evidencie suministro permanente de agua
potable.
 Programa de ahorro y uso eficiente de agua y energía.

 Programa manejo de residuos sólidos.

 Registros de gestión

(AT- Accidentes de trabajo, IN- Incidentes, EL- enfermedad laboral)

 Reporte de AT y EL a la ARL y EPS
 Reporte de AT graves y mortales a la dirección territorial.
 Procedimiento de reporte.

 Procedimiento de Investigación de accidentes con todos los anexos.

 Investigación de AT, EL e incidentes con todos los anexos,
 Remisión de la investigación de AT / Mortal a la ARL
 Lección Aprendida y registro de publicación.
 Procedimiento
 Metodología de riesgos
 Soporte de participación del personal en el levantamiento de la información,
 Priorización de los riesgos con los planes de acción
 Resultados de la medición del Riesgo psicosocial, crear matriz
comparativa de los diagnósticos
 Certificado de aplicación y de custodia de las baterías.
 Hojas de vida del Psicólogo SST
- Licencia y certificado de experiencia (2 años)

 Matriz de sustancias químicas.

 Programa de sustancias químicas (si aplica)

 Informe de mediciones ambientales.

 Divulgación de las evaluaciones ambientales al COPASST/ Vigía.

 Instructivos
 ATS
 Protocolos SST riesgo psicosocial
 Evidencia de divulgación

 Inspecciones a la infraestructura.
 Inspecciones de los puestos de trabajo.
 (Evidenciar la participación del COPASST).
 Observación del comportamiento.
 Inspecciones a recursos de emergencias.

 R
e
gistro de entrega de EPP.
 Evidencia de cumplimiento de los contratistas.
 Matriz de elementos de protección personal.
 Hoja de vida de los elementos de protección personal, fichas de seguridad y
certificados.
 Hoja de vida de los vehículos propios y de los contratistas.

 Programa de mantenimientos
 Plan General.
 Planes locales.
 Planos de evacuación
 Registro de divulgación
 Informes de Simulacros.

 Inscripción de brigadistas.
 Documento de conformación brigada.
 Cronograma de capacitaciones.
 Registros de asistencia.
 Soporte de entrega de la dotación.

 Medición de Indicadores de Estructura, proceso y resultado (Medición de

severidad, frecuencia, mortalidad, Prevalencia, incidencia, Ausentismo y
caracterización de AT).
 Indicadores estructura, proceso y resultado
 Informe de seguimiento a los indicares
 Indicadores del SVE riesgo psicosocial
 Programa de Auditoria.
 Procedimiento de Auditoria
 Planificación de Auditoria.
 Informes de Auditoria.
 Lista de chequeo Riesgo psicosocial

 Acta de revisión por la dirección.

 Presentación
 Informe de revisión por la dirección bajo los lineamientos normativos
 Análisis de causas de las acciones
 Matriz gerencial ACPM.
 Evidencia de implementación de las acciones.
 Seguimiento y control de las acciones del riesgo psicosocial.