Manual Mix Net

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CONTABILIDAD
ARCHIVOS CONTABLES Esta opcin permite definir o editar el archivo que contiene las Cuentas Contables de la empresa. Al seleccionar esta opcin y el archivo est vaco, el recuadro de interaccin pregunta si desea ejecutar el proceso de auto codificacin de las cuentas. Para responder SI es necesario que previamente haya creado un archivo de texto con el Plan de Cuentas, o se acepte el que por omisin es presentado por el Sistema. Si responde NO aparece la ventana con la opcin Inc automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de registros. Nota: Si existe un Plan de Cuentas y se han registrado asientos en la contabilidad, el Sistema indicar en el recuadro de interaccin que existen movimientos y que no se puede ejecutar el proceso de auto codificacin. CREAR O REMPLAZAR CUENTAS CON EL AUTOCODIFICADOR: Para crear o reemplazar un Plan de Cuentas Contables el Autocodificador realice los siguientes pasos:
Utilice un editor para crear un documento con el Plan de Cuentas sin cdigo. Este texto debe contener en cada lnea el nombre de la cuenta indentada un espacio a la derecha con respecto a la cuenta de nivel superior inmediata. La ubicacin (columna) de la primera letra del nombre de la cuenta identifica el nivel de la misma. Asegrese que no hayan saltos de niveles incorrectos. Una cuenta hijo o subcuenta debe tener un (1) slo caracter de indentacin o sangra con respecto a la cuenta padre. Ejemplo: ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE Banco XXXX Banco YYYY CUENTAS POR COBRAR Clientes....
Adems de escribir los nombres de las cuentas, cuente los niveles de su catlogo y defina que tipo de mscara va a utilizar en el momento de ejecutar el proceso de autocodificacin. 1-1 Manual del Usuario
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La mscara es el formato del cdigo contable a crear y est conformada por equis (X) separadas por puntos. Cada nivel contendr tantas equis como dgitos se requiera para indicar la cantidad mxima de subcuentas del nivel y estar separado del siguiente por un punto. Ejemplo: La mscara X.XX.XX.XXXX.XXXX indica que el primer nivel tendr un mximo de nueve cuentas (una equis), el segundo y el tercero 99 (dos equis), el cuarto y el quinto 9999 cuentas (cuatro equis). La cuenta 1.02.02.0004.0002 se adapta perfectamente a esta mscara. Una vez terminado el texto, grbelo en disco Se sugiere utilizar el nombre AUTOCODE.TXT dentro del subdirectorio de la empresa a utilizar.
Inicie el Sistema y seleccione la empresa a la cual aplicar el proceso, a continuacin seleccione la opcin Contables. Conteste SI si el sistema pregunta si desea realizar el proceso de autocodificacin, aparecer el recuadro AUTOCODIFICACION, con los campos archivo y mscara. Introduzca la informacin requerida.
Una vez introducida la informacin anterior, se ejecuta el proceso de autocodificacin. El sistema generar el cdigo para cada cuenta de acuerdo al texto contenido en el archivo. Si se presenta un salto de nivel incorrecto o la indentacin no se adecua la mscara definida, el proceso ser interrumpido. En este caso el usuario deber regresar al procesador de palabras para realizar las correcciones necesarias y repetir este proceso. Al concluir el proceso de autocodificacin, el sistema preguntar si desea pasarlos al Plan de Cuentas de la empresa. Al responder SI, har la transferencia. Si existe un Plan de Cuentas, ste ser reemplazado por el nuevo.
Nota: Slo se puede realizar autocodificacin si el archivo de cuentas contables esta vaco, o cuando se quiera reemplazar un plan de cuentas donde no se haya grabado ningn asiento. 1-2 Manual del Usuario
MixNet Sugerencia: Si desea autocodificar y existen asientos contables actualizados deber pasarlos a diferidos con la opcin Copiar Asientos del men procesos, y luego eliminarlos desde de la opcin Actuales. Despus de crear el nuevo Plan de Cuentas, deber revisar cada uno de los asientos para comprobar que los movimientos de cada asiento tengan el cdigo correcto. Luego de corregirlos, podr actualizarlos en la contabilidad a travs de la opcin Grabar Diferidos del men procesos. CREAR UN PLAN DE CUENTAS CON LA VENTANA DE EDICION Para introducir un Plan de Cuentas Contable en forma manual, realice los siguientes pasos: Al seleccionar la opcin Cuentas Contables conteste NO si el Sistema pregunta si desea realizar el proceso de autocodificacin, aparecer la ventana de edicin Cuentas de Contabilidad donde se deben suministrar los siguientes datos:
Cdigo de cuenta: Acepta hasta veinte (20) posiciones de formato libre y se refiere al cdigo de la Cuenta Contable. El cdigo de una cuenta contable en MIXNET est formado por una serie de dgitos separados por puntos que identifican los niveles de totalizacin de cada cuenta. Un cdigo puede tener hasta (9) niveles separados por puntos y cada nivel puede contener tantos dgitos como quiera el mximo de subcuentas. Toda cuenta de MAYOR debe finalizar con punto, para indicar que las subcuentas que le siguen se totalizan en ella. Toda cuenta de DETALLE o MOVIMIENTO finaliza sin punto y debe pertenecer a una cuenta de MAYOR. Esta a su vez tambin puede pertenecer a una cuenta de MAYOR y as sucesivamente. Los cdigos se definen de acuerdo a los requerimientos de totalizacin por cuentas que requiera la contabilidad. Nombre de la cuenta: Acepta hasta veinticinco (25) posiciones de formato libre, y se refiere al nombre de la cuenta que corresponde al cdigo introducido. Sugerencia: Escriba el nombre de las cuentas de MAYOR en maysculas para diferenciarlas de las cuentas de Detalle o Movimiento. 1-3 Manual del Usuario
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Para introducir una cuenta seleccione la opcin Inc e introduzca el cdigo y el nombre de la misma. El Sistema pedir confirmacin de los datos al final de la inclusin. Cada cuenta que incluya ser ordenada por cdigo en forma ascendente. El informe que presenta la informacin incluida en el archivo de cuentas contables es: Plan de Cuentas. Este informe, por omisin, est ordenado por Cdigo de cuenta, el usuario tambin tiene la opcin de ordenarlo por Nombre. La opcin intervalo, permite indicar el rango de cuentas a emitir; en esta ventana se dispone de la tecla de funcin F8, la cual permite invocar el plan de cuentas y seleccionar el rango de cuentas a incluir en el informe.
PRESUPUESTO Esta opcin permite la asignacin de presupuesto a las diferentes cuentas de Detalle o Movimiento definidas en el Plan Contable. Una vez que selecciona esta opcin, se presenta una ventana donde el usuario podr hacer uso de las teclas de direccin o utilizar la opcin Bus que se encuentra en la parte inferior de la ventana, para asignar un monto a una cuenta de Movimiento. La asignacin de presupuesto tambin se puede realizar presentando el archivo en forma de columnas a travs de la opcin que lleva su nombre, que se presenta en la parte inferior de la ventana. Para proceder a la asignacin de un presupuesto, se debe hacer en forma de modificacin, es decir, una vez ubicada la cuenta se debe seleccionar la opcin Mod, a continuacin se debe incluir el monto del presupuesto en el (los) mes (es) que se desee, al final ser mostrado el total anual; posteriormente se debe conformar la inclusin de esta informacin.
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Nota: No se puede presupuestar una cuenta de MAYOR; stas slo muestran los totales por mes y el total general de acuerdo a los importes introducidos en las cuentas de Detalle. Cuando el archivo de las cuentas es presentado en forma de columnas, el usuario puede hacer uso de las teclas de direccin para ubicar la cuenta y a continuacin presionar M para proceder a la asignacin del presupuesto. Se puede observar que a medida que asignan presupuestos, las cuentas de MAYOR se van totalizando. El informe que presenta la informacin incluida en este archivo es: Presupuesto; el mismo se presenta, por omisin, ordenado por cdigo de cuenta, la opcin intervalo, permite seleccionar el rango de cuentas a incluir en el reporte. En esta opcin se dispone de la tecla de funcin F8 para invocar el Plan de Cuentas y hacer la seleccin. Tambin se presenta la opcin Seleccin, la cual permite hacer una seleccin manual de las cuentas a incluir en el Informe. La opcin criterio permite indicar los meses a evaluar en el informe, e indicar a dems si desea incluir las cuentas Mayor. Cuando se emite el informe, ste, presenta una por una las cuentas presupuestadas, los meses en los cuales se asign presupuesto, el monto de estos, el saldo de la cuenta y la diferencia entre el presupuesto y el saldo de las mismas.
BALANCES 1-5 Manual del Usuario
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Balance General Estado de la situacin financiera de cualquiera unidad econmica, que muestra en un momento determinado el activo, al costo, al costo depreciado; el pasivo y el capital neto de dicha unidad econmica. El contenido mnimo generalmente reconocido de un balance general puede resumirse en activo circulante por orden de liquidez relativa , efectivo en caja, inversiones temporales, cuentas y efectos por cobrar, inventarios y gastos pagados por anticipado, activo fijo, pasivo circulante, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital neto o capital contable que se divide en capital pagado y supervit ganado. Estado de Ganancias y Perdidas Resumen de los ingresos o productos y de los gastos de una unidad contable , o de un grupo de estas unidades abarcando un perodo especificado a una fecha, el contenido mnimo generalmente reconocido de un estado de ingreso o resultados o perdidas y ganancias puede resumirse en: ingresos, costo de venta, utilidad ruta y gastos generales de operacin . Esta opcin permite definir el Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas cuando el Plan Contable sobrepasa del nivel cinco, donde 1 es el activo, 2 pasivo, 3 capital, 4 ingresos y 5 costos/gastos o egresos. La opcin Balances tambin puede ser utilizada para definir cualquier balance en especial, como puede ser una consolidacin de empresas u otro tipo de balance que se desee. Para proceder a la inclusin de un balance, el usuario debe suministrar los siguientes datos.
En la primera parte o encabezado de esta ventana, se debe incluir:
MixNet Cdigo: Campo en el cual se debe incluir el cdigo que identificar el balance a definir. Acepta hasta tres posiciones de formato libre. Ttulo: Campo en el cual se debe incluir el nombre o descripcin del balance. Acepta hasta cincuenta posiciones de formato libre. Una vez incluidos los datos anteriores, se debe introducir la siguiente informacin: Niv: En este campo se debe indicar el nivel de la cuenta a incluir en la definicin que se va a realizar, es decir, 1,2, etc. Cia: Campo en el cual se debe indicar el cdigo de la empresa a la cual pertenece la cuenta que se va a incluir en el Balance. Cuando en este campo se introduce un cdigo errado, es presentada la ventana que contiene las diferentes empresas, de donde se debe seleccionar la que corresponda con la definicin que est realizando. Cuando este campo no contiene informacin, quiere decir que se trata de un ttulo, es decir, dicho campo es utilizado para titular o hacer una descripcin en la definicin que se est realizando. Cdigo: Campo para incluir el cdigo de la cuenta contable. Se dispone la tecla de funcin F8 para invocar el plan de cuentas y seleccionar la cuenta que se va a incluir en la definicin. Nombre: Acepta hasta treinta y ocho (38) posiciones de formato libre para indicar un nombre o descripcin al rengln del Balance o definicin que realice. Sgn: Campo para indicar si la cuenta incluida en la definicin es de saldo acreedor o deudor. Si este campo es dejado en blanco, el Sistema asume la naturaleza de la cuenta. Tambin se utiliza para cambiar una cuenta que es positiva a negativa o viceversa. Imp: Este campo tiene dos opciones: T = Totalizar y N = No ramificar. Luego de la inclusin de cada rengln en el Balance, el Sistema solicitar la conformacin de los datos. De igual forma cuando se termina con la definicin del mismo. Los informes a travs de los cuales se obtiene la informacin incluida en el archivo maestro de balances son: Balance General y Estado de Ganancias y Prdidas. Balance General Presenta a su vez, dos opciones: Segn definicin de balance y segn plan de cuentas.
MixNet El orden de estos informes viene dado, por omisin, por cdigo de cuenta. Cuando el informe es segn definicin de balance, se dispone de la opcin criterio, donde el usuario podr indicar el cdigo de la cuenta balance que desea emitir, as como tambin a qu fecha y los niveles que sern incluidos en el informe. Cuando el informe es segn plan de cuentas, a travs de la opcin criterio, el usuario podr indicar la fecha a la cual ser emitido el balance, as como tambin se debe indicar el cdigo contable de la cuenta de mayor correspondiente al activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gastos, ord. activo y ord. Pasivo. Posteriormente se deber indicar la va por la cual ser enviado el informe, es decir, ventana, pantalla, impresora o archivo. Estado de Ganancias y Prdidas Presenta a su vez, dos opciones: Segn definicin de balance y segn plan de cuentas. El orden de estos informes viene dado, por omisin, por cdigo de cuenta. Cuando el informe es segn definicin de balance, se dispone de la opcin criterio, donde el usuario podr indicar el cdigo de la cuenta balance que desea emitir, as como tambin a qu fecha y los niveles que sern incluidos en el informe. Cuando el informe es segn plan de cuentas, a travs de la opcin criterio, el usuario podr indicar el rango de fecha en el cual ser emitido el edo. de ganancias y prdidas, as como tambin se debe indicar el cdigo contable de la cuenta de mayor correspondiente a los ingresos y egresos. Tambin se dispone del informe Cuentas Balances, donde el usuario obtiene una informacin a grandes razgos de las cuentas que han sido definidas. El orden de este informe viene dado, por omisin, por el cdigo del balance. La opcin intervalo permite seleccionar el rango de cuentas a incluir en el informe. Tambin se puede hacer uso de la opcin seleccin, que permite la seleccin manual de los registros a incluir en el reporte. Posteriormente se deber indicar la va por la cual ser enviado el informe, es decir, ventana, pantalla, impresora o archivo.
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ASIENTOS ASIENTOS DIFERIDOS Permite la inclusin y edicin de comprobantes que pueden ser almacenados sin afectar la Contabilidad, con diferencia en el saldo, es decir, pueden ser grabados an estando descuadrados. Los mismos pueden ser generados con el proceso Contabilizar, previamente definidas las Reglas de Integracin. Estos asientos sirven como borrador y luego pueden ser actualizados mediante las opcin Grabar Diferidos del men Procesos. Para la inclusin de un asiento diferidos dividiremos el procedimiento en dos partes: encabezado y cuerpo del asiento.
En el encabezado, se deben suministrar los datos referidos a: Fecha, nmero y descripcin del asiento. El nombre de la cuenta es presentado una vez que sta es seleccionada del Plan Contable. En el cuerpo, se incluirn los renglones que formarn parte del asiento, dicha informacin es la siguiente: Cdigo: Campo en el cual se debe incluir el cdigo de la cuenta contable; dicha cuenta puede ser seleccionada una vez que se presenta la ventana del Plan de Cuentas a travs de la tecla de funcin F8 o, dejando el campo vaco y presionando Enter. Desde la misma edicin del asiento, el usuario podr crear las cuentas contables si as lo desea.
MixNet Nota: Se puede incluir el cdigo de la cuenta sin el punto separador, el Sistema se encarga de hacerlo por usted. Referencia: Campo en cual se debe incluir el nmero de referencia que identifica dicho rengln. Concepto del Movimiento: Campo para indicar el concepto o descripcin del rengln. En este campo es de especial utilidad la tecla de funcin F4=Abreviaturas; por medio de stas, el usuario podr ahorrarse tiempo al momento de la transcripcin de campos de este tipo, ya que slo con unos pocos caracteres, se puede definir un contenido que use con frecuencia. La ventana de abreviaturas puede ser invocada desde cualquier parte del Sistema. Importe: Campo en el cual se debe introducir el monto del movimiento que se est registrando. A medida que se incluyen movimientos en el cuerpo del asiento, en la parte inferior se van realizando los clculos referentes al Debe, Haber y Saldo. Como se mencion anteriormente, estos asientos a diferencia de los asientos actuales, pueden ser almacenados con diferencias en el saldo. El reporte que presenta la informacin registrada en el archivo maestro es: Asientos Diferidos. Este informe se presenta, por omisin, ordenado por fecha y asiento. A travs de la opcin intervalo, se podr indicar el rango de fechas que se desea presentar en el informe. En esta opcin, el usuario dispone de la tecla de funcin F8, para seleccionar el rango de fechas a involucrar en el reporte. La opcin criterio permite indicar el rango de asientos que sern presentados en el informe o, listar determinados asientos que tengan cierta descripcin. La opcin seleccin permite hacer una seleccin manual del rango de registros a emitir. ASIENTOS ACTUALES A diferencia de los asientos diferidos, stos, una vez que son almacenados, afectan los saldos de las cuentas involucradas en el asiento y pueden ser generados con el proceso Grabar Diferidos.
MixNet La inclusin de estos asientos se realiza de la misma manera como se incluyen los asientos diferidos, donde primero, se deben incluir los datos correspondientes al encabezado y posteriormente los renglones que formarn parte del asiento, donde las cuentas incluidas en el mismo solamente pueden ser cuentas de movimientos, de hecho el sistema hace la advertencia, cuando es seleccionada una cuenta de mayor.
Cuando se estn incluyendo renglones en el cuerpo del asiento, el usuario dispone de la tecla de funcin F8 para invocar el plan de cuentas y seleccionar de ste la cuenta de detalle a incluir en el asiento. A medida que se incluyen renglones, el Sistema va realizando los clculos referentes al Debe, Haber y Saldo. El usuario debe tener siempre en cuenta que para proceder a almacenar el asiento, ste no debe tener diferencia en su saldo. Dicha advertencia la hace cuando se trata de almacenar un asiento descuadrado. De continuar con la edicin del asiento se debe saldar, de forma contraria, se regresa al encabezado del asiento, donde se debe decidir si sigue o no con la edicin del mismo. Recomendacin: Incluya primero los asientos a travs de la opcin Asientos Diferidos, cuando se est seguro de que la informacin suministrada es correcta y el saldo del asiento sea cero, proceda a ejecutar el proceso Grabar Diferidos para que se afecten las cuentas del plan contable. Una vez incluidos los asientos actuales, el usuario podr obtener toda esa informacin a travs de los siguientes informes: (Todos los reportes de Contabilidad pueden ser emitidos en dlares ($)) Asientos Actuales Emite un informe con los asientos que previamente han sido incluidos. Este informe viene ordenado, por omisin por fecha y asiento. La opcin intervalo permite seleccionar el rango de fechas a incluir en el informe. 1-11 Manual del Usuario
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La alternativa criterio, permite filtrar los asientos con determinadas caractersticas, donde dependiendo del rango de fechas, se puede indicar que asientos y con qu caractersticas se desean imprimir. Saldos por Mes Emite un informe con los saldos de las cuentas mensualmente, inclusive, los de apertura. El orden de este informe, viene dado por omisin, por el cdigo de la cuenta contable. La opcin intervalo permite seleccionar las cuentas a incluir en el reporte. Se dispone de la tecla de funcin F8 para invocar el plan contable y proceder a la seleccin. La opcin intervalo, permite indicar el rango de meses a incluir en el informe, y adems, indicar si se incluyen o no, las cuentas de Mayor. Mayor General Este reporte presenta los saldos de las cuentas de Mayor a una determinada fecha, alimentndose a su vez al de los auxiliares. El orden de este informe, viene dado por omisin, por el cdigo de la cuenta contable. La opcin intervalo permite seleccionar las cuentas a incluir en el reporte. Se dispone de la tecla de funcin F8 para invocar el plan contable y proceder a la seleccin. La opcin criterio, permite indicar el rango de fechas a incluir en el informe adems de indicar si se incluyen o no, las cuentas sin movimiento, y permitir o no, el salto de pgina por cuenta. Balance de Comprobacin Presenta el saldo de las cuentas a una determinada fecha. Presentando adems el saldo del mes anterior. Las cuentas presentadas en el informe son totalizadas en las cuentas de mayor a las cuales pertenecen, al final del informe saldo de las cuentas debe ser igual a cero. Si se presenta una diferencia en el saldo de stas, quiere decir que existe una cuenta a la cual se ha cargado o abonado un monto que no corresponde. Se debe subsanar esta anormalidad y proceder posteriormente a la emisin del informe nuevamente. 1-12 Manual del Usuario
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El orden de este reporte viene dado por omisin, por el cdigo de las cuenta contable. La opcin intervalo permite seleccionar las cuentas a incluir en el reporte. Se dispone de la tecla de funcin F8 para invocar el plan contable y proceder a la seleccin. La opcin criterio, permite indicar la fecha a cual se desea emitir el reporte, y adems indicar si se incluyen o no las cuentas sin movimiento. Movimientos/Criterio Presenta un informe con los movimientos realizados en los asientos actuales. Este informe presenta diferentes tipos de orden, los cuales son: fecha, cdigo, referencia y concepto. Por omisin, es presentado el orden por fecha. En la opcin intervalo, se debe indicar desde qu, hasta qu fecha se imprimirn los movimientos. Se dispone de la tecla de funcin F8 para invocar la ventana que contiene los asientos actuales, de donde se debe seleccionar el rango a imprimir en el informe. La opcin criterio puede utilizarse como un filtro, esto se deja a criterio del usuario. Por ejemplo, el usuario podr presentar en un informe todos aquellos movimientos que tengan la referencia 232322, y que tambin tengan el concepto DEPOSITO. De esta manera, el usuario podr utilizar este filtro para presentar los movimientos que desee. De igual forma podr presentar todos aquellos movimientos cuyo importe sea mayor o igual que 15000 y menor o igual que 60000. INDICES FORMULAS Esta opcin permite realizar el anlisis financiero de la empresa en funcin de las frmulas o ndices que introduzca el usuario. El Sistema permite definir las frmulas que se aplicar para el clculo de ndices financieros. Un Indice Financiero es el que se obtiene comparando las partidas del Balance General, o bien las partidas del Balance General con las del estado de ganancias y prdidas.
MixNet El objeto de los Indices Financieros es resumir y facilitar las comparaciones con perodos, con otra organizacin o para obtener un promedio industrial. A continuacin un ejemplo de cmo se deben incluir las frmulas en el Sistema:
Importancia: Conocer la empresa desde el punto de vista financiero en determinadas reas. Indicadores de: Liquidez Endeudamiento Rentabilidad (Rendimiento) Efectividad Parmetro de Comparacin Es un aspecto importante cuando hablamos de indicadores. Debe existir un parmetro que nos permita comparar una empresa de un conglomerado sector con el total de las industrias que se dedican al mismo. Series Histricas: Nos permite conocer el comportamiento de una empresa en el transcurso del tiempo. Objetivo de los indicadores: Determinar en que reas una empresa tiene situaciones estables, buenas y en que reas est desmejorando, est mal , con la finalidad de mejorar.
MixNet Estos indicadores van hacer elaborados con los estados de ganancias y perdidas, balance general y utilidad retenida. Indicadores de liquidez: Pretenden determinar la situacin de liquidez de la empresa.
* En la medida en que el resultado de esta divisin sea > a 1, es mejor (pero no bueno, ya que nunca deberamos decir bueno). Tener un No. muy grande no es bueno, ya que hay empresas de mucha liquidez pero de poca produccin, rendimiento, ect.
* Excluimos del activo circulante el componente de menor liquidez o que no son de inmediata realizacin. En la medida en que este resultado sea ms alto, hay una mejor situacin de liquidez.
Activo = Pasivo + Capital. Esta sumatoria es igual a un 100 %, donde uno representa un % con respecto al otro. Indicadores de endeudamiento o apalancamiento: Pretenden determinar o aportar dentro del anlisis financiero, el endeudamiento de una empresa o la capacidad de pago.
(Que % de mis activos est financiado por mis pasivos).
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* Mientras sea mayor no es bueno porque el resultado de est relacin est estrechamente vinculado a la situacin que se est viviendo, y puede pasar que esta compaa no produzca tantos ingresos como para cancelar sus obligaciones, ahora si posee medidas de generar ingresos, no es malo, ya que la empresa tiene formas de cubrir sus pasivos. Una ventaja es que quienes nos prestan no tienen control sobre la administracin de la empresa. Si es negocio financiero (costo de los Pasivos < Activos) esto es lo que determina bsicamente si es bueno o no.
Maneja o establece la relacin entre mis pasivos a largo plazo y mi capital (El % del patrimonio est en pasivos a largo plazo). Lo ms recomendable es que sea lo mas bajo posible, lo que indicar que los pasivos a largo plazo son menores comparados con mi patrimonio, es decir, de mi patrimonio una pequea parte solamente corresponde al pasivo. Podremos ubicarnos en un % mas alto cuando tengamos recursos para cubrir la deuda. Lo que se gana para pagar los intereses (VIG)
* Intereses que paga la empresa. Cuantas veces se est ganando los intereses, para pagar las obligaciones que se tienen por concepto de intereses. Ejm: Utilidad antes Imp + Intereses = 10* Intereses *
MixNet * Mientras sea mayor es mejor, se est ganando diez veces lo que se debe pagar. Cuanto se gana a nivel operativo lo que se debe pagar en intereses. Cobertura de cargos fijos (C.C.F.) = Ingreso Disponible(para cubrir cargos fijos) Cargos fijos Cargos fijos: son aquellos que se derivan de un contrato. C.C.F.= Ingreso o utilidad en operaciones + Pagos de arrendamiento + otros ingresos Intereses + Pago de arrendamiento + Contribucin antes Imp.(Fondo) Cuando se establece un fondo se tiene una obligacin contractual y se puede deducir de nuestro I.S.L.R.,debe salir de las operaciones. Ejm: 25.000 = 50.000 ( en la medida que sea mayor, significa que se est generando 1 - 0,5 posibilidades de cubrir cargos fijos)
Indicadores de actividad: Determinan la eficiencia con la cual se estn utilizando los activos que tiene la empresa. Rotacin de los Inventarios ( viene expresado en No. de veces) R.I R.I = Costo de vtas. = (Valoramos Inv. al Cto.) Inv.Prom. ( en cualquier momento) = Vtas. = ( Agregamos la parte de la utilidad al precio de vta) Inv.F. ( utilizamos una informacin a un momento determinado)
Inv. Prom = Inv ( I ) + Inv ( F ) 2 En la medida que se tenga mas informacin, el promedio estar ms ajustado a la realidad. R.I.=En la medida en que se tenga una mas alta rotacin es bueno. Perodo Promedio de cobro= Perodo que tarda la empresa en hacer las CxC, efectivo.
MixNet P.P.C = Ctas Promedio x Cobrar =( No. de das) Vtas. a crdito promedio diaria ( vtas a crdito) 360 * si hablamos de 1 ao Cuanto est tardando la empresa en la conversin de facturas a Bs. El comportamiento debe ser bajo= Esto significa que la empresa est tardando pocos das en hacer la CxC; efectivo. Ya que esto tiene un efecto positivo financiero. Cuentas promedio por cobrar = Igual al promedio Inv. Si tenemos 6 meses es mejor que hacer el clculo solo con dos meses, ya que tendramos menos informacin. Rotacin de Activos Fijos = Total Ventas = veces Total Act.Fijo Nos expresa cuan eficientemente est siendo utilizado el activo fijo de la empresa. Debe ser un resultado alto, lo que nos indicara que el Dpto. de Mercadeo y Ventas est marchando bien, no hay capacidad ociosa, ya que se est utilizando el activo fijo. Es decir, si la inversin que tiene la empresa, corresponde con el volumen de producto y ventas de la misma. Rotacin Act.Totales = Ventas Total activos Agregamos en el denominador, la parte de los activos circulantes al activo fijo. En la medida que sea ms alto significa que se est utilizando mis activos eficientemente, para producir mis ventas.
Indicadores de rentabilidad ( rendimiento) Vincular estos indicadores con el tiempo y el largo plazo de la empresa. Margen de ganancia bruta = Ventas - Cto. de Ventas = % Ventas Esto nos expresa el % de ganancia que obtenemos sobre las ventas. La importancia es que se le est excluyendo las ventas, los costos de sus ventas. Mientras sea mayor, esto nos indica que estamos gastando menos y vendiendo ms.
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Margen de operacin = Vtas - Cto.V - Gtos.Oper = % Ventas Si esto no nos da rendimiento alto esto significa que no se estn relacionando ambos elementos, es decir; puede suceder que nuestros gastos estn atacando enormemente los costos y las ventas. Conocemos a detalle donde estn sucediendo los problemas financieros de la empresa. Si el resultado es bajo, podemos examinar, los elementos de este indicador unitariamente para hallar el problema. Margen de Utilidad en Vta. = Utilidad neta = % Ventas Estamos excluyendo los otros Ingresos y otros Egresos. Otros Ingresos (Financiamientos): Rendimiento del total de Activos = Utilidad neta + Int.(Gtos) Total act. + Gtos.Financ. Permite conocer el rendimiento de los activos a los dueos y a los accionistas de la Cia. Incluimos los intereses ya que a la compa le interesa conocer el rendimiento y para esto debemos incluirlos. Estos intereses actan en contra de la empresa, es decir , disminuyen la utilidad neta. Debe ser alta, lo que nos indicara que tengo un alto rendimiento de activos. Rendimiento de Patrimonio = Utilidad neta Patrimonio
Si es mayor a la unidad esto significa que la compaa obtuvo una utilidad tan alta que supera al patrimonio. Para proceder a la inclusin de las frmulas en el Sistema, se debe suministrar la siguientes informacin. En la primera parte de la ventana o encabezado de la frmula, se debe indicar: Cdigo: Campo en el cual se debe incluir el cdigo que identifica la frmula. Acepta hasta tres (03) posiciones de formato libre.
MixNet Nombre: Campo para indicar la descripcin o nombre que va a tener la frmula. Se dispone de hasta cincuenta (50) posiciones de formato libre. Seguidamente de incluir los datos relacionados con el encabezado de la frmula, se debe incluir la informacin en el cuerpo de la misma. Para ello el usuario deber indicar en los campos V1,V2,...V7 los cdigos de las cuenta contables que estarn involucradas en la frmula. Finalmente se debe indicar la frmula que se va a aplicar a las cuentas anteriormente incluidas. Los informes a travs de los cuales el usuario podr presentar la informacin relacionada con los Indices Financieros son: Frmulas, Evaluacin de Frmulas y Tabla de Indices. Frmulas Presenta un reporte con las diferentes frmulas que previamente han sido definidas. El orden de este informe viene dado, por omisin, por el cdigo de la frmula. La opcin intervalo permite seleccionar el rango de frmulas a incluir en el informe. La opcin seleccin, permite realizar, como su nombre lo indica, una seleccin manual de las frmulas que se desean incluir en el informe. Evaluacin de frmulas Presenta un reporte donde se evala o se presenta el resultado de determinada frmula que previamente ha sido incluida en el archivo maestro. El orden de este informe viene dado, por omisin, por el cdigo de la frmula. La opcin intervalo permite seleccionar el rango de frmulas a evaluar en el informe. Se dispone de la tecla de funcin F8 para presentar la ventana que contiene los diferentes registros, de donde se debe seleccionar el rango a evaluar. La opcin criterio permite indicar a qu fecha se har la evaluacin de las frmulas. Tabla de Indices Como su nombre lo indica, este informe presenta una tabla que contiene los diferentes ndices que previamente han sido incluidos. Dicho reporte, presenta el cdigo y el nombre de la frmula. 1-20 Manual del Usuario
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El orden de este informe viene dado, por omisin, por el cdigo de la frmula. La opcin intervalo permite indicar el rango de frmulas presentar en el informe.
MixNet PROCESOS GRABAR DIFERIDOS Este proceso permite actualizar todos aquellos asientos que han sido almacenados en diferidos como asientos actuales, y de esta manera afectar las cuentas del plan contable que han sido involucradas en dichos asientos.
En este proceso se dispone de dos opciones, a saber: Todos los Asientos y Seleccin Manual de Asientos. Todos los asientos: El sistema copia todos los asientos Diferidos que estn cuadrados o tengan saldos iguales a cero en asientos Actuales, los cuales si generan movimientos en el Mayor de Contabilidad . Si al ejecutar este proceso el sistema emite el mensaje Existen Asientos sin Grabar, es por que en alguno de los asientos hay cuentas contables que no existen en el Plan de Cuentas. Se debe modificar el asiento y verificar tem por tem que las cuentas contables del asiento estn registradas, en caso contrario se debe a incluir la cuenta desde el Catlogo de Cuentas (F8) desde el mismo asiento. Seleccin manual: Se debe indicar el rango o hacer la seleccin de los asientos que sern actualizados. Para proceder a seleccionar los asientos, se debe presionar Enter, seguidamente es presentada la ventana que contiene los asientos diferidos, de donde se deben seleccionar los registros, ubicndose sobre l y presionando la tecla S (o utilizando la opcin Sel). Se puede apreciar cmo al momento de seleccionar un registro, el color de ste es diferente a los dems, lo que indica que este asiento ser actualizado. Finalmente se debe presionar la tecla Esc, y el Sistema solicitar la conformacin de este proceso. COPIAR ASIENTOS Este proceso, como su nombre lo indica, permite copiar un asiento actual a diferido, donde posteriormente, ste puede ser modificado y actualizado. Ello es sumamente til para ahorrar tiempo en la transcripcin de asientos que conservan una misma estructura a lo largo del ao, as simplemente se copian y se les cambia la fecha y el nmero o bien en el caso de existir dudas con respecto a algn asiento que ya se encuentre en los Asientos Actuales, 1-22 Manual del Usuario
MixNet este puede ser copiado con su mismo nmero y su misma fecha a los Diferidos y borrado provisionalmente de los Actuales para que no afecte los informes contables, hasta que sea corregido. Una vez corregido se graba nuevamente en los Actuales con la opcin Grabar Diferidos.
Una vez que es seleccionado este proceso, es presentada la ventana que contiene los diferentes asientos actuales, de donde se debe seleccionar el que se desea copiar. Para ello se debe ubicar primero el registro y seguidamente presionar Enter sobre l, a continuacin se deben indicar los datos relacionados con el asiento de destino, es decir, la fecha que tendr el nuevo asiento diferido, el nmero e indicar si se copian o no los importes del asiento fuente.
Finalmente el Sistema solicita la conformacin de los datos para proceder a la ejecucin del proceso. NUMERAR ASIENTOS Este proceso permite renumerar secuencialmente los Asientos Actuales de la contabilidad. Este proceso se deja a criterio del usuario, ya que ste podr ordenar sus asientos por mes o por ao de acuerdo sus necesidades.
MixNet La utilidad de esta opcin es definir una determinada secuencia a los asientos de un perodo determinado, especialmente cuando varios usuarios trabajan con iguales nmeros de asientos, nmeros que no presentan secuencia, nmeros precedidos por letras. En este proceso se cuenta con dos opciones, a saber: Numerar por mes y Numerar todo el ao.
CIERRE DE EJERCICIO Esta opcin permite cerrar el ejercicio contable anual de la empresa. Esto slo es posible cuando la fecha del sistema corresponde al mes de cierre del ejercicio registrado al crear la compaa dentro del sistema.
Es importante sealar que el programa no requiere de la ejecucin de procesos de cierre mensual ya que el dinmico manejo de los saldos y la indexacin de los informes por fecha hacen innecesarios tales procesos, dando una mayor agilidad en la obtencin de los reportes y evitando los inconvenientes de tener que reversar meses completos para corregir un error. Por todo lo antes expuesto, resulta muy importante ser especialmente cuidadosos al colocar la fecha a los Asientos para evitar que una informacin correspondiente al mes de Enero, por ejemplo, quede almacenada en febrero, con la consiguiente alteracin de los saldos; sin embargo, si esto llegara a suceder, es muy fcil conseguir el asiento a travs del Mayor General, y corregir la fecha del mismo en los Asientos Actuales, sin necesidad de realizar complejos procesos de reverso. Es importante destacar que se puede realizar un cierre de ejercicio sin generar asiento de cierre o generando un cierre provisional. Esto se hace con el objeto de poder comenzar a trabajar con los asientos del ao que se est iniciando, mientras se termina de depurar la informacin necesaria para el cierre definitivo. Para lograr este fin sencillamente omita el paso Generar Asiento de Cierre y vaya directamente a Preparar Ficheros para el prximo Ejercicio. Este proceso deja intacta la informacin del ejercicio que se est cerrando ya que los cierres en este programa no son destructivos, y siempre podr regresar a cualquier perodo cerrado con la opcin Cambio de Ejercicio. Se generar un asiento de apertura que lgicamente contendr saldos en las cuentas de ingresos y egresos pero esto no tiene mayor importancia, ya que posteriormente se podr sustituir este asiento con el verdadero, y se corregirn automticamente los saldos correspondientes. 1-24 Manual del Usuario
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Se puede trabajar normalmente con la contabilidad hasta tanto est lista la informacin para el cierre definitivo. En ese momento se ha de regresar al perodo cerrado utilizando la opcin Cambio de Ejercicio del men Otros. Se introduce entonces la nueva informacin o se realizan las modificaciones pertinentes en los asientos del ejercicio cerrado, asegurndose de que todo queda almacenado en los Asientos Actuales y posteriormente se ejecuta el proceso de generar asiento de cierre. Precaucin: Debe tenerse el cuidado de no volver a ejecutar la preparacin de archivos bajo ningn concepto una vez generado el asiento de cierre y almacenado definitivamente en Asientos Actuales, pues, seguramente, se perdern los datos del nuevo ejercicio. Generar Asiento de Cierre Esta opcin permite que el sistema genere un Asiento Diferido con los movimientos necesarios para saldar las cuentas de egreso e ingreso indicadas. Se puede generar uno o ms asientos de cierre. Este proceso permite generar los movimientos del asiento segn el plan de cuentas (siempre que las cuentas de patrimonio sean 5 o menos, por ejemplo 1. Activo, 2. Pasivo, 2.6. Patrimonio, 3. Ingresos, 4. Costos y Gastos) o segn la definicin de un Estado de Prdidas y Ganancias, definicin que se realiza en la opcin Balances. Recorrido por Cuenta Financiera Se debe introducir el cdigo de la cuenta financiera, el cdigo de la cuenta donde el contador desee depositar el resultado del ejercicio, el nmero del asiento, la descripcin del mismo y el concepto de los movimientos del cierre.
El Sistema sugiere como nmero de asiento un nmero secuencial precedido de la letra C para diferenciarlo de los dems asientos. Despus de generado el Asiento de Cierre, mediante la opcin Asientos Diferidos se podr constatar el contenido del mismo, y hacer los cambios que sean necesarios. Proceda posteriormente a actualizar los asientos de cierre mediante la opcin Grabar Diferidos.
MixNet Para poder realizar el cierre definitivo de ejercicio es necesario que todos los movimientos que cancelan las cuentas de ingreso y egreso estn incluidos en los asientos de cierre, y su saldo est registrado en la cuenta de resultado definida en el Plan de Cuentas. Verifique mediante el informe Balance de Comprobacin, que el saldo de las cuentas de egreso e ingreso estn en cero y que la cuenta de resultado contenga la diferencia. Al tener en la contabilidad todos los asientos de cierre correctos y actualizados, podr seleccionar la opcin Preparar Ficheros.
Recorrido por Catlogo de Cuentas Se debe introducir el cdigo de la cuenta de Ingresos, Gastos, el cdigo de la cuenta de resultado o supervit, el nmero del asiento y la descripcin del asiento y de cada uno de los movimientos que lo conforman.
El Sistema sugiere como nmero de asiento un nmero secuencial precedido de la letra C para diferenciarlo de los dems asientos. Despus de generado el Asiento de Cierre, mediante la opcin Asientos Diferidos se podr constatar el contenido del mismo, y hacer los cambios que sean necesarios. Proceda posteriormente a actualizar los asientos de cierre mediante la opcin Grabar Diferidos. Para poder realizar el cierre definitivo de ejercicio es necesario que todos los movimientos que cancelan las cuentas de ingreso y egreso estn incluidos en los asientos de cierre, y su saldo est registrado en la cuenta de resultado definida en el Plan de Cuentas. Verifique mediante el informe Balance de Comprobacin, que el saldo de las cuentas de egreso e ingreso estn en cero y que la cuenta de resultado contenga la diferencia. Al tener en la contabilidad todos los asientos de cierre correctos y actualizados, podr seleccionar la opcin Preparar Ficheros. Preparar Archivos
MixNet La opcin Preparar Archivos realiza el cierre real del ejercicio. Una vez que es seleccionado este proceso, el Sistema presenta un mensaje indicando si se ha realizado el respaldo de los datos de la empresa. De ser afirmativa la respuesta, el Sistema procede al cierre del ejercicio, de forma contraria, no es ejecutado dicho proceso. El cierre del ejercicio consta de los siguientes pasos: Advertir al usuario que debe realizar una copia de respaldo de la empresa para asegurar que la informacin contable antes del cierre quede grabada en otro lugar con el objeto de recuperarla si es necesario. Utilice el sistema de respaldo de datos de su preferencia.(Backup de D.O.S., Fastback, PCBackup, etc.) Abrir un nuevo subdirectorio dentro de la empresa y copiar dentro de l, todos los ficheros del ejercicio a cerrar. El subdirectorio tendr como nombre EJ001, si es el primer ejercicio que se cierra. Los siguientes ejercicios a cerrar continuar con la numeracin. Generar nuevamente todos los archivos para que puedan recibir la informacin del nuevo ejercicio. Generar un Asiento de Apertura en la contabilidad del nuevo ejercicio. Este comprobante de apertura contendr todos los saldos de las cuentas a la fecha de cierre del perodo anterior.
Nota: Se pueden cerrar hasta cinco (5) ejercicios para una misma empresa. Para borrar un ejercicio cerrado, proceda a borrar el respectivo subdirectorio con comandos del sistema operativo D.O.S. Despus de finalizado el proceso de cierre realice los siguientes pasos para verificar los cambios efectuados. Al seleccionar la opcin Empresas, observar que las fechas del ejercicio han sido incrementadas en un ao, lo cual indica que est trabajando con el nuevo ejercicio. Al seleccionar la opcin Cambio de Ejercicio aparecer el cdigo y fechas de inicio y cierre del ejercicio anteriormente cerrado. Al seleccionar la opcin Asientos Actuales encontrara el asiento de apertura denotado APER.
MANTENIMIENTO 1-27 Manual del Usuario
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Esta opcin permite realizar operaciones para la reorganizacin y recuperacin de los datos de la contabilidad. Cuando se presenta algn inconveniente, las posibilidades de recuperacin van en proporcin al dao recibido por la data.
Esta opcin presenta dos opciones, a saber: Compactar y reindexar archivos y Reprocesar. La opcin Compactar y Reindexar Archivos, se utiliza cuando se presenta una falla elctrica o cada de tensin que afecte la ejecucin de un proceso y se pierda informacin de los ficheros, cuando se tiene certeza de haber introducido una informacin al Sistema y ste no la encuentra o cuando los datos aparecen desordenados. Generalmente las fallas antes mencionadas estn relacionadas con daos en los archivos ndices. Mediante esta opcin se reconstruyen los mencionados archivos. Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opcin Eli de la ventana de edicin). Esto permite recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros. Recomendacin: Utilice esta opcin cada cierto perodo de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice. La opcin Reprocesar, se debe utilizar cuando se observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad motivado por algn problema similar a los anteriores. El proceso de reconstruccin se inicia desde el primer al ltimo movimiento contable del ejercicio actual. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecucin. CONTABILIZAR Esta opcin permite crear los asientos diferidos a partir de definiciones realizadas dentro de la opcin Definicin de Asientos (Reglas de Integracin).
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El proceso de contabilizar consiste en leer la informacin correspondiente a los dems mdulos o gestiones del Sistema, adems de aplicaciones externas elaboradas por el usuario siempre y cuando utilicen la estructura de datos DBF, as como tambin, leer los datos de la nmina, si sta se encuentra instalada en su Ordenador. Luego de leer dichos datos, son aplicadas las reglas de integracin definidas para cada uno de ellos y se generan los respectivos asientos, que se colocan en Asientos Diferidos para su revisin por parte del contador o persona responsable de dicho proceso. Una vez revisados, estos Asientos, pueden ser incorporados a la contabilidad mediante la opcin Grabar Diferidos del men Procesos. Para proceder a la ejecucin de este proceso, primero, se debe indicar la va o ubicacin de los datos de la Nmina o la ubicacin de los datos del programa elaborado por el usuario. A continuacin es presentado un recuadro con dos opciones, a saber: Todas las Definiciones y Seleccin Manual La opcin Todas las Definiciones, permite contabilizar todos los asientos definidos en el perodo de fechas que se indique.
La opcin Seleccin Manual, muestra el recuadro Asientos Definidos para seleccionar aquellos asientos que se deseen contabilizar. Luego de seleccionar todos o algunos de los asientos definidos, el sistema muestra el recuadro Ultimo Proceso con el rango de fechas correspondiente a la ltima contabilizacin realizada; y debajo de ste, aparece el recuadro Fechas para introducir desde y hasta que fecha se desea contabilizar. Las fechas por omisin corresponden a la fecha del sistema. Finalmente se debe indicar: Generar Asientos Diferidos S/N Si: Contina con la ejecucin del proceso 1-29 Manual del Usuario
MixNet No: Cancela el proceso Generar Documentos con Importe igual a cero S/N Si: Genera movimientos con importe igual a cero No: No genera movimientos con dicho importe, solamente genera movimientos cuyo importe sea diferente de cero. Contabilizacin Diaria S/N Si: Genera los asientos diarios segn la definicin hecha. No: Genera un slo asiento para todos los movimientos indicados en la fecha. Concatenar S/N Si: Aade al asiento actual, los movimientos que sern generados en el contabilizacin. No: Sobreescribe en el asiento encontrado, el nuevo asiento que ser generado con la contabilizacin. PASE ENTRE EJERCICIOS Este proceso permite pasar los saldos de un ejercicio cerrado al ejercicio actual. De esta manera los saldos en el ejercicio nuevo sern los saldos de apertura.
Es decir, luego de ejecutar el cierre de un ejercicio, se debe realizar este proceso para trasladar los saldos de las gestiones de Contabilidad, Bancos e Inventario al ejercicio actual, y de esta manera reflejar dichos saldos con los de apertura del nuevo ejercicio. Cuando es seleccionada esta opcin, es presentada una ventana donde el usuario debe indicar la gestin a la cual desea pasar los saldos. El Sistema solicita la conformacin de los datos para proceder o no al pase de los saldos.
MixNet OTROS Este submen se compone de opciones que son comunes en todas las gestiones del Sistema; las mismas obedecen a procesos tales como cambiar de fecha, de usuario, de ejercicio econmico, definicin de usuario del Sistema, presentar la ventana de abreviaturas para la definicin de las mismas, etc. Dichas opciones, como se mencion, son presentadas en todos los mdulos o gestiones del Sistema y ejecutan la misma funcin en una gestin u otra. A continuacin un detalle de estas opciones y la forma y momento en la cual debe ser ejecutada cada una de ellas. CAMBIO DE FECHA Esta opcin, como su nombre lo indica, permite el cambio de la fecha del Sistema; usualmente es ejecutada cuando se desea volver a fechas anteriores e incluir asientos contables o hacer ajustes contables, para cargar movimientos de fecha anterior.
Por ejemplo una planilla de depsito extraviada y posteriormente aparece, se recomienda el cambio de fecha e inclusin de la misma en los movimientos de bancos. ABREVIATURAS Permite la definicin de las abreviaturas en el Sistema, a travs de las cuales el usuario identifica o asigna a unos pocos caracteres una descripcin o un cdigo que se utilice con frecuencia en las diferentes gestiones del Sistema. Este proceso ahorra tiempo a la hora de incluir textos largos, referencias, conceptos o cdigos que utilice frecuentemente.
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Un ejemplo de definicin de abreviaturas es la siguiente: En el campo abreviatura se incluyen los caracteres DEP y en el campo texto, la descripcin Depsito; una vez que el usuario se encuentre en el campo concepto de Movimientos Bancarios, por ejemplo, solamente debe escribir los caracteres DEP y presionar la tecla de funcin F4, seguidamente el Sistema, automticamente, sustituye dichos caracteres por el texto que se tenga asignado a la abreviatura, en este caso, Depsito. De esta manera se muestra cmo el usuario debe utilizar las abreviaturas en el Sistema. Estas son de suma utilidad. Esta ventana puede ser invocada desde cualquier punto del Sistema para incluir nuevas abreviaturas solamente presionando la tecla de funcin F4. CAMBIO DE OPERADOR Permite el cambio de usuario cuando se desea realizar operaciones que requieren de otros atributos sobre Sistema.
Un ejemplo de esto es cuando un usuario tiene restringida la eliminacin y modificacin de registros, en este caso se incluye la clave del operador que tenga dicho acceso y realizar estas operaciones, posteriormente se debe incluir la clave del usuario que previamente se encontraba en el Sistema. CAMBIO DE EJERCICIO
MixNet Esta opcin, como su nombre lo indica, permite acceder, de dos formas a los ejercicios econmicos de la empresa. Esto quiere decir, cuando se ha realizado el proceso de precierre o se ha hecho definitivamente el cierre del ejercicio contable. Cuando el ejercicio econmico se encuentra en precierre, el usuario podr hacer el cambio de ejercicio y trabajar de forma paralela con el ejercicio actual. Mientras que esto no sucede cuando el ejercicio que se encuentra definitivamente cerrado.
En este caso, si el usuario se cambia a ejercicio cerrado, e incluye nuevos movimientos, deber proceder a eliminar el asiento de cierre y ejecutar nuevamente generar asiento de cierre, luego regresar al ejercicio actual y ejecutar la opcin Pase entre Ejercicios del men Procesos para actualizar los saldos de apertura. Cuando se realiza el cambio de ejercicio a ejercicios ya cerrados, el usuario podr emitir los balances, estados financieros, etc. Nota: El cambio de ejercicio solamente puede ser ejecutado cuando el usuario tiene acceso a dicha opcin. SEGURIDAD Esta opcin permite definir los usuario del Sistema. A travs de la misma el usuario principal o gerente del Sistema podr incluir los dems usuarios que tendrn acceso al Sistema. Luego de incluir los usuarios, como se explica ms adelante, se deben definir los accesos para cada uno de ellos.
Para proceder a incluir los usuarios, se deben suministrar los siguientes datos: 1-33 Manual del Usuario
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Clave: Campo que acepta hasta cinco (5) dgitos y se refiere a la clave de acceso del usuario. La misma debe ser nica para cada uno y de entrada obligatoria. Esta clave ser encrptada, esto quiere decir, que no puede ser visualizada con manejadores de datos (dbu, dbase, etc) Nota: La clave de acceso puede contener espacios en blanco. Operador: Campo en el cual se debe incluir el nombre del usuario u operador del Sistema. ID: Campo que acepta hasta dos (2) posiciones de formato libre y se refiere a la identificacin del usuario. Dicha identificacin debe ser nica para cada uno de ellos. El ID se deja a criterio del usuario principal o gerente del Sistema, ste podr incluir la identificacin de los dems usuario de acuerdo al cargo, por ejemplo, que tiene dentro de la empresa. Cuando se ingresa por primera vez a la ventana de seguridad, se debe, primero, incluir el usuario principal o gerente del Sistema. El ID para este usuario siempre ser OP. Este ID es asignado automticamente por el Sistema y no se permite modificarlo. Este campo es solamente de uso referencial. Mapa: Campo que acepta hasta tres (3) posiciones de formato libre y se refiere al cdigo del mapa de acceso para el usuario. Este campo permite ser duplicado la cantidad de veces que el usuario principal considere necesario; esto es, porque varios usuarios pueden tener el mismo mapa de acceso. Cuando se incluye el cdigo del mapa, es presentada una ventana con los siguientes datos: Si se bloquea cualquiera de las opciones que se presentan en esta ventana, las mismas tienen efecto en todas las opciones del Sistema. Es decir, si el usuario principal no desea que el usuario que est incluyendo no pueda modificar registros, esto significa que no podr modificar en ninguna parte del Sistema, tenga o no acceso a determinada opcin. Seguidamente con la tecla Sup o Delete, -usada para bloquear o desbloquear- el usuario principal debe proceder a indicar las opciones a las cuales no tendr acceso un usuario. Cuando una opcin est bloqueada, se puede identificar con el rombo que es colocado al lado izquierdo de dicha opcin. 1-34 Manual del Usuario
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Esta seal solamente puede ser vista desde la opcin seguridad, cuando no se est en ella, se puede apreciar el bloqueo de la opcin cuando esta aparece en un color diferente y no permite ubicar el cursor sobre ella. CATALOGO/INFORMES Esta opcin permite indicar el nombre del catlogo que contiene los reportes definidos por el usuario a travs del Generador de Informes. Si se han definido reportes a travs del Generador de Informes, el usuario en este campo debe indicar el nombre de dicho catlogo para que el Sistema presente esos informes definidos en una pequea ventana luego de seleccionar la opcin Otros Informes en cualquiera de las gestiones.
En la gestin de Contabilidad, obviamente, se debe indicar el catlogo de los informes para esta gestin. En la gestin de Caja y Bancos se deben indicar los catlogos de: informes y movimientos. En el campo Movimientos, se debe indicar la librera de los reportes, por ejemplo, de formatos de cheques, recibos, depsitos, etc. Luego de realizar un movimiento, el Sistema presenta los diferentes formatos a travs de los cuales se va a imprimir dicho movimiento. De igual forma sucede con los catlogos de la gestin de Ventas y Cartera. En esta gestin se debe indicar el catlogo para los pedidos, notas de entrega, facturas, punto de venta, cobros, abonos y cancelaciones; adems de indicar el catlogo para los informes de dicha gestin. As sucesivamente debe hacerse con las dems gestiones del Sistema. Nota: Si el nombre del catlogo es errado, se presenta un error al momento de seleccionar la opcin Otros Informes de la gestin a la cual se asign un catlogo de informes. COLORES
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Este proceso permite cambiar los colores de presentacin de bordes, ttulos, fondos y dems caracteres de las pantallas, recuadros y ventanas del sistema, siempre y cuando el monitor sea a color. Para cambiar la configuracin de colores, el usuario deber seguir los siguientes pasos: La ventana de lado izquierdo se denomina AREA; en ella puede seleccionar el rea deseada: Fondo, Borde, Textos, Ttulos, Fondo de la Barra y el Texto de la Barra. Esta ventana se presenta en blanco y negro (no tiene colores). La ventana central COLORES, muestra los colores a seleccionar para configurar el modelo requerido. Estos colores se seleccionan, pulsando la tecla de nmero que identifica cada color, los cuales se encuentran del lado izquierdo del nombre del color. La "Alta intensidad" se selecciona, pulsando la tecla de la letra "A". Al seleccionar cualquiera de estas opciones, el sistema muestra el signo "_" al lado del nmero del color indicado. De igual forma, esta ventana se presenta en blanco y negro (no tiene colores). La ventana de la derecha MODELO, permite visualizar los efectos de cambio de color seleccionados anteriormente. Esta tercera ventana slo tiene como funcin que se pueda observar la configuracin de los colores en cada una de las reas deseadas. Una vez que obtenga la configuracin deseada, pulse Esc para salir. De inmediato, el sistema mostrar de nuevo la ventana MODELOS. Al pulsar Esc, automticamente, el sistema mostrar el mensaje: Salvar seleccin de colores? Si o No. Al pulsar "S" se confirma el cambio o al pulsa "N" para cancelar el cambio. A continuacin un detalle de las opciones que componen la ventana de colores: Men: Men Principal del Sistema. Ventanas Fijas: Ventanas no ajustables. Ventanas Mviles: Ventanas de edicin ajustables. Confirmacin: Recuadros que solicitan confirmacin por parte del usuario, para poder ejecutar los procesos indicados. Dialogo: Recuadros que solicitan repuesta por parte del usuario: "Si o No". Mensaje: Recuadros con los distintos mensajes dados por el sistema durante la ejecucin de ciertos procesos. 1-36 Manual del Usuario
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IMPRESORA Esta opcin permite definir las diferentes impresoras que se utilicen con el Sistema.
Uno de los pasos importantes para proceder a la definicin de las impresoras en el Sistema, es contar con el manual del usuario de la impresora, ya que luego de suministrar los datos referentes a la misma, se deben indicar la cadena de caracteres para los diferentes tipos de letras con los que cuenta la impresora, adems de indicar en esta secuencia, la forma de impresin, ya sea apaisada o vertical.
En la primera ventana se debe indicar el modelo o nombre de la impresora y, en la segunda, se deben introducir la secuencia de caracteres indicados para los diferentes comandos de la misma.
CONTADOR Esta opcin, permite al usuario indicar el nmero inicial para los asientos que sern incluidos en el Sistema. O el nmero a partir del cual sern numerados dichos asientos. 1-37 Manual del Usuario
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Es decir, cuando se indica, por ejemplo, el nmero 000000005 en el contador, cuando se ingrese a la pantalla de asientos, el Sistema presenta, por omisin, el nmero 000000006, que se refiere al correlativo del contador. Dicho nmero podr ser modificado de acuerdo al criterio del usuario.
AJUSTE / INFLACION Se debe incluir un cdigo de regla y describir la frmula que afectar equis cuentas. En el archivo Balances, se incluy un campo llamado REG, que es el cdigo de la Regla Definida que busca el valor indicado y aplica la frmula. Es obligatorio para la definicin de las mismas una reunin previa con el contador o persona encargada de realizar este trabajo, ya que cualquier procedimiento fuera de la ley, penaliza a la empresa, al encargado, y a la casa de software.
TABLA I.P.C.
Tabla de Indices de Precios al Consumidor, para el uso de su contenido principalmente en las reglas de contabilizacin, reglas de validacin, formulas de activos fijos, conceptos y otros clculos en remuneraciones y en el Generador de informes. El usuario puede aadir registros a esta tabla o modificar los existentes.
TRAZAS DE AUDITORIA
Se crea la opcin Trazas de Auditora, como su nombre lo indica, para hacer un seguimiento de cada uno de los pasos que realizaron los usuarios en el Sistema. Permite llevar un control ms efectivo
MixNet sobre los movimientos que se realizan y establecer responsabilidades a la hora que sucedan errores o alteraciones en la informacin. Esta opcin se activa en el mdulo Empresas, opcin Actualizar, all encontrar el parmetro Activar Auditoria (S/N).
OTROS Definiciones Se agreg una Librera de Definiciones, donde se colocara los reportes definidos por medio del Generador de Informes para que as queden fijos en Informes. Fig.12
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CAJA Y BANCOS
ARCHIVOS
CUENTAS La opcin Cuentas permite definir o editar el archivo que contiene las Cuentas Bancarias de la Empresa. Al seleccionar esta opcin aparece la ventana de edicin titulada Bancos, con formato de tabla y donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos:
Cdigo: Campo para introducir el cdigo de la cuenta bancaria. Se dispone de cinco (5) posiciones de formato libre para la inclusin del mismo. El sistema sugiere la secuencia para el prximo cdigo a incluir. Nombre: Campo para introducir el nombre del Banco que se va a incluir. Se dispone de treinta (30) posiciones de formato libre. No. Cuenta: Campo para incluir el nmero de la cuenta bancaria. Cdigo Contable: Campo para indicar el cdigo de la cuenta contable que ser afectada una vez que se realicen transacciones con esta cuenta bancaria. Se dispone de posiciones de formato libre para la inclusin del mismo. Al seleccionar esta opcin, si el archivo est vaco, aparece la ventana de edicin con la opcin Inc automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de registros. Si existen registros, la ventana de edicin permitir el uso de todas las opciones a excepcin de Sel, la cual estar desactivada. Para avanzar o retroceder a otra cuenta utilice las teclas de direccin .
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Para introducir una cuenta seleccione la funcin Inc e introduzca el cdigo, nombre del banco, nmero de la cuenta y cdigo contable. El sistema pedir conformacin de los datos. Cada cuenta que incluya ser ordenada por cdigo en forma ascendente. Para modificar una cuenta, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod. Realice los cambios y conforme la entrada.
Nota: No se puede cambiar el cdigo de una cuenta que tenga movimientos.
Adems de la inclusin y modificacin de registros, se dispone otras opciones presentadas en la parte inferior de la ventana; dichas opciones estn documentadas en el Manual de Instalacin del Sistema, las cuales son Eliminar, Columnas, Buscar y Seleccionar. El reporte a travs del cual el usuario puede presentar la informacin incluida en este archivo maestro es: Plan de Cuentas. El orden de este informe, viene dado, por omisin, por el cdigo del banco. El orden se deja a criterio del usuario. La opcin intervalo permite indicar el rango de cuentas a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de funcin F8 para seleccionar dicho rango. Finalmente se debe indicar la va a travs de la cual ser emitido el informe, la misma puede ser: pantalla, impresora, disco y ventana.
Nota: Cuando se emite un informe a un archivo, ste puede ser ledo, posteriormente, con cualquier editor de texto.
MOVIMIENTOS
CAJA La opcin Movimientos Caja permite editar el archivo que contiene los movimientos de Caja. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automticamente por los auxiliares de Ventas y Cartera o Compras y Pagos.
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En la Caja se generan automticamente los siguientes movimientos: Desde Facturacin: Todas las facturas canceladas de contado en efectivo, cheque o tarjeta. Desde Ventas y Cuentas por Cobrar: Todas las cancelaciones abonos realizadas en efectivo, cheque o tarjeta. Desde Compras y Cuentas por Pagar: Todas las cancelaciones abonos realizadas en efectivo. Estos movimientos son integrados a Caja con importe negativo. Al seleccionar esta opcin es presentada la ventana de edicin titulada Caja, con formato de tabla y donde se debe incluir la siguiente informacin: Fecha: Campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha del movimiento. Al incluir un movimiento, este campo presenta por omisin la fecha del sistema, sta, puede ser editada. Org: Campo de tres (3) posiciones que muestra la identificacin de la fuente que origina el movimiento: FAC para facturacin, CXC para cuentas por cobrar y CXP para cuentas por pagar, al incluir un movimiento directamente por Caja, presenta CAJ . Tp: Campo de dos (2) posiciones que muestra o permite introducir el tipo de documento origen: FC para factura, CA para cancelacin, NC para nota de crdito y AB para abono. Nmero: Campo de ocho (8) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el nmero del documento origen. Este nmero corresponde al nmero de la factura cancelada de contado desde Facturacin o al nmero del documento de la cancelacin, abono o nota de crdito proveniente de Cuentas por Cobrar o Pagar. F.P.: Campo de dos (2) posiciones que muestra o permite introducir la forma de pago del movimiento mediante los identificadores: CH para cheque, EF para efectivo y TA para tarjeta.
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No. Doc. Pago: Campo de diecisis (16) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el nmero del documento de pago, nmero del cheque o tarjeta. Si el pago es en efectivo, este campo debe estar vaco. Referencia Pago: Campo de diecisis (16) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir la referencia del documento de pago, nombre del banco al cual pertenece el cheque emitido o el nombre de la tarjeta. Si el pago es en efectivo, este campo debe estar vaco. Importe: Campo numrico que muestra o permite introducir el monto del movimiento de Caja que corresponde al registro. Al realizar la modificacin de un registro de esta ventana en la Aplicacin de origen, el registro en Caja ser reversado y actualizado con la nueva informacin. Si se quiere modificar un registro proveniente de una cancelacin mltiple dentro de Cuentas por Cobrar o Pagar, el recuadro de interaccin lo advertir para que el operador tome las precauciones necesarias. Se sugiere no modificar dichos registros por Caja. Si se modifica deber realizar los ajustes necesarios en la Aplicacin de origen. Para realizar la integracin de Caja a Banco, es decir, registrar los depsitos de los movimientos de caja, deber seleccionar la opcin Movimientos Bancos y ejecutar los pasos explicados en la siguiente seccin. El informe Caja permite presentar la informacin almacenada en este archivo. El orden que por omisin se presenta en la fecha del movimiento. La opcin criterio, permite indicar el rango de fechas de los movimientos a presentar en el reporte, por omisin se presenta desde el primero hasta el ltimo da del mes en curso. El criterio permite seleccionar los movimientos de Caja de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos origen, tipo, nmero de documento origen, forma de pago, nmero de documento de pago, referencia de pago, importe, nmero de depsito y banco. Adems permite seleccionar si se emiten todos los movimientos o aquellos que hayan sido o no depositados. Por omisin lista todos los movimientos (campo vaco). Ej.: Se quieren listar todos los movimientos originados por facturacin a contado cuya forma de pago es efectivo y que se hayan depositado: Origen: FC Tipo: EF No. Doc. Origen: Forma de Pago: No. Doc. de Pago: Ref. de Pago: Importe >=
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Importe <= No. Depsito: Banco: Depositados o no (D/N)? D
Caja
Dentro de est opcin se puede manejar el concepto de CAJAS MULTIPLES., la cual sirve para de direccionar tantos los egresos e ingresos a las cajas definidas.
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BANCOS La opcin Movimientos Bancos permite editar el archivo que contiene los movimientos de las Cuentas Bancarias. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automticamente por los auxiliares de Ventas y Carteras o Compras y Pagos.
A Bancos se integran automticamente los siguientes movimientos:
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Desde facturacin: Todas las facturas canceladas de contado mediante depsito directo en cuenta. Desde Caja: Todos los depsitos realizados con los movimientos de caja. Desde Cuentas Por Cobrar: Todas las cancelaciones abonos realizadas con depsito directo en cuenta. Desde compras: Todas las compras canceladas de contado mediante cheque. Desde Cuentas Por Pagar: Todas las cancelaciones abonos realizadas con cheques. Al seleccionar esta opcin se presenta la ventana de edicin titulada Movimiento Bancario, con formato de tabla y donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos: Cdigo: Campo de cinco (5) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el cdigo asignado a la cuenta del banco que corresponde al movimiento a registrar. Fecha: Campo tipo fecha para introducir la fecha del movimiento. Presenta por omisin la fecha del sistema la cual puede ser editada. Tp: Campo de dos (2) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el tipo de movimiento mediante los identificadores: DP para depsito, CH para cheque, ND para nota de dbito, NC para nota de crdito y AN para anulacin. Si se introduce un tipo incorrecto, el recuadro de interaccin le indicar los tipos vlidos. Nmero: Campo de ocho (8) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el nmero del movimiento. Este nmero corresponde al nmero del depsito, cheque, etc. Concepto: Campo de treinta y cuatro (34) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el concepto del movimiento registrado. Si el movimiento es generado por un auxiliar, aparece en este campo Cancelacin Documento No. con el nmero del documento fuente, sin embargo, el usuario puede editar este concepto al momento de introducir el movimiento en el auxiliar. Si es una cancelacin mltiple, en lugar del nmero coloca la identificacin del movimiento Mltiple. Importe: Campo de formato numrico que muestra o permite introducir o editar el monto del movimiento bancario. Para modificar un movimiento, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod. Realice los cambios y confirme la entrada. No se puede modificar un registro que haya sido generado automticamente por otra Gestin del Sistema. Si desea realizar la modificacin deber ir a la opcin correspondiente de la Aplicacin fuente. Al realizar la modificacin dentro de la Aplicacin fuente, el registro en Movimientos Bancarios ser reversado y actualizado con la nueva informacin. Si se quiere
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modificar un registro proveniente de una cancelacin mltiple dentro de Cuentas por Cobrar o Pagar, el recuadro de interaccin lo advertir para que el operador tome las precauciones necesarias, recomendamos no modificar dichos registros por Movimiento Bancario. Si se modifica deber realizar los ajustes necesarios en la Aplicacin de origen. Se agreg un parmetro para el Desglose de Cuentas Contables (S/N), cuando se emite un cheque o cualquier otro movimiento que requiere dicho proceso, y se activa en el men Otros en Parmetros. Integracin de Caja a Banco: Para realizar los depsitos correspondientes a los movimientos que se encuentran en la Caja desde el archivo de movimientos bancarios, realice los siguientes pasos: 1.- Presione la tecla de funcin [F9] para pasar a Caja 2.- Teniendo el comprobante de depsito en mano, seleccione con la funcin Sel aquellos movimientos de caja que correspondan a ese deposito. Todos los movimientos ya depositado permanecern en la Caja para referencias posteriores, pero se mostrarn resaltado y estarn inactivo a efectos de su seleccin. Si escoge uno de estos movimientos el recuadro de interaccin indicar que ya fue depositado. 3.- Luego de seleccionar todos los movimientos presione [Esc] para regresar a Banco 4.- En Banco se crear un nuevo registro, que contiene en el campo Fecha la fecha del sistema, en el campo Tp el identificador DP de depsito, en el campo Concepto el texto DEPOSITO DE CAJA y la cantidad de documentos que lo conforman y en el campo Importe, la suma de los importes de los movimientos seleccionados de Caja. Los dems campos estarn vacos para que el operador introduzca la informacin necesaria. Al presionar [Enter] y dejar el campo Cdigo vaco, se podr seleccionar el cdigo de la cuenta bancaria de la ventana de Bancos. 5.- Luego de introducir o editar toda la informacin del registro, el Sistema pedir confirmacin. Al confirmar, el movimiento ser grabado y se actualizar el saldo de la o cuentas bancarias correspondientes. Si se cancela la grabacin del registro, los movimientos de Caja que lo conforman tambin sern cancelados. Esto se podr verificar pasando a Caja con [F9] y observando que los movimientos no estn resaltados, es decir no han sido depositados. Si se confirm la grabacin del movimiento bancario, al ir a Caja observar lo contrario: los movimientos estarn resaltados. Si se elimina un movimiento bancario que corresponde a un depsito de caja, los movimientos de caja que lo conforman sern activados de nuevo para su seleccin, es decir, no aparecern resaltados en Caja. Los Informes que pueden ser emitidos luego de la inclusin de informacin en este archivo maestro son los siguientes: Movimientos / Criterio
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Esta opcin permite emitir un Reporte con los Movimientos registrados en las Cuentas Bancarias de la Empresa para auditar los movimientos incluidos en los bancos. El Reporte imprime el cdigo de la cuenta y el tipo, nmero, fecha, concepto e importe del movimiento. Al finalizar el Reporte imprime el total de los movimientos listados. El orden por omisin es por Fecha y Cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las siguientes opciones: Fecha y Cdigo, Cdigo y Fecha, Cdigo y Nmero, Nmero Documento y Fecha para escoger el orden. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por Fecha y Cdigo o Fecha, los rangos por omisin son desde el primero al ultimo del mes actual. Al seleccionar cualquiera de los restantes ordenamientos, el sistema muestra los rangos vacos. Presione [F8] para invocar el catlogo de cuentas bancarias y escoger el rango de cdigos o invocar a la ventana de documentos y escoger el rango de documentos. El criterio permite seleccionar los movimientos bancarios de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos tipo, nmero de documento, concepto e importe. Ej.: Se quieren listar todos los movimientos tipo depsito: DP, cuyo concepto sea CANCELACION DOCUMENTO No. VARIOS, es decir, todos aquellos provenientes de cancelacin mltiple y cuyo importe sea mayor de 100000.00, o todos los cheques del mes de CxP o Bancos, N/C y N/D.
Tipo: DP Documentos >= Documentos <= Concepto: CANCELACION DOCUMENTO No. VARIOS Importe >= 100000.00 Importe <= Estado de Cuenta Esta opcin permite emitir un Reporte con el Estado de Cuenta de los bancos seleccionados de la Empresa. El Reporte imprime como ttulo principal, el cdigo y nombre del banco y el nmero de la cuenta; y como cuerpo del Reporte: la fecha, tipo, nmero, concepto, e importe de los movimientos que corresponden a dicha cuenta y el saldo por cada movimiento. El Reporte emite el saldo inicial y final por cada cuenta bancaria. El orden de este reporte viene dado, por omisin por el cdigo del banco. El orden del informe se deja a criterio del usuario.
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El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. El sistema muestra los rangos vacos. Presione [F8] para invocar el catlogo de cuentas bancarias y escoger el rango de cdigos o nombres de las cuentas bancarias registradas. El criterio permite seleccionar los movimientos bancarios de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos fecha, adems permite indicar si se desean emitir las cuentas con movimiento y si se desea salto de pgina por cada cuenta. La opcin seleccin, permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catlogo. Cancela el intervalo definido. Disponibilidad Esta opcin permite emitir un Reporte con los saldos disponibles de las cuentas bancarias de la Empresa. El Reporte muestra el cdigo, nombre y nmero de la cuenta bancaria y el saldo disponible a la fecha indicada. El orden de este reporte viene dado por omisin, por el cdigo del banco. El intervalo permite introducir el rango de cdigos o nombres de las cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el catlogo de cuentas y escoger las cuentas bancarias. El criterio permite introducir la fecha tope a la cual se desea conocer la disponibilidad de las cuentas. La fecha por omisin es el fin de mes de la fecha del sistema. La seleccin permite escoger manualmente las intervalo definido. Conciliacin Esta opcin permite emitir un Reporte con la conciliacin de las cuentas bancarias de la Empresa, despus de haber ejecutado la opcin Conciliacin de la opcin Procesos. El Reporte imprime como ttulo: el cdigo y nombre del banco, el nmero de la cuenta, el saldo actual y el mes de conciliacin. Luego imprime como cuerpo del Reporte: la fecha, tipo, nmero e importe de los movimientos NO CONCILIADOS de meses anteriores y del mes actual. Al final totaliza el importe de los movimientos no conciliados e indica cua al debe ser el SALDO en el Estado de Cuenta. El intervalo permite introducir el rango de cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el catlogo de cuentas bancarias y escoger el rango. El criterio permite introducir el mes de conciliacin. Presenta por omisin el mes de la fecha del sistema. cuentas bancarias del catlogo. Cancela el
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La seleccin permite escoger manualmente las intervalo definido. Saldo por Mes Esta opcin permite emitir el saldo por mes de las cuentas bancarias de la Empresa. El Reporte imprime como ttulo: el cdigo y nombre del banco y el nmero de la cuenta. Luego imprime el rango de meses seleccionados con el correspondiente monto para el debe, haber y saldo, los cuales son totalizados. El orden de este reporte viene dado por omisin, por el cdigo del banco. El intervalo permite introducir el rango de cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el catlogo de cuentas bancarias y escoger el rango. El criterio permite introducir el rango de meses a emitir. El rango por omisin es desde el mes de la fecha de apertura del ejercicio econmico al mes actual. La seleccin permite escoger manualmente las cuentas bancarias del catlogo. Cancela el intervalo definido. Otros Reportes Esta opcin permite emitir los Reportes cuya fuente sea MOVIMIENTO BANCARIO o CAJA y que hayan sido definidos dentro de la Aplicacin Generador de Reportes e incluidos en la opcion Catlogo de la opcin Otros. Al seleccionar esta opcin aparece un recuadro con las formas definidas. Luego de seleccionar la forma a emitir aparecen las ventanas de los Reportes para seleccionar las diferentes opciones. Las opciones se establecer de acuerdo a los campos que conforman el archivo fuente. cuentas bancarias del catlogo. Cancela el
MixNet PROCESOS
CONCILIACION Esta opcin permite realizar la conciliacin mensual de los movimientos bancarios de cada cuenta con respecto al Estado de Cuenta emitido por el banco. El proceso de conciliacin crea un archivo adicional donde se irn actualizando los movimientos no conciliados o en trnsito de meses anteriores.
Para ejecutar el proceso de conciliacin realice los siguientes pasos:

Seleccione la opcin Conciliacin, y al aparecer el recuadro CONCILIACION con los
campos Cdigo del Banco y Mes introduzca el cdigo de la cuenta bancaria y el mes a conciliar. Si presiona [Enter] con el campo del cdigo del banco vaco, aparecer la ventana BANCOS para seleccionar la cuenta. El sistema muestra por omisin el mes actual.
Si no es la primera vez que se realiza este proceso, el recuadro de interaccin pregunta:
Desea ejecutar el proceso de conciliacin?. Responda No si desea mantener la ltima conciliacin. El sistema regresar al men principal. Responda Si para modificar la conciliacin anterior.
Aparecer la ventana de edicin titulada con el
nombre del banco, la palabra CONCILIACION y el mes de conciliacin. En ella se muestran los registros con la fecha, tipo, nmero e importe de cada movimiento bancario registrado en dicho mes y los pendientes de meses anteriores. Cada registro muestra adems, el campo Concilia en el cual se indicar si la transaccin fue realizada por el banco. Inicialmente este campo estar vaco.
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Para indicar que una transaccin fue registrada por el banco, presione la tecla [Enter] estando
en el registro correspondiente. El campo Concilia mostrar la palabra Si. Para eliminar el Si presione de nuevo la tecla [Enter] sobre el mismo registro.
Para finalizar la conciliacin, presione [Esc]. Los movimientos
que no aparecen como registrados en el banco sern grabados en el archivo de movimientos pendientes. Si no es la primera vez que se realiza este proceso, el recuadro de interaccin preguntar: Desea ejecutar el archivo de movimientos?. Responda Si para actualizar los movimientos. Si responde No se cancela la conciliacin.
Para imprimir la conciliacin, seleccione la opcin Conciliacin del men Informes.
MANTENIMIENTO Esta opcin permite realizar operaciones para la recuperacin de los datos de la aplicacin Caja y Bancos. Al seleccionar esta opcin, presenta un recuadro con las opciones: Compactar y reindexar archivos y Reprocesar Caja y Bancos.
La opcin Compactar y reindexar archivos se utiliza cuando se presente una falla elctrica o cada de tensin que afecte la ejecucin de un proceso y se pierda informacin de los archivos ndices. Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opcin Eli de la ventana de edicin). Esto permite recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros.
Sugerencia: Utilice esta opcin cada cierto perodo de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice.
La opcin Reprocesar Caja y Bancos se debe utilizar cuando observe que los saldos de las cuentas bancarias han variado o no corresponden a la realidad motivado por algn problema similar a los anteriores. El proceso se reconstruccin se inicia desde el primer al ltimo movimiento registrado. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecucin.
PASE P/V
CAJA
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Realiza un pase de los ingresos generados del punto de venta a la caja sumarizando todos los ingresos, entre un periodo de fechas.
Al seleccionar esa opcin el sistema pedir el periodo de fechas, desde donde desea que empieza y hasta donde quiere que lo realize para localizar y sumarizar los movimientos. REMESAS Esta opcin permite hacer redescuento de giros o domiciliar en bancos los giros de las Cuentas por Cobrar.
VENCIMIENTOS Esta opcin permite ver los vencimientos de los documentos de las remesas.
IMPAGADO Esta opcin permite analizar los impagados.
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I.T.F. Esta opcin permite calcular el impuesto a las transacciones bancarias.
Nota: Las opciones Remesas, Vencimientos e Impagado slo son de uso referencial ya que no afectan las Cuentas por Cobrar.
MixNet OTROS
Las opciones que componen este men estn documentadas en el captulo I Gestin Contabilidad. Las mismas, como se dijo anteriormente, son opciones comunes en todas las gestiones del Sistema y obedecen a una misma funcin. En este men dichas funciones son: Cambio de fecha, abreviaturas, Cambio de Operador, Catlogos, Cambio ejercicio, Colores, Impresora y Parmetros. En la opcin Parmetros, se activa o no la Lista de Cdigos Contables.
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VENTAS Y CARTERAS
ARCHIVOS GRUPOS DE CLIENTES Esta opcin permite introducir o editar grupos a los cuales se asignarn los diferentes clientes de la Empresa. Esto permite que el usuario pueda agrupar sus clientes segn el criterio que considere ms conveniente, razn social, tipo de cliente, etc. obteniendo posteriormente, si lo desea, informes clasificados en base a ese criterio.
Si el usuario no desea hacer discriminacin alguna respecto a los clientes, deber entonces incluir por lo menos un grupo genrico ya esta informacin deber ser suministrada al momento de la creacin de la ficha del cliente. Al seleccionar esta opcin se presenta la ventana de edicin titulada Grupos de Clientes, donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos: Cdigo: Campo en el cual se debe indicar el cdigo que identificar el grupo de clientes. Nombre: Campo en el cual se debe introducir el nombre o descripcin del grupo de clientes. Adems de la inclusin de registros, el Sistema permite en esta pantalla modificar, presentar la base de datos en forma de columnas, buscar y seleccionar registros. Una vez que es suministrada la informacin de los grupos, el usuario ahora podr proceder a la inclusin de los clientes, tema que se explica a continuacin. La informacin incluida en este archivo maestro, puede ser emitida a travs del informe Grupos de Clientes.
MixNet En este reporte, el usuario podr seleccionar el rango de grupos a incluir en el informe a travs de la opcin intervalo, donde adems podr hacer uso de la tecla de funcin F8 para indicar desde qu hasta cul grupo se desea presentar en el informe. El orden reporte, viene dado por omisin, por el cdigo del grupo. Cuando es emitido el informe, se presenta el cdigo y el nombre o descripcin del grupo de clientes. CLIENTES Opcin en la cual se introduce la informacin individual de cada uno de los clientes de la empresa. La informacin referente a los clientes debe ser lo ms exacta posible, ya que posteriormente dichos datos son solicitados por el Sistema. Se dice, los ms exacta posible, debido a que muchos usuarios solamente introducen los datos que para ellos son ms importantes, pero realmente todos los campos de la ficha son importantes. Se hace esta recomendacin para que posteriormente no tenga la necesidad de regresar a la ficha del cliente e incluir informacin que no suministr en su debido momento. Al seleccionar esta opcin, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar los siguientes datos:
Cdigo: Campo para introducir el cdigo que identificar el cliente. Nombre: Campo en el cual se debe introducir el nombre del cliente. Se dispone de treinta y cinco (35) posiciones de formato libre para la inclusin del mismo. 1-58 Manual del Usuario
MixNet Grupo: Campo para indicar el grupo al cual estar asociado dicho cliente. Existen dos maneras de introducir o suministrar este dato; la primera es, introducir directamente el cdigo del grupo y automticamente el Sistema presenta al lado de ste el nombre, si el cdigo del grupo es errado, el Sistema presenta la ventana que contiene los grupos incluidos previamente, donde el usuario puede seleccionar el grupo al cual va a asignar al cliente y; segundo, dejar el campo en blanco y presionar Enter, es decir que este campo es opcional. Desde la misma ficha del cliente, el usuario podr incluir, a medida que sea solicitada la informacin, los vendedores, cobradores, transportes, etc., datos stos, relacionados con el cliente. R.I.F./N.I.T./Cdula: Acepta hasta quince (15) posiciones de formato libre, donde el usuario podr indicar el nmero de cdula del cliente, el nmero del Registro de Identificacin Fiscal o el Nmero de Identificacin Tributaria. Direccin: Se dispone en este campo de cuatro (4) renglones de veinticinco (25) posiciones de formato libre cada uno para la inclusin de la direccin o ubicacin del cliente. Telfonos: Acepta hasta dos (2) renglones de quince (15) posiciones de formato libre cada uno, para la inclusin de los nmeros telefnicos del cliente. Fax: Acepta hasta quince (15) posiciones de formato libre para la inclusin del nmero del fax del cliente. Estatus: Campo para registrar el estatus en el cual se encuentra el cliente en relacin a los cobros realizados. Inicialmente este campo se deja vaco o se introduce el identificador A para indicar que el cliente est al da. Luego, a travs del proceso Cambio de Estatus, el Sistema escribe en el campo Estatus -de acuerdo a lo que indique el usuario- uno de los indicadores incluidos previamente en las condiciones de cambio de estatus, por ejemplo: M1 M2 S Primera Demora Segunda Demora Suspendido
Si el cliente tiene sus pagos al da, ser A su estatus. Este campo puede ser modificado cuando lo desee el usuario Lmite de Crdito: Campo en el cual se debe introducir el monto mximo de crdito que se desea asignar al cliente. Este campo se puede dejar en blanco si la empresa no tiene un sistema de lmites de crdito para sus clientes. El lmite de crdito genera un warning (advertencia) al momento de facturar, en el que se indica el saldo actual ms el monto de factura cuando ste sobrepasa el lmite de crdito. 1-59 Manual del Usuario
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Transporte: Campo para indicar el transporte por medio del cual es enviada la mercanca al cliente. Si el usuario introduce en este campo un cdigo errado, el Sistema automticamente presenta la ventana con los transportes que previamente han sido incluidos, de donde se debe seleccionar el tipo de transporte que se utiliza para enviar la mercanca al cliente. Descuento: En este campo se debe registrar -si el usuario lo desea- un porcentaje de descuento fijo para el cliente. De aqu en adelante cuando se realice una venta a dicho cliente, el Sistema preguntar si aplica o no dicho descuento; si la respuesta es afirmativa, automticamente har el descuento que se haya registrado en este campo. Dicho descuento, podr ser modificado por el usuario al momento de realizar la transaccin con el cliente. Rgimen I.V.A.: Campo en el cual se debe indicar si el cliente es Contribuyente o No Contribuyente. Este campo es de entrada obligatoria. Cuando se indica Contribuyente, el Sistema desglosa el impuesto en el documento; de forma contraria, cuando se indica que el cliente es No Contribuyente, el Sistema grava directamente el impuesto al precio de venta del producto. Tarifa: Acepta hasta cinco (5) posiciones de formato libre y se refiere a las tarifas aplicables al cliente segn las definiciones de los precios del artculo, los cuales pueden ser A,B,C,D y otros precios definidos a travs de la tecla de funcin F9 al momento de la inclusin del producto. Tipo de Crdito: Campo para indicar el tipo de crdito que va a otorgar al cliente.; es decir, el tipo de crdito que tendr este cliente para la cancelacin de sus documentos. La fecha de vencimiento se calcular en base al tipo de crdito. Ejemplo: crdito 30 das fecha de emisin 01/01/95 fecha de vencimiento (automtica) 01/02/95 Al momento de introducir en este campo un cdigo no existente, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes tipos de crditos de donde el usuario deber seleccionar el tipo de crdito que desea asignar al cliente. Bco. Domicil: En este campo el usuario deber indicar el cdigo del banco de la empresa, por medio del cual el cliente realiza, regularmente, sus pagos.
MixNet Al incluir en este campo un cdigo errado, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes bancos registrados en el Sistema, de donde el usuario debe seleccionar el banco que desee para asignarlo al cliente. Este campo es solamente de uso referencial. Cta. Domicil: Este campo es presentado automticamente por el Sistema al momento de incluir el cdigo del banco en el campo anterior. Contacto: Campo para incluir el nombre de la persona de contacto que se tiene donde el cliente. Zona: Campo en el cual se debe indicar el cdigo de la zona donde est ubicado el cliente o el lugar de recepcin de la mercanca. Al introducir en este campo un cdigo errado, el Sistema presenta la ventana que contiene las diferentes zonas que han sido incluidas previamente. Cobrador: Campo para indicar el cdigo del cobrador que estar asignado al cliente. Al introducir un cdigo errado, el Sistema presenta la ventana que contiene los Vendedores/Cobradores que previamente han sido incluidos en el Sistema, de donde el usuario deber seleccionar el cobrador que va a asignar al cliente. Vendedor: Campo donde se debe incluir el cdigo del vendedor, el cual estar asignado al cliente. Cuenta Contable: Campo en el cual se debe indicar, si se desea, el cdigo de la cuenta contable que estar asociada al cliente, la cual es utilizada cada vez que se realice una transaccin, para efectos de la integracin contable. Nota: Los movimientos generados con el cliente, solamente afectan las cuentas contables automticamente cuando se definen las reglas de integracin. Saldo Actual: La informacin de este campo es presentada automticamente por el Sistema y la misma se refiere a la deuda que tiene el cliente con la empresa. Dicha informacin se presenta a manera de consulta para que el usuario est enterado del saldo del cliente a la fecha de la revisin de los datos. Este campo en ningn momento podr ser alterado por el usuario a menos que se realice una operacin de venta o cobro de dicho cliente. Observaciones: Campo para incluir observaciones adicionales del cliente, tambin puede utilizarse para incluir nmeros de telfonos, personas de contacto, etc. Por medio del informe Clientes, el usuario podr obtener el resultado de la informacin incluida en este archivo maestro.
MixNet En dicho reporte, se dispone de diferentes rdenes para la emisin del mismo; dicho orden se deja a criterio del usuario, por omisin, el Sistema presenta el cdigo del cliente. A travs de la opcin intervalo, se puede indicar el rango de clientes que sern incluidos en el informe. Para presentar el catlogo de clientes, el usuario tiene a su disposicin la tecla de funcin F8; a travs de sta, se puede indicar desde qu hasta cul cliente se desea presentar en el informe. A travs de la opcin criterio, el usuario podr emitir un reporte resumido o detallado de los clientes, dependiendo de la necesidad del usuario. Cuando se emite un reporte resumido de los clientes, solamente se presenta el cdigo, nombre, grupo, zona y telfono del cliente; de forma contraria sucede con el reporte detallado, que presenta el cdigo, nombre, direccin, telfono(s), zona, observaciones, estatus, lmite de crdito y grupo al cual est asignado el cliente. Clientes Dentro de la pantalla de Ficha del Cliente se agrego un campo para incluir la ACTIVIDAD COMERCIAL, del mismo.
VENDEDORES/COBRADORES
MixNet Esta opcin permite codificar vendedores y cobradores de la empresa, y asignarles sus porcentajes de comisin, tanto para ventas como para cobranzas.
Para la inclusin de los vendedores en el Sistema, el usuario deber suministrar la siguiente informacin: Cdigo: Campo para indicar el cdigo que identifica el vendedor o el cobrador, de acuerdo al criterio del usuario. Nombre: Campo en el cual se indica el nombre del vendedor y/o cobrador. %: Acepta hasta cuatro (4) tipos de comisiones, las cuales sern asignadas de acuerdo al criterio del usuario. De acuerdo a los porcentajes definidos en la ficha de los cobradores y/o vendedores, se definen los reportes de comisiones. Dichos reportes deben ser definidos por el usuario ya que el Sistema no presenta ninguno de stos. Para presentar la informacin introducida en el archivo maestro, se presenta el informe Vendedores. Este reporte presenta toda la informacin referente a los vendedores, incluyendo los porcentajes de comisin para cada uno de ellos.
VARIOS Esta opcin permite la inclusin y edicin de los tipos de servicios que presta o factura la empresa, las tarjetas de crdito que manejar el Sistema, etc. Estas opciones se describen a continuacin:
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Servicios Esta opcin permite la inclusin de los tipos de servicios que factura la empresa que forman parte del inventario, por ejemplo un cargo en una factura por concepto de transporte. La informacin que debe ser suministrada en esta ventana, es la siguiente:
Cdigo: Campo para incluir el cdigo que identifica el servicio que se est incluyendo. Nombre: Campo donde se debe incluir el nombre o descripcin del servicio. I.S.V: Campo para indicar el tipo de impuesto que ser gravado al servicio. Este impuesto es cargado en el momento de la facturacin. Precio: Campo en el cual se debe indicar el precio o valor del servicios que se est incluyendo. Adems de la inclusin, el usuario podr modificar, eliminar registros, mostrar la base de datos en forma de columnas o tabla y buscar el registro que desee mediante la opcin Bus. A travs del reporte Servicios/Varios, el usuario podr emitir la informacin referente a los servicios que factura la empresa. Se presentan dos tipos de orden, el Sistema por omisin, presenta el cdigo del servicio. La opcin intervalo, permite indicar el rango de registros que sern presentados en el reporte.
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Tarjetas de Crdito Esta opcin permite el manejo de la informacin referentes a las tarjetas de crdito en el Sistema.
La definicin de la tarjetas de crdito permite que posteriormente el cliente haga sus cancelaciones mediante las mismas. Si el usuario desea incluir una tarjeta de crdito en el Sistema, deber suministrar la siguiente informacin: Cdigo: Campo para incluir el cdigo o identificacin de la tarjeta de crdito. Descripcin: Campo para introducir el nombre o descripcin de la tarjeta de crdito. %: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numrico, de ellas dos (2) enteros y dos (2) decimales y se refiere a los dos posibles porcentajes de retencin que tendrn las tarjetas de crdito al momento de la cancelacin. El primer campo se refiere al porcentaje de comisin que cobra el banco por el uso de la tarjeta de crdito, y el segundo, se refiere al porcentaje que ser cobrado por concepto de I.S.L.R. Zonas Esta opcin permite la inclusin de las diferentes zonas que pueden ser posteriormente asignadas a la ficha del cliente.
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Dichas zonas se pueden utilizar para la clasificacin de los clientes por su ubicacin. Si al momento de seleccionar esta opcin, la ventana de zonas est vaca, el usuario puede incluir las mismas suministrando la zona o cdigo, y el nombre de la misma. Adems de la inclusin, el usuario podr modificar, eliminar registros, mostrar la base de datos en forma de columnas o tabla y buscar el registro que desee mediante la opcin Bus. Transportistas Esta opcin permite indicar los diferentes transportes que la empresa emplea para el envo de la mercanca a sus clientes.
Para la inclusin de tipos de transporte en el Sistema, el usuario debe suministrar el cdigo y el nombre o descripcin del mismo. Adems de la inclusin, el usuario podr modificar, eliminar registros, mostrar la base de datos en forma de columnas o tabla y buscar el registro que desee mediante la opcin Bus.
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Tipos de Crdito Esta opcin permite la definicin de tipos de crdito que posteriormente el usuario puede asignar a la ficha del cliente.
Si al momento de seleccionar esta opcin, la ventana de tipos de crditos est vaca, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar la siguiente informacin: Cdigo: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato libre e identifica el cdigo del tipo de crdito. Documento: Acepta hasta dos (2) posiciones que deben ser FC o GR, y que significan Factura y Giros respectivamente. Perodo (das): Acepta hasta tres (3) posiciones de formato numrico y se refiere al nmero de das de plazo para la cancelacin de la factura. Nmero de Giros: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numrico y se refiere al nmero de giros para este tipo de crdito. Inters (%): Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numrico, de ellas dos (2) enteros y dos (2) decimales y se refiere al porcentaje de inters que ser cargado a los giros para este tipo de crdito. Lmite: Acepta hasta ocho (8) posiciones de formato numrico y se refiere al lmite de das que se permitir para cada forma de pago que se defina dentro de esta ventana. Cada vez que se incluye un tipo de crdito, el Sistema ubica dicho registro en la siguiente ventana:
MixNet Posteriormente esta informacin puede ser modificada, eliminada, presentada en forma de columnas e inclusive buscar rpidamente un registro cuando se trate de numerosos tipos de crdito. Tabla IVA En esta opcin se dispone de una ventana, donde el usuario podr indicar los diferentes porcentajes del IVA que sern aplicados a los productos que se manejen en el Sistema. De esta manera el usuario tendr un histrico de las diferentes variaciones del Impuesto.
Cambio Moneda Esta opcin permite la inclusin del valor de cambio de la moneda extranjera que se maneje en el Sistema, en diferentes fechas y horas.
Tasa de Porcentaje (Giros) La asignacin de porcentajes en los giros se hace por esta opcin, cuando el usuario elabora un giro, el porcentaje se refleja directamente y el Sistema no permite cambiar el porcentaje en el momento de su elaboracin. Esta opcin presenta dos (2) tipos de porcentajes: Porcentaje de Inters Simple y Porcentaje de Inters Compuesto.
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COTIZACIONES
Esta opcin permite la inclusin y edicin de cotizaciones en el Sistema, al seleccionar esta alternativa, el Sistema presenta la ventana donde se debe suministrar la siguiente informacin:
1.Encabezado de la Cotizacin En esta etapa el usuario debe suministrar la informacin de los siguientes campos: Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboracin de la cotizacin, la fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema Operativo. Entrega: Fecha de entrega del producto cotizado, el Sistema muestra una fecha que puede ser modificada por la que el usuario desee, este campo acepta hasta ocho (8) posiciones de formato de fecha, dos (2) posiciones para el da, dos (2) para el mes, y cuatro (4) para el ao.
MixNet Estatus: El Estatus de la cotizacin depender si es parcial o total de la misma forma que en los pedidos y puede ser convertida en factura y nota de entrega. Cliente: Campo en el cual se debe incluir el cdigo del cliente al cual se est elaborando la cotizacin. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los clientes que han sido incluidos previamente de donde el usuario debe seleccionar el que desee. Si el cliente al cual desea elaborar un pedido no est registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opcin Inc que se presentan en la parte inferior de la ventana de clientes para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podr seleccionar. Este campo acepta hasta ocho (8) posiciones de formato numrico. Vendedor: Campo para indicar el cdigo del vendedor, si el vendedor no esta registrado en la base de datos, el usuario lo puede incluir con la opcin Inc que se presenta en la parte inferior de la ventana de vendedores, posteriormente lo podr seleccionar de la misma pantalla. Comentario: Informacin adicional que desee incluir por ejemplo: otros nmeros de telfono o direcciones, etc. 2. Cuerpo de la Cotizacin En esta etapa, el usuario define el contenido de la cotizacin, incluyendo los artculos a ser cotizados. A continuacin los pasos y la descripcin de los campos para llevar a cabo dicho proceso. Cdigo: Campo para indicar el cdigo del producto a incluir en la cotizacin. Al dejar este campo vaco y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artculos, de donde el usuario podr seleccionar el producto que va a incluir en la cotizacin Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. El Sistema por defecto muestra el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artculo. El usuario podr modificar dicho campo. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema ya que este dato es suministrado en la ficha del artculo. Precio: Campo para indicar el precio de venta del producto. % Dcto.: Campo en el cual se debe indicar el porcentaje de descuento que se otorgar al artculo. Si en la apertura de la ficha del producto se ha indicado algn porcentaje de descuento en el precio de venta del mismo, ste ser colocado automticamente por el Sistema en este campo. El usuario puede modificarlo si lo desea.
MixNet Total: En este campo es almacenada la informacin referente al total del rengln, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el rengln por el precio de venta menos el porcentaje de descuento. Adems de los productos que se pueden incluir en el cuerpo de la cotizacin, tambin se pueden incluir los servicios declarados en la opcin Varios. Para invocar esta ventana, presione la tecla de funcin F8, inmediatamente el Sistema presenta la ventana con los servicios declarados, all podr seleccionar el que desee. Cuando se selecciona un servicio de esta pantalla, es llevado a la cotizacin que se est elaborando, el Sistema lo identifica con el smbolo \ seguido del cdigo del mismo, esto indica al usuario que se trata de un servicio. Una vez terminada la cotizacin, y el usuario desea grabarla, debe presionar la tecla Enter. Inmediatamente el Sistema le pregunta: Conforme? Si, No, Cancelar. Al momento de facturar, si se desea convertir la cotizacin en factura, slo tiene que presionar las teclas de funcin ALT F10 , es all donde se vern los cotizaciones que quedaron pendientes para ese cliente, seguidamente elija la cotizacin que desee convertir a factura, y esta ser incluida, inmediatamente puede seguir con el proceso de elaboracin de una factura normal. En las Notas de Entrega, para llamar a las cotizaciones pendientes para un cliente se hace con la tecla de funcin F10. PEDIDOS Esta opcin permite la inclusin y edicin de los pedidos en el Sistema. Seguidamente un detalle de la informacin que debe ser suministrada en esta ventana.
MixNet Para inclusin de un pedido, lo haremos en dos pasos, 1. Encabezado del Pedido Nmero: La informacin de este campo es suministrada por el Sistema al momento de la conformacin de los datos del pedido. El nmero correlativo asignado al pedido empieza a partir del nmero que el usuario haya declarado en la opcin Contadores del Men Otros. Es decir, el usuario debe indicar primero, el contador o nmero inicial para los pedidos antes de la elaboracin de los mismos. Esta numeracin puede ser alterada cuando el usuario lo desee. Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboracin del pedido. La fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema operativo. Entrega: Acepta hasta seis (8) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de entrega del pedido. Estatus: Este campo se refiere al estado en que se encuentra el pedido (Pendiente o Entregado); es decir, inicialmente se muestra PE, porque se trata de un pedido pendiente; cuando el pedido, posteriormente, es entregado en una nota de entrega o factura y el usuario lo consulta nuevamente, el estatus ahora ser OK lo que significa que el pedido fue entregado. Cliente: Campo en el cual se debe incluir el cdigo del cliente al cual se est elaborando el pedido. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los clientes que han sido incluidos previamente de donde el usuario debe seleccionar el que desee. Si el cliente al cual desea elaborar un pedido no est registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opcin Inc que se presentan en la parte inferior de la ventana de clientes para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podr seleccionar utilizando la opcin Sel de la misma pantalla. Una vez que es seleccionado el cliente, el Sistema coloca al lado del cdigo, el nombre del mismo, el usuario podr modificar, si lo desea, los campos referentes al nombre, direccin de entrega, telfonos, etc. Vendedor: Campo para indicar el vendedor. Por omisin el Sistema presenta el vendedor que fue asignado al cliente en el momento de la apertura de la ficha del mismo, pero el usuario podr cambiarlo si as lo desea. Comentarios: En este campo se deben indicar los comentarios adicionales que el usuario desee hacer acerca del pedido.
MixNet Tarifa: Este campo es presentado por el Sistema ya que al momento de apertura de la ficha del cliente se asign la tarifa que sera aplicada a dicho cliente. Este campo puede ser modificado por el usuario al momento de la elaboracin del pedido. Luego de la inclusin del encabezado del pedido, seguiremos con el resto del documento. 2. Cuerpo del Pedido Cdigo: Campo para indicar al cdigo del producto a incluir en el pedido. Al dejar este campo vaco y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artculos, de donde el usuario podr seleccionar el producto que va a incluir en el pedido. Dicha ventana presenta los campos: Cdigo, Nombre del artculo, Unidad de medida y la existencia del mismo. Esto permite que el usuario est enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboracin de los pedidos, facturas, etc. Una vez que el usuario selecciona el artculo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo del pedido, el nombre del producto, el usuario podr modificarlo si lo desea o si tiene acceso a modificar la descripcin de los productos. Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. El Sistema por defecto muestra el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artculo. El usuario podr modificar dicho campo. Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que sern incluidos en el pedido. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la seleccin del producto de la base de datos, ya que este dato es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artculo. Precio: Campo para indicar el precio de venta del producto. Al dejar este campo vaco y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes precios de venta que han sido declarados en la ficha del artculo. % Dcto.: Campo en el cual se debe indicar el porcentaje de descuento que se otorgar en el rengln. Si en la apertura de la ficha del producto se ha indicado algn porcentaje de descuento en el precio de venta del mismo, ste ser colocado automticamente por el Sistema en este campo. El usuario podr modificarlo si as lo desea. Total: En este campo es almacenada la informacin referente al total del rengln, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el rengln por el precio de venta menos el porcentaje de descuento. 1-73 Manual del Usuario
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Adems de los productos que se pueden incluir en el cuerpo del pedido, el usuario puede incluir tambin los servicios declarados en la opcin Varios. Para invocar dicha ventana, el usuario puede hacer uso de la tecla de funcin F8, seguidamente el Sistema presenta la ventana con los servicios declarados, de donde se puede seleccionar el que desee. Cuando es seleccionado un producto o servicio de esta pantalla y llevado al documento en elaboracin, el Sistema lo identifica con el smbolo \ seguido del cdigo del mismo, esto indica al usuario que se trata de un servicio. Es importante sealar que los pedidos no alteran la existencia del inventario, pero si alteran el campo Pedido clientes de la ficha del producto; es decir, se incrementa de acuerdo a la cantidad de mercanca requerida en los pedidos o disminuye al momento de la entrega de los mismos. Para obtener la informacin referente a los pedidos, el Sistema brinda un reporte que lleva su nombre, donde de acuerdo a condiciones estipuladas en la ventana de emisin de informes, presenta por diferentes medios la data incluida en el archivo maestro. El orden de este informe viene dado, por omisin, la fecha de emisin del mismo. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. La opcin intervalo permite definir el rango de pedidos a presentar en el informe. La opcin criterio, permite filtrar la informacin referente a los pedidos, donde, si desea, slo emite los pedidos de un determinado cliente, con determinado vendedor, etc. El uso de esta opcin puede ser manejada de acuerdo a las necesidades del usuario. Tambin se permite indicar si desea o no salto de pgina por pedido. NOTA DE ENTREGA Esta opcin permite la inclusin y edicin de las notas de entrega en el Sistema, que a diferencia de los pedidos que no afectan la existencia del inventario, las notas de entrega s lo hacen.
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Para conocer mejor el funcionamiento de dicha opcin, presentamos seguidamente un detalle de la informacin que debe ser suministrada para la elaboracin de una nota de entrega. Para proceder a la inclusin de una Nota de Entrega, se deben seguir los mismos pasos que para la elaboracin de los Pedidos, a diferencia de algunos campos que se deben suministrar en la Nota de Entrega. De igual forma, como se realiza un Pedido, se debe proceder a la inclusin del encabezado de la Nota de Entrega, que a diferencia de los Pedidos, debe aadir los siguientes datos: Transporte: Campo en el cual se debe incluir el cdigo del transporte por medio del cual se va a realizar la entrega de la mercanca al cliente. Para presentar la ventana que contiene los diferentes tipos de transporte registrados en el Sistema, se debe incluir en este campo un cdigo errado. A continuacin se debe seleccionar el transporte que desee. Almacn: Si al momento de inicializar la empresa, se indica que sta ser multialmacn, cada vez que se realice un documento, se debe incluir el cdigo del almacn de donde saldr la mercanca o de donde sern descargados los artculos. Si al momento de inicializar la empresa se indic que no era multialmacn y se registraron movimientos en ella y luego se quiere trabajar multialmacn, se debe modificar y seleccionar la empresa nuevamente para que esta opcin se active. Luego de culminar con la inclusin del encabezado de la Nota de Entrega, se debe seguir con el cuerpo o detalle de la misma. Para realizar este proceso, se deben seguir los mismos pasos que se realizan en la elaboracin de los pedidos.
MixNet Cuando se estn incluyendo tems en el cuerpo de la nota de entrega, el usuario tiene a su disposicin las teclas de funcin de la parte inferior de la ventana, con ellas podr incluir pedidos dentro de la misma nota de entrega, adems de servicios. Cuando es incluido un servicio en una Nota de Entrega, el Sistema diferencia dicho rengln colocando antes del cdigo de ste el caracter \, lo cual indica que se trata de un servicio. Cuando se culmina con la elaboracin de la nota de entrega, el Sistema verifica internamente, que el monto de la misma y el saldo del cliente no exceda su lmite de crdito, si esto sucede, el Sistema presentar un mensaje de advertencia, indicando que el cliente sobrepasa el lmite de crdito establecido en la ficha del mismo. Finalmente se debe proceder a la conformacin de los datos. Al responder afirmativamente, el Sistema genera los movimientos correspondientes a la nota de entrega, de lo contrario, continua en la edicin de la misma. Por otro lado si el usuario elige cancelar, el Sistema abandona la pantalla de edicin notas de entrega y ahora presenta, en forma de consulta, el ltimo registro incluido. Adems de la inclusin, el Sistema permite, a travs de las opciones presentadas en la parte inferior de la pantalla de notas de entrega, la modificacin, eliminacin de las mismas, as como presentarlas en forma de columnas o buscar una en particular. El informe a travs del cual se emite la informacin incluida en este maestro es Notas de Entrega. En este informe se dispone de la opcin orden, el cual permite ordenar por fecha de emisin o nmero, las notas de entrega incluidas en el Sistema. Por omisin se presenta ordenado por fecha de emisin. La opcin intervalo permite indicar el rango de fechas en las cuales existen notas de entrega, a presentar en el reporte. La opcin criterio permite filtrar y presentar, slo aquella informacin especfica que el usuario desea, la cual puede ser, emitir las notas de entrega de un determinado cliente, de un determinado vendedor, indicar si se listan aquellas notas de entrega que se encuentran pendientes o no, o ambas; y si se detalla dicho reporte, adems de indicar si desea salto de pgina por cada nota de entrega listada. Si el informe se presenta detallado, las notas de entrega presentadas en ste, muestran los diferentes tems que la componen.
MixNet Finalmente, se debe seleccionar la va mediante la cual se obtendr el informe (pantalla, impresora, disco o ventana), la cual se deja a criterio del usuario.
FACTURA/DEVOLUCION Esta opcin permite la inclusin y edicin de facturas y/o devoluciones en el Sistema. Al seleccionar esta alternativa, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar la informacin referente al documento a elaborar. A continuacin se explica en detalle cada uno de los campos que el usuario debe suministrar para la inclusin de una Factura/Devolucin.
Para la elaboracin de una factura, lo haremos en tres etapas, 1. Encabezado de la Factura En esta etapa el usuario debe indicar, al igual que en pedidos y notas de entrega, el encabezado del documento que consta de los siguientes campos: Nmero: La informacin de este campo es suministrada por el Sistema al momento de la conformacin de los datos de la factura. El nmero correlativo asignado empieza a partir del nmero que el usuario haya declarado en la opcin Contadores del Men Otros. Es decir, el usuario debe indicar primero, el contador o nmero inicial para las facturas antes de la elaboracin de las mismas. Esta numeracin no debe ser alterada. 1-77 Manual del Usuario
MixNet Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboracin de la factura. La fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema operativo. Si el usuario desea elaborar una factura con fecha posterior a la presentada por el Sistema, ste har la advertencia de que la fecha de elaboracin es posterior a la fecha actual, de todas maneras se permite la inclusin del documento. Cliente: Campo para indicar el cdigo del cliente al cual se est elaborando el documento. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los clientes que han sido incluidos previamente, de donde el usuario debe seleccionar el cliente al cual va a elaborar el documento. Si el cliente al cual desea elaborar la factura no est registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opcin Inc que se presenta en la parte inferior de la ventana de clientes para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podr seleccionar utilizando la opcin Sel de la misma pantalla. Una vez que es seleccionado el cliente, el Sistema coloca al lado del cdigo, el nombre del cliente, donde el usuario podr modificar los campos que desee, ya sea el nombre, direccin de entrega, telfonos, etc. Vendedor: Campo para indicar el vendedor que realiza la venta. Por omisin es presentado el vendedor que fue asignado al cliente en el momento de la apertura de la ficha del mismo, pero el usuario podr cambiarlo si as lo desea. Para realizar esto, debe colocar un cdigo errado, seguidamente el Sistema presenta la ventana que contiene los vendedores, de donde el usuario podr seleccionar el que desee. Contribuyente: Campo para indicar la identificacin fiscal del cliente, es decir, si el mismo es 1 S=Contribuyente, el Sistema desglosa el impuesto la factura, o 2 N=No Contribuyente, de esta manera se carga el impuesto al precio de venta directamente, 0 si es exento. Transporte: Campo para indicar el cdigo del transporte por medio del cual ser enviada la mercanca al cliente. Por omisin es presentado el cdigo del transporte que fue asignado al momento de la creacin de la ficha del cliente. Dicho cdigo podr ser modificado por el usuario. Cuando es colocado en este campo un cdigo errneo, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes tipos de transporte que han sido registrados previamente, de donde el usuario deber seleccionar el que desee. Almacn: Campo en el cual se debe indicar el cdigo del almacn de donde ser descontada la mercanca, o de donde saldr la mercanca. Cuando es colocado en este campo un cdigo errneo, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes almacenes que han sido registrados previamente, de donde el usuario deber seleccionar el que desee. Si al momento de la creacin de la empresa no se indica que la misma ser multialmacn, el Sistema obvia este campo al momento de la facturacin y no permite la entrada en dicho campo. 1-78 Manual del Usuario
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Tarifa: Este campo es presentado por el Sistema ya que al momento de apertura de la ficha del cliente se asign la tarifa de precio que sera aplicada a dicho cliente. Este campo se refiere al tipo de precio que ser aplicado al cliente. Este campo puede ser modificado por el usuario al momento de la elaboracin de la factura. Comentarios: Campo para indicar comentarios adicionales que el usuario desee hacer acerca de la mercanca o de la factura. 2. Cuerpo de la Factura En esta etapa, el usuario define el contenido de la factura a travs de la inclusin de los artculos en la misma. A continuacin los pasos y la descripcin de los campos para llevar a cabo dicho proceso. Cdigo: Campo en el cual se debe indicar el cdigo del producto a incluir en el factura. Al dejar este campo vaco y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artculos, de donde el usuario podr seleccionar el producto que desee. Dicha ventana presenta los campos cdigo, nombre y unidad de medida, presentando adems la existencia del producto. Esto permite que el usuario est enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboracin de las facturas, pedidos, notas de entrega, etc. Una vez que el usuario selecciona el artculo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo de la factura el nombre del producto, donde el usuario podr modificarlo si lo desea, o si tiene acceso a ello. Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. Por omisin es presentado el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artculo. El usuario podr modificar dicho campo. Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que sern incluidos en la factura. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la seleccin del producto de la base de datos, ya que este campo es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artculo. Precio: Campo en el cual se debe indicar el precio de venta del producto. Al dejar este campo vaco y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes precios de venta que han sido declarados en la ficha del artculo y a travs de la opcin otros precios.
MixNet El usuario podr desplazarse sobre los campos a travs de las teclas precio de venta presionando Enter. y luego seleccionar el
% Dcto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se otorgar en el rengln. Si en la apertura de la ficha del producto se ha indicado algn porcentaje de descuento en el precio de venta del mismo, ste ser colocado automticamente por el Sistema en este campo. El usuario podr modificarlo si as lo desea. Total: En este campo es almacenada la informacin referente al total del rengln, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el rengln por el precio de venta menos el porcentaje de descuento. Adems de los productos que se pueden incluir en el cuerpo de la factura, el usuario puede incluir tambin los servicios o productos que no hallan sido declarados en el inventario, pero si en la opcin servicios. Para invocar dicha ventana, el usuario puede hacer uso de la tecla de funcin F8, seguidamente el Sistema presenta una ventana con los diferentes servicios que la empresa vende, de donde se podr seleccionar el que se vaya a incluir en el factura. Cuando es seleccionado un producto o servicio de esta pantalla y llevado al documento en elaboracin, el Sistema lo identifica con el smbolo \ seguido del cdigo del mismo, esto indica al usuario que se trata de un servicio. Adems de la inclusin de servicios en el cuerpo de la factura, el usuario tambin puede incluir pedidos previamente elaborados; esto se realiza utilizando la tecla de funcin F9. En esta pantalla el usuario puede seleccionar el pedido que desee incluir en el cuerpo de la factura. Al igual que se incluyen pedidos en la factura, el usuario puede tambin incluir notas de entrega en la misma. El procedimiento para hacer esto, es a travs de la tecla de funcin F10, al ser presionada, el Sistema presenta la ventana que contiene las notas de entrega pendientes del cliente, el usuario podr entonces seleccionar de dicha ventana la nota de entrega que desee trasladar hacia la factura. Tambin se pueden facturar, las cotizaciones que se hicieron para ese cliente, este procedimiento se hace con las teclas de funcin ALT F10, al ser presionadas el Sistema muestra una ventana donde aparecen las cotizaciones hechas a ese cliente, el usuario podr seleccionar la que desee incluir en la factura. Cada vez que se incluyen productos en una nota de entrega y la existencia de estos no cubren los requerimientos, el Sistema lo advertir a travs de un mensaje, pero permite la inclusin del artculo, la existencia del mismo ahora ser indicada en signo negativo. 1-80 Manual del Usuario
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Es importante sealar que cuando se incluye un pedido o una nota de entrega en una factura, los renglones de stos podrn ser modificados o eliminados, el Sistema hace dicha observacin. Cuando se finaliza de incluir los productos en el cuerpo de la factura y el usuario desea otorgar un monto o porcentaje de descuento a la factura, es necesario que coloque en el campo cdigo (tem) *D, estas siglas indican al Sistema que se trata de un descuento. Seguidamente el Sistema coloca en el campo descripcin *DESCUENTO*, el usuario puede modificar dicho enunciado por el que considere conveniente. A continuacin el cursor se ubica en el campo Dcto, donde el usuario debe indicar el porcentaje de descuento para la factura; de lo contrario, si desea indicar un monto en lugar de porcentaje, debe presionar Enter, como se puede observar el cursor ahora, se ubica en el campo Total, donde el usuario puede indicar el monto a ser descontado del bruto de la factura. Si en la ficha del cliente se ha indicado algn porcentaje de descuento, el Sistema evala esta situacin al momento de terminar con la elaboracin de la misma y lo presenta en un mensaje mostrando al usuario dicho porcentaje, si responde afirmativamente, el Sistema entonces, aplicar, adems del descuento introducido en el cuerpo de la factura, el porcentaje de descuento indicado en la ficha del cliente; de lo contrario, el Sistema contina hacia la ventana que contiene las formas de cancelacin. En el cuerpo de la factura, se incluy un campo PESO, ubicado en la parte inferior de la factura, en dicho campo el Sistema guarda el valor del peso en el momento de su venta, con esta informacin podemos tener un Histrico por Ventas. La informacin referente al PESO ya fue incluida en la ficha de Artculos de la gestin Almacn. 3. Cancelacin de la Factura Esta es la etapa final donde el usuario procede a la cancelacin del documento elaborado, ya sea una factura o una devolucin. A continuacin los pasos y el detalle de la informacin que debe ser suministrada para proceder a la cancelacin del mismo. Una vez que se ha terminado con la inclusin de los productos en el cuerpo de la factura, el usuario debe presionar la tecla Esc y seguidamente el Sistema presenta la ventana con las formas de pago. Contado Al seleccionar esta opcin el Sistema presenta, la ventana con las diferentes formas de pago, de donde se debe seleccionar la que corresponda a la cancelacin del documento.
MixNet Efectivo: Cuando la forma de cancelacin es en efectivo, el Sistema procede a la conformacin de la misma. Si la respuesta es afirmativa, el efectivo va a caja y el Sistema procede a generar los movimientos correspondientes al documento; de lo contrario continua en la edicin de la factura. Por otra parte si el usuario selecciona cancelar, el Sistema abandona la edicin de la factura y presenta ahora, en forma de consulta, el ltimo documento incluido. Cheque: Cuando la forma de pago es en cheque, el usuario debe introducir el nmero del cheque, y el nombre del banco con el cual est realizando el pago. De igual manera que la forma de pago anterior (efectivo), luego de introducir los datos correspondientes al pago, el Sistema pide la conformacin de los datos. Si la respuesta es afirmativa, el cheque va a caja y el Sistema genera los movimientos correspondientes. Tarjeta: Cuando la forma de pago es en tarjeta de crdito, el usuario debe introducir el nmero de la tarjeta y el cdigo de la misma. Dicha tarjeta deber estar registrada en el Sistema. Luego de suministrar los datos de la tarjeta de crdito, la tarjeta va a caja y son generados los movimientos correspondientes. Depsito: Cuando la forma de pago del documento es a travs de un depsito, el usuario debe introducir la siguiente informacin. Cdigo Banco: Campo para indicar el cdigo de la cuenta bancaria en la cual va a ser hecho el depsito. Este banco debe estar registrado en el Sistema. Al dejar este espacio en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene las cuentas bancarias incluidas con anterioridad; si dicha pantalla no contiene registros, el usuario debe proceder a la respectiva inclusin y seleccin posterior de la misma. Nmero: Campo para indicar el nmero de depsito con el cual se est realizando el pago del documento. Concepto: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere al concepto de pago del documento. El mismo podr ser modificado por el usuario. Luego de suministrar los datos del depsito, el depsito va bancos y son generados los movimientos correspondientes al pago del documento.
MixNet Crdito Esta opcin permite la cancelacin de facturas a crdito. Al ser seleccionada presenta una ventana que contiene las diferentes opciones para la cancelacin de esta forma. Fecha de Vencimiento: Permite la cancelacin de facturas a una determinada fecha de vencimiento, incluida en Tipos de Crdito 30, 60 90 das, o cuando es seleccionada esta opcin, el Sistema solicita al lado de la misma, la fecha de vencimiento de la factura. Dicho campo acepta hasta seis (6) posiciones de tipo fecha. Giros: Permite la cancelacin de facturas a travs de giros, los cuales son elaborados a criterio del usuario. Cuando es seleccionada esta opcin, el Sistema solicita el abono o pago inicial de la factura. Seguidamente es solicitada la forma de pago de dicho abono; es decir, si ste es en efectivo, cheque, tarjeta de crdito o depsito. A continuacin es presentada la ventana con los diferentes intereses que pueden ser aplicados a los giros, de esta ventana el usuario deber seleccionar una de las opciones. Inters Compuesto: Este tipo de inters es aplicado cuando el plazo de la deuda a financiar es igual o mayor a un ao. Este inters es aplicado de acuerdo a la consideracin de la empresa. Una vez que es seleccionada esta opcin, el Sistema presenta la pantalla donde el usuario debe incluir los datos correspondientes para la elaboracin de los giros por parte del Sistema. A financiar: Campo que presenta el monto neto a financiar luego del abono o pago inicial. Este campo es presentado por el Sistema. Aos: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numrico y se refiere a la cantidad de aos por la cual se va financiar la deuda. Cuotas por ao: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numrico y se refiere a la cantidad de cuotas que van a ser canceladas al ao. % Inters anual: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numrico, de ellas dos (2) enteros y dos (2) decimales y se refiere a la tasa de inters anual que ser aplicada a la deuda.
MixNet Intereses: Este campo muestra el monto neto de los intereses que sern aplicados a la deuda. Total: Este campo muestra el monto neto total de la deuda del cliente, luego de introducir los datos anteriores. Luego de ser suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el nmero de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponible la opcin Mod para modificar cualquiera de los campos de los giros; Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee. Al presionar la tecla Esc, el Sistema abandona la ventana que contiene los giros y regresa a la factura, en ese momento solicita la conformacin de los datos y son generados los movimientos en Cuentas por Cobrar. Inters Simple: Este tipo de inters es aplicado al monto a financiar, es decir, el monto neto de la factura menos el abono o pago inicial de la misma. Dicho inters queda a la consideracin de la empresa. Luego de indicar el nmero de giros y el porcentaje de inters, el Sistema se encarga de la elaboracin y presentacin en pantalla de los giros. Los datos que deben ser suministrados por el usuario son los siguientes: Total a convertir: Este campo presenta el monto restante de la factura que queda pendiente de pago, luego del abono y que seguidamente va a ser convertido en giros. Perodo de das entre cada giro: Acepta hasta tres (3) posiciones de formato numrico para indicar, como su nombre lo indica, el perodo de das entre cada giro. Nmero de giros a emitir: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numrico y se refiere al nmero de giros a elaborar. % de inters: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numrico y se refiere al porcentaje de inters que ser cargado al monto a financiar. Inters: Este campo presenta el monto global del inters que ser aplicado al monto a pagar. Luego de suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el nmero de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponibles las opciones Mod para modificar cualquiera de los campos de los giros;
MixNet Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee. Al igual que la opcin anterior, al presionar Esc, el Sistema abandona esta ventana y regresa a la factura para solicitar la conformacin de los datos incluidos y generar los movimientos en caja. Al finalizar la cancelacin de la factura y conformar los datos suministrados, el Sistema procede ahora, a la impresin de la factura, donde el usuario debe indicar el medio por el cual ser realizado este paso; es decir, pantalla, impresora, ventana, etc. El informe a travs del cual se puede obtener la informacin introducida en el archivo maestro es Facturas. Este informe viene ordenado por omisin, por la fecha de emisin. El mismo puede ser cambiado a criterio del usuario. La opcin intervalo, permite indicar el rango de facturas a ser presentadas en el reporte. Se dispone de la tecla de funcin F8, para presentar la ventana que contiene las diferentes facturas elaboradas previamente y seleccionar el rango de la mismas. La opcin criterio, permite filtrar la informacin especfica que se desea presentar en el informe, ya sea mostrar solamente las facturas de determinado cliente, vendedor, presentar solamente las facturas a crdito o contado y elegir entre un resumen y detalle de la informacin a presentar. DEVOLUCION Esta opcin permite al usuario elaborar las devoluciones en el Sistema y generar la respectiva nota de crdito.
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Al realizar una devolucin, el Sistema hace el respectivo reverso y generacin de los movimientos involucrados en dicho proceso. Los pasos a seguir para la elaboracin de una devolucin son los siguientes:
Presione
la combinacin de teclas que se presenta en la parte inferior de la ventana titulada Facturas (<Alt> F8=Devolucin). Seguidamente es presentada la ventana titulada Devoluciones CLIENTES, donde son mostrados los nombres de los clientes, el cdigo y el saldo de los mismos en caso de tener facturas a crdito, de lo contrario, el saldo presentado ser 0.00.
De
esta ventana el usuario deber seleccionar el cliente al cual va a realizar la devolucin. Para desplazarse sobre los registros, el usuario puede utilizar las teclas y seleccionarlo despus presionando Enter.
Seguidamente
es presentada la ventana que contiene las facturas correspondientes al clientes antes seleccionado; en esta pantalla el usuario deber seleccionar la factura en la cual se encuentran los productos que sern objeto de devolucin.
Seleccione
de la prxima pantalla, el (los) producto (s) que ser (n) incluido (s) en la devolucin. Al terminar de seleccionar los tems, presione la tecla de funcin F10=HACER DEVOLUCION. la siguiente pantalla, el usuario podr modificar o eliminar los tems que desee. Finalmente presione la tecla Esc y conforme la cancelacin de la devolucin.
En
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Introduzca
los datos referentes a la nota de crdito que ser generada por la devolucin, en la siguiente pantalla. el Sistema solicita la conformacin de los datos referentes a la devolucin.
Finalmente
Si la respuesta es afirmativa, el Sistema genera los movimientos respectivos a la devolucin; de lo contrario, abandona esta ventana y regresa al encabezado de dicho documento. Si el usuario selecciona cancelar, el Sistema abandona la pantalla de devoluciones. PUNTO DE VENTA Esta opcin permite el acceso al mdulo de venta rpida del Sistema, el cual se ha denominado Punto de Venta (T.P.V.). El mdulo es desarrollado con la finalidad de proporcionar una facturacin rpida para aquellas empresas o establecimientos que venden gran volumen de mercanca. Este mdulo permite adems de la facturacin de productos al contado; la venta a crdito, moneda extranjera o combinada; esta ltima, se refiere al pago de la mercanca en efectivo, cheque, tarjeta de crdito y moneda extranjera a la vez en una misma ventana. Dicho mdulo tambin cuenta con arqueos de caja, los cuales pueden ser realizados en el momento en que el Gerente del Sistema lo desee. Este mdulo est documentado en un manual que viene con el Sistema. COBRO/ABONO/CANCELACION Esta opcin permite la inclusin y edicin de documentos relacionados con los cobros, abonos y cancelaciones que el usuario debe hacer a los clientes de la empresa. Cuando es seleccionada esta opcin, se presentada una ventana donde el usuario podr entonces, realizar las transacciones de cobranza. Seguidamente se explica en detalle los campos que, de acuerdo al documento que se desea elaborar, el usuario debe introducir.
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Nota: Un documento proveniente de facturacin no puede ser modificado desde esta pantalla, pero s puede ser eliminado. En este caso, el recuadro de interaccin lo advertir y solicita conformar la eliminacin. Se puede observar cmo en la parte inferior de esta ventana, se presentan diferentes teclas de funcin que el usuario podr utilizar cuando lo desee, las mismas se describen a continuacin: F8= Catlogo: Presenta la ventana que contiene los clientes que han sido registrados en el Sistema. F9= Deuda: Presenta una ventana que contiene los documentos no cancelados del cliente que se tiene en pantalla. Al lado de esta pantalla se presenta una pequea ventana donde el usuario a medida que selecciona documentos pendientes del cliente, en dicha ventana se hace el clculo del nmero y monto de los mismos. F10= Histrico: Presenta una pantalla con el histrico de los clientes de la empresa; es decir muestra el nombre, cdigo y saldo de los mismo. En esta ventana el usuario puede seleccionar cualquiera de ellos y seguidamente es presentada otra ventana que contiene las facturas (contado o crdito) de dicho cliente. Se puede observar en esta ventana las facturas del cliente, stas son mostradas de acuerdo a la forma de cancelacin de las mismas. Adems de presentar las facturas del cliente, el usuario puede tambin consultar el contenido de cada una; para esto, el usuario slo debe seleccionar una factura de las presentadas en esta ventana, 1-88 Manual del Usuario
MixNet seguidamente se muestra una pantalla con los renglones de dicha factura. Los tems presentados slo pueden ser consultados por el usuario, el Sistema no permite la modificacin de los mismos. De esta manera el usuario tiene a travs de la tecla de funcin F10, un verdadero archivo histrico de los clientes. Para proceder a la elaboracin de los documentos en la pantalla de cobros/abonos/ cancelaciones, el usuario deber seleccionar la opcin Incluir que se presenta en la parte inferior de la ventana, luego debe introducir la informacin que a continuacin se detalla. La pantalla de cobros/abonos/cancelaciones, est dividida en dos parte; la primera, se refiere a los datos del cliente y, la segunda, a los datos de los documentos. A saber: Cdigo: Campo en el cual se debe indicar el cdigo del cliente. Este debe estar registrado en el Sistema; de no ser as, es presentada la ventana que contiene los clientes donde el usuario puede incluirlo y posteriormente seleccionarlo haciendo uso de las opciones disponibles en la parte inferior de la ventana. Nombre: Este campo se refiere al nombre del cliente, el cual es mostrado por el Sistema al momento de la seleccin del mismo de la base de datos. Saldo actual: Presenta el monto de la deuda que el cliente tiene con la empresa. Si este no tiene documentos pendientes de cancelacin, este campo ser 0.00 Fecha ltimo pago: Presenta la fecha de la ltima cancelacin hecha por el cliente. Seguidamente es presentada una ventana que contiene los diferentes tipos de documentos que pueden ser elaborados en esta pantalla. Cancelacin: Cuando es seleccionada esta opcin, el Sistema muestra una ventana que contiene los documentos pendientes de cancelacin que tiene el cliente. En la misma el usuario podr seleccionar el (los) documento (s) que va a cancelar, a continuacin se debe presionar Esc. En este momento el Sistema traslada el (los) documento (s) a la segunda parte de la pantalla de cobros/abonos/cancelaciones, donde el usuario deber entonces, suministrar la siguiente informacin. Tipo de Documento: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de seleccionar el tipo de transaccin que se va a realizar.
MixNet Nmero: Presenta el nmero del documento que se va a cancelar; cuando se trata de varios documentos, el Sistema llena este campo con la palabra VARIOS. Origen: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere al origen del documento, en este caso el origen es CxC; cuando se trata de una factura pendiente de cobro, el origen sera FAC. Fecha de Emisin: Acepta hasta seis (6) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de emisin del documento en elaboracin. Por omisin el Sistema presenta la fecha del Sistema. Comprobante: Acepta hasta ocho (8) posiciones de formato libre y se refiere al nmero del comprobante que sustenta la transaccin. Por omisin el Sistema presenta el nmero correlativo que fue asignado en la opcin Contadores del Men Otros. Dicho campo puede ser modificado por el usuario. Referencia: Acepta hasta diez (10) posiciones de formato libre y se refiere a un nmero de referencia que el usuario desee colocar para la transaccin.. Referencia Contable: Acepta hasta veinte (20) posiciones de formato libre y se refiere al cdigo de la cuenta contable que sera afectada producto de la operacin realizada. Esto sucede cuando se han definido las reglas de integracin en el Sistema. Concepto: Acepta hasta treinta (30) posiciones de formato libre y se refiere al concepto de la transaccin. El Sistema por omisin llena este campo de acuerdo al documento que se est elaborando. El usuario podr modificarlo si as lo desea. Importe: Acepta hasta once (11) posiciones de formato numrico, de ellas nueve (9) enteros y dos (2) decimales, y se refiere al monto de la transaccin. El Sistema por omisin, coloca en este campo el monto neto del documento. El usuario podr modificarlo a su criterio. Luego de suministrados los datos de la transaccin, el Sistema presenta la pantalla que contiene las diferentes formas de pago; el usuario debe seleccionar una de ellas para proceder a la cancelacin del documento. Despus de indicar la forma de pago, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe indicar la forma cmo desea imprimir el documento generado por la transaccin. Recibo de Cobro: Realiza la impresin del documento en formato de recibo.
MixNet Factura: Realiza la impresin del documento en formato de factura. Imprimiendo primero el documento cancelado, es decir, el documento que da origen a la deuda, y posteriormente, el documento generado por la cancelacin. Como se muestra a continuacin. a. Documento que da origen a la deuda b. Documento generado por la transaccin Giro: Realiza la impresin del documento en formato de giro. Imprimiendo primero, el documento cancelado; es decir, el documento que da origen a la deuda, y posteriormente, el documento generado por la cancelacin. Como se muestra a continuacin. a. Documento que da origen a la deuda b. Documento generado por la transaccin Abono: Permite hacer abonos a los documentos que el cliente tiene pendientes de cobro. Para introducir dicho abonos, el usuario deber seguir los mismos pasos requeridos en la cancelacin. Anticipos a Clientes/Proveedores La figura del anticipo o adelanto es que un cliente/proveedor te da o tu das un dinero sobre una mercanca que se le facturarn o que te facturarn en algn momento, cuando se cruzan estas cuentas el cliente paga o tu pagas al proveedor la diferencia, cuando el monto del anticipo es menor al monto de la factura; el sistema permite cruzar N/C y ABONOS, contra factura, pero si el saldo no cuadra en cero no te lo permite, es por ello que se debe seguir el siguiente procedimiento: Como incluir los anticipos en C x C / C x P Entrar a Cobro/Abonos/Cancelaciones, o a Pago/Abonos/Cancelaciones, Ubicar al Cliente/Proveedor Seleccionar incluir un ABONO Al abrir la pantalla de documentos, no seleccionar ninguno, presionar la tecla Esc, En nmero colocar Anticipo ( puede crear en F4 la abreviatura ATC), En referencia colocar el Anticipo + un nmero Ejemplo ANTICIPO01,02,...) En concepto colocar Anticipo + un nmero, y colocar el importe.
MixNet Como cruzar un anticipo contra una factura: Ubicar al cliente/proveedor Seleccionar incluir un ABONO sobre una factura, por la diferencia entre el total y el anticipo ese monto ser cancelado con cheque, efectivo, tarjeta o depsito. Para cruzar se debe seleccionar el anticipo y la factura. En nmero colocar Cruce.Cta ( puede crear en F4 la abreviatura CCT), En referencia colocar Cruce.Cta. En concepto colocar Cruce.Cta/Factura XXXXX Con Anticipo. En la forma de pago el sistema automticamente colocar OTRA. EJEMPLO: ANTICIPO 01 FACTURA 960516 SALDO 150.000,00 200.000,00 50.000,00 *
* - INCLUIR EL ABONO POR ESTE MONTO PARA QUE EL SALDO SEA IGUAL A 0 Nota de Crdito: Permite elaborar notas de crdito a la deuda del cliente que no impliquen devolucin de mercanca. Para introducir dichas notas, el usuario deber seguir los mismos pasos requeridos en la cancelacin. Las opciones Factura, Giro y Nota de dbito permiten llevar un control de cobranzas que no sea generado por facturacin. Ej.: Empresas que trabajan la facturacin separadamente del Sistema y luego traen los montos de las facturas directamente a cuentas por cobrar sin registrar el detalle de las mismas o para realizar una apertura en Cuentas por Cobrar Para la inclusin de estos documentos, el usuario deber seguir los mismos pasos requeridos en las transacciones anteriores. Adems de inclusin de documentos, el usuario tiene a su disposicin una serie de opciones que se presentan en la parte inferior de la pantalla, con las cuales el usuario podr eliminar y modificar registros, presentar el archivo en forma de columnas y buscar documentos especficos. Los reportes relacionados con este archivo maestro son los siguientes: Movimientos 1-92 Manual del Usuario
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Presenta un informe de los movimientos realizados en Cuentas por Cobrar. Dichos movimientos se refieren a las facturas, notas de dbito, notas de crdito, etc. incluidas en este archivo maestro (Cobro/Abonos/Cancelaciones) Este informe puede ser emitido de dos formas, a saber: Resumen y Detalle. Por omisin, es ordenado por la fecha de emisin del documento. El usuario podr ordenarlo de acuerdo a sus necesidades. La opcin intervalo permite seleccionar el rango de documentos a presentar en el informe. De acuerdo al orden del reporte, el intervalo vara entre el rango de fechas, rango de nmeros de documentos, cdigo de clientes, etc. A travs la opcin criterio, el usuario podr presentar, si lo desea, slo aquella informacin que necesite, por ejemplo: Se pueden listar solamente todos aquellos documentos con el tipo FC y que tengan fecha de emisin 01/01/96. Tambin listar los documentos que tengan una determinada referencia contable. De esta manera, el usuario puede utilizar esta opcin segn sus necesidades y requerimientos o auditar datos incluidos en Cuentas por Cobrar. Finalmente, slo queda elegir la va por la cual ser emitido el reporte, esta puede ser: Impresora, Ventana, Pantalla y Archivo. Cuando el informe es emitido hacia un archivo, ste puede ser ledo posteriormente con cualquier editor de texto. Anlisis de Vencimiento Este reporte muestra, segn rango de fechas, los documentos vencidos y por vencer de las cuentas por cobrar. Este informe est ordenado, por omisin, por el cdigo del cliente. Este puede ser ordenado de acuerdo al criterio del usuario. La opcin criterio permite presentar un resumen, detalle o sumario de la informacin, adems de permitir indicar la zona y/o el grupo de clientes a los cuales se desea mostrar en el reporte.
MixNet Resumen: presenta las cuentas por cobrar de cada cliente de forma resumida sin el detalle de los documentos. Detalle: presenta las cuentas por cobrar de cada cliente detallando los documentos de ste. Sumario: presenta las cuentas por cobrar de todos los clientes totalizada. Edo. de Cuenta Este informe permite presentar la deuda del cliente con el detalle de toda las cuentas: facturas, cancelaciones, abonos, notas de crdito y notas de dbito. El orden se deja a criterio del usuario, el Sistema por omisin, lo ordena por cdigo del cliente. Presenta un suborden por fecha (orden cronolgico de transacciones o por nmero de documento). El criterio permite indicar la fecha desde y hasta, documentos desde hasta, cuentas sin movimientos S/N, salto de pgina por cuenta S/N, tipo de documento (FC, NC, ND, AB, CA), referencia, concepto e importe mayor o igual que y menor o igual que. Histrico Este reporte presenta los documentos cancelados luego de ejecutar el proceso Histrico, para dejar en el estado de cuenta slo lo que est pendiente por cobrar. El orden de este informe se deja a criterio del usuario, el mismo puede ser ordenado de la misma manera como se hace en el informe Edo. de Cuenta. De igual forma, se puede indicar el criterio como se hace en el mencionado informe. Ganancias Brutas Presenta un informe con la venta y ganancia del mes anterior y del mes actual. El orden del informe se deja a criterio del usuario, por omisin se presenta ordenado por cdigo del artculo. La opcin intervalo, permite indicar el rango de artculos a presentar en el informe -si este es el orden- Se dispone de la tecla de funcin F8 (catlogo) para realizar la seleccin de clientes a incluir en el reporte.
MixNet La opcin criterio permite indicar la fecha a la cual se van evaluar las ganancias brutas. Saldos por Fecha Presenta un informe con los saldos de las cuentas por cobrar. Puede ser emitido por cliente o por grupo de clientes. Cuando se elige por cliente, tiene dos tipos de orden: cdigo y nombre La opcin intervalo permite seleccionar el rango de clientes a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de funcin F8 para hacer dicha seleccin. A travs de la opcin criterio, el usuario podr filtrar la informacin especfica que desea presentar en el informe. Tal como presentar solamente los saldos por fecha de un determinado grupo de clientes, presentar slo aquellos clientes que tengan un determinado lmite de crdito, que pertenezcan a determinada zona o que tengan un determinado saldo. Resumen de Ventas Presenta un reporte por artculo la cantidad vendida y el total en Bs. Este informe presenta un slo orden, el cual es por tem. La opcin intervalo permite realizar la seleccin de los artculo a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de funcin F8 para dicha seleccin. La opcin criterio permite hacer un filtro por fecha de emisin/vendedor o cliente de la informacin a presentar, es decir, si desea presentar informacin a una determinada fecha, un vendedor especfico o presentar los artculos que fueron vendidos a determinado cliente. Otros Informes Presenta una ventana con otros informes que por omisin presenta el Sistema. En esta ventana sern incluidos los reportes que el usuario realice a travs de la gestin Generador de Informes
MixNet PROCESOS Este men presenta las opciones que se encargan del mantenimiento y buen funcionamiento del Sistema. Dichas opciones cumplen funciones especficas tales como eliminar fsicamente registros de las bases de datos, reprocesar la informacin, conversin de crditos en giros, etc. Las opciones de las cuales se compone dicho men son las siguientes: CONVERSION Esta opcin permite convertir en giros la deuda que los clientes tienen con la empresa; es decir, convierte en giros los documentos que el cliente tiene pendientes de pago. Dicho proceso debe realizarse siguiendo los pasos que a continuacin se detallan.
a. Introduzca el cdigo del cliente al cual le va a convertir giros los documentos pendientes. Al dejar este campo en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene los clientes registrados en el Sistema, donde el usuario debe seleccionar el que desee. b. Seleccione los documentos que sern convertidos en giros, presionando Enter sobre cada uno de ellos, seguidamente presione Esc. c. Indique el tipo de inters que ser aplicado al monto a financiar. d. Introduzca la informacin referente al tipo de inters seleccionado. 1-96 Manual del Usuario
MixNet Seguidamente, el Sistema automticamente elabora los giros y los presenta en una ventana donde el usuario podr realizar las modificaciones que desee.
e. Finalmente se deber conformar los datos anteriormente introducidos para que sean generados los movimientos en Cuentas por Cobrar. HISTORICO Este proceso se encarga de copiar los documentos de cuentas por cobrar cancelados en un archivo histrico. Los mismos tambin pueden ser reversados cuando el usuario lo considere necesario.
Las modalidades de este proceso son: Copiar movimientos ya cancelados y reversar movimientos. Al seleccionar Copiar movimientos ya cancelados, el Sistema presenta una ventana, donde el usuario indicar la fecha hasta donde quiere el histrico, seguidamente se abrir otra ventana donde el usuario deber seleccionar el pase a histrico, es decir, seleccionar manualmente las cuentas de los clientes que sern llevadas al histrico o indicar al Sistema que se trata de todas las cuentas. Si selecciona Reversar Movimientos, el Sistema presenta una ventana donde el usuario debe indicar si desea Seleccin Manual de cuentas o que se trata de Todas las cuentas. Seguidamente el Sistema se encarga de realizar el proceso indicado.
MixNet MANTENIMIENTO Este proceso se encarga de corregir cualquier anormalidad en el funcionamiento del Sistema. Dicho proceso realiza operaciones de recuperacin y limpieza de las bases de datos de la gestin de Ventas y Cartera.
A continuacin las opciones de las cuales se compone dicho proceso: Compactar e Indexar Archivos: Este proceso se encarga de eliminar fsicamente los registros de las bases de datos y generar a su vez, los archivos ndices. Se recomienda la ejecucin de este proceso cuando se presentan anormalidades en los datos del Sistema o cuando se presente una falla elctrica o cada de tensin y esto signifique prdida de informacin y por consiguiente la corrupcin de los archivos ndices. Tambin es recomendable ejecutar esta accin cuando el volumen de eliminacin de registros en el Sistema sea muy frecuente. Esto permite la recuperacin de espacio fsico en el disco duro de su computadora. Reprocesar: Este proceso debe ser utilizado cuando observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad, motivado por algn problema similar a los mencionados en el proceso anterior. El proceso de reconstruccin se inicia desde el primero al ltimo movimiento del ejercicio. Dependiendo del volumen de datos almacenados y de la velocidad del procesador que posea su computadora, estos procesos requerirn de cierto lapso de tiempo en su ejecucin. Cuando es seleccionado cualquiera de los procesos de mantenimiento, el Sistema solicita la conformacin para la ejecucin de los mismo. PROCESAR P/V Este proceso se encarga de procesar la informacin generada en la opcin Punto de Venta y hacer los respectivos movimientos en el almacn, es decir, dicho proceso se encarga de descontar la mercanca facturada en el punto de venta, de las existencias del almacn. 1-98 Manual del Usuario
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Este proceso se utiliza cuando el usuario no coloca el punto de venta en lnea con el almacn. Cuando es seleccionada esta opcin, el Sistema presenta el rango de fechas del ltimo proceso realizado y seguidamente solicita los datos del perodo a procesar. Posteriormente se debe aceptar (presionando Enter) la informacin suministrada para que el Sistema ejecute dicho proceso. FACTURAR NOTAS/ENTREGA Este proceso permite la facturar las notas de entrega pendientes de los clientes, las mismas pueden ser facturadas separadamente o agrupndolas en una sola factura.
Los pasos a seguir para la ejecucin de este proceso son los siguientes: a. Elija una de las opciones que se presentan en este proceso. Seleccin manual de cuentas: Permite que el usuario seleccione las cuentas a las cuales se aplicar dicho proceso. Todas las cuentas: Indica al Sistema que se trata de todas las cuentas de los clientes a las cuales se les aplicar este proceso. b. Seleccione la cuenta del cliente de la siguiente ventana y presione Esc. 1-99 Manual del Usuario
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c.
Introduzca el rango de fechas para la aplicacin del proceso.
d. Indique el modo de facturacin de las notas de entrega. Si el usuario responde afirmativamente, el Sistema agrupa todas las notas de entrega pendientes de la cuenta, y las incluye en una factura; la misma tendr asignada el nmero siguiente a la ltima factura hecha en la opcin Factura/Devolucin. De lo contrario, el Sistema elabora una factura por cada una de las nota de entrega que tenga pendiente el cliente. CAMBIO DE ESTATUS Este proceso permite cambiar el estatus del clientes; es decir, en base a las cancelaciones realizadas por el mismo, el Sistema evala esta situacin y de acuerdo a ella, es asignado el estatus correspondiente. El Sistema presenta por omisin los estatus A para Activo, B para 30 das de mora o retrasado, C para 60 das y D para 90. Estos estatus puede ser cambiados de acuerdo al criterio del usuario.
Por ejemplo, M1 (30 das), M2 (60 das), SP (suspendido) Para ejecutar este proceso el usuario deber seguir los siguientes pasos: a. Indique el modo de seleccin de las cuentas. b. Si la seleccin es manual, indique en la pantalla de clientes, las cuentas a las cuales va a cambiar el estatus, seguidamente presione Esc.
MixNet El Sistema se encarga automticamente de evaluar las cancelaciones del cliente y procede al cambio de estatus. Cuando es seleccionada la opcin todas las cuentas, el Sistema se encarga de evaluar dichas cuentas y asignar el correspondiente estatus. De lo contrario si es seleccionada la opcin condiciones, el Sistema presenta la ventana donde el usuario deber indicar los tipos de estatus de acuerdo a su criterio y aplicar estas condiciones a los tipos de seleccin anterior. Para observar el estatus en que se encuentra cada cliente, utilice el reporte clientes y ordnelo por estatus, y as podr evaluar el estado de la cobranza.
MixNet OTROS Este submen se compone de opciones que son comunes en todas las gestiones del Sistema; las mismas obedecen a procesos tales como cambiar de fecha, de usuario, de ejercicio econmico, definicin de usuario del Sistema, presentar la ventana de abreviaturas para la definicin de las mismas, etc. Dichas opciones, como se mencion, son presentadas en todos los mdulos o gestiones del Sistema y ejecutan la misma funcin en una gestin u otra. Las opciones a las cuales no se haga mencin en este tema, significa que obedecen a los mismos procesos que se realizan en la gestin de Contabilidad, por ende, debe referirse a dicha gestin para obtener la informacin referente a estas opciones. Parmetros Este nuevo parmetro tiene la funcin de poder editar los ttulos de Nota de Entrega y Requisiciones en todas las opciones donde aparecen estos procesos.
MixNet CONTADORES Esta opcin permite definir la numeracin para los documentos que se elaboren en la gestin de ventas, los cuales son: Pedidos, Notas de Entrega, Facturas, Punto de Venta, Notas de Crdito, comprobantes de crdito (para notas de crdito hechas desde cobro/abonos/cancelacin), notas de dbito y Comprobantes Cancelacin/Abonos.
Cuando es indicado el contador para cada uno de los documentos antes mencionados, el Sistema presenta el correlativo correspondiente, cuando se ingresa a la ventana donde se va a elaborar el documentos. Por ejemplo, si se indica en el contador el nmero 0000015 para las Facturas, cuando se ingresa a la ventana de facturacin, el Sistema presenta por omisin el correlativo a dicho nmero, es decir, 0000016, que corresponde al siguiente nmero de factura. As sucesivamente ocurre con los dems documentos a los cuales se puede indicar el contador.
CATALOGO/INFORMES Esta opcin permite indicar el nombre del catlogo que contiene los reportes definidos por el usuario a travs del Generador de Informes para esta gestin.
MixNet Si se han definido reportes a travs del Generador de Informes, el usuario en este campo debe indicar el nombre de dicho catlogo para que el Sistema presente esos informes definidos en una pequea ventana luego de seleccionar la opcin Otros Informes en cualquiera de las gestiones. En esta gestin se debe indicar el catlogo para los pedidos, notas de entrega, facturas, punto de venta, cobros, abonos y cancelaciones; adems de indicar el catlogo para los informes de dicha gestin. Nota: Si el nombre del catlogo es errado, se presenta un error al momento de seleccionar la opcin Otros Informes de la gestin a la cual se asign un catlogo de informes. PARAMETROS Esta opcin permite indicar los diferentes parmetros por medio de los cuales sern elaborados e impresos los documentos en la gestin de Ventas y Cartera. Dichos parmetros pueden ser aplicados a los Pedidos, Notas de Entrega y Facturas y consisten en indicar S o N a las diferentes opciones que se presentan luego de seleccionar cualquiera de los documentos que aluden a la gestin de Ventas. Los parmetros indican al Sistema si el usuario puede o no ejecutar una accin o un proceso relacionado con los documentos antes mencionados. En estos parmetros podr indicar si el usuario puede o no modificar un pedido, por ejemplo, editar precio de venta, realizar una pausa de impresin, facturar sin existencia, descargar automticamente del almacn, indicar el programa que debe ser ejecutado para abrir la caja, etc.
En Parmetros de Pedidos:
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En Parmetros Nota de Entrega:
En Parmetros de Factura:
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COMPRAS Y PAGOS
ARCHIVOS GRUPOS DE PROVEEDORES Esta opcin permite introducir o editar grupos a los cuales se asignarn los diferentes proveedores de la Empresa. Esto permite que el usuario pueda agrupar sus proveedores segn el criterio que considere ms conveniente, razn social, tipo, etc. obteniendo posteriormente, si lo desea, informes clasificados en base a ese criterio.
Si el usuario no desea hacer discriminacin alguna respecto a los proveedores, deber entonces incluir por lo menos un grupo genrico ya esta informacin deber ser suministrada al momento de la creacin de la ficha del proveedor. Al seleccionar esta opcin se presenta la ventana de edicin titulada Grupos de Proveedores, donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos: Cdigo: Campo en el cual se debe indicar el cdigo que identificar el grupo de proveedores. Nombre: Campo en el cual se debe introducir el nombre o descripcin del grupo de proveedores. Adems de la inclusin de registros, el Sistema permite en esta pantalla modificar, presentar la base de datos en forma de columnas, buscar y seleccionar registros. Una vez que es suministrada la informacin de los grupos, el usuario ahora podr proceder a la inclusin de los proveedores, tema que se explica a continuacin. La informacin incluida en este archivo maestro, puede ser emitida a travs del informe Grupos de Proveedores.
MixNet En este reporte, el usuario podr seleccionar el rango de grupos a presentar en el informe a travs de la opcin intervalo, donde adems podr hacer uso de la tecla de funcin F8 para indicar desde qu hasta cul grupo se desea presentar en el reporte. El orden de este reporte, viene dado por omisin, por el cdigo del grupo. Cuando es emitido el informe, se presenta el cdigo y el nombre o descripcin del grupo de proveedores. PROVEEDORES Opcin en la cual se introduce la informacin individual de cada uno de los proveedores de la empresa. La informacin referente a los proveedores debe ser lo ms exacta posible, ya que posteriormente dichos datos son solicitados por el Sistema. Se dice, los ms exacta posible, debido a que muchos usuarios solamente introducen los datos que para ellos son ms importantes, pero realmente todos los campos de la ficha son importantes.
Se hace esta recomendacin para que posteriormente no tenga la necesidad de regresar a la ficha del proveedor e incluir informacin que no suministr en su debido momento. Al seleccionar esta opcin, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar los siguientes datos: Cdigo: Campo para introducir el cdigo que identificar el proveedor.
MixNet Nombre: Campo en el cual se debe introducir el nombre del proveedor. Se dispone de treinta y cinco (35) posiciones de formato libre para la inclusin del mismo. Grupo: Campo para indicar el grupo al cual estar asociado dicho proveedor. Existen dos maneras de introducir o suministrar este dato; la primera es, introducir directamente el cdigo del grupo y automticamente el Sistema presenta al lado de ste el nombre y; segundo, dejar el campo en blanco y presionar Enter, seguidamente el Sistema presenta la ventana que contiene los grupos que han sido incluidos previamente, de donde el usuario puede seleccionar el grupo al cual va a asignar al proveedor. R.I.F./Cdula: Acepta hasta quince (15) posiciones de formato libre, donde el usuario podr indicar el nmero de cdula del proveedor o el nmero del Registro de Identificacin Fiscal. N.I.T.: Se refiere al Nmero de Identificacin Tributaria. Direccin: Se dispone en este campo de cuatro (4) renglones de veinticinco (25) posiciones de formato libre cada uno para la inclusin de la direccin o ubicacin del proveedor. Telfonos: Acepta hasta dos (2) renglones de quince (15) posiciones de formato libre cada uno, para la inclusin de los nmeros telefnicos del proveedor. Fax: Acepta hasta quince (15) posiciones de formato libre para la inclusin del nmero del fax del proveedor. Estatus: Campo para registrar el estatus en el cual se encuentra el proveedor, es decir si el mismo se encuentra activo o no. Lmite de Crdito: Campo en el cual se debe introducir el monto mximo de crdito que este proveedor otorga a la empresa. Este campo se puede dejar en blanco si la empresa no tiene un sistema de lmites de crdito para sus proveedor. Descuento: En este campo se debe registrar -si el usuario lo desea- un porcentaje de descuento fijo que el proveedor otorga a la empresa. De aqu en adelante cuando se realice una compra a dicho proveedor, el Sistema automticamente har el descuento que se haya registrado en este campo. Dicho descuento, podr ser modificado por el usuario al momento de realizar la transaccin con el proveedor. Rgimen I.V.A.: Campo en el cual se debe indicar 0=Exento, 1 Nacional y 2 Importacin. Este campo es de entrada obligatoria.
MixNet Tipo de Crdito: Campo para indicar el tipo de crdito que el proveedor otorga a la empresa; es decir, el tipo de crdito que tendr la empresa para la cancelacin de sus documentos. La fecha de vencimiento se calcular en base al tipo de crdito. Ejemplo: crdito 30 das fecha de emisin 01/01/95 fecha de vencimiento (automtica) 01/02/95 Al momento de introducir en este campo un cdigo no existente, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes tipos de crditos de donde el usuario deber seleccionar el tipo de crdito que desea asignar al proveedor. Bco. Domicil: En este campo el usuario deber indicar el cdigo del banco de la empresa, por medio del cual se realizan los pagos al proveedor, regularmente. Al incluir en este campo un cdigo errado, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes bancos registrados en el Sistema, de donde el usuario debe seleccionar el banco que desee para asignarlo al proveedor. Este campo es solamente de uso referencial. Cta. Domicil: Este campo es presentado automticamente por el Sistema al momento de incluir el cdigo del banco en el campo anterior. Contacto: Campo para incluir el nombre de la persona de contacto que se tiene donde el proveedor. Zona: Campo en el cual se debe indicar el cdigo de la zona donde est ubicado el proveedor o el lugar de envo de la mercanca. Al introducir en este campo un cdigo errado, el Sistema presenta la ventana que contiene las diferentes zonas que han sido incluidas previamente. Cuenta Contable: Campo en el cual se debe indicar, si se desea, el cdigo de la cuenta contable que estar asociada al proveedor, la cual es afectada cada vez que se realice una transaccin con el proveedor, a travs de las Reglas de Integracin Contable. Nota: Los movimientos generados con el proveedor, solamente afectan las cuentas contables automticamente cuando se definen las reglas de integracin. Saldo Actual: La informacin de este campo es presentada automticamente por el Sistema y la misma se refiere a la deuda que se tiene con el proveedor. Dicha informacin se presenta a 1-109 Manual del Usuario
MixNet manera de consulta para que el usuario est enterado del saldo de la empresa con el proveedor a la fecha de la revisin de la ficha. Este campo en ningn momento podr ser alterado por el usuario a menos que se realice una transaccin con dicho proveedor. Observaciones: Campo para incluir observaciones adicionales del proveedor, tambin puede utilizarse para incluir nmeros de telfonos, personas de contacto, etc. Por medio del informe Proveedores, el usuario podr obtener el resultado de la informacin incluida en este archivo maestro. En dicho reporte, se dispone de diferentes rdenes para la emisin del mismo; dicho orden se deja a criterio del usuario, por omisin, el Sistema presenta el cdigo del proveedor. A travs de la opcin intervalo, se puede indicar el rango de proveedores que sern presentados en el informe. Para presentar el catlogo de proveedores, el usuario tiene a su disposicin la tecla de funcin F8; a travs de sta, se puede indicar desde qu hasta cul proveedor se desea presentar en el reporte. A travs de la opcin criterio, se podr emitir un reporte resumido o detallado de los proveedores, dependiendo de la necesidad del usuario. Cuando se emite un reporte resumido de los proveedores, solamente se presenta el cdigo, nombre, grupo, zona y telfono; de forma contraria sucede con el reporte detallado, que presenta el cdigo, nombre, direccin, telfono(s), zona, observaciones, estatus, lmite de crdito y grupo al cual est asignado el proveedor. ORDEN DE COMPRA Esta opcin permite la inclusin y edicin de las Ordenes de Compra el Sistema. Seguidamente un detalle de la informacin que debe ser suministrada en esta ventana.
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Para inclusin de una Orden de Compra, lo haremos en dos pasos, a saber: 1. Encabezado Nmero: La informacin de este campo es suministrada por el Sistema. El nmero correlativo asignado a la Orden de Compra empieza a partir del nmero que el usuario halla declarado en la opcin Contadores del Men Otros. Es decir, el usuario debe indicar primero, el contador o nmero inicial para las Ordenes de Compra antes de la elaboracin de las mismas. Esta numeracin puede ser alterada cuando el usuario lo desee. Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboracin de la Orden de Compra. La fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema operativo. Entrega: Acepta hasta seis (6) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de entrega de la Orden de Compra. Estatus: Este campo se refiere al estado en que se encuentra la Orden de Compra (Pendiente o Entregada); es decir, inicialmente se muestra PE, porque se trata de una Orden de Compra pendiente; cuando la misma es entregada y el usuario lo consulta nuevamente, el estatus ahora ser OK lo que significa que la Orden de Compra fue recibida. Proveedor: Campo en el cual se debe incluir el cdigo del proveedor al cual se est realizando la Orden de Compra. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los proveedores que han sido incluidos previamente de donde el usuario debe seleccionar el que desee. Si el proveedor al cual se elabora una Orden de Compra no est registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opcin Inc que se presentan en la parte inferior de la ventana de proveedores para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podr seleccionar utilizando la opcin Sel de la misma pantalla. 1-111 Manual del Usuario
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Una vez que es seleccionado el proveedor, el Sistema coloca al lado del cdigo, el nombre del mismo. Comentarios: En este campo se deben indicar los comentarios adicionales que el usuario desee hacer referentes a la Orden de Compra. Luego de la inclusin del encabezado de la Orden de Compra, seguiremos con el resto del documento. 2. Cuerpo Cdigo: Campo para indicar el cdigo del producto a incluir en la Orden de Compra. Al dejar este campo vaco y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artculos, de donde el usuario podr seleccionar el producto que va a incluir en la Orden de Compra. Dicha ventana presenta los campos: Cdigo, Nombre del artculo, Unidad de medida y la existencia del mismo. Esto permite que el usuario est enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboracin de las Ordenes de Compra, Recepciones, etc. Una vez que el usuario selecciona el artculo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo de la Orden de Compra, el nombre del producto, el usuario podr modificarlo si lo desea y si tiene acceso a modificar la descripcin de los productos. Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. El Sistema por defecto muestra el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artculo. El usuario podr modificar dicho campo. Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que sern incluidos en la Orden de Compra. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la seleccin del producto de la base de datos, ya que este dato es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artculo. Costo/Und: Campo para indicar el costo unitario del producto. % Dcto.: Campo en el cual se debe indicar el porcentaje de descuento que ser otorgado en el rengln. Total: En este campo es almacenada la informacin referente al total del rengln, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el rengln por el costo unitario menos el porcentaje de descuento. 1-112 Manual del Usuario
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Es importante sealar que las Ordenes de Compra no alteran la existencia del inventario, pero si alteran el campo Pedido Proveedores de la ficha del producto; es decir, se incrementa de acuerdo a la cantidad de mercanca requerida en las Ordenes de Compra o disminuye al momento de la recepcin de las mismas. Para obtener la informacin referente a las Ordenes de Compra, el Sistema brinda un reporte que lleva su nombre, donde de acuerdo a condiciones estipuladas en la ventana de emisin de informes, presenta por diferentes medios la data incluida en el archivo maestro. Este reporte es presentado luego que es seleccionada la opcin Otros Informes. El orden de este informe viene dado, por omisin, por el nmero de la Orden de Compra. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. La opcin intervalo permite definir el rango de Ordenes a presentar en el informe. La opcin criterio, permite filtrar la informacin referente a Las Ordenes de Compra, donde, si desea, slo emite las Ordenes que estn OK solamente las que se encuentren Pendientes PE. El uso de esta opcin puede ser manejada de acuerdo a las necesidades del usuario. RECEPCIN Esta opcin permite la inclusin y edicin de las Recepciones en el Sistema, que a diferencia de las Ordenes de Compra que no afectan la existencia del inventario, las Recepciones s lo hacen. Para conocer mejor el funcionamiento de dicha opcin, presentamos seguidamente un detalle de la informacin que debe ser suministrada para la elaboracin de una Recepcin.
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De igual forma, como se realiza una Orden de Compra, se debe proceder a la inclusin del encabezado de la Recepcin, donde se deben aadir los siguientes datos: Almacn: Campo para indicar el cdigo del Almacn. Si al momento de inicializar la empresa, se indica que sta ser multialmacn, cada vez que se realice una Recepcin, se debe incluir el cdigo del almacn en el cual estar almacenada la mercanca. Luego de culminar con la inclusin del encabezado de la Recepcin, se debe seguir con el cuerpo o detalle de la misma. Para realizar este proceso, se deben seguir los mismos pasos que se realizan en la elaboracin de las Ordenes de Compra. Cuando se estn incluyendo tems en el cuerpo de la Recepcin, el usuario tiene a su disposicin las teclas de funcin de la parte inferior de la ventana, con ellas podr incluir servicios dentro de la misma recepcin, adems de Ordenes de Compra que tenga pendientes el proveedor indicado en el encabezado del documento. Cuando es incluido un servicio en una Recepcin, el Sistema diferencia dicho rengln colocando antes del cdigo de ste el caracter \. Finalmente se debe proceder a la conformacin de los datos. Al responder afirmativamente, el Sistema genera los movimientos correspondientes a la Recepcin, de lo contrario, continua en la edicin de la misma. Por otro lado si el usuario elige cancelar, es abandonada la edicin y ahora presenta, en forma de consulta, el ltimo registro incluido.
MixNet Adems de la inclusin, el Sistema permite, a travs de las opciones presentadas en la parte inferior de la pantalla, la modificacin, eliminacin de Recepciones, as como presentarlas en forma de columnas o buscar una en particular. Una vez que se realiza una Recepcin de mercanca, como es obvio, aumenta la existencia de los productos incluidas en la misma, de igual forma es alterado el campo Ultimo proveedor y Ultimo Costo de la ficha del artculo. El informe a travs del cual se emite la informacin incluida en este maestro es Recepciones. Dicho reporte se presenta en la ventana de Otros Informes. Este reporte, por omisin se presenta ordenado por nmero de recepcin. La opcin intervalo permite indicar el rango de recepciones a presentar en el reporte. La opcin criterio permite filtrar y presentar, slo aquella informacin especfica que el usuario desea, la cual puede ser, emitir las recepciones que se encuentran Pendientes PE o presentar todas aquellas que se encuentran OK. Si el informe se presenta detallado, las recepciones presentadas en ste, muestran los diferentes tems que la componen. Finalmente, se debe seleccionar la va mediante la cual se obtendr el informe, la cual se deja a criterio del usuario.
COMPRA/DEVOLUCION Esta opcin permite la inclusin y edicin de las compras y/o devoluciones en el Sistema. Al seleccionar esta alternativa, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe suministrar la informacin referente al documento que desea elaborar.
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A continuacin se explica en detalle cada uno de los campos que el usuario debe suministrar para la inclusin de una compra. Para la elaboracin de una compra, lo haremos en tres etapas, a saber: 1. Encabezado En esta etapa el usuario debe indicar, al igual que en las rdenes de compra y recepciones, el encabezado del documento que consta de los siguientes campos: Nmero: La informacin de este campo es suministrada por el Sistema, la cual es tomada del Contador. Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboracin de la compra. La fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema operativo. Proveedor: Campo para indicar el cdigo del proveedor al cual se est elaborando el documento. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los proveedores que han sido incluidos previamente, de donde el usuario debe seleccionar el proveedor al cual va a elaborar el documento. Si ste no est registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opcin Inc que se presenta en la parte inferior de la ventana de proveedores para proceder a incluirlo en el archivo. Posteriormente lo podr seleccionar utilizando la opcin Sel de la misma pantalla. Una vez que es seleccionado el proveedor, el Sistema coloca al lado del cdigo, el nombre del mismo. Referencia: Campo en el cual se dispone de diez (10) posiciones de formato libre para indicar la referencia o nmero del documento que sustenta la compra. 1-116 Manual del Usuario
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Es importante suministrar este campo, ya que posteriormente se puede emitir un informe en base a ese criterio. Referencia Contable: Campo en el cual se debe suministrar -si el usuario lo desea- el cdigo de la cuenta contable que ser afectada con el movimiento a realizar. Se dispone de la combinacin de teclas Alt+F8 para presentar el Plan Contable de la empresa y seleccionar de ste la cual que ser afectada por el movimiento a realizar. Almacn: Campo en el cual se debe indicar el cdigo del almacn a dnde ir la mercanca de la compra a realizar. Cuando es colocado en este campo un cdigo errneo, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes almacenes que han sido registrados previamente, de donde el usuario deber seleccionar el que desee. Si al momento de la creacin de la empresa no se indica que la misma ser multialmacn, el Sistema obvia este campo al momento de la compra y no permite la entrada en dicho campo. Comentarios: Campo para indicar comentarios adicionales que el usuario desee hacer acerca de la compra. 2. Cuerpo En esta etapa, el usuario define el contenido de la compra a travs de la inclusin de los artculos en la misma. A continuacin los pasos y la descripcin de los campos para llevar a cabo dicho proceso. Cdigo: Campo en el cual se debe indicar el cdigo del producto a incluir en la compra. Al dejar este campo vaco y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artculos, de donde el usuario podr seleccionar el producto que desee. Dicha ventana presenta los campos cdigo, nombre y unidad de medida, presentando adems la existencia del producto. Esto permite que el usuario est enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboracin de las compras. Una vez que el usuario selecciona el artculo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo de la compra el nombre del producto, donde el usuario podr modificarlo si lo desea, o si tiene acceso a ello. Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. Por omisin es presentado el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artculo.
MixNet Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que sern incluidos en la compra. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la seleccin del producto de la base de datos, ya que este campo es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artculo. Costo/Und: Campo en el cual se debe indicar el costo por unidad del producto. Por omisin es presentado el ltimo costo. % Dcto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se otorgar en el rengln. Total: En este campo es almacenada la informacin referente al total del rengln, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el rengln por el costo unitario menos el porcentaje de descuento. Adems de los productos que se pueden incluir en el cuerpo de la compra, el usuario puede incluir tambin los servicios y los productos que no hayan sido declarados en el inventario, pero si en la opcin servicios. Para invocar dicha ventana, el usuario puede hacer uso de la tecla de funcin F8, seguidamente el Sistema presenta una ventana con los diferentes servicios que la empresa vende, de donde se podr seleccionar el que se vaya a incluir en el compra. Cuando es seleccionado un producto o servicio de esta pantalla y llevado al documento en elaboracin, el Sistema lo identifica con el smbolo \ seguido del cdigo del mismo, esto indica al usuario que se trata de un servicio. Adems de la inclusin de servicios en el cuerpo de la compra, el usuario tambin puede incluir rdenes de compra y recepciones previamente elaborados; esto se realiza utilizando las teclas de funcin presentadas en la parte inferior de la pantalla. Es importante sealar que cuando se incluye una orden de compra o una recepcin en una compra, los renglones de stos podrn ser modificados o eliminados, el Sistema hace dicha observacin, pero permite la manipulacin de stos. Cuando se finaliza de incluir los productos en el cuerpo de la compra y el usuario desea otorgar un monto o porcentaje de descuento a la compra, es necesario que coloque en el campo cdigo (tem) *D, estas siglas indican al Sistema que se trata de un descuento. Seguidamente el Sistema coloca en el campo descripcin *DESCUENTO*, el usuario puede modificar dicho enunciado por el que considere conveniente. A continuacin el cursor se ubica en el campo Dcto, donde el usuario debe indicar el porcentaje de descuento para la compra; de lo contrario, si desea indicar un monto en lugar de porcentaje, debe presionar Enter, como se puede
MixNet observar el cursor ahora, se ubica en el campo Total, donde el usuario puede indicar el monto a ser descontado del bruto de la compra. Si en la ficha del proveedor se ha indicado algn porcentaje de descuento, el Sistema evala esta situacin al momento de terminar con la elaboracin de la compra y lo presenta en un mensaje mostrando al usuario dicho porcentaje, si responde afirmativamente, el Sistema entonces, aplicar, adems del descuento introducido en el cuerpo de la compra, el porcentaje de descuento indicado en la ficha del proveedor; de lo contrario, el Sistema contina hacia la ventana que contiene las formas de cancelacin. 3. Cancelacin de la Compra Esta es la etapa final donde el usuario procede a la cancelacin del documento elaborado, ya sea una compra o una devolucin. A continuacin los pasos y el detalle de la informacin que debe ser suministrada para proceder a la cancelacin del mismo. Una vez que se ha terminado con la inclusin de los productos en el cuerpo de la compra, el usuario debe presionar la tecla Esc y seguidamente el Sistema presenta la ventana con los datos referentes al I.V.A. En dicha ventana es presentado el subtotal, y se debe indicar el tipo de IVA (0=Excento, 1= Contribuyente Nacional y 2= Importaciones) Luego de este paso, el Sistema se encarga de realizar los clculos relacionados con el IVA, donde muestra la base imponible, el monto del impuesto y el monto neto de la compra; posteriormente presenta la ventana con las condiciones de pago, que a continuacin se detalla. Contado Al seleccionar esta opcin el Sistema presenta, la ventana con las diferentes formas de pago, de donde se debe seleccionar la que corresponda a la cancelacin del documento. Cheque: Cuando la forma de pago es en cheque, el usuario debe introducir la siguiente informacin: Banco: Campo donde se debe incluir el cdigo del banco a travs del cual se va a realizar el pago. Al dejar esta campo en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene los diferentes bancos incluidos en el Sistema, de donde el usuario deber seleccionar el indicado. Nmero: Campo para introducir el nmero del cheque. 1-119 Manual del Usuario
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Concepto: Campo en el cual se debe indicar el concepto de la cancelacin; por omisin, el Sistema presenta la descripcin relacionada con el documento elaborado. Beneficiario: Campo para indicar el nombre del proveedor al cual se va a elaborar el cheque. Por omisin, el Sistema muestra el nombre presentado en el encabezado del documento. Fecha: Campo para indicar la fecha de emisin del cheque. Se presenta por defecto, la fecha de elaboracin de la compra. Luego de introducir los datos correspondientes al pago, el Sistema pide la conformacin de los datos. Si la respuesta es afirmativa, el Sistema genera los movimientos correspondientes, adems de un movimientos en Bancos. Efectivo: Cuando la forma de cancelacin es en efectivo, el Sistema procede a la conformacin de la misma. Si la respuesta es afirmativa, el Sistema procede a generar los movimientos correspondientes al documento en la caja; de lo contrario continua en la edicin de la compra. Por otra parte, si el usuario selecciona cancelar, el Sistema abandona la edicin de la compra y presenta ahora, en forma de consulta, el ltimo documento incluido. Transferencia: Cuando la forma de pago del documento es a travs de una transferencia, el usuario debe introducir la informacin de igual forma que cuando la cancelacin es en cheque, es decir, se debe incluir el cdigo del banco a travs del cual se va a hacer la transferencia, el nmero, concepto, beneficiario y la fecha de la misma. Finalmente se debe proceder a la conformacin de los datos. Crdito Esta opcin permite la cancelacin de facturas a crdito. Al ser seleccionada presenta una ventana que contiene las diferentes opciones para la cancelacin de esta forma. Fecha de Vencimiento: Permite la cancelacin de facturas a una determinada fecha de vencimiento, incluida en Tipos de Crdito 30, 60 90 das, o cuando es seleccionada esta opcin, el Sistema solicita al lado de la misma, la fecha de vencimiento de la factura. Dicho campo acepta hasta seis (6) posiciones de tipo fecha y genera un movimiento en Cuentas por Pagar. 1-120 Manual del Usuario
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Giros: Permite la cancelacin de facturas a travs de giros, los cuales son elaborados a criterio del usuario. Cuando es seleccionada esta opcin, el Sistema solicita, primero, el concepto de la cancelacin y segundo, el abono o pago inicial de la factura de compra. Seguidamente es solicitada la forma de pago de dicho abono; es decir, si ste es en efectivo, cheque, o transferencia. A continuacin es presentada la ventana con los diferentes impuestos que pueden ser aplicados a los giros, de esta ventana el usuario deber seleccionar una de las opciones. Inters Compuesto: Este tipo de inters es aplicado cuando el plazo de la deuda a financiar es igual o mayor a un ao. Este inters es aplicado de acuerdo a la consideracin de la empresa. Una vez que es seleccionada esta opcin, el Sistema presenta la pantalla donde el usuario debe incluir los datos correspondientes para la elaboracin de los giros por parte del Sistema. A financiar: Campo que presenta el monto neto a financiar luego del abono o pago inicial. Este campo es presentado por el Sistema. Aos: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numrico y se refiere a la cantidad de aos por la cual se va financiar la deuda. Cuotas por ao: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numrico y se refiere a la cantidad de cuotas que van a ser canceladas al ao. % Inters anual: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numrico, de ellas dos (2) enteros y dos (2) decimales y se refiere a la tasa de inters anual que ser aplicada a la deuda. Intereses: Este campo muestra el monto neto de los intereses que sern aplicados a la deuda. Total: Este campo muestra el monto neto total de la deuda del proveedor, luego de introducir los datos anteriores. Luego de ser suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el nmero de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponible la opcin Mod para modificar cualquiera de los campos de los
MixNet giros; Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee. Al presionar la tecla Esc, el Sistema abandona la ventana que contiene los giros y regresa a la factura, en ese momento solicita la conformacin de los datos. Inters Simple: Este tipo de inters es aplicado al monto a financiar, es decir, el monto neto de la factura menos el abono o pago inicial de la misma. Dicho inters queda a la consideracin de la empresa. Luego de indicar el nmero de giros y el porcentaje de inters, el Sistema de encarga de la elaboracin y presentacin en pantalla de los giros. Los datos que deben ser suministrados por el usuario son los siguientes: Total a convertir: Este campo presenta el monto restante de la factura que queda pendiente de pago, luego del abono y que seguidamente va a ser convertido en giros. Perodo de das entre cada giro: Acepta hasta tres (3) posiciones de formato numrico para indicar, como su nombre lo indica, el perodo de das entre cada giro. Nmero de giros a emitir: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numrico y se refiere al nmero de giros a elaborar. % de inters: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numrico y se refiere al porcentaje de inters que ser cargado al monto a financiar. Inters: Este campo presenta el monto global del inters que ser aplicado al monto a pagar. Luego de suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el nmero de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponibles las opciones Mod para modificar cualquiera de los campos de los giros; Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee. Al igual que la opcin anterior, al presionar Esc, el Sistema abandona esta ventana y regresa a la factura para solicitar la conformacin de los datos incluidos. El informe a travs del cual se puede obtener la informacin introducida en el archivo maestro es Compras. Este informe viene ordenado por omisin, por la fecha de emisin. El mismo puede ser cambiado a criterio del usuario. 1-122 Manual del Usuario
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La opcin intervalo, permite indicar el rango de facturas a ser presentadas en el reporte. Se dispone de la tecla de funcin F8, para presentar la ventana que contiene las diferentes facturas elaboradas previamente y seleccionar el rango de la mismas. La opcin criterio, permite filtrar la informacin especfica que se desea presentar en el informe, ya sea mostrar solamente las facturas de determinado proveedor, presentar solamente las facturas a crdito o contado y elegir entre un resumen y detalle de la informacin a presentar. DEVOLUCION Esta opcin permite al usuario elaborar las devoluciones en el Sistema y generar la respectiva nota de dbito. Al realizar una devolucin, el Sistema hace el respectivo reverso y generacin de los movimientos involucrados en dicho proceso. Para realizar una devolucin, el usuario debe incluir los datos al igual que una compra, a diferencia que el campo cantidad debe estar antecedido del signo negativo. Esta cantidad negativa debe corresponder a la cantidad de artculos que sern devueltos. Luego de indicar los artculos a devolver, se debe proceder a la cancelacin, de la misma forma como se realiz la compra. Finalmente el Sistema solicita la conformacin de los datos para generar los respectivos movimientos producto de la devolucin.
PAGO/ABONO/CANCELACION Esta opcin permite la inclusin y edicin de documentos relacionados con los pagos, abonos y cancelaciones que el usuario debe hacer a los proveedores de la empresa.
MixNet Cuando es seleccionada esta opcin, es presentada una ventana donde el usuario podr entonces, realizar las transacciones de pago. Seguidamente se explica en detalle los campos que, de acuerdo al documento que se desea elaborar, el usuario debe introducir.
Nota: Un documento proveniente de facturacin no puede ser modificado desde esta pantalla, pero s puede ser eliminado. En este caso, el recuadro de interaccin lo advertir y solicita conformar la eliminacin. Se puede observar cmo en la parte inferior de esta ventana, se presentan diferentes teclas de funcin que el usuario podr utilizar cuando lo desee, las mismas se describen a continuacin: F8= Catlogo: Presenta la ventana que contiene los proveedores que han sido registrados en el Sistema. F9= Deuda: Presenta una ventana que contiene los documentos pendientes del proveedor que se tiene en pantalla. Para proceder a la elaboracin de los documentos en la pantalla de pagos/abonos/cancelaciones, el usuario deber seleccionar la opcin Incluir que se presenta en la parte inferior de la ventana, luego debe introducir la informacin que a continuacin se detalla. La pantalla de pagos/abonos/cancelaciones, est dividida en dos partes la primera, se refiere a los datos del proveedor y, la segunda, a los datos de los documentos. A saber: Cdigo: Campo en el cual se debe indicar el cdigo del proveedor. Este debe estar registrado en el Sistema; de no ser as, es presentada la ventana que contiene los proveedores donde el usuario puede incluirlo y posteriormente seleccionarlo haciendo uso de las opciones disponibles en la parte inferior de la ventana. 1-124 Manual del Usuario
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Nombre: Este campo se refiere al nombre del proveedor, el cual es mostrado por el Sistema al momento de la seleccin del mismo de la base de datos. Saldo actual: Presenta el monto del ltimo pago realizado al proveedor. Si este no tiene documentos pendientes de cancelacin, este campo ser 0.00 Fecha ltimo pago: Presenta la fecha de la ltima cancelacin hecha al proveedor. Seguidamente es presentada una ventana que contiene los diferentes tipos de documentos que pueden ser elaborados en esta pantalla. Cancelacin: Cuando es seleccionada esta opcin, el Sistema muestra una ventana que contiene los documentos pendientes de cancelacin que tiene el proveedor. En la misma el usuario podr seleccionar el (los) documento (s) que va a cancelar, a continuacin se debe presionar Esc. En este momento el Sistema traslada el (los) documento (s) a la segunda parte de la pantalla de pagos/abonos/cancelaciones, donde el usuario deber entonces, suministrar la siguiente informacin. Tipo de Documento: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de seleccionar el tipo de transaccin que se va a realizar. Nmero: Presenta el nmero del documento que se va a cancelar una vez que ste es seleccionado; cuando se trata de varios documentos, el Sistema llena este campo con la palabra VARIOS. Origen: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere al origen del documento, en este caso el origen es CxP; cuando se trata de una factura pendiente de pago, el origen sera CPA. Fecha de Emisin: Acepta hasta seis (6) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de emisin del documento en elaboracin. Por omisin se presenta la fecha del Sistema. Comprobante: Acepta hasta ocho (8) posiciones de formato libre y se refiere al nmero del comprobante que sustenta la transaccin. Por omisin el Sistema presenta el nmero correlativo que fue asignado en la opcin Contadores del Men Otros. Dicho campo puede ser modificado por el usuario.
MixNet Referencia: Acepta hasta diez (10) posiciones de formato libre y se refiere a un nmero de referencia que el usuario desee colocar para la transaccin.. Referencia Contable: Acepta hasta veinte (20) posiciones de formato libre y se refiere al cdigo de la cuenta contable que sera afectada producto de la operacin realizada. Esto sucede cuando se han definido las reglas de integracin en el Sistema. Concepto: Acepta hasta treinta (30) posiciones de formato libre y se refiere al concepto de la transaccin. El Sistema por omisin llena este campo de acuerdo al documento que se est elaborando. El usuario podr modificarlo si as lo desea. Importe: Acepta hasta once (11) posiciones de formato numrico, de ellas nueve (9) enteros y dos (2) decimales, y se refiere al monto de la transaccin. El Sistema por omisin, coloca en este campo el monto neto del documento. El usuario podr modificarlo a su criterio. Luego de suministrados los datos de la transaccin, el Sistema presenta la pantalla que contiene las diferentes formas de pago; el usuario debe seleccionar una de ellas para proceder a la cancelacin del documento. Despus de indicar la forma de pago, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe indicar la forma cmo desea imprimir el documento generado por la transaccin. Abono: Permite hacer abonos a los documentos que el proveedor tiene pendientes de pago. Para introducir dichos abonos, el usuario deber seguir los mismos pasos requeridos en la cancelacin. Para incluir un anticipo o adelanto a proveedores, el procedimiento es el siguiente: Anticipos a Clientes/Proveedores La figura del anticipo o adelanto es que un cliente/proveedor te da o tu das un dinero sobre una mercanca que se le facturarn o que te facturarn en algn momento, cuando se cruzan estas cuentas el cliente paga o tu pagas al proveedor la diferencia, cuando el monto del anticipo es menor al monto de la factura; el sistema permite cruzar N/C y ABONOS, contra factura, pero si el saldo no cuadra en cero no te lo permite, es por ello que se debe seguir el siguiente procedimiento: Como incluir los anticipos en CxC /CxP Entrar a Cobro/Abonos/Cancelaciones, o a Pago/Abonos/Cancelaciones, Ubicar al Cliente/Proveedor 1-126 Manual del Usuario
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Seleccionar incluir un ABONO Al abrir la pantalla de documentos, no seleccionar ninguno, presionar la tecla Esc, En nmero colocar Anticipo ( puede crear en F4 la abreviatura ATC), En referencia colocar el Anticipo + un nmero Ejemplo ANTICIPO01,02,...) En concepto colocar Anticipo + un nmero, y colocar el importe. Como cruzar un anticipo contra una factura: Ubicar al cliente/proveedor Seleccionar incluir un ABONO sobre una factura, por la diferencia entre el total y el anticipo ese monto ser cancelado con cheque, efectivo, tarjeta o depsito. Para cruzar se debe seleccionar el anticipo y la factura. En nmero colocar Cruce.Cta ( puede crear en F4 la abreviatura CCT), En referencia colocar Cruce.Cta. En concepto colocar Cruce.Cta/Factura XXXXX Con Anticipo. En la forma de pago el sistema automticamente colocar OTRA. EJEMPLO: ANTICIPO 01 FACTURA 960516 SALDO 150.000,00 200.000,00 50.000,00 *
* - INCLUIR EL ABONO POR ESTE MONTO PARA QUE EL SALDO SEA IGUAL A0 Nota de Crdito: Permite elaborar notas de crdito al proveedor que no impliquen devolucin de mercanca. Para introducir dichas notas, el usuario deber seguir los mismos pasos requeridos en la cancelacin. Las opciones Factura, Giro y Nota de dbito permiten llevar un control de los pagos que no sean generados por compras. Ej.: Empresas que trabajan la compra separadamente del Sistema y luego traen los montos de las compras directamente a cuentas por pagar sin registrar el detalle de las mismas. 1-127 Manual del Usuario
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Para la inclusin de estos documentos, el usuario deber seguir los mismos pasos requeridos en las transacciones anteriores. Adems de inclusin de documentos, el usuario tiene a su disposicin una serie de opciones que se presentan en la parte inferior de la pantalla, con las cuales el usuario podr eliminar y modificar registros, presentar el archivo en forma de columnas y buscar documentos especficos. Los reportes relacionados con este archivo maestro son los siguientes: Movimientos Presenta un informe de los movimientos realizados en Cuentas por Pagar. Dichos movimientos se refieren a las facturas, notas de dbito, notas de crdito, etc. incluidas en este archivo maestro (Pago/Abonos/Cancelaciones) Este informe puede ser emitido de dos formas, a saber: Resumen y Detalle. Por omisin, es ordenado por la fecha de emisin del documento. El usuario podr ordenarlo de acuerdo a sus necesidades. La opcin intervalo permite seleccionar el rango de documentos a presentar en el informe. De acuerdo al orden del reporte, el intervalo vara entre el rango de fechas, rango de nmeros de documentos, cdigo de proveedores, etc. A travs la opcin criterio, el usuario podr presentar, si lo desea, slo aquella informacin que necesite, por ejemplo: Se pueden listar solamente todos aquellos documentos con el tipo FC y que tengan fecha de emisin 01/01/96. Tambin listar los documentos que tengan una determinada referencia contable. De esta manera, el usuario puede utilizar esta opcin segn sus necesidades y requerimientos. Finalmente, slo queda elegir la va por la cual ser emitido el reporte, este puede ser: Impresora, Ventana, Pantalla y Archivo. Cuando el informe es emitido hacia un archivo, ste puede ser ledo posteriormente con cualquier editor de texto. Anlisis de Vencimiento 1-128 Manual del Usuario
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Este reporte muestra, segn rango de fechas, los documentos vencidos y por vencer de las cuentas por pagar. Este informe est ordenado, por omisin, por el cdigo del proveedor. Este puede ser ordenado de acuerdo al criterio del usuario. La opcin criterio permite presentar un resumen, detalle o sumario de la informacin, adems de permitir indicar la zona y/o el grupo de proveedores a los cuales se desea mostrar en el reporte. Resumen: presenta las cuentas por pagar de cada proveedor de forma resumida sin el detalle de los documentos. Detalle: presenta las cuentas por pagar de cada proveedor detallando los documentos de ste. Sumario: presenta las cuentas por pagar de todos los proveedores totalizada. Edo. de Cuenta Este informe permite presentar la deuda que se tiene con el proveedor en detalle de todas las cuentas: facturas, cancelaciones, abonos, notas de crdito y notas de dbito. El orden se deja a criterio del usuario, el Sistema por omisin, lo ordena por cdigo del proveedor. Presenta un suborden por fecha (orden cronolgico de transacciones o por nmero de documento). El criterio permite indicar la fecha desde y hasta, documentos desde hasta, cuentas sin movimientos S/N, salto de pgina por cuenta S/N, tipo de documento (FC, NC, ND, AB, CA), referencia, concepto e importe mayor o igual que y menor o igual que. Histrico Este reporte presenta los documentos cancelados luego de ejecutar el proceso Histrico, para dejar en el estado de cuenta slo lo que est pendiente por pagar. El orden de este informe se deja a criterio del usuario, el mismo puede ser ordenado de la misma manera como se hace en el informe Edo. de Cuenta. De igual forma, se puede indicar el criterio como se hace en el mencionado informe. 1-129 Manual del Usuario
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Saldos por Fecha Presenta un informe con los saldos de las cuentas por pagar. Puede ser emitido por proveedor o por grupo de proveedores. Cuando se elige por proveedor, tiene dos tipos de orden: cdigo y nombre La opcin intervalo permite seleccionar el rango de proveedor a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de funcin F8 para hacer dicha seleccin. A travs de la opcin criterio, el usuario podr filtrar la informacin especfica que desea presentar en el informe. Tal como presentar solamente los saldos por fecha de un determinado grupo de proveedores, presentar slo aquellos proveedores que tengan un determinado lmite de crdito, que pertenezcan a determinada zona o que tengan un determinado saldo. IVA Presenta una ventana con los diferentes informes que pueden ser emitidos. Estos informes se refieren a los reportes de Ley que deben ser emitidos cada mes por la empresa. Tales como el libro de Ventas, libro de compras y el sumario de stos.
MixNet PROCESOS Este men presenta las opciones que se encargan del mantenimiento y buen funcionamiento del Sistema. Dichas opciones cumplen funciones especficas tales como eliminar fsicamente registros de las bases de datos, reprocesar la informacin, conversin de crditos en giros, etc. Las opciones de las cuales se compone dicho men son las siguientes: CONVERSION Esta opcin permite convertir en giros la deuda de los proveedores; es decir, convierte en giros los documentos del proveedor que se encuentran pendientes de pago.
Dicho proceso debe realizarse siguiendo los pasos que a continuacin se detallan. a. Introduzca el cdigo del proveedor al cual le va a convertir en giros los documentos pendientes. Al dejar este campo en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene los proveedores registrados en el Sistema, donde el usuario debe seleccionar el que desee. b. Seleccione los documentos que sern convertidos en giros, presionando Enter sobre cada uno de ellos, seguidamente presione Esc. c. Indique el tipo de inters que ser aplicado al monto a financiar. d. Introduzca la informacin referente al tipo de inters seleccionado. 1-131 Manual del Usuario
MixNet Seguidamente, el Sistema automticamente elabora los giros y los presenta en una ventana donde el usuario podr realizar las modificaciones que desee.
e. Finalmente se deber conformar los datos anteriormente introducidos. HISTORICO Este proceso se encarga de copiar los documentos de cuentas por pagar cancelados en un archivo histrico. Los mismos tambin pueden ser reversados cuando el usuario lo considere necesario. Las modalidades de este proceso son: Copiar movimientos ya cancelados y reversar movimientos. Al seleccionar cualquiera de estas opciones, el Sistema presenta otra ventana, donde el usuario deber seleccionar el pase a histrico, es decir, seleccionar manualmente las cuentas que de los proveedores que sern llevadas al histrico o indicar al Sistema que se trata de todas las cuentas.
Seguidamente el Sistema se encarga de realizar el proceso indicado.
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MANTENIMIENTO Este proceso se encarga de corregir cualquier anormalidad en el funcionamiento del Sistema. Dicho proceso realiza operaciones de recuperacin y limpieza de las bases de datos de la gestin de Compras y Pagos.
A continuacin las opciones de las cuales se compone dicho proceso: Compactar e Indexar Archivos: Este proceso se encarga de eliminar fsicamente los registros de las bases de datos y generar a su vez, los archivos ndices. Se recomienda la ejecucin de este proceso cuando se presentan anormalidades en los datos del Sistema o cuando se presente una falla elctrica o cada de tensin y esto signifique prdida de informacin y por consiguiente la corrupcin de los archivos ndices. Tambin es recomendable ejecutar esta accin cuando el volumen de eliminacin de registros en el Sistema sea muy frecuente. Esto permite la recuperacin de espacio fsico en el disco duro de su computadora. Reprocesar: Este proceso debe ser utilizado cuando observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad, motivado por algn problema similar a los mencionados en el proceso anterior. El proceso de reconstruccin se inicia desde el primero al ltimo movimiento del ejercicio. Dependiendo del volumen de datos almacenados y de la velocidad del procesador que posea su computadora, estos procesos requerirn de cierto lapso de tiempo en su ejecucin. Cuando es seleccionado cualquiera de los procesos de mantenimiento, el Sistema solicita la conformacin para la ejecucin de los mismo.
MixNet Nota: Para realizar el proceso de mantenimiento en ambiente multiusuario, el mismo debe realizarse desde una estacin de trabajo y los dems usuarios debern salir de la gestin a la cual se aplicar el proceso. PAGAR COMPRAS Este proceso permite realizar el pago de compras y/o documentos que se encuentren pendientes de cancelacin. A travs de esta opcin y de acuerdo al criterio que se indique, el Sistema hace automticamente las cancelaciones y elabora los cheques de las mismas. Dicha opcin, tambin permite realizar la eliminacin de pagos. Cuando se realiza esto, el Sistema automticamente reversa la operacin de cancelacin. Cuando es seleccionada la opcin Eliminar Pagos, se debe indicar el nmero del documento a eliminar, posteriormente el Sistema se encarga de reversar, como se dijo anteriormente, la cancelacin previamente realizada. La opcin Hacer Pagos y Cheques, permite indicar el criterio de los documentos que sern cancelados. Luego de emitir el informes Anlisis de Vencimiento, el usuario tiene en su mano la lista de proveedores o documentos que deben ser cancelados; de esta forma el usuario debe indicar en la ventana de Hacer Pagos, los documentos a ser cancelados, a travs de las opciones que se presentan en la misma. Una vez indicado el criterio de los pagos a realizar, el Sistema presenta una ventana con los documentos a ser cancelados y muestra en la parte inferior de la ventana la tecla de funcin F10, la cual una vez que es presionada, trae una pequea ventana donde se debe indicar : Nmero de la orden de pago Banco a travs del cual se va a realizar el pago El nmero del primer cheque a partir del cual se realizarn los pagos La fecha de emisin del cheque Posterior a esto, el Sistema solicita la conformacin de los datos para ejecutar el proceso.
MixNet OTROS Este submen se compone de opciones que son comunes en todas las gestiones del Sistema; las mismas obedecen a procesos tales como cambiar de fecha, de usuario, de ejercicio econmico, definicin de usuario del Sistema, presentar la ventana de abreviaturas para la definicin de las mismas, etc. Dichas opciones, como se mencion, son presentadas en todos los mdulos o gestiones del Sistema y ejecutan la misma funcin en una gestin u otra. Las opciones a las cuales no se haga mencin en este tema, significa que obedecen a los mismos procesos que se realizan en la gestin de Contabilidad, por ende, debe referirse a dicha gestin para obtener la informacin referente a estas opciones. CONTADORES Esta opcin permite definir la numeracin para los documentos que se elaboren en la gestin de ventas, los cuales son: rdenes de compra, recepciones, compras, notas de crdito, comprobantes abono/cancelacin, comprobantes de crdito notas de crdito pago/abonos/cancelaciones y notas de dbito.
Cuando es indicado el contador para cada uno de los documentos antes mencionados, el Sistema presenta el correlativo correspondiente, cuando se ingresa a la ventana donde se va a elaborar el documentos. Por ejemplo, si se indica en el contador el nmero 0000015 para las compras, cuando se ingresa a la ventana de compras, el Sistema presenta por omisin el correlativo a dicho nmero, es decir, 0000016, que corresponde al siguiente nmero de compra.. As sucesivamente ocurre con los dems documentos a los cuales se puede indicar el contador.
MixNet CATALOGO/INFORMES Esta opcin permite indicar el nombre del catlogo que contiene los reportes definidos por el usuario a travs del Generador de Informes para esta gestin. Si se han definido reportes a travs del Generador de Informes, el usuario en este campo debe indicar el nombre de dicho catlogo para que el Sistema presente esos informes definidos en una pequea ventana luego de seleccionar la opcin Otros Informes en cualquiera de las gestiones.
En esta gestin se debe indicar el catlogo para las rdenes de compra, recepciones, compras y pago/abonos, cancelaciones; adems de indicar el catlogo para los informes de dicha gestin. Nota: Si el nombre del catlogo es errado, se presenta un error al momento de seleccionar la opcin Otros Informes de la gestin a la cual se asign un catlogo de informes. TABLA DE RETENCIONES Contiene ordenado, segn la ley, los servicios sujetos a retenciones, concepto, porcentaje base imponible, porcentaje tarifa, pago mnimo, sustraendo, acumulativo s/n y cdigo contable.
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ARCHIVOS 1-136 Manual del Usuario
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GRUPOS DE ARTICULOS Esta opcin permite introducir o editar grupos, los cuales se asignarn a los diferentes artculos del inventario de la Empresa.
Al seleccionar esta opcin aparece la ventana de edicin titulada Grupos de Artculos, con formato de tabla y donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos: Grupo: Campo de cinco (5) posiciones de formato libre para introducir la identificacin del grupo. Nombre: Campo de treinta y cinco (35) posiciones de formato libre para introducir el nombre o descripcin del grupo de artculos. A travs del informe Grupos de Artculos, el usuario podr presentar la informacin almacenada en este archivo maestro. El orden del informe, por omisin, es el cdigo del grupo. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. La opcin intervalo, permite indicar el rango de grupos que sern presentados en el informe. Finalmente, se debe indicar la va por la cual ser emitido el informe. Esta puede ser: Ventana, Pantalla, Impresora o Archivo. Esta ltima, permite emitir el reporte hacia un archivo, el cual posteriormente puede ser ledo con cualquier editor de texto.
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ARTICULOS Esta opcin permite introducir o editar los datos de los artculos del inventario de la Empresa. Posterior a la inclusin de dichos datos, el Sistema permite, a travs de las teclas de funcin que se presentan en la parte inferior de la pantalla, ejecutar acciones como, incluir los seriales de un determinado producto, incluir nuevos precios, adems de los que fueron declarados en la ficha, etc.
Al seleccionar esta opcin se presenta la ventana de edicin titulada Artculos, donde el usuario deber incluir los siguientes datos: Cdigo del Artculo: Campo en el cual se debe incluir el cdigo que identificar el producto. Se dispone de quince (15) posiciones de formato libre. Esto indica que en el cdigo tambin se pueden incluir guiones, Por ejemplo: 00001-0002-0001 Fecha de Creacin: Campo en el cual debe incluir la Fecha en la cual se esta creando el Articulo, la fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema Operativo, dicha Fecha de Creacin es obligatoria. Nombre: Campo para incluir el nombre o descripcin del producto. Se dispone de dos (2) lneas, cada lnea con cincuenta (50) posiciones de formato libre. Grupo: Campo donde se debe indicar el grupo al cual ser asignado el producto. Se dispone de cinco (5) posiciones de formato libre. La inclusin de este campo es opcional. Al introducir un cdigo de grupo previamente registrado en la opcin Grupos de Artculos, el Sistema mostrar automticamente su nombre al lado del campo.
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Cdigo Alterno: Campo para colocar solamente, cuando sea necesario para una cabal identificacin del artculo, un segundo cdigo que permite diferenciar al artculo entre otros del mismo gnero. Se dispone de quince (15) posiciones de formato libre. Tipo I.V.A.: Campo para introducir la tarifa I.V.A aplicable al artculo que se est incluyendo. Dicha tarifa debe corresponder con uno de los valores que se han definido en la Tabla IVA. Precios A, B, C y D: Campos numricos de dos secciones, en la primera se deben incluir los diferentes precios de venta del artculo y, en la segunda, opcional, se debe incluir el porcentaje de descuento que tendr dicho producto al momento de la facturacin. Existencia Mnima: Campo para incluir la cantidad mnima que se requiere del artculo en almacn, con la finalidad de organizar las reposiciones de mercanca. Se dispone de ocho (8) posiciones de formato numrico. Existencia Mxima: Campo para incluir la cantidad tope que se requiere del artculo en almacn, para no saturar el almacn con mercanca de poca circulacin. Se dispone de ocho (8) posiciones de formato numrico.
Nota: Si en el campo existencia mnima se incluye una cantidad determinada, el Sistema obliga a incluir en este campo, de igual manera, una cantidad para la existencia mxima.
Ubicacin Fsica: Campo de tres (3) parmetros (x,y,z) para identificar la ubicacin fsica del artculo en el caso que se aplique. Ejemplo: (01:02:04 podra significar pasillo 01, estante 02, fila 04). Dicha ubicacin se deja a criterio del usuario. Este campo es slo de uso referencial. Tambin se puede listar por el reporte artculos ordenado por ubicacin fsica. Peso: Campo para incluir el peso del producto, en caso de que sea relevante. Este campo es slo de uso referencial. Se dispone de nueve (9) posiciones de formato numrico, de ellas seis (6) enteros y tres (3) decimales. Unidad de medida: Campo para incluir la unidad bsica del artculo (kg., mts., caj., etc.). Se dispone de tres (3) posiciones de formato libre. Altura, Ancho, Profundidad: Campos numricos de seis (6) posiciones cada uno, para incluir la informacin indicada por sus respectivos ttulos, en caso de que la misma sea relevante para el artculo. Dichos campos son slo de uso referencial. Cantidad/Bulto: Campo para indicar la cantidad de artculos que conforman un bulto. Esto es para aquellos casos en los cuales se despacha la mercanca por bultos,. Si no se desea trabajar con esta medida debe dejarse en este campo el valor por omisin, 1. Se dispone de nueve (9) posiciones de formato numrico, de los cuales seis (6) enteros y tres (3) decimales.
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Compuesto ?: Campo para indicar si el producto es compuesto o no. Se dispone de una (1) posiciones de formato alfanumrico. Si en este campo se indica S, es presentada la ventana donde se deben indicar los componentes del producto. De la siguiente forma: Cdigo: Campo para indicar el cdigo del artculo que forma parte del compuesto que se esta detallando. Descripcin: Campo que es presentado automticamente por el Sistema una vez que se incluye el cdigo del producto. Cantidad: Campo en el cual se debe indicar cuntos artculos del mismo cdigo forman parte del artculo compuesto. De manera contraria, si en este campo se indica N, es presentada una pequea ventada donde el usuario deber suministrar los datos, en el caso de desear crear apertura en el inventario, correspondientes a: Almacn: Campo en el cual se debe indicar el cdigo del almacn en el cual se har la apertura con el producto que se est registrando. Este campo slo puede ser suministrado cuando en la creacin de la empresa se ha indicado que la misma es multialmacn. Fecha: Campo para indicar la fecha de apertura del almacn con el producto registrado. Por omisin es presentada la fecha del Sistema. Nmero: Campo donde se debe indicar el nmero de documento el cual sustenta la operacin de apertura del almacn. Cantidad: Campo para indicar la cantidad de artculos con los cuales se est haciendo la apertura del almacn. Costo Total: Campo en el cual se debe indicar el costo total de los productos con los cuales se est haciendo la apertura del almacn. Si el usuario no tiene el costo total de los productos y solamente posee el costo unitario, puede colocar en este campo el smbolo * seguido del costo unitario del artculo; esto indica al Sistema la multiplicacin de la cantidad por el costo unitario del mismo. Al finalizar la inclusin de la informacin de los campos del registro, el Sistema pedir conformar su entrada. En el recuadro inferior de la ventana Artculos el usuario encontrar una serie de campos cuya informacin ser actualizada por el Sistema cada vez que se realice un movimiento con cualquiera de los artculos registrados en el almacn. Estos campos se refieren a:
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Ultimo Proveedor: Campo que presenta el cdigo del ltimo proveedor del cual se adquiri el artculo cuya ficha tenemos en pantalla. Ultimo Costo: Campo que presenta el valor del ltimo costo registrado en el inventario para el artculo presentado en pantalla. Pedido Proveedores: Campo que presenta la ltima cantidad del artculo solicitada a los proveedores. Costo Promedio: Campo que muestra la relacin entre los costos del artculo y la cantidad de unidades registrada en el almacn. Existencia Actual: Presenta la cantidad de unidades del artculo registradas actualmente en el inventario. Pedido Cliente: Campo que muestra la cantidad del artculo solicitada por los clientes en su pedido mas reciente. Cotizac. Clientes: Campo que muestra la cantidad de artculos que han sido cotizados a los clientes, y que se encuentran en Estatus PE en las cotizaciones realizadas.
Marca Dentro de la Ficha de inventario se agrego una tabla para incluir la Marca del producto y as tener otra opcin para clasificar los artculos. Artculos: Dentro de la ficha del artculo se agrego una tecla SCHIF F1, la cual abre una pantalla de teclas asociadas.
Como se mencion anteriormente, en esta ventana se dispone de la una serie de teclas de funcin que permiten definir otros precios, introducir los seriales de un determinado producto y graficar el movimiento que un artculo haya tenido en determinado mes. A continuacin el detalle de cada una de estas teclas de funcin: [F8] = SERIALES Esta tecla de funcin permite incluir los seriales del producto que se encuentra en pantalla. Es decir, cuando se tiene un producto en pantalla o se termina de incluir ste, el Sistema permite, por medio de esta tecla invocar una ventana donde el usuario podr incluir los seriales de dicho artculo. Para ello, se deben suministrar los siguientes datos:
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Serial: Campo para incluir el serial del producto. Luego de la inclusin de un serial, el Sistema sugiere el correlativo ascendente. Este campo se deja a criterio del usuario. Se dispone de veinte (20) posiciones de formato libre. Comentario: Campo para incluir cualquier comentario adicional acerca del serial del producto. Doc Entrada Doc Salida: Estos datos son suministrados por el Sistema y son tomados del documento de compra y ventas. Es decir, cada vez que se realiza una compra estos campos son llenados con la informacin de dicha compra; de igual forma sucede con la venta. [F9] = OTROS PRECIOS Esta tecla de funcin permite definir, adems de los 4 precios indicados en la ficha del artculo, otros precios que el usuario considere necesarios y desee aplicar al momento de la facturacin. Una vez que es presionada esta tecla de funcin, el Sistema presenta una ventana donde el usuario deber suministrar los siguientes datos: Tarifa: Campo alfanumrico de 5 posiciones para introducir la identificacin de la tarifa. Cantidad: Campo numrico que muestra o permite introducir el nmero de artculos por compra para ser aplicados en una tabla de precios. Precio: Campo para introducir el precio segn la cantidad indicada en la tabla. Dcto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se puede dar al momento de la facturacin en funcin del precio seleccionado. Moneda: campo alfanumrico de tres (3) posiciones para introducir la identificacin de la moneda. Si no se ha definido una moneda el sistema abrir una ventana titulada monedas para introducir el nombre de la moneda y el cambio a utilizar con respecto a su moneda. Si coloca DEF significa tabla por defecto. [F10] = GRAFICAR Esta tecla de funcin presenta un grfico de barras con el movimiento del artculo que se tiene en pantalla, dicho movimiento se refiere a las entradas y salidas del mes en curso. ALT+F8 = EX/ALMAC. Estas teclas de funcin permiten visualizar en que almacenes se encuentra el artculo que s esta consultando.
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ALT+F9 = PROVEED. Con estas teclas de funcin el Sistema permite visualizar, el Histrico de Costo por Proveedor, para el artculo que s esta consultando.
Los informes que pueden ser emitidos a partir de este archivo maestro son los siguientes: Artculos Presenta un listado de los artculos registrados en la empresa. El orden de este informe viene dado, por omisin, por el cdigo del artculo. Este se deja a criterio del usuario. La opcin intervalo, permite indicar -de acuerdo al orden del reporte- el rango de productos a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de funcin F8 para hacer la seleccin de dicho rango. La opcin seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del catlogo. La seleccin depende del orden seleccionado y se desactiva cuando ste no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el intervalo. El criterio pregunta si el Reporte a emitir se quiere Resumen o Detallado. La opcin por omisin es R de Resumen, el cual slo imprime el cdigo, nombre y grupo de los artculos. Al introducir D de Detallado, el Reporte imprime la informacin completa de los artculos. Este Reporte slo puede tener salida por Ventana, Disco, o Impresora. Precios Esta opcin permite emitir un informe con los precios registrados para los diferentes artculos del inventario de la Empresa. El Reporte mostrar el cdigo y nombre del artculo, la unidad de medida y precios A, B, C y D. El orden del informe viene dado, por omisin, por el cdigo del artculo. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de artculos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] est inactiva.
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La seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del catlogo. La seleccin depende del orden seleccionado y se desactiva cuando ste no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el intervalo. El criterio permite introducir la modalidad de precio. El Reporte presenta todos los precios, a menos que se introduzca una modalidad: A, B, C o D. Costos Esta opcin permite emitir un informe con los costos promedios de los artculos registrados en el inventario de la Empresa. El reporte mostrar el cdigo, nombre del artculo y el costo actual de los artculos. El orden del informe viene dado, por omisin, por el cdigo del artculo. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la ventana de artculos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] est inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del catlogo. La seleccin depende del orden seleccionado y se desactiva cuando ste no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el intervalo. El criterio permite introducir a que fecha se quiere emitir el resumen de costos. El Sistema presenta la fecha actual por omisin.
MOVIMIENTOS ENTRADA/SALIDA/ AJUSTE Esta opcin permite editar el Archivo de movimientos del Almacn. Los movimientos pueden ser introducidos directamente por el usuario (cuando se incorpora el inventario por primera vez o cuando se requiere hacer algn ajuste) o generados por los procesos de compra y/o venta de artculos.
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Para registrar un movimiento de inventario, el usuario debe suministrar la siguiente informacin: Artculo: Campo que presenta o permite introducir el cdigo del artculo. Se dispone de la tecla de funcin [F8] para ver la lista de artculos incluidos en el Sistema y escoger el que va a tener movimiento, tambin podemos utilizar la tecla de funcin [F9] para realizar la transferencia de un artculo desde un almacn a otro (cuando se haya activado la opcin multialmacn en actualizar empresa), , [F10] para ordenar los movimientos por Articulo, Fecha y Numero segn el criterio del usuario. Al: Campo para incluir la identificacin del almacn donde se realizar el movimiento del artculo. (Slo se activar cuando se haya escogido la opcin multialmacn en actualizar empresa). Se dispone de dos (2) posiciones de formato libre. Fecha: Campo para introducir la fecha del movimiento. Por omisin es presentada la fecha del Sistema. La misma puede ser modificada. Tipo: Campo para introducir el tipo de movimiento. Introduzca EN para Entrada, SA para Salida, AS para Ajuste de Salida, AE para Ajuste de entrada o AC para Ajuste de Costo. Al introducir un identificador incorrecto o dejar el campo vaco el recuadro de interaccin muestra los identificadores vlidos. Nmero: Campo para introducir el nmero del documento que da origen al movimiento. Este nmero generalmente corresponde al nmero de la factura de venta o compra. Se recomienda la entrada de este campo. Se dispone de ocho (8) posiciones de formato libre. Unidad: Campo que permite introducir la unidad bsica del artculo. Al introducir una unidad de equivalencia definida previamente, el Sistema la convierte a la unidad bsica del artculo. Cantidad: Campo numrico que presenta o permite introducir la cantidad de artculos del movimiento. Si la cantidad de artculos a salir del inventario es mayor a la existencia actual, el
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recuadro de interaccin lo advertir, indicar la cantidad existente a la fecha actual y no permitir la salida o ajuste de salida. Costo: Campo que permite introducir el costo total de la cantidad de artculos. Si introduce el signo asterisco * y el costo unitario del artculo, el Sistema calcular el costo total y lo registrar en el campo. Si realiza la entrada EN de un artculo, deber introducir el costo total de la cantidad de artculos o escribiendo el monto o utilizando el asterisco seguido del costo unitario. Si realiza una salida SA o ajuste de entrada AE, el costo total ser registrado por el Sistema tomando el costo promedio del artculo. Si realiza un ajuste de salida AS, el Sistema permite la entrada en el campo Cantidad y no en Costo, ste tendr valor cero (0),. Si es un ajuste de costo AC, deber introducir el costo con valor positivo o negativo para aumentar o disminuir el costo promedio del artculo. Origen: Campo que presenta el origen del movimiento de inventario registrado. Si se introduce una entrada, salida o ajuste directamente por esta opcin, este campo muestra el identificador INV. Si el movimiento es generado por una compra muestra CPA (de cuentas por pagar), si es por venta FAC (de facturacin), si es generado por el punto de ventas PVE y finalmente si es generado por una devolucin DV. En el recuadro inferior de la ventana de movimientos, se presentan los campos: Descripcin: Presenta el nombre o descripcin del artculo sobre el cual est ubicado el cursor. Cp: Presenta el costo promedio del artculo sobre el cual est ubicado el cursor. Ex: Presenta la existencia actual del artculo sobre el cual est ubicado el cursor. Al finalizar la inclusin de los campos de un movimiento, el Sistema pedir conformar su entrada. El Sistema realizar el reclculo del costo promedio del artculo para registrarlo en la ficha del mismo.
Los reportes que son generados luego de incluir informacin en este archivo maestro son los siguientes: Movimientos de Inventario Esta opcin permite emitir un reporte para auditar los movimientos de inventario de la Empresa. El Reporte imprime la fecha, tipo de movimiento, nmero, origen, cdigo y descripcin del
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artculo, proveedor o cliente, unidad y costo total de los movimientos del inventario. El Reporte totaliza todos los movimientos. El orden por omisin es, el cdigo del artculo. El orden del informe se deja a criterio del usuario. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por Cdigo o Nmero, el Sistema permite presenta la tecla de funcin [F8] para invocar el catlogo de artculos o documentos de inventario. Si el orden es por Fecha, el rango por omisin es desde el primero a fin del mes actual. La seleccin permite escoger manualmente los artculos dependiendo del orden seleccionado. Si el orden es por Cdigo y Nmero, se invoca la ventana de artculos o documentos respectivamente para realizar la seleccin. El criterio permite seleccionar los movimientos de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos tipo, documentos, origen, proveedor o cliente, unidad, cantidad, costo y venta total. En tipo introduzca EN para entrada, SA para salida, AE para ajuste de entrada, AS para ajuste de salida y AC para ajuste de costo. En origen introduzca INV para inventario, FAC para facturacin y CPA para compras o cuentas por pagar. Ejemplo: Se desean listar todos los documentos provenientes de facturacin cuya venta total sea superior a 100.000. Tipo: Artculo Documento Origen: FAC Prov/Cliente: Unidad: Cantidad>=: Cantidad<=: Costo Total>=: Costo total<=: Venta Total>=: 100000.00 Venta Total<=: Tambin se pueden listar todas las SA (salidas) cuyo origen sea INV de todos o de algn artculo; todas las EN (entradas) cuyo origen sea INV mayores a 10, por ejemplo; todos los ajustes de costo; todas las SA por facturas, etc. Resumen de Existencias
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Esta opcin permite emitir un reporte con la existencia de los artculos del inventario de la Empresa. El reporte muestra el cdigo y nombre del artculo, la existencia mnima, existencia actual, el costo y el costo total, totalizando este ltimo campo. El orden por omisin, es el cdigo del artculo. Este se deja a criterio del usuario. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Cdigo o Nombre permite presionar la tecla de funcin [F8] para invocar a la ventana de artculos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] est inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del catlogo y se desactiva cuando el orden no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el intervalo. El criterio permite indicar la fecha a la cual se desea emitir el resumen y si slo se incluyen los artculos cuya existencia es menor o igual a la registrada como mnima. La opcin por omisin es la fecha actual e incluir todos los artculos en el Reporte. Ventas por Mes Esta opcin permite emitir un reporte con las ventas de cada artculo. El Reporte imprime como ttulo el cdigo, nombre, cantidad y venta de los artculos para los meses que se indiquen. Este totaliza las cantidades y ventas de los meses para cada artculo y al final totaliza la venta de todos los artculos. El orden viene dado por omisin, por el cdigo del artculo. El intervalo permite introducir el rango de cdigos de artculos. Presione [F8] para invocar el catlogo de Artculos y escoger el rango. El criterio permite emitir las ventas en el rango de meses que se especifica. Por omisin presenta el mes de apertura y el mes actual. Ganancias Brutas Esta opcin permite emitir un reporte de las ganancias brutas del mes actual con relacin al mes anterior. El Reporte imprime el cdigo y nombre del artculo y la cantidad vendida y ganancia bruta del mes anterior y del mes actual. Al final totaliza estos campos. El orden presentado por omisin, es el cdigo del artculo. El orden del informe se deja a criterio del usuario.
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El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Cdigo o Nombre permite presionar la tecla de funcin [F8] para invocar la ventana de artculos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] est inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del catlogo. La seleccin depende del orden seleccionado y se desactiva cuando ste no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el intervalo. El criterio pregunta para qu mes se quiere emitir el reporte. Movimientos del Articulo Esta opcin permite emitir el detalle de los movimientos de los diferentes artculos del inventario. El Reporte muestra como ttulo, el cdigo, nombre y grupo del artculo. Debajo de ste, muestra fecha, tipo de movimiento, nmero, cantidad, costo total, existencia y saldo. Muestra adems el saldo antes y despus del rango de fechas indicados. El orden por omisin, es el cdigo del artculo. Este se deja a criterio del usuario. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. El criterio permite introducir el rango de fechas para los movimientos a presentar en el Reporte, si se desean incluir los artculos sin movimiento y finalmente si se desea un salto de pgina por cada artculo. Ejemplo: Se quieren listar todos los movimientos de los artculos comprendidos entre el primero y ltimo de enero. Fechas>=: Fechas<=: Artculos sin movimiento? No Salto de pgina por cta.? No Existencias y Costos por Mes Esta opcin permite emitir un Reporte con el cdigo y nombre del artculo y la entrada, salida, existencia, costo unitario y costo total por cada mes. Cada artculo es totalizado de acuerdo al rango de meses. El orden por omisin, es el cdigo del artculo.
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El intervalo permite introducir el rango de artculos a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de funcin F8 para invocar la ventana de artculos y hacer dicha seleccin. El criterio permite introducir el rango de meses a presentar en el reporte. El criterio por omisin es desde el mes de apertura hasta el mes actual. Otros Reportes Esta opcin permite seleccionar y emitir los Reportes definidos a travs de la Aplicacin Generador de Reportes, incluidos en la librera de Reportes de Almacn. Al seleccionar esta opcin, el Sistema presenta un recuadro con los nombres de los Reportes definidos previamente. Luego de seleccionar el Reporte deseado, se pasa a la ventana Emisor de Reportes para escoger las diferentes opciones de impresin o emisin del informe. El Sistema por omisin presenta los siguientes informes en esta ventana: Existencias a una fecha: Orden: Intervalo: Criterio: cdigo y nombre F8 catalogo de artculos grupo, cdigo alterno, precio, ultimo proveedor
Parmetro: fecha Existencia por grupo de artculos a una fecha Orden: Criterio: grupo y artculo cdigo, nombre, unidad, ubicacin, grupo
Movimientos de inventario con totales Orden: Intervalo: Criterio: cdigo F8 catalogo de artculos fecha, almacn, nmero de documento, tipo, cantidad, origen,proveedor cliente, costo total y venta total.
Parmetro: totalizar o sumar costos/ventas Existencias negativas
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Orden: Intervalo: Criterio:
cdigo y nombre F8 catalogo de artculos cdigo, nombre, unidad, precio, existencia mnima/mxima, ubicacin, grupo
Artculos y seriales Orden: Intervalo: Criterio: artculo y serial catalogo de artculos cdigo artculo, serial, entrada, salida
Movimientos de artculos segn serial Orden: Intervalo: Criterio: artculo y serial catalogo de artculos cdigo artculo, serial
Resumen de venta segn serial Orden: Intervalo: artculo y serial catalogo de artculos
Parmetro: fecha Componentes de artculos Orden: Intervalo: cdigo F8 catalogo de artculo
Componentes y costos Orden: Intervalo: Criterio: cdigo F8 catalogo de artculo componentes
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Parmetro: segn ltimo costo Componentes y existencias Orden: Intervalo: Criterio: cdigo F8 catalogo de artculo componentes
Existencias por almacn v1 Muestra los artculos que hay en un almacn Orden: Intervalo: Criterio: cdigo F8 catalogo de artculo grupo
Parmetro: almacn y fecha Existencias por almacn v2 Muestra como esta distribuido un articulo en los almacenes Orden: Intervalo: Criterio: cdigo F8 catalogo de artculo grupo, unidad de medida, almacn y ltimo proveedor
Parmetro: fecha Etiquetas de artculos Orden: Intervalo: Criterio: cdigo y nombre F8 catalogo de artculo cdigo, nombre, unidad de medida, ubicacin y grupo
Orden de produccin
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Orden: cdigo y emisin
TRANSFERENCIAS
Esta opcin permite realizar las transferencias entre almacenes, de los artculos que se encuentran en existencia en cada uno de ellos. Para realizar una transferencia de un almacn a otro, el usuario debe incluir en la ventana de transferencias la siguiente informacin: Nmero de Transferencia: Campo para incluir el nmero de la transferencia, el Sistema sugerir la numeracin, sta tambin puede ser indicada por el usuario. Emisin de Transferencia: Campo para introducir la fecha de elaboracin de la transferencia, el Sistema suministra la fecha; pero el usuario puede modificarla. Almacn de Salida: Campo para indicar el cdigo del almacn del cual se debern descargar los artculos a ser transferidos. Almacn de Entrada: Campo para incluir el cdigo del almacn que va a recibir los artculos que se estn transfiriendo. Comentario: Campo para incluir cualquier comentario relacionado con la transferencia que s esta realizando. Se dispone de dos (2) lneas de cuarenta (40) posiciones cada una. Despus de haber incluido los datos del encabezado de la transferencia, seguimos con la inclusin de los datos del cuerpo de la misma, el usuario debe ingresar la siguiente informacin: Item: Campo que permite incluir el cdigo del artculo que va a ser transferido, el usuario puede desplegar la lista de artculos, dejando el campo en blanco y presionando <Enter>, de esta manera puede elegir el artculo que desea incluir en la transferencia que se est elaborando. Und.: Campo en el cual se indica la unidad de medida del artculo (Kg, mts, caj, etc). Se dispone de tres (3) posiciones de formato libre. Bulto: Esto es para aquellos casos en los cuales se despacha la mercanca por bultos. Si no se desea incluir esta medida, el Sistema suministra en este campo el valor por omisin, 1.
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Cantidad: Campo numrico que presenta o permite introducir la cantidad de artculos que sern transferidos. Si la cantidad de artculos a transferir es mayor a la existencia actual, el recuadro de interaccin lo advertir y no podr realizar dicha transferencia. Costo Unitario: Este campo es suministrado por el Sistema, dicho campo es tomado del ltimo costo registrado para ese artculo. Costo Total: En este campo se almacena automticamente la informacin referente al Costo Total, es decir el Sistema calcula la cantidad de artculos multiplicado por el costo unitario.
Descripcin: Este campo es suministrado automticamente por el Sistema, luego de seleccionar el cdigo del artculo, el usuario puede visualizar el nombre de dicho artculo en este campo. Se encuentra ubicado en la parte inferior o pie de la transferencia. Al finalizar la inclusin de los artculos a transferir, el Sistema pedir su conformidad, seguidamente preguntar si desea o no imprimir el documento.
PRODUCCION Esta opcin tiene por objeto la elaboracin de la Orden de Produccin. Para la inclusin de los datos en esta ventana, los realizaremos en tres pasos, donde el usuario deber incluir la siguiente informacin:
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Nmero: Campo para incluir el nmero de la orden de produccin, el Sistema sugerir la numeracin; sta puede ser indicada por el usuario. Se dispone de ocho (8) posiciones de formato libre. Emisin: Campo para introducir la fecha de elaboracin de la orden de produccin. Fecha de Trmino: Campo para incluir la fecha estimada para culminar la ejecucin de la orden de produccin. Artculo: Campo para incluir el cdigo del artculo que se desea producir. Al dejar este campo vaco y presionar Enter, el Sistema mostrar la ventana con los cdigos y descripciones de los artculos para que el usuario seleccione el que desee. El artculo debe ser compuesto, el desglose de ste debi ser indicado en la ficha del artculo al momento de la apertura de la ficha. Descripcin: Este campo es suministrado automticamente por el Sistema luego de la seleccin des artculo. Cantidad: Campo para incluir la cantidad de piezas que se quiere producir o ensamblar del artculo seleccionado. Se dispone de nueve (9) posiciones de formato numrico. Factor/Uso: se refiere a la maquinaria para hacer la produccin Ejemplo: se tiene un mquina que trabaja al 100% para hacer 1000 piezas X , pero si esta trabaja a un 75 % solo har 750. Es un campo referencial. Lnea: especfica de produccin Ejemplo: se tiene un artculo que se produce en metal soldado se quiere identificar la lnea de produccin como metales, si se quiere se puede o no asignarle costo. Es un campo referencial. Almacn (S): Campo para indicar el cdigo del almacn del cual se debern descargar los materiales para la elaboracin del producto.
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Almacn (E): Campo para incluir el cdigo del almacn que habr de recibir el producto terminado.
Nota: Los almacenes arriba referidos debern estar incluidos en la tabla de clasificacin de almacenes que se menciona ms adelante.
Comentarios: Campo para incluir cualquier comentario relacionado con la orden de produccin que se est introduciendo. Se dispone de dos (2) lneas de cuarenta (40) posiciones cada una. Luego de la inclusin de los datos del encabezado de la orden de produccin, proseguimos con la inclusin de los datos del cuerpo de la misma; la informacin a incluir es la siguiente: El Sistema llenar automticamente todos estos campos con la informacin del encabezado y con los valores de costo introducidos para los diversos componentes del artculo a producir, arrojando un costo estimado de produccin. Este rengln generado por el Sistema no podr ser alterado Se har una estimacin de la cantidad de artculos que se pueden producir en funcin de las existencias de los componentes en el inventario, si la existencia no alcanza para producir el nmero de unidades especificadas en el encabezado, el Sistema emitir un Aviso advirtiendo que no hay cantidad suficiente. Al pasar al segundo rengln del cuerpo, se abrir la ventana Costos Adicionales la cual permite elaborar una tabla con aquellos costos que el usuario desee aadir para efectuar un clculo ms preciso del costo total de produccin, tales como mano de obra, electricidad, consumo de agua, etc. Esta ventana presenta los campos: Cdigo: campo alfanumrico para colocar el cdigo del costo adicional que se desea incorporar a la tabla. Nombre: campo alfanumrico de 35 caracteres para colocar la descripcin del costo adicional. Costo: campo numrico para colocar el valor asignado al costo adicional que se est introduciendo en la tabla, con relacin a la cantidad a producir, del artculo seleccionado en el encabezado. La tercera seccin o pie de la orden de produccin contiene los campos: Costo unitario y Total, los cuales sern llenados por el Sistema en base a la informacin definitiva de la orden de produccin. Al finalizar la inclusin de la orden de produccin el Sistema solicitar conformacin de los datos, de responder negativamente el cursor regresar al encabezado permitiendo realizar cualquier modificacin; si se cancela quedar sin efecto cualquier informacin que se haya introducido. De otra forma de responder afirmativamente, el Sistema grabar la orden, generar una entrada en el almacn de entrada con la cantidad de artculos a producir y generar una salida en el almacn de salida restando los materiales empleados en la produccin.
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Esta ventana en la parte inferior, dispone de las teclas de funcin F8 = Duplicar, y F10= Histrico de Produccin, a continuacin el detalle de cada una de ellas. F8 = Duplicar: Las Ordenes de Produccin pueden ser duplicadas con la tecla de funcin F8, esta funcin permite duplicar una orden de produccin ya elaborada, primeramente se debe ir a la orden que se desea duplicar, seguidamente presione la tecla de funcin F8=duplicar, y responda (SI/NO) desea duplicar el registro que se muestra en pantalla. Si responde afirmativamente la orden queda duplicada, inmediatamente la vera, solo cambi el nmero de la Orden de Produccin, quedando ubicada como la ltima orden que s esta ingresando, siga el mismo proceso como si la estuviera incluyendo de principio a fin, adems el usuario puede modificar, eliminar o seguir incluyendo componentes a la Orden de Produccin. F10 = Histrico de Produccin: Una vez elaborada la Orden de Produccin y si el usuario desea llevar un Histrico de Produccin para esa orden, debe presionar la tecla de funcin F10, inmediatamente se despliega el archivo Histrico de Produccin, este archivo es llenado por el usuario suministrando los siguientes datos: Fecha: Campo para incluir la fecha en la cual s esta realizando la produccin. Inicio: Campo para incluir la hora en que se inicio la produccin del artculo. Termino: Campo para incluir la hora en que se termino la produccin del artculo. Cantidad: Campo para ingresar la cantidad de artculos que se van a producir. Op.: Campo para indicar el operador que esta realizando la produccin. Cdigo: Campo para ingresar el cdigo del artculo que se va a producir. Observaciones: Campo para incluir cualquier observacin relacionada con la produccin.
TABLA DE UNIDADES Esta opcin permite definir las unidades equivalentes y el factor de conversin de las unidades bsicas del inventario. Para la inclusin de las unidades de conversin, el usuario deber suministrar la siguiente informacin: Referencia: Campo que permite introducir la unidad bsica de referencia de los diferentes artculos registrados. Seguidamente a este campo, se muestran tres pares de campos para
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introducir tres unidades de equivalencia con el correspondiente factor de conversin. Se dispone de tres (3) posiciones de formato libre. Unidad: Campo para introducir una unidad de equivalencia. Se dispone de tres (3) posiciones de formato numrico. Factor: Campo numrico para introducir el factor por el cual se va a multiplicar una cantidad para obtener la cantidad equivalente en la unidad bsica. Ejemplo: Si la unidad bsica es gramos y la de equivalencia es kilogramos, el factor de conversin deber ser: 1000. Al emitir una factura y se introducen 20 kilos de un artculo con unidad bsica en gramos, el Sistema lo convertir en 20.000 gramos de acuerdo a la especificacin de la tabla. Si la unidad bsica es toneladas y la de equivalencia es kilogramos, el factor deber ser: 0.001. Al introducir un artculo en kilos siendo la unidad bsica toneladas, el Sistema lo convertir a toneladas multiplicando la cantidad por 0.001 lo cual es igual a dividir por 1000. Al terminar de introducir la informacin de los campos, el Sistema pedir conformar su entrada. TABLA DE ALMACENES Esta opcin permite introducir la codificacin de los diversos almacenes con los cuales se va a trabajar la empresa.. (Si se escogi la opcin multialmacn en actualizar empresa).
La informacin a incluir en esta ventana es la siguiente: ID: Campo para indicar el cdigo que se desea asignar al almacn. Se dispone de dos (2) posiciones de formato libre. Nombre: Campo para incluir el nombre o descripcin del almacn que se desea aadir a la tabla. Se dispone de treinta y cinco (35) posiciones de formato libre.
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TABLA I.V.A. Esta opcin permite fijar los valores de las diversas tarifas vigentes aplicables para el clculo del Impuesto de Valor Agregado ( I.V.A. ) segn la ley.
PROCESOS
RECALCULO DE COSTOS Esta opcin permite recalcular el costo unitario promedio de todos los artculos del inventario tomando en cuenta la cantidad en existencia y los costos en la compra de los artculos. Al seleccionar esta opcin, el recuadro de interaccin preguntar: Desea ejecutar el proceso de reclculo de costos y existencia?. Responda Si para realizar el clculo.
REPRECIACION Esta opcin permite cambiar los precios de los grupos de artculos que se indiquen. Para ello se introduce un factor de repreciacin a aplicar a una de las modalidades de precio de los artculos.
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Al seleccionar esta opcin se presenta el recuadro repreciacin para introducir la letra que identifica la modalidad de precio a modificar y el factor por el cual se ha de multiplicar cada uno de los precios de la modalidad seleccionada. Luego se presenta el recuadro Grupos para introducir el rango de grupos de artculos a repreciar. Si se deja el rango vaco asume todos los grupos. RECOSTEO Esta opcin permite cambiar el costo de uno o mas grupos de artculos utilizando un factor fijo o aplicando el ltimo costo. Al seleccionar esta opcin se presenta el recuadro Criterio para seleccionar Segn factor fijo o Segn ltimo costo. Si el recosteo lo desea realizar multiplicando por un factor fijo, se presenta el recuadro para introducir el valor de este factor. Luego, para ambos criterios, aparece el recuadro Grupos para introducir el rango de grupos de artculos a cambiar de costo. Si se deja el rango vaco asume todos los grupos.
MANTENIMIENTO Esta opcin realiza las operaciones para la organizacin y para intentar la recuperacin de los datos de Inventario. Al seleccionar esta opcin, presenta un recuadro con las opciones: Compactar y reindexar Archivos, Reprocesar y Reconstruir.
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La opcin Compactar y reindexar Archivos se utiliza cuando se presente una falla elctrica o cada de tensin que afecte la ejecucin de un proceso y se pierda informacin de los Archivos ndices o cuando los datos por cualquier motivo aparezcan desordenados. Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opcin Eli de las ventanas de edicin). Esto permite recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros.
Sugerencia: Utilice esta opcin cada cierto perodo de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice.
La opcin Reprocesar se debe utilizar cuando observe que los montos o saldos de los artculos han variado o no corresponden a la realidad motivado por algn problema similar a los anteriores. El proceso se reconstruccin se inicia desde el primero al ltimo movimiento de inventario del ejercicio actual. La opcin reconstruir procura reestablecer las conexiones entre documentos pertenecientes a diferentes bases de datos pero vinculados internamente por el Sistema. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado tiempo para su ejecucin.
MixNet OTROS
Las opciones correspondientes a este men estn documentados en el Captulo I Contabilidad. Dichas opciones corresponden a acciones comunes en todas las gestiones del Sistema, de all que se detallan solamente en dicho captulo. Dichas funciones pueden ser, cambiar la fecha del Sistema, cambiar de operador en determinado momento, indicar los contadores para los documentos a realizar en la gestin, etc.

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1-4 Manual del Usuario

BALANCES 1-5 Manual del Usuario

En la primera parte o encabezado de esta ventana, se debe incluir:

1-6 Manual del Usuario

1-7 Manual del Usuario

1-8 Manual del Usuario

1-9 Manual del Usuario

1-10 Manual del Usuario

1-13 Manual del Usuario

1-14 Manual del Usuario

(Que % de mis activos est financiado por mis pasivos).

1-15 Manual del Usuario

1-16 Manual del Usuario

1-17 Manual del Usuario

1-18 Manual del Usuario

1-19 Manual del Usuario

1-21 Manual del Usuario

1-23 Manual del Usuario

1-25 Manual del Usuario

1-26 Manual del Usuario

MANTENIMIENTO 1-27 Manual del Usuario

1-28 Manual del Usuario

1-30 Manual del Usuario

1-31 Manual del Usuario

1-32 Manual del Usuario

1-35 Manual del Usuario

1-38 Manual del Usuario

1-39 Manual del Usuario

1-40 Manual del Usuario

1-41 Manual del Usuario

1-42 Manual del Usuario

1-43 Manual del Usuario

1-44 Manual del Usuario

1-45 Manual del Usuario

A Bancos se integran automticamente los siguientes movimientos:

1-46 Manual del Usuario

1-47 Manual del Usuario

1-48 Manual del Usuario

1-49 Manual del Usuario

1-50 Manual del Usuario

1-51 Manual del Usuario

Para ejecutar el proceso de conciliacin realice los siguientes pasos:

1-52 Manual del Usuario

Para imprimir la conciliacin, seleccione la opcin Conciliacin del men Informes.

1-53 Manual del Usuario

IMPAGADO Esta opcin permite analizar los impagados.

1-54 Manual del Usuario

I.T.F. Esta opcin permite calcular el impuesto a las transacciones bancarias.

1-55 Manual del Usuario

1-56 Manual del Usuario

1-57 Manual del Usuario

1-60 Manual del Usuario

1-61 Manual del Usuario

1-62 Manual del Usuario

1-63 Manual del Usuario

1-64 Manual del Usuario

1-65 Manual del Usuario

1-66 Manual del Usuario

1-67 Manual del Usuario

1-68 Manual del Usuario

1-69 Manual del Usuario

1-70 Manual del Usuario

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