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INSTRUCTIVO PARA EMPLEADORES

Versin 1.0 Caracas, Noviembre 2007

PAGO DE APORTES PENDIENTES AL FONDO DE AHORRO OBLIGATORIO PARA LA VIVIENDA (FAOV)

Versin 1.0 Caracas, Julio 2010

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ELABORADO Gerencia de Planificacin y Desarrollo Nombre Stella Cannizzo Firma y Fecha

CONFORMADO Gerencia de Tecnologa de Informacin Nombre Zenaida Bello Firma y Fecha Gerencia de Fiscalizacin Nombre Reina Ojeda Firma y Fecha

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TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 4.

NORMAS GENERALES......................................................................................................4 ACCESO AL SISTEMA.......................................................................................................5 CARGA DE NMINA DE FISCALIZACIN ........................................................................6 GENERACIN DE LA PLANILLA DE PAGO DE FISCALIZACIN .................................10

ANEXO 1: ESTRUCTURA DE NMINA DE FISCALIZACIN ................................................ 12 ANEXO 2: EJEMPLOS DE ARCHIVOS DE NMINAS DE FISCALIZACIN ......................... 14

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El Empleador podr, a travs del Sistema FAOV en Lne@, realizar los pagos de los aportes pendientes anteriores a su afiliacin al Sistema, de forma voluntaria o derivados de una fiscalizacin, previa autorizacin de la Gerencia de Fiscalizacin del Banavih. A continuacin se sealan las normas y el procedimiento a cumplir para llevar a cabo la cancelacin de dichos aportes.

1. NORMAS GENERALES

1.1. El Empleador que requiera cancelar nminas de aportes pendientes del FAOV, deber dirigirse a la Gerencia de Fiscalizacin del Banavih, a fin de solicitar la autorizacin para registrar y cancelar dichos aportes. 1.2. El Empleador deber estar afiliado al Sistema FAOV en Lne@, para cancelar los aportes pendientes. 1.3. El Empleador deber justificar la deuda mediante carta explicativa, indicando el mes, ao y monto del aporte a cancelar, as como nmeros telefnicos y correos electrnicos. 1.4. Si la deuda es determinada a travs de una fiscalizacin, el Empleador presentar los recaudos que determine el fiscal. 1.5. Una vez obtenida la autorizacin, el Empleador ingresar con su usuario y clave al Sistema FAOV en Lne@, a travs de la opcin Carga de Nmina de Fiscalizacin y realizar la carga de la nmina en un archivo de texto (ver Anexo 1 Estructura de Nmina de Fiscalizacin), con la informacin de los aportes pendientes. 1.6. La distribucin de la nmina deber coincidir, tanto para el aporte como para el rendimiento (si aplica), con el monto indicado por la Gerencia de Fiscalizacin. 1.7. El Empleador deber cancelar la Planilla de Pago de Fiscalizacin generada por el Sistema ante el Operador Financiero de su preferencia, en cheque del mismo banco o efectivo.

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2. ACCESO AL SISTEMA El Empleador deber ingresar al Sistema a travs del portal del Banavih www.banavih.gob.ve, con su usuario y clave:

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3. CARGA DE NMINA DE FISCALIZACIN En la pantalla principal se selecciona la opcin Carga de Nmina de Fiscalizacin:

Seguidamente, el sistema mostrar la nmina pendiente por cancelar autorizada por la Gerencia de Fiscalizacin, deber hacer clic en la opcin Cargar Nmina:

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Posterior a esta accin, se debe presionar el botn Ingresar para realizar la carga de la nmina correspondiente:

Importante: La Carga de la Nmina no ser de forma manual, se debe disear un archivo de texto (.txt) siguiendo la estructura que se encuentra en el Anexo 1. Para los casos de Empresas que poseen varios Nmeros de Afiliacin de Nmina, podr disear un solo archivo de nmina donde distribuya el monto total de la deuda o podr hacer un archivo para cada nmero de afiliacin. Seleccione el archivo, haciendo clic sobre el botn Examinar, y luego presione el botn de Subir:

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Seguidamente, presione el botn Validar,

Cuando el sistema arroje el mensaje Archivo Validado Correctamente, se debe presionar el botn Guardar y Seguir a fin de almacenar la informacin, o cargar otro archivo (en el caso que la empresa posea varias afiliaciones de nminas).

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A continuacin, el sistema indicar en la pantalla el(los) archivo(s) cargado(s), mostrando el Nombre, Fecha de Transferencia y el Estatus en el que se encuentra(n):

Se debe presionar el botn Procesar a fin de que el sistema acepte el archivo que fue cargado. Importante: Si el archivo que se carg no es el correcto o present algn error, deber presionar la opcin Eliminar y cargar un nuevo archivo.

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4. GENERACIN DE LA PLANILLA DE PAGO DE FISCALIZACIN Se selecciona la opcin Planilla de Pago de Fiscalizacin, el sistema mostrar los Datos Bsicos del Empleador y la lista de las Planillas que se encuentren cargadas, se presiona la opcin Visualizar Planilla, para que se presente la vista preliminar de la misma:

Antes de imprimir la planilla, podr verificar si los datos estn correctos, en caso contrario deber procesar los archivos nuevamente. Para imprimir la planilla definitiva debe presionar el botn Imprimir Planilla. Es importante destacar que una vez impresa la planilla la misma no podr ser modificada:

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El Sistema muestra el siguiente mensaje, de confirmacin de la impresin de la planilla. Debe imprimir tres (3) ejemplares de la misma y realizar la cancelacin ante cualquier Operador Financiero:

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ANEXO 1: ESTRUCTURA DE NMINA DE FISCALIZACIN El archivo de la Nmina de Fiscalizacin deber cumplir las siguientes condiciones: 1. El archivo contentivo de la informacin de los aportantes deber tener la extensin .txt. 2. El nombre del archivo estar estructurado de la siguiente manera: la letra F, Nmero de Afiliacin de Nmina (20 dgitos), y el Cdigo de la Fiscalizacin (Nmero de Fiscalizacin).

El nombre del archivo se debe verificar en las Especificaciones Tcnicas indicadas por el Sistema. Ejemplo: F032100328805501242303.txt

3. Los datos de la estructura de la nmina debern estar separados por una coma (,) no deben existir lneas en blanco entre registros, ni al final del archivo. 4. El archivo no debe contener caracteres especiales. 5. Las cdulas de identidad no deben estar repetidas dentro del mismo archivo.

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6. La sumatoria de los montos de la deuda indicada en los archivos, debe coincidir con el monto determinado o autorizado por la Gerencia de Fiscalizacin para el caso de pagos de meses anteriores y las identificadas en el archivo de nmina. 7. El Diseo de la Estructura del Archivo de Nmina (.txt), deber respetar el orden y tamao mximo de caracteres de cada uno de los campos:
CAMPO Tipo de Identificacin Cdula de Identidad TIPO Caracter LONGITUD 1 Mnimo 5 Mximo 8 Mnimo 2 Mximo 25 Variable hasta 25 caracteres Mnimo 2 Mximo 25 Variable hasta 25 caracteres DESCRIPCIN V= Venezolano E= Extranjero Slo valores numricos, no estn permitidos los puntos (.) ni las comas (,) Ejemplo: 11589639. Primer nombre del Trabajador, se debe colocar slo letras. Segundo nombre del Trabajador. Primer apellido del Trabajador. Segundo apellido del Trabajador, se debe colocar slo letras. En Bolvares (BsF.) sin separador de miles y sin separador de decimales, los dos ltimos dgitos correspondern a los decimales. En el caso de que no posea decimales se deben completar los dgitos con dos (2) ceros. Ejemplo: 2.158 representar como: 215800 Ejemplo:859,23repres entar como 85923. OBLIGATORIO SI

Numrico

SI

Primer Nombre

Caracter

SI NO SI NO

Segundo Nombre Caracter Primer Apellido Segundo Apellido Caracter Caracter

Monto de la Deuda (correspondiente al 3% del Salario Numrico Integral del Trabajador)

18 dgitos

SI

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CAMPO

TIPO

LONGITUD

DESCRIPCIN En Bolvares (BsF.) sin separador de miles y sin separador de decimales, los dos ltimos dgitos correspondern a los decimales. En el caso de que no posea decimales se deben completar los dgitos con dos (2) ceros. Ejemplo: 2.158 representar como: 215800 Ejemplo:859,23repres entar como 85923

OBLIGATORIO

Monto de Rendimiento (Solo si aplica) De lo contrario colocar el monto en cero(0) Ejemplo: 000

Numrico

18 dgitos

SI

ANEXO 2: EJEMPLOS DE ARCHIVOS DE NMINAS DE FISCALIZACIN CON MONTO DE RENDIMIENTO

SIN MONTO DE RENDIMIENTO En el siguiente ejemplo no aplica el monto de rendimiento, por lo que se debe indicar el monto en cero 0, como se muestra a continuacin: