Hoja de ruta para la realizacin de un Plan Estratgico

ndice

Estructura del plan estratgico (ndice del documento final) ....................................... 2 Descripcin de los diferentes apartados del plan estratgico ........................................ 3 Guin de referencia para las sesiones de trabajo............................................................ 8 Plan de gestin de la entidad. ....................................................................................... 11

I.- Plan estratgico

Estructura del plan estratgico (ndice del documento final)

PRESENTACIN 1. IDENTIDAD DE LA ENTIDAD. 1.1. Finalidad y objetivos. 1.2. Destinatarias. 1.3. Servicios y actividades. 1.4. mbito geogrfico. 1.5. Valores. 2. DECLARACIN DE MISIN 3. DIAGNSTICO DE SITUACIN 3.1. Tendencias sociales que afectan al mbito de actuacin de la entidad. 3.2. Necesidades de los y las destinatarias 3.3. Recursos 3.3.1. Aspectos significativos de la actuacin de otras organizaciones e instituciones. 3.3.2. Colaboracin y diferenciacin. 3.4. Trayectoria y situacin actual de la entidad 3.4.1. Descripcin de la trayectoria y situacin actual de la entidad. 3.4.2. Anlisis interno (capacidades y recursos). 4. DECLARACIN DE VISIN 5. OBJETIVOS 6. ANLISIS ESTRATGICO 6.1. Factores clave de xito. 6.2. Anlisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades). 7. ESTRATEGIAS Y ACCIONES 8. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLAN

Descripcin de los diferentes apartados del plan estratgico

PRESENTACIN
En la presentacin se refleja el proceso seguido para la elaboracin del plan y la organizacin del documento. Suele venir acompaado de una breve presentacin de la entidad y las razones por las que la se decide realizar el plan. Durante el proceso de elaboracin se sistematiza lo que se va haciendo como si se tratase de un diario.

1. IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIN.

1.1. Finalidad y objetivos.

Se define la finalidad ltima de la entidad a travs de objetivos permanentes, que no deben confundirse con los objetivos del apartado de programacin, ms concretos y con un horizonte temporal mucho ms limitado.

1.2. Destinatarios y destinatarias.

Se entiende por destinatarios a aquellos sujetos (personas y/o agentes) a los que la entidad se dirige a travs de sus servicios y acciones. No obstante, se tiene en cuenta el mapa de destinatarios desde la perspectiva del sistema cliente (las beneficiarias directas e indirectas y otras partes implicadas en la actividad de la entidad). Asimismo, se tiene en cuenta no slo a los destinatarios actuales, sino tambin a los potenciales.

1.3. Servicios y actividades.

Se elabora una clasificacin de los servicios y principales actividades de la entidad teniendo en cuenta los servicios que actualmente se prestan y las acciones que se llevan a cabo, as como aquellos que se consideran factibles de comenzar a prestar o consolidar.

1.4. mbito geogrfico.

Se seala el territorio de referencia donde la entidad opera.

1.5. Valores.
Los valores son las cualidades positivas que se le atribuye a la entidad para desarrollar su actividad. Se trata de aspectos centrales en la vida de la entidad con frecuencia referidos al modo de ser y hacer. Se definen los valores centrados tanto en la intervencin como en la gestin.

2. DECLARACIN DE MISIN
La declaracin de misin constituye una sntesis de los elementos abordados en la reflexin sobre la identidad de la entidad.

3. DIAGNSTICO DE SITUACIN
El diagnstico de situacin o anlisis de realidad permite sistematizar y analizar informacin significativa para el desarrollo de la entidad. Es la herramienta que se utiliza para la definicin de los objetivos de la entidad. Debe ser coherente con la identidad e implica analizar tanto el entorno (tendencias, necesidades y recursos existentes) como la propia entidad.

3.1. Tendencias sociales que afectan al mbito de actuacin de la entidad.

Las tendencias son factores del entorno (sociales, polticos, econmicos y culturales) que afectan a la situacin que viven los destinatarios y las partes implicadas en la actividad de la entidad. Las tendencias tienen propensin a orientarse hacia una determinada direccin, permitiendo prever cambios que pueden afectar a la situacin de las partes implicadas.

3.2. Necesidades de los y las destinatarias

Se definen las necesidades desde la perspectiva de sistema cliente. Una referencia metodolgica es la es la elaborada por J. Bradshaw. Se trata de una tipologa o clasificacin clsica de necesidades, desde el punto de vista de quin las define y cul es el criterio que utiliza para definirlas. Se diferencian cuatro tipos de necesidades: normativas, sentidas o percibidas, expresadas y comparadas. Necesidades normativas. Se llaman normativas porque tienen relacin con la norma, el deber ser. Son las que definen las/os polticas/os, en funcin de la legitimidad que les da la representacin que ostentan, y las/os tcnicas/os en funcin de la legitimidad que les otorgan los conocimientos cientficos, supuestamente neutros desde el punto de vista de los valores.

 Necesidades sentidas o percibidas: son las necesidades expresadas, verbalizadas, por las/os propias/os usuarias/os o destinatarias/os de los servicios. Dependen de su historia, sus expectativas, la informacin que posean sobre sus propios problemas y sobre las posibilidades y recursos que existen para solucionarlos. As por ejemplo la evaluacin de un servicio est condicionada por las expectativas que las personas profesionales que lo prestan generan en los sujetos destinatarios; por eso, el grado de satisfaccin de los destinatarios respecto a un servicio no es un indicador de evaluacin demasiado adecuado en s mismo. Necesidades expresadas: Son datos relativos al comportamiento de los destinatarios en relacin con los servicios (listas de espera, datos de utilizacin de servicios, etc.). Por lo tanto, no son las que los propios destinatarios dicen y expresan. Necesidades comparadas: Se establecen comparando distintos servicios, programas, recursos..., en cuanto a niveles de atencin, de calidad, etc., que los diferentes agentes proveen.

3.3. Recursos
Es importante analizar los recursos para aprovechar los recursos existentes, evitar solaparse con otros agentes y definir aquellos aspectos que caracterizan de manera especial la aportacin que realiza la entidad (diferenciacin). Principalmente en este apartado nos preguntamos lo siguiente: A qu necesidades estn respondiendo ya otras organizaciones e instituciones? Qu caractersticas diferencian a la organizacin? Con quin y para qu puede colaborar la organizacin?

3.3.1. Aspectos significativos de la actuacin de otras organizaciones e instituciones. 3.3.2. Colaboracin y diferenciacin. 3.4. Trayectoria y situacin actual de la entidad 3.4.1. Descripcin de la trayectoria y situacin actual de la entidad. 3.4.2. Anlisis interno (capacidades y recursos).
El anlisis interno trata de identificar la situacin actual en relacin a las capacidades instaladas y los recursos disponibles. En el anlisis subyace la reflexin en torno a las reas de gestin: bsicas, especializadas y avanzadas.

Planificacin y gestin integrada de la organizacin Coordinacin y gestin de la estructuracin Gestin de la informacin Gestin de recursos humanos Gestin de recursos materiales y econmicos Gestin del aprendizaje Gestin del intercambio con el entorno

4. DECLARACIN DE VISIN
La Visin constituye una sntesis de la situacin en la que se desea que se encuentre la entidad ms all del horizonte del plan estratgico (a 10 aos vista). La visin responde a un deseo, pero deber ser alcanzable. El plan estratgico debe orientarse al logro de esta visin y los objetivos han de ser coherentes con ella. A la hora de definir la visin se han de tener en cuenta, tanto aspectos relacionados con los destinatarios, la actividad de la entidad, su presencia social, etc., como aspectos relacionados con los miembros de la entidad, su participacin, su organizacin y gestin, sostenibilidad, etc. En ocasiones se hace una primera aproximacin de la visin despus de abordar la identidad, que permite orientar el diagnstico de situacin, volvindose a revisar una vez realizado este.

5. OBJETIVOS
Suelen detallarse objetivos generales (que habrn de ser necesariamente pocos) y especficos, as como indicadores y estndares relacionados con los objetivos. Los objetivos deben centrarse en los sujetos destinatarios, pudiendo en algn caso formular algn objetivo orientado a la gestin y mejora interna de la entidad. El sistema de indicadores permite establecer los objetivos y evaluar su consecucin. El indicador forma parte de un sistema de informacin que permite el diagnstico de la situacin de partida, el establecimiento de objetivos y el seguimiento de los resultados. Los estndares concretan el indicador, permitiendo operativizar los objetivos. Tambin pueden establecerse en el plan de gestin indicadores y estndares relacionados con las acciones, los cuales permiten definir cmo se quiere desarrollar la accin.

6. ANLISIS ESTRATGICO
El anlisis estratgico es la herramienta que permite recoger y analizar informacin para identificar y determinar la posible evolucin de aquellos elementos tanto externos como internos que puedan afectar a la consecucin de los objetivos identificados.

6.1. Factores clave de xito.

Los factores clave de xito son aquellos aspectos que se considera fundamental cuidar para alcanzar los objetivos. Nos permiten orientar el anlisis DAFO.

6.2. Anlisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades).

El anlisis DAFO pretende identificar obstculos (amenazas y debilidades) y elementos de apoyo (oportunidades y fortalezas), tanto en el entorno (amenazas y oportunidades) como en la propia entidad (debilidades y fortalezas), para alcanzar los objetivos. En base al anlisis DAFO se establecen las acciones que se consideran adecuadas para alcanzarlos. Se debe realizar el DAFO de cada objetivo, preferentemente de los objetivos especficos.

7. ESTRATEGIAS Y ACCIONES
De cada objetivo se definen las estrategias y sus respectivas acciones.

8. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL PLAN

Se trata de establecer un sistema de evaluacin que conecte el plan estratgico con el plan de gestin y con las programaciones y evaluaciones de cada uno de los departamentos o servicios y proyectos de la entidad.

Guin de referencia para las sesiones de trabajo

PRIMERA FASE 1. MISIN Para abordar la reflexin sobre la misin responded por favor a estas cuestiones: Quines son, o deben ser, las y los destinatarios de la actividad de la entidad? Cul es, o deber ser, la finalidad y principales objetivos de la entidad? Cules son, o deben ser, los servicios y acciones que ofrece la entidad? Cul es el mbito geogrfico de actuacin de la entidad? Cules son los valores de la entidad?

2. VISIN Cmo os imaginis la entidad dentro de 10 aos?

3. DIAGNSTICO DE SITUACIN 3.1. TENDENCIAS Cules son las tendencias sociales principales en el mbito de trabajo de la entidad? 3.2. NECESIDADES Cules son las necesidades de los y las destinatarias de la entidad? Especficamente: Cules son las polticas de la administracin en este sector? (legislacin, planes) Cules son las demandas que reciben de los y las destinatarias (sistema-cliente)? Conocis algn proyecto o servicio significativo del que sea interesante incorporar al menos algn aspecto? Cules son los servicios ms utilizados por los y las usuarias?

Los servicios actuales dan respuesta a todas ellas?

3.3. COLABORACIN Quin responde a las mismas necesidades que nosotros? A qu necesidades estn respondiendo ya otros? Con quin podemos colaborar y para qu?

3. 4. TRAYECTORIA Y SITUACIN ACTUAL Cul ha sido la trayectoria de la entidad en los ltimos aos? Qu elementos de la situacin actual de la entidad os parece que es necesario tener en cuenta antes de formular los objetivos? Qu objetivos formularais en relacin con la propia entidad?

SEGUNDA FASE 4. VISIN Reformulad la visin en base al anlisis del diagnstico de situacin.

5. AVANCE DE OBJETIVOS Teniendo en cuenta todo lo apuntado hasta ahora y desde una perspectiva realista, Qu objetivos creis que deben centrar la accin de la entidad en los prximos 2 aos?

6. IDENTIFICACIN DE FACTORES CLAVE Y ANLISIS ESTRATGICO 6.1. Cules son a vuestro juicio los factores clave, externos e internos, que pueden permitir lograr los objetivos que habis sealado? 6.2. Teniendo en cuenta los factores clave que habis sealado, qu obstculos (debilidades, amenazas) y elementos de apoyo (fortalezas, oportunidades) podis encontrar, a vuestro juicio, en el entorno y en la entidad de cara a alcanzar los objetivos? (DAFO).

7. DEFINICIN DE ESTRATEGIAS Y ACCIONES 7.1. En coherencia con el DAFO, qu estrategias y qu acciones concretas sera necesario llevar a cabo para alcanzar los objetivos? En la sesin, si es posible, sealaremos alguna orientacin respecto a: responsables, plazos y recursos.

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II.- Plan de gestin

Plan de gestin de la entidad.

El documento plan de gestin consiste en un cuadro de mando que incluye al menos los siguientes aspectos: Objetivos operativos/especficos (conectados con los objetivos estratgicos/generales). Estrategias y acciones (conectadas con los objetivos operativos). Indicadores y estndares de evaluacin (conectados con los objetivos operativos. Tambin se pueden generar indicadores conectados a las estrategias y acciones). Responsables, plazos (calendarizacin) y presupuesto de las acciones (siempre que corresponda).

Su duracin en principio ser de un ao, pero podr determinarse una duracin superior si se considera oportuno. Objetivo operativo (Indicadores y Estrategias Acciones estndares) Conexin con el objetivo estratgico (objetivo general):

Plazos

Responsables

Presupuesto

En cualquier caso, la herramienta debe ajustarse a la actividad de la entidad y los sistemas de planificacin y gestin ya establecidos, por lo que pueden variar los apartados, su estructura y conexin.

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