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Trabajo Final de Sistema de ad

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INTRODUCCION El presente Manual de Organización tiene como objeto, mostrar la estructura, Marco Jurídico de actuación y funciones que

desempeña el personal adscrito al Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, ubicado en la calle Antera Mota No. 48 de esta ciudad de Puerto Plata, con la finalidad de que cada individuo se

desenvuelva dentro de su marco de responsabilidad y competencia, respetando los limites establecidos por la estructura organizacional y de esta manera se entenderán más fácilmente todas las funciones. La implementación de un sistema contable en toda organización administrativa moderna se considera como la base fundamental para que tanto las empresas de servicio, así como otros tipos de empresas puedan realizar las diferentes transacciones con

seguridad, control y eficiencia durante su vida operacional.

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El trabajo que se presenta a continuación se desarrollará en el Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, el cual da muestra de los diferentes medios que conforman un sistema contable.

Análisis FODA.
El análisis FODA es una herramienta que permite analizar la situación competitiva de una organización, incluso de un país. Su principal función es detectar las relaciones entre las variables más importantes para así diseñar estrategias de desarrollo adecuadas, sobre la interpretación del ambiente interno y externo que es inherente a cada organización.

Dentro de cada uno de los ambientes (externo e interno) se discuten las principales variables que la afectan; en el ambiente externo encontramos las amenazas que son todas las variables negativas que afectan directa o indirectamente a la organización. Por otra parte, las oportunidades son aquellas que nos señalan las variables externas positivas a nuestra organización. Dentro del contexto interno encontraremos las fortalezas que benefician a

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nuestra organización y las debilidades que son aquellos factores que menoscaban las potencialidades de la organización.

El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, entre otras.

En la investigación realizada en el Colegio San Felipe, entre sus Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas se encontraron las siguientes: Fortalezas: • Cuenta con un laboratorio de informática, conectado a la red de enlaces. • Posee un taller audiovisual. • Cuenta con la asignación de Excelencia Académica. • Permanente perfeccionamiento docente. • Instalación y edificación apropiada para los fines que se utiliza. • Mano de obra de infraestructura calificada. • Servicio de muy buena calidad.

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• Estilo de dirección participativo.
• Tiene un personal especializado en la unidad técnico-

Pedagógica. • El personal docente está debidamente capacitado para

desempeñar su labor educativa. Oportunidades • El establecimiento educacional se encuentra ubicado en una zona Altamente poblada. • Su ubicación geográfica está en una de las áreas comerciales más importantes de la comunidad. Debilidades: • Planta física esta ubicada en un área de difícil acceso. • Falta de implementación de actividades extraprogramáticas masivas. • No presenta una infraestructura adecuada para los discapacitados. • Administración centralizada que no permite reparaciones de bienes.
• Falta de compromiso de la mayoría de los padres de familia en

las Actividades programadas . Amenazas:

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• La tasa de crecimiento poblacional. • Drogadicción y delincuencia. • La condición socioeconómica y sociocultural. • La inestabilidad familiar (migración, problemas económicos, divorcios, violencia intrafamiliar, entre otros). • Poca asistencia, al colegio, de parte de los padres de familia para conocer el avance académico y disciplinario de sus hijos e hijas.

MISION Y VISION DE LA EMPRESA

MISIÓN

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Trabajar en la formación integral de los estudiantes, a niveles apreciables que les permitan ser hombres y mujeres realizados y felices, capaces de la calidad humana y académica que les garantice ser individuos de bien y de progreso, aptos para ir a la vanguardia de los tiempos.

VISIÓN Formar de manera integra hombres y mujeres con un alto desarrollo humano con principios y valores cristianos cuya condición les permita asumir retos y salir airosos, siempre actuando con equidad; por lo que nuestra filosofía queda resumida en el lema: " Estudiante consciente: ciudadano ejemplar".

ACTA DE CONSTITUCION

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Acto realizado en la Ciudad de Puerto Plata, Republica Dominicana, a los diez (10) días del mes de agosto del año Dos Mil siete (2007); yo, Lic. Diógenes Mercado; dominicano, mayor de edad, casado, domiciliado y residente en esta Ciudad, portador de la cedula de Identidad y Electoral No. 037-0089238-7, sello hábil, abogado Notario Publico del Municipio de San Felipe de Puerto Plata, con estudios profesionales abierto en la calle 03 de Los Reyes #2 de esta ciudad, asistido de los testigos que serán nombrados al final de este acto, compareció personalmente la señora Fiordaliza Vega, dominicana, mayor, de edad, soltera, portadora de la cedula de identidad y electoral No.037-12080, sello hábil, domiciliada y residente en esta Ciudad de Puerto Plata, persona a quien doy fe conocer, declaró libre y voluntariamente lo siguiente:
A) Que el día 10 agosto del año Dos Mil siete

(2007), conjuntamente con las señoras: Isidra Jiménez, Cedula de Identidad y Electoral No. 037-0080533-0 y Maria Luisa Merete, Cedula de Identidad y Electoral No.037-85533-0, ambas mayores de edad, domiciliadas y residentes en esta Ciudad de Puerto Plata, redactaron y suscribieron en esta ciudad, por acto bajo firma Privada, los estatutos del

Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, C. por A.
Compañía establecida en conformidad Republica Dominicana. con las leyes de la

B) El objetivo principal que se propone el Colegio es la "excelencia educativa", es decir, que toda la comunidad que lo conforma trabaje con dedicación por la formación integral de los alumnos, que incluye tanto una sólida preparación académica como una formación personal basada en el

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modelo de Jesús. La "excelencia" radica en ofrecer a los alumnos la mejor educación para que a su vez cada uno pueda desarrollar de manera óptima sus potencialidades personales.

C) Que el capital autorizado asciende a la suma de Un Millón de pesos oro dominicanos (RD$1, 000,000.00) divididos en diez mil (10,000.00) acciones de cien pesos oro dominicanos (RD$100.00) cada una de las cuales han sido suscrita y pagadas siete mil acciones elevándose en consecuencias al capital suscrito pagado a la suma de setecientos mil pesos oro dominicanos (RD$ 700.000.00).
D) El

Colegio Parroquial, San Felipe Apóstol, C. por A. Es de

duración Ilimitada y tendrá domicilio en esta ciudad, en la calle Antera Mota #18, Puerto Plata. Hecho y redactado en mi estudio el día, mes y año antes indicado, acto que ha leído íntegramente el compareciente, en presencia de los señores, Lic. Gervasio Jiménez, cedula de identidad y electoral No. 037-88853.7, y Juana Confesora Díaz, cedula de identidad y electoral No. 037-13289-0 ambos dominicanos, mayores de edad, domiciliados y residentes en esta ciudad de Puerto Plata, testigos instruménteles requeridos en efecto, libres de tachas y excepcionales que establece la Ley, personas a quienes también doy fe conocer, quienes después de aprobarlo, compareciente y testigo lo han firmado y rubricado junto conmigo y ante mí Notario infrascrita que Certifico y Doy Fe.

_______________

____________________

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Lic. Diógenes Mercado Notario Público
__________________

Isidra Jiménez Accionista
_______________________

Maria Luisa Merete Fundadora

Gervasio Jiménez Testigo – Instrumental ________________ Juana Confesora Díaz Testigo – Instrumental

Colegio Parroquial San Felipe Apóstol
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.

Catálogo de Cuentas Activos Corrientes 10000 Efectivo Caja y Banco 12000 Cuentas por Cobrar 13000 Inventarios Activos Fijos 14000 Terrenos 15000 Edificios 15000D Depreciación acumulada edificios 16000 Equipos de cómputos 16000D Depreciación acumulada de maquinarias y equipos

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17000 Equipos de transporte 17000D Depreciación acumulada equipos de transporte 18000 Mobiliarios de aulas y oficinas 18000D Depreciación acumulada muebles y equipos de oficina Activos Diferidos 19000 Gastos pagados por anticipado 19001 Seguros pagados por anticipado 19002 Patentes pagadas por anticipado 19003 Intereses pagados por anticipado Pasivos (2) 20000 Cuentas por pagar 21000 Documentos por pagar 22000 Retenciones por pagar 22001 Seguro Social 22002 Impuesto Sobre la Renta 22003 Infotep 22004 Prestaciones Laborales 22005 Regalía Pascual 22006 Otras retenciones Capital (3) 30000 Capital

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31000 Resultado del período Ingresos (4) 40000 Ingresos 41000 Ingresos por servicios 42000 Intereses y moras 43000 Ingreso por alquiler de espacio 44000 Ingreso cafetería 45000 Otros Ingresos Costos (5) 50000 Sueldo profesores

Gastos (6) 60000 Gastos generales y administrativos 60001 Sueldos 60002 Vacaciones 60003 Honorarios 60004 Horas extras 60005 Dietas 60006 Gastos de representación 60007 Depreciaciones 60008 Seguros

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60009 Materiales de oficina 60010 Servicio de agua 60011 Servicio telefónico 60012 Servicio eléctrico 60013 Gastos legales 60014 Publicidad 60015 Fletes y embarques 60016 Cuentas incobrables 60017 Mantenimiento y reparaciones 60018 Combustibles y lubricantes 60019 Alquiler de inmuebles 60020 Servicio de vigilancia 60021 Otros 61000 Gastos Financieros 61001 Intereses 61002 Comisiones Bancarias (0.15) 61003 Becas Catálogo de Cuentas auxiliares Activos Corrientes Auxiliares del Efectivo 10001 Caja chica

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10002 Bancos 10003 Banco de Reservas 10004 Banco Popular 10005 Banco del Progreso Auxiliares de cuentas por cobrar 12001 Cuentas por cobrar clientes 12002 Cuentas por cobrar funcionarios y empleados 12003 Otras cuentas por cobrar 12000R Reservas para cuentas incobrables

Instructivo Activos Corrientes 10000 Efectivo, Caja y Banco • Es de origen deudor.

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• Se debita cuando se registra un ingreso ya sea en cheque o en

efectivo.
• Se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en

cheque o efectivo. 12000 Cuentas por cobrar • De origen deudor. • Se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa. • Se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa. • Se acredita si el cliente abona a la deuda. 13000 Inventarios • De origen deudor
• Se debita cuando la empresa compra materiales para vender • Se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre

y cuando se use método perpetuo para el registro de las operaciones.

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Activos fijos 14000 Terrenos • De origen deudor. • Se debita cuando se adquiere un terreno. • Se acredita cuando se vende el terreno. 15000 Edificios • De origen deudor. • Se debita cuando se compra un edificio. • Se acredita cuando se vende el edificio. 15000D Depreciación acumulada edificios • De origen acreedor por ser una contrapartida. • Se debita cuando se vende el edificio.
• Se acredita para ir cargando la depreciación del edificio.

16000 Equipos de cómputos • De origen deudor.

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• Se debita cuando se adquieren un equipos. • Se acredita cuando se venden los equipos.

16000D Depreciación acumulada maquinarias y equipos • De origen acreedor por en contraposición de la cuenta

maquinarias y equipos. • Se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo. • Se acredita para cargar la depreciación de una maquinaria o un equipo. 17000 Equipos de transporte • De origen deudor. • Se debita cuando se adquiere un equipo de transporte. • Se acredita cuando se vende un equipo de transporte. 17000D Depreciación acumulada de equipo de transporte

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• De origen acreedor por ser en contrapartida. • Se debita cuando se vende un equipo de transporte. • Se acredita cuando se carga la depreciación de un equipo de transporte. 18000 Muebles y equipos de oficina • De origen deudor. • Se debita cuando se adquiere un mueble o equipo de oficina. • Se acredita cuando se vende un mueble o equipo de oficina.

Activos Diferidos 19000 Gastos pagados por anticipado • De origen deudor. • Se debita cuando se paga un gasto por anticipado. • Se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado. Pasivos (2)

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20000 Cuentas por pagar • Se debita cuando la empresa paga una deuda que tiene con terceros. • Se acredita cuando la empresa contrae una deuda. 21000 Documentos por pagar • De origen acreedor • Se debita cuando la empresa paga una deuda que tiene con una empresa validada por un documento. • Se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada por un documento. 22000 Retenciones por pagar • De origen acreedor. • Se debita cuando la empresa paga la retención que le hizo a los empleados. Se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus empleados. Capital (3) 30000 Capital

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• Es de origen acreedor.
• Se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes. • Se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa.

31000 Resultado del periodo • Es de origen acreedor.
• Se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de

un periodo contable. • Se acredita para cerrar la cuenta de ingresos. Ingresos (4) 40000 ingresos • Es de origen acreedor. • Se debita para cerrarla al final del periodo contable. • Se acredita para registrar la venta de una mercancía. Gastos (5) 60000 Gastos generales y administrativos • De origen deudor. • Se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto.

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• Se acredita cuando se cierra al final del período.

Organigrama Es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización . Representa las estructuras

departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, haciendo un esquema sobre las relaciones jerárquicas y

competencial en vigor en la organización. El Organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad: Desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales.

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De instrumento para el análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las

particularidades esenciales de la organización representada. El Organigrama no es más que una introducción grafica o estructura orgánica de una empresa la cual es la división, de órdenes y la autoridad de los trabajadores que le permite ejecutar su trabajo con más facilidad, habilidad y responsabilidad de acuerdo al cargo asignado. Más bien realiza su criterio técnicos en función de logros de objetivos.

ORGANIGRAMA
ACCIONISTAS

DIRECTOR GENERAL

Director pedagógico infantil y Primaria

Director pedagógico secundaría y Bachillerato

Administración

Equipo Directivo

Consejo Escolar Nivel Basico

Consejo Escolar Nivel Secundaria y Bachillerato

Secretarias

Es
Profesores definición

la de

Departamento de contabilidad

detallada

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Colegio Parroquial San Felipe Apóstol
Estudiante Consciente; Ciudadano Ejemplar.

Manual de Funciones

Accionista
Es el propietario legal de una o más acciones de capital social (o en acciones) de una compañía. Los accionistas asisten a las asambleas anuales ordinarias o extraordinarias, u otorgan poderes para votar en estas asambleas a otras personas. Los accionistas tienen facultades para autorizar o ratificar a instancias de la dirección, realizar enmiendas a la escritura de constitución de la sociedad, proponer enmiendas a los estatutos, a

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menos que el control sobre los estatutos se haya transferido al consejo de administración, una fusión o una consolidación con otra compañía; autorizar la venta de una parte importante del activo o del negocio; la disolución de la compañía; gravámenes

determinados sobre las acciones; elección o remoción de los directores; aprobación de los actos de los directores y de la gerencia durante el ejercicio social inmediato anterior.

Director General Es el jefe superior del Establecimiento Educacional y, en

consecuencia, es el responsable de la dirección, organización y funcionamiento en concordancia con el Proyecto.

Funciones: • Velar por el cumplimiento del Proyecto Educativo del Colegio y su planificación anual. • Definir junto al Consejo Ejecutivo de la Fundación, las políticas de dirección y mejoramiento del establecimiento. • Velar por el cumplimiento del proyecto de formación espiritual, y académica del Colegio.

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• Citar y presidir los Consejos Directivos y otros consejos y reuniones generales que se requieran. • Conducir, orientar y coordinar la labor del establecimiento, supervisando las actividades de las diversas autoridades del Colegio bajo su mando. • Representar y relacionar al Colegio con las autoridades educacionales, estatales y de la comunidad. • Mantener estrecha comunicación y colaboración con el Gerente de la Fundación. • Mantener estrecha comunicación con los profesores,

apoderados, alumnos y otros miembros de la comunidad educativa. • Coordinar y organizar las actividades de los apoderados del Colegio, tendientes a otorgar y promover la participación de la Familia en el proyecto educativo. • Aprobar y hacer cumplir las normas y/o reglamentos internos tendientes educativo. a una adecuada administración del proceso

Administrador

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Es aquella persona dentro de la empresa que soluciona problemas, mide recursos, planea su aplicación, desarrolla estrategias, efectúa diagnósticos de situaciones. El administrador del colegio Parroquial San Felipe se encarga de llevar a cabo todo el proceso administrativo, a preservar los controles internos que deben de manejarse en todo el proceso concerniente al buen funcionamiento del establecimiento, así como el manejo de todo el personal bajo su dependencia. El administrador siempre vigila que se cumpla ciertas políticas y normas de carácter financiero, así como los procedimientos contable además de desarrollar estrategias encaminadas a lograr el buen desempeño de esta empresa así como su plantación, la dirección y control del proceso administrativo a seguir. Funciones del Equipo Directivo • Velar por el buen funcionamiento del Centro. • Estudiar y presentar al Claustro de Profesores y al Consejo Escolar propuestas para facilitar y fomentar la participación coordinada de toda la comunidad educativa en la vida del Centro. • Proponer procedimientos de evaluación de las actividades y proyectos del Centro y colaborar en las evaluaciones externas. • Elaborar la propuesta del Proyecto Educativo del Centro, la Programación General Anual y la Memoria final del curso.

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• Proponer a la comunidad escolar actuaciones de carácter preventivo que favorezcan las relaciones entre los distintos colectivos que la integran y mejoren la convivencia del Centro. Concejo Escolar Un órgano asesor de la gestión del rector del establecimiento, en su actuar vela por presentar ante este órgano las opiniones de los diversos estamentos del colegio. Profesor Un profesor es una persona que enseña una determinada ciencia o arte, pero al contrario que maestro no se le reconoce una habilidad extraordinaria en la materia que instruye. Sin embargo deben poseer habilidades pedagógicas para ser agentes efectivos del proceso de aprendizaje. El profesor, por tanto, parte de la base de que es la enseñanza su dedicación y profesión fundamental y que sus habilidades

consisten en enseñar la materia de estudio de la mejor manera posible para el alumno . Contador. Se encarga de la revisión de todos los movimientos contables así como la presentación a la gerencia de los estados financieros

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mensuales. Es un cargo controlador debido a que por intermedio de el se realizan todas las actividades normales. El contador es una persona clave en el manejo de los Recursos monetarios en una empresa. Juega un importante papel en conjunto con el administrador de tomar decisiones económicas de la compañía, además este determina las necesidades y la forma en como se están haciendo las inversiones, y las estrategias que se implementan y utilizan para evitar riesgo que afecten el

funcionamiento del negocio. El contador es la persona que vela por todo los recursos, bajo su dependencia está el personal que le auxilia en las diferentes tareas asignadas.

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Controles Internos

Control interno: La definición más generalizada de control interno reza como sigue: "El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas, adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos, contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia". Posiblemente esta definición es más amplia que el significado que a veces se le atribuye al término. Reconoce que un "Sistema" de control interno se proyecta más allá de aquellas cuestiones que se relacionan directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. Establecer y mantener un sistema de control interno es una responsabilidad importante de la gerencia. El sistema de control

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interno debe quedar bajo la continua supervisión de la gerencia para determinar que está funcionando tal como se definió y que es modificado condiciones. El control interno se clasifica en: Control interno Administrativo y Control interno contable. apropiadamente en razón de cambios en las

Control interno administrativo Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver

fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable Métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver

principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. Todo sistema de control interno debe contener las siguiente características:

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Organización: de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa. Autorización y registro operacional: de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control. Eficiencia: para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude. Control Interno del Efectivo. El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial.

Valores en moneda de curso legal o su equivalente contenido por: • Efectivo en caja • Cuentas bancarias • Todo aquello disponible para pagos sin restricción. Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

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La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías: • Operaciones en el mostrador (ventas). • Ingresos ejecutados por cobradores. • Remesas por correos. Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:
• Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se

facilite el cuadre diario de estos ingresos. • La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja. • Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso. • El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad. Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
• Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o

documentos al cobro.
• Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con

la relación antes mencionada.

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• Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola

persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos. Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad. Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Caja y Banco La caja se divide en dos: • Caja chica • Caja general La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque. La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos. Entre las medidas de control interno del efectivo están: • Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. • Que estos volantes estén enumerados.

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• Manejados por una sola persona. • Deben efectuarse arqueos sistemáticos y sorpresivos del

efectivo depositado en caja, por lo menos una vez al mes. • Los faltantes y sobrantes detectados, deben expedientarse y registrarse inmediatamente, y siempre que sea posible,

recuperar los recursos, mediante la devolución del faltante por el culpable. • Debe establecerse un sistema de control simple, para controlar los sellos en poder del cajero, que se consideran efectivo. • Todo vale de pagos menores y de recibos de ingresos, debe estar firmado por el cajero y el receptor o depositante del efectivo, respectivamente. • Los vales de caja para pagos menores y los recibos de ingresos, deben estar prenumerados y controlarse sus numeraciones por el área económica. • Los vales de caja para pagos menores, por servicios efectuados por particulares, deben incluir el número de la licencia de inscripción tributaria del trabajador por cuenta propia.

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• El efectivo cobrado deberá depositarse, diariamente, en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por la

organización.

Efectivo en banco. • Deben conciliarse las operaciones de las cuentas contables de efectivo en banco, diariamente contra los estados de cuenta remitidos por la agencia bancaria, dejando evidencia de dicha conciliación, al final de cada mes. • Las personas encargadas de emitir y firmar los cheques, no deben ser las mismas que se encarguen de la conciliación del efectivo depositado en banco. • Deben conciliarse las operaciones de todas las cuentas

bancarias. • Los cajeros no deben tener en su poder las chequeras en blanco. • La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.
• Depositar el dinero de la caja general.

• Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

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• La apertura de cuentas bancarias habrá de ser autorizada por el consejo de administración. • Emplear firmas mancomunadas, a menos que una persona autorice la emisión del cheque y otra referente a la autorización y estas personas no estén relacionadas ni tengan relación entre sí. • No firmar cheques por anticipado en ninguna circunstancia; aunque se puedan verificar los cheques posteriormente, puede ser demasiado tarde. • Las conciliaciones bancarias deben elaborarse periódicamente (cuando menos una vez al mes), con esto se puede detectar cualquier irregularidad esencial para el control interno.

Control Interno de los cuentas por cobrar Entre las medidas de control interno de las cuentas por cobrar están las siguientes:

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• El total de las cuentas individuales debe ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general, con el objetivo de verificar la conexión aritmética. • La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un empleado; esta labor es independiente de las funciones relativas a cuentas por cobrar o a la recepción de efectivo. • Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los deudores, con el objetivo de capacitar al deudor para reportar discrepancias. Las excepciones en el envió de estados de cuentas permite usar estas cuentas para esconder

sustracciones. • Los estados de cuentas deben ser cotejados independientemente con el auxiliar y enviados por correo sin que la persona que lleva el auxiliar o el cajero tengan acceso a ellos; esto permite asegurarse de que el estado de cuenta coincida con la cuenta y que no sea interceptado por aquéllos que están en los puestos que les permite sustraer efectivo o esconder la sustracción del mismo.

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• Otro funcionario, a parte del cajero, encargado de crédito o empleado responsable del auxiliar de cuentas por cobrar, debe encargarse de aclarar todos los partidos sujetos a controversia y confirmar saldos ocasionales; con el objetivo de disminuir las posibilidades de sustracción por parte del cajero, encargado de crédito o empleado responsable del auxiliar de cuentas por cobrar, al cerciorarse de que todas las cuentas, especialmente aquéllas no conciliadas, reciban atención independiente. • Las notas de crédito deben estar numeradas progresivamente, controladas totalmente y autorizadas por una persona

responsable que no tenga acceso al efectivo. • Las labores del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar deben ser independientes de todas las funciones de efectivo, verificación de las facturas y notas de crédito, verificación de los totales de ventas y otros créditos, pases a cuentas de control y autorización de bajar cuentas de cobros dudosos; con el objetivo de separar las funciones de registros de cuentas por cobrar respecto de las de caja, preparar fuentes de

contabilización y control de totales y de bajos y ajustes que reducen la ocultación de sustracciones de efectivo.

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• Si hay más de un empleado encargado del auxiliar de cuentas por cobrar, cambiarlo de sección de responsabilidad de cuando en cuando, con el objetivo de que la rotación de la

responsabilidad proporcione la verificación de un empleado a otro. • El funcionario responsable de la cobranza no debe estar relacionado con los encargados del auxiliar de cuentas por cobrar. • Esto es con el objetivo de que el funcionario sirva como control del trabajo del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar y del cajero. • Emplear controles aplicables a casos especiales, con el objetivo de que cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se deben buscar métodos sustitutivos, de acuerdo con las características de la empresa. En algunos casos se necesitará de controles suplementarios, lo cual depende de la naturaleza e importancia de las transacciones, en relación con la responsabilidad, competencia y confianza del personal que las maneje.

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Control Interno de los Inventarios El control interno de los inventarios se inicia con el

establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
• PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir). • UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir).

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir. Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos: • Hacer conteos físicos periódicamente.
• Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

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• Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas,

de manera que se eviten los robos, bajo la supervisión de un custodio. • Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
• Proteger los inventarios con una póliza de seguro. • Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros

contables. • Todas las compras deben ser recibidas por el departamento de recepción, independientemente de los departamentos de

compras, almacenes y cuentas por pagar. • Tomar precauciones adecuadas para asegurar que, cuando menos, se elaboren cuatro copias de las facturas de materiales recibidos, y que se distribuyan a los departamentos de: almacén de producción, cuentas por pagar, departamento de compras y departamento de recepción. • Preparar periódicamente reportes sobre existencias que sean de movimiento lento, obsoletos, fuera de lo mínimo y lo máximo, y dañados.

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• Supervisar

los

siguientes

artículos,

bajo

el

control

de

contabilidad: artículos en consignación, materiales en poder de proveedores o subcontratistas, materiales o mercancías en bodegas foráneas y mercancías embarcadas en prestamos o sujeta a aprobación. Control Interno de cuentas por pagar Entre las medidas de control interno aplicables a las cuentas por pagar tenemos: • Que haya un adecuado sistema de autorización para la creación de los pasivos. • Que todos los pasivos sobre los que se determine su corrección, sea registrado. • Que existe la autorización apropiada para la liquidación de los pasivos. • Los asuntos que se contabilicen en los registros de cuentas por pagar, deberán estar debidamente aparados por un sistema de control interno, relacionado con requisiciones, compras,

recepción, aprobación de las órdenes de compras, de las facturas y aprobación para su pago.

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• Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los

documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe. Control Interno del capital Entre las medidas de control interno aplicables al capital tenemos: • Personal independiente debe llevar los registros de acciones o títulos, con el objetivo de robustecer el control al segregar las transacciones de la empresa con los accionistas respecto de las operaciones normales. • Es estrictamente prohibido firmar certificados en blanco. • Cancelar acciones. • Conciliar periódicamente el registro de acciones con las actas de asambleas; con el objetivo de cerciorarse de que existe el registro adecuado en los libros. adecuadamente los certificados cambiados por

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• Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial, con el objetivo de facilitar la conciliación y de servir como memorandum de cheques de dividendos no cobrados.

Los formularios. Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa . Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

Son modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios.

45

Los formularios son muy importantes para llevar el control y el buen funcionamiento de todas las informaciones que en ellos se plasman en la empresa.

Flujograma Técnica de documentación grafica. Sirven para tener una

apreciación visual acerca del funcionamiento de un procedimiento general.

Recibo de Ingreso Este documento es utilizado en la recepción de efectivo, ya sea por pago de factura o por venta al contado. Este documento debe ser llenado por el cajero, contiene lo siguiente: número, fecha, nombre de quien recibe el efectivo, la cantidad en número y letra, el concepto por el cual recibe el efectivo, el nombre del cajero que recibe el dinero.

Factura Este formulario se utiliza como medida de control, es preparado al realizar una venta ya sea a crédito o al contado, tiene lo siguiente: número de factura, fecha, número de orden de compra, código del

46

artículo, cantidad, descripción, precio total, firma del cliente y autorización de factura.

Requisición de compras. Este documento es solicitado por el departamento que solicita los materiales debiendo estar debidamente autorizado para que el encargado de compra pueda emitir la orden de compra.

Orden de compras. Una orden de compras se genera después de agotado los recursos y no exista lo (Almacén). solicitado en el departamento correspondiente de una aprobación por el funcionario

Después

indicado, el departamento de compras coloca el pedido al proveedor de acuerdo referente a calidad, precio, cantidad, empaque y embarque. El número de copia de esta orden de compra habrá de depender de la organización interna de operación de una compañía. La original se envía al proveedor, retenido al departamento de compras, una copia al departamento de contabilidad, una al departamento de recepción, una copia al departamento solicitante y una ultima al departamento de archivo.

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El desembolso de caja Es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

Comprobante de caja chica. Es un documento pre-numerado por medio del cual se controlan los pagos que se utilizan con fondo de caja chica, contiene: Valor en RD$, número de comprobante, fecha, concepto, cargo a la cuenta, nombre de la persona que lo recibe y la debida autorización.

Entrada de mercancía Es un documento con el cual se da ingreso a las mercancías para almacén. Esto debe ir acompañado de la factura del proveedor, copia de la requisición de compras y de la orden de compras.

Nómina de pago. Es una lista de los empleados de la compañía que han sido contratados para prestar un servicio a cambio de un salario, este contiene las siguientes características: nombre y apellidos, fecha del periodo de pago, ocupación que desempeña, total ganado, total

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de deducciones a pagos, firma de quien lo prepara y de quien autoriza el pago.

Conduce. Es el documento de transito de la mercancía en el cual se detallan los siguientes aspectos: •Quien retiró la mercancía de almacén. •Quien la entrego al cliente •Quien va a recibir por parte del cliente •Especificar fecha y hora de entrega •Descripción de la mercancía •Precio y cantidad.

Solicitud de cheque. Permite solicitar cheque a una gerencia y el beneficiario puede retirarlo en la sucursal seleccionada en dicha solicitud. El sistema le presenta la comisión a cobrar antes de que usted acepte ó rechace el envío al banco de dicha solicitud.

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Cheque Es un documento u orden de pago para que una persona retire la cantidad asignada de los fondos asignados que el firmante del cheque tiene en una cuenta bancaria.

Facturas a consumidores finales Son los comprobantes tributarios que acreditan la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios a

consumidores finales, los cuales no representan valor de crédito fiscal. Notas de Débito Son los documentos tributarios que emiten los vendedores de bienes y/o prestadores de servicios para recuperar costos y gastos, tales como intereses por mora, fletes u otros, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión de comprobantes fiscales. Sólo podrán ser emitidas al mismo adquiriente o usuario.

Notas de Crédito Son documentos que emiten los vendedores de bienes y/o prestadores de servicios por modificaciones posteriores en las condiciones de venta originalmente pactadas, es decir, para anular

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operaciones,

efectuar

devoluciones,

conceder

descuentos

y

bonificaciones, subsanar errores o casos similares.

Conciliación Bancaria La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco. La conciliación bancaria no es un registro contable, es una herramienta de control.

Entrada de Diario. Es un comprobante que está alimentado por los diferentes diarios auxiliares o especiales, pasando este finalmente al diario general. La requisición de materiales Es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por

51

el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución. La Nómina Es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario . Registros de proveedores informales. Se usa para el registro de costos, gastos y créditos de ITBIS de proveedores no registrados o informales, por parte del

contribuyente que los va a hacer valer por ante de la DGII.

Registro de Gastos Menores. Registro de gastos diversos realizados fuera del domicilio de la empresa, para cubrir gastos incurridos en el mercado informal por personal autorizado del contribuyente.

RESUMEN DE INGRESO

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RESUMEN DE INGRESO

Fecha

Recibo No.

Detalle

Cargo

Valor

Abonos

TOTALES

PREPARADO POR

REVISADO POR

FACTURA CON VALOR FISCAL

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NCF. A050010010100001029 FACTURA CON VALOR FISCAL CANTIDAD ARTICULOS PRECIO UNI. TOTAL

TOTAL RD$

DESPACHADO POR

RECIBIDO POR

FACTURA

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FACTURA
No.720

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RNC:1-3015241-1

fecha

Cliente: Direccion: Placa No: Condiciones

Ficha:

CANT.

ARTICULOS

PRECIO GALON UNITARIO

VALOR TOTAL

TOTAL RD$

RECIBIDO CONFORME

ORDEN DE COMPRAS

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1-05-08494-5

ORDEN DE COMPRAS

NOMBRE DIRECCION PARA ENTREGAR CONDICIONES

DIA

MES

AÑO

A:

SIRVASE A DESPACHAR CON CARGO A NUESTRA CUENTA LOS SIGUIENTES EFECTOS. CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNIT. ITEBIS TOTAL

NOTA: Solo despachar con sello y firma autorizada.

PREPARADO :

APROBADO

FECHA

SOLICITUD DE CAJA CHICA

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SOLICITUD DE CAJA CHICA

FECHA
Departamento Favor Entregar A: La Suma de: RD$ Por Concepto de:

Cargo a Cuenta SOLICITADO POR AUTORIZADO POR

RECIBO

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RECIBO

No. Fecha

Recibí de La suma de En efectivo En Cheque Banco

Por concepto de

Entregado por

Recibido por

SALIDA DE ALMACEN

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No. 1420

REQUISICION DE ALMACEN
Departamento Sirvase despachar los artículos más abajo detallados: Fecha:

ITEM

DESCRIPCION

CODIGO

VALOR UNITARIO

TOTAL

OBSERVACIONES Esta solicitud es buena y valida solo con las firmas del Gerente y Director del área que solicita.

Solicitado por: Despachado por: Recibido por:

Autorizado por: Fecha: Fecha:

ENTRADA DE ALMACEN

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ENTRADA DE ALMACEN
No. 1324

Proveedor:______________________________________Fecha:____________________ Conduce/Factura No._____________________________O/C No:___________________

ITEM

DESCRIPCION DE ARTICULOS

CANT. SOLICITADA

CANT. RECIBIDA

PENDIENTE ENTREGA

OBSERVACIONES

Firma y saldo de Recibo

Revisado por

CONTROL DE INVENTARIO

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Entrada No. Folio No.

CONTROL DE DE DIARIO ENTRADA INVENTARIO
Art. No. Artículo Máximo FECHA Minimo
Detalle REFERENCIA ENTRADA SALIDA

Unidad
Balance CR

Preparado por

Revisado por

Aprobado por

CONDUCE

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Conduce No. 150
Señor (es): Dirección Consignado A: Fecha Su orden:
Fecha: Vehículo: Conductor: Cantidad:

Hemos enviados en perfectas condiciones:

Hemos Recibido esta mercancía En perfectas condiciones:

Introduccciones especiales:

Cliente

Conductor Cédula

Las mercancias viajan por cuenta y riesgo del comprador por lo que no aceptamos reclamaciones después de las 48 horas.

SOLICITUD DE CHEQUE

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Solicitud de cheque

Beneficiario

RD$

Banco:
Fecha:
Cargo a Concepto DR

Motivo

CR

Solicitado por

Aprobado por

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CHEQUE

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NO. 008257

1-1801 23-24

Fecha

PAGUESE A LA ORDEN DE:

RD$ Pesos
Moneda de curso legal

Banco Popular de la República Dominicana

Firma
Este cheque puede se cam biado en cualquiera de nuestra oficinas

"'0000296'' ''' 118010700''' 744''''06430'''4'''

NOTA DE DEBITO

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COMPROBANTE FISCAL NOTA DE DEBITO

NCF

FECHA DE EMISION

NOMBRE O RAZON SOCIAL CONTRIBUYENTE RNC CONTRIBUYENTE DIRECCION CONTRIBUYENTE NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE RNC DEL CLIENTE

Tel.
Tel.

DESCRIPCION

PRECIO UNITARIO

ITBIS

TOTAL

NCF AFECTADO

Fecha

Total exento Total Gravado Itbis

Recibida por

Autorizada por

NOTA DE CREDITO

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NCF

NOTA DE CREDITO

NOMBRE O RAZON SOCIAL CONTRIBUYENTE RNC CONTRIBUYENTE DIRECCION CONTRIBUYENTE NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE RNC DEL CLIENTE

Tel.
Tel.

CODIGO

CANT.

MEDIDA

DESCRIPCION

PRECIO UNIT IMPORTE SIN ITBIS

ITBIS

TOTAL

NCF AFECTADO

Fecha

Total exento Total Gravado Itbis

Recibida por

Autorizada por

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ENTRADA DE DIARIO

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Fecha

ENTRADA DE DIARIO CTA. No. DETALLE Detalle AUX DR CR

PREPARADO POR:

REVISADO POR:

REGISTRO DE GASTOS MENORES

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REGISTRO DE GASTOS MENORES

NCF

FECHA DE EMISION

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CONTRIBUYENTE RNC CONTRIBUYENTE

Tel.
Tel.

DIRECCION CONTRIBUYENTE

CUENTA No.

DESCRIPCION

IMPORTE

TOTAL DEL DIA

NOMINA DE PAGO

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NOMINA DE PAGO
PERIODO DEL DEL

NOMBRE EMPLEADO

CEDULA

SUELDO BRUTO

HORAS EXTRAS

SEGURO SOCIAL

ISR

TOTAL DESCUENTO

NETO A PAGAR

FIRMA DEL EMPLEADO

ORIGINAL : ARCHIVO DUPLICADO: DPTO DE CONTABILIDAD

PREPARADO POR

APROBADO POR

REVISADO POR

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

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CONTROL ACTIVO FIJO
Nombre
Dep. Anual Dep. Mensual Dep. Diario Activo N. RD$

Fecha de Costo de Adquisicion Adquisicion

Vida Estimada

Porciento Anual

Depreciacion anterior

Depreciacion Ejercicio

Depreciacion Acumulada

Valor Libros

Valor Residual Vendido

Fecha de Retiro o Venta Ganancia o pérdida

E. Diario No. Fecha

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FLUJOGRAMA DE LOS FORMULARIOS

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FLUJOGRAMA DE FORMULARIOS FORMULARIOS Nota de débito Orden de Compras Recibo de caja chica Facturas de Ventas Nota de crédito Solicitud de cheques Cheques Entrada de Almacen Conduce Entrada de diario Comprobante de nómina Reposicion de caja chica Recibos de ingresos Control de Activo Fijo Control de inventario Resumen de Ingreso Conciliacion Bancaria Nómina de pago ORIGINAL Cliente Suplidor Contabilidad Cliente Cliente Anexo Cheque Beneficiario Contabilidad Cliente Contabilidad Contabilidad Contabilidad Cliente Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad 1ra. COPIA Contabilidad Contabilidad Archivo Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Archivo Contabilidad Cliente Empleado Resp. de caja Archivo Archivo Archivo Archivo 2da. COPIA Archivo Archivo Archivo Archivo Archivo Archivo

Archivo

Estados Financieros

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Son los documentos que muestran la situación financiera a que ha llegado la empresa, como consecuencia de las operaciones normales que ésta realiza.

Los principales estados financieros son: Balance General o Estado de Situación: Tiene como finalidad presentar la posición financiera del negocio a una fecha determinada, preparado de acuerdo con la contabilidad y documentación respectiva, que incluye el activo, el pasivo y el capital contable.

La posición financiera se muestra enumerando los activos, pasivos y la participación que tienen los accionistas y el dueño del negocio a una fecha determinada. También podemos decir que es un documento contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada. Características: 1.- El orden va de acuerdo con la facilidad de convertir el dinero en efectivo para cada empresa.

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2.- La información no es estática ya que puede cambiar en cualquier momento. 3.- El saldo de las cuentas se puede representar en diferentes columnas según la empresa. 4.- El balance puede traer notas al pie de la página explicando o aclarando las cuentas. 5.- También se puede anotar cuantas fuente, complementarias y de orden según el tipo de sociedad. Estado de Resultado: También es llamado Estado de Ganancias y/o Pérdidas. Este nos presenta los ingresos recibidos por la empresa y los costos y gasto en que incurrió la misma a una fecha determinada.

El Estado de Resultado es también uno de los estados principales de la Contabilidad. Es el estado mediante el cual se presenta el volumen total de todos los Ingresos y Gastos incurridos por la entidad durante el periodo que abarca el mismo con el objetivo de poder conocer si la entidad ha obtenido Beneficio o Pérdida por la gestión realizada. Nos encontramos pues ante un estado contable dinámico. Para su elaboración las cuentas que en él intervienen se van clasificando de forma tal que se va observando de forma escalonada y lógica como se va determinando los diferentes Resultados o Beneficios hasta llegar al Beneficio o Utilidad del Periodo como expresión máxima del resultado obtenido por la

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gestión y explotación del ciclo de producción o servicio de la empresa. De igual forma se procederá en el caso de que el resultado sea Pérdida. En si el Estado de Resultado es el método contable de determinación del Beneficio o Pérdida como una adecuada ordenación de su proceso formativo. Para ello el punto de partida de este estado son las Ventas o Ingresos como forma en que se materializa el fruto final del producto o servicio razón de ser de la empresa. Como es lógico para la obtención de este producto o servicio la empresa ha tenido que incurrir en determinados gastos que en la terminología contable recibe el nombre de Costo de Venta. Estado de Flujo de Efectivo. El estado de flujos de efectivo está incluido en los estados financieros básicos que deben preparar las empresas para cumplir con la normatividad y reglamentos institucionales de cada país. Este provee información importante para los administradores del negocio y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades comerciales. El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su financieras, operacionales, administrativas y

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implementación el cambio de las diferentes partidas del Balance General que inciden el efectivo. Este a su vez tiene como objetivo presentar información pertinente y concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico durante un periodo para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos adicionales para examinar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo, para evaluar la capacidad, para cumplir con sus obligaciones, determinar el financiamiento interno y externo, analizar los cambios presentados en el efectivo, y establecer las diferencias entre la utilidad neta y los recaudos y desembolsos. Mayor auxiliar El grupo de cuentas distintas a las que aparecen en el libro mayor general, que sirve para detallar el saldo de la cuenta control que aparece en el mayor general. Mayor General El mayor que contiene las cuentas que aparecen en los estados financieros del negocio.

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En el colegio Parroquial San Felipe, utilizan libro diario, libro de Mayor, balances y auxiliares así como el libro de inventario que se lleva para el control y buen funcionamiento de la misma.

BALANCE GENERAL (Valor en RD$) ACTIVOS Activos Corrientes: Caja Chica Banco Popular Banco de Reservas Dep., Acumulada Inventarios Total activos corrientes Activos Fijos Terrenos Edificios Maquinaria y equipos Equipos de transporte

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

76

Muebles y equipos de oficina Pasivos Préstamos a corto plazo Cuentas por pagar a proveedores Retenciones por pagar Total pasivos Capital Acciones comunes Utilidades retenidas Utilidades del periodo Total capital Total general

xxxxx

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Entradas de Efectivo Cobros en efectivo de los clientes Salidas de Efectivo Pago a los proveedores xxxxx xxxxx

77

Pago a empleados Pago por intereses Pago de impuestos Total salida de efectivo Efectivo generado por las actividades de operación

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx RD$xxxxx

Flujo de efectivo generado por las actividades de inversión Entrada de efectivo Venta de activos Salida de efectivo xxxxx

78

Adquisiciones de activos fijos Efectivo neto Utilizado por las actividades de inversión

xxxxx

RD$ xxxxx

Flujo de efectivo generado por las actividades financieras Entrada de efectivo Emisión de una deuda a largo plazo (préstamo) Emisión de acciones comunes Total entrada de efectivo Salida de efectivo Dividendos pagados . Efectivo neto generado por las actividades financieras Reducción neta de efectivo Efectivo al 31 de diciembre de 2003 Efectivo al 31 de diciembre de 2004 xxxxx (xxxxx) xxxxx xxxxx xxxxx

RD$(xxxxx) RD$(xxxxx) RD$(xxxxx)

79

ESTADO DE RESULTADO (Valor en RD$) Ingresos Ingresos por servicios Otros ingresos Total de Ingresos Menos Egresos Costo de artículos vendidos Gastos operacionales Gastos administrativos Total de gastos Ganancia y/o pérdidas

xxxxx xxxxx xxxxx

xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

80

SOFWARE CONTABLE Y RECOMENDACIONES

En

el

Colegio

Parroquial

San

Felipe,

tiene

un

programa

establecido basado en el lenguaje FoxPro. FoxPro o FoxBASE Professional es un lenguaje de programación orientado a procedimientos, a la vez que un Sistema Gestor de Bases de datos para los sistemas operativos MS-DOS, MS Windows, Mac OS y UNIX. Aunque FoxPro es un DBMS y como tal soporta relaciones entre las tablas, no se le considera como un Sistema administrador de bases de datos por no soportar las transacciones. FoxPro en una evolución de FoxBASE, uno de los lenguajes xBase que surgieron como mejoras del dBase de Ashton-Tate, con el que comparten la base sintáctica y la gestión del formato DBF de fichero de base de datos, pero que difieren en la gestión de los campos MEMO y los archivos de índices. En realidad el sistema implementado se está basando en una implementación pequeña, sin diversidades y / o varias opciones que le permitan a la empresa tener mejores condiciones en cuanto al manejo mecanizado de sus datos, es por lo que estamos recomendando un sistema especialmente para el uso y manejo de las operaciones, es decir una programación realmente basada en

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datos que compaginan y vallan a acorde con las gestiones que se realizan en un Colegio.

Sistema SchoolTrack SchoolTrack es un avanzado sistema de gestión académica, el cual permite reducir el tiempo de procesos administrativos rutinarios como transcribir calificaciones a libros de clases, calcular

promedios, copiar notas a las libretas de cada alumno, imprimir libretas de calificaciones, generar automáticamente los informes para el Ministerio de Educación y muchas cosas más. Además cuenta con herramientas de análisis, que permiten diseñar y generar diversos informes estadísticos, como un apoyo para detectar problemas a tiempo y tomar buenas decisiones en forma oportuna. SchoolTrack, fue desarrollado por profesionales con experiencia en el área de educación, y funciona ininterrumpidamente desde hace más de 15 años en distintos colegios, lo que lo convierte en uno de los sistemas más confiables y probado en la realidad de la educación latinoamericana.

82

Integración SchoolTrack asume la mayor parte de las necesidades de gestión de información relativas entrevistas, a los alumnos: datos personales, enfermería,

observaciones,

conducta,

asistencia,

orientación, religión, actividades extraprogramáticas o lúdicas, datos y composición de las familias, historia del alumno, etc. SchoolTrack está plenamente integrado con los módulos de Cuentas Corrientes, Bibliotecas, Admisiones y Transportes por lo que elimina toda duplicidad de información. Facilidad de Uso Su moderna interfaz gráfica permite a usuarios con escaso conocimiento del funcionamiento de las computadoras tener rápidamente el dominio necesario del programa para efectuar las acciones necesarias para mejorar la gestión académica del colegio. Además, cuando es necesario diseñar informes complejos o crear fórmulas de búsquedas con múltiples condiciones, Usted puede fácilmente crearlos y modificarlos sin necesidad de ayuda externa, y podrá guardar esos modelos y utilizarlos cada vez que los necesite de nuevo sin necesidad de diseñarlos nuevamente.

Campos Propios

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Cada colegio puede definir sus propios campos para los alumnos, profesores, familias y padres de familia. De esta manera se puede ingresar y manejar información de su interés y que el sistema no maneja de manera estándar sin necesidad de intervención externa

Terminología El colegio puede usar en muchos campos sus propias listas de valores, de manera muy sencilla, permitiendo adaptar ciertas partes del sistema a la cultura del colegio. Informes Un avanzado editor de informes permite al colegio definir sus propios informes cuando quiera, utilizando ordenamientos, cortes de control, funciones estadísticas, columnas calculadas, etc.

Estilos y Modos de Evaluación La extrema flexibilidad de SchoolTrack permite a cada colegio configurar prácticamente cualquier estilo de evaluación para cada una de sus asignaturas.

Economías de Tiempo

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Los

cálculos

automáticos,

los

informes

prediseñados,

la

información centralizada, la generación automática de informes oficiales, son algunas de las ventajas de SchoolTrack que redundan en una importante economía de tiempo para los profesores y directivos de los colegios.

Seguridad SchoolTrack posee un poderoso y eficiente sistema de control de acceso a la información que permite en todo momento manejar el control de acceso a la mayor parte de la información y a su vez efectúa automáticamente un registro de los cambios que ha hecho cada usuario en los principales registros de datos.

Generación Automática de Informes al Ministerio SchoolTrack cuenta con un poderoso asistente que permite generar automáticamente los archivos exigidos por el Ministerio de Educación. El sistema tiene incorporado un asistente que hace una revisión completa de su base de datos y detecta en forma automática si existe algún error o inconsistencia en ella antes de generar los documentos oficiales.

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Detección de Problemas a Tiempo Con SchoolTrack se detectan los problemas a tiempo. Todos los informes del sistema pueden ser emitidos en cualquier momento sin necesidad de esperar al cierre de período.

Base de Datos Exportable y compatible con otras aplicaciones SchoolTrack permite exportar a planillas de cálculo o archivos planos la información contenida en la base de datos de manera muy simple permitiendo utilizar la información almacenada en la base de datos del colegio en otras aplicaciones.

Compatibilidad Los sistemas de Colegium funcionan tanto en Windows como en Macintosh

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Requerimientos Software El sistema SchoolTrack es una aplicación construida para ejecutar en plataformas Windows de 32 bits y Macintosh, por lo que

requiere para su funcionamiento el sistema operativo Microsoft Windows 95, 98, Millennium, NT, 2000 o xp. Adicionalmente, para aprovechar la funcionalidad de exportación de las consultas a planillas de cálculo, se recomienda la utilización de Microsoft Excel.

Hardware Los requerimientos de hardware mínimos para la instalación, configuración y ejecución del sistema en un colegio son los siguientes:

Equipo

tipo

PC

con

procesador

Pentium

de

166

MHz

(recomendado 266MHz o superior).
• • •

Resolución de video SVGA a 800x600 píxeles (recomendado). Dispositivo apuntador tipo ratón o similar. 164 de memoria RAM.

87

50 MB de espacio libre en disco + 1 MB por mes (recomendado 50 MB de espacio libre + 5 MB por mes).

Módem

(opcional,

para

la

transmisión

automática

de

información).

Dos puertos seriales libres (opcionales, para el empleo del controlador de dispensarios e impresión de tickets).

Se recomienda una red LAN para este nuevo sistema ya que esta es una red de área local, para computadoras personales y para un área geográfica más limitada, y se compone de servidores, estaciones de trabajo, sistemas operativos de redes y un enlace encargado de distribuir las comunicaciones. También se recomienda un servidor tipo 1, con un mínimo de 2 procesadores Intel Xeon con una velocidad igual o superior a 3.4 GHz / 2MB con bus de sistema a 800 MHZ.

88

Conclusión

Una vez finalizado el presente trabajo, queda una satisfacción para los estudiantes que desconocemos la importancia de la

implementación de un sistema y procedimientos contables, ya que la lectura de textos para la elaboración del presente trabajo nos pone en contacto directo con la materia que estudiamos. Aparte de los nuevos conocimientos adquiridos que quedan plasmados en el presente trabajo, quedemos concluir diciendo que tan satisfechas nos sentimos al haber realizado esta investigación, porque para nosotras es un refuerzo a los conocimientos que ya poseemos en esta materia, así con las investigaciones sobre el sistema, ya expresado anteriormente en este trabajo, esperando

que sea de su agrado y satisfacción.

89

Recomendaciones

• Preparar una infraestructura adecuada para los discapacitados. • Incentivar a los padres de familia para que asistan a conocer el avance académico y disciplinario de sus hijos e hijas. • Que se Implanten métodos nuevos para capacitar mejor al

personal que educan y dan informaciones a los jóvenes.

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• Orientar a los jóvenes sobre la drogadicción y las enfermedades de transmisión sexuales.
• Para el personal del colegio, tener siempre los extintores en

buen estado, preferiblemente tipo ABC, y ubicados puntos estratégicos del Colegio.

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