RESUMEN DE CLASES TEMA: PROCESO CONTABLE

Material Preparado por el profesor Francisco Snchez M. para la ctedra de Contabilidad I.

El proceso contable es el mecanismo de transformacin de las transacciones que ocurren en una empresa con el objetivo de obtener los estados financieros de esta. Este proceso est dividido en las siguientes etapas: 1. 2. 3. 4. Libro diario. Libro mayor. Balance de comprobacin y saldos. Asientos de cierre.

I.- Libro Diario

En este se van registrando en forma cronolgica todas las transacciones que van ocurriendo en una empresa. Estas se registran es Asientos, los cuales tienen la siguiente estructura:

Fecha xx-xx-xx

Cuentas xxxxxxxx yyyyyyyy

DEBE $zz

HABER $zz

Glosa:

En cada columna se debe colocar lo siguiente: En la primera columna se debe colocar la fecha en que se est registrando la transaccin. En la segunda columna se deben colocar las cuentas que intervienen en una transaccin. Recordar que en una transaccin intervienen 2 o ms cuentas. Por costumbre se suele colocar las cuentas que se registran al Debe al lado izquierdo y las cuentas que se registran al Haber al lado derecho. En las columnas Debe y Haber se deben colocar los montos en que aumentan o disminuyen cada cuenta. Los montos siempre van con signos positivos, nunca debe aparecer un nmero negativo en un asiento. Adems, la suma total de los montos registrados al Debe debe ser igual a la suma total de los montos registrados al Haber, con el objetivo de mantener el equilibrio de la ecuacin patrimonial abierta. Por ltimo, en la parte de abajo del asiento se debe colocar la Glosa, la cual consiste en colocar un breve explicacin de la transaccin que se est registrando.

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Como regla contable se cumple siempre lo siguiente para el registro de las transacciones:
Activos y Gastos DEBE HABER Aumenta Disminuye Pasivos, Patrimonio e Ingresos DEBE HABER Disminuye Aumenta

Por tanto, para saber si una cuenta se registra al Debe o al Haber se debe tener en cuenta: 1. Qu tipo de cuenta es?, es decir, si es una cuenta de activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto. 2. Analizar si la cuenta est aumentando o disminuyendo.

Ejemplo Durante el mes de diciembre 2009 se llevaron a cabo las siguientes transacciones: El 02/12/09 los dueos de la empresa realizan un aporte total de capital por M$5.000, el cual se constituye de la siguiente forma: efectivo por M$2.000, mercaderas por M$1.500 y un terreno valorado en M$1.500. El 10/12/09 se compran mercaderas por un monto total de M$1.000. La forma de pago fue a crdito simple. El 18/12/09 se venden mercaderas por un valor total de M$5.000. La forma de pago fue a crdito simple y el costo de la mercadera vendida corresponde a M$1.000. El 31/12/09 se reconocen los servicios bsicos consumidos y el valor de los servicios prestados por los trabajadores durante el mes de diciembre 2009 los cuales corresponden a M$100 y M$150, respectivamente. Estos fueron pagados en efectivo.

Se pide: Preparar el libro diario de la empresa para el mes de diciembre 2009.

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Solucin:_________________________________________________________________ El libro diario para el mes de diciembre 2009 es el siguiente:

Fecha 02-12-2009 Caja Mercaderas Terrenos Glosa: Aporte de capital 10-12-2009 Mercaderas Proveedores Glosa: Compras de mercadera 18-12-2009 Clientes Ingreso por venta Costo de venta Mercaderas Glosa: Ventas de mercadera 31-12-2009 Gasto generales Caja Glosa: Reconocimiento de servicios bsicos consumidos 31-12-2009 Gasto remuneraciones Caja Glosa: Reconocimiento de remuneraciones consumidas Cuentas DEBE 2.000 1.500 1.500 HABER

Capital 1.000

5.000

1.000 5.000 5.000 1.000 1.000 100 100 150 150

Del ejemplo se puede concluir: 1. En la transaccin N 1 la cuenta Caja, Mercaderas y Terrenos se registran al Debe debido a que son cuentas de activos, las cuales estn aumentando. En cambio, la cuenta Capital se registra al Haber debido a que es una cuenta de patrimonio, la cual est aumentando. 2. En la transaccin N 2 la cuenta Mercaderas se registra al Debe debido a que es una cuenta de activo, la cual est aumentando. En cambio, la cuenta Proveedores se registra al Haber debido a que es una cuenta de pasivo, la cual est aumentando. 3. En la transaccin N 3 la cuenta Clientes y Costo de venta se registran al Debe debido a estn aumentando y son cuentas de activo y gasto, respectivamente.. En cambio, las cuentas Ingreso por venta se registra al Haber debido a que es una cuenta de ingreso, la cual est aumentando. Por ltimo, la cuenta Mercadera se registra al Haber producto de que es una cuenta de activo, la cual esta disminuyendo. 4. En la transaccin N 4 la cuenta Gasto generales se registran al Debe debido a que es una cuenta de gasto, las cual est aumentando. En cambio, la cuenta Caja se registra al Haber debido a que es una cuenta de activo, la cual est disminuyendo.

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5. En la transaccin N 5 la cuenta Gasto remuneraciones se registran al Debe debido a que es una cuenta de gasto, la cual est aumentando. En cambio, la cuenta Caja se registra al Haber debido a que es una cuenta de activo, la cual est disminuyendo. 6. Adems, se puede visualizar en todas las transacciones que la suma total de los montos registrados al Debe es igual a la suma total de los montos registrados al Haber y que jams se utilizaron signos negativos, ya que la funcin de aumento o disminucin de la cuenta la cumple el Debe o el Haber. 7. Por ltimo, en cada asiento se incluye una breve explicacin de lo que se est registrando. Sin embargo, en el curso de Contabilidad I no se exigir la Glosa del asiento. _________________________________________________________________________

II.- Libro mayor

En este se puede conocer el movimiento en forma detallada de cada una de las cuentas de una empresa. Este movimiento se va registrando en los Mayores o Cuentas T. Existe un mayor para cada una de las cuentas de la empresa. El libro mayor se alimenta del libro diario, por tanto cada una de los movimientos registrados en cada una de las cuentas en el libro diario debe ser traspasado al mayor de cada una de las cuentas, proceso conocido como Mayorizacin. Un mayor tiene la siguiente estructura:
Nombre de la Cuenta DEBE HABER A C E B D F

Cada seccin del mayor se explica a continuacin: 1. Siempre en la parte superior de cada mayor se debe colocar el nombre de la cuenta, para la cual se van a registrar sus movimientos. Adems, cada mayor tiene 2 columnas: la primera se llama Debe y la segunda se llama Haber. 2. En la parte A se van colocando los movimientos registrados en el libro diario para esa cuenta al Debe. 3. En la parte B se van colocando los movimientos registrados en el libro diario para esa cuenta al Haber. 4. Una vez hecho todos los traspasos del libro diario al libro mayor se debe calcular la suma de cada una de las dos columnas de cada mayor. La parte C se conoce como la

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Sumatoria de dbitos que corresponde a la suma de lo registrado al debe en cada mayor. En cambio, La parte D se conoce como la Sumatoria de crditos que corresponde a la suma de lo registrado al haber en cada mayor. 5. Luego se debe determinar el saldo final de cada una de las cuentas el cual corresponde a la diferencia entre la sumatoria de dbitos y la sumatoria de crditos. Si la sumatoria de dbitos es mayor a la sumatoria de crditos esa diferencia se coloca al Debe en la parte E y se dice que la cuenta tiene un Saldo Deudor (S.D.). En cambio, Si la sumatoria de dbitos es menor a la sumatoria de crditos esa diferencia se coloca al Haber en la parte F y se dice que la cuenta tiene un Saldo acreedor (S.A.). Si ambas sumatorias son iguales se dice que la cuenta esta Saldada, por lo tanto el saldo de la cuenta es de cero. Es importante determinar el saldo final de cada cuenta debido a que ese es el monto que posteriormente se muestra en el Estado de Situacin Financiera y en el Estado de Resultados Integrales. Tener en consideracin que las cuentas de activo y gastos siempre sern deudoras o su saldo final a lo ms es de cero, pero nunca tendrn un saldo acreedor. En cambio, las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos siempre sern acreedoras o a lo ms su saldo ser de cero, pero nunca tendrn un saldo final deudor. En el lenguaje contable se utiliza mucho el concepto Cargar o Abonar una cuenta. El primero se utiliza siempre cuando se est registrando algn monto al Debe en una cuenta. En cambio, el segundo se utiliza cuando se est registrando un monto al Haber en una cuenta. Por tanto, se Carga una cuenta cuando est aumentando un activo o gasto o cuando disminuye una cuenta de pasivo, patrimonio o ingreso. En cambio, se Abona una cuenta cuando el activo o los gastos estn disminuyendo o los pasivos, patrimonio o ingreso estn aumentando.

Ejemplo En este se utilizara exactamente la misma informacin del ejemplo proporcionado en la seccin anterior, donde se explicaba el libro diario.

Se pide: Preparar el libro mayor de la empresa para el mes de diciembre 2009.

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Solucin:_________________________________________________________________ El libro mayor para el mes de diciembre 2009 es el siguiente:

Caja DEBE HABER 2.000 100 150 2.000 250 1.750 Clientes DEBE HABER 5.000 5.000 5.000 0 Mercaderas DEBE HABER 1.500 1.000 1.000 2.500 1.000 1.500 Proveedores DEBE HABER 1.000 0 Terrenos DEBE HABER 1.500 1.500 1.500 Capital DEBE 10-12-2009 0 HABER 5.000 02-12-2009 0

02-12-2009

31-12-2009 31-12-2009

02-12-2009 10-12-2009 S.D.

18-12-2009

02-12-2009

S.D.

S.D.

18-12-2009

S.D.

1.000 1.000 S.A.

5.000 5.000 S.A.

Ingreso por venta DEBE HABER 5.000 0

18-12-2009

18-12-2009

Costo de venta DEBE HABER 1.000 1.000 1.000 G. Remuneraciones DEBE HABER 150 150 150 0 0

31-12-2009

G. Generales DEBE HABER 100 100 100 0

5.000 5.000 S.A.

S.D.

S.D.

31-12-2009

S.D.

Del ejemplo se puede concluir: 1. Primero se debe traspasar cada nmero registrado al debe o al haber en el libro diario al mayor respectivo. Si el monto fue registrado al debe en el libro diario tambin se registra al debe en el libro mayor y viceversa. 2. Luego del traspaso se debe obtener la sumatoria de dbitos y de crditos para cada mayor, con el objetivo de poder determinar el saldo final de cada una de las cuentas. 3. Las cuentas que quedaron con un saldo deudor (debido a que la sumatoria de dbitos es mayor a la sumatoria de crditos) fueron Caja, Mercaderas, Clientes, Terrenos, Costo de venta,Gasto generales y Gasto remuneraciones, las cuales son cuentas de activos y de gastos. 4. Las cuentas que quedaron con un saldo acreedor (debido a que la sumatoria de dbitos es menor a la sumatoria de crditos) fueron Proveedores, Capital e Ingreso por venta, las cuales son cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, respectivamente. _________________________________________________________________________

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III.- Balance de comprobacin y saldos

Este sirve como mecanismo de chequeo para detectar si se ha cometido algn error en la confeccin del libro diario y libro mayor. Lo podemos definir como un resumen del libro mayor, ya que se alimenta de la informacin contenida en este (sumatoria de dbitos y crditos y los saldos de cada una de las cuentas). Hay que tener en cuenta que este no es un estado financiero, sino solamente una etapa ms del proceso contable. Su estructura es la siguiente:
Cuentas Caja Mercaderas Ingreso por venta Costo de venta Gastos generales Gasto remuneraciones Totales Sumatora Dbitos Sumatora Crditos Saldos Deudores Saldos Acreedores

Una vez traspasado la informacin del libro mayor al balance de comprobacin y saldos se requiere lograr lo siguiente: Que la suma total de la sumatoria de dbitos coincida con la suma total de la sumatoria de crditos, y Que la suma total de los saldos deudores coincida con la suma total de los saldos acreedores.

En caso que las igualdades requeridas no se logren, esto puede producirse por los siguientes errores: Errores aritmticos (suma o resta). Un mal traspaso del libro diario al libro mayor. Es decir, si en el libro diario una cuenta se registra al debe y se traspasa al mayor al haber o viceversa.

Si en el balance de comprobacin y saldos no se produce alguna de las igualdades requeridas eso implica que se ha cometido algunos de los dos errores sealados anteriormente, sin embargo no especifica donde se cometieron estos. Por tanto, hay que realizar una revisin paso a paso del proceso de Mayorizacin as como la chequear el clculo de las sumatorias de dbitos y crditos de cada cuenta, as como el clculo de los saldos de cada una de ellas.

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Adems, si se logra la igualdad de las columnas correspondientes no estamos libres de errores ya que se podran haber cometido los siguientes: Errores compensados. Cometer un error por el mismo monto tanto al debe como al haber. Omisin de transacciones. Es decir, se deja de registrar la misma cantidad al debe y al haber. Mal anlisis de una cuenta. Por ejemplo, se deba registrar una transaccin en la cuenta Mercadera, sin embargo se registr en la cuenta Terrenos. Ambas cuentas aumentan al debe por tanto la igualdad se lograr, sin embargo el activo esta errneamente registrado.

En resumen, siempre es conveniente hacer un chequeo haca atrs en el libro diario y libro mayor para detectar algn error, a pesar de haber logrado las igualdades requeridas.

Ejemplo En este se utilizara exactamente la misma informacin del ejemplo proporcionado en la seccin del libro diario.

Se pide: Preparar el balance de comprobacin y saldos al 31 de diciembre 2009.

Solucin:_________________________________________________________________ El balance de comprobacin y saldos al 31 de diciembre de 2009 es el siguiente:

Cuentas Caja Mercaderas Terrenos Clientes Proveedores Capital Ingreso por venta Costo de venta Gastos generales Gasto remuneraciones Totales Sumatora Dbitos 2.000 2.500 1.500 5.000 0 0 0 1.000 100 150 12.250 Sumatora Crditos 250 1.000 0 0 1.000 5.000 5.000 0 0 0 12.250 Saldos Deudores 1.750 1.500 1.500 5.000 Saldos Acreedores

1.000 5.000 5.000 1.000 100 150 11.000 11.000

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Del ejemplo se puede concluir: 1. Se logr la igualdad entre el total de la sumatoria de dbitos y el total de la sumatoria de crditos. Tambin, se logr la igualdad entre el total de los saldos deudores y el total de los saldos acreedores. Por tanto, nuestro ejemplo se encuentra libre de errores aritmticos y de haber efectuado un mal traspaso del libro diario al libro mayor. 2. Sin embargo, deberamos revisar el libro diario y libro mayor para comprobar si se ha cometido algunos de los errores sealados anteriormente cuando se logra la igualdad. _________________________________________________________________________

IV.- Asientos de cierre

La confeccin de estos cumple dos objetivos, los cuales son: 1. Cerrar todas las cuentas temporales (ingresos y gastos), lo que significa dejar en cero el saldo de estas cuentas. Esto es necesario para poder contabilizar la utilidad o prdida del ejercicio del ao en anlisis y que no se vea afectada por los resultados de aos pasados. 2. Traspasar el resultado del ejercicio del estado de resultados integrales al patrimonio en el estado de situacin financiera. Estos asientos se deben confeccionar siempre al 31 de diciembre de cada ao. La estructura de estos son los siguientes, dependiendo si el resultado del ejercicio es positivo o negativo para la empresa:

1. Si la empresa produce Utilidad del ejercicio:

Fecha xx-xx-xx Cuentas DEBE $aa $bb $cc $dd $ee HABER

Ingreso "" Ingreso "" Gasto "" Gasto "" Utilidad del ejercicio Glosa: Asientos de cierre

Para dejar en $0 las cuentas de ingresos hay que disminuirlas por el saldo al 31 de diciembre de cada ao, lo cual se logra colocando ese monto al Debe. En cambio, para dejar en $0 las cuentas de gastos hay que disminuirlas por el saldo al 31 de diciembre de cada ao, lo cual se logra colocando ese monto al Haber.

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Si la suma total de los ingresos es superior a la suma total de los gastos la diferencia representa una Utilidad del ejercicio, la cual ser traspasada al patrimonio en el estado de situacin financiera. Por tanto, esta cuenta se debe registrar al Haber ya que es una cuenta que aumenta el patrimonio de una empresa.

2. Si la empresa produce Prdida del ejercicio:

Fecha xx-xx-xx Cuentas DEBE $aa $bb $cc $dd $ee HABER

Ingreso "" Ingreso "" Prdida del ejercicio Gasto "" Gasto "" Glosa: Asientos de cierre

Si la suma de los ingresos es inferior a la suma de los gastos la diferencia representa una Prdida del ejercicio, la cual ser traspasada al patrimonio en el estado de situacin financiera. Por tanto, se debe registrar al Debe debido a que es una cuenta que disminuye el patrimonio de la empresa. En resumen, luego de realizar este asiento: a. Las cuentas de ingresos y gastos al inicio del siguiente ao quedan con un saldo inicial de $0, lo cual permite reconocer solamente la utilidad o prdida del ejercicio del ao actual o en cuestin. En cambio, las cuentas de activo, pasivo y patrimonio comienzan cada ao con un saldo positivo, el cual corresponde al saldo final de la cuenta al trmino de cada ao. Es decir, el saldo inicial (al 01 de enero de cada ao) de este tipo de cuentas corresponde al saldo final del ao anterior (al 31 de diciembre del ao anterior). Al inicio del siguiente ao la cuenta Utilidad (Prdida) del Ejercicio se traspasa a otra cuenta de patrimonio denominada Utilidades Acumuladas o Prdidas Acumuladas, las cuales representan las utilidades o prdidas generadas en la empresa en aos anteriores y que an se mantienen en la empresa, respectivamente. Esto debido a que la lnea Utilidad (Prdida) del Ejercicio en el patrimonio debe reflejar el resultado del ejercicio solamente del ao que est comenzando y no el de los aos anteriores. Lo anterior se representa en los siguientes asientos:

b.

c.

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i.

Si hay utilidad del ejercicio:

Fecha 02-01-xx

Cuentas DEBE HABER Utilidad del ejercicio $zz Utilidades acumuladas $zz Glosa: Traspado de la utilidades del ejercicio a resultados acumulados

En este caso al inicio del ao siguiente disminuye la cuenta de patrimonio Utilidad del ejercicio al debe y se aumenta la cuenta de patrimonio Utilidades Acumuladas al haber.

ii.

Si hay prdida del ejercicio:

Fecha 02-01-xx

Cuentas DEBE HABER Prdidas acumuladas $zz Prdida del ejercicio $zz Glosa: Traspado de la prdidas del ejercicio a resultados acumulados

En este caso al inicio del ao siguiente disminuye la cuenta complementaria de patrimonio Prdida del ejercicio al debe y se aumenta la cuenta complementaria de patrimonio Prdidas Acumuladas al haber. Una cuenta complementaria de patrimonio es una cuenta que se coloca en el patrimonio, sin embargo su monto va con signo negativo, es decir, su objetivo es disminuir el patrimonio de la empresa. Se registran en los asientos contables en la forma inversa a una cuenta de patrimonio, es decir, aumentan al debe y disminuyen al haber (se comportan como un activo).

Ejemplo En este se utilizara exactamente la misma informacin del ejemplo proporcionado en la seccin del libro diario.

Se pide: Preparar el asiento de cierre de la empresa al 31 de diciembre 2009.

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Solucin:_________________________________________________________________ El asiento de cierre para el ao 2009 es el siguiente:

Fecha Cuentas 31-12-2009 Ingreso por venta Costo de venta Gasto remuneraciones Gasto generales Utilidad del ejercicio Glosa: Asientos de cierre DEBE 5.000 HABER 1.000 150 100 3.750

Del ejemplo se puede concluir: El asiento de cierre debe efectuarse debido a que finaliz el ejercicio 2009. Se cierran todas las cuentas de ingresos (ingreso por venta) y de gastos (gasto remuneraciones y gastos generales), disminuyendo estas cuentas por el monto que arrojan en el libro mayor cada una de ellas a la fecha de efectuar este asiento. Recordar que las cuentas de ingresos disminuyen al debe y las cuentas de gastos disminuyen al haber. Para cuadrar el asiento luego del cierre de esas cuentas se debe reconocer en este caso una Utilidad del ejercicio debido a que la suma total de los ingresos es mayor a la suma total de los gastos. Esa utilidad es traspasada al patrimonio en el estado de situacin financiera, quedando este de la siguiente forma:
Estado de Situacin Financiera Al 31/12/2009 Patrimonio (M$) Capital Utilidad del ejercicio Total patrimonio

5.000 3.750 8.750

Despus de realizar este ajuste, el saldo final (S.F.) al 31/12/2009 de las cuentas de ingresos y de gastos es de $0, como se muestra a continuacin:

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Ingreso por venta DEBE HABER 5.000 0 5.000

18-12-2009

18-12-2009

Costo de venta DEBE HABER 1.000 1.000 1.000 0 0 1.000

5.000 5.000 0 S.F.

S.F.

31-12-2009

G. Generales DEBE HABER 100 100 100 0 0 100

31-12-2009

G. Remuneraciones DEBE HABER 150 150 150 0 0 150

S.F.

S.F.

Al inicio del siguiente ao el saldo inicial (al 01/01/2010) de las cuentas de ingresos y de gastos son de $0. En cambio, las cuentas de activos, pasivos y patrimonio presentan un saldo inicial (S.I.) positivo, el cual corresponde al saldo final al 31/12/2009. Esto se muestra a continuacin:
Caja DEBE HABER 1.750 Mercaderas DEBE HABER 1.500 Terrenos DEBE HABER 1.500

S.I.

S.I.

S.I.

S.I.

Clientes DEBE HABER 5.000

Proveedores DEBE HABER 1.000 S.I.

DEBE

Capital HABER 5.000 S.I.

Ingreso por venta DEBE HABER 0 S.I. S.I.

Costo de venta DEBE HABER 0

S.I.

G. Generales DEBE HABER 0

S.I.

G. Remuneraciones DEBE HABER 0

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Por ltimo, al inicio del siguiente ao (al 01/01/2010) se debe cerrar la Utilidad del ejercicio y ser traspasada a la cuenta de patrimonio Utilidades acumuladas, con el objeto de reflejar en la primera solamente los resultados que se van obtener en el ao 2010. El asiento para ello se muestra a continuacin:
Fecha Cuentas DEBE HABER 02-01-2010 Utilidad del ejercicio 3.750 Utilidades acumuladas 3.750 Glosa: Traspado de la utilidades del ejercicio a resultados acumulados

Luego del asiento anterior el patrimonio de la empresa al 02/01/2010 queda de la siguiente forma:
Estado de Situacin Financiera Al 02/01/2010 Patrimonio (M$) Capital Utilidades acumuladas Utilidad (Prdida) del ejercicio Total patrimonio

5.000 3.750 0 8.750

Por tanto, al 02/01/2010 los dueos han aportado un total de M$5.000 a la empresa y en aos anteriores esta ha generado utilidades por M$3.750 las cuales an no han sido retiradas por ellos, es decir, an se mantienen en la empresa. Adems, la Utilidad (Prdida) del ejercicio a esa fecha tiene un saldo de $0 debido a que la empresa an no ha generado ingresos y gastos durante el ao 2010. _________________________________________________________________________

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