DECLARACIN SOBRE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DNA 2. SOLICITUD DE INFORMACIN AL ABOGADO DEL CLIENTE INTRODUCCION 1.

Esta declaracin proporciona una gua de los procedimientos que un contador pblico debe considerar para identificar litigios demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal, para satisfacerse a s mismo de la forma en que estos se contabilizan y revelan cuando est llevando a cabo un examen de acuerdo con normas de auditoria de aceptacin general. 2. La Gerencia de la empresa es la responsable de adoptar polticas y procedimientos para identificar, evaluar y registrar los litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal, como base para la preparacin de estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad de aceptacin general. 3. Los estndares de contabilidad e informacin financiera sobre prdidas contingentes, incluyendo aquellas provenientes de litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal, se describen en la publicacin tcnica N 11 correspondiente a los principios de contabilidad, aprobada por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela. CONSIDERACIONES DE AUDITORIA 4. Con respecto a litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal, el contador pblico deber obtener evidencia suficiente sobre los siguientes asuntos: a. La existencia de una condicin situacin o conjunto de situaciones que den lugar a una incertidumbre, respecto a una posible prdida proveniente de litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal. b. c. d. El perodo en el cual se present la causa que origin la accin legal. El grado de probabilidad de un resultado desfavorable. El monto o lmites de las prdidas potenciales.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 5. En vista de que las situaciones o condiciones que deben ser consideradas al contabilizar e informar sobre litigios, demandas y reclamaciones de tipo legal, son materia de conocimiento directo y control de la Gerencia, esta es la fuente primordial de informacin de esos, asuntos. En consecuencia, los procedimientos de auditoria respecto a litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal debern incluir lo siguiente: a. Investigar y discutir con la Gerencia las polticas y procedimientos adoptados para identificar, evaluar y contabilizar los litigios demandas y otras reclamaciones de tipo legal; b. Obtener de la gerencia una descripcin y evaluacin de los litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal que existan a la fecha de cierre del balance general que se audita y

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aquellos existentes durante el perodo comprendido entre la fecha del balance general y la fecha en que se proporciona la informacin, identificando aquellos asuntos enviados al abogado. Asimismo, obtener de la gerencia, normalmente por escrito, la aseveracin de que se han revelado todos los asuntos que necesitan ser revelados, de acuerdo con los Principios de Contabilidad de Aceptacin General; c. Examinar los documentos en poder del cliente referentes a litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal, incluyendo correspondencia y facturas de abogados; d. Obtener la certificacin escrita de la Gerencia, de que se han revelado todas las demandas no introducidas, que segn el abogado tienen probabilidades de formalizarse y deban revelarse de acuerdo con los Principios de Contabilidad de Aceptacin General. Igualmente el contador pblico con autorizacin previa del cliente, deber informar al abogado que el cliente le ha dado esta certificacin. Esta manifestacin puede incluirla el cliente en la carta en la cual solicita la informacin al abogado, o bien el contador pblico puede hacerlo en carta por separado. 6. Normalmente, un contador pblico no posee conocimientos legales suficientes, para evaluar la informacin sobre aspectos legales que le proporciona la Gerencia. En consecuencia, el contador pblico deber solicitar a la Gerencia del cliente que enve una carta a los abogados a quienes ha consultado respecto a litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal, para que informen por escrito al contador pblico acerca de los asuntos que le hayan sido confiados. 7. El examen del contador pblico normalmente incluye ciertos procedimientos llevados a cabo para distintos propsitos, que tambin pudieran revelar litigios, demandas u otras reclamaciones de tipo legal. Ejemplos de esos procedimientos son: a. Lectura de las actas de la junta directiva, asamblea de accionistas, consejo de administracin y otros comits, celebradas durante el perodo que se est examinando hasta la fecha del dictamen. b. Lectura de contratos, convenios de prstamos, de arrendamientos y correspondencia con las autoridades fiscales u otras entidades gubernamentales, as como otros documentos similares; c. Obtencin de informacin de las confirmaciones bancarias referente a garantas otorgadas; d. Inspeccin de otra documentacin que ampare posibles garantas otorgadas por el cliente.

SOLICITUD DE INFORMACION AL ABOGADO DEL CLIENTE 8. La carta solicitando informacin del abogado del cliente es el medio principal para corroborar la informacin dada por la Gerencia referente a litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal. El contador pblico podr obtener evidencia del departamento legal de la empresa o de su abogado interno. Sin embargo, cualquier evidencia obtenida del abogado interno no sustituye a aquella que rehse dar el abogado externo.

9. Los puntos que debe contener la carta solicitando informacin, sin ser limitativos, son los siguientes: a. Identificacin de la compaa, incluyendo sus filiales y afiliadas y la fecha del examen;

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b. Una relacin preparada por la Gerencia (o solicitud de la Gerencia para que el abogado la prepare) que describa y evale los litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal pendientes o probables, para los cuales se ha contratado al abogado y a los que este les ha dedicado atencin considerable por cuenta de la compaa, en forma de consultas o actuando como su representante legal; c. Una relacin preparada por la Gerencia que describa y evale demandas no presentadas y otras reclamaciones de tipo legal pendientes que la Gerencia considere que puedan entablarse y que, en su caso, tuviesen una razonable posibilidad de una sentencia desfavorable, para lo cual se ha contratado al abogado y a lo que le ha dado atencin particular por cuenta de la compaa, en forma de consulta o actuando como su representante legal; d. Respecto a cada asunto relacionado en el literal b. la solicitud para que el abogado proporcione sus comentarios sobre aquellos aspectos en los que sus puntos de vista difieran de los expuestos por la Gerencia, o la informacin siguiente:

1. Una descripcin de la naturaleza del asunto, el desarrollo del caso a la fecha, y la accin que la empresa piense llevar a cabo (por ejemplo, proceder judicialmente o buscar un arreglo extrajudicial); 2. Una evaluacin sobre la posibilidad de una sentencia desfavorable y una estimacin, si es posible hacerla, de la cantidad o limites de la prdida potencial; 3. Respecto a la relacin preparada por la Gerencia, es necesaria una identificacin de la omisin de cualquier litigio, demanda y otras reclamaciones de tipo legal que existen o pudieran existir y la ratificacin de que la relacin proporcionada est completa. e. Respecto a cada asunto citado en el literal c. ser necesario solicitar del abogado un comentario de aquellos asuntos en los que sus puntos de vista, difieran de los que ha expuesto la Gerencia; f. Una solicitud para que el abogado identifique especficamente la naturaleza y razones de cualquier limitacin que tuviera en su contestacin. No ser necesario preguntar sobre asuntos que no se consideran de importancia, siempre y cuando tanto el cliente, como el contador pblico, hayan llegado a un acuerdo sobre los lmites de importancia para estos propsitos. La respuesta del abogado debe tambin cubrir el periodo comprendido entre la fecha del balance y la fecha estimada de finalizacin del trabajo del contador pblico en las oficinas del cliente. 10. En circunstancias especiales, el contador pblico puede obtener una respuesta sobre asuntos propios de la carta en una reunin con los abogados del cliente la cual permita y d oportunidad a una discusin y explicacin ms detallada, que en una comunicacin escrita. Una entrevista pudiera ser ms apropiada cuando la necesidad de contabilizar o revelar un litigio, demanda y otras reclamaciones de tipo legal, dependa de la evaluacin que realice el contador pblico de la opinin del abogado sobre aspectos legales no solucionados, el efecto de informacin legal no corroborada u otros juicios complejos. El contador pblico deber documentar con toda propiedad las conclusiones a las que se haya llegado respecto a la necesidad de contabilizar o revelar cualquier litigio, demanda u otras reclamaciones de tipo legal. LIMITACIONES EN EL ALCANCE DE LA RESPUESTA

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DEL ABOGADO 11. El abogado puede limitar su respuesta a los asuntos que ha dado considerable atencin en forma de consulta legal o representacin. Igualmente un abogado puede limitarse a responder sobre aquellos asuntos que se consideren importantes ya sea individual o colectivamente, que afecten a los estados financieros, siempre y cuando tanto el abogado como el contador pblico, hayan llegado a un entendimiento respecto a los lmites de la importancia relativa para este efecto. 12. La negativa del abogado para proporcionar la informacin requerida en una carta o verbalmente (vanse prrafos 9 y 10) se considerar como una limitacin en el alcance del examen del auditor, suficiente para impedir la expresin de una opinin sin salvedades. La respuesta del abogado y el procedimiento aqu establecido en el prrafo 5, provee al contador pblico con suficiente evidencia para quedar satisfecho con respecto al registro e informacin sobre litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal pendientes o que pudieran surgir. El contador pblico obtiene suficiente evidencia para quedar satisfecho respecto a la informacin de aquellas reclamaciones no entabladas y otras reclamaciones de tipo legal que requieran ser revelados en los estados financieros. OTRAS LIMITACIONES EN LAS RESPUESTAS DE LOS ABOGADOS 13. Un abogado puede verse imposibilitado de responder debido a incertidumbre con relacin al resultado de un evento futuro, que no es susceptible de una estimacin razonable. Si el efecto de ese asunto en los estados financieros fuese importante, normalmente, el contador pblico concluir que no puede expresar una opinin sin salvedades. 14. En los apndices se presentan, a manera ilustrativa, formas para facilitar la obtencin y evaluacin de la informacin que suministran los abogados con relacin a litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal.

APENDICES CARTA ILUSTRATIVA DE SOLICITUD DE INFORMACION AL ABOGADO EN CASO DE QUE EL CLIENTE NOS REMITA A ESTE PARA QUE PREPARE LA RELACION DE LITIGIOS

MEMBRETE DEL CLIENTE Nombre y direccin del abogado Estimado(s) seor(es):

Fecha

En relacin al examen de nuestros estados financieros (consolidados) al (fecha del balance) y por el (perodo) terminado en esa fecha, favor enviar a nuestro(s) contadores) pblico(s), (nombre y direccin del(los) contadores) pblico(s), una lista que describa y evale litigios, demandas y otras reclamaciones de tipo legal, pendientes o en potencia para las cuales haya(n) dedicado tiempo significativo para atenderlos, bien sea en forma de consultas legales o de representacin ante los tribunales. Su respuesta debera incluir asuntos que existan a la fecha del balance y durante el

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perodo comprendido entre esa fecha y la de su respuesta a nuestro(s) auditor(es). Su respuesta debera incluir, pero no est limitada a lo siguiente: 1. Una descripcin de los litigios de naturaleza judicial o extrajudicial en que se encuentre involucrada la Compaa. Por favor incluya una descripcin del caso o los casos a la fecha y la accin que la Compaa piensa llevar a cabo, por ejemplo, proceder judicialmente o buscar un arreglo extrajudicial. 2. Una evaluacin sobre la posibilidad de una sentencia desfavorable y una estimacin, si es posible hacerla, del monto de la prdida potencial. 3. Una descripcin de las reclamaciones posibles o contingencias que usted(es) considere(n) puedan ser entabladas en el futuro, inclusive reclamaciones de Impuesto Sobre la Renta, Impuestos Municipales u otros impuestos. Favor indicar montos, de ser posible, y otros detalles relacionados. 4. Detalles de cualquier contrato negociado o en proceso de negociacin que pueda afectar los estados financieros de la Compaa. 5. Cualquier otro convenio que afecta directa o indirectamente la situacin financiera de la Compaa. Favor indicar si existe alguna limitacin en su respuesta y las razones para ello.

CARTA ILUSTRATIVA DE SOLICITUD DE INFORMACION AL ABOGADO EN CASO DE QUE EL CLIENTE PREPARE LA RELACION DE LITIGIOS En relacin al examen de nuestros estados financieros (consolidados) al (la fecha del balance), y por el (perodo) terminado en esa fecha, la gerencia de la Compaa ha preparado y proporcionado a nuestro(s) contador(es) pblico(s) (nombre y direccin del(los) contador(es) pblico(s) una descripcin y evaluacin de ciertas contingencias incluyendo las que ms adelante se indican, que involucran asuntos respecto a los cuales ustedes han sido contratados y a los que han dedicado considerable atencin por cuenta de la Compaa, en la forma de consultas legales o en nuestra representacin. La Gerencia de la Compaa considera importantes estas contingencias para este propsito (la gerencia puede indicar un lmite de importancia si ha llegado a un acuerdo con el contador pblico). Su respuesta deber incluir asuntos que ya existan al (fecha de balance) y durante el perodo desde esa fecha a la de su respuesta a nuestro(s) contador(es) pblico(s).

LITIGIOS PENDIENTES 0 EN TRAMITE (Excluyendo reclamaciones no entabladas)

(Normalmente, la informacin incluira lo siguiente: (1) la naturaleza del litigio, (2) el progreso del caso a la fecha, 13) como la Gerencia est respondiendo o intenta responder al litigio, por ejemplo, contestar el caso judicialmente o buscar un arreglo extrajudicial y (4) una evaluacin de un posible resultado desfavorable y una estimacin, si es posible, hacerla de la cantidad o alcance de la prdida potencial). Favor proporcionar a nuestro(s) contador(es) pblico(s) cualquier explicacin, que ustedes consideren necesaria para complementar la informacin anterior incluyendo una explicacin

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de aquellos asuntos en los cuales sus puntos de vista puedan diferir de los que han sido expuestos y una indicacin de cualquier litigio omitido, pendiente o en trmite, tales como demandas y otras reclamaciones de tipo legal o bien, su declaracin de que la relacin de tales asuntos es completa. RECLAMACIONES POSIBLES 0 CONTINGENTES (Considerados por la Gerencia que pudieran ser entablados y que, en su caso, pudieran tener por lo menos una posibilidad razonable de un resultado desfavorable). (Normalmente la informacin de la Gerencia puede incluir lo siguiente: (1) la naturaleza del asunto, (2) como la gerencia piensa responder el la reclamacin se entabla, y (3) una evaluacin de la posibilidad de un resultado desfavorable, as como una estimacin, si es posible, de la cantidad o alcance de la prdida potencial). Favor de proporcionar a nuestro(s) contadores) pblico(s) cualquier explicacin, que en su caso, consideren necesaria para complementar la informacin anterior incluyendo una explicacin de aquellos asuntos en los cuales sus puntos de vista puedan diferir de los ya expuestos. Favor indicar si existe alguna limitacin de su respuesta y las razones para ello.

FECHA

EFECTIVA

10. Esta declaracin tiene efecto a partir del 27 de noviembre de 1982, fecha de aprobacin por el Directorio de la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela. La presente declaracin fue aprobada por el Comit de Normas y Procedimientos de Auditoria de la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela.

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