NORMA TCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NTD-SIG 001:2011 EN APROBACIN

LEGAL

2011

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DISTRITAL REQUISITOS

DESCRIPTORES:

Sistema

Integrado calidad,

de

Gestin, interno,

desarrollo gestin

administrativo,

control

ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional, responsabilidad social, gestin documental, seguridad de la informacin, entidades y organismos distritales.

ADOPCIN:

Decreto xxxx de

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SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT Clara Lpez Obregn Alcaldesa Mayor (D) Yuri Chilln Reyes Secretario General Beatriz Helena Hincapi Molina Subsecretaria General Miguel Alfonso Castelblanco Gordillo Director Distrital de Desarrollo Institucional (E) Gerardo Duque Gutirrez Coordinador Distrital del Sistema Integrado de Gestin

Participacin en la Construccin de la NTDSIG 001-2011 MESAS DE TRABAJO: Coordinador General: Gerardo Duque Gutirrez

Jaime Ramn Gmez Pascuali Norha Carrasco Rincn Nubia Paola Rueda Casallas Alexandra Arvalo Cuervo Juan Carlos Beltrn Jaramillo Lus Arnulfo Delgado Zarate Alcira Sarmiento Molina Abelardo Bermdez Rodrguez Viviana Marcela Villamil Garca Angela Ovalle Bautista Rosa Margarita Cala Rueda Oscar Alberto Cardona Vargas Edelmira Rodriguez Gmez Fabin Alberto Crdenas Varela Alexandra Quitian lvarez Diego Felipe Otlora Secretara General Nancy Patricia Gmez Martnez Luis Alberto Barrera Vargas Jomir Sotelo Rojas Secretara Distrital de Ambiente

Jaime Armando Gil Tovar Martha Luca Ortiz Penagos Omar Tarcisio Caas Carrillo Veedura Distrital Olga Luca Vargas Cobos Mnica Marcela Ulloa Maz Arcesio Marin Chica Eriberto Cuello Castillo Mayed Andrea Gonzlez Sutachn Secretara de Salud Distrital Eulalia Porras Salek Ciro Andrs Benavides Corredor Yimmy Alexander Mrquez Alvarez Juan Pablo Gonzlez Secretara de Planeacin Distrital Cesar Orlando Miranda Rivas Carlos Fernando Campos Sosa Instituto de Desarrollo Urbano

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Martha Helena Medina ngel Gloria Yolanda Munar Ariza Lus Fernando Balaguera Ramrez Ximena Villamara Guzmn Hospital de Suba E. S. E.

Nstor Porcell Mancilla Gerardo Avendao Prieto Universidad EAN

OTRAS ENTIDADES Y ORGANISMOS: Mara del Pilar Arango Viana Juan Felipe Rueda Garca Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Lucy Divanelly Muoz Rodriguez Secretara General Lucila Guerrero Ramrez Carlos Alberto Quitian Salazar Secretara de Cultura Recreacin y Deporte Martha Mercedes Zuna Ladino Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos Blanca Yomar Lpez Delgadillo Sonia Jeanet Arvalo Nathaly Rodrguez Snchez Unidad Administrativa Especial de Servicios Pblicos Alejandro Crdenas Leuro Martha Cecilia Garca Buitrago Claudia Marcela Vargas Instituto Distrital de Turismo Manuel Matamoros Zambrano Sofa Cristina Bautista Beltran Hospital Occidente de Kennedy Pureza Rodrguez Pinzn Freddy Sanjuanelo Carbonel Hospital Tunjuelito E. S. E.

Nidia Alejandra Torres Seplveda Unidad Administrativa Especial de Catastro Mnica Rubio Arenas Jos Jorge Roca Martinez Unidad Administrativa Especial de Rehabilitacin y Mantenimiento Vial

Mara Isabel Vsquez Daz Jos Ramn Santis Jimnez Metrovivienda Hilda Alfonso Parada Claudia Patricia Galn Surez Hospital Chapinero E. S. E.

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PRESENTACIN

La Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestin Pblica, adoptada por los ministros de Administracin Pblica y de la Reforma del Estado de los pases de Iberoamrica en el 2008, se constituye en el mapa de navegacin en materia de sistemas de gestin para las entidades y organismos distritales. Considerando que uno de los principios de la carta es que las instituciones pblicas cuenten con sistemas de gestin normalizados, la Administracin Distrital expidi el Decreto 176 del 2010, en el cual se articulan armnicamente la calidad, el control interno, la gestin ambiental, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la informacin, la gestin documental y la responsabilidad social para constituir el Sistema Integrado de Gestin Distrital. La Administracin, consciente de la necesidad de orientar la implementacin del Sistema Integrado de Gestin, ha estructurado la Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de Gestin para las Entidades y Organismos Distritales NTDSIG 001:2011, la cual ha sido el fruto del trabajo de los servidores de las distintas entidades, as como de la valiosa participacin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Esta norma es un referente nacional y mundial, pues no se encuentran antecedentes de una iniciativa similar en el sector pblico. Por todo esto, es pues motivo de satisfaccin poner a disposicin esta norma, que de seguro se constituir en una mejor prctica digna de imitar.

Yuri Chilln Reyes Secretario General Alcalda Mayor de Bogot

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CONTENIDO 0. 1. 1.1 1.2 PRLOGO.. INTRODUCCIN... GENERALIDADES PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS 14 DISTRITALES. 1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL MBITO DISTRITAL 1.4 1.5 2. REFERENCIAS NORMATIVAS. REFERENCIAS METODOLCICAS OBJETO, CAMPO DE APLICACIN Y 22 22 22 23 23 23 28 15 17 18 9 12 12

EXCLUSIONES...................................... 2.1 2.2. 2.3 3. 3.1 3.2 4. OBJETO.. APLICACIN.. EXCLUSIONES.. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS. DEFINICIONES. ABREVIATURAS.. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES....... 4.1 PLANEACIN INSTITUCIONAL

28 28

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4.2

PLANIFICACIN GESTIN EN

DEL LAS

SISTEMA ENTIDADES

INTEGRADO Y

DE

ORGANISMOS 33

DISTRITALES........................................................................ 4.2.1 4.2.2 4.2.3

PLANIFICACIN DE LOS PROCESOS. 33 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DEL RIESGO...... PLANIFICACIN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN. 37 35

4.2.4

PLANIFICACIN

DOCUMENTAL

DEL

SISTEMA 38 40

INTEGRADO DE GESTIN.... 4.2.5 PLANIFICACIN DE RECURSOS....

4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA 40 4.2.5.2 TALENTO HUMANO. 4.2.6 4.2.7 41

PLANIFICACIN DE LA MEDICIN Y EL SEGUIMIENTO 43 PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN Y LA

PARTICIPACIN 44 4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN

INSTITUCIONAL............................................ 46 4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN. 48 5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 49 5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN........ 49 5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA

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INTEGRADO DE GESTIN. 5.3 5.4 5.5 5.6 6. PRESTACIN DEL BIEN O SERVICIO. MECANISMOS DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO.. PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS..

52 53 55 55

COMUNICACIN... 57 EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 58

6.1

PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN PERIDICA DE LO LEGAL.. 58

6.2 6.3

INVESTIGACIN DE INCIDENTES 59 AUDITORAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN. 59

6.4 6.5 6.6 6.7

ANLISIS DE DATOS... SATISFACCIN DE LOS USUARIOS.. SATISFACCIN DE LAS PARTES INTERESADAS.. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS.

60 61 62

62 63

6.8 6.9

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO

AMBIENTAL.. 6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO DE LA

63

63

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SEGURIDAD DE LA INFORMACIN. 63 6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIN

DOCUMENTAL... 63 6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA 64 64 66

RESPONSABILIDAD SOCIAL. 6.14 6.15 7. REVISIN POR LA DIRECCIN REFERENCIACIN COMPETITIVA. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES.... 66 7.1 7.2 7.3 7.4 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN... 66 ACCIONES DE MEJORA. ACCIONES CORRECTIVAS 67 68

ACCIONES PREVENTIVAS. 68 ANEXO: CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA 70

TCNICA DISTRITAL Y NORMAS REFERENCIA..

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PRLOGO La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot es la entidad encargada de orientar y liderar la formulacin y seguimiento de las polticas para el fortalecimiento de la funcin administrativa de los organismos y entidades de Bogot, Distrito Capital, mediante el diseo e implementacin de instrumentos de coordinacin y gestin, la promocin del desarrollo institucional, el mejoramiento del servicio a la ciudadana y el ciudadano, la orientacin de la gerencia jurdica del Distrito, la proteccin de recursos documentales de inters pblico y la coordinacin de las polticas del sistema integral de informacin y desarrollo tecnolgico. La necesidad de cumplir a cabalidad con este objetivo impuls la construccin de la Norma Tcnica Distrital para la Gestin Pblica, que nace adems como resultado de la adhesin por parte del Alcalde Mayor a la Carta Iberoamericana de la Calidad. La comisin intersectorial del Sistema Integrado de Gestin est compuesta por aquellas entidades y organismos que lideran las temticas que lo conforman y sern ellos los encargados de definir con base en esta norma distrital el plan de accin a seguir para que todas las entidades y organismos lo implementen. Las entidades y organismos que conforman el grupo base de trabajo del Sistema Integrado de Gestin y su respectiva rea de desempeo son:
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT, LDER DE LAS TEMTICAS: SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD, SISTEMA DE VEEDURA TEMTICA INTERNO. DISTRITAL, DEL LDER DE DE LA

SISTEMA

CONTROL

SEGURIDAD DE LA INFORMACIN, SISTEMA DE GESTIN DESARROLLO DOCUMENTAL, SISTEMA SISTEMA DE DE SECRETARA DISTRITAL DE PLANEACIN, LDER DE LA TEMTICA DE

ADMINISTRATIVO,

GESTIN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y LA POLTICA DE RACIONALIZACIN DE TRMITES.

RESPONSABILIDAD SOCIAL.

SECRETARA DISTRITAL DE AMBIENTE, LDER DE LA TEMTICA DEL SISTEMA DE GESTIN

SECRETARA DISTRITAL DE SALUD, LDER DE LAS TEMTICAS DE SEGURIDAD

AMBIENTAL.

INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL.

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A continuacin se presentan las entidades y organismos que colaboraron en el estudio de esta Norma Tcnica Distrital mediante su participacin en las mesas de trabajo:
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO HOSPITAL DE SUBA E.S.E.

Esta norma fue sometida a consulta pblica en las siguientes entidades y organismos distritales:
CAJA DE VIVIENDA POPULAR CANAL CAPITAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEFENSORA DEL ESPACIO PBLICO DE LA HOSPITAL DEL TUNAL E.S.E. HOSPITAL LA VICTORIA E.S.E. HOSPITAL MEISSEN E.S.E. HOSPITAL NAZARETH E.S.E. HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY E.S.E. HOSPITAL PABLO VI BOSA E.S.E. HOSPITAL RAFAEL URIBE E.S.E. HOSPITAL SAN CRISTBAL E.S.E. HOSPITAL SANTA CLARA E.S.E. ECONMICAS, ATENCIN DE HOSPITAL SIMN BOLVAR E.S.E. HOSPITAL TUNJUELITO E.S.E. HOSPITAL VISTA HERMOSA E.S.E. INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIN Y ACCIN COMUNAL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES INSTITUTO DEPORTE DISTRITAL DE RECREACIN Y

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOT EMPRESA DE RENOVACIN URBANA METROVIVIENDA FONDO DE PRESTACIONES CESANTAS Y PENSIONES FONDO DE PREVENCIN EMERGENCIAS Y

FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD FUNDACIN GILBERTO ALZATE AVENDAO HOSPITAL DE BOSA E.S.E. HOSPITAL CENTRO ORIENTE E.S.E. HOSPITAL DE CHAPINERO E.S.E. HOSPITAL DE ENGATIV E.S.E. HOSPITAL DE FONTIBN E.S.E. HOSPITAL DE USAQUN E.S.E. HOSPITAL DE USME E.S.E. HOSPITAL DEL SUR E.S.E. HOSPITAL SAN BLAS E.S.E. ORQUESTA FILARMNICA DE BOGOT SECRETARA DE EDUCACIN SECRETARA DE GOBIERNO SECRETARA DEL HBITAT SECRETARA DE HACIENDA SECRETARA DE INTEGRACIN SOCIAL SECRETARA DE MOVILIDAD

INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO INSTITUTO CULTURAL DISTRITAL DE PATRIMONIO

INSTITUTO PARA LA ECONOMA SOCIAL INSTITUTO PARA LA PROTECCIN DE LA NIEZ Y LA JUVENTUD LOTERA DE BOGOT UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL REHABILITACIN Y MANTENIMIENTO VIAL UNIDAD ADMINISTRATIVA SERVICIOS PBLICOS TRANSMILENIO S.A. TERMINAL DE TRANSPORTES S.A. UNIDAD ADMINISTRATIVA CATASTRO DISTRITAL ESPECIAL DE ESPECIAL DE DE

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La presente norma fue avalada tcnicamente por el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. La presente norma fue avalada acadmicamente por la UNIVERSIDAD EAN. Esta norma es la pionera para estructurar el Centro Distrital de Normalizacin.

DIRECCIN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT, D.C.

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1. 1.1

INTRODUCCIN GENERALIDADES

Esta norma ha sido elaborada con la participacin de servidores pblicos de las distintas entidades y organismos distritales. El concepto de sistema de gestin ser utilizado solo de manera general para el propsito de la presente norma, de modo que para cada caso especfico, segn corresponda a la temtica, se denominar subsistema. Adems, este concepto se encuentra en consonancia con el Decreto 176 de 2010, que involucra: Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC). Subsistema de Control Interno (SCI). Subsistema de Gestin Ambiental (SGA). Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI). Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA). Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

El Sistema Integrado de Gestin estar enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998.

Las entidades y organismos distritales usarn esta norma en conjunto con los requerimientos especficos de estndares o especificaciones de cada uno de los subsistemas de gestin aplicables segn la naturaleza de la entidad y organismo. Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos comunes que pueden ser administrados de forma integrada, lo cual representa, entre otros, los siguientes beneficios: Desde el punto de vista estratgico: permite la alineacin de la planeacin institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y organismos distritales.

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Desde el punto de vista de gestin: posibilita la articulacin de los procesos para potenciar los resultados de la gestin institucional. Desde el punto de vista de eficiencia: conlleva la disminucin de tiempos y de costos en la ejecucin de las actividades. Desde el punto de vista operativo: permite que en la ejecucin de actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestin. Teniendo en cuenta la necesidad de operar sistemas de gestin en forma integrada, esta norma define requerimientos generales de los diferentes subsistemas y su articulacin con el propsito de lograr una gestin efectiva. Contar con un sistema integrado de gestin permite que los esfuerzos aunados, sistemticos e inteligentes se orienten a la satisfaccin de los distintos usuarios y partes interesadas. Con esto en mente, se dispone que los elementos armnicos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los elementos comunes de cada uno de los subsistemas. GRFICO MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
E NT OR NO E NT ID A D E S

SISTE DA

P L A NE A R

S GC

SCI

HA CER

SRS
SISTE DA

S IG

S GA
SISTE DA

S IGA S GS I
A C T UA R
SISTE DA

S&SO
V E R IF IC A R

US UA R IOS

C IUD A D

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1.2

PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES

Los principios son considerados la orientacin filosfica para la implementacin del Sistema Integrado de Gestin, y si bien no son requisitos de la presente norma, es necesario determinar su grado de aplicacin en las entidades y organismos distritales para establecer niveles de mejoramiento institucional. A continuacin se exponen los principios del Sistema Integrado de Gestin, no obstante estos complementan y no contradicen los principios establecidos para cada uno de los subsistemas: Coherencia: la armonizacin implica que cada uno de los elementos establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestin apunte a una misma direccin, es decir, que comparta el mismo propsito, en especial respecto a los elementos estratgicos y los operativos. Control hacia la mejora: el seguimiento y monitoreo al desempeo de los sistemas de gestin busca contar con insumos que permitan el emprendimiento de acciones de mejora. Productividad: toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestin cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad.

Seguimiento y evaluacin: los sistemas de gestin para la toma de decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es necesario monitorear constantemente el desempeo del sistema en trminos de eficiencia, eficacia y efectividad.

Sostenibilidad: el Sistema Integrado de Gestin busca dar continuidad a la operacin de las entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su permanencia conservando un mismo patrn de operacin.

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1.3

ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL MBITO

DISTRITAL Para el desarrollo de las directrices y polticas generales del Sistema Integrado de Gestin se han definido las siguientes responsabilidades en el mbito distrital: Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., a travs de la Direccin Distrital de Desarrollo Institucional, de acuerdo con las funciones asignadas por el Acuerdo 257 del 2006: o Apoyar las acciones de articulacin para el diseo de estrategias, planes y programas objeto del proceso de conformacin del Sistema Integrado de Gestin para las entidades y organismos distritales. o Orientar la construccin de la estrategia operativa de los lderes de subsistema. o Poner en marcha los mecanismos de comunicacin para facilitar la participacin de las servidoras y los servidores en las diferentes etapas del proceso. o Coordinar, con las entidades y organismos lderes de cada uno de los subsistemas, la elaboracin y expedicin de directrices, metodologas e instrumentos que orienten la construccin del Sistema Integrado de Gestin en las entidades y organismos distritales. o Concertar un cronograma de actividades con los lderes de cada subsistema y hacer seguimiento a su cumplimiento. o Implementar y actualizar un Observatorio del Modelo de Sistema Integrado de Gestin como mecanismo de conceptualizacin, aprendizaje y de fomento de las buenas prcticas en los diferentes subsistemas. o Coordinar el acompaamiento, asesora y asistencia tcnica a las entidades y organismos distritales que lo requieran durante la estructuracin e implementacin de su respectivo Sistema
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Integrado de Gestin a travs de las entidades y organismos lderes de cada uno de los subsistemas. o Establecer las polticas y lineamientos generales, de acuerdo con sus competencias, del Subsistema de Gestin de Calidad (SGC) y el Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI), as como el Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA). El(la) secretario(a) distrital de Ambiente liderar la articulacin al Sistema Integrado de Gestin del Subsistema de Gestin Ambiental (SGA). El(la) secretario(a) distrital de Salud liderar la articulacin al Sistema Integrado de Gestin del Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). El(la) secretario(a) distrital de Planeacin liderar la articulacin al Sistema Integrado de Gestin del Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). La Veedura Distrital participar directamente en el proceso y liderar el Subsistema de Control Interno (SCI), de conformidad con lo estipulado en el artculo 7 del Decreto 387 de 2004, sin que esto implique limitacin alguna del ejercicio de su funcin como ente de control preventivo. En cada una de las entidades y organismos distritales, las responsabilidades sern asignadas de acuerdo con las polticas que estos definan y con los lineamientos establecidos al respecto en la presenta norma. Cada una de las entidades mencionadas anteriormente tendr las siguientes funciones, sin perjuicio de otras contempladas en normas especficas: Definir los elementos bsicos del subsistema de su competencia, que deben ser involucrados en el Sistema Integrado de Gestin en cada una de las entidades y organismos distritales.

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Brindar acompaamiento a las entidades y organismos distritales en la estructuracin del Sistema Integrado de Gestin, en lo referente al subsistema de su competencia, de manera armnica con la Secretara General de la Alcalda Mayor-Direccin Distrital de Desarrollo Institucional y las dems entidades lderes de subsistemas. Participar en la construccin de instrumentos y programas que deban ser incluidos en el subsistema componente de su competencia. Participar en la consolidacin del Sistema Integrado de Gestin para el Distrito Capital.

1.4

REFERENCIAS NORMATIVAS

Esta norma ha sido estructurada con base en los siguientes referentes normativos: a. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, adoptada mediante Decreto 4485 del 2009. b. Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado mediante Decreto 1599 del 2005. c. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004. Sistema de Gestin Ambiental. Requisitos con Orientacin para su Uso. d. Norma Tcnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos. e. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 27001:2006. Tecnologa de la Informacin. Tcnica de Seguridad. Sistemas de Gestin de la Seguridad de la Informacin (SGSI). Requisitos. f. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 15489-1. Informacin y

Documentacin. Gestin de Documentos. Parte 1. Generalidades. g. Gestin del Riesgo Principios y Directrices UNE: ISO 31000:2010.

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h. Sistema de Gestin Documental y Archivo, adoptado mediante Decreto 514 del 2006. i. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos. j. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 26000. Gua de Responsabilidad Social. k. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 19011: 2002. Directrices para la auditora de los Sistema de la Calidad y/o Ambiente. l. Social Accountability 8000 (SA 8000:2007). Norma de Responsabilidad Social. m. Gua Tcnica Colombiana GTC -180. Responsabilidad Social. n. Publicly Available Specification PAS 99:2006. o. Norma Espaola UNE 66177:2005. Sistemas de Gestin Gua para la integracin de los sistemas de gestin. p. Ley 489 de 1198, Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones. q. Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos.

1.5

REFERENCIAS METODOLGICAS

Uno de los propsitos de la presente norma es la recopilacin y aplicacin de documentos y metodologas elaborados por las entidades y organismos distritales que pueden ser utilizados para la implementacin de los requisitos aqu establecidos. Con tal fin se presentan los textos que pueden ser consultados:

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NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua ejerciendo la coherencia institucional, elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Numeral que aplica en la NTD Direccin electrnica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad 4.1

NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua de planificacin estratgica de la calidad en las entidades distritales, elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1 / 4.2.4

Direccin electrnica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad

NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua para la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) con enfoque sistmico, elaborada por la Veedura Distrital. Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1

Direccin electrnica de consulta www.veeduriadistrital.gov.co

NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua de planificacin operativa de la calidad, elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Numeral que aplica en la NTD Direccin electrnica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad 4.2.3

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NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua distrital de procesos y procedimientos, elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Numerales que aplican en la NTD 4.2.1 / 5.1

Direccin electrnica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad

NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua de exclusiones NTCGP 1000:2004 para las entidades del Distrito Capital, elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Numeral que aplica en la NTD Direccin electrnica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad 4.2.4

NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua prctica para la elaboracin del Cuadro de Mando Integrado, elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot. Numeral que aplica en la NTD Direccin electrnica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad 4.2.6

NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Estudios de tiempos y modelos matemticos para la toma de decisiones en las entidades del Distrito Capital, elaborado por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2

Direccin electrnica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad

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NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA

Gua nacional para la simplificacin, el mejoramiento y la racionalizacin de procesos, procedimientos y trmites, elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

Numerales que aplican en la NTD

5.1 / 7.2

Direccin electrnica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad www.dafp.gov.co NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA

Armonizacin Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad NTCGP 1000:2004, elaborado por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.

Numeral que aplica en la NTD Direccin electrnica de consulta

7.1

www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad www.dafp.gov.co NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua de Auditora Integral al Sistema de Gestin, elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. y la Veedura Distrital. Numeral que aplica en la NTD Direccin electrnica de consulta www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad www.veeduriadistrital.gov.co NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua para la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin, elaborada por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Numeral que aplica en la NTD Direccin electrnica de consulta www.dafp.gov.co
pg. 21

6.3

4.2.5

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NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA Gua prctica para la operativizacin y sostenibilidad del Sistema de Control Interno, elaborada por la Veedura Distrital. Numeral que aplica en la NTD Direccin electrnica de consulta www.veeduriadistrital.gov.co 7.1

2. 2.1

OBJETO, CAMPO DE APLICACIN Y EXCLUSIONES OBJETO

Esta norma especifica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestin aplicable a las entidades y organismos distritales, y se constituye en una herramienta de gestin que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de los sistemas de Gestin de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestin Documental y Archivo (SIGA), Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS) y la Gestin Ambiental (SGA).

2.2

APLICACIN

Los requisitos de esta norma son genricos con el fin de que sean aplicables a todas las entidades y organismos distritales, sin importar su tipo, tamao, producto o servicio suministrados, tanto en los procesos como en cada uno de los elementos de operacin.

Todos los requisitos de esta norma deben ser aplicados en conjunto con las disposiciones legales propias de la naturaleza de cada entidad y organismo distrital. As mismo, deben ser armonizados con los lineamientos especficos de cada uno de los subsistemas que la conforman.

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NOTA. Los numerales 1, 2 y 3 de la presente norma son de carcter introductorio, los requisitos de obligatorio cumplimiento se desarrollan en los numerales 4, 5, 6 y 7.

2.3

EXCLUSIONES

La presente norma no presenta ningn tipo de exclusin. Dentro del Sistema Integrado de Gestin las exclusiones sern consistentes con las normas tcnicas de referencia de cada uno de los subsistemas.

3. 3.1

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS DEFINICIONES

Las definiciones desarrolladas en esta norma son complementarias de las establecidas especficamente en cada uno de los subsistemas constitutivos del Sistema Integrado de Gestin: COHERENCIA INSTITUCIONAL: se concibe como la alineacin de todos los elementos estratgicos de las entidades y organismos distritales con el propsito de lograr una administracin armnica. CONTROLES OPERACIONALES: entindase como el conjunto de acciones y actividades que son implementadas en la operacin de la entidad y organismo distrital y que tiene como finalidad asegurar la conformidad de la gestin para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales. COMISIONES INTERSECTORIALES: son instancias de coordinacin de la gestin distrital, creadas por el alcalde o alcaldesa mayor, cuya atribucin principal es orientar la ejecucin de funciones y la prestacin de servicios que comprometan organismos o entidades que pertenezcan a diferentes sectores administrativos de coordinacin. Estas comisiones podrn tener carcter permanente o temporal.

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COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN: es la forma como se constata y se evidencia que el representante legal de la entidad y organismo distrital, as como los niveles directivo y asesor se han convertido con sus acciones en agentes de transformacin positiva institucional. CORTO PLAZO: corresponde en la administracin distrital al periodo menor a un ao. DESARROLLO SOSTENIBLE: se considera como tal al que asegura las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las futuras generaciones para enfrentarse a sus propias necesidades1. ENFOQUE: se refiere a las directrices, mtodos y procesos que la institucin utiliza para ejecutar y lograr el propsito que le es propio. GESTIN CIUDADANA: es el ejercicio del derecho a la participacin mediante procesos de gestin que posibilitan la intervencin autnoma de los ciudadanos y las ciudadanas en las fases de toma de decisiones administrativas. Su incidencia es favorable en las entidades y organismos distritales para la construccin de lo pblico. IMPLEMENTACIN: se refiere a la aplicacin del enfoque, su alcance y extensin. LARGO PLAZO: corresponde en la administracin distrital al periodo mayor a cuatro aos. MAPA DE PROCESOS: se define como la representacin grfica de los procesos y la operacin de las entidades y organismos distritales. Estos diagramas se clasifican habitualmente en estratgicos o gerenciales, misionales o primarios, de apoyo o soporte, y evaluacin o control. MEDIANO PLAZO: corresponde en la administracin distrital al periodo comprendido entre 1 y 4 aos.

Esta definicin se basa en la que plante la Comisin Mundial sobre Ambiente y Desarrollo.

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MOMENTO DE VERDAD: entindase como el tiempo durante el cual se tiene contacto directo con los usuarios y el bien o servicio es prestado por parte de la entidad y organismo distrital. ORGANISMO DISTRITAL: se concibe como tal todas las instituciones pertenecientes al nivel central que no tienen personalidad jurdica propia, es decir, no existe una diferente al Distrito Capital. En esta categora se encuentran las Secretaras, los Departamentos Administrativos y la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos. PARTES INTERESADAS: conjunto de actores diferentes a los usuarios que tienen algn tipo de participacin directa o indirecta en la operacin y prestacin de los bienes y servicios por parte de las entidades y organismos distritales. PLANEACIN: es el establecimiento por parte de la alta gerencia de los lineamientos que deben seguir las entidades y organismos distritales para alcanzar su quehacer institucional. En otras palabras, se puede considerar como el marco de referencia y camino a seguir, la filosofa que inspira la gestin. PLANIFICACIN: consiste en las acciones que se desarrollan para seguir de manera sistemtica y ordenada los lineamientos establecidos por la planeacin. PLANIFICACIN OPERATIVA: es el conjunto de acciones establecidas y desarrolladas para obtener bienes y servicios de acuerdo con los elementos establecidos en la planeacin y que satisfacen las necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas. RESULTADOS: hacen referencia al cumplimiento de los objetivos planteados.
RESPONSABILIDAD

SOCIAL:

modelo

de

gestin

que

adoptan

voluntariamente las organizaciones con el objetivo de llevar los propsitos de una entidad ms all de lo que establecen las leyes y
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normatividad vigente en trminos de impactos para los usuarios y otras partes interesadas. RIESGOS ESTRATGICOS: son aquellos que se asocian con toda posibilidad de que suceda algo relacionado con el cumplimiento de los objetivos estratgicos, la continuidad del negocio, la sostenibilidad y subsistencia de la entidad y organismo distrital en el corto, mediano y largo plazo. RIESGOS OPERATIVOS: son aquellos relacionados con la parte tcnica que provienen de la operacin cotidiana y especfica de cada proceso. Dentro de ellos se pueden encontrar deficiencias en los sistemas de informacin, insuficiencias en la comunicacin o desarticulacin en el modelo de operacin, lo cual conduce a ineficiencias, corrupcin e incumplimiento de los objetivos institucionales. RIESGOS FINANCIEROS: son aquellos que representen un dao econmico a la entidad y organismo distrital y/o un detrimento patrimonial. Pueden estar relacionados con temas tales como la ejecucin presupuestal, pagos, ineficiencias operacionales o manejo de excedentes y bienes. RIESGOS NORMATIVOS: son aquellos que se relacionan tanto con los daos generados por la violacin de una prescripcin u obligacin legal, incumplimientos a polticas internas, como con la volatilidad normativa. Dentro de este tipo se pueden agrupar los incumplimientos a obligaciones tributarias, a tiempos en la presentacin de estados financieros a solicitudes de informacin y dems incumplimientos legales aplicables. RIESGOS TECNOLGICOS: son aquellos que tienen que ver con la capacidad de la entidad y organismo para que la tecnologa disponible satisfaga sus necesidades actuales y futuras en aras de garantizar el cumplimiento de su misin y objetivos institucionales.
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RIESGOS DE CONOCIMIENTO: son aquellos que se relacionan con el dao generado por la prdida de conocimiento e informacin vital para el desarrollo de las actividades de la entidad y organismo distrital. En esta clasificacin se encuentran los riesgos en los activos y la seguridad de la informacin. RIESGOS AMBIENTALES Y DE SALUD OCUPACIONAL: son aquellos generados por la exposicin a factores internos y externos que afectan el medio ambiente de la entidad y organismo distrital (la contaminacin, ambientes poco saludables, malos hbitos) inherentes a las actividades que desarrolla en cada proceso. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: es el conjunto de orientaciones, procesos, polticas, metodologas, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeo institucional articulado y armnico que busque de manera constatable la satisfaccin de los grupos de inters. Tal sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: o o o o o o o Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC). Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA). Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI). Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Subsistema de Responsabilidad Social (SRS). Subsistema de Gestin Ambiental (SGA). Subsistema de Control Interno (SCI).

SOSTENIBILIDAD: es la condicin caracterstica del Sistema Integrado de Gestin que posibilita su continuidad y el mantenimiento de la gestin institucional independientemente de los cambios de administracin y del entorno.

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USUARIO: se entiende como la instancia final que se beneficia de la prestacin de un bien o servicio suministrado por las entidades y organismos distritales.

3.2

ABREVIATURAS

SIG: Sistema Integrado de Gestin. SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo. SGC: Subsistema de Gestin de la Calidad. SIGA: Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo. SGSI: Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin. S&SO: Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional. SRS: Subsistema de Responsabilidad Social. SGA: Subsistema de Gestin Ambiental. SCI: Subsistema de Control Interno.

4.

EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS

ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES El planear del Sistema Integrado de Gestin en las entidades y organismos distritales debe estar conformado por la Planeacin institucional, la Planificacin del Sistema Integrado de Gestin de las entidades y organismos distritales, el compromiso de la alta direccin institucional y la Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestin.

4.1

PLANEACIN INSTITUCIONAL

La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para llevar a cabo su planeacin institucional:
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a. Todos los elementos de la planeacin estratgica de la entidad y organismo distrital deben tomar como referente principal el Plan de Desarrollo vigente. b. Se debe definir y documentar una plataforma estratgica que incluya: 1) Una misin, la cual debe estar alineada con las funciones asignadas a la entidad y organismo distrital, as como con el Plan de Desarrollo. 2) Una visin, la cual debe indicar hacia dnde se dirige la entidad y organismo distrital, y el plazo en el que se lograrn las metas propuestas. 3) Los objetivos estratgicos, los cuales deben establecer los logros que la entidad y organismo distrital desea alcanzar en un plazo determinado. Deben guardar coherencia con la misin y la visin. 4) Una poltica del Sistema Integrado de Gestin. 5) Los objetivos del Sistema Integrado de Gestin. c. Formular objetivos estratgicos a corto, mediano y largo plazo, as como las metas y las estrategias para cumplirlos. d. Estructurar una poltica del Sistema Integrado de Gestin que se encuentre constituida como mnimo por las siguientes directrices: 1) La operacin interna de la entidad y organismo distrital. 2) La prestacin de bienes y servicios. 3) La atencin y servicio al usuario. 4) La mitigacin de los impactos ambientales significativos. 5) La coherencia con los principios de la Seguridad de la Informacin y la Gestin Documental.
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6)

El cumplimiento de los requisitos legales aplicables relacionados con el Sistema Integrado de Gestin.

7)

Un compromiso de mejorar continuamente.

8) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin. e. Al establecer la poltica del Sistema Integrado de Gestin y definir sus directrices, se deben identificar las necesidades y expectativas, as como los problemas en la prestacin del servicio, a travs de las quejas y reclamos de los usuarios y de su interaccin con las partes interesadas. f. La poltica del Sistema Integrado de Gestin debe proporcionar las pautas de referencia para definir los objetivos y metas del Sistema Integrado de Gestin. g. Los objetivos del Sistema Integrado de Gestin deben estar alineados con sus objetivos estratgicos y ser coherentes con las directrices de su poltica. h. Dentro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestin se debe considerar como mnimo uno o varios relacionados con: 1) La calidad. 2) La seguridad y salud ocupacional. 3) La gestin ambiental. 4) La responsabilidad social. 5) La gestin documental. 6) La seguridad de la informacin. 7) Control interno.

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i. Para establecer los objetivos del Sistema Integrado de Gestin y definir sus directrices se deben identificar las necesidades y expectativas de los usuarios, as como los problemas en la prestacin del servicio, a travs de las quejas y reclamos de las y los servidores pblicos, los usuarios y de su interaccin con las partes interesadas. j. Los elementos establecidos dentro de la plataforma estratgica deben ser formalizados y adoptados mediante acto administrativo del representante legal. k. Los elementos definidos dentro de la plataforma estratgica deben ser comunicados y se debe asegurar que los elementos constitutivos de la plataforma estratgica institucional son entendidos por los funcionarios y las partes interesadas. l. Estructurar un plan gerencial del Sistema Integrado de Gestin tomando como referente la poltica y objetivos del Sistema Integrado de Gestin. m. Realizar ejercicios de coherencia institucional entre la misin, visin, objetivos estratgicos y dems elementos establecidos en la plataforma estratgica. n. La misin, la visin, los objetivos estratgicos y la plataforma estratgica deben ser revisados peridicamente de acuerdo con las necesidades presentadas. o. La planeacin institucional se debe reflejar en un documento de fcil acceso y consulta que presente de manera coherente las directrices estratgicas de la institucin y su despliegue a las diferentes instancias que la conforman. p. Definir la metodologa de revisin y seguimiento al cumplimiento de las metas y los objetivos del Sistema Integrado de Gestin, de acuerdo con la periodicidad establecida, para determinar su adecuacin y

pertinencia.
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q. Conservar los registros del anlisis de la revisin y seguimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestin. NOTA 1: Es necesario que la entidad y organismo distrital considere en la formulacin de la misin, visin y objetivos estratgicos lo siguiente: quines son los usuarios o clientes del servicio que se presta, cules son sus principales productos o servicios, sus creencias y valores fundamentales, as como el inters o enfoque de responsabilidad social y ambiental. NOTA 2: En la estructuracin de la visin es fundamental establecer el escenario de tiempo en el cual se pretende el cumplimiento de los objetivos y las metas propuestos por la entidad y organismo distrital, de tal manera que se convierte en el mecanismo por excelencia de continuidad de las buenas prcticas institucionales. NOTA 3: Para determinar si la misin y los objetivos cubren la totalidad de las funciones asignadas legalmente a la entidad y organismo distrital, as como para verificar el cumplimiento de sus competencias, es necesario efectuar un ejercicio que permita cruzar tales funciones con los elementos de la misin y los objetivos. NOTA 4: Con el propsito de lograr una alineacin integral de la planeacin institucional con los funcionarios de la entidad y organismo distrital se recomienda llevar a cabo programas de bienestar orientados a establecer planes estratgicos de vida de los servidores. NOTA 5: Para que un objetivo pueda ser comparado en cuanto tal, es necesario que tenga cuatro caractersticas fundamentales, las cuales han sido denominadas MERA: Medible, Especfico, Realizable y Acotado en el tiempo.

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4.2

PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES

La planificacin del Sistema Integrado de Gestin de la entidad y organismo distrital debe tener en cuenta los siguientes componentes: Planificacin de los procesos, Planificacin de la gestin del riesgo, Planificacin operativa del Sistema Integrado de Gestin, Planificacin documental del Sistema Integrado de Gestin, Planificacin de recursos, la Planificacin de la medicin y el seguimiento y Planificacin de la comunicacin y la participacin. 4.2.1. PLANIFICACIN DE LOS PROCESOS La planificacin de los procesos en las entidades y organismos distritales debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a. Definir el alcance del Sistema Integrado de Gestin, teniendo en cuenta las funciones asignadas, los procesos, los bienes y servicios ofrecidos, as como las necesidades y expectativas de los grupos de inters. b. Identificar y establecer los procesos necesarios del Sistema Integrado de Gestin y la aplicacin de cada uno en la organizacin. c. Representar los procesos en un mapa de procesos o diagrama de procesos y clasificarlos de acuerdo con su naturaleza. d. Describir los procesos identificados en una caracterizacin o ficha de procesos, la cual debe contener o referenciar como mnimo: 1) El propsito del proceso. 2) El alcance del proceso. 3) El lder del proceso. 4) Participantes en el proceso. 5) Las entradas.

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6) Las salidas. 7) Los proveedores. 8) Los usuarios. 9) Las polticas de operacin. 10) La relacin o referencia del mapa de riesgos. 11) La relacin o referencia de los activos de informacin del proceso. 12) La relacin o referencia de los documentos asociados al proceso. 13) La relacin o referencia de los registros asociados al proceso. 14) Los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del proceso. 15) La descripcin de las actividades de monitoreo y seguimiento del proceso. 16) Los trmites relacionados con los procesos misionales en los casos en que aplique. 17) Referencia del normograma asociado al proceso. e. La entidad y organismo distrital debe implementar un mtodo para comunicar y lograr el entendimiento del mapa o diagrama de procesos y su respectiva descripcin en todos los niveles de la entidad. NOTA 1: Se sugiere que los procesos se clasifiquen en estratgicos, misionales, apoyo y evaluacin o sus equivalentes, de acuerdo con las necesidades y orientaciones de la entidad y el organismo distrital.

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NOTA 2: En la comunicacin y socializacin del mapa o diagrama de procesos es fundamental la participacin activa del representante legal de la entidad y organismo distrital. NOTA 3: Es fundamental que los registros relacionados en las

caracterizaciones o fichas de los procesos se encuentren en consonancia con los inscritos en la tabla de retencin documental, ya que un registro en el Sistema Integrado de Gestin, una vez diligenciado, se convierte en un documento archivstico. 4.2.2 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DEL RIESGO La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta los elementos que se presentan a continuacin para la planificacin de la gestin del riesgo en el Sistema Integrado de Gestin: a. El Comit del Sistema Integrado de Gestin debe formular una poltica de administracin del riesgo, la cual se implementar a travs de una metodologa que contenga como mnimo los siguientes aspectos: 1) Los objetivos que se espera cumplir. 2) Las estrategias para establecer cmo se va a desarrollar la poltica de administracin del riesgo a largo, mediano y corto plazo. 3) Los riesgos que se van a controlar. 4) Las acciones a desarrollar teniendo en cuenta el tiempo, los recursos, los responsables y el talento humano requerido. 5) El seguimiento y evolucin a la implementacin y efectividad de las polticas. b. Identificar y valorar los riesgos laborales asociados con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la prestacin y elaboracin de los bienes y servicios.
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c. Identificar los aspectos y valorar los impactos ambientales asociados con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la prestacin y elaboracin de los bienes y servicios. d. Identificar y evaluar los riesgos en los activos, la seguridad de la informacin y la gestin documental asociados con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la prestacin y elaboracin de los bienes y servicios. e. Elaborar un panorama de riesgos en el que se relacionen las actividades de los procesos, los peligros, la valoracin de los riesgos y los controles aplicables a dichos riesgos. f. Identificar y tratar los aspectos e impactos ambientales que afecten su operacin. g. Estructurar un mapa de los riesgos asociados con los procesos y con la gestin institucional. El mapa debe involucrar riesgos de tipo: 1) Estratgico. 2) Operativo. 3) Financiero. 4) Normativo. 5) Tecnolgico. 6) Conocimiento. 7) Ambiental y de salud ocupacional. h. Los lderes de los procesos identificados deben monitorear

peridicamente su(s) respectivo(s) mapa(s) de riesgo(s) con el objetivo de garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad de las acciones propuestas para su tratamiento.

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i. Las oficinas de control interno o quien haga sus veces en la entidad y organismo distrital deben hacer seguimiento a la implementacin de la poltica de administracin de riesgos y a la eficiencia, eficacia y efectividad de las acciones propuestas con el fin de plantear mejoras. NOTA: Para la implementacin de este numeral existe gran cantidad de metodologas, entre ellas la establecida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. No obstante esta es optativa, es necesario dar cumplimiento a los cinco elementos de control que el MECI tiene en este tema. 4.2.3 PLANIFICACIN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN La entidad y organismo distrital debe atender las siguientes consideraciones para la planificacin operativa del Sistema Integrado de Gestin: a. Establecer y documentar un procedimiento para la planificacin operativa. b. Identificar las caractersticas asociadas que deben ser incorporadas en la estructuracin del bien o servicio que presta la entidad y el organismo distrital a sus usuarios, acorde con las funciones asignadas. c. Establecer la secuencia e interaccin de los procesos gerenciales, apoyo y evaluacin, frente a los procesos misionales, para lo cual debe establecer criterios mnimos de aceptacin de los insumos

suministrados y su impacto en la prestacin de los bienes y servicios. d. Estructurar un normograma de carcter informativo y explicativo que permita dilucidar todas las disposiciones de carcter legal que le ataen. e. Establecer un procedimiento documentado para la construccin del normograma. f. Establecer una caracterizacin del bien o servicio.

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g. Establecer un portafolio de bienes y servicios en el que se describan como mnimo: el enfoque de las necesidades de los usuarios, el propsito de la entidad, los servicios ofrecidos y los procesos de los servicios que se prestan. NOTA 1: Las caractersticas asociadas a los bienes y servicios responden a las necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas. NOTA 2: El portafolio de bienes y servicios constituye la materializacin de la caracterizacin de bienes y servicios, por lo cual es fundamental que su construccin se desprenda de este instrumento. 4.2.4 PLANIFICACIN GESTIN La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para la planificacin documental del Sistema Integrado de Gestin: a. Contar con un manual del Sistema Integrado de Gestin que contenga como mnimo: 1) El alcance del Sistema Integrado de Gestin. 2) El mapa de procesos. 3) La relacin o referencia de las caracterizaciones de procesos. 4) La poltica y objetivos del Sistema Integrado de Gestin. 5) La referencia de los planes estratgicos y operativos asociados con el alcance del Sistema Integrado de Gestin. 6) La referencia de los procedimientos, tanto los obligatorios del Sistema Integrado de Gestin como los especficos de la operacin interna. DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

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7) Los

requisitos

puntuales

propios

de

cada

uno

de

los

subsistemas. b. Incluir los manuales, planes, programas, procedimientos, instructivos, caracterizaciones, registros y todos los documentos que contengan informacin de los procesos y actividades enmarcadas en el alcance del Sistema Integrado de Gestin definido para la institucin. c. Establecer y documentar un procedimiento de gestin documental del Sistema Integrado de Gestin que establezca como mnimo: 1) Produccin. 2) Recepcin. 3) Distribucin. 4) Trmite. 5) Organizacin. 6) Consulta. 7) Conservacin. 8) Disposicin final. d. Mantener un listado maestro de los documentos del Sistema Integrado de Gestin. e. Mantener un listado maestro de los registros del Sistema Integrado de Gestin. f. Definir un sistema de gestin de unidades de informacin que contemple los archivos de gestin central y de cualquier otro nivel de archivo; la unidad de correspondencia; la biblioteca, centros de documentacin y cualquiera otra unidad de informacin que apoye el cumplimiento de la misin institucional.

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NOTA 1: Si la entidad y organismo distrital lo considera, podr estructurar un solo listado maestro que contemple tanto los documentos como los registros. En todo caso es necesario que documentos y registros se encuentren en consonancia con la tabla de retencin documental. NOTA 2: Los listados maestros de documentos y el de registro podrn estar definidos en bases de datos, en sistemas de informacin o medios electrnicos. NOTA 3: Es necesario que dentro del listado maestro de documentos se incorporen aquellos de origen externo. NOTA 4: Para que el Sistema Integrado de Gestin sea coherente con los subsistemas de Gestin Ambiental, Seguridad de la Informacin, y Gestin Documental y Archivo, es fundamental la adopcin de la cultura del cero papel, para lo cual es necesario habilitar en la pgina intranet la consulta y trmite de documentos. Asimismo, se sugiere explorar y formalizar en lo posible la firma electrnica para las transacciones documentales en el interior de la entidad y organismo distrital. 4.2.5 PLANIFICACIN DE RECURSOS La planificacin de recursos en el Sistema Integrado de Gestin debe incorporar como elementos constituyentes la Infraestructura y el Talento humano. 4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de infraestructura fsica, equipos, software y mobiliario. Este ejercicio debe incluir: a. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoracin de los riesgos laborales. b. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoracin de los aspectos ambientales.

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c. Las disposiciones requeridas como resultado de la identificacin de los riesgos informticos y de seguridad de la informacin de la institucin. d. Las disposiciones requeridas para el manejo de la gestin documental de la institucin. e. Las disposiciones requeridas como resultado de las necesidades para la prestacin del servicio. 4.2.5.2 TALENTO HUMANO La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de personal, as como las acciones para su fortalecimiento, para lo cual debe: a. Establecer un cdigo de tica institucional, el cual debe ser estructurado con la participacin de las servidoras pblicas y los servidores pblicos, los usuarios y las partes interesadas. b. Identificar y documentar las necesidades de talento humano para la operacin del Sistema Integrado de Gestin y la operacin de la institucin. c. Determinar los niveles de responsabilidad y autoridad, as como su posicin jerrquica en la organizacin frente al Sistema Integrado de Gestin. d. Definir y documentar las competencias laborales funcionales de los servidores pblicos teniendo en cuenta aspectos relacionados con la calidad, el ambiente, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la informacin, la gestin documental y la responsabilidad social. e. Establecer un compromiso con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor pblico frente al Sistema Integrado de Gestin.

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f. Crear e implementar planes de capacitacin orientados a fortalecer el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el progreso de la capacidad laboral de los empleados, individual y grupalmente, para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en la entidad y organismo distrital. g. Establecer un programa de induccin y reinduccin enfocado en la operacin de la entidad y organismo distrital. h. Establecer un programa de bienestar dirigido a elevar los niveles de pertenencia, participacin y desarrollo integral de los servidores, as como a mejorar el clima organizacional. i. Establecer un ambiente de trabajo que promueva el desarrollo del desempeo laboral. j. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de capacitacin. k. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de bienestar. l. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de induccin y reinduccin. m. Valorar los beneficios obtenidos de la adecuacin del ambiente de trabajo. NOTA 1: Para determinar las necesidades de personal del Sistema Integrado de Gestin y de la operacin de la entidad y organismo distrital es fundamental hacer ejercicios de cargas de trabajo, lo cual demanda insumos como la identificacin de los tiempos en el desarrollo de las actividades de los procedimientos, as como del volumen de trabajo. NOTA 2: Para determinar las necesidades de capacitacin y formacin es necesario que la entidad y organismo distrital considere como insumos los estudios de clima laboral, los resultados de las investigaciones de accidentes, las quejas y reclamos de los usuarios del servicio, los resultados de auditoras
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internas, la encuesta de necesidades de capacitacin, los informes de organismos de control, el anlisis de indicadores de gestin, los resultados de procesos disciplinarios, la identificacin de riesgos laborales y los aspectos ambientales de los procesos. NOTA 3: Los programas de induccin y reinduccin no son solamente informativos, sino tambin formativos, por lo cual es necesario plantear alternativas en su desarrollo que permitan una verdadera adaptacin del servidor a su puesto de trabajo. 4.2.6 PLANIFICACIN DE LA MEDICIN Y EL SEGUIMIENTO La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para la planificacin de la medicin y el seguimiento: a. Estructurar un sistema de medicin y seguimiento basado en mltiples fuentes y mecanismos. b. El sistema de medicin y seguimiento debe permitir valorar el desempeo del Sistema Integrado de Gestin en trminos de: 1) La operacin interna de la entidad y organismo distrital. 2) El compromiso de la alta direccin. 3) La prestacin de bienes y servicios. 4) La atencin y servicio al usuario. 5) La mitigacin de los impactos ambientales significativos. 6) Los principios de la seguridad de la informacin y la gestin documental. 7) El cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la institucin relacionados con el Sistema Integrado de Gestin. 8) El compromiso de mejorar continuamente.
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9) El desempeo de la responsabilidad social institucional. 10) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin. c. Estructurar un sistema de medicin y seguimiento del Sistema Integrado de Gestin que permita la valoracin de la eficiencia, eficacia y efectividad institucional. d. Estructurar un manual de indicadores. e. Estructurar un cuadro de mando integrado. f. Publicar en su pgina web los resultados y la evaluacin de los indicadores de gestin definidos. NOTA 1: Pueden ser considerados como fuentes de medicin y seguimiento los indicadores de gestin, las auditoras internas, las quejas, los reclamos, las sugerencias y las felicitaciones, encuestas de percepcin y satisfaccin, cronogramas de trabajo, planes, programas, entre otros. NOTA 2: La expresin manual de indicadores est dada por el pargrafo del artculo 48 de la Ley 190 de 1995. No obstante, este podr tener otras denominaciones. NOTA 3: La expresin cuadro de mando integrado recibe entre otras denominaciones las de tablero de control de gestin y balanced score card. 4.2.7 PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN Y LA PARTICIPACIN La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de comunicacin de carcter organizacional y externo relacionadas con el Sistema Integrado de Gestin, para lo cual debe cumplir con las siguientes consideraciones: a. Establecer, implementar y mantener una metodologa o medios efectivos para:

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1) Asegurar que la alta direccin se comunica con los diferentes niveles de la organizacin de manera efectiva. 2) Desarrollar la comunicacin interna entre los diferentes niveles, funciones y procesos de la institucin asociados con el Sistema Integrado de Gestin. 3) Disear e implementar mecanismos de recepcin, registro y respuesta de las comunicaciones y consultas de los usuarios y las partes interesadas. 4) Definir mecanismos de informacin de alto impacto a las partes interesadas sobre la gestin de la entidad y organismo distrital.

b. Estructurar un plan de comunicaciones que contenga como mnimo:

1) El compromiso de la alta direccin frente a la comunicacin interna y externa de la organizacin. 2) La descripcin de la poblacin objetivo de la comunicacin. 3) La identificacin de las personas que deben comunicarse. 4) La informacin que debe ser comunicada. 5) El(la) o los(las) responsable(s) de las instancias de comunicacin. 6) El medio de comunicacin. 7) La frecuencia de la comunicacin. 8) Los documentos y registros necesarios que evidencien la comunicacin. c. Documentar un procedimiento de participacin ciudadana. d. Incorporar los resultados de la participacin ciudadana en sus procesos estratgicos, misionales, apoyo y evaluacin.

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4.3

COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN INSTITUCIONAL

Los compromisos de la alta direccin institucional de la entidad y organismo distrital deben estar guiados por las siguientes consideraciones: a. El representante legal debe ser el responsable del diseo,

implementacin y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin. b. El compromiso de la alta direccin se debe evidenciar en aspectos como: 1) La aprobacin y revisin de la planeacin institucional de la entidad y organismo distrital. 2) La aprobacin y revisin de la poltica y los objetivos del Sistema Integrado de Gestin. 3) La aprobacin, orientacin y revisin de los planes de mejoramiento institucional, as como en su participacin activa en el proceso. c. La alta direccin debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades especficas en el Sistema Integrado de Gestin y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas. d. La alta direccin debe realizar revisiones peridicas del Sistema Integrado de Gestin, como mnimo dos veces al ao. e. La alta direccin debe proveer los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin. f. La informacin de entrada para la revisin que hace la alta direccin del Sistema Integrado de Gestin debe incluir: 1) Los resultados de la gestin de los riesgos del Sistema Integrado de Gestin.
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2) La retroalimentacin de los usuarios y las partes interesadas sobre el Sistema Integrado de Gestin. 3) El desempeo de los procesos y la conformidad del producto. 4) El desempeo ambiental. 5) El desempeo de la seguridad y salud ocupacional. 6) El desempeo de la seguridad de la informacin. 7) El desempeo de la responsabilidad social. 8) El estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. 9) Las acciones de seguimiento de las revisiones desarrolladas por la direccin. 10) Los cambios que podran afectar el Sistema Integrado de Gestin. 11) Los resultados de las auditoras del Sistema Integrado de Gestin. 12) Las recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestin. g. Los resultados de la revisin que hace la alta direccin de la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin deben permitir emprender acciones relacionadas con: 1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de Gestin. 2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestin. 3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de Gestin.

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4) El mejoramiento en la prestacin de los bienes y servicios suministrados a los usuarios.

4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN La responsabilidad del Sistema Integrado de Gestin debe contemplar los aspectos que se enuncian a continuacin: a. Para dirigir y administrar el Sistema Integrado de Gestin, la entidad y organismo distrital debe contar con: 1) Un representante de la alta direccin que coordine todas las acciones relacionadas con el Sistema Integrado de Gestin. 2) Un comit del Sistema Integrado de Gestin, el cual debe estar conformado por las y los servidores pblicos de primer nivel que faciliten la toma de decisiones. 3) Un grupo operativo, que debe estar integrado por representantes de las diferentes dependencias y de cada uno de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestin. b. La entidad y organismo distrital debe involucrar en los acuerdos de gestin de los directivos el compromiso y la obligacin frente a la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin. NOTA 1: Cuando lo consideren, la entidad y organismo distrital podr designar un representante de la alta direccin por cada uno de los subsistemas del Sistema Integrado de Gestin, es decir, la calidad, el control interno, la gestin ambiental, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la informacin, la responsabilidad social y la gestin documental, quienes sern coordinados por el representante de la alta direccin del Sistema Integrado de Gestin.

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NOTA 2: Es recomendable que el comit del Sistema Integrado de Gestin sea el mismo que opera en la actualidad en las entidades y organismos distritales para el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestin de la Calidad.

5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN ENTIDADES y ORGANISMOS DISTRITALES El hacer del Sistema Integrado de Gestin en la entidad y organismo distrital debe comprender los Procedimientos documentados y registros, los Controles operacionales, la Prestacin del bien o servicio, los Mecanismos de medicin, la Preparacin y respuesta ante emergencias, y la Comunicacin.

5.1

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIN Los procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestin en la entidad y organismo distrital deben atender las siguientes consideraciones:
a. Definir los procedimientos necesarios que describan las condiciones de

operacin de los procesos relacionados con la prestacin de los bienes y /o servicios, de acuerdo con lo establecido en la planificacin operativa.
b. Documentar los procedimientos necesarios para la operacin de la

organizacin.
c. Adecuar los medios electrnicos internos para la publicacin de los

procedimientos y documentos asociados.

d. Cuando sean aplicables, los procedimientos deben incorporar como

mnimo:

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1) Las instrucciones de trabajo requeridas para el desarrollo de las actividades. 2) El control de los riesgos de seguridad de la informacin. 3) El control de los riesgos laborales. 4) Los controles de los aspectos ambientales. 5) Las disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad con lo dispuesto en el Sistema de Gestin Documental y Archivo (SIGA). 6) La informacin relativa a las necesidades y expectativas identificadas de los usuarios. 7) El tiempo empleado en la realizacin de las actividades constitutivas. 8) Los tiempos de cada una de las actividades descritas en l. 9) Los responsables por actividad. 10) Los documentos y registros asociados con las actividades requeridos para su desarrollo.
e. Suministrar los procedimientos documentados a las servidoras pblicas

y los servidores pblicos como insumo para su induccin y reinduccin.

f. Capacitar en metodologas y tcnicas para el diseo de procedimientos

a las servidoras pblicas y los servidores pblicos, as como a los colaboradores que tienen incidencia directa en su operacin.
g. En la elaboracin de los procedimientos correspondientes a la

operacin de la entidad y organismo distrital se debe contar con la participacin de los funcionarios y las partes interesadas en su diseo.

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h. Para la implementacin de un procedimiento, se debe, previamente a la

puesta en marcha, asegurar su conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad mediante su revisin.
i. Para la implementacin de un procedimiento se debe garantizar a

travs de su verificacin la consistencia entre las caractersticas especificadas en las entradas del procedimiento y sus resultados.
j. Para la implementacin de un procedimiento se debe, mediante

examen y validacin, presentar la evidencia de que ha cumplido los requisitos particulares para el uso previsto o requerido por el usuario.
k. El Sistema Integrado de Gestin debe contar como mnimo con los

siguientes procedimientos:
1) El control de los documentos. 2) El control de registros. 3) Las auditoras internas integrales del Sistema Integrado de

Gestin.
4) El reporte y control de no conformes del Sistema Integrado de

Gestin.
5) La aplicacin de acciones correctivas. 6) Las acciones preventivas y de mejora. 7) El reporte de accidentes de trabajo. 8) La investigacin de accidentes laborales y ambientales. 9) La identificacin de peligros y valoracin de riesgos. 10) La identificacin de aspectos e impactos ambientales. 11) La proteccin del intercambio de informacin.

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12) El monitoreo del uso de los medios de procesamiento de

informacin.
13) Otorgar acceso a los medios de procesamiento de informacin. 14) La planificacin operativa. 15) La construccin y actualizacin del normograma. 16) La participacin ciudadana. l. Los procedimientos constitutivos del Sistema Integrado de Gestin

deben ser socializados y divulgados a los funcionarios y colaboradores cuando sean creados, modificados o derogados. NOTA 1: Es recomendable que los cambios o ajustes realizados a los procedimientos se analicen y sustenten desde el punto de vista tcnico, social, ambiental, laboral y econmicamente, de manera que se establezcan los impactos reales del cambio. NOTA 2: Es fundamental evaluar alternativas de publicacin y manejo de los procedimientos, distintas a los documentos en papel, para optimizar recursos econmicos y ser coherentes con una gestin ambiental responsable, as como para facilitar su disponibilidad y accesibilidad. NOTA 3: Los procedimientos son documentos que reflejan la realidad institucional, de manera que los cargos descritos en las actividades correspondern a los definidos en las disposiciones de carcter legal sobre la materia.

5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN La entidad y organismo distrital debe establecer controles operacionales cuando:
a. Se presta el bien o servicio.

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b. Se generan riesgos en la prestacin de los bienes y servicios a los

usuarios.
c. Se identifican aspectos e impactos ambientales significativos de los

procedimientos y los bienes y servicios utilizados por la entidad y organismo distrital.

d. Se generan riesgos de seguridad industrial y salud ocupacional en las

instalaciones, mercancas, equipos y servicios comprados que le permiten su operacin y el cumplimiento de su misin.
e. Se genera un impacto en la entidad y organismo distrital como

consecuencia de fallas y prdida de confidencialidad, integridad y disponibilidad en los activos de informacin y en la gestin documental. NOTA: Los riesgos operacionales en la prestacin de los bienes y servicios comprenden tambin la verificacin del cumplimiento de los prestados por terceros.

5.3 PRESTACIN DEL BIEN O SERVICIO La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para la prestacin del bien o servicio: a. La prestacin del bien o servicio debe estar acorde con lo establecido en el numeral 4.2.3 de esta norma tcnica b. Establecer mecanismos para determinar el grado de eficacia de los momentos de verdad en la prestacin del servicio. c. Las personas que presten el servicio en el momento de verdad deben recibir de manera permanente capacitacin para fortalecer sus competencias.

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d. Formular un plan de manejo de los riesgos identificados en materia ocupacional, en la seguridad de la informacin, en la gestin documental y en el manejo ambiental. Dicho plan debe contener:

1) Acciones de manejo del riesgo. 2) Responsables de las acciones. 3) Plazos de desarrollo de las acciones y de su correspondiente seguimiento. 4) Registros. 5) Recursos. 6) Indicadores de seguimiento. e. Establecer mecanismos para controlar las actividades relacionadas con la prestacin del servicio. f. El servicio prestado a los usuarios debe cumplir los atributos del servicio al ciudadano establecidos en el Distrito, a saber: 1) Confiabilidad. 2) Amabilidad. 3) Dignidad. 4) Efectividad. 5) Oportunidad. 6) Formador de ciudadanos y ciudadanas. g. Verificar el cumplimiento de las condiciones de prestacin del servicio mientras esta tiene lugar. h. El servicio debe satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios.

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i. Determinar el(los) tipo(s) de canal(es) necesario(s) para la prestacin de los bienes y servicios teniendo en cuenta la utilizacin de uno o varios de los siguientes: 1) Canales presenciales. 2) Canales virtuales. 3) Canales telefnicos.

5.4

MECANISMOS DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO

La entidad y organismo distrital debe hacer medicin y seguimiento a la prestacin de los bienes y servicios, de acuerdo con los mecanismos e instrumentos creados con tal fin, para establecer la eficiencia, eficacia y efectividad.

5.5 PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

La preparacin y respuesta ante emergencias en el Sistema Integrado de Gestin debe desarrollarse de acuerdo con las siguientes consideraciones:

a. Cuando corresponde al nivel interno de la entidad y organismo distrital:

1) La respuesta ante una emergencia debe enfocarse en: la prevencin de las enfermedades, lesiones, impactos y en la minimizacin de las consecuencias adversas sobre la salud de los trabajadores y las trabajadoras independientemente de su forma de vinculacin y para mitigar los impactos ambientales adversos asociados.

2) Establecer su plan interno de respuesta a emergencias y de aquellas situaciones que puedan tener impactos en el ambiente. As mismo,

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desarrollar procedimientos para responder a situaciones de emergencia teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables y las directrices del Fondo de Prevencin y Atencin de Emergencias y Desastres del Distrito.

3) Definir los recursos humanos, tcnicos y financieros para capacitar y preparar brigadas de emergencia que atiendan las diferentes

situaciones de emergencia.

4) Revisar peridicamente sus procedimientos de preparacin ante emergencias. Esto lo puede hacer, mediante un cronograma definido por la institucin, durante las revisiones por la direccin, despus de cambios en la organizacin, despus de un evento que activa los procedimientos de emergencia, despus de simulacros o despus de cambios en los requisitos legales.

5) Comunicar a los trabajadores, independientemente de su forma de vinculacin, los procedimientos de respuesta ante una emergencia y los cambios que se les hagan; de igual manera debe evaluar las necesidades de formacin asociadas.

b. Cuando corresponde al nivel externo de la entidad y organismo distrital:

1) Los procedimientos de respuesta ante una emergencia deben definir las funciones, responsabilidades y autoridad de las personas con deberes de respuesta ante una emergencia.

2) Determinar y revisar los equipos de respuesta ante una emergencia y los materiales necesarios, los cuales deben estar disponibles en cantidades suficientes y almacenados en lugares de fcil acceso.

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3) Realizar pruebas peridicas de los procedimientos de emergencia para asegurar que la institucin y los servicios de emergencia externos pueden responder de forma adecuada.

NOTA 1: El plan de emergencias funciona a nivel interno segn el plan de emergencias de la institucin y a nivel externo de acuerdo con los requisitos legales y las directrices emitidas por el Fondo de Prevencin y Atencin de Emergencias y Desastres del Distrito.

NOTA 2: Para el plan de emergencias es necesario tener en consideracin lo establecido en la Resolucin 1016 de 1989 del Ministerio de Trabajo y el Decreto 1295 de 1994 del Ministerio de la Proteccin Social.

5.6 COMUNICACIN

La entidad y organismo distrital debe poder demostrar un procedimiento de comunicacin eficiente, eficaz y efectivo con base en los siguientes aspectos:

a. El establecimiento de la comunicacin entre los usuarios, la alta

direccin y las servidoras pblicas y los servidores pblicos en todos los niveles, al tiempo que las partes interesadas contratistas generan, reciben y responden las comunicaciones.

b. La informacin que se ha de transmitir est claramente definida, es

apropiada y exacta para los propsitos de la comunicacin.

c. Los medios utilizados para la comunicacin son apropiados para el

grado de alfabetizacin y otras habilidades de quienes se espera reciban y acten segn la informacin suministrada.

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6.

EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES

El verificar del Sistema Integrado de Gestin debe comprender los aspectos que se describen en este numeral.

6.1

PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN PERIDICA DE LO LEGAL

La entidad y organismo distrital debe estructurar un procedimiento de evaluacin peridica de lo legal, para lo cual se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

a. Estructurar un normograma en donde se establezca la normatividad relacionada con: 1) Requisitos legales de la operacin de la institucin. 2) Requisitos legales relacionados con la seguridad industrial y la salud ocupacional. 3) Requisitos legales relacionados con el ambiente. 4) Requisitos legales de la seguridad informtica. 5) Requisitos legales de la gestin documental. b. Establecer un procedimiento que permita: 1) Evaluar los requisitos legales de la operacin de la institucin. 2) Evaluar los requisitos legales relacionados con la seguridad industrial y la salud ocupacional. 3) Evaluar los requisitos legales relacionados con el manejo ambiental.

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4) Evaluar los requisitos legales de la seguridad informtica. 5) Evaluar los requisitos legales de la gestin documental.

6.2

INVESTIGACIN DE INCIDENTES

La entidad y organismo distrital debe establecer un procedimiento para registrar, investigar y analizar los incidentes relacionados con: a. Las deficiencias de seguridad industrial y salud ocupacional. b. Las deficiencias en el manejo ambiental. c. Las deficiencias en el manejo de la informacin. d. Las deficiencias en la gestin legal. e. Los resultados de la evaluacin legal.

6.3

AUDITORAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

La entidad y organismo distrital debe atender los siguientes aspectos para el desarrollo de las auditoras internas en el Sistema Integrado de Gestin: a. Realizar en intervalos planificados auditoras internas al Sistema Integrado de Gestin para verificar su adecuacin, implementacin y eficacia. b. Establecer un procedimiento para llevar a cabo la auditora interna del Sistema Integrado de Gestin. c. La auditora interna del Sistema Integrado de Gestin debe abarcar la calidad, el MECI, la gestin ambiental, la seguridad industrial y la salud ocupacional, la seguridad de la informacin, la gestin documental y la responsabilidad social.
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d. El jefe de control interno o quien haga sus veces debe elaborar un programa de auditora en compaa del equipo auditor. e. El programa de auditora debe ser aprobado por el comit del Sistema Integrado de Gestin de la entidad y organismo distrital. f. Contar con auditores lderes del Sistema Integrado de Gestin, quienes sern coordinados por la oficina de control interno o por quien haga sus veces. g. Formar auditores del Sistema Integrado de Gestin, para lo cual se debe establecer un perfil de auditores de acuerdo con el nivel y las condiciones propias de la entidad y el organismo distrital. h. La auditora interna del Sistema Integrado de Gestin debe estar dentro de un marco de racionalidad y coordinacin. NOTA 1: Los auditores internos del Sistema Integrado de Gestin corresponden a los auditores internos de calidad y a los de gestin, que en la actualidad han sido formados por la entidad. NOTA 2: Si bien existen innumerables metodologas para el desarrollo de auditoras internas, se sugiere seguir los lineamientos establecidos en la NTC-ISO 19011:2002. Directrices para la auditora de los sistemas de la Calidad y/o Ambiente.

6.4

ANLISIS DE DATOS

En el anlisis de datos del Sistema Integrado de Gestin la entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: a. Analizar los resultados de las mediciones de los indicadores establecidos en el Sistema Integrado de Gestin.

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b. Analizar los resultados de las quejas y los reclamos en el marco del Sistema Integrado de Gestin. c. Analizar toda la informacin generada sobre la operacin del Sistema Integrado de Gestin. d. Analizar los resultados de los seguimientos realizados por los entes de control y los informes de los planes de mejoramiento suscritos para dar respuesta a los hallazgos. e. El anlisis de los indicadores, de las quejas y reclamos y dems informacin debe proporcionar datos sobre: 1) La satisfaccin de los usuarios frente a la prestacin del servicio. 2) La satisfaccin de las partes interesadas. 3) El comportamiento de los procesos y procedimientos. 4) El desempeo de los bienes y servicios prestados por la entidad y el organismo distrital. 5) El comportamiento de la seguridad y la salud ocupacional. 6) El comportamiento del manejo ambiental. 7) El comportamiento de la seguridad en la informacin. 8) La gestin documental. 9) La responsabilidad social.

6.5 SATISFACCIN DE LOS USUARIOS La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfaccin de los usuarios mediante:

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a. La realizacin permanente de grupos focales con los diferentes tipos de usuarios. b. La aplicacin de encuestas de satisfaccin a los diferentes tipos de usuarios. c. La utilizacin de los buzones de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. d. La habilitacin en las pginas web de la institucin de sitios para identificar la satisfaccin de los usuarios frente a la prestacin de los bienes y servicios.

6.6

SATISFACCIN DE LAS PARTES INTERESADAS La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfaccin de las partes interesadas mediante: a. La realizacin permanente de grupos focales con las partes interesadas. b. La aplicacin de encuestas de satisfaccin a las partes interesadas.

6.7

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS

La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las caractersticas de los bienes y servicios establecidos en el numeral 4.2.3 de la presente norma.

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6.8

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS

La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al desarrollo de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestin para establecer el cumplimiento de lo establecido en el numeral 4.2.1 de la presente norma.

6.9

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO AMBIENTAL

La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los riesgos ambientales asociados con su operacin y procesos.

6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los riesgos de seguridad y salud ocupacional asociados con su operacin y procesos.

6.11 SEGUIMIENTO INFORMACIN

MONITOREO

DE

LA

SEGURIDAD

DE

LA

La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los riesgos de seguridad en la informacin asociados con su operacin y procesos.

6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIN DOCUMENTAL La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de la gestin documental de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2.4 de la presente norma.

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6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las acciones relacionadas con la responsabilidad social que se encuentre realizando.

6.14 REVISIN POR LA DIRECCIN La alta direccin de la entidad y organismo distrital debe atender las siguientes consideraciones para la revisin del Sistema Integrado de Gestin: a. La alta direccin de la entidad y organismo distrital debe llevar a cabo revisiones peridicas de la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin. b. La alta direccin de la entidad y organismo distrital debe adoptar y hacer programas de socializacin de cada uno de los mecanismos, instrumentos, documentos, polticas y programas del Sistema Integrado de Gestin. c. La alta direccin de la entidad y organismo distrital debe revisar de manera peridica el Sistema Integrado de Gestin. Como parte de este ejercicio debe considerar la eficacia del Sistema Integrado de Gestin y la continuidad de los programas de gestin. d. La informacin de entrada para la revisin de la alta direccin debe incluir: 1) Los resultados de las auditoras del Sistema Integrado de Gestin. 2) La retroalimentacin de los usuarios. 3) La retroalimentacin de las partes interesadas del Sistema Integrado de Gestin.

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4) Los resultados de la participacin en el Sistema Integrado de Gestin. 5) El mapa de riesgos y el plan de manejo de riesgos. 6) El desempeo de los procesos y la conformidad del producto. 7) El desempeo en el manejo ambiental. 8) El desempeo de la seguridad y la salud ocupacional. 9) El estado de las acciones correctivas y preventivas. 10) Las acciones de seguimiento de revisiones desarrolladas por la direccin. 11) Los cambios que podran afectar el Sistema Integrado de Gestin. 12) Las recomendaciones para la mejora. e. Los resultados de la revisin por la alta direccin de la entidad y organismo distrital deben permitir emprender acciones relacionadas con: 1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de Gestin. 2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestin. 3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de Gestin. 4) El mejoramiento en la prestacin de los bienes y servicios a los usuarios.

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6.15 REFERENCIACIN COMPETITIVA La entidad y organismo distrital debe desarrollar de manera peridica ejercicios de referenciacin competitiva de sus diferentes niveles de operacin acorde con su naturaleza y complejidad institucional.

7.

EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS

ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES El actuar del Sistema Integrado de Gestin en la entidad y organismo distrital debe tener en cuenta la Sostenibilidad, las Acciones de mejora, las Acciones correctivas y las Acciones preventivas.

7.1

SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN

La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para garantizar la sostenibilidad y el mejoramiento del Sistemas Integrado de Gestin mediante: a. La toma de consciencia por parte de las servidoras pblicas y los servidores pblicos. b. La toma de consciencia por parte de las partes interesadas. c. El establecimiento de beneficios reales del Sistema Integrado de Gestin. d. La asignacin de los recursos necesarios para la sostenibilidad del Sistemas Integrado de Gestin.

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7.2

ACCIONES DE MEJORA

La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones para desarrollar las acciones de mejora del Sistema Integrado de Gestin: a. Asegurar que las acciones de mejora garanticen el cumplimiento de las siguientes orientaciones: 1) Las oportunidades de mejora en el Sistema Integrado de Gestin deben corresponder a las acciones correctivas y preventivas identificadas a partir de un anlisis de causas. 2) Se deben establecer acciones o mecanismos para prevenir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos y procedimientos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la institucin y la entrega de bienes o servicios. Tales acciones y mecanismos deben tomar como base los procesos identificados, los procedimientos y las polticas definidas. 3) Se deben consolidar acciones de mejoramiento individual, por proceso e institucin, que permitan corregir las desviaciones en el desarrollo de las actividades realizadas en cumplimiento de la funcin de la institucin. 4) Se debe hacer seguimiento a los planes de mejoramiento implementados para determinar la eficacia de las acciones tomadas. b. Brindar la capacitacin y entrenamiento necesarios a las servidoras pblicas y los servidores pblicos con el fin de emprender las acciones de mejora requeridas.

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7.3

ACCIONES CORRECTIVAS

La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas de las no conformidades para que no vuelvan a ocurrir. Estos inconvenientes pueden estar relacionados con: a. La prestacin de los bienes y servicios. b. La satisfaccin de los usuarios. c. La satisfaccin de las partes interesadas. d. El desempeo de los procesos. e. El cumplimiento de los objetivos institucionales. f. El desempeo en el manejo ambiental. g. El desempeo de seguridad y salud ocupacional. h. El desempeo de seguridad de la informacin. i. La gestin documental. j. Las acciones relacionadas con la responsabilidad social.

7.4

ACCIONES PREVENTIVAS

La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas de las no conformidades potenciales de tal modo que no ocurran. Estos inconvenientes pueden estar relacionados con: a. La prestacin de los bienes y servicios. b. La satisfaccin de los usuarios. c. La satisfaccin de las partes interesadas. d. El desempeo de los procesos.
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e. El cumplimiento de los objetivos institucionales. f. El desempeo en el manejo ambiental. g. El desempeo de seguridad y salud ocupacional.

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ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Parte 1 de 4

SUBSISTEMAS SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL SUBSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA)

DECRETO 514 DE 2006. SIGA ISO 26000 SA 8000 GTC 180 ISO 14001 OHSAS 18001

SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

NTC-ISO/IEC 27001

CONTENIDO

NTC ISO 15489-1 INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

PRLOGO

1.

INTRODUCCIN

Prlogo Introduccin Introduccin - Figura 1 Figura 1

Prlogo Introduccin

Numeral 3 Numeral 3.4 Numeral 4 Numerales 3.2 y 3.3

Introduccin Numeral 3.1

Prlogo Introduccin Generalidades Numeral 0.3

1.1 GENERALIDADES GRFICO MODELO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN 1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL MBITO DISTRITAL

1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS

Captulo II

Numeral 2

Referencias Normativas: Anexo A

Numeral 2

NTDSIG 001:2011

1.5 REFERENCIAS METODOLGICAS 2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIN Y EXCLUSIONES 2.1 OBJETO

Numeral 1 Numeral 1 Numeral 1 Numeral 2 Captulo III Numeral 2

Captulo I

Numeral 1

Numeral 1

Numeral 1.2

2.2 APLICACIN

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1 DEFINICIONES

Numeral 1 Numeral 1 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 4 Numerales 4 y 4.1

Numeral 3 Numeral 3

Numeral 1 Numeral 1.2 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 4.3

Y NORMAS REFERENCIA

3.2 ABREVIATURAS 4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES

Numeral 7

Captulo IV

4.1 PLANEACIN INSTITUCIONAL

Artculo 3

Numerales 6.2, 7.1 y 8.2

Captulo IV, Numerales 4.1 numeral 9.1 y 4.3 Captulo IV, numeral 9.5

Numeral 4.2

4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES DE LOS

Numeral 4.3.3

4.2.1 PLANIFICACIN PROCESOS

Artculos 6 y 12

Numeral 0.2 Numerales 4.2 y 5.3.1.5 Captulo IV, numerales 9.6 Numeral 5.2 y 9.7 Numeral 4.4.7 Numeral 4.4.6 Numeral 4.2.1 tems c) al h) N/A

4.2.2 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DEL RIESGO

Numerales 8.4, 9 y 10 Numeral 7.1 y literal f) Numeral 4

ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA TCNICA DISTRITAL

4.2.3 PLANIFICACIN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

pg. 70

ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Parte 2 de 4

SUBSISTEMAS SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL SUBSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA)

DECRETO 514 DE 2006. SIGA ISO 26000 SA 8000 GTC 180 ISO 14001 OHSAS 18001 NTC-ISO/IEC 27001

SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

CONTENIDO

NTC ISO 15489-1 INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

Numerales 7.1, 4.2.4 PLANIFICACIN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE Artculos 4, 6 y 10 7.2, 8.4, 9, 9.1 y GESTIN 9.10 Captulo IV, Numerales 4.4.4, 4.4.5 Numeral 5.2.7 numeral 9.13 y 4.5.4 Numeral 4.4.1 Artculos 16, 17 y 18 Numeral 4.4.1 Captulo II, Numerales 6.3 y Artculos 7, 8 y 9 8.1
LA

Numeral 4.3 Numeral 5.2 Numeral 4.2.2 Numeral 5.2.2 Numerales 4.2.3 y 7.2

4.2.5 PLANIFICACIN DE RECURSOS

4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA

Numerales 7.1, 8.3.3 y 9.6 Captulo IV, numeral 9.5

Captulo IV, numeral 3

4.2.5.2 TALENTO HUMANO

4.2.6 PLANIFICACIN DE MEDICIN Y EL SEGUIMIENTO

Artculo 6 Funciones Numeral 5.2.5 Numeral 5.1.2 Captulo IV, numeral 9.3 Numeral 4.4.3 Numeral 4.4.1 Numeral 4.4.1

Numerales 8.1 y 9

Numerales 5.2.2.1 y Numerales 4.4.1 y 4.4.2 5.2.2.2 Numerales 5.3 Numeral 4.5.1 y 5.3.1

4.2.7 PLANIFICACIN DE LA Numerales 8.3.6, COMUNICACIN Y LA Artculos 6 y 10 9 y 9.7 PARTICIPACIN 4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN INSTITUCIONAL

Numerales 5 y 7

NTDSIG 001:2011

4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Artculo 2

Numerales 8.3, 8.3.3, 9, 9.6 y 9.10 Numerales 8.1, 8.4 y 9

Numeral 4.3.1

Numerales 4.4.4 y 4.4.5

Numeral 4.3

Artculo 6

Numeral 4.4.6 Numeral 4.4.7

Numeral 4.4.6.

Numerales 4.2.2 Numeral 4.2.2

5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN 5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN 5.3 PRESTACIN DEL BIEN O SERVICIO

5.4 MECANISMOS DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO

Numerales 5.3.1.1, 5.3.1.3, 5.3.1.6 y 5.3.1.7 Numeral 7.1 Artculos 6 y 10 Numeral 9 Captulo IV, numeral 3 Captulo IV, numeral 9.11 Numerales 5.2.5.1 y 5.2.5.2 Numeral 4.4.7 Numeral 4.4.3 Numeral 4.4.7 Numeral 4.4.3

Numerales 4.2.3 y 7.2

5.5 PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

pg. 71

5.6 COMUNICACIN

ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Parte 3 de 4

SUBSISTEMAS SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL SUBSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA)

DECRETO 514 DE 2006. SIGA ISO 26000 SA 8000 GTC 180 ISO 14001 OHSAS 18001

SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

NTC-ISO/IEC 27001

CONTENIDO

NTC ISO 15489-1 INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

Captulo IV, numeral 9.12 Numeral 4.5 Numeral 4.5 Numerales 7.1, 8.4 y 9.10 Artculo 6 Numeral 4.5.5 Numerales 4.5.2, 4.5.2.1 y 4.5.2.2 Numeral 4.5.3 Numeral 4.5.5

6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN PERIDICA DE LO LEGAL

Numeral 4.2.3 Numeral 4.2.3 Numeral 6 Numerales 4.2.3 y 7.2

6.2 INVESTIGACIN DE INCIDENTES

6.3 AUDITORASiNTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

6.4 ANLISIS DE DATOS DE LOS

Numerales 8.1 y 8.4 Numerales 8.4 y 10 Numerales 8.4 y 10

6.5 SATISFACCIN USUARIOS

NTDSIG 001:2011

6.6 SATISFACCIN DE LAS PARTES INTERESADAS

Numeral 5

Numeral 5.2.2.3 Numeral 5.3.1.4

Numeral 4.2.3

Numeral 4.5.1 Numeral 4.5.1

6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS 6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS 6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO AMBIENTAL 6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO DE LA SEGURIDAD INFORMTICA

Numeral 4.2.3 Numerales 8.4 y 9 Numeral 6 Captulo IV, numeral 9.2 Numeral 5.3 Numeral 5.3.2 Numerales 5.2.2.6 y 5.3.1.2 Numeral 4.6 Numeral 4.6 Numeral 7 Numeral 4.5.4

6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE Artculos 6, 19 y LA GESTIN DOCUMENTAL 20

6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL

6.14 REVISIN POR LA DIRECCIN

6.15 REFERENCIACIN COMPETITIVA

pg. 72

ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Parte 4 de 4

SUBSISTEMAS SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (SIGA)

DECRETO 514 DE 2006. SIGA ISO 26000 SA 8000 GTC 180 ISO 14001

SUBSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

OHSAS 18001

SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

NTC-ISO/IEC 27001

CONTENIDO

NTC ISO 15489-1 INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

NTDSIG 001:2011

Artculo 19 Numeral 5.3.3 Numeral 5.3.4

Numerales 7.1, 8.4 y 9 Numeral 5.3.5

7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN 7.2 ACCIONES DE MEJORA

Numeral 5.1 Numerales 7.3 y 8.1 Numeral 4.5.3 Numeral 4.5.3 Numeral 4.5.3.2 Numeral 4.5.3.2 Numeral 8.2 Numeral 8.3

7.3 ACCIONES CORRECTIVAS

7.4 ACCIONES PREVENTIVAS

Captulo IV, numerales 9.9 Numeral 5.3.4 y 9.10 Numeral 5.3.4

pg. 73