LA FODA SISTMICA

Objetivos: Diagnstico dinmico e integral de la situacin empresarial considerando factores internos y externos Tener puntos de referencia para una estrategia de consultora y su evaluacin 1. Paso: Definicin del objetivo de la empresa Definir el objetivo, la misin, la visin o el cambio previsto de la empresa, p.e., aumento de las ventas" o "ms estabilidad de los puestos de trabajo". 2. Paso: FODA Este esquema es bastante conocido en Amrica Latina. Consiste en 4 reas que representan Fortalezas (intern9s), Oportunidades (externas), Debilidades (internas), Amenazas (externas). En un proceso de reflexin y discusin se identifican los factores importantes en estas reas con respecto al objetivo. de la empresa. Las 4 reas representan tambin recomendaciones generales para la estrategia de consultora: Usar las fortalezas, aprovechar las oportunidades, reducir las debilidades y luchar contra las amenazas. Ejemplo: Objetivo: Ms participacin en el mercado Fortalezas Personal motivado Mquinas nuevas Ubicacin favorable Bajos costos de alquiler Debilidades Diseo antiguado Mala capacitacin profesional del personal Mala contabilidad Oportunidades Precios para productos importados han subido Mala calidad de los productos de la competencia Buen contacto con comerciantes Amenazas Competencia agresiva Consumidores pocos conscientes de calidad

3. Paso: Reduccin y Seleccin Reducir el nmero de los factores hasta 8-10 seleccionando los factores ms importantes. 4. Paso: Neutralizar Como precondicin para un diagnstico sistmico de la empresa hay que "neutralizar" primero los factores seleccionados eliminando todas valorizaciones positivas o negativas. Ejemplos: "Ubicacin favorable" "Ubicacin" "Competencia agresiva" "Comportamiento de la competencia" "Personal motivado" "Motivacin del Personal" 5. Paso: Matriz de Influencias Con esta Matriz se valora la capacidad de influencia de cada factor sobre los dems. El primer panorama esttico del sistema obtuvimos de la FODA ahora con la Matriz se hace dinmico, la foto se convierte en una pelcula.

Los factores de influencia ya "neutralizados" se registrarn en la Matriz. Cada factor corresponde a una letra (pueden utilizarse tambin nmeros). La secuencia no es importante. El moderador y los dems integrantes del grupo de trabajo se plantean siempre las mismas preguntas: Existe una influencia directa del factor A en el factor B? Si la respuesta es "No", registre un "O" en el campo correspondiente. Si es "S", pase a la pregunta siguiente: Es esta influencia ms bien intensa, media o dbil? Registre 3, 2 o 1 en el campo correspondiente, respectivamente. En este caso la influencia de un factor en s mismo no se investigar.

Para el anlisis de la influencia partimos siempre del estado actual, no de una situacin futura, deseada o imaginaria.

La pregunta de la influencia 'directa" es una cuestin que queda a criterio de cada uno, lo que en muchas situaciones no genera diferencias de opinin y en otras situaciones s. Esto conduce a un proceso de debate en bsqueda de una valoracin ms acertada al modelo de sistema. La moderacin debe procurar que todos concuerden a travs del debate a una valoracin clara e inequvoca. Despus de completar los campos correspondientes de la Matriz de Influencia, aadiremos los nmeros en la lnea vertical y horizontal y obtendremos para cada factor lo siguiente: La Suma activa (SA): Indica la intensidad de la influencia del factor en el sistema global en relacin a los otros. factor. La Suma pasiva (SP): Indica la intensidad (relativa) que tienen los dems factores del sistema sobre el

La ltima lnea de cada factor contiene el producto de la suma activa y de la suma pasiva. Para el paso siguiente nos ayudar el dibujar la estructura de efectos. Fig. 1: Matriz de Influencia

6. Paso: Estructura de efectos La Matriz de Influencia contiene ya informaciones significativas. Ahora si colocamos en forma visualizada esos datos nos resultar an ms visible la dinmica y la estructura del sistema. Generalmente, cuanto ms compleja sea una relacin, ms necesario ser visualizara para que la comprendamos y podamos intercambiar ideas al respecto. La Estructura de Efectos es una forma de representacin que nos muestra principalmente el curso y la intensidad de las corrientes de efectos individuales. Seleccione el factor que muestre el mayor producto de SA y SP. l rene realmente el mayor nmero de corrientes de efectos entrantes y salientes, por lo que por motivos tcnicos debera hallarse en el centro del dibujo. En primer lugar registre a continuacin -partiendo de este factor- todas las corrientes de efectos con intensidad "3" (utilizando flechas gruesas o un color determinado) en el dibujo. Con ello se llena. en ocasiones el dibujo. De todos modos deben registrarse todava los efectos medios y dbiles con flechas de un grosor proporcionado (o en otros colores). Por esto es aconsejable de utilizar todo el espacio disponible para mantener la legibilidad de la red a construir. El objetivo del ejercicio es mantener la visin general con toda su complejidad. Con la ayuda de la estructura de efectos y sealando podemos aclarar cmo funciona el sistema: partiendo de un factor determinado seguimos la difusin de su efecto en el sistema. Para ello son tiles las reflexiones Qu pasara si nos dedicamos a tal factor? " Con las que vamos desarrollando un escenario y as podemos mantener una exposicin de una estrategia compleja ante un pblico asombrado. Atencin: En el dibujo se deben registrar todos los factores del sistema, incluidos los que no muestran ni reciben ninguna flecha. Ello tambin constituye una informacin.

Fig. 2: Estructura de Efectos

Ahora haremos las primeras interpretaciones, expresndolo verbalmente: "Las condiciones de nuestras maquinas influyen sobre el diseo de nuestros productos y motivan o desmotivan nuestro personal"

Si (re-) introducimos la "calidad" actual de estos factores segn el anlisis FODA podramos describir y explicar el estado actual de la empresa:

"Los precios altos de los productos importados nos permitan elaborar tambin un diseo ms fino (a precios competitivos) que nos ha obligado comprar nuevas mquinas. Estos dos componentes influyen positivamente sobre la motivacin del personal. Compraramos ms mquinas modernas pero por la mala contabilidad no sabemos si podemos cubrir los costos operativos." Evite el pensamiento mecnico! Tenga en cuenta que las flechas de los efectos pueden suponer un refuerzo positivo (cuanto ms A, ms B), refuerzo negativo (cuanto ms A, menos B) o relaciones ms complejas (por ejemplo, un efecto exponencial, valores lmites con un "vuelco" del efecto, etc. ). 7. Paso: Esquema axial Mientras que la estructura de efectos nos muestra cmo se desarrollan las influencias en el sistema y dnde se crean efectos directos e indirectos, el Esquema Axial nos proporciona otra informacin adicional: la intensidad relativa de la influencia de cada factor, en comparacin con los otros factores y con el grado relativo de "sensibilidad" (Influenciabilidad) de ese factor incidido por parte del sistema. La Suma Activa y la Suma Pasiva de cada factor de la Matriz de Influencia nos permite crear un sistema de coordenadas en el que se asigna un lugar a cada factor. Se utiliza el eje X para la Suma Activa y el eje y para la Suma Pasiva. Ambos ejes tienen la misma medida determinando as sus cuadrantes respectivos. Segn las Sumas Activa y Pasiva, posteriormente, se asignarn los nmeros correspondientes a ambos ejes. En este esquema determinaremos la intensidad relativa de cada factor, por lo tanto, dispondremos la escala del modo siguiente: La Suma Activa mxima de la Matriz de Influencia se registra en el lugar ms externo del eje X. A partir de aqu, todas las dems graduaciones de la escala reciben asignados los valores numricos correspondientes. De forma anloga se procede con el eje y con la Suma Pasiva. Seguidamente, registramos cada factor en el sistema de coordenadas. Sealizamos los factores con A, B, C -mejor an- con su Trmino Clave correspondiente. La cruz formada por los ejes crea una divisin en 4 cuadrantes que nos ayudan a dividir el conjunto de factores de forma aproximada, y en la cual stos tienen influencia hacia otros factores y estn influenciados por los dems. Los cuadrantes son: Activo (influencia intensa, baja Influenciabilidad) Pasivo (baja influencia, alta Influenciabilidad) Crtico (influencia intensa, alta Influenciabilidad)

Inerte (baja influencia, baja Influenciabilidad)

El resultado -segn nuestro ejemplo- sera similar al siguiente: Fig. 3: Esquema axial

Podemos ver que no se trata de un dibujo tcnico en papel milimetrado. Se trata de una valoracin aproximada que se1e asigna a los factores. Los cuadrantes nos ayudan a dividir los factores en grupos segn su intensidad relativa y su Influenciabilidad. 8. Paso: Interpretacin de los Cuadrantes Los cuadrantes del esquema axial nos dan una orientacin valiosa sobre los reas donde el consultor (y su cliente) deberan invertir sus energas y recursos para lograr un efecto ptimo. El cuadrante activo (abajo a la derecha): Sern estos factores los apropiados para intervenciones y modificaciones? Al modificar estos factores p.e. en un proceso de consultora empresarial se pueden alcanzar fuertes cambios en el sistema. Estos factores no son muy "sensibles". Frente a los otros factores del sistema, por eso el sistema solo tiene posibilidades limitados para integrar estos factores. Un consultor externo muchas veces tiene mucho ms acceso a estos factores por su posicin fuerte y su experiencia profesional. El cuadrante critico (arriba a al a derecha): Las modificaciones pueden lograr una alta repercusin de efectos. Pero por retroacoplamiento tambin pueden darse efectos no deseados sobre la cantidad de factores del propio cuadrante y sobre otros factores. Se debe prestar especial atencin antes de iniciar acciones de intervencin en el sistema. En todos casos hay que monitorear estos factores con mucha cuidad. El cuadrante pasivo (arriba a la izquierda): Aqu debe controlarse el comportamiento de los diferentes flujos. Intervenciones en factores de este cuadrante tardan mucho antes de repercutir sobre el sistema en general. El cuadrante inerte abajo a la izquierda: Factores poco influenciables, ejercen tambin poca influencia, simplemente son "simpticos". Pero atencin: es casi probable que ocurran efectos acumulados a largo plazo. Es plausible el resultado hasta ahora interpretado? Si no lo es, verifique los pasos de trabajo precedentes y/o la Matriz de Influencia, la que nos permitir volver a verificar cmo surgieron las Sumas Activas y Pasivas.

9. Paso: Estrategia de consultora En nuestro ejemplo sencillo parece muy claro que La consultora debera concentrarse en el rea de la contabilidad que est en malas condiciones y que tiene mucha "influencia sobre el sistema (efectos directos: condiciones de la maquinara, motivacin del personal, diseo del producto). Hay que monitorear regularmente la motivacin del personal y el diseo de los productos Hay que mantener las mquinas en buenas condiciones (sistema de mantenimiento y reparacin) Es recomendable desarrollar una estrategia de largo plazo para hacer la empresa ms independiente de los precios de importacin y de la agresividad de la competencia (buscar nicho de mercado, convertirse tambin en una empresa agresiva, etc.)

10. Paso: Evaluacin El diagnstico no solamente entrega una ayuda de decisin sobre el enfoque de la consultora sino tambin una estructura para la evaluacin de sus efectos. En nuestro caso (construido) esperamos que una contabilidad mejorada " tenga efectos positivos y medibles sobre las condiciones de la maquinaria (influencia mediana), la motivacin del personal y el diseo de los productos (efectos dbiles); En la prctica sera recomendable concentrarse en los efectos medianos.