MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versión 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1.

INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el código de seguridad y enter, esto varia según el asignado por la persona encargada, para nuestro caso así: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S Ó sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperación de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versión de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauración de archivos también se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIÓN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa.

5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que vamos a ingresar según el PUC, para verificar las cuentas con sus códigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos códigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la única cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos se coloca 1= Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algún movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadanía. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) ó también puede ser alfanumérico. * Y la descripción es el nombre del comprobante. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear el tipo de Documento escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripción es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviación del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automático) , si es externo (0 manual y automático) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobación de la DIAN que requerimos para la utilización de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN (enter)

Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. modificar o retirar Zonas.1.1. 3. 5.6 4. 4. CONTENIDO 1. Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5. Realizan Documentos y Revisan.2 4.1. Auditoria de Documentos y visualización de los Libros auxiliares. modificación y retiro de Años contables.4 4.1 4. Comprobantes y Lotes.2 INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS 4 VISUALIZACIÓN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC) 10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS.2. VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES 19 .1. Lapsos Contables (meses). VENDEDORES Y SECTORES Para crear.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creación. Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas.1.6 ZONAS. * El mensaje de precaución es para que nos avise cuando se nos estén acabando los documentos autorizados.* Se digita el código de la empresa * Se digita la abreviación del documento autorizado por la DIAN * El la resolución dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema.3 4. 2.1. 4.5 4.1 4.

tributarios (balances. nuestro software en varios miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades económicas. entre los que se tienen: Ventas. se pueden transmitir diaria. Depreciación. comunicándose con los subsistemas CM-UNO. de más importancia al interior de la empresa. de tal forma que todos sus componentes actúen sincronizadamente. relaciones de I. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la información con fines contables . control de . Aprovechamiento del sistema. los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema. conciliación bancaria y generación de documentos. Compras. como: conciliación bancaria. se ha tenido en cuenta en el diseño del sistema. y que de acuerdo al criterio del usuario.V. NM-UNO y AF-UNO a través de archivos de interfase. el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL. control presupuestal. que comprende los módulos de liquidación. Subsistema de Nómina y Personal. actúa como concentrador de toda la información. semanal ó mensualmente. y tal vez.Introducción al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO. que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información. Subsistema de Activos Fijos. tanto a nivel nacional como internacional. facturación en todas sus modalidades. Subsistema Comercial. valorizaciones. etc. Internamente el módulo Contable-Administrativo. gestión de compras. notas contables. de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan. estados de retención en la fuente. como por ejemplo: comprobantes de egreso. anexos tributarios). cuentas por cobrar y/o pagar. fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante más de una década. para la realización de diferentes labores previas para la presentación de estados financieros. el segundo. que comprende control de depreciaciones. es el disponer la misma información contable. teniendo en cuenta ajustes por inflación. presupuestos. Liquidación de Nómina. hojas de vida y transacciones al destajo.A. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema. etc. consolidación de prestaciones sociales. de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo. recibos de caja. explosión de materiales y control de producción. El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable. que comprende el módulo de contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria. de tal forma que permita una serie de controles administrativos. que comprende los módulos de control de inventarios. en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen. Costo de Ventas. para la toma de decisiones gerenciales. registros automáticos. desvalorizaciones y estadísticas en diferentes formas.

Ni los terceros. con estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario. control de cuentas por pagar. control de cuentas por cobrar. etc. definir el control detallado de vehículos. varios de los informes del sistema. forman parte del código de una cuenta. etc. . persona natural o beneficiario en general. Así mismo. la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. saldos a nivel de documento. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable relacionada con varias empresas. teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar automáticamente en los saldos actuales. Cuando un reporte se ha generado a disco. esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja internamente el sistema. CENTRO DE COSTO. Posibilidad de generar en hojas electrónicas. en los que por ejemplo. una vez ya se tiene un reporte en este formato. que si se realizan manualmente. a través de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS. podrá declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de capturar la información. Control de acceso al sistema. importaciones. centros productivos. CENTRO DE UTILIDAD. a medida que se realizan las diferentes transacciones. Libre estructuración del plan de cuentas. y que son: EMPRESA. ni los centros de costo. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles. y dentro de cada una de ellas. que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrónica o excel. el usuario autorizado. como es el caso de Harvard Graphics. Cabe anotar. de definir sus propios modelos de informes. una vez se solicite el código que se está creando. el usuario tiene la posibilidad.diferidos. Complementariamente al punto anterior. por medio de niveles de autorización. se puede visualizar por pantalla. independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan. las modificaciones que se hagan en períodos pasados. manejo de tasa de Iva ó Retefuente. obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis. Actualización en línea de los archivos maestros. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE. Labores estas. conciliación bancaria. se desean controlar. hasta 8 niveles. manejo de moneda extranjera. se crea una sola vez. importaciones. centros operativos. se podría llevar el control detallado de vehículos. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes. se puede transmitir la información a un programa graficador. Por ejemplo: a nivel de centros de costos. claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre sí.. implican necesariamente duplicación del trabajo. se informan los diferentes ámbitos que tanto a nivel contable como administrativo. LA CUENTA. antes de enviarlo por impresora. Una entidad. y en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS.

Cálculo automático de los ajustes por inflación. de acuerdo a los parámetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable. Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmación. y consiste. lapsos y años. Manejo de varias monedas. Tal como se mencionó en la introducción general al sistema. Flujo de efectivo real acumulado y por período. que pide la información necesaria. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento. actualización. Control automático de los consecutivos de los documentos. en tener un solo proceso de captura de información. Manejo de anexos tributarios. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros. Libro mayor. se tienen: Información Fiscal y/o tributaria . Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8). que se desarrollan a nivel contable y administrativo. actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. Libro de inventario y balance. la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas. Libro diario. Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios al módulo de contabilidad general. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio. programa y/o cuenta contable. comprobantes de resumen. o mayorización. es simple y contundente. Balance general por período y comparativos con otros períodos. Control de acceso a los comprobantes. Balances de comprobación de saldos.Libre definición de los documentos y comprobantes contables.

vendedor. Definición de cupo y forma de pago por cliente. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de días. o lo que se ha pasado de lo presupuestado. Generación de extractos de cuenta por cliente.Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado. Generación de informes en medios magnéticos para la administración de impuestos. Consultas de los estados de cuenta. Cálculo automático de intereses por mora informativo. Generación de los anexos para la declaración de renta. Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definición de cupo asignado por cada proveedor. sector. certificado de Iva e Ica. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que queda por consumir. Presupuesto y ejecución presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera. Estados de cuenta detallados o resumidos por edades. por zona. . Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. subzona. Manejo de explosión de cuotas. Manejo de sucursales para los clientes. Registros automáticos: Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos diferidos. Informes comparativos a cualquier período. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo. Informes para las superintendencias. Certificados de retención en la fuente.

Posteriormente. Con el fin de garantizar "la contabilidad al día". con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia. . Genera informe diario de bancos. Generalmente. Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema. Generación automática de las ordenes de pago. Conciliación bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliación. recibos de caja. Esto permite que de una vez se tenga información actualizada en todo momento. se tienen: Generación de documentos: Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. modificar y/o retirar los programados. el proceso se hace de una vez en el sistema. Y por otro. se actualizan los archivos maestros. Se verifica que lo grabado esté bien. en vez de usar máquina de escribir. contabilizando y actualizando simultáneamente todos los archivos maestros. Todos estos pasos se reducen a uno solo. en as decisiones l administrativas. Una vez se está seguro. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación. simplemente. Dentro de las características funcionales del Módulo de generación de Documentos.Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos. días después. que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso. Comprobantes de distribución de centros de costos. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en máquina el documento. notas contables. se tiene el módulo de generación de documentos. codificarlo. los comprobantes de egreso o c heques cheque. Registros fijos. de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable. Permite incluir nuevos documentos. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. se graba en el computador.

Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días Como iniciar una sesión con el sistema Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado. simplemente debe teclear la función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra. se desea trabajar. es decir.Respecto a las teclas de manejo . aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión. por tanto. se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario. Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de seguridad.Respecto a la estructuración de las pantallas . que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo. se puede observar que las opciones disponibles. Para el caso del presente manual escogerá. hacen referencia a títulos muy genéricos. despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado".Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cómo iniciar una sesión con el sistema? El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES . El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el menú anterior en donde se encontraba. Si dicho código lo encuentra válido. Si en vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema. agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios menúes y que en su . se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea. de lo contrario. aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO. Menú principal del sistema UNO Cuando aparece el menú monitor. A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema contable. La realidad es que cada opción a su vez. aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del usuario que activó el sistema. si el usuario ha sido previamente catalogado. y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO. la opción con las teclas del cursor . el sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno.

en una estación de trabajo. Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO. Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema operacional y la opción "M mantenimiento del sistema. se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran menú monitor. En los próximos capítulos se amplía en el contenido y operación de cada módulo. Título genérico. bajo el que se encuentran varias opciones de menú.administrativo del sistema. Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando. al poder definir mediante el menú. se teclea Por razones de seguridad en el sistema.conjunto. esté configurado por una serie de menúes siempre relacionados. Se puede personalizar el ambiente de trabajo. Las opciones del menú monitor. Contraseña del usuario. es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. a la que se le da un tratamiento de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo técnico . Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General. cada una de las otras opciones disponibles hacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el módulo contable básico. La primera es. que está en funcionamiento. tecleando el menú de la opción. agrupan de una manera genérica todos los procesos relacionados con la contabilidad general. Identificación del menú activo. De ahí que el sistema. Para el acceso de las opciones de un menú. Para los efectos de estudio del presente manual será CG Contabilidad General. Fecha del sistema. se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para un usuario determinado. se tienen las siguientes componentes: Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial. Opción. bajo el que está funcionando el sistema comercial. Número de revisión del subsistema. "configuración de terminales" las siguientes variables: . la segunda forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la opción deseada. de uso esporádico. se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG -UNO.

blanco). se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos ó menúes. con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905). verde. café. que identifican el subsistema que se está trabajando en un momento determinado. Color de texto (negro. asumen el nombre del camino recorrido. ABREVIATURA CG CM NM AF SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO . el editor TY es el más indicado. Catálogo de Cuentas CG CG01 CG0103 Ahora si dentro de este programa se saca un listado.CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando. Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relación a los nombres de los subsistemas. . Para labores de consulta de catálogos. Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO". azul. rojo. ejemplo del nombre C3. gráfica doble. Para labores de consulta en una captura de información. Blanqueo del contenido de un campo.P01: La terminación . café. cyan.Tipo de línea (gráfica sencilla. el programa y listado. rojo. azul. el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033. blanco). carácter sencilla). verde. magenta. Subsistema Contable Módulo de Gestión de Catálogos Opción 3. se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones. en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes. Color de fondo (negro.P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar. y siguiendo con el mismo ejemplo anterior. cyan. magenta.

Xenix).. hijo). vuelve al sistema operativo después de salir del CG-UNO.Actualización de tipos de documentos y resoluciones . es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema. vendedores. Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas. Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días Mantener actualizados.Actualización de empresas y centros de utilidad . tiene la posibilidad de cambiar la terminación. como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión.Actualización de zonas. que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones. Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo. En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está trabajando cuando el cursor.Actualización de anexos tributarios . Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole. es decir a la actualización de las tablas y catálogos.Actualización de cuentas . es recomendable devolver el cursor hasta el menú inicial de la aplicación.Vale la pena anotar. Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado. por lo menos tres copias de seguridad (padre.Definición de prioridades de pagos a proveedores . Unix.Definición de cuentas para libros oficiales . abuelo. por ejemplo de partes de inventarios. los cuales son básicos para la operación del sistema.Actualización de destinos asociados y destinos .Actualización de monedas extranjeras . clientes. Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación. vendedores y sectores . con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminación.Actualización de beneficiarios y sucursales . precios. los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: .Actualización de tipos de comprobantes . que el usuario en el momento de generar un listado. En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura. al tener disponibles el menú del CG-UNO para su utilización. etc. para continuarlas en pocos minutos.

se tienen: Actualización: Consiste en ingresar nuevos registros. catálogos o la letra C. Aspectos de interés general Vale la pena. Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Pérez . Consulta: Consiste en ver por pantalla. el contenido de los registros y campos de un catálogo. como es el caso de nombre. entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo. o simplemente retirar registros. retirar. Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar. Listado: Consiste en sacar por impresora.ABC Ltda. el siguiente formato de pantalla. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto .Secretario . funcionario.Menú Monitor A este módulo se llega tecleando. Modificar los registros ya existentes. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 Catálogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de información. definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo.Auditor . consultar y listar registros. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe López . cuando se está en el menú monitor. entonces. el contenido de los registros y campos de un catálogo.Gerente .123 Ltda. cargo. | |REGISTRO 1 | |REGISTRO 2 | |REGISTRO 3 |Campo n | |Campo n | |Campo n | | | . Ahora. cargo y nombre de empresa. Registro: Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila). Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro. incluyendo nombre funcionario. modificar.XYZ Ltda. nombre de la empresa. El sistema despliega.

Interacción del usuario con los catálogos. El usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de empresas Código de la Empresa: Código alfanumérico de dos dígitos. consultar o listar la información. el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. lo que ocurre es que el plan de cuentas es com partido por todas las empresas allí definidas. modificación. Este se define en el sistema con un código de dos caracteres y que complementado con la razón social. se evita así. Actualización de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de empresas. la utilización de estos procesos es esporádica. no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catálogos no han sido previamente creados. EMPRESA N EMPRESA 2 EMPRESA 1 PLAN CONTABLE La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso. el tener que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados. Ejemplo: De acuerdo a la definición anterior. etc. obligan a utilizar nuevamente estos procesos. Tal como se ve a continuación. dirección. ciudad. consulta y listado de registros del catálogo de empresas. posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar. . Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones. Situaciones como inclusión de nuevas cuentas. que identificará la empresa en el momento de capturar. el nit. retiro. nuevos centros de costos. nuevos tipos de documentos. ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la información contable y financiera. define cada uno de los registros del catálogo de empresas.. de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema. cuando se presenta esta situación. Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas.

Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema. con la condición de que el nivel de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa. El CG-UNO. que es comparado con el nivel de autorización del usuario. Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Dirección: Dirección de la empresa. apartado aéreo. puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de éstos. fax Actividad: Código o clasificación de la actividad económica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales. Autorización: Número entre 1 y 99. en caso contrario marque (0). hace los siguientes chequeos de integridad de información: . Nit: Número de identificación tributaria. (marque 1).Nombre y/o Razón Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. agencias. para permitir el acceso o no a la información de la empresa. País: País de origen Datos Generales: Teléfono.

retiro. EMPRESA N EMPRESA 2 02 SUCURSAL 01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL EMPRESAS CENTROS DE UTILIDAD PLAN CONTABLE El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso. A él se llega seleccionando la opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad. sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar ó retirar. un código de empresa no existente. y que a la hora de generar informes. modificación. Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitándose. que identificará la sucursal. El sistema. libros auxiliares y libros oficiales. que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un código de dos caracteres.Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente. permite generar estados financieros. el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. Actualización de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad económica. como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Código alfanumérico de dos posiciones. es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa. Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas. por centro de utilidad y/o consolidados por empresa. es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de la empresa. en el momento de capturar. si se quiere. consultar o listar la información. con documentos independientes. En otras palabras. . sale el mensaje "Empresa no Existe". hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos. consulta y listado de registros del catálogo de centros de utilidad.

sale el mensaje "Centro de Utilidad ya está catalogado". se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. que se asocia a la moneda a crear.Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Ultima Tasa de Cambio: . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Código alfanumérico de 1 posición. Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y posteriormente. que contiene el nombre de centro de utilidad. cuantías simultáneamente en pesos y moneda extranjera. necesitan reportar en el momento de capturar transacciones. Si se trata de modificar ó retirar. Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema. en algunas de las cuentas del plan contable. es la de no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. Actualización de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de comercio internacional. un centro de utilidad ya existente. que contiene la descripción que aparecerá en las diferentes consultas y listados del sistema. el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de monedas extranjeras. El CG-UNO. sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". en el plan contable. hace los siguientes chequeos de integridad de información: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente.

que define la forma de totalización en los diferentes informes y consultas del sistema. Presupuestos. tienen inicialmente incidencia. en los diferentes niveles de totalización y de detalle. Cuentas por Cobrar y/o Pagar. que identificará la cuenta en el momento de capturar la información. Código de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala. se realiza una asociación a diferentes indicadores. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta. que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está creando. en el momento de crear las diferentes cuentas. que tendrán los diferentes informes contables y financieros. Código cuenta padre: Cuenta donde totaliza. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros.). a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación.Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información fiscal y/o tributaria. inicialmente se muestra la siguiente pantalla. modificando ó retirando. con base en el nivel de la cuenta padre. Adicionalmente. y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen de una vez. Conciliación Bancaria. se toma como cuenta de nivel 1. Nivel de la cuenta: Número entre 1 y 8. Formatos para edición: . Cuando una cuenta no tiene cuenta padre. Cuando la cuenta que se está creando. Descripción de la cuenta: Campo alfanumérico de 40 dígitos. es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicación de los campos del catalogo de cuentas: Código de la cuenta: Campo alfanumérico de 8 dígitos. Actualización de Cuentas Los códigos definidos en este catálogo. El sistema calcula el nivel de la cuenta. la nueva cuenta que se está creando. etc.

Conciliación Automática: Indica al sistema. no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema. que en el momento de grabar información se lleve toda información adicional. complementaria a la contable. se lleva también discriminado por cada documento transado. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. Con la nueva reglamentación del P. Tipo de cuenta: Letra T= título ó D= detalle. se recomienda dejarlo igual al código de cuenta. En caso de que la cuenta sea de título.C. que define si la cuenta que se está creando va a recibir directamente imputaciones contables. Código de Destino Asociado: Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa. la información de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. para las cuentas que tenga este indicador prendido. centros de costo. indica que además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento. y que sirve para llevar saldos discriminados por vehículos. que permitan al usuario mejor visualización de la estructura del código.U. etc. o si por el contrario. va a servir de totalización. divisiones ó áreas de la empresa. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema. Nivel de autorización: Número entre 1 y 99. se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta después del cierre de fin de año.. para realizar el proceso de conciliación al final del período. no puede ser padre de ninguna otra cuenta. se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar. al no permitir que usuarios con nivel de autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta. Este código. importaciones. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1.Es el mismo código de la cuenta. Estadísticas en Cantidades: - . los restantes campos no los pide el sistema. para definir el esquema de seguridad. con puntos de separación intercalados.

Código Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras.Indicador de uso en las cuentas de ventas. que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso. Si no se usa la opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros. . El siguiente es el aspecto del plan contable. metros. Amortización Automática: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos.: toneladas. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. Para lograr esto. se debe teclear en este campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificación o en la digitación de la información. entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se debitará cuando se lleve a cabo el cálculo. Normalmente. kilos. donde se cite la cuenta. Naturaleza D ó C: Es simplemente informativo. Tasa de IVA o Retención: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional. se abre así la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en uni ades. los pasivos de naturaleza crédito (C). Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. Ej. la fecha inicial y la fecha final. los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos (D). en el momento de crear la cuenta. un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. en el sistema UNO. Por lo general. todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad. Este indicador d tiene sentido. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crédito". la cantidad de unidades que corresponden. para que el sistema solicite en cada transacción. etc. se debe dejar este campo en espacios. siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. las cuentas de activo son de naturaleza débito (D). Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo.

DES: Código del entorno. llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en ésta cuenta. etc. más allá del alcance que permiten la contabilidad como tal. acumulados por cada vehículo o cada máquina. que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH. que permiten. para llegar a un verdadero control Administrativo. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar. dependiendo del módulo a que se quiera asociar. AMO: . hacer una aproximación al papel que juega cada uno de estos indicadores. mediante la activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. evitándose así. en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. es la facilidad que da el sistema UNO. generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiari . NC.Es importante en este momento. Nivel: Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. procesos repetitivos de grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. en el comportamiento de todo el sistema. BENF: Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero. DOC: Indica al sistema. o Parámetros para indicar al sistema. CHE: Parámetro de conciliación bancaria. Indicadores para detallar la información. Tipo: Indicación que define si la cuenta es de título o detalle. indica la intención de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurídica ó natural. al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos. ND. CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está creando. El indicador de DESTINO. solicitar la información adicional del caso. llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural. entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa. Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes.

es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catálogo de DESTINOS. se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto. que conjuntamente con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. entran a ser el engranaje principal del sistema. que indica al sistema pedir cuando se esté grabando movimiento. de afectar el valor de ejecución de partidas que previamente se han presupuestado.Parámetro de amortización. indica la libertad de po der asociar el movimiento de la cuenta. máquina o centro productivo ó departamento. la cuenta. el beneficiario. Como parámetro de referencia. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información empresarial UNO. Como se puede observar. CAN: Parámetro de cantidad. que indica al sistema. en el sentido de llevar detalles a nivel de vehículo. no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE. Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad. todos comparten el mismo plan contable. para diferentes procesos contables. mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. para lograr una correcta estructuración del catálogo de CUENTAS. que cada que se esté grabando movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. no es necesario incluirlos en el plan contable. no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema. Cuando éste campo está en blanco.: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta. se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C). PTO: Parámetro de presupuesto. Estos se declaran en un catálogo independiente y es función del sistema. . a cualquier centro de utilidad. que además del valor en pesos. la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas). con el centro de utilidad citado. en el plan contable. se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. en los que en el momento de capturar información se hayan citado. CU. es de fundamental importancia. es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable. el llevar el control de los saldos de las cuentas. el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación.

Disponible 12. 2894 de 1. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9. representa el capítulo de clases.Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992. INGRESOS Nivel 2: (obligatorio) 5. mientras que el PUC. PATRIMONIO 4. Caja 12. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de codificación. Así mismo. reglamentó la estandarización de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del país. Ejemplo: 1. obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma: Nivel 1: (obligatorio) Compuesto por un dígito. ACTIVOS 2. 2650 de 1993. COSTO DE VENTAS 7. el Gobierno Colombiano. Ejemplos: 1. esto vuelve rígida la parte correspondiente al código de identificación de cada cuenta. tampoco afecta las interacciones con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. 18 = Dígitos de codificación (2) + Centro de Utilidad (8) + (8) Plan Contable Destinos Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO. tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta. PASIVOS 3. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dígitos.994. CUENTAS DE ORDEN Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificación grupo o activos 1. ACTIVOS 11. EGRESOS 6. Inversiones Nivel 4: . utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas comprometidos. Disponible 1105. representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. más no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO. ACTIVOS 11. como tal.994 y 2852 de 1.

sale el mensaje "Cuenta no Catalogada". mostrado a continuación permite hacer esta operación. Las opciones 4 a 6. 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crédito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información: . tiene el usuario del sistema. .En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación. representa una subcuenta o auxiliares. . de acuerdo a la información declarada.Cuando la cuenta se da y se deja en blanco.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable. se asume que es una cuenta de nivel 1. Caja 110505 .Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe. que simplemente lo que hace es dar un número consecutivo a todos los códigos de cuentas. se ha creado la opción de chequeo de estructura. con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable. . sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre. Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dígitos. para estar de acuerdo con la reglamentación del PUC. sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada". y da opcionalmente utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub -mayores. Disponible 1105. que se debe ejecutar cada que se haga una operación de esta natura leza. hace las veces de resumen del libro Diario.mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Análisis Financieros y control interno. La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso: . del menú CG0103.Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe. El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opción 4 . Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. modifica o retira una cuenta. .La cuenta padre debe estar ya declarada previamente.Proceso -. .La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya cre ada en el sistema.Compuesto por seis (6) dígitos. (obligatorio) denominada sub. toma los seis del PUC. cuando crea. ACTIVOS 11. este nivel de detalle requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el máximo detalle requerido en una transacción contable. Chequeo de Estructura .

Verificación del archivo de cuentas. en los diferentes capítulos que implica la ejecución de una obra. entre los que se tienen: Preliminares. que corresponde al mantenimiento del sistema. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. es común que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferent niveles de totalización. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. Estas son: Cambio de una cuenta por otra. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. Estos procesos se encuentran en la opción M menú monitor. Para aplicar este proceso. Procesos periódicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las transacciones.Paso 2: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados. para solucionar el problema detectado. . Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2. llevar el control de los montos acumulados. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. columnas. acabados. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. transfiriendo todo el movimiento registrado. por pantallazos pulsando . (**) Secuencia incorrecta. las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atención en la columna OBS. Tal es el caso de situaciones como: Situación 1: En una obra. influyen en el plan contable. para no dejar pasar por alto ninguna observación. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). cimentación. Actualización de Destinos Asociados En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. es discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural).que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. etc.

se puede hacer en la siguiente forma: Situación 1: OB. Por lo general. llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo. suerte y labor. Situación 2: CL. Fedecafe. lubricantes.Situación 2: En labores de tipo agroindustrial. detallando: salarios. en donde se realiza un solo proceso de grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa como tal. que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial. por medio del indicador de DEST (destino asociado). que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO. etc. impuestos. consumos. fletes trayecto interno. Situación 4: Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división. el paso que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres. entorpecien así el do proceso normal y la oportunidad de la información. gastos de nacionalización. reparaciones. Analizando las situaciones presentadas anteriormente. subdivisión y departamento de la empresa. etc. maquinaria. y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable. vehículos. que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecución en cada una de las obras. . Situación 3: En una empresa que importa materia prima. en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB. Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar. La codificación de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones. se podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras. prestaciones. que implican dobles procesos de grabación de información. depreciaciones. etc. puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad. peajes. o entorno generador de información. cuando el proceso es manual ó semi automatizado. desvares. seguros del exterior. cultivos. Iva. mantenimientos. servicios de terceros. fletes trayecto externo. llevar los acumulados por cada una de las importaciones. aportes. que se está interesado controlar más allá del alcance contable. etc. seguros del interior. importaciones. Situación 5: Control de los gastos incurridos por cada vehículo. la solución a las anteriores situaciones. combustible. discriminando los montos acumulados por : fletes. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST.

ó en caso de ser necesario. Situación 4: CC. que identifica el entorno que se quiere controlar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Código nemónico de 2 caracteres. en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). mediante el catálogo de DESTINOS ASOCIADOS. que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos que se hace en el catálogo de destinos es secuencial. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos. cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. El CG-UNO. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que es código genérico de identificación de todas las placas de los diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros.Situación 3: IM. no declarado previamente. lo que se hace es definir mediante el catálogo de DESTINOS. es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado". Exige estructura: Número 0 ó 1.Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado. . sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualización de Destinos Una vez. necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO ASOCIADO.Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado. en forma secuencial de cada componente. . se han definido los diferentes entornos a controlar. que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó cartas de crédito que se abran. Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS. se tiene la posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno. que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y departamentos VH.

que describe el destino. simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de destinos. al cual pertenece el código destino que a continuación se informará. Estado: Indicador de actividad del destino. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar. La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. En caso contrario. con cualquier centro de utilidad. Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Ejemplo No 1. Código Destino: Campo alfanumérico de 8 posiciones. que identifica el destino a crear. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Si cuando se creó el destino asociado se informó que era estructurado. sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. Cuando este campo se deja en blanco. se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Código del destino asociado previamente creado. Centro de Utilidad: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con el centro de utilidad atado. Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administración Cierre automático de destinos. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 de Actualiza. indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino. .( De uno a ocho dígitos). el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno.

una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso de las sucursales. movimiento contable. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos. . U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. Una aplicación de esta facilidad. debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Actualización de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO. en la captura de una transacción que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. vendedor y sector económico. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. que se ha vuelto común es que después de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula. Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen: a. b. como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los terc eros. Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo hecho de utilizar una cédula o nit.Este proceso cierra automáticamente los destinos. Por otro lado. zonas/subzonas y sectores. Empresas y C. con el solo hecho de ir al catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una zona/subzona. tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas. el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creación del beneficiario. este manejo da mayor flexibilidad. el sistema automáticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos. a un vendedor y a un sector económico. para almacenar en forma totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por año. se hace desde el momento de la creación del beneficiario. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado. en cualquier momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. utilizados para generar informes de diversa índole. sin necesidad de modificar. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona. el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el contrario se base en los existentes.

Dado que un mismo beneficiario. que sería ilógico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. puede moverse por cuentas contables diferentes. todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero. cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacén del cliente. que se le hace en el catálogo de sucursales.I tarjeta de Identidad. C= cédula. como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena. Fecha de ingreso: Fecha de creación del beneficiario. el sistema se encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él.c. Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos. el sistema permite consulta alfabética de la información. que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente. día. f. mes. Caso del nit de la administración de impuestos nacionales. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Código del beneficiario: Código alfanumérico de 9 posiciones. A través del indicador de beneficiario interno. el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario ó discriminado por las sucursales. puede modificarse. Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario. con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero. que normalmente coincide con la cédula o el nit del beneficiario. En el momento de capturar una transacción contable. Nombre o razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en los diferentes informes del sistema. Nit ó Cédula: Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit. el sistema permite conocer. O otros Dirección: . valiéndose de la estructura interna de los archivos transaccionales. e. N= nit . la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato año. así esté en los saldos de la contabilidad. T. Tipo de Identificación: Indicador de 1 carácter. se puede excluir una persona jurídica o natural de los informes tributarios. d.

Es opcional. en el catálogo de vendedores. Clasificación del Benef. Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. cliente. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones. Teléfono (s) Campo alfanumérico de 15 posiciones.Campo alfanumérico de 25 posiciones. si se quiere dejar en blanco se da . Es opcional. Es opcional.: Indicador de 1 carácter. si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . acreedor. otros y tipo. si se quiere dejar en blanco se da . que incluyen 2 decimales. que en caso de utilizarse el código aquí citado. Cupo: Campo numérico de 9 posiciones. su uso podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489. Descuento (%): Campo numérico de 4 posiciones. en el catálogo de sectores. interno. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios. que en caso de utilizarse el código aquí citado. si se quiere dejar en blanco se da . Autoretenedor: . que con 0 indica no y con 1 indica si. Departamento: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Plazo : Campo numérico de 3 posiciones. . En el caso de que sean varios teléfonos. Es opcional. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. empleado. proveedor. exterior. la clasificación del usuario como: socio. Apartado Aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones.

Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Es opcional. Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanuméricos. al cual se le va a crear una sucursal. la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. Apartado aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. si se quiere dejar en blanco se da . en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal. Es opcional. que aparecerá en las diferentes consultas y reportes. Actualización de sucursales El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. si se quiere dejar en blanco se da . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios. Los listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario. Dirección: Campo alfanumérico de 30 posiciones. Sucursal: Código alfanumérico de dos posiciones.Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. con el que se identificará en las diferentes transacciones. Contacto: .

Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones.Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociación. las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables. que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa. Actualización de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las transacciones. Actualización de Tipos de Comprobantes Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la organización. da una idea muy cercana de la forma como está organizada la información para su manejo. los comprobantes de egresos. Código de Comprobante: Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está cre ando. que identifica el nombre del comprobante creado. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código según la actividad económica. como por ejemplo los recibos de caja. este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y documentos en una empresa. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de documentos . las notas débito y crédito.

y al cual está as ociado el documento a crear. centro de utilidad y tipo de documento. que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automáticamente. la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por la Dian.Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas. Ej. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes. luego las notas crédito y por ultimo las facturas?. y al cual está asociado el documento a crear. Documento: Código nemónico de 2 posiciones. 1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeración. Centro de Utilidad: Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad. Comprobante Asociado: Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el documento a crear. Que documento desea que le cancele primero: las notas débito. Actualización de Resoluciones de la DIAN El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario. Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados en el lapso anterior. Consecutivo: Número de 5 posiciones. Control del consecutivo: 0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones.: ND nota débito. . cuyo contenido aparecerá en las consultas y listados del sistema. por cada empresa. que identificará el documento en las diferentes labores de consulta y captura de información. por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicación. cuando por el módulo de generación de documentos se hace la gestión correspondiente. donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado.

Se debe registrar aquí el número inicial a partir del cual fue aprobada la resolución de facturación. Tipo de Documento: Campo alfanumérico de 2 posiciones.: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Mensaje de precaución en Documento: Cuando número docto mayor a: Campo numérico de 5 posiciones.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualización de Resolución de Facturación se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: Código de Empresa: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Se debe registrar aquí la fecha del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Aprobación Dian: Número de documento inicial: Campo numérico de 5 posiciones. C. debido a que la actual esta por vencerse. Corresponde al código del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Corresponde al código de la empresa al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Quiere decir esto que si por ejemplo el número de . Se debe registrar aquí el número del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Fecha de Resolución: Campo numérico con formato AA/MM/DD. El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de facturación. Se debe registrar aquí el número final hasta el cual fue aprobada la resolución de facturación. Número de documento final: Campo numérico de 5 posiciones.U. Corresponde al código del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Número de Resolución: Campo numérico de 15 posiciones.

por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL. la resolución fue aprobada entre este rango de números. en los primeros meses de cada año. dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año que acaba de pasar. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una serie de anexos fiscales. la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo. en donde cada uno. . Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el gobierno. la descripción. El número que se registre en el campo de cuando número docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500. de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva. en el catálogo que para este propósito se tiene en el sistema. normalmente solicita una resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. Actualización de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional.documento inicial es 00001 y el número de documento final es 05000. normalment solicita una e resolución con varios prefijos. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura. aplicar la opción de generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir relaciones por cuenta. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. 02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. En el CG-UNO. Actualización de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS. opción 4 del menú monitor. se debe seguir el siguiente procedimiento. de acuerdo a montos preestablecidos. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. Por el módulo fiscal y tributario. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento.

Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000. Descripción Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo. Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados.000. . Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes. a renta. Valor base Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mínima a reportar. como grandes contribuyentes. tanto para la generación de declaración de renta. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Anexos Código de anexo Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de la información tributaria solicitada por la DIAN. de renta y otros. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes. u otros grupos.Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Grupos de Anexos Código del Grupo : Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de información. El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualización de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren. como para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos.

De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor). Valor informado. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500. Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas que ya están incluidas dentro del anexo. Valor a tomar. que identifica el nombre del anexo. Código de anexo previamente creado en el programa CG01092. Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Con la tecla de función [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica. Cuentas que se incluyen al anexo. se discrimina por tercero. Grupo de anexo. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos en Detalle de Anexos Anexo. Se tiene en cuenta en anexos de renta. Actualización de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido.Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta. las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes representados en anexos fiscales y medios magnéticos. Naturaleza del anexo. Cuenta. Monto mínimo. los que estén por debajo de éste rango se consolidan en un mismo registro. .000. Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos.S (segundo valor). Ejemplo: Retención por Iva . Descripción: Campo de 40 caracteres alfanumérico. Sólo aplica a los anexos asociados a renta.

Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER]. Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas. Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema. Neto: Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente. y la Subzona. (presentación de balance de comprobación). con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona. Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó Subzona que se esta creando. Actualización de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus actividades comerciales. . Acumula para base. D= Detalle para recibir las diferentes transacciones. Costa Atlántica. estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual codificamos la zona. Las diferentes ciudades. (presentación de PYG).Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones. Saldo: Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Zonas / Subzonas Código de zona: Código de 4 posiciones. Clase: Campo de una posición. con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular.

Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC . diferentes análisis y reportes. por ejemplo de cartera. los diferentes sectores o actividades económicas de los clientes. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de actualización de vendedores: Código del vendedor: Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razón social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. seguimiento. Tipo de Vendedor: Campo para las estadísticas de ventas Actualización de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector económico. clasificados por sector. comisiones y registros por vendedor.Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualización de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento. preferencialmente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Sectores Código del sector: Código alfanumérico de 4 posiciones.

El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la estructuración lógica del plan de cuentas. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. y que requieren o desean seguir manejando su propio plan. Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida.El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para posteriormente. En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura . en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. el usuario deberá diligenciar los mismos campos explicados en la creación de cuentas de este modulo. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualización continua del mismo cada vez que se crea. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. por pantallazos pulsando . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del proceso: Verificación del proceso: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. para no dejar pasar por alto ninguna observación. modifica o retira una cuenta. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. Actualiza Equivalencias . (**) Secuencia incorrecta.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. a través de equivalencias. asociar el plan contable de la empresa con éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC. Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. para solucionar el problema detectado. Se debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y de detalle del plan.

se dispone de otro ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas.Totalizador de transacciones . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualización de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles.El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable.Recibe las transacciones. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de Campos de Prioridades. Clase de Prioridad: . Código de Prioridad: Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad. Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable. Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas. Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente. Ejemplo prioridad Proveedores 01. y la Actualización PUC definida en la opción 1 de este submodulo. Ejemplo de Prioridades: Recopilación de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la información contable . para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC.

Definir el destino asociado. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual correspondiente a mantenimiento del sistema. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de Transacciones. lubricantes. Ejemplo: Dada una placa de vehículo. en la cuenta. los movimientos realizados en cada uno de los destinos. reparaciones. el sistema exigirá que el monto declarado. y si en éste campo se ha declarado un destino asociado. es decir bautizar el entorno a controlar mediante un código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados. cuando se hacen las consultas por cuenta/destino ó destino/cuenta. examinar los consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa. el CG-UNO. A partir de éste momento. a cada una de las cuentas que se quiera controlar.. opción 02 del menú monitor. tal como se ilustra a continuación. mediante el catálogo de DESTINOS. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo.. que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa. analiza el indicador de destino. Nota:Existe en la opción 10 el menú monitor. pedirá inmediatamente la placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible. el CG-UNO.1. asociarla en el plan contable con el destino asociado VH. 3. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles. máxime si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos. se cargue a una de las componentes declaradas en el catálogo de destinos. permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista.. a. los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables. 5 Información Fiscal y/o tributaria 6 Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: 6 Presupuesto y ejecución presupuestal:6 . en el momento de capturar información. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. ver en un lapso determinado. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información. b. 2. Dado un destino. 5. que corresponde a Mantenimiento del Sistema. 4.. Dada una cuenta contable.el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino por otro. Catálogos del Sistema Contable CG-UNO. que se declararon en el indicador de DEST. Por ejemplo: si se está grabando información relacionada con combustibles. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la empresa. al indicador de DEST. En el plan contable. el CG UNO. Tabla de Contenido Introducción al Sistema 1 Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. ver en un lapso determinado. asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. y cuando se esté grabando la información contable.

Registros automáticos: 6 Conciliación bancaria: 7 Generación de documentos: 7 Iniciando con el Sistema 9 Como iniciar una sesión con el sistema10 Menú principal del sistema UNO 11 Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO Convenciones respecto a las teclas de manejo 13 Convenciones respecto a nombres de programas y listados 13 Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días 15 Introducción 17 12 Objetivos del Módulo 17 Menú Monitor 18 Aspectos de interés general 19 Interacción del usuario con los catálogos. posterior mente a la fase de implementacion 20 Actualización de empresas 21 Explicación de los campos del catalogo de empresas 22 Actualización de Centros de Utilidad 24 Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad 25 Ejemplos de Centros de Utilidad 26 Actualización de Monedas Extranjeras 27 Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Actualización de Cuentas 29 27 Explicación de los campos del catalogo de cuentas: 30 Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? 36 Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno 36 Chequeo de Estructura .proceso Procesos periódicos de mantenimiento Actualización de Destinos Asociados 41 39 40 Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: 43 Actualización de Destinos 44 .

Explicación de los campos del catalogo de destinos Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Cierre automático de destinos. 47 Copia de destinos 48 45 45 Actualización de Beneficiarios 49 Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Actualización de sucursales 53 51 Explicación de los campos del catalogo de sucursales 53 Actualización de Tipos de Comprobantes 55 55 Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Actualización de tipos de Documentos 57 Explicación de los campos del catalogo de documentos Actualización de Resoluciones de la DIAN 59 57 Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: 59 Actualización de Anexos Tributarios Actualización de Grupos de Anexos 62 63 Explicación de campos de Grupos de Anexos 65 Actualización de Anexos Explicación de campos de Anexos 66 66 68 Actualización de Detalle de Anexos Explicación de campos en Detalle de Anexos 68 Actualización de Zonas / Sub zonas 70 Explicación de campos de Zonas / Subzonas 70 Actualización de Vendedores 72 72 Explicación de campos de actualización de vendedores: Actualización de Sectores 73 .

78 Ejemplo de Prioridades: 79 Recopilación de los pasos necesarios para montar un control 79 administrativo que complemente la información contable 79 ----------------------ARCHIVO [pic] ----------------------[pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] .proceso Verificación del proceso: 75 75 Actualiza Equivalencias 77 Actualización de prioridades pago a proveedores 78 Explicación de Campos de Prioridades.Explicación de campos de Sectores Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC 74 73 74 Chequeo de Estructura .

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