MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versión 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1.

INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el código de seguridad y enter, esto varia según el asignado por la persona encargada, para nuestro caso así: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S Ó sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperación de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versión de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauración de archivos también se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIÓN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa.

5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que vamos a ingresar según el PUC, para verificar las cuentas con sus códigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos códigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la única cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos se coloca 1= Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algún movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadanía. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) ó también puede ser alfanumérico. * Y la descripción es el nombre del comprobante. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear el tipo de Documento escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripción es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviación del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automático) , si es externo (0 manual y automático) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobación de la DIAN que requerimos para la utilización de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN (enter)

2. 4.1. Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas.6 4.1.2 INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS 4 VISUALIZACIÓN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC) 10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS.* Se digita el código de la empresa * Se digita la abreviación del documento autorizado por la DIAN * El la resolución dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema. 3. modificar o retirar Zonas.1. Auditoria de Documentos y visualización de los Libros auxiliares. Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5. * El mensaje de precaución es para que nos avise cuando se nos estén acabando los documentos autorizados. CONTENIDO 1.1.1.6 ZONAS. VENDEDORES Y SECTORES Para crear. modificación y retiro de Años contables.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creación.3 4.1. Realizan Documentos y Revisan. 4.1 4.4 4.1 4. Lapsos Contables (meses).2 4.5 4. VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES 19 . Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5. Comprobantes y Lotes.2.

registros automáticos. que comprende control de depreciaciones. desvalorizaciones y estadísticas en diferentes formas. como: conciliación bancaria. tanto a nivel nacional como internacional. entre los que se tienen: Ventas. Depreciación. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la información con fines contables . valorizaciones. NM-UNO y AF-UNO a través de archivos de interfase. que comprende el módulo de contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria. anexos tributarios).tributarios (balances. el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL. notas contables. que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información. de tal forma que permita una serie de controles administrativos. control de . El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable. Costo de Ventas. es el disponer la misma información contable. control presupuestal.Introducción al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO. Aprovechamiento del sistema. etc. comunicándose con los subsistemas CM-UNO. teniendo en cuenta ajustes por inflación. Compras.V. se ha tenido en cuenta en el diseño del sistema. para la toma de decisiones gerenciales. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema. hojas de vida y transacciones al destajo. fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante más de una década. gestión de compras. etc. estados de retención en la fuente. de más importancia al interior de la empresa. Subsistema de Activos Fijos. que comprende los módulos de liquidación. recibos de caja. de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo. y que de acuerdo al criterio del usuario. en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen. presupuestos. para la realización de diferentes labores previas para la presentación de estados financieros. facturación en todas sus modalidades.A. los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema. el segundo. consolidación de prestaciones sociales. nuestro software en varios miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades económicas. se pueden transmitir diaria. conciliación bancaria y generación de documentos. semanal ó mensualmente. Internamente el módulo Contable-Administrativo. relaciones de I. de tal forma que todos sus componentes actúen sincronizadamente. que comprende los módulos de control de inventarios. Subsistema de Nómina y Personal. Liquidación de Nómina. cuentas por cobrar y/o pagar. y tal vez. explosión de materiales y control de producción. como por ejemplo: comprobantes de egreso. de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan. actúa como concentrador de toda la información. Subsistema Comercial.

Por ejemplo: a nivel de centros de costos. Cuando un reporte se ha generado a disco. se puede visualizar por pantalla. independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan. CENTRO DE UTILIDAD. Control de acceso al sistema. se crea una sola vez. Complementariamente al punto anterior. antes de enviarlo por impresora. se podría llevar el control detallado de vehículos. Libre estructuración del plan de cuentas. centros productivos. centros operativos. Labores estas. Ni los terceros. las modificaciones que se hagan en períodos pasados. podrá declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de capturar la información. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable relacionada con varias empresas. Actualización en línea de los archivos maestros. la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. importaciones. ni los centros de costo. claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre sí. a medida que se realizan las diferentes transacciones. que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrónica o excel. como es el caso de Harvard Graphics. manejo de moneda extranjera. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles. Cabe anotar. Posibilidad de generar en hojas electrónicas. implican necesariamente duplicación del trabajo. Así mismo. con estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario. y en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS. que si se realizan manualmente. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes. definir el control detallado de vehículos. se desean controlar.diferidos. una vez ya se tiene un reporte en este formato. en los que por ejemplo. se informan los diferentes ámbitos que tanto a nivel contable como administrativo. . Una entidad. y que son: EMPRESA. forman parte del código de una cuenta. el usuario tiene la posibilidad. a través de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS.. el usuario autorizado. conciliación bancaria. saldos a nivel de documento. obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis. hasta 8 niveles. control de cuentas por cobrar. de definir sus propios modelos de informes. y dentro de cada una de ellas. varios de los informes del sistema. etc. una vez se solicite el código que se está creando. esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja internamente el sistema. CENTRO DE COSTO. manejo de tasa de Iva ó Retefuente. LA CUENTA. importaciones. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE. persona natural o beneficiario en general. teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar automáticamente en los saldos actuales. por medio de niveles de autorización. control de cuentas por pagar. etc. se puede transmitir la información a un programa graficador.

o mayorización. Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios al módulo de contabilidad general. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros. programa y/o cuenta contable. comprobantes de resumen. Manejo de anexos tributarios. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos. Libro de inventario y balance. en tener un solo proceso de captura de información. Control de acceso a los comprobantes. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8). actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmación. la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento. es simple y contundente. que se desarrollan a nivel contable y administrativo. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa. Balance general por período y comparativos con otros períodos. que pide la información necesaria. Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. de acuerdo a los parámetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable. Cálculo automático de los ajustes por inflación. Flujo de efectivo real acumulado y por período.Libre definición de los documentos y comprobantes contables. y consiste. se tienen: Información Fiscal y/o tributaria . Manejo de varias monedas. lapsos y años. Libro mayor. Tal como se mencionó en la introducción general al sistema. Control automático de los consecutivos de los documentos. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio. Libro diario. actualización. Balances de comprobación de saldos. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas.

sector. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de días. Presupuesto y ejecución presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. certificado de Iva e Ica. Informes para las superintendencias. Cálculo automático de intereses por mora informativo. Generación de los anexos para la declaración de renta. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. Registros automáticos: Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos diferidos. Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definición de cupo asignado por cada proveedor. Generación de extractos de cuenta por cliente. Consultas de los estados de cuenta. Definición de cupo y forma de pago por cliente. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo. subzona. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. . por zona. Certificados de retención en la fuente. Generación de informes en medios magnéticos para la administración de impuestos. Informes comparativos a cualquier período. Manejo de sucursales para los clientes.Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado. Manejo de explosión de cuotas. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que queda por consumir. o lo que se ha pasado de lo presupuestado. Estados de cuenta detallados o resumidos por edades. vendedor.

en vez de usar máquina de escribir.Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos. Esto permite que de una vez se tenga información actualizada en todo momento. que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso. notas contables. Y por otro. Permite incluir nuevos documentos. Genera informe diario de bancos. contabilizando y actualizando simultáneamente todos los archivos maestros. simplemente. en as decisiones l administrativas. se tienen: Generación de documentos: Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. se tiene el módulo de generación de documentos. Conciliación bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliación. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. Se verifica que lo grabado esté bien. se actualizan los archivos maestros. el proceso se hace de una vez en el sistema. modificar y/o retirar los programados. recibos de caja. se graba en el computador. con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia. los comprobantes de egreso o c heques cheque. Dentro de las características funcionales del Módulo de generación de Documentos. Con el fin de garantizar "la contabilidad al día". Todos estos pasos se reducen a uno solo. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en máquina el documento. de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable. Generalmente. Registros fijos. Comprobantes de distribución de centros de costos. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación. días después. Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema. Posteriormente. Generación automática de las ordenes de pago. Una vez se está seguro. . codificarlo.

y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO. despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado". por tanto.Respecto a la estructuración de las pantallas . aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del usuario que activó el sistema. Si en vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema. la opción con las teclas del cursor .Respecto a las teclas de manejo . si el usuario ha sido previamente catalogado. se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario. aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión. El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el menú anterior en donde se encontraba. Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de seguridad. de lo contrario. A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema contable. La realidad es que cada opción a su vez. Menú principal del sistema UNO Cuando aparece el menú monitor. se puede observar que las opciones disponibles. aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO. que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo.Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días Como iniciar una sesión con el sistema Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado. es decir. se desea trabajar. Para el caso del presente manual escogerá. el sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno. simplemente debe teclear la función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra.Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cómo iniciar una sesión con el sistema? El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES . hacen referencia a títulos muy genéricos. agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios menúes y que en su . Si dicho código lo encuentra válido. se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea.

Contraseña del usuario. "configuración de terminales" las siguientes variables: . se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para un usuario determinado. tecleando el menú de la opción. agrupan de una manera genérica todos los procesos relacionados con la contabilidad general.conjunto. De ahí que el sistema.administrativo del sistema. Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando. Las opciones del menú monitor. se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran menú monitor. Se puede personalizar el ambiente de trabajo. a la que se le da un tratamiento de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo técnico . que está en funcionamiento. Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General. En los próximos capítulos se amplía en el contenido y operación de cada módulo. esté configurado por una serie de menúes siempre relacionados. Número de revisión del subsistema. al poder definir mediante el menú. Fecha del sistema. Para los efectos de estudio del presente manual será CG Contabilidad General. cada una de las otras opciones disponibles hacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el módulo contable básico. Identificación del menú activo. es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. Para el acceso de las opciones de un menú. bajo el que se encuentran varias opciones de menú. bajo el que está funcionando el sistema comercial. Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema operacional y la opción "M mantenimiento del sistema. se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG -UNO. la segunda forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la opción deseada. en una estación de trabajo. se tienen las siguientes componentes: Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial. Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO. de uso esporádico. La primera es. Título genérico. se teclea Por razones de seguridad en el sistema. Opción.

café. Para labores de consulta de catálogos. ejemplo del nombre C3. carácter sencilla). blanco). y siguiendo con el mismo ejemplo anterior. Para labores de consulta en una captura de información. Color de fondo (negro. cyan. con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905).P01: La terminación . Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO". ABREVIATURA CG CM NM AF SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO . Subsistema Contable Módulo de Gestión de Catálogos Opción 3.Tipo de línea (gráfica sencilla. Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relación a los nombres de los subsistemas. gráfica doble. azul. café. en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes. magenta. .P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar. rojo. cyan. blanco).CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando. verde. que identifican el subsistema que se está trabajando en un momento determinado. el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033. se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos ó menúes. se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones. Catálogo de Cuentas CG CG01 CG0103 Ahora si dentro de este programa se saca un listado. el editor TY es el más indicado. verde. asumen el nombre del camino recorrido. rojo. azul. magenta. el programa y listado. Blanqueo del contenido de un campo. Color de texto (negro.

.Actualización de destinos asociados y destinos . vendedores. al tener disponibles el menú del CG-UNO para su utilización. Xenix). con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminación. Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está trabajando cuando el cursor. hijo). etc. clientes.Definición de prioridades de pagos a proveedores .Actualización de cuentas .Actualización de tipos de documentos y resoluciones . En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell. que el usuario en el momento de generar un listado.Actualización de beneficiarios y sucursales . Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas. por ejemplo de partes de inventarios. En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura.Vale la pena anotar. es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema. abuelo. tiene la posibilidad de cambiar la terminación. para continuarlas en pocos minutos. como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión. los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: .Actualización de empresas y centros de utilidad . vendedores y sectores . Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado. por lo menos tres copias de seguridad (padre.Actualización de monedas extranjeras . precios. es decir a la actualización de las tablas y catálogos. es recomendable devolver el cursor hasta el menú inicial de la aplicación. los cuales son básicos para la operación del sistema. Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación. vuelve al sistema operativo después de salir del CG-UNO.Definición de cuentas para libros oficiales .Actualización de anexos tributarios . Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días Mantener actualizados. Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo.Actualización de tipos de comprobantes . Unix. que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones.Actualización de zonas.

incluyendo nombre funcionario. definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo.Auditor . entonces. consultar y listar registros.ABC Ltda. cargo y nombre de empresa.123 Ltda. retirar. se tienen: Actualización: Consiste en ingresar nuevos registros. Consulta: Consiste en ver por pantalla. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 Catálogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de información. el contenido de los registros y campos de un catálogo.XYZ Ltda. catálogos o la letra C. Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro. cargo. modificar. nombre de la empresa. Ahora. Aspectos de interés general Vale la pena. el contenido de los registros y campos de un catálogo. Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar. Listado: Consiste en sacar por impresora. cuando se está en el menú monitor. | |REGISTRO 1 | |REGISTRO 2 | |REGISTRO 3 |Campo n | |Campo n | |Campo n | | | .Secretario . entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto . Registro: Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila).Menú Monitor A este módulo se llega tecleando. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe López . funcionario. Modificar los registros ya existentes. El sistema despliega. como es el caso de nombre. o simplemente retirar registros. el siguiente formato de pantalla.Gerente . Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Pérez .

el tener que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados. El usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de empresas Código de la Empresa: Código alfanumérico de dos dígitos. retiro. define cada uno de los registros del catálogo de empresas. Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas. Tal como se ve a continuación. obligan a utilizar nuevamente estos procesos.. el nit. consulta y listado de registros del catálogo de empresas. modificación. nuevos centros de costos. posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar. . no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catálogos no han sido previamente creados. etc. el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. Ejemplo: De acuerdo a la definición anterior. consultar o listar la información. nuevos tipos de documentos. Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones. la utilización de estos procesos es esporádica. ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. cuando se presenta esta situación. Actualización de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de empresas. dirección.Interacción del usuario con los catálogos. que identificará la empresa en el momento de capturar. ciudad. Situaciones como inclusión de nuevas cuentas. EMPRESA N EMPRESA 2 EMPRESA 1 PLAN CONTABLE La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso. se evita así. de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema. Este se define en el sistema con un código de dos caracteres y que complementado con la razón social. lo que ocurre es que el plan de cuentas es com partido por todas las empresas allí definidas. Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la información contable y financiera.

para permitir el acceso o no a la información de la empresa. Nit: Número de identificación tributaria. con la condición de que el nivel de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . (marque 1). País: País de origen Datos Generales: Teléfono. puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de éstos. agencias. El CG-UNO. Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema. Autorización: Número entre 1 y 99. Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Dirección: Dirección de la empresa. fax Actividad: Código o clasificación de la actividad económica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales. en caso contrario marque (0). que es comparado con el nivel de autorización del usuario.Nombre y/o Razón Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. apartado aéreo.

el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitándose. consulta y listado de registros del catálogo de centros de utilidad. por centro de utilidad y/o consolidados por empresa. con documentos independientes. y que a la hora de generar informes. libros auxiliares y libros oficiales. es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa. es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de la empresa. hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos. como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Código alfanumérico de dos posiciones. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas. en el momento de capturar. consultar o listar la información. un código de empresa no existente. Actualización de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad económica. que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un código de dos caracteres. permite generar estados financieros. que identificará la sucursal. El sistema. retiro. A él se llega seleccionando la opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad. EMPRESA N EMPRESA 2 02 SUCURSAL 01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL EMPRESAS CENTROS DE UTILIDAD PLAN CONTABLE El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso. si se quiere. modificación. sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar ó retirar.Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente. . Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. sale el mensaje "Empresa no Existe". En otras palabras.

que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema. hace los siguientes chequeos de integridad de información: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente. el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de monedas extranjeras. que contiene la descripción que aparecerá en las diferentes consultas y listados del sistema. sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". en el plan contable. Actualización de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de comercio internacional. en algunas de las cuentas del plan contable.Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. Si se trata de modificar ó retirar. Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y posteriormente. necesitan reportar en el momento de capturar transacciones. que contiene el nombre de centro de utilidad. El CG-UNO. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Código alfanumérico de 1 posición. es la de no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. un centro de utilidad ya existente. cuantías simultáneamente en pesos y moneda extranjera. sale el mensaje "Centro de Utilidad ya está catalogado". que se asocia a la moneda a crear. Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Ultima Tasa de Cambio: .

y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen de una vez. a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación. Código de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala. es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicación de los campos del catalogo de cuentas: Código de la cuenta: Campo alfanumérico de 8 dígitos. El sistema calcula el nivel de la cuenta. Cuando la cuenta que se está creando. tienen inicialmente incidencia. Adicionalmente. etc. Cuentas por Cobrar y/o Pagar. que tendrán los diferentes informes contables y financieros. Formatos para edición: .Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. se toma como cuenta de nivel 1. Actualización de Cuentas Los códigos definidos en este catálogo. la nueva cuenta que se está creando. que identificará la cuenta en el momento de capturar la información. inicialmente se muestra la siguiente pantalla. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre. Conciliación Bancaria. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. que define la forma de totalización en los diferentes informes y consultas del sistema. en el momento de crear las diferentes cuentas. en los diferentes niveles de totalización y de detalle. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta. Código cuenta padre: Cuenta donde totaliza. todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información fiscal y/o tributaria. se realiza una asociación a diferentes indicadores. Presupuestos. Nivel de la cuenta: Número entre 1 y 8. que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está creando. con base en el nivel de la cuenta padre. modificando ó retirando. Descripción de la cuenta: Campo alfanumérico de 40 dígitos.).

no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle. se lleva también discriminado por cada documento transado. que permitan al usuario mejor visualización de la estructura del código. etc.Es el mismo código de la cuenta. para definir el esquema de seguridad. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario. complementaria a la contable. va a servir de totalización. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. se recomienda dejarlo igual al código de cuenta. que en el momento de grabar información se lleve toda información adicional. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1. Con la nueva reglamentación del P. indica que además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario. Este código. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento. o si por el contrario. con puntos de separación intercalados. que define si la cuenta que se está creando va a recibir directamente imputaciones contables. la información de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. para las cuentas que tenga este indicador prendido. se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar. divisiones ó áreas de la empresa. para realizar el proceso de conciliación al final del período. y que sirve para llevar saldos discriminados por vehículos. que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula.. importaciones. Nivel de autorización: Número entre 1 y 99. Código de Destino Asociado: Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. no puede ser padre de ninguna otra cuenta. se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta después del cierre de fin de año. En caso de que la cuenta sea de título. Conciliación Automática: Indica al sistema.C. los restantes campos no los pide el sistema. Estadísticas en Cantidades: - . al no permitir que usuarios con nivel de autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta.U. centros de costo. Tipo de cuenta: Letra T= título ó D= detalle.

Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos (D). la cantidad de unidades que corresponden. Tasa de IVA o Retención: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional. entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se debitará cuando se lleve a cabo el cálculo. en el momento de crear la cuenta. Ej. metros. Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. Amortización Automática: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos. etc. siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. Código Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad. todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso. se debe dejar este campo en espacios. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crédito". . las cuentas de activo son de naturaleza débito (D). se debe teclear en este campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificación o en la digitación de la información. el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras. para que el sistema solicite en cada transacción. la fecha inicial y la fecha final. se abre así la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en uni ades.: toneladas. los pasivos de naturaleza crédito (C). Por lo general. Si no se usa la opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros. donde se cite la cuenta. Normalmente. Este indicador d tiene sentido. kilos. Naturaleza D ó C: Es simplemente informativo. El siguiente es el aspecto del plan contable. Para lograr esto. en el sistema UNO.Indicador de uso en las cuentas de ventas.

DES: Código del entorno. es la facilidad que da el sistema UNO. que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH. mediante la activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. o Parámetros para indicar al sistema. llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural. llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en ésta cuenta. Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes. que permiten. generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiari . solicitar la información adicional del caso. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar. etc. más allá del alcance que permiten la contabilidad como tal. CHE: Parámetro de conciliación bancaria. ND. indica la intención de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurídica ó natural. procesos repetitivos de grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. dependiendo del módulo a que se quiera asociar. Indicadores para detallar la información. para llegar a un verdadero control Administrativo. evitándose así. en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. acumulados por cada vehículo o cada máquina. al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos. CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está creando. entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa. AMO: . El indicador de DESTINO. hacer una aproximación al papel que juega cada uno de estos indicadores.Es importante en este momento. BENF: Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero. Nivel: Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. DOC: Indica al sistema. Tipo: Indicación que define si la cuenta es de título o detalle. NC. en el comportamiento de todo el sistema.

no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad. que además del valor en pesos. indica la libertad de po der asociar el movimiento de la cuenta. para diferentes procesos contables. con el centro de utilidad citado. entran a ser el engranaje principal del sistema. no es necesario incluirlos en el plan contable. a cualquier centro de utilidad. se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. Como se puede observar. que indica al sistema pedir cuando se esté grabando movimiento. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información empresarial UNO. es de fundamental importancia. en el plan contable.: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta. Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad. CAN: Parámetro de cantidad. que indica al sistema. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas). el beneficiario. PTO: Parámetro de presupuesto. es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catálogo de DESTINOS. para lograr una correcta estructuración del catálogo de CUENTAS. se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C). máquina o centro productivo ó departamento. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema. . CU. el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación. la cuenta. mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE. se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto. en los que en el momento de capturar información se hayan citado. que conjuntamente con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. el llevar el control de los saldos de las cuentas. es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable. de afectar el valor de ejecución de partidas que previamente se han presupuestado. en el sentido de llevar detalles a nivel de vehículo. Cuando éste campo está en blanco. que cada que se esté grabando movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar. todos comparten el mismo plan contable. Como parámetro de referencia.Parámetro de amortización. Estos se declaran en un catálogo independiente y es función del sistema.

INGRESOS Nivel 2: (obligatorio) 5. obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma: Nivel 1: (obligatorio) Compuesto por un dígito. Inversiones Nivel 4: . CUENTAS DE ORDEN Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificación grupo o activos 1. tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta. mientras que el PUC. representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. ACTIVOS 11.994. representa el capítulo de clases.Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992. PASIVOS 3. ACTIVOS 2. COSTO DE VENTAS 7. EGRESOS 6. Disponible 1105. 2650 de 1993. Disponible 12. utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas comprometidos.994 y 2852 de 1. Caja 12. Así mismo. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dígitos. como tal. más no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO. ACTIVOS 11. Ejemplos: 1. 2894 de 1. Ejemplo: 1. el Gobierno Colombiano. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de codificación. esto vuelve rígida la parte correspondiente al código de identificación de cada cuenta. 18 = Dígitos de codificación (2) + Centro de Utilidad (8) + (8) Plan Contable Destinos Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO. tampoco afecta las interacciones con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. reglamentó la estandarización de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del país. PATRIMONIO 4. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9.

representa una subcuenta o auxiliares.Cuando la cuenta se da y se deja en blanco. sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre.Proceso -.Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe. sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada".Compuesto por seis (6) dígitos. La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso: . modifica o retira una cuenta.La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya cre ada en el sistema.mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Análisis Financieros y control interno. Caja 110505 . El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opción 4 .proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable. este nivel de detalle requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el máximo detalle requerido en una transacción contable. . Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. . sale el mensaje "Cuenta no Catalogada". Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dígitos. Chequeo de Estructura . y da opcionalmente utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub -mayores. que simplemente lo que hace es dar un número consecutivo a todos los códigos de cuentas.Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe. del menú CG0103. hace las veces de resumen del libro Diario. ACTIVOS 11. (obligatorio) denominada sub. con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable. . Las opciones 4 a 6. se asume que es una cuenta de nivel 1. .La cuenta padre debe estar ya declarada previamente. cuando crea. de acuerdo a la información declarada. para estar de acuerdo con la reglamentación del PUC. . se ha creado la opción de chequeo de estructura. 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crédito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información: . Disponible 1105. que se debe ejecutar cada que se haga una operación de esta natura leza. tiene el usuario del sistema. mostrado a continuación permite hacer esta operación. toma los seis del PUC.En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación.

columnas. para solucionar el problema detectado. Verificación del archivo de cuentas. Actualización de Destinos Asociados En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa. Procesos periódicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las transacciones. Estas son: Cambio de una cuenta por otra. es discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural). las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atención en la columna OBS. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. para no dejar pasar por alto ninguna observación. en los diferentes capítulos que implica la ejecución de una obra. Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. cimentación. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. Estos procesos se encuentran en la opción M menú monitor. se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. por pantallazos pulsando . que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). . hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. llevar el control de los montos acumulados. acabados. entre los que se tienen: Preliminares. Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. Para aplicar este proceso. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. es común que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferent niveles de totalización. que corresponde al mantenimiento del sistema.Paso 2: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. influyen en el plan contable. transfiriendo todo el movimiento registrado. etc. (**) Secuencia incorrecta. Tal es el caso de situaciones como: Situación 1: En una obra.

que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial. fletes trayecto externo. peajes. que se está interesado controlar más allá del alcance contable. subdivisión y departamento de la empresa. cultivos. suerte y labor. llevar los acumulados por cada una de las importaciones.Situación 2: En labores de tipo agroindustrial. Iva. por medio del indicador de DEST (destino asociado). Analizando las situaciones presentadas anteriormente. impuestos. Situación 2: CL. se podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras. gastos de nacionalización. se puede hacer en la siguiente forma: Situación 1: OB. entorpecien así el do proceso normal y la oportunidad de la información. lubricantes. La codificación de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones. Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar. discriminando los montos acumulados por : fletes. Situación 4: Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división. en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB. desvares. servicios de terceros. que implican dobles procesos de grabación de información. maquinaria. fletes trayecto interno. puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad. en donde se realiza un solo proceso de grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa como tal. combustible. etc. detallando: salarios. importaciones. Fedecafe. Situación 3: En una empresa que importa materia prima. vehículos. mantenimientos. que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecución en cada una de las obras. llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo. depreciaciones. reparaciones. etc. Situación 5: Control de los gastos incurridos por cada vehículo. la solución a las anteriores situaciones. prestaciones. consumos. etc. y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable. etc. Por lo general. o entorno generador de información. cuando el proceso es manual ó semi automatizado. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO. seguros del interior. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST. el paso que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres. aportes. que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. seguros del exterior. .

Situación 4: CC. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Código nemónico de 2 caracteres.Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado. . que es código genérico de identificación de todas las placas de los diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar. en forma secuencial de cada componente. sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualización de Destinos Una vez. que identifica el entorno que se quiere controlar. que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó cartas de crédito que se abran. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. Exige estructura: Número 0 ó 1. Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS. no declarado previamente. que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos que se hace en el catálogo de destinos es secuencial. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . mediante el catálogo de DESTINOS ASOCIADOS.Situación 3: IM. se han definido los diferentes entornos a controlar. que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y departamentos VH. en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado". necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO ASOCIADO. ó en caso de ser necesario.Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. lo que se hace es definir mediante el catálogo de DESTINOS. . se tiene la posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno. El CG-UNO. cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO.

que identifica el destino a crear.( De uno a ocho dígitos). el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno. que describe el destino. Si cuando se creó el destino asociado se informó que era estructurado. se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Código del destino asociado previamente creado. indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino. sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Ejemplo No 1. Estado: Indicador de actividad del destino. Centro de Utilidad: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con el centro de utilidad atado. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3. La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. Cuando este campo se deja en blanco. En caso contrario. Código Destino: Campo alfanumérico de 8 posiciones. al cual pertenece el código destino que a continuación se informará.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 de Actualiza. simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de destinos. con cualquier centro de utilidad. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. . Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administración Cierre automático de destinos.

el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creación del beneficiario. el sistema automáticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Actualización de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO. una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso de las sucursales. . Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo hecho de utilizar una cédula o nit. Empresas y C. para almacenar en forma totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales. que se ha vuelto común es que después de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula. utilizados para generar informes de diversa índole. Por otro lado. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona. b.Este proceso cierra automáticamente los destinos. Una aplicación de esta facilidad. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos. sin necesidad de modificar. tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas. este manejo da mayor flexibilidad. U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. se hace desde el momento de la creación del beneficiario. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los terc eros. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios. con el solo hecho de ir al catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una zona/subzona. Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen: a. el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el contrario se base en los existentes. vendedor y sector económico. debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por año. en cualquier momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado. movimiento contable. zonas/subzonas y sectores. en la captura de una transacción que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. a un vendedor y a un sector económico.

la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato año. que se le hace en el catálogo de sucursales. con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero. Nit ó Cédula: Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit. En el momento de capturar una transacción contable. Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos. se puede excluir una persona jurídica o natural de los informes tributarios. f. A través del indicador de beneficiario interno. que sería ilógico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. d. el sistema permite conocer. el sistema se encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él. puede moverse por cuentas contables diferentes. el sistema permite consulta alfabética de la información. T. Nombre o razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en los diferentes informes del sistema. e. puede modificarse. O otros Dirección: . que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente.c. mes.I tarjeta de Identidad. Fecha de ingreso: Fecha de creación del beneficiario. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Código del beneficiario: Código alfanumérico de 9 posiciones. así esté en los saldos de la contabilidad. cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacén del cliente. el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario ó discriminado por las sucursales. como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena. Caso del nit de la administración de impuestos nacionales. Tipo de Identificación: Indicador de 1 carácter. todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero. Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario. C= cédula. día. valiéndose de la estructura interna de los archivos transaccionales. Dado que un mismo beneficiario. N= nit . que normalmente coincide con la cédula o el nit del beneficiario.

Teléfono (s) Campo alfanumérico de 15 posiciones. exterior. Autoretenedor: . Descuento (%): Campo numérico de 4 posiciones. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios. cliente. interno. su uso podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489. si se quiere dejar en blanco se da . Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. que en caso de utilizarse el código aquí citado. Es opcional. Clasificación del Benef. Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones. Cupo: Campo numérico de 9 posiciones. Apartado Aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Es opcional. que incluyen 2 decimales. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. si se quiere dejar en blanco se da . Es opcional. En el caso de que sean varios teléfonos. Departamento: Campo alfanumérico de 12 posiciones.: Indicador de 1 carácter.Campo alfanumérico de 25 posiciones. Es opcional. en el catálogo de sectores. si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . que en caso de utilizarse el código aquí citado. la clasificación del usuario como: socio. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. que con 0 indica no y con 1 indica si. empleado. en el catálogo de vendedores. si se quiere dejar en blanco se da . . Plazo : Campo numérico de 3 posiciones. acreedor. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones. otros y tipo. proveedor.

si se quiere dejar en blanco se da . Apartado aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Contacto: . la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal. Dirección: Campo alfanumérico de 30 posiciones. Es opcional. Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanuméricos. Los listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario. Actualización de sucursales El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. si se quiere dejar en blanco se da . Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones.Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. que aparecerá en las diferentes consultas y reportes. con el que se identificará en las diferentes transacciones. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios. al cual se le va a crear una sucursal. Es opcional. Sucursal: Código alfanumérico de dos posiciones.

para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables. como por ejemplo los recibos de caja. que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa. da una idea muy cercana de la forma como está organizada la información para su manejo. los comprobantes de egresos. Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y documentos en una empresa. Actualización de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las transacciones.Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociación. este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. Actualización de Tipos de Comprobantes Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la organización. que identifica el nombre del comprobante creado. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código según la actividad económica. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de documentos . las notas débito y crédito. Código de Comprobante: Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está cre ando.

Que documento desea que le cancele primero: las notas débito. que identificará el documento en las diferentes labores de consulta y captura de información. luego las notas crédito y por ultimo las facturas?. y al cual está as ociado el documento a crear. . 1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeración. Comprobante Asociado: Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el documento a crear. la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por la Dian.: ND nota débito. por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicación. Control del consecutivo: 0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados en el lapso anterior. cuando por el módulo de generación de documentos se hace la gestión correspondiente. por cada empresa. Documento: Código nemónico de 2 posiciones. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Actualización de Resoluciones de la DIAN El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario. que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automáticamente. cuyo contenido aparecerá en las consultas y listados del sistema. donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado. Consecutivo: Número de 5 posiciones. Centro de Utilidad: Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad. y al cual está asociado el documento a crear. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes. Ej. centro de utilidad y tipo de documento.Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas.

C. debido a que la actual esta por vencerse. Mensaje de precaución en Documento: Cuando número docto mayor a: Campo numérico de 5 posiciones. Corresponde al código del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolución de facturación. El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de facturación. Corresponde al código de la empresa al cual se le va a reportar la resolución de facturación.: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Fecha de Resolución: Campo numérico con formato AA/MM/DD. Quiere decir esto que si por ejemplo el número de . Se debe registrar aquí el número final hasta el cual fue aprobada la resolución de facturación. Se debe registrar aquí el número del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualización de Resolución de Facturación se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: Código de Empresa: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Número de Resolución: Campo numérico de 15 posiciones. Tipo de Documento: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Se debe registrar aquí la fecha del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Aprobación Dian: Número de documento inicial: Campo numérico de 5 posiciones. Se debe registrar aquí el número inicial a partir del cual fue aprobada la resolución de facturación.U. Número de documento final: Campo numérico de 5 posiciones. Corresponde al código del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolución de facturación.

02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. En el CG-UNO. normalmente solicita una resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año que acaba de pasar. la descripción.documento inicial es 00001 y el número de documento final es 05000. opción 4 del menú monitor. normalment solicita una e resolución con varios prefijos. El número que se registre en el campo de cuando número docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500. en los primeros meses de cada año. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una serie de anexos fiscales. aplicar la opción de generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir relaciones por cuenta. Por el módulo fiscal y tributario. se debe seguir el siguiente procedimiento. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. . de acuerdo a montos preestablecidos. Actualización de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno. en el catálogo que para este propósito se tiene en el sistema. Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. Actualización de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo. en donde cada uno. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el gobierno. de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva. la resolución fue aprobada entre este rango de números. cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL. para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS.

como para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos. a renta. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Anexos Código de anexo Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de la información tributaria solicitada por la DIAN. de renta y otros. Valor base Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mínima a reportar. como grandes contribuyentes.Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Grupos de Anexos Código del Grupo : Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de información. u otros grupos. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes. Descripción Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo. tanto para la generación de declaración de renta. El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualización de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren. Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes. . Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados.000. Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000.

Cuentas que se incluyen al anexo. las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes representados en anexos fiscales y medios magnéticos. Actualización de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido.000. Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Código de anexo previamente creado en el programa CG01092. Grupo de anexo.Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta. Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos. Valor a tomar. De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor). se discrimina por tercero. que identifica el nombre del anexo. Naturaleza del anexo. Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas que ya están incluidas dentro del anexo. Monto mínimo. Ejemplo: Retención por Iva . Valor informado. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500. Con la tecla de función [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica. Descripción: Campo de 40 caracteres alfanumérico. Sólo aplica a los anexos asociados a renta. Cuenta. los que estén por debajo de éste rango se consolidan en un mismo registro.S (segundo valor). . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos en Detalle de Anexos Anexo. Se tiene en cuenta en anexos de renta.

Actualización de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus actividades comerciales. D= Detalle para recibir las diferentes transacciones. Saldo: Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. Acumula para base. Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER]. Costa Atlántica. Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas. Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas. Las diferentes ciudades. con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona. . puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente. (presentación de balance de comprobación). Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó Subzona que se esta creando. con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular. Clase: Campo de una posición. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema. Neto: Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Zonas / Subzonas Código de zona: Código de 4 posiciones. y la Subzona. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual codificamos la zona. (presentación de PYG). Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo.Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones.

por ejemplo de cartera.Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualización de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. comisiones y registros por vendedor. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de actualización de vendedores: Código del vendedor: Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razón social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Sectores Código del sector: Código alfanumérico de 4 posiciones. seguimiento. preferencialmente. Tipo de Vendedor: Campo para las estadísticas de ventas Actualización de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla. los diferentes sectores o actividades económicas de los clientes. con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento. diferentes análisis y reportes. clasificados por sector. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector económico. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis.

para solucionar el problema detectado. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualización continua del mismo cada vez que se crea. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. el usuario deberá diligenciar los mismos campos explicados en la creación de cuentas de este modulo. (**) Secuencia incorrecta. asociar el plan contable de la empresa con éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC. Se debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y de detalle del plan. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la estructuración lógica del plan de cuentas. y que requieren o desean seguir manejando su propio plan. modifica o retira una cuenta. Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. a través de equivalencias. Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. por pantallazos pulsando .El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para posteriormente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del proceso: Verificación del proceso: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. Actualiza Equivalencias . para no dejar pasar por alto ninguna observación. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura .que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas.

Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. y la Actualización PUC definida en la opción 1 de este submodulo. para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. Código de Prioridad: Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares. auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas. Ejemplo de Prioridades: Recopilación de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la información contable . se dispone de otro ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas. Ejemplo prioridad Proveedores 01. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualización de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC.Recibe las transacciones. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de Campos de Prioridades.Totalizador de transacciones . Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad.El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas. Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente. Clase de Prioridad: . Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable.

ver en un lapso determinado. En el plan contable. reparaciones. en la cuenta. lubricantes. que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa. Tabla de Contenido Introducción al Sistema 1 Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. mediante el catálogo de DESTINOS. a. Nota:Existe en la opción 10 el menú monitor. en el momento de capturar información. los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables. al indicador de DEST. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la empresa. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de Transacciones.el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino por otro. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual correspondiente a mantenimiento del sistema. el CG-UNO. que se declararon en el indicador de DEST. 5. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. tal como se ilustra a continuación. que corresponde a Mantenimiento del Sistema. analiza el indicador de destino. máxime si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos. b.. permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista. cuando se hacen las consultas por cuenta/destino ó destino/cuenta. examinar los consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa. 2. Ejemplo: Dada una placa de vehículo. pedirá inmediatamente la placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible. asociarla en el plan contable con el destino asociado VH. a cada una de las cuentas que se quiera controlar. 4. y cuando se esté grabando la información contable. opción 02 del menú monitor.1. se cargue a una de las componentes declaradas en el catálogo de destinos. el sistema exigirá que el monto declarado. A partir de éste momento. el CG-UNO. Por ejemplo: si se está grabando información relacionada con combustibles. Dada una cuenta contable.. Dado un destino. el CG UNO. es decir bautizar el entorno a controlar mediante un código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados. asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. Catálogos del Sistema Contable CG-UNO. y si en éste campo se ha declarado un destino asociado.. los movimientos realizados en cada uno de los destinos. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo. ver en un lapso determinado.. 3. Definir el destino asociado. 5 Información Fiscal y/o tributaria 6 Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: 6 Presupuesto y ejecución presupuestal:6 .

posterior mente a la fase de implementacion 20 Actualización de empresas 21 Explicación de los campos del catalogo de empresas 22 Actualización de Centros de Utilidad 24 Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad 25 Ejemplos de Centros de Utilidad 26 Actualización de Monedas Extranjeras 27 Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Actualización de Cuentas 29 27 Explicación de los campos del catalogo de cuentas: 30 Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? 36 Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno 36 Chequeo de Estructura .Registros automáticos: 6 Conciliación bancaria: 7 Generación de documentos: 7 Iniciando con el Sistema 9 Como iniciar una sesión con el sistema10 Menú principal del sistema UNO 11 Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO Convenciones respecto a las teclas de manejo 13 Convenciones respecto a nombres de programas y listados 13 Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días 15 Introducción 17 12 Objetivos del Módulo 17 Menú Monitor 18 Aspectos de interés general 19 Interacción del usuario con los catálogos.proceso Procesos periódicos de mantenimiento Actualización de Destinos Asociados 41 39 40 Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: 43 Actualización de Destinos 44 .

47 Copia de destinos 48 45 45 Actualización de Beneficiarios 49 Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Actualización de sucursales 53 51 Explicación de los campos del catalogo de sucursales 53 Actualización de Tipos de Comprobantes 55 55 Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Actualización de tipos de Documentos 57 Explicación de los campos del catalogo de documentos Actualización de Resoluciones de la DIAN 59 57 Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: 59 Actualización de Anexos Tributarios Actualización de Grupos de Anexos 62 63 Explicación de campos de Grupos de Anexos 65 Actualización de Anexos Explicación de campos de Anexos 66 66 68 Actualización de Detalle de Anexos Explicación de campos en Detalle de Anexos 68 Actualización de Zonas / Sub zonas 70 Explicación de campos de Zonas / Subzonas 70 Actualización de Vendedores 72 72 Explicación de campos de actualización de vendedores: Actualización de Sectores 73 .Explicación de los campos del catalogo de destinos Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Cierre automático de destinos.

proceso Verificación del proceso: 75 75 Actualiza Equivalencias 77 Actualización de prioridades pago a proveedores 78 Explicación de Campos de Prioridades.Explicación de campos de Sectores Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC 74 73 74 Chequeo de Estructura .78 Ejemplo de Prioridades: 79 Recopilación de los pasos necesarios para montar un control 79 administrativo que complemente la información contable 79 ----------------------ARCHIVO [pic] ----------------------[pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] .

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