MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versión 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1.

INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el código de seguridad y enter, esto varia según el asignado por la persona encargada, para nuestro caso así: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S Ó sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperación de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versión de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauración de archivos también se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIÓN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa.

5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que vamos a ingresar según el PUC, para verificar las cuentas con sus códigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos códigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la única cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos se coloca 1= Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algún movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadanía. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) ó también puede ser alfanumérico. * Y la descripción es el nombre del comprobante. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear el tipo de Documento escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripción es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviación del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automático) , si es externo (0 manual y automático) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobación de la DIAN que requerimos para la utilización de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN (enter)

Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si.1 4.3 4. 4. * El mensaje de precaución es para que nos avise cuando se nos estén acabando los documentos autorizados.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creación.1. Lapsos Contables (meses).1.1.1. Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas.* Se digita el código de la empresa * Se digita la abreviación del documento autorizado por la DIAN * El la resolución dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema. CONTENIDO 1. modificación y retiro de Años contables. Auditoria de Documentos y visualización de los Libros auxiliares.6 ZONAS.4 4.5 4. Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5.6 4. Realizan Documentos y Revisan.1.2. 2. VENDEDORES Y SECTORES Para crear. 3.2 INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS 4 VISUALIZACIÓN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC) 10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS. Comprobantes y Lotes. 5.1 4.2 4. VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES 19 .1. 4. modificar o retirar Zonas.

registros automáticos. que comprende control de depreciaciones. presupuestos. estados de retención en la fuente. semanal ó mensualmente. desvalorizaciones y estadísticas en diferentes formas. de tal forma que todos sus componentes actúen sincronizadamente.tributarios (balances.V. que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información. para la realización de diferentes labores previas para la presentación de estados financieros.Introducción al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO. que comprende el módulo de contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria. notas contables. actúa como concentrador de toda la información. los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema. comunicándose con los subsistemas CM-UNO. hojas de vida y transacciones al destajo. entre los que se tienen: Ventas. gestión de compras. y tal vez. el segundo. se ha tenido en cuenta en el diseño del sistema. Compras. Liquidación de Nómina. recibos de caja. etc. Depreciación. Subsistema de Nómina y Personal. de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan. facturación en todas sus modalidades. etc. control presupuestal. en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen. relaciones de I. el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL. como: conciliación bancaria. El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable. nuestro software en varios miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades económicas. consolidación de prestaciones sociales. de tal forma que permita una serie de controles administrativos. que comprende los módulos de control de inventarios. anexos tributarios). Aprovechamiento del sistema. valorizaciones. que comprende los módulos de liquidación. explosión de materiales y control de producción. Internamente el módulo Contable-Administrativo. Costo de Ventas. NM-UNO y AF-UNO a través de archivos de interfase. conciliación bancaria y generación de documentos. de más importancia al interior de la empresa. cuentas por cobrar y/o pagar. es el disponer la misma información contable. control de . tanto a nivel nacional como internacional. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema. teniendo en cuenta ajustes por inflación. de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo. se pueden transmitir diaria. Subsistema de Activos Fijos. para la toma de decisiones gerenciales. y que de acuerdo al criterio del usuario. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la información con fines contables .A. Subsistema Comercial. como por ejemplo: comprobantes de egreso. fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante más de una década.

se desean controlar. centros productivos. se informan los diferentes ámbitos que tanto a nivel contable como administrativo. Así mismo. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE.diferidos. con estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario. Posibilidad de generar en hojas electrónicas. Cuando un reporte se ha generado a disco. Cabe anotar. hasta 8 niveles. centros operativos. . persona natural o beneficiario en general. el usuario tiene la posibilidad. conciliación bancaria. varios de los informes del sistema. y dentro de cada una de ellas. y en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS. se crea una sola vez. podrá declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de capturar la información. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable relacionada con varias empresas. a través de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS. obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis. como es el caso de Harvard Graphics. Labores estas. manejo de moneda extranjera. Actualización en línea de los archivos maestros. Una entidad. Libre estructuración del plan de cuentas. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes. control de cuentas por pagar. las modificaciones que se hagan en períodos pasados. control de cuentas por cobrar. una vez ya se tiene un reporte en este formato. importaciones. forman parte del código de una cuenta. saldos a nivel de documento. en los que por ejemplo. Complementariamente al punto anterior. antes de enviarlo por impresora. a medida que se realizan las diferentes transacciones. etc. Ni los terceros. Por ejemplo: a nivel de centros de costos. se puede transmitir la información a un programa graficador. de definir sus propios modelos de informes. se puede visualizar por pantalla. Control de acceso al sistema. que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrónica o excel. una vez se solicite el código que se está creando.. implican necesariamente duplicación del trabajo. por medio de niveles de autorización. independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan. el usuario autorizado. la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. que si se realizan manualmente. etc. claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre sí. teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar automáticamente en los saldos actuales. LA CUENTA. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles. CENTRO DE UTILIDAD. importaciones. se podría llevar el control detallado de vehículos. CENTRO DE COSTO. ni los centros de costo. definir el control detallado de vehículos. y que son: EMPRESA. esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja internamente el sistema. manejo de tasa de Iva ó Retefuente.

actualización. Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. Control automático de los consecutivos de los documentos. en tener un solo proceso de captura de información. Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios al módulo de contabilidad general. de acuerdo a los parámetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable. Manejo de varias monedas. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmación. Balance general por período y comparativos con otros períodos. Cálculo automático de los ajustes por inflación. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos. Libro diario. es simple y contundente. comprobantes de resumen. que se desarrollan a nivel contable y administrativo. y consiste. que pide la información necesaria. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento. o mayorización. se tienen: Información Fiscal y/o tributaria . Flujo de efectivo real acumulado y por período. Libro de inventario y balance. actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. Control de acceso a los comprobantes. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio. programa y/o cuenta contable. lapsos y años. Libro mayor. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8). Manejo de anexos tributarios. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros.Libre definición de los documentos y comprobantes contables. Tal como se mencionó en la introducción general al sistema. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa. la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas. Balances de comprobación de saldos.

Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definición de cupo asignado por cada proveedor. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo. o lo que se ha pasado de lo presupuestado. Cálculo automático de intereses por mora informativo. Generación de informes en medios magnéticos para la administración de impuestos. . Estados de cuenta detallados o resumidos por edades. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera.Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado. vendedor. sector. Manejo de sucursales para los clientes. por zona. Registros automáticos: Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos diferidos. Generación de extractos de cuenta por cliente. Consultas de los estados de cuenta. certificado de Iva e Ica. Definición de cupo y forma de pago por cliente. Informes comparativos a cualquier período. subzona. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. Informes para las superintendencias. Certificados de retención en la fuente. Manejo de explosión de cuotas. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de días. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. Presupuesto y ejecución presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. Generación de los anexos para la declaración de renta. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que queda por consumir.

Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. contabilizando y actualizando simultáneamente todos los archivos maestros. en as decisiones l administrativas. Dentro de las características funcionales del Módulo de generación de Documentos. Generalmente. .Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos. se tiene el módulo de generación de documentos. notas contables. se graba en el computador. modificar y/o retirar los programados. Genera informe diario de bancos. Generación automática de las ordenes de pago. en vez de usar máquina de escribir. se tienen: Generación de documentos: Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación. Esto permite que de una vez se tenga información actualizada en todo momento. Todos estos pasos se reducen a uno solo. Permite incluir nuevos documentos. los comprobantes de egreso o c heques cheque. Comprobantes de distribución de centros de costos. Con el fin de garantizar "la contabilidad al día". Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema. codificarlo. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en máquina el documento. Posteriormente. que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso. Una vez se está seguro. Conciliación bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliación. de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable. días después. recibos de caja. Se verifica que lo grabado esté bien. se actualizan los archivos maestros. Y por otro. Registros fijos. simplemente. el proceso se hace de una vez en el sistema. con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia.

aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del usuario que activó el sistema. se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea.Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días Como iniciar una sesión con el sistema Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado. Si dicho código lo encuentra válido. aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO. el sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno. es decir. hacen referencia a títulos muy genéricos. que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo.Respecto a las teclas de manejo . El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el menú anterior en donde se encontraba. se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario. agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios menúes y que en su . y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO. se puede observar que las opciones disponibles.Respecto a la estructuración de las pantallas . La realidad es que cada opción a su vez. Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de seguridad. si el usuario ha sido previamente catalogado. se desea trabajar. de lo contrario. por tanto.Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cómo iniciar una sesión con el sistema? El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES . aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión. A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema contable. simplemente debe teclear la función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra. Si en vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema. Para el caso del presente manual escogerá. la opción con las teclas del cursor . despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado". Menú principal del sistema UNO Cuando aparece el menú monitor.

La primera es. Para los efectos de estudio del presente manual será CG Contabilidad General. Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General. Título genérico. bajo el que se encuentran varias opciones de menú. que está en funcionamiento. se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para un usuario determinado. Identificación del menú activo. Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando. en una estación de trabajo. agrupan de una manera genérica todos los procesos relacionados con la contabilidad general. se teclea Por razones de seguridad en el sistema. En los próximos capítulos se amplía en el contenido y operación de cada módulo. esté configurado por una serie de menúes siempre relacionados. Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO. Fecha del sistema. Número de revisión del subsistema. De ahí que el sistema. la segunda forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la opción deseada. cada una de las otras opciones disponibles hacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el módulo contable básico.administrativo del sistema. se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran menú monitor. al poder definir mediante el menú. se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG -UNO.conjunto. Contraseña del usuario. Se puede personalizar el ambiente de trabajo. tecleando el menú de la opción. se tienen las siguientes componentes: Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial. de uso esporádico. Para el acceso de las opciones de un menú. a la que se le da un tratamiento de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo técnico . Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema operacional y la opción "M mantenimiento del sistema. es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. Opción. "configuración de terminales" las siguientes variables: . Las opciones del menú monitor. bajo el que está funcionando el sistema comercial.

verde. magenta. rojo. café. Subsistema Contable Módulo de Gestión de Catálogos Opción 3. y siguiendo con el mismo ejemplo anterior.P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar. ABREVIATURA CG CM NM AF SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO . en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes. se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones. el programa y listado. ejemplo del nombre C3. cyan. que identifican el subsistema que se está trabajando en un momento determinado.Tipo de línea (gráfica sencilla. el editor TY es el más indicado. carácter sencilla). Para labores de consulta de catálogos. el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033. Catálogo de Cuentas CG CG01 CG0103 Ahora si dentro de este programa se saca un listado. verde. cyan. azul. Color de fondo (negro. blanco).CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando. asumen el nombre del camino recorrido. se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos ó menúes. azul. gráfica doble. Para labores de consulta en una captura de información. magenta. blanco). . rojo. Color de texto (negro.P01: La terminación . Blanqueo del contenido de un campo. Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO". Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relación a los nombres de los subsistemas. con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905). café.

Actualización de monedas extranjeras .Actualización de zonas. es recomendable devolver el cursor hasta el menú inicial de la aplicación. Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo.Definición de cuentas para libros oficiales .Definición de prioridades de pagos a proveedores . con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminación. precios. los cuales son básicos para la operación del sistema. En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell. abuelo. clientes.Actualización de destinos asociados y destinos . es decir a la actualización de las tablas y catálogos. por lo menos tres copias de seguridad (padre. Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole.Actualización de empresas y centros de utilidad . Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado. hijo).Actualización de tipos de documentos y resoluciones .Vale la pena anotar. tiene la posibilidad de cambiar la terminación.Actualización de tipos de comprobantes . vendedores. al tener disponibles el menú del CG-UNO para su utilización. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está trabajando cuando el cursor. es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema.. Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días Mantener actualizados. etc. que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones.Actualización de anexos tributarios . Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación. vuelve al sistema operativo después de salir del CG-UNO.Actualización de cuentas . Unix. En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura. los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: . para continuarlas en pocos minutos.Actualización de beneficiarios y sucursales . Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas. como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión. Xenix). por ejemplo de partes de inventarios. vendedores y sectores . que el usuario en el momento de generar un listado.

Auditor . Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro. | |REGISTRO 1 | |REGISTRO 2 | |REGISTRO 3 |Campo n | |Campo n | |Campo n | | | . catálogos o la letra C.Menú Monitor A este módulo se llega tecleando. cargo. consultar y listar registros. incluyendo nombre funcionario. Consulta: Consiste en ver por pantalla. como es el caso de nombre. el contenido de los registros y campos de un catálogo. cuando se está en el menú monitor. el siguiente formato de pantalla. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe López . Aspectos de interés general Vale la pena. Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar. Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Pérez .Gerente . El sistema despliega. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 Catálogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de información. Modificar los registros ya existentes.XYZ Ltda. el contenido de los registros y campos de un catálogo. o simplemente retirar registros. Listado: Consiste en sacar por impresora.123 Ltda. entonces.ABC Ltda. definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo. nombre de la empresa. entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto . Registro: Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila). funcionario. cargo y nombre de empresa. Ahora. retirar. se tienen: Actualización: Consiste en ingresar nuevos registros. modificar.Secretario .

ciudad. se evita así. .Interacción del usuario con los catálogos. Tal como se ve a continuación. define cada uno de los registros del catálogo de empresas. obligan a utilizar nuevamente estos procesos. Situaciones como inclusión de nuevas cuentas.. Actualización de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de empresas. EMPRESA N EMPRESA 2 EMPRESA 1 PLAN CONTABLE La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso. ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. Este se define en el sistema con un código de dos caracteres y que complementado con la razón social. Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas. de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema. modificación. consulta y listado de registros del catálogo de empresas. no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catálogos no han sido previamente creados. nuevos centros de costos. Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones. cuando se presenta esta situación. Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la información contable y financiera. que identificará la empresa en el momento de capturar. posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar. el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. nuevos tipos de documentos. el nit. etc. la utilización de estos procesos es esporádica. dirección. el tener que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados. Ejemplo: De acuerdo a la definición anterior. retiro. El usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de empresas Código de la Empresa: Código alfanumérico de dos dígitos. consultar o listar la información. lo que ocurre es que el plan de cuentas es com partido por todas las empresas allí definidas.

para permitir el acceso o no a la información de la empresa. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . en caso contrario marque (0). Autorización: Número entre 1 y 99. Nit: Número de identificación tributaria.Nombre y/o Razón Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. (marque 1). El CG-UNO. apartado aéreo. Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema. fax Actividad: Código o clasificación de la actividad económica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales. que es comparado con el nivel de autorización del usuario. Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Dirección: Dirección de la empresa. País: País de origen Datos Generales: Teléfono. con la condición de que el nivel de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa. agencias. puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de éstos.

que identificará la sucursal. . es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa. en el momento de capturar. Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitándose. consultar o listar la información. y que a la hora de generar informes. que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un código de dos caracteres. EMPRESA N EMPRESA 2 02 SUCURSAL 01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL EMPRESAS CENTROS DE UTILIDAD PLAN CONTABLE El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso. En otras palabras. si se quiere. un código de empresa no existente. permite generar estados financieros. retiro. modificación. Actualización de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad económica. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas. Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. El sistema. como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Código alfanumérico de dos posiciones.Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente. es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de la empresa. hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos. A él se llega seleccionando la opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad. sale el mensaje "Empresa no Existe". con documentos independientes. el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar ó retirar. libros auxiliares y libros oficiales. consulta y listado de registros del catálogo de centros de utilidad. por centro de utilidad y/o consolidados por empresa.

Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema. es la de no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. Ultima Tasa de Cambio: . necesitan reportar en el momento de capturar transacciones. se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. que se asocia a la moneda a crear. que contiene la descripción que aparecerá en las diferentes consultas y listados del sistema. Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad. un centro de utilidad ya existente. Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y posteriormente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Código alfanumérico de 1 posición. en el plan contable. cuantías simultáneamente en pesos y moneda extranjera. Si se trata de modificar ó retirar. el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de monedas extranjeras. hace los siguientes chequeos de integridad de información: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente. sale el mensaje "Centro de Utilidad ya está catalogado". que contiene el nombre de centro de utilidad. en algunas de las cuentas del plan contable. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". El CG-UNO. Actualización de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de comercio internacional.

y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen de una vez. Cuando la cuenta que se está creando. todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información fiscal y/o tributaria. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta. Presupuestos. Adicionalmente.Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. Conciliación Bancaria. que define la forma de totalización en los diferentes informes y consultas del sistema. es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicación de los campos del catalogo de cuentas: Código de la cuenta: Campo alfanumérico de 8 dígitos. a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación. inicialmente se muestra la siguiente pantalla. en el momento de crear las diferentes cuentas. modificando ó retirando. Código cuenta padre: Cuenta donde totaliza. se realiza una asociación a diferentes indicadores. Cuentas por Cobrar y/o Pagar. Nivel de la cuenta: Número entre 1 y 8. El sistema calcula el nivel de la cuenta. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre. que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está creando. etc. en los diferentes niveles de totalización y de detalle. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. Descripción de la cuenta: Campo alfanumérico de 40 dígitos. tienen inicialmente incidencia. que identificará la cuenta en el momento de capturar la información. la nueva cuenta que se está creando. Formatos para edición: .). que tendrán los diferentes informes contables y financieros. Actualización de Cuentas Los códigos definidos en este catálogo. se toma como cuenta de nivel 1. Código de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala. con base en el nivel de la cuenta padre.

para realizar el proceso de conciliación al final del período. importaciones. indica que además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento. la información de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. para definir el esquema de seguridad. Este código. centros de costo. que en el momento de grabar información se lleve toda información adicional. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle. Con la nueva reglamentación del P. Estadísticas en Cantidades: - . etc. se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario. Nivel de autorización: Número entre 1 y 99. En caso de que la cuenta sea de título. se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta después del cierre de fin de año. se recomienda dejarlo igual al código de cuenta. que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema. para las cuentas que tenga este indicador prendido. Conciliación Automática: Indica al sistema. se lleva también discriminado por cada documento transado. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula. o si por el contrario. que define si la cuenta que se está creando va a recibir directamente imputaciones contables. que permitan al usuario mejor visualización de la estructura del código. Código de Destino Asociado: Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa. Tipo de cuenta: Letra T= título ó D= detalle. al no permitir que usuarios con nivel de autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta. divisiones ó áreas de la empresa. no puede ser padre de ninguna otra cuenta. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1.U. y que sirve para llevar saldos discriminados por vehículos. complementaria a la contable. con puntos de separación intercalados.Es el mismo código de la cuenta. no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. va a servir de totalización.. los restantes campos no los pide el sistema.C.

kilos. se debe dejar este campo en espacios. metros. las cuentas de activo son de naturaleza débito (D). Tasa de IVA o Retención: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional. El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras. Este indicador d tiene sentido. todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. se debe teclear en este campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificación o en la digitación de la información. en el momento de crear la cuenta. la fecha inicial y la fecha final. Amortización Automática: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos. Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. Ej. El siguiente es el aspecto del plan contable. Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo. Normalmente.Indicador de uso en las cuentas de ventas. para que el sistema solicite en cada transacción.: toneladas. se abre así la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en uni ades. . la cantidad de unidades que corresponden. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. Si no se usa la opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros. siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crédito". Por lo general. Código Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. donde se cite la cuenta. en el sistema UNO. los pasivos de naturaleza crédito (C). los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos (D). entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se debitará cuando se lleve a cabo el cálculo. Para lograr esto. Naturaleza D ó C: Es simplemente informativo. etc.

o Parámetros para indicar al sistema. en el comportamiento de todo el sistema. CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está creando. indica la intención de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurídica ó natural. Indicadores para detallar la información. AMO: . BENF: Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero. que permiten. DOC: Indica al sistema. etc. procesos repetitivos de grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural. El indicador de DESTINO. ND. solicitar la información adicional del caso. hacer una aproximación al papel que juega cada uno de estos indicadores. entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa. mediante la activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes. para llegar a un verdadero control Administrativo. Nivel: Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en ésta cuenta. que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH. dependiendo del módulo a que se quiera asociar. Tipo: Indicación que define si la cuenta es de título o detalle. en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. NC. más allá del alcance que permiten la contabilidad como tal. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar. al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos. acumulados por cada vehículo o cada máquina.Es importante en este momento. CHE: Parámetro de conciliación bancaria. evitándose así. generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiari . es la facilidad que da el sistema UNO. DES: Código del entorno.

para diferentes procesos contables. Como parámetro de referencia. máquina o centro productivo ó departamento. entran a ser el engranaje principal del sistema. no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE. el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación. en el sentido de llevar detalles a nivel de vehículo. CAN: Parámetro de cantidad. CU. que además del valor en pesos. Como se puede observar. la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar. de afectar el valor de ejecución de partidas que previamente se han presupuestado. a cualquier centro de utilidad. todos comparten el mismo plan contable. es de fundamental importancia. el llevar el control de los saldos de las cuentas. PTO: Parámetro de presupuesto. es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catálogo de DESTINOS. Cuando éste campo está en blanco. que indica al sistema. la cuenta. se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C). Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad. no es necesario incluirlos en el plan contable. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas). indica la libertad de po der asociar el movimiento de la cuenta. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema. . el beneficiario.: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta. mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. para lograr una correcta estructuración del catálogo de CUENTAS. en el plan contable. se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto. no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad. es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable. en los que en el momento de capturar información se hayan citado. que cada que se esté grabando movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. que conjuntamente con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información empresarial UNO. con el centro de utilidad citado. Estos se declaran en un catálogo independiente y es función del sistema.Parámetro de amortización. se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. que indica al sistema pedir cuando se esté grabando movimiento.

reglamentó la estandarización de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del país.Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992. 18 = Dígitos de codificación (2) + Centro de Utilidad (8) + (8) Plan Contable Destinos Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO. como tal. PASIVOS 3. 2650 de 1993. Disponible 12. CUENTAS DE ORDEN Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificación grupo o activos 1. ACTIVOS 2. 2894 de 1. Caja 12.994. más no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO. representa el capítulo de clases. ACTIVOS 11. mientras que el PUC. obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma: Nivel 1: (obligatorio) Compuesto por un dígito. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de codificación. tampoco afecta las interacciones con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. INGRESOS Nivel 2: (obligatorio) 5. representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta. COSTO DE VENTAS 7. esto vuelve rígida la parte correspondiente al código de identificación de cada cuenta. ACTIVOS 11. EGRESOS 6. Ejemplos: 1. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dígitos. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9.994 y 2852 de 1. Ejemplo: 1. el Gobierno Colombiano. Inversiones Nivel 4: . utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas comprometidos. Así mismo. PATRIMONIO 4. Disponible 1105.

Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe. y da opcionalmente utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub -mayores.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable. modifica o retira una cuenta. sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada". .La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya cre ada en el sistema.Compuesto por seis (6) dígitos. se asume que es una cuenta de nivel 1.Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe. Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dígitos. . Caja 110505 . que se debe ejecutar cada que se haga una operación de esta natura leza.La cuenta padre debe estar ya declarada previamente. que simplemente lo que hace es dar un número consecutivo a todos los códigos de cuentas. cuando crea. mostrado a continuación permite hacer esta operación. hace las veces de resumen del libro Diario. Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso: . sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre. . del menú CG0103. se ha creado la opción de chequeo de estructura. Disponible 1105. Chequeo de Estructura . toma los seis del PUC. . Las opciones 4 a 6.Proceso -. tiene el usuario del sistema. . El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opción 4 . con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable.mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Análisis Financieros y control interno. de acuerdo a la información declarada. 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crédito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información: .En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación. sale el mensaje "Cuenta no Catalogada". para estar de acuerdo con la reglamentación del PUC. este nivel de detalle requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el máximo detalle requerido en una transacción contable. representa una subcuenta o auxiliares.Cuando la cuenta se da y se deja en blanco. ACTIVOS 11. (obligatorio) denominada sub.

para no dejar pasar por alto ninguna observación. llevar el control de los montos acumulados. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. Actualización de Destinos Asociados En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones).que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. columnas. entre los que se tienen: Preliminares. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. Tal es el caso de situaciones como: Situación 1: En una obra. que corresponde al mantenimiento del sistema. por pantallazos pulsando . . Para aplicar este proceso. transfiriendo todo el movimiento registrado. para solucionar el problema detectado. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. influyen en el plan contable. Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. Estos procesos se encuentran en la opción M menú monitor. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. etc. se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados. Estas son: Cambio de una cuenta por otra. es común que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferent niveles de totalización. Procesos periódicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las transacciones. Verificación del archivo de cuentas. en los diferentes capítulos que implica la ejecución de una obra.Paso 2: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atención en la columna OBS. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2. es discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural). cimentación. (**) Secuencia incorrecta. acabados. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta.

prestaciones. suerte y labor. que implican dobles procesos de grabación de información. o entorno generador de información. llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo. consumos. Fedecafe. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO. discriminando los montos acumulados por : fletes. que se está interesado controlar más allá del alcance contable. etc. seguros del exterior. . combustible. La codificación de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones. puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad. servicios de terceros. el paso que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres. importaciones. Situación 2: CL. reparaciones. en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB. y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable. Analizando las situaciones presentadas anteriormente. lubricantes. subdivisión y departamento de la empresa. Iva. etc. gastos de nacionalización. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST. en donde se realiza un solo proceso de grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa como tal. que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecución en cada una de las obras. maquinaria. cultivos. llevar los acumulados por cada una de las importaciones. que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. vehículos.Situación 2: En labores de tipo agroindustrial. etc. detallando: salarios. Situación 4: Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división. entorpecien así el do proceso normal y la oportunidad de la información. Situación 3: En una empresa que importa materia prima. peajes. impuestos. desvares. depreciaciones. Situación 5: Control de los gastos incurridos por cada vehículo. Por lo general. fletes trayecto interno. seguros del interior. etc. que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial. mantenimientos. Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar. fletes trayecto externo. se podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras. aportes. la solución a las anteriores situaciones. cuando el proceso es manual ó semi automatizado. por medio del indicador de DEST (destino asociado). se puede hacer en la siguiente forma: Situación 1: OB.

se han definido los diferentes entornos a controlar. en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos que se hace en el catálogo de destinos es secuencial.Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado. que es código genérico de identificación de todas las placas de los diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar. cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado". Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó cartas de crédito que se abran. mediante el catálogo de DESTINOS ASOCIADOS. lo que se hace es definir mediante el catálogo de DESTINOS. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos. ó en caso de ser necesario. Exige estructura: Número 0 ó 1. El CG-UNO. Situación 4: CC. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. no declarado previamente. se tiene la posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno. que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y departamentos VH. que identifica el entorno que se quiere controlar. . . hace los siguientes chequeos de integridad de información: . necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO ASOCIADO. sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualización de Destinos Una vez.Situación 3: IM. en forma secuencial de cada componente. Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Código nemónico de 2 caracteres.Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado.

que describe el destino. Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Ejemplo No 1. La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. Estado: Indicador de actividad del destino. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar. En caso contrario.( De uno a ocho dígitos). Código Destino: Campo alfanumérico de 8 posiciones. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3. sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de destinos. que identifica el destino a crear. Centro de Utilidad: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con el centro de utilidad atado. al cual pertenece el código destino que a continuación se informará. indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino. el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno. Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administración Cierre automático de destinos. se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Código del destino asociado previamente creado. . Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Cuando este campo se deja en blanco. con cualquier centro de utilidad. Si cuando se creó el destino asociado se informó que era estructurado.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 de Actualiza.

utilizados para generar informes de diversa índole. que se ha vuelto común es que después de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula. el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creación del beneficiario. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos. una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso de las sucursales. el sistema automáticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos. para almacenar en forma totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales. sin necesidad de modificar. a un vendedor y a un sector económico. este manejo da mayor flexibilidad.Este proceso cierra automáticamente los destinos. tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas. como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los terc eros. el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el contrario se base en los existentes. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por año. b. U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen: a. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Actualización de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO. con el solo hecho de ir al catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una zona/subzona. en cualquier momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. . Empresas y C. se hace desde el momento de la creación del beneficiario. vendedor y sector económico. zonas/subzonas y sectores. Por otro lado. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios. en la captura de una transacción que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona. movimiento contable. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo hecho de utilizar una cédula o nit. Una aplicación de esta facilidad.

Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario. mes. el sistema permite consulta alfabética de la información. O otros Dirección: . C= cédula. f. día.I tarjeta de Identidad. Caso del nit de la administración de impuestos nacionales. así esté en los saldos de la contabilidad. se puede excluir una persona jurídica o natural de los informes tributarios. con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero. T. que sería ilógico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. Nombre o razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en los diferentes informes del sistema. Nit ó Cédula: Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit. que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente. e. En el momento de capturar una transacción contable. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Código del beneficiario: Código alfanumérico de 9 posiciones. Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos. puede modificarse. puede moverse por cuentas contables diferentes. valiéndose de la estructura interna de los archivos transaccionales. cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacén del cliente. Tipo de Identificación: Indicador de 1 carácter. N= nit . Fecha de ingreso: Fecha de creación del beneficiario. el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario ó discriminado por las sucursales. el sistema se encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él. como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena. todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero. que normalmente coincide con la cédula o el nit del beneficiario. el sistema permite conocer. A través del indicador de beneficiario interno. Dado que un mismo beneficiario.c. la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato año. d. que se le hace en el catálogo de sucursales.

en el catálogo de vendedores. si se quiere dejar en blanco se da . interno. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. Autoretenedor: . . Departamento: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones. Es opcional. Cupo: Campo numérico de 9 posiciones. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones.Campo alfanumérico de 25 posiciones. Teléfono (s) Campo alfanumérico de 15 posiciones. en el catálogo de sectores. Descuento (%): Campo numérico de 4 posiciones. Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones. la clasificación del usuario como: socio. que en caso de utilizarse el código aquí citado. si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . cliente. Es opcional. Plazo : Campo numérico de 3 posiciones. Es opcional. proveedor. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. que en caso de utilizarse el código aquí citado. acreedor. que con 0 indica no y con 1 indica si. si se quiere dejar en blanco se da .: Indicador de 1 carácter. otros y tipo. si se quiere dejar en blanco se da . empleado. que incluyen 2 decimales. Clasificación del Benef. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios. su uso podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489. exterior. Apartado Aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Es opcional. En el caso de que sean varios teléfonos.

Sucursal: Código alfanumérico de dos posiciones.Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. que aparecerá en las diferentes consultas y reportes. Actualización de sucursales El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal. al cual se le va a crear una sucursal. Es opcional. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. Apartado aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. con el que se identificará en las diferentes transacciones. la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Dirección: Campo alfanumérico de 30 posiciones. Es opcional. si se quiere dejar en blanco se da . Contacto: . Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanuméricos. si se quiere dejar en blanco se da . Los listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario.

para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables. las notas débito y crédito. da una idea muy cercana de la forma como está organizada la información para su manejo. este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. los comprobantes de egresos.Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociación. Código de Comprobante: Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está cre ando. Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y documentos en una empresa. que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de documentos . Actualización de Tipos de Comprobantes Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la organización. como por ejemplo los recibos de caja. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código según la actividad económica. las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. Actualización de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las transacciones. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que identifica el nombre del comprobante creado.

Documento: Código nemónico de 2 posiciones. por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicación. Que documento desea que le cancele primero: las notas débito. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Ej. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes. cuando por el módulo de generación de documentos se hace la gestión correspondiente. donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado. Centro de Utilidad: Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad. Control del consecutivo: 0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. que identificará el documento en las diferentes labores de consulta y captura de información. la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por la Dian. Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados en el lapso anterior. luego las notas crédito y por ultimo las facturas?.: ND nota débito. por cada empresa.Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas. 1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeración. y al cual está asociado el documento a crear. que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automáticamente. . Actualización de Resoluciones de la DIAN El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario. cuyo contenido aparecerá en las consultas y listados del sistema. Consecutivo: Número de 5 posiciones. centro de utilidad y tipo de documento. y al cual está as ociado el documento a crear. Comprobante Asociado: Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el documento a crear.

Se debe registrar aquí el número final hasta el cual fue aprobada la resolución de facturación. Aprobación Dian: Número de documento inicial: Campo numérico de 5 posiciones. Corresponde al código del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Se debe registrar aquí la fecha del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Mensaje de precaución en Documento: Cuando número docto mayor a: Campo numérico de 5 posiciones. debido a que la actual esta por vencerse. Se debe registrar aquí el número inicial a partir del cual fue aprobada la resolución de facturación. Número de Resolución: Campo numérico de 15 posiciones. Número de documento final: Campo numérico de 5 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de facturación.U. C. Quiere decir esto que si por ejemplo el número de .La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualización de Resolución de Facturación se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: Código de Empresa: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Tipo de Documento: Campo alfanumérico de 2 posiciones.: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Fecha de Resolución: Campo numérico con formato AA/MM/DD. Corresponde al código del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Se debe registrar aquí el número del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Corresponde al código de la empresa al cual se le va a reportar la resolución de facturación.

El número que se registre en el campo de cuando número docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500. en los primeros meses de cada año. Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura. Actualización de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional. en donde cada uno. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el gobierno. . En el CG-UNO. se debe seguir el siguiente procedimiento. de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva.documento inicial es 00001 y el número de documento final es 05000. 02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una serie de anexos fiscales. aplicar la opción de generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir relaciones por cuenta. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año que acaba de pasar. la descripción. para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS. opción 4 del menú monitor. en el catálogo que para este propósito se tiene en el sistema. Actualización de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno. Por el módulo fiscal y tributario. cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. de acuerdo a montos preestablecidos. normalment solicita una e resolución con varios prefijos. la resolución fue aprobada entre este rango de números. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. normalmente solicita una resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento.

Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes. como grandes contribuyentes. u otros grupos. Valor base Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mínima a reportar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Anexos Código de anexo Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de la información tributaria solicitada por la DIAN. a renta.000. de renta y otros. El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualización de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren. . Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000.Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Grupos de Anexos Código del Grupo : Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de información. tanto para la generación de declaración de renta. Descripción Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo. Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes. como para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos.

De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor). . Código de anexo previamente creado en el programa CG01092. se discrimina por tercero. Monto mínimo. que identifica el nombre del anexo. Ejemplo: Retención por Iva . Sólo aplica a los anexos asociados a renta. los que estén por debajo de éste rango se consolidan en un mismo registro. Valor a tomar. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500. Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos en Detalle de Anexos Anexo. Cuentas que se incluyen al anexo. Descripción: Campo de 40 caracteres alfanumérico. Grupo de anexo. Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Con la tecla de función [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica.000. Actualización de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido.Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta.S (segundo valor). Cuenta. Valor informado. las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes representados en anexos fiscales y medios magnéticos. Se tiene en cuenta en anexos de renta. Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas que ya están incluidas dentro del anexo. Naturaleza del anexo.

Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas. estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual codificamos la zona. (presentación de PYG). Actualización de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus actividades comerciales. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema. con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona. Clase: Campo de una posición. puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente.Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones. Acumula para base. . Costa Atlántica. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó Subzona que se esta creando. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. Las diferentes ciudades. D= Detalle para recibir las diferentes transacciones. Saldo: Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Zonas / Subzonas Código de zona: Código de 4 posiciones. Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER]. con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular. (presentación de balance de comprobación). Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo. Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas. y la Subzona. Neto: Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas.

Tipo de Vendedor: Campo para las estadísticas de ventas Actualización de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla. seguimiento. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de actualización de vendedores: Código del vendedor: Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razón social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Sectores Código del sector: Código alfanumérico de 4 posiciones. diferentes análisis y reportes. comisiones y registros por vendedor. por ejemplo de cartera. con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento. los diferentes sectores o actividades económicas de los clientes. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis. Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC . Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector económico. clasificados por sector. preferencialmente.Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualización de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa.

a través de equivalencias. por pantallazos pulsando . el usuario deberá diligenciar los mismos campos explicados en la creación de cuentas de este modulo. Se debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y de detalle del plan. Actualiza Equivalencias .que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. y que requieren o desean seguir manejando su propio plan. (**) Secuencia incorrecta. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la estructuración lógica del plan de cuentas. En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones).El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para posteriormente. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. para no dejar pasar por alto ninguna observación. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. para solucionar el problema detectado. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del proceso: Verificación del proceso: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. asociar el plan contable de la empresa con éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC. Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único. modifica o retira una cuenta.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualización continua del mismo cada vez que se crea. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable.

Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable. Ejemplo prioridad Proveedores 01.Totalizador de transacciones . Clase de Prioridad: . Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de Campos de Prioridades. Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. Ejemplo de Prioridades: Recopilación de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la información contable . para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable. Código de Prioridad: Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualización de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles. se dispone de otro ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad.El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas. y la Actualización PUC definida en la opción 1 de este submodulo. auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas.Recibe las transacciones.

asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. Tabla de Contenido Introducción al Sistema 1 Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. lubricantes. los movimientos realizados en cada uno de los destinos. 4. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo. a cada una de las cuentas que se quiera controlar. en el momento de capturar información. que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa. examinar los consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa. Nota:Existe en la opción 10 el menú monitor.el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino por otro. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles. Dada una cuenta contable. cuando se hacen las consultas por cuenta/destino ó destino/cuenta. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual correspondiente a mantenimiento del sistema. los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables.. asociarla en el plan contable con el destino asociado VH. 5. que se declararon en el indicador de DEST. reparaciones. el CG-UNO. mediante el catálogo de DESTINOS. es decir bautizar el entorno a controlar mediante un código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados. que corresponde a Mantenimiento del Sistema. y cuando se esté grabando la información contable.1. a. A partir de éste momento. analiza el indicador de destino. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. Catálogos del Sistema Contable CG-UNO. el CG-UNO. el CG UNO. Dado un destino. opción 02 del menú monitor. Por ejemplo: si se está grabando información relacionada con combustibles. ver en un lapso determinado.. tal como se ilustra a continuación. en la cuenta. ver en un lapso determinado. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de Transacciones. el sistema exigirá que el monto declarado. al indicador de DEST. En el plan contable. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información. 5 Información Fiscal y/o tributaria 6 Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: 6 Presupuesto y ejecución presupuestal:6 . 3. permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista.. Definir el destino asociado. b. pedirá inmediatamente la placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible. Ejemplo: Dada una placa de vehículo.. y si en éste campo se ha declarado un destino asociado. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la empresa. 2. máxime si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos. se cargue a una de las componentes declaradas en el catálogo de destinos.

proceso Procesos periódicos de mantenimiento Actualización de Destinos Asociados 41 39 40 Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: 43 Actualización de Destinos 44 . posterior mente a la fase de implementacion 20 Actualización de empresas 21 Explicación de los campos del catalogo de empresas 22 Actualización de Centros de Utilidad 24 Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad 25 Ejemplos de Centros de Utilidad 26 Actualización de Monedas Extranjeras 27 Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Actualización de Cuentas 29 27 Explicación de los campos del catalogo de cuentas: 30 Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? 36 Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno 36 Chequeo de Estructura .Registros automáticos: 6 Conciliación bancaria: 7 Generación de documentos: 7 Iniciando con el Sistema 9 Como iniciar una sesión con el sistema10 Menú principal del sistema UNO 11 Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO Convenciones respecto a las teclas de manejo 13 Convenciones respecto a nombres de programas y listados 13 Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días 15 Introducción 17 12 Objetivos del Módulo 17 Menú Monitor 18 Aspectos de interés general 19 Interacción del usuario con los catálogos.

Explicación de los campos del catalogo de destinos Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Cierre automático de destinos. 47 Copia de destinos 48 45 45 Actualización de Beneficiarios 49 Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Actualización de sucursales 53 51 Explicación de los campos del catalogo de sucursales 53 Actualización de Tipos de Comprobantes 55 55 Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Actualización de tipos de Documentos 57 Explicación de los campos del catalogo de documentos Actualización de Resoluciones de la DIAN 59 57 Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: 59 Actualización de Anexos Tributarios Actualización de Grupos de Anexos 62 63 Explicación de campos de Grupos de Anexos 65 Actualización de Anexos Explicación de campos de Anexos 66 66 68 Actualización de Detalle de Anexos Explicación de campos en Detalle de Anexos 68 Actualización de Zonas / Sub zonas 70 Explicación de campos de Zonas / Subzonas 70 Actualización de Vendedores 72 72 Explicación de campos de actualización de vendedores: Actualización de Sectores 73 .

Explicación de campos de Sectores Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC 74 73 74 Chequeo de Estructura .78 Ejemplo de Prioridades: 79 Recopilación de los pasos necesarios para montar un control 79 administrativo que complemente la información contable 79 ----------------------ARCHIVO [pic] ----------------------[pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] .proceso Verificación del proceso: 75 75 Actualiza Equivalencias 77 Actualización de prioridades pago a proveedores 78 Explicación de Campos de Prioridades.

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