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Manual Programa Contable - Cg1

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MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versión 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1.

INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el código de seguridad y enter, esto varia según el asignado por la persona encargada, para nuestro caso así: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S Ó sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperación de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versión de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauración de archivos también se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIÓN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa.

5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que vamos a ingresar según el PUC, para verificar las cuentas con sus códigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos códigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la única cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos se coloca 1= Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algún movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadanía. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) ó también puede ser alfanumérico. * Y la descripción es el nombre del comprobante. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear el tipo de Documento escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripción es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviación del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automático) , si es externo (0 manual y automático) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobación de la DIAN que requerimos para la utilización de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN (enter)

3 4. Auditoria de Documentos y visualización de los Libros auxiliares. 4.5 4.1.1.4 4. CONTENIDO 1. 5.1. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si.1.2 4. 2. modificar o retirar Zonas.6 ZONAS.2. Comprobantes y Lotes. Realizan Documentos y Revisan.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creación. modificación y retiro de Años contables. Lapsos Contables (meses).1. * El mensaje de precaución es para que nos avise cuando se nos estén acabando los documentos autorizados. VENDEDORES Y SECTORES Para crear. Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5.1 4. Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas. 3. VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES 19 .1.* Se digita el código de la empresa * Se digita la abreviación del documento autorizado por la DIAN * El la resolución dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema.2 INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS 4 VISUALIZACIÓN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC) 10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS.6 4.1 4. 4.

de tal forma que todos sus componentes actúen sincronizadamente. tanto a nivel nacional como internacional. Internamente el módulo Contable-Administrativo.A. estados de retención en la fuente. Compras. notas contables. el segundo. recibos de caja. hojas de vida y transacciones al destajo. Liquidación de Nómina. Subsistema Comercial. nuestro software en varios miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades económicas. que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información. valorizaciones. como por ejemplo: comprobantes de egreso. los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema. de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan. se pueden transmitir diaria. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la información con fines contables . para la toma de decisiones gerenciales. de más importancia al interior de la empresa. que comprende el módulo de contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria. teniendo en cuenta ajustes por inflación. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema. Subsistema de Activos Fijos. cuentas por cobrar y/o pagar. anexos tributarios). presupuestos. el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL. Aprovechamiento del sistema. Depreciación. El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable. semanal ó mensualmente. etc. de tal forma que permita una serie de controles administrativos. se ha tenido en cuenta en el diseño del sistema. NM-UNO y AF-UNO a través de archivos de interfase. entre los que se tienen: Ventas. relaciones de I. que comprende los módulos de control de inventarios. Subsistema de Nómina y Personal. control de . etc. como: conciliación bancaria. y que de acuerdo al criterio del usuario. y tal vez. comunicándose con los subsistemas CM-UNO. facturación en todas sus modalidades.V.tributarios (balances. desvalorizaciones y estadísticas en diferentes formas. consolidación de prestaciones sociales. que comprende los módulos de liquidación. control presupuestal. registros automáticos. Costo de Ventas. fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante más de una década. en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen. conciliación bancaria y generación de documentos. para la realización de diferentes labores previas para la presentación de estados financieros. explosión de materiales y control de producción. es el disponer la misma información contable. de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo. gestión de compras. actúa como concentrador de toda la información. que comprende control de depreciaciones.Introducción al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO.

LA CUENTA. control de cuentas por pagar.. Cabe anotar. Posibilidad de generar en hojas electrónicas. se puede visualizar por pantalla. Ni los terceros. hasta 8 niveles. una vez ya se tiene un reporte en este formato. control de cuentas por cobrar. claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre sí. etc. y en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS. se puede transmitir la información a un programa graficador. como es el caso de Harvard Graphics. Por ejemplo: a nivel de centros de costos. a través de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS. importaciones. definir el control detallado de vehículos. Libre estructuración del plan de cuentas. se crea una sola vez. forman parte del código de una cuenta. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE. manejo de tasa de Iva ó Retefuente. importaciones. CENTRO DE COSTO. con estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable relacionada con varias empresas. independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan.diferidos. etc. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes. y dentro de cada una de ellas. se podría llevar el control detallado de vehículos. de definir sus propios modelos de informes. conciliación bancaria. Complementariamente al punto anterior. la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. CENTRO DE UTILIDAD. centros operativos. el usuario tiene la posibilidad. . saldos a nivel de documento. Una entidad. una vez se solicite el código que se está creando. que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrónica o excel. persona natural o beneficiario en general. obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis. Actualización en línea de los archivos maestros. implican necesariamente duplicación del trabajo. las modificaciones que se hagan en períodos pasados. se informan los diferentes ámbitos que tanto a nivel contable como administrativo. por medio de niveles de autorización. en los que por ejemplo. el usuario autorizado. centros productivos. y que son: EMPRESA. que si se realizan manualmente. Cuando un reporte se ha generado a disco. Así mismo. antes de enviarlo por impresora. esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja internamente el sistema. podrá declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de capturar la información. Labores estas. varios de los informes del sistema. se desean controlar. manejo de moneda extranjera. teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar automáticamente en los saldos actuales. ni los centros de costo. Control de acceso al sistema. a medida que se realizan las diferentes transacciones.

Tal como se mencionó en la introducción general al sistema. es simple y contundente. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros.Libre definición de los documentos y comprobantes contables. Control automático de los consecutivos de los documentos. y consiste. Control de acceso a los comprobantes. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmación. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa. Flujo de efectivo real acumulado y por período. Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas. lapsos y años. Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios al módulo de contabilidad general. Libro mayor. Balances de comprobación de saldos. Manejo de varias monedas. de acuerdo a los parámetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento. programa y/o cuenta contable. Balance general por período y comparativos con otros períodos. se tienen: Información Fiscal y/o tributaria . Cálculo automático de los ajustes por inflación. o mayorización. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas. Libro de inventario y balance. Manejo de anexos tributarios. actualización. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8). Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio. que pide la información necesaria. actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. que se desarrollan a nivel contable y administrativo. en tener un solo proceso de captura de información. comprobantes de resumen. Libro diario.

Generación de informes en medios magnéticos para la administración de impuestos. Consultas de los estados de cuenta. Generación de los anexos para la declaración de renta. por zona. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo. o lo que se ha pasado de lo presupuestado. sector. Cálculo automático de intereses por mora informativo.Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. Manejo de sucursales para los clientes. Generación de extractos de cuenta por cliente. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera. Estados de cuenta detallados o resumidos por edades. Certificados de retención en la fuente. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. subzona. Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definición de cupo asignado por cada proveedor. Informes para las superintendencias. . Definición de cupo y forma de pago por cliente. Manejo de explosión de cuotas. vendedor. certificado de Iva e Ica. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de días. Presupuesto y ejecución presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. Registros automáticos: Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos diferidos. Informes comparativos a cualquier período. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que queda por consumir.

Permite incluir nuevos documentos. Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema.Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos. los comprobantes de egreso o c heques cheque. Conciliación bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliación. Esto permite que de una vez se tenga información actualizada en todo momento. recibos de caja. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación. Generalmente. se tiene el módulo de generación de documentos. Se verifica que lo grabado esté bien. días después. se actualizan los archivos maestros. el proceso se hace de una vez en el sistema. Todos estos pasos se reducen a uno solo. con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. se graba en el computador. Generación automática de las ordenes de pago. Posteriormente. modificar y/o retirar los programados. Genera informe diario de bancos. en as decisiones l administrativas. se tienen: Generación de documentos: Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. codificarlo. Dentro de las características funcionales del Módulo de generación de Documentos. contabilizando y actualizando simultáneamente todos los archivos maestros. Comprobantes de distribución de centros de costos. Y por otro. . simplemente. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en máquina el documento. Una vez se está seguro. Con el fin de garantizar "la contabilidad al día". Registros fijos. que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso. en vez de usar máquina de escribir. notas contables. de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable.

A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema contable. de lo contrario. por tanto. aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del usuario que activó el sistema. agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios menúes y que en su . La realidad es que cada opción a su vez. el sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno.Respecto a las teclas de manejo . Menú principal del sistema UNO Cuando aparece el menú monitor. Para el caso del presente manual escogerá.Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días Como iniciar una sesión con el sistema Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado.Respecto a la estructuración de las pantallas . se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea. hacen referencia a títulos muy genéricos. si el usuario ha sido previamente catalogado. Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de seguridad. Si en vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema. simplemente debe teclear la función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra. la opción con las teclas del cursor . Si dicho código lo encuentra válido. se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario. que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo. es decir. se puede observar que las opciones disponibles. El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el menú anterior en donde se encontraba.Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cómo iniciar una sesión con el sistema? El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES . se desea trabajar. aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO. y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO. despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado". aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión.

Número de revisión del subsistema. a la que se le da un tratamiento de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo técnico . se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG -UNO.conjunto. se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran menú monitor. Título genérico.administrativo del sistema. De ahí que el sistema. Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando. de uso esporádico. Se puede personalizar el ambiente de trabajo. tecleando el menú de la opción. bajo el que se encuentran varias opciones de menú. Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO. Fecha del sistema. cada una de las otras opciones disponibles hacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el módulo contable básico. bajo el que está funcionando el sistema comercial. se tienen las siguientes componentes: Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial. se teclea Por razones de seguridad en el sistema. "configuración de terminales" las siguientes variables: . Contraseña del usuario. Para los efectos de estudio del presente manual será CG Contabilidad General. se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para un usuario determinado. Para el acceso de las opciones de un menú. en una estación de trabajo. es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. Identificación del menú activo. al poder definir mediante el menú. esté configurado por una serie de menúes siempre relacionados. que está en funcionamiento. Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema operacional y la opción "M mantenimiento del sistema. Opción. En los próximos capítulos se amplía en el contenido y operación de cada módulo. Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General. La primera es. agrupan de una manera genérica todos los procesos relacionados con la contabilidad general. Las opciones del menú monitor. la segunda forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la opción deseada.

Color de fondo (negro. se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones. en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes. y siguiendo con el mismo ejemplo anterior. se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos ó menúes. gráfica doble. rojo. asumen el nombre del camino recorrido. azul. el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033. azul. que identifican el subsistema que se está trabajando en un momento determinado. Para labores de consulta en una captura de información. blanco). blanco). con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905). ejemplo del nombre C3. Catálogo de Cuentas CG CG01 CG0103 Ahora si dentro de este programa se saca un listado.P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar. el editor TY es el más indicado. Color de texto (negro. Para labores de consulta de catálogos. verde. rojo. Blanqueo del contenido de un campo. ABREVIATURA CG CM NM AF SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO . magenta. Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relación a los nombres de los subsistemas. cyan. verde.P01: La terminación . . el programa y listado.CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando. magenta. café. Subsistema Contable Módulo de Gestión de Catálogos Opción 3. café. cyan. carácter sencilla). Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO".Tipo de línea (gráfica sencilla.

tiene la posibilidad de cambiar la terminación. vuelve al sistema operativo después de salir del CG-UNO.Actualización de monedas extranjeras ..Actualización de anexos tributarios .Actualización de zonas. En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell. abuelo. hijo). al tener disponibles el menú del CG-UNO para su utilización. como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión. precios. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está trabajando cuando el cursor. vendedores y sectores . Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación. los cuales son básicos para la operación del sistema. es recomendable devolver el cursor hasta el menú inicial de la aplicación. por lo menos tres copias de seguridad (padre. Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole. Unix. etc. Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo.Vale la pena anotar. los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: . Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días Mantener actualizados. Xenix). que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones.Actualización de empresas y centros de utilidad . En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura. por ejemplo de partes de inventarios. para continuarlas en pocos minutos. vendedores. clientes.Actualización de destinos asociados y destinos .Actualización de tipos de comprobantes . es decir a la actualización de las tablas y catálogos. Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado.Actualización de beneficiarios y sucursales .Definición de prioridades de pagos a proveedores . es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema.Definición de cuentas para libros oficiales . Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas. con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminación. que el usuario en el momento de generar un listado.Actualización de tipos de documentos y resoluciones .Actualización de cuentas .

modificar. Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro. Modificar los registros ya existentes. Registro: Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila). retirar.123 Ltda.Gerente . Consulta: Consiste en ver por pantalla. cuando se está en el menú monitor. definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo. el contenido de los registros y campos de un catálogo. Ahora.Secretario . Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto . cargo. consultar y listar registros.Auditor . catálogos o la letra C.Menú Monitor A este módulo se llega tecleando.XYZ Ltda. Aspectos de interés general Vale la pena. entonces. | |REGISTRO 1 | |REGISTRO 2 | |REGISTRO 3 |Campo n | |Campo n | |Campo n | | | . como es el caso de nombre. el siguiente formato de pantalla. funcionario. entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo.ABC Ltda. se tienen: Actualización: Consiste en ingresar nuevos registros. El sistema despliega. o simplemente retirar registros. Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Pérez . nombre de la empresa. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 Catálogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de información. Listado: Consiste en sacar por impresora. el contenido de los registros y campos de un catálogo. cargo y nombre de empresa. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe López . incluyendo nombre funcionario.

Interacción del usuario con los catálogos. Ejemplo: De acuerdo a la definición anterior. Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas. dirección. consulta y listado de registros del catálogo de empresas. el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catálogos no han sido previamente creados. modificación. posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar. Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la información contable y financiera. EMPRESA N EMPRESA 2 EMPRESA 1 PLAN CONTABLE La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso. el tener que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados. El usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de empresas Código de la Empresa: Código alfanumérico de dos dígitos. etc. Actualización de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de empresas. ciudad. nuevos tipos de documentos. de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema. Situaciones como inclusión de nuevas cuentas. que identificará la empresa en el momento de capturar. ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. lo que ocurre es que el plan de cuentas es com partido por todas las empresas allí definidas. define cada uno de los registros del catálogo de empresas. nuevos centros de costos.. Tal como se ve a continuación. Este se define en el sistema con un código de dos caracteres y que complementado con la razón social. obligan a utilizar nuevamente estos procesos. retiro. consultar o listar la información. se evita así. la utilización de estos procesos es esporádica. . Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones. cuando se presenta esta situación. el nit.

apartado aéreo. puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de éstos. que es comparado con el nivel de autorización del usuario. Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Dirección: Dirección de la empresa. en caso contrario marque (0). País: País de origen Datos Generales: Teléfono. El CG-UNO.Nombre y/o Razón Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. con la condición de que el nivel de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa. Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema. agencias. Nit: Número de identificación tributaria. Autorización: Número entre 1 y 99. para permitir el acceso o no a la información de la empresa. fax Actividad: Código o clasificación de la actividad económica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . (marque 1).

si se quiere. hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos. A él se llega seleccionando la opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad. sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar ó retirar. retiro. consultar o listar la información. y que a la hora de generar informes. es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de la empresa. el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. con documentos independientes. consulta y listado de registros del catálogo de centros de utilidad. como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Código alfanumérico de dos posiciones. . modificación. Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. en el momento de capturar. un código de empresa no existente. En otras palabras. El sistema. sale el mensaje "Empresa no Existe". Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitándose. libros auxiliares y libros oficiales. permite generar estados financieros. por centro de utilidad y/o consolidados por empresa. Actualización de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad económica. que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un código de dos caracteres. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas.Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente. es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa. que identificará la sucursal. EMPRESA N EMPRESA 2 02 SUCURSAL 01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL EMPRESAS CENTROS DE UTILIDAD PLAN CONTABLE El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso.

el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de monedas extranjeras. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. en algunas de las cuentas del plan contable. sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema. un centro de utilidad ya existente. necesitan reportar en el momento de capturar transacciones. sale el mensaje "Centro de Utilidad ya está catalogado". se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. es la de no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y posteriormente. Ultima Tasa de Cambio: . cuantías simultáneamente en pesos y moneda extranjera. que contiene la descripción que aparecerá en las diferentes consultas y listados del sistema. en el plan contable. que contiene el nombre de centro de utilidad. Si se trata de modificar ó retirar. hace los siguientes chequeos de integridad de información: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Código alfanumérico de 1 posición. El CG-UNO. Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad.Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que se asocia a la moneda a crear. Actualización de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de comercio internacional.

que tendrán los diferentes informes contables y financieros.Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta. que identificará la cuenta en el momento de capturar la información. a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación. Adicionalmente. Cuentas por Cobrar y/o Pagar. Código cuenta padre: Cuenta donde totaliza. en el momento de crear las diferentes cuentas. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre. Formatos para edición: . es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicación de los campos del catalogo de cuentas: Código de la cuenta: Campo alfanumérico de 8 dígitos. inicialmente se muestra la siguiente pantalla. modificando ó retirando. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. tienen inicialmente incidencia. que define la forma de totalización en los diferentes informes y consultas del sistema. se realiza una asociación a diferentes indicadores. en los diferentes niveles de totalización y de detalle. la nueva cuenta que se está creando. con base en el nivel de la cuenta padre.). que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está creando. Nivel de la cuenta: Número entre 1 y 8. Actualización de Cuentas Los códigos definidos en este catálogo. y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen de una vez. Presupuestos. Conciliación Bancaria. etc. El sistema calcula el nivel de la cuenta. Código de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala. todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información fiscal y/o tributaria. Cuando la cuenta que se está creando. Descripción de la cuenta: Campo alfanumérico de 40 dígitos. se toma como cuenta de nivel 1.

etc. para realizar el proceso de conciliación al final del período. importaciones. con puntos de separación intercalados. se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar. se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta después del cierre de fin de año. y que sirve para llevar saldos discriminados por vehículos. centros de costo. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. Conciliación Automática: Indica al sistema. divisiones ó áreas de la empresa. En caso de que la cuenta sea de título.Es el mismo código de la cuenta. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle. no puede ser padre de ninguna otra cuenta. Nivel de autorización: Número entre 1 y 99. Tipo de cuenta: Letra T= título ó D= detalle. complementaria a la contable. indica que además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario. Estadísticas en Cantidades: - . no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema. se recomienda dejarlo igual al código de cuenta. los restantes campos no los pide el sistema. la información de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. Con la nueva reglamentación del P. que permitan al usuario mejor visualización de la estructura del código. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula. o si por el contrario. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento. va a servir de totalización. que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario. Este código. Código de Destino Asociado: Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa. se lleva también discriminado por cada documento transado. para las cuentas que tenga este indicador prendido. al no permitir que usuarios con nivel de autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1. para definir el esquema de seguridad.. que en el momento de grabar información se lleve toda información adicional.C. que define si la cuenta que se está creando va a recibir directamente imputaciones contables.U.

el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras. metros. El siguiente es el aspecto del plan contable. Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo. se abre así la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en uni ades.: toneladas. se debe dejar este campo en espacios. El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad. . Naturaleza D ó C: Es simplemente informativo. Amortización Automática: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos. en el momento de crear la cuenta. Para lograr esto. para que el sistema solicite en cada transacción. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. Este indicador d tiene sentido. Normalmente. donde se cite la cuenta. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan.Indicador de uso en las cuentas de ventas. Tasa de IVA o Retención: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional. Por lo general. en el sistema UNO. Si no se usa la opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros. un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso. kilos. siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. la fecha inicial y la fecha final. los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos (D). las cuentas de activo son de naturaleza débito (D). todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. la cantidad de unidades que corresponden. etc. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crédito". Ej. entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se debitará cuando se lleve a cabo el cálculo. los pasivos de naturaleza crédito (C). Código Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. se debe teclear en este campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificación o en la digitación de la información.

llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural. CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está creando. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar. entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa. procesos repetitivos de grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. para llegar a un verdadero control Administrativo. BENF: Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero. llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en ésta cuenta. más allá del alcance que permiten la contabilidad como tal. que permiten. mediante la activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. solicitar la información adicional del caso. DES: Código del entorno. El indicador de DESTINO. ND. DOC: Indica al sistema. NC. que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH. evitándose así. acumulados por cada vehículo o cada máquina. etc. o Parámetros para indicar al sistema. generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiari . en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. Indicadores para detallar la información. al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos. dependiendo del módulo a que se quiera asociar. CHE: Parámetro de conciliación bancaria. en el comportamiento de todo el sistema. Nivel: Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. Tipo: Indicación que define si la cuenta es de título o detalle. AMO: . indica la intención de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurídica ó natural. hacer una aproximación al papel que juega cada uno de estos indicadores. Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes.Es importante en este momento. es la facilidad que da el sistema UNO.

el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación. todos comparten el mismo plan contable. se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto. de afectar el valor de ejecución de partidas que previamente se han presupuestado. a cualquier centro de utilidad. es de fundamental importancia. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema. Estos se declaran en un catálogo independiente y es función del sistema. no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE. mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. para diferentes procesos contables. que indica al sistema pedir cuando se esté grabando movimiento. que conjuntamente con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. no es necesario incluirlos en el plan contable. no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad. el beneficiario. se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. . PTO: Parámetro de presupuesto. indica la libertad de po der asociar el movimiento de la cuenta. CU. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas). es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable. máquina o centro productivo ó departamento. que además del valor en pesos. es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catálogo de DESTINOS. que indica al sistema. con el centro de utilidad citado. entran a ser el engranaje principal del sistema. Como parámetro de referencia. en los que en el momento de capturar información se hayan citado.: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta. en el sentido de llevar detalles a nivel de vehículo. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información empresarial UNO. CAN: Parámetro de cantidad. la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar.Parámetro de amortización. la cuenta. Como se puede observar. el llevar el control de los saldos de las cuentas. Cuando éste campo está en blanco. se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C). Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad. que cada que se esté grabando movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. para lograr una correcta estructuración del catálogo de CUENTAS. en el plan contable.

como tal. tampoco afecta las interacciones con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. CUENTAS DE ORDEN Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificación grupo o activos 1. esto vuelve rígida la parte correspondiente al código de identificación de cada cuenta. Caja 12. el Gobierno Colombiano. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de codificación. ACTIVOS 11.994 y 2852 de 1. ACTIVOS 11. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9. Así mismo. PATRIMONIO 4. PASIVOS 3. COSTO DE VENTAS 7. ACTIVOS 2. 18 = Dígitos de codificación (2) + Centro de Utilidad (8) + (8) Plan Contable Destinos Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO. 2650 de 1993. tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta. 2894 de 1. representa el capítulo de clases. Disponible 12. obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma: Nivel 1: (obligatorio) Compuesto por un dígito. reglamentó la estandarización de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del país.Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992. EGRESOS 6. utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas comprometidos. Ejemplos: 1. representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. Ejemplo: 1. Disponible 1105. mientras que el PUC. más no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO.994. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dígitos. Inversiones Nivel 4: . INGRESOS Nivel 2: (obligatorio) 5.

. mostrado a continuación permite hacer esta operación. que simplemente lo que hace es dar un número consecutivo a todos los códigos de cuentas. con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable. de acuerdo a la información declarada.En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación. sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre. Chequeo de Estructura . modifica o retira una cuenta. La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso: . que se debe ejecutar cada que se haga una operación de esta natura leza. tiene el usuario del sistema. .Compuesto por seis (6) dígitos. Caja 110505 . para estar de acuerdo con la reglamentación del PUC. este nivel de detalle requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el máximo detalle requerido en una transacción contable.La cuenta padre debe estar ya declarada previamente.Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe. representa una subcuenta o auxiliares. Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dígitos. y da opcionalmente utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub -mayores.Cuando la cuenta se da y se deja en blanco. se asume que es una cuenta de nivel 1. toma los seis del PUC. Disponible 1105.La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya cre ada en el sistema. . hace las veces de resumen del libro Diario. se ha creado la opción de chequeo de estructura. sale el mensaje "Cuenta no Catalogada".proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable. sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada". (obligatorio) denominada sub. 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crédito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información: . Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. del menú CG0103. cuando crea. El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opción 4 .Proceso -.mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Análisis Financieros y control interno.Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe. . . Las opciones 4 a 6. ACTIVOS 11.

transfiriendo todo el movimiento registrado. en los diferentes capítulos que implica la ejecución de una obra. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. Verificación del archivo de cuentas. las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atención en la columna OBS. Procesos periódicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las transacciones. por pantallazos pulsando . . acabados. columnas. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones).que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. entre los que se tienen: Preliminares. etc. Estos procesos se encuentran en la opción M menú monitor. (**) Secuencia incorrecta. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. para solucionar el problema detectado. llevar el control de los montos acumulados. para no dejar pasar por alto ninguna observación. que corresponde al mantenimiento del sistema. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. Tal es el caso de situaciones como: Situación 1: En una obra. Estas son: Cambio de una cuenta por otra.Paso 2: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. Actualización de Destinos Asociados En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa. Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2. influyen en el plan contable. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. Para aplicar este proceso. es discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural). tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados. es común que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferent niveles de totalización. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. cimentación.

suerte y labor. importaciones. impuestos. etc.Situación 2: En labores de tipo agroindustrial. Situación 3: En una empresa que importa materia prima. Analizando las situaciones presentadas anteriormente. detallando: salarios. discriminando los montos acumulados por : fletes. maquinaria. mantenimientos. cuando el proceso es manual ó semi automatizado. que implican dobles procesos de grabación de información. etc. que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecución en cada una de las obras. servicios de terceros. en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB. se puede hacer en la siguiente forma: Situación 1: OB. Situación 5: Control de los gastos incurridos por cada vehículo. consumos. la solución a las anteriores situaciones. subdivisión y departamento de la empresa. el paso que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres. vehículos. Situación 4: Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división. Situación 2: CL. etc. etc. llevar los acumulados por cada una de las importaciones. Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar. fletes trayecto interno. puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad. Iva. por medio del indicador de DEST (destino asociado). seguros del interior. entorpecien así el do proceso normal y la oportunidad de la información. que se está interesado controlar más allá del alcance contable. o entorno generador de información. aportes. depreciaciones. se podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras. lubricantes. prestaciones. . gastos de nacionalización. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST. desvares. seguros del exterior. La codificación de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones. reparaciones. en donde se realiza un solo proceso de grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa como tal. combustible. cultivos. Por lo general. llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo. peajes. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO. que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial. fletes trayecto externo. Fedecafe. y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable.

lo que se hace es definir mediante el catálogo de DESTINOS. se han definido los diferentes entornos a controlar. necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO ASOCIADO. se tiene la posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. El CG-UNO. que identifica el entorno que se quiere controlar. Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Código nemónico de 2 caracteres. que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos que se hace en el catálogo de destinos es secuencial. que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y departamentos VH. Exige estructura: Número 0 ó 1. en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó cartas de crédito que se abran. ó en caso de ser necesario. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros.Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado. mediante el catálogo de DESTINOS ASOCIADOS. no declarado previamente. en forma secuencial de cada componente. sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualización de Destinos Una vez. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos. cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. .Situación 3: IM.Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado. Situación 4: CC. que es código genérico de identificación de todas las placas de los diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar. . hace los siguientes chequeos de integridad de información: . es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado".

el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno. simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de destinos. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar.( De uno a ocho dígitos).La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 de Actualiza. Centro de Utilidad: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con el centro de utilidad atado. Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administración Cierre automático de destinos. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Ejemplo No 1. sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. al cual pertenece el código destino que a continuación se informará. se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Código del destino asociado previamente creado. Cuando este campo se deja en blanco. Si cuando se creó el destino asociado se informó que era estructurado. La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. En caso contrario. . Código Destino: Campo alfanumérico de 8 posiciones. con cualquier centro de utilidad. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3. Estado: Indicador de actividad del destino. indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino. que describe el destino. que identifica el destino a crear.

a un vendedor y a un sector económico. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Actualización de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO. b. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona. se hace desde el momento de la creación del beneficiario. debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros. con el solo hecho de ir al catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una zona/subzona. utilizados para generar informes de diversa índole. en la captura de una transacción que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. Por otro lado. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios.Este proceso cierra automáticamente los destinos. en cualquier momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. Empresas y C. U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso de las sucursales. Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen: a. sin necesidad de modificar. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos. para almacenar en forma totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por año. que se ha vuelto común es que después de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula. Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo hecho de utilizar una cédula o nit. como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los terc eros. Una aplicación de esta facilidad. el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creación del beneficiario. vendedor y sector económico. . el sistema automáticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado. tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas. movimiento contable. zonas/subzonas y sectores. el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el contrario se base en los existentes. este manejo da mayor flexibilidad.

Nombre o razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en los diferentes informes del sistema. cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacén del cliente. A través del indicador de beneficiario interno. Tipo de Identificación: Indicador de 1 carácter. que sería ilógico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero. O otros Dirección: .c. el sistema permite consulta alfabética de la información. puede modificarse. f. Fecha de ingreso: Fecha de creación del beneficiario. el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario ó discriminado por las sucursales. que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente. Nit ó Cédula: Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit. que normalmente coincide con la cédula o el nit del beneficiario. C= cédula. así esté en los saldos de la contabilidad. con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero. valiéndose de la estructura interna de los archivos transaccionales. Dado que un mismo beneficiario. el sistema permite conocer. que se le hace en el catálogo de sucursales. d. mes. En el momento de capturar una transacción contable. N= nit . e. la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato año. como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena. Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Código del beneficiario: Código alfanumérico de 9 posiciones. se puede excluir una persona jurídica o natural de los informes tributarios. día. Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario. puede moverse por cuentas contables diferentes. T.I tarjeta de Identidad. Caso del nit de la administración de impuestos nacionales. el sistema se encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él.

que en caso de utilizarse el código aquí citado. cliente. Es opcional. Cupo: Campo numérico de 9 posiciones. Departamento: Campo alfanumérico de 12 posiciones. si se quiere dejar en blanco se da . que en caso de utilizarse el código aquí citado. interno. otros y tipo. . Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. en el catálogo de vendedores. empleado. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones. que incluyen 2 decimales. exterior. proveedor. acreedor. Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones. la clasificación del usuario como: socio.: Indicador de 1 carácter. si se quiere dejar en blanco se da . si se quiere dejar en blanco se da . Apartado Aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Descuento (%): Campo numérico de 4 posiciones. Autoretenedor: . En el caso de que sean varios teléfonos. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. que con 0 indica no y con 1 indica si. Teléfono (s) Campo alfanumérico de 15 posiciones. Es opcional.Campo alfanumérico de 25 posiciones. su uso podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489. en el catálogo de sectores. Clasificación del Benef. si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. Plazo : Campo numérico de 3 posiciones. Es opcional. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios. Es opcional.

Es opcional. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. con el que se identificará en las diferentes transacciones. Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanuméricos. al cual se le va a crear una sucursal. Contacto: . Sucursal: Código alfanumérico de dos posiciones. si se quiere dejar en blanco se da . Apartado aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. Es opcional. Actualización de sucursales El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios. si se quiere dejar en blanco se da . la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. que aparecerá en las diferentes consultas y reportes. Dirección: Campo alfanumérico de 30 posiciones.Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Los listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario.

que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa. las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y documentos en una empresa. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de documentos . los comprobantes de egresos.Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociación. las notas débito y crédito. Actualización de Tipos de Comprobantes Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la organización. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código según la actividad económica. este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Código de Comprobante: Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está cre ando. para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables. da una idea muy cercana de la forma como está organizada la información para su manejo. Actualización de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las transacciones. que identifica el nombre del comprobante creado. como por ejemplo los recibos de caja.

Comprobante Asociado: Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el documento a crear. cuyo contenido aparecerá en las consultas y listados del sistema. Ej. Control del consecutivo: 0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automáticamente. Que documento desea que le cancele primero: las notas débito.Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas. y al cual está as ociado el documento a crear.: ND nota débito. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. centro de utilidad y tipo de documento. la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por la Dian. Documento: Código nemónico de 2 posiciones. y al cual está asociado el documento a crear. Consecutivo: Número de 5 posiciones. Actualización de Resoluciones de la DIAN El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario. Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados en el lapso anterior. donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado. 1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeración. luego las notas crédito y por ultimo las facturas?. cuando por el módulo de generación de documentos se hace la gestión correspondiente. Centro de Utilidad: Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad. que identificará el documento en las diferentes labores de consulta y captura de información. por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicación. por cada empresa. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes. .

Fecha de Resolución: Campo numérico con formato AA/MM/DD. Corresponde al código de la empresa al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Corresponde al código del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Tipo de Documento: Campo alfanumérico de 2 posiciones. C. Número de documento final: Campo numérico de 5 posiciones. Quiere decir esto que si por ejemplo el número de . El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de facturación. Se debe registrar aquí la fecha del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Se debe registrar aquí el número final hasta el cual fue aprobada la resolución de facturación. Aprobación Dian: Número de documento inicial: Campo numérico de 5 posiciones. Número de Resolución: Campo numérico de 15 posiciones.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualización de Resolución de Facturación se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: Código de Empresa: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Mensaje de precaución en Documento: Cuando número docto mayor a: Campo numérico de 5 posiciones.: Campo alfanumérico de 2 posiciones.U. debido a que la actual esta por vencerse. Se debe registrar aquí el número inicial a partir del cual fue aprobada la resolución de facturación. Se debe registrar aquí el número del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Corresponde al código del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolución de facturación.

documento inicial es 00001 y el número de documento final es 05000. para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS. en los primeros meses de cada año. En el CG-UNO. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una serie de anexos fiscales. dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año que acaba de pasar. aplicar la opción de generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir relaciones por cuenta. de acuerdo a montos preestablecidos. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura. 02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. se debe seguir el siguiente procedimiento. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el gobierno. la resolución fue aprobada entre este rango de números. Actualización de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional. Por el módulo fiscal y tributario. opción 4 del menú monitor. cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL. de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. normalment solicita una e resolución con varios prefijos. en el catálogo que para este propósito se tiene en el sistema. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. . Actualización de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. en donde cada uno. El número que se registre en el campo de cuando número docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500. la descripción. Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. normalmente solicita una resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento.

El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualización de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren. Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000. . Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Anexos Código de anexo Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de la información tributaria solicitada por la DIAN. Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados. tanto para la generación de declaración de renta. Descripción Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo. como para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos.Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Grupos de Anexos Código del Grupo : Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de información. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes. Valor base Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mínima a reportar. de renta y otros.000. a renta. como grandes contribuyentes. u otros grupos.

Naturaleza del anexo. los que estén por debajo de éste rango se consolidan en un mismo registro. que identifica el nombre del anexo. . Se tiene en cuenta en anexos de renta. De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor). Valor informado.000.Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta. Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos en Detalle de Anexos Anexo. Cuentas que se incluyen al anexo.S (segundo valor). Actualización de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500. Valor a tomar. Grupo de anexo. Sólo aplica a los anexos asociados a renta. Código de anexo previamente creado en el programa CG01092. las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes representados en anexos fiscales y medios magnéticos. Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Monto mínimo. se discrimina por tercero. Cuenta. Con la tecla de función [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica. Ejemplo: Retención por Iva . Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas que ya están incluidas dentro del anexo. Descripción: Campo de 40 caracteres alfanumérico.

Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo. Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER]. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Zonas / Subzonas Código de zona: Código de 4 posiciones. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema. . puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente. con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona. (presentación de balance de comprobación). Las diferentes ciudades. Clase: Campo de una posición. Actualización de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus actividades comerciales. Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas. Saldo: Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual codificamos la zona. Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas.Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones. y la Subzona. D= Detalle para recibir las diferentes transacciones. Acumula para base. con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular. (presentación de PYG). Costa Atlántica. Neto: Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó Subzona que se esta creando.

comisiones y registros por vendedor. por ejemplo de cartera. clasificados por sector. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de actualización de vendedores: Código del vendedor: Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razón social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Sectores Código del sector: Código alfanumérico de 4 posiciones. con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento. diferentes análisis y reportes. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector económico.Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualización de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. Tipo de Vendedor: Campo para las estadísticas de ventas Actualización de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis. preferencialmente. los diferentes sectores o actividades económicas de los clientes. seguimiento. Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC .

Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. Se debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y de detalle del plan. En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura . Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. para no dejar pasar por alto ninguna observación. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. a través de equivalencias. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. modifica o retira una cuenta. el usuario deberá diligenciar los mismos campos explicados en la creación de cuentas de este modulo. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del proceso: Verificación del proceso: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la estructuración lógica del plan de cuentas. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. asociar el plan contable de la empresa con éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. para solucionar el problema detectado. por pantallazos pulsando .El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para posteriormente. Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único. y que requieren o desean seguir manejando su propio plan.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualización continua del mismo cada vez que se crea. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. (**) Secuencia incorrecta. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). Actualiza Equivalencias .

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de Campos de Prioridades.Totalizador de transacciones . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualización de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles. Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable. Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. Clase de Prioridad: . y la Actualización PUC definida en la opción 1 de este submodulo. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad. Ejemplo de Prioridades: Recopilación de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la información contable . para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC.El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas. auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable. Ejemplo prioridad Proveedores 01. Código de Prioridad: Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares. se dispone de otro ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas.Recibe las transacciones. Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente.

reparaciones.. al indicador de DEST. que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa. máxime si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos. ver en un lapso determinado. A partir de éste momento. Catálogos del Sistema Contable CG-UNO. examinar los consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa. 5 Información Fiscal y/o tributaria 6 Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: 6 Presupuesto y ejecución presupuestal:6 . permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista. a. y cuando se esté grabando la información contable. Ejemplo: Dada una placa de vehículo.el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino por otro. en la cuenta. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles. asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. Dado un destino. ver en un lapso determinado. Nota:Existe en la opción 10 el menú monitor. opción 02 del menú monitor. mediante el catálogo de DESTINOS. a cada una de las cuentas que se quiera controlar. el CG UNO. tal como se ilustra a continuación. Por ejemplo: si se está grabando información relacionada con combustibles. asociarla en el plan contable con el destino asociado VH.. 2. se cargue a una de las componentes declaradas en el catálogo de destinos.. 5. el CG-UNO. el CG-UNO. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información. pedirá inmediatamente la placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible. los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables. b.1. Tabla de Contenido Introducción al Sistema 1 Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. analiza el indicador de destino. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual correspondiente a mantenimiento del sistema. el sistema exigirá que el monto declarado. 4. En el plan contable.. los movimientos realizados en cada uno de los destinos. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo. es decir bautizar el entorno a controlar mediante un código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados. Definir el destino asociado. y si en éste campo se ha declarado un destino asociado. que corresponde a Mantenimiento del Sistema. 3. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de Transacciones. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la empresa. lubricantes. que se declararon en el indicador de DEST. cuando se hacen las consultas por cuenta/destino ó destino/cuenta. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. Dada una cuenta contable. en el momento de capturar información.

proceso Procesos periódicos de mantenimiento Actualización de Destinos Asociados 41 39 40 Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: 43 Actualización de Destinos 44 .Registros automáticos: 6 Conciliación bancaria: 7 Generación de documentos: 7 Iniciando con el Sistema 9 Como iniciar una sesión con el sistema10 Menú principal del sistema UNO 11 Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO Convenciones respecto a las teclas de manejo 13 Convenciones respecto a nombres de programas y listados 13 Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días 15 Introducción 17 12 Objetivos del Módulo 17 Menú Monitor 18 Aspectos de interés general 19 Interacción del usuario con los catálogos. posterior mente a la fase de implementacion 20 Actualización de empresas 21 Explicación de los campos del catalogo de empresas 22 Actualización de Centros de Utilidad 24 Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad 25 Ejemplos de Centros de Utilidad 26 Actualización de Monedas Extranjeras 27 Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Actualización de Cuentas 29 27 Explicación de los campos del catalogo de cuentas: 30 Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? 36 Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno 36 Chequeo de Estructura .

Explicación de los campos del catalogo de destinos Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Cierre automático de destinos. 47 Copia de destinos 48 45 45 Actualización de Beneficiarios 49 Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Actualización de sucursales 53 51 Explicación de los campos del catalogo de sucursales 53 Actualización de Tipos de Comprobantes 55 55 Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Actualización de tipos de Documentos 57 Explicación de los campos del catalogo de documentos Actualización de Resoluciones de la DIAN 59 57 Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: 59 Actualización de Anexos Tributarios Actualización de Grupos de Anexos 62 63 Explicación de campos de Grupos de Anexos 65 Actualización de Anexos Explicación de campos de Anexos 66 66 68 Actualización de Detalle de Anexos Explicación de campos en Detalle de Anexos 68 Actualización de Zonas / Sub zonas 70 Explicación de campos de Zonas / Subzonas 70 Actualización de Vendedores 72 72 Explicación de campos de actualización de vendedores: Actualización de Sectores 73 .

78 Ejemplo de Prioridades: 79 Recopilación de los pasos necesarios para montar un control 79 administrativo que complemente la información contable 79 ----------------------ARCHIVO [pic] ----------------------[pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] .proceso Verificación del proceso: 75 75 Actualiza Equivalencias 77 Actualización de prioridades pago a proveedores 78 Explicación de Campos de Prioridades.Explicación de campos de Sectores Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC 74 73 74 Chequeo de Estructura .

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