MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versión 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1.

INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el código de seguridad y enter, esto varia según el asignado por la persona encargada, para nuestro caso así: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S Ó sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperación de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versión de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauración de archivos también se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIÓN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa.

5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que vamos a ingresar según el PUC, para verificar las cuentas con sus códigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos códigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la única cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos se coloca 1= Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algún movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadanía. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) ó también puede ser alfanumérico. * Y la descripción es el nombre del comprobante. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear el tipo de Documento escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripción es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviación del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automático) , si es externo (0 manual y automático) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobación de la DIAN que requerimos para la utilización de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN (enter)

6 4.6 ZONAS.1 4.2 4.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creación. 4. Realizan Documentos y Revisan.1.* Se digita el código de la empresa * Se digita la abreviación del documento autorizado por la DIAN * El la resolución dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema. Lapsos Contables (meses). Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si.1. VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES 19 .3 4.1. modificar o retirar Zonas. Comprobantes y Lotes. 5. modificación y retiro de Años contables. Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5. 2.1 4.4 4. * El mensaje de precaución es para que nos avise cuando se nos estén acabando los documentos autorizados. 3.1. Auditoria de Documentos y visualización de los Libros auxiliares.1.2. Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas. CONTENIDO 1.1.5 4.2 INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS 4 VISUALIZACIÓN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC) 10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS. VENDEDORES Y SECTORES Para crear. 4.

NM-UNO y AF-UNO a través de archivos de interfase. de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo. etc. etc. para la realización de diferentes labores previas para la presentación de estados financieros. en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen. notas contables. comunicándose con los subsistemas CM-UNO. se ha tenido en cuenta en el diseño del sistema. anexos tributarios). hojas de vida y transacciones al destajo. gestión de compras. presupuestos. control de . de tal forma que todos sus componentes actúen sincronizadamente. semanal ó mensualmente.tributarios (balances. registros automáticos. Internamente el módulo Contable-Administrativo. fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante más de una década. tanto a nivel nacional como internacional. explosión de materiales y control de producción. de más importancia al interior de la empresa. como: conciliación bancaria. cuentas por cobrar y/o pagar. Costo de Ventas. que comprende los módulos de liquidación. desvalorizaciones y estadísticas en diferentes formas. que comprende control de depreciaciones. teniendo en cuenta ajustes por inflación. Aprovechamiento del sistema. relaciones de I. el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL. recibos de caja. es el disponer la misma información contable. y tal vez. Subsistema de Nómina y Personal. nuestro software en varios miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades económicas. conciliación bancaria y generación de documentos. los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema. el segundo. que comprende el módulo de contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria. Compras. estados de retención en la fuente. que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información. consolidación de prestaciones sociales. Subsistema Comercial.Introducción al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO. de tal forma que permita una serie de controles administrativos. de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan. se pueden transmitir diaria. como por ejemplo: comprobantes de egreso. El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable. facturación en todas sus modalidades.V. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema.A. control presupuestal. valorizaciones. actúa como concentrador de toda la información. Subsistema de Activos Fijos. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la información con fines contables . para la toma de decisiones gerenciales. y que de acuerdo al criterio del usuario. entre los que se tienen: Ventas. Liquidación de Nómina. Depreciación. que comprende los módulos de control de inventarios.

teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar automáticamente en los saldos actuales. en los que por ejemplo. Complementariamente al punto anterior. con estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario. Actualización en línea de los archivos maestros. varios de los informes del sistema. se crea una sola vez. a medida que se realizan las diferentes transacciones. se puede visualizar por pantalla. se puede transmitir la información a un programa graficador. claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre sí. Cuando un reporte se ha generado a disco. etc. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE. Posibilidad de generar en hojas electrónicas. antes de enviarlo por impresora. el usuario autorizado. independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan. definir el control detallado de vehículos. Cabe anotar. Por ejemplo: a nivel de centros de costos. y que son: EMPRESA. ni los centros de costo. manejo de tasa de Iva ó Retefuente. LA CUENTA. una vez ya se tiene un reporte en este formato. el usuario tiene la posibilidad. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable relacionada con varias empresas. saldos a nivel de documento. se informan los diferentes ámbitos que tanto a nivel contable como administrativo. persona natural o beneficiario en general. esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja internamente el sistema. y dentro de cada una de ellas. manejo de moneda extranjera. CENTRO DE COSTO. hasta 8 niveles. como es el caso de Harvard Graphics. las modificaciones que se hagan en períodos pasados. importaciones. de definir sus propios modelos de informes. podrá declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de capturar la información. forman parte del código de una cuenta. se podría llevar el control detallado de vehículos. la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. control de cuentas por cobrar. Una entidad.diferidos. conciliación bancaria. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes. Así mismo. Labores estas. y en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS. CENTRO DE UTILIDAD. obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis. se desean controlar. Control de acceso al sistema. una vez se solicite el código que se está creando. Libre estructuración del plan de cuentas. etc. por medio de niveles de autorización. que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrónica o excel. importaciones. que si se realizan manualmente. control de cuentas por pagar. Ni los terceros. . centros productivos.. centros operativos. implican necesariamente duplicación del trabajo. a través de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS.

Tal como se mencionó en la introducción general al sistema. de acuerdo a los parámetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable. Balances de comprobación de saldos. Control automático de los consecutivos de los documentos. la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas. Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. Manejo de anexos tributarios. Libro mayor. Cálculo automático de los ajustes por inflación. se tienen: Información Fiscal y/o tributaria . Consulta y/o listado de la información en cualquier momento. Balance general por período y comparativos con otros períodos. y consiste. actualización. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos. en tener un solo proceso de captura de información.Libre definición de los documentos y comprobantes contables. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmación. que pide la información necesaria. programa y/o cuenta contable. comprobantes de resumen. lapsos y años. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros. actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas. Libro de inventario y balance. Control de acceso a los comprobantes. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio. es simple y contundente. Libro diario. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8). o mayorización. Flujo de efectivo real acumulado y por período. Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios al módulo de contabilidad general. que se desarrollan a nivel contable y administrativo. Manejo de varias monedas.

sector. Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definición de cupo asignado por cada proveedor. Generación de extractos de cuenta por cliente. certificado de Iva e Ica. Definición de cupo y forma de pago por cliente. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera. . o lo que se ha pasado de lo presupuestado. Cálculo automático de intereses por mora informativo. vendedor. Presupuesto y ejecución presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. por zona. Registros automáticos: Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos diferidos. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de días.Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado. Generación de los anexos para la declaración de renta. subzona. Estados de cuenta detallados o resumidos por edades. Manejo de explosión de cuotas. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que queda por consumir. Informes comparativos a cualquier período. Generación de informes en medios magnéticos para la administración de impuestos. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. Consultas de los estados de cuenta. Manejo de sucursales para los clientes. Certificados de retención en la fuente. Informes para las superintendencias.

. se graba en el computador. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en máquina el documento. los comprobantes de egreso o c heques cheque. Comprobantes de distribución de centros de costos. Conciliación bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliación. en vez de usar máquina de escribir. modificar y/o retirar los programados. Generación automática de las ordenes de pago. Se verifica que lo grabado esté bien. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación. Todos estos pasos se reducen a uno solo. se actualizan los archivos maestros. Generalmente. días después. Con el fin de garantizar "la contabilidad al día". Una vez se está seguro. Registros fijos. que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso. Posteriormente. recibos de caja. de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable. con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia. simplemente. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. Permite incluir nuevos documentos. contabilizando y actualizando simultáneamente todos los archivos maestros. Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema.Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos. codificarlo. se tiene el módulo de generación de documentos. Esto permite que de una vez se tenga información actualizada en todo momento. notas contables. Dentro de las características funcionales del Módulo de generación de Documentos. el proceso se hace de una vez en el sistema. Y por otro. se tienen: Generación de documentos: Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. Genera informe diario de bancos. en as decisiones l administrativas.

Si dicho código lo encuentra válido. se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea. aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO. agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios menúes y que en su . Si en vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema. A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema contable. Para el caso del presente manual escogerá. por tanto.Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días Como iniciar una sesión con el sistema Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado. Menú principal del sistema UNO Cuando aparece el menú monitor. si el usuario ha sido previamente catalogado. la opción con las teclas del cursor . La realidad es que cada opción a su vez. que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo. despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado".Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cómo iniciar una sesión con el sistema? El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES .Respecto a las teclas de manejo . se desea trabajar. y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO. Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de seguridad. de lo contrario. aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del usuario que activó el sistema. El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el menú anterior en donde se encontraba. hacen referencia a títulos muy genéricos. el sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno.Respecto a la estructuración de las pantallas . se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario. simplemente debe teclear la función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra. se puede observar que las opciones disponibles. es decir. aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión.

En los próximos capítulos se amplía en el contenido y operación de cada módulo. Se puede personalizar el ambiente de trabajo. "configuración de terminales" las siguientes variables: . Opción. La primera es. Contraseña del usuario. se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran menú monitor. Número de revisión del subsistema. de uso esporádico. esté configurado por una serie de menúes siempre relacionados. se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG -UNO.conjunto. que está en funcionamiento. a la que se le da un tratamiento de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo técnico . Título genérico. al poder definir mediante el menú. bajo el que está funcionando el sistema comercial. Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General. Para los efectos de estudio del presente manual será CG Contabilidad General. De ahí que el sistema.administrativo del sistema. agrupan de una manera genérica todos los procesos relacionados con la contabilidad general. se tienen las siguientes componentes: Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial. se teclea Por razones de seguridad en el sistema. Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO. Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando. es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. tecleando el menú de la opción. cada una de las otras opciones disponibles hacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el módulo contable básico. la segunda forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la opción deseada. bajo el que se encuentran varias opciones de menú. en una estación de trabajo. se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para un usuario determinado. Las opciones del menú monitor. Para el acceso de las opciones de un menú. Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema operacional y la opción "M mantenimiento del sistema. Identificación del menú activo. Fecha del sistema.

gráfica doble. que identifican el subsistema que se está trabajando en un momento determinado. rojo. rojo. asumen el nombre del camino recorrido.Tipo de línea (gráfica sencilla.CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando. ejemplo del nombre C3. en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes. azul. blanco). verde. se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos ó menúes. carácter sencilla). café. cyan. magenta. el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033. azul. blanco). . Color de fondo (negro. Blanqueo del contenido de un campo. el editor TY es el más indicado. Para labores de consulta de catálogos. magenta. Color de texto (negro. Para labores de consulta en una captura de información. Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relación a los nombres de los subsistemas.P01: La terminación .P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar. Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO". verde. cyan. y siguiendo con el mismo ejemplo anterior. con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905). Subsistema Contable Módulo de Gestión de Catálogos Opción 3. Catálogo de Cuentas CG CG01 CG0103 Ahora si dentro de este programa se saca un listado. café. el programa y listado. ABREVIATURA CG CM NM AF SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO . se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones.

vuelve al sistema operativo después de salir del CG-UNO. vendedores. Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole. vendedores y sectores . los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: . Unix. precios. que el usuario en el momento de generar un listado. etc. es recomendable devolver el cursor hasta el menú inicial de la aplicación.Actualización de destinos asociados y destinos .Vale la pena anotar. Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo. Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación. es decir a la actualización de las tablas y catálogos.Actualización de anexos tributarios .Definición de cuentas para libros oficiales . los cuales son básicos para la operación del sistema. tiene la posibilidad de cambiar la terminación. Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días Mantener actualizados.Actualización de monedas extranjeras .Definición de prioridades de pagos a proveedores . que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones. con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminación. para continuarlas en pocos minutos. En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell.Actualización de tipos de documentos y resoluciones . por lo menos tres copias de seguridad (padre. Xenix)..Actualización de beneficiarios y sucursales . clientes.Actualización de cuentas . Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está trabajando cuando el cursor. Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado. hijo).Actualización de empresas y centros de utilidad . por ejemplo de partes de inventarios. al tener disponibles el menú del CG-UNO para su utilización. abuelo. es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema. En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura.Actualización de tipos de comprobantes . como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión. Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas.Actualización de zonas.

Gerente .Menú Monitor A este módulo se llega tecleando. retirar.ABC Ltda. | |REGISTRO 1 | |REGISTRO 2 | |REGISTRO 3 |Campo n | |Campo n | |Campo n | | | . cargo y nombre de empresa. Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Pérez . entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo.Auditor . el contenido de los registros y campos de un catálogo. como es el caso de nombre. El sistema despliega. Ahora.123 Ltda. Consulta: Consiste en ver por pantalla. modificar.XYZ Ltda. Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar. entonces. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe López . el contenido de los registros y campos de un catálogo. o simplemente retirar registros. nombre de la empresa. definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo. incluyendo nombre funcionario. catálogos o la letra C. se tienen: Actualización: Consiste en ingresar nuevos registros. Modificar los registros ya existentes.Secretario . |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 Catálogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de información. cargo. Aspectos de interés general Vale la pena. funcionario. Listado: Consiste en sacar por impresora. consultar y listar registros. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto . Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro. cuando se está en el menú monitor. Registro: Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila). el siguiente formato de pantalla.

consultar o listar la información. se evita así. nuevos tipos de documentos. el nit. de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema.. Tal como se ve a continuación. consulta y listado de registros del catálogo de empresas. obligan a utilizar nuevamente estos procesos. el tener que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados. lo que ocurre es que el plan de cuentas es com partido por todas las empresas allí definidas. la utilización de estos procesos es esporádica. EMPRESA N EMPRESA 2 EMPRESA 1 PLAN CONTABLE La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso. Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas. Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones. define cada uno de los registros del catálogo de empresas. que identificará la empresa en el momento de capturar. modificación. ciudad. ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. El usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de empresas Código de la Empresa: Código alfanumérico de dos dígitos. Situaciones como inclusión de nuevas cuentas. cuando se presenta esta situación. etc.Interacción del usuario con los catálogos. el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. . dirección. Este se define en el sistema con un código de dos caracteres y que complementado con la razón social. posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar. Ejemplo: De acuerdo a la definición anterior. Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la información contable y financiera. retiro. no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catálogos no han sido previamente creados. Actualización de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de empresas. nuevos centros de costos.

en caso contrario marque (0). Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Dirección: Dirección de la empresa. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . que es comparado con el nivel de autorización del usuario. apartado aéreo. Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema. con la condición de que el nivel de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa.Nombre y/o Razón Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. El CG-UNO. para permitir el acceso o no a la información de la empresa. Nit: Número de identificación tributaria. fax Actividad: Código o clasificación de la actividad económica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales. puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de éstos. País: País de origen Datos Generales: Teléfono. agencias. (marque 1). Autorización: Número entre 1 y 99.

es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa. EMPRESA N EMPRESA 2 02 SUCURSAL 01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL EMPRESAS CENTROS DE UTILIDAD PLAN CONTABLE El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso. si se quiere. libros auxiliares y libros oficiales. Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. consultar o listar la información. un código de empresa no existente. sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar ó retirar. modificación. que identificará la sucursal. consulta y listado de registros del catálogo de centros de utilidad. permite generar estados financieros. . retiro. por centro de utilidad y/o consolidados por empresa. En otras palabras. El sistema. hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos. sale el mensaje "Empresa no Existe". con documentos independientes. en el momento de capturar. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas. Actualización de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad económica. que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un código de dos caracteres.Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente. como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Código alfanumérico de dos posiciones. A él se llega seleccionando la opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad. Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitándose. el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de la empresa. y que a la hora de generar informes.

en el plan contable. El CG-UNO. que contiene el nombre de centro de utilidad. es la de no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad. Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y posteriormente. en algunas de las cuentas del plan contable. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". que se asocia a la moneda a crear. que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema. Si se trata de modificar ó retirar. hace los siguientes chequeos de integridad de información: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente. Ultima Tasa de Cambio: .Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Código alfanumérico de 1 posición. cuantías simultáneamente en pesos y moneda extranjera. que contiene la descripción que aparecerá en las diferentes consultas y listados del sistema. el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de monedas extranjeras. Actualización de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de comercio internacional. sale el mensaje "Centro de Utilidad ya está catalogado". un centro de utilidad ya existente. necesitan reportar en el momento de capturar transacciones.

que identificará la cuenta en el momento de capturar la información. etc. tienen inicialmente incidencia. inicialmente se muestra la siguiente pantalla. y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen de una vez. la nueva cuenta que se está creando. Cuando la cuenta que se está creando. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. Código de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala. en el momento de crear las diferentes cuentas. Nivel de la cuenta: Número entre 1 y 8. a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación. Adicionalmente. Cuentas por Cobrar y/o Pagar. es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicación de los campos del catalogo de cuentas: Código de la cuenta: Campo alfanumérico de 8 dígitos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta. todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información fiscal y/o tributaria. Código cuenta padre: Cuenta donde totaliza. Descripción de la cuenta: Campo alfanumérico de 40 dígitos. en los diferentes niveles de totalización y de detalle. Presupuestos. modificando ó retirando. con base en el nivel de la cuenta padre. que tendrán los diferentes informes contables y financieros.Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está creando.). El sistema calcula el nivel de la cuenta. Formatos para edición: . Conciliación Bancaria. que define la forma de totalización en los diferentes informes y consultas del sistema. se toma como cuenta de nivel 1. Actualización de Cuentas Los códigos definidos en este catálogo. se realiza una asociación a diferentes indicadores.

Este código. para definir el esquema de seguridad. Conciliación Automática: Indica al sistema. que en el momento de grabar información se lleve toda información adicional. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. o si por el contrario. Tipo de cuenta: Letra T= título ó D= detalle. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario. importaciones. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. y que sirve para llevar saldos discriminados por vehículos. se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar. al no permitir que usuarios con nivel de autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta. se recomienda dejarlo igual al código de cuenta.. divisiones ó áreas de la empresa. no puede ser padre de ninguna otra cuenta.U.Es el mismo código de la cuenta. los restantes campos no los pide el sistema. que permitan al usuario mejor visualización de la estructura del código. En caso de que la cuenta sea de título. centros de costo. con puntos de separación intercalados. va a servir de totalización. Estadísticas en Cantidades: - . para realizar el proceso de conciliación al final del período. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento. se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta después del cierre de fin de año. complementaria a la contable. para las cuentas que tenga este indicador prendido. no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema. Código de Destino Asociado: Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa.C. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula. etc. indica que además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle. Con la nueva reglamentación del P. la información de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema. que define si la cuenta que se está creando va a recibir directamente imputaciones contables. se lleva también discriminado por cada documento transado. Nivel de autorización: Número entre 1 y 99.

Indicador de uso en las cuentas de ventas. se abre así la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en uni ades. el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras. se debe teclear en este campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificación o en la digitación de la información. Si no se usa la opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros. Este indicador d tiene sentido. las cuentas de activo son de naturaleza débito (D). se debe dejar este campo en espacios. siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crédito". Tasa de IVA o Retención: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional. Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. El siguiente es el aspecto del plan contable. entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se debitará cuando se lleve a cabo el cálculo. Ej. para que el sistema solicite en cada transacción. Para lograr esto. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. . todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. Amortización Automática: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos. metros. los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos (D). Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. Naturaleza D ó C: Es simplemente informativo. la cantidad de unidades que corresponden. Código Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. en el momento de crear la cuenta. la fecha inicial y la fecha final. los pasivos de naturaleza crédito (C).: toneladas. Normalmente. Por lo general. donde se cite la cuenta. El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad. que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso. etc. en el sistema UNO. kilos.

o Parámetros para indicar al sistema. solicitar la información adicional del caso. El indicador de DESTINO. Indicadores para detallar la información. hacer una aproximación al papel que juega cada uno de estos indicadores. llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural. más allá del alcance que permiten la contabilidad como tal. etc. generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiari . en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH. ND. al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos. AMO: . CHE: Parámetro de conciliación bancaria.Es importante en este momento. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar. DOC: Indica al sistema. indica la intención de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurídica ó natural. acumulados por cada vehículo o cada máquina. que permiten. es la facilidad que da el sistema UNO. DES: Código del entorno. Nivel: Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en ésta cuenta. NC. CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está creando. procesos repetitivos de grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. en el comportamiento de todo el sistema. evitándose así. Tipo: Indicación que define si la cuenta es de título o detalle. dependiendo del módulo a que se quiera asociar. BENF: Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero. entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa. Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes. mediante la activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. para llegar a un verdadero control Administrativo.

. es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catálogo de DESTINOS. la cuenta. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema. el beneficiario. en los que en el momento de capturar información se hayan citado. indica la libertad de po der asociar el movimiento de la cuenta. CU. el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación. con el centro de utilidad citado. en el sentido de llevar detalles a nivel de vehículo. se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. Cuando éste campo está en blanco. no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad. entran a ser el engranaje principal del sistema. todos comparten el mismo plan contable. para lograr una correcta estructuración del catálogo de CUENTAS. mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. que además del valor en pesos. la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar. se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto. que conjuntamente con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable. es de fundamental importancia. no es necesario incluirlos en el plan contable. PTO: Parámetro de presupuesto.: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta. Como parámetro de referencia. que indica al sistema. en el plan contable. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información empresarial UNO. de afectar el valor de ejecución de partidas que previamente se han presupuestado. que indica al sistema pedir cuando se esté grabando movimiento. que cada que se esté grabando movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. máquina o centro productivo ó departamento.Parámetro de amortización. para diferentes procesos contables. a cualquier centro de utilidad. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas). Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad. el llevar el control de los saldos de las cuentas. CAN: Parámetro de cantidad. se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C). Estos se declaran en un catálogo independiente y es función del sistema. no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE. Como se puede observar.

Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dígitos. PASIVOS 3. Ejemplos: 1. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de codificación. COSTO DE VENTAS 7.994 y 2852 de 1. INGRESOS Nivel 2: (obligatorio) 5.Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992. reglamentó la estandarización de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del país. el Gobierno Colombiano. utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas comprometidos. 18 = Dígitos de codificación (2) + Centro de Utilidad (8) + (8) Plan Contable Destinos Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO. Caja 12. ACTIVOS 11. 2894 de 1. como tal. 2650 de 1993. esto vuelve rígida la parte correspondiente al código de identificación de cada cuenta. Inversiones Nivel 4: . tampoco afecta las interacciones con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. EGRESOS 6. ACTIVOS 11. ACTIVOS 2. mientras que el PUC. Disponible 1105. más no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO. Ejemplo: 1. PATRIMONIO 4. obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma: Nivel 1: (obligatorio) Compuesto por un dígito. CUENTAS DE ORDEN Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificación grupo o activos 1. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9.994. Disponible 12. representa el capítulo de clases. tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta. Así mismo. representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad.

La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso: . Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dígitos. (obligatorio) denominada sub.Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe.En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación. Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. cuando crea. que simplemente lo que hace es dar un número consecutivo a todos los códigos de cuentas.mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Análisis Financieros y control interno. . . se ha creado la opción de chequeo de estructura.La cuenta padre debe estar ya declarada previamente. tiene el usuario del sistema. para estar de acuerdo con la reglamentación del PUC. Disponible 1105. sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre.La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya cre ada en el sistema. se asume que es una cuenta de nivel 1. de acuerdo a la información declarada. . modifica o retira una cuenta. 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crédito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información: . con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable. Las opciones 4 a 6. Caja 110505 . mostrado a continuación permite hacer esta operación. Chequeo de Estructura . hace las veces de resumen del libro Diario. este nivel de detalle requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el máximo detalle requerido en una transacción contable.Compuesto por seis (6) dígitos. sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada".Proceso -.Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe. que se debe ejecutar cada que se haga una operación de esta natura leza. .Cuando la cuenta se da y se deja en blanco. ACTIVOS 11.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable. representa una subcuenta o auxiliares. El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opción 4 . . sale el mensaje "Cuenta no Catalogada". del menú CG0103. y da opcionalmente utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub -mayores. toma los seis del PUC.

se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados. llevar el control de los montos acumulados. para solucionar el problema detectado.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. Actualización de Destinos Asociados En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa. Estas son: Cambio de una cuenta por otra. en los diferentes capítulos que implica la ejecución de una obra. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. etc. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. Verificación del archivo de cuentas. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. cimentación. transfiriendo todo el movimiento registrado. por pantallazos pulsando . Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. columnas.Paso 2: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. Para aplicar este proceso. para no dejar pasar por alto ninguna observación. es común que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferent niveles de totalización. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. Procesos periódicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las transacciones. que corresponde al mantenimiento del sistema. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atención en la columna OBS. Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2. acabados. Estos procesos se encuentran en la opción M menú monitor. es discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural). se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. . (**) Secuencia incorrecta. influyen en el plan contable. Tal es el caso de situaciones como: Situación 1: En una obra. entre los que se tienen: Preliminares. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo.

etc. fletes trayecto interno. mantenimientos. y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable. discriminando los montos acumulados por : fletes. Iva. en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB. que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecución en cada una de las obras. llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo. Situación 4: Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división. etc. vehículos. reparaciones. que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. cuando el proceso es manual ó semi automatizado. impuestos. suerte y labor. que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial. en donde se realiza un solo proceso de grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa como tal. gastos de nacionalización. subdivisión y departamento de la empresa. . servicios de terceros. Fedecafe. aportes. Situación 2: CL. seguros del interior. peajes. el paso que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres. desvares. prestaciones. Analizando las situaciones presentadas anteriormente. importaciones. entorpecien así el do proceso normal y la oportunidad de la información. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO. que implican dobles procesos de grabación de información. la solución a las anteriores situaciones. Situación 3: En una empresa que importa materia prima. etc. puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad. por medio del indicador de DEST (destino asociado). Por lo general. que se está interesado controlar más allá del alcance contable. La codificación de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones. lubricantes. se puede hacer en la siguiente forma: Situación 1: OB. consumos. fletes trayecto externo. se podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras.Situación 2: En labores de tipo agroindustrial. depreciaciones. Situación 5: Control de los gastos incurridos por cada vehículo. etc. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST. maquinaria. llevar los acumulados por cada una de las importaciones. detallando: salarios. cultivos. Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar. seguros del exterior. combustible. o entorno generador de información.

Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones.Situación 3: IM. . que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y departamentos VH.Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado. . no declarado previamente. El CG-UNO. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos que se hace en el catálogo de destinos es secuencial. cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO ASOCIADO. sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualización de Destinos Una vez. se han definido los diferentes entornos a controlar. lo que se hace es definir mediante el catálogo de DESTINOS. es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado". que identifica el entorno que se quiere controlar.Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado. se tiene la posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno. en forma secuencial de cada componente. en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). Exige estructura: Número 0 ó 1. Situación 4: CC. que es código genérico de identificación de todas las placas de los diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Código nemónico de 2 caracteres. ó en caso de ser necesario. que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó cartas de crédito que se abran. mediante el catálogo de DESTINOS ASOCIADOS.

se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Código del destino asociado previamente creado. Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administración Cierre automático de destinos. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Estado: Indicador de actividad del destino. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3. La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. Si cuando se creó el destino asociado se informó que era estructurado. Código Destino: Campo alfanumérico de 8 posiciones. el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno. sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. con cualquier centro de utilidad. que describe el destino. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar. Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Ejemplo No 1. al cual pertenece el código destino que a continuación se informará. Cuando este campo se deja en blanco. indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 de Actualiza. En caso contrario. que identifica el destino a crear. simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de destinos. .( De uno a ocho dígitos). Centro de Utilidad: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con el centro de utilidad atado.

Una aplicación de esta facilidad. en la captura de una transacción que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. con el solo hecho de ir al catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una zona/subzona. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona. b. Por otro lado. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado. el sistema automáticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por año. sin necesidad de modificar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Actualización de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO. Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo hecho de utilizar una cédula o nit. U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. . tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas. para almacenar en forma totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales. como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los terc eros. este manejo da mayor flexibilidad. el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creación del beneficiario. debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros. zonas/subzonas y sectores. a un vendedor y a un sector económico. en cualquier momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. utilizados para generar informes de diversa índole. Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen: a. una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso de las sucursales. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios. que se ha vuelto común es que después de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el contrario se base en los existentes. Empresas y C. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos. movimiento contable. se hace desde el momento de la creación del beneficiario.Este proceso cierra automáticamente los destinos. vendedor y sector económico.

día. Tipo de Identificación: Indicador de 1 carácter. e. cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacén del cliente. con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero.I tarjeta de Identidad. el sistema se encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él. que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente. la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato año. todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero. f. valiéndose de la estructura interna de los archivos transaccionales. puede moverse por cuentas contables diferentes. mes. así esté en los saldos de la contabilidad. Fecha de ingreso: Fecha de creación del beneficiario. O otros Dirección: . que se le hace en el catálogo de sucursales. se puede excluir una persona jurídica o natural de los informes tributarios. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Código del beneficiario: Código alfanumérico de 9 posiciones. Caso del nit de la administración de impuestos nacionales. Nit ó Cédula: Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit.c. En el momento de capturar una transacción contable. que normalmente coincide con la cédula o el nit del beneficiario. el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario ó discriminado por las sucursales. T. Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario. C= cédula. Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos. puede modificarse. A través del indicador de beneficiario interno. Nombre o razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en los diferentes informes del sistema. el sistema permite conocer. Dado que un mismo beneficiario. d. como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena. que sería ilógico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. N= nit . el sistema permite consulta alfabética de la información.

que en caso de utilizarse el código aquí citado. Apartado Aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. En el caso de que sean varios teléfonos. Teléfono (s) Campo alfanumérico de 15 posiciones. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. que con 0 indica no y con 1 indica si. la clasificación del usuario como: socio. Autoretenedor: .: Indicador de 1 carácter. otros y tipo. Cupo: Campo numérico de 9 posiciones. Descuento (%): Campo numérico de 4 posiciones. exterior. que en caso de utilizarse el código aquí citado. Es opcional. Es opcional.Campo alfanumérico de 25 posiciones. empleado. Es opcional. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. interno. Departamento: Campo alfanumérico de 12 posiciones. proveedor. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios. . cliente. Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones. Plazo : Campo numérico de 3 posiciones. si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . si se quiere dejar en blanco se da . acreedor. si se quiere dejar en blanco se da . Es opcional. que incluyen 2 decimales. si se quiere dejar en blanco se da . en el catálogo de sectores. en el catálogo de vendedores. su uso podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489. Clasificación del Benef.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios.Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. Es opcional. la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. Dirección: Campo alfanumérico de 30 posiciones. en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. Es opcional. Contacto: . Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Sucursal: Código alfanumérico de dos posiciones. si se quiere dejar en blanco se da . Apartado aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanuméricos. con el que se identificará en las diferentes transacciones. Los listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario. si se quiere dejar en blanco se da . Actualización de sucursales El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. que aparecerá en las diferentes consultas y reportes. al cual se le va a crear una sucursal.

Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Código de Comprobante: Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está cre ando. Actualización de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las transacciones. como por ejemplo los recibos de caja. que identifica el nombre del comprobante creado. las notas débito y crédito. las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código según la actividad económica. Actualización de Tipos de Comprobantes Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la organización. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de documentos . Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y documentos en una empresa.Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociación. da una idea muy cercana de la forma como está organizada la información para su manejo. que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa. este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables. los comprobantes de egresos.

Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados en el lapso anterior. Control del consecutivo: 0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por la Dian. luego las notas crédito y por ultimo las facturas?. por cada empresa. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes. Actualización de Resoluciones de la DIAN El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario. centro de utilidad y tipo de documento. Ej. 1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeración. cuando por el módulo de generación de documentos se hace la gestión correspondiente.Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas. Que documento desea que le cancele primero: las notas débito. donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado.: ND nota débito. Comprobante Asociado: Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el documento a crear. Centro de Utilidad: Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad. cuyo contenido aparecerá en las consultas y listados del sistema. que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automáticamente. por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicación. que identificará el documento en las diferentes labores de consulta y captura de información. Consecutivo: Número de 5 posiciones. Documento: Código nemónico de 2 posiciones. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. y al cual está as ociado el documento a crear. y al cual está asociado el documento a crear. .

Se debe registrar aquí el número final hasta el cual fue aprobada la resolución de facturación. Número de Resolución: Campo numérico de 15 posiciones. Tipo de Documento: Campo alfanumérico de 2 posiciones. debido a que la actual esta por vencerse. Fecha de Resolución: Campo numérico con formato AA/MM/DD. Quiere decir esto que si por ejemplo el número de . Se debe registrar aquí el número del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Número de documento final: Campo numérico de 5 posiciones. Se debe registrar aquí la fecha del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Mensaje de precaución en Documento: Cuando número docto mayor a: Campo numérico de 5 posiciones.: Campo alfanumérico de 2 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de facturación. Corresponde al código del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Aprobación Dian: Número de documento inicial: Campo numérico de 5 posiciones.U.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualización de Resolución de Facturación se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: Código de Empresa: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Corresponde al código del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Corresponde al código de la empresa al cual se le va a reportar la resolución de facturación. C. Se debe registrar aquí el número inicial a partir del cual fue aprobada la resolución de facturación.

por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento.documento inicial es 00001 y el número de documento final es 05000. normalmente solicita una resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. de acuerdo a montos preestablecidos. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS. El número que se registre en el campo de cuando número docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una serie de anexos fiscales. Por el módulo fiscal y tributario. la resolución fue aprobada entre este rango de números. en el catálogo que para este propósito se tiene en el sistema. en donde cada uno. normalment solicita una e resolución con varios prefijos. En el CG-UNO. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura. de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva. la descripción. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. en los primeros meses de cada año. Actualización de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. Actualización de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno. la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo. se debe seguir el siguiente procedimiento. 02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura. cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el gobierno. . La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año que acaba de pasar. aplicar la opción de generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir relaciones por cuenta. opción 4 del menú monitor.

El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualización de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren. Valor base Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mínima a reportar. como grandes contribuyentes. como para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos. Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000. Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes. u otros grupos. tanto para la generación de declaración de renta. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Anexos Código de anexo Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de la información tributaria solicitada por la DIAN.000. de renta y otros. . Descripción Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo.Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Grupos de Anexos Código del Grupo : Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de información. Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados. a renta.

Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos. Con la tecla de función [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica. los que estén por debajo de éste rango se consolidan en un mismo registro. se discrimina por tercero. Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas que ya están incluidas dentro del anexo.S (segundo valor). Descripción: Campo de 40 caracteres alfanumérico. Ejemplo: Retención por Iva . Valor informado. las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes representados en anexos fiscales y medios magnéticos. Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Se tiene en cuenta en anexos de renta. Grupo de anexo. Monto mínimo. Cuenta.Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta.000. . Valor a tomar. De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor). Sólo aplica a los anexos asociados a renta. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500. Actualización de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido. que identifica el nombre del anexo. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos en Detalle de Anexos Anexo. Cuentas que se incluyen al anexo. Naturaleza del anexo. Código de anexo previamente creado en el programa CG01092.

puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente. Clase: Campo de una posición. . Las diferentes ciudades. con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona. y la Subzona. Acumula para base. (presentación de PYG). Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó Subzona que se esta creando. estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual codificamos la zona. Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas. Neto: Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas. Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo. Saldo: Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER]. Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas.Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Zonas / Subzonas Código de zona: Código de 4 posiciones. Costa Atlántica. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema. con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular. D= Detalle para recibir las diferentes transacciones. Actualización de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus actividades comerciales. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. (presentación de balance de comprobación).

diferentes análisis y reportes. los diferentes sectores o actividades económicas de los clientes. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis.Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualización de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC . preferencialmente. con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento. Tipo de Vendedor: Campo para las estadísticas de ventas Actualización de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector económico. comisiones y registros por vendedor. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de actualización de vendedores: Código del vendedor: Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razón social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. por ejemplo de cartera. clasificados por sector. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Sectores Código del sector: Código alfanumérico de 4 posiciones. seguimiento.

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura . Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. Se debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y de detalle del plan. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la estructuración lógica del plan de cuentas. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. Actualiza Equivalencias . (**) Secuencia incorrecta. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. modifica o retira una cuenta. asociar el plan contable de la empresa con éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualización continua del mismo cada vez que se crea. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del proceso: Verificación del proceso: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. por pantallazos pulsando . para no dejar pasar por alto ninguna observación. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. a través de equivalencias. y que requieren o desean seguir manejando su propio plan. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. para solucionar el problema detectado.El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para posteriormente. el usuario deberá diligenciar los mismos campos explicados en la creación de cuentas de este modulo.

Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable. para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualización de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles.Recibe las transacciones. se dispone de otro ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas. Ejemplo de Prioridades: Recopilación de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la información contable . y la Actualización PUC definida en la opción 1 de este submodulo. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad. Ejemplo prioridad Proveedores 01. Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente. Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable.Totalizador de transacciones .El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de Campos de Prioridades. Clase de Prioridad: . Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. Código de Prioridad: Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares.

.. Nota:Existe en la opción 10 el menú monitor. en la cuenta. examinar los consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información. A partir de éste momento. reparaciones. 4. Dado un destino. en el momento de capturar información. mediante el catálogo de DESTINOS. opción 02 del menú monitor. 2. ver en un lapso determinado. asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. 5. Tabla de Contenido Introducción al Sistema 1 Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. Catálogos del Sistema Contable CG-UNO.1. En el plan contable. el CG-UNO. 5 Información Fiscal y/o tributaria 6 Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: 6 Presupuesto y ejecución presupuestal:6 . Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la empresa. y cuando se esté grabando la información contable. el CG UNO. al indicador de DEST. asociarla en el plan contable con el destino asociado VH. Ejemplo: Dada una placa de vehículo. se cargue a una de las componentes declaradas en el catálogo de destinos. Por ejemplo: si se está grabando información relacionada con combustibles. ver en un lapso determinado. lubricantes.el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino por otro. que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa. Definir el destino asociado. el CG-UNO. los movimientos realizados en cada uno de los destinos. tal como se ilustra a continuación. Dada una cuenta contable. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo. pedirá inmediatamente la placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible.. cuando se hacen las consultas por cuenta/destino ó destino/cuenta. a cada una de las cuentas que se quiera controlar. y si en éste campo se ha declarado un destino asociado. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual correspondiente a mantenimiento del sistema. b. que corresponde a Mantenimiento del Sistema.. analiza el indicador de destino. que se declararon en el indicador de DEST. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de Transacciones. los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables. 3. máxime si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos. es decir bautizar el entorno a controlar mediante un código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados. a. el sistema exigirá que el monto declarado. permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista.

posterior mente a la fase de implementacion 20 Actualización de empresas 21 Explicación de los campos del catalogo de empresas 22 Actualización de Centros de Utilidad 24 Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad 25 Ejemplos de Centros de Utilidad 26 Actualización de Monedas Extranjeras 27 Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Actualización de Cuentas 29 27 Explicación de los campos del catalogo de cuentas: 30 Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? 36 Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno 36 Chequeo de Estructura .proceso Procesos periódicos de mantenimiento Actualización de Destinos Asociados 41 39 40 Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: 43 Actualización de Destinos 44 .Registros automáticos: 6 Conciliación bancaria: 7 Generación de documentos: 7 Iniciando con el Sistema 9 Como iniciar una sesión con el sistema10 Menú principal del sistema UNO 11 Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO Convenciones respecto a las teclas de manejo 13 Convenciones respecto a nombres de programas y listados 13 Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días 15 Introducción 17 12 Objetivos del Módulo 17 Menú Monitor 18 Aspectos de interés general 19 Interacción del usuario con los catálogos.

Explicación de los campos del catalogo de destinos Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Cierre automático de destinos. 47 Copia de destinos 48 45 45 Actualización de Beneficiarios 49 Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Actualización de sucursales 53 51 Explicación de los campos del catalogo de sucursales 53 Actualización de Tipos de Comprobantes 55 55 Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Actualización de tipos de Documentos 57 Explicación de los campos del catalogo de documentos Actualización de Resoluciones de la DIAN 59 57 Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: 59 Actualización de Anexos Tributarios Actualización de Grupos de Anexos 62 63 Explicación de campos de Grupos de Anexos 65 Actualización de Anexos Explicación de campos de Anexos 66 66 68 Actualización de Detalle de Anexos Explicación de campos en Detalle de Anexos 68 Actualización de Zonas / Sub zonas 70 Explicación de campos de Zonas / Subzonas 70 Actualización de Vendedores 72 72 Explicación de campos de actualización de vendedores: Actualización de Sectores 73 .

proceso Verificación del proceso: 75 75 Actualiza Equivalencias 77 Actualización de prioridades pago a proveedores 78 Explicación de Campos de Prioridades.78 Ejemplo de Prioridades: 79 Recopilación de los pasos necesarios para montar un control 79 administrativo que complemente la información contable 79 ----------------------ARCHIVO [pic] ----------------------[pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] .Explicación de campos de Sectores Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC 74 73 74 Chequeo de Estructura .

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