MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versión 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1.

INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el código de seguridad y enter, esto varia según el asignado por la persona encargada, para nuestro caso así: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S Ó sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperación de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versión de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauración de archivos también se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIÓN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa.

5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que vamos a ingresar según el PUC, para verificar las cuentas con sus códigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos códigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la única cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos se coloca 1= Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algún movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadanía. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) ó también puede ser alfanumérico. * Y la descripción es el nombre del comprobante. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear el tipo de Documento escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripción es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviación del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automático) , si es externo (0 manual y automático) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobación de la DIAN que requerimos para la utilización de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN (enter)

1 4. VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES 19 .1. Lapsos Contables (meses). Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si.1. 4. Comprobantes y Lotes. Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas.2 INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS 4 VISUALIZACIÓN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC) 10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS.* Se digita el código de la empresa * Se digita la abreviación del documento autorizado por la DIAN * El la resolución dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema.5 4.1. Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5.4 4. CONTENIDO 1.6 4.2 4. * El mensaje de precaución es para que nos avise cuando se nos estén acabando los documentos autorizados.6 ZONAS. 5. 2.3 4. 4.1 4. Realizan Documentos y Revisan.1. Auditoria de Documentos y visualización de los Libros auxiliares.2. 3.1. VENDEDORES Y SECTORES Para crear. modificación y retiro de Años contables.1.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creación. modificar o retirar Zonas.

registros automáticos. Depreciación. que comprende los módulos de liquidación. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema. comunicándose con los subsistemas CM-UNO. se pueden transmitir diaria. que comprende el módulo de contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria. y tal vez. teniendo en cuenta ajustes por inflación. recibos de caja. anexos tributarios). Subsistema Comercial. Costo de Ventas. estados de retención en la fuente. El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable. NM-UNO y AF-UNO a través de archivos de interfase. Internamente el módulo Contable-Administrativo. de más importancia al interior de la empresa. en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen. etc. que comprende control de depreciaciones. los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema. hojas de vida y transacciones al destajo.tributarios (balances. el segundo. control presupuestal. facturación en todas sus modalidades. Subsistema de Nómina y Personal. cuentas por cobrar y/o pagar. gestión de compras. entre los que se tienen: Ventas. es el disponer la misma información contable. para la realización de diferentes labores previas para la presentación de estados financieros. valorizaciones. presupuestos. relaciones de I. que comprende los módulos de control de inventarios. y que de acuerdo al criterio del usuario. semanal ó mensualmente. control de .V. Compras. como: conciliación bancaria. el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL. Subsistema de Activos Fijos. Aprovechamiento del sistema.A. de tal forma que permita una serie de controles administrativos. actúa como concentrador de toda la información. nuestro software en varios miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades económicas. fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante más de una década. de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan. conciliación bancaria y generación de documentos. explosión de materiales y control de producción.Introducción al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO. de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo. se ha tenido en cuenta en el diseño del sistema. que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información. de tal forma que todos sus componentes actúen sincronizadamente. desvalorizaciones y estadísticas en diferentes formas. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la información con fines contables . tanto a nivel nacional como internacional. notas contables. consolidación de prestaciones sociales. etc. como por ejemplo: comprobantes de egreso. para la toma de decisiones gerenciales. Liquidación de Nómina.

se desean controlar. . con estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario. LA CUENTA. de definir sus propios modelos de informes. control de cuentas por cobrar. como es el caso de Harvard Graphics. centros operativos. saldos a nivel de documento. ni los centros de costo. importaciones. a medida que se realizan las diferentes transacciones. se crea una sola vez. la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. Ni los terceros. manejo de moneda extranjera. y que son: EMPRESA. el usuario autorizado. Labores estas. Así mismo. por medio de niveles de autorización. hasta 8 niveles. implican necesariamente duplicación del trabajo. obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis. se informan los diferentes ámbitos que tanto a nivel contable como administrativo. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE. definir el control detallado de vehículos. forman parte del código de una cuenta. CENTRO DE COSTO. independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan. que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrónica o excel. y en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS. manejo de tasa de Iva ó Retefuente. que si se realizan manualmente. etc. Una entidad. se puede visualizar por pantalla. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes. el usuario tiene la posibilidad. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles. las modificaciones que se hagan en períodos pasados. persona natural o beneficiario en general. etc. teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar automáticamente en los saldos actuales. Cuando un reporte se ha generado a disco. se podría llevar el control detallado de vehículos. a través de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS. importaciones. Libre estructuración del plan de cuentas. en los que por ejemplo. Complementariamente al punto anterior. Actualización en línea de los archivos maestros.. conciliación bancaria. Posibilidad de generar en hojas electrónicas. esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja internamente el sistema. podrá declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de capturar la información. Control de acceso al sistema. se puede transmitir la información a un programa graficador. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable relacionada con varias empresas. claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre sí. una vez se solicite el código que se está creando. y dentro de cada una de ellas. una vez ya se tiene un reporte en este formato. Por ejemplo: a nivel de centros de costos. varios de los informes del sistema. control de cuentas por pagar. antes de enviarlo por impresora.diferidos. centros productivos. Cabe anotar. CENTRO DE UTILIDAD.

y consiste. lapsos y años. comprobantes de resumen. Balance general por período y comparativos con otros períodos. Libro mayor. que pide la información necesaria. Tal como se mencionó en la introducción general al sistema. o mayorización. Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. que se desarrollan a nivel contable y administrativo. actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. de acuerdo a los parámetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable. Libro de inventario y balance. Control de acceso a los comprobantes. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento. la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8). Libro diario. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos. Balances de comprobación de saldos. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio. Manejo de varias monedas.Libre definición de los documentos y comprobantes contables. Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios al módulo de contabilidad general. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros. se tienen: Información Fiscal y/o tributaria . Control automático de los consecutivos de los documentos. Manejo de anexos tributarios. Flujo de efectivo real acumulado y por período. es simple y contundente. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmación. en tener un solo proceso de captura de información. programa y/o cuenta contable. actualización. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas. Cálculo automático de los ajustes por inflación.

Manejo de sucursales para los clientes. Definición de cupo y forma de pago por cliente. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera. por zona. Generación de informes en medios magnéticos para la administración de impuestos. . Estados de cuenta detallados o resumidos por edades. Informes comparativos a cualquier período. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que queda por consumir. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de días. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. Generación de extractos de cuenta por cliente.Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado. subzona. certificado de Iva e Ica. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. Cálculo automático de intereses por mora informativo. vendedor. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo. Generación de los anexos para la declaración de renta. sector. Manejo de explosión de cuotas. o lo que se ha pasado de lo presupuestado. Consultas de los estados de cuenta. Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definición de cupo asignado por cada proveedor. Presupuesto y ejecución presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. Informes para las superintendencias. Registros automáticos: Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos diferidos. Certificados de retención en la fuente.

Se verifica que lo grabado esté bien. Todos estos pasos se reducen a uno solo. . días después. en as decisiones l administrativas. se tienen: Generación de documentos: Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. se tiene el módulo de generación de documentos. codificarlo. Generación automática de las ordenes de pago. Una vez se está seguro. Genera informe diario de bancos. Con el fin de garantizar "la contabilidad al día". Generalmente. modificar y/o retirar los programados. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. Y por otro. de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable. se actualizan los archivos maestros. Permite incluir nuevos documentos. en vez de usar máquina de escribir. recibos de caja.Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos. Dentro de las características funcionales del Módulo de generación de Documentos. Conciliación bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliación. Comprobantes de distribución de centros de costos. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en máquina el documento. Posteriormente. los comprobantes de egreso o c heques cheque. se graba en el computador. simplemente. Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema. con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia. Esto permite que de una vez se tenga información actualizada en todo momento. que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso. Registros fijos. contabilizando y actualizando simultáneamente todos los archivos maestros. notas contables. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación. el proceso se hace de una vez en el sistema.

Si en vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema. que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo.Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días Como iniciar una sesión con el sistema Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado. despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado". se desea trabajar. A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema contable. por tanto. y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO. aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del usuario que activó el sistema. el sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno. de lo contrario. aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión. se puede observar que las opciones disponibles. El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el menú anterior en donde se encontraba. es decir. agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios menúes y que en su . se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea. Menú principal del sistema UNO Cuando aparece el menú monitor. se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario. la opción con las teclas del cursor .Respecto a las teclas de manejo . hacen referencia a títulos muy genéricos. simplemente debe teclear la función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra. si el usuario ha sido previamente catalogado. Si dicho código lo encuentra válido.Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cómo iniciar una sesión con el sistema? El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES . Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de seguridad. Para el caso del presente manual escogerá. aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO. La realidad es que cada opción a su vez.Respecto a la estructuración de las pantallas .

se tienen las siguientes componentes: Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial. de uso esporádico. al poder definir mediante el menú. que está en funcionamiento. agrupan de una manera genérica todos los procesos relacionados con la contabilidad general. cada una de las otras opciones disponibles hacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el módulo contable básico.conjunto. Se puede personalizar el ambiente de trabajo. bajo el que se encuentran varias opciones de menú. se teclea Por razones de seguridad en el sistema. Número de revisión del subsistema. se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG -UNO. La primera es. bajo el que está funcionando el sistema comercial. se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran menú monitor. En los próximos capítulos se amplía en el contenido y operación de cada módulo. la segunda forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la opción deseada. esté configurado por una serie de menúes siempre relacionados. Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO. Opción. tecleando el menú de la opción. es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. en una estación de trabajo. Las opciones del menú monitor. "configuración de terminales" las siguientes variables: . se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para un usuario determinado. Identificación del menú activo. Para el acceso de las opciones de un menú. a la que se le da un tratamiento de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo técnico . Título genérico. Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando.administrativo del sistema. Contraseña del usuario. Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General. Para los efectos de estudio del presente manual será CG Contabilidad General. Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema operacional y la opción "M mantenimiento del sistema. Fecha del sistema. De ahí que el sistema.

café. se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos ó menúes. Catálogo de Cuentas CG CG01 CG0103 Ahora si dentro de este programa se saca un listado. Para labores de consulta en una captura de información. café. Color de texto (negro. en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes. blanco). que identifican el subsistema que se está trabajando en un momento determinado. se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones. azul. cyan. Blanqueo del contenido de un campo. Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relación a los nombres de los subsistemas. el programa y listado. blanco). el editor TY es el más indicado. Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO". rojo. Subsistema Contable Módulo de Gestión de Catálogos Opción 3. verde. Color de fondo (negro. el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033. rojo. azul. con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905). magenta. verde. . ejemplo del nombre C3. y siguiendo con el mismo ejemplo anterior.P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar. carácter sencilla). asumen el nombre del camino recorrido. magenta. gráfica doble. cyan. ABREVIATURA CG CM NM AF SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO .P01: La terminación .Tipo de línea (gráfica sencilla.CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando. Para labores de consulta de catálogos.

Unix.Actualización de tipos de comprobantes . Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole. es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema. que el usuario en el momento de generar un listado. Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días Mantener actualizados. los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: . Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas. es decir a la actualización de las tablas y catálogos.Vale la pena anotar. al tener disponibles el menú del CG-UNO para su utilización.Definición de cuentas para libros oficiales . hijo). vendedores y sectores . como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión.Actualización de beneficiarios y sucursales .Actualización de empresas y centros de utilidad . para continuarlas en pocos minutos.Definición de prioridades de pagos a proveedores .Actualización de cuentas . clientes. por ejemplo de partes de inventarios. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está trabajando cuando el cursor.Actualización de tipos de documentos y resoluciones .Actualización de monedas extranjeras . Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación. Xenix). En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura.Actualización de zonas.Actualización de destinos asociados y destinos . vendedores. por lo menos tres copias de seguridad (padre. que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones. vuelve al sistema operativo después de salir del CG-UNO. precios. tiene la posibilidad de cambiar la terminación. los cuales son básicos para la operación del sistema. Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado. abuelo. Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo. etc.. En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell. con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminación.Actualización de anexos tributarios . es recomendable devolver el cursor hasta el menú inicial de la aplicación.

o simplemente retirar registros. catálogos o la letra C. El sistema despliega. Ahora. modificar.ABC Ltda. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto . | |REGISTRO 1 | |REGISTRO 2 | |REGISTRO 3 |Campo n | |Campo n | |Campo n | | | . Listado: Consiste en sacar por impresora. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 Catálogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de información. Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Pérez . cargo y nombre de empresa.XYZ Ltda. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe López . Registro: Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila). Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar. el siguiente formato de pantalla. el contenido de los registros y campos de un catálogo. incluyendo nombre funcionario. como es el caso de nombre. se tienen: Actualización: Consiste en ingresar nuevos registros. retirar. cuando se está en el menú monitor. nombre de la empresa. el contenido de los registros y campos de un catálogo. definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo. cargo. funcionario.Secretario .Gerente . consultar y listar registros. entonces. entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo. Modificar los registros ya existentes.Menú Monitor A este módulo se llega tecleando. Consulta: Consiste en ver por pantalla.Auditor .123 Ltda. Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro. Aspectos de interés general Vale la pena.

cuando se presenta esta situación. el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio.Interacción del usuario con los catálogos. consultar o listar la información. ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. obligan a utilizar nuevamente estos procesos. Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la información contable y financiera. que identificará la empresa en el momento de capturar. etc. posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar. el tener que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados. modificación. EMPRESA N EMPRESA 2 EMPRESA 1 PLAN CONTABLE La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso. Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones. Tal como se ve a continuación. consulta y listado de registros del catálogo de empresas. Este se define en el sistema con un código de dos caracteres y que complementado con la razón social. lo que ocurre es que el plan de cuentas es com partido por todas las empresas allí definidas. nuevos centros de costos. dirección. de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema. ciudad. Actualización de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de empresas. nuevos tipos de documentos. define cada uno de los registros del catálogo de empresas. Ejemplo: De acuerdo a la definición anterior. se evita así. el nit. la utilización de estos procesos es esporádica. retiro.. . Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas. Situaciones como inclusión de nuevas cuentas. El usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de empresas Código de la Empresa: Código alfanumérico de dos dígitos. no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catálogos no han sido previamente creados.

agencias. puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de éstos. Autorización: Número entre 1 y 99. para permitir el acceso o no a la información de la empresa. que es comparado con el nivel de autorización del usuario.Nombre y/o Razón Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. (marque 1). Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema. fax Actividad: Código o clasificación de la actividad económica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales. apartado aéreo. El CG-UNO. en caso contrario marque (0). con la condición de que el nivel de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa. Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Dirección: Dirección de la empresa. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . Nit: Número de identificación tributaria. País: País de origen Datos Generales: Teléfono.

en el momento de capturar.Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente. sale el mensaje "Empresa no Existe". sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar ó retirar. es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de la empresa. es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa. El sistema. el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos. A él se llega seleccionando la opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad. que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un código de dos caracteres. consulta y listado de registros del catálogo de centros de utilidad. Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. libros auxiliares y libros oficiales. Actualización de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad económica. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas. retiro. . un código de empresa no existente. como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Código alfanumérico de dos posiciones. y que a la hora de generar informes. por centro de utilidad y/o consolidados por empresa. consultar o listar la información. permite generar estados financieros. si se quiere. con documentos independientes. En otras palabras. EMPRESA N EMPRESA 2 02 SUCURSAL 01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL EMPRESAS CENTROS DE UTILIDAD PLAN CONTABLE El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso. Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitándose. que identificará la sucursal. modificación.

es la de no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. necesitan reportar en el momento de capturar transacciones. Actualización de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de comercio internacional. Si se trata de modificar ó retirar.Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. hace los siguientes chequeos de integridad de información: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente. en algunas de las cuentas del plan contable. que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema. sale el mensaje "Centro de Utilidad ya está catalogado". el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de monedas extranjeras. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. El CG-UNO. que contiene el nombre de centro de utilidad. Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y posteriormente. Ultima Tasa de Cambio: . sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Código alfanumérico de 1 posición. que se asocia a la moneda a crear. que contiene la descripción que aparecerá en las diferentes consultas y listados del sistema. en el plan contable. cuantías simultáneamente en pesos y moneda extranjera. se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. un centro de utilidad ya existente. Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad.

Código cuenta padre: Cuenta donde totaliza. tienen inicialmente incidencia. Conciliación Bancaria. Código de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala. que tendrán los diferentes informes contables y financieros. se realiza una asociación a diferentes indicadores. Descripción de la cuenta: Campo alfanumérico de 40 dígitos. etc.Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. Adicionalmente. que identificará la cuenta en el momento de capturar la información. Actualización de Cuentas Los códigos definidos en este catálogo. El sistema calcula el nivel de la cuenta. inicialmente se muestra la siguiente pantalla. es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicación de los campos del catalogo de cuentas: Código de la cuenta: Campo alfanumérico de 8 dígitos. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. Cuentas por Cobrar y/o Pagar. Presupuestos. se toma como cuenta de nivel 1. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta. con base en el nivel de la cuenta padre. en los diferentes niveles de totalización y de detalle. a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación. todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información fiscal y/o tributaria. Nivel de la cuenta: Número entre 1 y 8. que define la forma de totalización en los diferentes informes y consultas del sistema. y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen de una vez. Formatos para edición: . Cuando la cuenta que se está creando. la nueva cuenta que se está creando.). que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está creando. en el momento de crear las diferentes cuentas. modificando ó retirando.

Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario. para las cuentas que tenga este indicador prendido. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula. o si por el contrario. los restantes campos no los pide el sistema. se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta después del cierre de fin de año. que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema. centros de costo. para realizar el proceso de conciliación al final del período. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle. Este código.C. que en el momento de grabar información se lleve toda información adicional. complementaria a la contable.. Nivel de autorización: Número entre 1 y 99. no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema. importaciones. Código de Destino Asociado: Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. va a servir de totalización. divisiones ó áreas de la empresa. etc. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. y que sirve para llevar saldos discriminados por vehículos. la información de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. Estadísticas en Cantidades: - . que permitan al usuario mejor visualización de la estructura del código. indica que además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario. se recomienda dejarlo igual al código de cuenta. para definir el esquema de seguridad. En caso de que la cuenta sea de título. Conciliación Automática: Indica al sistema. Tipo de cuenta: Letra T= título ó D= detalle. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1. que define si la cuenta que se está creando va a recibir directamente imputaciones contables. se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar.Es el mismo código de la cuenta. se lleva también discriminado por cada documento transado. Con la nueva reglamentación del P. al no permitir que usuarios con nivel de autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta. con puntos de separación intercalados. no puede ser padre de ninguna otra cuenta.U.

Si no se usa la opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros. Ej. Amortización Automática: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos. El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad. kilos. Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso. Tasa de IVA o Retención: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional. los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos (D). en el momento de crear la cuenta. para que el sistema solicite en cada transacción. entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se debitará cuando se lleve a cabo el cálculo. los pasivos de naturaleza crédito (C). siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. las cuentas de activo son de naturaleza débito (D). donde se cite la cuenta. se debe teclear en este campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificación o en la digitación de la información. Por lo general. etc. Naturaleza D ó C: Es simplemente informativo. . metros. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. la cantidad de unidades que corresponden. Normalmente.Indicador de uso en las cuentas de ventas. Código Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. Este indicador d tiene sentido. Para lograr esto.: toneladas. todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. se abre así la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en uni ades. la fecha inicial y la fecha final. se debe dejar este campo en espacios. Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crédito". en el sistema UNO. El siguiente es el aspecto del plan contable. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo. el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras.

Nivel: Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. acumulados por cada vehículo o cada máquina. generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiari . entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa. para llegar a un verdadero control Administrativo. llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar. o Parámetros para indicar al sistema. Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes. al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos. que permiten. Tipo: Indicación que define si la cuenta es de título o detalle. AMO: . en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. dependiendo del módulo a que se quiera asociar. mediante la activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. indica la intención de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurídica ó natural. llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en ésta cuenta. El indicador de DESTINO. hacer una aproximación al papel que juega cada uno de estos indicadores. CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está creando. ND. solicitar la información adicional del caso. DOC: Indica al sistema. en el comportamiento de todo el sistema. BENF: Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero. NC. evitándose así. etc. CHE: Parámetro de conciliación bancaria.Es importante en este momento. es la facilidad que da el sistema UNO. procesos repetitivos de grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. DES: Código del entorno. Indicadores para detallar la información. que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH. más allá del alcance que permiten la contabilidad como tal.

no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad. que conjuntamente con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. de afectar el valor de ejecución de partidas que previamente se han presupuestado. indica la libertad de po der asociar el movimiento de la cuenta. . que indica al sistema. es de fundamental importancia. el llevar el control de los saldos de las cuentas. con el centro de utilidad citado. mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se está creando.Parámetro de amortización. la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar. todos comparten el mismo plan contable. máquina o centro productivo ó departamento. Como parámetro de referencia. que indica al sistema pedir cuando se esté grabando movimiento.: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta. Cuando éste campo está en blanco. Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad. Estos se declaran en un catálogo independiente y es función del sistema. CU. Como se puede observar. se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C). que además del valor en pesos. la cuenta. entran a ser el engranaje principal del sistema. para diferentes procesos contables. a cualquier centro de utilidad. no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información empresarial UNO. PTO: Parámetro de presupuesto. no es necesario incluirlos en el plan contable. se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema. en los que en el momento de capturar información se hayan citado. para lograr una correcta estructuración del catálogo de CUENTAS. en el plan contable. es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catálogo de DESTINOS. el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación. es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas). el beneficiario. CAN: Parámetro de cantidad. en el sentido de llevar detalles a nivel de vehículo. que cada que se esté grabando movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto.

CUENTAS DE ORDEN Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificación grupo o activos 1. tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta. esto vuelve rígida la parte correspondiente al código de identificación de cada cuenta. como tal. ACTIVOS 2. representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. mientras que el PUC. Disponible 1105. Inversiones Nivel 4: . representa el capítulo de clases. reglamentó la estandarización de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del país. obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma: Nivel 1: (obligatorio) Compuesto por un dígito.Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992. 2894 de 1. tampoco afecta las interacciones con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. ACTIVOS 11. EGRESOS 6. 18 = Dígitos de codificación (2) + Centro de Utilidad (8) + (8) Plan Contable Destinos Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO. PASIVOS 3.994. Disponible 12. ACTIVOS 11. Así mismo. más no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO. Ejemplos: 1. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de codificación. Caja 12. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dígitos. INGRESOS Nivel 2: (obligatorio) 5. PATRIMONIO 4. Ejemplo: 1. 2650 de 1993. el Gobierno Colombiano. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9. utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas comprometidos.994 y 2852 de 1. COSTO DE VENTAS 7.

Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1. sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada". .Cuando la cuenta se da y se deja en blanco.La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya cre ada en el sistema. (obligatorio) denominada sub. para estar de acuerdo con la reglamentación del PUC. ACTIVOS 11. sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre.En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación. . 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crédito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información: . modifica o retira una cuenta. con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable. y da opcionalmente utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub -mayores. se ha creado la opción de chequeo de estructura.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable. El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opción 4 . mostrado a continuación permite hacer esta operación. Las opciones 4 a 6. La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso: .Compuesto por seis (6) dígitos. del menú CG0103. .Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe. que se debe ejecutar cada que se haga una operación de esta natura leza. Caja 110505 . este nivel de detalle requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el máximo detalle requerido en una transacción contable. sale el mensaje "Cuenta no Catalogada". tiene el usuario del sistema. Disponible 1105. Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dígitos.La cuenta padre debe estar ya declarada previamente. hace las veces de resumen del libro Diario.Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe. que simplemente lo que hace es dar un número consecutivo a todos los códigos de cuentas. . toma los seis del PUC. cuando crea.mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Análisis Financieros y control interno.Proceso -. . se asume que es una cuenta de nivel 1. representa una subcuenta o auxiliares. Chequeo de Estructura . de acuerdo a la información declarada.

en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. cimentación. . Procesos periódicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las transacciones. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). Para aplicar este proceso. en los diferentes capítulos que implica la ejecución de una obra. es común que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferent niveles de totalización. llevar el control de los montos acumulados. para solucionar el problema detectado. Actualización de Destinos Asociados En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa. por pantallazos pulsando . se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados. Estos procesos se encuentran en la opción M menú monitor. acabados. columnas.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. Verificación del archivo de cuentas. Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. etc.Paso 2: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. transfiriendo todo el movimiento registrado. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. que corresponde al mantenimiento del sistema. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. para no dejar pasar por alto ninguna observación. (**) Secuencia incorrecta. influyen en el plan contable. Estas son: Cambio de una cuenta por otra. Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. Tal es el caso de situaciones como: Situación 1: En una obra. entre los que se tienen: Preliminares. es discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural). las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atención en la columna OBS.

seguros del exterior. Situación 2: CL. cuando el proceso es manual ó semi automatizado. impuestos. peajes. Situación 3: En una empresa que importa materia prima. Situación 4: Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división.Situación 2: En labores de tipo agroindustrial. la solución a las anteriores situaciones. etc. Situación 5: Control de los gastos incurridos por cada vehículo. desvares. mantenimientos. detallando: salarios. La codificación de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones. consumos. maquinaria. en donde se realiza un solo proceso de grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa como tal. prestaciones. fletes trayecto interno. depreciaciones. . que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. por medio del indicador de DEST (destino asociado). Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar. aportes. servicios de terceros. se podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST. Por lo general. reparaciones. Analizando las situaciones presentadas anteriormente. importaciones. puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad. fletes trayecto externo. que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial. etc. llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo. Fedecafe. seguros del interior. que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecución en cada una de las obras. y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable. suerte y labor. Iva. etc. vehículos. el paso que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres. que implican dobles procesos de grabación de información. cultivos. etc. lubricantes. que se está interesado controlar más allá del alcance contable. o entorno generador de información. gastos de nacionalización. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO. discriminando los montos acumulados por : fletes. subdivisión y departamento de la empresa. llevar los acumulados por cada una de las importaciones. entorpecien así el do proceso normal y la oportunidad de la información. combustible. en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB. se puede hacer en la siguiente forma: Situación 1: OB.

. sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualización de Destinos Una vez. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO.Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado. que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos que se hace en el catálogo de destinos es secuencial. que es código genérico de identificación de todas las placas de los diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar. en forma secuencial de cada componente. Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Código nemónico de 2 caracteres. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . . que identifica el entorno que se quiere controlar. Exige estructura: Número 0 ó 1. se tiene la posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno. se han definido los diferentes entornos a controlar. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). no declarado previamente. que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y departamentos VH. que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó cartas de crédito que se abran. El CG-UNO. lo que se hace es definir mediante el catálogo de DESTINOS. ó en caso de ser necesario. necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO ASOCIADO. es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado".Situación 3: IM. Situación 4: CC. mediante el catálogo de DESTINOS ASOCIADOS.Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado.

Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 de Actualiza. Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administración Cierre automático de destinos. que identifica el destino a crear. Código Destino: Campo alfanumérico de 8 posiciones. Cuando este campo se deja en blanco. que describe el destino. con cualquier centro de utilidad. La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar. Si cuando se creó el destino asociado se informó que era estructurado.( De uno a ocho dígitos). Centro de Utilidad: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con el centro de utilidad atado. En caso contrario. Estado: Indicador de actividad del destino. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3. Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Ejemplo No 1. indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino. . el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno. simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de destinos. al cual pertenece el código destino que a continuación se informará. se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Código del destino asociado previamente creado.

con el solo hecho de ir al catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una zona/subzona. que se ha vuelto común es que después de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula. Empresas y C. se hace desde el momento de la creación del beneficiario. vendedor y sector económico.Este proceso cierra automáticamente los destinos. el sistema automáticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos. este manejo da mayor flexibilidad. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. . debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros. tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas. Una aplicación de esta facilidad. para almacenar en forma totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por año. a un vendedor y a un sector económico. en cualquier momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creación del beneficiario. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Actualización de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO. una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso de las sucursales. Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo hecho de utilizar una cédula o nit. Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen: a. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona. movimiento contable. b. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios. en la captura de una transacción que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los terc eros. sin necesidad de modificar. Por otro lado. zonas/subzonas y sectores. utilizados para generar informes de diversa índole. el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el contrario se base en los existentes.

En el momento de capturar una transacción contable. Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario. Nombre o razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en los diferentes informes del sistema. Caso del nit de la administración de impuestos nacionales. Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos. que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente. T. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Código del beneficiario: Código alfanumérico de 9 posiciones. C= cédula. mes. O otros Dirección: . que sería ilógico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. el sistema se encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él. puede modificarse. el sistema permite consulta alfabética de la información. Fecha de ingreso: Fecha de creación del beneficiario. A través del indicador de beneficiario interno. puede moverse por cuentas contables diferentes. todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero.I tarjeta de Identidad. Tipo de Identificación: Indicador de 1 carácter. que se le hace en el catálogo de sucursales.c. cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacén del cliente. Nit ó Cédula: Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit. como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena. así esté en los saldos de la contabilidad. el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario ó discriminado por las sucursales. el sistema permite conocer. Dado que un mismo beneficiario. valiéndose de la estructura interna de los archivos transaccionales. con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero. e. se puede excluir una persona jurídica o natural de los informes tributarios. que normalmente coincide con la cédula o el nit del beneficiario. la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato año. f. día. N= nit . d.

si se quiere dejar en blanco se da . . la clasificación del usuario como: socio. Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones. Descuento (%): Campo numérico de 4 posiciones. en el catálogo de sectores. Apartado Aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. otros y tipo. Cupo: Campo numérico de 9 posiciones. si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . empleado. Es opcional. cliente.Campo alfanumérico de 25 posiciones. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. exterior. Clasificación del Benef. Es opcional. interno. acreedor. que en caso de utilizarse el código aquí citado. Teléfono (s) Campo alfanumérico de 15 posiciones. que con 0 indica no y con 1 indica si. Autoretenedor: . su uso podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489. El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios. Es opcional. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones. Es opcional. proveedor.: Indicador de 1 carácter. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. que en caso de utilizarse el código aquí citado. Plazo : Campo numérico de 3 posiciones. en el catálogo de vendedores. si se quiere dejar en blanco se da . si se quiere dejar en blanco se da . que incluyen 2 decimales. Departamento: Campo alfanumérico de 12 posiciones. En el caso de que sean varios teléfonos.

si se quiere dejar en blanco se da . la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Es opcional. que aparecerá en las diferentes consultas y reportes. Apartado aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. al cual se le va a crear una sucursal. Actualización de sucursales El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. Dirección: Campo alfanumérico de 30 posiciones. con el que se identificará en las diferentes transacciones. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Sucursal: Código alfanumérico de dos posiciones. Es opcional. Los listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario. si se quiere dejar en blanco se da . Contacto: .Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanuméricos.

Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código según la actividad económica. que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa. Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y documentos en una empresa. Código de Comprobante: Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está cre ando. da una idea muy cercana de la forma como está organizada la información para su manejo. este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. las notas débito y crédito.Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociación. como por ejemplo los recibos de caja. Actualización de Tipos de Comprobantes Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la organización. para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables. Actualización de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las transacciones. los comprobantes de egresos. las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. que identifica el nombre del comprobante creado. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de documentos .

centro de utilidad y tipo de documento. Centro de Utilidad: Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad. por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicación. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes. y al cual está asociado el documento a crear. Comprobante Asociado: Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el documento a crear. que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automáticamente. Ej. Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados en el lapso anterior. por cada empresa. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Actualización de Resoluciones de la DIAN El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario. que identificará el documento en las diferentes labores de consulta y captura de información. Consecutivo: Número de 5 posiciones. . la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por la Dian. Control del consecutivo: 0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo.Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas. y al cual está as ociado el documento a crear. cuyo contenido aparecerá en las consultas y listados del sistema.: ND nota débito. Documento: Código nemónico de 2 posiciones. 1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeración. donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado. cuando por el módulo de generación de documentos se hace la gestión correspondiente. Que documento desea que le cancele primero: las notas débito. luego las notas crédito y por ultimo las facturas?.

Se debe registrar aquí la fecha del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Corresponde al código del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolución de facturación.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualización de Resolución de Facturación se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: Código de Empresa: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Tipo de Documento: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Corresponde al código del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Se debe registrar aquí el número del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando.U. Corresponde al código de la empresa al cual se le va a reportar la resolución de facturación. debido a que la actual esta por vencerse. Quiere decir esto que si por ejemplo el número de . Mensaje de precaución en Documento: Cuando número docto mayor a: Campo numérico de 5 posiciones. Aprobación Dian: Número de documento inicial: Campo numérico de 5 posiciones. Se debe registrar aquí el número final hasta el cual fue aprobada la resolución de facturación.: Campo alfanumérico de 2 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de facturación. Fecha de Resolución: Campo numérico con formato AA/MM/DD. Se debe registrar aquí el número inicial a partir del cual fue aprobada la resolución de facturación. Número de Resolución: Campo numérico de 15 posiciones. Número de documento final: Campo numérico de 5 posiciones. C.

El número que se registre en el campo de cuando número docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500. se debe seguir el siguiente procedimiento. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. la descripción. opción 4 del menú monitor. . en donde cada uno. la resolución fue aprobada entre este rango de números. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. Por el módulo fiscal y tributario. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el gobierno. Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura. en el catálogo que para este propósito se tiene en el sistema. Actualización de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional. En el CG-UNO. normalmente solicita una resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. aplicar la opción de generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir relaciones por cuenta. la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo. Actualización de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura. dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año que acaba de pasar. de acuerdo a montos preestablecidos. 02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. en los primeros meses de cada año. normalment solicita una e resolución con varios prefijos. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento.documento inicial es 00001 y el número de documento final es 05000. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL. para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una serie de anexos fiscales.

u otros grupos. tanto para la generación de declaración de renta. de renta y otros. a renta.Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Grupos de Anexos Código del Grupo : Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de información. Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes. El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualización de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren. como para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos. Descripción Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes.000. Valor base Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mínima a reportar. Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000. . como grandes contribuyentes. Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Anexos Código de anexo Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de la información tributaria solicitada por la DIAN.

Código de anexo previamente creado en el programa CG01092. . Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Cuenta. las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes representados en anexos fiscales y medios magnéticos. Naturaleza del anexo. Valor informado. Actualización de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido. los que estén por debajo de éste rango se consolidan en un mismo registro. Monto mínimo. Valor a tomar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos en Detalle de Anexos Anexo. Descripción: Campo de 40 caracteres alfanumérico. Se tiene en cuenta en anexos de renta.000. Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos. Grupo de anexo. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500. De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor).S (segundo valor). Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas que ya están incluidas dentro del anexo. Con la tecla de función [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica. que identifica el nombre del anexo.Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta. Sólo aplica a los anexos asociados a renta. Ejemplo: Retención por Iva . Cuentas que se incluyen al anexo. se discrimina por tercero.

D= Detalle para recibir las diferentes transacciones. Actualización de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus actividades comerciales. (presentación de PYG). Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas. Neto: Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas. (presentación de balance de comprobación). Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER]. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Zonas / Subzonas Código de zona: Código de 4 posiciones. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó Subzona que se esta creando.Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones. Saldo: Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. Las diferentes ciudades. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema. Clase: Campo de una posición. estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual codificamos la zona. Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas. Costa Atlántica. Acumula para base. y la Subzona. . puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente. con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona. con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo.

por ejemplo de cartera. preferencialmente.Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualización de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de actualización de vendedores: Código del vendedor: Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razón social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. diferentes análisis y reportes. seguimiento. comisiones y registros por vendedor. clasificados por sector. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Sectores Código del sector: Código alfanumérico de 4 posiciones. Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC . Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector económico. los diferentes sectores o actividades económicas de los clientes. Tipo de Vendedor: Campo para las estadísticas de ventas Actualización de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla. con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento.

Se debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y de detalle del plan. Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. a través de equivalencias. asociar el plan contable de la empresa con éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC. (**) Secuencia incorrecta. el usuario deberá diligenciar los mismos campos explicados en la creación de cuentas de este modulo. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura . para solucionar el problema detectado. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable.El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para posteriormente. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. y que requieren o desean seguir manejando su propio plan. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del proceso: Verificación del proceso: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. modifica o retira una cuenta. Actualiza Equivalencias . Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la estructuración lógica del plan de cuentas. por pantallazos pulsando . para no dejar pasar por alto ninguna observación.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualización continua del mismo cada vez que se crea.

Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC. para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. Código de Prioridad: Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares. Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable. auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas.El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas. Ejemplo prioridad Proveedores 01. Clase de Prioridad: . se dispone de otro ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas.Totalizador de transacciones . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de Campos de Prioridades. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable.Recibe las transacciones. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualización de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles. Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente. y la Actualización PUC definida en la opción 1 de este submodulo. Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. Ejemplo de Prioridades: Recopilación de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la información contable .

A partir de éste momento. Catálogos del Sistema Contable CG-UNO. al indicador de DEST. asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. 3. permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista. 5 Información Fiscal y/o tributaria 6 Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: 6 Presupuesto y ejecución presupuestal:6 .el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino por otro. Tabla de Contenido Introducción al Sistema 1 Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. es decir bautizar el entorno a controlar mediante un código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados. en el momento de capturar información. tal como se ilustra a continuación. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información. el CG UNO. ver en un lapso determinado. pedirá inmediatamente la placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible. se cargue a una de las componentes declaradas en el catálogo de destinos. mediante el catálogo de DESTINOS. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la empresa. los movimientos realizados en cada uno de los destinos. Definir el destino asociado. en la cuenta. y si en éste campo se ha declarado un destino asociado. el CG-UNO. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual correspondiente a mantenimiento del sistema. el sistema exigirá que el monto declarado. reparaciones.. Ejemplo: Dada una placa de vehículo. ver en un lapso determinado. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles. los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables. el CG-UNO. examinar los consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa.. opción 02 del menú monitor. Dada una cuenta contable. que se declararon en el indicador de DEST. a cada una de las cuentas que se quiera controlar.. 5.1. 2. Nota:Existe en la opción 10 el menú monitor. Dado un destino. que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa. analiza el indicador de destino. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de Transacciones. y cuando se esté grabando la información contable. máxime si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos.. que corresponde a Mantenimiento del Sistema. lubricantes. cuando se hacen las consultas por cuenta/destino ó destino/cuenta. asociarla en el plan contable con el destino asociado VH. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo. Por ejemplo: si se está grabando información relacionada con combustibles. a. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. En el plan contable. b. 4.

posterior mente a la fase de implementacion 20 Actualización de empresas 21 Explicación de los campos del catalogo de empresas 22 Actualización de Centros de Utilidad 24 Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad 25 Ejemplos de Centros de Utilidad 26 Actualización de Monedas Extranjeras 27 Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Actualización de Cuentas 29 27 Explicación de los campos del catalogo de cuentas: 30 Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? 36 Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno 36 Chequeo de Estructura .proceso Procesos periódicos de mantenimiento Actualización de Destinos Asociados 41 39 40 Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: 43 Actualización de Destinos 44 .Registros automáticos: 6 Conciliación bancaria: 7 Generación de documentos: 7 Iniciando con el Sistema 9 Como iniciar una sesión con el sistema10 Menú principal del sistema UNO 11 Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO Convenciones respecto a las teclas de manejo 13 Convenciones respecto a nombres de programas y listados 13 Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días 15 Introducción 17 12 Objetivos del Módulo 17 Menú Monitor 18 Aspectos de interés general 19 Interacción del usuario con los catálogos.

47 Copia de destinos 48 45 45 Actualización de Beneficiarios 49 Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Actualización de sucursales 53 51 Explicación de los campos del catalogo de sucursales 53 Actualización de Tipos de Comprobantes 55 55 Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Actualización de tipos de Documentos 57 Explicación de los campos del catalogo de documentos Actualización de Resoluciones de la DIAN 59 57 Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: 59 Actualización de Anexos Tributarios Actualización de Grupos de Anexos 62 63 Explicación de campos de Grupos de Anexos 65 Actualización de Anexos Explicación de campos de Anexos 66 66 68 Actualización de Detalle de Anexos Explicación de campos en Detalle de Anexos 68 Actualización de Zonas / Sub zonas 70 Explicación de campos de Zonas / Subzonas 70 Actualización de Vendedores 72 72 Explicación de campos de actualización de vendedores: Actualización de Sectores 73 .Explicación de los campos del catalogo de destinos Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Cierre automático de destinos.

78 Ejemplo de Prioridades: 79 Recopilación de los pasos necesarios para montar un control 79 administrativo que complemente la información contable 79 ----------------------ARCHIVO [pic] ----------------------[pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] .proceso Verificación del proceso: 75 75 Actualiza Equivalencias 77 Actualización de prioridades pago a proveedores 78 Explicación de Campos de Prioridades.Explicación de campos de Sectores Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC 74 73 74 Chequeo de Estructura .

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