Manual Programa Contable - Cg1

MANUAL PROGRAMA CONTABLE CG1 Versión 5.0a JOHANNA MARIA HOLGUIN JIMENEZ 2009 1.

INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA Para iniciar el programa contable CG1, se realizan los siguientes pasos: * Se da doble clic al acceso directo de CG1: * Para Maximizar la ventana oprimimos las teclas Alt + Enter * SI MASTER Para el ingreso al sistema: se ingresa el nombre del usuario y el código de seguridad y enter, esto varia según el asignado por la persona encargada, para nuestro caso así: * Para salir del programa existen dos formas: Se ubica en (A) y se oprime la letra S Ó sencillamente nos ubicamos en el inicio del programa como aparece el la imagen anterior y oprimimos la tecla F10. 2. COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS Para realizar copias de seguridad de lo realizado se realizan los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 1 Backup de Archivos. * Se da enter y selecciona el (1) De Contabilidad General, que es el modulo que estamos trabajando: Para realiza la recuperación de archivos de las copias de seguridad realizadas se realiza los siguientes pasos: * Nos ubicamos en (A) y 2 Restore de Archivos: * Se da enter y selecciona el origen del disco donde se encuentra la copia de seguridad (debido a que la versión de este programa es vieja, solo permite realizar copias de seguridad en el disco A/:; por lo tanto la restauración de archivos también se hace desde A/:. 3. VISUALIZACIÓN DE USUARIO Se reflejan todas las personas que tienen acceso al sistema 4. MODULO DE CONTABILIDAD En este modulo se realiza todo el proceso de contable de la empresa.

5.1 CATALAGOS En los catálogos se realiza la creación, modificación y retiro de Empresas, Cuentas (PUC), Beneficiarios, Comprobantes, Documentos, Vendedores. 5.2.1 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD Para crear o modificar las empresas a las cuales le llevamos la contabilidad Creación de Empresa Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 1 Empresas y centros de utilidades * 1 Actualizar empresa * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear la empresa escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que le vamos a dar a nuestra empresa, para verificar los códigos de empresas existentes y no repetir le damos F2 y nos mostrara las empresas ya creadas con sus respectivos códigos. * Ya digitado el código que se asignara a la empresa de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Observación: Para la digitación de la dirección se utiliza para Calle (CL) para Carrera (CR) para digitar el numero solo se deja un espacio y no se introduce ningún símbolo o inicial sino que se digita después de un espacio. 5.2.2 CUENTAS (PUC) Para crear, modificar o retirar las cuentas que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Catálogos (enter) * 3 Cuentas * 1 Actualiza Cuentas * I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear una cuenta escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar.

* Se selecciona el código que vamos a ingresar según el PUC, para verificar las cuentas con sus códigos existentes le damos F2 y nos mostrara las cuentas ya creadas con sus respectivos códigos, si le damos otro F2 podemos digitar el numero de cuenta que deseamos observar. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Tengamos en cuenta que la el tipo de la cuentas es de TITULO (cuando vamos crear y registras los movimientos en una subcuenta) y de DETALLE (son las subcuentas o auxiliares con los que vamos a trabajar o registrar los movimientos) EN LOS PARAMETRO BASICOS TENER EN CUENTA: * En si pide beneficiario, la única cuenta que no pide beneficiario es la cuenta de caja. * Saldos por Documentos se coloca 1= Cuentas por cobrar (las cuentas del grupo Deudores) y 2= Cuentas por Pagar ( las cuentas de clase pasivo) Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.3 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES Para crear, modificar o retirar los beneficiarios y sucursales que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Beneficiarios: Es todo el que tenga que ver con algún movimiento contable de la empresa. (clientes, empleados, proveedores, acreedores, socios o accionistas, entre otros) Se realizan los siguientes pasos: * Beneficiarios y sucursales * 1 Actualiza Beneficiarios (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un beneficiario escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se selecciona el código del beneficiario generalmente es el Nit o Cedula de Ciudadanía. * Ya digitado el código de la cuenta de da enter y se procede a llevar la información solicitada. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.4 TIPO DE COMPROBANTES Para crear, modificar o retirar los Comprobantes que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Comprobantes * 1 Actualiza (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear un comprobante escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación al comprobante ejemplo: Recibo de Caja (RC), Comprobante de Egreso con cheque (CE) ó también puede ser alfanumérico. * Y la descripción es el nombre del comprobante. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. 5.2.5 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES Para crear, modificar o retirar los Tipos de documentos que requerimos para la contabilización de nuestros documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Tipos de Documentos (enter)

* I = Ingreso M = Modificación R= Retiro Opción: I Como vamos a crear el tipo de Documento escogemos la opción I, en los casos de modificación y retiro se realizan los mismos pasos pero se selecciona la opción a ejecutar. * Se digita el código de la empresa * Se da una abreviación para mayor facilidad la misma del Comprobante. * Y la descripción es el mismo nombre del comprobante. * El comprobante asociado es la abreviación del comprobante * Consecutivo: si es documento interno se aplica el numero en el que inicia, si es externo enter. * Control de consecutivo: si es documento interno (1 automático) , si es externo (0 manual y automático) * Orden de cruce no aplica Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si. Para Ingresar las Resoluciones de aprobación de la DIAN que requerimos para la utilización de los documentos comerciales (contables). Se realizan los siguientes pasos: * Tipos de Documentos y Resoluciones * 1 Actualiza Resoluciones DIAN (enter)

* El mensaje de precaución es para que nos avise cuando se nos estén acabando los documentos autorizados. 5. Lapsos Contables (meses).2 4.1.5 4.2.2 TRANSACIONES En las Transacciones se realiza la creación. 2.3 4.1.2 INICIAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2 COPIAS DE SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS 4 VISUALIZACIÓN DE USUARIO 6 MODULO DE CONTABILIDAD 7 CATALAGOS 7 EMPRESAS Y CENTRO DE UTILIDAD 8 CUENTAS (PUC) 10 BENEFICIARIOS Y SUCURSALES 12 TIPO DE COMPROBANTES 14 TIPO DOCUMENTOS Y RESOLUCIONES 16 ZONAS.1. CONTENIDO 1. Realizan Documentos y Revisan.* Se digita el código de la empresa * Se digita la abreviación del documento autorizado por la DIAN * El la resolución dada por la DIAN aparecen los datos de solicita el sistema. 3.1 4. 4. Vendedores y Sectores que se vallan a crear o modificar 5.1 4. VENDEDORES Y SECTORES Para crear. Auditoria de Documentos y visualización de los Libros auxiliares. 4. Comprobantes y Lotes. Al finalizar si la información es correcta y deseamos guardar le damos S para si.1.1. VENDEDORES Y SECTORES 19 TRANSACIONES 19 .1. Vendedores y Sectores que requiera la empresa Si realizan los pasos similares a los anteriores para cada uno de las zonas. modificar o retirar Zonas.6 ZONAS.4 4.6 4. modificación y retiro de Años contables.

registros automáticos. el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL. Compras. Liquidación de Nómina. que comprende los módulos de liquidación. etc. El Sistema Uno consta de cuatro subsistemas que son: Subsistema administrativo-contable. teniendo en cuenta ajustes por inflación. Aprovechamiento del sistema. se ha tenido en cuenta en el diseño del sistema. como por ejemplo: comprobantes de egreso. en los que se contabilizan los diferentes comprobantes que se producen. como: conciliación bancaria. comunicándose con los subsistemas CM-UNO. es el disponer la misma información contable. y tal vez. control de . y que de acuerdo al criterio del usuario. semanal ó mensualmente. se pueden transmitir diaria. Costo de Ventas. consolidación de prestaciones sociales. actúa como concentrador de toda la información. explosión de materiales y control de producción. que comprende el módulo de contabilidad general y los módulos de información fiscal y tributaria. recibos de caja. hojas de vida y transacciones al destajo. nuestro software en varios miles de pequeñas y grandes organizaciones empresariales que cumplen sus funciones en diferentes actividades económicas. cuentas por cobrar y/o pagar. Internamente el módulo Contable-Administrativo.Introducción al Sistema Bienvenidos al mundo del control total de la información con UNO. Subsistema de Activos Fijos.V.tributarios (balances. gestión de compras. anexos tributarios).A. de tal manera que se evite el tener que hacer por parte del usuario labores manuales de apoyo. Con el fin de garantizar el funcionamiento de todo el sistema. control presupuestal. Dos aspectos hay que tener en cuenta cuando a nuestra disposición tenemos el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EMPRESARIAL -UNO-: el primero es el aprovechamiento de la información con fines contables . etc. que comprende los módulos de control de inventarios. presupuestos. Subsistema Comercial. valorizaciones. que comprende control de depreciaciones. desvalorizaciones y estadísticas en diferentes formas. entre los que se tienen: Ventas. de tal forma que todos sus componentes actúen sincronizadamente. fruto de la madurez que da el tener funcionando exitosamente durante más de una década. el segundo. estados de retención en la fuente. facturación en todas sus modalidades. de tal forma que permita una serie de controles administrativos. Subsistema de Nómina y Personal. tanto a nivel nacional como internacional. para la realización de diferentes labores previas para la presentación de estados financieros. conciliación bancaria y generación de documentos. para la toma de decisiones gerenciales. los siguientes aspectos funcionales: Diligenciamiento directamente en el sistema. relaciones de I. Depreciación. notas contables. NM-UNO y AF-UNO a través de archivos de interfase. de todos los documentos soporte de las transacciones que se realizan. de más importancia al interior de la empresa. que garanticen mayor confiabilidad y oportunidad de la información.

. Posibilidad de generar en hojas electrónicas. conciliación bancaria. se crea una sola vez. Este manejo permite llevar simultáneamente la información contable relacionada con varias empresas. importaciones. CENTRO DE COSTO. de definir sus propios modelos de informes. teniéndose la ventaja adicional de poder reflejar automáticamente en los saldos actuales. implican necesariamente duplicación del trabajo. por medio de niveles de autorización. manejo de tasa de Iva ó Retefuente. persona natural o beneficiario en general. a través de los INFORMES FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS. Ni los terceros. Actualización en línea de los archivos maestros. con estos parámetros se pueden controlar aspectos como: llevar saldos a nivel de beneficiario. las modificaciones que se hagan en períodos pasados. centros operativos. la posibilidad de controlar las sucursales mediante los CENTROS DE UTILIDAD. saldos a nivel de documento. a medida que se realizan las diferentes transacciones. forman parte del código de una cuenta. una vez ya se tiene un reporte en este formato. varios de los informes del sistema. claramente se tienen definidos varias ESTRUCTURAS totalmente independientes entre sí. Por ejemplo: a nivel de centros de costos. el usuario tiene la posibilidad. centros productivos. definir el control detallado de vehículos. que si se realizan manualmente. en los que por ejemplo. hasta 8 niveles. Cabe anotar. antes de enviarlo por impresora. se puede visualizar por pantalla. etc. control de cuentas por pagar. Control de acceso al sistema.diferidos. una vez se solicite el código que se está creando. LA CUENTA. importaciones. Una entidad. se puede transmitir la información a un programa graficador. manejo de moneda extranjera. etc. Aunque el sistema tiene definidos una completa gama de reportes. Libre estructuración del plan de cuentas. Labores estas. Cuando un reporte se ha generado a disco. obteniéndose finalmente gráficos que facilitan las labores de análisis. podrá declarar parámetros que definirán la información a pedir en el momento de capturar la información. se podría llevar el control detallado de vehículos. el usuario autorizado. Así mismo. y en forma también independiente se definen los diferentes ámbitos de costos que se quieren controlar con los DESTINOS. Complementariamente al punto anterior. y dentro de cada una de ellas. Mediante la utilización de parámetros que se definen en el momento de crear una CUENTA CONTABLE.. control de cuentas por cobrar. se informan los diferentes ámbitos que tanto a nivel contable como administrativo. independientemente de las múltiples vinculaciones que tengan con las empresas y/o con las cuentas contables que se controlan. y que son: EMPRESA. que bajo esta opción se puede generar el reporte obtenido a formato de hoja electrónica o excel. se desean controlar. El manejo independiente de los catálogos nos pueden dar hasta 18 niveles. CENTRO DE UTILIDAD. ni los centros de costo. esto implica que a nivel de estructuración de la base de datos que maneja internamente el sistema. como es el caso de Harvard Graphics.

que pide la información necesaria. lapsos y años. Control de acceso a los usuarios a nivel de empresa. de acuerdo a los parámetros definidos en el momento de crear las diferentes cuentas del plan contable. Libros auxiliares de un período o por rango de fechas. programa y/o cuenta contable. Manejo de anexos tributarios. Consulta y/o listado de la información en cualquier momento. Libro diario. Libro de inventario y balance. Balance general por período y comparativos con otros períodos. Estados financieros en cualquier momento sin necesidad de procesos de confirmación. Tal como se mencionó en la introducción general al sistema.Libre definición de los documentos y comprobantes contables. Dentro de las características funcionales de cada uno de los módulos complementarios al módulo de contabilidad general. Control de acceso a los comprobantes. que se desarrollan a nivel contable y administrativo. la estrategia que aplica el sistema contable administrativo CG-UNO para lograr la mayor eficiencia posible en el desarrollo de las tareas cotidianas. Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. Cálculo automático de los ajustes por diferencia en cambio. es simple y contundente. Anexos a cualquier estado financiero resumido a nivel de terceros. Flujo de efectivo real acumulado y por período. Control automático de los consecutivos de los documentos. y consiste. comprobantes de resumen. actualizando de una vez todos los archivos maestros del sistema. actualización. Libro mayor. se tienen: Información Fiscal y/o tributaria . en tener un solo proceso de captura de información. Balances de comprobación de saldos. Cálculo automático de los ajustes por inflación. Estados financieros a cualquier nivel de totalización (1-8). o mayorización. Estado de Resultados del año y comparativo con otros períodos. Manejo de varias monedas.

Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: Definición de cupo asignado por cada proveedor. Informes de maduración en pesos o moneda extranjera. subzona. Generación de informes en medios magnéticos para la administración de impuestos. Generación de extractos de cuenta por cliente. Manejo de sucursales para los clientes. Liquidación de comisiones por venta y/o recaudo. Análisis de variaciones en porcentaje y en valor e información de lo que queda por consumir. . Generación de los anexos para la declaración de renta. Informes comparativos a cualquier período. o lo que se ha pasado de lo presupuestado. Manejo de explosión de cuotas. Ejecución presupuestal a cualquier nivel de cuenta o de centro de costos. sector. Relaciones del impuesto a las ventas facturado y descontable. Consultas de los estados de cuenta. Registros automáticos: Comprobante automático de amortización de gastos anticipados y cargos diferidos. Certificados de retención en la fuente. Definición de cupo y forma de pago por cliente. vendedor. por zona. Estados de cuenta detallados o resumidos por edades. Proyección de los estados de cuentas de lo corriente o vencido en rangos variables de días. certificado de Iva e Ica. Informes para las superintendencias. Presupuesto y ejecución presupuestal: Reporte del presupuesto por cuenta y por centro de costo. Cálculo automático de intereses por mora informativo.Relaciones de retención en la fuente por concepto y por lapso de tiempo deseado.

. Y que en un proceso manual implica: Diligenciar en máquina el documento. recibos de caja. Todos estos pasos se reducen a uno solo. en as decisiones l administrativas. Dentro de las características funcionales del Módulo de generación de Documentos. se tiene el módulo de generación de documentos. Generalmente. con el beneficio obvio de oportunidad para la gerencia. Se verifica que lo grabado esté bien.Comprobante de distribución de cuentas a centros de costos. días después. Permite el manejo y control de cheques a la vista y posfechados. el proceso se hace de una vez en el sistema. Comprobantes de distribución de centros de costos. se tienen: Generación de documentos: Generación automática de un programa de pagos conforme a una fecha de vencimiento. Alimentación manual y/o automática vía teleextracto para su conciliación. Iniciando con el Sistema El objetivo general de este capitulo es definir las reglas básicas de operación del Sistema. en vez de usar máquina de escribir. Generación automática de las ordenes de pago. contabilizando y actualizando simultáneamente todos los archivos maestros. los comprobantes de egreso o c heques cheque. codificarlo. que reduce notoriamente el número de pasos que manualmente se hacen para diligenciar y contabilizar comprobantes de egreso. Y por otro. se actualizan los archivos maestros. se graba en el computador. simplemente. notas contables. modificar y/o retirar los programados. Registros fijos. Posteriormente. Conciliación bancaria: Informe de documentos pendientes de conciliación. Una vez se está seguro. Genera informe diario de bancos. Permite incluir nuevos documentos. de crear toda una disciplina de trabajo actualizado en el personal contable. Esto permite que de una vez se tenga información actualizada en todo momento. Con el fin de garantizar "la contabilidad al día".

Como objetivos específicos al finalizar este capítulo el usuario estará en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente: Cómo iniciar una sesión con el sistema? El menú principal del sistema contable administrativo CG-UNO CONVENCIONES . hacen referencia a títulos muy genéricos.Respecto a la estructuración de las pantallas . si el usuario ha sido previamente catalogado. se puede observar que las opciones disponibles. y después de asegurarse que está usted ubicado en el directorio UNO. que nos ingresa al Sistema Contable Administrativo. aparece la siguiente pantalla que determina por cual de los cuatro subsistemas del sistema UNO. El usuario en cualquier momento que desee regresar a un campo o a el menú anterior en donde se encontraba. A partir de este momento y durante todo el tiempo que dure la sesión con el sistema contable. Después de que el usuario se ha identificado ante el sistema con su código de seguridad. es decir. La realidad es que cada opción a su vez. se debe presionar la tecla "ENTER" e insistir nuevamente con el código de usuario. aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla la contraseña del usuario que activó el sistema.Respecto a las teclas de manejo . Si dicho código lo encuentra válido. de lo contrario. por tanto. Para el caso del presente manual escogerá. agrupa una serie de procesos o programas que también se monitorearán por sus propios menúes y que en su . se desea trabajar. despliega un mensaje en la línea 24 "usuario no catalogado". Menú principal del sistema UNO Cuando aparece el menú monitor. aparecerá el menú que se encargará de monitorear toda la sesión. simplemente debe teclear la función "ESC" en la primera posición del campo u opción en que se encuentra. Si en vez de teclear un código se teclea la función "F10" el usuario se sale del sistema. la opción con las teclas del cursor .Respecto a los nombres de programas y listados Aspectos de operación a tener en cuenta todos los días Como iniciar una sesión con el sistema Para iniciar una sesión con el sistema contable una vez este ha sido correctamente instalado. el sistema interpretará entonces ESC como una orden o función de retorno. se debe teclear el comando: UNO El sistema desplegará entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde exige al usuario se identifique con su código de seguridad que no se presenta en pantalla cuando este se teclea.

en una estación de trabajo. cada una de las otras opciones disponibles hacen referencia a cada uno de los módulos con los que se integra de manera directa el módulo contable básico. a la que se le da un tratamiento de módulo puesto que bajo este nombre se agrupan una serie de procesos de tipo técnico . "configuración de terminales" las siguientes variables: . se pueden bloquear el acceso a opciones de menú para un usuario determinado. Para los efectos de estudio del presente manual será CG Contabilidad General. esté configurado por una serie de menúes siempre relacionados. se teclea Por razones de seguridad en el sistema. Nombre del subsistema bajo el cual se está trabajando. Las opciones del menú monitor. Para el acceso de las opciones de un menú. Título genérico. se tienen las siguientes componentes: Versión del Sistema Integrado del Información Empresarial. de uso esporádico. Contraseña del usuario. es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: Hay dos formas de tener acceso. tecleando el menú de la opción. Se presenta también la opción ¨Ä¨ utilidades del sistema operacional y la opción "M mantenimiento del sistema. Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO En cada pantalla del CG-UNO. se identifican con el nombre genérico utilizado en el gran menú monitor. Se puede personalizar el ambiente de trabajo. Identificación del menú activo. se tienen las siguientes componentes: En cada pantalla del menú de Contabilidad General CG -UNO. la segunda forma es a través de las teclas de flecha arriba ó flecha abajo y una vez se esté sobre la opción deseada. bajo el que se encuentran varias opciones de menú. Opción. bajo el que está funcionando el sistema comercial.conjunto. Fecha del sistema. En los próximos capítulos se amplía en el contenido y operación de cada módulo.administrativo del sistema. La primera es. agrupan de una manera genérica todos los procesos relacionados con la contabilidad general. al poder definir mediante el menú. que está en funcionamiento. Nombre de la empresa que compró la licencia de Contabilidad General. Número de revisión del subsistema. De ahí que el sistema.

ejemplo del nombre C3. gráfica doble. café. azul.P01: La terminación . rojo.CONTABLE Subsistema COMERCIAL Subsistema de NOMINA Y PERSONAL Subsistema de ACTIVOS FIJOS Dependiendo de la ramificación del menú que se esté utilizando.Tipo de línea (gráfica sencilla. . Para labores de consulta en una captura de información. blanco). café. Para labores de consulta de catálogos. el editor TY es el más indicado. azul. magenta. asumen el nombre del camino recorrido. Convenciones respecto a nombres de programas y listados Con relación a los nombres de los subsistemas. blanco). ABREVIATURA CG CM NM AF SUBSISTEMA Subsistema ADMINISTRATIVO . el nombre del listado se origina en la siguiente forma: CG01033. el programa y listado. rojo. Color de texto (negro. verde. Convenciones respecto a las teclas de manejo En los tres subsistemas que conforman el sistema "UNO". Color de fondo (negro. magenta. que identifican el subsistema que se está trabajando en un momento determinado. Blanqueo del contenido de un campo.P01 es para indicar el consecutivo del archivo de impresión a generar. en caso de que se envíe a disco (este antes de enviarse por la impresora se puede visualizar con un editor de texto en el caso de redes. Subsistema Contable Módulo de Gestión de Catálogos Opción 3. y siguiendo con el mismo ejemplo anterior. verde. carácter sencilla). cyan. se tiene estandarizado el uso de las siguientes teclas de manejo: Retroceder entre campos ó menúes. con la ventaja adicional que ya está habilitado en el menú UNO0905). Catálogo de Cuentas CG CG01 CG0103 Ahora si dentro de este programa se saca un listado. cyan. se han adoptado las siguientes abreviaturas de dos posiciones.

es decir a la actualización de las tablas y catálogos. que el usuario en el momento de generar un listado. hijo).Definición de cuentas para libros oficiales . vendedores y sectores . Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación. Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole.. Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo. Unicamente apagar el computador o terminal sobre la que se está trabajando cuando el cursor. etc.Actualización de destinos asociados y destinos . En el caso de estar trabajando en sistemas multiusuarios (Red Novell. Unix. Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días Mantener actualizados.Definición de prioridades de pagos a proveedores .Vale la pena anotar.Actualización de cuentas . vendedores.Actualización de anexos tributarios .Actualización de monedas extranjeras .Actualización de zonas. Xenix).Actualización de tipos de documentos y resoluciones .Actualización de tipos de comprobantes . Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas. En caso de tener que parar momentáneamente las labores de captura. por lo menos tres copias de seguridad (padre. precios.Actualización de beneficiarios y sucursales . abuelo. vuelve al sistema operativo después de salir del CG-UNO. Esto nos da la seguridad de que todos los archivos del sistema van a estar cerrados y vamos a proteger mejor los datos en casos de problemas de bajones de energía o de accesos no autorizados de personas que aprovechan inescrupulosamente el acceso dejado. es recomendable devolver el cursor hasta el menú inicial de la aplicación. es necesario seguir cuidadosamente los procedimientos de encendido y apagado total del sistema. clientes. al tener disponibles el menú del CG-UNO para su utilización.Actualización de empresas y centros de utilidad . para continuarlas en pocos minutos. tiene la posibilidad de cambiar la terminación. que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones. los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: . por ejemplo de partes de inventarios. con el fin de preservar otro listado obtenido anteriormente con el mismo nombre y terminación. como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión. los cuales son básicos para la operación del sistema.

Campo: Es cada uno de los componentes de cada registro. El sistema despliega. como es el caso de nombre.Auditor . Para ello nos apoyaremos en el siguiente ejemplo: |Luis Pérez .ABC Ltda.123 Ltda. se tienen: Actualización: Consiste en ingresar nuevos registros. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Pepe López . |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 Catálogo (archivo): Es el conjunto de todos los registros de información. nombre de la empresa. Registro: Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila). el siguiente formato de pantalla. consultar y listar registros.XYZ Ltda. cargo y nombre de empresa. | |REGISTRO 1 | |REGISTRO 2 | |REGISTRO 3 |Campo n | |Campo n | |Campo n | | | .Menú Monitor A este módulo se llega tecleando. |Campo 1 |Campo 2 |Campo 3 | |Carlos Pinto . Modificar los registros ya existentes. o simplemente retirar registros. incluyendo nombre funcionario. Listado: Consiste en sacar por impresora. entonces. Ahora. catálogos o la letra C. Consulta: Consiste en ver por pantalla. Aspectos de interés general Vale la pena. Para cada catálogo el sistema da la posibilidad de ingresar.Gerente . funcionario. modificar. entre las operaciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo. cargo.Secretario . definir los términos que se manejan en la creación de cada catálogo. el contenido de los registros y campos de un catálogo. retirar. cuando se está en el menú monitor. el contenido de los registros y campos de un catálogo.

de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema.. que identificará la empresa en el momento de capturar. el nit. nuevos tipos de documentos. Una empresa es el ente económico al que se le va a llevar el control de la información contable y financiera. el tener que crear catálogos de cuentas cada vez que se ingresa una empresa al sistema y facilita el manejo de los efectos causados por las contabilidades "cruzadas" típicos de las grandes corporaciones al obtener informes consolidados.Interacción del usuario con los catálogos. se evita así. Esto permite tener informes consolidados por grupos de empresas o individuales por empresas. posteriormente a la fase de implementacion Como se puede observar. EMPRESA N EMPRESA 2 EMPRESA 1 PLAN CONTABLE La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza empresas se onitoréa las actividades de ingreso. la utilización de estos procesos es esporádica. Ejemplo: De acuerdo a la definición anterior. Situaciones como inclusión de nuevas cuentas. consultar o listar la información. El usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de empresas Código de la Empresa: Código alfanumérico de dos dígitos. el CG-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. obligan a utilizar nuevamente estos procesos. dirección. Actualización de empresas El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes códigos de empresas. . retiro. Este se define en el sistema con un código de dos caracteres y que complementado con la razón social. modificación. etc. Tal como se ve a continuación. no es posible empezar a reportar transacciones contables si los catálogos no han sido previamente creados. nuevos centros de costos. cuando se presenta esta situación. ya que solo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. ciudad. define cada uno de los registros del catálogo de empresas. consulta y listado de registros del catálogo de empresas. Una vez ya se ha iniciado el reporte de transacciones. lo que ocurre es que el plan de cuentas es com partido por todas las empresas allí definidas.

hace los siguientes chequeos de integridad de información: . puntos de ventas y si se desea sacar estados financieros por cada uno de éstos. con la condición de que el nivel de usuario debe ser mayor ó igual al nivel de la empresa. El CG-UNO. Autorización: Número entre 1 y 99. en caso contrario marque (0). Nit: Número de identificación tributaria. Departamento y Ciudad : Nombre del estado y ciudad donde esta radicada la empresa Dirección: Dirección de la empresa. fax Actividad: Código o clasificación de la actividad económica Retenedores de Iva: Indicador para identificar si la empresa retiene IVA Autoretenedor: Indicador para identificar si la empresa es autoretenedora Centro de Utilidad: Si la empresa que se está definiendo tiene sucursales. que es comparado con el nivel de autorización del usuario. País: País de origen Datos Generales: Teléfono. Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema.Nombre y/o Razón Social: Nombre que figura en la tarjeta del nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. agencias. para permitir el acceso o no a la información de la empresa. (marque 1). apartado aéreo.

Un centro de utilidad puede moverse por varias empresas y de hecho se permite mover la contabilidad de un centro de utilidad con documentos elaborados en otros centros evitándose. como se presenta en el siguiente formato de pantalla: Al ingresar a la opción 4 se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad Centro de Utilidad: Código alfanumérico de dos posiciones. modificación. si se quiere. sale el mensaje "Empresa ya Existe" Si se trata de modificar ó retirar. Actualización de Centros de Utilidad Un centro de utilidad es un frente de actividad económica. hace posible llevar el control discriminado de todas las transacciones y todos los documentos allí producidos. que pertenece a una o varias empresas y que al declararse con un código de dos caracteres. libros auxiliares y libros oficiales. permite generar estados financieros. por centro de utilidad y/o consolidados por empresa. el manejo de cuentas por cobrar ( cuentas puente ) entre centros. El sistema. Esta opción es de mucho uso para entidades jurídicas con sedes en diferentes ciudades para el manejo de sucursales. consultar o listar la información. En otras palabras. EMPRESA N EMPRESA 2 02 SUCURSAL 01 EMPRESA 1 OFICINA PRINCIPAL EMPRESAS CENTROS DE UTILIDAD PLAN CONTABLE El menú Catálogos monitorea las actividades de ingreso. que identificará la sucursal. es posible sacarlos independientemente por centros de utilidad o consolidados con toda la información de la empresa. A él se llega seleccionando la opción Catálogos Opción 4 actualización de centros de utilidad. sale el mensaje "Empresa no Existe". con documentos independientes. y que a la hora de generar informes. Ejemplo: El uso de centros de utilidad se activa desde el mismo momento de crear las empresas.Si se trata de ingresar un código de empresa ya existente. en el momento de capturar. es una contabilidad dentro de la contabilidad de la empresa. un código de empresa no existente. consulta y listado de registros del catálogo de centros de utilidad. . retiro.

un centro de utilidad ya existente. el CGUNO brinda una posibilidad de manejo a través del catálogo de monedas extranjeras. que contiene la descripción que aparecerá en las diferentes consultas y listados del sistema. sale el mensaje "Centro de Utilidad no Catalogado". hace los siguientes chequeos de integridad de información: Si se trata de ingresar un centro de utilidad ya existente. que aparecerá posteriormente en los diferentes informes del sistema. que se asocia a la moneda a crear. Básicamente lo que se hace es crear la moneda en el catálogo de monedas extranjeras y posteriormente. Actualización de Monedas Extranjeras Para el caso de organizaciones empresariales que por razón de sus actividades de comercio internacional. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que contiene el nombre de centro de utilidad. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Moneda Extranjera: Código alfanumérico de 1 posición. en el plan contable. Ejemplos de Centros de Utilidad En una empresa de tipo comercial: En una empresa constructora: NOTA: Una causa de error frecuente en la definición de catálogo del centro de utilidad. en algunas de las cuentas del plan contable. El CG-UNO.Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. cuantías simultáneamente en pesos y moneda extranjera. es la de no tener en cuenta que hay una implicación de tipo práctico en el manejo de los consecutivos de los documentos que se llevan independientemente por centros de utilidad. Si se trata de modificar ó retirar. necesitan reportar en el momento de capturar transacciones. sale el mensaje "Centro de Utilidad ya está catalogado". se asocia cuenta contable a la moneda extranjera correspondiente. Ultima Tasa de Cambio: .

que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. se toma como cuenta de nivel 1. Cuentas por Cobrar y/o Pagar.). todos los subsistemas comprometidos en el sistema UNO (Información fiscal y/o tributaria. Código de la cuenta anterior: Cuenta a partir de la cual se intercala. Adicionalmente. Nivel de la cuenta: Número entre 1 y 8. Actualización de Cuentas Los códigos definidos en este catálogo.Valor en pesos que ha de actualizarse diariamente debido a que el sistema se basa sobre este campo para dar la equivalencia correspondiente. a la hora de ejecutar los diferentes procesos de acumulación. en los diferentes niveles de totalización y de detalle. Cuando una cuenta no tiene cuenta padre. tienen inicialmente incidencia. la nueva cuenta que se está creando. en el momento de crear las diferentes cuentas. etc. y con el fin de garantizar un solo proceso de grabación que actualicen de una vez. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Cuando se escoge la opción de ingreso de una nueva cuenta. Código cuenta padre: Cuenta donde totaliza. Presupuestos. modificando ó retirando. El sistema calcula el nivel de la cuenta. inicialmente se muestra la siguiente pantalla. con base en el nivel de la cuenta padre. que identificará la cuenta en el momento de capturar la información. que define la forma de totalización en los diferentes informes y consultas del sistema. que definen el futuro comportamiento del sistema en el momento de capturar la información relacionada con la cuenta contable que está creando. es de detalle sale la siguiente pantalla adicional: Explicación de los campos del catalogo de cuentas: Código de la cuenta: Campo alfanumérico de 8 dígitos. Cuando la cuenta que se está creando. se realiza una asociación a diferentes indicadores. que tendrán los diferentes informes contables y financieros. Conciliación Bancaria. Descripción de la cuenta: Campo alfanumérico de 40 dígitos. Formatos para edición: .

se utiliza especialmente en cuentas por cobrar y por pagar. importaciones. se recomienda dejarlo igual al código de cuenta. al no permitir que usuarios con nivel de autorización menor tengan acceso a la información de la cuenta. De esta manera se permite efectuar controles sobre las transacciones de cada documento. etc. no tiene incidencia en el trabajo interno del sistema.. que define si la cuenta que se está creando va a recibir directamente imputaciones contables. complementaria a la contable. Nivel de autorización: Número entre 1 y 99. que en el momento de grabar información se lleve toda información adicional.U. En caso de que la cuenta sea de título. que es tenido en cuenta en los diferentes procesos del sistema. Con la nueva reglamentación del P. y que sirve para llevar saldos discriminados por vehículos. que permitan al usuario mejor visualización de la estructura del código. va a servir de totalización. se prende el indicador dependiendo del manejo que se quiera dar a la historia de la cuenta después del cierre de fin de año. Este código. Conciliación Automática: Indica al sistema.Es el mismo código de la cuenta. Tipo de cuenta: Letra T= título ó D= detalle. centros de costo.C. Estadísticas en Cantidades: - . Código de Destino Asociado: Campo alfanumérico de dos posiciones correspondiente a un destino asociado previamente definido y que sirve para el manejo de información administrativa. para realizar el proceso de conciliación al final del período. los restantes campos no los pide el sistema. se lleva también discriminado por cada documento transado. la información de enero a diciembre de todos los nit que tienen saldo. para las cuentas que tenga este indicador prendido. Es necesario tener en cuenta que una cuenta de detalle. divisiones ó áreas de la empresa. Pide Beneficiario: Si la cuenta que se está creando requiere información detallada por nit ó Cédula. no puede ser padre de ninguna otra cuenta. Este indicador se utiliza en las cuentas de bancos y corporaciones. Tipo de Moneda Extranjera: Este campo genera la posibilidad de llevar saldos de cuentas tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. Marque 1 para dar continuidad al saldo y 2 para acumular en un solo beneficiario. indica que además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario. Saldos por documento: Cuando este campo tiene un valor de 1. para definir el esquema de seguridad. o si por el contrario. con puntos de separación intercalados.

se debe dejar este campo en espacios. para que el sistema solicite en cada transacción. la fecha inicial y la fecha final. Amortización Automática: Indicador que se utiliza en las cuentas de gastos pagados por anticipado y diferidos. Para corregir utilice la tecla "*" que blanquea el campo. . todas las cuentas de resultado o por lo menos las cuentas de egresos deben presupuestarse. Ej. siempre y cuando se tenga una unidad de medida uniforme. se abre así la posibilidad de sacar estados financieros indicando valores tanto en pesos como en uni ades. Si no se usa la opción de centros de utilidad o esa cuenta puede tener saldos en los diferentes centros. los ingresos son créditos (C) y los egresos débitos (D). Se debe teclear una "D" si normalmente el saldo de esa cuenta es de naturaleza "Débito" y se debe teclear "C" si normalmente su saldo es de naturaleza "Crédito". El sistema lleva un acumulado anual de esos valores bases para cada beneficiario dentro de cada cuenta y de hecho normalmente se usa en aquellas cuentas que almacenan los valores de las retenciones efectuadas por la sociedad. etc. Flujo de Efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizo el ingreso o el desembolso. Código Centro Utilidad: Existe la posibilidad de limitar el movimiento de una cuenta por un solo centro de utilidad. Por lo general. la cantidad de unidades que corresponden. kilos. Tasa de IVA o Retención: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional. metros. Para lograr esto. Naturaleza D ó C: Es simplemente informativo. se debe teclear en este campo el código del centro al cual se le admite el movimiento evitando de esta forma posibles errores en la codificación o en la digitación de la información. en el sistema UNO. las cuentas de activo son de naturaleza débito (D). El siguiente es el aspecto del plan contable. Este indicador d tiene sentido.: toneladas.Indicador de uso en las cuentas de ventas. en el momento de crear la cuenta. el IVA generado por ventas y el IVA descontable por compras. Normalmente. los pasivos de naturaleza crédito (C). un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la transacción. entre los que se va a diferir ó amortizar la partida y la cuenta que se debitará cuando se lleve a cabo el cálculo. Exige Presupuesto: Se usa para informarle al sistema cuales cuentas se presupuestan. donde se cite la cuenta. Toda cuenta marcada como de "presupuesto" aparecerá en los listados relacionados con la ejecución presupuestal independientemente de si tiene o no tiene movimiento en el lapso contable en que se lleva a cabo el proceso. que solicita en el momento de capturar el valor pesos del ingreso.

NC. Indicadores para establecer estructuración de los diferentes informes. Indicadores para detallar la información. que indica al sistema pedir ("Tipo de Documento" CH. entre otras aplicaciones llevar acumulados detallados en cada uno de los diferentes divisiones y subdivisiones de una empresa. DOC: Indica al sistema. Nivel: Número entre 1 y 8 que define el punto de acumulación dentro de la estructura del PLAN CONTABLE. solicitar la información adicional del caso. más allá del alcance que permiten la contabilidad como tal. indica la intención de llevar saldos acumulados a nivel de persona jurídica ó natural. es la facilidad que da el sistema UNO. ND. dependiendo del módulo a que se quiera asociar. BENF: Cuando éste campo tiene un valor mayor a cero. acumulados por cada vehículo o cada máquina. hacer una aproximación al papel que juega cada uno de estos indicadores. llevando el control de saldos de los diferentes documentos transados con una persona jurídica ó natural. CG) en el momento de capturar movimiento con la cuenta que se está creando. al llevar el control discriminado en cada uno de los diferentes entornos generadores de costos y gastos. generador de costos y gastos que se quiere llegar a controlar detalladamente más allá del alcance contable propiamente dicho de cuenta y beneficiari . llevar control de saldos en cada uno de los documentos transados por todo beneficiario citado en ésta cuenta. DES: Código del entorno. en la que se llega a discriminar solamente saldos a nivel de cuenta y beneficiario. para llegar a un verdadero control Administrativo. Es igualmente utilizado para definir el comportamiento de la cuenta respecto a cuentas por cobrar y/o pagar. evitándose así.Es importante en este momento. CHE: Parámetro de conciliación bancaria. o Parámetros para indicar al sistema. El indicador de DESTINO. etc. en el comportamiento de todo el sistema. AMO: . procesos repetitivos de grabación de los mismos documentos grabados relacionados con otros procesos. que permiten. mediante la activación simultánea de los dos indicadores de BENEFICIARIO y DOCUMENTO. Tipo: Indicación que define si la cuenta es de título o detalle.

mediante el cual el sistema en el momento de capturar movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. no es necesario abrirlos en el PLAN CONTABLE. es importante tener en cuenta que al poder manejarse por el catálogo de DESTINOS. todos comparten el mismo plan contable. a cualquier centro de utilidad. el definir claramente lo que se espera del sistema en el momento de iniciar la implementación. Como parámetro de referencia. se indica la libertad o no de mover transacciones entre cada uno de ellos. Los beneficiarios (cédulas o nits de personas jurídicas). que cada que se esté grabando movimiento relacionado con la cuenta que se está creando. que además del valor en pesos. Estos se declaran en un catálogo independiente y es función del sistema. . que indica al sistema. CU. Cuando éste campo está en blanco. en el sentido de llevar detalles a nivel de vehículo.Parámetro de amortización. con el centro de utilidad citado. la cuenta. Para el aprovechamiento contable administrativo del sistema. el beneficiario. indica la libertad de po der asociar el movimiento de la cuenta. se tiene el siguiente indicador: NAT: Indicador de si la cuenta es de naturaleza débito (D) ó crédito (C). es de fundamental importancia. el llevar el control de los saldos de las cuentas. para diferentes procesos contables. Respecto al manejo de los diferentes centros de utilidad. en los que en el momento de capturar información se hayan citado. en el plan contable. entran a ser el engranaje principal del sistema. CAN: Parámetro de cantidad.: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por ésta cuenta. Para asegurar un buen aprovechamiento del sistema integrado de información empresarial UNO. máquina o centro productivo ó departamento. se indique la cantidad de unidades a que corresponde ese monto. la fecha inicial y la fecha final sobre la que en futuros períodos se va a cargar el monto mensual correspondiente a amortizar. no es necesario replicarlo por cada empresa o centro de utilidad. no es necesario incluirlos en el plan contable. que indica al sistema pedir cuando se esté grabando movimiento. PTO: Parámetro de presupuesto. de afectar el valor de ejecución de partidas que previamente se han presupuestado. para lograr una correcta estructuración del catálogo de CUENTAS. es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: El plan contable. que conjuntamente con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. Como se puede observar.

Disponible 1105. obliga a utilizar los 6 primeros dígitos en la siguiente forma: Nivel 1: (obligatorio) Compuesto por un dígito. ACTIVOS 11. CUENTAS DE ORDEN Compuesto por dos dígitos y corresponde al grupo Ejemplo: Clasificación grupo o activos 1. INGRESOS Nivel 2: (obligatorio) 5. ACTIVOS 2. como tal. tampoco afecta las interacciones con los catálogos de EMPRESAS y CENTROS DE UTILIDAD. reglamentó la estandarización de los planes de cuentas contables que se utilizan en las diferentes empresas del país. COSTOS DE PRODUCCION O SERVICIO 8 y 9. más no afecta la parte de las asociaciones de las cuentas a los diferentes indicadores que el sistema UNO. Lo anterior permite un manejo de 18 dígitos de codificación. ACTIVOS 11. Así mismo. PASIVOS 3. el Gobierno Colombiano. tiene un campo de 8 dígitos para el código de cuenta. 18 = Dígitos de codificación (2) + Centro de Utilidad (8) + (8) Plan Contable Destinos Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno El CG-UNO. Caja 12. Disponible 12.Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? Mediante los decretos 2195 de 1992. representa el capítulo de clases. EGRESOS 6. Inversiones Nivel 4: . COSTO DE VENTAS 7. Inversiones Nivel 3: (obligatorio) Compuesto por cuatro dígitos. 2894 de 1. utiliza para lograr un solo proceso de grabación que afecte todos los subsistemas comprometidos. Ejemplo: 1. PATRIMONIO 4.994 y 2852 de 1. representa las llamadas cuentas mayores de la Contabilidad. esto vuelve rígida la parte correspondiente al código de identificación de cada cuenta. Ejemplos: 1. 2650 de 1993.994. mientras que el PUC.

En el formato de edición se recomienda no incluirle puntos de separación. El procedimiento a seguir consiste en los siguientes pasos: Paso 1: Ejecutar la opción 4 . . y da opcionalmente utilización a los dos dígitos que quedan para manejo de los saldos de los auxiliares de los sub -mayores. toma los seis del PUC. Caja 110505 . Ejemplo: subcuentas o Auxiliares 1.La cuenta padre debe estar ya declarada previamente.Cuando la cuenta se da y se deja en blanco.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura del plan contable. se asume que es una cuenta de nivel 1. modifica o retira una cuenta. Chequeo de Estructura . sobre todo en los campos de cuenta anterior y cuenta padre. se ha creado la opción de chequeo de estructura. . ACTIVOS 11. para estar de acuerdo con la reglamentación del PUC. . Las opciones 4 a 6. que simplemente lo que hace es dar un número consecutivo a todos los códigos de cuentas.Si se trata de ingresar una cuenta que ya existe. tiene el usuario del sistema.La cuenta anterior debe capturarse y debe citarse una cuenta ya cre ada en el sistema.Proceso -. hace las veces de resumen del libro Diario. mostrado a continuación permite hacer esta operación.Compuesto por seis (6) dígitos. Caja General Nivel 5: Compuesto por ocho (8) dígitos. este nivel de detalle requiere básicamente para efectos Fiscal o de control interno ya que contiene el máximo detalle requerido en una transacción contable. del menú CG0103. representa una subcuenta o auxiliares. cuando crea. sale el mensaje "Cuenta ya Catalogada". sale el mensaje "Cuenta no Catalogada". con el fin de chequear la consistencia de la estructura del plan contable.Si se trata de modificar ó retirar una cuenta que no existe. (obligatorio) denominada sub. Disponible 1105. La siguiente es la pantalla que se muestra al usuario cuando se invoca este proceso: . . 1 Activo 13 Disponible 1305 Clientes 130505 Nacionales 13050501 Ventas Crédito El CG-UNO hace los siguientes chequeos de integridad de información: . . que se debe ejecutar cada que se haga una operación de esta natura leza.mayores y que permite tener una idea clara de Estados Financieros para efectos de Análisis Financieros y control interno. de acuerdo a la información declarada.

por pantallazos pulsando . Estas son: Cambio de una cuenta por otra. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta. Paso 4: Volver a ejecutar el paso 1 y 2. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. entre los que se tienen: Preliminares.Paso 2: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. Verificación del archivo de cuentas. Para aplicar este proceso. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. las veces que sea necesario para que desaparezcan los llamados de atención en la columna OBS. acabados. influyen en el plan contable. se debe tener en cuenta la incidencia sobre los saldos de los libros oficiales ya registrados. Paso 3: Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. columnas. para solucionar el problema detectado. Procesos periódicos de mantenimiento Existen otros procesos que directa o indirectamente en la gestión normal de las transacciones. que corresponde al mantenimiento del sistema. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. etc. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). Actualización de Destinos Asociados En el proceso de información que cotidianamente se genera en una empresa. es común que se presenten una serie de consultas que implican detalles de información más allá de lo que normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferent niveles de totalización. . cimentación. Tal es el caso de situaciones como: Situación 1: En una obra. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias. llevar el control de los montos acumulados. (**) Secuencia incorrecta. transfiriendo todo el movimiento registrado. en los diferentes capítulos que implica la ejecución de una obra. es discriminando o no el beneficiario (persona jurídica ó natural). para no dejar pasar por alto ninguna observación. Estos procesos se encuentran en la opción M menú monitor.

cuando el proceso es manual ó semi automatizado. cultivos. Situación 5: Control de los gastos incurridos por cada vehículo. . Situación 4: Discriminación de los diferentes costos y gastos generados en cada división. etc. por medio del indicador de DEST (destino asociado). Después de haber identificado claramente los diferentes entornos a controlar. Situación 3: En una empresa que importa materia prima. fletes trayecto interno. suerte y labor. La codificación de los diferentes entornos planteados en las anteriores cuatro situaciones. importaciones. Iva. Por lo general. gastos de nacionalización. vehículos. que implican dobles procesos de grabación de información. lubricantes. o entorno generador de información. se podrán definir los siguientes DESTINOS ASOCIADOS ó ENTORNOS: obras. etc. impuestos. Analizando las situaciones presentadas anteriormente. Fedecafe. combustible. Situación 2: CL. puede implicar una serie de libros adicionales a los propios auxiliares de la contabilidad. y que es el que posteriormente se asocia a las diferentes cuentas del plan contable. se puede hacer en la siguiente forma: Situación 1: OB. el paso que sigue es la codificación de éstos mediante un código de 2 caracteres. que es el código genérico que corresponde a las diferentes etapas que implica la ejecución en cada una de las obras. Lo anterior no ocurre en el sistema UNO. mantenimientos. desvares. la solución a las anteriores situaciones. detallando: salarios. seguros del interior. que es el código genérico de identificación a cada una de las suertes y labores siguen a nivel agroindustrial. depreciaciones. que hace relación al código que se ha definido para el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. subdivisión y departamento de la empresa. entorpecien así el do proceso normal y la oportunidad de la información.Situación 2: En labores de tipo agroindustrial. consumos. Es por ello que se han definido un indicador en el plan contable llamado DEST. fletes trayecto externo. seguros del exterior. llevar los acumulados por cada una de las importaciones. discriminando los montos acumulados por : fletes. prestaciones. etc. en cada uno de los pasos de su proceso: Valor FOB. reparaciones. aportes. que se está interesado controlar más allá del alcance contable. en donde se realiza un solo proceso de grabación de información que abarque tanto la información contable y administrativa como tal. peajes. llevar el seguimiento de los montos acumulados por cada cultivo. etc. servicios de terceros. maquinaria.

Si se trata de ingresar un código de destino asociado ya declarado. Esto implica que cada definición que se haga del catálogo de DESTINOS. . lo que se hace es definir mediante el catálogo de DESTINOS. mediante el catálogo de DESTINOS ASOCIADOS. cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. en caso de ser con estructurada se indica con 1 (uno). que identifica el entorno que se quiere controlar. que es código genérico de identificación de todas las placas de los diferentes vehículos de la empresa que interesa controlar. en forma secuencial de cada componente. ó en caso de ser necesario.Si se trata de modificar ó retirar un código de destino asociado.Situación 3: IM. no declarado previamente. hace los siguientes chequeos de integridad de información: . que es el código genérico de identificación a las diferentes divisiones y departamentos VH. que aparecerá en los diferentes informes contables y financieros. se han definido los diferentes entornos a controlar. El CG-UNO. se tiene la posibilidad de trabajar con un código estructurable en 4 niveles de dos dígitos cada uno. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: Destino Asociado: Código nemónico de 2 caracteres. necesariamente debe ir relacionada con un nombre genérico de DESTINO ASOCIADO. sale el mensaje: "Destino Asociado no Catalogado" Actualización de Destinos Una vez. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. que indica con 0 (cero) que la discriminación de los diferentes destinos que se hace en el catálogo de destinos es secuencial. . Exige estructura: Número 0 ó 1. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los destinos. Situación 4: CC. es mostrado en pantalla el mensaje: "Destino Asociado ya Catalogado". que es el código genérico de identificación a todos los números de importación ó cartas de crédito que se abran.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 de Actualiza. Estado: Indicador de actividad del destino. . el código aquí informado podrá estructurarse como máximo a 4 niveles de 2 dígitos cada uno. con cualquier centro de utilidad. se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de destinos Destino Asociado: Código del destino asociado previamente creado. Cuando este campo se deja en blanco. Si cuando se creó el destino asociado se informó que era estructurado. La situación normal es que esté en 0 para indicar posibilidad de imputar transacciones en cualquier momento. que identifica el destino a crear. Centro de Utilidad: Indica una asociación directa de todas las transacciones efectuadas por éste destino con el centro de utilidad atado. En caso contrario. Código Destino: Campo alfanumérico de 8 posiciones. indica la libertad de poder asociar los movimientos de este destino. Para el caso de un destino asociado declarado con estructura CA Centros de Administración Cierre automático de destinos. que describe el destino. La opción de inactivo es para garantizar la no de destino que ya no quieren utilizar. Control de importaciones (destino asociado sin estructura) IM Ejemplo No 2 Control de vehículos (destino asociado sin estructura) VH Ejemplo No 3.( De uno a ocho dígitos). simplemente será un código que identificará una componente de una secuencia de destinos. al cual pertenece el código destino que a continuación se informará. Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Ejemplo No 1. sus valores permitidos son 0= Activo y 1= Inactivo. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones.

se hace desde el momento de la creación del beneficiario.Este proceso cierra automáticamente los destinos. para almacenar en forma totalmente independiente la información de las diferentes personas jurídicas o naturales. en cualquier momento de la captura de la información y entre cualquier período contable. a un vendedor y a un sector económico. tomando como base el saldo consolidado (toda las cuentas. b. en la captura de una transacción que afecta una cuenta que tiene seleccionado el indicador de BENF. Facilidad en la iniciación del manejo de saldo a nivel de persona jurídica con el sólo hecho de utilizar una cédula o nit. U) de estos y si el saldo final es igual a igual a 0 lo marca lo marca con estado X. el manejo independiente permite establecer desde el momento de la creación del beneficiario. con el solo hecho de ir al catálogo de beneficiarios y establecer la relación de cada beneficiario con una zona/subzona. sin necesidad de modificar. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Copia de destinos Este programa sirve para copiar los destinos que a partir del segundo nivel son iguales de tal forma que al presentarse la necesidad de duplicar una estructura a partir del nivel mencionado. Para ejecutar las copias debemos crear el primer nivel como destino de titulo y luego copiar. Empresas y C. zonas/subzonas y sectores. este manejo da mayor flexibilidad. El sistema permite realizar consultas discriminadas por cada uno de estos aspectos. El sistema utiliza el catálogo de beneficiarios. Por otro lado. Una aplicación de esta facilidad. que se ha vuelto común es que después de varios meses de llevar el control de la cartera consolidada por nit ó cédula. vendedor y sector económico. una serie de relaciones con otros catálogos como es el caso de las sucursales. debido a que no es necesario incluir como parte del plan contable los diferentes beneficiarios ó terceros. el sistema automáticamente permite sacar la cartera discriminada por estos conceptos. utilizados para generar informes de diversa índole. el usuario no tenga que volver a digitar los códigos sino que por el contrario se base en los existentes. Este proceso se ejecuta por cada destino asociado creado y por año. como sistema integrado utiliza un solo proceso de captura para alimentar toda la información necesaria inherente a los terc eros. movimiento contable. Como la asociación del beneficiario a una zona/subzona. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 5 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Actualización de Beneficiarios El sistema administrativo contable CG-UNO. Dentro de los beneficios generales de este catálogo en su interacción con los diferentes módulos y tablas del sistema se tienen: a. .

Tipo de Identificación: Indicador de 1 carácter. N= nit . puede modificarse. que hace referencia a un beneficiario del que no tenemos a la mano el nit o cédula correspondiente. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Código del beneficiario: Código alfanumérico de 9 posiciones.I tarjeta de Identidad.c. así esté en los saldos de la contabilidad. el sistema permite conocer. la que sugiere el sistema es la fecha del sistema en el formato año. Fecha de ingreso: Fecha de creación del beneficiario. O otros Dirección: . d. A través del indicador de beneficiario interno. Ejemplo: Un proveedor de insumos podrá ser a la misma vez cliente y haber vendido activos fijos. Nit ó Cédula: Campo de 11 posiciones para unificar la cédula ó el nit. En el momento de capturar una transacción contable. como es el caso de manejo de cartera con grandes almacenes de cadena. C= cédula. que sería ilógico que apareciera en las relaciones que a ellos mismos se deben presentar. día. el sistema permite consulta alfabética de la información. e. Caso del nit de la administración de impuestos nacionales. T. todos los tipos de transacciones comerciales con un mismo tercero. el sistema permite manejo de saldos consolidados por beneficiario ó discriminado por las sucursales. Nombre o razón social: Campo alfanumérico de 40 posiciones que identificará la persona jurídica o natural en los diferentes informes del sistema. con sólo darle el código de ese beneficiario o tercero. cuando se necesita informar la cartera discriminada por cada almacén del cliente. que se le hace en el catálogo de sucursales. se puede excluir una persona jurídica o natural de los informes tributarios. el sistema se encargará de presentar todas las transacciones llevadas a cabo con él. Dado que un mismo beneficiario. que normalmente coincide con la cédula o el nit del beneficiario. f. valiéndose de la estructura interna de los archivos transaccionales. mes. puede moverse por cuentas contables diferentes. Por medio de la asociación de sucursales a un beneficiario.

acreedor. Es opcional. Vendedor: Campo opcional de 4 posiciones. en el catálogo de sectores. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. Descuento (%): Campo numérico de 4 posiciones. si se quiere dejar en blanco se da . Autoretenedor: . interno. Apartado Aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. debe haber sido creado previamente por la opción 5 del menú monitor. su uso podría ser: 671225-26-33 ó 441269/452489. Teléfono (s) Campo alfanumérico de 15 posiciones. que en caso de utilizarse el código aquí citado. Es opcional. que en caso de utilizarse el código aquí citado. Es opcional. empleado. Cupo: Campo numérico de 9 posiciones. cliente. En el caso de que sean varios teléfonos. la clasificación del usuario como: socio. exterior. Zona/ Subzona: Campo opcional de 4 posiciones. si se quiere dejar en blanco se da . otros y tipo. que incluyen 2 decimales. en el catálogo de vendedores. Clasificación del Benef. Es opcional. Departamento: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. si se quiere dejar en blanco se pulsa o presiona la tecla . proveedor. si se quiere dejar en blanco se da .: Indicador de 1 carácter.Campo alfanumérico de 25 posiciones. que con 0 indica no y con 1 indica si. Plazo : Campo numérico de 3 posiciones. . El indicador de interno indica al sistema que el beneficiario no aparece en los informes tributarios.

Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones.Indicador de si el beneficiario a crear es autoretenedor. Actualización de sucursales El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir o crear cada una de las diferentes sucursales de los beneficiarios catalogados como clientes o proveedores normalmente. Los listados de saldos pueden salir organizados por código o por nombre del beneficiario. si se quiere dejar en blanco se da . la sucursal que se está creando y que es uno de los negocios por los cuales se discriminarán las cuentas por pagar o cuentas por cobrar del beneficiario. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de sucursales Beneficiario: Código de beneficiario previamente creado en el catálogo de Beneficiarios. en los cuales sea necesario describir el código de la sucursal. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna. Dirección: Campo alfanumérico de 30 posiciones. al cual se le va a crear una sucursal. si se quiere dejar en blanco se da . Contacto: . Retenedor de Iva: Indicador de si el beneficiario a crear es retenedor de Iva El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres alfanuméricos. Apartado aéreo: Campo alfanumérico de 10 posiciones. con el que se identificará en las diferentes transacciones. que aparecerá en las diferentes consultas y reportes. Es opcional. Es opcional. Ciudad: Campo alfanumérico de 12 posiciones. Sucursal: Código alfanumérico de dos posiciones.

los comprobantes de egresos. que identifica el nombre del comprobante creado. las notas de internas de contabilidad y todos aquellos documentos que en el ejercicio contable hacen parte del movimiento diario de la información de las transacciones y soportan los comprobantes de Diario. este es uno de los primeros aspectos de una persona que se va a hacer responsable de una contabilidad debe analizar En este programa se definen los diferentes tipos de comprobantes contables que se requiere La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas y al cual se amarran todas las transacciones que se realicen el en presente comprobante. da una idea muy cercana de la forma como está organizada la información para su manejo. Actualización de tipos de Documentos Este programa es utilizado para la definición de los documentos fuentes de las transacciones. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones.Nombre y apellido del funcionario que pertenece a la sucursal creada y que sirve de puente de comunicación con nuestra empresa en caso de alguna consulta o negociación. para canalizar los diferentes comprobantes y documentos contables. como por ejemplo los recibos de caja. ICA Indicador para liquidar el impuestos de industria y comercio y el respectivo código según la actividad económica. Un rápido estudio de la forma como están definidos los comprobantes y documentos en una empresa. que soportaran absolutamente todas las actividades que afectan la contabilidad de la empresa. las notas débito y crédito. Código de Comprobante: Código alfanumérico de 2 posiciones que identificará el comprobante que se está cre ando. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catalogo de documentos . Actualización de Tipos de Comprobantes Este catálogo tienen relación directa con las directrices dadas por el Contador de la organización.

que el sistema lleva por cada centro de utilidad y se va actualizando automáticamente. Ejemplo adelantar el consecutivo al inicio de nuevo lapso y dejar números para ser utilizados en el lapso anterior. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones. Consecutivo: Número de 5 posiciones.Código de la Empresa: Código previamente creado en el catálogo de empresas. y al cual está asociado el documento a crear. Control del consecutivo: 0 Manual y automático cuando el usuario requiere manipular el consecutivo. donde sea necesario describir el tipo de documento utilizado. Actualización de Resoluciones de la DIAN El objetivo de éste catálogo es brindar al usuario la posibilidad de reportar y/o actualizar cada vez que sea necesario. que identificará el documento en las diferentes labores de consulta y captura de información. cuyo contenido aparecerá en las consultas y listados del sistema. por eso en la creación de los documentos pregunta el orden en el cual se desea hacer la aplicación. por cada empresa. la información correspondiente a la resolución de facturación exigida por la Dian. Orden de Cruce: El sistema tiene la forma de cancelar automáticamente las facturas pendientes de pago de cartera de clientes. Que documento desea que le cancele primero: las notas débito. Documento: Código nemónico de 2 posiciones. . Ej. luego las notas crédito y por ultimo las facturas?.: ND nota débito. 1 Solo automático el sistema va a controlar el consecutivo no permitiendo adelantar o devolver la numeración. Comprobante Asociado: Código previamente creado en el catálogo de comprobantes y al cual está asociado el documento a crear. cuando por el módulo de generación de documentos se hace la gestión correspondiente. centro de utilidad y tipo de documento. y al cual está as ociado el documento a crear. Centro de Utilidad: Código previamente creado en el catálogo de centros de utilidad.

El objetivo de este campo es prever con la suficiente anticipación el momento en que se debe solicitar una nueva resolución de facturación. C. Número de documento final: Campo numérico de 5 posiciones. Se debe registrar aquí la fecha del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando. Número de Resolución: Campo numérico de 15 posiciones.: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Quiere decir esto que si por ejemplo el número de . debido a que la actual esta por vencerse. Aprobación Dian: Número de documento inicial: Campo numérico de 5 posiciones. Tipo de Documento: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Mensaje de precaución en Documento: Cuando número docto mayor a: Campo numérico de 5 posiciones.La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por el programa de Actualización de Resolución de Facturación se deben diligenciar los siguientes campos: Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: Código de Empresa: Campo alfanumérico de 2 posiciones. Se debe registrar aquí el número inicial a partir del cual fue aprobada la resolución de facturación. Corresponde al código del tipo de documento al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Se debe registrar aquí el número del documento de resolución en el cual consta la aprobación que se está actualizando.U. Corresponde al código del Centro de Utilidad al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Fecha de Resolución: Campo numérico con formato AA/MM/DD. Corresponde al código de la empresa al cual se le va a reportar la resolución de facturación. Se debe registrar aquí el número final hasta el cual fue aprobada la resolución de facturación.

opción 4 del menú monitor. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. En el CG-UNO. Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura. La recomendación es que el prefijo corresponda a la combinación que se obtiene entre el Centro de Utilidad + el Tipo de Documento. dicta una serie de normas que reglamentan la forma en que se deberán presentar los informes tributarios del año que acaba de pasar. Por el módulo fiscal y tributario. la naturaleza débito o crédito y el monto mínimo. en donde cada uno. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. 02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. 01FC00001 al 01FC05000 donde 01 es el centro de utilidad y FC el tipo de documento. aplicar la opción de generación de los anexos para la declaración de renta y la opción 5 para imprimir relaciones por cuenta. cuando llega la hora de generar estos informes: Definir cada ANEXO FISCAL. normalment solicita una e resolución con varios prefijos. Es así como por cada anexo se informa además del código dado por el gobierno. se debe seguir el siguiente procedimiento. El número que se registre en el campo de cuando número docto mayor a: debe estar aproximadamente entre 04500. en el catálogo que para este propósito se tiene en el sistema. de tal forma que se prevea con 500 números de anterioridad la caducidad o vencimiento de la resolución y se proceda a solicitar una nueva. la resolución fue aprobada entre este rango de números. normalmente solicita una resolución con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. de acuerdo a montos preestablecidos. por ejemplo: 01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento. Actualización de Anexos Tributarios El Gobierno Nacional. en los primeros meses de cada año. Esto implica tomar la información del año pasado y generar una serie de anexos fiscales. Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura.documento inicial es 00001 y el número de documento final es 05000. para su proceso involucra recorrer los movimientos de varias cuentas contables y obtener los saldos a nivel de TERCEROS. Asociar a cada anexo fiscal las cuentas contables que el sistema debe tener en cuenta para la hora del proceso. la descripción. . Actualización de Grupos de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir uno a uno los diferentes grupos de anexos para cada uno de los diferentes informes requeridos por el gobierno.

Un ejemplo de estos se presenta en el siguiente formato de pantalla: La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Grupos de Anexos Código del Grupo : Código de dos dígitos alfanuméricos que sirve para crear los distintos grupos de información. El sistema tiene en cuenta esta base al momento de generar el maestro de valores informados para la DIAN Actualización de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario definir cada uno de los diferentes anexos fiscales que se requieren. Ejemplo: Compra de activos fijos grandes contribuyentes. Ejemplo: Grupo 01: Ingresos brutos acumulados. como para los diferentes tipos de informes de medios magnéticos. Valor base Este campo se captura sólo cuando el grupo pertenece a grandes contribuyentes y corresponde a la base mínima a reportar. tanto para la generación de declaración de renta. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 2 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Anexos Código de anexo Campo de 5 caracteres alfanumérico que sirve para identificar los diferentes códigos de la información tributaria solicitada por la DIAN. Ejemplo: Grupo : Pasivos valores mayores a $35`000. Tipo de grupo Permite identificar si el tipo de grupo corresponde a grandes contribuyentes. a renta.000. Descripción Campo alfanumérico de 40 caracteres que sirve para identificar el nombre del grupo. . u otros grupos. de renta y otros. como grandes contribuyentes.

se discrimina por tercero.S (segundo valor). Grupo de anexo. las cuentas de las cuales se tomaran las bases y valores para la generación de los informes representados en anexos fiscales y medios magnéticos. Con la tecla de función [F3] se consultan las cuentas que ya están incluidas dentro del anexo. Cuenta. Naturaleza del anexo. Monto mínimo. Sólo aplica a los anexos asociados a renta. que identifica el nombre del anexo. Ejemplo: Honorarios superiores a $ 500. . Consiste en asociar el anexo que se está creando al grupo que le corresponda. Ejemplo: Retención por Iva . Se tiene en cuenta en anexos de renta. los que estén por debajo de éste rango se consolidan en un mismo registro. Valor a tomar. Valor informado.Ejemplo: Servicios anexo de declaración de renta. Ejemplo: Compra de activos fijos se debe asociar a un grupo de activos. Cuentas que se incluyen al anexo.000. Código de anexo previamente creado en el programa CG01092. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 3 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos en Detalle de Anexos Anexo. Actualización de Detalle de Anexos El objetivo de este programa es permitir al usuario asociar a cada anexo definido. Con la tecla de función [F6] se permite capturar o retirar las cuentas en una forma dinámica. Descripción: Campo de 40 caracteres alfanumérico. De acuerdo al anexo se debe reportar que valor corresponde Ejemplo: Compra de activos fijos P (primer valor).

Neto: Diferencia entre valores débitos y créditos de las cuentas reportadas. Clase: Campo de una posición. estructurable en dos niveles de 2 dígitos con el cual codificamos la zona. Este proceso se hace con la teclas [Flecha Arriba] [Flecha abajo] y se confirma con la tecla [ENTER].Seleccionar entre las siguientes cuatro opciones. Débito: Corresponde al movimiento débito de las cuentas reportadas. y la Subzona. puede asignarse una zona/subzona bien sea en el momento de su creación o posteriormente. (presentación de balance de comprobación). Las diferentes ciudades. con el fin de poder realizar análisis de CxC ó CxP discriminados por zona/subzona. Crédito : Corresponde al movimiento crédito de las cuentas reportadas. Saldo: Saldo anterior más débito menos créditos de las cuentas reportadas. Acumula para base. A cualquier beneficiario que se catalogue en el sistema. Indicador que sirve para seleccionar aquellas cuentas en las cuales el valor a tomar se debe sumar para compararlo posteriormente con el valor de la base del grupo. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Zonas / Subzonas Código de zona: Código de 4 posiciones. con dos posibles alternativas: T= Titulo para acumular. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones en el que se describe el nombre de la zona ó Subzona que se esta creando. (presentación de PYG). Nota : Si utiliza la tecla [F6] aparece el plan contable para que proceda a incluir o retirar cuentas al anexo. D= Detalle para recibir las diferentes transacciones. . Costa Atlántica. Actualización de Zonas / Sub zonas El objetivo de este catálogo es permitir al usuario definir las diferentes zonas y subzonas de influencia en las cuales hace la gestión de ventas o cobros de sus actividades comerciales.

Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones mediante la cual se identifica el sector económico. Tipo de Vendedor: Campo para las estadísticas de ventas Actualización de Sectores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir a través de una tabla. comisiones y registros por vendedor. Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC . clasificados por sector. diferentes análisis y reportes. Este se utiliza para hacer los registros y contabilizaciones necesarios para posteriormente obtener análisis. por ejemplo de cartera.Ejemplo de Zonas/subzonas: Actualización de Vendedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir en el sistema los diferentes vendedores y/o cobradores de la empresa. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de actualización de vendedores: Código del vendedor: Código alfanumérico de 4 posiciones que identificara el vendedor Nombre o razón social: Campo de 40 caracteres para describir el nombre del vendedor. con el fin de asociarlos a estos y generar a partir de los registros de movimiento. los diferentes sectores o actividades económicas de los clientes. preferencialmente. seguimiento. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 el usuario deberá diligenciar los siguientes campos: Explicación de campos de Sectores Código del sector: Código alfanumérico de 4 posiciones.

Se debe hacer una validación del encadenamiento y secuencia lógica de cuentas padres y de detalle del plan. Este programa es de gran utilidad para las empresas que aun no han convertido o actualizado sus planes de cuentas a las estructuras del plan único. para no dejar pasar por alto ninguna observación.El objetivo de este programa es permitir hacer la captura del plan único de cuentas para posteriormente. tal como se muestra a continuación: El usuario debe analizar el diagnóstico. se debe entrar por la opción (1) actualización y mediante la opción de modificación. En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello: Chequeo de Estructura . Actualiza Equivalencias . en esta columna se utilizan las siguientes convenciones: (*) Cuenta padre incorrecta.proceso Debido a las repercusiones que sobre la estructura de este plan contable tiene la actualización continua del mismo cada vez que se crea. que potencialmente se puedan generar como efectos secundarios de los cambios hechos en el plan contable. El usuario puede iniciar la búsqueda de las cuentas con error a partir de la(s) cuenta corregida. modifica o retira una cuenta. asociar el plan contable de la empresa con éste y generar los diferentes libros oficiales exigidos con el formato del PUC.que muestra al usuario el contenido del archivo de cuentas. que el programa hace de la estructura actual mediante los llamados de atención que hace en la columna OBS (observaciones). a través de equivalencias. el usuario deberá diligenciar los mismos campos explicados en la creación de cuentas de este modulo. por pantallazos pulsando . La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 4 se presenta un formato de pantalla con la información del proceso: Verificación del proceso: Ejecutar la opción 5 -CONSULTA. y que requieren o desean seguir manejando su propio plan. El objetivo de este programa es facilitar la labor de revisión en la estructuración lógica del plan de cuentas. para solucionar el problema detectado. Nota:Se debe recorrer toda la estructura del archivo. (**) Secuencia incorrecta. Una vez se haya definido el cambio a realizar en el plan contable. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 1. hacer el cambio en todas las cuentas que sean necesarias.

El objetivo de este programa es permitir al usuario crear la equivalencia entre el plan de cuentas creado en la Captura de Cuentas. Ejemplo de Prioridades: Recopilación de los pasos necesarios para montar un control administrativo que complemente la información contable . y la Actualización PUC definida en la opción 1 de este submodulo. Cuenta por pagar: Equivalencia con la cuenta contable. Destino de Flujo de Caja: Destino asociado y destino que se ejecuta al momento de elaborar el comprobante de cheque para cargar o abonar al flujo de caja correspondiente.Recibe las transacciones. Quiere decir esto que adicionalmente a la cuenta contable. Clase de Prioridad: . para generar los pagos de las diferentes obligaciones con proveedores consignadas en las cuentas del pasivo. Estas equivalencias se utilizan para generar los libros oficiales en formato PUC. Presionando la tecla F2 consulta las prioridades que ya existen. se dispone de otro ordenamiento o selección según la prioridad o importancia de las mismas. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar a la opción 1 se debe diligenciar los siguientes campos: Explicación de Campos de Prioridades. La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu: Al ingresar por la opción 7 se debe diligenciar los siguientes campos: Actualización de prioridades pago a proveedores El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un orden secuencial de prioridades a través de una tabla estructurada a dos niveles. Descripción: Campo alfanumérico de 40 posiciones que sirve para identificar el nombre de la prioridad.Totalizador de transacciones . Código de Prioridad: Código alfanumérico de cuatro dígitos que identifica las diferentes prioridades y sus auxiliares. auxiliar materiales Primas 01 cuenta que le corresponde 220505 Materias primas. Ejemplo prioridad Proveedores 01.

a cada una de las cuentas que se quiera controlar. Este proceso se explica detalladamente en el capítulo del manual correspondiente a mantenimiento del sistema. En el plan contable. asociar el CODIGO DE DESTINO ASOCIADO. el CG UNO. es decir bautizar el entorno a controlar mediante un código alfanumérico de dos caracteres y crearlo en el catálogo de destinos asociados. A partir de éste momento. permite consultar la misma información desde diferentes puntos de vista. 4. 5. Esta consulta es de gran utilidad como control administrativo. en el momento de capturar información. los movimientos realizados por las diferentes cuentas contables. se cargue a una de las componentes declaradas en el catálogo de destinos. el CG-UNO. analiza el indicador de destino. examinar los consumos por todas las cuentas donde se citó esta placa. reparaciones. Ejemplo: Dada una placa de vehículo.. ver en un lapso determinado. Catálogos del Sistema Contable CG-UNO. Dada una cuenta contable. Una vez ya se haya realizado el proceso de grabación de información. el sistema exigirá que el monto declarado. cuando se hacen las consultas por cuenta/destino ó destino/cuenta. asociarla en el plan contable con el destino asociado VH. opción 02 del menú monitor. al indicador de DEST. Por ejemplo: si se está grabando información relacionada con combustibles.el proceso de cambio de toda la información de movimiento de un destino por otro. 5 Información Fiscal y/o tributaria 6 Cuentas por cobrar (cartera) y/o por pagar: 6 Presupuesto y ejecución presupuestal:6 . lubricantes. que se declararon en el indicador de DEST. Las dos anteriores consultas se encuentran disponibles en el módulo de Gestión de Transacciones. Dado un destino.. máxime si se hacen comparativos de consumos entre varios períodos. que corresponde a Mantenimiento del Sistema. pedirá inmediatamente la placa del vehículo a la que se quiere cargar ésta cuantía de combustible. Ejemplo: sacar los consumos de combustible por cada uno de los vehículos de la empresa. tal como se ilustra a continuación. y si en éste campo se ha declarado un destino asociado. ver en un lapso determinado. a. Por ejemplo: En las cuentas de combustibles. Nota:Existe en la opción 10 el menú monitor.. b. Tabla de Contenido Introducción al Sistema 1 Descripción general de los módulos del subsistema contable administrativo CG-UNO. 3. los movimientos realizados en cada uno de los destinos. 2. en la cuenta. mediante el catálogo de DESTINOS. el CG-UNO.. que corresponde a los diferentes vehículos de la empresa.1. y cuando se esté grabando la información contable. Informar cada una de las componentes del DESTINO ASOCIADO. Definir el destino asociado.

Registros automáticos: 6 Conciliación bancaria: 7 Generación de documentos: 7 Iniciando con el Sistema 9 Como iniciar una sesión con el sistema10 Menú principal del sistema UNO 11 Convenciones respecto a la estructuración de las pantallas en el CG-UNO Convenciones respecto a las teclas de manejo 13 Convenciones respecto a nombres de programas y listados 13 Aspectos de operación para tener en cuenta todos los días 15 Introducción 17 12 Objetivos del Módulo 17 Menú Monitor 18 Aspectos de interés general 19 Interacción del usuario con los catálogos.proceso Procesos periódicos de mantenimiento Actualización de Destinos Asociados 41 39 40 Explicación de los campos del catalogo de destinos asociados: 43 Actualización de Destinos 44 . posterior mente a la fase de implementacion 20 Actualización de empresas 21 Explicación de los campos del catalogo de empresas 22 Actualización de Centros de Utilidad 24 Explicación de los campos del catálogo de centros de utilidad 25 Ejemplos de Centros de Utilidad 26 Actualización de Monedas Extranjeras 27 Explicación de los campos del catálogo de monedas extranjeras Actualización de Cuentas 29 27 Explicación de los campos del catalogo de cuentas: 30 Qué repercusión tiene el plan único de cuentas en la estructuración del plan contable? 36 Cómo encaja la estructura del plan único de cuentas dentro del sistema uno 36 Chequeo de Estructura .

47 Copia de destinos 48 45 45 Actualización de Beneficiarios 49 Explicación de los campos del catalogo de beneficiarios Actualización de sucursales 53 51 Explicación de los campos del catalogo de sucursales 53 Actualización de Tipos de Comprobantes 55 55 Explicación de los campos del catalogo de comprobantes Actualización de tipos de Documentos 57 Explicación de los campos del catalogo de documentos Actualización de Resoluciones de la DIAN 59 57 Explicación de los campos del catálogo de Resolución de Facturación: 59 Actualización de Anexos Tributarios Actualización de Grupos de Anexos 62 63 Explicación de campos de Grupos de Anexos 65 Actualización de Anexos Explicación de campos de Anexos 66 66 68 Actualización de Detalle de Anexos Explicación de campos en Detalle de Anexos 68 Actualización de Zonas / Sub zonas 70 Explicación de campos de Zonas / Subzonas 70 Actualización de Vendedores 72 72 Explicación de campos de actualización de vendedores: Actualización de Sectores 73 .Explicación de los campos del catalogo de destinos Ejemplo de utilización del catalogo de destinos Cierre automático de destinos.

78 Ejemplo de Prioridades: 79 Recopilación de los pasos necesarios para montar un control 79 administrativo que complemente la información contable 79 ----------------------ARCHIVO [pic] ----------------------[pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] [pic] .Explicación de campos de Sectores Cuentas para libros oficiales Actualización de PUC 74 73 74 Chequeo de Estructura .proceso Verificación del proceso: 75 75 Actualiza Equivalencias 77 Actualización de prioridades pago a proveedores 78 Explicación de Campos de Prioridades.

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