APLICACIN DE OPENERP EN LA UNIVERSIDAD PRIVADA DEL ESTADO DE MXICO.

V. Vargas Olvera1 M. Rodrguez Preciado2

RESUMEN La capacidad de un sistema ERP para alcanzar los logros propuestos y planeados, depende en un grado muy elevado del modo en que tiene lugar el propio proceso de implementacin. Con el propsito de optimizar el desarrollo de dicho proceso, resulta fundamental establecer modelos que permitan a los consultores y las empresas llevarlo a cabo de manera ms fructfera, en el caso de la Universidad Privada del Estado de Mxico dicho proceso ser de forma paulatina y en reas especificas como Recursos Humanos, Relaciones Publicas y Contabilidad, en las dems se seguir implementado el sistema SICE que aunque no es del todo funcional hasta el momento ha servido de alguna manera, en un periodo de tiempo relativamente corto en estas reas se estar implementando el OpenERP pero primero se probara en las antes mencionadas para medir su eficiencia.

INTRODUCCION Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el mbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compaas ante sus ms fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas o departamentos de la compaa que apoyan para la generacin de sus productos y servicios. Hoy ms que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solucin robusta para aquellas empresas que buscan una solucin universal a la centralizacin de su informacin.

1 2

Directora de Capital Humano de la Universidad Privada del Estado de Mxico. Encargado de Sistemas de la Universidad Privada del Estado de Mxico Plantel Ecatepec.

Un ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa, lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter departamentales, la informacin fluye por toda la empresa eliminando la improvisacin por falta de informacin. La estrategia de implementacin define los elementos a tener en cuenta durante el proceso, y determina los pasos que se darn para terminar con la puesta en marcha del sistema en condiciones de operatividad. La idea de estrategia es tratar de avanzar ms all de las metodologas de implementacin que con frecuencia proponen los propios proveedores de la aplicacin o los consultores que participan del proyecto. La estrategia de implementacin debe considerar los objetivos que se persiguen con la ejecucin del proyecto y las condiciones o condicionantes de contexto que, en ltima instancia, son las que determinan los resultados de las decisiones que adopta la empresa durante el proceso. En consecuencia, la estrategia de implementacin debe ser definida de un modo muy especfico en relacin con la organizacin para la que se disea. Esto no es un obstculo para que puedan considerarse algunas alternativas clsicas en torno a las que gira una estrategia de implementacin. La implementacin de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo, ya que implica redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, adems de inversin de tiempo. En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es importante sealar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema, en este caso el ERP no tiene costo, pero se debe establecer un presupuesto para la capacitacin. Los sistemas ERP unifican informacin de las diferentes reas (finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturacin, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo ms fcil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio La implementacin de los ERP no es fcil, se requiere de un largo perodo de implementacin, adems de integrar varios factores que conlleven al xito de la puesta en marcha. Todas las reas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta direccin hasta el departamento de Tecnologas de Informacin. Es importante que los usuarios estn convencidos de los beneficios que se obtendrn con los ERP, pues esto facilitar la implementacin en la empresa.

ANALISIS En la Universidad Privada del Estado de Mxico antes de llevar a cabo la implementacin del sistema oneERP, se llevo a cabo un anlisis que se muestra a continuacin:

FODA
Fortalezas (F): 1. Liderazgo y apoyo por parte de presidencia y vicepresidencia. 2. Implementacin paulatina, empezando por los departamentos de Contabilidad, Recursos Humanos y Relaciones Publicas. 3. Se podr observar informacin estructurada de varios departamentos. Oportunidades (O): 1. Promueve los procesos y actividades del negocio. 2. No existe costo de implementacin. 3. Es un ERP fcil de manejar y muy completo. Debilidades (D): 1. Resistencia al cambio por parte del personal del plantel. 2. Desconocimiento del sistema. 3. Falta de compromiso y tiempo de los empleados.

1. Por medio del liderazgo efectivo crear

estrategias con el agente de cambio externo para una mejora continua. 2. Aumentar los cambios paulatinos de tal forma que genere ms rentabilidad. 3. Crear estrategias de capacitacin al personal para su fcil adaptacin al sistema.

1. Al implementarse el ERP se eficientaran funciones en los diversos departamentos de la universidad. 2. Como no existe costo de implementacin, buscar fondos para capacitacin en el sistema. 3. Mantener la rentabilidad y crecimiento del plantel estableciendo nuevos procedimientos y polticas internas por medio del sistema ERP.

Amenazas (A): 1. Falta de capacitacin del sistema. 2. Que la administracin espere cambios inmediatos cuantitativos. 3. Que la institucin no se adapte rpidamente a dicha tecnologa.

1. Estrategias de cambios para mejorar la eficiencia y ser ms competitivos. 2. Sensibilizar a presidencia y vicepresidencia en que cualquier tipo de cambio es paulatino. 3. Todo cambio genera un costobeneficio que a el paso del tiempo se refleja en el crecimiento.

1.Establecer nuevas formas de comunicacin internas que generaran confianza en el personal y mayor compromiso. 2. Implementar controles administrativos a traves del ERP para medir la eficiencia de las funciones. 3. Crear programas de capacitacin para buscar la integracin y compromiso de los empleados.

Cuadro: FODA de la implementacin del OpenERP en la Universidad Privada del Estado de Mxico.

OpenERP aade en la mayor parte de sus reas herramientas de anlisis y generacin de reportes, con lo que la gestin y visualizacin de la informacin se simplifica. Integracin Facilidad de uso Accesibilidad

Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la organizacin. Aqu algunos de los beneficios que podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos: Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integracin entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversin Fuente de Infraestructura abierta

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Realizado el anlisis de dicha implementacin, se puede concluir que los beneficios que tendr la implementacin del openERP en la Institucin, sern: Integracin de la informacin financiera. Siempre se busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios nmeros financieros, finanzas tiene su propio juego de nmeros, el rea de ventas tiene otra versin y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus nmeros propios referente a cuanto estn contribuyendo para la empresa. Con la implementacin este ERP todos tendrn solo una versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar unificado. Integracin de la informacin de las Licenciaturas - Con este sistema ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los prospectos de alumnos, desde que solicitan la informacin hasta que se inscriben. Esto en lugar de tener varios sistemas, ya que por lo regular se originan problemas de comunicacin entre los sistemas. Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos) Especialmente en este departamento se tendr un mtodo unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. Se tendr un mejor registro de ellos y el seguimiento adecuado. Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son ms que unas representaciones genricas de las formas tpicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayora de los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus caractersticas que lo hacen nico. La mayora de los sistemas de ERP fueron diseados para ser usados para las compaas industriales discretas. Sin embargo hay industrias que se han relacionado fuertemente con los vendedores de ERP para que estos desarrollen su centro de negocios en base a las necesidades de la empresa como en este caso en particular a una empresa de servicio como la Universidad.

BIBLIOGRAFIA 1.- Cohen, D y Asin E. (2000). Sistemas de informacin para los negocios, un enfoque de toma de decisiones. (3ra Ed.) Mxico, D.F: Mc Graw Hill. 2.- Van Gigch , J. (2007). Teora general de sistemas. (3ra Ed.) Mxico D.F: Trillas. 3. - Kenneth, C y Jane, P. (2008). Sistemas de informacin gerencial, administracin de la empresa digital. (10ma Ed.)Mxico D.F: Pearson Prentice Hall. 4.- Gmez, A y Suarez, C. (2009). Sistemas de informacin, herramientas prcticas para la gestin. (3ra Ed.)Mxico D.F: Alfaomega. 5. - James, A y George, M. (2006). Sistemas de informacin gerencial. (7ma Ed.) Mxico D.F: Mc Graw Hill. 6.- Microsoft (2004). Diccionario de informtica e internet. (2da ed.) Mxico D.F: Mc Graw Hill. 7.- Mario, G; Calvo, J: Cervero, J y Fernndez, L. (2002). Anlisis y diseo detallado de aplicaciones informticas de gestin. Mxico D.F: Alfaomega. 8.- Ralph, M y George W. (2000). Principios de sistemas de informacin. (4ta Ed.) Mxico D.F: International Thomson Editores.