Ingeniería de Sistemas y Computación

Pregrado
ISIS- 1404: TI en las Organizaciones

CASO – GLOBAL BIKE INCORPORATED

I. OBJETIVOS
Para esta sesión práctica seguiremos utilizando el caso GBI (cuyo enunciado completo se
encuentra en Brightspace) y específicamente buscamos:
• Entender las ventajas que los ERP brindan a las organizaciones
• Entender las limitantes con las que cuentan los ERP
• Realizar algunas de las actividades del ciclo de ventas (“Order to Cash”) y hacer
consultas usando el módulo “Sales & Distribution” (SD) de SAP-ERP

II. ESCENARIO
Cómo fue descrito en la estrategia de TI de la compañía, GBI inició la implementación de un
modelo de servicios compartido para todos los servicios de TI y como parte de esta iniciativa
implementó un sistema empresarial, específicamente SAP ERP (versión 6.0). En este sistema
empresarial el ciclo de ventas, también conocido como “Order to Cash”, está compuesto por
las actividades mostradas en la figura 1. Este escenario se concentra en las 3 primeras
actividades de dicho ciclo (actividades en verde):
• Actividades de preventa (pre-sales activities): el objetivo de estas actividades es darle al
equipo de ventas de GBI toda la información necesaria para negociar y completar una
venta, por ejemplo: ventas anteriores, comunicaciones anteriores con un cliente particular,
información de contacto, información general de un cliente, entre otras. En otras palabras,
el objetivo es darle al equipo de ventas una vista 360º de los clientes. Este escenario
trabajara específicamente la creación de una cotización (quotation), que es una oferta
para entregar una cierta cantidad de productos específicos, en un período de tiempo
específico, y a un precio predefinido. Y usualmente está asociada a una solicitud de un
cliente, por ejemplo, a una orden de compra o “Purchase Order” (PO).
• Pedidos (sales order): un cliente puede contactar a GBI para hacer un pedido por teléfono
o por internet. Un pedido puede estar asociado a un contrato existente o una cotización.
En nuestro escenario crearemos un pedido usando como referencia la cotización
previamente creada.
• Por último, un pedido debe contener toda la información necesaria para procesar la
solicitud del cliente, por ejemplo, se debe verificar la disponibilidad (check availability),
cuándo se entregará, el punto y la ruta de envío, entre otras. Nosotros terminaremos
nuestra sesión práctica haciendo una revisión del inventario de los productos requeridos.
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Pre-sales Sales Order

Activities Entry

Check
Availability

Receipt of Pick
Customer Payment Materials
Invoice Pack
Customer Materials
Post Goods
Issue
Ilustración 1. Proceso orden de ventas en industrias

III. INSTRUCCIONES

El desarrollo de este escenario se realizará en dos etapas. Primero, deberán seguir el tutorial
presentado con base en el cliente Big Apple Bikes para familiarizarse con la herramienta.
Seguidamente, deberán responder las preguntas y entregar las capturas mencionadas en los
entregables con base en el cliente Airport Bikes. Para la segunda parte, deberá seguir los
mismos pasos del tutorial cambiando los códigos al cliente correspondiente.

La información asociada a las dos órdenes de venta que crearemos es:

Cliente Big Apple Bikes Airport Bikes

Código Cliente 2018 13015

Ubicación New York, EU Neu-Isenburg, Alemania

20 “Professional Touring Bike

Cotización solicitada 10 Deluxe Touring Bike (Black)
(Black)” (PRTR1655)
Canal de
Venta al por Mayor Venta al por Mayor
distribución
Ubicación de la Este de Estados Unidos (sales Alemania del Sur (sales
venta organization: UE00) organization: DS00)
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GBI le da al cliente un plazo GBI le da al cliente un plazo

Plazo para aceptar o
que va desde la fecha actual que va desde la fecha actual
rechazar la
hasta la fecha de hoy más 8 hasta la fecha de hoy más 8
cotización
meses. meses
Número orden de
1234 + los 4 últimos dígitos de 9876 + los 4 últimos dígitos de
compra (PO
su carné su carné.
number)

Tabla 1: Información del caso

ENTREGABLES:

Usted debe entregar por Brightspace un documento Word o pdf que incluya:

• (30%) Las condiciones que se están aplicando a la cotización solicitada por el cliente
“Airport Bikes”. Específicamente: ¿Cuál es el precio de cada bicicleta? ¿Cuál es la
ganancia por cada una? ¿Cuál es la tasa de cambio utilizada entre USD y EUR? Tome
un pantallazo de dichas condiciones antes de guardar la cotización (quotation) o
desplegándola, usando el código de creación de esta.
• (20%) El pedido (sales order), vinculado a la cotización para el cliente “Airport Bikes”.
Tome una captura de pantalla antes de guardarla.
• (25%) ¿Existe la suficiente cantidad de producto en la planta de Heidelberg para
hacer el despacho? Tome una captura de pantalla al inventario.
• (25%) ¿Cuál fue el producto más vendido y la cantidad de este de la división Bicycle
en el Este de Estados Unidos durante este año usando todos los canales de
distribución? Tome una captura de pantalla al listado de pedidos realizados
durante ese periodo.

IV. TUTORIAL
1. Ingreso a la herramienta “SAP Fiori”.

• Ingresar al siguiente enlace:

https://helsinki.cob.csuchico.edu:8001/fiori

• Una vez se haya ingresado, llenar la información con el usuario, la contraseña y el

mandante que su profesor le ha asignado. Para seguir este tutorial correctamente
se recomienda seleccionar el idioma EN-English
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Ilustración 2: Ingreso del usuario a la interfaz de SAP-fiori

IMPORTANTE: la herramienta le solicitará el cambio de contraseña, asegúrese de recordar

la nueva contraseña para futuros ingresos a la herramienta (después de tres intentos
fallidos su cuenta quedará bloqueada).

En este punto ya se encuentra dentro del ERP de GBI, la herramienta le mostrará la siguiente
imagen. La aplicación se divide en categorías y aplicaciones, por ejemplo, al ingresar se
muestran alguna de las aplicaciones que componen a la categoría Controlling,
desplazándose hacia abajo o seleccionando otra categoría se pueden seguir explorando las
aplicaciones. En todo caso, si se necesita una aplicación en específico, en la parte superior
derecha se tiene la opción de buscar la aplicación.

Categorías

Aplicaciones

Ilustración 3: Menú de inicio

2. Cotización (quotation):
Seleccione en el menú de la derecha la categoría Sales and Distribution y luego
seleccione la aplicación Manage Sales Quotations:

Ilustración 4: Ubicación de la aplicación Manage Sales Quotations, de donde también se

pueden crear las cotizaciones
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Para crear la cotización se debe seleccionar el botón Create Quotation

Ilustración 5: Botón para crear una cotización desde Manage Sales Quotations

Para crear cotización para el cliente “Big Apple Bikes”, ingrese los valores que se muestran
a continuación:

• Quotation Type: el código asociado a una cotización es “QT”

• Sales Organization: esto corresponde a la ubicación geográfica general de la venta, en
este caso “UE00” corresponde al “Este de Estados Unidos” (United States East).
• Distribution Channel: la unidad organizacional solo dispone de un canal de distribución
“WH” que corresponde a “Ventas al por mayor” (Wholesale)
• Division: la división se refiere a la línea de negocio. Existen 3 divisiones de ventas asociadas
al canal de distribución escogido: Cross-division (00), accesorios (AS) y bicicletas (BI). Para
este caso seleccione la opción “BI”.
• Sales Office y Sales Group: se dejan el blanco, cuando se ingrese el cliente al pedido, el
sistema asignará estos valores de forma automática según la cobertura y disponibilidad
de las oficinas y vendedores.
• Haga clic en el botón Continue en la parte inferior derecha.

• Ilustración 6: Interfaz para crear cotizaciones. Cuando se haya ingresado la información,

se debe seleccionar el botón Continue

Enseguida, se desplegará la ventana de especificación de la cotización, la cual debe ser llenada

como se indica a continuación.
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• Sold to Party y Ship to Party: Se refieren al código del cliente que solicitó la cotización y al
destinatario en caso de que sea aprobada. En el campo Sold to Party ingrese el código
para el cliente Big Apple Bikes seguido de la tecla Enter. De manera automática se
presentará la información del cliente para cada campo (ver ilustración 7).
• Valid From y Valid to: se refiere al plazo en el cual la cotización puede convertirse en un
pedido y conservar los valores estimados. Para este caso, la cotización es válida desde la
fecha actual hasta el “fecha de hoy más 8 meses”.
• Req. Deliv. Date: Se refiere a una fecha de entrega tentativa en caso de que la cotización
se convierta en pedido. Ingrese como fecha de entrega tentativa el “fecha de hoy más
8 meses”.
• Customer Reference: Corresponde al número de la orden de compra envida por el cliente.
Para el caso de Big Apple Bikes, el número de la orden de compra enviada por ellos es
1234 + los 4 últimos dígitos de su carné. Esta casilla corresponde a Cust. Reference.
• Material: En esta columna de la sección “All ítems” deben figurar los códigos de los
productos a cotizar. En la primera fila, en la columna “Material” ingrese el código
DXTR1997 seguido de la tecla Enter. Los datos para la bicicleta “Deluxe Touring Bike Black”
aparecerán de manera automática (ver ilustración 7). Nota: Al hacer doble clic sobre el
material e ir a la pestaña de Conditions, se encuentra más información sobre el manejo
de costos de la cotización.
• Order Quantity: En esta columna se incluye la cantidad de producto (asociado al
producto) que se solicita en la cotización. En este caso, se solicitan 10 bicicletas de turismo
Deluxe Negras.

Cuando la información esté completa seleccione el botón de Save en la parte inferior derecha
y luego el botón Exit en la parte superior derecha.

Ilustración 7: Interfaz para especificar los datos de la cotización. Cuando la información

esta completada se deberá seleccionar el botón Save

Siempre podrá visualizar y editar las cotizaciones creadas en la aplicación Manage Sales
Quotations (como se muestra en la Ilustración 4). Si quiere ver todas las cotizaciones no llene
ningún campo y seleccione el botón de Go. Puede seleccionar cualquiera y consultar la
información necesaria.
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Ilustración 8: Lista de las cotizaciones realizadas

3. Pedido (sales order):

Después de crear la cotización, se asumirá que el cliente acepta la propuesta el mismo
día de su generación. A continuación, mostramos como realizar el pedido (sales order)
vinculado a la cotización realizada para “Big Apple Bikes”. Regrese al menú principal
seleccionando el botón de Regresar o el botón de Home de la parte superior izquierda:

Ilustración 9: Botones de Regresar y Home

En la lista desplegable de la derecha de la herramienta, seleccione del menú desplegable

la categoría Sales and Distributions y luego la aplicación de Create Sales Order

Ilustración 10: Aplicación para crear un pedido.

En la pantalla de crear pedido, ingrese los valores como se muestra a continuación usando
el botón de la lupa que se muestra frente a cada campo.

• Order Type: El código asociado a un pedido estándar es “GCTA”

• En los demás campos aparecerá la información de la última cotización generada.
Asegúrese de que corresponda a la información de la cotización realizada para “Big Apple
Bikes”.
• Para asociar el pedido a una cotización ya existente, haga clic en el botón Create With
Reference
• A continuación, se despliega una pestaña. En la pestaña de Quotation, en el campo
Quot, debe hacer clic para sobre la lupa
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Ilustración 11. Crear el pedido con la referencia de la cotización creada anteriormente.

En la pantalla emergente Sales Document, vaya a la pestaña Sales document

according to customer PO number y en el campo Purchase order no. Escriba el código
que se le asignó a la orden de compra en la cotización realizada, es decir: 1234 + los 4
últimos dígitos de su carné. Ahora haga clic en aprobar.

Ilustración 12. Buscar la cotización

A continuación, haga doble clic sobre alguno de los campos de la cotización encontrada.

Ilustración 13. Cotización encontrada

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Para hacer válida la asociación, haga clic en el botón Copy.

Ilustración 14: Copiar los datos de la cotización

Aparecerá la pantalla de creación de pedido, con los elementos de la cotización. Pueden

realizarse modificaciones o correcciones en el caso de que el cliente haya cambiado la
información del pedido que quiere hacer. Así, es necesario volver a ingresar el número
de la orden de compra emitida por el cliente y la fecha. Para ello, ingrese en Cust.
Reference 1234 + los 4 últimos dígitos de su carné y en Cust. Ref. Date la fecha de hoy
seguido de la tecla Enter. Cuando haya terminado, haga clic en la opción Save

Ilustración 15. Interfaz con las especificaciones del pedido.

En la parte inferior de la pantalla debe aparecerá un mensaje con el código de orden

similar a la pantalla siguiente.

Ilustración 16. Pedido creado

Recuerde que usted siempre podrá volver a consultar el pedido usando la misma ruta
que usó para crearlo, pero en vez de usar la aplicación de Create, debe usar la aplicación
de List Sales Order, que también se encuentra en la categoría de Sales and
Distribution:
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Ilustración 17: Aplicación de List Sales Orders

Luego de entrar a la aplicación debe ingresar en la casilla Customer Reference 1234+

el número de su carné y seleccionar el botón Execute.

Ilustración 18: Interfaz para buscar un pedido

Para ver su orden presione sobre la casilla del lado izquierdo.

Ilustración 19: Pedido encontrado. Para ver los detalles se puede seleccionar la casilla
resaltada al lado izquierdo.

4. Revisión de Inventario (stock overview):

Antes de realizar el envío de las bicicletas al cliente, se debe verificar que se cuenta con
la cantidad suficiente de las bicicletas de la referencia requerida. A continuación, se
presenta el procedimiento para verificar el inventario de la referencia DXTR1997, la cual
fue solicitada por el cliente Big Apple Bikes, en la sucursal del Este de Estados Unidos.

Para ello, regrese al menú principal e ingrese a la categoría Materials Management y

de clic en la aplicación Manage Stock
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Ilustración 20: Ubicación de la aplicación Manage Stock

Para ver el inventario de Miami, se debe ingresar el campo Material y seleccionar la planta
en Plant. Automáticamente se despliega la información:

Ilustración 21: En el campo de Material se debe colocar DXTR1997 y en Plant se debe

seleccionar la planta de Miami

Como podemos observar en la ilustración 21, la planta cuenta con suficiente stock para
realizar el despacho del pedido anteriormente generado.

ANEXO
Para responder a la pregunta sobre el producto más vendido vaya a la aplicación List Sales
Order (ver ilustración 22). Acá podrá modificar los datos (Created on -to, Sales order) según
sea necesario.
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Ilustración 22. Generación de informes de órdenes de venta

Nota: Tenga en cuenta que este escenario fue alterado para que fuera más sencilla la experimentación
y no refleja el estado actual ni el número de pedidos reales de la organización.