Eva Santillán, PMP

Marzo 2009
 Día 1

TEMA DESCRIPCION
1 Presentación del Seminario
2 Introducción a la metodología
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
3 (Introducción)

Gestión de Proyectos 03/02/2009 2

 Comienzo en hora = Fin a la hora

Calendario:
Miércoles 4 de marzo – Sábado 14 de marzo

Horario de Clases:
Miércoles, jueves y viernes : 18:00 a 20:30
Flujo de información

Sábados: 9:00 a 18:00

Gestión de Proyectos 03/02/2009 3

 Presentación del  Ejercicios
Tema
¡Tengo una
oportunidad
para ti!

Anterior Gerente de
Proyecto

Gestión de Proyectos 03/02/2009 4

 Nombre
Lugar de trabajo (área/ciudad)
Experiencia en Gestión de Proyectos
Trabajo actual
Expectativas sobre el curso

Gestión de Proyectos 03/02/2009 5

Eva Santillán, PMP
Marzo 2009
Gestión de Proyectos 03/02/2009 7
 Es un esfuerzo que tiene un inicio y un final
 Crea un producto, servicio o resultado único
 Se elabora progresivamente. Las características
distintivas de cada proyecto, se van detallando
progresivamente a medida que el proyecto se
va comprendiendo mejor.

Un estudio realizado por Standish Group en 2004, señala que solamente el

34% de los proyectos son exitosos. (Rita Mulcahy, 2005)

Gestión de Proyectos 03/02/2009 8

 Es una profesión
 Es una ciencia y un arte que sigue un proceso
sistémico
 Puede involucrar elementos técnicos y
procesos, pero también responsabilidades y
niveles de autoridad.

Gestión de Proyectos 03/02/2009 9

 Es un grupo de proyectos que se gestionan
coordinadamente porque utilizan los mismos
recursos. Los resultados de un proyecto
alimentan a otro o cada uno es parte de un
“proyecto” mas grande que ha debido
fraccionarse en proyectos mas pequeños.
Esta coordinación permite reducir el riesgo,
generar economías de escala o mejorar el
manejo.

Gestión de Proyectos 03/02/2009 10

 Es un departamento que centraliza la gestión
de proyectos dentro de una organización.
Puede tener tres roles:
 Proveer políticas, metodología y formatos
estándar
 Proveer soporte y guía sobre cómo manejar
proyectos, entrenar en la metodología, uso
de herramientas
 Proveer Gerentes de Proyecto y ser
responsable por los resultados de los
proyectos ejecutados
Gestión de Proyectos 03/02/2009 11
 Costo

Tiempo Alcance

Gestión de Proyectos 03/02/2009 12

 Costo

Riesgo Calidad

Tiempo Alcance

Satisfacción del
Cliente
Gestión de Proyectos 03/02/2009 13
 Es importante considerar que un gerente de
proyecto puede ser exitoso aún cuando no
tenga formación técnica relevante; sin
embargo, no puede carecer de habilidades
en gestión de personal, habilidades de
relacionamiento y de alta gerencia como son
negociación, liderazgo y mentoría

Gestión de Proyectos 03/02/2009 14

 Personal de la
propia
Organización

Personal de
Proveedores otras
organizaciones

Gerente de
Proyecto

Usuarios

Clientes
Ejecutivos

Gestión de Proyectos 03/02/2009 15

Cualquier persona o grupo cuyo interés puede
impactar positiva o negativamente en el
proyecto; esto incluye:
 Gerente de Proyecto
 Cliente
 Organización que ejecuta el trabajo
 Equipo de proyecto
 Patrocinador
 Oficina del proyecto
 Alguna persona u organización que ejerza
poder sobre el proyecto

Gestión de Proyectos 03/02/2009 16

 Identificarlos a todos
 Determinar todos los requerimientos de cada
uno
 Determinar sus expectativas
 Comunicarse clara y apropiadamente
 Manejar su influencia

La forma cómo maneje la relación con

los distintos actores, será un factor
de éxito del proyecto
Gestión de Proyectos 03/02/2009 17
Necesidades Peticiones, ideas
Requerimientos Aspectos deseados para el producto/servicio
futuro
Exclusiones Aspectos no incluidos en el producto o
servicio futuro
Especificaciones Compromisos para el producto/servicio futuro
Línea de base Especificaciones más / menos cambios
aprobados

Gestión de Proyectos 03/02/2009 18

 Ventajas
Manejo más fácil de
especialistas
Los miembros del equipo
reportan únicamente a un
supervisor
Los recursos con perfiles
similares están centralizados. muy poca o ninguna
La compañía está agrupada
por especialidades
Gestión de Proyectos
Desventajas
Las personas ponen mas
atención a su especialidad en
detrimento del proyecto
No hay plan de carrera en
Gerencia de Proyectos
El Gerente de Proyecto tiene
autoridad
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 Ventajas Desventajas
Organización eficiente de Las personas no tienen una
proyectos posición segura a la cual
regresar cuando termina el
proyecto
Lealtad al proyecto Duplicidad de instalaciones
y funciones
Comunicación mas eficiente que Uso menos eficiente de
en la estructura funcional recursos

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 Ventajas
Alta visibilidad de los objetivos
de los proyectos
Mejora el control del gerente de
proyecto respecto a los recursos
Tienen mas soporte de las
organizaciones funcionales
Máxima utilización de recursos
escasos
Mejor coordinación
Mejor diseminación tanto vertical
como horizontal de la
información
Los miembros del equipo tienen
un lugar para regresar
Gestión de Proyectos
Desventajas
Requiere administración adicional
Los miembros del equipo tienen
mas de un jefe
El monitoreo y control es mas
complejo
Mayores problemas con la
ubicación de recursos
Necesita muchas políticas y
procedimientos
Los Gerentes Funcionales pueden
tener distintas prioridades que
los Gerentes de Proyecto
Mayor posibilidad de conflicto
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 Proyecto
Proyecto
Proyecto Proyecto

Proyecto Proyecto Proyecto

Concepto Crecimiento Madurez Declinación Baja

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 Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final

Fase de
Fase de
Planificación
Cierre

Fase de
Inicio Fases de
Ejecución
Nivel de y control
Actividad

Inicio Fin
Tiempo
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Un proyecto requiere:
 La metodología aplicable para generar el
producto o servicio
 La metodología necesaria para manejar el
proyecto

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 Enfocar el seguimiento en el porcentaje de
avance
 Realizar revisiones de avance informales
(rondando por el área de trabajo)
 Pasar la mayor parte del tiempo
supervisando a los miembros del equipo
 Pedir reducción de los valores estimados
(tiempo, costo)
 Considerar que el diagrama de Gantt es el
Plan de Gestión del Proyecto
 No reservar tiempo para encontrar y
eliminar las causas raíz de los problemas o
desviaciones
 No implantar acciones correctivas para
mantener el proyecto alineado con el Plan
de Gestión definido
 No reevaluar regularmente la efectividad
del Plan de Gestión
 No ser conscientes de que el Gerente de
Proyecto tiene responsabilidades con el
grupo, como descripción de roles y
evaluación de rendimiento
Gestión de Proyectos
 No enfocarse en tener requerimientos
confirmados
 No obtener un compromiso formal del grupo
de proyecto
 No disponer de un sistema de
reconocimiento para el grupo
 No poner atención en los temas de calidad
 No tener un sistema de control
 No disponer de planes de gestión
 No disponer de un plan de gestión del
proyecto o definir métricas para evaluar el
avance
 No reevaluar la precisión o nivel de
cumplimiento del cronograma, el costo y el
alcance
 Ignorar las necesidades de los jefes
naturales de los miembros del equipo
 No tener conciencia de que el proyecto
puede impactar en la reputación de los
participantes
 Responsabilizar a las gerencias superiores
por problemas de cumplimiento
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 Identifique un proyecto con el cual trabajar
durante este curso
 Identifique a los que considera son los
actores que participan en su proyecto
 Defina el tipo de organización a la que usted
pertenece

Gestión de Proyectos 03/02/2009 28

Eva Santillán, PMP
Marzo 2009
 El ciclo de vida del Proyecto define las
actividades requeridas para generar el
producto o servicio.

 Los procesos de Gerencia de Proyecto

describen lo que se debe hacer para manejar
el proyecto y conseguir los resultados
esperados.

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 Planificar Ejecutar

Ajustar Verificar

Definido por Sewhard y luego ajustado por Deming, ASQ Handbook, American
Society of Quality, 1999
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 Procesos de
planificación

Procesos Procesos
de Inicio de cierre

Procesos de
ejecución

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 Límite del
Proyecto

Procesos de
planificación
Entregables Usuario
Final

Patrocinador Datos de Procesos Procesos

entrada de Inicio de cierre

Documentos Activos del

Procesos de Del Proyecto proceso
ejecución

Gestión de Proyectos 03/02/2009 33

 PLANIFICACIÓN EJECUCION CIERRE
IINICIO

CONTROL SEGUIMIENTO

Gestión de Proyectos 03/02/2009 34

 Inicio: Definición y autorización para la ejecución del
proyecto o de una fase del mismo
 Planificación: Definición y confirmación de los
objetivos y planificación del curso de acción requerido
para cumplir con los mismos
 Ejecución: Integración del grupo y de los recursos
que van a ejecutar el plan de proyecto y las tareas para
producir el servicio o producto


Gestión de Proyectos 03/02/2009 35

 Seguimiento y Control: Medición y seguimiento
regular del progreso, para identificar desviaciones
respecto al plan inicial, a fin de tomar las acciones
correctivas que sean necesarias para lograr los objetivos
propuestos
 Cierre: Formalizar la aceptación del producto, servicio
o resultado comprometido, y conseguir un cierre
ordenado del proyecto o de la fase del proyecto.

Gestión de Proyectos 03/02/2009 36

 Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final

Procesos
de
Nivel de Ejecución
Procesos de
Actividad Planificación
Procesos
Procesos
de Cierre
de Inicio
Procesos de Control

Arranque Fin de
de Fase Tiempo Fase
 Integración
 Alcance
 Tiempo
 Costo
 Calidad
 Recursos Humanos
 Comunicaciones
 Riesgos
 Subcontratación

Gestión de Proyectos 03/02/2009 38

Áreas de Grupos de Procesos
Conocimiento Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

Integración •Estatuto del •Plan de Gestión •Dirección •Control del •Cierre del
Proyecto del Proyecto del trabajo proyecto
•Definición •Definición Proyecto •Manejo
inicial del detallada del integrado del
proyecto Proyecto cambio
Alcance •Plan de Gestión •Verificación
del Alcance •Control
•Definición del
alcance
Tiempo •Definición de •Control del
las actividades cronograma
•Secuencia de
las actividades
•Estimación de
duración
•Desarrollo del
cronograma
Gestión de Proyectos 03/02/2009 39
Áreas de Grupos de Procesos
Conocimiento Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

Costo Estimación Control del

Presupuesto costo
Calidad Plan de Gestión Aseguramient Control de la
de la Calidad o de la Calidad
calidad
R. Humanos Plan de Gestión •Conformació Administraci
de RRHH n del equipo ón del
•Desarrollo al equipo
equipo
Comunicaciones Plan de Distribución Ejecución de
Comunicaciones de la reportes
información Manejo de
Actores
involucrados

Gestión de Proyectos 03/02/2009 40

Áreas de Grupos de Procesos
Conocimiento Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

Riesgo •Plan de Gestión •Seguimient

de Riesgos o y control
•Identificación de los
de riesgos riesgos
•Análisis
Cualitativo
•Análisis
cuantitativo
•Plan de
respuesta
Compras •Plan de Compras •Solicitar las •Cerrar los
•Plan de respuestas a contratos
Contratación los
proveedores
•Seleccionar
a los
proveedores
Gestión de Proyectos 03/02/2009 41
 Gran parte del conocimiento y muchas de las
herramientas u técnicas para manejar proyectos, son
únicas para este fin, como las estructuras de
descomposición de tareas, el análisis de ruta crítica, el
método del valor ganado.
 Sin embargo, entender y aplicar estas herramientas,
conocimientos, habilidades y técnicas, no es suficiente
para una buena gestión de proyectos.

Gestión de Proyectos 03/02/2009 42

 Una gestión de proyectos efectiva, requiere que todo el
equipo entienda y utilice el conocimiento de al menos
las siguientes cinco áreas de experiencia:
 PMBOK
 Áreas de aplicación, estándares y regulaciones
 Entendimiento del ambiente en el cual se ejecuta el
proyecto
 Experiencia y habilidades de gerencia general
 Habilidades de relacionamiento

Gestión de Proyectos 03/02/2009 43

 Project Managemnet Body of Knowledge (PMBOK)
 Describe el conocimiento único respecto al campo
de gestión de proyectos, que se sobrepone con las
otras disciplinas
 El PMBOK Guide es una guía de cómo aplicar el
concepto completo de Gestión de Proyectos según la
visión del PMI

Gestión de Proyectos 03/02/2009 44

Las áreas de aplicación son categorías de proyectos que
tienen elementos comunes significativos, pero que no
siempre están presentes en todos los proyectos. Están
definidas generalmente en términos de:
 Departamentos funcionales y disciplinas de soporte como
legal, gestión de inventarios, gestión de personal
 Elementos técnicos como desarrollo de software,
algunos tipos específicos de ingeniería como agua,
ingeniería sanitaria, ingeniería de construcciones
 Especializaciones gerenciales como contratación con el
gobierno, desarrollo comunitario
 Grupos de industria como química, agricultura, servicios
financieros

Gestión de Proyectos 03/02/2009 45

Cada área de aplicación generalmente tiene un conjunto de
estándares y prácticas aceptadas, que se codifican en
regulaciones. La ISO (International Organization of
Standarization) hace la siguiente diferenciación entre
estándares y regulaciones:
 Estándar: Es un documento establecido por consenso y
aprobado por un grupo reconocido de personas, para uso
común y repetitivo a fin de obtener el mejor resultado
en un contexto específico.
 Regulación: es un requerimiento impuesto por el
gobierno que especifica características para productos,
servicios o procesos cuyo cumplimiento es mandatorio.
Un ejemplo es el código de la construcción.

Gestión de Proyectos 03/02/2009 46

Todo proyecto se planifica y ejecuta en un contexto social,
económico y ambiental y por tanto va a recibir impactos
externos esperados y no esperados que deben ser
considerados por el grupo del proyecto
 Ambiente cultural y social: El equipo necesita entender
cómo el proyecto afecta a las personas y cómo éstas
afectan al proyecto
 Ambiente internacional y político: Algunos proyectos van a
requerir una familiarización con la aplicabilidad de leyes
internacionales y costumbres diferentes así como evaluar
el impacto del clima político, los distintos horarios,
idiomas.
 Ambiente físico: El grupo de proyecto deberá estar atento
al impacto que el proyecto puede causar al medio
ambiente, la ubicación geográfica del equipo, otros
impactos.
Gestión de Proyectos 03/02/2009 47
La Gerencia de Proyectos requiere de habilidades
generalmente aplicables a un Gerente General.
 Gestión financiera y contabilidad
 Compras y adquisiciones
 Ventas y mercadeo
 Contratación y legislación comercial
 Manufactura y distribución
 Logística y cadena de abastecimiento
 Planificación estratégica, táctica y operacional
 Estructuras organizacionales, administración de personal,
compensaciones, beneficios, desarrollo de carrera
 Prácticas de salud y seguridad
 Tecnología de la Información
Gestión de Proyectos 03/02/2009 48
Estas habilidades son el fundamento para construir el perfil de
un Gerente de Proyecto, por lo cual es un área de
conocimiento que debe ser reforzada por aquellas personas
que tengan interés en hacer de la Gerencia de Proyectos una
profesión.
 Tecnología de la Información

Gestión de Proyectos 03/02/2009 49

incluye
 Comunicación efectiva
 Habilidad para influir en la organización (hacer que las
cosas pasen)
 Liderazgo
 Motivación
 Manejo de conflictos y técnicas de negociación
 Resolución de problemas

Gestión de Proyectos 03/02/2009 50

 Gestión de Programas: La gestión de programas es la
gestión centralizada y coordinada de un grupo de
proyectos para lograr el objetivo estratégico y los
beneficios del programa (grupo de proyectos inter
dependientes)
 Gestión de Portafolios: Un portafolio es una colección de
proyectos o programas que se agrupan para facilitar el
gestión efectiva del trabajo que permita conseguir un
objetivo específico de negocio.

Gestión de Proyectos 03/02/2009 51

 Sub proyecto: Es una forma de organizar de manera
eficiente proyectos extensos a fin de lograr unidades de
manejo mas adecuadas. Pueden ejecutarse de forma
autónoma y contratados con proveedores externos
 Oficina de Proyectos: Es una unidad que centraliza y
coordina el manejo de proyectos bajo su dominio.

Gestión de Proyectos 03/02/2009 52

 Ejercicio:
 Señale que particularidades quisiera conocer respecto
al PMI, a fin de revisarlas el último día del curso

Gestión de Proyectos 03/02/2009 53