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2
◦ Nombre
◦ Formación profesional
◦ Área de Trabajo
◦ Expectativa del evento
3
Aplicar una metodología clara de maduración y
ejecución de proyectos (gatekeeping)
Tener disciplina (es un error grave “cortar
camino”)
Desarrollar y mantener las competencias en PM
Asegurar la cultura de PM en toda la organización
(de la estrategia a la operación)
Se debe mejorar continuamente en la efectividad
del uso del capital
Tener un dueño y responsable de la Gestión de
Proyectos (PMO)
Los proyectos van detrás del dinero
Fuente: IPA 7
Fuente: IPA
Fuente: IPA 9
Value of Best Practices
0.4
0.3
Performance
0.2
Better
0.1
-0.1
-0.2
4th Quartile 3rd Quartile 2nd Quartile 1st Quartile
Low High
Practice Use
Fuente: CII
◦ Nombre
◦ Formación profesional
◦ Área de Trabajo
◦ Expectativa del evento
11
Introducción
Project Management Office
Megaprocesos PMO
Disciplina de Capital
Maduración y gestión de
proyectos
Conclusiones
12
¿ Modelo de PMO Estrategias para
deseado ? Alineación e Interacción
Roles & Responsabilidades
TIPOS DE PMO
MODELO 1 - PMO REPOSITORIO DE PROYECTOS
críticos.
Se requiere una actuación fuerte y objetiva de la Dirección de la PMO, bien como un
equipo con elevada experiencia y competencia en la gestión de proyectos y familiaridad
con las áreas de negocio de la Empresa, para facilitar la interacción. (Estrategia: Equipo
PMO competente (que soporta los temas internamente), Equipos Extendidos en los
Negocios, Apoyo de Expertos Internacionales por demanda)
Petrobrás (Transpetro)
Híbrido de los Modelos Petrobrás (Refinación)
1, 2 y 3 Petrobrás (Suministro y Mercadeo)
DOW Chemical
Característica
1
PMO3 metodología y coordina Proyectos y proyectos a través
estándares en comunicaciones y los Gerentes de trabajo conjunto
PMO Proyectos monitorea de Proyectos. PMO-UN
desempeño de
EMPRESARI
proyectos.
AL
PMO2 Identifica Entrenadora y Gestión Soporte para
brechas y mentora directa de los consolidación y
Roles & Responsabilidades
Atributo
20
RESUMAMOS: FUNCIONES DE LA PMO
21
Introducción
Project Management Office
Megaprocesos PMO
Disciplina de Capital
Maduración y gestión de
proyectos
Conclusiones
22
Estructura e Interfases
UNIDADES
DE
NEGOCIO
Resultados de la evaluación
24
Introducción
Project Management Office
Megaprocesos PMO
Disciplina de Capital
Maduración y gestión de
proyectos
Conclusiones
26
27
Inversión: Portafolio de Inversiones:
Capital que se invierte Conjunto de proyectos
estructurados y optimizados,
buscando que más adelante se
que maximizan el retorno para
genere una serie de beneficios la Empresa a un nivel de riesgo
que justifiquen desde el punto dado y maximiza la probabilidad
de vista económico las de alcanzar las metas
inversiones que se realizaron corporativas. Está conformado
inicialmente por oportunidades cuya
orientación fundamental es
• Se han logrado los aumentar la cantidad de activos
objetivos del productivos de la empresa,
proyecto? representados principalmente en
• Los objetivos del un mayor nivel de reservas y en
proyecto no podrán la obtención de una mayor
ser alcanzados? capacidad productiva y de
• eficiencia operativa.
INICIO
Existe la necesidad de
cancelar el proyecto?
FIN
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Introducción
Project Management Office
Megaprocesos PMO
Disciplina de Capital
Maduración y gestión de
proyectos
Conclusiones
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Proyecto de Crecimiento
Continuidades
PROYECTOS = Proyecto de Optimización Operativas
Estudios
Clasificación de proyectos
Impacto
Presupuesto
Financiero VPN Calificación MEGA
Total
- Relacion B/C - Matriz RAM PROYECTOS ESPECIALES A B C
Proyecto(US$)
Tarifa
39
Fuente: IPA 41
Costos Directos
Estimación
Presupuesto
de Costos Costos Indirectos
Contingencias
Precisión
Tolerancia
Escalación
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Marco de Referencia: Modelos de la Industria
IDENTIFICACIÓN SELECCIÓN DE DEFINICIÓN Cierre ENTRADA EN
DE LA LA EJECUCIÓN
DEL PROYECTO Técnico OPERACIÓN
OPORTUNIDAD ALTERNATIVA
Asegurar la evaluación
OBJETIVO
• Estudio de nivel
gestión de riesgos. conceptual gestión de riesgos. técnico • Registro de Lecciones
• Gestión de involucrados • Entregables de • Informe de la medición • Informe de evaluación aprendidas
• DSD estimación de costos, del nivel de definición Ex post técnica
• Registro de Lecciones alcance y cronograma y • DSD • Registro de Lecciones
aprendidas gestión de riesgos. • Registro de Lecciones aprendidas
• Caso de Negocio • Informe de la medición aprendidas
del nivel de definición • Caso de Negocio
• DSD actualizado
• Registro de Lecciones
aprendidas
• Caso de Negocio
actualizado
PREGUN TA CLAVE
44
FASE 1: IDENTIFICACIÓN DE LA OPORTUNIDAD
Ideas clave Proceso
45
Grupos de Actividades
Procesos
Revisión de factores de entorno
Definición de un plan para la Fase 1
Planeación
Definición de un plan de actividades para la Fase 2
47
Datos Generales
Estimación de Costos del Proyecto
Descripción de la Oportunidad/ Programa / Proyecto
Prácticas de Incremento de Valor
Medición del Nivel de Definición
Análisis de riesgos
Estrategia de contratación
Programación
Análisis Financiera
Beneficios fiscales aplicables al proyecto
Estrategia de cierre y capitalización del proyecto
Plan de trabajo para la siguiente fase
Equipo de la Oportunidad / Proyecto
Equipo soporte para la toma de decisión
Vo Bo Responsable / Dep. Técnico / DPY
Recomendaciones
Vo Bo Tomador de la Decisión 49
• Introducción
• Definiciones
• Introducción al MMGP
Fase 1 - Identificación de la oportunidad
• Fase 2 – Selección de la alternativa
• Fase 3 - Definición del Proyecto
• Fase 4 - Ejecución
• Fase 5 – Entrada en Operación
Preguntas y Evaluación
50
FASE 2: SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA
Ideas clave Proceso
51
Grupos de Actividades
Proceso
Definición de un plan de actividades para la Fase 3
Planeación
Actualización de la información de la oportunidad en las herramientas
Monitoreo y corporativas
Control Evaluación del Índice de Definición del Proyecto
54
EDT = (Estructura de Desagregación del
Trabajo).
La EDT es un análisis orientado a los
resultados del trabajo involucrado en el
proyecto para definir el alcance total del
proyecto.
Es un documento fundamental para la gestión
de proyectos porque proporciona las bases
para planear y administrar los cronogramas
del proyecto, así como los costos y los
cambios.
55
Implica subdividir los componentes
principales en componentes más pequeños
para:
◦ Mejorar la precisión de los estimados de costos,
tiempo y recursos a utilizar.
◦ Definir la línea base de medición para obtener el
progreso físico y hacer control.
◦ Facilitar la asignación de responsabilidades.
56
IDENTIFICACIÓN SELECCIÓN DE DEFINICIÓN Cierre ENTRADA EN
DE LA LA EJECUCIÓN
DEL PROYECTO Técnico OPERACIÓN
OPORTUNIDAD ALTERNATIVA
Asegurar la evaluación
OBJETIVO
61
FASE 3: DEFINICIÓN DEL PROYECTO
Ideas clave Proceso
Principales entregables
5%
10%
•PEP
Maduración
•Estudio de nivel básico
Ejecución •Entregables de estimación de costos, alcance
y cronograma y gestión de riesgos.
Decisión
•Informe de la medición del nivel de
definición
85%
•DSD
•Registro de Lecciones aprendidas
•Caso de Negocio actualizado
63
Grupos de Actividades
Procesos
Actualización de la información de la oportunidad de negocio en
Monitoreo y las aplicaciones de portafolio
Control
Evaluación del Índice de Definición del Proyecto
Completar el equipo del proyecto
Elaboración del estudio de nivel básico
Aplicación integral de las prácticas de alcance, programación,
Ejecución
costos y riesgos
Elaboración del Plan de Ejecución del Proyecto
Aplicación de prácticas de incremento de valor
Aplicación de la práctica de lecciones aprendidas
Cierre Consolidación de la documentación del proyecto
Presentar entregables del proyecto
65
CONTENIDO
Plan de gestión de
costos
(Estimación de costos
entre -15% a +25%).
66
• Introducción
• Definiciones
• Introducción al MMGP
Fase 1 - Identificación de la Oportunidad
• Fase 2 – Selección de la Alternativa
• Fase 3 - Definición del Proyecto
• Fase 4 - Ejecución
• Fase 5 – Entrada en Operación
Preguntas y Evaluación
74
FASE 4: EJECUCIÓN
• Retroalimentación de la entrada en
operación
• Cierre técnico
Actividad crítica Vs Esfuerzo
• Evaluación ex post técnica
Principales entregables
5% 5%
•Estudio de nivel detallado
Maduración
•Caso de Negocio actualizado
Ejecución •Entregables de cierre técnico
•Informe de evaluación Ex post técnica
Decisión •Registro de Lecciones aprendidas
90%
75
Grupos de Actividades
Procesos
Seguimiento a los planes de gestión definidos en Fase 3
Seguimiento y control de la ejecución del proyecto con los indicadores de valor
Monitoreo y ganado, hitos y causación. (IEC, IEP)
Control
Gerencia del cambio del proyecto (Control de cambios)
Ejecución, monitoreo y control del Plan de Gestión de Riesgos
Elaboración del estudio de nivel detallado (a partir de la Ingeniería Básica)
Ejecución Ejecución de la estrategia de compra y contratación
Construcción y montaje (conciliar PEP del proyecto y de los contratistas)
Realizar la evaluación Ex post técnica
Transferencia de información y conocimiento necesarios para la Fase de
operación del proyecto
Precomisionamiento y comisionamiento de los equipos e instalaciones
Cierre Elaboración del protocolo de entrega del producto al cliente
Generación y aplicación de lecciones aprendidas
Ejecución del procedimiento de cierre y capitalización del proyecto
Inicio de la puesta en marcha
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QUIÉNES ► Cliente
PARTICIPAN? ► Líder del proyecto
► Otros interesados
78
79
80
¿Qué es EVM? (En español, Gerencia del Valor
Ganado) Es una metodología ó técnica
utilizada para medir y comunicar el progreso
físico real de un proyecto a partir del trabajo
completado (Alcance) y de los costos reales
incurridos para completar ese trabajo. Tiene:
◦ Variables de estado: BAC, PV, EV, AC
◦ Variables de evaluación: CPI, SPI, CV, SV
◦ Variables de pronóstico: ETC, EAC
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• Introducción
• Definiciones
• Introducción al MMGP
Fase 1 - Identificación de la Oportunidad
• Fase 2 – Selección de la alternativa
• Fase 3 - Definición del Proyecto
• Fase 4 – Ejecución
• Fase 5 – Entrada en Operación
Preguntas y Evaluación
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FASE 5: ENTRADA A OPERACIÓN
Cierre
Estabilización Evaluación Ex
administrativo
de la Operación Post integral
y financiero
Principales entregables
Maduración
Ejecución •Entregables de cierre administrativo y
100% financiero
Decisión •Informe de evaluación Ex post integral
•Registro de Lecciones aprendidas
90
Categoría Actividades
92
Acciones evaluativas en el ciclo de vida del proyecto
Una vez terminada Actividades Acción
Etapa Temporalidad
las Fases de
propias evaluativa
Identificación, Evaluación de
desarrollo se pueden
Preparación
formulación - necesidades y Evaluación Ex ante
(Antes del proyecto)
planificación potencialidades
hacer dos tipos de
Implementación Ejecución y Evaluación de Evaluación
evaluación: (Durante el proyecto) seguimiento progreso Intermedia
Evaluación de
Evaluación Evaluación
resultados e Evaluación Ex post
(Después del proyecto) posterior
impacto
93
95
Introducción
Project Management Office
Megaprocesos PMO
Disciplina de Capital
Maduración y gestión de
proyectos
Conclusiones
96
Acciones requeridas para la Implementación (PMO Modelo 4)