PROCEDIMIENTO CÓDIGO PR-VT-03A

FECHA 15-JUL-05

“Proceso de Preventa” REVISIÓN

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MY CARD
S.A. DE C.V.
PROCEDIMIENTO

“Proceso de alta de clientes”

REVISÓ

Lic. Guadalupe Ríos Nieto

Jefe de Ventas
APROBÓ

LIC. HECTOR KAHWAGI RAGE

Gerente General

PR-VT-03A COPIA ASIGNADA A:

NÚMERO
FECHA REVISIÓN Ing. Miguel Vega Pimentel DE COPIA

15-JUL-05 PUESTO Jefe de Ventas 01

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I. ORGANIGRAMA

II. PROCEDIMIENTO

II.1. PROPÓSITO:

Establecer las actividades necesarias para efectuar el registro de nuevos clientes con toda la
información necesaria para proporcionar un excelente servicio de venta, posventa y servicio.

II.2. RESPONSABILIDAD

Ejecutivas: Registrar a los nuevos prospectos o clientes con todos los datos necesarios para
envío de información, remisiones, facturación, envío de materiales, etc.

Supervisión: Revisar la información registrada por clientes o prospectos para asegurarse de

que están completamente contestados los campos de información mínima obligatoria.

Estar enterados de cuáles son los objetivos de registro de información de los clientes y
prospectos.

Determinar durante el proceso de registro, gustos o preferencias en el servicio de venta y

entrega de productos al cliente.
Llevar a cabo una revisión y actualización de los datos del cliente en cuanto a domicilios
fiscales, y de entrega de producto.

Interactuar directamente con ventas para la actualización de esta información.

Generar un archivo / reporte actualizado cada mes como mínimo.

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Mantener informado al supervisor de los prospectos encontrados a fin de que este realice los
apoyos necesarios, para convertirlos en clientes de la empresa.

II. 3. ALCANCE

Este Procedimiento cubre las funciones de My Card S.A. de C.V., de registro de información
de clientes y prospectos.

III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

 La hora de entrada es de 7:45 a.m. con tolerancia de 15 min.

 Queda estrictamente prohibido ir a casa y/o salirse de ruta durante el horario de

trabajo.

 Es responsabilidad del personal ejecutivo recabar toda la información necesaria para

el registro de clientes y prospectos.

 Los objetivos marcados para el área de ejecutivas de cuentas deben cumplirse al día
y en el caso de que no se dé el cumplimiento deberá buscar el apoyo de su
supervisor para lograr el cumplimiento.

 Se dispone de un horario para almorzar que debe de iniciar entre 10:00 y 10:30 a.m.

 Queda estrictamente prohibido el uso del teléfono de la oficina para llamadas

personales.

 Se debe cubrir con los requisitos mínimos de presentación.

 El personal no puede retirarse de la empresa sin el registro de salida avalado por el

supervisor en turno.

 Cada mañana se llevará a cabo una reunión para ampliar o explicar los cambios o
sugerencias que permitan hacer más eficiente la labor diaria.
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IV. FORMATOS DE REGISTRO DE CLIENTES O PROSPECTOS

Cpo. Descripción Tipo datos

1 Nombre de Cliente / Empresa Obligatorio
2 Nombre de Cliente / persona contacto Obligatorio
3 Posición administrativa de persona contacto Obligatorio

4 Tipo de producto solicitado; descripción 1 Obligatorio

5 Tipo de producto solicitado; descripción 2 Obligatorio

6 Teléfono 1 Obligatorio

7 Teléfono 2 Obligatorio

8 Teléfono fax Obligatorio

9 Teléfono móvil Opcional

10 Dirección fiscal Obligatorio

11 Dirección fiscal 2 Obligatorio

12 Dirección fiscal 3 Obligatorio

13 Dirección postal para entrega no. 1 Obligatorio

14 Dirección postal para entrega no. 2 Obligatorio

15 Dirección postal para entrega no. 3 Obligatorio

16 Teléfono 1 de dirección de entrega Obligatorio

17 Teléfono 2 de dirección de entrega Obligatorio

18 Referencia para dirección de entrega Opcional

19 Datos de facturación 1 Obligatorio

20 Datos de facturación 2 Obligatorio

21 Datos de facturación 3 Obligatorio

22 Condiciones de entrega; empaque. Opcional

23 Condiciones de entrega; embalaje. Opcional

24 Condiciones de entrega; días de la semana Obligatorio

25 Condiciones de entrega horarios Obligatorio

26 Condiciones de entrega; persona que recibe 1 Obligatorio

27 Condiciones de entrega; persona que recibe 2 Opcional

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Datos fidelidad; fecha de nacimiento de persona Obligatorio

28
clave
Datos fidelidad; fecha de nacimiento de persona Opcional
29
clave 2
30 Datos fidelidad; fechas clave Opcional
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V. PROCEDIMIENTO DE LLENADO DE LOS DOCUMENTOS

Anexo 1
Lista de Verificación de nuevos clientes
PROPÓSITO:
Asegurar el correcto funcionamiento de las aplicaciones y procesos administrativos desarrollados
para las funciones de venta de los productos de My Card. Con objeto de proyectar una adecuada
imagen de la empresa.

1. Supervisión Revisar registros del día por inspección visual y generar reporte electrónico
para su revisión

2. Supervisión En caso de errores en la captura de la información generar reporte y

requerir correcciones al personal responsable

MODO DE EMPLEO:
El supervisor de grupo se encarga de tener las listas de verificación para entregarla a sus ejecutivas
para su revisión y/o correcciones
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Anexo 2
Control Semanal de Prospectos y Clientes Nuevos
PROPÓSITO:
Tener un control de los prospectos que visita diario el Preventista o ejecutiva, así mismo permite
tener el control de lo clientes nuevos que capte el Preventista en su ruta. La finalidad de este
formato es retroalimentar al Supervisor para que este mantenga actualizada la cartera de clientes de
la empresa. Este formato deberá llenarse todos los días, ya que es necesario darle mantenimiento
todos los días a la cartera de clientes.
PROSPECTOS
1. RUTA: Anotar la ruta al que pertenece el formato.
2. RESPONSABLE: Escribir nombre y apellidos del Preventista que cubre
la ruta y quien es responsable del llenado del
documento.
3. SEMANA: Escribir el periodo de tiempo comprendido en la
semana para el que se utiliza el documento.
4. FECHA DE CONTACTO: Anotar la fecha en la que se contacto por primera vez
al prospecto.
5. NOMBRE (NEGOCIO, GIRO Y PROPIETARIO):
Anotar el nombre del negocio, el giro al que pertenece
y el nombre y apellidos del propietario del negocio.
6. DIRECCIÓN (MUNICIPIO, POBLACIÓN, COLONIA, CALLE, NÚMERO, REFERENCIAS):
Anotar la dirección completa de la ubicación del
negocio, esto debe comprender el nombre de la calle,
el número, la colonia, el nombre de la población, el
nombre del municipio y alguna referencia que ayude a
identificar al prospecto.
7. TELÉFONO(S): Anotar el número telefónico en donde se pueda
localizar al propietario del negocio.
8. CAJAS: Anotar el número de cajas que le interesa comprar al
prospecto.
9. COMENTARIOS: Escribir algún comentario referente al prospecto, por
ejemplo, día de la próxima visita, preferencia por
alguno de nuestros productos, etc.
CLIENTES NUEVOS
1. NUMERO DE CLIENTE: Escribir le número de identificación del cliente que se
le asigna, para esto el Preventista deberá consultarlo
con el Supervisor.
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2. NOMBRE (NEGOCIO, GIRO Y PROPIETARIO):

Anotar el nombre del negocio, el giro al que pertenece y el nombre
y apellidos del propietario del negocio.
3. DIRECCIÓN (MUNICIPIO, POBLACIÓN, COLONIA, CALLE, NÚMERO,
REFERENCIAS):
Anotar la dirección completa de la ubicación del negocio, esto debe
comprender el nombre de la calle, el número, la colonia, el nombre
de la población, el nombre del municipio y alguna referencia que
ayude a identificar al cliente nuevo.
4. FRECUENCIA Y HORARIO DE VISITA.
Anotar los días de la semana que se visitará al cliente y los horarios
en los que se encuentra el cliente o bien los horarios en los que se
encuentra abierto el establecimiento.
5. CAJAS: Anotar el número de cajas que compró la primera vez.
6. OBSERVACIONES: Escribir las observaciones relevantes en cuanto a los días y horas
de visita o en cuanto a la entrega de producto.
MODO DE USO:
Este documento será llenado por el Preventista conforme hace su recorrido y al término del día lo
entregará al Supervisor para que este actualice el control de clientes por ruta y el libro de ruta. El
Supervisor regresará al Preventista el documento para que este lo lleve al día siguiente a su
recorrido además de darle seguimiento a los prospectos registrados.

Se agradecen comentarios y sugerencias para mejorar y actualizar este documento.

Atte. Métodos y procedimientos.