A4 Pautas para la realización de una auditoría interna

1. Inicio de la auditoría
El primer paso consiste en definir si la auditoría interna va a realizarse por personal de la organización
municipal o por personal subcontratado.

En cualquier caso, se regularán las condiciones de trabajo documentadamente y se comprobará que

el personal que se asigne a los trabajos cumple con las condiciones mínimas exigidas, en cuanto a
formación, conocimientos y experiencia.

Estos aspectos estarán recogidos documentalmente en el procedimiento para la realización de audi-

torías internas medioambientales del Sistema de Gestión Medioambiental.

2. Objetivos y alcance de la auditoría

El objetivo general de la auditoría consistirá en evaluar el desarrollo y la eficacia del Sistema de Gestión
Medioambiental, aunque la auditoría podría estar restringida a determinadas áreas en las que previa-
mente se hubieran detectado no conformidades o bien, a requisitos específicos como por ejemplo,
el cumplimiento de la legislación.

3. Preparación de la documentación
La realización de la auditoría exige la elaboración de una documentación que facilite el desarrollo
correcto de la auditoría.

El auditor acordará con la organización municipal las fechas en las que se realizará la auditoría y el
programa de auditoría, donde se establecerán las actividades a auditar y se facilitará un cronograma
que defina los trabajos a realizar.
Con respecto al programa de auditoría, éste debe recoger datos relativos a:

• el alcance de la auditoría (temas que abarca, actividades objeto de la auditoría, criterios

medioambientales a considerar, período de tiempo cubierto por la auditoría);
• personas/unidades funcionales que serán entrevistadas o visitadas en sus puestos de trabajo;
• personal auditor;
• temas/puntos del Reglamento a tratar;
• fechas/horas de las entrevistas auditor-auditado;
• duración de las entrevistas;
• documentación de referencia/pautas de conducta;
• compromiso de confidencialidad (si ha lugar);
• solicitud/mantenimiento de la documentación auditada.

Una vez elaborada la propuesta del programa se envía a la Alcaldía (Responsable del SGMA) al obje-
to de que merezca su aprobación. Una vez el programa ha sido aprobado, el auditor esperará a la
recepción de la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental enviada por el auditado para
proceder a su revisión.

4. Revisión previa de la documentación por el auditor

El auditor leerá, revisará y preparará con objeto de realizar la auditoría con el mínimo de improvisación
y el máximo rigor, la documentación siguiente:

• Política, objetivos y programas medioambientales municipales.

• Manual de gestión medioambiental municipal.
• Manual de procedimientos de gestión medioambiental municipal.
• Instrucciones técnicas (las que existieren).

Como mínimo se revisará: política, manual del SGMA y declaración medioambiental

5. Elaboración de la “Lista de comprobación” por parte del auditor
Para asegurar la eficacia del proceso de auditoría, el auditor prepara un protocolo técnico o lista de
comprobación (o “check list”), que es un documento que recoge de manera ordenada todas aquellas
cuestiones objeto de evaluación, facilita el proceso de auditoría y evita la pérdida de información. Este
cuestionario ha de elaborarse teniendo en cuenta los criterios establecidos en la documentación del
Sistema de Gestión Medioambiental, y ha de recoger los aspectos necesarios para permitir la valora-
ción del comportamiento medioambiental.

Las listas de chequeo se estructuran por puntos de la norma y permiten asegurar que como mínimo
se evidencia el cumplimiento o no de los requisitos establecidos en el Reglamento EMAS.

6. Reunión inicial
Antes del comienzo de la auditoría, es conveniente que el auditor se reúna con la dirección de la orga-
nización municipal con la finalidad de tratar los puntos siguientes:
• Presentación del equipo auditor.
• Exposición de los objetivos y programa de realización de la auditoría.
• Indicación de la metodología y procedimiento a utilizar y confirmación de la disponibilidad de
los medios necesarios para el desarrollo correcto de la auditoría.

7. Realización de la auditoría
Durante la realización de la auditoría, se seguirá el orden lógico establecido en el programa acordado, el
cual ha de permitir obtener las evidencias de las cuestiones planteadas en la lista de comprobación.

Esta lista de comprobación ha de considerarse un documento guía, que puede sufrir las modifica-
ciones que el auditor considere necesarias en el transcurso de la auditoría, como la inclusión de nue-
vas cuestiones o la eliminación de algunas de las existentes.

El objetivo de la auditoría es determinar la adecuación del Sistema de Gestión Medioambiental para con-
seguir la política y los objetivos medioambientales de la organización municipal, el grado de eficacia del
sistema y la valoración del comportamiento medioambiental de la organización del municipio.

Para obtener las evidencias, el auditor utilizará los siguientes métodos:

• Examen de la documentación del sistema, incluidos registros y otros documentos.
• Entrevistas con el personal.
• Inspección visual de las actividades auditadas.

Los tres modos de obtener evidencias son complementarios y todos son utilizados en el transcurso
de la visita de auditoría.

El auditor examinará el conjunto de los documentos del Sistema de Gestión Medioambiental, inclu-
yendo la política, los objetivos y el programa, el manual y los procedimientos e instrucciones técnicas,
así como los registros relativos a la implantación del Sistema de Gestión Medioambiental. Se actuará
del siguiente modo:
• Evidenciar que la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental contemple los
requisitos establecidos en el Reglamento EMAS.
• Evidenciar que se dispone de la documentación necesaria en los lugares donde ésta se uti-
lice (aunque el auditor ya disponga de ella).
• Solicitar, revisar y comprobar que el auditado ha obtenido los registros que se derivan de la
aplicación de lo recogido en la documentación del sistema.

8. Documentos a revisar:
8.1. Documentos relativos a obligaciones legales:
• Recibos de pagos de tasas obligatorias de actividades: canon de saneamiento, canon de
vertido, tasa de gestión de residuos, canon por abastecimiento de agua, etc.
 • Autorizaciones diversas de actividades: de puesta en marcha, para realizar vertidos de aguas
residuales a la red de saneamiento municipal, gestión de residuos peligrosos, y otros si fuera
necesario de acuerdo a las obligaciones legales del Estado, de la Comunidad Autónoma o
propios de la Entidad Local.
• Documentos comprobativos de control y seguimiento de instalaciones: como los referentes
al control por la emisión de gases contaminantes, gestión de residuos peligrosos, ruidos u
otros, generados por actividades y sobre las que el Ayuntamiento tenga la obligación de
someter a control.
• Permisos y obligaciones derivados de los impactos medioambientales generados por sus ser-
vicios: permiso de vertido de la confederación hidrográfica para los vertidos municipales, del
control de las emisiones de sus instalaciones y de la gestión de los residuos peligrosos, etc.
• Cualquier otro documento o registro referente a sus obligaciones establecidas, consideran-
do todos los ámbitos: europeo, nacional, autonómico y local.

8.2. Registros que evidencien el funcionamiento de las prácticas implantadas para la mejora del com-
portamiento medioambiental:
• Características relativas a la gestión de residuos generados en el municipio, medidas de
minimización, segregación y reutilización, contratos con Ayuntamientos gestoras dedicadas
a la recuperación.
• Información disponible relativa tanto a la gestión medioambiental interna, como a las posibi-
lidades de cooperación con otras entidades.
• Relación de materias primas auxiliares, sus características, consumo, envases que utilizan, etc.
• Registros de compra de materiales, contratos con suministradores o empresas contratadas
donde se fijen condiciones relativas a la gestión medioambiental.
• Sistemas utilizados en el tratamiento de vertidos líquidos, destino de los vertidos.
• Instalaciones eléctricas, especificaciones y estado, consumos eléctricos y de combustibles
y estudios sobre corrección y optimización energética.
• Ordenanzas municipales relativas a la protección medioambiental.
• Diagramas de instalaciones de captación, tratamiento y suministro de aguas, registros de
consumos según procedencia y uso, estudios para la optimización y reutilización del agua.

8.3. Documentación básica del Sistema de Gestión Medioambiental a examinar:

• Política medioambiental.
• Objetivos y metas medioambientales.
• Programas de gestión medioambiental, en el que se recogen las actividades necesarias a
realizar para el cumplimiento de los objetivos y metas medioambientales establecidos.
• Manual de gestión medioambiental: responsabilidades de la organización municipal, así
como las funciones de la gestión medioambiental.
• Procedimientos medioambientales: describen el desarrollo de las actividades enunciadas en
el manual de gestión medioambiental.
• Instrucciones Técnicas: describen como se desarrollan las actividades que generan aspec-
to/impactos medioambientales
• Programa y resultados de las auditorías medioambientales (si la que se realiza no es la primera).
• Declaración medioambiental: información pública sobre el comportamiento medioambiental
del municipio.

La documentación básica ha de ser revisada para asegurar que se encuentra allí donde se necesita
y que el personal la conoce y actúa en consecuencia.

El estudio y análisis de la documentación y los registros que ésta genera ha de ser lo más exhausti-
vo posible. Lógicamente durante la auditoría no puede comprobarse toda la documentación relacio-
nada con el sistema, por lo que se han de establecer criterios objetivos, y por muestreo que asegu-
ren, en la medida de lo posible, una revisión lo más completa posible.

En lo referente a los registros, no deben solicitarse ejemplos, sino elegir “carpetas” al azar de los archi-
vos, solicitar planos, contratos o listados específicos (los elige el auditor, no el auditado, pues podrí-
an estar preparados).
9. Entrevistas con el personal:
Respecto al modo de llevar a cabo las entrevistas, una serie de consideraciones importantes:
• Presentarse, explicar por qué y para qué se está allí.
• Utilizar un lenguaje adecuado al interlocutor, no actuar con prepotencia, explicar cuanto sea
necesario, ser paciente, etc.
• Ser puntual, educado, etc.
Respecto a las preguntas, es importante:
• Realizar preguntas abiertas para tantear, y acotar aquello que se desee obtener o evidenciar
y realizar preguntas cerradas para obtener bases sólidas y evidenciables que permitan emi-
tir un veredicto.
• Emplear argumentos positivos y formular las preguntas siempre de modo afirmativo. Por
ejemplo, es preferible afirmar que “deben ser establecidos objetivos medioambientales por
parte del Ayuntamiento, tal como requiere la norma” en lugar de: “el Ayuntamiento no tiene
objetivos medioambientales establecidos”:
• No resultar capcioso a la hora de formular las cuestiones.
• Las preguntas se formulan a la persona que realiza el trabajo o responsable de la actividad
auditada.
• Repetir la pregunta si es preciso o formularla de otro modo, si no es entendida.
• Tomar notas sin interferir en el desarrollo de la entrevista.

Finalizar la entrevista siempre de una manera positiva, haciendo un breve resumen al entrevistado y
agradeciéndole su ayuda y tiempo prestado.

10. Inspección visual de las actividades auditadas

Existen, en el transcurso de una auditoría, determinadas instalaciones, equipos o similar, que lógica-
mente no pueden ser entrevistados, y además no generan ningún tipo de registro.

En estos casos, de lo que se trata es de dejar constancia de que “esa instalación o similar” de la que
se habla en el párrafo anterior sea efectivamente como recoge la documentación.

Por ejemplo: en la documentación relativa a control de residuos, puede recogerse que “la basura
municipal se depositará en contenedores estáticos, normalizados de 1.500 litros de capacidad habi-
litados al efecto, y situados en la vía pública”. El único modo que tiene el auditor de evidenciar este
punto, es “ver” físicamente estos contenedores.

Bien sea mediante la revisión de la documentación del sistema, entrevista con el personal o inspec-
ción visual el auditor ha de procurar:
• Describir el momento en que se detectan los hechos que no son conformes con los crite-
rios de la auditoría.
• Detectar los puntos que han de ser investigados con mayor profundidad y asegurarse de
que todos han estado comprobados.
• Basar las no conformidades en hechos objetivos y demostrables.
• Contrastar la información en diversas fuentes y con el resto de integrantes de la auditoría.

11. Reunión final

Una vez se han realizado las entrevistas necesarias, se ha revisado la documentación requerida, y se han
inspeccionado las instalaciones auditadas; se trata de exponer las primeras conclusiones al auditado.

La reunión final tiene en sí dos etapas:

1. Preparación de la reunión final: donde el auditor(es) prepara(n) las conclusiones a exponer al audi-
tado y el modo de exponerlas, comprobando para cada uno de los hallazgos, cuáles de ellos cons-
tituyen causa de no conformidad y cuáles son sencillamente observaciones / recomendaciones.

2. Reunión final auditado - auditor propiamente dicha.

Objetivos de la reunión final:
• Exponer los hallazgos de auditorías; explicando cuáles son No Conformidades y cuáles
Observaciones.
• Llegar a un consenso sobre estos hallazgos (caso de que sobre éstos exista alguna des-
avenencia entre auditor y auditado).

Alternativas respecto a la reunión final, existen dos opciones:

• Exponer al auditado los principales hallazgos de auditoría, comunicándole la entrega del
informe definitivo en el plazo que se fije en el programa de auditoría.
• Entregar el informe de auditoría en el momento de la reunión final completamente manuscrito.

Lo habitual suele ser la primera opción por un motivo: las primeras “impresiones” pueden ser matiza-
das o mejor expuestas en el momento de redactar un informe sin las prisas que supone cumplir un
programa estricto de auditoría.
Sin embargo, en auditorías parciales que pudieran realizar personal de un área a otra del
Ayuntamiento, suele ser habitual elaborar a mano el informe de auditoría en presencia del auditado en
el momento de cierre de la auditoría.

12. Cierre de auditoría

La auditoría concluye cuando el auditado recibe del auditor el informe de auditoría, y éste es aceptado.

El informe de auditoría debe ser elaborado por el auditor jefe (en caso de más de un auditor) y se debe
entregar a la persona que se determine en la reunión final. Por ejemplo al Concejal de Medio
Ambiente, quien internamente lo distribuye en el Ayuntamiento. Puede plantearse enviar varios origi-
nales del informe de auditoría, a distintos receptores, en cualquier caso esto quedará recogido en el
programa de auditoría.