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MATRIZ DE RIESGOS

DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR


MATRIZ DE RIESGOS - CONTRATACIÓN DEL ARRENDAMIENTO DE UNA BODEGA PARA EL ARCHIVO DE LA DNDA

Contratar el arrendamiento de un espacio exclusivo de la bodega ubicada en la Carrera 27 No. 8-51 del Barrio Ricaurte en la ciudad de Bogotá, D.C.,que cumpla con las especificaciones técnicas
del Archivo General de la Nación, para almacenar, custodiar y prestar servicios anexos relacionados con el archivo de la DNDA, garantizando su confidencialidad y conservación, el cual se
encuentra conformado por: 1) Los ejemplares de las obras de Registro y demás documentación que soporta las inscripciones efectuadas ante el Registro Nacional de Derecho de Autor, y 2)
Archivo de gestión de las diferentes dependencias que se encuentre debidamente empastado.
Fecha de elaboración: Sep 16 de 2014

Persona responsable por implementar el tratamiento

Fecha estimada en que se completa el tratamiento


Fecha estimada en que se inicia el tratamiento
Consecuencia de la ocurrencia del evento

Tratamiento/Controles implementados
Impacto después del
Monitoreo y revisión

Afecta la ejecución del contrato?


Tratamiento

Valoración del Riesgo

A quién se le asigna?
Probabilidad
Descripción

Categoría
Impacto
Fuente

Etapa
Clase

Tipo
No

Cómo se realiza el monitoreo?

Periodicidad Cuando?
Valoración del Riesgo
Probabilidad

Categoría
Impacto
A través de los
estudios de
Selección de propuestas mercado,
Quien elabora los estudios previos debe tener Antes de
que no satisfagan las inquietudes de
claro la necesidad estatal, el objeto y las Jefe y/o publicar el
Inadecuada elaboración de estudios previos necesidades de la entidad, 10 de 17 de proponentes
específicaciones técnicas. Adicionalmente debe Riesgo coordinadores documento en el
1 General Interno Planeación Operacional de conveniencia y oportunidad, y diseño de la afectar la gestión 3 4 7 Riesgo alto Contratante
interactuar la parte jurídica para que el estudio
1 1 2
bajo
NO
que requieren el
octubre de octubre de interesados a
PUC y Página
futura contratación. institucional y atrasar el 2014 2014 través de correo
quede ajustado a la modalidad contractual que le bien o servicio Web de la
proceso de adquisición del electrónico y
corresponde y a la normatividad vigente. DNDA
objeto a contratar. comunicaciones
internas del
proceso.

A través de un
estudio previo bien
elaborado y
Pliegos de condiciones a) Un estudio previo bien elaborado y soportado soportado de
deficientes que no se con estudios de mercado permite una elaboracion acuerdo a estudios Antes de
ajustan al objeto y adecuada de los pliegos de condiciones. b) Grupo de de mercado, publicar el
10 de 17 de analisis de la oferta documento en el
Inadecuada elaboración de los pliegos de naturaleza del contrato, no Consultas continuas en los portales que ofrecen Riesgo compras y
2 General Interno Selección Operacional 2 4 6 Riesgo alto Contratante 1 1 2 NO octubre de octubre de y la demanda del
condiciones. presenta reglas claras de información actualizada en materia contractual, bajo Oficina Asesora PUC y Página
2014 2014 bien o servicio,
participación ni cumple con Legis y otros que publican esta información c) Jurídica Web de la
la totalidad de los criterios Procedimientos revisados y actualizados observaciones de DNDA
que deben contemplarse. constantemente proponentes
interesados a
través de correo y
comunicaciones
internas del
proceso.
Revisión e
Establecer en los pliegos de condiciones requisitos inpección de la
Desde la fecha
técnicos claros y exigir una condición Grupo de ejecucion del
1 de de suscripcion
Afecta la gestión de la organizacional de recurso humano y técnico, Riesgo compras y 31 de agosto contrato por parte
3 General Interno Ejecución Operacional Incumplimiento en la ejecución del contrato. 1 5 6 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO noviembre del contrato
Entidad experiencia, capacidad financiera entre otros, para bajo Oficina Asesora de 2015 del Supervisor del
de 2014 hasta su
que se presenten personas naturales y juridicas Jurídica contrato y el Area
liquidación
capaces de cumplir con el objeto de contrato. de Compras

T:\2014\E-4 Compras\E-4.4 Contratación Directa\E-4.4.4 Arrendamiento bienes inmuebles\3 Bodega CSA Vigencia futura 2015 Oct-14\4 Matriz Riesgos Bodega oct 16-14 Página 1
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Consecuencia de la ocurrencia del evento

Tratamiento/Controles implementados
Impacto después del
Monitoreo y revisión

Afecta la ejecución del contrato?


Tratamiento

Valoración del Riesgo

A quién se le asigna?
Probabilidad
Descripción

Categoría
Impacto
Fuente

Etapa
Clase

Tipo
No

Cómo se realiza el monitoreo?

Periodicidad Cuando?
Valoración del Riesgo
Probabilidad

Categoría
Impacto
*Actas de
Incumplimiento de las cumplimiento
Reunión mensual de PAC con los funcionarios Coordinadora debidamente
normas de contratación
involucrados en la planeación, contratación, de compras, 1 de
Atraso en la legalización de las actas de estatal, políticas Contratante y Riesgo 31 de agosto suscritas por el
4 General Interno Ejecución Operacional 2 2 4 Riesgo bajo cumplimiento y pagos, para programar y hacer 1 1 2 NO Pagador y noviembre supervisor del Mensualmente
cumplimiento de los contratos. institucionales, el SIIF y Contratista bajo de 2015
seguimiento a los procesos dentro de términos Subdirectora de 2014 contrato y dentro
afectación de la calidad en
previamente establecidos. Administrativa de los términos
la gestión
establecidos.
*Acta de
a) Inclumplimiento al liquidación
artículo 60 de la ley 80 de *Una vez dentro
Revisión diaria de la planilla sistematizada para el debidamente
1993 que trata sobre la de los cuatro
control del estado de los proceso contractuales, la 31 de suscrita por las
Incumplimiento con la liquidación de los liquidación de los contratos Contratante y Riesgo Coordinadora 31 de agosto meses
5 General Interno Ejecución Operacional 1 3 4 Riesgo bajo cual suministra información de cada contrato y 1 1 2 NO diciembre de partes.
contratos. estatales. b) Contratista bajo de Compras de 2015 siguientes a la
permite visualizar la fecha de vencimiento de 2015
Los funcionarios ejecución del
términos.
responsables incurrirán en contrato.
sanciones de tipo
*Aclarar los requisitos, requerimientos y *Inspección y *En forma
especificaciones y productos del contrato. revisión de la continua desde
Jefe y/o
Falta de disponibilidad de los bienes, equipos *Especificar estandares de los bienes y servicios. 1 de ejecución del la fecha de
Riesgo coordinadores 31 de agosto
6 Específico Externo Ejecución Operacional e insumos necesarios para llevar a cabo el Incumplimiento del contrato 1 5 6 Riesgo alto Contratista *Hacer pruebas e inspecciones de los bienes. 1 1 2 NO noviembre contrato por parte suscripcion del
bajo que requieren el de 2015
objeto del contrato de 2014 de el supervisor contrato hasta
bien o servicio
del contrato y el terminar su
area de compras ejecución.
*En forma
*Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra continua desde
entidad que asume las consecuencias de la *Asignar
Daños o pérdidas de los bienes de propiedad 1 de la fecha de
*Incumplimiento del Riesgo 31 de agosto responsables.
7 Específico Externo Ejecución Operacional del contratista, causados en el lugar de 2 1 3 Riesgo bajo Contratista materialización del riesgo a través de las garantías 1 1 2 NO Contratista noviembre suscripcion del
contrato. previstas en el Proceso de Contratación. bajo de 2015 *Transferencia del
ejecución del contrato de 2014 contrato hasta
*Establecer sistemas de aseguramiento de calidad Riesgo.
terminar su
en los contratos ejecución.
*Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra
entidad que asume las consecuencias de la *Verificar los
materialización del riesgo a través de las garantías informes del *En forma
previstas en el Proceso de Contratación Supervisor y en el continua desde
*Responsabilidad civil *Reglamentos Internos 1 de evento de existir la fecha de
Causación de daños materiales o deterioros Riesgo 31 de agosto algún daño
8 Específico Externo Ejecución Operacional extracontractual 1 5 6 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO Contratista noviembre suscripcion del
durante la prestación del servicio a terceros. bajo de 2015 material o
*Posibles litigios o conflictos de 2014 contrato hasta
deterioro dejar el terminar su
soporte de reporte ejecución.
y respuesta de la
Aseguradora.
*Afecta los compromisos *Contar con un cronograma actualizado de pagos *Verificar en los
salariales que el contratista para solicitar a MinHacienda los recursos antecedentes la
Coordinadora fecha de pago
tiene con sus empleados establecidos por éste y los terminos establecidos
de compras, 1 de
Falta de pago o retrasos en los pagos del en el contrato Riesgo 31 de agosto establecida en el *Una vez
9 General Interno Ejecución Operacional 1 1 2 Riesgo bajo Contratante 1 1 2 NO Pagador y noviembre contrato vs fecha
valor del contrato bajo de 2015 mensualmente
Subdirectora de 2014 de expedición de la
Administrativa orden de pago
presupuestal.

T:\2014\E-4 Compras\E-4.4 Contratación Directa\E-4.4.4 Arrendamiento bienes inmuebles\3 Bodega CSA Vigencia futura 2015 Oct-14\4 Matriz Riesgos Bodega oct 16-14 Página 2
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Fecha estimada en que se completa el tratamiento


Fecha estimada en que se inicia el tratamiento
Consecuencia de la ocurrencia del evento

Tratamiento/Controles implementados
Impacto después del
Monitoreo y revisión

Afecta la ejecución del contrato?


Tratamiento

Valoración del Riesgo

A quién se le asigna?
Probabilidad
Descripción

Categoría
Impacto
Fuente

Etapa
Clase

Tipo
No

Cómo se realiza el monitoreo?

Periodicidad Cuando?
Valoración del Riesgo
Probabilidad

Categoría
Impacto
*Terminación anticipada del *Aplicar normatividad vigente para terminar el
contrato. contrato, liberar el presupuesto y hacer una nueva *Una vez en el
*Posibles conflictos o litigios. contratación. *Solicitud escrita momento en que
Efectos derivados de la existencia del daño de terminación se reciba
emergente del contratista, por la ocurrencia de Oficina Asesora 1 de anticipada de solicitud de
Riesgo 31 de agosto contrato, acta de
10 General Externo Ejecución Operacional hechos de fuerza mayor o caso fortuito en los 1 5 6 Riesgo alto Contratista 1 5 6 SI Juridica y Grupo noviembre terminación
alto de 2015 comité de
términos del contrato y de la legislación de compras de 2014 anticipada del
existente contratos, contrato contrato por
de terminación fuerza mayor o
anticipada suscrito caso fortuito
por las partes.
Los efectos originados por nuevas normas *Alteración del equilibrio *La Entidad y el contratista estan en la obligación *Cada vez que el
durante la ejecución del contrato y que sean contractual de cumplir con las disposiciones legales que cambio de
Oficina Asesora
De la aplicables al proyecto. surjan durante la ejecución del contrato y lo 1 de normatividad
Contratante y Riesgo Juridica, Grupo 31 de agosto *Contrato y sus
11 General Externo Ejecución Naturaleza o 1 1 2 Riesgo bajo afecten 1 1 2 NO noviembre afecte la
Contratista bajo de compras y de 2015 antecedentes
tecnológico de 2014 regulación
Contratista
pactada en el
contrato.
Incremento de los precios o tarifas de los *Afecta el presupuesto del *La Entidad y el contratista estan en la obligación *Cada vez que el
servicios prestados por el contratista, contratante debiendo de cumplir con las disposiciones legales que cambio de
Oficina Asesora
decretados oficialmente por el Gobierno cancelar los mayores surjan durante la ejecución del contrato y lo 1 de normatividad
Riesgo Juridica, Grupo 31 de agosto *Contrato y sus
12 General Externo Ejecución Regulatorio Nacional valores decretados 1 1 2 Riesgo bajo Contratante afecten 1 1 2 NO noviembre afecte la
bajo de compras y de 2015 antecedentes
de 2014 regulación
Contratista
pactada en el
contrato.
Incrementos de impuestos que afectan a *Afecta el valor del contrato *La Entidad y el contratista estan en la obligación *Cada vez que el
todos los contribuyentes y a todas las entre las partes de cumplir con las disposiciones legales que cambio de
Oficina Asesora
actividades. surjan durante la ejecución del contrato y lo 1 de normatividad
Regulatorio y Riesgo Juridica, Grupo 31 de agosto *Contrato y sus
13 General Externo Ejecución 1 1 2 Riesgo bajo Contratista afecten 1 1 2 NO noviembre afecte la
económico bajo de compras y de 2015 antecedentes
de 2014 regulación
Contratista
pactada en el
contrato.
Estimación inadecuada de los costos. *El contratista afecte la *Si los estudios previos y el pliego de condiciones *Certificaciones de N/A porque el
Jefe y/o
calidad de los bienes y está perfectamente elaborado en la parte técnica y cumplimiento valor adjudicado
coordinadores
servicios para compensar condiciones generales y se encuentra ajustado a expedidas por el es objeto de
que requieren el 1 de
Regulatorio y perdidas por una un estudio de mercado la posibilidad de recibir Riesgo 31 de agosto Supervisor del evaluación,
14 General Externo Planeación 2 1 3 Riesgo bajo Contratista 1 1 2 NO bien o servicio, noviembre
económico inadecuada presentación en ofertas con precios que conlleven a perdidas por bajo de 2015 contrato. razón por la cual
Coordinadora de 2014
su oferta parte del contratista es muy remota. no puede
de Compras,
modificarse.
Jefe Jurídico
Precariedad o falta de condiciones adecuadas *Deterioro de las *Cumplimiento de los requisitos contenidos en la *Certificaciones de
Jefe y/o *En forma
para la conservación de los documentos que documentación que se invitación pública. cumplimiento
coordinadores continua desde
hacen parte del archivo de la DNDA encuentra en conservación y *Clausulas contractuales con las exigencias expedidas por el
que requieren el 1 de la fecha de
Operacional y custodia por parte del requeridas Riesgo 31 de agosto Supervisor del
15 Específico Externo Planeación 3 5 8 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO bien o servicio, noviembre suscripcion del
técnico contratista bajo de 2015 contrato.
Coordinadora de 2014 contrato hasta
*Incumplimiento del contrato
de Compras, terminar su
Jefe Jurídico ejecución.
Ausencia de medidas de seguridad *Posible pérdida del material *Cumplimiento de los requisitos contenidos en la *Certificaciones de
Jefe y/o *En forma
*Incumplimiento del contrato invitación pública. cumplimiento
coordinadores continua desde
*Clausulas contractuales con las exigencias expedidas por el
que requieren el 1 de la fecha de
Operacional y requeridas Riesgo 31 de agosto Supervisor del
16 Específico Externo Planeación 1 5 6 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO bien o servicio, noviembre suscripcion del
técnico bajo de 2015 contrato.
Coordinadora de 2014 contrato hasta
de Compras, terminar su
Jefe Jurídico ejecución.

T:\2014\E-4 Compras\E-4.4 Contratación Directa\E-4.4.4 Arrendamiento bienes inmuebles\3 Bodega CSA Vigencia futura 2015 Oct-14\4 Matriz Riesgos Bodega oct 16-14 Página 3
Persona responsable por implementar el tratamiento

Fecha estimada en que se completa el tratamiento


Fecha estimada en que se inicia el tratamiento
Consecuencia de la ocurrencia del evento

Tratamiento/Controles implementados
Impacto después del
Monitoreo y revisión

Afecta la ejecución del contrato?


Tratamiento

Valoración del Riesgo

A quién se le asigna?
Probabilidad
Descripción

Categoría
Impacto
Fuente

Etapa
Clase

Tipo
No

Cómo se realiza el monitoreo?

Periodicidad Cuando?
Valoración del Riesgo
Probabilidad

Categoría
Impacto
No guardar y/o preservar la confidencialidad *Vulneración de la clausula *Cumplimiento de los requisitos contenidos en la *Certificaciones de
Jefe y/o *En forma
de los documentos del archivo de la DNDA de confidencialidad invitación pública. cumplimiento
coordinadores continua desde
contractual *Clausulas contractual de confidencialidad con las expedidas por el
que requieren el 1 de la fecha de
Operacional y *Vulneración del derecho de exigencias requeridas Riesgo 31 de agosto Supervisor del
17 Específico Externo Planeación 1 4 5 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO bien o servicio, noviembre suscripcion del
técnico habeas data bajo de 2015 contrato.
Coordinadora de 2014 contrato hasta
de Compras, terminar su
Jefe Jurídico ejecución.
Ausencia de medidas contraincendios *Posible pérdida del material *Cumplimiento de los requisitos contenidos en la *Certificaciones de
Jefe y/o *En forma
*Incumplimiento del contrato invitación pública. cumplimiento
coordinadores continua desde
*Clausulas contractuales de medidas expedidas por el
que requieren el 1 de la fecha de
Operacional y contraincendios tales como detectores de humo, Riesgo 31 de agosto Supervisor del
17 Específico Externo Planeación 1 7 8 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO bien o servicio, noviembre suscripcion del
técnico aspersores, extintores entre otros. bajo de 2015 contrato.
Coordinadora de 2014 contrato hasta
de Compras, terminar su
Jefe Jurídico ejecución.

T:\2014\E-4 Compras\E-4.4 Contratación Directa\E-4.4.4 Arrendamiento bienes inmuebles\3 Bodega CSA Vigencia futura 2015 Oct-14\4 Matriz Riesgos Bodega oct 16-14 Página 4

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