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Hotel Era
Hotel Era
TEMA 1
ORGANIZACION
Arreglo de las funciones necesarias para lograr un objetivo y como una indicación de la autoridad y la
responsabilidad asignadas a las personas que tiene a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.
la grafica de organización general que se presenta corresponde a un hotel de gran turismo, con servicio de bar,
restaurante, etc. esta grafica da una idea de la forma en que generalmente se constituyen las empresas
turísticas. Debe tenerse en cuenta que el plan de organización depende, en gran parte de la magnitud del
negocio y del as características que casa hotel posee, por lo que no es posible definir una organización
uniforme. sin embargo, puede decirse que la mayoría de estas empresas sigue una forma de estructura de
organización semejante a la presentada−
En la mayor parte de los hoteles de México se a adoptado un tipo de organización funcional en la que, como
antes de a expuesto, cada función esta encomendada a un especialista, quien es directamente responsable de
los resultados.
atendiendo a las funciones que desarrolla un hotel, se tienen departamentos productivos y de servicio. la
función de los primeros es originar ventas entre estos están habitaciones, alimentos y bebidas centros
nocturnos, banquetes, grupos y convenciones, lavandería, tintorería y teléfonos. los segundos son aquellos en
los que se centraliza una función especifica, su misión auxiliar a otros departamentos en alguna necesidad
común, dentro de los departamentos de servicio tenemos: contabilidad, auditoria, crédito y cobranza, compras,
personal, almacén, mantenimiento y seguridad.
• CONSEJO DE AMINISTRACION
Generalmente es nombrado por la asamblea general de accionistas y dentro de sus funciones estas siguientes:
elaborar los planes a seguir en el manejo del hotel y comunicarlos al director general.
• COMISARIO
Es un órgano de vigilancia de las sociedades y está a cargo de uno o varios comisarios temporales y
revocables, quienes pueden ser socios o personas ajenas a la sociedad.
• AUDITORIA EXTERNA
• DIRECTOR GENERAL
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Establecer los objetivos y políticas a seguir
• CONTRALOR GENERAL
• AUDITOR ADMINISTRATIVO
• GERENTE GENERAL
• CONTADOR GENERAL
Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que este
sujeto este, asi como proporcionar información contable, financiera, y fiscal que sea requerida.
• AUDITOR INTERNO
• GERENTE DE CREDITO Y COBRANZA
• CONTRALOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Se encargara de crear los sistemas, procedimientos y tiempos para lograr un objetivos y posteriormente
supervisarlos. sus funciones son:
• GERENTE DE COMPRAS
• GERENTE DE PERSONAL
• GERENTE RESIDENTE
depende directamente del gerente general y sus funciones son las siguientes:
Trabajar junto con el contralor de alimentos y bebidas en la reducción de los gastos y costos de su
departamento
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• GERENTE DE VENTAS
• SUBCONTADOR
• AUDITOR DE INGRESOS
• AUDITOR NOCTURNO
• JEFE DE CAJEROS
• CAJA GENERAL
Se encarga de recibir todos los reportes de los cajeros departamentales y de recepción debidamente
verificados para su deposito, así como realizar los pagos de compras al contado, a crédito, sueldos y salarios a
los trabajadores, reposiciones de caja chica y reembolso a cajeros. además:
Llevar un adecuado control del movimiento de las cajas situadas en los distintos departamentos del hotel, con
el fin de coordinar los diversos sobres de efectivo
Custodiar fondos fijos de los cajeros departamentales y de recepción, entregando cada mañana a los diversos
departamentos y verificar que lo devuelvan al terminar la jornada, anotando fechas, firmas e importes en el
registro, que para tal efecto se lleva con el visto bueno de seguridad.
• JEFE DE ALMACEN
• RECEPCIONISTA DE ALMACEN
• ASISTENTE DE PERSONAL
• RECEPCION
Primer departamento de atender al huésped cuando llaga al hotel, también es el ultimo con el que es huésped
tiene contacto antes de abandonar el hotel, dejándole un buen o mal recuerdo, según la forma con lo hayan
tratado. de ahí, la gran importación que tiene su funcionamiento.
• JEFE DE TURNO
es el encargado de supervisar a las operadoras que tienen a su cargo el consumidor. Sus funciones son:
Conocer a la perfección todo el sistema telefónico instalado en el hotel, para aprovecharlo al máximo.
Comunicar oportunamente a la compañía de teléfonos las fallas del equipo y las extensiones descompuestas.
• AMA DE LLAVES
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Solicitar los servicios del departamento de mantenimiento para algún área bajo su responsabilidad
• JEFE DE LIMPIEZA
• JEFE DE SEGURIDAD
• JEFE DE LAVANDERIA
• JEFE DE STEWARD
Es el encargado de vigilar que todas las áreas donde se sirvan alimentos o bebidas, cuenten con todo el equipo
de operación necesario para ofrecer el servicio.
• JEFE DE COCINA
• GERENTE DE CENTRO NOCTURNO
• GERENTE DE BANQUETES
• JEFE DE GRUPOS Y CONVENCIONES
• JEFE EJECUTIVO DE PISO
• JEFE DE RESERVACIONES
• JEFE DE RELACIONES PUBLICAS
• CAJEROS DEPARTAMENTALES
• CAJEROS DE RECEPCION
• AUXILIAR DE JEFE DE ALMACEN
• ASISTENTE DE ALIMENTOS
• INSPECTORA DE PISO: Se encarga de vigilar y supervisas que los cuartos y pasillos estén limpios.
• RECEPCIONISTA DE LAVANDERIA
• ASISTENTE DE COCINA
• CAPITAN DE CENTRO NOCTURNO Y RESTAURANTE
• EDECANES
• PORTERO
• RECEPCIONISTA
• OPERADORA DE TELEFONO
• COSTURERAS
• CAMARISTA
• AUXILIAR DE LIMPIEZA
• PLOMERO, CARPINTERO, PINTOR,
• FOGONERO
Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la elaboración de un
documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisión, facturas, recibos, vales, nomina, reporte
diario de ocupación, resumen diario de ventas de alimentos y bebidas, reporte diario de tintorería, reporte
diario de mercancías recibidas, fichas de depósitos bancarios, relación de cobradores, relación de remesas de
efectivo, avisos bancarios de cargos y abonos, informes de cajeros departamentales, informes de cajeros de
recepción, notas de salida o requisiciones de almacén etc.
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Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios:
De ocupación de cuartos
diario de tintorería
teléfonos
telégrafos
lavandería
• POLIZAS DE COMPRAS
se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se hará de acuerdo a las remisiones y
facturas. Compras de alimentos y bebidas, suministros generales y de otros artículos detallando los nombres
de proveedores por compras hechas a crédito y al contado, con objeto de hacer las anotaciones
correspondientes en los auxiliares
su base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se detallan todas las operaciones de
entradas a caja ocurridas en un día.
se expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca cada empresa.
se usara como documento contabilizador una copia de la llamada póliza−cheque, la que se registra
diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos de cheques expedidos.
se formulara para registrar las ventas a crédito. su fuente de origen es la relación de cuentas por cobrar que
elabora el auditor nocturno, de acuerdo con la documentación comprobatoria firmada por los clientes o
huéspedes y demás reportes que proporciona los diferentes departamentos productivos tales como
restaurantes, bares, teléfonos, lavandería tintorería y otros.
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Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o por descuentos en alimentos,
bebidas, tintorería, lavandería, teléfonos, telégrafos, estacionamiento etc.
• POLIZA DE COSTO
Se prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos de alimentos y bebidas.
• Ventas totales
• ajustes y descuentos
• relación de cortesidad a precio de venta
• relación de cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio de venta
• importe de inventarios iniciales
• importe de compras netas
• costo de ventas bruto
• costo de ventas aparentes
• relación de los inventarios finales debidamente valuados
• Importe de las deducciones al costo de ventas bruto a empleados, ventas a empleados, traspasos entre
los restaurantes y bares, cortesías de huéspedes, roturas y pérdidas al costo.
• Costo de ventas neto
• Factores de costo de venta neto, en relación con las ventas neta.
Catalogo de cuentas:
Cuentas de activo
Cuentas de pasivo
Cuentas de capital
Cuentas puente
CUENTAS DE ACTIVO
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• Estimación para cuentas y documentos incobrables
• Anticipo a contratistas
• IVA acreditable
• Almacén de alimentos
• Almacén de bebidas
• Almacén de suministros generales
• Terrenos
• Depreciación acumulada de edificios y construcciones
• Edificios y construcciones mobiliario y equipo
• Depreciación acumulada de mobiliario y equipo
• Herramientas
• Construcciones en proceso
• Equipo de operación
• Equipo de transporte
• Depreciación acumulada de equipo de transporte
• Deposito en garantía
• Inversiones en valores
• Gastos pagados por anticipado
• Gastos preoperatorios y de inauguración
• Amortización acumulada de gastos preoperatorios y de inauguración
• Gastos de organización
• Amortización acumulada de Gastos de organización
• Gastos de instalación
• Amortización acumulada de gtos de instalación
• Adaptaciones a locales arrendados
• Amortización acumulada de adaptaciones a locales arrendados
• Licencias de funcionamiento
CUENTAS DE PASIVO
• Proveedores
• Acreedores diversos
• Documentos por pagar
• Impuestos por pagar
• Sueldos y salarios por pagar
• Prestamos bancarios a corto plazo
• Participación de los trabajadores en las utilidades
• Depósitos por rentas y concesiones
• Depósitos para reservaciones
• Provisiones para indemnizaciones gratificaciones al personal
• IVA por pagar
• Provisión para reposición de equipo de operación
• Prestamos hipotecarios
CUENTAS DE CAPITAL
• Capital social
• Reserva legal
• Utilidades por aplicar (perdidas)
• Pérdidas y ganancias
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• Ventas
• Rentas, comisiones y concesiones
• Otros ingresos
• Descuentos sobre compras
CUENTAS PUENTE
• Compras contado
• Ventas contado
• Ventas a crédito
• Sueldos y salarios
• Propinas pendientes de pago
• Reembolsos pendientes de pago
• Inventario y balances
• Mayor
• Diario general
• Libro de actas
• Diario de ingresos por ventas
• Diario de cuentas por cobrar
• Diario de compras
• Diario de egresos o de cheques expedidos
• Diario de ingresos o de depósitos al banco
• Diario de operaciones diversas
• Diario de salidas de almacén
El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación que las distingue de
otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce principalmente por medio
de: