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Contabilidad Hotelera

Ing. Wilson Velastegui. O.


wavo_33@yahoo.com.mx

CARACTERSTICAS DE LAS ACTIVIDADES


HOTELERAS
GENERALIDADES *
Las actividades hoteleras y de ramas afines como lugares de
esparcimiento, pensiones, moteles, hostales hosteras, restaurantes, etc.
constituyen servicios que prestan las personas naturales o jurdicas a
clientes a fin de satisfacer en forma apropiada las necesidades para
alojamiento, distraccin, alimentacin y otras.
Existe una amplia gama de hoteles y afines que se diferencian por su
tamao, los servicios que prestan, el estilo, la ubicacin, atractivos
especiales, pero todos en general tratan de brindar lo mejor de sus
posibilidades para alcanzar buena imagen y permanencia.
Las actividades hoteleras contribuyen al desarrollo socio econmico del
pas, pues, estn ntimamente vinculadas con el turismo local e
internacional, constituyendo al mismo tiempo una importante fuente de
empleo y de ingresos, as como tambin al desarrollo de otras actividades
productivas que tienen relacin directa o indirecta con el sector, tales
como la agricultura a travs de la produccin y provisin de alimentos, la
agroindustria mediante alimentos procesados, la construccin a travs de
obras civiles y de infraestructura necesarias para la actividad hotelera,
*

HERNN MALDONADO PALACIOS . CONTABILIDAD PRCTICA POR ACTIVIDADES TOMO II

SERVICIO DE HOTELERA
El servicio bsico de hotelera comprende la disposicin de
habitaciones, comidas, bebidas, y otros servicios complementarios
que satisfacen la estada de las personas alojadas.
El cliente o husped de un hotel espera que la atencin que ste le
brinde, le signifique la ms alta satisfaccin, de tal manera que
encuentre comodidad y tranquilidad personal durante su
permanencia.
Adems de los servicios bsicos requeridos para el funcionamiento
de un hotel y dependiendo de la categora conferida por las
Autoridades respectivas, existen servicios complementarios, entre
ellos: lavado de ropa, piscina, discoteca, casino, salas de
conferencias, espacios deportivos, telfonos, tours, etc., segn
cada organizacin.

Una caracterstica fundamental del servicio hotelero est en la


buena atencin a los clientes, tanto por los servicios que presta
como por la cultura y buenos modales de ejecutivos, empleados y
trabajadores que laboran en el hotel.

ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN
HOTELERA
La funcionalidad apropiada de un hotel puede lograrse con una buena
organizacin de reas directivas y operativas: Gerencia, Administracin,
Contabilidad, Mantenimiento, Personal, Crdito y Servicios.

GERENCIA

La Gerencia del Hotel debe asumir una persona en lo posible formada en


ciencias administrativas o afines, que le permita su desenvolvimiento con alto
grado de eficiencia.
El Gerente del Hotel requiere de visin de conjunto en los campos tcnicos,
financieros y administrativos para anteponer y controlar los riesgos que se
derivan de la gestin hotelera. Adems, tiene a su cargo la representacin legal
que le faculta actuar en nombre de la Organizacin frente a las obligaciones
tributarias, laborales, seguridad social, societarias, relaciones bancarias, con la
competencia, organismos de control, y dems vinculadas con la marcha del
Hotel.
Especial atencin de la Gerencia requiere las relacionadas con Leyes y
Reglamentos del Turismo, pues en ellas constan disposiciones que brindan
incentivos y normas para el desarrollo de esta importante actividad.

ADMINISTRACIN

Normalmente cada organizacin hotelera nombra un Administrador


quien tiene a su cargo la supervisin, control, y coordinacin de las
actividades del negocio relacionadas con el servicio de alojamiento, de
comidas, bebidas, etc.
El Administrador del Hotel debe ser especialista en la rama hotelera, en
lo posible titulado en Administracin Hotelera, ya que cada vez se
requiere del grado de especializacin y conocimientos, as se logra
mayor eficiencia en este tipo de actividades.
El Administrador tiene a su cargo bsicamente el rea de cocina, bar
restaurante. Con la anticipacin debida debe identificar las necesidades
de provisiones de alimentos, licores, bebidas gaseosas y otros bienes
afines; deber asimismo, controlar la duracin de los mismos a fin de
evitar desperdicios; as como ejercer control sobre vajillas y dems
menajes y utensilios

CONTABILIDAD
Como en toda empresa, la Contabilidad
constituye un elemento fundamental para
conocer su historia econmica y financiera as
como la informacin de los Estados Financieros
fundamentalmente el Balance General, el Estado
de Prdidas y Ganancias y el Estado de Flujo de
Efectivo. En el caso de hoteles, adems de
llevar Contabilidad consistente, confiable y
oportuna, es fundamental la sistematizacin de
los costos de los diferentes servicios que ofrece.
El Jefe de Contabilidad se encarga de organizar,
ejecutar, supervisar, controlar y coordinar las
distintas actividades que tienen relacin con el
proceso contable, los libros, estados financieros,
y su vinculacin con los Departamentos de
Pagadura o Tesorera o Caja si existieren stas
Unidades.

MANTENIMIENTO
El rea de mantenimiento se encarga del
cuidado de todas las maquinarias, equipos e
instalaciones del hotel a fin de precautelar su
ptimo funcionamiento.
El mantenimiento del hotel constituye una
funcin de vital importancia por cuanto
significa un soporte indispensable para su
marcha normal. Debe entenderse que
cualquier falla provocada por falta de atencin
del personal responsable puede afectar
seriamente a la imagen y calidad de los
servicios. Adems de un buen mantenimiento
del hotel, es tambin muy importante disponer
actualizadas las contrataciones de seguros de
propiedades, equipos e instalaciones, evitando
as prdidas que incidan en la estabilidad
financiera en este tipo de actividades, pues la
actividad
hotelera
requiere
de
una
infraestructura apropiada a la que se destina
montos altos de inversin.

PERSONAL

CRDITO

La Direccin o Jefatura de Personal o de


Recursos Humanos de un hotel est encargada
de la seleccin previa, coordinacin, y
mantenimiento del personal del hotel asignado
a los distintos servicios del hotel: habitaciones,
comedor restaurante, pisos, informacin,
correo, personal administrativo, etc.

Si el hotel tiene departamento o rea de


crdito, ste se encarga de todas las
relaciones financieras con clientes a los cuales
el hotel concede facilidades de pago. Es
necesario mantener un krdex actualizado que
permita con oportunidad conocer el estado del
crdito entre crdito concedido, abonos o
pagos, y saldos por
cobrar.

Un aspecto muy importante es la preparacin


del personal, para ello, deben motivarse cursos
de actualizacin en materias de Recursos
Humanos, Motivacin, Anlisis Transaccional,
etc. y de sta manera desenvolverse en mejor
forma, dado que la mayor parte de este
personal mantiene trato con clientes, huspedes
y pblico en
general.

SERVICIOS
Cubre el rea relacionada con servicios de
botones, choferes, ascensoristas y dems
servicios afines.

CONCEPTO DE HOTEL
Es el lugar que proporciona
hospedaje y alimentacin, as como
tambin
es
el
lugar
de
entretenimiento para el viajero, se
considera como un edificio pblico,
una
institucin
de
servicio
domstico y opera en una
estructura diseada para obtener
utilidades

ORGANIGRAMA DE UN HOTEL
Aunque no existe un estndar nico a nivel de
organigrama para hoteles, a continuacin se presenta
un organigrama referencial .

LA HOTELERA EN ECUADOR
Ecuador Travel (2010) en su publicidad virtual, menciona
que:
El Ecuador se encuentra ubicado en el noreste de Amrica del
Sur, atravesado por la lnea ecuatorial que hace que su
territorio se encuentre dividido entre dos hemisferios: Norte
Sur, otorgndole as una posicin nica en el mundo. Las
Cuatro Regiones Naturales: Costa, Sierra, Oriente y Regin
Insular.
Sin duda es el pas de la mega diversidad y posiblemente uno
de los ms ricos del planeta, pues gracias a sus grandes
contrastes, en su pequeo territorio conjuga cuatro regiones
naturales que ofrecen una inmensidad de suelos, climas,
montaas, pramos, playas, islas y selva, que a la vez
constituyen el hogar de miles de especies de flora y fauna.
Pero el Ecuador no slo es rico en naturaleza tambin es rico
en su gente, pues su territorio es padre de 14 nacionalidades
indgenas con costumbres, idiomas y tradiciones mltiples
Pg. www.ecuador.us/turismo.htm.

CLASIFICACIN DE LOS HOTELES


Montoto Rodrigo, (2007) en su publicacin Clasificacin de hoteles, de una a cinco
estrellas, seala que los hoteles se clasifican de la siguiente manera:
Hoteles de una estrella: Estos hoteles siempre son los ms econmicos y los que menos

servicios tienen. Tienen una habitacin privada, algunas veces con bao privado y otras con
bao compartido. Son estrictamente funcionales slo para dormir y seguir el viaje y no
cuentan con servicio de limpieza. Los muebles suelen ser una cama y una silla, y a veces
puedes llegar a encontrar un ropero y una mesa de luz.

Hoteles de dos estrellas: Estos hoteles de mediana categora ofrecen bao privado y un

espacio habitacional ms amplio con algn mobiliario extra, como ropero o mesa y sillas.
Generalmente cuentan con servicio de alimentos y bebidas, aunque en horarios cortados y
con mens bsicos. Estn ubicados casi siempre en la zona cntrica de la ciudad, aunque el
paisaje que ofrecen no es de lo ms atractivo.

Hoteles de tres estrellas: Estos hoteles tienen un costo medio. Cuentan con amplios

espacios en cada habitacin y un mobiliario completo con sillas, mesas, armarios, televisor,
telfono privado y baos confortables. Algunos incluso poseen una pequea heladera que ya
viene con bebidas que se pagan al final de la estada en caso de que las consumas. Siempre
estn bien ubicados, sea porque estn en el casco cntrico de la ciudad o por encontrarse
en lugares tursticos cerca de grandes atracciones.

Hoteles de cuatro estrellas: Estos hoteles estn considerados de primera clase: son

lujosos, con comodidades amplias como habitaciones grandes y lujosamente decoradas, que
incluyen accesorios tales como secador de pelos, gel de bao y TV por Cable. Tambin
ofrecen una serie de facilidades como: tienda del estilo duty free, servicio de lavandera,
centro de reuniones de negocios y empresariales y centros de ocio, como mesas de billar o
cartas.

Hoteles de cinco estrellas: Estos hoteles de lujo se caracterizan por ofrecerte la mejor

atencin y la ms amplia gama de servicios, que van desde espacio para piscinas, salones de
gimnasia con profesores y animadores infantiles incluidos, hasta un servicio de guardera
para nios, shows y eventos casi todas las noches. Tienen un espacio para las comidas y
veladas con msica en vivo, adems de una carta desarrollada por varios chefs
especializados en la gastronoma de la regin. Pg. www.viajeros.com.

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DE UN HOTEL


Gonzlez Maria Elena (2009) en su obra CONTABILIDAD HOTELERA, nos indica que Los
servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:

a) Servicios principales.
Restaurante.
Cafetera.
Saln
para

convenciones.
Lobby.
Room Service.
Centro Nocturno.
Piscina.
Bar.

banquetes

b) Servicios Secundarios.
y/o

Esttica.
Tabaquera.
Arrendadora de autos.
Agencia de viajes.
Boutiques.
Lavandera y tintorera.
Farmacia.
rea de recreacin.
rea comercial.
Servicio
Mdico

www.conocimientosweb.net

Pg.

TIPOS DE HOTELES

PROPIOS

Utilidad del
Hotel es
Utilidad de la
cadena
hotelera

ALQUILADOS

La Cadena
hotelera debe
pagar un alquiler
a la Compaa
Propietaria

ADMINISTRADOS

La cadena hotelera
recibe un
honorario por
Administracin
de la Compaa
Propietaria

CARACTERSTICAS PARTICULARES DE LA
CONTABILIDAD HOTELERA
Siendo la actividad hotelera una rama del sector Servicios, en la
Contabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: costos
de cada servicio; e ingresos de los servicios.
Los Sistemas de Contabilidad en las actividades de hotelera se
ajustan a sus propias caractersticas y naturaleza, dependiendo de
la organizacin y servicios que tenga cada hotel.
Una vez identificado el tipo de organizacin, sus reas,
departamentos y servicios, la Contabilidad debe disearse en base
a la distribucin, al departamento de servicios que lo genere, ya
que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los
departamentos generan ingresos tal es el caso del rea
administrativa, por ejemplo
El soporte medular de la Contabilidad Hotelera est dado por la
precisin de los costos e ingresos imputables a cada
departamento; habitaciones, comedor, bar - restaurante, bebidas,
lavado y planchado de ropa, casino, telfonos, salas de
conferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas,
etc. segn la disponibilidad de cada hotel.

Caracterstica especial en la Contabilidad Hotelera constituye la oportunidad con la cual deben


manejarse las cuentas contables, tomando en consideracin que los servicios que presta el
hotel tienen un estilo de rapidez y en este lapso habr que registrar contablemente con la
oportunidad debida, as por ejemplo: si un cliente o husped utiliza el telfono habr que
cargarlo a su cuenta el valor de costo de la llamada; si est lavada su ropa, el costo se lo
cargar antes de entregarla; si consumi comidas y bebidas, de igual manera se lo cargar a
su cuenta.
Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es
el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, prstamos, depreciaciones,
amortizaciones, gastos diferidos, etc. y tienen un tratamiento de tipo general como en otras
actividades.

El uso de los llamados Diarios Especializados como los de Compras, Ventas, Caja, Bodegas,
es una caracterstica particular en los hoteles, aplicando inclusive la modalidad de columnario
porque permite correlacionar las cuentas con los departamentos respectivos que generan
costos; ventas, ingresos y salidas de caja, requisicin de alimentos, bebidas, materiales, etc.
El Diario General absorbe el resumen de las Diarios Especializados y de las dems
transacciones no constantes en ellos, logrndose la consolidacin tanto desde el Diario General
como desde los Diarios Especializados.

LAS FUENTES DE INGRESOS Y SU


CONTABILIZACIN
INGRESOS POR ALQUILER DE HABITACIONES
En un hotel
existen varias fuentes de
ingresos, las principales son habitaciones,
comedor,
bar-restaurant,
otra
fuente
complementaria lavada y planchado de ropa,
casino (si lo hubiere), salas de conferencias,
peluquera, etc. segn la categora a la que
pertenezca el hotel.
Para contabilizar los ingresos que percibe el
hotel por la prestacin de servicios
es
necesario en primer lugar diferenciarlos por
reas principales, de tal manera que facilite
el reconocimiento de cada servicio. El hecho
de distribuir los ingresos por cada servicio
principal no solo que permite la cuantificacin
por cada rubro sino que permite identificar la
importancia de cada servicio respecto del
ingreso total. Adems constituye un elemento
fundamental
para la
programaci6n
presupuestaria para cada ejercicio financiero.

La primera informacin que se capta en el hotel


a la llegada de los huspedes es el Registro
de Huspedes . Se usan tarjetas que incluyen
el nombre, cedula de identidad, procedencia,
destino, numero de personas y firma del que
asume la habitacin.
El alquiler de habitaciones constituye un rubro
principal de los ingresos del hotel. Para facilitar
sus registros y contabilizacin es indispensable
mantener actualizadas las tarjetas de llegadas de
clientes y anotar los das de permanencia, de tal
suerte que, cuando el husped decide abandonar
el hotel, esta informacin debe estar lista para
emitir la cuenta y factura correspondiente.
En las tarjetas de habitaciones llamadas tambin
"Libro de Habitaciones" o "Cargo de
Habitaciones" ocurre que se va anotando el
nmero de personas que han registrado su
ingreso por habitacin. Se abre una ficha
intercambiable de tal manera que siempre se
conozca las habitaciones ocupadas y las vacantes
existentes cuando los huspedes abandonan el
hotel.

Ejemplo:

HOTEL "LAS RETAMAS" S.A.


REGISTRO DE HABITACIONES
Av. Huayna Cpac 1-97 y Po Bravo
Tel f: 07 2310034
Esmeral das-Ecuador

FECHA:______________________________________ PROCEDENCIA: ____________


NOMBRE:_____________________________________

HAB.
NO.

10

TIPO DE HABITACION
SIMPLE

DOBLE

TRIPLE

C.I: _____________________

NUMERO DE DIAS

PRECIO

TOTAL

HAB

$ 140,00

$ 420,00