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Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas palabras, estas se acumulan durante
sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que sólo es manejado por los especialistas.
De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son
especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los demás.
La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una semántica científica de
utilización universal.
  
Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo
unitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo físico
(objetos), sino más bien al funcional. De este modo, las cosas o partes pasan a ser funciones básicas realizadas por el
sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas.
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Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información. Las
entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.
Las Entradas Pueden Ser
‡ En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma
directa.
‡ Aleatorias: es decir, al azar, donde el termino ³azar´ se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias
representan entradas potenciales para un sistema.
‡ Retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.
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El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora,
un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.
En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con
frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina ³caja blanca".
No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas
se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o
su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la
función de proceso se denomina una ³caja negra´.
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La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al
sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas entradas corresponden determinadas salidas y con ello poder
inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionarán en cierto sentido.
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Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas
pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del
sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.
Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose
este ciclo indefinidamente.
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Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo.
Podemos clasificarlas en:
‡ Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede
subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y
bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.
‡ Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta útil, ya que su desempeño
mejora sustancialmente al desempeño del sistema. Sinergia significa ³acción combinada´. Sin embargo, para la teoría de
los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo.
En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semiindependientes, tomados en forma conjunta,
origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.
‡ Superflua: son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones
superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas
relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar.
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Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Pueden ser definidores o
concomitantes. Los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o definida tal como
se le hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna
diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad.



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n sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema,
pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el
contexto; se trata de una relación mutua de contexto-sistema.

Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un concepto que es común a ambos: el foco de
atención, el elemento que se aísla para estudiar.
El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije; ese foco de atención, en términos de
sistemas, se llama límite de interés; para determinar este límite se considerarían dos etapas por separado:
‡ La determinación del contexto de interés: se suele representar como un círculo que encierra al sistema y que deja
afuera del límite de interés a la parte del contexto que no interesa al analista.
‡ La determinación del alcance del límite de interés entre el contexto y el sistema: es lo que hace a las relaciones entre el
contexto y los sistemas y viceversa. Es posible que sólo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habrá un
límite de interés relacional.
Determinar el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto que sólo será considerado lo que
quede dentro de ese límite. Entre el sistema y el contexto, determinado con un límite de interés, existen infinitas
relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente
presentan las mejores características de predicción científica.
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En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de rango
relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas estructuras en función de su grado de complejidad.
Cada rango o jerarquía marca con luminosidad una dimensión que actúa como un indicador claro de las diferencias que
existen entre los subsistemas respectivos.
Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden
aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas.
Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y a
su nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango; refiriéndonos a los rangos, hay que establecer los
distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función
de un método lógico de detección.
El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema
mayor.
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En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el
mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo.
Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían subsistemas del sistema de definición), ya
que conforman un todo en sí mismos y estos serían de un rango inferior al del sistema que componen.
Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denomina
macrosistema.
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Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la acción, interacción y
reacción de distintos elementos que deben necesariamente conocerse.
Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentro
de los sistemas y subsistemas.
Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista, ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino
que, por el contrario, según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del
mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.
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no de los comportamientos que puede tener una variable es el de parámetro, que es cuando una variable no tiene
cambios ante alguna circunstancia específica, no quiere decir que la variable es estática ni mucho menos, ya que sólo
permanece inactiva o estática frente a una situación determinada.
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Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las demás y logran influir decisivamente en
el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actúan como líderes de las restantes
y por consiguiente son privilegiadas respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes variables no
solamente son influidas por los operadores, sino que también son influenciadas por el resto de las variables y estas
tienen también influencia sobre los operadores.
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La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto,
vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.
La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección con base a la
información retroalimentada.
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Es una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el
mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no serán
consecuencia de las entradas sino de los procesos mismos que componen al sistema.
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La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto. Es el nivel
de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente
homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos
actúan como condicionantes del nivel de evolución.
La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento
del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso
sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio
permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.

En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales,
la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización
más completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los
recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se
mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden
y de organización creciente.
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La permeabilidad de un sistema mide la interacción que este recibe del medio, se dice que a mayor o menor
permeabilidad del sistema el mismo será mas o menos abierto.
Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan son sistemas altamente permeables,
estos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas abiertos.
Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados.
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Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en
cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los demás subsistemas y hasta en el sistema mismo.
n sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él, no afecta a otros sistemas.
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n sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su
activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.
Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por
varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas
que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.
Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados, son más sumisos, requieren menos
recursos, pero son más lentos en su adaptación al contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una
mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de coordinación
y de control más elaborados y complejos.
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Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a
las modificaciones que sufre el contexto.
Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y externos a través
del tiempo. Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se
desarrolla.
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Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo
de mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en
equilibrio con su medio.
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n sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e
información. La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajo de
manera efectiva (mantenibilidad).
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Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto.
n sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o características en la
medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es.
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Optimización es modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos; suboptimización en cambio es el proceso
inverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema
tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o
eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más importantes.
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El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos; la falta de éxito exige una revisión del
sistema ya que no cumple con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de
forma tal que se puedan alcanzar los objetivos determinados.


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Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los
sistemas donde establece los siguientes
niveles jerárquicos:
‡ Primer nivel, estructura estática: se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.
‡ Segundo nivel, sistema dinámico simple: considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar
reloj de trabajo.
‡ Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético: el sistema se autorregula para mantener su equilibrio.
‡ Cuarto nivel, ³sistema abierto´ o autoestructurado: en este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de
considerarse nivel de célula.
‡ Quinto nivel, genético-social: está caracterizado por las plantas.
‡ Sexto nivel, sistema animal: se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia.
‡ Séptimo nivel, sistema humano: es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad
para utilizar el lenguaje y símbolos.
‡ Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas: constituye el siguiente nivel, y considera el
contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción de imágenes
en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.
‡ Noveno nivel, sistemas trascendentales: completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los
ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones.
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Este modelo busca integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas ciencias. La detección de estos fenómenos
permite el armado de modelos de aplicación para distintas áreas de las ciencias.
Esto, que se repite en forma permanente, exige un análisis iterativo que responde
a la idea de modularidad que la teoría de los sistemas desarrolla en sus contenidos.
Se pretende por comparaciones sucesivas, una aproximación metodológica, a la vez que facilitar la identificación de los
elementos equivalentes o comunes, y permitir una correspondencia biunívoca entre las distintas ciencias.
Como evidencia de que existen propiedades generales entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus similitudes
estructurales.
Estos elementos son la esencia de la aplicación del modelo de isomorfismo, es decir, la correspondencia entre principios
que rigen el comportamiento de objetos que, si bien intrínsecamente son diferentes, en algunos aspectos registran
efectos que pueden necesitar un mismo procedimiento.
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Este modelo implica por asociación la aplicación previa del modelo del rango; dado que las organizaciones se
encuentran dentro del nivel 8, critica y logra la demolición de los modelos existentes tanto dentro de la sociología como
dentro de la administración, Buckley, categoriza a los modelos existentes en dos tipos:
‡ Aquellos de extracción y origen mecánico, a los que denomina modelo de equilibrio.
‡ Aquellos de extracción y origen biológico, a los que llama modelos organísmicos u homeostáticos.
³El modelo de equilibrio es aplicable a tipos de sistemas que se caracterizan por perder organización al desplazarse
hacia un punto de equilibrio y con posterioridad tienden a mantener ese nivel mínimo dentro de perturbaciones
relativamente estrechas. Los modelos homeostáticos son aplicables a sistemas que tienden a mantener un nivel de
organización dado relativamente elevado a pesar de las tendencias constantes a disminuirlo. El modelo procesal o de
sistema complejo adaptativo se aplica a los sistemas caracterizados por la elaboración o la evolución de la organización;
como veremos se benefician con las perturbaciones y la variedad del medio y de hecho dependen de estas´.
Mientras que ciertos sistemas tienen una natural tendencia al equilibrio, los sistemas del nivel 8 se caracterizan por sus
propiedades morfogénicas, es decir que en lugar de buscar un equilibrio estable tienden a una permanente
transformación estructural. Este proceso de transformación estructural permanente, constituye el pre-requisito para que
los sistemas de nivel 8 se conserven en forma activa y eficiente, en suma es su razón de supervivencia.

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na organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa
influyéndose mutuamente.
También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una
determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos
en pos de ciertos valores comunes.

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‡ Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la
conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.
‡ Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas
usadas para la transformación de insumos en productos.
‡ Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de
integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.


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Desde el punto de vista de la administración, está compuesta de las siguientes etapas:
‡ Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen,
objetivo y trayectoria.
‡ Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los
efectos pero no las causas.
‡ Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a realizar, la metodología a seguir, los
recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se
conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se continúa con la metodología.
‡ Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio, como así también toda la
información que hace al límite de interés.
‡ Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio; eficacia es cuando el sistema logra los
objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva. Si un sistema es
eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá
cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.
‡ Diseño: el analista diseña el nuevo sistema. Se puede destacar:
í Diseño global: en el se determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un cálculo de costos y
enumera los procedimientos. El diseño global debe ser presentado para su aprobación y luego se continua con el
siguiente paso.
í Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseño global, y
formula la estructura de organización que se aplicará sobre dichos procedimientos.
‡ Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la práctica al mismo, esta puesta en marcha
puede hacerse de tres formas:
í Global.
í En fases.
í En paralelo.
‡ Seguimiento y control: el analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones
correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.
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n sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su
supervivencia. na de sus caracter sticas es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivos y rápidos como
para satisfacer los requisitos para cada función del control.
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‡ na variable; que es el elemento que se desea controlar.
‡ Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable.
‡ Los medios motores a través de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas.
‡ Fuente de energ a, que entrega la energ a necesaria para cualquier tipo de actividad.
‡ La retroalimentación que a través de la comunicación del estado de la variable por los sensores, logra llevar a cabo las
acciones correctivas.
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Es una alternativa para reducir la cantidad de información recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar
su contenido informativo. Las tres formas básicas de implementar el método de control son:
‡ Reporte de variación: esta forma de variación requiere que los datos que representan los hechos reales sean
comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variación se
controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento,
es que únicamente se informa a quién toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo
significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias.
‡ Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema de control implica el desarrollo y la implantación de decisiones
programadas. na parte apreciable de las decisiones de carácter técnico y una parte pequeña de las decisiones tácticas
abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de información de manera que ejecute esas decisiones
de rutina, el analista proporciona a los administradores más tiempo para dedicarse a otras decisiones menos
estructuradas. Si se procura que el sistema vigile las órdenes pendientes y se programa las decisiones de cuáles
pedidos necesitan mayor atención, se logrará un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo.
‡ Notificación automática: en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general de
información puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento determinado. Las notificaciones automáticas
se hacen en algunos criterios predeterminados, pero solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no
emprender alguna acción.
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El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación, coordinación y dirección, son los
restantes), los cuales son muy dif ciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso
administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas están ligados
intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y además
normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones.
Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organización, están siendo
complementadas tal como se las hab a previsto.
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³La sistematización es un proceso de recuperación, tematización y apropiación de una práctica formativa determinada,
que al relacionar sistémica e históricamente sus componentes teórico-prácticos, permite a los sujetos comprender y
explicar los contextos, sentido, fundamentos, lógicas y aspectos problemáticos que presenta la experiencia, con el fin de
transformar y cualificar la comprensión, experimentación y expresión de las propuestas educativas de carácter
comunitario´.
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Escribir o describir una práctica, recopilar una información sobre una práctica, ordenar una información
cronológicamente, elaborar un informe síntesis de una práctica sobre lo que se hizo, enunciar los problemas o aciertos
de una práctica, y la evaluación de una práctica. Los anteriores son aspectos que usualmente se definen como
sistematización, pero que no corresponden a los planteamientos teóricos construidos en estos procesos de
sistematización.
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Según Alfredo Ghiso, la sistematización de prácticas surge en América Latina en los años 70 en contextos de crisis de
los sectores populares y de fragmentación de iniciativas sociales, donde no está resuelto el problema de la relación
teoría practica; contexto desde el que se exige propuestas superadoras y transformadoras del conocimiento tanto en la
producción como en la difusión de las prácticas sociales.
Asumen este reto las Organizaciones no gubernamentales a la vez que están comprometidas con la reconstrucción de
los movimientos sociales, es por ello que la sistematización surge como un esfuerzo consciente de capturar los
significados de la acción y sus efectos, lo cual implica lecturas organizadas de las experiencias, teorización y
cuestionamientos contextulizados de la praxis social con el propósito de comunicar el conocimiento producido. Estos
inicios reconocen cuatro acuerdos básicos en la sistematización:
‡ A toda sistematización le antecede una práctica, todo sujeto es sujeto de conocimiento y posee percepciones y saber
acumulado que enriquece la práctica.
‡ El proceso de sistematización es un proceso de interlocución entre sujetos, donde se negocian discursos, teorías y
construcciones culturales.
‡ En un proceso de sistematización en el que interesa tanto el proceso como el producto.
‡ A mediados de los 90 la sistematización ingresa a las niversidades como una opción frente a los debates por aclarar
los fundamentos pedagógicos, epistemológicos y políticos de la Educación Popular; ingreso que además, está influido
por la reorganización del área social y económica en un marco globalizado, lo cual exige cambios de pensamiento en los
sujetos.
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Cuando se habla de sistematización, la referencia se hace a sistematización de prácticas ya sean de intervención o de
investigación. Se definen tres características de las prácticas:
‡ Practica entendida como actividad intencionada, sustentada en el conocimiento previo y que plantea objetivos de
transformación. Son acciones desarrolladas por sujetos que tienen una visión del mundo y a partir de ahí identifican
problemas y sobre ellos actúan. La persona parte de la situación sobre la cual esta interviniendo y que esta conociendo,
es decir, la acción modifica la situación a la vez que lo modifica a si mismo, profundizando tanto sobre el conocimiento
de la situación como de si mismo.
‡ Las prácticas son acciones de sujetos con diversas vivencias, intereses, visiones, formas de intervenir e interpretarlas.
‡ Son importantes también algunos componentes que se señalan de las prácticas, desde los que se pueden develar
aspectos para la sistematización:
í Sujetos: son las diferentes personas que experimentan la practica con contextos: como los lugares territoriales y
espacio ± temporales donde se desarrolla la practica o es influida de una u otra manera.
í Intencionalidad, sentidos, intereses o motivaciones que orientan las prácticas; consiste en el para qué de estas.
í Referentes (conceptuales, políticos, culturales) que orientan, retroalimentan o condicionan las prácticas sociales.
í Contenidos, es la información que circula en una práctica, los códigos, mensajes, las emociones o sentimientos que
tienen los sujetos, incidiendo en las relaciones y dinámicas de la practica.
í Resultados o productos que se producen desde la práctica, son los cambios, las transformaciones de las condiciones
sociales o de los sujetos y sus relaciones.
Si bien la sistematización se hace de las prácticas, es conveniente anotar que metodológicamente la sistematización se
desarrolla desde una pregunta eje, es decir, desde un aspecto que se considere relevante para la comprensión de la
practica. Aunque el ideal sea la compresión de la totalidad de la práctica, por razones metodológicas y de rigurosidad en
el proceso, se recomienda definir un aspecto central y reconstruir la practica a partir de él.
Según Luz Elena Jiménez, en la sistematización de prácticas se puede hacer énfasis en contenidos de la práctica,
enfoques, métodos, metodologías, técnicas, instrumentos, estrategias de las practicas, formas de trabajo, modos
organizacionales, dinámicas de interacción. Se pueden distinguir además otros énfasis:
‡ Sujetos: participación, liderazgos, actitudes, roles.
‡ Visiones comprensivas, vivencias de la praxis interactiva.
‡ Obtención y generación de información.
‡ Fortalezas o aciertos. Dificultades o fracasos. Aspiraciones y logros.
‡ Antecedentes, contextualización y evolución de prácticas.
La definición de uno de estos énfasis o de otros, debe corresponder con los intereses del grupo que sistematiza y
constituyen los ejes centrales de los objetivos del proyecto. ³Cuando creíamos tener todas las respuestas nos cambiaron
todas las preguntas´.
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Todo lo planteado en el punto anterior se vincula estrechamente con el tema de la relación entre sistematización y teoría.
Esta relación tiene dificultades de diverso tipo y nivel, la más profunda de las cuales se deriva nada menos que de la
contradicción dialéctica entre teoría y práctica. Encontrar la síntesis entre estos dos polos es una tarea compleja, que ha
motivado profundas discusiones a lo largo de toda la historia de la filosofía y la ciencia.
Es esta tarea precisamente, la que deben abordar e intentar resolver los sistematizadores: ¿cómo relacionar
creativamente la teoría y la práctica?, ¿cómo usar la teoría para comprender mejor la realidad y actuar sobre ella?,
¿cómo enriquecer a la teoría desde los conocimientos que se obtienen en la práctica?, ¿cómo evitar caer en
reduccionismo y aplicaciones mecánicas de todo tipo? Son preguntas para las cuales no tenemos respuestas definitivas,
sino aproximaciones que hay que seguir trabajando. Por lo demás, pensamos que las respuestas serán siempre
provisionales y transitorias, dado que estarán al servicio de la práctica de sistematización y tendrán el sentido de facilitar
la relación con la teoría en experiencias de sistematización concretas.
Nuestras búsquedas se han orientado de manera central, hacia tratar de comprender cómo operan mentalmente los
profesionales de la acción, aquellos que pretendemos que mediante la sistematización, se conviertan en
prácticosreflexivos.
En este campo, los aportes de la corriente de pensamiento sobre el conocimiento práctico nos han sido muy
iluminadores.
De acuerdo a esta corriente, la práctica siempre lleva implícitas determinadas concepciones teóricas: la teoría está en la
práctica y se expresa en ella, dándole sentido y significado a lo que hace el profesional. Este relaciona y confronta
permanentemente lo que hace y los resultados obtenidos, con lo que se ha planteado como lo deseable y posible de
alcanzar, desde los conocimientos con que cuenta.
Sin embargo, estos conocimientos que están en la práctica, tienen características distintas a los conocimientos
estrictamente teóricos. En primer lugar, el profesional de la acción, recurre a la teoría en tanto que le sirve para
comprender mejor una situación y actuar de manera más adecuada. En esa medida, la validez de los conocimientos está
determinada por su éxito en el enfrentamiento de situaciones, por su capacidad de orientar acciones que permitan el
logro de los objetivos propuestos. Es por ello que sé caracteriza a este tipo de conocimientos como situacionales, a
diferencia de la teoría, que es más bien universalizarte (busca dar explicaciones generales sobre los fenómenos de la
realidad).
En estrecha vinculación con lo anterior, el profesional de la acción recurre a la teoría según las necesidades que la
práctica le va planteando. Es así que puede ³usar´ fragmentos de conocimientos que le son relevantes para comprender
mejor una situación y actuar sobre ella, sin preocuparse mayormente de la consistencia teórica interna del ³edificio´ de
conocimientos que va construyendo.
En síntesis, el conocimiento práctico o teoría no formal se caracteriza por ser situacional y estar orientado a la acción.
Está constituido por el conjunto de conocimientos de los que el profesional dispone o a los que recurre para informar y
orientar su intervención.
Pensar en la sistematización a la luz de estos planteamientos nos ha llevado a formularnos varios retos y temas de
reflexión.
En primer lugar, buscamos que los profesionales realicen procesos de reflexión en y sobre la acción, superando la
tendencia a la repetición mecánica de procedimientos que antes dieron buen resultado, o a culpar a factores externos
por los posibles fracasos. El reto estriba en orientarlos y motivarlos para que cuestionen permanentemente su práctica y
para que expliciten los conocimientos que la sustentaron y que se produjeron durante su desarrollo. Ello permitirá que
estos conocimientos sean confrontables, debatibles, acumulables y, en esa medida, que puedan dialogar con el
conocimiento estrictamente teórico, enriqueciéndolo y alimentándose de sus avances.
Sin embargo, la medida en que asumimos que la relación de los profesionales de la acción con el conocimiento teórico
está fuertemente condicionada por la utilidad de éste para la práctica, reafirmamos que no es objetivo de la
sistematización producir directamente teoría. Los conocimientos generados son, por definición situacionales y
particulares, pero su formalización permite que dialoguen con las diversas corrientes teóricas a cuyos ³fragmentos´ se ha
recurrido para comprender la realidad sobre la que se interviene.
En términos metodológicos, la relación entre teoría y sistematización se va dando mediante sucesivas aproximaciones.
n primer paso consiste en la explicitación de la teoría que está en la práctica: de los supuestos que sustentan y
explican la propuesta de intervención.
En segundo lugar, se da cuenta de los cambios en esos supuestos, provocados por la práctica. Es en este momento que
los sistematizadores deben descubrir y explicitar la manera en que los conceptos teóricos inmersos en su práctica han
ido evolucionando. Todo cambio en la práctica expresa cambios en el conocimiento sobre la realidad, aunque ello no
siempre es consciente para los actores.
El tercer momento consiste en el diálogo entre estos conocimientos nuevos y el contexto teórico vigente. Es aquí donde
la práctica confronta y es confrontada por la teoría, abriendo la posibilidad de una retroalimentación mutua.
Esta secuencia se va repitiendo a lo largo del proceso de sistematización, dando lugar a elaboraciones conceptuales
cada vez más acabadas y precisas, y a recursos reiterados a la teoría.



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El tema de cómo enseñar a sistematizar conlleva retos de gran envergadura. Por una parte, se trata de un ejercicio
novedoso para la gran mayoría de los profesionales de la acción, que no están acostumbrados a explicitar y hacer
conscientes los procesos mentales que normalmente realizan en su práctica.
De otro lado, la incomprensión sobre las exigencias que la sistematización plantea para llegar a buen término, hace que
casi nunca se le dedique el tiempo y recursos necesarios. Los sistematizadores casi deben realizarla en su ³tiempo
libre´, y sólo tras varios fracasos se acepta la necesidad de contar con una formación específica para lograrlo.
Pero una vez que ello se ha obtenido, el problema no está solucionado en la medida que no hemos resuelto
completamente cómo enseñar a producir conocimientos y, menos aún, cómo hacerlo en y desde la práctica. La
enseñanza de la investigación (en tanto ejercicio de producción de conocimientos), que fue nuestro referente inicial, deja
mucho que desear, además de no adecuarse suficientemente a esta forma particular de hacerlo.
na primera pista que hemos explorado, y que se ha demostrado válida, es que sólo se aprende a sistematizar
haciéndolo. Pero ello tampoco resuelve del todo el problema, porque haber realizado un proceso de sistematización no
garantiza aún que la persona se haya apropiado de un concepto y un método que le permita seguir haciéndolo más
adelante. Para ello es necesario que el proceso de formación en la acción incluya la explicación continua de los procesos
de pensamiento que se van desarrollando, su sentido y su utilidad, por lo tanto esto debería formar parte integral de los
procesos de capacitación en sistematización.
na segunda pista muy interesante, nos la dio Manuel Canales, quien plantea la necesidad de activar al observador, de
hacer que el sujeto (individual o colectivo) se perciba a sí mismo en tanto actor, que empiece a mirar y a criticar lo que
hace y el ambiente en que se mueve, que cuestione y critique tanto sus objetivos como las estrategias que ha empleado
para alcanzarlos y, en esa medida, sea capaz de replantearlos.
Pensamos que la propuesta del TPS (de método y de formación en sistematización) de alguna manera, ha apostado a
lograr que ello suceda. La reconstrucción de la experiencia y de su contexto contribuye a que el profesional extraiga de
su interior lo vivido, que lo convierta en un relato y lo pueda observar y criticar. El análisis de la experiencia se sustenta y
orienta por su cuestionamiento mediante la formulación de preguntas y la interpretación, las conclusiones del proceso de
sistematización llevan a definir una nueva intervención, explícitamente sustentada en los nuevos conocimientos.
Sin embargo, es necesario que estas apuestas sean confrontadas más rigurosamente con la práctica de formación en
sistematización, para obtener nuevas lecciones y aprendizajes que contribuyan a facilitar estos procesos.
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Los enfoques constituyen los respaldos epistemológicos de la sistematización, entre los cuales encontramos los
siguientes:
‡ Histórico - Dialéctico: las experiencias hacen parte de una práctica social e histórica, dinámica, compleja y
contradictoria, que puede leerse y comprenderse de manera dialéctica en tanto son ricas y contradictoras.
Practicas que están en relación con otras similares en contextos que permiten explicarlas.
‡ Dialógico e Interactivo: experiencias como espacios de interacción, comunicación y relación, que se pueden leer desde
el lenguaje y desde las relaciones contextualizadas. Desde este enfoque se construyen conocimientos a partir de
referentes externos e internos que permiten tematizar problemas que se dan en las prácticas sociales.
‡ Deconstructivo: la sistematización como una intervención que permite entrar en la voz, en la autoconciencia de lo
institucional y los imaginarios, y en los campos institucionalizados donde se ejerce poder. Se construye conocimiento al
reconocer las huellas que deja la acción y los orígenes de la misma.
‡ Reflexividad y construcción de la experiencia humana: asumen la implícita epistemología de la práctica, basada en la
observación y el análisis de los problemas que no tiene cabida en cuerpos teóricos aprendidos o aplicados. La
sistematización se vincula a la resolución de problemas permitiendo hacer frente a desafíos del contexto.
‡ Hermenéutico: la sistematización es una labor interpretativa de los sujetos de la práctica, develando intencionalidades,
sentidos y dinámicas, para reconstruir las relaciones entre sujetos sociales de la práctica y dar cuenta de la densidad
cultural de la experiencia.
Como en las sistematizaciones se presentan híbridos de las teorías y enfoques, es importante conocer cuales son los
soportes epistemológicos de los procesos de sistematización, pues eso da unos énfasis al proceso y privilegia unos
asuntos; además porque directamente con el enfoque corresponde el método o el proceso metodológico para reconstruir
las practicas y producir conocimiento.
‡ Otro de los enfoques de la sistematización que combina varios referentes es el Histórico Hermenéutico: un enfoque que
desde una perspectiva comprensiva privilegia la comprensión, significatividad y la relevancia cultural de los sujetos y sus
prácticas. Pretende comprender los significados, sentidos, acciones y discursos de los sujetos para entender las lógicas
e interpretaciones de las relaciones sociales en las prácticas. Teóricamente la Fenomenológica y el interaccionismo
simbólico referencia este enfoque histórico hermenéutico.
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El eje central de la sistematización es el presente: la mirada retrospectiva y el esfuerzo de sistematización se hacen
desde nuestro hoy: a partir de los problemas, los interrogantes, los desafíos y cuestionamientos, las necesidades y
contradicciones que se tienen en el momento actual y con una visión prospectiva.
Ellos constituyen el punto de partida de la sistematización y son prioritariamente los aspectos que deben ser clarificados
por ella. Por tal razón, una práctica se sistematiza durante el proceso de desarrollo. na vez finalizada; nunca se
sistematiza la práctica que no sea en desarrollo o proyectos a futuro. Esta es una de las condiciones de la
sistematización.
El proceso metodológico de la sistematización en tanto proceso de investigación, podríamos referenciar con algunos
momentos que desde su secuencia serían:
‡ Describirlas.
‡ Problematizarlas.
‡ Traducirlas.
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En términos generales pueden considerarse tres modalidades de sistematización según los sujetos que la realizan:
‡ Personas que participan o participaron de la práctica; quienes se formulan preguntas y están interesados en
comprender y mejorar la práctica.
‡ n equipo de sujetos que participaron de la practica con personas externas que asesoran, apoyan o facilitan el
proceso.
‡ nas personas externas contratadas o interesadas en sistematizar una práctica concreta; en este caso quienes
vivenciaron la practica actúan como informantes y pueden apoyar los contactos con personas claves para la
reconstrucción de la práctica.
La segunda modalidad que se presenta, sujetos que vivenciaron la practica con apoyo de persona externa, es la ideal en
los procesos de sistematización a los sujetos, y les permite repensarse en relación con su práctica, se presenta como
una característica esencial de la sistematización; además, el papel del agente externo aporta a la producción de
conocimiento histórico y sistemático, con niveles de rigurosidad metodológica en el proceso, especialmente cuando se
reconstruyen practicas comunitarias con líderes populares donde sus acciones se fundamentan desde el sentido común
en la mayoría de los casos.
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Los métodos que se empleen en la sistematización deben ir en correspondencia con el enfoque definido.
En el taller permanente de sistematización del Perú, se plantea su método de trabajo desde un enfoque hermenéutico a
partir de cinco momentos del proceso metodológico:
‡ nificación de criterios: se abordan las concepciones de sistematización y los intereses del equipo sistematizador,
como también lo que se espera lograr con el proceso. Es el poner en común lo que se va a realizar, las implicaciones
que ello conlleva y los productos y utilidades de la misma sistematización de prácticas.
‡ Definición de la imagen ± objeto de la sistematización: es la definición de que se va a sistematizar, lo cual implica un
primer ordenamiento de la información.
El producto de este momento es el diseño del proyecto de sistematización, para lo cual es importante identificar fuentes
de información y precisar la pregunta eje del proceso. El proyecto focaliza en tanto define objetivos, plantea acuerdos
metodológicos y con el plan operativo define recursos y compromisos.
‡ Reconstrucción de la experiencia: constituye una segunda mirada a la práctica, es donde se describe ordenadamente
lo sucedido en la práctica pero desde el eje de conocimiento definido, desde la pregunta orientadora de la
sistematización.
‡ Análisis e interpretación de lo sucedido en la experiencia para comprenderlo: este momento implica la producción de
conocimiento a partir de la experiencia, exige descomponer y recomponer los elementos de la práctica y sus relaciones
para comprender la totalidad de la experiencia. ³La sistematización produce lecciones y aprendizajes desde y para la
práctica´.
‡ Comunicación de nuevos conocimientos producidos: implica dar a conocer la sistematización, presentarla a otras
personas para que la valoren o la comenten; lo usual es un texto escrito que se puede complementar con videos y
cartillas entre otros.
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c   
% :;":  "#
% (
Este programa de computadora le permite la contabilización de las operaciones que realiza una empresa dedicada a
cualquier tipo de actividad, generando los reportes necesarios para soportar la contabilidad de la misma.
%%!  
7 6 
Microcomputadora con procesador 80486 compatible IBM, con Mb de RAM o más, 1 driver de alta densidad, disco duro
de 80 MB o más, impresora compatible de 80 columnas (con 132 columnas se obtiene reportes adicionales).
%& 
  
El sistema requiere tener las siguientes especificaciones en los archivos de configuración del sistema operativo.
‡ Archivo CONFIG.SYS FILES = 95
BFFERS = 30
‡ Archivo ATOEXEC.BAT SET CLIPPER = F95
Si los archivos CONFIG.SYS y ATOEXEC.BAT se modificaron, se debe apagar y encender el equipo antes de
continuar para que el sistema operativo tome los nuevos parámetros. Los siguientes pasos se requieren para instalar el
programa en un disco duro: (después de cada comando se debe presionar ENTER).
‡ Inserte el disquete del programa en la unidad correspondiente, ubicándose en ella:
C:\>A:
‡ Instalar el programa al disco duro:
A:\>INSTALAR

‡ Cuando se obtiene una red con servidor dedicado:


A:\>INSTARED S:
Donde S representa la unidad del disco duro del servidor de archivos para las terminales. Cuando se pasa de un sistema
monousuario a multiusuario, se deben borrar los archivos CONTROL.DBF y S.INS del subdirectorio TNS antes de
instalar.
‡ Ejecutar el programa:
A:\>C:
C:\>CD \TNS
C:\TNS\>TNS
C equivale a S para el caso de la red.
Al ejecutarlo por primera vez se presentan las siguientes opciones:
 Activar licencia
 sar como Demostración
 Como Comprar
 so de la Llave
La segunda opción permite usar el programa con las restricciones de demostración, se puede operar así mientras se
activa la licencia, y la tercera opción dice donde puede comunicarse para comprar el programa.
Para continuar con el proceso de instalación se escoge la primera opción. Se anota el S/N de instalación y se procede a
pedir las claves del proveedor para activar la licencia. Cuando se posee llave física se debe instalar en el puerto paralelo
del equipo; se escoge la opción uso de llave respondiendo Si.

‡ Retirar el disco del drive A.


%'  
  
Iniciamos dando la orden para ejecutar el programa:
C:> [CD \TNS]
C:\TNS>[TNS]
Nota: entre los símbolos [...] se indicaran las instrucciones o datos a teclear. El programa hace la presentación, muestra
un pensamiento y pregunta: Código de acceso [Tns] [Enter].
La clave de acceso es la entregada por el distribuidor del programa para evitar manipulación de los datos por terceros.
Esta clave no será visible al teclearla.
Seguidamente el sistema muestra la ultima empresa seleccionada. Con la opción
³Abrir´ se entra a esta empresa. Con la opción ³Lista de Empresas´ se puede seleccionar otra empresa, con la tecla
tabulador o con la barra espaciadora, se presenta un menú para reorganizar o reparar las bases de datos de la empresa
en caso de una salida brusca del sistema (fallas de corriente) que hallan afectado a estas.
%% D:
%% )    
  
Los datos del proceso contable se dividen en dos grupos:
‡ Datos Maestros: son el plan de cuentas, el listado de terceros y el listado de bancos.
‡ Datos de Movimientos: contienen los comprobantes y sus asientos agrupados en periodos o meses.
El primer paso a dar es la configuración del plan de cuentas, por ser el eje sobre el cual gira toda la información
contable. El sistema se entrega con el Plan Único de
Cuentas (PC), pero cada empresa debe adaptarlo a sus necesidades quitándole aquellas cuentas que no se utilizan y
creando los auxiliares propios de la empresa.
%%%#   
c
 
Se selecciona la opción: [ARCHIVOS] (para seleccionar una opción en un menú
se utilizan las flechas y para desplazarse hasta la opción y luego se teclea [ENTER]). Después se despliega el menú de
archivos:
Cuentas.
Terceros.
Bancos.
C. Costos.
Empresas.
Artículos.
Tablas.
Contactos.
Periodo.
Finalizar.
Se selecciona (utilice flechas y [ENTER]): [CENTAS].
Aparece el listado del Plan de Cuentas. Con las teclas de flechas arriba y abajo se puede recorrer el listado.
  
D "" ":c:"" 
 #D!"":"c 
< ".4:
"D
1
11
1105
110505
110510
110510.01
1110
111005
111005.01
1120
12010
112010.01
13
1305
ACTIV
DISPONIBLE
CAJA
CAJA GENERAL
CAJE MENOR
Caja Menor
BANCOS
MONEDA NACIONAL
Banco Cafetero
CENTA DE AHORRO
CORPORACION DE AHORRO Y VIVIENDA
Conavi
DEDORES
CLIENTES
F1 Help | Ins: Inserta Del: borra Modif. Tab: selec F5/F6: Cod/Alfab
También podemos ejecutar las operaciones que se ofrecen en la parte inferior, las cuales son típicas para todas las
bases de datos:
Ins: inserta una nueva cuenta a la base de datos.
Del: borra la cuenta donde esta posicionado el cursor.
:: O Enter: modifica la cuenta donde esta el cursor. : o Tab: cuando esta solicitando un código de cuenta.
F5: hace que se presente el listado de ordenado por códigos.
F6: ordena el listado en forma alfabética.
Esc: sale de la base de datos t retorna al menú anterior.
Si el listado esta ordenado alfabéticamente (F6) se puede teclear el nombre de la cuenta, o las primeras letras del
nombre de la cuenta y el cursor avanzara hasta esta cuenta. También se puede teclear solo la letra inicial y Enter para
situarse en un determinado rango de cuentas. Análogamente, si se tiene el listado ordenado por código (F5), al teclear el
código de la cuenta se avanza hasta la cuenta respectiva.
Por ahora, adicionemos o insertemos la cuenta auxiliar de Caja Mayor para lo cual se presiona la tecla [Ins] y tecleamos
los correspondientes datos.
DATOS DE LA CENTA
CODIGO 110505.01 Auxiliar
NOMBRE DE LA CENTA Caja Mayor
CENTA MAYOR CAJA GENERAL
La cuenta se subdivide en terceros (SI/NO).
Con ajustes por Inflac Debita a:
Acredita a:
Las cuentas se dividen en dos grupos: cuentas mayores y cuentas auxiliares. Las cuentas mayores agrupan otras
subcuentas o auxiliares, pueden contener hasta 10 dígitos sin punto en el código. Las cuentas auxiliares se distinguen
por tener un punto en el código y pueden tener hasta 4 dígitos después del punto; sobre estas cuentas se hacen los
asientos contables. Se acostumbra aunque es opcional, escribir los nombres de las cuentas mayores en mayúscula y de
los auxiliares en minúscula.
Definir que una cuenta se subdivide en terceros se usa para indicar que este auxiliar maneja terceros. Especificando una
S en este campo hace que se lleve un auxiliar por cada tercero que tenga movimiento en esta cuenta. Con esto se logra
que el Plan de Cuentas sea condensado y fácil de llevar ya que no se necesita crear una cuenta auxiliar por cada
tercero.
Si la cuenta se ajusta por inflación es necesario digitar a que cuenta de ajustes debita o acredita.
tilizando la tecla espaciadora sobre el Plan de Cuentas se pueden digitar los saldos iniciales para cada cuenta auxiliar
porque en las cuentas mayores es calculado y también, se visualizan los movimientos resumidos en débitos y créditos
por periodo. Para las entidades oficiales se debe digitar el saldo inicial global y el saldo inicial corriente, el saldo inicial no
corriente es calculado.
na vez se dan todos los datos se retornará al listado. A manera de practica adicione otra cuenta para lo cual debe
presionar la tecla [Ins] nuevamente y luego llenar los datos correspondientes.
Para modificar los datos de una cuenta basta con presionarse con las flechas de movimiento del cursor y presionar
ENTER. Cuando desee borrar una cuenta presione (DEL) y confirma con (Si).
Si ya ha actualizado la base de datos o ha consultado lo que desea, puede volver al menú anterior con la tecla de Esc.
Esta tecla es importante ya que permite cancelar procesos para ³devolver´ el programa cuando se comete algún error.
%%&#   
D  
Del menú de archivos se selecciona terceros. Aparece en pantalla un listado de la base de datos con las indicaciones
correspondientes en la parte inferior, las cuales son análogas a las instrucciones de cuentas.
   #D!"":94  
001
002
000
A
JESS CONTRERAS
JOSE PEREZ
VARIOS
VENDEDOR A
5752222
5757777
0
5751999
Los terceros son aquellas personas o entidades con las cuales tiene relación la empresa. Se utiliza para consultas no
contables, tales como transacciones que se han tenido con otra empresa a través de una cuenta con compras o ventas.
Se presiona la tecla Ins (o insert) para adicionar o crear un tercero:
DATOS DEL TERCERO
Código: 039 EDGAR LEAL GELVEZ
NIT: 13470591 ± 4
Dirección: Av. Libertadores # 4N ± 59 C2 Teléfono: 5752221
Ciudad: CCTA
Observaciones:
Observ. Cartera
Repres. Legal
Tipo de tercero Cliente X Vendedores
Proveedor X del cliente
Vendedor
Clasificación
Máximo crédito 0 Fact. Automática
ltima actualización 30/06/04 Zona
El código es un consecutivo y en la parte inferior de la pantalla se visualiza el ultimo código creado. El NIT es un campo
de carácter obligatorio. La zona es un identificador que permite clasificar a los clientes y es útil para listados de cartera o
por vendedor cuando tiene asociada una zona.
Se debe colocar una X para señalar si el tercero es un cliente, proveedor o vendedor. Los tipos de terceros no son
excluyentes. Esto lo tiene en cuenta el sistema para generar relaciones de cartera o cuentas por pagar. Los vendedores
que atienden al cliente se digitan para cuando se lista para los clientes un determinado vendedor.
El máximo crédito se usa para control, en el momento en que se sobrepase sale un aumento notificándolo. La
clasificación son 3 caracteres para crear grupos de terceros por cualquier concepto que se establezca. Así, unos clientes
pueden ser
B1, B2 y M1, M2, para buenos y morosos. Al generar listados de cartera se pueden imprimir solo los M1 o los M, etc.
Facturación automática sin saldo en Factura: son campos propios de empresas que facturan servicios en lotes. Permite
a partir de una factura modelo llamada COPIA, crear facturas para aquellos terceros que tengan una F o letras para los
que tengan L en este campo.
Estando en el listado de terceros usando la barra espaciadora, se tienen tres opciones:
‡ Movimiento CXC/CxP.
‡ Cuentas de Fact Contab.
‡ Cuentas del tercero.
Movimiento CXC/CxP: muestra para el tercero en cartera el valor total de la facturas de vena pendientes y el valor totla
de las NC (notas crédito) si tuvo devoluciones. En CxP el valor total de las facturas de compras pendientes y el valor
total de las ND (notas débito) si tuvo devoluciones.
Cuentas de Fact Contab: la cuenta auxiliar de contabilidad se refiere al auxiliar que se afecta cuando se hace los
movimientos del tercero en cartera (clientes) o cuentas por pagar (proveedores). Análogamente, la cuenta de R. fuente
se afecta cuando el cliente hace retención en la fuente (cartera) o cuando se le hace retención a un proveedor.
INFORMACIÓN CONTABLE
CLIENTE: Auxiliar Deudores 130505.01
Auxiliar R. Fuente Ventas 135515.01
Auxiliar R. Fuente Servicios
PROVEEDOR: Auxiliar Proveedores 220501.01
Auxiliar R. Fuente Compras 236540.01
Auxiliar R. Fuente Servicios
Estas cuentas las utiliza el sistema junto con las de configuración de contabilidad para generar los comprobantes de
facturación, cartera y cuentas por pagar.
Cuentas del tercero: saldos iniciales por tercero para las cuentas que utilizan tercero.
Es importante anotar que las teclas de edición: flechas, insert, delete, home y end, funcionan para modificar los datos de
la pantalla tal como se trabaja con un procesador de palabras. Si no desea llenar o modificar un dato se teclea
simplemente ENTER. Ahora, a manera de ejercicio actualice los datos de un tercero. Nos posicionamos con las flechas
en el tercero y damos ENTER para modificar los datos respectivos.
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D D  
Del menú de archivos se selecciona Bancos. Aparece en pantalla un listado de la base de datos, con las indicaciones
correspondientes en la parte inferior, las cuales son análogas a las instrucciones de cuentas. Cada banco tiene la
siguiente información:
DATOS DEL BANCO
Código: 01 NOMBRE BANCAFE
CENTA CONTABILIDAD 111005.01
Banco Cafetero
FILA VALOR : 4 COLMNA VALOR : 53
FILA NOMBRE : 5 COLMNA NOMBRE : 18
FILA 1 VR. LETRAS: 7 COLMNA 1 VR. LETRAS: 16
FILA 2 VR. LETRAS: 7 ANCHO CHEQE : 55
FILA CIDAD : 10 COLMNA CIDAD : 10
FILA FECHA M ± D : 10 COLMNA FECHA M ± D : 17
FILA FECHA AÑO : 10 COLMNA AÑO : 30
COLMNA FECHA DD :
COLMNA FECHA MM :
FILA Nº CHEQE : 3 COLMNA Nº CHEQE : 53
El código es un consecutivo de bancos por lo cual se puede tener varios formatos de cheque para un mismo banco, la
cuenta de contabilidad es el auxiliar respectivo del banco. Los datos de coordenadas de fila ± columna, corresponden a
la posición de cada campo en el cheque.
%%*#   

Modificando la Tabla de Retenciones
Del menú de ³archivos´ se selecciona ³tablas ± retenciones´. Aparece en pantalla la tabla correspondiente para su
actualización. Cada tipo o concepto tiene la cuenta mayor asociada, descripción, y el porcentaje de retención.
Modificando la Tabla de Ajustes por Inflación
Del menú de ³archivos´ se selecciona ³tablas ± ajustes´. Aparece en pantalla la tabla de PAAG para su actualización,
siendo los valores en porcentaje.
Modificando la Base de Datos de Zona
Del menú de ³archivos´ se selecciona ³tablas ± zonas´. Aparece en pantalla la tabla correspondiente para su
actualización. Sirven para referenciar un cliente geográficamente.
%%+!)  
   
 
Los asientos contables se agrupan en comprobantes. n comprobante puede contener los asientos de:
‡ na transacción (egreso, recibo de caja o nota contable).
‡ Las transacciones de un día.
‡ Las transacciones de varios días.
En los primeros casos, el sistema coloca la fecha del comprobante como la fecha de los asientos. En el tercer caso no se
le coloca fecha al comprobante, para que el sistema pregunte la fecha de cada asiento. Se selecciona la opción:
³contabilidad´ y se despliega el siguiente menú:
Comprobantes.
Asentar pendiente.
Recalcular periodo.
Actualizar saldos.
Especiales.
Haciendo un Comprobante
Vamos a registrar la siguiente transacción: se hace un pago de $15.000 de arriendo con cheque del banco cafetero.
Seleccionamos ³comprobantes´ y aparece el listado de comprobantes:
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
NÚMERO FECHA TOTAL DEBITOS TOTAL CREDITOS ASENTADO
AJ001
CAR005
CEO001
CEO002
CEO003
CIE001
VEO001
31/01/04
05/01/04
01/01/04
05/01/04
01/04/04
31/01/04
10/05/04
15.000
125.000
150.000
50.000
37.745.911
200.000
200.000
15.000
125.000
150.000
50.000
37.745.911
200.000
200.000
X
X
X
X
X
X
X
Presionamos (Insert) y completamos la siguiente información:
COMPROBANT
E
CE0004 PAGO ARRIENDO MES ENERO/97 FECHA 01/01/97
TOTALES DEBITOS 150.000.00 CREDITOS 150.000.00
ASENTADO
Asientos del Comprobante
" #D!""1: !I 
11005.01
512010.01
Banco Cafetero
C.C Bolivar local b-16a
150.000.00
150.000.00
C
D
El formato de fecha usado en todo el sistema es día/mes/año. Para digitar cada asiento se presiona (insert) en la tabla
inferior y se teclea la siguiente información:
DATOS DEL ASIENTO
CODIGO CENTA 111005.01
NOMBRE CENTA Banco cafetero
MONEDA NACIONAL
VALOR 150.000.00 C Db/Cr DOCMENTO CH-
253326
TERCERO 005 ARRENDADORA S VIVIENDA LTDA.
CONCEPTO PAGO ARRIENDO MES ENERO/97.
Para insertar el segundo asiento se presiona igualmente (insert):
DATOS DEL ASIENTO
CODIGO CENTA 512010.01
NOMBRE CENTA C.C Bolivar Local B-16A
OFICINA
VALOR 150.000.00 D Db/Cr DOCMENTO CH-253326
TERCERO 005 ARRENDADORA S VIVIENDA LTDA.
CONCEPTO PAGO ARRIENDO MES ENERO/97
³El tipo de documento puede ser cheque, RC (recibo de caja) etc´.
Cuando se esta tecleando un código de cuenta se puede presionar la combinación
ALT-T y aparece el listado de cuentas. na vez ubicada la cuenta se presiona
(Tab) y el sistema coloca automáticamente el código de la cuenta en el asiento.
Observe que al presionar Alt-T aparecen todas las opciones de insertar, Borrar y modificar en la parte inferior, luego si no
existe una cuenta se puede insertar en ese momento.
Lo anterior también aplica al campo de Tercero, que es la persona con quien se realizó la relación comercial. Con Alt-V
se puede llamar al listado de terceros y sobre este seleccionar, modificar o insertar.
Con F1 se obtiene el listado de estas macros de llamadas a diferentes listados y
procesos:
Alt + T: Cuentas
Alt + E: Centros de Costo
Alt + V: Terceros
Alt + C: Calculadora
Alt + M: Artículos Alt + B: Bodegas
Alt + F: Facturas de Cartera
Alt + R: Retenciones
Alt +Z: Archivo de reportes
F9 : Fecha - Hora
F11 : ltimo reporte en pantalla
CH : Cheque FC: Factura
CP : Cheque Posfechado EF: Efectivo
Para salirse del computador se presiona Esc.
En la parte inferior del listado de comprobantes se observa disponibles: F2:
Asentar, F3: Reservar, F4: Cambiar número. Si un comprobante está Asentado, queda registrado en los auxiliares y
mayores. Se puede reservar un comprobante para modificarlo y asentarlo nuevamente.
Para imprimir el comprobante se presiona la barra espaciadora, estando en el listado de comprobantes, y el sistema
pregunta: como desea imprimir el comprobante:
Comprobante Egreso
Recibo de Caja
Nota de Contabilidad
Comprobante Contabilidad
Copiar a Periodo 99
Copiar del Periodo 99
En el anexo se tienen listados de cada uno de los formatos. Copiar a periodo 99 se usa cuando el contenido de un
comprobante de un periodo se repite en otro período, en lugar de ponernos a teclear todo de nuevo lo copiamos al
período 99 y luego lo recuperamos con la opción copiar del período 99 en el período deseado.
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  8!


Cambiar Periodo de Trabajo
El sistema le permite trabajar con 12 períodos (enero-diciembre) y el período 13 para cierres. d puede cambiarse a un
período con (archivos-período). sar el período 13 tiene la ventaja de que en el mes 12 el total de créditos y débitos no
se ve alterado por el cierre del ejercicio y se puede imprimir el ganancias y pérdidas del mes 12, aún después del cierre
del ejercicio.
Asentar Pendientes
Permite asentar automáticamente o llevar a libros aquellos comprobantes pendientes de asentar.
Recalcular Periodo
Esta opción permite recalcular el período actual de trabajo. El sistema hace ceros a créditos - débitos y luego reasienta
cada uno de los comprobantes.
Actualizar Saldos
El sistema permite hacer cambios en cualquier período, pero dado que esto debe modificar los saldos de los períodos
siguientes debe ejecutarse esta opción para que el sistema actualice los saldos entre los 13 períodos y mayorice el
período inicial (período 00).
Especiales
Saldos Iniciales
Ajustes por Inflación
Trasl. Saldos Contab.
Cierre Año Fiscal
Cambiar Cód. Cuenta
Presupuesto
Consolidar Empresas
‡ Saldos Iniciales: permite dar entrada a los saldos iniciales de contabilidad. Si se modifica algún valor en los saldos
iniciales se deben actualizar saldos.
‡ Ajustes por Inflación: genera un comprobante con los cálculos de ajustes por inflación. Para generarlo se debe tener
presente:
í Que en el plan de cuentas estén marcadas cuales cuentas se ajustan.
í Que en la tabla del PAAG esté el valor de cada mes.
í Las cuentas marcadas con ajustes por inflación deben tener saldo al final del mes anterior al ajuste.
‡ Traslados Saldos Contables: cada año fiscal se considera como una empresa; situados en la empresa del año actual,
coloca como saldos iniciales de las cuentas, los saldos finales del año anterior y actualiza el Plan de Cuentas en el
evento de que se hallan creado nuevas cuentas.
‡ Cierre Año Fiscal: genera comprobante de cierre con los saldos de las cuentas de resultado (egresos e ingresos) y la
cuenta de ganancias y pérdidas. Se debe ubicar en el mes 13 para generar este comprobante, el cual se puede
complementar manualmente antes, de asentarlo. Si se desea hacer de nuevo
el cierre basta con reservar el comprobante, borrarlo y generarlo nuevamente.
‡ Cambiar Código Cuenta: Permite cambiar un código del plan de cuentas y actualizar todos los movimientos en que
interviene.
‡ Presupuesto: permite planear o estimar el flujo de dinero en los diferentes períodos del año.
‡ Consolidar Empresas: se usa cuando se manejan sucursales de un negocio y se necesitan los informes financieros
consolidados. Para lo cual se crea una empresa donde va a quedar la información unida de todas las sucursales y en
esta opción se le va dando el código de todas las empresas sucursales que se desean consolidar.
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Cuando deseamos tener un reporte impreso, seleccionamos del menú PRINCIPAL
³Imprimir-Contabilidad´. Se despliega el menú:
Listado de Cuentas libro Diario
Libros Auxiliares
Comprobante por Día
Informes Financieros
Listado de terceros
Certificados de Retención
Numerar Hojas para libros
Alinear Impresora Ctrl+Enter
En los listados siempre se presenta la opción de enviarlos a impresora o de listarlos por pantalla. Adicional a esto, es
bueno saber que el último reporte impreso queda grabado en un archivo de formato estándar, el cual puede ser abierto
con cualquier editor. El archivo por defecto se llama RESLTA.01, queda grabado en la carpeta TNS, su nombre y
ubicación puede ser modificados presionando la combinación de teclas Alt+Z.
Cuando aparece la pregunta libro Oficial, si se coloca una X, no se imprime el membrete de la empresa, por que se
entiende que se usarán hojas registradas en la Cámara de Comercio previamente membreteadas y numeradas.
A continuación se hace una descripción breve de cada listado, sin embargo en los ejemplos del anexo se puede
observar el contenido de cada listado con más detalle.
‡ Listado de cuentas: genera un listado con el plan de cuentas.
‡ Libro diario: también llamado caja diario, lista los créditos y débitos de las cuentas mayores por da para un rango de
fechas.
‡ Libros auxiliares: presenta las siguientes opciones:
 Libro auxiliar: lista para cada cuenta o rango de cuentas, los asientos en un rango de perodos detallando fechas,
comprobante, documento, detalle y tercero dependiendo de la configuración de la cuenta, los valores débitos, créditos y
saldo.
 Libro auxiliar de tercero: lista para cada tercero o rango de terceros los asientos en un rango de per odos detallando
fechas, comprobante, documento, detalle créditos y saldo.
— Comprobante de diario: similar al libro diario genera el movimiento diario por cuenta pero a nivel de auxiliares.
— Movimiento de un tercero: lista para cada tercero seleccionado los asientos con la fecha, comprobante, documento,
concepto, valor y número de cuenta en el rango de períodos seleccionados.
í Movimiento de un documento: lista para cada documento seleccionado los asientos con la fecha, comprobante,
documento, concepto, valor y número de cuenta en el rango de períodos seleccionados.
í Movimiento diario de cuentas: lista el saldo anterior, movimiento del día de créditos y débitos y nuevo saldo para un
conjunto de cuentas seleccionadas; se usa cuando se desea hacer un seguimiento diario de ciertas cuentas tales como
caja, bancos o ventas.
í Movimiento total por terceros: lista en que comprobantes hay asientos que tengan que ver con ese tercero.
‡ Comprobante por día: genera un listado por día de los comprobantes generados. Detalla los asientos de cada
comprobante.
‡ Informes financieros: presenta las siguientes opciones:
í Balance de saldos iniciales: lista el balance de comprobación del período inicial. Sirve como reporte de chequeo de los
saldos iniciales digitados.
í Balance de comprobación: genera un listado con saldo anterior, créditos, débitos del período y nuevo saldo de las
cuentas a nivel de auxiliares.
í Mayor y balances: genera un listado con saldo anterior, créditos, débitos del período y nuevo saldo de las cuentas a
nivel de mayores. En la opción
(configuración-contabilidad-datos generales) se puede configurar la longitud de la cuenta mayor para generar el reporte a
4 o 6 dígitos.
í Balance general: genera el balance de la empresa hasta el período en uso sin códigos de cuentas. Este es un informe
gerencial.
í Estado de ganancias y pérdidas: genera el estado de ganancias y pérdidas de la empresa hasta el período en uso.
í Balance de saldos corrientes: para las entidades oficiales genera el balance de saldos corrientes y no corrientes.
í Saldos de operaciones recíprocas: informe para la Contaduría General de la
Nación.
í Ejecución presupuestal: permite controlar los gastos con respecto a lo planeado en el presupuesto mensual y
acumulado para cada cuenta, detallando la diferencia entre lo ejecutado y lo planeado.
‡ Listado de terceros: lista la base de datos de terceros. Todos o dependiendo del tipo de tercero.
‡ Certificados de retención: despliega el siguiente menú:
CERTIFICADOS DE RETENCIÓN - ANAL
TOTAL RETENIDO POR CONCEPTO ± EN N PERIODO O EL AÑO
TOTAL POR CONCEPTO ± TERCERO - ANAL
DETALLE DE RETENCIONES ± EN N PERIODO O EL AÑO
LISTA DE TERCEROS CON CERTIFICADOS.
í Certificados de retención: genera para cada tercero que se le practicó retención, el certificado correspondiente.
í Total retenido por concepto: por cada tipo de retención lista los totales por concepto en un periodo determinado o todo
el año.
í Total por concepto ± tercero: para cada tipo de retención lista los terceros y el total retenido en el año.
í Detalles de retenciones: detalla las retenciones practicadas a cada tercero en un determinado periodo o en el año.
í Lista de terceros con certificados: lista los terceros a los cuales se les expide certificado.
‡ Numerar hojas para libros: permite armar los libros que deben ser registrados en la cámara de comercio.
La opción [Alinear] le indica al sistema que inicie a imprimir en la posición actual de la hoja. Si no se ³alinea´ cuando se
valla a imprimir queda una hoja en blanco. Hay que tener en cuenta que si un listado o cualquier reporte llega solo a la
mitad de la hoja, el programa automáticamente completa la hoja para iniciar un nuevo reporte, excepto si la impresora ha
sido apagada, en cuyo caso se debe llevar al inicio de la nueva hoja y ³alinear´.
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El módulo de facturación cumple la función de kardex, elaboración de cotizaciones y generación de facturas de venta. Se
integra con contabilidad, cartera y cuentas por pagar, generando los comprobantes de contabilidad de las transacciones
y actualizando las cuentas por cobrar y por pagar.
Antes de empezar a facturar es necesario alimentar la base de datos de terceros, grupos de artículos, artículos, la tabla
de bodegas, a través de la opción [Archivos] del menú principal, de forma similar a como se describió en contabilidad se
hace la edición. Por lo que sólo describiremos el significado de los datos a alimentar.
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Los Grupos y Subgrupos. [Archivo ΍ Artículos ΍ Grupos Art]
Permite agrupar los artículos por líneas. Para el caso de empresas que facturen servicios en la base de datos de
artículos, se crean todos los conceptos con código de grupo 00. TNS considera el grupo 00 como servicios, para los
cuales no verifica existencia al momento de facturar ni al momento de registrar las compras. El formato de entrada para
el grupo de artículos es 99.99, lo que limita a 100 el número de grupos y a 100 el número de subgrupos por grupo.
tilizando la opción [configurar facturación ΍ datos generales de facturación - utiliza subgrupos] se indica si los artículos
manejan subgrupos. En caso de especificar ³N´ solo se solicita el grupo al crear un artículo.
Bodegas [ Archivos ΍ Artículos ΍ Bodegas]
Permite crear hasta 10 bodegas para las cuales se lleva kardex por separado; consta de un código de dos caracteres
alfa numéricos y un nombre de 20 letras.
Con la opción [configurar ΍ facturación ΍ datos generales de facturación ± mostrar existencias de la bodega], es posible
configurar la bodega por defecto para la vista de artículos.
Artículos [Archivos ΍ Artículos ΍ Artículos]
A continuación se describe en detalle cada uno de los campos que constituyen la definición de un artículo:
‡ Código: el código del artículo está compuesto por el grupo, subgrupo y la referencia así: 2 dígitos para el grupo, 2
dígitos para el subgrupo y 6 dígitos para la referencia. Cuando se ha especificado ³N´ en la opción [Configurar ΍
Facturación ΍ Datos Generales de Facturación - tiliza subgrupos] el código del artículo se compone: 2 dígitos para el
grupo y 9 para la referencia.
‡ Descripción: descripción del artículo. Tiene una longitud de 40 caracteres, los cuales pueden ser escritos
indiferentemente en mayúscula o minúscula. Se recomienda escribirlo en mayúscula ya que los reportes son impresos
en letra condensada y en minúscula se dificulta su lectura.
‡ nidad: permite especificar unidad al detal y la unidad al mayor. En caso de especificar las dos unidades se debe
especificar el número de unidades al detal que representa la unidad al mayor. (Ej. na docena de pilas. nidad al detal:
ND. nidad al mayor: DOCENA. Factor: 12).
‡ Factor: número de unidades al detal que representa la unidad al mayor.
‡ Peso: peso de la unidad menor expresada en Kgs. El peso se considera junto con la descripción y la unidad de
presentación como las características del artículo, y es útil para que se calcule el peso total de los artículos relacionados
en una serie de facturas, para la carga de camiones de despacho.
‡ Precio: permite mantener tres precios (de venta) para cada tipo de unidad (al detal y al mayor). No es obligatorio
especificar precios al ingresar los artículos ya que cuando se factura el sistema solicita el precio de venta , pero se
recomienda escribirlo como medida de control al vender. Existe un listado de elementos de inventario donde se
relacionan los tres precios, el costo, IVA y la existencia.
‡ IVA: porcentaje de IVA. Útil a la hora de facturar ya que lo propone al incluir artículos a una factura ahorrando tiempo
en la digitación.
‡ tilidad en unidad menor: al especificar porcentaje en utilidad menor, TNS calcula el precio de venta a partir del costo
del artículo siguiendo la siguiente formulación:
Precio = Costo / ( 1 ± utilidad)
Donde costo es el valor más alto entre el costo promedio y el último costo de compra. Esto permite mantener
actualizados los precios de venta. El precio de venta es actualizado en el momento de asentar una compra y cuando se
hace el cierre mensual al recalcular.
‡ tilidad en unidad mayor: especifica porcentaje de utilidad sobre el precio de venta para las ventas en unidad al mayor.
‡ Existencia mínima y existencia máxima: al especificar valores en los campos existencia mínima y existencia máxima,
hace que el sistema advierta cuando la existencia del artículo este fuera de este rango.
‡ Fecha de actualización: (DD/MM/AA). Se usa como un control para indicar cuando se realizó el último cambio
significativo en los datos del artículo, como precio de venta, la descripción u otro importante campo. Es de libre uso para
el operador del sistema.
‡ Factor global sobre unidad menor: especifica el factor por el cual se debe multiplicar la unidad menor para convertir las
existencias del artículo a una unidad global.
‡ Observaciones: para hacer aclaraciones adicionales sobre el artículo. Es opcional y de uso exclusivo para el usuario
del programa.
Al terminar de digitar la información de un artículo nuevo se presenta en la pantalla de saldos iniciales por bodega. En
esta pantalla se especifican los saldos de inventario al iniciar año al igual que el costo promedio por unidad. Para
modificar estos saldos se usa la opción [Facturación ΍ Especiales ΍ saldos iniciales] la cual es similar a la presentada al
crear un artículo.
Con lo anterior vemos que pueden manejarse varios precios sugeridos de venta, o que este sea calculado como un
porcentaje sobre el costo promedio. Las unidades pueden ser al mayor y / o al detal ej. pintura en galones y en litros, y
los reportes lo llevan a la unidad global que se requiera.
Al seleccionar [Movimientos ΍ Facturación], el sistema presenta las siguientes opciones:
Ventas
Compras
Remisiones
Generar comprobante
Especiales
Cotizaciones
%&%1 
Al seleccionar ventas se despliega:
NÚMERO CLIENTE FACTRA TOTAL
000001
000002
000003
JOSE PEREZ
MARIBEL CARDENAS
DARIO RINCON
16/09/96
16/09/96
26/10/96
232.000.00
103.500.00
0.00
‡ Venta: corresponde al número de la factura de venta.
‡ Cliente: código del cliente. Para consultar la lista de clientes se puede presionar Alt + V, buscar el cliente y presionar la
tecla TAB para seleccionarlo.
El sistema pasa a la factura el código del cliente, el nombre y el vendedor que lo atiende en caso de tenerlo especificado
en la tabla de terceros.
‡ Vendedor: vendedor que atendió al cliente. Pasa automáticamente al traer el cliente de la tabla de terceros.
Cada venta contiene la siguiente información general:
VENTA: 000001
ESTADO: ASENTADA
CLIENTE: 002
VENDEDOR:
PEDIDO:
FECHA ASENTADA: 27/09/04
JOSÉ PEREZ
FECHA DCTO: 16/09/04
VALOR BASE: 200.000.00
IVA: 32.000.00
Paquete Contable Sistematizado
NIVERSIDAD DE PAMPLONA ± Centro de Educación a Distancia
42
IMP. CONSMO 0.00
NETO: %&%00000
OBSERVACIONES: R. FTE.
TIPO PAGO: 4 (EF, CH, CP, CR) PAGO EN: 20 DÍAS
Generales Artículos Asentar Imprimir Remisiones Imp_Remisión
‡ Pedido: número de pedido.
‡ Fecha Dcto: fecha de la factura, debe estar en el formato DD/MM/AA. El año de esta fecha debe corresponder con el
año de la empresa en la que se esta trabajando; también el mes debe corresponder con el periodo de contabilidad pero
solo para las facturas a crédito ya que el sistema genera automáticamente documentos en cartera para estas facturas.
‡ Observaciones a la factura: es posible configurar la factura de venta para que se imprima con la observación.
‡ R. Fte: si el valor de la factura excede de un tope establecido por la ley, las empresas de régimen común hacen
retención al pagar. Se específica la retención si se quiere discriminar este valor para que quede descontado y se obtiene
así el neto a pagar.
‡ Tipo de pago: especifica la forma de pago así: contado, cheque, cheque postfechado, crédito. Para las facturas a
crédito el sistema genera automáticamente documentos en cartera.
‡ Plazo: corresponde a los días de plazo para que el cliente pague la factura; solo para las ventas a crédito, para los
demás casos es ignorado este dato.
Existe la posibilidad de establecer políticas de descuentos dependiendo de los plazos de pago. Si a la factura se le digita
el plazo, este valor es tenido en cuenta en cartera.
Los campos VALOR BASE, IVA, NETO, ASENTADA Y FECHA ASENTADA, son actualizados por el sistema al digitar
los artículos y al asentar la factura.
na vez digitados los datos generales de la factura de venta, aparece en la parte inferior de la pantalla un menú
horizontal con las siguientes opciones:
‡ Generales: da acceso nuevamente a los datos generales de la factura expuestos anteriormente.
Al igual que los comprobantes de contabilidad, una factura puede digitarse y luego asentarse la transacción, para que
tenga incidencia en el Kardex en este caso disminuyendo la cantidad de artículos que salen, y genera en cartera el
documento cuando es a crédito. Si es necesario modificarla después de asentada se usa la tecla ³F3´ para reversarla.
El sistema permite el manejo de remisiones. Así, una mercancía pudo haberse despachado con una remisión la cual se
digita con el objeto de enviar la mercancía y descargar del inventario, posteriormente se introduce la factura con sus
costos aclarando a través de la opción remisiones, los números de remisión a los cuales hace referencia esta factura.
REMISIONES A FACTRAR
NÚMERO FECHA
//
//
Al digitar las remisiones de la factura, el sistema sólo carga los valores a contabilidad y cartera, más no descarga los
artículos del inventario ya que estos fueron descontados al asentar la remisión.
Si se colocan S en la opción ³factura reemplaza a LT ± remisiones´ de (Configurar
Facturación ± configurar reportes), estos números de remisión se toman como los documentos tipo LT a eliminar de
cartera cuando se factura; esto se usa más en empresas de servicios.
Imprimir hace la función de asentar la factura si aun no lo está y obtenerla impresa en papel en el formato seleccionado y
si queremos imprimir las facturas en formatos remisión escogemos la opción Imp_Remisión.
Al seleccionar artículos en la parte inferior se pueden insertar los artículos a facturar:
DOCMENTO 000001 CLIENTE: 002 NETO FACTRA $ 232.000.00
DESCRIPCIÓN NIDAD CANTIDAD PRECIO PARCIAL
ESTABILIZADOR 1 KVA NIRRON
MLTITOMA SPRESOR DE PICOS 6X1
MESA PARA COMPTADOR
N
N
N
1
2
1
80.000.0
10.000.0
100.000.0
80.000.0
20.000.0
100.000.0
CÓDIGO 5. EST1KV ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON BOD
AL
Donde cada artículo contiene la siguiente información:
INFORMACIÓN DEL ARTÍCLO CÓDIGO : 05 EST1KV DESCRIPCIÓN : ESTABILIZADOR 1KVA NIKRON
TIPO DE NIDAD : D (DETAL / MAYOR) >> >> N
PRECIO DE LISTA : 80.000.00 DESCENTO: 0 &
PRECIO NETO : 80.220.00 RECARGO: 220.00
VR PARCIAL : 80.220.00 CANTIDAD: 1.00
I. CONSMO : IVA: 16% BODEGA : AL
‡ Descripción: se pregunta cuando:
— El código de art—culo es 00.00.000000.
— Se selecciona la opción facturar en 3 renglones del Menú: (configurar,
Facturación, datos generales de facturación).
Al pasar por la descripción del art—culo aparece en la parte inferior de la ventana activa, la existencia actual y el último
costo.
‡ Tipo de unidad: una D para cuando se vende al Detal o una M para ventas al mayor. Al especificar tipo de unidad
aparece en frente la unidad.
‡ Precio de lista: en este campo se trae el PRECIO 1 digitado en los datos del art—culo, si se manejan más precios y se
desea que traiga el PRECIO 2 o el
PRECIO 3, esto se hace digitando F2 o F3 respectivamente en el campo. Si se desea aumentar o disminuir este precio
en un porcentaje y que no quede reflejado como un descuento o recargo, situados en el campo precio de lista tecleamos
{* 1.1} donde 1.1 es el factor para incrementar en un 10%; también es posible especificar directamente el precio de
venta.
‡ Descuento: porcentaje de descuento.
‡ Recargo: valor recargado al precio de venta, puede ser por fletes o cualquier otro concepto.
‡ Cantidad: cantidad a facturar. Si la opción validar existencias del Menú
(Configurar, Facturación, Datos generales de facturación), está activada y la cantidad especificada es mayor que la
existencia actual, el sistema mostrará un mensaje dando aviso. También sucede cuando la existencia después de
descargar la cantidad especificada, es inferior a la existencia m—nima.
‡ IVA: porcentaje de IVA a cargar a la factura.
‡ Bodega: bodega de la cual salen los art—culos de despachar.
%&&3 
Al seleccionar comprar se despliega:
NÚMERO PROVEEDOR FACTRA TOTAL
000001
000002
000003
DISTRIBCIONES CCTA
LABORATORIOS
DARIO RINCÓN
16/09/04
16/09/04
26/10/04
232.000.00
103.500.00
0.00
Cada compra contiene la siguiente información general:
COMPRA: 000001
ESTADO: ASENTADA
PROVEEDOR: 002
VENDEDOR:
PEDIDO:
FECHA ASENTADA: 27/09/04
JOSÉ PEREZ
FECHA DCTO: 16/09/04
VALOR BASE: 200.000.00
IVA: 32.000.00
IMP. CONSMO 0.00
NETO: %&%00000
OBSERVACIONES: R. FTE.
TIPO PAGO: 4 (EF, CH, CP, CR) PAGO EN: 20 DÍAS
Generales Artículos Asentar Imprimir Remisiones Imp_Remisión
El tipo de pago puede ser: Efectivo 1 Cheque 2
Cheque Posfechado 3 Crédito 4
Si a la factura se le digita el plazo, este valor es tenido en cuenta en ³Cuentas por pagar´.
na factura se digita y se asienta para que tenga incidencia en el Kardex, en este caso aumentando la cantidad de
artículos que entran y calculando el nuevo costo promedio, si es necesario modificarla después de asentada se usa la
tecla ³F3´ para reservarla.
Imprimir asienta la factura (si así se configura) e imprime la factura. Si queremos imprimir la factura en formato remisión
escogemos la opción Imp_Remisión.
El sistema permite el manejo de remisiones. Así, una mercancía pudo haberse recibido con una remisión, la cual se
digita al sistema con el objeto de tener la mercancía para facturar, posteriormente se digita la factura con su costos
aclarando a través de la opción Remisiones, los números de remisión a los cuales hace referencia esta factura.
REMISIONES A FACTRAR
NÚMERO FECHA
//
//
Al digitar las remisiones de la factura, el sistema sólo cargará en pesos la factura en el Kardex. Cuando se presenta el
caso en que la cantidad de artículos facturados es mayor que los remisionados, se recomienda digitar dos facturas, una
donde se relaciona la remisión por la cantidad equivalente de artículos y la otra por el excedente.
Al seleccionar artículos en la parte inferior se pueden introducir los artículos de la factura:
DOCMENTO: 000001 PROVEEDOR: 002 NETO FACTRA: $ 232.000.00
ARTÍCLOS DE LA FACTRA
DECRIPCIÓN NIDAD CANTIDAD PRECIO PARCIAL
ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON
MLTITOMA SEPRESOR DE PICOS
6X1
MESA PARA COMPTADOR
N
N
N
1
2
1
80.000.00
10.000.0
100.000.0
80.000.0
20.000.0
100.000.0
CÓDIGO 5. EST1KV ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON BOD
AL
Donde cada artículo contiene la siguiente información:
INFORMACIÓN DEL ARTÍCLO CODIGO : 05. . EST1KV DESCRIPCIÓN : ESTABILIZADOR 1KVS NIKRON
TIPO DE NIDAD : D (DETAL/MAYOR) >> >> N PRECIO DE LISTA : 80.000.00 DESCENTO : 0%
PRECIO NETO : 80.220.00 RECARGO : 220.00 VR. PARCIAL : 80.220.00 CANTIDAD : 1.00 I. CONSMO : IVA : 16 %
BODEGA : AL
%&'!  
Al seleccionar remisiones se obtiene:
‡ Traslados: son movimientos internos de mercancía entre bodegas:
NÚMERO BODEGA ORIGEN FECHA
FACTRA
BODEGA
DESTINO OBSERVACIONES
000001
000003
AL
AL
01/01/95
11/05/95
B1
B1
DE BODEGA PRINCIPAL A SC.
TRASLADO DE CÚCTA A OCAÑA.
Cada traslado contiene información de la bodega origen y bodega destino de la mercancía. En artículos se detalla:
INFORMACIÓN DEL ARTÍCLO CÓDIGO : 05. EST1KV DESCRIPCIÓN : ESTABILIZADOR 1KVA NIKRON TIPO DE
NIDAD : D (Detal/Mayor) N CANTIDAD : 1.00 BODEGA : AL
‡ Remisiones en compras y ventas: las remisiones en compras y ventas presentan un detalle de artículos similar.
‡ Devoluciones en ventas: se registran en forma similar a una venta. El sistema solo admite devoluciones en venta a
crédito, en ventas a contado debe anularse la factura. Al asentar la devolución se genera automáticamente una
Nota Crédito en Cartera. INFORMACIÓN DEL ARTÍCLO CÓDIGO : 05. EST1KV DESCRIPCIÓN : ESTABILIZADOR
1KVA NIKRON TIPO DE NIDAD : D (DETAL/MAYOR) N CANTIDAD : 1.00 BODEGA : AL
‡ Devoluciones en compras: se registran en forma similar a una compra. El sistema solo admite devoluciones en
compras a crédito, en ventas a contado debe anularse la factura. Al asentar la devolución se genera automáticamente
una Nota Débito en Cuentas por Pagar.
‡ Anular ventas: cuando una venta de contado o a crédito debe anularse, se digita el número del documento y el sistema
reintegra la mercancía y coloca valor cero a la factura y si es venta a crédito valor cero a Cartera a la factura.
‡ Anular compras: cuando una compra de contado o a crédito debe anularse, se digita el número del documento y el
sistema descarga la mercancía y coloca valor cero a la factura, y si es compra a crédito valor cero en cuentas por pagar
a la factura.
‡ Facturación automática: permite generar una factura tipo para un rango de clientes, está deber ser creada con el
número COPIA0 y debe estar asentada, ya que se puede variar su contenido cada vez que se vaya a generar facturas
automáticamente. El tipo de factura puede ser:
— F: genera efectivamente facturas, estas facturas se pueden imprimir en forma masiva por ³Imprimir ± Facturación -
Rango de facturas´ a los clientes que tengan especificada la letra F en la tarjeta del cliente, por la opción ³Archivos
± Terceros´ en la casilla de facturación automática, si COPIA0 tiene tipo de pago 4 se generan los documentos por
cobrar respectivos en cartera.
— L: genera solo documentos por cobrar tipo LT a cartera por el valor total de
COPIA0 a los clientes cuya casilla de facturación automática tenga la letra L.
Se usa cuando se tiene sistema de apartado: se vende un art—culo y se pactan n cuotas mensuales que deben cargarse
en cartera, cada mes el programa le carga una LT al cliente y se le hace un recibo de cada vez que pague, al final
cuando termine de pagar se le hace la factura correspondiente.
%&* 3 
Preguntar la fecha de cierre o fecha de comprobante y genera CO#, CR#, VC#,
VR#, DC#, DV# para compras de Contado, compras a crédito, ventas a contado, ventas a crédito, devoluciones en
compras a crédito, devoluciones en ventas a crédito respectivamente y donde # corresponde a d—a del movimiento.
%&+" 3
 
Presenta el siguiente menú:
‡ Saldos iniciales: permite introducir a cada art—culo la existencia por bodega y el costo unitario. Esto se hace cuando se
quiere arrancar el inventario con un conteo f—sico. Para los años siguientes los saldos iniciales se toman del año anterior
por la opción Trasladar Saldos Inventario Año Anterior. Mediante esta opción se trasladan los saldos al final de un año
fiscal como saldos iniciales del nuevo año. Es importante tener activa la empresa que corresponde al nuevo año y desde
esta empresa solicitar trasladar los saldos.
‡ Recalcular mes: preguntar mes inicial y final para saber que meses recalcular, si es el mes final coincide con la fecha
del sistema, actualiza las existencias de trabajo. Esta opción se debe ejecutar cuando se cambia los saldos iniciales del
inventario, cuando se reserva una transacción de un mes anterior, cuando se presentan inconsistencias en los saldos y
antes de imprimir los movimientos resumen del kardex para calcular costos de ventas o totales de entradas, y salidas por
art—culo y valor del inventario.
‡ Actualizar saldos: calcula los saldos para cada mes partiendo de los saldos iniciales más el total de entradas menos el
total de salidas.
‡ Ajustes por inflación a inventarios: pregunta el per—odo de ajuste y genera una compra con código AJS#, donde #
corresponde al per—odo.
Esto afectará al costo promedio incrementándole el valor de la inflación en el per—odo a los art—culos con saldos al final
del periodo.
‡ Verificar valor de facturas: se chequea que el valor de las facturas este correcto.
‡ Verificar detalles de facturas: verifica que todos los detalles de facturas tengan su correspondiente número de
documento. Estas dos últimas opciones se usan para hacer auditor—a.
‡ Inventario físico: cuando se desea partir de un inventario físico, desde esta opción se registra y se imprime el inventario
físico donde se determina la diferencia comparando la existencia real con la existencia actual.
%&,    
Se usa cuando se cotizan la misma descripción de artículos que se facturan; permite incluir: número de cotización, fecha,
persona natural o jurídica a quien se cotiza, atención o referencia a la solicitud de cotización Nº, validez de la oferta,
tiempo de entrega, sitio, forma de pago, observaciones, nombre y cargo de quien la firma. Los artículos a cotizar se
insertan de forma similar a las facturas.
%&-!3 4   
La opción imprimir facturación, presenta el siguiente menú:
Listado de precios
Inventario de artículos Kardex de artículos
Resúmenes de ventas/compras
Estadísticas de ventas/compras
Listado de terceros (Clientes)
Generar rango de facturas Alinear impresora Control+Enter
Listado de Precios
Permite generar los siguientes listados:
Listado de precios
Listado con tres precios
Listado con precio y existencia
Listado a costo promedio y existencia
Listado a último costo y existencia
Inventario de Artículos
Se puede imprimir en las siguientes formas:
Existencias totales
Existencias por bodega
Inventario periodo contable
Inventario a una fecha
Art. con existencia Menor a la MINIMA
Art. con existencia Mayor a la MAXIMA
Referencia de los datos del Artículo Kardex de Artículos
Presenta las siguientes opciones:
Costos de entrada/salida por artículo
Costos de venta por artículo Kardex detallado por artículo Kardex detallado por artículo total.
‡ Costos de entrada/salida por artículo: presenta el movimiento de los artículos en el periodo. Saldo Anterior, Entradas,
salidas y nuevo saldo con costo de ventas (costos de las salidas). También para comparar el valor de las compras con el
valor de las entradas más el ajuste de inflación. El saldo da el valor del inventario al final del periodo. Este informe no
incluye remisiones por ser contable.
‡ Costo de venta por artículo: para un rango de artículos en el periodo calcula el costo de ventas.
‡ Kardex detallado por artículo: para un rango de artículos lista en detalles y con fechas, las transacciones de entradas y
salidas de cada artículo para un rango de fechas.
‡ Kardex detallado por artículo total: Kardex similar al anterior pero incluye las remisiones de entrada y salida.
Resúmenes de Ventas entre Fechas
Presenta las siguientes opciones:
‡ Compras/ ventas con valor base e IVA: detalla para cada factura de compra y venta su número, fecha, Nit, nombre del
cliente, valor base, descuento, Iva, impuesto al consumo y valor neto.
Paquete Contable Sistematizado
‡ Valor diario de las compras/ventas con valor base e IVA: presenta dos opciones: Total crédito-contado o separado
crédito-contado. En ambos casos se detalla para cada fecha el número de transacciones, valor base, descuento,
IVA, impuesto al consumo y valor neto.
‡ Ventas con detalle de forma de pago: presenta dos opciones: Total créditocontado donde se detalla para casa venta el
número, la fecha, Nit, nombre del cliente, el valor de la venta por columnas de valor efectivo, cheque, cheques
posfechado o crédito-cartera. La opción separado crédito-contado presenta la misma información en listados separados:
uno para ventas a crédito y otro para ventas de contado.
‡ Total ventas por vendedor: para cada vendedor en un rango de fechas, muestra las ventas realizadas totales o a
contado o a crédito.
‡ Totales de artículos a despachar: lista para cada artículo la cantidad a despachar para un rango de facturas. Muy útil
cuando se van a cargar camiones de despacho.
Estadísticas de Ventas/Compras
Presenta las siguientes opciones:
‡ Ventas totales por artículo: lista para cada artículo la cantidad vendida y de manera opcional el valor de las ventas
entre un rango de fechas. Se puede listar para un cliente o vendedor específico.
‡ Ventas detalladas por vendedor-cliente: lista en detalles las ventas a un cliente indicando el número de la factura,
fecha, cantidad y valor.
‡ Ventas por artículo y existencia actual: lista las ventas por artículo en un rango de fechas y la existencia actual. Es útil
para hacer pedidos.
‡ Cuadro de resumen de ventas x líneas: lista la cantidad vendida y el valor de las ventas de líneas o grupos de artículos
entre un rango de fechas.
‡ Cuadro resumen de ventas mensual por líneas: lista las ventas para una línea totalizando por meses.
‡ Costo estimado de ventas a un cliente: lista las ventas a un cliente y su costo estimado para un análisis de utilidad
estimado con el cliente.
Paquete Contable Sistematizado
‡ Compras detalladas por vendedor - proveedor: lista en detalle las compras a un proveedor indicado el número de la
factura, fecha, cantidad y valor.
Listado de Terceros (Clientes)
Lista la base de datos de terceros, todos o dependiendo del tipo de tercero.
Generar Rango de Facturas
Para mandar a imprimir en forma continuas, las facturas generadas mediante la facturación automática.
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El módulo de cartera tiene dos formas de alimentación de datos: en forma directa digitando cada cuenta por cobrar o en
forma integrada con el módulo de facturación, donde al decirle al sistema que el tipo de venta es a crédito (4), se carga
automáticamente una cuenta por cobrar en el módulo de cartera.
En el momento en que se recibe un abono o pago de factura es necesario en la opción correspondiente hacer un recibo
de caja.
Este actúa disminuyendo el saldo pendiente del documento o eliminando la factura si el pago corresponde al valor total.
El documento si se desea entregar se imprime desde aquí.
Al finalizar el día se da la opción de ³actualizar contabilidad´ donde se generan los comprobantes del día con todas las
imputaciones hechas correspondientes a las ventas a crédito, devoluciones en ventas a crédito e ingresos. El sistema
presenta las siguientes opciones:
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Los documentos son las facturas, cuentas de cobro, letras u otros documentos de la cartera. Al seleccionar ³cartera-
documentos´ se despliega:
BASE DE DATOS DE DOCMENTOS POR COBRAR
CLIENTE TIPO DOC NÚMERO DOC/TO VALOR
MARIBEL CARDENAS FC 1214 250.000
MARIBEL CARDENAS NC 0001 30.000
JESS CONTRERAS FC 0102 21.202
Cada documento contiene la siguiente información:
DATOS DEL DOCMENTO POR COBRAR
TIPO FC DOCMENTO Nª 1214 FECHA 01/07/04
CONCEPTO VENTAS
VALOR 250.000
PLAZO 10 VENCE 11/07/04
SALDO 250.000.00
ZONA 99
VENDEDOR
COBRANZA 000001
CODIGO CLIENTE 004 MARIBEL CARDENAS
Los tipos de documentos pueden ser cualquier combinación de dos letras, sin embargo, el problema tiene predefinido los
siguientes tipos:
FC: Factura
LT: Letra de Cambio
NC: Nota crédito, es un saldo a favor del cliente.
Si a la factura se le digita el plazo, la fecha de vencimiento se calcula automáticamente.
La zona y el vendedor se utilizan para generar reportes de cobranza o listados que se le entregan a vendedores para
que hagan sus recorridos de cobro. El número de la cobranza es colocado por el sistema al generar la cobranza con la
opción de
³imprimir ± cartera´. Genera relaciones de cobro e indica el número de la relación de cobranza en que se ubicó la factura.
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A través de los recibos de caja se hacen los abonos a los documentos:
RECIBOS DE CAJA
NÚMERO CONCEPTO FECHA ASENTADO
0001 CANCELADO FACT 1214 11/07/97 F
En un mismo recibo de caja se pueden abonar varios documentos: NÚMERO : 000001 RECIBIDO DE: 004 MARIBEL
CARDENAS FECHA : 11/07/04 CONCEPTO : CANCELACIÓN FACT : 1214 F/PAGO : EFECTIVO X CHEQE Nº:
BANCO
TOTAL ABONADO : 250.000.00 R. FENTE
6.466.00 DESCENTOS : 15.000.000 CAJA
228.534.000
CENTAS A COBRAR
CLIENTE TIPO NÚMERO VR FACTRA VR PAGADO
MARIBEL CARDENAS FC 1214 250.000.00 235.000.00
Cabo abono tiene la siguiente información:
DOCMENTO: FC-1214 SALDO $
250.0000.00
CONCEPTO: FACTRA VENCE: JL -11/04
VALOR PAGADO: 235.000.00 RECIBO Nº: 1234
VALOR DESCENTO 15.000.00 CHEQE POSF:
VALOR ABONADO 250.000.00
RETENCIÓN FTE 6.466.000
RETENCIÓN S/IVA
CLIENTE: MARIBEL CARDENAS
Debe tenerse en cuenta que el neto abonado al documento es el valor pagado más el descuento. El valor de retención
en la fuente influye para el neto recibido y para generar el comprobante de contabilidad. Si se trata de una venta sin
descuento el valor pagado sería igual al valor abonado al pagar la factura en su totalidad.
Si el pago se hace con cheques posfechados en el recibo de caja se digita el número de cheque a su valor. Saliendo la
factura como documento pendiente y quedando vigentes los cheques posfechados que cancelan la factura. En el
momento en que se consigna el cheque se registra la consignación por la misma opción de recibo de caja, pero, se
trabaja un consecutivo diferente que hace relación a las consignaciones.
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El sistema maneja cartera por periodos, luego al iniciar un nuevo periodo hay que traer del periodo anterior aquellas
cuentas que tienen saldos.

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Esta opción permite hacer un recálculo de los saldos de los clientes y cada una de sus cuentas. Aunque el sistema va
calculando automáticamente los saldos de cada una de las cuentas por cobrar, es una opción de seguridad.
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Esta opción enlaza cartera con contabilidad ya que genera comprobante de contabilidad con los abonos del día. Hay que
tener en cuenta que los terceros deben tener los código contables de cartera y retención para poder trabajar con esta
opción.
GENERAR COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
FECHA DEL CIERRE INICIAL: 08/12/97
NÚMERO DE COMPROBANTE: CAR
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La opción imprimir-cartera presenta el siguiente menú:
‡ Resumen de cuentas por cobrar: permite listar a una fecha cualquiera de corte, la cartera vencida para un código de
clientes o todos los clientes y para un determinado vendedor o todos (para indicar todos se deja vacío el campo).
Se pueden listar los clientes que tengan cierta clasificación, por ejemplo si se pide clasificación M1 se imprime solo los
M1, si se le da M se imprime todos
M1, M2, etc.
LISTAR CENTAS POR COBRAR CODIGO CLIENTE : ZONA : TIPO (FC,CP,NC..) :
CODIGO VENDEDOR : CLASIFICACIÓN CLIENTE :
FECHA DE CORTE: 08/12/04
‡ Documentos generados: permite listar las cuentas que se han generado entre rangos de fechas, para un tipo específico
de cuentas y de un vendedor en particular (dejando en blanco estos campos se listan todos los tipos de documento y
todos los vendedores).
Listar Cuentas Generales
CÓDIGO VENDEDOR TIPO DE COCMENTO (FC,CP) FECHA INICIAL : 08/12/04 FECHA FINAL : 08/12/04
‡ Movimiento de cobre entre fechas: lista los documentos en un rango de fechas, si se lista diariamente sirve también
como soporte de caja.
‡ Carta de cobro: genera cartas a todos o aun grupo de clientes con saldo a una fecha determinada de corte,
indicándoles el estado de su cuenta en cartera con número de documentos, fecha de factura, fecha de vencimiento y
valor.
Permite modificar el texto de saludo y despedida de la carta.
‡ Movimiento del cliente en el periodo: lista las facturas generadas a un cliente y los abonos hechos por el cliente en el
periodo. También hace un balance del saldo del cliente.
‡ Generar relaciones de cobro: esta opción es útil cuando se tiene vendedores en la empresa. Genera un listado por
vendedor de las cuentas por cobrar a su cargo y ordenadas por zona. Igualmente genera recibos de caja con las facturas
incluidas en el listado de cada vendedor, para facilitar la digitación de los abonos a cartera, ya que sólo habrá que digitar
los valores abonados a las facturas. Se puede limitar el rango de zonas y de vendedores:
GENERAR CONTROLES DE COBRANZA TÍTLO DE LISTADO: : VENDEDOR INICIAL: : VENDEDOR FINAL : ZONA
INICIAL : AA ZONA FINAL : ZZ TIPO DE CORTE : 08/12/04
TIPO DE DOCMENTO:
‡ Cartera pendiente: lista las facturas que quedaron pendientes de cancelar a una determinada fecha incluidas aquellas
que no se han vencido y cada una de sus cuentas. Aunque el sistema va calculando automáticamente los saldos de
cada una de las cuentas por cobrar, es una opción de seguridad.
‡ Resumen de caja diario: reporte de caja que condensa el valor de las ventas de contado y crédito, movimiento de
cartera con el total de abonos a cartera, los descuentos, notas crédito y retención en la fuente.
‡ Días promedio y cartera pendiente por vendedores: genera el valor de la cartera totalizada por vendedor y número de
días promedio a partir de la fecha de emisión de los documentos que se le deben al vendedor.
‡ Resumen Cartera 30 ± 60 ± más días: presenta los documentos por vencer, vencidos a 30, entre 30 ± 60 y 60 o más
días.
‡ Días promedio y valor cobrado por vendedores: lista los valores cobrados por vendedor en un rango de fechas y los
días promedio de los documentos cobrados por vendedor a partir de la fecha de emisión de la factura.
‡ Días promedio cobrados y cartera pendiente por vendedor: lista para cada vendedor el valor de los documentos
cobrados y no cobrados, así como, el promedio de días de los documentos cobrados y no cobrados en el rango de
fechas seleccionado.
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El módulo de cuenta por pagar tiene dos formas de alimentación de datos: en forma directa digitando cada cuenta por
pagar, o en forma integrada con el módulo de facturación, donde al decirle al sistema que el tipo de compra es a crédito,
se carga automáticamente una cuenta por pagar en el módulo de cuentas por pagar. El sistema presenta las siguientes
opciones:
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Los documentos son facturas, cuenta de cobro, letras u otos documentos de las cuentas por pagar. Al seleccionar
(Cxpagar ± documentos) se despliega:
Base de Datos de Documentos por Pagar
PROVEEDOR TIPO DCTO. NÚMERO
DOC/TO VALOR
DISTRIBCIONES CÚCTA
LABORATORIOS ALFA
JESÚS CONTRERAS
FC
NC
FC
1212
0001
0102
150.000
30.000
21.202
Cada documento contiene la siguiente información:
DATOS DEL DOCMENTO POR PAGAR
TIPO FC DOCMENTO Nº 1214 FECHA 01/14/04
CONCEPTO FACT DE COMPRA
VALOR 150.000.00
PLAZO 30 VENCE 30/04/04
SALDO 150.000.00
VENDEDOR
CODIGO PROVEEDOR 004 MARIBEL CARDENAS
Los tipos de documentos pueden ser cualquier combinación de dos letras, sin embargo, el programa tiene predefinido los
siguientes tipos.
FC: Factura
LT: Letra de Cambio
ND: Nota débito, es un saldo a favor de la empresa
Si a la factura se le digita el plazo, la fecha de vencimiento se calcula automáticamente.
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A través de los recibos de pago se hacen los abonos a los documentos:
NÚMERO CONCEPTO FECHA ASENTADO
000001 Pago fact. 1214 30/04/04 F
En un mismo recibo de pago se pueden abonar varios documentos:
NÚMERO: 000001
FECHA: 30/04/04
CONCEPTO: PAGO DE FACTRA N. 1214
PENDIENTE
TOTAL A PAGAR 0.0
TOTAL ABONADO 150.000
DESCENTOS 15.000.00
R. FENTE 0.0
CAJA 135.000.00
CENTAS A PAGAR
PROVEEDOR TIPO FACTRA VALOR FACTRA VALOR PAGADO
MARIBEL CÁRDENAS LÓPEZ FC 1214 150.000.00 135.000.00
Retención 0.00 Descuento 15.000.00 Vence: Abril 30/04
Cada abono tiene la siguiente información:
DATOS DEL PAGO
PROVEEDOR: MARIBLE CARDENAS
DOCMENTO: FC 1214 SALDO 150.000.00
VENCE ABRIL 30/04
VALOR PAGADO: 135.000.00 EGRESO Nº 1234
VALOR RETENCIÓN CHEQE POSF
RETENCIÓN S/IVA
VALOR DESCENTO 15.000.00
Si para el ejemplo se aplicará retención en la compra, el valor seria de $3.879. Si se trata de una compra sin descuento
el valor pagado seria igual al valor abonado al pagar la factura en su totalidad.
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El sistema maneja cxpagar por periodos. Luego al iniciar un nuevo periodo hay que traer del periodo anterior aquellas
cuentas que tienen saldos.
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Esta opción permite hacer un recálculo de los saldos de los proveedores en cada una de sus cuentas. Aunque el sistema
va calculando automáticamente lo saldos de cada una de las cuentas por pagar, es una opción de seguridad.
%** 3 
Esta opción enlaza Cxpagar con contabilidad, ya que genera un comprobante de contabilidad con los abonos del día.
Hay que tener en cuenta que los terceros deben tener el código contable para poder trabajar con esta opción.
GENERAR COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
FECHA DEL CIERRE 08/12/04
NÚMERO DEL COMPROBANTE EGR008
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La opción ³imprimir cuentas por pagar´ presenta el siguiente menú:
‡ Resumen de cuentas por pagar: permite listar a una fecha cualquiera de corte las cuentas por pagar vencidas para un
rango de códigos de proveedores y para un determinado vendedor (para indicar todos los vendedores se deja vacío el
campo).
Lista de Cuentas por Pagar
CODIGO PROVEEDOR INICIAL CODIGO PORVEEDOR FINAL : 99 CODIGO VENDEDOR : FECHA LÍMITE : 08/12/04
‡ Documentos recibidos: permite listar las cuentas que se han recibido entre un rango de fechas, para un tipo específico
de cuenta y de un vendedor en particular (dejando en blanco estos campos se listan todos los tipos de documento y
todos los vendedores).
Listar Cuentas Recibidas CODIGO VENDEDOR : TIPOS DE COCMENTOS FC ND : FECHA INICIAL : 08/12/04
FECHA FINAL : 08/12/04
‡ Movimientos de pagos entre fechas: lista los documentos pagados en un rango de fechas. Si se lista diariamente sirve
también como soporte de caja.
‡ Movimientos con el proveedor en el periodo: lista las facturas generadas por
un proveedor y los abonos hechos en el periodo. También hace un balance de
saldo pendiente.
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La opción (configurar) del menú principal presenta las siguientes opciones:
‡ Colores: permite definir si la pantalla es monocromática o color, y se pueden
definir los colores para los menús y entradas de datos:
Desea Colores (S/N): S
Carácter de Salida: W+
Fondo de Pantalla: B+
Carácter de Entrada: GR
Fondo de entrada Actual: W+
Fondo entrada actual: G
Carácter Título Vent: GR+
Fondo Título Ventana: BG
 : !  
BLANCO.............................. W
NEGRO............................. N
AZL................................. . B
AZL CLARO......................... BG
AMARILLO............................ GR
ROJO.................................... R
MORADO................... ......... RG
VERDE .............................. G Brillantes : COLOR+
‡ Impresora: básicamente define la tipo ³carro ancho´ como aquella que soporta combinar el tipo de letra condensada
con negrilla y las de ³carro angosto´ como aquellas que no soportan esta combinación Condensado+ Negrilla.
TIPO DE IMPRESORA
Carro Angosto
Carro Ancho
Hewlett - Packard
‡ Sonido: permite definir la forma del sonido para anunciar error o suprimir sonidos si se desea.
‡ Acceso: permite modificar la llave o password de acceso al programa.
‡ Organizar: para reorganizar archivos cuando no se ha salido del programa normalmente.
‡ Hacer copia: permite obtener una copia de la información a la unidad que se le especifique como destino. La
información a respaldar puede ser Maestros que comprenden las bases de datos principales (cuentas, terceros,
artículos, bancos y tablas) o movimientos correspondientes a un determinado período.
‡ Recuperar: se usa cuando sea necesario restaurar información de la copia.
‡ Clave contador: para definir o cambiar la clave al contador y al administrador de inventarios, para lo cual pregunta clave
anterior y la nueva clave, esto con el propósito de que ciertas operaciones como: reservar, cambiar el número a
documentos, solo las pueden efectuar ellos.
Para cada uno de los módulos existen documentos de soporte, el formato de impresión a usar, cambia de acuerdo a la
entidad, por lo cual, se debe configurar cada documento y personalizarlo. Esta opción permite seleccionar entre formato
minerva, estándar, diseñado y específico. El minerva esta adaptado a estas formas comerciales, el estándar imprime el
documento en media hoja en blanco, el diseñado permite que se configure de acuerdo a la papelería preimpresa de cada
empresa y el específico es un formato propio diseñado especialmente para determinadas empresas.
‡ Contabilidad: presenta las siguientes opciones:
— Configurar comprobante de egreso
— Configurar recibo de caja
— Configurar nota de contabilidad
— Configurar comprobante de contabilidad
— Datos generales contabilidad
— Cuentas de facturación -> contabilidad
— Cuentas de cartera -> contabilidad
— Cuentas de cuentas por pagar -> contabilidad
‡ Facturación: presenta las siguientes opciones:
— Configurar factura de venta.
— Configurar devoluciones en venta.
— Configurar art—culos.
— Configurar reportes.
‡ Cartera: presenta las siguientes opciones:
— Configurar recibo de caja.
— Documentos.
— Datos generales de cartera: pregunta la cuenta de caja general de contabilidad para generar comprobantes, el
consecutivo para relaciones de cobranza para ncada uno de los vendedores y si se aceptan pagos parciales para que al
exportar de facturación a cartera una factura, se pueda subdividir en varios documentos.
‡ Ent. públicas: especifica si es una entidad oficial y su descripción: código,
Nombre, Municipio y Departamento a que pertenece.
‡ Pensamientos: base de datos de pensamientos, los cuales se presentan en forma aleatoria al entrar al programa.
‡ Año 2000: permite configurar el programa para que en todas las entradas y reportes de datos fecha se manejen cuatro
d—gitos para el año.
‡ Nuevo: archivo texto donde se registra todo lo que se le agrega al programa para que cuando la persona recibe una
actualización pueda explorar lo nuevo que tiene el programa.
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‡ Crear la empresa para el año que corresponda, por (archivos ± empresa).
‡ Alimentar las bases de datos maestras (plan de cuentas, terceros, bancos, art—culos) y las tablas (retención, ajustes por
inflación, PAC, bodegas, zonas) por la opción de (archivos).
‡ Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados, controles, y las cuentas que se necesitan definir
para la integración de los diferentes módulos por la opción (configurar).
‡ Introducir los saldos iniciales de cada módulo, si es la primera vez. Para los años siguientes se trasladan saldos.
‡ Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener actualizado el sistema.
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Para la integración se tuvo en cuenta la idea de mantener la facilidad de manejo y la gran capacidad que ten—an los
módulos funcionando independientemente (contabilidad, facturación de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por
pagar), permitiendo por ejemplo que al emitir o recibir una factura se genere automáticamente el asiento contable y en
caso de que sea a crédito se actualice cartera o cuentas por pagar según corresponda.
CONTABILIDAD
FACTRACIÓN CARTERA
CENTAS X
PAGAR
Cuando en una factura se escoge el tipo de pago 4, es por que se refiere a una compra o venta a crédito y va a
actualizar CXP o CXC, aumentando el saldo del proveedor o del cliente en el valor de la nueva factura. En el momento
en que se recibe un abono o pago de factura es necesario en la opción correspondiente a CXP o CXC hacer un egreso o
un recibo de caja respectivamente. Este actúa disminuyendo el saldo pendiente del documento o eliminando la factura si
el pago corresponde al valor total. El documento si se desea entregar se imprime desde aquí. Al finalizar el día se da la
opción ³actualizar contabilidad´ donde se generan los comprobantes del día con todas las imputaciones hechas
correspondientes a las compras al contado y a crédito, ventas al contado y a crédito, devoluciones en compras y ventas
a crédito, ingresos y egresos.
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‡ Se crean los centros de costo por (archivo ± C. Costo)
‡ Situados en el plan de cuentas, en las cuentas de resultados a cada auxiliar se le asigna a que centro de costo
pertenece.
‡ Con lo anterior podemos obtener los informes financieros para cada centro de costo.
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‡ Reloj: el programa puede mostrar la hora en cualquier momento si se presiona la tecla (F9). Sirve igualmente para
evitar que alguien detalle lo que usted está actualmente trabajando.
‡ Calculadora: con la combinación ALT_C (Tecla Alt sostenida y C) se obtiene una calculadora en línea con las cuatro
operaciones básicas con precedencia a las operaciones de división y multiplicación.