Paquete Contable Sistematizado UNIDAD 1: Teoría General de los Proceso de Información 1.

1 APORTES SEMÁNTICOS Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que sólo es manejado por los especialistas. De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los demás. La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una semántica científica de utilización universal. 1.1.1 Sistemas Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo físico (objetos), sino más bien al funcional. De este modo, las cosas o partes pasan a ser funciones básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas. 1.1.2 Entradas Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información. Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas. Las Entradas Pueden Ser ‡ En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa. ‡ Aleatorias: es decir, al azar, donde el termino ³azar´ se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema. ‡ Retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo. 1.1.3 Proceso El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc. En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina ³caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una ³caja negra´. 1.1.4 Caja Negra La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas entradas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionarán en cierto sentido. 1.1.5 Salidas Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente. 1.1.6 Relaciones Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo. Podemos clasificarlas en: ‡ Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si. ‡ Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al desempeño del sistema. Sinergia significa ³acción combinada´. Sin embargo, para la teoría de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semiindependientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente. ‡ Superflua: son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar. 1.1.7 Atributos Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Pueden ser definidores o concomitantes. Los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o definida tal como se le hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad.

1.1.8 Contexto Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de una relación mutua de contexto-sistema. Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un concepto que es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para estudiar. El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije; ese foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés; para determinar este límite se considerarían dos etapas por separado: ‡ La determinación del contexto de interés: se suele representar como un círculo que encierra al sistema y que deja afuera del límite de interés a la parte del contexto que no interesa al analista. ‡ La determinación del alcance del límite de interés entre el contexto y el sistema: es lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es posible que sólo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habrá un límite de interés relacional. Determinar el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto que sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite. Entre el sistema y el contexto, determinado con un límite de interés, existen infinitas relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente presentan las mejores características de predicción científica. 1.1.9 Rango En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas estructuras en función de su grado de complejidad. Cada rango o jerarquía marca con luminosidad una dimensión que actúa como un indicador claro de las diferencias que existen entre los subsistemas respectivos. Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas. Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango; refiriéndonos a los rangos, hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función de un método lógico de detección. El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema mayor. 1.1.10 Subsistemas En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo. Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían subsistemas del sistema de definición), ya que conforman un todo en sí mismos y estos serían de un rango inferior al del sistema que componen. Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denomina macrosistema. 1.1.11 Variables Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la acción, interacción y reacción de distintos elementos que deben necesariamente conocerse. Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas. Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista, ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino que, por el contrario, según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean. 1.1.12 Parámetro Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parámetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia específica, no quiere decir que la variable es estática ni mucho menos, ya que sólo permanece inactiva o estática frente a una situación determinada. 1.1.13 Operadores Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las demás y logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actúan como líderes de las restantes y por consiguiente son privilegiadas respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes variables no solamente son influidas por los operadores, sino que también son influenciadas por el resto de las variables y estas tienen también influencia sobre los operadores. 1.1.14 Retroalimentación La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección con base a la información retroalimentada. 1.1.15 Feed-Forward o Alimentación Delantera Es una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no serán consecuencia de las entradas sino de los procesos mismos que componen al sistema.

.23 Armonía Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto. ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución. 1. 1. La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajo de manera efectiva (mantenibilidad). y estos dependen para su activación del primero. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio.1.1.18 Integración e Independencia Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los demás subsistemas y hasta en el sistema mismo. para evitar su desaparición a través del tiempo. 1.1. La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y externos a través del tiempo.1. ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.1. es decir.1. la falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumple con los objetivos propuestos para el mismo.19 Centralización y Descentralización Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás. pero son más lentos en su adaptación al contexto. 1.21 Mantenibilidad Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. En dicho caso el sistema no es tan dependiente. Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados. Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él. se dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será mas o menos abierto. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales. Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.25 Éxito El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos.1. proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es. Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. son más sumisos. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión.20 Adaptabilidad Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso. suboptimización en cambio es el proceso inverso. 1.1. un proceso de organización más completo y de capacidad para transformar los recursos. Asimismo. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones. 1. reelaboración y cambio permanente.1.1. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de coordinación y de control más elaborados y complejos.24 Optimización y Sub-Optimización Optimización es modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos. 1. 1. Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica.16 Homeostasis y Entropía La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto. se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes. en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más importantes. de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que se puedan alcanzar los objetivos determinados. En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva.17 Permeabilidad La permeabilidad de un sistema mide la interacción que este recibe del medio. Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas. Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan son sistemas altamente permeables. requieren menos recursos. los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización creciente.1. un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. 1. no afecta a otros sistemas. estos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas abiertos. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados. energía e información. Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura.22 Estabilidad Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a través del flujo continuo de materiales. sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

sistema social o sistema de organizaciones humanas: constituye el siguiente nivel. ‡ Tercer nivel.2.2 Teoría Analógica o Modelo de Isomorfismo Sistémico Este modelo busca integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas ciencias. la correspondencia entre principios que rigen el comportamiento de objetos que. Se puede denominar reloj de trabajo. Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos: ‡ Primer nivel. ‡ Octavo nivel. critica y logra la demolición de los modelos existentes tanto dentro de la sociología como dentro de la administración. Buckley. los ineludibles y desconocidos. sutiles simbolizaciones artísticas. ³El modelo de equilibrio es aplicable a tipos de sistemas que se caracterizan por perder organización al desplazarse hacia un punto de equilibrio y con posterioridad tienden a mantener ese nivel mínimo dentro de perturbaciones relativamente estrechas. ³sistema abierto´ o autoestructurado: en este nivel se comienza a diferenciar la vida. y permitir una correspondencia biunívoca entre las distintas ciencias. a la vez que facilitar la identificación de los elementos equivalentes o comunes.2 APORTES METODOLÓGICOS 1. Este proceso de transformación estructural permanente. 1. ‡ Séptimo nivel. la transcripción de imágenes en registros históricos. incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos. Como evidencia de que existen propiedades generales entre distintos sistemas. . Esto. ‡ Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación. categoriza a los modelos existentes en dos tipos: ‡ Aquellos de extracción y origen mecánico.3 Modelo Procesal o del Sistema Adaptativo Complejo Este modelo implica por asociación la aplicación previa del modelo del rango. sistemas trascendentales: completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos. se identifican y extraen sus similitudes estructurales. comportamiento teleológico y su autoconciencia.1 Subsistemas que Forman la Empresa ‡ Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. las relaciones del status y del papel. desarrolla planes de integración. La detección de estos fenómenos permite el armado de modelos de aplicación para distintas áreas de las ciencias. a los que llama modelos organísmicos u homeostáticos. exige un análisis iterativo que responde a la idea de modularidad que la teoría de los sistemas desarrolla en sus contenidos. es decir. dinámica de grupos y los sistemas de influencia. poesía y la compleja gama de emociones humanas. ‡ Segundo nivel. los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones.3. música. Se pretende por comparaciones sucesivas. los sistemas del nivel 8 se caracterizan por sus propiedades morfogénicas. ‡ Noveno nivel. a los que denomina modelo de equilibrio.1. dado que las organizaciones se encuentran dentro del nivel 8. ‡ Aquellos de extracción y origen biológico. mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.2. 1. mecanismo de control o sistema cibernético: el sistema se autorregula para mantener su equilibrio. También puede ser definida como un sistema social. como veremos se benefician con las perturbaciones y la variedad del medio y de hecho dependen de estas´.3 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. ‡ Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas. una aproximación metodológica. estrategia y operación. estructura estática: se le puede llamar nivel de los marcos de referencia. y considera el contenido y significado de mensajes. es decir que en lugar de buscar un equilibrio estable tienden a una permanente transformación estructural. sistema dinámico simple: considera movimientos necesarios y predeterminados. 1. si bien intrínsecamente son diferentes. El modelo procesal o de sistema complejo adaptativo se aplica a los sistemas caracterizados por la elaboración o la evolución de la organización. Mientras que ciertos sistemas tienen una natural tendencia al equilibrio.1 Jerarquía de los Sistemas Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo. ‡ Cuarto nivel. Estos elementos son la esencia de la aplicación del modelo de isomorfismo. considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos. ‡ Quinto nivel.2. en suma es su razón de supervivencia. que se repite en forma permanente. en algunos aspectos registran efectos que pueden necesitar un mismo procedimiento. constituye el pre-requisito para que los sistemas de nivel 8 se conserven en forma activa y eficiente. sistema animal: se caracteriza por su creciente movilidad. integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente. desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. Los modelos homeostáticos son aplicables a sistemas que tienden a mantener un nivel de organización dado relativamente elevado a pesar de las tendencias constantes a disminuirlo. 1. la naturaleza y dimensiones del sistema de valores. ‡ Sexto nivel. genético-social: está caracterizado por las plantas. Puede de considerarse nivel de célula. sistema humano: es el nivel del ser individual.

1. ‡ Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la práctica al mismo.5. ‡ Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio. 1. sin dejar de aumentar su contenido informativo.G. son los restantes).S. ‡ Seguimiento y control: el analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.1. Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organización. la relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y además normas. hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. es que únicamente se informa a quién toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo que los planes. 1. el analista proporciona a los administradores más tiempo para dedicarse a otras decisiones menos estructuradas. ‡ Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a realizar. De ello se desprende todo el proceso administrativo. y formula la estructura de organización que se aplicará sobre dichos procedimientos. objetivo y trayectoria. no toma decisiones pero como vigila el flujo general de información puede proporcionar datos. si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.. las entradas del sistema. están siendo complementadas tal como se las hab a previsto. que es el elemento que se desea controlar. Diseñando el sistema de información de manera que ejecute esas decisiones de rutina. ‡ Diseño: el analista diseña el nuevo sistema. ante las cuales se contrastan y evalúan acciones. PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Desde el punto de vista de la administración. que entrega la energ a necesaria para cualquier tipo de actividad. Una parte apreciable de las decisiones de carácter técnico y una parte pequeña de las decisiones tácticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. la metodología a seguir. planificación. Si se procura que el sistema vigile las órdenes pendientes y se programa las decisiones de cuáles pedidos necesitan mayor atención. para que tomen las medidas necesarias. Las notificaciones automáticas se hacen en algunos criterios predeterminados. como así también toda la información que hace al límite de interés. los cuales son muy dif ciles de separar con respecto al de control. ‡ Los medios motores a través de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas. ‡ Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas. se logrará un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo. esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas: í Global. ‡ Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable.5.2 Método de Control Es una alternativa para reducir la cantidad de información recibida por quienes toman decisiones. La variación se controla luego con el valor de control.4 METODOLOGÍA DE APLICACIÓN DE LA T. en el cual todos los subsistemas están ligados intrincadamente. cuando sea preciso y en el momento determinado. Las tres formas básicas de implementar el método de control son: ‡ Reporte de variación: esta forma de variación requiere que los datos que representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados. pero solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna acción. ‡ Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema de control implica el desarrollo y la implantación de decisiones programadas.5. í En paralelo. ‡ La retroalimentación que a través de la comunicación del estado de la variable por los sensores. í En fases. ‡ Fuente de energ a. debe considerarse como un movimiento circular. El resultado del procedimiento. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del sistema. Una de sus caracter sticas es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivos y rápidos como para satisfacer los requisitos para cada función del control. los recursos materiales y humanos que necesitará.           . í Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseño global.3 El Sistema de Control en las Organizaciones EAAB El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización. logra llevar a cabo las acciones correctivas. el sistema como tal. para determinar si el hecho se debe o no informar. se ubica en cuanto a su origen. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se continúa con la metodología.5 EL SISTEMA DE CONTROL Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. con el fin de determinar la diferencia. 1.1 Elementos Básicos ‡ Una variable. Se puede destacar: í Diseño global: en el se determina la salida. coordinación y dirección. El diseño global debe ser presentado para su aprobación y luego se continua con el siguiente paso. el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. los archivos. eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva. está compuesta de las siguientes etapas: ‡ Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema. ‡ Notificación automática: en este caso. ‡ Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio.

permite a los sujetos comprender y explicar los contextos. sentido. Asumen este reto las Organizaciones no gubernamentales a la vez que están comprometidas con la reconstrucción de los movimientos sociales. Aunque el ideal sea la compresión de la totalidad de la práctica. profundizando tanto sobre el conocimiento de la situación como de si mismo. 3. que al relacionar sistémica e históricamente sus componentes teórico-prácticos. teorías y construcciones culturales. pero que no corresponden a los planteamientos teóricos construidos en estos procesos de sistematización. 3. desde los que se pueden develar aspectos para la sistematización: í Sujetos: son las diferentes personas que experimentan la practica con contextos: como los lugares territoriales y espacio ± temporales donde se desarrolla la practica o es influida de una u otra manera. experimentación y expresión de las propuestas educativas de carácter comunitario´. La persona parte de la situación sobre la cual esta interviniendo y que esta conociendo. lo cual exige cambios de pensamiento en los sujetos. formas de intervenir e interpretarlas. instrumentos.1. intereses o motivaciones que orientan las prácticas. ‡ Visiones comprensivas. es la información que circula en una práctica. técnicas. í Contenidos. actitudes. epistemológicos y políticos de la Educación Popular. está influido por la reorganización del área social y económica en un marco globalizado. las transformaciones de las condiciones sociales o de los sujetos y sus relaciones. tematización y apropiación de una práctica formativa determinada. liderazgos. estrategias de las practicas. con el fin de transformar y cualificar la comprensión. lo cual implica lecturas organizadas de las experiencias. incidiendo en las relaciones y dinámicas de la practica. Se definen tres características de las prácticas: ‡ Practica entendida como actividad intencionada. lógicas y aspectos problemáticos que presenta la experiencia. modos organizacionales. ‡ En un proceso de sistematización en el que interesa tanto el proceso como el producto. visiones. Según Luz Elena Jiménez. metodologías. culturales) que orientan. contextualización y evolución de prácticas. 3. ‡ Son importantes también algunos componentes que se señalan de las prácticas. desde un aspecto que se considere relevante para la comprensión de la practica. sustentada en el conocimiento previo y que plantea objetivos de transformación. enfoques. elaborar un informe síntesis de una práctica sobre lo que se hizo. mensajes. . Los anteriores son aspectos que usualmente se definen como sistematización. Estos inicios reconocen cuatro acuerdos básicos en la sistematización: ‡ A toda sistematización le antecede una práctica. ‡ A mediados de los 90 la sistematización ingresa a las Universidades como una opción frente a los debates por aclarar los fundamentos pedagógicos. se recomienda definir un aspecto central y reconstruir la practica a partir de él. ‡ Obtención y generación de información. donde se negocian discursos.1 ¿Qué no es una Sistematización? Escribir o describir una práctica. la referencia se hace a sistematización de prácticas ya sean de intervención o de investigación. Son acciones desarrolladas por sujetos que tienen una visión del mundo y a partir de ahí identifican problemas y sobre ellos actúan. í Intencionalidad. los códigos. ‡ Antecedentes.3 CUÁL ES EL OBJETO DE LA SISTEMATIZACIÓN Cuando se habla de sistematización. dinámicas de interacción.1 QUÉ ES LA SISTEMATIZACIÓN ³La sistematización es un proceso de recuperación. contexto desde el que se exige propuestas superadoras y transformadoras del conocimiento tanto en la producción como en la difusión de las prácticas sociales. la acción modifica la situación a la vez que lo modifica a si mismo. roles. enunciar los problemas o aciertos de una práctica. es decir. ‡ Las prácticas son acciones de sujetos con diversas vivencias. en la sistematización de prácticas se puede hacer énfasis en contenidos de la práctica. es conveniente anotar que metodológicamente la sistematización se desarrolla desde una pregunta eje. retroalimentan o condicionan las prácticas sociales. por razones metodológicas y de rigurosidad en el proceso. consiste en el para qué de estas. Aspiraciones y logros. la sistematización de prácticas surge en América Latina en los años 70 en contextos de crisis de los sectores populares y de fragmentación de iniciativas sociales. y la evaluación de una práctica. todo sujeto es sujeto de conocimiento y posee percepciones y saber acumulado que enriquece la práctica. son los cambios.2 COMO SURGE LA SISTEMATIZACIÓN Según Alfredo Ghiso. vivencias de la praxis interactiva. ordenar una información cronológicamente. intereses. ‡ El proceso de sistematización es un proceso de interlocución entre sujetos.UNIDAD 3: Sistematización de Empresas Proceso de Información 3. recopilar una información sobre una práctica. Si bien la sistematización se hace de las prácticas. es por ello que la sistematización surge como un esfuerzo consciente de capturar los significados de la acción y sus efectos. donde no está resuelto el problema de la relación teoría practica. políticos. ‡ Fortalezas o aciertos. fundamentos. métodos. formas de trabajo. es decir. Dificultades o fracasos. Se pueden distinguir además otros énfasis: ‡ Sujetos: participación. sentidos. í Resultados o productos que se producen desde la práctica. ingreso que además. las emociones o sentimientos que tienen los sujetos. teorización y cuestionamientos contextulizados de la praxis social con el propósito de comunicar el conocimiento producido. í Referentes (conceptuales.

¿cómo usar la teoría para comprender mejor la realidad y actuar sobre ella?. El tercer momento consiste en el diálogo entre estos conocimientos nuevos y el contexto teórico vigente. provocados por la práctica. Sin embargo. recurre a la teoría en tanto que le sirve para comprender mejor una situación y actuar de manera más adecuada. ³Cuando creíamos tener todas las respuestas nos cambiaron todas las preguntas´. la más profunda de las cuales se deriva nada menos que de la contradicción dialéctica entre teoría y práctica. Esta relación tiene dificultades de diverso tipo y nivel. con lo que se ha planteado como lo deseable y posible de alcanzar. 3. se conviertan en prácticosreflexivos. Es esta tarea precisamente. debe corresponder con los intereses del grupo que sistematiza y constituyen los ejes centrales de los objetivos del proyecto. abriendo la posibilidad de una retroalimentación mutua. Esta secuencia se va repitiendo a lo largo del proceso de sistematización. pero su formalización permite que dialoguen con las diversas corrientes teóricas a cuyos ³fragmentos´ se ha recurrido para comprender la realidad sobre la que se interviene. tienen características distintas a los conocimientos estrictamente teóricos. se da cuenta de los cambios en esos supuestos. debatibles. Un primer paso consiste en la explicitación de la teoría que está en la práctica: de los supuestos que sustentan y explican la propuesta de intervención. Pensar en la sistematización a la luz de estos planteamientos nos ha llevado a formularnos varios retos y temas de reflexión. Sin embargo. ¿cómo evitar caer en reduccionismo y aplicaciones mecánicas de todo tipo? Son preguntas para las cuales no tenemos respuestas definitivas. que ha motivado profundas discusiones a lo largo de toda la historia de la filosofía y la ciencia. Es aquí donde la práctica confronta y es confrontada por la teoría. el profesional de la acción. el conocimiento práctico o teoría no formal se caracteriza por ser situacional y estar orientado a la acción.4 SISTEMATIZACIÓN Y CORRIENTES TEÓRICAS Todo lo planteado en el punto anterior se vincula estrechamente con el tema de la relación entre sistematización y teoría. En este campo. sin preocuparse mayormente de la consistencia teórica interna del ³edificio´ de conocimientos que va construyendo. Los conocimientos generados son. Es en este momento que los sistematizadores deben descubrir y explicitar la manera en que los conceptos teóricos inmersos en su práctica han ido evolucionando. En primer lugar. El reto estriba en orientarlos y motivarlos para que cuestionen permanentemente su práctica y para que expliciten los conocimientos que la sustentaron y que se produjeron durante su desarrollo. De acuerdo a esta corriente. Está constituido por el conjunto de conocimientos de los que el profesional dispone o a los que recurre para informar y orientar su intervención. Es por ello que sé caracteriza a este tipo de conocimientos como situacionales. aquellos que pretendemos que mediante la sistematización. por definición situacionales y particulares. En esa medida. Nuestras búsquedas se han orientado de manera central. En síntesis. la práctica siempre lleva implícitas determinadas concepciones teóricas: la teoría está en la práctica y se expresa en ella. que es más bien universalizarte (busca dar explicaciones generales sobre los fenómenos de la realidad). Por lo demás. desde los conocimientos con que cuenta. sino aproximaciones que hay que seguir trabajando. hacia tratar de comprender cómo operan mentalmente los profesionales de la acción. y a recursos reiterados a la teoría. En primer lugar. dándole sentido y significado a lo que hace el profesional. ¿cómo enriquecer a la teoría desde los conocimientos que se obtienen en la práctica?. buscamos que los profesionales realicen procesos de reflexión en y sobre la acción. pensamos que las respuestas serán siempre provisionales y transitorias. a diferencia de la teoría. en esa medida. acumulables y. por su capacidad de orientar acciones que permitan el logro de los objetivos propuestos. o a culpar a factores externos por los posibles fracasos. la que deben abordar e intentar resolver los sistematizadores: ¿cómo relacionar creativamente la teoría y la práctica?. la validez de los conocimientos está determinada por su éxito en el enfrentamiento de situaciones. Ello permitirá que estos conocimientos sean confrontables. reafirmamos que no es objetivo de la sistematización producir directamente teoría. En segundo lugar. la medida en que asumimos que la relación de los profesionales de la acción con el conocimiento teórico está fuertemente condicionada por la utilidad de éste para la práctica. Encontrar la síntesis entre estos dos polos es una tarea compleja. aunque ello no siempre es consciente para los actores. Todo cambio en la práctica expresa cambios en el conocimiento sobre la realidad. la relación entre teoría y sistematización se va dando mediante sucesivas aproximaciones. Es así que puede ³usar´ fragmentos de conocimientos que le son relevantes para comprender mejor una situación y actuar sobre ella. Este relaciona y confronta permanentemente lo que hace y los resultados obtenidos. superando la tendencia a la repetición mecánica de procedimientos que antes dieron buen resultado. los aportes de la corriente de pensamiento sobre el conocimiento práctico nos han sido muy iluminadores.La definición de uno de estos énfasis o de otros. En estrecha vinculación con lo anterior. que puedan dialogar con el conocimiento estrictamente teórico. el profesional de la acción recurre a la teoría según las necesidades que la práctica le va planteando. . estos conocimientos que están en la práctica. enriqueciéndolo y alimentándose de sus avances. dando lugar a elaboraciones conceptuales cada vez más acabadas y precisas. En términos metodológicos. dado que estarán al servicio de la práctica de sistematización y tendrán el sentido de facilitar la relación con la teoría en experiencias de sistematización concretas.

3. Sin embargo. Ellos constituyen el punto de partida de la sistematización y son prioritariamente los aspectos que deben ser clarificados por ella. para reconstruir las relaciones entre sujetos sociales de la práctica y dar cuenta de la densidad cultural de la experiencia. ‡ Otro de los enfoques de la sistematización que combina varios referentes es el Histórico Hermenéutico: un enfoque que desde una perspectiva comprensiva privilegia la comprensión. y sólo tras varios fracasos se acepta la necesidad de contar con una formación específica para lograrlo.Dialéctico: las experiencias hacen parte de una práctica social e histórica. ha apostado a lograr que ello suceda. develando intencionalidades. Teóricamente la Fenomenológica y el interaccionismo simbólico referencia este enfoque histórico hermenéutico.6 ¿COMÓ ES EL PROCESO DE LA SISTEMATIZACIÓN? El eje central de la sistematización es el presente: la mirada retrospectiva y el esfuerzo de sistematización se hacen desde nuestro hoy: a partir de los problemas. explícitamente sustentada en los nuevos conocimientos. Se construye conocimiento al reconocer las huellas que deja la acción y los orígenes de la misma. . nos la dio Manuel Canales. es importante conocer cuales son los soportes epistemológicos de los procesos de sistematización. sentidos y dinámicas. Por una parte.5 ¿CÚALES SON LOS ENFOQUES DE LA SISTEMATIZACIÓN? Los enfoques constituyen los respaldos epistemológicos de la sistematización. los interrogantes. además de no adecuarse suficientemente a esta forma particular de hacerlo. cómo hacerlo en y desde la práctica. además porque directamente con el enfoque corresponde el método o el proceso metodológico para reconstruir las practicas y producir conocimiento. Desde este enfoque se construyen conocimientos a partir de referentes externos e internos que permiten tematizar problemas que se dan en las prácticas sociales. es necesario que estas apuestas sean confrontadas más rigurosamente con la práctica de formación en sistematización. es que sólo se aprende a sistematizar haciéndolo. deja mucho que desear. ‡ Dialógico e Interactivo: experiencias como espacios de interacción. Una primera pista que hemos explorado. la incomprensión sobre las exigencias que la sistematización plantea para llegar a buen término. Por tal razón. Esta es una de las condiciones de la sistematización. 3. y que se ha demostrado válida. El análisis de la experiencia se sustenta y orienta por su cuestionamiento mediante la formulación de preguntas y la interpretación. que puede leerse y comprenderse de manera dialéctica en tanto son ricas y contradictoras. pues eso da unos énfasis al proceso y privilegia unos asuntos. ‡ Reflexividad y construcción de la experiencia humana: asumen la implícita epistemología de la práctica. sentidos. y en los campos institucionalizados donde se ejerce poder. compleja y contradictoria. hace que casi nunca se le dedique el tiempo y recursos necesarios.1 Formación en Sistematización El tema de cómo enseñar a sistematizar conlleva retos de gran envergadura. ‡ Deconstructivo: la sistematización como una intervención que permite entrar en la voz. las necesidades y contradicciones que se tienen en el momento actual y con una visión prospectiva.4. ‡ Hermenéutico: la sistematización es una labor interpretativa de los sujetos de la práctica. que se pueden leer desde el lenguaje y desde las relaciones contextualizadas. Para ello es necesario que el proceso de formación en la acción incluya la explicación continua de los procesos de pensamiento que se van desarrollando. Pero una vez que ello se ha obtenido. La sistematización se vincula a la resolución de problemas permitiendo hacer frente a desafíos del contexto. basada en la observación y el análisis de los problemas que no tiene cabida en cuerpos teóricos aprendidos o aplicados. menos aún. dinámica. el problema no está solucionado en la medida que no hemos resuelto completamente cómo enseñar a producir conocimientos y. que lo convierta en un relato y lo pueda observar y criticar. entre los cuales encontramos los siguientes: ‡ Histórico . Una vez finalizada. Practicas que están en relación con otras similares en contextos que permiten explicarlas.3. Pretende comprender los significados. Los sistematizadores casi deben realizarla en su ³tiempo libre´. que empiece a mirar y a criticar lo que hace y el ambiente en que se mueve. La enseñanza de la investigación (en tanto ejercicio de producción de conocimientos). por lo tanto esto debería formar parte integral de los procesos de capacitación en sistematización. se trata de un ejercicio novedoso para la gran mayoría de los profesionales de la acción. los desafíos y cuestionamientos. La reconstrucción de la experiencia y de su contexto contribuye a que el profesional extraiga de su interior lo vivido. acciones y discursos de los sujetos para entender las lógicas e interpretaciones de las relaciones sociales en las prácticas. Pero ello tampoco resuelve del todo el problema. porque haber realizado un proceso de sistematización no garantiza aún que la persona se haya apropiado de un concepto y un método que le permita seguir haciéndolo más adelante. para obtener nuevas lecciones y aprendizajes que contribuyan a facilitar estos procesos. que no están acostumbrados a explicitar y hacer conscientes los procesos mentales que normalmente realizan en su práctica. Pensamos que la propuesta del TPS (de método y de formación en sistematización) de alguna manera. en la autoconciencia de lo institucional y los imaginarios. Como en las sistematizaciones se presentan híbridos de las teorías y enfoques. De otro lado. nunca se sistematiza la práctica que no sea en desarrollo o proyectos a futuro. de hacer que el sujeto (individual o colectivo) se perciba a sí mismo en tanto actor. que cuestione y critique tanto sus objetivos como las estrategias que ha empleado para alcanzarlos y. sea capaz de replantearlos. Una segunda pista muy interesante. su sentido y su utilidad. que fue nuestro referente inicial. una práctica se sistematiza durante el proceso de desarrollo. significatividad y la relevancia cultural de los sujetos y sus prácticas. las conclusiones del proceso de sistematización llevan a definir una nueva intervención. en esa medida. comunicación y relación. quien plantea la necesidad de activar al observador.

.7 ¿QUIÉNES SISTEMATIZAN LAS PRÁCTICAS? En términos generales pueden considerarse tres modalidades de sistematización según los sujetos que la realizan: ‡ Personas que participan o participaron de la práctica. además. ‡ Unas personas externas contratadas o interesadas en sistematizar una práctica concreta. 3. El producto de este momento es el diseño del proyecto de sistematización.8 MÉTODOS QUE SE PUEDEN EMPLEAR EN LA SISTEMATIZACIÓN Los métodos que se empleen en la sistematización deben ir en correspondencia con el enfoque definido. lo usual es un texto escrito que se puede complementar con videos y cartillas entre otros. el papel del agente externo aporta a la producción de conocimiento histórico y sistemático. como también lo que se espera lograr con el proceso. especialmente cuando se reconstruyen practicas comunitarias con líderes populares donde sus acciones se fundamentan desde el sentido común en la mayoría de los casos. es donde se describe ordenadamente lo sucedido en la práctica pero desde el eje de conocimiento definido. 3. exige descomponer y recomponer los elementos de la práctica y sus relaciones para comprender la totalidad de la experiencia. desde la pregunta orientadora de la sistematización. las implicaciones que ello conlleva y los productos y utilidades de la misma sistematización de prácticas. se plantea su método de trabajo desde un enfoque hermenéutico a partir de cinco momentos del proceso metodológico: ‡ Unificación de criterios: se abordan las concepciones de sistematización y los intereses del equipo sistematizador. ‡ Problematizarlas. ‡ Comunicación de nuevos conocimientos producidos: implica dar a conocer la sistematización. ‡ Reconstrucción de la experiencia: constituye una segunda mirada a la práctica. sujetos que vivenciaron la practica con apoyo de persona externa. ‡ Un equipo de sujetos que participaron de la practica con personas externas que asesoran. lo cual implica un primer ordenamiento de la información. Es el poner en común lo que se va a realizar. para lo cual es importante identificar fuentes de información y precisar la pregunta eje del proceso. ‡ Traducirlas. se presenta como una característica esencial de la sistematización. podríamos referenciar con algunos momentos que desde su secuencia serían: ‡ Describirlas. ‡ Análisis e interpretación de lo sucedido en la experiencia para comprenderlo: este momento implica la producción de conocimiento a partir de la experiencia. La segunda modalidad que se presenta. ‡ Definición de la imagen ± objeto de la sistematización: es la definición de que se va a sistematizar.El proceso metodológico de la sistematización en tanto proceso de investigación. en este caso quienes vivenciaron la practica actúan como informantes y pueden apoyar los contactos con personas claves para la reconstrucción de la práctica. En el taller permanente de sistematización del Perú. presentarla a otras personas para que la valoren o la comenten. quienes se formulan preguntas y están interesados en comprender y mejorar la práctica. y les permite repensarse en relación con su práctica. El proyecto focaliza en tanto define objetivos. con niveles de rigurosidad metodológica en el proceso. apoyan o facilitan el proceso. es la ideal en los procesos de sistematización a los sujetos. plantea acuerdos metodológicos y con el plan operativo define recursos y compromisos. ³La sistematización produce lecciones y aprendizajes desde y para la práctica´.

1 driver de alta densidad. Con la opción ³Abrir´ se entra a esta empresa. 2. por ser el eje sobre el cual gira toda la información contable.DBF y USU. se debe apagar y encender el equipo antes de continuar para que el sistema operativo tome los nuevos parámetros. Al ejecutarlo por primera vez se presentan las siguientes opciones: Activar licencia Usar como Demostración Como Comprar Uso de la Llave La segunda opción permite usar el programa con las restricciones de demostración. generando los reportes necesarios para soportar la contabilidad de la misma. Cuando se posee llave física se debe instalar en el puerto paralelo del equipo. se presenta un menú para reorganizar o reparar las bases de datos de la empresa en caso de una salida brusca del sistema (fallas de corriente) que hallan afectado a estas. Se anota el S/N de instalación y se procede a pedir las claves del proveedor para activar la licencia. impresora compatible de 80 columnas (con 132 columnas se obtiene reportes adicionales).4 Arrancando el Sistema Iniciamos dando la orden para ejecutar el programa: C:> [CD \TNS] C:\TNS>[TNS] Nota: entre los símbolos [.SYS FILES = 95 BUFFERS = 30 ‡ Archivo AUTOEXEC. Seguidamente el sistema muestra la ultima empresa seleccionada. El primer paso a dar es la configuración del plan de cuentas. con la tecla tabulador o con la barra espaciadora.1. con Mb de RAM o más. ‡ Archivo CONFIG.1 INSTALACIÓN DEL SISTEMA 2.1.1 Objeto Este programa de computadora le permite la contabilización de las operaciones que realiza una empresa dedicada a cualquier tipo de actividad. Para continuar con el proceso de instalación se escoge la primera opción. y la tercera opción dice donde puede comunicarse para comprar el programa.INS del subdirectorio TNS antes de instalar. se deben borrar los archivos CONTROL.. 2. Con la opción ³Lista de Empresas´ se puede seleccionar otra empresa. disco duro de 80 MB o más. Los siguientes pasos se requieren para instalar el programa en un disco duro: (después de cada comando se debe presionar ENTER).BAT SET CLIPPER = F95 Si los archivos CONFIG. se escoge la opción uso de llave respondiendo Si. Cuando se pasa de un sistema monousuario a multiusuario.UNIDAD 2: Paquete Contable TNS Proceso de Información 2.3 Instalación en Disco Duro El sistema requiere tener las siguientes especificaciones en los archivos de configuración del sistema operativo.] se indicaran las instrucciones o datos a teclear.1. Esta clave no será visible al teclearla.1 Organización de la Información Los datos del proceso contable se dividen en dos grupos: ‡ Datos Maestros: son el plan de cuentas. 2. ‡ Datos de Movimientos: contienen los comprobantes y sus asientos agrupados en periodos o meses. El sistema se entrega con el Plan Único de ¡ ¡ ¡ ¡ . se puede operar así mientras se activa la licencia. ubicándose en ella: C:\>A: ‡ Instalar el programa al disco duro: A:\>INSTALAR ‡ Cuando se obtiene una red con servidor dedicado: A:\>INSTARED S: Donde S representa la unidad del disco duro del servidor de archivos para las terminales. ‡ Ejecutar el programa: A:\>C: C:\>CD \TNS C:\TNS\>TNS C equivale a S para el caso de la red. La clave de acceso es la entregada por el distribuidor del programa para evitar manipulación de los datos por terceros. el listado de terceros y el listado de bancos..2 Requisitos del Hardware Microcomputadora con procesador 80486 compatible IBM.2.SYS y AUTOEXEC. ‡ Retirar el disco del drive A.BAT se modificaron.1. muestra un pensamiento y pregunta: Código de acceso [Tns] [Enter]. 2. ‡ Inserte el disquete del programa en la unidad correspondiente. El programa hace la presentación.2 CONTABILIDAD 2.

Análogamente. F5: hace que se presente el listado de ordenado por códigos. Contactos. Se selecciona (utilice flechas y [ENTER]): [CUENTAS]. Aparece el listado del Plan de Cuentas. Después se despliega el menú de archivos: Cuentas. Periodo. :: O Enter: modifica la cuenta donde esta el cursor.01 13 1305 ACTIV DISPONIBLE CAJA CAJA GENERAL CAJE MENOR Caja Menor BANCOS MONEDA NACIONAL Banco Cafetero CUENTA DE AHORRO CORPORACION DE AHORRO Y VIVIENDA Conavi DEUDORES CLIENTES F1 Help | Ins: Inserta Del: borra Modif. Empresas. las cuales son típicas para todas las bases de datos: Ins: inserta una nueva cuenta a la base de datos. C. al teclear el código de la cuenta se avanza hasta la cuenta respectiva. Terceros. Esc: sale de la base de datos t retorna al menú anterior.Cuentas (PUC).2.2 Modificando el Plan de Cuentas Se selecciona la opción: [ARCHIVOS] (para seleccionar una opción en un menú se utilizan las flechas y para desplazarse hasta la opción y luego se teclea [ENTER]). : o Tab: cuando esta solicitando un código de cuenta. Con las teclas de flechas arriba y abajo se puede recorrer el listado. También se puede teclear solo la letra inicial y Enter para situarse en un determinado rango de cuentas. Tablas. pero cada empresa debe adaptarlo a sus necesidades quitándole aquellas cuentas que no se utilizan y creando los auxiliares propios de la empresa. F6: ordena el listado en forma alfabética. si se tiene el listado ordenado por código (F5). Costos. o las primeras letras del nombre de la cuenta y el cursor avanzara hasta esta cuenta. Tab: selec F5/F6: Cod/Alfab También podemos ejecutar las operaciones que se ofrecen en la parte inferior. 2. Finalizar. Del: borra la cuenta donde esta posicionado el cursor. . CODIGO BASE DE DATOS DEL PLAN DE CUENTAS NOMBRE DE LA CUENTA TIPO AJUSTE x INFL DEBITA A 1 11 1105 110505 110510 110510.01 1110 111005 111005. Si el listado esta ordenado alfabéticamente (F6) se puede teclear el nombre de la cuenta. Bancos.01 1120 12010 112010. Artículos.

Con ajustes por Inflac Debita a: Acredita a: Las cuentas se dividen en dos grupos: cuentas mayores y cuentas auxiliares.2.3 Modificando la Base de Terceros Del menú de archivos se selecciona terceros. El NIT es un campo de carácter obligatorio. Para modificar los datos de una cuenta basta con presionarse con las flechas de movimiento del cursor y presionar ENTER. CODIGO NOMBRE TELÉFONO 001 002 000 A JESUS CONTRERAS JOSE PEREZ VARIOS VENDEDOR A 5752222 5757777 0 5751999 Los terceros son aquellas personas o entidades con las cuales tiene relación la empresa. Una vez se dan todos los datos se retornará al listado. tales como transacciones que se han tenido con otra empresa a través de una cuenta con compras o ventas. Aparece en pantalla un listado de la base de datos con las indicaciones correspondientes en la parte inferior. Las cuentas mayores agrupan otras subcuentas o auxiliares. el saldo inicial no corriente es calculado. A manera de practica adicione otra cuenta para lo cual debe presionar la tecla [Ins] nuevamente y luego llenar los datos correspondientes. Cuando desee borrar una cuenta presione (DEL) y confirma con (Si). escribir los nombres de las cuentas mayores en mayúscula y de los auxiliares en minúscula. Si ya ha actualizado la base de datos o ha consultado lo que desea. Para las entidades oficiales se debe digitar el saldo inicial global y el saldo inicial corriente. Se presiona la tecla Ins (o insert) para adicionar o crear un tercero: DATOS DEL TERCERO Código: 039 EDGAR LEAL GELVEZ NIT: 13470591 ± 4 Dirección: Av. DATOS DE LA CUENTA CODIGO 110505. Esta tecla es importante ya que permite cancelar procesos para ³devolver´ el programa cuando se comete algún error. sobre estas cuentas se hacen los asientos contables. puede volver al menú anterior con la tecla de Esc. . Libertadores # 4N ± 59 C2 Teléfono: 5752221 Ciudad: CUCUTA Observaciones: Observ. Cartera Repres. Las cuentas auxiliares se distinguen por tener un punto en el código y pueden tener hasta 4 dígitos después del punto. se visualizan los movimientos resumidos en débitos y créditos por periodo. las cuales son análogas a las instrucciones de cuentas.01 Auxiliar NOMBRE DE LA CUENTA Caja Mayor CUENTA MAYOR CAJA GENERAL La cuenta se subdivide en terceros (SI/NO). Definir que una cuenta se subdivide en terceros se usa para indicar que este auxiliar maneja terceros. Se utiliza para consultas no contables. 2. Con esto se logra que el Plan de Cuentas sea condensado y fácil de llevar ya que no se necesita crear una cuenta auxiliar por cada tercero. adicionemos o insertemos la cuenta auxiliar de Caja Mayor para lo cual se presiona la tecla [Ins] y tecleamos los correspondientes datos. Legal Tipo de tercero Cliente X Vendedores Proveedor X del cliente Vendedor Clasificación Máximo crédito 0 Fact. Automática Ultima actualización 30/06/04 Zona El código es un consecutivo y en la parte inferior de la pantalla se visualiza el ultimo código creado. Se acostumbra aunque es opcional.Por ahora. Utilizando la tecla espaciadora sobre el Plan de Cuentas se pueden digitar los saldos iniciales para cada cuenta auxiliar porque en las cuentas mayores es calculado y también. Especificando una S en este campo hace que se lleve un auxiliar por cada tercero que tenga movimiento en esta cuenta. Si la cuenta se ajusta por inflación es necesario digitar a que cuenta de ajustes debita o acredita. La zona es un identificador que permite clasificar a los clientes y es útil para listados de cartera o por vendedor cuando tiene asociada una zona. pueden contener hasta 10 dígitos sin punto en el código.

El máximo crédito se usa para control. para buenos y morosos. funcionan para modificar los datos de la pantalla tal como se trabaja con un procesador de palabras. se tienen tres opciones: ‡ Movimiento CXC/CxP. Si no desea llenar o modificar un dato se teclea simplemente ENTER. Los vendedores que atienden al cliente se digitan para cuando se lista para los clientes un determinado vendedor. Aparece en pantalla la tabla de PAAG para su actualización.01 Auxiliar R. la cuenta de contabilidad es el auxiliar respectivo del banco. Nos posicionamos con las flechas en el tercero y damos ENTER para modificar los datos respectivos. Sirven para referenciar un cliente geográficamente. descripción. y el porcentaje de retención. Cada tipo o concepto tiene la cuenta mayor asociada. crear facturas para aquellos terceros que tengan una F o letras para los que tengan L en este campo. cartera y cuentas por pagar. en el momento en que se sobrepase sale un aumento notificándolo. 2. INFORMACIÓN CONTABLE CLIENTE: Auxiliar Deudores 130505. Esto lo tiene en cuenta el sistema para generar relaciones de cartera o cuentas por pagar.01 Banco Cafetero FILA VALOR : 4 COLUMNA VALOR : 53 FILA NOMBRE : 5 COLUMNA NOMBRE : 18 FILA 1 VR. Los datos de coordenadas de fila ± columna. Así. Permite a partir de una factura modelo llamada COPIA. LETRAS: 16 FILA 2 VR. siendo los valores en porcentaje.01 Auxiliar R. Fuente Ventas 135515. . corresponden a la posición de cada campo en el cheque. ‡ Cuentas del tercero. Estando en el listado de terceros usando la barra espaciadora. insert. Los tipos de terceros no son excluyentes. Ahora.5 Modificando Tablas Modificando la Tabla de Retenciones Del menú de ³archivos´ se selecciona ³tablas ± retenciones´. las cuales son análogas a las instrucciones de cuentas. Modificando la Tabla de Ajustes por Inflación Del menú de ³archivos´ se selecciona ³tablas ± ajustes´. Facturación automática sin saldo en Factura: son campos propios de empresas que facturan servicios en lotes. delete. La clasificación son 3 caracteres para crear grupos de terceros por cualquier concepto que se establezca. fuente se afecta cuando el cliente hace retención en la fuente (cartera) o cuando se le hace retención a un proveedor. Cada banco tiene la siguiente información: DATOS DEL BANCO Código: 01 NOMBRE BANCAFE CUENTA CONTABILIDAD 111005. En CxP el valor total de las facturas de compras pendientes y el valor total de las ND (notas débito) si tuvo devoluciones. unos clientes pueden ser B1. Fuente Servicios PROVEEDOR: Auxiliar Proveedores 220501. Movimiento CXC/CxP: muestra para el tercero en cartera el valor total de la facturas de vena pendientes y el valor totla de las NC (notas crédito) si tuvo devoluciones. Aparece en pantalla un listado de la base de datos.01 Auxiliar R. Es importante anotar que las teclas de edición: flechas. M2. etc. B2 y M1.2.01 Auxiliar R. a manera de ejercicio actualice los datos de un tercero. home y end. con las indicaciones correspondientes en la parte inferior. la cuenta de R. Fuente Servicios Estas cuentas las utiliza el sistema junto con las de configuración de contabilidad para generar los comprobantes de facturación. 2.Se debe colocar una X para señalar si el tercero es un cliente. Al generar listados de cartera se pueden imprimir solo los M1 o los M. proveedor o vendedor. Aparece en pantalla la tabla correspondiente para su actualización. Modificando la Base de Datos de Zona Del menú de ³archivos´ se selecciona ³tablas ± zonas´.4 Modificando la Base de Bancos Del menú de archivos se selecciona Bancos. LETRAS: 7 ANCHO CHEQUE : 55 FILA CIUDAD : 10 COLUMNA CIUDAD : 10 FILA FECHA M ± D : 10 COLUMNA FECHA M ± D : 17 FILA FECHA AÑO : 10 COLUMNA AÑO : 30 COLUMNA FECHA DD : COLUMNA FECHA MM : FILA Nº CHEQUE : 3 COLUMNA Nº CHEQUE : 53 El código es un consecutivo de bancos por lo cual se puede tener varios formatos de cheque para un mismo banco. ‡ Cuentas de Fact Contab. Análogamente. Aparece en pantalla la tabla correspondiente para su actualización. Fuente Compras 236540. Cuentas del tercero: saldos iniciales por tercero para las cuentas que utilizan tercero. LETRAS: 7 COLUMNA 1 VR.2. Cuentas de Fact Contab: la cuenta auxiliar de contabilidad se refiere al auxiliar que se afecta cuando se hace los movimientos del tercero en cartera (clientes) o cuentas por pagar (proveedores).

000 150. Recalcular periodo.2.00 CREDITOS 150.000 X X X X X X X Presionamos (Insert) y completamos la siguiente información: COMPROBANT E CE0004 PAGO ARRIENDO MES ENERO/97 FECHA 01/01/97 TOTALES DEBITOS 150. Asentar pendiente. ‡ Las transacciones de varios días. Un comprobante puede contener los asientos de: ‡ Una transacción (egreso.000. Seleccionamos ³comprobantes´ y aparece el listado de comprobantes: COMPROBANTES DE CONTABILIDAD NÚMERO FECHA TOTAL DEBITOS TOTAL CREDITOS ASENTADO AJU001 CAR005 CEO001 CEO002 CEO003 CIE001 VEO001 31/01/04 05/01/04 01/01/04 05/01/04 01/04/04 31/01/04 10/05/04 15. En los primeros casos.000 15. Se selecciona la opción: ³contabilidad´ y se despliega el siguiente menú: Comprobantes. ‡ Las transacciones de un día.000 37. para que el sistema pregunte la fecha de cada asiento.00 ASENTADO Asientos del Comprobante CUENTA NOMBRE CUENTA VALOR Cr/Db 11005.000 125.911 200.C Bolivar local b-16a .2. el sistema coloca la fecha del comprobante como la fecha de los asientos.01 Banco Cafetero C.000 50.000 125. recibo de caja o nota contable).000 200. Actualizar saldos.000 200.911 200.01 512010.745. Especiales.000 50.000 37.000.745. En el tercer caso no se le coloca fecha al comprobante.000 150. Haciendo un Comprobante Vamos a registrar la siguiente transacción: se hace un pago de $15.000 de arriendo con cheque del banco cafetero.6 Registrando los Asientos Contables Los asientos contables se agrupan en comprobantes.

01 NOMBRE CUENTA Banco cafetero MONEDA NACIONAL VALOR 150. Para imprimir el comprobante se presiona la barra espaciadora.000. Copiar a periodo 99 se usa cuando el contenido de un comprobante de un periodo se repite en otro período. F3: Reservar. aún después del cierre del ejercicio. CONCEPTO PAGO ARRIENDO MES ENERO/97 ³El tipo de documento puede ser cheque. Observe que al presionar Alt-T aparecen todas las opciones de insertar. RC (recibo de caja) etc´. Si un comprobante está Asentado. Para digitar cada asiento se presiona (insert) en la tabla inferior y se teclea la siguiente información: DATOS DEL ASIENTO CODIGO CUENTA 111005. Con Alt-V se puede llamar al listado de terceros y sobre este seleccionar.00 D Db/Cr DOCUMENTO CH-253326 TERCERO 005 ARRENDADORA SU VIVIENDA LTDA.000. luego si no existe una cuenta se puede insertar en ese momento.Hora F11 : Ultimo reporte en pantalla CH : Cheque FC: Factura CP : Cheque Posfechado EF: Efectivo Para salirse del computador se presiona Esc. En la parte inferior del listado de comprobantes se observa disponibles: F2: Asentar. y el sistema pregunta: como desea imprimir el comprobante: Comprobante Egreso Recibo de Caja Nota de Contabilidad Comprobante Contabilidad Copiar a Periodo 99 Copiar del Periodo 99 En el anexo se tienen listados de cada uno de los formatos. Se puede reservar un comprobante para modificarlo y asentarlo nuevamente. en lugar de ponernos a teclear todo de nuevo lo copiamos al período 99 y luego lo recuperamos con la opción copiar del período 99 en el período deseado. Una vez ubicada la cuenta se presiona (Tab) y el sistema coloca automáticamente el código de la cuenta en el asiento. modificar o insertar.150. Cuando se esta tecleando un código de cuenta se puede presionar la combinación ALT-T y aparece el listado de cuentas. Ud puede cambiarse a un período con (archivos-período). .C Bolivar Local B-16A OFICINA VALOR 150. Con F1 se obtiene el listado de estas macros de llamadas a diferentes listados y procesos: Alt + T: Cuentas Alt + E: Centros de Costo Alt + V: Terceros Alt + C: Calculadora Alt + M: Artículos Alt + B: Bodegas Alt + F: Facturas de Cartera Alt + R: Retenciones Alt +Z: Archivo de reportes F9 : Fecha .000.00 C Db/Cr DOCUMENTO CH253326 TERCERO 005 ARRENDADORA SU VIVIENDA LTDA.01 NOMBRE CUENTA C.2. 2. F4: Cambiar número. estando en el listado de comprobantes.00 150. Lo anterior también aplica al campo de Tercero. CONCEPTO PAGO ARRIENDO MES ENERO/97. Borrar y modificar en la parte inferior. Para insertar el segundo asiento se presiona igualmente (insert): DATOS DEL ASIENTO CODIGO CUENTA 512010.000. queda registrado en los auxiliares y mayores.7 Operaciones de Actualización y Recalculo Cambiar Periodo de Trabajo El sistema le permite trabajar con 12 períodos (enero-diciembre) y el período 13 para cierres. Usar el período 13 tiene la ventaja de que en el mes 12 el total de créditos y débitos no se ve alterado por el cierre del ejercicio y se puede imprimir el ganancias y pérdidas del mes 12.00 C D El formato de fecha usado en todo el sistema es día/mes/año. que es la persona con quien se realizó la relación comercial.

comprobante. créditos y saldo.U01. documento. sin embargo en los ejemplos del anexo se puede observar el contenido de cada listado con más detalle. seleccionamos del menú PRINCIPAL ³Imprimir-Contabilidad´. ‡ Traslados Saldos Contables: cada año fiscal se considera como una empresa. detalle créditos y saldo.Asentar Pendientes Permite asentar automáticamente o llevar a libros aquellos comprobantes pendientes de asentar. ‡ Consolidar Empresas: se usa cuando se manejan sucursales de un negocio y se necesitan los informes financieros consolidados. lista los créditos y débitos de las cuentas mayores por d a para un rango de fechas. los saldos finales del año anterior y actualiza el Plan de Cuentas en el evento de que se hallan creado nuevas cuentas. su nombre y ubicación puede ser modificados presionando la combinación de teclas Alt+Z. de asentarlo. ‡ Libros auxiliares: presenta las siguientes opciones: Libro auxiliar: lista para cada cuenta o rango de cuentas. Actualizar Saldos El sistema permite hacer cambios en cualquier período. Adicional a esto. Saldos Contab. Si se desea hacer de nuevo el cierre basta con reservar el comprobante. Libro auxiliar de tercero: lista para cada tercero o rango de terceros los asientos en un rango de per odos detallando fechas. Para lo cual se crea una empresa donde va a quedar la información unida de todas las sucursales y en esta opción se le va dando el código de todas las empresas sucursales que se desean consolidar. borrarlo y generarlo nuevamente. Cierre Año Fiscal Cambiar Cód. Cuenta Presupuesto Consolidar Empresas ‡ Saldos Iniciales: permite dar entrada a los saldos iniciales de contabilidad. ‡ Presupuesto: permite planear o estimar el flujo de dinero en los diferentes períodos del año. los valores débitos. El archivo por defecto se llama RESULTA. ‡ Libro diario: también llamado caja diario. ‡ Cambiar Código Cuenta: Permite cambiar un código del plan de cuentas y actualizar todos los movimientos en que interviene. si se coloca una X. ‡ Cierre Año Fiscal: genera comprobante de cierre con los saldos de las cuentas de resultado (egresos e ingresos) y la cuenta de ganancias y pérdidas. El sistema hace ceros a créditos . Se debe ubicar en el mes 13 para generar este comprobante. coloca como saldos iniciales de las cuentas. í Que en la tabla del PAAG esté el valor de cada mes. Se despliega el menú: Listado de Cuentas libro Diario Libros Auxiliares Comprobante por Día Informes Financieros Listado de terceros Certificados de Retención Numerar Hojas para libros Alinear Impresora Ctrl+Enter En los listados siempre se presenta la opción de enviarlos a impresora o de listarlos por pantalla. 2.2. Si se modifica algún valor en los saldos iniciales se deben actualizar saldos. A continuación se hace una descripción breve de cada listado.8 Imprimiendo Reporte de Contabilidad Cuando deseamos tener un reporte impreso. Cuando aparece la pregunta libro Oficial. detalle y tercero dependiendo de la configuración de la cuenta.débitos y luego reasienta cada uno de los comprobantes. Para generarlo se debe tener presente: í Que en el plan de cuentas estén marcadas cuales cuentas se ajustan. í Las cuentas marcadas con ajustes por inflación deben tener saldo al final del mes anterior al ajuste. es bueno saber que el último reporte impreso queda grabado en un archivo de formato estándar. queda grabado en la carpeta TNS. pero dado que esto debe modificar los saldos de los períodos siguientes debe ejecutarse esta opción para que el sistema actualice los saldos entre los 13 períodos y mayorice el período inicial (período 00). documento. comprobante. no se imprime el membrete de la empresa. ‡ Listado de cuentas: genera un listado con el plan de cuentas. ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ . Recalcular Periodo Esta opción permite recalcular el período actual de trabajo. Especiales Saldos Iniciales Ajustes por Inflación Trasl. el cual se puede complementar manualmente antes. por que se entiende que se usarán hojas registradas en la Cámara de Comercio previamente membreteadas y numeradas. situados en la empresa del año actual. los asientos en un rango de per odos detallando fechas. el cual puede ser abierto con cualquier editor. ‡ Ajustes por Inflación: genera un comprobante con los cálculos de ajustes por inflación.

consta de un código de dos caracteres alfa numéricos y un nombre de 20 letras. í Balance general: genera el balance de la empresa hasta el período en uso sin códigos de cuentas. se crean todos los conceptos con código de grupo 00. Se integra con contabilidad. El formato de entrada para el grupo de artículos es 99. í Movimiento de un tercero: lista para cada tercero seleccionado los asientos con la fecha. concepto. TNS considera el grupo 00 como servicios. lo que limita a 100 el número de grupos y a 100 el número de subgrupos por grupo. í Total retenido por concepto: por cada tipo de retención lista los totales por concepto en un periodo determinado o todo el año.ANUAL TOTAL RETENIDO POR CONCEPTO ± EN UN PERIODO O EL AÑO TOTAL POR CONCEPTO ± TERCERO . Bodegas [ Archivos Artículos Bodegas] Permite crear hasta 10 bodegas para las cuales se lleva kardex por separado. Si no se ³alinea´ cuando se valla a imprimir queda una hoja en blanco. en cuyo caso se debe llevar al inicio de la nueva hoja y ³alinear´. Utilizando la opción [configurar facturación datos generales de facturación . [Archivo Artículos Grupos Art] Permite agrupar los artículos por líneas.ANUAL DETALLE DE RETENCIONES ± EN UN PERIODO O EL AÑO LISTA DE TERCEROS CON CERTIFICADOS.3 FACTURACIÓN E INVENTARIO El módulo de facturación cumple la función de kardex. í Mayor y balances: genera un listado con saldo anterior. para los cuales no verifica existencia al momento de facturar ni al momento de registrar las compras. comprobante. í Detalles de retenciones: detalla las retenciones practicadas a cada tercero en un determinado periodo o en el año. Este es un informe gerencial. movimiento del día de créditos y débitos y nuevo saldo para un conjunto de cuentas seleccionadas. créditos. artículos. í Balance de comprobación: genera un listado con saldo anterior. créditos. Por lo que sólo describiremos el significado de los datos a alimentar.1 Alimentación de Datos Necesarios Los Grupos y Subgrupos. elaboración de cotizaciones y generación de facturas de venta. Sirve como reporte de chequeo de los saldos iniciales digitados. í Total por concepto ± tercero: para cada tipo de retención lista los terceros y el total retenido en el año. La opción [Alinear] le indica al sistema que inicie a imprimir en la posición actual de la hoja. ‡ Certificados de retención: despliega el siguiente menú: CERTIFICADOS DE RETENCIÓN . í Movimiento total por terceros: lista en que comprobantes hay asientos que tengan que ver con ese tercero. Hay que tener en cuenta que si un listado o cualquier reporte llega solo a la mitad de la hoja. í Lista de terceros con certificados: lista los terceros a los cuales se les expide certificado. la tabla de bodegas. comprobante. el programa automáticamente completa la hoja para iniciar un nuevo reporte. í Saldos de operaciones recíprocas: informe para la Contaduría General de la Nación. cartera y cuentas por pagar. í Certificados de retención: genera para cada tercero que se le practicó retención.99. documento. En la opción (configuración-contabilidad-datos generales) se puede configurar la longitud de la cuenta mayor para generar el reporte a 4 o 6 dígitos. se usa cuando se desea hacer un seguimiento diario de ciertas cuentas tales como caja. detallando la diferencia entre lo ejecutado y lo planeado. documento. valor y número de cuenta en el rango de períodos seleccionados. grupos de artículos. concepto.í Comprobante de diario: similar al libro diario genera el movimiento diario por cuenta pero a nivel de auxiliares. 2. í Movimiento de un documento: lista para cada documento seleccionado los asientos con la fecha. excepto si la impresora ha sido apagada. . í Movimiento diario de cuentas: lista el saldo anterior. el certificado correspondiente. ‡ Numerar hojas para libros: permite armar los libros que deben ser registrados en la cámara de comercio. débitos del período y nuevo saldo de las cuentas a nivel de mayores. í Balance de saldos corrientes: para las entidades oficiales genera el balance de saldos corrientes y no corrientes. ‡ Comprobante por día: genera un listado por día de los comprobantes generados. bancos o ventas. Antes de empezar a facturar es necesario alimentar la base de datos de terceros. í Ejecución presupuestal: permite controlar los gastos con respecto a lo planeado en el presupuesto mensual y acumulado para cada cuenta. ‡ Informes financieros: presenta las siguientes opciones: í Balance de saldos iniciales: lista el balance de comprobación del período inicial. 2. Detalla los asientos de cada comprobante. ‡ Listado de terceros: lista la base de datos de terceros.utiliza subgrupos] se indica si los artículos manejan subgrupos. valor y número de cuenta en el rango de períodos seleccionados. Para el caso de empresas que facturen servicios en la base de datos de artículos. débitos del período y nuevo saldo de las cuentas a nivel de auxiliares. a través de la opción [Archivos] del menú principal. í Estado de ganancias y pérdidas: genera el estado de ganancias y pérdidas de la empresa hasta el período en uso. generando los comprobantes de contabilidad de las transacciones y actualizando las cuentas por cobrar y por pagar. En caso de especificar ³N´ solo se solicita el grupo al crear un artículo.3. de forma similar a como se describió en contabilidad se hace la edición. Todos o dependiendo del tipo de tercero.

‡ Factor global sobre unidad menor: especifica el factor por el cual se debe multiplicar la unidad menor para convertir las existencias del artículo a una unidad global. Las unidades pueden ser al mayor y / o al detal ej. Tiene una longitud de 40 caracteres. Con lo anterior vemos que pueden manejarse varios precios sugeridos de venta. hace que el sistema advierta cuando la existencia del artículo este fuera de este rango. Para modificar estos saldos se usa la opción [Facturación Especiales saldos iniciales] la cual es similar a la presentada al crear un artículo.Con la opción [configurar facturación datos generales de facturación ± mostrar existencias de la bodega]. (Ej. Artículos [Archivos Artículos Artículos] A continuación se describe en detalle cada uno de los campos que constituyen la definición de un artículo: ‡ Código: el código del artículo está compuesto por el grupo. ‡ Precio: permite mantener tres precios (de venta) para cada tipo de unidad (al detal y al mayor). Factor: 12). ‡ Descripción: descripción del artículo. o que este sea calculado como un porcentaje sobre el costo promedio. y es útil para que se calcule el peso total de los artículos relacionados en una serie de facturas. el costo. TNS calcula el precio de venta a partir del costo del artículo siguiendo la siguiente formulación: Precio = Costo / ( 1 ± utilidad) Donde costo es el valor más alto entre el costo promedio y el último costo de compra. ‡ Unidad: permite especificar unidad al detal y la unidad al mayor. ‡ IVA: porcentaje de IVA. el sistema presenta las siguientes opciones: Ventas Compras Remisiones Generar comprobante Especiales Cotizaciones 2. En caso de especificar las dos unidades se debe especificar el número de unidades al detal que representa la unidad al mayor. ‡ Fecha de actualización: (DD/MM/AA). Cuando se ha especificado ³N´ en la opción [Configurar Facturación Datos Generales de Facturación . ‡ Peso: peso de la unidad menor expresada en Kgs. Existe un listado de elementos de inventario donde se relacionan los tres precios.3. es posible configurar la bodega por defecto para la vista de artículos. Unidad al detal: UND. los cuales pueden ser escritos indiferentemente en mayúscula o minúscula. No es obligatorio especificar precios al ingresar los artículos ya que cuando se factura el sistema solicita el precio de venta . Se recomienda escribirlo en mayúscula ya que los reportes son impresos en letra condensada y en minúscula se dificulta su lectura. ‡ Utilidad en unidad menor: al especificar porcentaje en utilidad menor. Una docena de pilas. para la carga de camiones de despacho. Unidad al mayor: DOCENA. Es opcional y de uso exclusivo para el usuario del programa. ‡ Existencia mínima y existencia máxima: al especificar valores en los campos existencia mínima y existencia máxima. IVA y la existencia. Al terminar de digitar la información de un artículo nuevo se presenta en la pantalla de saldos iniciales por bodega. subgrupo y la referencia así: 2 dígitos para el grupo. ‡ Observaciones: para hacer aclaraciones adicionales sobre el artículo.2 Ventas Al seleccionar ventas se despliega: NÚMERO CLIENTE FACTURA TOTAL 000001 000002 000003 JOSE PEREZ MARIBEL CARDENAS DARIO RINCON 16/09/96 16/09/96 . Útil a la hora de facturar ya que lo propone al incluir artículos a una factura ahorrando tiempo en la digitación. ‡ Factor: número de unidades al detal que representa la unidad al mayor. En esta pantalla se especifican los saldos de inventario al iniciar año al igual que el costo promedio por unidad. Esto permite mantener actualizados los precios de venta. Es de libre uso para el operador del sistema. pero se recomienda escribirlo como medida de control al vender. El precio de venta es actualizado en el momento de asentar una compra y cuando se hace el cierre mensual al recalcular. 2 dígitos para el subgrupo y 6 dígitos para la referencia. pintura en galones y en litros. Se usa como un control para indicar cuando se realizó el último cambio significativo en los datos del artículo. como precio de venta. y los reportes lo llevan a la unidad global que se requiera. la descripción u otro importante campo.Utiliza subgrupos] el código del artículo se compone: 2 dígitos para el grupo y 9 para la referencia. ‡ Utilidad en unidad mayor: especifica porcentaje de utilidad sobre el precio de venta para las ventas en unidad al mayor. El peso se considera junto con la descripción y la unidad de presentación como las características del artículo. Al seleccionar [Movimientos Facturación].

Si es necesario modificarla después de asentada se usa la tecla ³F3´ para reversarla. cheque. estos números de remisión se toman como los documentos tipo LT a eliminar de cartera cuando se factura. Si se colocan S en la opción ³factura reemplaza a LT ± remisiones´ de (Configurar Facturación ± configurar reportes).00 103. debe estar en el formato DD/MM/AA. crédito. cheque postfechado.000. CONSUMO 0.00 ‡ Venta: corresponde al número de la factura de venta. una mercancía pudo haberse despachado con una remisión la cual se digita con el objeto de enviar la mercancía y descargar del inventario. buscar el cliente y presionar la tecla TAB para seleccionarlo. el nombre y el vendedor que lo atiende en caso de tenerlo especificado en la tabla de terceros. Así.000. Existe la posibilidad de establecer políticas de descuentos dependiendo de los plazos de pago. las empresas de régimen común hacen retención al pagar. los números de remisión a los cuales hace referencia esta factura. NETO. Los campos VALOR BASE. FTE. para los demás casos es ignorado este dato.00 0.000. ‡ Fecha Dcto: fecha de la factura. son actualizados por el sistema al digitar los artículos y al asentar la factura.000. para que tenga incidencia en el Kardex en este caso disminuyendo la cantidad de artículos que salen. Para las facturas a crédito el sistema genera automáticamente documentos en cartera. este valor es tenido en cuenta en cartera. ASENTADA Y FECHA ASENTADA.26/10/96 232.00 NETO: 232.500. Se específica la retención si se quiere discriminar este valor para que quede descontado y se obtiene así el neto a pagar.00 IVA: 32. CR) PAGO EN: 20 DÍAS Generales Artículos Asentar Imprimir Remisiones Imp_Remisión ‡ Pedido: número de pedido. también el mes debe corresponder con el periodo de contabilidad pero solo para las facturas a crédito ya que el sistema genera automáticamente documentos en cartera para estas facturas. esto se usa más en empresas de servicios. CH. El año de esta fecha debe corresponder con el año de la empresa en la que se esta trabajando. REMISIONES A FACTURAR NÚMERO FECHA // // Al digitar las remisiones de la factura. Para consultar la lista de clientes se puede presionar Alt + V. El sistema permite el manejo de remisiones. El sistema pasa a la factura el código del cliente. IVA. el sistema sólo carga los valores a contabilidad y cartera. posteriormente se introduce la factura con sus costos aclarando a través de la opción remisiones. Si a la factura se le digita el plazo. y genera en cartera el documento cuando es a crédito. Fte: si el valor de la factura excede de un tope establecido por la ley. . ‡ Tipo de pago: especifica la forma de pago así: contado. solo para las ventas a crédito. Imprimir hace la función de asentar la factura si aun no lo está y obtenerla impresa en papel en el formato seleccionado y si queremos imprimir las facturas en formatos remisión escogemos la opción Imp_Remisión.00 Paquete Contable Sistematizado UNIVERSIDAD DE PAMPLONA ± Centro de Educación a Distancia 42 IMP. ‡ Observaciones a la factura: es posible configurar la factura de venta para que se imprima con la observación.00 OBSERVACIONES: R. ‡ Plazo: corresponde a los días de plazo para que el cliente pague la factura. Al igual que los comprobantes de contabilidad. aparece en la parte inferior de la pantalla un menú horizontal con las siguientes opciones: ‡ Generales: da acceso nuevamente a los datos generales de la factura expuestos anteriormente. ‡ R. Cada venta contiene la siguiente información general: VENTA: 000001 ESTADO: ASENTADA CLIENTE: 002 VENDEDOR: PEDIDO: FECHA ASENTADA: 27/09/04 JOSÉ PEREZ FECHA DCTO: 16/09/04 VALOR BASE: 200. CP. Pasa automáticamente al traer el cliente de la tabla de terceros. más no descarga los artículos del inventario ya que estos fueron descontados al asentar la remisión. TIPO PAGO: 4 (EF. ‡ Cliente: código del cliente. ‡ Vendedor: vendedor que atendió al cliente. Una vez digitados los datos generales de la factura de venta. una factura puede digitarse y luego asentarse la transacción.

3 Compras Al seleccionar comprar se despliega: NÚMERO PROVEEDOR FACTURA TOTAL 000001 000002 000003 DISTRIBUCIONES CUCUTA LABORATORIOS DARIO RINCÓN 16/09/04 16/09/04 26/10/04 232. esto se hace digitando F2 o F3 respectivamente en el campo. ‡ Descuento: porcentaje de descuento.00 VR PARCIAL : 80. el sistema mostrará un mensaje dando aviso. í Se selecciona la opción facturar en 3 renglones del Menú: (configurar.0 100. también es posible especificar directamente el precio de venta.00 0.000.000. situados en el campo precio de lista tecleamos {* 1.1 es el factor para incrementar en un 10%.Al seleccionar artículos en la parte inferior se pueden insertar los artículos a facturar: DOCUMENTO 000001 CLIENTE: 002 NETO FACTURA $ 232.500.0 20.00 I.220. Si se desea aumentar o disminuir este precio en un porcentaje y que no quede reflejado como un descuento o recargo. 2.00 DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD PRECIO PARCIAL ESTABILIZADOR 1 KVA NIRRON MULTITOMA SUPRESOR DE PICOS 6X1 MESA PARA COMPUTADOR UN UN UN 1 2 1 80.00. la existencia actual y el último costo. Facturación.1} donde 1.220. Al pasar por la descripción del artí culo aparece en la parte inferior de la ventana activa.0 10.000. Datos generales de facturación).00 103. datos generales de facturación).000. Si la opción validar existencias del Menú (Configurar.00 CANTIDAD: 1.0 CÓDIGO 5.00 DESCUENTO: 0 & PRECIO NETO : 80.000. EST1KV ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON BOD AL Donde cada artículo contiene la siguiente información: INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO CÓDIGO : 05 EST1KV DESCRIPCIÓN : ESTABILIZADOR 1KVA NIKRON TIPO DE UNIDAD : D (DETAL / MAYOR) >> >> UN PRECIO DE LISTA : 80. está activada y la cantidad especificada es mayor que la existencia actual. También sucede cuando la existencia después de descargar la cantidad especificada.0 100. Facturación. ‡ Cantidad: cantidad a facturar. ‡ IVA: porcentaje de IVA a cargar a la factura.000. si se manejan más precios y se desea que traiga el PRECIO 2 o el PRECIO 3. Al especificar tipo de unidad aparece en frente la unidad.00 Cada compra contiene la siguiente información general: .0 80. ‡ Recargo: valor recargado al precio de venta.3. puede ser por fletes o cualquier otro concepto. CONSUMO : IVA: 16% BODEGA : AL ‡ Descripción: se pregunta cuando: í El código de artí culo es 00.00 RECARGO: 220.000. ‡ Tipo de unidad: una D para cuando se vende al Detal o una M para ventas al mayor.000000.000. es inferior a la existencia mí nima. ‡ Precio de lista: en este campo se trae el PRECIO 1 digitado en los datos del artí culo.000. ‡ Bodega: bodega de la cual salen los artí culos de despachar.

Imprimir asienta la factura (si así se configura) e imprime la factura. posteriormente se digita la factura con su costos aclarando a través de la opción Remisiones. FTE.000. los números de remisión a los cuales hace referencia esta factura. CONSUMO 0.COMPRA: 000001 ESTADO: ASENTADA PROVEEDOR: 002 VENDEDOR: PEDIDO: FECHA ASENTADA: 27/09/04 JOSÉ PEREZ FECHA DCTO: 16/09/04 VALOR BASE: 200.4 Remisiones Al seleccionar remisiones se obtiene: ‡ Traslados: son movimientos internos de mercancía entre bodegas: NÚMERO BODEGA ORIGEN FECHA FACTURA .00 NETO: 232. el sistema sólo cargará en pesos la factura en el Kardex. TIPO PAGO: 4 (EF. CONSUMO : IVA : 16 % BODEGA : AL 2. Si queremos imprimir la factura en formato remisión escogemos la opción Imp_Remisión.000.00 I. la cual se digita al sistema con el objeto de tener la mercancía para facturar. PARCIAL : 80. REMISIONES A FACTURAR NÚMERO FECHA // // Al digitar las remisiones de la factura. en este caso aumentando la cantidad de artículos que entran y calculando el nuevo costo promedio.00 10.000.00 DESCUENTO : 0% PRECIO NETO : 80.000. Cuando se presenta el caso en que la cantidad de artículos facturados es mayor que los remisionados.220. se recomienda digitar dos facturas. CH.0 CÓDIGO 5. Una factura se digita y se asienta para que tenga incidencia en el Kardex.000.000.00 VR.3. EST1KV ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON BOD AL Donde cada artículo contiene la siguiente información: INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO CODIGO : 05.00 RECARGO : 220.0 100. . Al seleccionar artículos en la parte inferior se pueden introducir los artículos de la factura: DOCUMENTO: 000001 PROVEEDOR: 002 NETO FACTURA: $ 232. este valor es tenido en cuenta en ³Cuentas por pagar´.00 IVA: 32.00 CANTIDAD : 1.00 OBSERVACIONES: R. CR) PAGO EN: 20 DÍAS Generales Artículos Asentar Imprimir Remisiones Imp_Remisión El tipo de pago puede ser: Efectivo 1 Cheque 2 Cheque Posfechado 3 Crédito 4 Si a la factura se le digita el plazo.00 IMP.000. una mercancía pudo haberse recibido con una remisión.0 20. una donde se relaciona la remisión por la cantidad equivalente de artículos y la otra por el excedente. CP.000. EST1KV DESCRIPCIÓN : ESTABILIZADOR 1KVS NIKRON TIPO DE UNIDAD : D (DETAL/MAYOR) >> >> UN PRECIO DE LISTA : 80.0 80.000.220. Así. si es necesario modificarla después de asentada se usa la tecla ³F3´ para reservarla. El sistema permite el manejo de remisiones.000.000.00 ARTÍCULOS DE LA FACTURA DECRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD PRECIO PARCIAL ESTABILIZADOR 1 KVA NIKRON MULTITOMA SEPRESOR DE PICOS 6X1 MESA PARA COMPUTADOR UN UN UN 1 2 1 80.0 100.

í L: genera solo documentos por cobrar tipo LT a cartera por el valor total de COPIA0 a los clientes cuya casilla de facturación automática tenga la letra L. devoluciones en ventas a crédito respectivamente y donde # corresponde a dí del movimiento. . EST1KV DESCRIPCIÓN : ESTABILIZADOR 1KVA NIKRON TIPO DE UNIDAD : D (Detal/Mayor) UN CANTIDAD : 1. compras a crédito. ‡ Devoluciones en ventas: se registran en forma similar a una venta. Mediante esta opción se trasladan los saldos al final de un año fiscal como saldos iniciales del nuevo año. ‡ Verificar valor de facturas: se chequea que el valor de las facturas este correcto. Esta opción se debe ejecutar cuando se cambia los saldos iniciales del inventario. Se usa cuando se tiene sistema de apartado: se vende un artí culo y se pactan n cuotas mensuales que deben cargarse en cartera. donde # corresponde al perí odo. está deber ser creada con el número COPIA0 y debe estar asentada. El sistema solo admite devoluciones en venta a crédito. devoluciones en compras a crédito. ‡ Ajustes por inflación a inventarios: pregunta el perí odo de ajuste y genera una compra con código AJUS#. ya que se puede variar su contenido cada vez que se vaya a generar facturas automáticamente. si COPIA0 tiene tipo de pago 4 se generan los documentos por cobrar respectivos en cartera.00 BODEGA : AL ‡ Devoluciones en compras: se registran en forma similar a una compra. ventas a contado. 2. Estas dos últimas opciones se usan para hacer auditorí a. actualiza las existencias de trabajo. INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO CÓDIGO : 05. si es el mes final coincide con la fecha del sistema. en ventas a contado debe anularse la factura. El sistema solo admite devoluciones en compras a crédito. VC#. Al asentar la devolución se genera automáticamente una Nota Débito en Cuentas por Pagar. Para los años siguientes los saldos iniciales se toman del año anterior por la opción Trasladar Saldos Inventario Año Anterior. y si es compra a crédito valor cero en cuentas por pagar a la factura. al final cuando termine de pagar se le hace la factura correspondiente.3. Al asentar la devolución se genera automáticamente una Nota Crédito en Cartera. ‡ Anular ventas: cuando una venta de contado o a crédito debe anularse. Esto se hace cuando se quiere arrancar el inventario con un conteo fí sico. ‡ Actualizar saldos: calcula los saldos para cada mes partiendo de los saldos iniciales más el total de entradas menos el total de salidas.BODEGA DESTINO OBSERVACIONES 000001 000003 AL AL 01/01/95 11/05/95 B1 B1 DE BODEGA PRINCIPAL A SUC. a 2. por la opción ³Archivos ± Terceros´ en la casilla de facturación automática. EST1KV DESCRIPCIÓN : ESTABILIZADOR 1KVA NIKRON TIPO DE UNIDAD : D (DETAL/MAYOR) UN CANTIDAD : 1. se digita el número del documento y el sistema reintegra la mercancía y coloca valor cero a la factura y si es venta a crédito valor cero a Cartera a la factura. ‡ Anular compras: cuando una compra de contado o a crédito debe anularse.00 BODEGA : AL ‡ Remisiones en compras y ventas: las remisiones en compras y ventas presentan un detalle de artículos similar. DV# para compras de Contado. y salidas por artí culo y valor del inventario.5 Generar Comprobante Preguntar la fecha de cierre o fecha de comprobante y genera CO#. se digita el número del documento y el sistema descarga la mercancía y coloca valor cero a la factura. Es importante tener activa la empresa que corresponde al nuevo año y desde esta empresa solicitar trasladar los saldos. El tipo de factura puede ser: í F: genera efectivamente facturas. Cada traslado contiene información de la bodega origen y bodega destino de la mercancía. CR#. ventas a crédito. DC#.6 Especiales Presenta el siguiente menú: ‡ Saldos iniciales: permite introducir a cada artí culo la existencia por bodega y el costo unitario. cuando se presentan inconsistencias en los saldos y antes de imprimir los movimientos resumen del kardex para calcular costos de ventas o totales de entradas. estas facturas se pueden imprimir en forma masiva por ³Imprimir ± Facturación Rango de facturas´ a los clientes que tengan especificada la letra F en la tarjeta del cliente.3. ‡ Verificar detalles de facturas: verifica que todos los detalles de facturas tengan su correspondiente número de documento. cada mes el programa le carga una LT al cliente y se le hace un recibo de cada vez que pague. VR#. En artículos se detalla: INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO CÓDIGO : 05. en ventas a contado debe anularse la factura. cuando se reserva una transacción de un mes anterior. ‡ Recalcular mes: preguntar mes inicial y final para saber que meses recalcular. TRASLADO DE CÚCUTA A OCAÑA. Esto afectará al costo promedio incrementándole el valor de la inflación en el perí odo a los artí culos con saldos al final del periodo. ‡ Facturación automática: permite generar una factura tipo para un rango de clientes.

. También para comparar el valor de las compras con el valor de las entradas más el ajuste de inflación. valor base. Paquete Contable Sistematizado ‡ Valor diario de las compras/ventas con valor base e IVA: presenta dos opciones: Total crédito-contado o separado crédito-contado. el valor de la venta por columnas de valor efectivo. ‡ Kardex detallado por artículo total: Kardex similar al anterior pero incluye las remisiones de entrada y salida. validez de la oferta. ‡ Ventas detalladas por vendedor-cliente: lista en detalles las ventas a un cliente indicando el número de la factura. ‡ Costos de entrada/salida por artículo: presenta el movimiento de los artículos en el periodo. nombre del cliente. fecha. presenta el siguiente menú: Listado de precios Inventario de artículos Kardex de artículos Resúmenes de ventas/compras Estadísticas de ventas/compras Listado de terceros (Clientes) Generar rango de facturas Alinear impresora Control+Enter Listado de Precios Permite generar los siguientes listados: Listado de precios Listado con tres precios Listado con precio y existencia Listado a costo promedio y existencia Listado a último costo y existencia Inventario de Artículos Se puede imprimir en las siguientes formas: Existencias totales Existencias por bodega Inventario periodo contable Inventario a una fecha Art. Iva. ‡ Ventas con detalle de forma de pago: presenta dos opciones: Total créditocontado donde se detalla para casa venta el número. ‡ Total ventas por vendedor: para cada vendedor en un rango de fechas. tiempo de entrega. con existencia Mayor a la MAXIMA Referencia de los datos del Artículo Kardex de Artículos Presenta las siguientes opciones: Costos de entrada/salida por artículo Costos de venta por artículo Kardex detallado por artículo Kardex detallado por artículo total. valor base. con existencia Menor a la MINIMA Art. cheque. Saldo Anterior. descuento. las transacciones de entradas y salidas de cada artículo para un rango de fechas. cheques posfechado o crédito-cartera. impuesto al consumo y valor neto. 2. muestra las ventas realizadas totales o a contado o a crédito. En ambos casos se detalla para cada fecha el número de transacciones. cantidad y valor. la fecha. Este informe no incluye remisiones por ser contable.3. Nit.7 Cotizaciones Se usa cuando se cotizan la misma descripción de artículos que se facturan. desde esta opción se registra y se imprime el inventario físico donde se determina la diferencia comparando la existencia real con la existencia actual. Resúmenes de Ventas entre Fechas Presenta las siguientes opciones: ‡ Compras/ ventas con valor base e IVA: detalla para cada factura de compra y venta su número. Se puede listar para un cliente o vendedor específico.8 Reportes de Facturación La opción imprimir facturación. fecha. nombre del cliente. Los artículos a cotizar se insertan de forma similar a las facturas. IVA.‡ Inventario físico: cuando se desea partir de un inventario físico. permite incluir: número de cotización. impuesto al consumo y valor neto. Nit. ‡ Kardex detallado por artículo: para un rango de artículos lista en detalles y con fechas. forma de pago. sitio. ‡ Costo de venta por artículo: para un rango de artículos en el periodo calcula el costo de ventas. descuento. 2. La opción separado crédito-contado presenta la misma información en listados separados: uno para ventas a crédito y otro para ventas de contado. observaciones.3. persona natural o jurídica a quien se cotiza. Estadísticas de Ventas/Compras Presenta las siguientes opciones: ‡ Ventas totales por artículo: lista para cada artículo la cantidad vendida y de manera opcional el valor de las ventas entre un rango de fechas. Muy útil cuando se van a cargar camiones de despacho. ‡ Totales de artículos a despachar: lista para cada artículo la cantidad a despachar para un rango de facturas. atención o referencia a la solicitud de cotización Nº. nombre y cargo de quien la firma. Entradas. fecha. El saldo da el valor del inventario al final del periodo. salidas y nuevo saldo con costo de ventas (costos de las salidas).

proveedor: lista en detalle las compras a un proveedor indicado el número de la factura. Generar Rango de Facturas Para mandar a imprimir en forma continuas.00 R.2 Recibos de Caja A través de los recibos de caja se hacen los abonos a los documentos: RECIBOS DE CAJA NÚMERO CONCEPTO FECHA ASENTADO 0001 CANCELADO FACT 1214 11/07/97 F En un mismo recibo de caja se pueden abonar varios documentos: NÚMERO : 000001 RECIBIDO DE: 004 MARIBEL CARDENAS FECHA : 11/07/04 CONCEPTO : CANCELACIÓN FACT : 1214 F/PAGO : EFECTIVO X CHEQUE Nº: BANCO TOTAL ABONADO : 250.000.4 CARTERA El módulo de cartera tiene dos formas de alimentación de datos: en forma directa digitando cada cuenta por cobrar o en forma integrada con el módulo de facturación.000. Listado de Terceros (Clientes) Lista la base de datos de terceros. ‡ Costo estimado de ventas a un cliente: lista las ventas a un cliente y su costo estimado para un análisis de utilidad estimado con el cliente. Si a la factura se le digita el plazo.000 JESUS CONTRERAS FC 0102 21. cantidad y valor.00 ZONA 99 VENDEDOR COBRANZA 000001 CODIGO CLIENTE 004 MARIBEL CARDENAS Los tipos de documentos pueden ser cualquier combinación de dos letras. FUENTE 6. La zona y el vendedor se utilizan para generar reportes de cobranza o listados que se le entregan a vendedores para que hagan sus recorridos de cobro. es un saldo a favor del cliente. Es útil para hacer pedidos.000. Al seleccionar ³carteradocumentos´ se despliega: BASE DE DATOS DE DOCUMENTOS POR COBRAR CLIENTE TIPO DOC NÚMERO DOC/TO VALOR MARIBEL CARDENAS FC 1214 250. El documento si se desea entregar se imprime desde aquí. todos o dependiendo del tipo de tercero.4. fecha. El sistema presenta las siguientes opciones: 2. Este actúa disminuyendo el saldo pendiente del documento o eliminando la factura si el pago corresponde al valor total.‡ Ventas por artículo y existencia actual: lista las ventas por artículo en un rango de fechas y la existencia actual.000 PLAZO 10 VENCE 11/07/04 SALDO 250. Genera relaciones de cobro e indica el número de la relación de cobranza en que se ubicó la factura. se carga automáticamente una cuenta por cobrar en el módulo de cartera. donde al decirle al sistema que el tipo de venta es a crédito (4). Paquete Contable Sistematizado ‡ Compras detalladas por vendedor . devoluciones en ventas a crédito e ingresos. Al finalizar el día se da la opción de ³actualizar contabilidad´ donde se generan los comprobantes del día con todas las imputaciones hechas correspondientes a las ventas a crédito.466. ‡ Cuadro de resumen de ventas x líneas: lista la cantidad vendida y el valor de las ventas de líneas o grupos de artículos entre un rango de fechas. cuentas de cobro. sin embargo. las facturas generadas mediante la facturación automática. el problema tiene predefinido los siguientes tipos: FC: Factura LT: Letra de Cambio NC: Nota crédito. El número de la cobranza es colocado por el sistema al generar la cobranza con la opción de ³imprimir ± cartera´. la fecha de vencimiento se calcula automáticamente. En el momento en que se recibe un abono o pago de factura es necesario en la opción correspondiente hacer un recibo de caja. ‡ Cuadro resumen de ventas mensual por líneas: lista las ventas para una línea totalizando por meses.00 DESCUENTOS : 15.1 Documentos Los documentos son las facturas. 2.000 .202 Cada documento contiene la siguiente información: DATOS DEL DOCUMENTO POR COBRAR TIPO FC DOCUMENTO Nª 1214 FECHA 01/07/04 CONCEPTO VENTAS VALOR 250.4. letras u otros documentos de la cartera.000 CAJA 228.534. 2.000 MARIBEL CARDENAS NC 0001 30.

Si se trata de una venta sin descuento el valor pagado sería igual al valor abonado al pagar la factura en su totalidad. es una opción de seguridad. El valor de retención en la fuente influye para el neto recibido y para generar el comprobante de contabilidad. Hay que tener en cuenta que los terceros deben tener los código contables de cartera y retención para poder trabajar con esta opción.000. También hace un balance del saldo del cliente. LISTAR CUENTAS POR COBRAR CODIGO CLIENTE : ZONA : TIPO (FC. En el momento en que se consigna el cheque se registra la consignación por la misma opción de recibo de caja. por ejemplo si se pide clasificación M1 se imprime solo los M1.CUENTAS A COBRAR CLIENTE TIPO NÚMERO VR FACTURA VR PAGADO MARIBEL CARDENAS FC 1214 250. fecha de vencimiento y valor. si se le da M se imprime todos M1. etc. Listar Cuentas Generales CÓDIGO VENDEDOR TIPO DE COCUMENTO (FC. para facilitar la digitación de los abonos a cartera. para un tipo específico de cuentas y de un vendedor en particular (dejando en blanco estos campos se listan todos los tipos de documento y todos los vendedores). 2. se trabaja un consecutivo diferente que hace relación a las consignaciones.000. Saliendo la factura como documento pendiente y quedando vigentes los cheques posfechados que cancelan la factura. indicándoles el estado de su cuenta en cartera con número de documentos. fecha de factura.4. Igualmente genera recibos de caja con las facturas incluidas en el listado de cada vendedor. 2.000.00 RECIBO Nº: 1234 VALOR DESCUENTO 15.5 Generar Comprobante Esta opción enlaza cartera con contabilidad ya que genera comprobante de contabilidad con los abonos del día. si se lista diariamente sirve también como soporte de caja. Si el pago se hace con cheques posfechados en el recibo de caja se digita el número de cheque a su valor.000. la cartera vencida para un código de clientes o todos los clientes y para un determinado vendedor o todos (para indicar todos se deja vacío el campo).00 CONCEPTO: FACTURA VENCE: JUL -11/04 VALOR PAGADO: 235.CP) FECHA INICIAL : 08/12/04 FECHA FINAL : 08/12/04 ‡ Movimiento de cobre entre fechas: lista los documentos en un rango de fechas.NC.CP. GENERAR COMPROBANTES DE CONTABILIDAD FECHA DEL CIERRE INICIAL: 08/12/97 NÚMERO DE COMPROBANTE: CAR 2. Aunque el sistema va calculando automáticamente los saldos de cada una de las cuentas por cobrar. ya que sólo habrá que digitar los valores abonados a las facturas.00 Cabo abono tiene la siguiente información: DOCUMENTO: FC-1214 SALDO $ 250.000.6 Reportes de Cartera La opción imprimir-cartera presenta el siguiente menú: ‡ Resumen de cuentas por cobrar: permite listar a una fecha cualquiera de corte.3 Trasladar Saldos El sistema maneja cartera por periodos.. Se pueden listar los clientes que tengan cierta clasificación. Genera un listado por vendedor de las cuentas por cobrar a su cargo y ordenadas por zona. ‡ Movimiento del cliente en el periodo: lista las facturas generadas a un cliente y los abonos hechos por el cliente en el periodo.4.) : CODIGO VENDEDOR : CLASIFICACIÓN CLIENTE : FECHA DE CORTE: 08/12/04 ‡ Documentos generados: permite listar las cuentas que se han generado entre rangos de fechas.466. 2.000 RETENCIÓN S/IVA CLIENTE: MARIBEL CARDENAS Debe tenerse en cuenta que el neto abonado al documento es el valor pagado más el descuento. Permite modificar el texto de saludo y despedida de la carta.00 RETENCIÓN FTE 6.4. pero.00 CHEQUE POSF: VALOR ABONADO 250. ‡ Carta de cobro: genera cartas a todos o aun grupo de clientes con saldo a una fecha determinada de corte. Se puede limitar el rango de zonas y de vendedores: GENERAR CONTROLES DE COBRANZA TÍTULO DE LISTADO: : VENDEDOR INICIAL: : VENDEDOR FINAL : ZONA INICIAL : AA ZONA FINAL : ZZ TIPO DE CORTE : 08/12/04 TIPO DE DOCUMENTO: .00 235.4.0000. ‡ Generar relaciones de cobro: esta opción es útil cuando se tiene vendedores en la empresa.4 Recalcular Cartera Esta opción permite hacer un recálculo de los saldos de los clientes y cada una de sus cuentas. M2. luego al iniciar un nuevo periodo hay que traer del periodo anterior aquellas cuentas que tienen saldos.

donde al decirle al sistema que el tipo de compra es a crédito. o en forma integrada con el módulo de facturación.000. sin embargo.0 TOTAL ABONADO 150. 1214 PENDIENTE TOTAL A PAGAR 0. movimiento de cartera con el total de abonos a cartera. notas crédito y retención en la fuente. es un saldo a favor de la empresa Si a la factura se le digita el plazo. el programa tiene predefinido los siguientes tipos. el promedio de días de los documentos cobrados y no cobrados en el rango de fechas seleccionado.1 Documentos Los documentos son facturas. letras u otos documentos de las cuentas por pagar. FUENTE 0. El sistema presenta las siguientes opciones: 2. ‡ Días promedio y valor cobrado por vendedores: lista los valores cobrados por vendedor en un rango de fechas y los días promedio de los documentos cobrados por vendedor a partir de la fecha de emisión de la factura.000 30. ‡ Días promedio cobrados y cartera pendiente por vendedor: lista para cada vendedor el valor de los documentos cobrados y no cobrados.00 VENDEDOR CODIGO PROVEEDOR 004 MARIBEL CARDENAS Los tipos de documentos pueden ser cualquier combinación de dos letras. ‡ Resumen de caja diario: reporte de caja que condensa el valor de las ventas de contado y crédito. la fecha de vencimiento se calcula automáticamente.00 PLAZO 30 VENCE 30/04/04 SALDO 150.000 DESCUENTOS 15.5.5. es una opción de seguridad. ‡ Resumen Cartera 30 ± 60 ± más días: presenta los documentos por vencer. 2. 1214 30/04/04 F En un mismo recibo de pago se pueden abonar varios documentos: NÚMERO: 000001 FECHA: 30/04/04 CONCEPTO: PAGO DE FACTURA N. entre 30 ± 60 y 60 o más días.000. ‡ Días promedio y cartera pendiente por vendedores: genera el valor de la cartera totalizada por vendedor y número de días promedio a partir de la fecha de emisión de los documentos que se le deben al vendedor. así como. se carga automáticamente una cuenta por pagar en el módulo de cuentas por pagar. Aunque el sistema va calculando automáticamente los saldos de cada una de las cuentas por cobrar. los descuentos.202 Cada documento contiene la siguiente información: DATOS DEL DOCUMENTO POR PAGAR TIPO FC DOCUMENTO Nº 1214 FECHA 01/14/04 CONCEPTO FACT DE COMPRA VALOR 150. NÚMERO DOC/TO VALOR DISTRIBUCIONES CÚCUTA LABORATORIOS ALFA JESÚS CONTRERAS FC NC FC 1212 0001 0102 150. cuenta de cobro. Al seleccionar (Cxpagar ± documentos) se despliega: Base de Datos de Documentos por Pagar PROVEEDOR TIPO DCTO.‡ Cartera pendiente: lista las facturas que quedaron pendientes de cancelar a una determinada fecha incluidas aquellas que no se han vencido y cada una de sus cuentas. FC: Factura LT: Letra de Cambio ND: Nota débito.0 .00 R.2 Recibos de Pago A través de los recibos de pago se hacen los abonos a los documentos: NÚMERO CONCEPTO FECHA ASENTADO 000001 Pago fact.000 21. vencidos a 30.000.5 CUENTAS POR PAGAR El módulo de cuenta por pagar tiene dos formas de alimentación de datos: en forma directa digitando cada cuenta por pagar. 2.

..........5...... ya que genera un comprobante de contabilidad con los abonos del día...00 VENCE ABRIL 30/04 VALOR PAGADO: 135..........00 Si para el ejemplo se aplicará retención en la compra.. Si se trata de una compra sin descuento el valor pagado seria igual al valor abonado al pagar la factura en su totalidad..000.5.......4 Recalcular Cxpagar Esta opción permite hacer un recálculo de los saldos de los proveedores en cada una de sus cuentas....... 2....... Hay que tener en cuenta que los terceros deben tener el código contable para poder trabajar con esta opción... 2..6 Reportes de Cuentas por Pagar La opción ³imprimir cuentas por pagar´ presenta el siguiente menú: ‡ Resumen de cuentas por pagar: permite listar a una fecha cualquiera de corte las cuentas por pagar vencidas para un rango de códigos de proveedores y para un determinado vendedor (para indicar todos los vendedores se deja vacío el campo)...... B AZUL CLARO..............00 Descuento 15.000....... RG ....CAJA 135.00 Vence: Abril 30/04 Cada abono tiene la siguiente información: DATOS DEL PAGO PROVEEDOR: MARIBLE CARDENAS DOCUMENTO: FC 1214 SALDO 150. Luego al iniciar un nuevo periodo hay que traer del periodo anterior aquellas cuentas que tienen saldos.00 CUENTAS A PAGAR PROVEEDOR TIPO FACTURA VALOR FACTURA VALOR PAGADO MARIBEL CÁRDENAS LÓPEZ FC 1214 150. BG AMARILLO.000..... Lista de Cuentas por Pagar CODIGO PROVEEDOR INICIAL CODIGO PORVEEDOR FINAL : 99 CODIGO VENDEDOR : FECHA LÍMITE : 08/12/04 ‡ Documentos recibidos: permite listar las cuentas que se han recibido entre un rango de fechas.. Aunque el sistema va calculando automáticamente lo saldos de cada una de las cuentas por pagar.... es una opción de seguridad......000........ W NEGRO.....5.00 Retención 0.. Listar Cuentas Recibidas CODIGO VENDEDOR : TIPOS DE COCUMENTOS FC ND : FECHA INICIAL : 08/12/04 FECHA FINAL : 08/12/04 ‡ Movimientos de pagos entre fechas: lista los documentos pagados en un rango de fechas........................5 Generar Comprobante Esta opción enlaza Cxpagar con contabilidad...... ‡ Movimientos con el proveedor en el periodo: lista las facturas generadas por un proveedor y los abonos hechos en el periodo.. 2... y se pueden definir los colores para los menús y entradas de datos: Desea Colores (S/N): S Carácter de Salida: W+ Fondo de Pantalla: B+ Carácter de Entrada: GR Fondo de entrada Actual: W+ Fondo entrada actual: G Carácter Título Vent: GR+ Fondo Título Ventana: BG COLOR CODIGO BLANCO...6 CONFIGURAR EL PROGRAMA La opción (configurar) del menú principal presenta las siguientes opciones: ‡ Colores: permite definir si la pantalla es monocromática o color. 2......000...... para un tipo específico de cuenta y de un vendedor en particular (dejando en blanco estos campos se listan todos los tipos de documento y todos los vendedores)...... ......3 Trasladar Saldos El sistema maneja cxpagar por periodos.... el valor seria de $3.............00 EGRESO Nº 1234 VALOR RETENCIÓN CHEQUE POSF RETENCIÓN S/IVA VALOR DESCUENTO 15.879. N AZUL.. GENERAR COMPROBANTES DE CONTABILIDAD FECHA DEL CIERRE 08/12/04 NÚMERO DEL COMPROBANTE EGR008 2...00 135.. R MORADO......... También hace un balance de saldo pendiente.. Si se lista diariamente sirve también como soporte de caja.. ......000..000......5... GR ROJO......

.. PAC. bancos y tablas) o movimientos correspondientes a un determinado período...VERDE .2 Integración del Sistema Para la integración se tuvo en cuenta la idea de mantener la facilidad de manejo y la gran capacidad que tení los an módulos funcionando independientemente (contabilidad. 2.. permitiendo por ejemplo que al emitir o recibir una factura se genere automáticamente el asiento contable y en caso de que sea a crédito se actualice cartera o cuentas por pagar según corresponda. í Configurar devoluciones en venta... cambiar el número a documentos. CONTABILIDAD FACTURACIÓN CARTERA . solo las pueden efectuar ellos.. se pueda subdividir en varios documentos. terceros.. ‡ Alimentar las bases de datos maestras (plan de cuentas. ‡ Cartera: presenta las siguientes opciones: í Configurar recibo de caja. zonas) por la opción de (archivos). diseñado y específico.. ‡ Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener actualizado el sistema. los cuales se presentan en forma aleatoria al entrar al programa.. el consecutivo para relaciones de cobranza para ncada uno de los vendedores y si se aceptan pagos parciales para que al exportar de facturación a cartera una factura. para lo cual pregunta clave anterior y la nueva clave... El minerva esta adaptado a estas formas comerciales.. í Documentos.7.1 Pasos para Funcionar con el Sistema ‡ Crear la empresa para el año que corresponda. ‡ Pensamientos: base de datos de pensamientos.7.. el formato de impresión a usar. controles... y las cuentas que se necesitan definir para la integración de los diferentes módulos por la opción (configurar). públicas: especifica si es una entidad oficial y su descripción: código.. ‡ Nuevo: archivo texto donde se registra todo lo que se le agrega al programa para que cuando la persona recibe una actualización pueda explorar lo nuevo que tiene el programa... facturación de inventarios. esto con el propósito de que ciertas operaciones como: reservar. ‡ Año 2000: permite configurar el programa para que en todas las entradas y reportes de datos fecha se manejen cuatro dí gitos para el año. La información a respaldar puede ser Maestros que comprenden las bases de datos principales (cuentas. ‡ Acceso: permite modificar la llave o password de acceso al programa. el diseñado permite que se configure de acuerdo a la papelería preimpresa de cada empresa y el específico es un formato propio diseñado especialmente para determinadas empresas. Esta opción permite seleccionar entre formato minerva. si es la primera vez.. cuentas por cobrar y cuentas por pagar). Municipio y Departamento a que pertenece.7 PROCESOS IMPORTANTES 2. bodegas. G Brillantes : COLOR+ ‡ Impresora: básicamente define la tipo ³carro ancho´ como aquella que soporta combinar el tipo de letra condensada con negrilla y las de ³carro angosto´ como aquellas que no soportan esta combinación Condensado+ Negrilla... Para los años siguientes se trasladan saldos. por lo cual. ‡ Recuperar: se usa cuando sea necesario restaurar información de la copia. ‡ Organizar: para reorganizar archivos cuando no se ha salido del programa normalmente. por (archivos ± empresa).. Para cada uno de los módulos existen documentos de soporte.Packard ‡ Sonido: permite definir la forma del sonido para anunciar error o suprimir sonidos si se desea. TIPO DE IMPRESORA Carro Angosto Carro Ancho Hewlett . ‡ Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados. bancos.. í Configurar artí culos. ‡ Contabilidad: presenta las siguientes opciones: í Configurar comprobante de egreso í Configurar recibo de caja í Configurar nota de contabilidad í Configurar comprobante de contabilidad í Datos generales contabilidad í Cuentas de facturación -> contabilidad í Cuentas de cartera -> contabilidad í Cuentas de cuentas por pagar -> contabilidad ‡ Facturación: presenta las siguientes opciones: í Configurar factura de venta. ‡ Introducir los saldos iniciales de cada módulo. ‡ Clave contador: para definir o cambiar la clave al contador y al administrador de inventarios. terceros. ajustes por inflación. Nombre... í Configurar reportes. ‡ Ent. artículos. ‡ Hacer copia: permite obtener una copia de la información a la unidad que se le especifique como destino... se debe configurar cada documento y personalizarlo. estándar. cambia de acuerdo a la entidad. í Datos generales de cartera: pregunta la cuenta de caja general de contabilidad para generar comprobantes. artí culos) y las tablas (retención. 2. el estándar imprime el documento en media hoja en blanco.

‡ Calculadora: con la combinación ALT_C (Tecla Alt sostenida y C) se obtiene una calculadora en línea con las cuatro operaciones básicas con precedencia a las operaciones de división y multiplicación. En el momento en que se recibe un abono o pago de factura es necesario en la opción correspondiente a CXP o CXC hacer un egreso o un recibo de caja respectivamente.4 Facilidades Adicionales ‡ Reloj: el programa puede mostrar la hora en cualquier momento si se presiona la tecla (F9).CUENTAS X PAGAR Cuando en una factura se escoge el tipo de pago 4. ingresos y egresos. Este actúa disminuyendo el saldo pendiente del documento o eliminando la factura si el pago corresponde al valor total. Costo) ‡ Situados en el plan de cuentas. 2.3 Centros de Costo ‡ Se crean los centros de costo por (archivo ± C. aumentando el saldo del proveedor o del cliente en el valor de la nueva factura. Sirve igualmente para evitar que alguien detalle lo que usted está actualmente trabajando. ventas al contado y a crédito. . 2.7. devoluciones en compras y ventas a crédito. en las cuentas de resultados a cada auxiliar se le asigna a que centro de costo pertenece. ‡ Con lo anterior podemos obtener los informes financieros para cada centro de costo. El documento si se desea entregar se imprime desde aquí. es por que se refiere a una compra o venta a crédito y va a actualizar CXP o CXC. Al finalizar el día se da la opción ³actualizar contabilidad´ donde se generan los comprobantes del día con todas las imputaciones hechas correspondientes a las compras al contado y a crédito.7.

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