Evento: Fiesta de

graduacin.
Servicios complementarios
Alumnas: Arvea Cruz Karen Guadalupe, Apolinar
Lpez Flor Lizbeth Colmenares Garca Soledad,
Gmez Hernndez Luz Mara, Ramrez Vargas Zaira
Azucena

Azucena

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Contenido
CARACTERIZACIN DEL EVENTO ........................................................................................ 2
TIEMPO DE PLANEACIN ...................................................................................................... 2
PERFIL DEL CLIENTE ................................................................................................................ 2
NMERO DE ASISTENTES ........................................................................................................ 2
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 2
Objetivos especficos: ....................................................................................................... 2
REQUERIMIENTOS, COSTOS TOTALES Y PRECIO DE VENTA AL CLIENTE ........................... 3
REQUERIMIENTOS Y COSTOS TOTALES ................................................................................. 3
FORMATOS DE LA EMPRESA ................................................................................................. 4
Contratacin del evento ................................................................................................. 4
Logstica del evento........................................................................................................ 13
Presupuesto del evento .................................................................................................. 14
Planificacin de Comoras ............................................................................................. 15
Control de proveedores ................................................................................................. 16
Descripcin de puestos. ................................................................................................. 18
PRESUPUESTO, (Anlisis costo y precios de venta) ......................................................... 19
PLANOS DE MONTAJE ......................................................................................................... 21
INVITACIONES....................................................................................................................... 22
DECORACIN ...................................................................................................................... 23
Fotografas ........................................................................................................................ 24
Lugar del evento.......................................................................................................... 24
Centros de mesa ......................................................................................................... 25
Resultados ..................................................................................................................... 26
DIRECTORIO DETALLADO DE PROVEEDORES ................................................................... 27
PROGRAMA ......................................................................................................................... 32
Antes del evento ............................................................................................................. 32
Durante el evento ........................................................................................................... 33
Despus del evento ........................................................................................................ 34
CEREMONIAL Y PROTOCOLO ............................................................................................ 35

Pgina

MEDIDAS DE SEGURIDAD .................................................................................................... 36

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

CARACTERIZACIN DEL EVENTO

El evento a organizar se trata de la fiesta de graduacin de los alumnos de
la carrera de Administracin Turstica de la Universidad del Mar Campus
Huatulco, para ellos se les proporcionara un paquete donde tendrn
derecho a servicio de saln, banquete, decoracin y otras amenidades.

TIEMPO DE PLANEACIN
Se tiene un tiempo estipulado de 2 meses antes del gran evento a manera
de poder trabajar y conseguir la indumentaria necesaria, as mismo, si surge
algn inconveniente, contar con el tiempo necesario para corregirlo.

PERFIL DEL CLIENTE

Nuestros clientes son adultos-jvenes

en edad promedio de 22-26 aos,

prximos a graduarse, con un nivel econmico medio.

NMERO DE ASISTENTES
Los asistentes sern los futuros graduados de la carrera de administracin
turstica y 5 familiares, en promedio se tiene contemplado alrededor de 300
personas, ms un comodn de 50 personas por si algn alumno desea llevar
a familiares o amigos de ms.

OBJETIVOS
Llevar a cabo la fiesta de graduacin ofreciendo servicios de calidad que
generen una convivencia amena entre los invitados para lograr un momento
nico e inolvidable cumpliendo las expectativas y satisfaciendo sus necesidades
planteadas.

Logra llevar acabo el evento en tiempo y forma.

Verificar la contratacin de los servicios requeridos.
Cumplir las expectativas del cliente.

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Objetivos especficos:

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

REQUERIMIENTOS, COSTOS TOTALES Y PRECIO DE VENTA AL CLIENTE

REQUERIMIENTOS Y COSTOS TOTALES

MATERIALES
Saln o Jardn

Cantidad

Precio U.

Luz y sonido

Precio
5,000

Precio U.

Venta
6000

20,000

20,000

5,000

6,000

MOBILIARIO Y EQUIPO
Fundas para sillas
Manteles
Moos para sillas
Cubre manteles
Mesas
sillas
DECORACIN

350
350
350
35
350

8
3

280
1050
4,200

10
5

350
1,750
4,675

Centros de mesa
Antorchas
Telas
PERSONAL OPERATIVO

35
20
200 metros

100
15
2

3,500
300
400
6,000

105
20
3

3,675
400
600
6,000

Animador
Seguridad
Foto y Video
PERSONAL DE SERVICIO

1
4 pax
1 pax

500
500
3,500

500
2,000
3,500
6,100

500
2,000
3,500

500
2,000
3,500
6,100

Meseros
Hostess
Capitn
Limpieza
BANQUETE

15 pax
2 pax
1 pax
2 pax

300
300
400
300

4,500
600
400
600
17,500

300
300
400
300

4,500
600
400
600
21,000

350 Platillos

50

35,000

60

21,000

Bebidas

Licores

Refrescos
Hielos

3,580
15 B. whisky
9 pax 3 Lts
2 Barras
20 bolsas

150

2,250

170

2,550

100
25
8

900
50
160

120
30
10

1,080
60
200

LOZA Y CRISTALERA

Platos
Vasos
Plaqu

2,050
350
350
c/n

2
1
1,000

OTROS

3,890

700
350
1,000

2,750
3
2
1,000

14,100
Invitaciones
Reconocimientos
Marco Fotogrfico

COSTO TOTAL

60
10
1

200
200
100

12,000
2,000
100
81,530

1,050
700
1,000
14,850

210
225
100

12,600
2,250
100
91,265

Alimentos

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Mantelera

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Los requerimientos a utilizar, responden a estado de las herramientas bsicas para

el desarrollo del evento de graduacin. Se divide en recursos materiales y
humanos, a continuacin descritos en la tabla, en donde, se desglosa el precio por
cada elemento, y la suma correspondiente a nuestros gastos, finalmente, se
presenta e precio de venta al cliente.

FORMATOS DE LA EMPRESA
(Cotizacin, presupuesto, etc.)
El equipo de trabajo est preparado para realizar todo tipo de eventos que
el pblico demande, pero en esta ocasin nos hemos preparado y
especializado en los eventos dirigidos a las fiestas de graduacin, uno de
nuestros objetivos es cumplir con cada una de las necesidades que el
cliente requiera para poder hacer de su graduacin un evento adems de
importante sin algn tipo de estrs en cuanto a su organizacin.
Para poder cumplir con cada uno de los objetivos el equipo ha diseado
una serie de herramientas para hacer an ms eficiente los servicios que se
ofrecen. En esta ocasin presentamos una serie de formatos los cuales son
los que se ocupan para intervenir en cualquier momento entre el cliente,
empresa y proveedor, pues no olvidamos que somos un equipo el cual
requiere de compromisos recprocos, en cuanto a la contratacin del
servicio, las formas de pago y por supuesto la entrega de la materia prima
para poder transformar la en un evento de carcter personalizado (de
acuerdo a las necesidades y presupuesto de nuestros diferentes clientes).

Pgina

En toda relacin con el cliente deber existir una serie de compromisos por
ambas partes, nosotros empresa comprometernos con todas las demandas
que el cliente exponga (dentro de nuestras posibilidades) as como las que
podemos sugerir, as mismo el cliente deber cubrir los gastos que se
puedan generar por el evento as como la remuneracin expuesta por
parte de la empresa. Este compromiso es hecho por escrito, obteniendo

Contratacin del evento

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

datos personales del cliente y todo lo referente a la empresa, tanto sus

obligaciones fiscales como generales.
A continuacin se presenta:

Bahas de Huatulco, Oaxaca

Cotizacin
Cliente: Merengano Lpez Lpez

Fecha: 18 al 20 de Julio

Empresa: Unique events

Tel: 58 316 78

Email: Azucennav@gmail.com

Estimado
Merengano Lpez Lpez
Por este medio se da a conocer los beneficios que obtiene al contratar los servicios

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE EVENTOS SOCIALES QUE CELEBRAN

POR UNA PARTE SOCHA EVENTS., REPRESENTADA LEGALMENTE POR
___________________________ A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARA EL
PRESTADOR
DEL
SERVICIO
Y
POR
LA
OTRA
PARTE
__________________________________ A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARA
CLIENTE AL TENOR DE LAS SIGUIENTES DECLARACIONES Y CLAUSULAS.
DECLARACIONES

events.

Pgina

de Unique

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

1.- Declara El Prestador del Servicio

A.- Ser mexicano por nacimiento, mayor de edad, con Registro Federal de Contribuyentes nmero
SOCL-701214 C-16 y con domicilio fiscal en Calle Segunda Nmero 249, Zona Centro de esta
ciudad.
B. - Ser copropietario, apoderado del copropietario y tener dominio sobre el inmueble objeto de este
documento, el cual se encuentra ubicado en vecino del Tscate del guila en Chihuahua, cuya predio rene
todas las condiciones de higiene y salubridad, sin ningn vicio oculto, teniendo los servicios de agua , luz y
drenaje, teniendo el uso de dicho predio para centro recreativo como: fiestas infantiles, bodas, quinceaeras,
despedidas de solteras, tornabodas, graduaciones, eventos especiales, teniendo el permiso correspondiente de
uso de suelo, expedido por la Presidencia Municipal de Cuauhtmoc, quedando obligado el arrendatario a no
usarla en cualquier otro modo o finalidad.
a)

Que cuenta con la capacidad, la infraestructura, servicios y recursos necesarios para dar cabal
cumplimiento a las obligaciones que por virtud del presente contrato adquiere.
b) Tener facultades para comparecer como representante comn de la propiedad, como copropietarios del
inmueble sealado en el inciso anterior.
c) Que dicho inmueble contando con las siguientes instalaciones:
d) Que la empresa __________________________________ se obliga solidariamente con El Prestador de
Servicio, en los trminos del presente contrato en caso de incumplimiento del mismo.
2.- Declara el Cliente
e)
f)

Llamarse como ha quedado plasmado en el proemio de este contrato.

Que es su deseo obligarse en los trminos y condiciones del presente contrato, manifestando que cuenta
con la capacidad legal par a la celebracin de este acto.
g) Que su nmero telefnico es el _____________________________.
h) Que para los efectos legales del presente contrato seala como su domicilio el ubicado en
_______________________________________________________________________________.

CLAUSULAS
PRIMERA.- El objeto del presente contrato es la prestacin de servicios para la organizacin de un
evento social para _____________________ personas, el cual se llevar a cabo el da
_____________del mes___________ de _____________________ y tendr una duracin de
_____________ horas, de acuerdo a las caractersticas y especificaciones del anexo de este
contrato, el cual forma parte integral del presente.
SEGUNDA.- El evento social se llevara a cabo el da _______________ del mes de ___________
de __________, el cual iniciar a las _____________horas y terminara a las _________________ y
tendr
verificativo
en
___________________________________________________________________________.

TERCERA.- El costo total que el Cliente debe solventar por la prestacin del servicio es el
estipulado por las personas sealadas en la clusula primera del presente contrato y por los servicios
contratados y sealados en el anexo arriba citado, no importa si el nmero de asistentes al evento es

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El Prestador del Servicio podr cobrar una cantidad adicional, debidamente prevista en el
presupuesto, en caso de que el evento prolongue su duracin y/o el nmero de invitados exceda del
estipulado.

Dentro de la duracin del evento no se cuanta el tiempo necesario que El Prestador del Servicio
requiera par a la organizacin del mismo.

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

inferior al estipulado. Dicho costo ser cubierto por el Cliente de contado, en moneda nacional y
en la forma siguiente:
a) El ____________ % a la firma del presente contrato, por concepto de anticipo.
b) El ____________% un _________________antes del evento.
c) El restante ___________% das antes de la celebracin del evento.
El prestador del Servicio deber expedir el comprobante respectivo el que contendr por lo
menos la siguiente informacin: nombre, razn social, fecha e importe del anticipo, nombre y firma
de la persona debidamente autorizada que recibe el anticipo y el sello del establecimiento, el nombre
del Cliente, la fecha hora y tipo del evento.
El cliente se obliga a depositar una cantidad equivalente al 10% del costo estipulado para
garantizar el pago de los servicios excedentes, imprevistos daos o perjuicios en su caso. Dicho
deposito ser devuelto al cliente si al finalizar el evento no se verifico ninguno se de esos
supuestos.
Independientemente de la entrega o no de anticipo El Prestador del Servicio deber entregar al
Cliente la factura o comprobante que ampare el pago de los servicios contratados, en la que har
constar detalladamente el nombre y el precio de cada uno de los servicios proporcionados, esto con
la finalidad de que el consumidor pueda verificar en detalle.
CUARTA.- A efecto de tener seguridad en cuanto al nmero de asistentes al evento social el
consumidor y el prestador del servicio y la empresa _____________________________ establecen
como procedimiento de control y verificacin, el siguiente:
a)
El Cliente y El Prestador del Servicio y La empresa indicada en la declaracin 1 inciso e)
designarn cada uno, a una persona de su confianza a efecto de que slo ingresen al lugar personas
autorizadas por el Cliente para lo cual, podrn pactar el uso de un boleto o contrasea.

El Prestador del Servicio se obliga a contar con un margen de excedente de cuando menos
un 10% sobre el total contratado, para estar en posibilidades de atender la sobredemanda
autorizada por El Cliente.
c) El Cliente se responsabiliza del excedente de personas que con su autorizacin hayan
ingresado al evento.
QUINTA.- El Cliente cuanta con un plazo de 5 das hbiles posteriores a la firma del presente
contrato para cancelar la operacin sin responsabilidad alguna de su parte, en cuyo caso El
Prestador del Servicio se obliga a reintegrar todas las cantidades que el Cliente le haya
entregado, lo anterior no ser aplicable si la fecha de las prestacin del servicio se encuentra a diez
das hbiles o menos de la celebracin.

SEPTIMA.- En su caso el Cliente se obliga a cumplir con las disposiciones reglamentarias que
rijan el inmueble y a procurar que los asistentes al evento observen la misma conducta. Para tal

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SEXTA.- EL Cliente se obliga a designar a una persona de su confianza, quien durante el evento
ser quien trate los asuntos relacionados con la presentacin del servicio, asimismo se obliga a
abstenerse de dar instrucciones al personal del prestador del servicio que no tenga relacin con el
objeto del presente y procurar que sus invitados observen la misma conducta. Por su parte El
Prestador del Servicio se obliga a designar, de entre su personal, a una persona que ser quien
durante la celebracin del evento trate con el representante del Cliente o con el mismo, los
asuntos relacionados con la prestacin del servicio, y se obliga a que su personal atienda con esmero
y cortesa a los asistentes del evento.

b)

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

efecto El Prestador del Servicio deber entregar al Cliente una copia del reglamento respectivo
o bien fijar en un lugar visible las disposiciones.
OCTAVA.- En el caso de rescisin o incumplimiento del contrato por cualquiera de las dos partes
motive la rescisin o caiga en incumplimiento, se har acreedor a las siguientes penas:

a) Si se da por terminado cuando haya transcurrido solo una tercera parte del tiempo faltante para
que se realice el evento, contando desde la fecha de firma de este contrato, se aplicar una pena
correspondiente a una cantidad igual a 20% del precio del total a pagar.
b) Si se da por terminado cuando haya transcurrido la mitad del tiempo faltante para que se
realice el evento, contado desde la fecha de firma de este contrato, se aplicar una pena
correspondiente a una cantidad igual al 33% del precio total a pagar.
c) Si se da por terminado cuando haya transcurrido dos terceras partes del tiempo faltante para que
se realice el evento, contado desde la fecha de firma de este contrato, se aplicar una pena
correspondiente a una cantidad igual al 70% del precio total a pagar.
d) Si se da terminacin cuando fallen solamente 48 horas o menos para la realizacin del evento, se
aplicar una pena correspondiente a una cantidad igual al 100% del precio total a pagar.
e) En caso de ser El Prestador del Servicio quien incurra en incumplimiento del presente
contrato este se obliga devolver todas las cantidades entregadas por el Cliente, ms la pena
convencional correspondiente de acuerdo al momento del incumplimiento antes sealado, y sin
perjuicio de lo establecido en la clusula quinte del presente contrato.
NOVENA.- El Prestador del Servicio no cuenta con resguardo de objetos personales, por lo que
no se hace responsable de la perdida, menoscabo o dao de los objetos personales del cliente o de
sus invitados.
DECIMA.- Si los bienes designados a la prestacin del servicio sufrieren un menoscabo por culpa o
negligencia debidamente comprobada del Cliente o sus invitados, ste se obliga a cubrir los
gastos de reparacin de los mismos o en su caso indemnizar al prestador del servicio hasta con un
60% de su valor.
DECIMA PRIMERA.- Las partes podrn acordar que el Cliente contrate libremente los
servicios especficos relacionados con el evento social con otros prestadores de servicios por as
convenir a sus intereses, por lo que en caso de actualizarse dicho supuesto el Cliente exime de
toda responsabilidad a El Prestador del Servicio en lo que respecta a dichos servicios en
especfico.

No habiendo ms que consten sobre el presente documento y enteradas las partes de su alcance y
contenido legal, lo suscriben en la Ciudad de Mxico a los ______________das del mes
_____________________de ___________ de _________________________.

Pgina

DECIMOTERCERA.- Para la interpretacin y cumplimiento del presente contrato las partes se

someten a la competencia de la Procuradura Federal del Consumidor y a las leyes y jurisdiccin de
los tribunales competentes del fuero comn de la Ciudad de Mxico.

DECIMA SEGUNDA.- En caso de que El prestados del Servicio se encuentre imposibilitado para
prestar el servicio por caso fortuito o fuerza mayor, como incendio temblor u otros acontecimientos
de la naturaleza o hecho del hombre ajenos a la voluntad El prestador del Servicio, no se
incurrir en incumplimiento, por lo que no habr pena convencional en dichos supuestos, debiendo
nicamente el prestador del servicio reintegrar al cliente el anticipo que le hubiere entregado.

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Pgina

Unique events.

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

ANEXO
EL OBJETO DEL PRESENTE CONTRATO ES LA PRESTACION DE SERVICIOS PARA LA
ORGANIZACIN DE UN EENTO PARA __________PERSONAS, EL CUAL SE LLEVARA A CABO EL
DA __________ DEL MES ____________________________DE ______________ Y TENDRA UNA
DURACION DE _________________ HORAS, DE ACUERDO A LAS CARACTERISTICAS Y
ESPECIFICACIONES DE ESTE CONTRATO.

DE IGUAL
FORMA EL DOCUMENTO
EN EL QUE ESTABLEZCAN
LAS
CARACTERISTICAS DEL MENU, CALIDAD Y CANTIDAD DE MANTELERIA, SILLERIA,
ARREGLOS FLORALES Y DE MAS IMPLEMENTOS NECESARIOS PARA LLEVAR A
CABO DICHO EVENTOS SE PROPORCIONARA AL CONSUMIDOR Y DEBERA
ANEXARSE AL PRESENTE DOCUMENTO FORMANDO PARTE INTEGRAL DEL MISMO,
LA OMISIN DE ESTE REQUISITO IMPLICA LA ACEPTACION DE EL PRESTADOR DEL
SERVICIO DE LO QUE EL CONSUMIDOR EN CASO DE CONTROVERSIA FORMULE
ANTE LAS AUTORIDADES CORRESPONDIENTES.

EL PRESTADOR DEL SERVICIO POR VIRTUD DEL PRESENTE CONTRATO OFRECE A

EL CONSUMIDOR LOS SIGUIENTES SERVICIOS.

EL
ALQUILER
DEL
SALON
PROPIEDAD
DE
_________________________________________________
UBICADO
EN
______________________________________________________
.EL CUAL TIENE UNA CAPACIDAD MAXIMA DE
_________PERSONAS.

2.

ELABORACION DEL MENU A LA ELECCION Y

PREFERENCIA DE EL CONSUMIDOR.

10

1.

PRECIO

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SERVICIO

FIESTA DE GRADUACIN
3.

ALQUILER DE MESAS, SILLAS, MANTELES, VASOS

Y DEMAS ELEMENTOS INDISPENSABLES Y
NECESARIOS
PARA LA CELEBRACION
DEL
EVENTO EN BASE AL NUMERO DE ASISTENTES.

4.

SERVICIO DEL MESERO Y GARROTEROS DURANTE

EL TIEMPRO QUE DURE EL EVENTO.

5.

SERVICO DE BAR, QUE INCLUYE, EN SU CASO, EL

COSTO DE LAS BOTELLAS Y REFRESCOS.

0106/206

ACONDICIONAMIENTO DEL SALON DONDE SE

LLEVARA A CABO EL EVENTO CONFORME A LA
ELECCION Y PREFERENCIA DE EL CONSUMIDOR.

7.

SERVICIO DE GUARDARROPA

8.

SERVICIO DE ACOMODADORES PERSONALIZADOS

DE AUTOMOVILES (VALET PARKING)

9.

EL COSTO POR DESCORCHE DE BOTELLA

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6.

11

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

10. EL COSTO POR AMPLIACION DE LA DURACION DEL

EVENTO POR CADA HORA.

11. EL COSTO POR INVITADO QUE EXCEDA DE LA

CANTIDAD PREVISTA EN ESTA CLAUSULA.

12. TIPO DE EVENTO

13. OTROS, ESPECIFICAR

SUBTOTAL

I.V.A.

MONTO TOTAL

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12

PORCENTAJE DE ANTICIPO REQUERIDO

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Logstica del evento

Logistica del evento

NOMBRE DE LA INSTITUCIN:
Actividades a realizar
Asistentes
Definir lista de invitados
Hacer lista de los invitados
Enviar invitaciones

Responsable

Das

Mes

Planta fsica para el evento

Definir lugar para el evento
Agendar fecha y hora del evento
Elegir tematica del evento
Establecer decoracin del evento
Alquiler de equipo de operacin
Eleccin de mobiliario (sillas, mesas, blancos)
Elegir cristalera a ocupar
Seleccionar platera (platos, bandejas)

Banquete
Eleccin de Plato fuerte y complemento
Definicin del tipo de servicio que requiere
Bebidas
No alcohlicas
Alcohlicas
Tipo de servicio que requiere

Otros servicios

Pgina

Recurso humano
Meseros
Porteros
Seguridad
Paquetera

13

Entretenimiento
Sonido
Iluminacin
Animador
Algn artista

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Presupuesto del evento

PRESUPUESTO DE FIESTA DE GRADUACIN

Gastos
Estimado

Real

Estimado

Real

Estimado

Real

Total de gastos
Estimado

Real

Espacio del evento

Saln o jardn
Equipo
Mobiliario
Total

Banquete
Comida
Bebida
Postre
Otros
Total
Real

Real

14

Estimado
Trabajo grfico
Impresiones
Invitaciones
Reconocimientos
Total

Programa
Sistema de audio
Msica en vivo
Animacin
Accesorios de fiesta
Marcos de fotografias
Juegos
Otros
Total

Pgina

Estimado
Decoracin del lugar
Centros de mesa
Iluminacin
Arreglos florales
Telas
Total

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Planificacin de Comoras

PLANIFICACION DE COMPRAS
NOMBRE DE LA INSTITUCIN:
AREA:
FECHA:
PRESUPUESTO
SUMA DE LAS COMPRAS
DINERO SOBRANTE
P. UNIT

TOTAL

MONTO

$ 0.00

15

DESCRIPCION

Pgina

CANT

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Control de proveedores

Merenga no Sa bi na

Direccin
Ca l l e
Buga mbi l i a
s /n, Sa nta Cruz
Hua tul co
Sector H, 70987
Cruceci ta, Oa x.

Ciudad

Telfono

Oa xa ca

0221-111111

Correo
Formas de Das de entrega
electrnico
Pago
de mercadera
invitaciones
@gmail.co Efvo, tarjeta
m

10

16

Tri ma r

Contacto:

Pgina

Direccin de la empresa:
Nombre de la persona a cargo:
Nombre del contacto
Proveedor
principal

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

ORGANIGRAMA

Gerente
general

Organizaci
n de la
tematica.

Banquetes

Recursos
humanos.

Mantenimie
nto

Contabilidad

Ventas

Compras

17

Encargado
de
publicidad

Ara de
comercializac
in

Ara
financiera.

Pgina

Ara de
administraci
n

Organizacin
de eventos.

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Descripcin de puestos.
La gerente general, es la encargada de hacer contacto directo tanto de nuestras
relaciones con los proveedores as como nuestros posibles clientes y sobre todo el
funcionamiento de la empresa.
Gerente de organizacin de eventos
Es la encargada de organizar de contactar todos los proveedores a tiempo, as
como realizar un cronograma en general de todas las fiestas a realizar.
Gerente de rea de administracin:
Es la persona encargada de controlar y dirigir a todo el personal que participar
en el evento a realizar as como su capacitacin en el momento que fuese
necesario.
Gerente de rea financiero
Es la persona encargada de contabilizar los ingresos y egresos que pueda
desarrollarse durante la empresa.

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18

Gerente de comercializacin
Se encarga de los nuevos mercados que se estn manejando as como el cierra
de nuevos proveedores para la empresa.

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

PRESUPUESTO, (Anlisis costo y precios de venta)

Anlisis costo y precio venta
MATERIALES
Saln o Jardn

Precio
5,000

Venta
6000

Luz y sonido

20,000

20,000

Mantelera

5,000

6,000

Fundas para sillas

Manteles
Moos para sillas
Cubre manteles
Mesas
sillas
DECORACIN

280
1050
4,200

350
1,750
4,675

Centros de mesa
Antorchas
Telas
PERSONAL OPERATIVO

3,500
300
400
6,000

3,675
400
600
6,000

Animador
Seguridad
Foto y Video
PERSONAL DE SERVICIO

500
2,000
3,500
6,100

500
2,000
3,500
6,100

Meseros
Hostess
Capitn
Limpieza
BANQUETE

4,500
600
400
600
17,500

4,500
600
400
600
21,000

Alimentos

35,000

21,000

Bebidas

3,580

3,890

2,250

2,550

900
50
160

1,080
60
200

2,050

2,750

700
350
1,000

1,050
700
1,000

14,100

14,850

12,000
2,000
100

12,600
2,250
100

81,530

91,265

Licores

Refrescos
Hielos

LOZA Y CRISTALERA

Platos
Vasos
Plaqu

OTROS

Invitaciones
Reconocimientos
Marco Fotogrfico

COSTO TOTAL

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19

MOBILIARIO Y EQUIPO

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

En la tabla anterior la diferencia que existe entre los gastos que la empresa realiza
al desarrollar el evento de los futuros clientes y lo que podra costarle a ellos en
precio real es un porcentaje aproximadamente del 10.86%

91, 265.00 ____________________100%

9,735.00_________________ 10.66 %

Se podr notar que la ganancia es muy poca en cuento a cifras o porcentajes,

debido a que slo se hace un costeo general. Sobre este costeo tenemos otra
alternativa la cual es fijarse una meta fija antes nuestros objetivos econmicos, la
cual la empresa ha considerado un 60% en ganancias en cada uno de los eventos
realizados.
Lo que quiere decir que

Por

81,530.00
60%
48,918.00

48,918.00+81,530.00= 130,448.00 Esta es la cifra total que le vamos a

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20

cobrar al cliente.

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

PLANOS DE MONTAJE
CLUB DE PLAYA PRIVADO LATITUD 15
Para un buen funcionamiento del evento se planifico las reas del lugar
para que haya un desplazamiento correcto de los invitados y del servicio
que se ofrezca, de manera que no se entorpezca el paso o la distribucin
de los espacios y as los invitados desde cualquier punto tengan una
excelente atencin y vista.

ORQUESTA
BAOS

BAR
PLAYA

POSTRE
S

POSTRE
S

BUFFET

21

BUFFET

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ESTACIONAMIENT
O

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

INVITACIONES
Para la invitacion se tomaron los elementos ms importnates que se
consideran que el asistente debe saber como es: el lugar, la fecha, hora y
el tipo de vestimentimenta que debe portar para no desentonar o no
sentirse incomodo en el lugar, cabe mencionar que esta invitacion es un
ejemplo abierta a modificacion si as lo requieren, sumando o quitando
informacion, lo importante es que el invirtado de sienta agusto con el ms

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minimo detalle.

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

DECORACIN
Dentro de la decoracin como empresa responsable uno de nuestros
objetivos es el desarrollo humano a travs de un equilibrio. Es por eso que es
importante definir la sustentabilidad como:
La capacidad de satisfacer necesidades de la generacin humana actual
sin que esto suponga la anulacin de que las generaciones futuras tambin
puedas satisfacer las necesidades propias. (Definicin, 2007).
Es por esto que se busca utilizar elementos lo menos nocivos a la salud
como tambin la implementacin de reciclaje que es la que llevamos con
ms frecuencia a cabo, reciclando botellas, luces, latas, flores, etc. que
permitan tener segundos usos constantemente, logrando la diferencia y

Centros de mesas

Globos de tela

Velas

Flores artificiales

Luces

Dulces y golosinas

Recuerdos comestibles

Antorchas

Arena

Botellas de vidrio

Latas

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preferencia de los clientes.

FIESTA DE GRADUACIN

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Fotografas

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Lugar del evento

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

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Centros de mesa

FIESTA DE GRADUACIN

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Resultados

FIESTA DE GRADUACIN

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DIRECTORIO DETALLADO DE PROVEEDORES

Proveedores

Contacto
Panadera y pastelera

San Alejandro

Flamboyn 213. La Crucecita,

Santa Mara Huatulco, Oaxaca.
Tel. (958)587-0317

Martha Jary

Calle Macuil Sta. Mara Huatulco

Grupo Ind Navarro

Benito Jurez S/N. Santa Mara

Huatulco, Oaxaca.
Tel. (958)581-4004
Banquetes

Casa reyes

Boulevard baha, manzana lote

144, sector T, bahas de Huatulco
Oaxaca
Tel. 01955834154 / 0195858711779

La isla Huatulco

Boulevard Benito Jurez Mz.3 Lote.

4, Sector O, 70986 Bahas de
Huatulco, OAX
Tel. 01 958 105 1600

nix restaurante

Bugambilias 603, la Crucecita,

Santa Cruz Huatulco, 70989
Oaxaca
Tel. 01 958 100 4551

Restaurant los portales

Bugambilia 603, Centro de la

Poblacin, 70989 La Crucecita,
Oaxaca

Calle Cocotillo 218, Centro de la

Poblacin, 70989 Santa Mara
Huatulco, Oaxaca

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Kristal rose restaurant

27

Tel. 01 958 100 4551

FIESTA DE GRADUACIN

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Tel. 01 958 587 0605

Bebidas
Vinatera Ultramarinos Costa del Sur

calle Sabali, No. 310, La Crucecita,

Oaxaca

Soriana

Boulevard Chahu, Lote 10, Sector

T, 70989 Crucecita, Oaxaca
Tel. 01 800 707 4262

Sper che

Blvrd. Chahu, Lote 23-A Esquina

Calle Mixteco, Blvrd Chahu, R,
70989 Huatulco, Oax.
Tel. 01 958 587 1669

Oxxo

Boulevard Chahu Manzana 1,

Baha de Conejo, 70989 Santa
Mara Huatulco, Oaxaca
Tel. 01 958 587 0452

Embotelladora y Hielo Agua Vital

Boulevard Bahas sector T, Bahas

de Huatulco Oaxaca

Foto y video
Foto Gaby

Carrizal 704 Col Sector H la

Crucecita
70989 Santa Mara Huatulco,
Oaxaca
Tel. 01 958 583 4268

Estudio conejos

Guamuchil 208, Sector H, La

Crucecita

Papelera
Citlalli

Colonia sector H, C.P. 70987, Bahas

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Tel. 01 958 587 0009

28

Santa Mara Huatulco

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

de Huatulco, Oaxaca
Abaco

Colonia sector H, C.P. 70987, Bahas

de Huatulco, Oaxaca
Dulceras

La Abejita

Flamboyn Manzana 10 Lote 20

102, Centro de la Poblacin, 70987
Santa Mara Huatulco, Oaxaca
Tel. 01 958 587 0986

El caramelo

Sebail SN Bahas de Huatulco, 70987

Santa Mara Huatulco, Oaxaca,
Mxico
Santa Mara Huatulco Oaxaca
Tel. 01 958 583 4446

Personal de seguridad
Polica municipal

Tel. 58 7 06 75
Personal de atencin a comensales

La CROC

Colorn 509, Sector H, 70989 Santa

Mara Huatulco, Oax.
Tel. 01 958 587 2184

Casa Reyes

Boulevard baha, manzana lote

144, sector T, bahas de Huatulco
Oaxaca
Tel. 01955834154 / 0195858711779
Animadores

Hotel Las Brisas

Blvd. Tangolunda, Lote 1, Baha de

Tangolunda, 70989 Bahas de

Blvd. Tangolunda, Lote 1, Baha de

Tangolunda, 70989 Bahas de
Huatulco, Oax.

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Hotel Dreams

29

Huatulco, Oax.

FIESTA DE GRADUACIN

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Decoracin
Mercera el Colibr

Calle: Macuitle S/N Sector H la

Crucecita C.P. 70989 Santa Mara
Huatulco

Telas Garca

Calle: Palo Verde Mza. 34 Sector H

La Crucecita C.P. 70989 Santa
Mara Huatulco
Sourvenirs

Flor Arte

Carrizal 601, Las Crucecitas, 70980

Santa Mara Huatulco, Oax.
Equipo de Sonido

Samar msica y video

Calle: Ocotillo N 210 Sector H, la

Crucecita,

Bahas

de

Huatulco,

Oaxaca
Manager: Rubn Santiago Martnez
Tel: 958 113 07 30 / 958 583 47 19
DJ: Edwin Santiago Martnez
Tel: 958 106 56 13 / 958 587 14 03
Diseo Grafico
Pixelhux

Av. Oaxaca Mza. 12 Lote. 3 Sector I

Tel: 958 105 13 80

X pers

Zona Hotelera Tangolunda Mza. 7

Lote 1 C.P. 70989 Santa Mara
Huatulco
Loza y Cristalera
Boulevard baha, manzana lote
Oaxaca
Tel. 01955834154 / 0195858711779
Floreras

30

144, sector T, bahas de Huatulco

Pgina

Casa Reyes

FIESTA DE GRADUACIN
Florera La Cruecita

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Santa Cruz Huatulco

Tel: 58 7 15 16
Residencia

Las

Palmas

local

sector F Huatulco Oaxaca C.P.

70989

31

Tel: 958 583 4086

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Florera Lupita

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

PROGRAMA
Lugar: Latitud 15
Fecha: 16 de Julio
Horario: Programa cvico: 8:00 hrs / Programa social 8(Coctel): 20:00 hrs

Antes del evento

Actividades

Mayo
1

Junio
4

Julio
5

15

16

17

Planeacin del evento

Presupuesto
Seleccin de lugar y/o Saln
Determinar la temtica del evento
Contacto con proveedores
Elaboracin de invitaciones
Reservacin del lugar y/o saln
Invitar a los alumnos
Contratar al personal
Compra de materiales, mobiliario y
equipo de montaje

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32

Montaje del mobiliario

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Durante el evento
Programa Cvico
Sbado 16 de Julio
Actividades

Horario

Lugar

Bienvenida

8:00

Honores a la Bandera

8:05

Presentacin de invitados

8:30

Entrada de alumnos graduados

8:45

Mensaje del Rector

9:00

Entrega de diplomas

9:15

Palabras a cargo del padrino de graduacin

9:50

Despedida/clausura

10:05

Latitud 15

Toma de fotografas

10:15

Baha Chahu

Programa social

20:00

Inicio de la fiesta de graduacin

20:15

Proyeccin audiovisual

20:20

Brindis por el padrino de graduacin

20:40

Cena de gradacin

21:00

Noche disco

21:30

Cierre de la fiesta con fuegos pirotcnicos

12:00

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Palabras de bienvenida

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Coctel

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Despus del evento

Actividades

Horario

Lugar y fecha

Desmontaje del mobiliario

8:00

Latitud 15

Entrega del lugar

10:00

Pago al personal

11:00

Oficinas del
organizador

El traje que se escoger para la ocasin, lo tradicional es el uso de

toga y Birrete.

Las invitaciones sern enviadas con los alumnos, donde se aclare el

da la hora y el lugar.

El tiempo recomendable para la entrega de las invitaciones es como

un mnimo de 7 y un mximo de 15 das.

En el prembulo de la ceremonia se debe dar la recepcin a los

En el desarrollo de la ceremonia, se harn las honores a la bandera

Presentacin de los alumnos quienes deben llevar la toga y el birrete

Palabras del rector de la Universidad

Entrega de documentacin a los graduados

Entrega de reconocimientos a los mejores alumnos

Palabras a cargo del padrino de graduacin y brindis

Cierre de la ceremonia

Tiempo para tomar fotografa

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34

alumnos y sus invitados, la ubicacin y el orden es crucial.

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

CEREMONIAL Y PROTOCOLO
Tiempo
Respetar el horario previsto en la invitacin, como egresado se debe estar
por lo menos media hora antes del comienzo y en su asiento 15 minutos
antes y como invitado por lo menos 10 minutos antes.
No se les permitir la entrada a las personas que lleguen tarde.
En el prembulo de la ceremonia se debe dar la recepcin a los alumnos y
sus invitados, la ubicacin y el orden es crucial.
Vestimenta
En la ceremonia de graduacin la vestimenta debe estar presentable ya
que este va enfocado en los logros acadmicos, se adecuara solamente a
la toga y el birrete, libre de adornos. El birrete debe estar bien asentado en
la cabeza de tal manera que el ala est paralela con el suelo.
En la cena de graduacin la temtica va enfocada a un evento-coctel. Las
mujeres deben ir vestidas con vestimenta de coctel (falda o vestido por
debajo de las rodillas). Para los hombres con un traje de corte clsico.
Conducta
Durante la ceremonia:

Sea un egresado o invitado de ceremonia, se debe seguir el

Debes de guardar silencio durante el evento de ceremonia

Debes quedarte sentado durante el acto

Apagar el celular o ponerlo en modo silencio

Tomar fotografas discretas para no distraer o interrumpir a los

asistentes

Durante la fiesta de graduacin:

Guardar silencio durante los actos que se realicen

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35

protocolo

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Respetar el tiempo de comida que se vayan a servir

Respetar las medidas de seguridad que se tomen con respecto a las

bebidas alcohlicas

MEDIDAS DE SEGURIDAD
Los organizadores de los espectculos o eventos estn obligados a informar
a los asistentes sobre las medidas de seguridad, donde se ubican las rutas o
vas de evacuacin, adems donde se localizan los elementos de
seguridad para enfrentar una eventual emergencia, por ejemplo las
presencia de extintores de fuego.
Los profesionistas dedicados a la prevencin de riesgos y la seguridad en
empresas e instituciones debern ser consultados por los organizadores de
los eventos masivos, con el propsito de realizar una evaluacin previa de
la actividad a desarrollarse y determinar los riesgos asociados.

Factores de seguridad en las actividades

Rejas de proteccin u otros que impidan la entrada de personas no

autorizadas, accesos y salidas de emergencia.

Conocer la capacidad del lugar y si se adecua a la estimacin de los

invitados.

Conocer los niveles de emisin de ruidos estimado.

Sistema de proteccin contra incendios del lugar.

Presencia de sealtica adecuada de orden y seguridad del lugar

para los invitados y los empleados.

Medir el consumo de alcohol de los asistentes

De acuerdo a la alimentacin, se les informara al equipo de atencin

Controlar uso adecuado de los fuegos pirotcnicos y designar a un

encargado.

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invitados.

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a comensales los tiempos y el tipo de comida que se dar a los

FIESTA DE GRADUACIN

0106/206

Planes de emergencia a contemplar

Rutas de evacuacin

Salidas de emergencias

Ubicacin de extintores o equipo de combate de incendios

Puntos de reunin externo

Ubicacin de servicio mdico o de auxilio

Video o audio que informe a quienes concurran al evento

como actuar en caso de emergencia (ruta de evacuacin,
puntos de reunin, etc.).

Personal de seguridad

Personal de primeros auxilios y bomberos

Personal de organizacin y acomodo del evento

Personal de operacin

Equipo de primeros auxilios

Equipo de radio comunicacin

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Recursos disponibles