Informe Gerencial

Informe gerencial es un sistema de informacin q interactan entre s, que cumple las

necesidades tanto para la parte de operaciones como la parte administrativa. Tambin se
puede decir que es un conjunto de informacin extensa coordinada que transforman los
datos en informacin en una variedad de forma para la mejora de la productividad de
acuerdo al estilo y caractersticas de los administradores
IMPORTANCIA DE LA OBTENCIN DE LOS INFORMES.
Para que se puedan tomar decisiones se necesita contar informacin confiable y
oportuna. En muchas ocasiones, los responsables en proporcionarlos no los presentan a
tiempo o estos no cubren con las expectativas, por lo tanto restan eficiencia a la labor
del contralor, de manera que no puede utilizarlos para analizarlos, evaluarlos con
respecto a lo planeado y proporcionar sugerencias que mejoren las operaciones del
negocio.
Los sistemas administrativos de informacin rpidamente se han vuelto indispensables
para la planeacin de la toma de decisiones por parte del contralor, por lo que es
indispensable que los que elaboran informes gerenciales comprendan como se debe
disear, implementar y administrar esos sistemas de elaboracin de informes.
El presente material presenta un lineamiento y las caractersticas indispensables que
deben cubrir los informes gerenciales para que cumplan con su objetivo; ya que
solamente con informacin precisa y oportuna, los contralores pueden dar el
seguimiento a las metas y modificar sus planes dentro de la realidad.
COMO PREPARAR INFORMES GERENCIALES
Una buena comunicacin es muy importante para los administradores por dos razones:
La comunicacin es el proceso por el cual se cumplen las funciones administrativas
de planeacin, organizacin, direccin y control.
La comunicacin es la actividad en la que los administradores dedican una
abundante cantidad de tiempo.
En el momento en el que vivimos, la administracin se torna cada vez mas difcil y
sofisticada. En este ambiente los sistemas administrativos de informacin y en especial,
los informes que se emiten en base a los mismos, juegan un papel muy importante ya
que proporcionan los elementos que apoyan las principales decisiones que afectan el
futuro de las empresas o entidades. Por esta razn, la funcin de elaborar informes
gerenciales, cobra especial importancia en la administracin estratgica dentro de la
organizacin.
Es por eso que al elaborar informes gerenciales se deben observar los siguientes
aspectos importantes.
Calidad de la informacin.

Cuanto ms exacta sea la informacin contenida en los informes mejor ser su calidad y
los administradores podrn recurrir a ellos con ms confianza cuando tomen una
decisin.
Oportunidad.
Los informes deben estar disponibles para ser considerados por la persona indicada en
el tiempo indicado para la accin apropiada.
Cantidad de informacin.
Para que se puedan tomar decisiones acertadas y oportunas, es indispensable que los
informes cuenten con suficiente informacin, cuidando de no saturarlos de datos
irrelevantes e intiles, ya que pueden ocasionar que los informes se vuelvan confusos,
provocando decisiones equivocadas.
Relevancia de la informacin.
La informacin contenida en los informes debe contener los hechos que mejor permitan
al usuario tomar decisiones en relacin a los objetivos que se persiguen, incluyendo
hechos importantes que puedan afectar la decisin o el curso de accin adoptado.
Para la presentacin de informes es importante considerar los siguientes puntos:

Adaptar el informe al destinatario.

Adaptar el informe al organigrama.

Mantener la cantidad de informes al mnimo.

Elaborar informes oportunos.

Utilizar informes de accin.

Incluir solo datos esenciales.

Emitir informes con anticipacin.

Recalcar la responsabilidad.

Estandarizar la presentacin, los formatos, etc.

Simplificar y clarificar.

Indicar comparaciones, proporciones y tendencias.

Utilizar ayudas visuales.

Controlar la distribucin.

Enfoque
A medida que los organismos del gobierno, accionistas, acreedores y grupos de inters
pblico reclaman mayor y ms detallada visibilidad de los negocios, los requerimientos
de los informes son cada vez mayores, ya que deben contener todos los datos que
proporcionen informacin clara y comprensible, que sirva para el propsito que fue
creada y no desvirtu su fin ltimo, sea por el que fue solicitada o rendida, (la
informacin).
Los informes van desde comunicados de prensa de los informes anuales, en el caso de
empresas que coticen en la Bolsa de Valores; hasta las declaraciones de impuestos,
anlisis de variaciones de precios, posicin de con respecto a la competencia, entre
otros.
Es importante mencionar que as como cada empresa, entidad o sistema de que se trate,
difiere en operaciones, as mismo los informes que emite ya sea internos o externos
sern de acuerdo a sus necesidades y considerando al destinatario y los fines que este
persigue, sin obedecer a un modelo rgido.
Los informes como se menciona en la parte anterior, pueden ser:

Internos

Externos

Informes externos:
Informes fiscales: para enterar a los respectivos organismos de gobierno federal,
estatal y municipal, de sus operaciones con el fin de cumplir con las disposiciones
normativas al respecto.
Informes reglamentarios: para los organismos del gobierno que controlan aspectos
especficos de los negocios. Por ejemplo: Una empresa dedicada a la elaboracin y
venta de alimentos, debe cumplir con ciertas disposiciones sanitarias y enterarlas a la
SSA.(Secretaria de Salubridad y Asistencia).
Informes para inversionistas y acreedores: esta informacin a menudo se le conoce
como informacin financiera, y presenta los resultados de la operacin de un negocio y
la situacin de financiera en la que se encuentra despus de un periodo dado.
Como se encuentra dentro de un informe externo aplica para las empresas que se
encuentran entre el publico inversionista y para los informes que solicitan las
instituciones bancarias al solicitar creditos.
Informacin al pblico en general: se enfoca a presentar los productos o servicios al
consumidor o usuario, buscando captar su atencin y convertirlo el un cliente potencial;
as mismo le presenta al publico en general diversas situaciones importantes que puedan
ser de inters. Por ejemplo, las Compaas que venden combustible o energa lanzan

campaas peridicas que destacan la disminucin de los recursos naturales conocidos y

la necesidad de obtener utilidades para financiar la explotacin y la investigacin de
nuevas opciones.
Informes internos
Informes a los empleados: se da para que los empleados tengan conocimiento de
situaciones que de su inters, como pueden ser el resultado anual de utilidades de la
empresa con objeto de conocer su participacin en las mismas, tambin un informe de
control de costos de produccin, sobre todo si estos influyen en su eficiencia laboral y
les brindan algn incentivo, al hacerlo altamente productivo. Ej. En el caso de las
maquiladoras por periodos les informan que tanta productividad ha logrado cada grupo
de trabajo o mini fbrica, y dependiendo de este resultado tanto de costo de la materia
prima empleada y del tiempo empleado se incentiva al personal.
Informes administrativos: estos informes le sirven a los administradores para evaluar
el resultado obtenido con las metas planeadas, sirven de apoyo para prever nuevamente
el futuro en base a la situacin alcanzada al proporcionar hechos y pronsticos
numricos tiles, y la oportunidad de ejecutar acciones de control correctivo.