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Manual de Usuario SIAGIE 3-Parte 2 de 3
Manual de Usuario SIAGIE 3-Parte 2 de 3
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a.
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Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botn Agregar y se
muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:
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Persistencia
Destinatarios
Bsqueda de destinatarios.
Al pulsar el botn de bsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrar la ventana que
permite la inclusin de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje
que viene siendo creado. En ese momento se mostrar una ventana similar a la
siguiente:
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Criterio
Dato
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se
Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:
b.
Visualizar mensajes:
Cuando un usuario ingresa al sistema, en la parte superior derecha del rea de
trabajo se le muestra un aviso de la presencia de mensaje, siempre y cuando el
mensaje se haya configurado con la Ubicacin para reas de trabajo.
Un mensaje pendiente significa que no ha sido ledo. El mensaje completo es similar
al siguiente:
Esta es la lista de
mensajes pendientes de
lectura.
Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo.
Entonces, la ventana se mostrar de la siguiente manera:
Haciendo clic ac se va
a poder descargar el
archivo adjunto.
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Ante la creacin de un taller, la institucin educativa debe saber que el taller solicitado,
una vez aprobado, ser puesto a disposicin de todas las instituciones educativas a nivel
nacional para que pueda ser utilizado en estas ltimas o lo tomen como base para
creacin de nuevos talleres.
Esta opcin permite gestionar las solicitudes de creacin de taller, llevando un control de
las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de
gestin educativa local, quien visa y aprueba la creacin del taller.
Solicitud de creacin del taller
Al ingresar a esta opcin, inicialmente no se muestra informacin alguna. Si ya existieran
datos, el usuario proceder a buscar las solicitudes de creacin de talleres generados por
la institucin educativa en el ao acadmico en curso.
Inicialmente
visualizan
registradas.
no
se
solicitudes
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Diseo curricular
Detalle
Taller base
Nuevo taller
Grados
Al hacer clic en el botn Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el
estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicar el proceso de
gestin de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:
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Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el cono de eliminacin est activo:
Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botn Modificar.
b. Registro de criterios de evaluacin
El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluacin que sern agregados desde
la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botn Habilitar Registro de
Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluacin que se determinen en
una solicitud aplicarn para todos los grados previamente seleccionados.
Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:
Este sector de la
ventana queda como
desactivada.
Este sector de la
ventana queda como
activada.
Para agregar un nuevo criterio de evaluacin se debe hacer clic en el botn Crear criterio,
con lo que se muestra la ventana siguiente:
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Luego de presionar el botn Confirmar, los valores que se van ingresando aparecern en
la lista del formulario de la solicitud.
Cuando el registro de los criterios haya culminado deber presionar el botn Grabar, tras
lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:
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Cuando se ha seleccionado un
taller base, entonces es posible
seleccionar alguno de sus
criterios de evaluacin (de
acuerdo al grado).
Para agregar criterios de evaluacin a la solicitud con taller base asociado, se puede
realizar de las siguientes maneras o en una combinacin de ellas:
Asociando uno o ms criterios de evaluacin del taller base: Para ello es necesario
elegir el grado y luego presionar el botn Agregar existente. Aparecer entonces la
siguiente ventana:
Ingresando uno a uno los criterios de evaluacin, como si se tratara de una solicitud
sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acpite algunas lneas arriba.
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Una vez que se confirma la remisin, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y
el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestin educativa
local, para su revisin y correspondiente aprobacin.
e. Tratamiento de las solicitudes de creacin de talleres aprobadas.
Una vez aprobada la solicitud, recin es posible manejar el registro de notas en el taller
aprobado en la institucin educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las
boletas, etc.
Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el
taller como parte de las reas impartidas:
Si se consulta las reas asociadas a grados y secciones, tiene que aparece el taller
solicitado
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b. La institucin educativa debe estar preparada para funcionar con talleres electivos,
para ello se debe ingresar a la opcin de Datos generales de la Institucin Educativa:
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Solo
es
posible
eliminar
una
programacin de taller
siempre
que
no
existan
estudiantes
asociados.
Aula
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Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programacin de taller, el sistema
valida si existen notas asociadas a los estudiantes que estn llevando dicho taller en el
periodo siendo desmarcado.
Listar las programaciones de taller
Pulsando el botn Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los
estudiantes matriculados.
90
19.
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Registro de estudiantes
La secuencia de ingreso es la siguiente:
Estudiantes -> Registro de estudiantes.
Esta opcin permite realizar el registro de estudiantes para la IE del usuario. La ventana
principal se muestra de la siguiente manera:
Datos de la institucin
educativa.
Indicadores
secuencia.
Se indica el ao escolar
con el que se est
trabajando.
de
Botn
que
permite
avanzar a la siguiente
actividad.
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Accede a la seccin
de bsqueda de
estudiantes.
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Este es el grupo de
informacin de la
matrcula que es
solicitada.
Formularios de registro de
informacin asociada al
estudiante.
Los semforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue:
Color
Rojo
Verde
Amarillo
Significado
No es posible ingresar al formulario.
El ingreso de datos est completo. Es posible ingresar al formulario.
El ingreso de datos no est completo. Es posible ingresar al formulario.
Al ingresar el Cdigo del Estudiante y hacer clic al botn Siguiente, el sistema validar si el
estudiante est registrado en el SIAGIE, si es as mostrar el siguiente mensaje:
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Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Sexo
Estado Civil
Cargar imagen (del Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los
estudiante)
formatos .jpg, .bmp.
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Reniec
Otros datos
Lengua maternal
Segunda lengua
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Fecha de nacimiento
Pas de origen del estudiante
Cdigo de ubicacin geogrfica del distrito de nacimiento del
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica. Se activa siempre
y cuando el pas de nacimiento es Per.
Cdigo de ubicacin geogrfica del distrito de nacimiento del
Registro Nacional de Identidad y Estado Civil.
Mediante esta opcin es posible buscar una ubicacin geogrfica
por departamento, provincia o distrito. El usuario tendr que
ingresar el nombre del lugar donde naci el estudiante y presionar
el botn Buscar Ubigeo, luego seleccionar un registro indicando
clic en el icono Check.
Luego se actualizan tanto el Ubigeo INEI y RENIEC
respectivamente, as como tambin se muestra el nombre del
departamento, provincia y distrito.
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Una vez finalizado el registro de los datos del presente formulario, hacer clic en el botn
Grabar, se mostrar un mensaje de confirmacin al usuario similar al siguiente:
Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarn grabados en el sistema.
Luego deber indicar el botn Siguiente para pasar al formulario Domicilio.
Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botn Modificar para
que el sistema le permita la actualizacin de los datos. Luego hacer clic en botn Grabar
para guardar los cambios.
c. Estudiante > Domicilio
Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Una vez registrados estos datos, se debe pulsar el botn Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. As:
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Ao de inicio de labores.
Edad correspondiente al ao de labores. El sistema
valida que la edad corresponda al ao registrado antes
y en caso de incongruencia arroja el siguiente mensaje:
Tipo Actividad
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Seccin Documentos:
En esta seccin se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como:
Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjera, etc.
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Tipo de Discapacidad
Parto
Luego de ingresar los otros datos deber hacer clic en el botn Grabar.
f.
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Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Resultado
Observaciones
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Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Seccin Alergias, Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre:
En esta seccin se ingresan las alergias, experiencias traumticas y el tipo de sangre del
estudiante que sern mostrados en la ficha de la matrcula. Para esto deber indicar el
botn Modificar, luego el sistema habilitar los atributos para su respectivo registro.
Para registrar una actividad debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn Grabar.
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Aspecto
i.
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Documento
Posee apellidos
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Vive?
Vive con estudiante
Sexo
Estado Civil
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Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la
consistencia de la informacin contenida en el sistema, por ejemplo:
-
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Permite
regresar
siempre a la opcin
de identificar al
estudiante.
Indicadores
secuencia.
de
Note que lo indicadores de secuencia muestran las mismas opciones del punto Registro
de Estudiantes y adicionalmente muestra tres pestaas:
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En este formulario todos son datos obligatorios a excepcin del registro de observaciones.
Para esto deber hacer clic el botn Modificar, luego el sistema le permitir actualizar los
registros.
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:
Datos de matrcula
Situacin matrcula
105
Ingresante
El estudiante ingresa a
estudiar en la IE al primer
grado del nivel.
Promovido
El
estudiante
ha
sido
promovido desde el grado
anterior.
Repite
El estudiante no ha sido
promovido, es decir ha
repetido el grado.
Reentrante
El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado en un
diferente ao escolar (para
EBR)
Reingresante
El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado en un
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Fecha de matrcula:
Seccin
Condicin de Matricula
Vive?
Parentesco
Condicin Laboral
Horas semanales
I.E Procedencia
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Misma IE
El estudiante procede de la
misma IE para esta matrcula.
Otra IE
Su casa
El estudiante no proviene de
ninguna IE.
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Observacin
Anular Matrcula
La anulacin de la matrcula solo ser posible si es que el registro de matrcula est en el
estado de Pre-Matricula o En proceso y adems no exista ninguna informacin
relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botn Anular Matrcula, tras
lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
Una vez anulada la matrcula no podr modificarla. Para eliminar fsicamente la matrcula
deber realizarse a travs de la opcin Estudiantes por Seccin.
Tratamiento de los controles de edad en la matrcula.
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Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular
estudiantes en el sistema. Estas opciones son:
-
Para el caso 3 y en caso que el usuario del sistema no haya confirmado el registro
de matrcula segn la pantalla anterior, el sistema muestra el mensaje que indica
que el estudiante no puede ser matriculado, por ejemplo:
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Resolucin
Fecha
Observaciones
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Para registrar un rea a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un rea a cargo de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Los datos que se ingresan en esta ventana son:
Ao
Institucin Educativa
Diseo curricular
Grado
rea
110
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111
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Esta opcin permite generar los formatos oficiales de Nmina de Matrcula y/o Nominas
Adicionales de las secciones de la institucin educativa. Tambin permite remitir los
formatos oficiales para su correspondiente aprobacin en la UGEL/DRE a la que est
adscrita la IE.
Emisin del formato impreso de la nmina de matrcula.
Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:
Primero tiene que
seleccionar
el
grado.
Seleccione la seccin.
2012
Pulse el botn
Generar Nmina.
Para el caso de Nominas de matrcula, pulse el botn Generar Nmina para que
muestre la imagen en PDF de la Nmina de Matricula. En el caso de Nominas de
matrcula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolucin asociada al
grado y seccin.
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Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posicin
diagonal que indica que el formato no es definitivo.
NOTA: En caso que la seccin no contenga estudiantes matriculados, se mostrar un
mensaje similar al siguiente:
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Una vez que se ha culminado exitosamente con la nmina de matrcula con la informacin
registrada en el sistema, para remitir el usuario deber marcar el check de Generar
nmina oficial final.
Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptacin se genera un formato PDF de la
nmina de matrcula y se muestra la nmina en pantalla sin el sello de agua.
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En
este
sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
seccin.
Es posible eliminar el
registro siempre y cuando
no sea aprobado o
rechazado.
Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una coleccin de envo para
remitirlos a la UGEL u otro rgano de gestin que corresponda. Para agrupar formatos se
debe pulsar el botn Envo de nminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la
siguiente:
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Es
posible
tambin
ingresar un documento de
referencia que puede ser
el nmero de oficio de la
IE con la que se envan
los formatos.
Al presionar el botn Confirmar se indica al sistema que las nminas de las secciones
seleccionadas sern incluidas en el envo que se est preparando. Note que si requiere
incluir nuevas nminas es necesario volver a generar un nuevo envo.
Es en este punto en donde se genera la informacin de resumen que ser utilizada en el
Censo Escolar del ao correspondiente.
Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos
oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la
UGEL y se ha generado un paquete de envo.
Este es el nmero de
envo.
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Esta opcin permite registrar las resoluciones que la institucin educativa va generando
para sus matrculas adicionales.
Al ingresar a esta opcin el sistema muestra una pgina con el listado de las resoluciones
registradas.
Al agregar una nueva resolucin aparece la siguiente ventana para registrar los datos de
la resolucin.
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Finalidad
N resolucin
Fecha de aprobacin
Responsable
Fecha de inicio
Fecha de fin
Descripcin
Texto resolucin
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En este caso se trata de una resolucin de matrcula, por lo tanto se solicita el registro de
las matrculas asociadas. Al pulsar en este cono se muestra la siguiente ventana:
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Procesar una resolucin cuya finalidad es de matrcula implica que todas las matrculas
asociadas son confirmadas y la resolucin no podr ser modificada. Para procesar una
resolucin usted debe hacer clic sobre el cono del engranaje, el sistema le pedir
confirmar la accin.
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Esta opcin permite registrar la informacin de los estudiantes que no podrn rendir sus
evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrn rendir
posteriormente los exmenes
Despus de pulsar la opcin de Agregar abrir la siguiente ventana donde podr ingresar
la informacin solicitada por el sistema.
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Cdigo de Postergacin
Grado
Seccin
Nombre de Estudiante
Motivo
Observaciones
Observaciones
Resolucin Postergacin
Resolucin de la Postergacin
Fecha de Postergacin
Despus de encontrar el
estudiante, pulse doble clic.
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a)
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos
correctamente.
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Del 10 al 18
Del 19 al 24
Del 25 al 28
Descripcin
Identifica que se trata de
un archivo de carga de
DNI
Es el cdigo modular, el
anexo de la institucin
educativa y un separador
Es un separador y un
nmero de control
Es la extensin del
archivo
Ejemplo
CargaDNI_
03254640_
_34378
.xls
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta.
b)
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c)
Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar
la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
d)
e)
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Esta opcin permite ver el listado de los estudiantes matriculados por seccin, tambin
permite ordenar la lista de estudiantes de forma automtica o manual.
Orden Automtico
Al presionar el botn Orden Automtico la lista de estudiantes se ordenar
automticamente por orden alfabtico como se muestra en la siguiente ventana.
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b.
Orden Manual
Esta opcin permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por
conveniente el docente.
128
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c.
En proceso
Definitiva
Anulada
Pre matrcula
En proceso
Definitiva
Anulada
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Pre matrcula
En proceso
Definitiva
Anulada
No
No
No
Si
No
No
Si
Si
Si
Si
No
Si
Si
Si
Si
No
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Esta opcin permite ver la relacin de los apoderados de los estudiantes de una seccin
pudiendo tener filtros por grado, diseo curricular, seccin o grupo.
Despus de seleccionar todos los campos se mostrar la relacin de todos los apoderados
que cumplen con los criterios seleccionados.
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a.
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Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de seccin hacer clic en el botn
Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos
hacer clic en el botn Grabar.
2012
Al pulsar abrir la
ventana de bsqueda
por el estudiante.
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Hasta este momento, el cambio de seccin del estudiante no se ha efectuado an. Para
lograrlo se debe pulsar el cono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
Al presionar refrescar se
puede apreciar el estado
del proceso.
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2012
2012
Esta opcin lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del ao
acadmico actual.
El usuario deber seleccionar un tipo de traslado y a continuacin hacer clic al botn
Listar Estudiante.
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2012
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Observaciones
Despus de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en
el caso que desee modificar algn dato pulse sobre el cdigo de cada registro
Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opcin de Registro de la
Asistencia impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color rojo los das
que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:
Note que el sistema reconoce
al estudiante como retirado
(ver el color rojo de la
leyenda).
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Esta opcin permite registrar las constancias de vacantes de los estudiantes que
ingresarn a nuestra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con
constancia de vacante:
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IE Origen
Ao Origen
Nombre de estudiante
Ao Destino
Grado
Texto IE
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En este campo se
ingresa el nombre de la
IE Cdigo Modular.
Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin o liberacin de la matrcula la
cual deber realizarse por la IE Origen.
As mismo la constancia de vacante puede ser impreso dando clic en:
Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrcula del estudiante el estado se
mostrar como sigue:
140
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Luego que haya sido aprobada la IE podr matricular al estudiante haciendo clic en el
botn
. Aparecer una ventana modal que le permitir elegir la Seccin y el Apoderado,
luego clic en matricular.
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Esta opcin permite visualizar y aprobar/liberar los traslados de los estudiantes que se van
a otra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de
vacante:
Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin/liberacin de la matricula.
Al dar clic en el botn
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2012
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2012
Este proceso consiste en la preparar la informacin de los estudiantes que han salido
como aprobados y desaprobados en el ao acadmico en curso, para que puedan ser
matriculados en el siguiente ao acadmico. Se tienen dos procesos de prematrcula:
Fase Regular y Fase de Recuperacin.
Como requisitos bsicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:
Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de
Evaluado.
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2012
Requisito 03: Al menos debe existir una seccin para cada grado a donde sern
promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el ao previo
como Seccin Posterior.
Requisito 04: El ao acadmico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario
el proceso no ser completado y se mostrar el siguiente mensaje:
145
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FASE DE RECUPERACION:
2012
2012
a)
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos
correctamente.
El nombre del archivo tiene esta estructura:
Posiciones
Del 1 al 22
Del 23 al 31
Del 32 al 35
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Descripcin
Identifica que se trata de
un archivo de carga de
DNI
Es el cdigo modular, el
anexo de la institucin
educativa.
Es
el
cdigo
del
Ejemplo
EstudiantesPorPrograma_
03254640
001_
Del 36 al 40
Del 41 al 45
programa social y un
separador
Es un numero aleatorio
Es la extensin del
archivo
2012
16091
.xls
Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta
b)
148
2012
c)
Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar
la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
d)
149
2012
En las columnas se
muestran
las
programaciones
de
talleres.
Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde
a la interseccin estudiante taller.
Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya
tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, ste mostrar el mensaje de
advertencia correspondiente.
150
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