INDICACIONES DE USO HERRAMIENTA INTEGRADA DE

AUTOEVALUACIÓN, PLAN DE MEJORAMIENTO Y

PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL1

AÑO 2023

1documento actualizado por:

Ramón Alonso González Restrepo - Profesional Universitario.
Carlos Gómez Carrillo – Contratista
Secretaría de Educación de Medellín.
 PRELIMINARES
Ingreso al Aplicativo

Acceda a la aplicación con el siguiente enlace desde su navegador: www.medellin.edu.co/herramienta

Esto lo llevará al formulario de ingreso:

En el formulario de ingreso, digite el nombre de su establecimiento educativo o ingrese el código

DANE directamente, luego ingrese con la contraseña de rector (moderador) o de líder de equipo,
dependiendo de su función en el diligenciamiento de la Herramienta Integrada. Conteste a la
pregunta que se formula en el apartado: “Calcule el valor de la operación” y finalmente Haga clic en
“Ingresar”.
 ➢ Tenga en cuenta que al ingresar por primera vez con una contraseña provista por el
administrador de la plataforma o al cambiar de contraseña, el aplicativo le solicitará que
defina ambas contraseñas: la de Rector (moderador) y la de Líder de equipo.

Recuperación de Contraseña
1. Al ingresar al ambiente web, escriba su usuario para que se muestre la opción “olvidé
contraseña”, ubicada abajo del botón ingresar del formulario de ingreso.
2. Al hacer click en Olvidé Contraseña se despliega una sección para hacer la solicitud:

3. Presiona el botón Consultar Info. Para recuperación de contraseña.

4. Muestra los correos electrónicos que tiene registrada la IE en las bases y pide que se escriba
completamente cualquiera de ellos para poder validar que si es la IE quien esta solicitando el cambio de
contraseña, NOTA: si los correos registrados son de HOTMAIL por favor solicite soporte al
 Administrador de la aplicación para tratar ese caso puntual. Al escribir el correo éste se valida y habilita
el botón para enviar solicitud:

5. Una vez se hace click en el botón enviar se muestra un mensaje con el resultado del envío de la nueva
contraseña.

6. A su correo llegará un mensaje con las instrucciones a seguir:

“Apreciado Usuario, este es un mensaje de la Herramienta Integrada,
Ud. solicitó restablecer la contraseña; Siga estos pasos:
 1. Entra a la plataforma con su Número Dane.
2. Ulilice la siguiente contraseña temporal: -->MSHUFIIWYE<--
Inmediatamente continue con el cambio de las contraseñas de Rector y
Lider con sus respectivas confirmaciones de nuevas contraseñas.”

7. Escriba la contraseña, responda el resultado de la operación e ingrese a la aplicación.

8. Escriba las nuevas contraseñas de Rector y de Líder (deben ser diferentes entre sí) en la plantilla
donde lo solicita, las nuevas contraseñas deben coincidir para que se active el botón de guardar.
9. Una vez guardadas las nuevas contraseñas se activa nuevamente la ventana de ingreso para que
el usuario digite usuario y contraseña con el cual desea entrar a la aplicación.
Cambio de correo electrónico
Al ingresar con la contraseña de rector, podrá consultar o modificar el correo electrónico
asociado, e ingresar uno nuevo, quedando con dos correos disponibles. Haga clic en “Guardar”.

Los correos electrónicos deben ser diferentes de xxxxxx@hotmail debido a que esa plataforma
tiene bloqueado el envío de correos desde terceros de forma gratuita.

Recuerde no dejar este campo en blanco, ya que la funcionalidad de recuperar

contraseñas y los recordatorios de seguimientos de metas está asociada a estos
correos.
 Autoevaluación Institucional
Requisitos
1. Al ingresar a la herramienta, encontrará dos íconos con los vínculos a los documentos planteados
como documentos requisitos y documentos complementarios. Por favor, léalos previamente al
diligenciamiento de la herramienta integrada y asegúrese de tener todo listo por lo menos una
semana antes de citar a su comunidad educativa a este proceso.
1. Al cerrar el recuadro de los documentos requisitos encontrará dos accesos. Unopara “Actualizar
las Generalidades del PEI” y otro para los “Indicadores Educativos”.
 Generalidades PEI
2. En la Síntesis del PEI ingrese o actualice, en caso de ser necesario, la información relacionada con
el Proyecto Educativo que allí se solicita.
3. Digite el número del último acuerdo de adopción del PEI, seleccione la fecha y diligencie la
información que allí se precisa. Una vez diligenciados todos los campos, haga clic en el ícono
“Guardar” y luego en el ícono “Cerrar”.
 Indicadores Educativos
4. Haga clic en “Indicadores”

5. En este apartado haga clic en cada uno de los indicadores educativos y digite los datos de Promoción
(último año) y visualice los resultados de Saber 11°: Puntaje Global, Sociales y Ciudadanas, Lectura
Crítica, Matemáticas, Ciencias Naturales e Inglés (últimos dos años).
6. Un vez digite los datos de “Promoción” haga clic en el ícono de guardar y luego en el ícono de “cerrar” y
seleccione SABER 11.
7. Consulte los datos de las pruebas “Saber 11°” y haga clic en el ícono de “GUARDAR” Y “CERRAR”.
8. Luego de visualizar la información correspondiente a Saber 11° y de digitar la información que
solicita la Herramienta en Promoción, da clic en “GUARDAR” y “CERRAR” si está seguro de la
información que acaba de ingresar en “Promoción”.

9. Haga clic en “GUARDAR” y “ACEPTAR”

10. Después de cerrar, la Herramienta le mostrará un informe “Balance de Indicadores Educativos”
que permitirá al establecimiento Educativo, comparar los resultados de indicadores de la
Autoevaluación anterior con los resultados obtenidos actualmente, teniendo como referente los
promedios de los indicadores en el municipio de Medellín. Una vez revisado el informe dar clic en
el botón “CERRAR”.
11. Haga clic en Generar Informe y guarde el informe de Indicadores Educativos en su equipo.

RECUERDE
Diligenciar la información del PEI y de los indicadores que se solicitan con la
contraseña de rector, de lo contrario no se habilitará el momento de la
Autoevaluación.
 Autoevaluación Institucional
1. Haga clic en el botón “Autoevaluación Institucional”. Recuerde que sólo estará habilitado si
diligenció la síntesis del PEI y los Indicadores Educativos.

2. Diligencie el formulario de registro de los participantes en la Autoevaluación Institucional y

de clic en “Guardar”, luego en “Sí continuar” y “Cerrar”.
3.
2. Haga clic en cada una de las gestiones y allí encontrará la descripción de los descriptores a
valorar (11 descriptores para la gestión Directivo–administrativa, 12 descriptores para la gestión
académico–pedagógica y 9 descriptores para la gestión Comunidad); en total serán 34
descriptores para instituciones educativas y 32 para centros educativos o establecimientos que
no ofrecen educación media. Podrá observar que para cada descriptor se tiene el marco
normativo que lo sustenta al cual tendrá acceso cada que lo requiera durante el proceso de la
autoevaluación.
1. Para valorar un descriptor, haga clic en “Valorar”
2. Se desplegará una ventana con los niveles de desarrollo (superior, alto, básico y bajo)
correspondientes al descriptor que se va a valorar.
Lea cuidadosamente ante la comunidad educativa que participa del proceso, presente las evidencias que
se tienen y procedan a elegir el nivel de desarrollo que más se acerca a la realidad institucional.

Una vez elegido el nivel de desarrollo se desplegará otra ventana para que seleccione o escriba las
evidencias que lo sustentan. Haga clic en “Guardar” y la evidencia quedará guardada, luego haga clic en
el botón “Guardar” para guardar el nivel de desarrollo elegido.
Se desplegará una ventana confirmando que el nivel de desarrollo elegido se ha guardado
correctamente.

1. Al valorar el descriptor, podrá visualizar en el listado la valoración obtenida. Para cambiar

dicha valoración, haga click sobre ésta y repita el proceso anterior.
Al finalizar la valoración de todos los descriptores, la herramienta procederá a realizar el proceso de
priorización por gestión.

En caso de haber más de dos descriptores con menos valoración, o en caso de haberse priorizado uno
solo, automáticamente los descriptores sujetos a priorizar deberán ser sometidos a votación.
Ingrese la votación obtenida y haga clic en “Guardar votación”, para que el sistema genere la
priorización.
2.

Los descriptores 1, ,12 y 28 serán priorizados automáticamente en caso de tener menor valoración.
Usted no podrá deshacer esta priorización. En caso de haber otros descriptores distintos con menor
valoración, usted podrá, si la comunidad educativa lo determina, eliminar la priorización.
En caso de haber otros descriptores distintos con menor valoración, usted podrá, si la
comunidad educativa lo determina, eliminar la priorización.

Si eliminó un descriptor por error y después de un análisis con la comunidad educativa deseavolver a
priorizarlo, la herramienta le permite reestablecerlo dando click en el ícono “+”.
Una vez finalizada la priorización, diligencie el análisis de causas internas de los descriptores
priorizados.

Al finalizar el análisis de causas internas, haga clic en el ícono “Guardar” y luego en el ícono“Cerrar” la
confirmación, de que la Gestión trabajada se ha cerrado correctamente.
Una vez valorados todos los descriptores de cada gestión, se haya realizado la priorización y se haya
digitado las causas internas, ésta cambiará de color lo que indica que la valoración de esa gestión ha
finalizado.
Al finalizar la valoración de los 34 descriptores, haga clic en “Guardar Autoevaluación” para finalizar el
proceso. El sistema le pedirá reconfirmar la terminación del mismo.

RECUERDE
Después de guardar la Autoevaluación no puede realizar cambios.
Para guardar la Autoevaluación sólo lo puede hacer con la contraseña de Rector
Al finalizar el proceso, podrá ver el resumen del resultado de la autoevaluación y el nivel dedesarrollo
general de su establecimiento educativo.
3.
Haga clic en el botón “Descargar”, descargue el documento “Informe de Autoevaluación” y guárdelo en
su equipo, ya que podrá necesitarlo en algún momento como evidencia documental del proceso.

RECUERDE
Una vez finalizada la Autoevaluación se habilitará automáticamente el segundo momento de
la Herramienta Integrada: Plan de Mejoramiento Institucional.

Plan de Mejoramiento Institucional

Al finalizar la autoevaluación, el botón de Plan de Mejoramiento se habilitará. Haga click en éste para
iniciar el segundo momento de la Herramienta Integrada.
3.

Al iniciar el plan de mejoramiento, se le pedirá registrar el número de participantes en este proceso.

Diligencie los datos solicitados, haga clic en “Guardar”, luego en “Sí continuar” y finalmente en “Cerrar”.

Al ingresar al Plan de Mejoramiento, podrá ver las tres gestiones. Haga click en la gestión
correspondiente.
Al ingresar a cada una de las gestiones podrá ver las dos opciones para definir las metas para el
descriptor priorizado: “Elija una meta del ambiente WEB” o “Crear una meta propia”. Haga clic en la
opción correspondiente.

Al ingresar a cada una de las opciones de “Elegir meta del ambiente WEB” o “Crear metapropia”,
podrá ver el descriptor priorizado, el nivel de desarrollo obtenido y las causas internas. Además,
encontrará el listado de metas que ofrece la Herramienta WEB o los espacios correspondientes
para diligenciar si eligió crear meta propia.

Elija Meta Ambiente Web

 RECUERDE
Si utiliza la opción de “Crear Meta Propia”, es usted quien deberá controlar la redacción de
la meta. Verifique la coherencia de la redacción en la pregunta que se está diseñando en la
línea de base y en las preguntas para el seguimiento. Al ingresar la descripción de la meta.
6. Luego de guardar la meta haga clic a haga clic en “CERRAR”.
Use las ayudas que encontrará en el formulario. Al finalizar, podrá ver la meta adjunta en el
listado de metas por descriptor.

Meta Propia:
Una vez diligenciados los datos o valores solicitados en cada espacio, haga clic en “GuardarMeta PMI”.
Luego de guardar, podrá ver la meta seleccionada para el descriptor. Para eliminar omodificar la
meta, haga clic sobre la meta y luego sobre el ícono correspondientes.

Al hacer clic en “Modificar meta”, el sistema lo dirigirá a un formulario similar al que usó paracrear la
meta. Edite los campos necesarios y haga clic en “Guardar”.
Una vez realizada las metas de cada gestión, ésta cambiará de color lo que indica que lacreación de la
meta de esa gestión ha finalizado.

Al finalizar el ingreso de todas las metas, podrá concluir el Plan de Mejoramiento, haciendo clic en el
botón “Guardar plan de mejoramiento”.
Al finalizar el ingreso de todas las metas, podrá concluir el Plan de Mejoramiento, haciendo clic en el
botón “Guardar plan de mejoramiento”.

RECUERDE
Después de guardar el Plan de Mejoramiento no puede realizar cambios.
Para guardar el Plan de Mejoramiento sólo lo puede hacer con la contraseña de Rector.
 1. Una vez finalizado el Plan de Mejoramiento, descargue el documento “Informe Plan de
Mejoramiento” haciendo clic en el botón “Descargar” y guárdelo en su equipo.

RECUERDE
Tenga en cuenta que deberá descargar y guardar el documento “Informe de Plan de
Mejoramiento”, ya que podrá necesitarlo en algún momento como evidencia documental del
proceso.
 Seguimiento a las Metas
Una vez se llegue a la fecha definida para realizar seguimiento al alcance de una meta, seprocede
con el seguimiento. Para ello haga clic en “Crear seguimiento”.

Dependiendo de las características de la meta, deberá responder una pregunta (numérica, documento
o porcentaje (que requiera dato del SIMAT) o dos preguntas (porcentaje que norequiera del dato del
SIMAT). Lea con atención la información que se solicita y proceda a responderlos.
Seleccione la evidencia que dé cuenta del seguimiento. Si tiene observaciones, ingréselas. Haga clic
en “Guardar”.

El seguimiento quedará registrado en la meta. El último seguimiento se podrá editar hasta 48

horas después de haberlo realizado, posterior a éste tiempo no podrá realizar modificaciones.

RECUERDE
El seguimiento al Plan de Mejoramiento deberá realizarse posterior al desarrollo parcial del plan de
acción y en la fecha estipulada desde el momento de definición de la meta.
 Plan de Acción Institucional

Una vez finalizado el plan de mejoramiento, el botón de Plan de Acción deberá activarse. Haga click en
éste para iniciar.

Al ingresar al Plan de Acción, podrá ver las tres gestiones. Haga click en la gestión
correspondiente.
En cada gestión, encontrará las Metas definidas en el Plan de Mejoramiento, la cantidad de la Meta y el
criterio de medición de la Meta. Deberá ingresar mínimo tres actividades por Meta.Haga clic en el
botón “Redacte las actividades para el logro de esta meta”.

Diligencie los campos solicitados en la descripción de la actividad. Al seleccionar en el campo “Tipo de

Actividad” la opción “Programa de la Secretaría de Educación”, podrá visualizar todos los programas que
ofrece actualmente la Secretaría de Educación Municipal. Seleccione de esta lista un programa que en la
actualidad se ofrece en su establecimiento o defina una actividad propia de su establecimiento
educativo. Seleccione uno de los programas de la Secretaría sólo si éste llega a su establecimiento
educativo. De lo contrario, se sugiere redactar una actividad propia.
Diligencie el resto de los campos y haga clic en “Guardar”.
1.

La actividad quedará registrada en el listado debajo de la meta.

RECUERDE
Para cada meta debe definir por lo menos 3 actividades
Una vez realizadas las actividades de cada gestión, ésta cambiará de color lo que indica que la creación
de actividades para la meta de esa gestión ha finalizado.

Al finalizar el ingreso de todas actividades por cada meta y en cada gestión, podrá concluir el Plan de
Acción, haciendo clic en el botón “Guardar plan de Acción”.
Confirme que desea guardar el “Plan de Acción” dando clic en el botón “Guardar”.

Una vez finalizado el Plan de Acción, descargue el documento “Informe Plan de Acción”, haciendo
clic en el botón “Descargar” y guárdelo en su equipo.
De esta manera se realizan los tres momentos de la Herramienta Integrada:
Autoevaluación, Plan de Mejoramiento y Plan de Acción Institucional.
 Seguimiento a las Actividades:

Para agregar un seguimiento haga clic en el ícono “+”.

En el formulario, indique si la actividad ha sido realizada o no. Refiera las observaciones

correspondientes y de clic en “Guardar”.
 El seguimiento quedará registrado. A diferencia del plan de mejoramiento, en el plan de acción las
actividades no llevan un consecutivo de seguimientos, simplemente se registra si la actividad fue
realizada o no, y las observaciones reportadas.

De esta manera se realizan los tres momentos de la Herramienta Integrada:

Autoevaluación, Plan de Mejoramiento y Plan de Acción Institucional.

Cualquier inquietud relacionada con el diligenciamiento de la Herramienta Integrada podrá resolverlo

con los funcionarios:

RAMÓN ALONSO GONZÁLEZ CARLOS GOMEZ CARRILLO

Teléfono: 5148318 Teléfono: 385 55 55 ext 8339
Correo electrónico Correo electrónico
ramon.gonzalez@medellin.gov.co carlosa.gomezc@medellin.gov.co