CONTROLES APLICADOS A

LA GESTIN DE
COBRANZAS
Todo sistema de cobranzas para ser considerado eficiente, tiene que partir de
un procedimiento de control y, en la medida en que este tienda a la perfeccin,
se ha de obtener como resultado la integracin de un eficiente sistema.
Teniendo en cuenta que la eficiencia de la cobranza ha de incidir en forma
importante en el xito o fracaso de la empresa, es que se hace necesario
detenerse en el tema de control. En el mismo hemos de considerar no solo el
control operativo del cobro, sino tambin los referidos al control de los fondos
que se recauden.
12.1. CONTROLES EN LOS MANEJOS DE LOS FONDOS
Los controles pueden ser similares a los que se aplican encaja y/o tesorera, a
saber:
a) Control Cruzado de Manejo: Separando totalmente las tareas de manejo
propiamente dicho de las transacciones de cobro que se efectan
indistintamente.
b) Unificacin de la Responsabilidad: Razones de buena administracin,
aconsejan que se concentre en una sola persona la responsabilidad de la
custodia de los fondos.
c) Imputacin Distintiva de los Ingresos Segn su Origen: A fin de mantener
totalmente diferenciados los fondos provenientes de las cobranzas con otros
ingresos.
d) Deposito Inmediato del Total de los Fondos Provenientes de la Cobranza:
Eliminando la posibilidad de utilizarlos para cancelacin de pagos u otros
movimientos de caja, que no sean ingresados a una cuenta bancaria.
e) Rotacin del Personal: Para los que intervienen en el movimiento de fondos
por Razones de seguridad, este medio debe de ser confidencial pues los
asaltos y robos son un Riesgo siempre latente.
f) Arqueos Frecuentes de Estado de Recaudacin por Cobranzas: Estos se han
de llevar a cabo en forma sorpresiva y en todos los niveles que intervengan en

las lneas de recaudacin (cobradores, cajas, ingresos por cuenta de terceros,

etc.).
g) Verificacin Peridica de los Saldos: De bancos y los arqueos
correspondientes sea programado o no esta revisin es siempre saludable para
evitar Riesgos innecesarios.
12.2. CONTROLES EN LAS OPERACIONES
Paralelamente, con los controles respecto al movimiento de fondos, se han de
implantarlos controles especficos de las operaciones de cobranzas. Estos son:
a) Utilizacin de los recibos prenumerados.
b) Plazos de liquidacin.
c) Endoso de cheques recibidos como medio de pago.
d) Cheques que deben depositarse en fecha determinada.
e) Valores recibidos por correspondencia.
f) Descuentos por pronto pago.
g) Cobro de documentos.
12.3 CONTROL DE COBRANZA POR COBRADORES
Como ya se ha indicado, es comn que las empresas, a fin de agilizar su
gestin de cobro, que implementen su sistema de cobranza por medio de
cobradores incluidos en su planilla.
Dentro del tema, corresponde analizar la gestin correspondiente al cobro de
deudas en cuenta corriente, deudas documentadas, y deudas en cuotas.
a) Deudas en Cuenta Corriente: Generalmente es este tipo de deudas, los
cobradores realizan su gestin sobre la base del resumen en cuentas mensual
que emite la empresa. En tal sentido cuentas corrientes emite resmenes de
cuentas individuales, remitiendo el original al cliente y una copia a la oficina de
cobranzas.
b) Deuda Documentada: La oficina de Cobranzas, mensualmente emitir una
planilla de los documentos a cobrar que vencen en el prximo periodo. Sobre la
base de dicha informacin se confeccionaran los listados para cada cobrador
en los cuales se detallara la identificacin de los documentos a cobrar, sus
importes y fechas de vencimiento.
c) Deuda en Cuotas: En este tipo de cobranzas, los cobradores actan en la
mayora de los casos, para instituciones, deportivas, asociaciones culturales,
etc., que recaudan sus cuotas sociales. Con este sistema el cobrador recibe el
conjunto de planchas que contienen las distintas cuotas que debe recaudar por
cada asociado. Al entregrsele el total de las planillas, la oficina de cobranza le
efecta un cargo al mismo, por el total que representan las cuotas por cobrar

contra cada liquidacin de cobro semanal, se reduce el cargo inicial de acuerdo

del monto de la suma exigida.