Conoce una herramienta ms importante que incluso el mismo plan de negocios en el desarrollo de proyectos

Existen varias herramientas para poder desarrollar una idea/proyecto/negocio hacia sus objetivos, sin
embargo hay una que es la base de las dems, que las origina y las gestiona: establecindolas, asignndolas,
supervisandolas, dndoles seguimiento, analizndolas, estableciendo fechas, tiempos, generando una
programacin, informes y resmenes del avance del proyecto o los proyectos para un ptimo desarrollo.
Hablamos del Plan de trabajo herramienta administrativa en planeacin estratgica que atiende el principal
factor de madurez de las empresas y profesionistas, es decir el tiempo y espacio para planear, donde radica el
detonante principal para el desarrollo y crecimiento de proyectos, que es lo que le agrega valor a las ideas, el
trabajo y a las empresas, permitiendo abrir un espacio de las actividades cotidianas para poder visualizar los
planes para el futuro, buscando aprovechar mejor los recursos, tener un mejor crecimiento y ser ms
productivos en el proceso.
Sin embargo a pesar de la vital importancia que tiene el plan de trabajo algunos administradores o lderes de
proyecto lo ven como un inconveniente necesario, en vez de reconocerlo como la principal herramienta para la
gestin de su trabajo, esto por el tiempo que requiere para poderse elaborar. Y sin tiempo para la planeacin,
no hay tiempo para hacer un plan de trabajo y esto se traduce a entonces Cmo sabes, ...hacia dnde vas?,
...Que haces lo mejor que puedes hacer?,
...Como llegar a donde quieres estar?,
...Que eres productivo?,
...Que tu equipo est trabajando o son productivos?,
...Que estas siendo lo ms rentable que puedes ser?,
...Si ganas o pierdes dinero?.
...Donde est el control de tu proyecto/negocio?,
...Avance/desarrollo/crecimiento de tu idea/negocio/proyecto entonces?,
...Que tienes una buena distribucin del trabajo?,
...Como alcanzaras los resultados?
...Que aprovechas de manera ptima los recursos que tienen en el proyecto?
Que en conclusin es pasar de la parte operativa a la administrativa, es decir comenzar a pensar en los
objetivos para el futuro crecimiento y desarrollo de donde estamos.
Pero que es un proyecto?
Un proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas, por lo general involucran a un grupo de personas
trabajando en torno a un objetivo o meta en comn en un perodo de tiempo determinado.
Los proyectos se realizan en todos los niveles en una empresa y bien pueden exigir el esfuerzo de una sola
persona o de todos. Su duracin puede variar desde una semana a ms de dos aos. Algunos proyectos son
por rea y otros sobrepasan incluso los lmites funcionales u organizacionales; es decir involucran a ms
organizaciones, o naciones.
Las herramientas que se han desarrollado en el transcurso del tiempo buscan garantizar el xito del proyecto;
lo que significa cumplir el objetivo del mismo en el tiempo establecido y cubriendo una serie de requisitos que
se plantearon para su inicio. La gestin de proyectos es la planificacin, programacin, seguimiento, control y
entrega de las actividades del proyecto para alcanzar los objetivos dentro de un plazo determinado.
No es de extraarse que la gestin de proyectos requiera fuertes habilidades gerenciales, para su eficaz
desarrollo.

Recordando que el plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificacin, ejecucin,
implementacin y supervisin de cualquier proyecto o conjunto de proyectos, desarrollados para cumplir con
el objetivo principal del proyecto/empresa.
El Work_plan 2015
Es un plan de trabajo genrico y funcional, que al combinarse con las herramientas TICs (Tecnologas de
Informacin y Comunicacin) permite una mejor gestin de proyectos.
Con el manejo de esta herramienta podran:
1) Ahorrar tiempo en la elaboracin de minutas, resumenes de reunin, diagramas gantt, graficos,
calendarios, seguimiento y analisis de en las reuniones.
2) Permitir una mejor comunicacin al integrar el directorio, a la red de trabajo del proyecto, tener una
carpeta compartida en tiempo real desde internet y tener todo por escrito.
3) Tener un mayor seguimiento: a planes de accin, estatus, tiempo de entrega, objetivos de reunin,
asistencia, tiempo de reunin, presentadores, productividad e inproductividad a nivel individual y
grupal.
4) Administrar tu propio CMI (Cuadro de Mando Integral) que permite Alinear las actividades a los
Objetivos del proyecto, presentar avances en un BalancedScoredCard, Plan de Negocios, Proceso
Administrativo, objetivos de tu area o agregar estos Indicadores de Productividad (kpis) como los
necesites.
5) Establecer un control financiero del proyecto: donde se contempla de manera individual la cotizacin
del equipo, donde se pueden gestionar las inversiones, pago por los servicios, licencias, que ademas
se puede determinar quienes generan acciones del proyecto y a quienes se les paga por su trabajo.
6) Configurar la semana laboral, asi como los das festivos e inhabiles dentro del periodo en que se
desarrolla el proyecto.
7) Identificar la ruta critica del proyecto, asi como la siguiente ruta posible a volverse critica del proyecto;
teniendo 4 vistas (das, semanas, meses y trimestres) en el diagrama Gantt.
8) Tener un calendario que transcurre en el mes actual, que te muestra por los das festivos, los
cumpleaos de tus colaboradores, y mximo 15 actividades que se inician y mximo de 15 actividades
que se entregan por da.
9) Seguridad ante todo, principalmente para proteger los datos de la Networking y el plan de trabajo, es
decir podras crear usuarios para dar acceso a tu archivo con 2 tipos de usuarios (Colaborador o
Administrador).
En resumen tendras mas tiempo para planear y gestionar mejor tu equipo, area, empresa, proyecto de
emprendimiento, o investigacin, levar tus reuniones al siguiente nivel.
La gestin de proyectos requiere de disciplina de planeacin, organizacin, direccin, y control de los recursos
con el propsito de alcanzar uno o varios objetivos con un principio y un final definido (normalmente limitados
en tiempo, costos y entregables), que dar lugar a un cambio positivo o agregar valor.
Use esta herramienta con ventajas claras sobre otros programas especializados, en conjunto con servicios en
la Nube (Dropbox, Onedrive, Gdrive, etc) o ubicaciones en Red, para potencializar la gestin de proyectos y
llevarlas al siguiente nivel, as que lo invitamos a que lo juzgue Ud. mismo.