EVALUACIN Y SELECCIN DE

PROVEEDORES

PLAN DE GESTIN DE LAS BUENAS PRCTICAS DE

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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
4. MANTENIMIENTO
5. REVISIN
6. RESPONSABLE
7. PROCEDIMIENTOS
7.1 EVALUACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES
7.1.1 Evaluacin proveedores materias primas
7.1.2 Evaluacin proveedores suministros y repuestos
7.1.3 Seleccin de proveedores
7.1.4 Verificacin y reevaluacin
7.1.5 Actualizaciones
7.2 CLASIFICACIN DE PROVEEDORES
7.2.1 Proveedores nacionales
7.2.2 Proveedores de materias primas e insumos.
7.2.3 Proveedores de suministros y repuestos.
7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES
7.4 SOLICITUD DE COMPRAS
7.5 COTIZACIN DE ARTCULOS
7.5.1 Cotizacin
7.5.2 Revisin de fichas tcnicas
7.5.3 Certificados de calidad
7.5.4 Especificacin de forma de pago
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7.5.5 Tiempo de entrega

7.5.6 Tipo de embalaje y transporte
7.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y SUMINISTROS
7.6.1 Compras por caja menor
7.6.2 Ordenes de compra
7.6.3 Compras de material de empaque y reempaque
8. VERIFICACIN
9. ACCIONES CORRECTIVAS
10. REGISTROS

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1. INTRODUCCIN
AGUA PURA LA CASCADA presenta este documento en cumplimiento de las normas sanitarias
vigentes, como entidad dedicada a la fabricacin y venta de agua potable envasada; en el marco del
cumplimiento de las Buenas Prcticas de Manufactura el manejo dado a las materias primas y los
controles dispuestos para garantizar que estas sean inocuas al ingresar al proceso de envasado de
agua potable; es un paso lgido la calidad de los productos terminados.
2. OBJETIVO
Garantizar que todas las materias primas e insumos empleados en la fabricacin del agua potable
envasada cumplan con los requisitos sanitarios para obtener la inocuidad de los productos.
3. ALCANCE
Aplicable a la seleccin de proveedores y las compras de materias primas e insumos.
4. MANTENIMIENTO
El departamento de calidad se encarga de ejecutar y mantener en aplicacin este programa.
5. REVISIN
El auditor externo es el encargado de revisar, validar y aprobar los cambios en este programa.
6. RESPONSABLE
El departamento de calidad es el encargado de planear, ejecutar y verificar los procedimientos
descritos en este programa.

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7. DESARROLLO
7.1 EVALUACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES
7.1.1 Evaluacin proveedores materias primas
a) El departamento de compras debe realizar el estudio de evaluacin de proveedores de materias
primas en base a los siguientes criterios, con una frecuencia semestral:

Precios
Acuerdos de pago
Calidad del Producto
Fechas de Entrega: cumplimiento en entregas
Servicio

b) La evaluacin se realiza otorgando puntos a cada proveedor, en base a las observaciones hechas
durante el periodo de la relacin comercial. Estos puntajes se otorgan en base a:

Calidad del producto: si el producto obtuvo del 90-100% de calidad en las pruebas de
laboratorio, mximo puntaje (40 puntos), si el producto obtuvo de 80 a 89% en la calidad
segn laboratorio (30 puntos) y si alcanz del 70 al 79% de calidad (20 puntos).

Fecha de entrega: Si el producto se entrega puntualmente de acuerdo a su condiciones de

entrega ( 20 puntos ) si la fecha de entrega es dos das despus (10 puntos ) y si la fecha de
entrega es tres das despus y en adelante ( 5 puntos ).

Precio: Si el producto tiene un precio competitivo + crdito de 30 a 60 das (25 puntos), si el

precio es competitivo + contado con descuento de 5-10% (15 puntos) y si el precio neto +
crdito menor a 8 das (5 puntos).

Devoluciones: Si en el periodo no se han presentado (15 puntos); si han existido devoluciones

en el periodo evaluado pero no estn relacionadas a la calidad del producto (10 puntos) y si
se han presentado devoluciones directamente relacionadas con las calidad del producto u
ocasionan una para en la produccin (5 puntos).

Los criterios especificados, no encasillan que un proveedor pueda ser calificado con un puntaje
diferentes a los estipulados puntualmente, pues existen situaciones que no se contemplan en estos
criterios.
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Para las materias primas que se realizan anlisis de laboratorio y no cumplen con los parmetros
establecidos se sancionaran restando 10 puntos. De acuerdo al criterio de control de calidad se
acepta o se rechaza.
7.1.2 Evaluacin proveedores suministros y repuestos
a) Los proveedores de repuestos y suministros deben ser evaluados con una frecuencia anual.
b) El jefe de produccin debe realizar la evaluacin en los tems Calidad y Cumplimiento, de acuerdo
a los criterios consignados en el formato Evaluacin de Proveedores de suministros y repuestos.
c) El jefe de produccin designar en asesores externos la evaluacin de proveedores de repuestos
y suministros, cuando sean necesarios los conocimientos especiales de los equipos, repuestos o
suministros a adquirir.

Repuestos y Servicios de Mantenimiento Automotriz: Tcnico automotriz.

Repuestos y Servicios de Mantenimiento Industrial: Especialista en mantenimiento de equipos

industriales.

Servicio de Mantenimiento de Computadores: Ingeniero de sistemas.

d) Entregar al Director de Compras para que el realice la evaluacin de los tems Precio y
Condiciones de Pago, verificando que el responsable de la evaluacin inicial halla firmado.
e) Una vez realizada la evaluacin, el Director de Compras debe firmar y las evaluaciones.

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7.1.3 Seleccin de proveedores

a) Clasificar los proveedores segn la siguiente escala:
Categora I: 90 a 100 puntos.
Categora II: 70 a 90 puntos.
Categora III: menor a 70 puntos.
b) Seleccionar como proveedor
Se aceptan los que obtengan un puntaje superior o igual a 70 puntos. Aquel o aquellos proveedores
que obtengan puntajes menores a 70 puntos, el jefe de compras, debe analizar que decisin toma si
seguir la relacin comercial condicionalmente o finalizar la misma.
Luego se debe actualizar el formato de clasificacin y registro de proveedores.
7.1.4 Verificacin y reevaluacin
De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor realizar los seguimientos.
a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y Devoluciones de los proveedores
crticos cada fin de mes.

Por la primera vez, enviar comunicado y ayudar a tomar accin correctiva.

Si es reincidente, se retira como proveedor, buscando nuevas alternativas de proveedores.
Si es nico proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo.

b) Realizar la re-evaluacin del proveedor registrando en el formato de clasificacin y registro de

proveedores, la cual quedar como evidencia en la carpeta del mismo.
7.1.5 Actualizaciones
a) Solicitar peridicamente al proveedor los listados de precios y condiciones de negocios, as como
el envo de especificaciones tcnicas vigentes cada vez que actualice sus productos.
b) Utilizar la informacin suministrada por los proveedores para el seguimiento y futura evaluacin de
los mismos.
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7.2 CLASIFICACIN DE PROVEEDORES

7.2.1 Proveedores nacionales

Proveedor de materias primas e insumos

Proveedor de suministros y repuestos

Proveedor de servicio

7.2.2 Proveedores de materias primas e insumos.

Proveedor de material de empaque y reempaque

Proveedor de agua potable

7.2.3 Proveedores de suministros y repuestos.

Proveedor de laboratorio

Proveedor de suministros para implementacin de buenas practicas de manufactura

Proveedor de repuestos para equipos del proceso de tratamiento y produccin

Proveedor de repuestos de vehculos

Proveedor de papelera y artculos de oficina

7.3 REGISTRO DE PROVEEDORES

a) Identificar la necesidad de un proveedor para materias primas, suministro o repuesto.
b) Recibir una oferta sobre materia prima, suministro o repuesto con condiciones satisfactorias para
la empresa.
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c) Recibir notificacin de los proveedores interesados por medio de visita o va fax, correo electrnico
y/o telefnicamente.
d) Enviar carta va fax o por correo electrnico, solicitando:
Si es materia prima:

Una muestra del producto para ser analizado en laboratorio en produccin.

Si son suministros o repuestos:

Un listado de las marcas que comercializan

e) Una vez se acepte el producto ya sea materia prima o suministros, se debe solicitar la siguiente
informacin:

Certificado de Cmara de Comercio

Certificado de Calidad del producto si lo posee.
Certificado del sistema de calidad de la empresa
Referencia Comercial
Referencia Bancaria
Forma de Pago
Catlogos de artculos

f) En el caso de ser Servicios especializados solicitar:

Hoja de Vida del Responsable del servicio a prestar.

2 o 3 Referencias que aseguren la calidad y el cumplimiento del proveedor potencial

g) Analizar y verificar la informacin suministrada por cada proveedor y los respectivos anexos.
h) Para la aceptacin de un proveedor nuevo de materias primas se verifica el resultado o el informe
de calidad que realiza el laboratorio y se registra en el recuadro, la fecha en que se realiz y el
concepto del Directora de Control de Calidad; de acuerdo al destino de la materia prima y su
utilizacin tambin se toma en cuenta el criterio del Jefe de Produccin. Aclarar tambin si posee
registro sanitario o su licencia esta en tramite, de acuerdo a la criticidad del producto a comprar.

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i) Para la aceptacin de un proveedor nuevo de suministros o repuestos, adems de los

documentos enviados, se debe analizar la primera compra para verificar el cumplimiento de los
requisitos.
j) Incluir el proveedor en el formato de clasificacin y registro de proveedores.
k) Realizar seguimiento del comportamiento de los proveedores.
7.4 SOLICITUD DE COMPRAS
Los jefes de produccin y control de calidad deben diligenciar el formato de solicitud de compra de
materiales, suministros o repuestos, y entregar con la respectiva firma al departamento de compras.
Las compras deben estar justificadas y deben estar dentro del presupuesto para el periodo solicitado.
7.5 COTIZACIN DE ARTCULOS
7.5.1 Cotizacin
a) Determinar cuales artculos de las solicitudes de compras realizadas por los jefes de control de
calidad y de produccin, se necesitan cotizar.
b) Establecer posibles proveedores evaluados y seleccionados previamente, de acuerdo a los
artculos solicitados.
c) Solicitar mnimo dos cotizaciones de los posibles proveedores, diligenciando el formato Cotizacin
de Compras.
d) Enviar por fax o correo electrnico las solicitudes de cotizacin a los respectivos proveedores,
dentro de las 24 horas posteriores a la solicitud de compra.
7.5.2 Revisin de fichas tcnicas
a) Todo material, insumo o suministro necesario en la fabricacin de los productos debe poseer
fichas tcnicas donde se especifican las caractersticas de los mismos.
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b) Solicitar fichas tcnicas a materiales, suministros o insumos cuando se deba tomar la decisin de
rotarlos, adquirirlos por primera vez, o cuando no se tenga informacin acerca de las
especificaciones tcnicas de los mismos.
7.5.3 Certificados de calidad
a) Solicitar en la cotizacin de los productos los certificados de calidad que se tengan y los
documentos que los respalden.
b) Cuando la empresa este acreditada dentro un sistema de calidad nacional o internacional, se le
solicita la copia del certificado del sistema de calidad.
c) En el caso de las materias primas registradas ante el INVIMA, se debe solicitar copia del registro
sanitario, y verificar en la pgina Web del INVIMA la vigencia del mismo.
7.5.4 Especificacin de forma de pago
a) Se debe aclarar en la solicitud de cotizacin de acuerdo al proveedor, el convenio de pago que se
espera contemplar en la cotizacin y compra de los productos.
Los proveedores manejan tres formas de pago ms comunes:
50% en la orden de compra y 50% en la entrega.
Pago de contado a la entrega.
Crdito 30 das.
7.5.5 Tiempo de entrega
La cotizacin debe aclarar el tiempo de entrega de los productos y si asumen o no, el costo de
entrega en bodega.
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7.5.6 Tipo de embalaje y transporte

Los materiales, insumos o repuestos se deben transportar con las precauciones y seguridad
necesarios, en caso de ser productos qumicos se deben utilizar transportes especiales con sus
respectivas hojas de seguridad.
Los suministros para la produccin que vayan a estar en contacto directo con los alimentos se deben
embalar en cajas de cartn con letreros alusivos al tipo de producto, protegido en el exterior con
polietileno u otro material impermeable.
7.6 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y SUMINISTROS
7.6.1 Ordenes de compra
a) Una vez se haya llegado a un acuerdo con el proveedor en los anteriores puntos, se diligencia el
formato de orden de compra y se enva al proveedor va fax o correo electrnico.
7.6.2 Compras de material de empaque y reempaque
a) El material de empaque y reempaque se debe solicitar con un mes de anticipacin al proveedor,
aclarando las cantidades, el material solicitado, y pedir que se adjunten los certificados de calidad del
producto.
b) Est solicitud se hace por correo electrnico, y una vez se enva el correo se confirma va
telefnica.

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c) La solicitud de cambio del rotulado del empaque o especificaciones tcnicas del material, se debe
hacer previo estudio y con una antelacin de tres meses a la fecha requerida en la empresa.
8. REGISTROS
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Clasificacin y registro de proveedores

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Orden de compra
9. VERIFICACIN
De acuerdo a la tendencia del comportamiento del proveedor y calidad de los productos se deben
realizar los seguimientos.
a) Realizar seguimiento del comportamiento en cuanto a entregas y devoluciones de los proveedores
crticos trimestralmente.

Por la primera vez, enviar comunicado y ayudar a tomar accin correctiva.

Si es reincidente, se retira como proveedor, buscando nuevas alternativas de proveedores.
Si es nico proveedor se desarrollan acuerdos para beneficio mutuo.

b) Realizar la re-evaluacin del proveedor registrando en el formato de clasificacin y registro de

proveedores, la cual quedar como evidencia en la carpeta del mismo.
c) Hacer una prueba mensual para verificar calidad de materias primas, suministros e insumos, y
evaluar aquellos que se adquieran por primera vez.

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